CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha de actualización: 20/06/2013 PROCESO RELACIONADO: Gestión Financiera LÍDER ESTRATÉGICO: Secretaria General LÍDER OPERATIVO: Coordinadora Grupo Gestión Financiera OBJETIVO: Confrontar y conciliar los valores de las cuentas corrientes de la entidad con sus movimientos tanto en los libros auxiliares de bancos, como en los extractos y en la información contable con el fin de analizarlas. De presentarse diferencias es necesario conocer su origen y tomar las acciones para su debido registro en el siguiente período de la conciliación bancaria. ALCANCE: El procedimiento inicia con la entrega a Contabilidad de los libros auxiliares de bancos y los extractos de las cuentas corrientes, por parte de la Pagaduría y termina con la elaboración y presentación de la conciliación definitiva a la Pagaduría. Es el procedimiento que permite determinar y explicar las razones de la diferencia entre los registros en los libros auxiliares de las cuentas corrientes del DAFP con los de los extractos bancarios respectivos, mediante la comparación entre los saldos de las cuentas bancarias con los libros auxiliares de bancos. GENERALIDADES: De conformidad con el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Régimen de Contabilidad Pública y demás normas que le aplican, la autoridad y competencia para el manejo de los fondos y la verificación de los mismos, es el Director General del DAFP; sin embargo, podrá delegar esta función total o parcialmente en los servidores públicos de la entidad que él designe. Esta función la ejecutan los servidores públicos del Grupo de Gestión Financiera con funciones de Pagador y Contador, respectivamente. El Pagador se encarga de los registros en los libros auxiliares de bancos y el Contador de verificar la concordancia de los mismos con el extracto. La conciliación es firmada por el funcionarios de Contabilidad que la elabora y por el Contador. Cuando se incumplan los requisitos del producto y/o servicio, la Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera tiene la autoridad y responsabilidad de detectar los productos y/o servicios no conformes de acuerdo al procedimiento PD 002 PR MA "Producto / servicio no conforme" y de la misma forma cuando se genere una acción correctiva ó preventiva se realizará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PD 003 PR MA "Acciones correctivas y preventivas". DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública. TERMINOLOGÍA Y ABREVIATURAS: SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Líder Estratégico: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejercer actividades de planeación y control hacia los resultados de la gestión del proceso. Líder Operativo: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejecutar técnicamente las actividades planeadas en el proceso. F Versión 5 02/10/2012 Copia controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP. 1 CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha de actualización: 20/06/2013 N° ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN INICIO Recibir de Pagaduría los extractos de las cuentas corrientes de la entidad y los libros auxiliares de bancos 1 2 Recopilar información de registros contables y movimientos bancarios para verificar la información 3 Identificar las partidas pendientes por conciliar y elaborar el informe respectivo NO 4 ¿Hay partidas en el extracto no registradas en los libros auxiliares, ó viceversa? Funcionario asignado Estadísticas. en Contabilidad. Los extractos bancarios y los libros auxiliares de bancos son responsabilidad de Pagaduría. Funcionario asignado en Contabilidad. Cada cuenta corriente que tiene la entidad está asociada al objeto del gasto, según el detalle del Decreto de Liquidación del Presupuesto aprobado para cada vigencia; es decir, por Gastos Personales, Gastos Generales, Transferencias Corrientes e Inversión. Se hace el cruce de movimientos entre libros Reporte de partidas Funcionario asignado auxiliares de bancos y el extracto bancario. Las pendientes por en Contabilidad. partidas por conciliar quedan relacionadas en la conciliar conciliación bancaria mensual Funcionario asignado en Contabilidad. Las partidas pueden resultar tanto en el extracto bancario como en los libros auxiliares de bancos, debido a un menor valor pagado por el banco sobre un cheque girado por la entidad, ó por consignaciones de terceros en cuentas del Departamento no reportadas por los mismos. 1 SI 5 6 Solicitar a Pagaduría aclarar las partidas no registradas en los extractos ó en los libros, según sea el caso Reporte de partidas En el informe de la conciliación bancaria que se Funcionario asignado pendientes por remite a la Pagaduría, se solicitan las aclaraciones a en Contabilidad. conciliar las partidas pendientes por conciliar. Solicitar a las entidades financieras notas débito ó crédito y copia de la consignación, según sea el caso Comunicado Con base en el informe de la conciliación bancaria, el Funcionario asignado dirigido a la entidad Pagador envía oficio a las entidades financieras que en Pagaduría. financiera deban suministrar los soportes necesarios. respectiva A F Versión 5 02/10/2012 Copia controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP. 2 CONCILIACIÓN BANCARIA Fecha de actualización: 20/06/2013 N° ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN A 7 Efectuar los ajustes pertinentes según la información reportada 8 Remitir a Contabilidad los soportes respectivos 9 Verificar y registrar los ajustes en el SIIF, según sea el caso 10 Elaborar y presentar la conciliación definitiva a la Pagaduría 1 Pagaduría con la información recibida de las entidades financieras, efectúa los registros respectivos, según sea el caso. Funcionario asignado en Pagaduría F 003 PR GF Comprobante de Ingreso Funcionario asignado en Pagaduría El Pagador remite al Contador el informe de los F 003 PR GF y reporte de registros efectuados con base en la registros efectuados información reportada por la entidad financiera. Funcionario asignado en Contabilidad. F 007 PR GF Nota de contabilidad Funcionario asignado en Contabilidad. F 005 PR GF Conciliación El funcionario responsable en Contabilidad Bancaria archiva una copia de la conciliación bancaria. Se analizan las notas crédito ó débito y las consignaciones, realizando los registros contables a que haya lugar. En los casos requeridos se elaboran notas de contabilidad. FIN F Versión 5 02/10/2012 Copia controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP. 3