Instructivo Rendición de cuentas Definitivo

Instructivo rendición de cuentas
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Fecha de aprobación: 00-10-13
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1. OBJETIVO
Orientar a la Empresa de Desarrollo Urbano en la presentación oportuna, íntegra y veraz de los informes
de Ley que se deben elaborar y/o requerimientos que soliciten los entes de control para conocimiento de
la ciudadanía.
2. ALCANCE
Este instructivo comprende la relación de informes que debe rendir la Empresa de Desarrollo Urbano
–EDU- a los distintos órganos de control y a la ciudadanía.
3. DEFINICIONES
PASIVOCOL: Seguimiento y Actualización de los cálculos actuariales de las entidades territoriales de
Colombia.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad.
Control: Cualquier medida que tome la alta dirección, los comités y otras partes, para gestionar los
riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos.
Entes de Control: Organismos a los cuales confía la Constitución las funciones atinentes al control
disciplinario, al control administrativo y al control fiscal.
Informe: Información (datos) y su respectivo soporte;
Análisis de la Información; Conclusiones
Norma: Un pronunciamiento profesional promulgado que describe los requerimientos para desempeñar
un amplio rango de actividades de auditoría interna y para evaluar el desempeño de la auditoría.
Oficinas Externas: Oficinas ajenas a la Oficina de Control Interno.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
1.2 Definiciones Siglas
CGR: Contraloría General de la República.
DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.
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CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un sistema de información
diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que con
la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y
social de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración
y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación.
SIN: Son todos aquellos informes que no tienen un formato preestablecido para realizar la rendición.
CGR: Contraloría General de la republica.
4. DESCRIPCIÓN RENDICIÓN A ENTES DE CONTROL
3.1 Contraloría General de Medellín: Mediante resolución 197 de 2010 o la norma que lo modifique de
la Contraloría General de Medellín se establece la rendición de la cuenta para
sus entes
descentralizados en el artículo 8 “Los establecimientos públicos, las empresa industriales y comerciales
del estado no prestadoras de servicios públicos domiciliarios, las empresas sociales del estado, las
sociedades públicas, las sociedades de economía mixta del orden municipal y asociaciones de las
empresas comerciales e industriales del estado, deberán rendir la cuenta e informes mediante el
aplicativo “Rendición de la cuenta e informes en línea” vía internet, en los formatos y fechas señalados
en la presente resolución”.
Relación de informes para la rendición de la cuenta:
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Además de los informes anteriores se debe rendir anualmente antes del 15 de abril, el “Informe
de personal y costo” a la CGR.
3.2 PASIVOCOL: La entidad debe rendir antes del 22 de febrero de cada año un informe sobre
su pasivo pensional el cual es presentado y enviado por el área de gestión humana, dicho
informe puede tener ajustes o correcciones que son remitidas a la entidad en el transcurso del
año con una fecha para dar respuesta a las mismas.
3.3 Departamento Administrativo de la función pública: Este informe consta del
diligenciamiento de la encuesta MECI por parte del Representante de la Dirección y la
Coordinadora de Control Interno, resultado que se consolida en una calificación para le entidad
el cual se debe presentar antes del 15 de febrero de cada año.
Se estructura un informe cualitativo rendido en la página del DAFP evaluando los 3 subsistemas
del MECI:
• Subsistema Control Estratégico.
• Subsistema Control de Gestión.
• Subsistema de Control y Evaluación.
3.4 Rendición de Informes referenciados en el estatuto anticorrupción Ley 1474 de 2011:
3.4.1 El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro
(4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del
control interno de la organización.
3.4.2 La entidad deberá publicar en su página web:
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El Plan de Acción para el año siguiente a más tardar el 31 de enero de cada año,
en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas,
los responsables, los planes generales de compras, la distribución presupuestal
de sus proyectos de inversión, los indicadores de gestión y el informe de gestión
del año inmediatamente anterior.
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Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente
desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación.
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La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo
con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un
informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad
pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso
para que los ciudadanos realicen sus comentarios.
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Informe de seguimiento Plan anticorrupción y atención al ciudadano, presentado
en los meses de abril, agosto y diciembre.
3.5. SEGUIMIENTO DERECHOS DE AUTOR. Los Representantes Legales y Jefes de Control
Interno de las Entidades deben presentar el informe relacionado con la "Verificación,
recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de
autor sobre Software”.
3.6. OTROS INFORMES RENDIDOS. La entidad anualmente publica los resultados de la
gestión
a través de los distintos medios de comunicación. Además cuenta con un
procedimiento de PQRS que le permite al ciudadano aclarar y ampliar los horizontes de la
información, obteniendo una oportuna respuesta.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Control Interno
Comité de Calidad
Representante de la Dirección
Firma:
Firma:
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