LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y LAS NIIF

LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y LAS NIIF
En la mayoría de las industrias la inversión más importante la constituyen los activos fijos, por lo
tanto su adquisición debe tomar un tiempo de análisis previo para conocer la cantidad y el tiempo
de su recuperación.
Las NIIF también requieren ciertas acciones de las empresas. Específicamente la NIC 16. ¿Cuánto
tiempo emplea la empresa en su mantenimiento, reemplazo, control, administración e
implicaciones financieras? En el pasado, el Control de los Activos Fijos se limitaba al registro de las
adquisiciones de la empresa y su natural tratamiento fiscal y contable.
Hoy, la dinámica de los negocios, leyes y procedimientos han generado la necesidad de
administrar de manera confiable y eficiente una de las partes más importantes del balance
contable: El Activo Fijo.
Si usted está de acuerdo en el grado de importancia de los activos fijos para su empresa, mas aún
ahora con la implantación de las NIIF, puede contestar rápidamente estas preguntas:
¿Cuántos Activos Fijos Tenemos?
La contabilidad de la empresa nos indica cuanto valen en su totalidad los activos fijos, pero no nos
da mayor detalle sobre el activo. Para eso necesitamos los auxiliares con el detalle. El problema es
saber si lo que dice el auxiliar realmente existe.
¿Realmente existen esos activos? ¿Dónde se encuentran?
Los activos de la empresa suelen tener un movimiento frecuente dentro y fuera de la misma, lo que
origina la necesidad de un sistema de trazabilidad, como asignar un código único que nos ayudara
a tener su historial de movimiento y ubicación exacta. Cada activo debería tener su matrícula única.
¿Sus activos fijos de manera individual tienen esa matrícula? ¿Cuál es el estado físico de nuestros
bienes?
¿Se encuentran en uso o dañados? ¿Cuál es su verdadero estado actual? ¿Se encuentran
respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garantía? Recuerde que podemos
estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no están en uso ya en la compañía.
Además es necesario contar con un proceso que nos permita verificar la existencia de un bien
antes de realizar compras futuras de bienes que probablemente la empresa ya no los tiene.
TOMA FISICA O INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
Como resultado de la experiencia que nuestra Firma tiene en el levantamiento de inventarios de
activos fijos deseamos compartir algunos “tips” especialmente para aquellas empresas que
responsablemente se están preparando para la adopción de las NIIF, Normas Internacionales de
Información Financiera.
¿Por qué debería realizar un inventario de activos fijos? Muchas veces hemos escuchado decir
“lo que no se mide no se puede controlar”. ¿Cómo podemos saber cuánto tenemos invertido si no
tenemos la información actualizada de las existencias físicas. Muchos de nuestros clientes no
sabían que el 25% de sus activos fijos ya no existían. Cuando una empresa invierte en activos fijos
es para el buen uso de la entidad, pero que sucede cuando compras y desaparece el activo?
¿Cómo te das cuenta que el 25% de los activos ya no existe? La respuesta es cuando cuentas.
¿Cuándo debería realizar un inventario de activos fijos? Como política recomiendo un conteo
completo cada 2 años, pero sin descuidar en el monitoreo mensual. ¡Pero qué complicado
monitorear mensualmente! No es así, porque ahora la tecnología de código de barras te permite
“disparar al código” y solo se verifica si existe o no existe el bien. También pueden delegar a los
usuarios que actualicen la hoja de sus inventarios y la firmen como señal de responsabilidad. Acá
solo tendrías que contar todo cuando esa persona se va de la organización o se cambia de
departamento.
CONTROL DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
¿Qué tipo de control debería implementar para que el inventario de activo fijo no sea tan
complicado? La verdad es que un inventario de activos fijos toma su tiempo y toma más tiempo
cuando la compañía no ha realizado las actividades mínimas de control como las siguientes:
1. Entregar activos con actas de entrega-recepción y con código de barras
2. Registrar los movimientos de activos mediante un sistema que incluya el código de barra,
custodio, etc.
3. Registrar los movimientos de los custodios
4. Mantener la documentación del activo de una manera centralizada ( no es conveniente solo
incluir las facturas como soporte del asiento de diario)
5. Los activos deben tener una matrícula única desde el momento que se los adquiere. Esto es
como la matrícula del auto ( un solo número para toda la vida)
¿Quién debería realizar el conteo? Los conteos los debería realizar una persona independiente
del custodio por razones de control interno. Sin embargo le podemos asignar al custodio que se
responsabilice por los activos fijos a su cargo mediante un acta mensual o semestral y después
Auditoría Interna podría realizar verificaciones. Sin embargo, como esta tarea no aporta mucho
valor agregado es una política generalizada de tercerizar el conteo, por lo menos el conteo bianual.
En algunos casos los conteos requieren conciliación con los registros contables y para estos casos
el que cuenta también debe saber algo de controles o formación contable.
¿QUÉ ES LA PÉRDIDA DESCONOCIDA EN INVENTARIOS?
"La idea de compartir este artículo con ustedes es mostrar una realidad... la pérdida
desconocida en inventarios. Esta es una llave abierta por la cual se van los recursos de la
empresa. ¿Los robos de inventario son por parte de nuestros empleados o de los clientes?
TIPOS DE INCIDENCIAS:
3.1. Incidencias muy graves
1. Compra familiar: El empleado deja que el cliente se lleve artículos sin cobrarlos 2. Robo de
dinero en efectivo 3. Devolución ficticia o cancelación de la venta: El empleado simula una
devolución de producto o cancela la venta con el fin de extraer dinero de la caja 4. Robo de
mercancía: El empleado o el cliente sustrae artículos de la tienda
3.2. Incidencias graves
1. Anulación del producto por parte de un empleado no autorizado 2. Dinero fuera del cajón 3.
Cobro erróneo: El empleado cobra mal los productos en cantidad o dinero 4. Procedimiento de
cobro erróneo: El artículo cobrado no corresponde con el real 5. Caja fuerte y/o puerta de la oficina
abierta sin motivo aparente
3.3. Procedimientos erróneos
1. Varios empleados cobran en la misma caja
2. Manipulación de dinero fuera del procedimiento marcado por la empresa 3. El cajero/a no utiliza
correctamente la tecla de multiplicar 4. El empleado cobra con la llave o clave de acceso del
encargado, sin presencia del mismo 5. El empleado no solicita al cliente poner todos los artículos
encima de la cinta 6. Paso de género en carro 7. El empleado muestra una mala actitud con el
cliente 8. Cambio de empleado en caja sin cuadrar caja 9. Caja registradora abierta o llave puesta
en caja sin motivo aparente 10. El empleado acepta regalo o propina 11. El empleado saca dinero
del bolsillo 12. Se permite la circulación de clientes/empleados con el portillón cerrado 13. El
cajero/a no mira debajo de las cajas
3.4. Mala actitud del empleado
1. El empleado fuma, come o bebe en la tienda (salvo agua)
2. Reunión de empleados: Abandono del puesto de trabajo asignado 3. El empleado come o fuma
en el almacén