GIP03 Procedimiento para la investigacion de incidentes

Procedimiento para la investigación de
incidentes y la toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Código: GI P-03
Revisión: 06
Vigencia: Julio de 2011
1. Objetivo:
Determinar la metodología para la investigación de incidentes del sistema integrado
de gestión. (Ambiental, Calidad, y S&SO).
2. Alcance:
Inicio: Reportar; Anomalía o Problema, Aspecto o Impacto, Incidente o Casi-Incidente.
Fin: Realizar seguimiento a la acción establecida.
3. Definiciones:
3.1 Anomalía: Irregularidad, falta de adecuación a los procedimientos establecidos en el
sistema integrado de gestión.
3.2 Aspecto: Manera como nuestras actividades, productos y servicios, interactúan con el
medio ambiente.
3.3 Corrección:
3.4 Casi – Incidente: Evento relacionado con el trabajo, en el que NO hay lesión,
enfermedad o víctima mortal. Son también actos y condiciones inseguras.
3.5 Impacto: Cambio, positivo o negativo, en el medio ambiente ocasionando por
nuestras actividades, productos y servicios.
3.6 Incidente: Evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrió lesión enfermedad o
víctima mortal.
3.7 Problema: Incumplimiento de las características y especificaciones del producto o
proceso. Requiere acción correctiva, preventiva o de mejoramiento.
4. Condiciones Generales:
4.1 Las fuentes para la toma de acciones correctivas son:
• El problema presentado es de naturaleza repetitiva (es recurrente o se presenta
con mucha frecuencia.
• El problema involucra incumplimientos de ley o acuerdos con partes interesadas.
• Hay evidencia de que el proceso tiene problemas (bajos niveles de desempeño) o
puede ser mejorado.
• La magnitud del problema o del riesgo involucrado amerita tomar una acción.
• Quejas de partes interesadas; autoridad, comunidad, clientes, empleados y otros.
• No-conformidades en el proceso o producto.
4.2 Las fuentes para la toma de acciones de mejora son:
• La Revisión por la Dirección.
• El seguimiento a la planeación estratégica.
• Los datos de desempeño de los productos y de los procesos.
• La retroalimentación de las partes interesadas.
• Las sugerencias del personal.
• Las auditorías internas,
4.3 El Usuario del Sistema de Gestión o el Afectado entregará el formato GI F-08 “Reporte
de Incidentes” diligenciado al Jefe Inmediato y/o al Responsable del Proceso
afectado.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
Procedimiento para la investigación de
incidentes y la toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Código: GI P-03
Revisión: 06
Vigencia: Julio de 2011
4.4 Los cargos asignados a notificar los accidentes de trabajo a la ARP son; Jefe
Inmediato, Coordinador S&SO y Secretaria de Planta, a la línea salvavidas de SURA
teléfono: 444 45 78.
4.5 Se investigarán todos los Casi – Incidentes y los Incidentes en los 15 días siguientes a la
ocurrencia, a través del Grupo Investigador.
4.6 El Jefe Inmediato o delegado, Director de Calidad, Coordinador S&SO, un integrante
de la Brigada, un integrante del COPASO, el Trabajador Accidentado y los Testigos,
son las personas que conformarán el Grupo Investigador, responsables de participar
en la investigación de los Incidentes dentro de los 5 primeros días de ocurrido el
evento y en lo posible se deberá dejar registro fotográfico.
4.7 Cuando ocurra un Incidente Severo o mortal o una enfermedad profesional el
Coordinador S&SO, deberá remitir dentro de los (15) días siguientes a la ocurrencia del
evento, el informe de investigación de Incidente a la ARP.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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incidentes y la toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Código: GI P-03
Revisión: 06
Vigencia: Julio de 2011
5. Descripción de Actividades:
5.1 Descripción General:
Inicio
Reportar:
* Anomalía o Problema.
* Aspecto o Impacto.
* Incidente o Casi –
Incidente.
GI F-08
Reporte de Incidentes
Afectado
Ambiental
Calidad
S&SO
Entregar el formato al
Director Ambiental
Entregar el formato al
Director de Calidad
Entregar el formato al Jefe
Inmediato o Líderes de
Seguridad (Brigada) o
Coordinador S&SO
Afectado
Usuario del Sistema
Integrado de Gestión
Afectado
Ir al literal 5.2 de este
procedimiento.
Ir al literal 5.3 de este
procedimiento.
Ir al literal 5.4 de este
procedimiento.
Coordinador SGA
Coordinador SGC
Coordinador S&SO
FIn
5.2 Reporte de aspectos o impactos:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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incidentes y la toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora
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Revisión: 06
Vigencia: Julio de 2011
5.3 Reporte de las anomalías o problemas:
Inicio
Analizar la Anomalía o
Problema reportada por el
Usuario del SIG.
GI F-09
Reporte de NC
Coordinador SGC
¿ Es una Anomalía para
el Sistema Integrado de
Gestión?
No
¿ Es un Problema para
el Sistema Integrado de
Gestión?
Si
Determinar la causa del
Problema a través de la
metodología.
GI F-31
Acción Correctiva –
Preventiva
Responsable del Proceso
Si
Definir la acción a seguir en
la matriz de ac, ap y am
Matriz de ac, ap y am
Coordinador SGC
No
Verificar el cumplimiento de
la acción establecida.
Asignado en la Matriz de ac,
ap y am
FIn
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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5.4 Reporte de incidentes o casi-incidentes:
Inicio
GI F-08
Reporte de Incidentes
Analizar el Incidente o Casi _
Incidente, reportado por el
Afectado
Coordinador S&SO
No
¿ Es un Incidente?
Analizar el Casi – Incidente.
Si
Informar al Coordinador
S&SO el evento
Reportar el Incidente a la
línea salvavidas de la ARP.
Jefe Inmediato del afectado
Coordinador S&SO
Solicitar ambulancia a la
línea salvavidas si la
situación lo amerita
Si
¿Severo?
Coordinador S&SO
Coordinador S&SO
No
Direccionar al Afectado a la
Institución Prestadora de
Salud que la ARP designe.
¿Se requiere tomar una
acción?
Jefe Inmediato del afectado
Reportar el Incidente en la
página web www.sura.com
(ARP sura). Antes de 24 horas
hábiles
No
FURAT
Coordinador S&SO ó
Secretaria de Planta
Si
Determinar la causa a través
de la metodología.
Investigación del
Incidente
Responsable del Proceso
Definir la acción a seguir en
la matriz de ac, ap y am
GI F-03
Matriz de ac, ap y am
Coordinador S&SO
Verificar el cumplimiento de
la acción establecida.
Asignado en la Matriz de ac,
ap y am
Fin
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA