Manual de procedimientos y estandarización

Manual de procedimientos y estandarización En el momento de completar o evaluar una planilla, la información debe estar clara y precisamente definida. No significa que sin una manera predeterminada de hacer las diferentes tareas no se va a lograr el cumplimiento del objetivo, sólo que demandará mucho más tiempo que se puede invertir en otras actividades. Es aquí donde interviene el manual de procedimientos. Consiste en una guía de desarrollo de las actividades de una manera particular y metodológicamente establecida que evitará, particularmente para nuestro caso, incurrir en errores de carga de información. El objetivo principal del manual de procedimientos es elevar la eficiencia del proceso, eliminando todas las actividades innecesarias buscando una secuencia lógica, haciendo que la tarea se realice de la manera más sencilla posible siempre y cuando se asegure el cumplimiento del objetivo. Las tareas deben ser realizadas de una única manera, independientemente de quien las realice. Así, se define un nuevo alcance en las tareas de los operadores, permitiendo compartir el conocimiento y sobre todo la participación y el compromiso de los mismos. Es fundamental el conocimiento de dicho documento por parte de cada uno de los integrantes de la organización. Por tal motivo será compartido y difundido en los diferentes sectores de la organización. De esta manera, se permitirá trabajar bajo el concepto de equipo, donde nadie debe desconocer las tareas de sus compañeros, sino todo lo contrario. Planilla de Gastos 2014. La planilla mencionada anteriormente contiene cada una de las erogaciones efectuadas por la organización. Cada una de ellas, será imputada a la persona que las efectúe y se distinguirán diferentes columnas que contienen información específica que se detallará a continuación. Imputación: En esta columna se pueden distinguir dos tipos de costos: ‐
Costos Directos: Son aquellos que están relacionados directamente con la actividad desarrollada, para este caso particular es instalación o montaje de equipos, o ingenierías de detalle. ‐
Costos Indirectos: Son aquellos que no tienen vinculación directa con la actividad desarrollada pero que son necesarios para el mantenimiento de la estructura. Proyecto: Este casillero será completado con el nombre del proyecto al cual se le imputa el costo. Variará de acuerdo al proyecto desarrollado. Otra manera en que puede ser completado es con las siglas N/A (No Asignado). Estas siglas se utilizarán solo cuando el Usuario, es decir, aquel que efectúa la erogación monetaria, es correspondiente a “Oficina”. Estación (Sitios): Aquí se distinguirá entre los diferentes sitios donde se desarrollen las tareas. Un mismo proyecto puede tener diversos sitios por lo que se debe especificar a cual de ellos corresponde la erogación monetaria. Al igual que en el inciso anterior, en caso de que quien efectúe el desembolso sea “Oficina” se le asignará las siglas N/A. IVA: Esta columna será completada con el mes al cual corresponde el IVA de la factura en cuestión. Sólo se completará con aquellas facturas que discriminen el IVA, es decir, facturas A o M, mientras que quedará el casillero vacío con las facturas B, C, Consumidor final o con los presupuestos que se presenten como gastos. Cabe destacar que, cuando se fije el mes de contabilización de IVA, debe ser a igual mes o mes próximo (nunca anterior). Es decir, siendo una factura del mes de Noviembre, no podrá ser contabilizada en el mes de Septiembre, pero si en el mes de Diciembre. El casillero de IVA, contiene un link dónde automáticamente al asignarle el mes correspondiente, realizará la suma (o acumulación) en la parte superior de la planilla. Usuario: Esta columna será completada con el apellido de la persona que efectúe la erogación monetaria, es decir, el apellido de cada uno de los operadores según corresponda. Entre ellos se encuentran: Baron, Basualdo, Corrales, Ferraguti, Ferrerin, Isabella, Marotta, Moreira, Oficina, Protte, Roig, Sabatini, Scutti, Sosa, Sueldo, Teijeira. En Oficina cabe hacer una aclaración. Aquí se involucran todos los gastos Concepto: Aquí en la columna de detalle se manifestará una simple descripción de la erogación. Aquí podemos distinguir diferentes categorías: ‐
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Alquiler de espacio comercial: Corresponde al lugar físico dónde se desarrollan las actividades de la organización. Auto: Corresponde a todo gasto que se realice para un vehículo. Dentro de estos podemos distinguir servicios realizados, repuestos, gastos en gomería por cambios de cubiertas o arreglo de las mismas, etc. Alojamiento: Aquí se registran los gastos de alojamiento de los instaladores en el interior del país. También incluyen los gastos extras, como el consumo de bebidas, el lavado de ropa, etc. Siempre se deberá indicar el tipo de habitación que se pague (habitación individual, habitación doble, etc.). Peajes: En esta categoría se incluyen todos los gastos en peajes que tengan los operarios, siempre que tengan un vehículo asignado. Se distinguen dos tipos de peajes: o Peajes AMBA: Son aquellos que se efectúan dentro de la zona de Capital y Gran Buenos Aires. o Peajes NO AMBA: Son aquellos que se efectúan en el interior del país. Estacionamientos: Aquí se contemplan todos los estacionamientos que deben ser pagos para realizar las diferentes tareas. Al igual que los peajes, el personal que presente este tipo de gastos debe tener previamente un vehículo asignado y debe ser coincidente el período de tiempo. Aquí también se distinguen dos tipos de estacionamientos: o Estacionamientos AMBA: Son aquellos que se efectúan dentro de la zona de Capital y Gran Buenos Aires. o Estacionamientos NO AMBA: Son aquellos que se efectúan en viajes al interior del país. Internet e impresiones: Esta casillero se completará con los gastos relacionados con Internet, impresiones o escaneos. Materiales: Aquí se distinguen los materiales que deben ser adquiridos para realizar un determinado proyecto en una estación o sitio previamente definido. Los materiales incluyen: Cables, fichas, cintas, toma corrientes, aisladores, llaves térmicas, cajas para colocar tomas, barras de cobre, terminales, precintos, conectube, curvas y cuplas, termocontraibles, lámparas, abrazaderas, arandelas, bulones, cables (UTP, VGA, de cobre y canal), perfiles, caño corrugado, candado, conectores BNC, enchufes, extremos para bornera, tapa bocas DIN, fusibles, lingas, maderas, pinturas, prolongadores, tarugos, tuercas, termomagnéticos, tornillos, tapas de plástico, sogas, etc. Herramientas: Este casillero será completado con las herramientas que sean necesarias para poder desarrollar una determinada tarea. Entre las ‐
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herramientas podemos distinguir: Alicates, discos de corte, cajas, cinta pasacables, destornilladores, escaleras, hojas de caladora, pinzas, llaves de cualquier tipo, mechas de cualquier tipo, mordazas, pistolas de calor, soldadores de estaño, rollos de estaño, tijeras, arcos de cierra, etc. Comidas: Aquí se cargarán todos los gastos relacionados con las comidas de los operadores. Entre ellos se encuentra: Desayuno, Almuerzo, Merienda y Cena. En caso de que uno de los operarios pague la comida propia y la de su compañero, se registrará como “Almuerzo x 2”. Varios: En esta columna se contemplan los gastos varios, como por ejemplo, gastos de supermercado, gastos en galletitas, agua, gaseosa, golosinas, cigarrillos, yogurt, jugo, yerba, café, helados, sándwich, etc. Otros: En esta categoría se contemplan los gastos que no correspondan a ninguna de las categorías mencionadas anteriormente. Podemos distinguir como otros gastos: farmacia y perfumería, reparaciones, pilas, ropa de trabajo (pantalones, zapatos, etc.), librería, esmalte, encomiendas, embalajes, comunicaciones telefónicas, celular, cargador de celular, lavado de ropa (siempre que los instaladores se encuentren en el interior del país). Comisión cobro cheque: Aquí se contempla el impuesto al cambio de los cheques. Carga SUBE: Aquí se cargarán todas recargas del Sistema Único de Boleto Electrónico. Carga Celular: Incluye las recargas a teléfonos móviles. Pasajes: En este casillero se cargarán los pasajes al interior del país. Siempre debe indicarse el lugar de origen y de destino. Remis: Aquí se contemplan los gastos de remis efectuados por el operario. Monto con IVA: Esta columna se completará con el monto total contenido en la factura. Es decir, es equivalente al desembolso monetario realizado. Cabe destacar que tendremos tres diferentes casos. Las facturas de tipo A, B, C y M, no serán coloreadas, mientras que las que sean de tipo “Consumidor Final” o “Tickets no válidos como comprobante Fiscal” serán coloreados en NARANJA y VERDE respectivamente. Neto Sin IVA: Este casillero será completado con el importe neto o subtotal, y deberemos distinguir lo siguiente según el tipo de factura: Para las facturas de tipo A y tipo M, el neto es coincidente con el subtotal, lo que generalmente corresponde al valor total menos el importe de IVA. Para las facturas de tipo B, C, Consumidor Final y Tickets no válidos como comprantes Fiscales, el monto del casillero de Neto sin IVA es coincidente con el de “Monto con IVA”, ya que no discrimina el impuesto al valor agregado. IVA: Es el Impuesto al Valor Agregado. Sólo será completado para aquellas facturas que lo discriminen, es decir, facturas tipo A y tipo M. FOLIO: Este casillero fue implementado para identificar cada uno de los folios atendiendo a las rendiciones periódicas de gastos de los instaladores. Se designaron diferentes letras que corresponden a cada uno de los operarios, acompañados de una numeración ascendente: o
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FOLIOS A: Folios correspondientes a las rendiciones de Basualdo. FOLIOS B: Folios correspondientes a las rendiciones de Corrales. FOLIOS C: Folios correspondientes a las rendiciones de Ferrerin. FOLIOS D: Folios correspondientes a las rendiciones de Iasabella. FOLIOS E: Folios correspondientes a las rendiciones de Marotta. FOLIOS F: Folios correspondientes a las rendiciones de Moreira. FOLIOS G: Folios correspondientes a las rendiciones de Protte. FOLIOS H: Folios correspondientes a las rendiciones de Roig. FOLIOS I: Folios correspondientes a las rendiciones de Scutti. FOLIOS J: Folios correspondientes a las rendiciones de Sosa. FOLIOS K: Folios correspondientes a las rendiciones de Sueldo. FOLIOS L: Folios correspondientes a las rendiciones de Ferraguti. DESDE: Este casillero corresponde a la fecha de inicio del período de gastos. Es decir, será completado con la fecha del primer gasto. HASTA: El criterio de llenado es el mismo que en el ítem anterior, con la diferencia de que se utilizará la fecha más reciente, es decir, la última del período de la rendición.