Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno

FONDO NACIONAL DE GARANTIAS S. A.
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE
2011
Jefe de Control Interno: Gladys Stella Periodo Evaluado: 1º de marzo a 30 de Junio de
Rodriguez Pinilla
2015
Fecha de Elaboración: 7 de julio2015
FORTALEZAS
Módulo: Control de Planeación y Gestión
1.1 Componente del Talento Humano:
Como parte del programa del fortalecimiento de la cultura del servicio en el primer semestre se
efectuaron talleres de sensibilización a los funcionarios en la competencia de cultura de servicio
que incluían los principios y valores de la Entidad.
El Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo fue adoptado por la Junta Directiva de la Entidad y
se encuentra publicado en la intranet para consulta permanente de los funcionarios y en la página
web para consulta de las demás partes interesadas.
Las actividades de bienestar social, salud ocupacional y capacitación contempladas en el Plan
Integral de Motivación, a la fecha del presente informe, han tenido un avance del 32% y un
cumplimiento del 86%.
La evaluación del desempeño incluye el seguimiento de tres aspectos fundamentales: evaluación
del desempeño individual, evaluación del cumplimiento de metas por áreas y evaluación de
competencias. En el segundo trimestre del 2015 se establecieron las metas por área e individuales
para la vigencia 2015.
1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico:
El Plan Estratégico del FNG está coordinado con el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018. En el
primer semestre del 2015 el FNG garantizó créditos a mipymes por valor de $5.59 billones sobre
una meta establecida en el Plan Nacional de Desarrollo de $5.37 billones, facilitando el acceso al
crédito mediante la línea de garantía empresarial a 197.401 micro, pequeñas y medianas
empresas, y mediante la garantía VIS garantizó créditos por $12 mil millones para facilitar el
acceso a la adquisición de vivienda de interés social a 824 beneficiarios, cumpliendo con el
objetivo para el que fue creada la Entidad.
El Manual de Funciones y Competencias Laborales se mantiene actualizado. En el año 2015 se han
efectuado 5 actualizaciones. La última se efectuó el 24 de junio de 2015.
1.3 Componente administración del riesgo
El mapa de riesgos de la Entidad y los controles establecidos para minimizar los riesgos
identificados, así como el perfil de riesgo fue actualizado en enero de 2015.
El FNG cuenta con una base en la que se reportan los eventos de riesgo ocurridos y las acciones
correctivas implementadas por los líderes de cada proceso. Esta base es una de las fuentes de
información para la actualización del mapa de riesgos de la Entidad.
El cumplimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad definidos en la Entidad para facilitar
la toma de decisiones se monitorea en forma permanente por los diferentes Comités, por la Junta
Directiva, la Oficina de Control Interno (OCI) y la Revisoría Fiscal. Así mismo, para efectuar el
seguimiento de los riesgos se utilizan los resultados periódicos que arrojan los diferentes modelos
de riesgo implementados y los indicadores establecidos en cada proceso como parte del Sistema
de Gestión integrado Meci-Calidad.
Módulo: Evaluación y Seguimiento
2.1 Componente Auto Evaluación Institucional
En el Plan de Acción para la vigencia 2015 y con base en el primer seguimiento efectuado por la
Administración con corte al 30 de marzo de 2015, se observa que se obtuvo un cumplimiento del
83% de las metas programadas para ese trimestre y un avance del plan del 18%.
El FNG cuenta con un plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Las actividades
programadas para el 30 de abril de 2015, fecha de la segunda evaluación, se cumplieron de
acuerdo con lo programado.
En desarrollo de los principios de autocontrol y autogestión, se cuenta con un sistema de
indicadores de gestión para hacer seguimiento al avance de las estrategias, principales políticas
definidas en la Entidad y eficiencia y eficacia de los procesos, que permite establecer cursos de
acción a seguir para corregir la tendencia de los mismos. Igualmente, se cuenta con las guías de
autocontrol que permiten evaluar la existencia y cumplimiento de los controles por procesos e
identificar nuevos riesgos y controles.
Trimestralmente la Dirección de Planeación y Calidad elabora informes con el resultado de la
actualización y seguimiento de los indicadores, el estado de las acciones correctivas, preventivas y
de mejora. Estos informes son analizados en el Comité de Operación y en el Comité de
Coordinación de Control Interno.
Con base en el análisis de los indicadores de gestión, en las revisiones efectuadas a los
procedimientos por parte de los responsables de los mismos, en las auditorías de calidad al
sistema y en los informes de la OCI y la Revisoría fiscal, se implementan acciones, tanto
preventivas como correctivas, y planes de mejoramiento que han permitido realizar mejoras y
actualizaciones al sistema. Esta información es utilizada, también, para la actualización del mapa
de riesgos de la Entidad.
2.2 Componente de Auditoría Interna
El Plan de Acción de la Oficina de Control interno, que cuenta con el visto bueno de la Presidencia
de la Entidad y fue aprobado y supervisado por el Comité de Auditoría, al 30 de junio de 2015 tuvo
un cumplimiento del 95%.
Como resultado de mi evaluación se concluye que el Sistema de Control Interno se ajusta al
tamaño y operación del Fondo y se desempeñó de manera efectiva en el año 2014, permitiendo el
logro de los objetivos del FNG. Teniendo en cuenta que en todo sistema de control interno,
existen limitaciones inherentes a su efectividad, tales como posibles errores humanos, fraudes y
encubrimiento de los controles, y de acuerdo con el numeral 2. del Capítulo IV del Título I de la
Primera (1ª) parte de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, el
sistema proporciona un grado de seguridad razonable más no absoluta del cumplimiento de los
objetivos del mismo.
En el mes de marzo de 2015 se efectuó una auditoría interna al Sistema de Gestión Integrado
MECI y Calidad que concluyó que el sistema estaba conforme con los requisitos de las normas
NTGCP 1000 y la ISO 9001:2008. Igualmente, en el mes de abril de 2015 la firma SGS efectuó la
auditoria de tercera parte al Sistema de Gestión de la Calidad del FNG y certificó la conformidad
del sistema con los requisitos de las normas citadas.
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
La Controlaría General de la República, en el informe de la última visita de auditoría realizada por
para la vigencia 2013, emitió una opinión limpia sobre los estados financieros de la Entidad y un
concepto favorable sobre la gestión del FNG y feneció la cuenta de esa vigencia. Para la vigencia
2013 no se presentaron hallazgos.
A la fecha no ha recibido el informe de la auditoría efectuada por la Controlaría General de la
República sobre la vigencia 2014.
En el primer semestre, entre notas de mejora, acciones correctivas y planes de mejoramiento se
abrieron 17 acciones, 7 fueron cerradas y de acuerdo con lo registrado por los líderes de los
procesos fueron eficaces y una de las acciones abiertas se encuentra vencida.
Eje transversal: Información y Comunicación
El FNG cuenta con una matriz de comunicación interna y externa que incluye el responsable de
generar la información la periodicidad, los destinatarios de la misma y los canales de
comunicación.
Para facilitar la participación ciudadana en la página web del FNG se publica la información
relacionada con su gestión y cumplimiento de la misión. Entre otra información, se publican los
contratos, el Reglamento de Garantías y circulares normativas e informativas que reglamentan los
servicios ofrecidos por el FNG, el Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo, y los formularios
para realizar los trámites ante el FNG. Igualmente se publicó el informe de la audiencia virtual de
rendición de cuentas del 21 de noviembre de 2014.
Para la atención de quejas y reclamos se cuenta con la página web y una línea gratuita a la que
pueden comunicarse las partes interesadas. De acuerdo con la última revisión efectuada con corte
al 30 de junio de 2015, las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información recibidas se
atendieron dentro de los plazos legales.
En el mes de noviembre del 2014, se efectuó una nueva encuesta de satisfacción del cliente
externo en la que se obtuvo una calificación del nivel de satisfacción general con el FNG del 9.1
sobre 10 frente al 9.03 del año anterior.
El FNG tiene sus procesos integrados bajo la plataforma tecnológica ERP de SAP que soporta en
forma adecuada el crecimiento operacional de la Entidad.
DEBILIDADES
Incluir en el Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo las inhabilidades e incompatibilidades
relativas a los servidores públicos y efectuar actividades adicionales para fortalecer la formación
de la ética y los valores.
Se debe actualizar el e-learning de inducción y el programa de reinducción.
Actualizar la tabla de retención documental teniendo en cuenta los cambios en los procesos.
Actualizar la información en Isolución.
Hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas o preventivas planteadas.
Incluir en la metodología del SARO las interacciones de los procesos para la identificación del
riesgo.
Establecer indicadores para efectuar el seguimiento de los controles de los riesgos de mayor
VEPRO.
Actualizar el Manual de Operaciones de Tesorería con las políticas aprobadas por la Junta
Directiva.
Culminar la actualización de los roles y perfiles de los funcionarios en SAP de acuerdo con las
funciones que desempeñan.
Culminar la actualización de algunos procedimientos críticos del Plan de continuidad del Negocio y
efectuar capacitación sobre el mismo a los funcionarios.
ORIGINAL FIRMADO
GLADYS STELLA RODRIGUEZ PINILLA
Jefe Oficia de Control Interno