Material curso - Consejo Profesional de Ciencias Economicas de
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CURSO DE AUDITORÍA PARA PyMEs DISCERTANTE: DR. MARTIN GHIRARDOTTI INDICE Papeles De Trabajo ........................................................................................................................ 3 Archivo De Documentacion Magnetica De Clientes ...................................................................... 17 Control Interno .............................................................................................................................. 20 Revisión Analítica ......................................................................................................................... 26 Caso Práctico ............................................................................................................................... 33 ACTIVO Caja Y Bancos .............................................................................................................................. 36 Circuito De Tesoreria .................................................................................................................... 36 Inversiones Transitorias................................................................................................................ 49 Créditos Por Ventas...................................................................................................................... 53 Procedimientos Básicos................................................................................................................ 60 Bienes De Cambio........................................................................................................................ 70 Cuadros De Resumen Complementarios..................................................................................... 74 Pruebas De Validación ................................................................................................................. 77 Bienes De Uso.............................................................................................................................. 87 PASIVO Cuentas Por Pagar ....................................................................................................................... 92 Procedimientos Básicos................................................................................................................ 96 Test De Pasivos Omitidos........................................................................................................... 100 Deudas Sociales......................................................................................................................... 105 Leyes Laborales ......................................................................................................................... 112 Contrato De Trabajo ................................................................................................................... 112 Pruebas Globales ....................................................................................................................... 114 Prestamos .................................................................................................................................. 116 PATRIMONIO NETO Patrimonio Neto .......................................................................................................................... 120 ANEXOS Planillas De Trabajo De Auditoria ............................................................................................... 125 Contenido Y Ejemplos De Las Actas Societarias Más Comunes. ............................................... 133 2 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- PAPELES DE TRABAJO 3 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- FUNCION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo tienen importancia fundamental en auditoria, por cuanto: 1) Reflejan en forma metódica y ordenada toda la información que se ha obtenido sobre los estados contables que se examinan. 2) Constituyen el historial del trabajo realizado. 3) Permiten a quienes supervisan las tareas, formarse una opinión, tanto sobre los estados examinados como sobre el trabajo realizado. 4) Proporcionan evidencia para sustentar los informes, los estados contables y las opiniones o sugerencias, suministradas a los clientes. 5) Constituyen un registro permanente de la forma en que los estados contables fueron examinados. 6) Brindan un registro al cual se puede remitir fácilmente, con respecto a auditorias futuras. 7) Dan una base para revisión a fin de: a) determinar lo adecuado y la efectividad del trabajo realizado y la razonabilidad de las conclusiones. b) analizar los procedimientos de auditoria, en revisiones subsiguientes, respecto a: − − − − eliminación de detalles innecesarios empleo de tiempos de auditoria presentación de material y forma de cédulas de trabajo la técnica de auditoria empleada Sintéticamente, los papeles de trabajo tienen tres objetivos principales: A) Servir de base para la preparación de los informes y cartas de recomendaciones. B) Servir, eventualmente, como elemento de prueba, si la conducta del auditor certificarte fuera cuestionada, tanto en lo que hiciera a su responsabilidad civil, penal, profesional, administrativa o laboral. C) Ahorrar tiempos y ser más productivos en las labores diarias. 4 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Antecedentes El auditor externo debe adoptar los recaudos necesarios para la custodia de sus papeles de trabajo, estando obligado a conservarlos por el tiempo requerido por las disposiciones profesionales vigentes: 1) Resolución “C 26/76” sobre la conservación de los papeles de trabajo del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal: “El contador público que emita un dictamen sobre estados contables deberá conservar por el término de tres años. Contados a partir de la fecha del dictamen, papeles de trabajo que contengan la constancia escrita del cumplimiento de las normas de auditoria generalmente aceptadas.” 2) Resolución Técnica Nº 3 del CECYT (Centro de Estudios Científicos y Técnicos) “El auditor debe conservar por el plazo de seis años los papeles de trabajo, los que constituirán la prueba del desarrollo de su tarea”. 3) La R.T. Nº 7 reemplazó a la R.T. Nº 3 y habla de conservar los P.T. por seis años o el que fijen las normas legales, el mayor. Consideraciones generales 1) Los papeles de trabajo han de ser claros y concisos. Una persona ajena al trabajo ha de poder revisarlos sin demoras innecesarias, pero también sin tener que observar la falta de información importante. 2) No debe haber papeles de tamaño superior o inferior al de nuestras planillas de trabajo. Los más pequeños se pegarán en tales planillas y los grandes se doblarán adecuadamente. 3) Las anotaciones se harán en lápiz negro. Los códigos, tanto al pie de las planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, deben ser hechos “en rojo”. 4) Todo importe que tenga una relación o esté explicado en otra planilla de los papeles, estará referenciado con la misma y viceversa. 5) Debe hacerse una planilla para cada cuenta que se explica o analiza. 6) Se tratará de utilizar al máximo el trabajo del cliente, ya sea a) utilizando planillas, ya preparadas por su personal; y b) pidiendo su colaboración, en todos los casos posibles Al presentarse el legajo de P.T., debe incluirse en el mismo, en primer lugar, un índice de los puntos que corresponda con las posiciones del balance auditando. El índice temático debe figurar en todos los casos, incluyendo los distintos temas analizados. Cuando los capítulos del estado de situación deban dividirse en “corrientes” y “no corrientes”, esta situación debe describirse en el rubro “NOTAS”. 5 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Consideraciones especiales 1) Cada papel de trabajo estará: a) Encabezado con el nombre del cliente (si es posible mediante el sellado de las hojas, con sello de la empresa auditada), fecha de cierre del ejercicio, título descriptivo del contenido de la misma y O.T. respectiva b) Inicializado por quién lo confecciona, con aclaración de nombre y apellido c) Fecha del día de su terminación. Los papeles de trabajo contendrán los títulos que se indican seguidamente y en la secuencia descripta: 2) Concepto Para los casos en que el nombre de la cuenta no refleje adecuadamente su concepto, se explicará brevemente su funcionamiento (cuando se debita, cuando se acredita y con que cuentas juega). 3) Trabajo Hecho a) Cada paso del trabajo hecho debe ordenarse según la secuencia que corresponda; b) Para el ordenamiento se utilizará numeración arábiga. La indicación del trabajo hecho deberá ser concisa y clara, detallando al máximo los procedimientos de auditoria aplicados, aún aquellos que puedan parecer elementales e innecesarios. c) Las tildes que se utilicen en la comparación y/o verificación durante el procedimiento deberán aclararse en este título. d) Al margen derecho de cada explicación del trabajo hecho, se dejarán dos columnas libres para observaciones del encargado de trabajo, gerente y/o socio. e) Para el caso que el trabajo realizado sea aplicable a varias cuentas, se resumirá en un papel de trabajo. 4) Observaciones a) Nuestras observaciones deben ser claras y concretas; b) Cada observación estará fundada en por lo menos un ejemplo práctico, para sustentar los comentarios contenidos en nuestros informes, c) Los rumores no tienen cabida en nuestros papeles de trabajo, salvo que ellos: − sean indicativos de una situación de malestar existente en la empresa, − haya sido el fundamento de trabajo extraordinario realizado; − en opinión del encargado, debería dar lugar a trabajo adicional, en nuestro próximo examen. d) En todos los casos de anotaciones de observaciones, se dejarán dos columnas de margen a la derecha de las mismas. Estas son necesarias para que el encargado de trabajo, gerente y/o socio anoten: 6 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- − sus comentarios − destino dado a las observaciones e) Los ayudantes anotarán sus observaciones en todos los casos en las planillas correspondientes a cada cuenta. Si se trata de observaciones sobre procedimientos que afecten a varias cuentas, las anotarán en las planillas especiales que se colocará a continuación de la planilla llave, del rubro afectado. f) El encargado del trabajo deberá anotar su opinión al margen de cada observación de los ayudantes. A las que considere importantes las anotará en la sección de las que requieran la atención del socio y/o gerente, y las referenciará con las de los ayudantes. g) El encargado deberá diferenciar claramente las observaciones sobre las cuentas, de las relativas a procedimientos y control interno, para anotarlas en la sección que corresponda en cada caso. h) Si una observación dio origen a un asiento de ajuste, el mismo debe ser confeccionado como observación, con referencia al papel de trabajo donde está el análisis de donde surge el mismo, y posteriormente debe ser volcado en la “Planilla resumen de Asientos de Ajuste”, la cual consiste en un papel de trabajo de 9 columnas con la siguiente diagramación: Código Cuenta Nombre Patrimonial Debe Haber Resultados Debe Haber Ref. Hecho Comentarios por Esta “Planilla Resumen de Asientos de Ajuste” se ubicará en el file de Auditoria a continuación del Balance de Saldos y antes del borrador del Balance de Publicación. 5) Notas: En este capítulo se anotarán aclaraciones que, por su naturaleza, no correspondan ser incluidas en “Trabajo hecho” y/o “Observaciones”. 6) Conclusiones: a) Se dejará indicado la opinión que le merece al auditor la cuenta o rubro bajo examen; si la considera aceptable o no, de acuerdo al trabajo efectuado. b) Si hubiese excepciones deberán indicarse, enumerándolas claramente y sugiriendo las medidas necesarias para su solución. Se aclara especialmente que las alternativas viables a considerar en los papeles de trabajo son exclusivamente las siguientes: 6.1. “Análisis de cuentas” a) Saldo aceptable b) Saldo no aceptable c) Saldo no auditado El caso b) implicaría una salvedad en el dictamen del Contador, por lo que debe ser aprobado previamente por un socio del Estudio. 7 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- El caso c) debe limitarse al mínimo y se justificaría verbigracia, al obtenerse detalles analíticos de ciertas cuentas que, por falta material de tiempo, o por no ser importantes, no fueron auditadas. 6.2. Otros trabajos, por ejemplo “pruebas de cumplimiento” a) Resultado aceptable b) Resultado no aceptable SISTEMA DE CODIFICACION PARA PAPELES DE TRABAJO: Auditoria de Estados Contables 1. La codificación de los papeles de trabajo (Pts.) se basa en un sistema alfanumérico de identificación. El sistema consta de un sector rígido y un sector variable: 1.1. “Sector rígido” Se utiliza para la codificación de los capítulos del Estado de Situación Patrimonial y del Estado de Resultados, de la forma que se indica: a) Estado de Situación Patrimonial ACTIVO A B C D E F G Disponibilidades Inversiones Créditos Bienes de Cambio Bienes de Uso Bienes Inmateriales Cargos Diferidos AA BB CC DD EE FF Deudas Previsiones Ganancias a Realizar Capital Suscripto Reservas Resultados Acumulados PASIVO b) Estado de Resultados RR-1 RR-2 RR-3 RR-4 Ventas netas y/o ingresos provenientes del objeto principal de la sociedad Costo de las mercaderías vendidas Egresos Ingresos (excepto los clasificados como RR-1) Los códigos alfabéticos deben ser asignados en la forma descripta, en todos los casos. Por ejemplo, si no existiera en un Estado de Situación Patrimonial el capítulo Inversiones, la letra “B” no debe ser asignada a “Bienes de Uso”, la que conservará la identificación “E”. 8 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 1.2 “Sector no rígido” Para el caso, se presenta como ejemplo, el capítulo “Disponibilidades” A - Disponibilidades A -1 Caja A-1 1 Caja fábrica A-1 2 Caja administración A-3 1 Banco XX A-3 2 Banco ZZ A-4 1 Fondo fijo administración A - 2 Valores a depositar A - 3 Bancos A - 4 Fondo fijo A-4 2 Fondo fijo fábrica La parte numérica de la identificación debe ser asignada, dentro de lo posible, en el orden determinado en el Balance, debiendo numerarse en rojo, exclusivamente, las cuentas analizadas. A -1 Fondo Fijo A-2 Recaudación a depositar A-3 Bancos ó, en otro caso A-1 Caja A-2 Fondo fijo A-3 Bancos Tomamos por ejemplo el PT A-3 que en este supuesto corresponde a “Bancos” considerándose dentro de este rubro, al Banco “XX” y al Banco “ZZ”. Por análisis del Banco “XX”, se elabora el PT A-3/1, de una sola hoja. En este caso se indicará la característica A–3/1-1. Consideramos ahora el Banco “ZZ” surgiendo del análisis efectuado, la elaboración de 3 hojas de PT, codificados así: Hoja Nº 1 A-3 3–1 Hoja Nº 2 A–3 3 -2 Hoja Nº 3 A–3 3-3 9 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Si consideramos por ejemplo un PT codificado C–1/2-2 que corresponde a la situación C- Créditos C-1 Deudores por Ventas Sub. 2, Deudores por Ventas en el Exterior; siendo Sub. 1, Deudores por Ventas Mercado Interno Sub. 2 - 2 Hoja Nº 2 de Deudores por Ventas en el Exterior; si esta hoja incluyera la conclusión del auditor, sería la segunda y última hoja del PT señalado. ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL (ejemplificativo) ACTIVOS Activos Corrientes A - Disponibilidades A-1 Caja A-2 Valores a Depositar A-3 Bancos B - Inversiones B-1 Valores Mobiliarios C - Créditos C-1 Deudores por Ventas C-2 Deudores Morosos C-3 Deudores en Gestión Judicial C-4 Anticipos Proveedores C-5 Gastos Pagados por Adelantado C-6 Previsiones Incobrables D - Bienes de Cambio D-1 Mercaderías de Reventa D-2 Productos Terminados D-3 Productos en Proceso D-4 Materias Primas y Materiales 10 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Activos no Corrientes E - Bienes de Uso E-1 Maquinarias E-2 Rodados E-3 Amortizaciones Acumuladas F - Bienes Inmateriales F-1 Marcas G - Cargos diferidos G-1 Gastos de Organización G-2 Amortizaciones Acumuladas PASIVOS Pasivos Corrientes AA Deudas AA - 1 Comerciales AA - 2 Bancarias AA - 3 Financieras BB Previsiones BB - 1 Indemnizaciones por Despidos CC Ganancias a realizar CC - 1 Rentas percibidas por adelantado DD Capital suscripto DD - 1 Acciones en circulación DD - 2 Acciones a distribuir EE Reservas EE - 1 Reserva legal FF Resultados Acumulados 11 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- NORMAS PRACTICAS PARA REFERENCIACION Desde el comienzo del trabajo es práctico ir indicando en cada papel la letra que por su rubro le corresponde. (La numeración en cada rubro es conveniente ponerla luego de haber completado el trabajo del mismo). En muchos casos, a medida que se realiza el trabajo se ven importes que deben ser referenciados, lo que no se puede por no estar la planilla correspondiente numerada. Para paliar este inconveniente se recomienda efectuar la referenciación con letras únicamente y completar los números a la terminación del trabajo. Esto es fácil efectuarlo, por cuanto las letras de la referenciación se indican en rojo, permitiendo su localización sin dificultades al revisar los papeles. Papeles de cada Rubro a) Hojas resumen Cada rubro debe estar iniciado por una hoja resumen que estará codificada por la letra correspondiente. Todas las hojas resumen llevarán el siguiente encabezamiento: Cuentas Saldo anterior Balance Saldos Saldo Actual Ajustes Balance General Otras planillas Las cuentas importantes de la hoja resumen estarán respaldadas por una planilla. Si bien en muchos casos, por su poca significación, no se comprueban ciertas cuentas, deberá averiguarse la composición de las mismas, indicarse en los papeles y dejar constancia de que no se ha aplicado ningún procedimiento de auditoria por considerarlas de escasa importancia. 12 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ORDEN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Las carpetas o legajos que resultan de la suma de todos los papeles de trabajo, deberán contener aquellas hojas que sean principales; es decir los detalles de cuentas muy numerosos (por ejemplo: arqueos, deudores por ventas, bienes de cambio, etc.) deberán ser archivados por separado. Si el trabajo fuese muy voluminoso deberá separarse en dos legajos, uno de Activo, otro de Pasivo, Pérdidas y Ganancias, como ejemplo. En aquellos casos que se confeccionen varios legajos se le dará número a cada uno, indicando a su vez en todo el número total que compone el trabajo (por ejemplo: suponiendo que sean cuatro legajos se indicará en la carátula - Legajo ¼ - y así sucesivamente en todos). Esto permite conocer en cualquier momento, si se tienen todos los legajos que componen el trabajo. COSAS QUE SE DEBEN HACER 1) Mientras el trabajo se esté desarrollando, preparar una relación de los puntos que Ud. no pueda resolver, a fin de que la mayoría de los problemas puedan ser aclarados con el encargado del trabajo, antes de que la auditoria sea finalizada. 2) Sea prolijo a) Escriba en forma legible b) Use lápiz tipo medio c) Utilice lapiceras rojas, para marcas de chequeos y símbolos; d) Emplee regla (una línea para sub.-totales; doble línea para totales); e) Mantenga las cifras, en la sección correspondiente a la columna; f) No coloque mucha información en una sola página; 3) Sea exacto Asegúrese de que las cantidades usadas y los totales estén correctos. 4) Ponga título a cada papel de trabajo. a) Nombre del cliente (preferible sello de goma); b) Nombre del asunto; c) Breve descripción del contenido (análisis, resumen, reconciliación, etc.); d) Período cubierto; 5) Firmar y fechar cada hoja (esto lo debe efectuar cada miembro del personal que realiza algún trabajo en la hoja, debiendo indicar que parte del trabajo ha realizado). 6) Si la cédula fue preparada por la organización del cliente, indicar por escrito “preparado por el cliente” (PPC). Es conveniente dar el nombre del empleado del cliente que preparó la cédula, pero en muchos casos, esto no es importante. 7) Indicar claramente el origen de los datos. − Cuenta del mayor. 13 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- − Referencia a los libros, del asiento original, número de comprobante, etc. − Opiniones o información suministrada por parte de la organización del cliente. 8) Explicar todos los símbolos usados. − Leyenda o clave de los símbolos usados deberá aparecer en el “trabajo hecho” de la cédula. Si hay varias hojas, la explicación de los símbolos debe confiarse en una sola hoja. 9) Deletrear los nombres correctamente. 10) Emplear hojas de trabajo, de tamaño adecuado. 11) Tratar de mantener un espacio en blanco, al final de la página para comentarios del revisor (esto es aplicable en la última hoja cuando hay más de una en el análisis). 12) Dejar suficiente espacio en cada hoja, a fin de contabilizar los asientos de ajuste o de reclasificación. 13) Hacer referencia cruzada a otros papeles de trabajo, cuando fuera apropiado. 14) Ver que la cifra final concuerde con la cifra en el resumen del papel de trabajo o balance de comprobación y hacer referencia cruzada al respecto. 15) Indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas. 16) Escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar, entre otras cosas, opiniones y explicaciones recibidas por parte de la organización del cliente. Estas últimas figurarán en “NOTAS”. 17) Verificar con el auditor encargado del trabajo en cuanto a la forma de la cédula a ser preparada, alcance del trabajo, etc. 18) Siempre tenga una razón para todo lo que Ud. haga. COSAS QUE NO SE DEBEN HACER 1) No seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditorias anteriores; sin embargo evite efectuar cambios, a menos que exista una razón definida para ello. 2) No prepare un análisis separado de la cuenta de ganancias y pérdidas, cuando ya han sido cubiertas en el análisis de cuenta del balance general. 3) No prepare cédulas que puedan ser hechas por la organización del cliente. 4) Por principio no se debe escribir en el reverso de una hoja de trabajo. 5) No retenga cuadros reemplazados o cintas de máquinas sumadoras, que no tengan valor posteriormente. 6) No deje puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que éstos representen partidas que haya Ud. preparado para la disposición del auditor encargado. 7) No tache puntos o preguntas, simplemente por el hecho de hacerlo. Explique las razones. 14 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 8) No deje símbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones aritméticas. 9) No haga una trascripción o análisis detallado de una cuenta, donde sea suficiente un resumen de transacciones. 10) Nunca disponga de los papeles de trabajo para personal fuera de nuestra organización. Este es un asunto que debe ser decidido por el socio o gerente. 11) Nunca deje sus papeles de trabajo en su escritorio, a menos que esté presente otro miembro de nuestra organización. Cuando vaya a almorzar o salga por la noche, todos sus papeles de trabajo deben guardarse bajo llave. EXHIBICIÓN DE PAPELES DE TRABAJO El auditor es propietario de los papeles de trabajo que realiza. Por lo tanto su conservación, custodia y exhibición debe estar a cargo del mismo. En tal sentido es conveniente aclarar lo siguiente: − Durante el desarrollo de la auditoria es conveniente solicitar una oficina o escritorio con sus llaves. − Mantener la oficina cerrada en ausencia del auditor. − Guardar los papeles de trabajo en lugares seguros. − No exhibir los papeles de trabajo al cliente de forma tan amplia que el permita conocer en detalle la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas que se efectuarán. − Mantener el principio de secreto profesional y exhibir los papeles de trabajo sólo con autorización del cliente o en el caso de ser imprescindible para la defensa en juicio. Casos comunes de exhibición de papeles de trabajo a terceros: (con expreso consentimiento del cliente) − Nuevas auditorias. − Auditorias de estados consolidados. − Auditorias de casas matrices. − Fusión con otros estudios. − Organismos oficiales. − Revisiones de prácticas (control de calidad). 15 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ENTES AUTORIZADOS A RECLAMAR PAPELES DE TRABAJO: Tribunales y o fiscalías, AFIP, DGR, mediante resolución de juez administrativo, IGJ e IPJ (en la Provincia de Buenos Aires) y los organismos que ejercen la Superintendencia de: Banco Central, IANES, Seguros, Comisión Nacional de Valores etc. Estos papeles, que fueron desarrollados para el trabajo encomendado, son el respaldo de la labor realizada y de la manifestación u opinión vertida, y pueden ser cedidos en forma voluntaria y siempre a criterio del profesional mediante fotocopias selectivas, generalmente ante el requerimiento de la auditoria de empresas para verificar aspectos contables, cuando lo solicite un nuevo auditor del ex cliente; cuando lo requiera personal autorizado del ente para analizar alguna información relacionada con la auditoria o ante algún litigio para presentarlos como elemento probatorio. En estos casos, el profesional deberá contar con la previa autorización escrita del responsable de la empresa. La consulta o revisión de estos papeles de trabajo, realizada por terceros autorizados, se llevara a cabo en el estudio del auditor y en su presencia o ante personal de su confianza. En todos los casos debe tenerse en cuenta que la confidencialidad de la información es obligatoria y solo puede ser vulnerada cuando ella sea necesaria para la propia defensa en juicio del matriculado. RT 7: Papeles de trabajo Deben contener lo siguiente: ♦ ♦ ♦ Descripción de la tarea realizada Datos y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea, preparados por el auditor o reunidos de terceros. Conclusiones sobre el examen de cada rubro o área y las conclusiones finales o generales del trabajo. ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN Por lo general en una auditoria existen files (archivos de trabajo) en los cuales se conserva la labor realizada y sirven de sustento al dictamen del auditor: - File de activo. - File de pasivo y patrimonio neto. - File de armado. - File permanente. Los primeros tres (activo, pasivo y PN y armado) son información que corresponden al cierre auditado, el cuarto es un archivo en el cual se vuelca toda la información permanente de un cliente y debe ser mantenido a mano ante cualquier consulta. DOCUMENTACION QUE SE DEBE ADJUNTAR AL FILE PERMANENTE En este archivo se debe adjuntar todo el material de consulta permanente. El mismo será utilizado en la auditoria del ejercicio y en auditorias posteriores. Contenido de un legajo permanente: - Actas constitutivas de las Compañías - Modificaciones de los estatutos - Contratos y acuerdos importantes - Planes a largo plazo de la Compañía - Respuestas de los abogados (siempre importantes) que aporten información 16 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- con implicancias - Puntos para consideración de los socios (son los puntos importantes de la auditoria que deberán ser definidos por los socios) Toda información adicional de alta relevancia y de consulta permanente. Es recomendable que este file se encuentre en un lugar de fácil acceso y junto al resto de los files permanentes del resto de los clientes. Por lo cual recomendamos utilizar un archivo especial para los legajos permanentes. ARCHIVO DE DOCUMENTACION MAGNETICA DE CLIENTES IMPRESIÓN PANTALLA Nº 1 17 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- IMPRESIÓN PANTALLA Nº 2 IMPRESIÓN PANTALLA Nº 3 18 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- IMPRESIÓN PANTALLA Nº 4 IMPRESIÓN PANTALLA Nº 5 19 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CONTROL INTERNO 20 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CONTROLES A REALIZAR Y PUNTOS A VERIFICAR Seguridad de datos y controles de acceso Cuando los datos residen en archivos computarizados, la manera en que se aplican los controles que tienen como propósito impedir cambios no autorizados a dichos datos es de gran importancia. Estos controles de acceso incluyen el uso de palabras claves, inscripción de datos, y definir y limitar las rutas de acceso al sistema. Controles de integridad Los controles sobre el diseño, seguridad y uso de programas computarizados, y la seguridad de archivos de datos, se conocen con el nombre de controles de integridad. Estos controles consisten en una combinación de procedimientos manuales y del software de sistemas y normalmente cubren todas las aplicaciones. Los controles de integridad pueden ser divididos en cinco áreas principales, diseñadas para asegurar que los procedimientos correspondientes son ejecutados: 1. Controles de implantación: los procedimientos apropiados son más efectivos cuando están incluidos en un programa, tanto cuando el sistema es originalmente puesto en operación como cuando se hacen cambios posteriores. 2. Controles sobre seguridad de programas: para impedir cambios no autorizados a los programas computacionales. 3. Operación del computador o controles administrativos: para asegurar que todos los procedimientos en la operación del computador son aplicados consistentemente. 4. Seguridad sobre archivos de datos: para impedir accesos no autorizados o cambios a archivos de datos. Estos protegen a los datos contra destrucción, robo o divulgación. También pueden proteger activos, ya que es posible el robo de activos a través de la manipulación de registros. 5. Controles sobre el software de sistemas: el software de sistemas, que comprende programas que no son específicamente diseñados para ningún sistema de aplicación en particular, debe ser controlado, ya que éstos se usan en el diseño, proceso, y control de todas las aplicaciones procesadas en un computador. Incluye sistemas operativos, compiladores, software administrador de bibliotecas y programas utilitarios. Por ejemplo, los programas puede estar protegidos contra cambios no autorizados por un programa administrador de biblioteca; el uso de los archivos correctos puede estar asegurado por verificaciones de rótulos de archivos efectuados por el sistema operativo; la correcta conversión de instrucciones de programa fuente a código ejecutable por el computador es asegurado por programas compiladores. Obviamente, se requieren controles sobre la implantación y seguridad del software de sistemas. Disciplinas sobre los controles básicos Los controles disciplinarios son aquellas partes del sistema diseñadas para asegurar: que los controles básicos continúan operando apropiadamente y que los activos están salvaguardados. Las disciplinas sobre los controles básicos vigilan y hacen cumplir los pasos de los controles básicos en el departamento de PED y en todos los demás. Un sistema sin controles disciplinarios es concebible, pero estaría sujeto a la posibilidad de errores. Las disciplinas son importantes, debido a que su presencia da a una organización, seguridad razonable de que los controles básicos de PED y los controles de operación están funcionando tal como fueron diseñados. Ellos permiten que los procedimientos continúen operando eficientemente a diario y ayudar a asegurar que cualquier error que pueda ocurrir sea detectado oportunamente. 21 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- El valor de los controles disciplinarios ha sido implícitamente reconocido por muchos años. Sin embargo ellos merecen una consideración mucho más explícita de la que han recibido. Como en el caso de los controles básicos, los controles disciplinarios son pasos que deben ser cumplidos si se quiere lograr los objetivos de control. Estos pasos pueden ser llevados a cabo de muchas maneras. Un sistema adecuado de control necesita tres disciplinas: 1) Segregación de funciones: permite que el trabajo de una persona controle el trabajo de otra. 2) Controles de custodia: impiden el acceso a datos y programas que no son requeridos específicamente para hacer un trabajo en particular. Son necesarios para prevenir toda clase de actos no autorizados de pérdida o malversación de activos o pérdida o mal uso del libro mayor. 3) Controles de supervisión: podrían ser considerados como el grupo más importante de controles, puesto que permiten la detección y corrección de los errores causados por las debilidades en los otros controles básicos. Los controles de supervisión pueden ser parte de los procedimientos programados de un sistema. Puesto que el sistema de cómputo puede ser un supervisor consistente y justo, estos pueden ser muy efectivos. Las revisiones son, y deberían ser, conducidas regularmente para asegurar que todo funciona tan bien como se espera. (1) Segregación de Funciones La separación de una actividad de otra sirve varios propósitos. Además de otros objetivos de control, normalmente es más eficiente especializar tareas y personal para hacerlas, toda vez que el volumen de la actividad sea suficiente. Por ejemplo, normalmente es mejor entrenar a una persona para manejar efectivo exclusivamente y otra para llevar los registros de dicho archivo. Tratar de encontrar, entrenar, y supervisar a una persona lo suficientemente versátil para manejar los activos y guardar los registros consume innecesariamente demasiado tiempo, Al evaluar los costos y beneficios de la segregación de funciones, la gerencia debería reconocer que los beneficios pueden a menudo incluir eficiencias operacionales. (a) Segregación de Funciones y Eficiencia Administrativa La segregación de funciones, como características de control, puede ser tan importante que este control disciplinario debería ser adoptado sin tener en cuenta si realmente crea eficiencia administrativa. De hecho, normalmente vale la pena aún cuando resulte en ineficiencia. Un análisis del riesgo potencial de errores incluyendo posibles fraudes puede justificar la segregación de funciones, aún cuando sea ineficiente. Por ejemplo, la cantidad de dinero que pasa por los sistemas de transferencia electrónica de fondos (TEF) en los bancos, puede Justificar que haya una persona que prepare e ingrese los datos de transferencia, incluyendo los códigos de autorización, y otra que ingrese los códigos de autorización o una pantalla duplicada que tenga el campo del código en blanco. Si dos partes de una misma transacción son manejadas por personas diferentes, cada persona sirve como un verificador de la otra. Por ejemplo, una persona puede procesar los pagos de un día para las cuentas de tarjetas de créditos recibidos a través del correo, mientras que otra puede digitar el impone de dichos recibos en el sistema computarizado de proceso de pagos. La verificación del total de la digitación contra el total de los recibos de la seguridad que cada operación fue ejecutada apropiada y exactamente. (b) Segregación de Funciones como Barrera para el Fraude La segregación de funciones puede también servir como una barrera para el fraude o el encubrimiento de incompetencia, puesto que es necesario tener cooperación de otro individuo. Cuando una persona actúa sola, la colusión puede ser menos probable que la posibilidad de 22 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Fraude. La separación de responsabilidad de la seguridad física de los activos y el mantenimiento de los registros respectivos, es en sí un control de custodia muy significante. Un funcionario que firma cheques, tal como el contralor, no puede esconder un pago no autorizado haciendo una entrada falsa en los registros de pagos si él o ella no tienen acceso a los registros computarizados correspondientes. Solamente la persona autorizada de mantener los registros debería tener acceso a los mismos. Los controles de custodia se realizan aún más si ni el tesorero ni la persona que mantiene los registros, por ejemplo, son responsables de, periódicamente, comparar el dinero en mano y en el banco, con los registros de efectivo. Un tercero debería hacer dicha comparación y tomar la acción apropiada si existen diferencias. Puesto que el computador puede realizar muchas de estas tareas, es siempre importante que el sistema sea diseñado para asegurar que es posible crear una segregación de funciones que tenga sentido y sea apropiada. (2) Controles de Custodia Para prevenir transacciones no autorizadas, ya sea que constituyan robo o simplemente una actividad bien intencionada pero inconsistente con el sistema, es necesario restringir el acceso a la información que puede ser utilizada para iniciar o procesar una transacción. Tales controles están más comúnmente relacionados en conexión con la seguridad física de los activos negociables. Efectivo, certificados de depósito o acciones, inventario y otros elementos que son fácilmente convertibles en efectivo o de uso personal, son los que probablemente están protegidos. La necesidad de medidas de protección aplica igualmente al acceso a los datos, archivos del computador, libros de registros, y a los medios que se pueden utilizar para alterarlos -formularios sin utilizar, cheques sin emitir, placas para firmar cheques, archivos, cintas magnéticas, programas del computador, libros auxiliares- es decir, todo lo que sea importante para el proceso. (a) Controles de Custodia en un Sistema Contable Interno Un sistema de control contable interno debería contemplar dos tipos de situaciones: 1. La separación de responsabilidades de la seguridad física de los activos, datos y el mantenimiento de los registros correspondientes. 2. Arreglos físicos que impidan el acceso no autorizado a activos, datos, y registros contables. No todas las salvaguardas físicas están relacionadas con los controles contables. Si la ausencia de un control de custodia no puede causar errores contables, el control es administrativo, en lugar de tener naturaleza contable. Por ejemplo, la gerencia puede conscientemente arriesgar un cierto grado de desperdicio de suministros relacionados con el computador en lugar de diseñar e instalar procedimientos para el depósito de suministros. Mientras que cualquier pérdida sea explicada honesta y responsablemente, los libros y estados financieros pueden reflejar exactamente lo que ha ocurrido. (b) Controles de Seguridad Física En su forma más simple, los controles de seguridad física consisten de cosas tales como una caja fuerte, una puerta cerrada, un depósito con una custodia, o una cerca protegida. Sin embargo, la salvaguarda física es totalmente inútil sin disciplinas que prevengan a personal no autorizado ir y venir libremente. La disciplina puede estar automatizada en cierto grado. El otorgar tarjetas especiales que permiten la apertura de puertas y que pueden a menudo identificar al poseedor de la tarjeta al sistema de seguridad física, es una forma elemental de autorización automatizada para entrar a un área bajo llave. Las medidas de seguridad física también protegen activos y registros contra daños físicos, tales como destrucción accidental, deterioro, o el resultado de un simple descuido. 23 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- (3) Supervisión Los procedimientos utilizados para ejecutar las tareas de los controles básicos son muy importantes. La amalgama que mantiene la unidad del sistema es un control disciplinario: Supervisión. La efectiva supervisión del personal ejecutando el trabajo tiene numerosos beneficios. Conlleva modificaciones necesarias del sistema cuando ocurren nuevos tipos de transacciones, acciones correctivas cuando el sistema revela algún tipo de error, y acciones de seguimiento cuando las debilidades del sistema se hacen evidentes. Un control no puede ser contemplado como efectivo en ausencia de supervisión adecuada. La supervisión es cualquier otro control que verifica la ejecución de un control básico. (a) Debilidades del Control de Supervisión Junto con la sistematización, la supervisión es esencial para el control de las operaciones. Si existe, la supervisión provee los medios para corregir otras debilidades. Sin supervisión adecuada, el mejor de los sistemas y control de operaciones corre el riesgo de ser errático o poco confiable en muy corto tiempo. Bajo presión, los sistemas y las disciplinas pueden ser recortadas o ignoradas, pueden omitirse reconciliaciones, errores y excepciones pueden ser no corregidos, y pueden perderse documentos, desubicarse, o simplemente no ser jornalizados a los auxiliares correspondientes. El personal administrativo y de supervisión puede ser absorbido dentro del trabajo diario del proceso de información y corrección de errores. Cuando esto sucede, ellos serán menos capaces de realizar sus tareas de control y supervisión. Aún en un sistema bien diseñado, problemas con las cuentas pueden señalar una falta de controles de supervisión. Si existe un número de errores fuera de lo común, órdenes pendientes, cuellos de botella, e instancias en la que no se obedecen los procedimientos prescritos, dichas situaciones deberían considerarse como un llamado de atención. Si existe proliferación de problemas y parece que los supervisores están ocupados con detalles o tienen conocimientos no adecuados de sus responsabilidades, la gerencia debería estar consciente que no puede confiar en otros procedimientos de control no obstante lo bien que dichos procedimientos hayan sido diseñados. (b) Rutinas del Control de Supervisión Muchos de estos controles son rutinas específicas y observarles. Están diseñadas para asegurar a los supervisores que se mantienen las condiciones específicas y las operaciones básicas de control, La ejecución de estas rutinas administrativas debe ser documentada por: •Listas de control. •Informes de excepción. •Iniciales que evidencien la revisión de los controles. •Procedimientos de reconciliación. •Comprobantes y otras autorizaciones de gastos. •Bitácoras para revisar rutinas. •Informes escritos. Cuando existe este tipo de documentación, se puede utilizar para determinar la calidad de los controles de supervisión. Controles Administrativos Los controles administrativos u operacionales se ocupan de la perspectiva global del negocio de acuerdo a la gerencia: aumento de eficiencia, aumento de utilidades, y efectividad del 24 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- proceso de la gerencia para la toma de decisiones. Las preocupaciones sobre los controles administrativos incluyen: •Confiabilidad de la información gerencial -ésta es una preocupación más alta que la confiabilidad de información financiera. •Oportunidad de la información gerencial. •Velocidad con la cual los errores y las excepciones son detectados y corregidos. •Eficiencia de la administración en los procedimientos de controles generales. •Tipo y naturaleza de información disponible a la gerencia. •Respuestas de las unidades operativas y determinación de si las intenciones de la gerencia son llevadas a cabo. •Propiedad de decisiones hechas por la gerencia o decisiones por las cuales la gerencia es responsable. Los controles administrativos representan amplias preocupaciones para la gerencia. Como resultado de ello, no están sujetos a los mismos límites que los controles internos contables. Para establecer procedimientos administrativos y operacionales efectivos y eficientes, normalmente se requiere un alto nivel técnico. Para poder juzgar qué opinión es la más eficiente o apropiada se requiere estar actualizado, tener un conocimiento de métodos de operación alternativos, y un sólido conocimiento del negocio. 25 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- REVISIÓN ANALÍTICA 26 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- REVISIÓN ANALÍTICA La revisión analítica consiste en pruebas sustantivas o de validez aplicadas sobre la información contable o extracontable y comprende el análisis y comparación de datos. La premisa básica subyacente en la aplicación de los procedimientos de revisión analítica es que ciertas relaciones pueden razonablemente esperarse que existan y continúen en el tiempo a falta de condiciones conocidas que indiquen lo contrario. Este procedimiento permite básicamente que el auditor se forme una opinión sobre la consistencia lógica de la información contable, profundizando en aquellas relaciones inusuales que surjan del análisis. Es de destacar que a efectos de la realización de las revisiones analíticas la herramienta clave a ser utilizada es la tecnología informática. En este sentido las empresas deberían suministrar la mayor cantidad de información en archivos magnéticos (balances de sumas y saldos, informes de ventas, estadísticas, etc.). Con la utilización de la computadora como principal herramienta de procesamiento de datos se logra un ahorro de tiempos estériles (Vg. controles de cálculos) y brindar una mayor seguridad sobre los resultados de la misma. Este tipo de pruebas se realizan en las siguientes etapas del proceso de auditoria: Planificación Posibilita un conocimiento del negocio. Ayuda a detectar los puntos críticos donde el auditor debe poner mayor énfasis en los procedimientos. Ayuda a delimitar los alcances de los procedimientos de auditoria. Realización de Procedimientos Se utiliza como procedimiento sustantivo y aporta cierto grado de evidencia (dependiendo de factores que más abajo se detallan). Etapa final del proceso El auditor puede evaluar la consistencia y razonabilidad de los estados contables. Etapas del proceso de revisión analítica Diseño del Análisis Realización de la Prueba Interpretación de los Rdos. Estructurar la prueba Obtener los datos, efectuar los Determinar si la relación es previsible y y definir los alcances. cálculos y exponer los razonable. Analizar los resultados de la resultados. prueba La revisión analítica implica comparar una variable dependiente en relación con otra independiente y determinar si dicha relación es lógica y responde a algún criterio válido. Para llevar a cabo dicho análisis hay que satisfacerse sobre la independencia de la variable, determinar si es confiable y si la relación es válida. Para poder satisfacernos de que la relación sea válida se debe analizar los siguientes factores: 27 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Factores Implicancia Concepto Aquella que se cree que exista basado en el conocimiento del negocio. Si la aplicación de la prueba aporta Relevante evidencia significativa. Grado en que una variable histórica Consistencia puede darse en el futuro. Considerar cuan independiente es dicha variable (Vg. no debe provenir de la Independencia de la Variable misma fuente de información que la dependiente) En general los datos obtenidos fuera de Calidad de los datos de la la org. Son más confiables que los Industria internos. Analizar si los datos usados son generados por sistemas de información Sistemas de control interno en los cuales el auditor no deposita confianza. Se refiere a la confiabilidad en la información no contable y los sistemas Información no contable de control y generación de la misma (cantidades compradas, producidas, horas estándar, etc.) La población bajo análisis debe ser Población completa. Son pruebas que brindan alta seguridad sobre sus resultados (vg. análisis global Técnicas de Alta Seguridad de amortizaciones, ingresos por ventas globales, etc.) Son pruebas que brindan limitada seguridad sobre sus resultados (vg. Técnicas de Limitada Seguridad análisis de tendencias, comparaciones y relaciones frecuentes, etc.) Mejores estimaciones a mayor período Frecuencia de las mediciones con datos disponibles y mayor frecuencia. A mayor grado de desagregación de la prueba (detalle en que la población es Desagregación de la Prueba segmentada) el análisis será más preciso. Considerar la complejidad en el análisis Grado de Complejidad de los resultados. Credibilidad Calidad de la Relación Calidad de los Datos Precisión de la Prueba 1. Pruebas de Revisión Analítica en la Etapa de Planificación El objetivo principal es proporcionar elementos que permitan la planificación de la naturaleza, tiempo y alcance de los procedimientos de auditoria. Asimismo aumentan el conocimiento del negocio y permiten detectar a grandes rasgos diferencias con los supuestos o relaciones que se venían registrando con anterioridad (áreas donde pueden registrarse ciertos riesgos potenciales). A. Análisis Horizontales: consiste en analizar los datos del período en cuestión a través de la comparación con otros de períodos anteriores que se toman como válidos (vg. cierre de ejercicio actual con uno anterior ya auditado con dictamen limpio). 28 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Rubro Estado de Estado de Variación Relativa Rdos 2003 Rdos 2002 % 03/02 Ventas 100 110 10 % C.M.V. -50 -60 20 % Margen Bruto 50 50 - B. Análisis Verticales: consiste en analizar la estructura, relacionando cada rubro respecto del total, y comparar dicha relación respecto del ejercicio o período anterior (vg. disponibilidades sobre total del activo corriente) Rubro Resultados Análisis 1996 Vertical Resultados 1997 Análisis Vertical Ventas 100 100 % 110 100 % C.M.V. -50 50 % -60 55 % Margen Bruto 50 50 % 50 45 % C. Índices patrimoniales, financieros y económicos: Índice Solvencia Endeudamiento Liquidez Liquidez Acida Inmovilización Rotación del Pasivo Corriente (en veces) Rotación del Pasivo Corriente (en días) Días de Ventas en la Calle Días de conversión de la mercadería en efectivo Rentabilidad Total de la Inversión Fórmula (Total P.N.+ participación de 3ros. En soc. controladas) / Total del Pasivo Total del Pasivo / (Total P.N.+ participación en 3ros. En soc. controladas) Activo Corriente / Pasivo Corriente (Activo Corriente – Bienes de Cambio) / Pasivo Corriente Análisis A mayor índice mayor solvencia A mayor índice menos solvencia A mayor índice mayor solvencia A mayor índice mayor solvencia A mayor índice mayor activo Total del Activo No Corriente / Total del inmovilizado que no se puede Activo afectar a la cancelación de deudas. Compras de bienes y servicios (IVA A mayor índice menores son los incluido y costos de financiación) / Saldo plazos para su cancelación promedio del pasivo corriente 365 (período base) x promedio del pasivo corriente / Compras de bienes y A menores días se le paga más servicios (IVA incluido y costos de lentamente. financiación) 365 (período base) x promedio del A más bajo menos tiempo en activo corriente / Flujo de ventas del formarse el saldo de ds. Por período (más IVA) ventas. 365 (período base) x saldo promedio de A más bajo menor el tiempo en existencias finales / Costo de lo vendido convertirse en dinero. durante el período base Resultado Total del Período / Promedio A mayor índice, mayor rentabilidad del Patrimonio (antes de cargar este resultado) 29 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- D. Otros Análisis: son adicionales a los anteriores y dependen de la confianza depositada en las fuentes de información. •Relaciones entre saldos de cuentas patrimoniales o de resultados y datos operativos (vg. ventas / unidades vendidas, costo / unidades producidas, Bienes de Cambio / existencias en inventario, etc.) •Análisis comparativos de información extracontable o de datos operativos (vg. producción de un ejercicio / Ejercicio anterior, etc.). 2. Revisión Analítica como Prueba de Validez o Sustantiva La aplicación de ciertos procedimientos específicos sirven como pruebas sustantivas relacionado con una afirmación particular. Consiste, en general, en determinar un valor según auditoria y compararlo con los registros contables. A. Pruebas de Global de Amortizaciones Amortizaciones del Ejercicio Anterior Menos (-): - amortización del ejercicio anterior de bienes dados de baja en este ejercicio - Amortización del ejercicio anterior de bienes que completaron su vida útil el Ej. anterior (=) Subtotal Más (+): Amortización actualizada de las altas del Ejercicio Igual (=): Amortizaciones del Ejercicio Objetivo Valuación Prueba Revisar el cálculo de amortizaciones Grado de Seguridad que Proporciona Elevada Este procedimiento es aplicable también a cotejar los valores residuales al cierre del ejercicio. B. Prueba de ingresos o ventas Unidades vendidas en base a información no contable (vg. estadísticas de ventas) Por (x): precio unitario de los productos vendidos (=) Total Objetivo Subvaluación de Ventas Prueba Que se hayan registrado todas las ventas y a los valores correspondientes Grado de Seguridad que Proporciona Depende del tipo de empresa 30 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- C. Análisis de márgenes de utilidad Margen de utilidad del período: (Ventas – Costo de Ventas) / Ventas Comparar con el margen estándar de la sociedad Objetivo Determinar errores en ventas y costos. Prueba Que se hayan registrado todas las ventas y todos los costos de ventas. Grado de Seguridad que Proporciona Limitada. No debe usarse como única prueba. D. Relaciones lógicas entre cuentas contables - Comisiones / Ventas - Ingresos Brutos / Ventas - Cargas Sociales / Remuneraciones - IVA Débito Fiscal / Ventas - Devoluciones / Ventas - Intereses / Cuentas Patrimoniales (a pagar/cobrar) - Diferencia de Cambio / Cuentas Patrimoniales Objetivo Validación de cuentas cuyos guardan alguna relación lógica. saldos Prueba Realizar las relaciones arriba indicadas. Grado de Seguridad que Proporciona Seguras en la medida en que la relación esperada no esté sujeta a varios factores. E. Análisis de la evolución de los sueldos y jornales Sueldos de un mes base Por (x): cantidad de meses del período bajo análisis Más (+) Menos (-): variaciones registradas en el período (=) Igual: Sueldos del Ejercicio Cuando la cantidad de personal es elevada conviene efectuar esta relación en valores unitarios (monto de sueldos del mes base / cantidad de personal de ese mes) 31 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Objetivo Validar el cargo de sueldos del ejercicio Prueba Calcular globalmente el cargo de sueldos del ejercicio partiendo de un mes base y teniendo en cuenta las variaciones producidas. Grado de Seguridad que Proporciona Seguras en la medida en que: no existan variaciones importantes en la nómina y los aumentos y disminuciones de sueldos son por montos fijos y a todo el personal o por secciones. F. Prueba de Seguros a Devengar Nro. de Póliza Cía. Vigencia Riesgo que Cubre Desde Hasta Cierre de Balance Total de días Devengados Neto Gravado Días Pesos A devengar Días Pesos Totales s/ Contab. Diferen. Consiste en confeccionar la planilla estándar en Excel y completar los datos con las pólizas vigentes a la fecha de cierre (o análisis). Comparar luego con los saldos contables y determinar los ajustes. Este tipo de pruebas son aplicables para casos como: intereses devengados por préstamos, títulos públicos y su valor de cotización al cierre, etc. 3. Revisión Analítica en la etapa final de la auditoria Se aplica en el momento en que los estados contables están preparados y consiste en analizar comparativamente los saldos expuestos en los estados contables del ejercicio en cuestión con los del anterior, permitiendo detectar: • • • Inconsistencias o errores Errores de clasificación de saldos (vg. omisión de aperturas de saldos en corrientes y no corrientes) Errores de preparación (vg. no reclasificar los saldos acreedores de bancos en pasivos) 32 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CASO PRÁCTICO ANÁLISIS HORIZONTAL DE SALDOS A DISTINTAS FECHAS DETRMINANDO VARIACIONES ABSOLUTAS Y RELATIVAS 33 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- EJEMPLO DE REVISIÓN ANALITICA ANALISIS HORIZANTAL DE VARIACIONES DE CUENTAS PATRIMONIALES DEL 30.09.99 VS 31.03.99 Código Saldo al Saldo al 30-09-99 31-03-99 Concepto de la cuenta Cta. Variación 0999 vs 03-99 en $ Variación 09-99 vs 03-99 en % 11010100 F.F.ADMINISTRACION 6,000.00 6,000.00 0.00 0.00% 11010300 F.F. CAJA/RECEPCION 4,500.00 4,500.00 0.00 0.00% 11010400 F.F. COMPRAS 2,700.00 2,700.00 0.00 0.00% 11010600 F.F. LA LUCIERNAGA 100.00 100.00 0.00 0.00% 11010700 F.F. ESTACIONAMIENTO 450.00 450.00 0.00 0.00% 11010800 F.F. PISO 23 (200.00) 100.00% 11020100 F.F. TESORERIA 3,000.00 3,000.00 0.00 0.00% 11020300 F.F. CAJA PRINCIPAL 3,000.00 3,000.00 0.00 0.00% 11030100 RECAUD. A DEPOSITAR FRONT DESK 0.00 0.00 0.00 n/a 11030200 RECAUD. A DEPOSITAR CTA. CTE. 0.00 0.00 0.00 n/a 11030300 RECAUD. A DEPOSITAR COCHERA 0.00 (0.00) (0.00) 100.00% 11030400 VALORES A DEPOSITAR 68,244.00 81,996.41 13,752.41 16.77% 11030700 CAJA 55,044.18 55,044.18 0.00 0.00% 11040100 RECAUD. A DEPOSITAR FRONT DESK 100.00% 11040200 RECAUD. A DEPOSITAR CTA. CTE. 11040300 VALORES A DEPOSITAR BRC 11050100 BCO.VELOX CTA.U$S 1625/6C.A. 11050300 BCO. LAVORO 34-20-472353/7 11050400 BCO. CREDITO 10907/8 11050500 BCO. CREDITO 10908/5 11050600 BCO. CREDITO 400025/4 200.00 0.00 3,300.00 3,300.00 (31,317.61) 0.00 31,317.61 100.00% 12,856.10 4,275.10 (8,581.00) -200.72% 154,974.84 201,153.44 46,178.60 22.96% (46,906.97) (33,706.26) 13,200.71 -39.16% 15,036.59 67,379.36 52,342.77 77.68% 1,790.42 18,894.60 17,104.18 90.52% 42,372.86 83,852.17 41,479.31 49.47% 11050800 BCO CREDITO CTA 10905/4 2,477.85 9,944.87 7,467.02 75.08% 11051000 BCO. CREDITO CTA 1693/4 (100,667.88) 22,162.21 122,830.09 554.23% 11051100 BCO. CREDITO CTA.U$S 400024/7 5,421.54 1,648.97 (3,772.57) -228.78% 11051400 BCO.ROBERTS CTA.1213-20067-6 2,997.88 1,368.08 (1,629.80) -119.13% 11051500 DEP.PEND.DE CONCILIACION 102,711.36 109,041.90 6,330.54 5.81% 11051600 BCO. GALICIA CTA 2754/024/3 (46.14) 100.00% 12010000 DEPOSITOS A PLAZO FIJO 0.00 0.00 0.00 n/a 12020000 TITULOS PUBLICOS 168,101.68 166,499.44 (1,602.24) -0.96% 13010100 DEUDORES CUENTA HOTEL 194,153.40 24,798.72 (169,354.68) -682.92% 13010200 DEUDORES EN CUENTA CORRIENTE 762,378.80 369,257.80 (393,121.00) -106.46% 13010300 DEUDORES EN GESTION JUDICIAL 121,374.85 121,374.85 0.00 0.00% 13010400 CUPONES A FACTURAR 29,482.57 27,760.32 (1,722.25) -6.20% 13010500 PASES A CUENTAS CORRIENTES 471,089.90 47,898.93 (423,190.97) -883.51% 13010600 DEPOSITOS PENDIENTES DE CONCIL 0.00 (6,309.60) (6,309.60) 100.00% 13010700 DEUDORES MOROSOS 66,493.15 66,493.15 0.00 0.00% 13020100 DEUDORES CUENTA HOTEL (136,964.09) 18,012.35 154,976.44 860.39% 13020200 DEUDORES EN CUENTA CORRIENTE 248,218.29 236,177.09 (12,041.20) -5.10% 13020300 DEUDORES EN GESTION JUDICIAL 23,074.57 23,074.57 0.00 0.00% 13020400 CUPONES A FACTURAR 2,216.72 6,520.49 4,303.77 66.00% 13020500 PASES A CUENTAS CORRIENTES 22,872.48 3,375.84 (19,496.64) -577.53% 13020600 DEUDORES MOROSOS BCHE. 16,510.99 (16,510.99) 100.00% 16,510.99 100.00% 46.14 16,510.99 34 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ANALISIS HORIZONTAL DE VARIACIONES DE CUENTAS PATRIMONIALES DEL 30.09.99 VS 31.03.99 Código Saldo al Saldo al 30-09-99 31-03-99 Concepto de la cuenta Cta. 14010100 IVA-CREDITO FISCAL 14010300 RETENCIONES IVA RES. 3125 14010400 Variación 0999 vs 03-99 en $ Variación 09-99 vs 03-99 en % (15,633.77) 15,646.19 31,279.96 199.92% 2,217.60 0.00 (2,217.60) 100.00% PERCEPCIONES IVA RES. 3337 0.00 763.57 763.57 100.00% 14010500 RETENCIONES IVA TARJETAS 0.00 0.00 0.00 n/a 14010600 ANTICIPOS IMP. A LAS GANANCIAS 27,673.55 40,781.02 13,107.47 32.14% 14010700 RETENCION IMP. A LAS GANANCIAS 14010800 RETENCION INGRESOS BRUTOS 14010900 AHORRO OBLIGATORIO 14011200 ANTIC.IMP.ACTIVOS 14011300 DGR RIO NEGRO 14011400 PERCEPCION INGRESOS BRUTOS 14011500 14011600 14020700 14020900 9,361.66 26,869.59 17,507.93 65.16% 10,646.85 11,754.68 1,107.83 9.42% 2,108.79 2,108.79 0.00 0.00% 180.83 180.83 0.00 0.00% 26,068.45 26,068.45 0.00 0.00% 1,322.65 318.31 (1,004.34) -315.52% IVA CRED.FISCAL ANTICIPOS 120,496.41 145,846.60 25,350.19 17.38% IMP.GCIA.MINIMA PRESUNTA (0.02) 54,947.10 54,947.12 100.00% RENTA TITULOS A COBRAR 2,304.93 2,189.16 (115.77) -5.29% TARJ.CHEQ.RECHAZAD. 8,069.80 6,714.80 (1,355.00) -20.18% 14021100 GASTOS FAVI 313,290.32 255,949.72 (57,340.60) -22.40% 34010400 IVA-DEBITO FISCAL (126,743.11) (6,856.23) 119,886.88 -1748.58% 34010600 SALDO DDJJ IVA (211,707.37) (105,666.09) 106,041.28 -100.36% 34011200 IMP.INGRESOS BRUTOS A PAGAR (35,564.55) (28,965.46) 6,599.09 -22.78% 34011400 DGR BARILOCHE (28,842.09) (28,842.09) 0.00 0.00% 34011500 PRES.ESP.RET.GCIAS.BENEF.EXT. (204,531.69) (239,824.31) (35,292.62) 14.72% 34011600 PLAN FAC.PAGO IMP.GCIAS. (155,113.71) (169,384.41) (14,270.70) 8.43% 34011700 PRESENT.ESPONT.IMP.GCIAS. (49,840.86) (57,259.14) (7,418.28) 12.96% 37010100 PREVISION DEUDORES INCOBRABLES (70,031.70) (70,031.70) 0.00 0.00% 37010300 PREVISION CONTINGENCIAS POR JU (14,002.84) (45,132.09) (31,129.25) 68.97% 37010500 PREV.IRRECUPERAB.DE GASTOS (19,841.39) (19,841.39) 0.00 0.00% 37010600 PREVISION POR JUICIOS (517,500.00) (517,500.00) 0.00 0.00% 37020100 PROV.ROYALTIES HOLIDAY INN (191,987.97) (6,559.68) 185,428.29 -2826.79% 37020300 PROV.COM.ALOJAMIENTO (19,826.98) (161,207.64) (141,380.66) 87.70% 37020400 PROVISION GASTOS (150,429.94) (114,930.00) 35,499.94 -30.89% 37020500 PROV.IMPUESTOS A LAS GCIAS. 0.00 (334,353.74) (334,353.74) 100.00% 38010200 DEUDAS VARIAS (3,900.00) (714,000.00) (710,100.00) 99.45% 41010100 CAPITAL SOCIAL (8,340,000.00) 0.00 0.00% 41010300 APORTES IRREVOCABLES (6,578,913.04) 0.00 0.00% 42010100 RESERVA LEGAL (8,340,000.00 ) (6,578,913.04 ) (827,438.84) (827,438.84) 0.00 0.00% 42010200 RESERVA FACULTATIVA (12,590.24) (12,590.24) 0.00 0.00% 43010100 RESULT. NO ASIGNADOS DEL EJERC (257,063.25) (0.02) 257,063.23 43010200 RESULT. NO ASIGNADOS DE EJERCI (1,669,654.82 ) 0.00 (1,669,654.82) CONTROLES DE INTEGRIDAD 0.00 Nótese que los totales de control deben dar cero (A=P+PN) 35 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 1285316148.80% 0.00 0.00% CAJA Y BANCOS CIRCUITO DE TESORERIA 36 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- DISPONIBILIDADES / CAJA Y BANCOS 1. Descripción General del Rubro En el rubro Disponibilidades se incluyen el dinero en efectivo y cuentas corrientes bancarias de entidades del país y del exterior, y además valores con iguales características de liquidez, certeza y efectividad. Estos activos tienen poder cancelatorio legal ilimitado y se utilizan en el giro habitual de las operaciones de la empresa. Generalmente los saldos de este rubro no suelen ser significativos al cierre del ejercicio, pero en las cuentas que componen el rubro se realizan movimientos importantes ya que se relacionan con la obtención y desembolso de fondos. 2. Cuentas Generalmente Involucradas 2.1 Patrimoniales -Caja en Moneda Local -Caja en Moneda Extranjera -Fondo Fijo -Banco c/c en Moneda Local -Banco c/c en Moneda Extranjera -Valores a Depositar -Provisión por Gastos y Comisiones Bancarias 2.2 Resultados -Gastos y Comisiones Bancarias -Intereses por Adelantos en Cuentas Corrientes -Diferencias de Cambio Generadas por Activos -Diferencias de Cambio Generadas por Pasivos -Otros gastos bancarios 3. Objetivos de la Auditoria Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Integridad: Todo el efectivo en caja y en - Asegurarse que toda la cuenta bancaria y Bancos ha sido registrado por la compañía. fondos fijos estén incluidos en los registros contables. Exactitud: Las transacciones y los saldos de - Verificar que los saldos registrados sean disponibilidades son matemáticamente exactos, matemáticamente correctos y estén basados en están basados en importes correctos y han sido montos correctos. exactamente resumidos y registrados en el - Verificar la razonabilidad de las conciliaciones mayor general. bancarias. Existencia: Todo el efectivo en caja y en Bancos - Tomar arqueo de caja existe a la fecha del balance. - Confirmar con entidades bancarias saldos en cuenta corriente - Realizar arqueos de valores a depositar. Corte: Todos los movimientos de fondos están - Tomar y verificar corte de ingresos (recibos y registrados en el período al que corresponden. facturas de contado) y pagos (órdenes de pago), incluyendo el corte de chequeras. 37 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Valuación: Los saldos de disponibilidades se - Verificar que todos los ítems incluidos como encuentran correctamente valuados de acuerdo parte de las disponibilidades son realizables en con normas contables vigentes. los montos registrados. En el caso de moneda extranjera verificar que se encuentra valuada a los tipos de cambio vigentes a la fecha del balance. Derechos y Obligaciones: Los saldos - Verificar que las cuentas bancarias registradas registrados de disponibilidades son propiedad de estén a nombre de la Compañía. la Compañía. - Examinar convenios de préstamos a efectos de Toda restricción sobre los fondos ha sido confirmar la existencia de restricciones sobre la debidamente identificada. utilización de fondos. Presentación/Revelación: Los componentes - Identificar saldos acreedores en bancos y del rubro están apropiadamente clasificados y reclasificarlos en el rubro de deudas bancarias. descriptos, y se expone la información que - Reclasificar los valores a depositar con corresponde de acuerdo con las normas diferimiento importantes con respecto a la contables vigentes. Toda restricción sobre los fecha de cierre. fondos ha sido debidamente revelada. - Verificar adecuada relevación de posibles restricciones sobre fondos. VALUACION Y EXPOSICION Si bien la valuación de este rubro no presenta grandes dificultades, efectuaremos algunas consideraciones a tener en cuenta: 1. Caja: En función al arqueo realizado al cierre, separando la moneda local de las divisas para su correcta valuación. En caso de existir diferencias se le informan a la Compañía, pero no se ajustan. Esto se debe a que pueden esconderse fraudes detrás de diferencias de Caja y ajustándolo no se persigue el análisis de la diferencia. 2. Saldos en cuentas corrientes: De acuerdo a las conciliaciones bancarias, sin perder de vista el concepto de la conciliación, mediante la cual se compara la contabilidad y la información brindada por el extracto. Como consecuencia de este cotejo podemos detectar dos tipos de partidas conciliatorias: Transitorias: Son aquellas que se solucionan con el mero paso del tiempo, por ejemplo: los depósitos pendientes de acreditación en extracto. Definitivas: Son aquellas que no van a cambiar por el paso del tiempo. Las partidas de tipo transitorias no se ajustan, ya que naturalmente se compensarán con el paso de los días, sólo se deben a una diferencia que surge producto del corte a una fecha determinada. En tanto que las partidas de tipo definitivas siempre se ajustan, ya que no hay motivos para que se cancelen con el mero paso del tiempo, por lo que es la empresa quien se tiene que proponer no dejarlas pendientes, mediante el constante análisis y seguimiento de las mismas. Como ejemplo de éstas últimas podemos mencionar: Notas de débito bancarias no registradas, Cheques rechazados, Depósitos según extracto no contabilizados por la Cía., Cheques emitidos por la Sociedad y aún no entregados a proveedores (los que se deberán arquear al cierre para proceder a su reclasificación). Cheques vencidos, emitidos y no retirados por el proveedor, los que deben mostrarse nuevamente como deuda, etc. Es importante que las conciliaciones sean efectuadas por personal independiente a quienes manejan los valores y las cuentas bancarias, de modo de efectuar control por oposición de intereses. 38 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Cabe recordar que los saldos acreedores en cuentas corrientes bancarias deben ser incluidos en un rubro del Pasivo como un Préstamo. Hay que reclasificar a Proveedores aquellos valores que al cierre no se han entregado, por lo cual también deben arquearse al cierre. 3. Fondos fijos: No deberán incluirse en estos saldos los gastos ya efectuados y no rendidos. A fin de evitar estas demoras al momento del arqueo se debe recomendar a los clientes que los fondos se repongan antes del procedimiento de cierre. En caso de no realizarlo, estas partidas deben reclasificarse de modo que el saldo contable cruce con el total arqueado o provisionarlos si se tiene el concepto de mantener fijo el importe de la cuenta. 4. Valores a depositar: Se destaca que no se incluyen los valores posdatados, pues éstos representan un crédito por tratarse de valores con menor grado de liquidez. De modo que sólo se exponen como tales aquellos correspondientes a los primeros días hábiles (máximo la primera semana). Además de haber efectuado el arqueo de los valores al cierre, al momento de la auditoria debemos verificar la acreditación de los valores, así validaremos la cobrabilidad de los mismos. 5. Moneda Extranjera: Dentro de cada cuenta de acuerdo al origen de la misma, valuada al cambio vigente al cierre. Para ello tomamos el publicado en el diario del primer día hábil siguiente al cierre del ejercicio tipo comprador. No debemos olvidar su exposición en el Anexo de Moneda Extranjera. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Procedimientos generales para la toma de arqueos: 1. El procedimiento básico del rubro es el arqueo, mediante el cual nos satisfacemos de la existencia de los valores. Debemos arquear todos los valores existentes en la Compañía y en caso de existir más de un tipo de valores en mano de un mismo responsable, debería realizarse simultáneamente el arqueo de todos de modo de evitar posibles ocultamientos e irregularidades. Al efectuar el arqueo no debemos olvidarnos de: - Averiguar antes del arqueo cuales son las cajas y fondos fijos existentes. - En la planilla de arqueo tomar nota con tinta, para que no pueda ser cambiado. - Evitar que nos dejen a solas con los valores, siempre debe haber un representante de la empresa presente. - Preguntar si tiene algún otro valor de cualquier tipo, plazo fijo, documentos, etc. - Dejar asentada al pie del arqueo la leyenda correspondiente (la cual debe hacer referencia a: que se han recontado la totalidad de los valores existentes, que el recuento se realizó en presencia del personal de la Compañía y que los valores se han devuelto a la empresa de conformidad). - De haber enmiendas o tachaduras en las planillas de arqueo las mismas deben ser salvadas. - Las planillas de arqueo deben ser firmadas por los responsables de los fondos y por los auditores. 2. Reconciliaciones bancarias: Se efectúa la revisión de la conciliación realizada por la empresa. Al realizar las conciliaciones bancarias es importante tener en cuenta los siguientes puntos: - Analizar el circuito de control interno y verificar que la persona que realiza las conciliaciones bancarias no sea la misma que la que tiene acceso al manejo de los fondos. Antigüedad de las partidas (pueden indicar la existencia de falta de análisis, falta de profundización por parte de la administración y/o fraudes). Verificar siempre las conciliaciones con extractos originales. 39 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- - Verificar que las conciliaciones bancarias sumen correctamente. Cruzar con la respuesta de circularización. 3. Verificación del depósito de los valores arqueados al cierre. - - Ver la existencia de valores que si bien existen físicamente están vencidos para su cobro (de detectarse tales casos hacer un seguimiento y ver sus implicancias en términos de control y financieros). Ver el depósito posterior. CONTROL INTERNO EN EL AREA DE TESORERIA El área de Tesorería presenta una sensibilidad muy especial ya que a través de ella fluyen los fondos de la empresa. Si bien es cierto que a través del control cruzado por oposición de intereses se tiene cierto control sobre las operaciones, no por ello debemos evitar medidas tendientes a reducir los riesgos en el sector mismo. Principales medidas a adoptar: Separación de funciones: Las tareas de manejo de fondos son incompatibles con cualquier otra. En especial con las registraciones contables y las operaciones que en algún momento se reflejen a través del flujo de fondos (compras-pagos, ventas-cobranzas). Prohibición del acceso del personal de Tesorería a los registros contables: Si acceden a la información contable pueden conocer el modo en qué se efectúan las registraciones contables, así como también las fortalezas y debilidades de los controles que ejerce el área. De este modo pueden tener una ventaja a la hora de esconder información conteniendo errores o situaciones anómalas. En el tipo de empresas más pequeñas dónde en general existe esta deficiencia, se tendrá que hacer hincapié en un control más estricto por parte de la Gerencia. Acceso físico a la oficina de Tesorería: Este sector debe localizarse en un recinto cerrado, ya que en su interior se manejan los valores y la información financiera de la empresa (movimientos de fondos). Análisis de la conveniencia de contratar seguros sobre el dinero en caja y en tránsito: Análisis de la relación costo beneficio. Apertura de correspondencia: La correspondencia debe ser abierta por funcionarios integrantes de la Dirección Superior o en su defecto por sus secretarias, llevando un registro de las mismas y a que sector fue desviada. No es recomendable que lo haga directamente el sector, ya que puede recibir correspondencia con información de otros sectores de la empresa que no deba manejar. Depósito diario e íntegro de la cobranza: Las cobranzas deben depositarse diariamente y en forma íntegra, acudiendo a los fondos fijos o emisión de cheques en caso de necesitarse dinero. Detalle en la boleta de depósito de los cheques incluidos: Se recomienda guardar detalle adjunto a la copia de la boleta de depósito para poder rearmarla en caso que sea necesario. Control de talonarios de Recibos y Cheques que no están en uso: La custodia de estos valores no debe recaer en manos del sector. Esta función no les compete y debe recaer en un funcionario responsable ajeno al manejo de fondos. Recuentos diarios de Caja por el sector: El personal afectado al manejo de fondos debe efectuar diariamente arqueos sobre los valores que se encuentran en su poder, de modo de conciliarlo con sus registros. De esta forma el sector ejerce un control efectivo sobre los fondos que maneja y se evitan también las diferencias de caja acumuladas, que dificultan su análisis. Firmantes dados de baja: El sector debe llevar un registro de firmas en instituciones bancarias con las que se opera, de modo de mantener altas, bajas o modificaciones de firmantes. Básicamente es necesario llevar un control sobre las bajas de modo de evitar que personas que ya no están autorizadas accedan al manejo de fondos. 40 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Correspondencia de los bancos (extractos bancarios y avisos de cheques rechazados): Esta información debe ser derivada a Contaduría y luego de su contabilización debe ser derivada a Tesorería. Proyección de Cobranzas y Pagos para análisis financiero Posición financiera semanal AREAS DE RIESGO Cheques emitidos al portador y pagos en efectivo: Se deben evitar los cheques al portador y/o pagos en efectivo ya que pueden ser retirados por cualquier persona, máxime cuando se acostumbra entregar los valores sin exigir el recibo del proveedor (lo que también debería evitarse). Salidas no documentadas: Bajo ningún concepto deben efectuarse pagos sin documentación de respaldo. En caso de entregarse fondos “a rendir” estos deben salir por: - Fondo Fijo con un vale prenumerado, fechado y firmado, en el que conste la fecha importe y concepto a ser aplicado, el que será retenido hasta su rendición. - Orden de Pago, la que será imputada a una cuenta de Otros Créditos, esta cuenta debe ser constantemente analizada para que dichos gastos no sean abonados nuevamente. En el segundo caso deben identificarse los motivos que admitan este tipo de transacciones (por ejemplo anticipos de viajes) y establecer las pautas que los regirán de modo que se conozcan por todo el personal. Así no se podrá aludir a desconocimiento o distracción, por ejemplo todas las rendiciones de este tipo se le harán a una misma persona quien será la responsable de analizar esa cuenta contable. Anulación de los comprobantes pagados: Debemos verificar que los comprobantes ya abonados sean anulados mediante el sello “FECHADOR DE PAGADO”. Es recomendable que el firmante del cheque identifique en el momento de la firma su autorización en el comprobante, evitando de este modo la posibilidad de reutilizarlo. Para esto se puede prever la utilización de un sello fechador con espacio para las firmas de los empleados (emisor y autorizante). Imposibilidad de pago de facturas mediante fotocopias y/o fax: Una medida de control que no debe ser evitada bajo ningún concepto es la imposibilidad de pagar mediante una fotocopia o fax, evitando de este modo la utilización fraudulenta. Si bien en general los sistemas de cuentas corrientes de proveedores no permiten el ingreso de dos facturas con el mismo número, no debemos olvidar que el empleado puede conocer los artilugios para poder ingresarla, como por ejemplo cambiar un número en la factura o crear otro número de proveedor. Independientemente de estos métodos hemos verificado casos en los que el sistema no controla el número de factura o lo hace luego de un proceso que en tanto que no se corra se puede cargar infinitamente. Adelantos de Sueldos: Sólo deben efectuarse a pedido del Sector de Personal, y se tratará de realizar el depósito en la cuenta de cada trabajador. En caso de no ser posible y manejar efectivo se le entregará el dinero a Personal quién se ocupará de distribuirlo a los empleados. El control del descuento de los mismos lo efectuará el Departamento Contable en el momento de registrar los sueldos del mes. 41 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Boletas de depósito por Cajero Automático: Es conveniente recomendar que se eviten los depósitos efectuados por máquina debido a que es imposible en caso de discrepancia verificar como se generó el error. Antigüedad de las partidas conciliatorias: Es importante tener en cuenta la antigüedad de las partidas conciliatorias, ya que la empresa debe ocuparse de analizarlas para efectuar los ajustes correspondientes. Detrás de partidas antiguas sin solucionar se pueden esconder movimientos fraudulentos, por lo que nunca se solucionarán y se apunta a que sean eliminados por antigüedad. Esto se debe tener básicamente en cuenta con las partidas que representen egresos de fondos. Días de pago a Proveedores: El hecho de fijar días de pago hace más fácil la labor de control por parte de la firma autorizante quien tendrá más presente los pagos realizados en día, lo que sumado al sello fechador acota las posibilidades de fraude. Respecto a las firmas también es conveniente que se le preparen todos los pagos y se le entreguen una vez al día. Consideraciones particulares sobre el arqueo de fondos fijos Todo sistema de fondos fijos debe cumplir con las siguientes pautas para garantizar su adecuado funcionamiento: - - - - Responsable del fondo fijo. Monto asignado. Debe existir un monto máximo por operación, con el objeto de evitar su pronto agotamiento. Documentación de respaldo para todos los egresos de fondos. Documentación interna de gastos para aquellos gastos que no exista comprobantes (ejemplo taxis, propinas, etc.) o que no tenga sentido guardar los comprobantes (ejemplo boleto de colectivo o tren). En todos los comprobantes internos (ej. Vales) deberán figurar los importes en números y en letras. Además la documentación interna deberá estar prenumerada y fechada con el objeto de detectar la antigüedad de la misma. Cada comprobante interno deberá incluir quién utilizó los fondos y quién autorizó su egreso. La documentación de respaldo deberá estar anulada con un sello de pagado/fechador. El motivo del mismo es para evitar que dichos comprobantes sean pagados en dos oportunidades. Para evitar esta situación es fundamental que el sello lo ponga el que paga o repone el fondo ya que de no ser así le podrían presentar el mismo comprobante sellado en más de una oportunidad. El fondo fijo se debe componer en un 100% por dinero, comprobantes (facturas) y comprobantes internos (vales debidamente autorizados). Los plazos (ej. Una vez por semana) y formas (ej. cuando se agota en un 70%) de reposición deben estar preestablecidos. Caja y bancos preguntas de CI frecuentes Caja y Fondo Fijo 1. ¿Los Montos en efectivo asignados a los fondos fijos son razonables? ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿La documentación de soporte incluida en las rendiciones de los fondos fijos es la apropiada y está de acuerdo con los conceptos que deben ser abonados por este medio? ---------------------------------------------------------------------------------------- 42 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 3. ¿Son los formularios de rendición de fondos fijos completados, indicando concepto, importe en números y letras y firma del beneficiario y del que autoriza el gasto? ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Son los comprobantes abonados por el fondo fijo adecuadamente anulados? ---------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Los gastos efectuados a través de los fondos fijos rendidos a la fecha de cierre del ejercicio económico? ---------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Durante el ejercicio los responsables de efectuar las rendiciones de los fondos fijos, lo hacen de forma tal de evitar quedarse sin fondos y en formularios diseñados al efecto? ---------------------------------------------------------------------------------------7. ¿Son las rendiciones de fondo fijo revisadas y autorizadas por personas ajenas al sector caja? ---------------------------------------------------------------------------------------- Bancos 8. ¿A la fecha de cierre del ejercicio económico, todas las cuentas bancarias son conciliadas con el mayor general? ---------------------------------------------------------------------------------------9. ¿Durante el ejercicio económico se realizan conciliaciones bancarias con una frecuencia razonable que posibilite el adecuado control de las cuentas corrientes? ---------------------------------------------------------------------------------------10. ¿Las partidas pendientes son investigadas y aclaradas en su totalidad, aún las que se netean dentro del extracto, y en especial aquellas que al cierre del ejercicio tengan una antigüedad mayor a 30 días? ---------------------------------------------------------------------------------------11. ¿La persona encargada de realizar las conciliaciones bancarias es ajena al movimiento de fondos y a los registros de caja y bancos? ---------------------------------------------------------------------------------------12. ¿Las conciliaciones bancarias son aprobadas por un funcionario de jerarquía? ---------------------------------------------------------------------------------------13. ¿Los saldos mantenidos en cuentas corrientes bancarias son los mínimos necesarios, de forma tal de que los excedentes financieros pueden ser colocados en depósitos numerados? ---------------------------------------------------------------------------------------- 43 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 14. ¿Quién autoriza los descubiertos bancarios? El Gerente Administrativo Financiero ---------------------------------------------------------------------------------------15. ¿De existir restricciones en la disponibilidad de los activos financieros, las mismas se hallan adecuadamente expuestas (naturaleza de la restricción y montos involucrados) en los estados contables? ---------------------------------------------------------------------------------------16. Existen otras formas de movimiento de fondos que signifiquen cancelaciones de pasivos, o que no se realicen a través de la emisión de cheques, por ejemplo Data Cash, o comunicaciones escritas a través del B.C.R.A., efectivo, u otras a través del sistema financiero. ¿Cómo se controlan? ---------------------------------------------------------------------------------------17. ¿Existen procedimientos que aseguren que los cambios en los firmantes, así como en los niveles de autorización, son adecuados ya sea internamente como en las entidades financieras? ---------------------------------------------------------------------------------------18. ¿Las chequeras sin utilizar se encuentran bajo la custodia de un funcionario de jerarquía, y son las mismas entregadas a los sectores usuarios contra recibo y entrega de las chequeras previas? ---------------------------------------------------------------------------------------19. ¿En el caso de utilizar formularios continuos de cheques se toman medidas similares de control? ---------------------------------------------------------------------------------------20. ¿En el caso de canje de cheques propios de la empresa, ya sea que se hallan vencido o que se hallan emitido en forma equivocada, los cheques canjeados son conjuntados al legajo de emisión del nuevo cheque debidamente anulado? ---------------------------------------------------------------------------------------21. ¿Qué área controla la correlatividad numérica de los cheques utilizados? ---------------------------------------------------------------------------------------- Notas de débito bancarias 22. ¿Son las notas de débito bancarias decepcionadas por un sector ajeno a la caja? ¿Por cuál? ---------------------------------------------------------------------------------------23. ¿Son las notas de débito bancarias examinadas a los efectos de verificar que las mismas constituyen egresos válidos para la empresa, y su registración es adecuadamente autorizada? ---------------------------------------------------------------------------------------- 44 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- EJERCICIO Conciliación Bancaria al 31/12/03 - Banco Río 2,856.631 Saldo según Extracto Bancario Débitos Contables: 1) Cheque Nº 27734 Bco.Itaú (48 hs.) depositado el 30/12/03 por $ 345,25 y vista su acreditación el día 02/01/04. 2) Cheque Nº 22345 Bco.Boston depositado el 28/11/03 por $ 354,75, sin acreditación posterior. 700.00 Débitos Bancarios: Gastos Bancarios por $ 213,52 Impuesto al valor agregado por $ 44,83 258.35 Créditos Contables: 1) cheque de pago diferido Nº 168 por $ 450,00 retirado por el proveedor el día 18/12/03. Visto débito en extracto posterior. 2) cheque Nº150 por $ 175,00 retirado por el proveedor el día 01/12/03 y no habiéndose visto su débito en extracto con posterioridad al cierre. Créditos Bancarios: (625.00) 1) Cobranzas del interior por $ 835,00 de fecha 28/12/03, no contabilizadas. 2) cheque diferido Nº2879 del Bco.Itaú por $ 345,00 emitido y recibido el día 18/11/03 y acreditado el día 29/12/03. 3) Transferencia del Bco.Francés (pendiente en la conciliación) por $ 354,00, acreditada el día 27/12/03. (1,534.00) 1,655.982 Saldo según Balance de Sumas y Saldos Se pide: Analice la conciliación bancaria del Banco Río y proponga los asientos de ajuste de auditoria que considere pertinentes. 45 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- EJEMPLO DE PLANILLA RESUMEN DE BANCOS Banco Río -Cta.Cte. Del Suquia cta.cte. Roberts Galicia Francés Acreditacio Débitos Créditos Saldo según Débitos Saldo según nes en Contables no Contables no extracto Bancarios no banco no tomados por tomados por el bancario contabilizados Contabilidad contabiliza el Banco Banco das 2,856.63 700.00 258.35 625.00 1,534.00 1,655.98 5,567.89 1,890.00 347.28 2,000.00 260.00 5,545.1 7 10,579.45 2,535.85 365.42 1,560.00 800.25 11,120.47 (3,478.22) 1,624.36 1,852.78 654.50 552.25 (1,207.83) 549.73 243.60 2,563.89 1,002.05 2,335.00 20.17 Totales Control 16,075.48 A 6,993.81 B 5,387.72 C 5,841.55 D 5,481.50 17,133.96 E F=A+B+C-DE Aclaraciones: El control se realiza como lo indica la columna F. Además, para dicha columna, se debería controlar que la sumatoria vertical coincida con la sumatoria horizontal. De acuerdo al detalle de las partidas conciliatorias, le sugerimos que proponga los asientos de ajustes que considere, a fin de que los saldos de los bancos queden razonablemente valuados. MODELO DE PLANILLA DE ARQUEO DE FONDO FIJO EMPRESA: ARQUEO DE FONDO FIJO BILLETES 100,00$ 50,00$ 20,00$ 10,00$ 5,00$ 2,00$ TOTAL M/E 1,00$ 0,50$ 0,25$ 0,10$ 0,05$ TOTAL VALES DEL: CANTIDAD IMPORTE TOTAL CANTIDAD IMPORTE TOTAL FECHA NUMERO IMPORTE 46 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- TOTAL FACTURAS FECHA PROVEEDOR IMPORTE TOTAL TOTAL RECONTADO TOTAL ASIGNADO DIFERENCIA FIRMA AUDITOR FECHA: HORA: Los valores arriba indicados fueron recontados en mi presencia y me fueron devueltos a mi entera conformidad no existiendo otros bajo mi custodia. FIRMA CAJERO FECHA: HORA: MODELO DE PLANILLA DE ARQUEO DE CAJA EMPRESA: ARQUEO DE CAJA DEL: BILLETES 100,00$ 50,00$ 20,00$ 10,00$ 5,00$ 2,00$ TOTAL M/E TOTAL MONEDAS 1,00$ 0,50$ 0,25$ 0,10$ 0,05$ TOTAL OTROS CHEQUES EN CARTERA CHEQUES PROPIOS / / CANTIDAD IMPORTE TOTAL CANTIDAD IMPORTE TOTAL FECHA NUMERO IMPORTE TOTAL TOTAL RECONTADO 47 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- TOTAL ASIGNADO DIFERENCIA FIRMA AUDITOR FECHA: HORA: Los valores arriba indicados fueron recontados en mi presencia y me fueron devueltos a mi entera conformidad no existiendo otros bajo mi custodia. FIRMA CAJERO FECHA: HORA: MODELO DE PLANILLA DE ARQUEO DE VALORES EMPRESA ARQUEO DE CHEQUES EN CARTERA NUMERO BANCO DEL: LIBRADOR Fecha Emisión Fecha Venc. TOTALES: FECHA. FIRMA AUDITOR HORA: Los valores arriba indicados fueron recontados en mi presencia y me fueron devueltos a mi entera conformidad no existiendo otros bajo mi custodia. FECHA: HORA: FIRMA CAJERO 48 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- IMPORTE INVERSIONES TRANSITORIAS 49 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- INVERSIONES TEMPORARIAS 1. Descripción del Rubro En este rubro se incluyen las colocaciones temporarias efectuadas con ánimo de obtener una renta o beneficio y que no forman parte de los activos dedicados a la actividad ordinaria principal de la Sociedad. Los ejemplos más comunes de inversiones temporarias son los siguientes: - Depósitos a plazo fijo. Títulos públicos. Acciones/ participaciones en otras sociedades. Bienes muebles e inmuebles. 2. Cuentas involucradas 2.1 - Inversiones temporarias (capital más intereses o diferencias de cambio o cotización devengados). 2.2 - Patrimoniales Resultados Intereses. Diferencias de cambio o de cotización. Resultados por compra/venta. 3. Normas de Valuación y Exposición 3.1 Valuación Los depósitos a plazo fijo se valúan al capital impuesto más los intereses devengados desde la fecha de imposición hasta la fecha de cierre. En el caso de tratarse de depósitos en moneda extranjera el total del capital más los intereses se convierten al tipo de cambio de la fecha de cierre. Por lo tanto los resultados generados por estos activos están representados por los intereses, y en su caso diferencias de cambio. Los títulos públicos y las acciones se valúan a su valor de cotización a la fecha de cierre, generando en consecuencia un resultado positivo o negativo por diferencia de cotización. 3.2 Exposición Respecto de la exposición de las partidas del rubro no existen cuestiones contables de gran complejidad, y las mismas serán expuestas como activos corrientes. Se deberá tener en cuenta la identificación y exposición de las restricciones de la disponibilidad de los mismos en caso de existir. 50 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 4. Objetivo de Auditoria Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Integridad: Todo las inversiones de propiedad - Asegurarse que todas las inversiones están de la Compañía a la fecha del balance han sido incluidas en los registros contables. registradas en el mayor general. - Tomar arqueos. - Confirmar con terceros (bancos para los plazos fijos, custodios para los títulos públicos y acciones, etc.) Exactitud: Las transacciones y los saldos de - Verificar que los saldos registrados sean inversiones son matemáticamente exactos, están matemáticamente correctos y estén basados en basados en importes correctos, han sido montos correctos. clasificados en las cuentas apropiadas y han sido exactamente resumidos y registrados en el mayor general. Existencia: Todas las inversiones registradas - Tomar arqueos. existen a la fecha del balance. - Confirmar con terceros (bancos para los plazos fijos, custodios para los títulos públicos y acciones, etc.) - Revisar documentación sustentatoria. - Revisar hechos subsecuentes. Corte: Todos los movimientos están registrados - Verificar el adecuado devengamiento de en el período al que corresponden. intereses a la fecha de cierre. - Revisar documentación sustentatoria. Valuación: Los saldos de inversiones se - Verificar devengamientos. encuentran correctamente valuados de acuerdo - Revisar la valuación a cotizaciones de mercado con normas contables vigentes. en los casos que corresponda. - Test de recuperabilidad. Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Derechos y Obligaciones: Los saldos - Verificar la titularidad de las inversiones. registrados de inversiones sean propiedad de la - Efectuar confirmaciones. Compañía. - Examinar convenios de préstamos para Toda restricción sobre las inversiones ha sido determinar si existen restricciones a la debidamente identificada. disponibilidad de las inversiones. Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar adecuada clasificación en corriente – del rubro están apropiadamente clasificados y no corriente. descriptos, y se expone la información que - Verificar adecuada exposición de previsiones corresponde de acuerdo con las normas por desvalorización, en caso de corresponder. contables vigentes. - Verificar adecuada revelación de posibles restricciones a al disponibilidad de las inversiones. 5. Factores o Áreas de Riesgo La salvaguarda física o su custodia no es adecuada. El banco en el cual se hicieron los depósitos, o el emisor de los títulos o acciones demuestra problemas que generen incertidumbre acerca de la recuperabilidad de la inversión. Los resultados no se encuentran adecuadamente devengados. La existencia de las inversiones (en especial en aquellos casos de inversiones de rápida negociabilidad). 51 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- PREGUNTAS TIPICAS DE CI 24. ¿Se contabilizan las inversiones a su costo o a su valor neto de realización, el que sea menor? ---------------------------------------------------------------------------------------25. Si se contabiliza a valor de mercado explique como se determinó el mismo. ---------------------------------------------------------------------------------------26. ¿La rentabilidad de las inversiones se contabiliza sobre la base del principio de lo devengado? ---------------------------------------------------------------------------------------27. ¿Se han contabilizado adecuadamente todos los ingresos en las cuentas contables? ---------------------------------------------------------------------------------------28. ¿Se han tenido en cuenta todas las consecuencias impositivas relacionadas con las inversiones? ---------------------------------------------------------------------------------------29. ¿Los títulos valores se encuentren físicamente resguardados? Explique donde. ---------------------------------------------------------------------------------------- 52 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CRÉDITOS POR VENTAS 53 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CUENTAS POR COBRAR 1. Descripción del rubro En este rubro se incluyen los derechos que el ente posee contra terceros para recibir sumas de dinero u otros bienes o servicios (siempre que no respondan a las características de otro rubro del activo). Deben discriminarse los créditos por ventas de los bienes y servicios correspondientes a las actividades habituales del ente de los que no tengan ese origen. 2. Cuentas involucradas 2.1 Patrimoniales -Créditos por Ventas -Documentos a Cobrar -Facturas/documentos Descontados -Deudores Morosos -Deudores Cheques Rechazados -Deudores en Gestión Judicial -Intereses a Cobrar -Intereses a Devengar (regularizadora) -Otros Créditos -Previsión para Devoluciones (regularizadora) -Previsión para Descuentos (regularizadora) -Previsión para Incobrables (regularizadora) 2.2 Resultados -Ventas -Descuentos -Bonificaciones -Devoluciones -Incobrables 3. Normas de Valuación y Exposición 1.1. Valuación Para valuar a estos activos se considerará su destino probable. El criterio general es que las cuentas por cobrar se valúan al valor actual a recibir, que en un caso incluye los intereses devengados a la fecha de cierre. Este valor no debe superar el valor recuperable, o sea que debe ponerse énfasis en el análisis de la cobrabilidad de los créditos, y a la consideración de los descuentos y previsiones para devoluciones. Caso particular: Cuando existiere la intención de y la factibilidad de negociarlos, cederlos o transferirlos anticipadamente, se computarán a su valor neto de realización, determinado por su valor descontado, utilizando una tasa que al momento de la medición refleje el valor tiempo del dinero y los riesgos específicos de la operación. Ver requisitos para la aplicación de este método en RT 17 punto 5.2. 54 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Si los créditos son en moneda extranjera deberán ser convertidos al tipo de cambio comprador a fecha de cierre. 1.2. Exposición Deben considerarse para las cuentas incluidas en este rubro su clasificación en corrientes o no corrientes. Los saldos deben exponerse netos de las previsiones que los regularizan, indicando en notas a los estados contables su composición. De existir saldos en moneda extranjera incluir el anexo correspondiente en los estados contables. De existir previsiones también debe incluirse el correspondiente anexo. Se deberá tener en cuenta la identificación y exposición de las restricciones de la disponibilidad de los mismos en caso de existir. Deberán identificarse separadamente en notas los saldos a cobrar de sociedades controladas o vinculadas, y los resultados generados por las operaciones efectuadas con las mismas. En nota a los estados contables debe incluirse una apertura de los saldos a cobrar en función del plazo estimado de cobro y de la tasa de interés que devengan (requisito introducido por la R.T. 17; la Bolsa ya lo pedía como inf. Adicional requerida por el art. 68 del reglamento de la Bolsa de Comercio). 4. Objetivos de Auditoria Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Integridad: Las cuentas por cobrar representan - Verificar que todas las cuentas por cobrar todos los montos adeudados a la Compañía originadas de transacciones realizadas por la originados en ventas y otras transacciones. Compañía se encuentren registradas. Exactitud: Las transacciones y los saldos de cuentas por cobrar son matemáticamente exactos, están basados en importes correctos, han sido clasificados en las cuentas apropiadas y han sido exactamente resumidos y registrados en el mayor general. Existencia: Todos los saldos registrados al cierre se corresponden con cuentas a cobrar que existen efectivamente - Determinar que los saldos registrados sean matemáticamente correctos y estén basados en montos correctos. - Cotejar las transacciones registradas con la documentación sustentatoria - Tomar arqueos de documentos a cobrar y otros valores asimilables. - Confirmar saldos con clientes y otros deudores. - Confirmar saldos de bancos en caso de haberse entregado documentos en garantía de operaciones. - Revisar documentación sustentatoria. - Revisar hechos subsecuentes. Corte: Los movimientos están registrados en el - Prueba de los cortes de documentación período al que corresponden. efectuados al cierre. - Revisión de notas de débito y crédito posteriores. - Pruebas analíticas de resultados. Valuación: Los saldos de cuentas por cobrar se - Verificar devengamientos. encuentran correctamente valuados de acuerdo - Análisis de la razonabilidad/suficiencia de la con normas contables vigentes. previsión para incobrabilidad, para descuentos y devoluciones. 55 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Derechos y Obligaciones: Los saldos - Consultar con la gerencia si existen cuentas por registrados de cuentas por cobrar sean cobrar con restricciones en su cobranza por propiedad de la Compañía. garantizar operaciones. Toda restricción sobre la disponibilidad de las - Revisión de confirmaciones. cuentas por cobrar haya sido debidamente - Revisión de documentación de respaldo (por identificada. ejemplo contratos de préstamos u otros documentos importantes) para determinar si existen restricciones a la disponibilidad de las cuentas por cobrar. Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar su clasificación entre corrientes o no del rubro están apropiadamente clasificados y corrientes. revelados y se expone la información que - Verificar adecuada exposición de previsiones corresponde de acuerdo con las normas por deudores incobrables, en caso de contables vigentes. corresponder. - Verificar adecuada revelación de posibles restricciones a al disponibilidad de las cuentas por cobrar. 5. Factores o Áreas de Riesgo Sobrevaluación debido a la imputación doble de facturas, facturación de operaciones ficticias, determinación incorrecta de precios o la no registración de los descuentos correspondientes. Subvaluación por falta de registración de facturas. Cobrabilidad, lo cual depende en parte de factores externos, tales como solvencia del cliente y la situación económico financiera. Inadecuado devengamiento de intereses. Realización de ventas a clientes ficticios. Inexistencia de un adecuado circuito de aprobación de límites de crédito. Inexistencia de un adecuado circuito de aprobación de precios. Inexistencia de un adecuado circuito de aprobación de notas de crédito. Inexistencia de un adecuado circuito de aprobación de límites de crédito. Accesos irrestrictos a modificar datos fijos de clientes. 56 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- PLANILLA DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE LAS CONFIRMACIONES DE CUENTAS A COBRAR Preparada ................................... Aprobada .................................... Nº por: ..../..../.. .. por: ..../..../.. .. Cliente: ................................................................. Cierre del Ejercicio: ..../..../.... Circular Resp. que no se Respuestas Recibidas Análisis de Errores Saldo enviada Recibieron s/el Procedimientos Import Nombre del 2º Mayor de 1º alternativos e que Saldo Cliente Fech Diferen Explicaciones y Cuentas s/ el aún no Docume Pago a cia comentarios Teléfo a Cobrar Fecha Fecha se Cliente nt. de Posteri no aclaró or Exp. etc. / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / Ref. aP de T / / / / / / / / / / TRANSPORTE MONTOS TOTALES ............... ........ % ....... ............ ............ ............. ........... ........... ........... ... % ...... % ....... % ........ % ...... % ..... % ...... % Total de Cuentas a Cobrar Total de Total de Total de Total de Total de Total de Total de Confi Confirm Confirma Confirma Confirm Confirm Confirm ciones aciones aciones aciones rmac aciones ciones iones 58 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 100% PROCEDIMIENTO DE CORTE Este procedimiento consiste en: Registrar para las facturas, notas de débito, notas de crédito y recibos (de todos los talonarios utilizados por la Compañía) el último número utilizado y el primero en blanco (al cierre del ejercicio/período a auditar), verificando correlatividad de los últimos emitidos. Ello implica que estos datos deben ser recopilados el último día del ejercicio en cuestión, luego de finalizada la operatoria de la Cía. o bien a primera hora del primer día siguiente del cierre, antes del inicio de las operaciones. En oportunidad del análisis del saldo, verificar que, para los documentos antes mencionados, no se haya registrado ninguno con numeración posterior al “último emitido” en el período analizado. Esto se efectúa de la siguiente manera: - - Solicitar el mayor de la cuenta relacionada (p.c. ventas) Verificar para la numeración de los documentos allí asentados (p.e. facturas): el último asentado (y los anteriores) concuerden con el último número registrado por el auditor al cierre del ejercicio (y que no exista ninguno con numeración posterior incluido en dicho mayor). El primero asentado en el período siguiente concuerde con el primero en blanco registrado por el auditor al cierre del ejercicio (y que no exista ninguno con numeración anterior incluido en dicho mayor). Ejemplo Corte de facturas Cierre del ejercicio Mayor de las cuentas ventas Última emitida Primera en blanco 1101 31/12/95 1102 20/11/95 21/12/95 23/12/95 27/12/95 31/12/95 1097 1098 1099 1100 1101 1 2 3 2 1 02/01/96 1102 2 03/01/96 07/01/96 1103 1104 3 2 Documentos con numeración anterior al último emitido Último emitido concuerda con datos según auditoria Primero en blanco concuerda con datos según auditoria Documentos con numeración posterior al primero en blanco CRÉDITOS POR VENTAS PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA LA VALIDACIÓN DEL RUBRO 60 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Procedimientos para la validación de saldos de créditos 1) Cruce del analítico de clientes con la contabilidad. 2) Selección de la muestra respectiva de la totalidad del universo. (Se debe detallar el criterio de selección de la muestra) 3) Circularización 4) Comparar las respuestas de las circularizaciones y resolver las diferencias. 5) Para los clientes que no respondieron a la circularización, ver cobros posteriores. 6) Para los que no respondieron a la circularización y tampoco tuvieron cobros posteriores ver factura y remito firmado por el cliente (en el caso de que se estén viendo bienes de cambio). Nota: la muestra se debe validar al 100%, no se debe hacer muestra de muestra. • Otro procedimiento que se debe realizar es el análisis de incobrabilidad, para lo cual se debe tomar un criterio de incobrabilidad (por ejemplo: vencido más de 60 días) y en función al mismo realizar un análisis de la antigüedad de deuda y de esta manera generar la previsión para deudores incobrables. CRUCE DEL SALDO SEGÚN EL ANALÍTICO CON EL SALDO CONTABLE Analítico de clientes Saldo 31-12 Cliente 1 123.000,00 Cliente 2 200,00 Cliente 3 4.870,00 Cliente 4 78.900,00 Cliente 5 300,00 Cliente 6 45.000,00 Cliente 7 11.000,00 Cliente 8 34.500,00 Cliente 9 1.000,00 Cliente 10 4.700,00 Cliente 11 4.200,00 Cliente 12 460,00 Cliente 13 430,00 Cliente 14 874,00 Cliente 15 5.087,00 Cliente 16 11.900,00 Cliente 17 234,00 Cliente 18 500,00 Cliente 19 240,00 Cliente 20 250,00 61 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Total s/analitico 327.645,00 Total según Saldo Contable 330.000,00 Diferencia Diferencia Relativa 3 (2.355,00) INMATERIAL -1% INMATERIAL SELECCIÓN DE LA MUESTRA Criterio de selección de la muestra: Todos los saldos mayores a $ 20.000.- y algunos inferiores a test. Analítico de clientes Saldo 31-12 Cliente 1 123.000,00 A Cliente 2 200,00 Cliente 3 4.870,00 Cliente 4 78.900,00 A Cliente 5 300,00 Cliente 6 45.000,00 A Cliente 7 11.000,00 A Cliente 8 34.500,00 A Cliente 9 1.000,00 Cliente 10 4.700,00 Cliente 11 4.200,00 A Cliente 12 460,00 Cliente 13 430,00 Cliente 14 874,00 Cliente 15 5.087,00 Cliente 16 11.900,00 A Cliente 17 234,00 Cliente 18 500,00 Cliente 19 240,00 Cliente 20 250,00 Total s/analítico Total de la muestra 327.645,00 D A 308.500,00 C Scope de la muestra 94% C/D 62 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 1 OK con saldo contable al 31/12/99 VALIDACIÓN DE LA MUESTRA Respuesta de Cobros circularizaciones posteriores∗ conciliadas okey Vistas facturas y remitos Analítico de clientes Saldo al cierre Cliente 1 123.000,00 Cliente 4 78.900,00 Cliente 6 45.000,00 Cliente 7 11.000,00 11000 Cliente 8 34.500,00 34500 Cliente 11 4.200,00 4200 Cliente 16 11.900,00 Total s/analítico 308.500,00 123000 55500 45000 11900 168.000,00 67.400,00 73.100,00 54% 22% 24% Scope de validación Total validación de la muestra 23.400,00 100% PREGUNTAS TIPICAS CIRCUITO VENTAS INGRESOS La estructura organizativa 1. Explique brevemente como está organizado la Gerencia de Ventas. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Indique si las siguientes actividades se encuentran adecuadamente separadas? Ventas Otorgamientos de créditos Expedición Facturación Custodia de documentos a cobrar y otros valores Cobranzas Mantenimiento de registro de control Determinación de las condiciones de venta 1. En relación con la fijación de los precios, descuentos comerciales, descuentos por pronto pago, etc.: indique si en el ejercicio existen clientes que se hayan beneficiado con condiciones de ventas especiales distintas a la política general de la empresa. 63 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ----------------------------------------------------------------------------------------2. Indique en que consisten, cuantifique las mismas por cliente y tipo de operación. ---------------------------------------------------------------------------------------- 3. ¿Han sido las excepciones adecuadamente autorizadas? ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Las tasas de descuento por pronto pago resultan razonables? ---------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Cómo comparan con tasas del mercado? ---------------------------------------------------------------------------------------- Cambios en las condiciones de venta 6. ¿Se efectuaron cambios en las condiciones de venta en el ejercicio? ---------------------------------------------------------------------------------------7. ¿Fueron los mismos adecuadamente autorizados? ---------------------------------------------------------------------------------------- Administración de ventas 1. ¿Se utilizaron formularios de pedidos de venta prenumerados? ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Son estos formularios controlados por el sector de administración de ventas? ---------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Se informa mensualmente sobre los pedidos de venta que no fueran oportunamente satisfechos, informando la causa que originó la pérdida de la venta (falta de stock, exceso en el límite de crédito, etc.)?. ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Son los canales de comunicación adecuados, a efectos de que el sector producción tome en cuenta los pedidos de venta y pueda planificar eficientemente los niveles de existencia? ---------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Existen sanciones por escrito a toda persona o responsable que arbitrariamente ingrese pedidos de venta ficticios, que luego deben ser regularizados mediante notas de crédito? ---------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Se informa inmediatamente a La Dirección sobre la existencia de esta actividad? ---------------------------------------------------------------------------------------7. ¿Existe información sobre los clientes y conceptos que dieron lugar a las notas de crédito? ---------------------------------------------------------------------------------------- 64 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 8. Indique si las operaciones de venta son registradas correctamente en lo que se refiere a importes, cantidades, fechas y clientes. ¿Se registran en el período adecuado? ---------------------------------------------------------------------------------------- 9. Indique si existen los mecanismos de control establecidos para evitar que existan ventas a clientes ficticios, las condiciones de venta no respondan a la política de la empresa o que existan clientes con exceso de crédito otorgado. ---------------------------------------------------------------------------------------10. Indique si existen mecanismos que aseguren que la totalidad de las operaciones de ventas son ingresadas y aceptadas para su procesamiento. Créditos 1. Indique si los límites de crédito por cliente o por grupo de clientes dentro de los distintos canales de comercialización resultan razonables en cuanto a: SI NO N/A Montos Plazos Tasa de Interés Instrumentación del Crédito 2. ¿Son los mismos aprobados adecuadamente? ---------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Existen por escrito normas y procedimientos relacionados con el otorgamiento de crédito y que las mismas satisfagan las políticas establecidas por la dirección superior? ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Se solicitan a los potenciales clientes y/o terceros especializados en la evaluación crediticia elementos de consulta adecuados para la toma de decisiones tales como estados contables auditados, declaraciones de bienes, informes comerciales, antecedentes comerciales, deuda mantenida hasta ese momento, etc.? ---------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Tiene todo cliente un legajo que contenga estos aspectos? ---------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Es el otorgamiento del crédito efectuado por un funcionario de jerarquía, que sea independiente del responsable de la venta, y que se deje constancia escrita de tal autorización en el legajo individual del cliente? ---------------------------------------------------------------------------------------- 65 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Facturación 1. Indique si el sector facturación recibe del sector ventas, copia de todas las órdenes de pedidos autorizados ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Se verifican que las condiciones de los pedidos se adecuan a las políticas definidas? ---------------------------------------------------------------------------------------3. En el caso de que las facturas no se preparen simultáneamente con los remitos, indique si se envían al sector facturación copia de los remitos despachados para proceder a su facturación. ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Existen controles establecidos para evitar despachos que no sean facturados? ---------------------------------------------------------------------------------------5. Indique si en el sector de facturación se controla la correlatividad numérica de los remitos despachados y las notas de pedidos. ---------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Existen mecanismos que aseguren el control de la correlatividad numérica de las facturas emitidas, dejando constancia de la autorización adecuada en caso de anularse algún documento? ---------------------------------------------------------------------------------------Comisión de notas de crédito 1. Indique si el área de facturación recibe del sector emisor los informes de recepción por devoluciones que hubiesen sido preparados y autorizados por el responsable de ventas. ---------------------------------------------------------------------------------------2. Indique si existen procedimientos para las restantes causas de emisión de notas de crédito. ---------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Son las notas de crédito adecuadamente autorizadas, dejándose constancia escrita de los motivos? ---------------------------------------------------------------------------------------4. Indique si las notas de crédito son prenumeradas y cumplen con los mismo requisitos legales y de control que las facturas. ---------------------------------------------------------------------------------------5. ¿La aprobación de las notas de créditos las realiza una persona distinta a la que maneja las cuentas corrientes de los clientes y del sector cobranzas? 66 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ---------------------------------------------------------------------------------------- Cobranzas 1. ¿Se establecen procedimientos a los efectos de hacer efectiva sus cobranzas en caso de demoras en las mismas? ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Se cuantifican aquellos casos que se encuentran con problemas de recuperabilidad? ---------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Existe información sobre antigüedad de saldos por cliente? ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Se verifica que los descuentos por pronto pago otorgados a clientes sean efectuados contra ingresos reales y no contra pagos diferidos en el tiempo? ---------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Se verifica que no le son otorgados ningún tipo de descuentos a clientes morosos o incobrables? ---------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Indique si la custodia física de los documentos es realizada por una persona distinta de la que es responsable de los registros de control? ---------------------------------------------------------------------------------------7. Indique si se efectúan mensualmente arqueos físicos de los documentos. ---------------------------------------------------------------------------------------8. Indique si toda diferencia es aclarada en forma inmediata. ---------------------------------------------------------------------------------------9. Indique si en el caso de que los documentos sean descontados se deja constancia escrita de la autorización de tal operación. ---------------------------------------------------------------------------------------10. Indique si el responsable de la custodia cuenta con mecanismos que aseguren el control de los documentos en existencia y los vencimientos de los mismos? ---------------------------------------------------------------------------------------11. ¿Se encuentran adecuadamente resguardados? ---------------------------------------------------------------------------------------12. ¿Son devueltos solamente en el caso de la cancelación total de la deuda? ---------------------------------------------------------------------------------------13. ¿Se han aceptado documentos a cobrar por cuentas morosas? 67 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ---------------------------------------------------------------------------------------14. ¿Se han clasificado adecuadamente todos los documentos a cobrar en el balance general (corriente y no corriente)? ---------------------------------------------------------------------------------------15. ¿Se revisan periódicamente los pagarés para gestionar su cobro? ---------------------------------------------------------------------------------------16. ¿Se han adoptado los recaudos necesarios con respecto a pagarés incobrables? ---------------------------------------------------------------------------------------17. ¿Se han comparado los pagarés pendientes de cobro con el balance de sumas y saldos correspondiente y se los ha conciliado con las cuentas de control del mayor general correspondiente? ---------------------------------------------------------------------------------------18. ¿Una vez resueltas las partidas de conciliación, se han realizado los ajustes apropiados en los registros afectados? ---------------------------------------------------------------------------------------19. Indique el importe del ajuste necesario a la fecha del balance general $ --------, acumulado en el ejercicio $ --------, y su registración -------20. A la fecha de cierre del ejercicio económico, se han contabilizado correctamente los devengamientos en las cuentas por intereses sobre pagarés a cobrar? ---------------------------------------------------------------------------------------21. ¿Se han comunicado los riesgos al Directorio? ---------------------------------------------------------------------------------------- Cuentas Incobrables 1. ¿Se agotan instancias de cobro antes de dar de baja el crédito? ---------------------------------------------------------------------------------------2. Indique si la baja del crédito es autorizada por una persona de máxima jerarquía distinta de la que realiza las cobranzas, maneja las cuentas corrientes o tiene a su cargo la custodia de los documentos. ---------------------------------------------------------------------------------------3. Indique si se establecen de acuerdo al informe de antigüedad de saldos previsiones contables adecuadas, que contemplen los siguientes porcentajes de recuperabilidad para los créditos que tengan a partir de su vencimiento: SI Más de 60 días Más de 90 días Más de 120 días 4. NO N/A 50 % 70 % 100 % ¿Indique si los métodos seguidos para determinar el monto a previsionar por deudores incobrables es uniforme con el utilizado en el ejercicio anterior? ---------------------------------------------------------------------------------------- 68 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 5. ¿Existen controles que aseguren que las cobranzas representan ingresos válidos de las operaciones de venta realizadas? 6. ¿Existen documentos idóneos (recibos prenumerados) que aseguren que la totalidad de las cobranzas son ingresadas y aceptadas para su procesamiento y que la imputación de los valores recibidos es la adecuada? ---------------------------------------------------------------------------------------7. ¿Los valores recibidos son depositados en su totalidad al día siguiente en cuentas corrientes bancarias de la empresa? ---------------------------------------------------------------------------------------8. ¿Los valores recibidos responden a las condiciones de venta pactadas? ---------------------------------------------------------------------------------------9. ¿Los procedimientos contables aseguran que las cobranzas son ingresadas correctamente en lo que se refiere a: SI NO N/A Importes Fechas Clientes 10. ¿Se efectúan controles de integridad y exactitud sobre los recibos de la empresa? ---------------------------------------------------------------------------------------11. ¿Los procedimientos contables aseguran la adecuada registración de las operaciones tales como ajustes por devoluciones, reclamos de clientes, castigos por incobrabilidad? ---------------------------------------------------------------------------------------- 69 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- BIENES DE CAMBIO 70 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- BIENES DE CAMBIO 1. Descripción de Rubro Son bienes destinados a la venta en el curso habitual de la actividad del ente o que se encuentran en proceso de producción para dicha venta o que resultan generalmente consumidos en la producción de los bienes o servicios que se destinan a la venta, así como los anticipos a proveedores por las compras de estos bienes. 2. Cuentas Involucradas 2.1. Patrimoniales -Materias Primas -Materiales -Materiales de Empaque -Productos en Proceso y Semielaborados -Productos Terminados -Mercaderías de Reventa -Anticipo a Proveedores -Materias Primas en Tránsito -Productos Terminados en Tránsito -Previsión para Desvalorización y Obsolescencia 2.2. Resultados -Costo de Mercaderías Vendidas -Obsolescencia de Bienes de Cambio -Otros resultados por Tenencia de Bienes de Cambio -Diferencias de Inventario 3. Normas de Valuación y Exposición 3.1 Valuación Bienes de cambio en general A su costo de reposición, recompra o reproducción a la fecha a la que se refiere la valuación. En caso de imposibilidad de determinación o estimación de estos valores, se admitirá el costo original reexpresado en moneda constante. Bienes de cambio fungibles, con mercado transparente y que puedan ser comercializados sin esfuerzo significativo de venta: A las respectivas cotizaciones a la fecha de cierre del período en los mercados a los que normalmente accede el ente, netas de los costos adicionales (comisiones, impuestos a los ingresos brutos y similares) que generará su comercialización (VNR). Bienes de cambio sobre los que se hayan recibido anticipos que fijan precio y las condiciones contractuales de la operación aseguren la efectiva concreción de la venta y la ganancia: Se los medirá a valor neto de realización. 71 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Bienes de cambio producidos o construidos con un proceso de producción o construcción que se prolongue en el tiempo: Cuando la venta no ofrezca dificultades, se reciban anticipos que fijen precio, exista certidumbre respecto de la concreción de la gananacia, el ente tenga la capacidad financiera para finalizar los productos o pueda considerarse que el esfuerzo más significativo del proceso de generación de resultados es el de producción o construcción, se valuarán al valor neto de realización proporcionado según el grado de avance de la producción o construcción y del correspondiente proceso de generación de resultados. Cuando su venta sea más dificultosa o exista incertidumbre de la concreción de la ganancia, se valuarán al costo de reposición a la fecha de cierre. 3.1 Exposición Respecto de la exposición de las partidas del rubro no existen cuestiones contables de gran complejidad. Se deberá tener en cuenta los siguientes puntos: -Existencia de cuentas o partidas que debieran exponerse como activos no corrientes. -Exposición adecuada de las previsiones. -Clasificación de acuerdo al grado de avance. -Incluir los anticipos a proveedores para la compra de bienes de cambio. -Segregar el resultado por tenencia de los bienes de cambio con respecto al costo. -Confeccionar Anexo de costo de los bienes de Cambio. Objetivos de Auditoria Objetivos de la Auditoría Pruebas de Validación Integridad: Los saldos de inventarios representan todas las materias primas, productos en proceso y productos terminados que pertenecen a la Compañía incluyendo los que están en depósito en poder de terceros y en tránsito. Exactitud: Los registros de inventarios permanentes son matemáticamente correctos y concuerdan con el mayor general. Los costos asociados a los inventarios han sido adecuadamente calculados y activados - Verificar que todos los ítems correspondientes a bienes de cambio se encuentren registrados. - Probar sumarización del inventario. - Obtener confirmaciones de terceros que posean stock de la Compañía. Existencia: Todos los bienes de cambio registrados al cierre existen físicamente y están en condiciones de ser comercializados. Corte: Todos los costos de producción incurridos y cargados a la producción en proceso y todas las transferencias a productos terminados han sido registrados en el período correspondiente. - Determinar que los saldos registrados sean matemáticamente correctos y estén basados en montos correctos. - Cotejar las pruebas de conteo hacia/desde el listado detallado del inventario valorizado. - Verificar exactitud matemática del inventario valorizado. - Presenciar recuento físico de inventarios. - Obtener confirmaciones de terceros que posean stock de la Compañía. - Prueba de los cortes de documentación efectuados al cierre. - Revisión de notas de débito y crédito posteriores. - Pruebas analíticas de resultados. Valuación: Los saldos de bienes de cambio se - Determinar si el criterio de valuación seguido encuentran correctamente valuados de acuerdo es consistente con el año anterior. con normas contables vigentes. - Cotejar los costos unitarios de insumos que surgen de la valorización del inventario con documentación respaldatoria. - Verificar la asignación de los costos de fabricación, mano de obra y carga fabril a los 72 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Derechos y Obligaciones: Los bienes de cambio registrados son de propiedad de la Compañía. Toda restricción sobre la disponibilidad de los bienes de cambio ha sido debidamente identificada. Presentación/Revelación: Los componentes del rubro están apropiadamente clasificados y revelados y se expone la información que corresponde de acuerdo con las normas contables vigentes. productos terminados. - Efectuar análisis de rotación y obsolescencia. - Efectuar test de recuperabilidad (prueba costoplaza) - Consultar con la gerencia si existen bienes de cambio de propiedad de terceros. - Revisión de confirmaciones. - Revisión de convenios de préstamos a efectos de determinar si existen restricciones a la disponibilidad de los bienes de cambio. - Verificar su clasificación entre corrientes o no corrientes. - Verificar adecuada exposición de previsiones por desvalorizaciones, en caso de corresponder. - Verificar adecuada revelación de posibles restricciones a al disponibilidad de los bienes de cambio. 4. Factores de riesgo Riesgo Trabajos a realizar durante la Auditoría La contribución marginal de algunos productos es Efectuar prueba de comparación de los costos muy baja o negativa, existiendo riesgo de que el unitarios con el valor recuperable. costo supere el valor recuperable. La mercadería es susceptible de perder valor por Analizar la razonabilidad de la previsión para obsolescencia técnica o cambios en la demanda. obsolescencia. La sociedad no mantiene una adecuada Análisis de los embarques recibidos con registración de las mercaderías en tránsito y posterioridad al cierre y cruce de la cuenta de pasivos relacionados. mercadería en tránsito con proveedores del exterior. La sociedad tiene valuado sus materias primas Análisis de la variación de los costos de de acuerdo a las últimas compras, las cuales se reposición para los últimos cuatro meses a realizó hace más de cuatro meses. efectos de determinar resultados por tenencia no reconocidos. La sociedad no efectúa un adecuado control de la Verificar la existencia mediante inventario y la producción en proceso. valuación de la producción en proceso. Los volúmenes de producción del ejercicio son Verificar la razonabilidad de la absorción de los sensiblemente inferiores a los de ejercicios costos en el stock final en base al volumen de anteriores, existiendo riesgo de activación de producción normal. costos por ociosidad de la planta. 73 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- CUADROS DE RESUMEN COMPLEMENTARIOS 74 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- DEFINICIÓN DE INVENTARIO Bienes de propiedad tangible: Mantenidos para su venta o reventa en el curso normal del negocio En proceso de producción para su venta Para ser utilizados en la producción de bienes y servicios para venta La mercadería en transito y los anticipos a proveedores de bienes de cambio también se consideran partes integrantes del rubro. PRUEBAS SUSTANTIVAS SOBRE INVENTARIOS Observación directa. Pruebas de conteo Pruebas de corte Pruebas de validación (valuación) Revisión de obsolescencia /valor neto de realización Cantidad C Costo Unitario CU 75 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Costo Total CT Existencia - Observación Exactitud: Valuación (menor entre Costo y Valor Neto de Realización) - Pruebas de Valuación Derechos - Observación Exactitud - Observación - Sumarización de conteo - Pruebas de corte Integridad - Observación - Pruebas de corte - Sumarización de conteo -VNR/ Obsolescencia pruebas de pruebas de OBSERVACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO Revisar las instrucciones del inventario físico entregadas al cliente Revisar el programa de trabajo para el inventario físico Presenciar el inventario físico: - Recorrido de la planta - Prueba de conteos - Apertura de cajas a test OBSERVACIÓN DE OBSOLESCENCIA DE INVENTARIOS Es la identificación y valuación de inventarios que: Son excesivos Tienen poca rotación (lento movimiento) Son obsoletos Son defectuosos Están vencidos (productos perecederos) Son reemplazados o reproducidos a un 76 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- valor menor que su costo o su valor actual VALOR NETO DE REALIZACIÓN Precio Estimado de Venta - Gastos directos de venta y Distribución PRUEBAS DE VALIDACIÓN DE BIENES DE CAMBIO 77 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- VALUACIÓN DE BIENES DE CAMBIO (PRUEBAS SUSTANTIVAS) Prueba Costo Plaza Objetivo de la prueba: Determinar si existen mercaderías que están valuadas por encima de su valor recuperable. Procedimiento: Para una muestra representativa de productos comparar el precio de costo que figura en el inventario con el precio de las últimas ventas normales y habituales de dichos productos. Áreas de riesgo: - Que existan bienes obsoletos mal valuados. - Que existan bienes discontinuos mal valuados. -Que existan bienes fallados o rotos mal valuados. BIENES DE CAMBIO REALIZACIÓN DE LA PRUEBA COSTO PLAZA EL MENOR Diferenci Precio de Proveed Unidades Precio de Diferenci a últimas or en stock Costo a valorizad ventas a Producto Código Descripción 2456 Video Cassetera LG 345 250,00 240,00 10,00 3456 3456 5667 3466 2455 Video Cassetera Radiograbador Radiograbador Radiograbador Compact-Disc JVC Sony JVC AIWA AIWA 435 645 673 45 325 270,00 230,00 245,00 150,00 157,00 350,00 340,00 245,00 356,00 200,00 (80,00) (110,00) 0,00 (206,00) (43,00) 78 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 3.450,00 El Gte. de m por debajo lo cual no c 3565 7879 7989 4524 Compact-Disc Agenda Electrónica Agenda Electrónica Agenda Electrónica JVC 654 134,00 180,00 (46,00) DAEWO 754 34,00 50,00 (16,00) SONY 556 45,00 100,00 (55,00) LG 346 40,00 90,00 (50,00) 9893 Filmadora JVC 567 450,00 400,00 50,00 5642 Televisor 21 AIWA 765 200,00 300,00 (100,00) 5467 Televisor 24 LG 567 250,00 230,00 20,00 3468 Televisor 28 SONY 784 300,00 350,00 (50,00) 28.350,00 Corresp fallados 11.340,00 Correspo están ven Total diferencias valorizadas 43.140,00 Total diferencias a ajustar 39.690,00 VALUACIÓN DE BIENES DE CAMBIO (PRUEBAS DE CORTE) Objetivo de las pruebas: Verificar que no se esté subvaluando o sobrevaluando el costo de mercaderías vendidas por operaciones realizadas con fechas cercanas a la fecha de cierre e incorrectamente registradas. Procedimiento Detección de Sobre y Sub valuación del costo de las mercaderías vendidas: Sobrevaluación del costo: Se deberían tomar las facturas de compras contabilizadas como compras en el último mes (mes de cierre) y los informes de recepción de igual periodo y verificar en que fecha fueron ingresadas al stock las mercaderías que dieron origen a tales compras (observando el remito e informe de recepción). De esta manera se puede constatar si la totalidad de las compras registradas al cierre ingresaron al stock antes de la fecha de cierre. Subvaluación del costo: Se deberían tomar los remitos e informes de recepción correspondientes al último mes del ejercicio (ingresos de mercaderías al stock) y verificar que todos los ingresos de mercaderías se encuentren facturados por los proveedores y registrados antes de la fecha de cierre. PROCEDIMIENTOS DE OBSERVACIÓN DE INVENTARIO El cliente es el principal responsable de planificar y contar las existencias físicas. La observación del inventario físico es un procedimiento de auditoria necesario y una de las principales pruebas sustantivas de existencias. La siguiente sección destaca los procedimientos generales que se deben ejecutar para la observación del inventario físico. 79 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- Debe ejecutar los siguientes procedimientos antes de llegar a la observación del inventario físico. •Telefonear al cliente para confirmar: - la hora estimada de comienzo a fin de la toma de inventario físico - la hora de llegada esperada y la persona a quien contactar a su llegada - la existencia de inventario en localidades fuera del recinto de la empresa (de existir, discutir con el encargado senior para determinar si debe presenciar la observación de este inventario) - indicaciones para llegar al recinto del inventario •Si es posible, obtener una copia de las instrucciones de inventario del cliente para su revisión. •Revisar los papeles de trabajo de la observación de inventario del año anterior, si está disponible. •Obtener una Hoja de Cotejo de Inventario de su Firma. •Discutir con el encargado senior respecto de cuántas pruebas de conteo se deben ejecutar. •Si la observación se lleva a cabo fuera de las horas normales de trabajo, obtener un número telefónico del encargado para poder contactarlo si se presentan problemas durante la observación. Debe ejecutar los siguientes procedimientos durante la observación de inventario: •Si aún no la tiene, obtener una copia de las instrucciones de inventario y revisarlas con el cliente para su cumplimiento. •Si no están documentadas las instrucciones del inventario, averiguar y documentar porqué el cliente no considera necesario documentar las instrucciones y conocer los procedimientos de inventario físico del cliente. Hacer los arreglos para un recorrido de la planta para su llegada. •Durante su recorrido por la planta, debe estar atento al inventario dañado, obsoleto o vencido; a áreas difíciles de contar, a maquinaria obsoleta o en desuso, etc. •Observar si los procedimientos de conteo de inventario cumplen con las instrucciones del inventario. Consultar sobre inventario de poco movimiento u obsoleto: •Conversar con el personal de la planta además de los supervisores. •Determinar si estos productos se incluirán en el conteo. De ser incluidos, consultar cómo serán identificados estos productos. Consultar si el cliente mantiene inventario en otras localidades fuera de la empresa. •Considerar observar o confirmar este inventario, si es importante. Determinar si el cliente mantiene productos en consignación en calidad de consignatario •Si el cliente no posee título, estos productos no se deben incluir en el conteo. Obtener información de corte sobre recepción y despacho de productos. •Determinar cómo el cliente asegura un corte adecuado. 80 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- •Consultar sobre cualquier movimiento de inventario durante la observación. Documentar las pruebas de conteo. •Los conteos se deben efectuar desde arriba abajo y viceversa. •Hacer una evaluación preliminar con el encargado senior respecto de la cantidad de pruebas de conteo que debe ejecutar antes de realizarlas. Obtener una copia del control de tarjetas. •Ejecutar una cantidad limitada de pruebas para asegurar la exactitud del control en el momento de la observación. Hacer un recorrido final de la planta para asegurar que todos los productos estén identificados con una tarjeta antes de aprobar el inventario de un área. •Antes de aprobar un área de inventario, debe estar satisfecho que el inventario no será trasladado a un área donde podría ser contado por segunda vez. Llenar la hoja de cotejo de inventario para asegurar que todos los procedimientos se cumplieron. En una observación de toma de inventario físico, debe determinar si el personal del cliente que participa en este proceso ha cumplido con lo siguiente: •Ha seguido los procedimientos designados para lograr un conteo exacto. •Ha registrado toda la información en la tarjeta en forma exacta para que se pueda utilizar posteriormente en el resumen del inventario. •Ha registrado solo un tipo de material en una sola tarjeta. •Ha contado todos los productos envasados en paquetes y ha identificado cada uno de estos paquetes con una tarjeta, a menos que un pallet contenga un solo tipo de producto, en cuyo caso las instrucciones indican que solo se debe usar una sola tarjeta. •Se ha cerciorado de que las existencias estén dispuestas de tal manera de efectuar un conteo exacto. •Se ha cerciorado de que todas las existencias dañadas y obsoletas estén identificadas y separadas (asegúrese de que un representante oficial del cliente se encargue de tomar una determinación sobre estos productos o bien concuerde con el criterio empleado) •No ha permitido el traslado de existencias ni recepción o despacho de éstas. •Se ha cerciorado de que las existencias no estén contadas dos veces. •Ha efectuado un recuento, según necesidad. Generalmente debe ejecutar los siguientes procedimientos para ejecutar pruebas de conteo: •Cerciorarse que las existencias estén dispuestas de tal manera de efectuar un conteo exacto. •Determinar la unidad de medida correcta y luego reejecutar el conteo del cliente. - Si la unidad de medida es el peso, verificar el peso del producto * Verificar si las lecturas arrojadas por los equipos de pesaje están correctas. 81 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- - Si el producto está envasado en cartones o contenedores, abra algunos para determinar si contienen el producto descripto. * Además, puede obtener muestras del inventario para enviarlas a un laboratorio externo (consulte con su encargado senior antes de enviar el producto a pruebas). •Asegúrese que toda la información pertinente esté identificada en la tarjeta de inventario y que dicha información sea exacta (código de inventario, descripción del producto, etc.). •Determinar a través de consulta y observación si el material está defectuoso u obsoleto. Para ejecutar una prueba de un producto en proceso, debe emplear los siguientes procedimientos generales: •Obtener una copia de la lista de materiales y ejecutar una prueba para determinar si la descripción es correcta y determinar la etapa de fabricación. - Estos datos se obtienen del número de la última operación. •Pedir asistencia al personal de costo y de producción del cliente para determinar si las piezas constituyentes y etapas de fabricación están correctas. Si la prueba de conteo que usted efectuó revela una discrepancia, debe: •Comunicar esta discrepancia al representante del área del cliente. •Obtener un conteo exacto. - Hacer un recuento de las discrepancias con el cliente en el momento de la observación. •No debe hacer correcciones en la tarjeta de inventario del cliente. - El personal del cliente debe hacer los cambios en la tarjeta o debe anular y llenar una nueva (dependiendo de los procedimientos de observación de inventario del cliente). •Si las pruebas de conteo en el área siguen arrojando discrepancias, debe: - Ampliar los procedimientos y ejecutar conteos adicionales. * Si aún no está satisfecho después de estos conteos adicionales, debe pedir al cliente que efectúe un recuento de todo el área en cuestión. El control de tarjetas de inventario identifica el estado de estar tarjetas como usada, no usada y anulada. Si el control de las tarjetas es deficiente, aumenta la posibilidad que el equipo de auditoria no detecte las cantidades o descripciones inválidas o incorrectas del inventario que se han registrado en los listados detallados del inventario valorizado. Debe ejecutar las siguientes pruebas de control de tarjetas durante la observación del inventario. •Obtener la lista de control de tarjetas. Esta lista es un detalle de la asignación de tarjetas por cada persona o área de departamento. •Durante el conteo del inventario, verificar el uso de las tarjetas en las diversas áreas con la lista de control. •Recorrer el recito al final del conteo antes de “aprobar el inventario” de un área, y determinar si todos los productos están identificados por una tarjeta. 82 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- •Obtener una copia del resumen de controles de tarjetas para los papeles de trabajo y contabilizar la secuencia numérica de los diversos cuadernillos de tarjetas usadas, no usadas o anuladas. •Determinar si las tarjetas están resguardadas contra modificaciones. Si esto no se puede determinar, puede seleccionar varias de las tarjetas “usadas” y luego ubicar y contar los productos registrados para verificar su existencia. Si no se emplean tarjetas foliadas u hojas de conteo, debe discutir este asunto y el curso de acción a seguir con el gerente o socio a cargo del trabajo y con el cliente. •Un posible método para resolver un conteo en que no existen tarjetas foliadas u hojas de conteo es obtener copias de todas las tarjetas u hojas de conteo no numeradas. •Otra alternativa posible es foliar a mano las tarjetas u hojas usadas después de la toma de inventario. -Si se emplean hojas, debe asegurarse de “tachar” las líneas o espacios no usados Debe ejecutar los siguientes procedimientos para el área de despacho el día de la observación de la toma de inventario: •Obtener una copia del último día en libro de despachos y de los últimos conocimientos de embarque. -Verificar los últimos conocimientos de embarque con el registro en el libro de despacho •A través de examen u observación, determinar si los productos en el área de despacho y los últimos despachos en el libro de despacho se han incluido o excluido correctamente del inventario. -Considere las condiciones de embarque de cliente (FOB destino o punto de embarque). •Determinar si las operaciones (despacho de productos) están conforme con las instrucciones de inventario del cliente, lo cual asume que usted considera estas instrucciones adecuadas. •Recorrer el área fuera del área de despacho y determinar si es adecuado incluir los productos que están cargados pero no despachados. -Si estos productos están destinados a las ventas, no se deben incluir en el inventario, y viceversa. •Obtener detalles, sobres las últimas devoluciones de compra. •Determinar si todos correctamente. los documentos de despacho foliados están contabilizados Ejecutar los siguientes procedimientos para el área de recepción de productos el día en que usted observe el conteo del inventario. •Obtener una copia del registro de órdenes de recepción del último día y las últimas guías de recepción de productos. -Cotejar las últimas órdenes de recepción con el asiento en el registro de órdenes de recepción. •Determinar si las operaciones (recepción instrucciones de inventario del cliente. de productos) están conforme con las •Recorrer el área fuera del área de recepción de productos y detectar cualquier producto sin tarjeta que debiera estar identificado mediante una tarjeta. Si hay vagones de 83 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ferrocarriles o acoplados sin descargar, determinar si es adecuado incluir el cargamento en el inventario. •Obtener detalles sobres las últimas devoluciones de ventas. CUESTIONARIO DE CI SOBRE INVENTARIOS Expedición 1. ¿El sector de expedición se encuentra separado del de recepción de bienes? ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Todo despacho que se realiza, se encuentra autorizado por escrito por los sectores de ventas y créditos? ---------------------------------------------------------------------------------------3. Indique que sectores controlan la correlatividad numérica de los remitos despachados. ---------------------------------------------------------------------------------------- 4. ¿Existen procedimientos adecuados a efectos de probar el despacho de la mercadería y de la recepción de la misma por parte del cliente? ---------------------------------------------------------------------------------------5. En el caso de que la mercadería viaje por cuenta de la empresa tienen las mismas coberturas de seguros razonables? ---------------------------------------------------------------------------------------Devoluciones de mercaderías 1. ¿Las devoluciones de mercadería son ingresadas a la planta con un formulario de recepción específico prenumerado? ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Se efectúan controles sobre la cantidad y calidad de la mercadería devuelta y se explicita el motivo de tal devolución (mercadería no solicitada, en mal estado, con faltantes, etc.)? ---------------------------------------------------------------------------------------3. ¿El sector ventas es informado de todas las devoluciones? ---------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Se efectúan conciliaciones mensuales de los inventarios con las cuentas del mayor general? ---------------------------------------------------------------------------------------5. Indique la fecha del último inventario físico ------------------------ 6. ¿Son los registros de inventarios permanentes y de trabajos en proceso conciliados en el mayor general, y ajustados de acuerdo al inventario físico? ---------------------------------------------------------------------------------------- 84 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- 7. ¿Esta Ud. satisfecho de cómo fue tomado el inventario al cierre de los estados contables? ---------------------------------------------------------------------------------------8. ¿En cuanto al material de descarte con valor recuperable, existen controles físicos y contables que aseguren la correcta imputación contable de las transacciones, como ser la generación del mismo, venta, cobro, control de los inventarios de descarte? ---------------------------------------------------------------------------------------9. ¿Son los ajustes a los libros adecuadamente autorizados y documentados? ---------------------------------------------------------------------------------------10. Indique el importe de los ajustes por diferencias de inventarios $ ------------- y el destino contable de las mismas --------------------------11. ¿Si el inventario físico no se realiza en la fecha de cierre de los estados contables, explique como es mantenida la integridad del inventario entre esas dos fechas? ---------------------------------------------------------------------------------------- 12. ¿Se encuentran los bienes de cambio de la empresa adecuadamente protegidos para evitar despachos no autorizados, hurto, pérdida, etc.? ---------------------------------------------------------------------------------------13. ¿En cuanto a los bienes de cambio pertenecientes a la empresa que se encuentren en depósitos de terceros, son confirmadas las existencias con los terceros por medio de cartas de confirmación, listados de bienes de cambio o inspecciones in situ, con el fin de hacer comparaciones con los registros de las empresas? Explique con que frecuencia? ---------------------------------------------------------------------------------------14. ¿Con respecto a bienes de terceros en poder de la empresa del grupo, se encuentran los mismos claramente identificados y físicamente separados? ---------------------------------------------------------------------------------------15. ¿Los bienes de cambio propiedad de otras empresas son recontados periódicamente, con que frecuencia? ---------------------------------------------------------------------------------------16. ¿Se comparan los recuentos físicos de bienes de terceros con los registros contables? Indique el importe de diferencias de inventarios del último realizado $ ------------, del acumulado en el ejercicio $------------, y la contabilización de tales diferencias de inventario -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17. ¿Se han comunicado al Directorio todos los riesgos relacionados con los bienes de cambio? ---------------------------------------------------------------------------------------18. ¿Se encuentran los bienes de cambio contabilizados a costo o mercado el menor? ---------------------------------------------------------------------------------------19. Explique brevemente el método seguido para determinar el costo. 85 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- ---------------------------------------------------------------------------------------20. Explique brevemente el método seguido para determinar el valor de mercado a la fecha de cierre de los estados contables. ---------------------------------------------------------------------------------------21. ¿Los métodos utilizados son coherentes con los utilizados en ejercicios anteriores? ---------------------------------------------------------------------------------------22. ¿Se ha creado una reserva por obsolescencia? ---------------------------------------------------------------------------------------23. ¿Se ha revisado la reserva por obsolescencia a la fecha de cierre de los estados contables y según las observaciones efectuadas en el último inventario físico? ---------------------------------------------------------------------------------------24. ¿Los criterios seguidos para la constitución de la reserva por obsolescencia son consistente con los utilizados en ejercicios anteriores? ---------------------------------------------------------------------------------------25. Especifique el método seguido para determinar la reserva por obsolescencia, preferentemente por línea de producto --------------------------------------------------------------------------------------- 86 CCuurrssoo ddee A Auuddiittoorrííaa ppaarraa PPyyM MEEss --D Drr.. M Maarrttiinn G Ghhiirraarrddootttii-- BIENES DE USO 87 BIENES DE USO 1. Descripción de Rubro En este rubro se incluyen aquellos bienes tangibles que se utilizan en la actividad de la sociedad y que no están destinados a la venta habitual. También se consideran bienes de uso aquellos en construcción que reúnan las características antes referidas y los anticipos efectuados para la compra de dichos bienes. Características 1. Bienes tangibles. 2. Tienen por objeto ser utilizados en la gestión de los entes. 3. No se hallan destinados a la venta, en la medida en que no se decida discontinuar su empleo. 4. Su vida útil excede el ejercicio económico de incorporación. Conforme a la naturaleza los bienes de uso pueden agruparse en dos grandes grupos. a) Bienes Muebles b) Bienes Inmuebles. 2. Cuentas Involucradas 2.1. Patrimoniales -Muebles y Útiles -Maquinarias -Equipos -Instalaciones -Rodados -Herramientas -Hacienda reproductora -Edificios -Mejoras -Obras en curso 88 -Minas -Terrenos -Amortizaciones Acumuladas -Bienes de cambio (por las amortizaciones contenidas en el costo de los productos en proceso y productos terminados). 2.2. Resultados -Amortizaciones -Costo de Bienes de Uso dados de baja o vendidos -Cargos por obsolescencia -Resultado venta de bienes de uso. 3. Normas de Valuación y Exposición 3.1 Valuación Según la RT 17 podrá optarse por uno de los siguientes criterios: Costo original reexpresado en moneda constante El costo original acumulado (es decir el costo necesario para ponerlo en condiciones de ser utilizado, incluye por ejemplo fletes, seguros, insumos directos e indirectos requeridos para su montaje, entre otros) reexpresado de acuerdo con el índice de precios al por mayor nivel general menos la amortización acumulada. Debe tenerse en cuenta la posibilidad de que se haya producido un cambio que provoque que el valor resultante de aplicar este procedimiento supere el valor recuperable. Valuaciones técnicas Las nuevas normas contables no aceptan más la contabilización de reservas para revalúos técnicos Se debe describir en nota a los estados contables los efectos que se han producido. Amortizaciones: Para el cómputo de las amortizaciones debe considerarse fundamentalmente la capacidad de servicio del bien. Las mismas deben computarse sobre el valor contable de los bienes de uso. La depreciación debe comenzar al momento de manifestarse cualesquiera de los factores de pérdida del valor de los bienes. 3.2 Exposición Se exponen dentro del activo no corriente el neto resultante, y en nota y anexo correspondiente. Como información complementaria del rubro, deben exponerse los siguientes datos: Saldos iniciales, variaciones y saldos finales de los grupos de activos que integran este rubro, mostrando por separado los valores de origen y de depreciación acumulada y clasificando las variaciones de acuerdo a la naturaleza (altas, bajas, reevaluaciones, depreciación del período). 4. Objetivos de Auditoría 89 Objetivos de la Auditoría Pruebas de Validación Integridad: Todos los bienes de uso de - Verificar que todos los bienes incluidos en los propiedad de la Compañía han sido registrados. registros de inventario permanentes se encuentren registrados en el mayor general. - Inspección ocular/inventarios. Exactitud: Las altas y bajas de bienes de uso Verificar que los movimientos de han sido correctamente registradas, y han sido altas/bajas/amortizaciones de bienes de uso amortizadas en la vida útil que corresponde a son matemáticamente correctos y están cada clase. basados en montos correctos. - Cotejar con documentación de respaldo. Existencia: Todos los saldos registrados al cierre se corresponden con los bienes de uso que existen físicamente y son de propiedad de la Compañía. - Inspección ocular. Cotejo con documentación respaldatoria. Revisar hechos posteriores. Cotejo de registros contables con auxiliares e inventarios permanentes. Corte: Los movimientos están registrados en el - Revisar documentación de respaldo. período al que corresponden. - Pruebas analíticas de resultados. Valuación: Los saldos de bienes de uso se - Pruebas globales de razonabilidad (valores encuentran correctamente valuados de acuerdo residuales, cargos de depreciación). con normas contables vigentes. - Revisión de bienes desafectados de la operatoria de la Compañía. Análisis de recuperabilidad. Derechos y Obligaciones: Los bienes de uso - Revisión de documentación respaldatoria. registrados son de propiedad de la Compañía. - Revisión de convenios de préstamos a efectos Toda restricción sobre la disponibilidad de los de determinar si existen restricciones a la bienes de uso ha sido identificada. disponibilidad de los bienes de uso (prendas, hipotecas). Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar la inclusión del anexo correspondiente del rubro están apropiadamente clasificados y en los estados contables. descriptos y se expone la información que - Verificar adecuada exposición de previsiones corresponde de acuerdo con las normas por desvalorización/obsolescencia. - Verificar adecuada revelación de posibles contables vigentes. restricciones a al disponibilidad de los bienes de uso. 5. Factores de riesgo -Omisión de activos: se deben verificar que las erogaciones producidas a lo largo del ejercicio no merezcan el tratamiento de una mejora o un bien activable. -Amortizaciones: verificar que no se sigan amortizando bienes con valor residual cero o dados de baja. -Existencia de los bienes: verificar que los bienes activados estén en la compañía y no hayan sido transferidos a otras empresas (por ejemplo grupo económico). -Obras en curso: confirmar que sigan en ese estado y que no estén terminadas. De lo contrario deberían amortizarse. -Cobertura de seguros: analizar la cobertura apropiada de los bienes de uso (por ejemplo adecuado seguro de las maquinarias). 90 PRUEBA GLOBAL DE AMORTIZACIONES Amortizaciones del ejercicio anterior 1) Mas: Amortización de las altas Menos: Amortización de las bajas Amortización de los bienes que agotaron su vida útil en el ejercicio anterior Amortización del ejercicio PRUEBA GLOBAL DE VALOR NETO RESIDUAL Valor Neto residual al Inicio Más: Valor de Origen de las Altas Menos: Valor Neto Residual de las Bajas Amortización del Ejercicio Valor Neto Residual al Cierre 1) Validadas por auditoria 91 CUENTAS POR PAGAR 92 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 1. Descripción del Rubro Deudas: comprenden las obligaciones a favor de terceros, ya sean éstas ciertas, determinadas o determinables, al cierre del período o ejercicio bajo análisis. Características de las cuentas comerciales: las deudas originadas en compra de bienes o servicios deben ser reconocidas a partir del momento en que se produce la tradición del bien o se recibe la prestación del servicio. Se pueden clasificar en: Deudas Corrientes: - aquellas exigibles al cierre del período contable; - aquellas cuyo vencimiento o exigibilidad se producirá en los doce meses siguientes a la fecha de cierre del período o ejercicio bajo análisis; - las previsiones constituidas para afrontar obligaciones eventuales que pudiesen convertirse en obligaciones exigibles dentro del período indicado anteriormente. Deudas no Corrientes: Comprenden a todos los que no puedan ser clasificados como corriente, de acuerdo con lo indicado anteriormente. 2. Cuentas Involucradas para los Pasivos Comerciales 2.1. Patrimoniales - Proveedores - Provisión facturas a recibir - IVA Débito Fiscal 2.2. Resultados Gastos según la naturaleza del mismo (ej. Servicios, honorarios, seguros, papelería, etc.) 3. Normas de Evaluación y Exposición 3.1. Valuación Según la RT 17 los pasivos que corresponden a operaciones liquidables en moneda argentina, sin cláusula de ajuste o indexación de determinarán por su valor nominal, agregando o deduciendo según corresponda, los resultados financieros pertinentes hasta el cierre del período. Para los pasivos a pagar en moneda, el valor representativo estará dado por el importe al cual el pasivo podría ser cancelado a la fecha de la valuación. 3.2. Exposición Según la RT 17 se debe realizar una apertura de los pasivos a pagar en moneda según el plazo estimado de pago (vencido, sin plazo establecido, y a vencer) indicando las pautas de actualización, si las hubiere, y si devengan intereses a tasa variable o fija. 93 4. Objetivos de la Auditoría Objetivos de la Auditoría Pruebas de Validación Integridad: El saldo de cuentas por pagar - Verificar que todas las cuenta por pagar representa todos los montos adeudados por la originas en transacciones realizadas por la Compañía a la fecha del balance con relación a la Compañía se encuentran registradas en el compra de bienes y servicios. mayor general. - Efectuar análisis de Pasivos Omitidos/Pagos posteriores. Exactitud: Las compras de bienes y servicios - Verificar que los saldos registrados sean fueron computadas correctamente e imputadas matemáticamente correctos y estén basados en adecuadamente en las cuentas del mayor montos correctos. general. - Cotejar las transacciones registradas con la documentación sustentatoria. Existencia: Las deudas registradas a la fecha de - Confirmación de saldos con proveedores. balance representan montos adeudados por la - Revisión de análisis de conciliaciones con Compañía y corresponden a bienes y servicios resúmenes de cuentas recibidos de los recibidos. proveedores. - Revisar documentación sustentatoria. - Efectuar análisis de Pasivos Omitidos/Pagos posteriores. Corte: Las compras, devoluciones y pagos están - Prueba de los cortes de documentación registrados el período al que corresponden. efectuados al cierre. - Pruebas analíticas de resultados. Valuación: Los saldos de las cuentas por pagar Reproceso de cálculo de intereses, se encuentran correctamente valuados de actualizaciones, valuación de la moneda acuerdo con normas contables vigentes. extranjera. Derechos y Obligaciones: Las cuentas por - Revisión de confirmaciones. pagar registradas corresponden a obligaciones - Cotejo con documentación de respaldo. asumidas por la Compañía. Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar la correcta clasificación en corriente y del rubro están apropiadamente clasificados y no corriente. revelados de acuerdo con las normas contables - Verificar la inclusión en nota a los estados vigentes. Las contingencias derivadas de contables. compromisos de compras han sido debidamente reveladas. 5. Factores o Áreas de Riesgo - Detección de pasivos omitidos al cierre. Deben analizarse los pagos posteriores, mediante la revisión de órdenes de pago posteriores al cierre del ejercicio o período bajo análisis. - Verificar que las facturas canceladas sean inutilizadas a efectos de evitar múltiples pagos. - Control de los vencimientos de las facturas, a efectos de evitar cargos por intereses y otros recargos. - Documentación completa y adecuada. Evitar salidas no documentadas. - Autorización de los pagos. - Control de la recepción de los bienes o servicios que se están cancelando. 94 95 PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA LA VALIDACIÓN DEL RUBRO 96 PROVEEDORES Procedimientos para la validación del saldo de Proveedores 1. Cruce del analítico de proveedores con la contabilidad. 2. Selección de la muestra representativa de la totalidad del universo. (Se debe detallar el criterio de selección de la muestra) 3. Circularización 4. Comparar las respuestas de las circularizaciones y analizar las diferencias. 5. En caso de que no se responda a las circularizaciones, se deberían ver pagos posteriores. 6. Para los que no respondieron a la circularización y tampoco tuvieron pagos posteriores ver factura, remito conformado por el responsable e informe de recepción (en el caso de que se estén comprando bienes de cambio). Nota: la muestra debe validar al 100%, no se debe hacer muestra de muestra. * Otro procedimiento que se debe realizar es el Test de Pasivos Omitidos (el cual se desarrollará más adelante) y se debería realizar un análisis de la antigüedad de las deudas para evitar, de esta manera, que el saldo de proveedores resulte sobrevaluado. CRUCE DEL SALDO SEGÚN EL ANALÍTICO CON EL SALDO CONTABLE Analítico de Proveedores Saldo 31-12 Proveedor 1 152.500,00 Proveedor 2 6.700,00 Proveedor 3 2.345,00 Proveedor 4 10.576,83 Proveedor 5 1.988,91 Proveedor 6 67.845,49 Proveedor 7 1.003,50 Proveedor 8 6.702,40 Proveedor 9 3.585,62 Proveedor 10 4.700,00 Proveedor 11 4.200,00 Proveedor 12 500,00 Proveedor 13 350,00 Proveedor 14 478,00 Proveedor 15 8.750,67 Proveedor 16 11.900,00 Proveedor 17 234,00 Proveedor 18 500,00 Proveedor 19 240,00 Proveedor 20 250,00 Total s/analitico 285.350,42 97 Total según saldo contable 280.000,00 Diferencia 1) 5.350,42 INMATERIAL Diferencia relativa 2% INMATERIAL 1) Aquí se realizó el punto 1 SELECCIÓN DE LA MUESTRA Criterios de selección de la muestra: todos los saldos mayores a $ 10.000.- y algunos inferiores a test. Analitico de Proveedores Saldo 31-12 Proveedor 1 152.500,00 A Proveedor 2 6.700,00 A Proveedor 3 2.345,00 Proveedor 4 10.576,83 A Proveedor 5 1.988,91 Proveedor 6 67.845,49 A Proveedor 7 1.003,50 Proveedor 8 6.702,40 A Proveedor 9 3.585,62 Proveedor 10 4.700,00 Proveedor 11 4.200,00 Proveedor 12 500,00 Proveedor 13 350,00 Proveedor 14 478,00 Proveedor 15 8.750,67 A Proveedor 16 11.900,00 A Proveedor 17 234,00 Proveedor 18 500,00 Proveedor 19 240,00 Proveedor 20 250,00 Total s/analítico Total de la muestra 285.350,42 A 264.975,39 Scope de la muestra 93% º 1) Aquí se realizó el punto 2 98 VALIDACIÓN DE LA MUESTRA A Analitico de Proveedores Saldo al cierre Respuesta de Vistas Pagos circulariaciones. facturas y posteriores conciliadas okey remitos A Proveedor 1 152.500,00 A Proveedor 2 6.700,00 6.700,00 A Proveedor 4 10.576,83 10.000,00 576,83 A Proveedor 6 67.845,49 A Proveedor 8 6.702,40 6.000,00 702,40 A Proveedor 15 8.750,67 A Proveedor 16 11.900,00 A Total s/analitico A Scope de validación Total validación de la muestra A 264.975,39 100% 99 152.500,00 67.845,49 8.750,67 11.900,00 220.345,49 34.600,00 10.029,90 83% 13% 4% TEST DE PASIVOS OMITIDOS 100 echa O.P. 7/1998 7/1998 TEST DE PASIVOS OMITIDOS Objetivo de la prueba Esta prueba está orientada a detectar pasivos devengados a fecha de cierre de los Estados Contables pero no contabilizados por la Compañía. Pasos para la realización de la prueba 1) Pedir listado de Órdenes de Pago emitidas con posterioridad al cierre. 2) También se debe pedir un saldo o bibliorato de facturas impagas a la fecha de la revisión. 3) Una vez reunida la información detallada en 1 y 2 se debe seleccionar una muestra de la documentación a examinar. Es importante destacar que la muestra se debe realizar en función a un criterio de selección de la misma. 4) Una vez obtenida la muestra se debe verificar si las Órdenes de Pago y facturas seleccionadas según 3) corresponden a operaciones devengadas dentro del ejercicio económico bajo análisis y de ser así se debe verificar si las mismas se encuentran contabilizadas al cierre. XXXxxxx S.A. Estados Contables al 30 de junio de 1998 Test de pasivos omitidos Criterio de selección de la muestra Se tomaron todas las O.P. posteriores al cierre, mayores a $ 5.000 si se trata de compra de activos; si se trata de gastos se tomaron todas las O.P. mayores a $ 1.000 y además se tomaron algunas inferiores a test. A su vez se verificó la correlatividad numérico-cronológica de las mismas (para garantizarnos la integridad del control) Proveedor Aguilar Roberto Edmundo Aguilar Roberto Edmundo 7/1998 Mayorazgo 7/1998 Bausis S.A. 7/1998 7/1998 Cámara de conc. viales CTI Móvil Factura # Fecha FC Concepto s/FC Importe Total c 72 13/07/19 98 Armado de magazine Nº 25 5.000,00 13c 151 Armado de 16/07/19 152 magazine Nº 25 98 22/06/19 Servicio de A 4239 98 seguridad 6/98 08/07/19 A 2925 Banda neumática 98 01/07/19 C 1145 Cuota social 7/98 98 A 1-728 Telefonía celular Pasivo al cierre si no n/a si x 6.700,00 4.855,48 Registrado x x x 5.780,46 x 7.000,00 x 8.056,18 x x A 1-787 Telefonía celular 8.056,18 x x A 1-791 Telefonía celular 8.056,18 x x A 1-799 Telefonía celular 8.056,18 x x 101 no x x O Ajus Ajus 7/1998 echa O.P. 7/1998 A 1921164 A 1986935 A 11025976 A 11059868 Eastel S.A.I.C. 08/03/19 98 08/05/19 98 08/06/19 98 08/07/19 98 Telefonía celular 10.692,97 x x Telefonía celular 8.885,47 x x Telefonía celular 8.269,36 x x Telefonía celular 8.955,96 x x x x A 1-775 A 1-817 Proveedor Il Mastio A 16348 30/06/19 98 Puestos de emergencia vial 37.062,36 Factura # Fecha FC Concepto s/FC Importe Total 29/05/19 98 29/05/19 A 1365 98 19/06/19 A 1375 98 A 1364 7/1998 D.G.I. 7/1998 Ministerio de Economía Insumos computación Insumos computación Insumos computación S.U.S.S. 98/06 (retenciones) Ret. y Perc. Ing. Brutos 01/06/1998 Pasivo al cierre si no n/a si 746,87 x x 1.694,61 x x 715,11 x x 127.187,60 x x 75.272,89 x x Registrado no PREGUNTAS TIPICAS DEL CIRCUITO DE COMPRAS Y PAGOS Compras 1. Indique si las siguientes actividades se encuentran adecuadamente separadas. Compras Recepción Almacenes Cuentas a pagar Pagos Mantenimiento de registros de control ------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Todas las adquisiciones de bienes y servicios son solicitadas por medio de formularios prenumerados en los que se detalle la cantidad, calidad y oportunidad de entrega de los bienes y servicios requeridos? ------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Se solicitan por lo menos 3 cotizaciones antes de adquirir un bien o servicios? ------------------------------------------------------------------------------------- 4. ¿Las solicitudes de cotización y sus respuestas son debidamente archivadas? ------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Por toda compra se preparan órdenes de compra? 102 O ------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Son las órdenes de compra prenumeradas y autorizadas de acuerdo con la política de delegación de autoridad y niveles aprobados por el Directorio? ------------------------------------------------------------------------------------7. ¿Las órdenes de compra son controladas numéricamente en compras, recepción y contaduría? ------------------------------------------------------------------------------------8. ¿Se efectúan revisiones seleccionados? independientes de los precios y condiciones de compra ------------------------------------------------------------------------------------9. ¿Existen controles sobre las órdenes de compra pendientes de cumplimiento? ------------------------------------------------------------------------------------- Recepción 1. ¿Se preparan informes de recepción prenumerados por todo bien o servicio recibido? ------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Se verifica la cantidad y calidad de los bienes recibidos comparando con lo solicitado en la orden de compra correspondiente, dejando constancia escrita del control efectuado y la fecha de recepción de los bienes? ------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Se informa a cuentas a pagar sobre faltantes físicos o fallas de calidad? ------------------------------------------------------------------------------------Cuentas a Pagar 1. ¿Cada legajo de pago incluye, la orden de compra, el informe de recepción y la factura y remito enviada por proveedor? ------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Las órdenes de pago son prenumeradas? ------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Se controla que el legajo de pago esté formalmente aprobado en sus pasos anteriores? ------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Son los anticipos otorgados a los proveedores llevados en registros individuales y considerados a los efectos de abonar el neto? ------------------------------------------------------------------------------------5. ¿Las facturas originales y triplicados enviadas por los proveedores son recepcionadas y controladas directamente por el sector de cuentas a pagar, validando que los bienes y servicios facturados responden en todos sus términos y condiciones a las órdenes de compra oportunamente aprobadas y a los bienes y servicios recibidos, considerándose asimismo los aspectos impositivos que correspondan? 103 ------------------------------------------------------------------------------------6. ¿Existen procedimientos que aseguren que la registración contable considerando los bienes y servicios y el período al cual están afectados? es adecuada ------------------------------------------------------------------------------------7. ¿La documentación del legajo de pago es cancelada en forma adecuada con el fin de evitar potenciales duplicaciones de pago? ------------------------------------------------------------------------------------8. ¿Son consideradas las políticas de delegación de autoridad y niveles de autorización al ser firmados los cheques? ------------------------------------------------------------------------------------9. ¿Son todos los cheques emitidos con cláusula NO A LA ORDEN y a nombre de las personas físicas o jurídicas que efectivamente prestan sus servicios o venden sus productos a la empresa? ------------------------------------------------------------------------------------10. ¿Se archivan junto con el legajo de pago el recibo del proveedor? ------------------------------------------------------------------------------------- Otros Gastos pagados por adelantado y cargos diferidos 1. ¿Representan los gastos pagados por adelantado a la fecha de cierre del ejercicio, los importes abonados por servicios aún no recibidos desde el momento del pago? ------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Se han revisado las partidas clasificadas como gastos pagados por adelantado o cargos diferidos con el fin de determinar que los mismos constituyen cargos adecuados de períodos contables futuros? ------------------------------------------------------------------------------------3. ¿Se encuentran los gastos pagados por adelantado y los cargos diferidos documentados adecuadamente? ------------------------------------------------------------------------------------4. ¿Es la clasificación de partidas dentro de las categorías de gastos pagados por adelantado y otros activos corrientes y no corrientes coherentes con ejercicios anteriores? ------------------------------------------------------------------------------------- 104 DEUDAS SOCIALES 105 CARGAS SOCIALES 1. Descripción del Rubro Incluye los pasivos devengados (exigibles o no a la fecha de cierre) que la Sociedad mantiene con el personal y con los organismos previsionales y sociales. 2. Cuentas Involucradas 2.1 Patrimoniales - 2.2 Sueldos y Jornales a Pagar Cargas Sociales a Pagar Provisión SAC Provisión Gratificaciones Provisión para Vacaciones Retención Impuesto a las Ganancias 4º Categoría Previsión Indemnización Clientela Previsión para Despidos Resultados - Sueldos y Jornales Cargas Sociales SAC Vacaciones Gratificaciones Despidos 3. Normas de Valuación y Exposición 3.1 Valuación Se determinan por su valor nominal. 3.2 Exposición Este rubro integra el pasivo y se expone a continuación del rubro préstamos. 4. Objetivos de Auditoria Objetivos de la Auditoría Pruebas de Validación Integridad: Todos los salarios y cargas sociales - Asegurarse que todos los salarios y cargas relacionadas correspondientes a los servicios sociales de la nómina están incluidos en los realizados en el período cubierto por los estados registros contables. contables deben estar reflejados en dichos estados contables. Las deudas por remuneraciones y cargas sociales registradas a fecha de balance, representan todos los montos adeudados a los empleados a esa fecha. 106 Exactitud: Los salarios y cargas sociales hab. - Verificar que los saldos registrados sean sido correctamente calculados sobre la base de matemáticamente correctos y estén basados en tarifas horarios y % de retenciones montos correctos. correspondientes. - Analizar documentación sustentatoria. Existencia: Los salarios y las cargas sociales - Revisar documentación sustentatoria. (tarjetas relacionadas corresponden a los servicios reloj, recibos, Libro Ley 20.744, comprobantes realizados en el período cubierto por los estados de retenciones, etc.). contables. Corte: Los movimientos están registrados en el - Verificar el adecuado devengamiento de período al que corresponden. provisiones a la fecha de cierre. - Efectuar revisiones analíticas de resultados. - Analizar hechos subsecuentes. Valuación: Los saldos se encuentran - Efectuar pruebas globales de razonabilidad de correctamente valuados de acuerdo con las los montos provisionados. normas contables vigentes. Derechos y Obligaciones: Los saldos - Analizar documentación sustentatoria. registrados por salarios y cargas sociales son - Revisar convenios gremiales, organismos de obligaciones genuinas de la Compañía. seguridad social y obras sociales. Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar adecuada clasificación en corriente del rubro del rubro están apropiadamente no corriente. clasificados y descriptos, y se expone la información que corresponde de acuerdo con las normas contables vigentes. 5. Factores o Áreas de Riesgo - Contingencias laborales - Contingencias previsionales - Simulación de relación laboral - Pagos de anticipos de sueldo o sueldos en efectivo. - Duplicación de pagos en remuneraciones. - Errores al realizar las liquidaciones de sueldo. BASE IMPONIBLE PARA EL CÁLCULO DE APORTES Y CONTRIBUCIONES TOPES A LA BASE IMPONIBLE DESDE EL 07/2001, INCLUSIVE 107 Tope Mínimo Aportes del Trabajador Concepto Jubilación (L. 24.241) INSSJyP ( L. 19.032) Asignaciones Familiares (L. 24.714) Fondo Nacional de Empleo (L. 24.013) Obra Social (L. 23.660) ANSSAL (L. 23.661) Riesgos del Trabajo (L. 24.557) Desde Desde 01/07/01 Hasta 01/06/04 31/05/04 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 y (*)2 3 MOPRES $ 240 (*)1 y (*)2 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 3 MOPRES $ 240 (*)1 y (*)2 3 MOPRES $ 240 (*)1 y (*)2 -- -- Tope Máximo Contribuciones Patronales Desde 01/07/01 Aportes del Trabajador Contribuciones Patronales Desde Desde Desd Desde 01/06/04 01/10/04 01/04 Desde 01/07/01 Hasta Hasta Has 01/07/01 Hasta 30/09/04 31/03/05 30/09 31/05/04 (*)3 (*)3 (*) 3 MOPRES $ 240 (*)1 60 MOPRES $ 4.800 60 MOPRES $ 4.800 $ 6.000 $ 8.000 $ 10.0 3 MOPRES $ 240 (*)1 60 MOPRES $ 4.800 60 MOPRES $ 4.800 $ 6.000 $ 8.000 $ 10.0 3 MOPRES $ 240 (*)1 -- 60 MOPRES $ 4.800 $ 6.000 $ 8.000 $ 10.0 3 MOPRES $ 240 (*)1 -- 60 MOPRES $ 4.800 $ 6.000 $ 8.000 $ 10.0 3 MOPRES $ 240 (*)1 y (*)2 60 MOPRES $ 4.800 60 MOPRES $ 4.800 $ 4.800 $ 4.800 $ 4.8 3 MOPRES $ 240 (*)1 y (*)2 60 MOPRES $ 4.800 60 MOPRES $ 4.800 $ 4.800 $ 4.800 $ 4.8 3 MOPRES $ 240 (*)1 -- 60 MOPRES $ 4.800 $ 4.800 $ 4.800 $ 4.8 El MOPRE (Módulo Provisional) es una unidad de medida que se fija anualmente. (Actualmente el valor del MOPRE es de $ 80) Varios empleos: si un trabajador percibe simultáneamente más de una remuneración, cada remuneración se computa separadamente a los fines del límite, porque para tareas en relación de dependencia existe un tope por empleo. APORTES Y CONTRIBUCIONES OBLIGATORIOS - PORCENTAJES Concepto Aportes (Retención al empleado) Jubilación Pami (INSSJP – Ley 19.032) Asignaciones Familiares Fondo Nacional Empleo Obra Social Total 11 % 3% 0% 0% 3% 17 % 108 Contribución del empleador (*) 16 % 0% 0% 0% 6% 0% CONTRIBUCION DEL EMPLEADOR (Dec 814/2001 B.O 22/06/2001) Fijase con alcance general una alicuota del 16% para las contribuciones patronales sobre la nómina salarial con destino a los subsistemas de la seguridad social regidas por las leyes Nro 19032 (INSSJP), 24013 (Fdo nacional de empleo) 24241(Sist. Integrado de jub.y pensiones) y 24714 (Régimen de Asignaciones Familiares) pertenecientes al sector privado. Esta alícuota sustituye las vigentes para los regimenes del Sistema Unico de Seguridad Social (SUSS). El decreto comentado deroga todos los decretos de rebaja de las contribuciones porcentuales por zonas que se dictaron desde 1994. La alícuota única del 16% es comprensiva de las siguientes contribuciones: Instituto de Jubilados (Ley 19032) Fdo Nacional de Empleo (Ley 24013) Jubilación (Ley 24241) Asignaciones familiares (Ley 24714) Queda afuera de esta alícuota única la contribución para obras sociales. Obras Sociales y ANSSAL Se mantiene la contribución patronal del 5% para obras sociales. La imputación para ANSSAL sobre la suma y aporte sigue siendo la misma. Tope máximo y piso mínimo para el cálculo de la contribución patronal única del 16%. En consecuencia existe desde Julio un tope único para la contribución patronal equivalente a 60 veces el valor Mopre ( $80 x 60 veces = 4.800). Se restablece el mínimo para el cálculo de la contribución, que no podrá ser inferior al equivalente a tres veces el valor Mopre (actualmente $80 x 3 veces = $ 240) . APORTES Y CONTRIBUCIONES OBLIGATORIOS - PORCENTAJES CASOS ESPECIALES Jubilados que trabajan como empleados: En este caso, el trabajador y el empleador deberán efectuar sus aportes únicamente con destino a jubilación: 11% y 16% respectivamente. Los aportes se destinarán al Fondo Nacional de Empleo. El jubilado no tiene que elegir AFJP: no es afiliado al SIJP El empleador deberá comunicar esta circunstancia a la autoridad de aplicación. La omisión lo hará pasible de una multa equivalente a diez (10) veces lo percibido por el beneficiario en concepto de haberes previsionales. CARGAS SOCIALES Aportes y contribuciones para menores de 18 años de edad: Menores de 16 y 17 años: corresponden todas las contribuciones y aportes del cuadro, menos las contribuciones y aportes jubilatorios e instituto de jubilados. Menores de 14 y 15 años: corresponden todas las contribuciones y aportes del cuadro, menos las contribuciones y aportes jubilatorios e Instituto de Jubilados, pero deberá retenérseles el 10% para la Caja de Ahorro. Menores de 16 y 17 años que venían aportando jubilaciones desde antes de Julio de 1994: corresponden todas las contribuciones y aportes del cuadro, incluidos los jubilatorios, pero los 109 empleadores no contribuyen con el 16% para jubilaciones, hasta que estos menores cumplan 18 años (Drc. 433/94). Tampoco incluyen para el Instituto de Jubilados. Los aportes y contribuciones se practican hasta el límite de 60 AMPOS. REDUCCIÓN DE CONTRIBUCIONES PATRONALES Con respecto a los requisitos esenciales para acceder al beneficio de reducción, debemos aclarar que: Hasta agosto de 1995, se requerían contar con un certificado de exención en Ingresos Brutos para las actividades comprendidas en el Pacto Federal. Desde septiembre de 1995, se requiere no adeudar importe alguno ni registrar omisión de presentación de Declaraciones Juradas, en concepto de Seguridad Social e Impuesto al Valor Agregado. En el supuesto de revisar remuneraciones anteriores a 9/05 recomendamos ponerse en contacto con el Dpto. Legales. CONCEPTOS REMUNERATORIOS En dinero o En especie Remuneración: todo ingreso Susceptible de apreciación pecuniaria percibida en retribución o compensación o con motivo de su actividad personal. Incluye: Sueldo, sueldo anual complementario, salario, honorarios, comisiones, participación en las ganancias, habilitación, propinas; Gratificaciones y suplementos adicionales que tengan el carácter de habituales y regulares; Viáticos y gastos de representación, excepto en la parte efectivamente gastada y acreditada con comprobantes. Y toda otra retribución, cualquiera fuere la denominación que se le asigne percibida por servicios ordinarios o extraordinarios prestados en relación de dependencia. CONCEPTOS EXCLUIDOS DEL CARÁCTER REMUNERATORIO Asignaciones familiares, Las indemnizaciones derivadas de la extinción del contrato de trabajo, por vacaciones no gozadas y por incapacidad permanente provocada por accidente de trabajo o enfermedad profesional (no confundir con conceptos excluidos fiscalmente), Las prestaciones económicas por desempleo, Las asignaciones pagadas en concepto de becas 110 Las sumas que se abonen en concepto de gratificaciones vinculadas con el cese de la relación laboral en el importe que excedan del promedio anual de las percibidas anteriormente en forma habitual y regular. Los beneficios sociales no remuneratorios consisten en prestaciones – afectadas a una afinidad predeterminada- que el empleador puede otorgar a su personal, y que no están sujetos a aportes y contribuciones de la seguridad social. Pueden ser otorgados directamente por el empleador o a través de terceros. No pueden entregarse en sustitución de remuneraciones ni a cuenta de éstas. 111 LEYES LABORALES CONTRATO DE TRABAJO 112 LIBRO ESPECIAL (ART. 52 LCT) • Los empleadores deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el que se consignará: a. Individualización íntegra y actualizada del empleador; b. Nombre del trabajador; c. Estado civil; d. Fecha de ingreso y egreso; e. Remuneraciones asignadas y percibidas; f. Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares; g. Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo; h. Los que establezca la reglamentación. LIBRO ESPECIAL (ART. 52 LCT) (Cont.) • Sé prohíbe: 1. Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada. 2. Dejar blancos o espacios. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa. 4. Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro. Tratándose de registro de hojas móviles, su habilitación se hará por la autoridad administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas, por una constancia extendida por dicha autoridad, de la que resulte su número y fecha de habilitación. 113 PRUEBAS GLOBALES 114 PRUEBA GLOBAL: SUELDOS 1. Total de sueldos sujetos al pago de cargas sociales Sueldos Brutos s/Libro Ley (o sumatoria de Recibos) Menos: (Sueldos Brutos del personal cuyo sueldo bruto supere el tope) Más: Tope ($) * cantidad de personal que supere el tope Total de sueldo sujeto al pago de cargas sociales PRUEBA GLOBAL DE CARGAS SOCIALES Sueldos Brutos según cálculo en 1) * % de cargas sociales (alícuota única) __________________________________ Cargas Sociales 115 PRESTAMOS 116 PRESTAMOS 1. Descripción del Rubro Corresponden a obligaciones de la Compañía a favor de un tercero, originadas en la necesidad de obtener fondos de aquél para la financiación de sus actividades. Estas obligaciones por lo general se encuentran instrumentadas a través de: - Adelantos en Cuenta Corriente. Contratos de Mutuo. Documentos. Documentos Descontados. Prendas. Hipotecas. 2. Cuentas Involucradas 2.1. Patrimoniales - Obligaciones a Pagar - Deudas Bancarias - Deudas Financieras 2.2. Resultados - Intereses - Diferencias de cambio o de cotización - Comisiones 3. Normas de Valuación y Exposición 3.1. Valuación - Préstamos liquidables en moneda argentina. Se determinan por su valor nominal, agregando los resultados financieros pertinentes. Los resultados financieros a los que se hace referencia son tanto los explicitados en la instrumentación de la operación como los subyacentes o implícitos en la naturaleza de la transacción, computados a la tasa que resulte relevante. El valor representativo estará dado en todos los casos por el importe al cual el pasivo podría ser cancelado a la fecha de su valuación, debiéndose atender a su destino probable: - En los casos en que la Compañía no estuviera en condiciones financieras para cancelar anticipadamente la deuda, el valor representativo estará dado por su valor actual calculado en base a la tasa explícita originalmente pactada o la implícita original. - En los casos en que la Compañía estuviera en condiciones financieras para cancelar anticipadamente la deuda y hechos posteriores, o en su defecto, 117 anteriores a la fecha de cierre de los estados contables revelaran su conducta o modalidad operativa en ese sentido, el valor representativo estará dado por su valor actual calculado a la tasa que el acreedor estaría dispuesto a utilizar para descontar la deuda con vista al pago anticipado. - Préstamos liquidables en moneda extranjera. Se convierten al tipo de cambio de cierre del período, agregando los resultados financieros pertinente, tal como se describieron en el párrafo anterior. 3.2. Exposición Este rubro integra el pasivo y se expone a continuación del rubro de cuentas por pagar. Dependiendo de la fecha de vencimiento, los préstamos se clasificarán en corrientes y no corrientes. 4. Objetivos de Auditoria Objetivos de la Auditoría Pruebas de Validación Integridad: Todos los préstamos recibidos por - Asegurarse que todos los préstamos están la Compañía a la fecha del balance han sido incluidos en los registros contables. registrados en el mayor general. - Efectuar confirmación de saldos. - Analizar hechos posteriores al cierre. Exactitud: Las transacciones y los saldos de - Verificar que los saldos registrados sean préstamos son matemáticamente exactos, están matemáticamente correctos y estén basados en basados en importes correctos, han sido montos correctos. clasificados en las cuentas apropiadas, y han - Analizar documentación respaldatoria. sido exactamente resumidos y registrados en el mayor general. Existencia: Todos los préstamos registrados - Confirmación de saldos con acreedores (bancos existen a la fecha de balance. para los plazos fijos, custodios para los títulos públicos y accione, etc.) - Revisar documentación respaldatoria. - Revisar hechos posteriores al cierre. Corte: Los movimientos están registrados en el - Verificar el adecuado devengamiento período al que corresponden. intereses a la fecha de cierre. - Revisar documentación respaldatoria. de Valuación: Los saldos de los préstamos se - Verificar devengamiento de intereses y encuentran correctamente valuados de acuerdo conversión a los tipos de cambio vigentes en con normas contables vigentes. caso de préstamos en moneda extranjera. Derechos y Obligaciones: Los saldos - Efectuar confirmaciones. registrados de préstamos son obligaciones - Examinar convenios de préstamos para genuinas de la Compañía. determinar si existen restricciones a la Toda restricción sobre los activos, consecuencia disponibilidad de los activos de la Compañía, de los compromisos asumidos ha sido distribución de utilidades, etc.. debidamente identificada. Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar adecuada clasificación en corriente del rubro están apropiadamente clasificados y no corriente. descriptos y se exponen de acuerdo con las - Verificar adecuada revelación de posibles normas contables vigentes. restricciones a la disponibilidad de los activos, distribución de utilidades. 118 5. Factores o Áreas de Riesgo - Omisión de pasivos - Inadecuado devengamiento de intereses - Compromisos asumidos no revelados en los estados contables - Garantías otorgadas para acceder al financiamiento que generan restricciones sobre la libre disponibilidad de activos. PREGUNTAS TIPICAS Préstamos 1. ¿Se han solicitado u otorgado en préstamo, sin intereses, o a una tasa de interés muy distinta a la del mercado? ---------------------------------------------------------------------------------------2. ¿Se han efectuado préstamos sin establecer sus términos en cuanto a la devolución del dinero?. Si la respuesta es si, explicar ---------------------------------------------------------------------------------------- 119 PATRIMONIO NETO 120 PATRIMONIO NETO 1. Descripción del Rubro Representa el derecho de los propietarios sobre los activos netos de la empresa y se compone de los fondos invertidos por los propietarios, las utilidades retenidas y reinvertidas. 2. Cuentas Involucradas - Capital Suscripto - Ordinario - Preferido - Ajuste de Capital - Primas de Emisión - Aportes Irrevocables - Resultados Acumulados - Reserva Legal - Reservas Facultativas - Reservas por Revalúo Técnico de Bienes de Uso 3. Normas de Valuación y Exposición 3.1. Valuación - Los aportes dinerarios se valúan a su valor nominal, reexpresado a la fecha de balance. - Los aportes no dinerarios se valúan al valor reconocido al momento del ingreso, reexpresado a la fecha de balance. - Los movimientos sobre reservas y resultados acumulados se valúan a su valor nominal, reexpresado a la fecha de balance. 3.2. Exposición Las partidas integrantes del patrimonio neto deben clasificarse y resumirse de acuerdo con el origen: aportes de los propietarios y resultados acumulados. • Aportes de los propietarios: - • Capital Ajuste de capital Prima de Emisión Resultados Acumulados - Ganancias Reservadas - Resultados no Asignados - Revalúos Técnicos 4. Tratamiento Aportes Irrevocables: las Resoluciones IGJ 25/04 y la 1/05 obligan a optar entre capitalización o restitución de los aportes, antes del 7 de agosto o a los 180 días de integrados los aportes. Caso contrario, pasarán a integrar el pasivo de la Sociedad. 121 Lineamientos principales de la resolución: 1. Antes de cualquier aumento efectivo de capital deberán capitalizarse las cuentas "ajuste de capital", "saldo de revalúo contable" y similares que permitan emitir acciones liberadas en los términos del artículo 189 de la LSC (acciones que no requieren que los accionistas efectúen nuevos desembolsos), existentes a la fecha de la asamblea que aprobó el aumento efectivo del capital. 2. La emisión de las acciones liberadas deberá ser decidida en la misma asamblea aprobatoria del aumento efectivo o en otra anterior. Deberá cumplirse con una serie de recaudos entre los que se destaca la obligación de acompañar certificación contable legalizada de los saldos existentes en las cuentas mencionadas. 3. Cuando existan resultados acumulados negativos que pongan a la sociedad en situación de disolución, pérdida total del capital o su reducción (arts. 94, inc. 5°, 96 o 206 de la LSC, respectivamente) o bien, en sentido contrario, saldos positivos susceptibles de tratamiento conforme a los artículos 68 (dividendos), 70, párrafo tercero (reservas facultativas), 189 (capitalización de reservas) o 224, párrafo primero (dividendos) de la LSC, las asambleas que traten el tema deberán ser convocadas para realizarse, en su caso, en el doble carácter de ordinarias y extraordinarias, y prever expresamente el tratamiento de esas cuestiones en el orden del día. No puede eludirse ni postergarse su tratamiento. 4. La resolución considera que la imputación de resultados acumulados positivos a cuentas tales como "cuenta nueva", "cuenta de resultados no asignados" y similares, constituye un mecanismo ilegítimo de formación de reservas. En consecuencia, la acumulación de dichos resultados en esas cuentas deberá constituirse a modo de reservas y cumplir los requisitos del artículo 70, párrafo tercero de la LSC, entre los cuales se encuentra la necesidad de su aprobación por mayorías especiales. Resulta claro que el propósito del organismo de contralor es crear incentivos para que las sociedades comerciales distribuyan dividendos a sus accionistas. 5. La resolución implica la sentencia de muerte para los aportes irrevocables a cuenta de futura suscripción de acciones. En este sentido, sólo se los podrá constituir si resultan de un acuerdo escrito entre el aportante y la sociedad, sujeto a ciertos requisitos. 6. En dicho acuerdo, entre otras cosas, deberán especificarse los plazos durante los cuales el aportante se obliga a mantener el aporte y deberá celebrarse la asamblea que decidirá sobre su capitalización o restitución. Dichos plazos no pueden exceder de 180 días corridos computados desde la aceptación del aporte por el directorio. Caso contrario, la sociedad quedará automáticamente obligada a restituir los fondos sin necesidad de resolución por la asamblea. Asimismo, el monto de los aportes será contabilizado en el pasivo social. 7. La falta de celebración de la asamblea dentro del plazo mencionado, el rechazo de la capitalización o su falta de tratamiento expreso, serán suficientes para dejar expedita la restitución de los aportes irrevocables en los plazos y condiciones estipulados en el acuerdo entre la sociedad y el aportante. El plazo de restitución no podrá ser inferior al estipulado en el artículo 83, inciso 3°, último párrafo de la LSC (veinte días). 8. Mientras los aportes irrevocables permanezcan contabilizados en el patrimonio neto, serán computados en el capital nominal a los efectos de las normas que fijan límites o relaciones entre las participaciones y el capital social. 9. La resolución será aplicable en lo pertinente a las sociedades de responsabilidad limitada, cuyo capital alcance el importe fijado por el artículo 299, inciso 2º, de la LSC ($2.100.000). 122 5. Objetivos de Auditoría Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Integridad: Todos los aportes de capital, primas - Asegurarse, a través de la lectura de Actas de de emisión, capitalizaciones y asignaciones y Directorio y Asamblea, como de distribuciones de resultados decididos por la conversaciones con la Gerencia, que todas las Compañía a la fecha del balance, han sido transacciones que afectan al patrimonio neto registrados en el mayor general. están incluidas en los registros contables. Exactitud: Las transacciones y los saldos de las - Verificar que los saldos registrados sean cuentas del patrimonio neto son matemáticamente correctos y estén basados en matemáticamente exactos, están basados en montos correctos. importes correctos, han sido clasificados en las cuentas apropiadas y han sido exactamente resumidos y registrados en el mayor general. Existencia: Todos los movimientos en las - Examinar las evidencias del ingreso de dinero o cuentas del patrimonio neto registrados existen a bienes de que se trate, correspondiente a la la fecha del balance. suscripción e integración del capital o aportes irrevocables. - Examinar constancias de la distribución de utilidades. - Verificar que el resto de los movimientos en las cuentas del patrimonio neto han sido decididas por los órganos competentes. Corte: Los movimientos están registrados en el - Examinar documentación. período al que corresponden. - Efectuar revisiones analíticas. Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validación Valuación: Los saldos de las cuentas del - Examinar la valuación e los aportes realizados patrimonio neto se encuentran correctamente por los propietarios. valuados de acuerdo con normas contables - Verificar adecuada reexpresión de los aportes. vigentes. - Verificar adecuada reexpresión de resto de las cuentas del patrimonio neto. Derechos y Obligaciones: Los saldos - Verificar, en caso de corresponder, la registrados en las cuentas del patrimonio información sobre restricciones legales, representan los derechos de los accionistas de la reglamentarias, contractuales o de otra índole Compañía. para la distribución de utilidades. Presentación/Revelación: Los componentes - Verificar adecuada clasificación de los del rubro están apropiadamente clasificados y movimientos en las cuentas de patrimonio descriptos y se expone la información que neto. corresponde de acuerdo con las normas - Verificar adecuada revelación de: contables vigentes. - Dividendos acumulados impagos de acciones preferidas. - Restricciones para la distribución de dividendos. 123 6. Factores o Áreas de Riesgo - Omisión de registración de aportes, distribución de dividendos, constitución/desafectación de reservas. - Constitución en defecto de la reserva legal. - Restricciones a la distribución de dividendos. - Perdidas acumuladas que requieren la reducción de capital. - Inadecuado devengamiento de intereses. - Compromisos asumidos no revelados en los estados contables. EMPRESA: LIBRO NUMERO FECHA CANTIDAD ULTIMO RUBRICA RUBRICA FOLIOS UTILIZADO 124 OBSERVACIONES ANEXOS PLANILLAS DE TRABAJO DE AUDITORIA 125 ANEXO I CARTA DE LA GERENCIA XXXXXX, XX de XXXX de XXXXX (LA FECHA DE LA CARTA DE GERENCIA DEBE SER ANTES QUE LA FECHA DEL DICTAMEN) Señores Auditores de (Nombre del estudio y dirección) XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXX ref.: Estados contables de xxxx S.A. al xx de xxxx de xxxxx De nuestra mayor consideración: Nos es grato dirigirnos a Uds. con relación a Vtra. Solicitud referente a la confirmación de aspectos vinculados con los Estados Contables al xx de xxxxxx de xxxx, por lo cual pasamos a confirmar los siguientes: • • • • • • • • • • Somos responsables de la presentación razonable en los estados contables de la situación patrimonial, de los resultados de las operaciones y de la evolución del patrimonio neto, de acuerdo con normas contables profesionales; la misma responsabilidad existe sobre las notas. Los estados contables están libres de errores y omisiones significativos. Hemos expuesto apropiadamente en los estados contables las opciones y arreglos de adquisición referidos al capital accionario. Todas las operaciones realizadas y todos los activos y pasivos adquiridos o contraídos por la sociedad, han sido registradas/os contablemente. La sociedad posee títulos de propiedad suficientes de todos sus activos. Las estimaciones que dieron origen a registraciones contables, han sido realizadas ponderando razonablemente todos los hechos y circunstancias de nuestro conocimiento. Han sido considerados para la elaboración de los estados contables todos los hechos posteriores al cierre que perfeccionan estimaciones o confirman situaciones existentes. No se han producido otras situaciones que por sus características deban ser reveladas en la información complementaria. No existen gravámenes u otras restricciones a la libre disponibilidad de activos, con excepción a los informados en nota en los estados contables. No existen planes y/o intenciones que puedan afectar en forma significativa la valuación y exposición de los activos y pasivos existentes al cierre del ejercicio. Se ha previsionado cualquier pérdida material emergente del cumplimiento o la imposibilidad de cumplir cualesquiera de los compromisos de la Compañía. No ha habido: • • Irregularidades que comprendan a la dirección o a los empleados que tienen una participación importante dentro del sistema de control contable interno. Irregularidades que comprendan a otros empleados, que pudieran tener un efecto material sobre los estados financieros. Los siguientes conceptos han sido correctamente contabilizados o revelados en los estados contables: • • Transacciones entre partes vinculadas y créditos o deudas emergentes de las mismas, incluyendo ventas, compras, préstamos, transferencias y garantías. Acuerdos con instituciones financieras que comprendan saldos compensatorios, u otros acuerdos referentes a restricciones sobre los saldos monetarios y líneas de crédito, u otros acuerdos similares. 126 En particular no existen: •Violaciones o potenciales violaciones de disposiciones legales, cuyos efectos deban ser considerados en los estados contables. •Reclamos, contingencias o juicios significativos y/o determinaciones en materia impositiva y previsional, no registradas contablemente o no informados en notas a los estados contables, según corresponda. •Reclamos, contingencias o juicios significativos por incumplimiento de las normas sobre protección del medio ambiente. •Bienes de Uso desafectados que deban ser reclasificados en “otros activos” y valuados a su valor neto de realización. •Planes ni intenciones que podrían afectar materialmente el valor contable o la clasificación de los activos y pasivos. •Otros pasivos materiales o ganancias o pérdidas contingentes que debieran ser devengados o revelados en los estados contables. • Los Directores no han celebrado contratos con la sociedad que requieran aprobación de la Asamblea (Art. Nº 271 de la Ley Nº 19.550). Sin otro particular, saludamos muy atentamente. Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Ing. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Vicepresidente Presidente 127 ANEXO II PLANILLA DE CONTROL DE BALANCES CONTROLES SOBRE ESTADOS CONTABLES DE PUBLICACIÓN (PRESENTACIÓN I.G.J.) Hoja 1 de 2 CLIENTE: ................................................................................................. ESTADOS CONTABLES AL........../........../........../ Realizó Fecha 1. Revisión del tipeado a partir del borrador De: A: 2. Revisión de cálculos y sumas horizontales y Estados Contables verticales 3. Cotejo de importes relacionados Al cierre 3.1 Estados contables entre sí: I. Balance General: Activo = Pasivo + P. Neto P. Neto = E.E.P.N. II. Estado de Resultados: Rdo. Del ej. = E.E.P.N. III. Estado de Variaciones del Capital Cte./E.O.A.F.: - Balance General (capital corriente / fondos al inicio / cierre) - Estado de Resultados (rdo. ord. / extraorid., vinculadas) - Estado de Evolución del Patrimonio Neto (aporte de capital, disa. de dividendos, reducción de capital) 3.2 Estados Contables con Notas (referencias e importes): I. Balance General II. Estado de Resultados III. Estado de Evolución del Patrimonio Neto IV. Estado de Variaciones del Capital Cte. / E.O.A.F. 3.3 Estados Contables con Anexos (referencias e importes): I. Balance General con: Anexo ... Bienes de Uso Anexo ... Activos Intangibles Anexo ... Inversiones Anexo ... Otras Inversiones Anexo ... Previsiones Anexo ... Costos de Ventas Anexo ... Activos y Pasivos en Moneda Extrajera II. Estado de Resultados con: Anexo ... Costo de Ventas Cuadro I III. Estado de Variaciones del Capital Cte. / E.O.A.F. con: 128 Comparativo Anexo ... Bienes de Uso (altas, bajas, amortizaciones) Anexo ... Activos Intangibles (altas, bajas, amortizaciones) Anexo ... Inversiones (altas, bajas, inv. permanentes) Anexo ... Otras Inversiones (altas, bajas, amortizaciones) Anexo ...Previsiones (aumentos, disminuciones, REI) Cuadro I 3.4 Notas con Notas (referencias e importes) 3.5 Notas con Anexos (referencias e importes) 129 ANEXO II (CONT.) Hoja 2 de 2 CLIENTE: ................................................................................................. ESTADOS CONTABLES AL........../........../........../ 3. Cotejo de importes relacionados (cont.) Estados Contables Al cierre Comparativo 3.6 Anexos entre sí: Anexo ... Bienes de Uso / Cuadro I Anexo ... Activos Intangibles / Cuadro I Anexo ... Otras Inversiones / Cuadro I Anexo ... Previsiones / Cuadro I Anexo ... Costos de Ventas / Cuadro I Anexo ... Activos y Pasivos en Moneda Extrajera / Anexos ... Inversiones y ... Otras Inversiones 3.8 Saldos de cierre del ejercicio anterior s/ balance de presentación con saldos de inicio del ejercicio actual E.E.P.N. EOAF Anexos (bienes de uso, Intangibles, previsiones, etc) 3.9 Información complementaria E.E.C.C. Consolidados I. Balance General Consolidado: Activo = Pasivo + P. Neto II. Estado de Variaciones del Capital Cte. / E.O.A.F. Consolidado con: - Balance General Consolidado (capital corriente / fondos al inicio / cierre) - Estado de Resultados Consolidado (rdo. ord. / extraord., vinculadas) III. EE.CC. Consolidados con EE.CC. Básicos: - P. Neto Consolidado = P. Neto Controlante - Resultado Consolidado = Resultado Controlante 3.10 Carátula con: - Encabezamiento de EE.CC - Nota sobre Estado del Capital - Nota sobre Sociedad Controlante - Anexo sobre Información Personal de Accionistas 3.11 Memoria con EE.CC. (referencias e importes) 4. Revisión de fechas: - Informe del Auditor - Informe del Síndico - Memoria 5. Revisión datos de los firmantes 6. Verificación pase a libros rubricados 7. Aprobación: 130 Hecho por Fecha - Senior - Gerente - Socio ANEXO III Xxxxxxxxxx de 200X Ref.: Reunión del xxxxxxx de 200X. Temas a definir y temas definidos. Asistentes Empresa: Asistentes Estudio: Estimado XXXX tal como convenimos te enviamos lo que a nuestro criterio son los temas a seguir. Temas a resolver Responsa ble Plazo Observaciones 1- 2- 3- 4- 5- 6- 7- 8_ Atte. xxxxxxxx - xxxxxxxxxx Aclaración: Por favor incluir cualquier tema de interés que haya sido omitido en el presente. Saludos cordiales. 131 ANEXO IV CUESTIONARIO PARA EL CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ASPECTOS GENERALES CUESTIONARIO SI NO N/A OBSERVACIONES SI NO N/A OBSERVACIONES • CANTIDAD DE PERSONAL AFECTADO A LA ORGANIZACIÓN. • VOLUMEN DE TRANSACCIONES MENSUALES PROMEDIO. • VENTAS DE LOS ULTIMOS TRES EJERCICIOS. COMO EVOLUCIONARON LAS MISMAS? • ULTIMOS DOS BALANCES DE PRESENTACION. EXISTE UN ORGANIGRAMA O GRAFICO DONDE SE DESCRIBA LA ESTRUCTURA FORMALDE AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIÓN? • EXISTE UN MANUAL DE POLITICAS DECONTROL INTERNO? • EXISTE UN MANUAL DE FUNCIONES? • • • • • COMO Y CUALES SON LOS MEDIOS TECNOLOGICOS CON LOS CUALES SE PROCESA LA INFORMACION? BAJO QUE SISTEMA OPERATIVO CORRE LA CIA? TIENE LA EMPRESA UN DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA? DE QUIEN DEPENDE? CUBRE TODOS LOS SECTORES DE LA EMPRESA? SE LLEVAN ESTADISTICAS SOBRE OPERACIONES DE LA EMPRESA? CUALES? SE REALIZAN CIERRES MENSUALES DE CUENTAS CONTABLES? CUESTIONARIO EXISTE PLAN DE CUENTAS CON CRITERIO DE IMPUTACION POR ESCRITO? • SE PREPARAN PRESUPUESTOS? • CUAL ES LA POLITICA DE CONTROL DE STOCKS? QUE TIPOS DE CONTROLES SE REALIZAN? CANTIDAD DE ITEMS EN EXISTENCIA. 132 ANEXO V Contenido y ejemplos de las Actas Societarias más comunes. A continuación se enumeran los requisitos mínimos que deben reunir los instrumentos que dan cuenta de los actos societarios más frecuentes. No se contemplan todas las posibles alternativas, sino las más usuales. Los ejemplos están referenciados al texto. Contenido de las actas de asamblea 1) – Lugar y fecha: se identifica la localidad donde se efectúa la reunión y la dirección exacta donde ésta se celebra. Debe constar la fecha y la hora de inicio de las deliberaciones así como la de conclusión. 2) Identificación del órgano que se reúne, a qué sociedad pertenece y quiénes toman parte de las deliberaciones. 3) Carácter de la reunión: ordinaria, extraordinaria, primera o segunda convocatoria. Existencia de quórum. 4) Referencia a la concurrencia del síndico. 5) Indicación de quién preside las deliberaciones. 6) Tratamiento de los puntos del orden del día: • Mención del punto puesto a consideración. • Breve relato de los puntos de vista manifestados por los asistentes. • Mociones sometidas a votación. • Resultado de la votación mencionando a quienes hubieran votado en contra de lo finalmente aprobado. 7) Señalar el carácter unánime de la asamblea, si lo tuvo (concurrencia de la totalidad del capital social y aprobación de todos los asuntos por unanimidad). 8) Firma del presidente de la sociedad y de los accionistas especialmente designados para firmar el acta. 9) Las actas de asambleas deben ser confeccionadas y firmadas dentro de los 5 días de celebradas. Estarán volcadas en libros especiales con las formalidades de los Libros de Comercio. Deposito de acciones o comunicación de asistencia 10) – Los accionistas que concurran a la asamblea deben depositar en la sociedad sus acciones o un certificado de depósito o constancia extendida por banco, caja de valores u otra entidad autorizada. La sociedad les entregará un recibo con el cual serán admitidos en la asamblea. - Cuando las acciones fuesen nominativas o escritúrales con registro llevado por la sociedad, el depósito se puede reemplazar con una comunicación de la asistencia. - Tanto el depósito con la comunicación –en su caso- deben efectuarse con 3 días hábiles de antelación a la fecha de la asamblea. - La sociedad anotará en el libro de asistencias a los accionistas que hayan efectuado el depósito o la comunicación antes mencionadas. 11) El cierre del depósito de acciones o comunicación de asistencia será suscripto por el presidente de la sociedad con constancia de la fecha y cantidad de acciones depositadas. 12) Al comenzar la asamblea, los accionistas –o sus representantes- firmarán el libro de asistencia donde constará: carácter (por sí o representante), domicilio, documento de identidad, capital social y número de votos que les corresponde. - No pueden representar a accionistas los directores, los síndicos, los integrantes del consejo de vigilancia, los gerentes y demás empleados de la sociedad. Únicamente concurren como accionistas por acciones que les pertenezcan. - El mandato puede otorgarse en instrumento privado con firma certificada. 13) El cierre del registro de asistencia será firmado por el presidente y los accionistas designados para firmar el acta, y constará: la cantidad de accionistas presente –indicando cuántos lo hacen por sí y cuántos son representados- , el capital social que suman, la cantidad de votos que posee y la fecha. 133 Ejemplo de acta de asamblea de accionistas Acta Nº...(1) En la ciudad de Buenos Aires a los días del mes de................. de 19.......... siendo las horas, (2)....... se reúnen en asamblea general (3) ordinaria todos los accionistas cuya nómina consta en el libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencias Nº 1 (uno) folio.......... en la sede social calle (1) Toma la presidencia de la asamblea (5)......presidente del directorio de la Sociedad, y pone a consideración de la misma el orden del día conocido por todos los accionistas con la debida anticipación. (6) “1) Consideración documentos art. 24 inc. 1) Ley 19.550 ejercicio cerrado el .......... de ......... de 19......”. Por unanimidad se aprueba la Memoria tal como está transcripta en el libro de Actas y el inventario, el balance general, el estado de resultados del ejercicio, el estado de evolución del patrimonio neto, los anexos............, las notas a los estados contables y el Informe del Síndico tal como están volcados en el libro Inventario y Balances. Seguidamente se pone a consideración el segundo punto del orden del día: 2) Pago de honorarios a directores por encima del 25% de los beneficios y distribución de éstos”. Por unanimidad se resuelve destinar al pago de honorarios al directorio a la suma.............................a ser distribuidos así: .................................................................................................................................... ....... También por unanimidad se resuelve destinar a la Reserva Legal .................................................................................................................................... ....... y pasar a nuevo ejercicio. .................................................................................................................................... ....... Luego se pone a consideración el tercer punto del orden del día: “3) Determinación del número de directores a elegir, elección de directores, elección de síndicos y designación de dos accionistas para firmar el acta”. Por unanimidad se resuelve: a) Establecer el...........el número de directores a elegir por........... ejercicios. b) Elegir directores a: ....................................................................................... c) Elegir síndico titular a: ................................................................................. d) Elegir síndico suplente a:.............................................................................. e) Designar para firmar el acta a...................................................................... (1) Se deja constancia de que la asamblea ha tenido el carácter de unánime. (1) Se levanta la misma siendo las...... horas. Ejemplo del libro registro de accionistas (10) (12) (12) (10) Fecha del Nombres y Nombres y Domicilio depósito, Apellidos Apellidos y Número presentación completos completos de de de los de los document constancias o o comunicación accionistas representan -tes Se cierra el Depósito de Acciones (11) con Buenos Aires, (11) (12) (12) (12) (12) Cantidad de acciones o certificados Capital Cantidad de votos Firmas acciones depositadas a votos. (11) Firmas Buenos Aires (13) Se cierra el Registro de Asistencia con la concurrencia (13) de accionistas por sí, accionistas representados, que poseen pesos del capital social con derecho a votos. (13) Firmas 134 ANEXO VI Contenido de las actas de directorio A) Lugar y fecha: se identifica la localidad donde se efectúa la reunión y la dirección exacta donde ésta se celebra. Debe constar la fecha y la hora de inicio de las deliberaciones así como la de conclusión. B) Identificación del órgano que se reúne, a qué sociedad pertenece y quiénes toman parte de la reunión cuando se trata de cuerpos colegiados. C) Referencia de la concurrencia del síndico. D) Identificación de quién preside las deliberaciones. E) Tratamiento de los temas: • Mención del asunto puesto a consideración, • Breve relato de los puntos de vista manifestados por los asistentes. • Mociones sometidas a votación. • Resultado de la votación mencionando a quienes hubiera votado en contra de lo finalmente aprobado. F) Firma de los asistentes. G) Deben labrarse en libros especiales con las formalidades de los Libros de Comercio. Frecuencia de las reuniones: − − − − Una vez cada tres meses, a menos que el directorio fije una mayor frecuencia. Cuando cualquier director pida la reunión. En este caso, la convocatoria la efectúa el presidente, en su defecto algún otro director. La convocatoria debe incluir los temas a tratar. La convocatoria se realiza en el domicilio especial que deben constituir todos los directores dentro de la República. Reuniones para aprobar información contable y convocar a asamblea: H) Dentro del cuarto mes del cierre del ejercicio el directorio convocará a asamblea general ordinaria de accionistas para tratar: • Estados contables, inventario memoria e informe del síndico, aprobados por el directorio. • Designación de directores y síndicos o miembros del consejo de vigilancia y fijación de su remuneración. La convocatoria a la asamblea contendrá: I) Denominación de la sociedad. J) Carácter de la convocatoria, si es en primera o segunda convocatoria, o ambas simultáneamente. K) Fecha, hora y lugar de la reunión. L) Orden del día. M) Indicar recaudos especiales para la concurrencia de los accionistas. N) Órgano que efectúa la convocatoria. O) Debe resolverse si se realizan las publicaciones que exigen la ley (la publicación de la convocatoria puede omitirse cuando se trate de asamblea unánime, esto es concurrencia de la totalidad del capital y decisiones adoptadas por unanimidad). 135 Ejemplo de Acta de Directorio que convoca a Asamblea Acta Nº.................... (A) En la ciudad de Buenos Aires a los........... días del mes .............. de 19......, siendo las ....... horas, se reúnen los (B) directores de ................ que suscriben la presente acta en sede de la Sociedad calle (A) (C) Concurre a la reunión el síndico titular. Iniciada la sesión (D) Presidente del directorio, manifiesta que la misma tiene por finalidad (E) considerar los estados contables y memoria correspondientes al ejercicio económico cerrado el ...... de ................ de 19..... y convocar a asamblea general ordinaria. El Señor ..................................................................... manifiesta que todos los presentes conocen los documentos a considerar por lo que mociona se omita la lectura de los mismos y se aprueben, Por unanimidad de los directores presentes se aprueban las mociones precedentes, por lo que quedaron aprobados los siguientes documentos a) La memoria tal como se transcribe seguidamente “Memoria...” b) el inventario, el balance general, el estado de resultado del ejercicio, el estado de evolución del patrimonio neto, los anexos..................... y las Notas a los estados contables, tal como están transcriptos en el libro Inventarios y Balance. Seguidamente, el síndico titular manifiesta que puede redactar su informe sobre la documentación aprobada precedentemente por el directorio por haber estudiado la misma con anterioridad, informe que se transcribe en el precitado libro de Inventarios y Balances. Luego hace uso de la palabra el Señor Presidente proponiendo incluir en el orden del día el pago de honorarios a laso directores pro encima del 25% de los beneficios, lo que se aprueba por todos los directores presentes. Seguidamente, también por unanimidad, (H) se redacta la convocatoria y orden del día así: “(I)....... Convocase a asamblea general ordinaria para el día (K)...... de............ de 19...... a las........... horas en.......................... para tratar: (L) 1) Consideración documentos art. 234 inc. 1) Ley 19.550 ejercicio cerrado el...... de................. de 19..... 2) Pago de honorarios a directores por encima del 25% de los beneficios y distribución de éstos. 3) Determinación del número de directores a elegir, elección de directores, elección de síndicos y designación de dos accionistas para firmar el acta. (M) (N) El Directorio”. (Ñ) También por unanimidad se resuelve no publicar la convocatoria y orden del día precedentes en el Boletín Oficial en razón de que todos los accionistas prometieron concurrir a al asamblea. (A) Se levanta la sesión siendo las................... horas. EJEMPLO DE ACTA DE ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA QUE SE CONVOCA PARA AUMENTO DE CAPITAL En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a los …….. días del mes de …………de ………., siendo las ……..horas, se constituyen en ………………nº …… - Piso ….. - en Asamblea Extraordinaria Unánime, los señores accionistas de …………….S.A., cuya nómina consta en el Libro Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas Nº …….., bajo la Presidencia del Sr. ……………………. El Sr. Presidente señala que esta Asamblea es unánime por encontrarse presentes los accionistas que componen el 100% del Capital Social; procede a la apertura del acto y pone a consideración el primer punto del Orden del Día: 1) Designación de dos accionistas para firmar el acta de la Asamblea.Por unanimidad se designa al Sr. ……………………………….. y a la Sra. ………………………... 2) Aumento del Capital Social de $................... a $ ……………. mediante la capitalización total del saldo de la Cuenta Ajuste del Capital. Capitalización de los Aportes Irrevocables y posterior aumento del Capital Social a $ …………….. con prima de emisión. Especial (art. 202, Ley 19550 y sus modificatorias. Emisión de la totalidad de las acciones representativas del nuevo Capital Social. Reforma del estatuto 136 Creación de la Reserva El Sr. Presidente informa que, conforme las conversaciones mantenidas oportunamente con los accionistas de la sociedad, se ha convenido conforme las Resoluciones Generales I.G.J. 25/04, 01/05 y 7/05, aumentar, en primera instancia, el Capital Social de la sociedad mediante la capitalización total de la Cuenta Ajuste del Capital que asciende a $ ………………. y posteriormente capitalizar la cuenta Aportes Irrevocables que asciende a $ ………………… aumentando el Capital Social de $ ……………… a $ ………………. , es decir en $ ……………………… y los restantes $ ………………. se destinen a la constitución de una reserva especial por Prima de Emisión. Luego de un amplio cambio de opiniones se resuelve por unanimidad: a ) Elevar el capital social de $ ………………… a $ ……………….. es decir en $ ……………….. mediante la capitalización total del saldo de la Cuenta Ajuste del Capital. b ) Elevar el capital social de $ …………….. a $ ……………, es decir en $ ………….. mediante la capitalización de la cuenta Aportes Irrevocables y constituir una Reserva Especial por Prima de Emisión por $ ……………. de acuerdo a lo establecido por el artículo 202 de la ley 19.550. c ) Fijar la prima de emisión por el aumento de capital en $ …………………….. por acción con el saldo de $ ……………. que arroja la prima por las acciones emitidas por el citado aumento. d ) Emitir la totalidad de …………….. acciones ordinarias nominativas no endosables de valor nominal $................ cada una, con derecho a 1 voto por acción, como así también disponer el consecuente rescate de los títulos reemplazados para proceder a su anulación. e ) Delegar en el directorio la emisión de las acciones, que serán emitidas a favor de los accionistas en función a sus tenencias una vez se inscriba el presente aumento de capital. f ) Anotar en el Registro de Acciones la presente emisión, dejando constancia que la participación accionaria como consecuencia del aumento de capital resuelto quedó conformada de la siguiente forma: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - xxxxx acciones - xx% xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx……………….. xxxxx acciones - xx% g ) Reformar el artículo 4º y 8º del Estatuto Social, tal como se transcribe a continuación: Artículo 4º - El Capital Social es de pesos ……………., representado por xxxxxx acciones nominativas no endosables, con derecho a un voto por acción y de valor nominal pesos ………….. cada acción. 3) Otorgamiento de las autorizaciones necesarias para cumplimentar la resolución asamblearia Por último se resuelve por unanimidad autorizar a …………………………………………………..para que indistintamente cualquiera de ellos realicen los trámites administrativos para obtener la conformidad e inscripción correspondiente de la Inspección General de Justicia inclusive la declaración jurada conforme la Resolución General IGJ 7/05 y publicar edictos de ley. No habiendo más asuntos que tratar se levanta la asamblea a las …….. horas. Siendo las ………….. horas y contando con la presencia de la totalidad de los señores accionistas, se produce la reapertura del acto. El Sr. Presidente informa que, por un error involuntario, se omitió en el punto 2.g) del Orden del Día, la reforma del artículo 8º. Luego de un cambio de opiniones, se resuelve por unanimidad aprobar la reforma de dicho artículo, que 137 quedará redactado tal como se transcribe a continuación: Artículo 8º - La dirección y administración de la sociedad estará a cargo de un directorio integrado por el número de miembros que fije la asamblea, entre un mínimo de uno y un máximo de cuatro directores titulares. La asamblea podrá designar igual o menor número de suplentes, los que se incorporarán al directorio en el orden de su designación. El término de su mandato es de tres ejercicios siendo reelegibles. Corresponderá a la asamblea fijar su remuneración. El directorio sesionará con la mitad más uno de sus titulares y resolverá por mayoría de votos presentes; en caso de empate, el presidente tendrá doble voto. La representación legal de la sociedad será ejercida por el presidente. En garantía del cumplimiento de sus funciones los directores titulares deberán constituir una garantía por un monto no inferior a la suma que establezcan las normas y disposiciones legales vigentes, debiendo constituirse la misma en las condiciones y en las formas previstas por el ordenamiento legal y reglamentario aplicable. El directorio tiene amplias facultades de administración y disposición, incluso las que requieren poderes especiales a tenor de los artículos 1881 del Código Civil y 9 del Decreto Ley 5965/63. Podrá especialmente operar con toda clase de bancos, compañías financieras o entidades crediticias oficiales o privadas; dar y revocar poderes especiales o generales, judiciales, de administración y/u otros, con o sin facultad de sustituir; iniciar, proseguir, contestar o desistir denuncias o querellas penales; y realizar todo otro acto jurídico que haga adquirir derechos o contraer obligaciones a la sociedad.No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la asamblea siendo las …………….. horas. DECLARACION JURADA RESOLUCION (G) I.G.J. Nº x/xx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxABOGADA INSCRIPTA EN LA MATRICULA DE ABOGADOS DEL COLEGIO PUBLICO DE ABOGADOS DE LA CAPITAL FEDERAL BAJO EL Tº xx Fº xxx, DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LA PRESENTE ES COPIA FIEL DEL ACTA DE ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA UNANIME CELEBRADA EL xx DE xxxxxxxxxxxxx DE xxxxx, SEGÚN SURGE DE LOS FOLIOS Nº xxx A xxx DEL LIBRO COP. ACTAS DE ASAMBLEAS Y DIRECTORIO Nº x RUBRICADO BAJO EL Nº C xxxxx DEL xxxxxx PERTENECIENTE A xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.; QUE REVISTIO CARACTER DE UNANIME CONFORME ASI SE DESPRENDE DEL FOLIO Nº xx DEL LIBRO DEPOSITO DE ACCIONES Y REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS GENERALES Nº x RUBRICADO BAJO EL Nº C xxxxx DEL xxxxxxxx.- EN LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES A LOS xx DIAS DEL MES DE xxxxxxxxx DE 2007. xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xx Abogada T° xx F° xxx C.P.A.C.F. 138 Denominación de la Sociedad: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Nº de Inscripción en la I.G.J.: xxxxxxxx ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA UNANIME DEL xx DE xxxxxxxxxxx DE xxxxx Año 2006 Nº Nombre de Orden ACCIONISTA Día Mes Apellido Cantidad y completo de Documento de Identidad acciones Capital $ Cantidad de votos Domicilio 1 Xx Xx Xxx Xxx Xxx 2 Xx Xx Xxx Xxx Xxx Xxxx Xxxxx Xxxx Siendo las ……….. horas del día xx de xxxxxx de xxxxx se cierra el Registro de Asistencia de Accionistas con x (xxx) accionistas presentes con xxxxx(xxxxxxx) acciones ordinarias nominativas no endosables presentadas a las que corresponden xxxxxx votos y que representan la totalidad del Capital Social de $ xxxxxx DECLARACION JURADA RESOLUCION (G) I.G.J. Nº x/xx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxABOGADA INSCRIPTA EN LA MATRICULA DE ABOGADOS DEL COLEGIO PUBLICO DE ABOGADOS DE LA CAPITAL FEDERAL BAJO EL Tº xx Fº xxx, DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LA PRESENTE ES COPIA FIEL DEL ACTA DE ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA UNANIME CELEBRADA EL xx DE xxxxxxxxxxxxx DE xxxxx, SEGÚN SURGE DE LOS FOLIOS Nº xxx A xxx DEL LIBRO COP. ACTAS DE ASAMBLEAS Y DIRECTORIO Nº x RUBRICADO BAJO EL Nº C xxxxx DEL xxxxxx PERTENECIENTE A xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.; QUE REVISTIO CARACTER DE UNANIME CONFORME ASI SE DESPRENDE DEL FOLIO Nº xx DEL LIBRO DEPOSITO DE ACCIONES Y REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS GENERALES Nº x RUBRICADO BAJO EL Nº C xxxxx DEL xxxxxxxx.- EN LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES A LOS xx DIAS DEL MES DE xxxxxxxxx DE 2007. xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xx Abogada T° xx F° xxx C.P.A.C.F. 139 140
