GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE NOTAS DE CREDITO DE AÑO ACTUAL, DEVOLUCIÓN AL BENEFICIARIO 100% GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Procedimiento para el registro de notas de crédito de año actual, devolución al beneficiario 100% GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE NOTAS DE CRÉDITO DE AÑO ACTUAL, DEVOLUCIÓN AL BENEFICIARIO 100 % No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Jaime Sosa Srta. Andrea Cerón Analistas de Estados Financieros Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 07/12/2012 3 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR ÍNDICE Contenido ANTECEDENTE ..................................................................................................................................... 5 BASE LEGAL ......................................................................................................................................... 6 ÁMBITO DE APLICACIÓN ..................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................. 7 4 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE NOTAS DE CRÉDITO DE AÑO ACTUAL, DEVOLUCIÓN AL BENEFICIARIO 100 % ANTECEDENTE Una nota de crédito es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente. El reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios en su artículo 15 señala: “Art. 15.‐ Notas de crédito.‐ Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción. Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el Código de Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser modificadas con notas de crédito.” 5 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con el artículo 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que señala: “Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.” Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para proceder al registro contable de las notas de crédito del año presente, para proceder con la devolución del 100% al beneficiario. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan con el sistema e-Sigef. Es importante considerar que el procedimiento de este instructivo es aplicable para aquellos casos en los que se debe devolver al beneficiario (cliente) el 100% del valor de lo facturado. 6 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR PROCEDIMIENTO 1) La entidad debe ejecutar en la herramienta informática e-Sigef un CUR de Disminución Total al CUR de Ingresos Original mediante la ruta: Ejecución de Ingresos / Registro y Control de la Ejecución / Comprobante de Ejecución de Ingresos Una vez que la entidad ingresó, se deberá seleccionar el icono de Documento”, a continuación se despliega la siguiente pantalla: 7 “Crear GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR El CUR de Disminución se debe realizar considerando las mismas características del CUR original de Ingresos, por lo que se debe migrar el CUR de Ingresos Original en el campo denominado “N° Original” y automáticamente se llenan los demás campos: Para el caso de Percibido PER: Para el caso de Devengado DEV: 8 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR Para el caso de Devengado y Percibido DYP: Posteriormente debe Solicitar y Aprobar el documento 9 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR 2) Para el registro de la nota de crédito se crea la siguiente clase de registro: Esta clase de registro lo aplicará la institución en la herramienta e-Sigef mediante la siguiente ruta: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE 10 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR Una vez que se ha ingresado a la entidad, se deberá seleccionar el icono “Crear Documento” y se despliega la siguiente pantalla: Se deberán llenar los siguientes campos: Clase de Registro: RDN1 Tipo Documento Respaldo: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan N° Secuencia: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan RUC: Ingresar el RUC institucional Entidad Origen: Ingresar la unidad ejecutora N° Documento Respaldo: Los que sustente la transacción Monto contable: El valor total de la transacción Descripción: Ingresar los datos que correspondan 11 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR Posteriormente, seleccionamos el botón “Crear y Detallar” y se despliega la siguiente pantalla: Se deben llenar los campos de la cuenta de mayor deudora y acreedora, subcuenta 1, subcuenta 2 con sus respectivos auxiliares verificando que la totalidad del asiento, corresponda al valor de la cabecera del CUR Contable y se procede con la Aprobación del Documento. 3) Una vez creada la clase de registro anterior, se procede con la devolución del 100% al beneficiario mediante la aplicación de la Clase de Registro RDDI con tipo de transacción 60, mediante la siguiente ruta: Registro de Operaciones No Presupuestarias / Recaudación y Pago CxC AA y Fondos de Terceros / Devolución Fondos 12 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR Una vez que la entidad ingresó, se deberá seleccionar el icono de “Crear Formulario”, a continuación se despliega la siguiente pantalla en la que deberán llenar los campos según corresponda: 13 GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR Una vez que se han llenado los campos se debe Solicitar y Aprobar el formulario. 14