Subsistema de administración

TEMA 1 : EL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION.
1.1.-) INTRODUCCION.
Es importante tener claro el concepto de empresa, como unidad económica de producción (UEP poner a
disposición de los consumidores aquellos productos y servicios que necesite; en cambio, UEC es la unidad
económica de consumo).
La empresa es un tipo de organización, y por ello se define también como un sistema compuesto por una
serie de subsistemas interrelacionados entre sÃ−, que corresponden con las actividades tradicionalmente
desarrolladas en la empresa, y con el ambiente externo.
Los subsistemas mencionados de la empresa son:
• subsistema de producción; se encarga de llevar a cabo las transformaciones fÃ−sicas que permite
obtener los productos o prestar los servicios necesarios.
• Subsistema comercial; le compete relacionar la empresa con el mercado, ya que se encarga de la
distribución, venta, y puesta a disposición de los consumidores que aquello que se fabrica u ofrece.
• Subsistema administrativo; envuelve a la totalidad de la empresa, y se encarga de coordinar todas las
actividades.
• Subsistema social; le competen los recursos humanos, y se encarga de la contratación, orientación,
relaciones y gestión del personal.
• Subsistema financiero; se encarga de la búsqueda de los capitales necesarios para que la empresa
funcione.
1.2.-) CONCEPTO DE ADMINISTRACION. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION.
Administrar es el “proceso, o camino sistemático y organizado para hacer cosas, que comprende una serie de
acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin”.
Administración es un proceso a través del cual, se pretende obtener resultados en una organización:
obtener resultados por y a través de otros. No debe confundirse con el concepto de organización, que se
resume como un conjunto de cargos y de tareas.
Puede definirse también administración, como una ciencia que trata de saber cómo se han utilizado los
recursos de una empresa de cara a unos resultados u objetivos. Es necesaria, como un elemento de
coordinación de todos los esfuerzos individuales que se desarrollan en todos los subsistemas de la empresa.
Pero, ¿cómo se lleva a cabo? La administración en una empresa se consigue mediante el proceso
administrativo (PA), que tiene cuatro etapas:
• planificación; consiste en decidir con antelación cómo, cuándo, dónde, quién y qué debe
hacerse para conseguir nuestros objetivos. Por tanto establece los objetivos de la empresa, y las estrategias
para llevarlos a cabo.
• Organización; consiste en establecer dentro de cada empresa una estructura que permita relacionar a
todos los individuos que trabajan en ella. Para ello suelen emplearse los organigramas, gráficas donde se
expresan las variables de la empresa y cómo se relacionan; en ellos, deberá identificarse y asignarse
todas las clases de tareas que han de ejecutarse para el logro de los objetivos.
• Dirección; destinada a influir en las personas de la organización para que, de forma voluntaria y con
interés, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y de su unidad funcional. En la historia ha
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pasado de ser autoritaria, a participativa. Se ejerce a través de las subfunciones especÃ−ficas de
liderazgo, motivación y comunicación.
• Control; o actividad de seguimiento para la corrección de las desviaciones respecto a lo planificado;
mediante continuas revisiones o puntos de control se verá si son necesarias acciones correctoras (a veces
incluso es necesario rectificar ciertos objetivos).
1.3.-) CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION.
Puede considerarse que se caracteriza por cuatro notas:
• la administración no es un ámbito exclusivo de la empresa; su concepto abarca a la totalidad de las
organizaciones, ya sean del tipo que sea (sociales, culturales, ...): es un ente en la sociedad.
• La universalidad de las organizaciones; puesto que éstas tienen caracterÃ−sticas genéricas y
universales con el fin de que los planteamientos del proceso administrativo sean válidos para cualquier
tipo de organización. Justifica asÃ− la necesidad de adquirir una serie de habilidades y conocimientos
especÃ−ficos que preparen al individuo para el desempeño eficiente de tareas administrativas. Un
ejemplo es la intercambiabilidad de los directivos entre empresas y organizaciones de diferente naturaleza y
actividad.
• Puede hablarse de una ciencia de la administración, o del conocimiento cientÃ−fico de las organizaciones.
El concepto de administración incluye todo el análisis teórico que hasta el momento se ha desarrollado
para explicar el comportamiento de las organizaciones.
• Y también puede hablarse de la creación de una tecnologÃ−a administrativa o del conocimiento
técnico de las organizaciones, ya que el concepto de administración comprende una tecnologÃ−a,
constituida por un conjunto de procedimientos y conocimientos cientÃ−ficos, que se utilizan para orientar
el comportamiento global de las organizaciones y sus áreas hacia los objetivos deseados.
1.4.-) LA PLANIFICACION Y LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
La planificación puede definirse como: “proceso que comienza planteando unos objetivos, pasa a definir
estrategias, polÃ−ticas y planes detallados, acordes con las metas propuestas, para después establecer una
organización que aplique las decisiones adoptadas, incluyendo además una revisión de las actuaciones y
un circuito de realimentación con vistas a un nuevo proceso de planificación”.
Planificar es decidir con antelación los objetivos que se desean lograr, las acciones que hay que llevar a cabo
para alcanzarlos, indicando las posiciones organizacionales que se asignarán para ello y los responsables de
cada una de las acciones necesarias, teniendo en cuenta las posibles contingencias.
Al planificar, se pretende dar respuesta a una serie de preguntas:
La planificación se ha convertido en un requisito para la superviviencia de la empresa; basándose menos en
la intuición y más en analizar la realidad y preveer su futuro.
La tipologÃ−a de la planificación puede establecerse según dos criterios: ámbito y dimensión temporal:
1º) según el ámbito, habrá que distinguir entre planificación general (afecta a la totalidad de la
empresa) y planificación funcional (afecta a áreas concretas de la empresa);
2º) atendiendo al periodo de tiempo a la que se dedica la planificación, se agrupa en corto plazo (periodo
estimado no superior a un año), a medio plazo (de uno a cinco años) y a largo plazo (más de cinco
años).
La planificación es una herramienta de la empresa, y sus principios son:
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• debe contribuir al logro de los objetivos de la empresa;
• debe de preceder a cualquier acción dentro de la empresa “primacÃ−a sobre restantes actividades”;
• se extenderá a la totalidad de la empresa;
• debe ser eficiente, realizándose las medidas analizando que con ese proceso se logran los objetivos
propuestos y comprobar cuánto ha costado esa planificación (costes y dificultades).
1.5.-) LAS DECISIONES EN LA EMPRESA.
Los directivos se encargan de la toma de decisiones: proceso de convertir la información en acción,
mediante la selección de un determinado curso de acción de entre varias alternativas posibles luego consiste
en solucionar problemas.
El proceso de toma de decisiones no es lineal, sino cÃ−clico (contiene mecanismos de control) y se compone
de varias etapas:
• percepción de la situación y definición del problema;
• análisis de la información disponible, ampliación y elaboración de previsiones;
• formulación de alternativas o posibles cursos de acción a seguir para afrontar el problema;
• evaluación de alternativas y elección de la más adecuada para la resolución del problema;
• puesta en práctica de la alternativa elegida o acción;
• control de los resultados.
A continuación se muestra el ciclo decisional:
La información es el elemento fundamental de todo el proceso decisional; se define como todo proceso de
reducción de la incertidumbre, es decir, de aumento del conocimiento. En el sistema empresa, la
información aparece como el elemento necesario para que la administración pueda actuar, ya que ésta
consiste en captar, procesar y emitir mensajes informáticos. Toda estructura orgánica dispone de un
sistema de información, cuyos elementos son:
• elementos humanos (personas);
• elementos materiales (fichas, documentos, archivos, ordenadores, etc.);
• procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de datos y obtención de información;
• datos que por sÃ− solos, caracen de valor (necesitan ser relacionados en tablas y contextos).
1.6.-) ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION.
En el proceso de la planificación intervienen una serie de elementos y variables:
• misión o propósito;
• objetivos o metas;
• estrategias;
• polÃ−ticas;
• procedimientos;
• reglas;
• programas;
• presupuestos.
Misión o propósito.
Objetivo de carácter general con el que trata de responder la empresa a la pregunta amplia y genérica:
¿para qué está trabajando?, y determinar la misión o el propósito de la empresa, que suele ser la
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finalidad socieconómica básica de toda actividad empresarial; además se suele identificar la función que
cumple en la sociedad y además su carácter y filosofÃ−a básicos. Se caracteriza también porque no se
le asocia ningún tiempo, ya que se presta servicio a los clientes y a la sociedad, mientras perdure la empresa.
Objetivos o metas.
Son los fines de carácter especÃ−fico, que se pueden y tienen que estar cuantificados, dentro de una
dimensión temporal para la consecución de los logros de la empresa. Los objetivos vendrán determinados
por dos cifras:
1ª) el nivel de consecución del objetivo (cifra en el que se alcanza);
2ª) el tiempo necesario para el logro de ese objetivo.
Ej: una empresa de ordenadores que desea incrementar su renta en un 10% en un plazo de 12 meses.
Estrategias.
Son programas de acción de carácter general, en los cuales se determinan los recursos que la empresa va a
utilizar para alcanzar sus metas. Hay de varios tipos: de crecimiento, competitivas, innovadoras, de
reestructuración, de reconversión (como la de los Altos Hornos), etc.
Ej: de estrategia de crecimiento, la de “El Corte Inglés”, que ha conseguido aumentar su presencia a nivel
nacional, desde que absorbió “GalerÃ−as Preciados”. También de diversificación, pues en estos
almacenes, se ofrecen servicios tales como seguros, viajes, amueblado, ...
Las estrategias más conocidas son las estrategias competitivas, que buscan:
• liderazgo en costes, mediante acciones que reduzcan los costes y posibiliten el ofertar mejores precios que
la competencia;
• diferenciación. Son acciones encaminadas a que la empresa marque diferencias de sus productos respecto
a los de la competencia. Ej: tengo un concesionario que vende los mismos automóviles que el otro
concesionario de mi barrio (son los mismos productos), pero para diferenciarme nosotros ofertamos un
mejor servicio pos-venta, garantÃ−a, seriedad, precio módico, ...
• Segmentación; mediante acciones que desarrolla la empresa para que ésta se dedique a un grupo
especial o segmento en el mercado. Ej: que una empresa se dedique a la distribución de los nuevos
automóviles que no necesitan poseer el carnet de conducir se dedica a ese segmento de la población.
PolÃ−ticas.
Son normas para la toma de decisiones que constituyen unos principios generales para la actuación de los
administradores; suelen asociarse a los distintos subsistemas (o parcelas) de la empresa. Se diferencia de las
estrategias, en que son lÃ−neas de acción de dimensión temporal más corta, y porque estudian puntos
más concretos dentro de la empresa.
Procedimientos.
Hacen referencia al conjunto de acciones, orientado a operar sobre problemas estructurados, y que constituyen
a determinar guÃ−as de acción que detallan la forma precisa bajo la cual deben cumplirse ciertas
actividades. Los procedimientos hacen referencia a puntos más concretos que los conceptos anteriores;
constituyen auténticas instrucciones de trabajo.
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AsÃ− como la polÃ−tica constituye una guÃ−a para pensar y decidir, el procedimiento es una guÃ−a para
actuar.
Reglas.
Aparecen como instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curso de acción. No
admiten desviaciones y aunque son muy parecidas a los procedimientos, no establecen una secuencia
temporal, sino una actuación aislada. Las reglas, como mecanismos de control, normalizan la actuación de
los individuos, constituyendo asÃ− un mecanismo de coordinación indispensable para la organización.
Programas.
Es un plan especÃ−fico de actuación, especialmente diseñado, fechado, en el que se concretan metas,
polÃ−ticas, procedimientos y reglas para su ejecución; donde el objetivo goza de una cierta autonomÃ−a e
independencia.
Presupuestos.
Consiste en la valoración de un programa, y aclara cuánto supone para la empresa.
1.7.-) ETAPAS DEL PROCESO PLANIFICADOR.
Cabe comentar:
• M y O: misión y objetivos de la empresa;
• AE: análisis de estrategias, que pueden estudiarse de dos formas, interna y externa. El ámbito externo
de la empresa, el entorno, se caracteriza por el interés en detectar las Oportunidades y las Amenazas.
Además varÃ−a según se trate un entorno genérico o un entorno especÃ−fico. Mientras que el
ámbito interno, se realiza un diagnóstico interno por parte de la empresa, y se intenta detectar aspectos
donde la empresa está bien (Fortalezas) y aquello que no funciona del todo como debiera, y que
convendrÃ−a mejorar (Debilidades). Mediante la matriz DAFO, se estudian las 4 variables (O, A, F, D).
Ej: de debilidad, el tener los pagos mal organizados respecto a los ingresos, lo que se debe a la mala
distribución de los flujos de caja (problema de tesorerÃ−a, mal equilibrio entre pagos e ingresos); por lo
que una empresa tiene que pedir créditos por cortos plazos de tiempo y a un gran tipo de interés.
• FE: formulación de estrategias, para alcanzar objetivos .
• EE: evaluación de estrategias; ¿qué le costará a la empresa los recursos, y económicamente, la
aplicación de las estrategias formuladas?
• S: selección;
• I: implantación; ya ha dedicido la empresa que a lo largo de un tiempo concreto se van a realizar
acciones para acercar la situación actual a la futura alcanzar objetivos;
• C: introducción mecanismos de control; para obtener información de que las cosas se ajustan a lo
previsto, detectándose las posibles desviaciones.
En la 2ª fase (la planificación estratégica), el proceso planificador destaca por 8 etapas:
1ª) tomar conciencia del problema, mediante la percepción de la necesidad de actuar ante la existencia de
un problema o ante la posibilidad de provocar una situación favorable. Esta toma de conciencia es
caracterÃ−stica de las organizaciones proactivas, aquellas empresas que son capaces de percibir las
oportunidades con suficiente antelación como para apropiarse de ellas y minimizar los riesgos, frente a las
organizaciones reactivas, que adoptan una estrategia pasiva y sólo se enfrentan a los problemas en el último
momento.
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2ª) Establecimiento de objetivos.
Consiste en definir la situación futura hacia la que queremos conducir a la empresa. Se establecerán
objetivos globales, y dentro de estos funcionales y departamentales; deberán estar cuantificados y fechados.
3ª) Análisis de contingencias; dada la cantidad de variables que deben considerarse, ya que condicionan la
actuación de la empresa. Se hará un estudio pormenorizado de las contingencias del medio interno y
externo a la organización: organización, mercados de factores (materias primas, tecnologÃ−a, mano de
obra, recursos financieros, etc), mercado de productos (demanda, precios, competencia, etc.), asÃ− como de
los entornos polÃ−tico, cultural, social, etc., en el que se desarrollarán los planes de actuación.
4ª) Definición de lÃ−neas alternativas.
Es importante disponer de un número razonable de ellas, que, sin entorpecer el análisis, ofrezca un abanico
variado de soluciones y una visión amplia de las posibilidades factibles.
5ª) Evaluación de alternativas.
Consiste en valorar cada uno de los posibles cursos de acción establecidos, analizando los puntos débiles y
fuertes, según los objetivos que se pretende lograr y de las premisas en las que se desarrollará la actividad,
consiguiendo la valoración de todos los aspectos significativos en orden a la adopción de una decisión.
6ª) Selección de una alternativa.
Se toma la decisión sobre qué curso de acción, de entre los varios posibles, se va a poner en práctica
para alcanzar los objetivos establecidos.
7ª) Formulación de planes derivados; se establecen las actividades necesarias para el sostenimiento y
buen logro del plan principal. Los planes derivados tienen como finalidad proveer los recursos necesarios, en
cantidad y calidad adecuados y en el momento oportuno para que se puedan desarrollar las actividades del
plan originario.
8ª) Presupuestación.
Consiste en valorar los planes, principal y derivados, en una cifra monetaria. Se facilita esta operación tras
una correcta evaluación de las alternativas analizadas en el proceso de planificación.
Esquema de las etapas de la planificación:
1.8.-) PROBLEMATIVA DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
Si no se establecen claramente los objetivos que hay que alcanzar, es muy difÃ−cil dirigir una empresa con
unas mÃ−nimas garantÃ−as de éxito. En la actualidad, el enfoque sobre los objetivos de la empresa se basa
en una serie de supuestos fundamentales:
• aceptación de la no existencia de un único objetivo empresarial, centrado en la maximización del
beneficio planteamiento tradicional. Este antiguo postulado, condiciona la insuficiencia del beneficio como
medidor de la eficacia empresarial y del comportamiento real de las empresas; además de que el objetivo
de la empresa no es siempre la búsqueda del máximo beneficio, sino, más bien, la obtención de un
beneficio satisfactorio, razonable y estable.
• El reconocimiento de la existencia de unos objetivos empresariales múltiples, variables, y con frecuencia
conflictivos entre sÃ− el empresario deberá buscar el equilibrio;
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• la relatividad de las formulaciones concretas de los objetivos empresariales, que variarán según el tipo de
empresa.
Dentro del conjunto de objetivos, destacan:
• objetivos de rentabilidad, basados en la maximización del beneficio: en un sistema de economÃ−a de
mercado, las empresas privadas actúan asÃ−, aunque a veces, haya empresas públicas que antepongan
objetivos de interés social a los económicos.
• Crecimiento y poder de mercado: en general, el crecimiento fortalece la posición de la empresa en el
mercado, y le otorga una serie de ventajas en los ámbitos técnico-económico, comercial, financiero y
directivo, y ciertos inconvenientes en el ámbito social y humano.
• Estabilidad e integración con el medio: al ser la empresa un sistema abierto, deberá asegurar su
estabilidad, debiendo modificar sus condiciones internas en función de las variaciones del entorno.
• Objetivos sociales o de servicio a la colectividad: admitiendo que la empresa cumple una función de
Ã−ndole social, y permitiendo la integración de la empresa en el cuerpo de la sociedad.
Los objetivos generales determinan los resultados finales deseados con la actividad de la empresa. Para que se
pueda operativizar su logro, es preciso su desglose, de forma que el sistema de objetivos empresariales quede
configurado como una jerarquÃ−a y una red, formando una pirámide, que abarca desde la cúspide de la
empresa hasta el núcleo de operaciones.
Donde:
M Misión;
OES Objetivos EStratégicos;
OUN Objetivos de las Unidades de Negocios;
O.FUN Objetivos FUNcionales;
O.INDI Objetivos INDIviduales.
En la cima de la pirámide, se sitúa la misión de la organización, basado en la función primordial que el
sistema social delega en la empresa y, también, lo que la empresa debe hcer para cumplir esa función. El
2º nivel implica el diseño de un conjunto de estrategias que permitan el logro de la misión; suponen una
categorÃ−a de objetivos generales, de largo plazo, que afectan a la organización globalmente y que se
refieren a la posición que la empresa pretende alcanzar en un entorno competitivo y cambiante.
El 3º nivel incluye la especificación por unidades de negocio de los objetivos estratégicos. ¿Cómo se
va a competir con otras empresas del mismo rango?
El 4º nivel incluye la especificación por áreas funcioles de los objetivos estratégicos; en la empresa
cada una de estas áreas, o departamento, suele representar a cada subsistema. Según el último nivel, se
requiere establecer objetivos para cada persona o puesto de trabajo, consiguiendo compatibilizar los propios
objetivos personales con los marcados por la organización. A medida que se desciende en la pirámide, se
pierde la generalidad, y los objetivos son más concretos.
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1ª FASE
MyO
S
I
EE
FE
AE
-Interna (O,A)
-Externa (F,D)
3ª FASE
-qué resultados se esperan obtener
-cómo se evaluarán dichos resultados
2ª FASE
-cuándo ejecutaremos cada acción
-qué personas las realizarán
-con qué medios técnicos, financieros, humanos, etc.
1ª FASE
-qué queremos conseguir
-cómo podemos conseguir nuestro propósito
CONTROL
ORGANIZACION
DIRECCION
PLANIFICACION
SUBSISTEMA
DE
ADMINISTRACION
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Fuentes
de datos
Acción
Información de la decisión (planes, órdenes, etc.)
Decisión
Ampliación de información
Percepción de la situación
Control
Análisis
Problema
Formulación de alternativas
C
4ª FASE
3ª FASE
2ª FASE: Planificación estratégica
Estar consciente de la oportunidad.
Contemplando:
• el mercado;
• la competencia;
• lo que los clientes quieren;
• nuestros puntos fuertes;
• nuestros puntos débiles.
Objetivos o metas.
Dónde queremos estar, qué queremos lograr y cuándo.
Considerar las premisas de la planificación.
¿En qué medio ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes?
•
Identificar alternativas.
¿Cuáles son las alternativas promisorias en cuanto al logro de nuestros objetivos?
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Comparar las alternativas en razón de las metas buscadas.
¿Qué alternativa nos dará la mejor oportunidad de alcanzar nuestras metas al coste más bajo y al mejor
beneficio?
•
Seleccionar una alternativa.
Seleccionar el curso de acción que seguiremos.
Formular los planes necesarios.
Tales como los planes para:
• compra de equipo;
• compra de materiales;
• contratación y entrenamiento de empleados;
• desarrollo de un nuevo producto.
Expresar en números los planes mediante la realización de los presupuestos.
Desarrollar presupuestos tales como:
• volumen y precio de ventas;
• gastos en operación necesarios para los planes;
• gastos de capital para equipo.
M
OES
OUN
O.FUN
O.INDI
TRADE-OFF:
Acuerdo entre objetivos.
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