MANUAL DEL ALUMNO Calidad Módulo III Reingeniería profesional profesional Tiempo destinado: Asistencia: 5 mins. Actividad de inducción: 15 mins. Objetivos del módulo: 2 mins. a) Conceptos básicos sobre reingeniería de procesos. Actividad 1: 20 mins. b) Dimensiones del desarrollo profesional y personal. Actividad 2: Actividad 3: 15 mins. 15 mins. c) Análisis sistemático de procesos. Actividad 4: 15 mins. d) Rediseño de procesos personales. Actividad 5: 15 mins. Duración total: 102 mins. Elementos a utilizar: Manual del profesor. Manual del alumno. Pizarrón y gis. Conceptos clave: Reingeniería. Procesos. Dimensiones personales. Dimensiones profesionales. Objetivos del módulo III Comprender el concepto de rediseño de procesos personales. Elaborar un esquema de rediseño personal. 29 CALIDAD PROFESIONAL Instrucciones Actividad de inducción Del caso que el profesor relatará, indica aquellos aspectos que te llamaron la atención o que te generaron alguna inquietud. Comentarios personales: __________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________. Objetivos Al término del módulo, el participante será capaz de: Comprender el concepto de rediseño de procesos personales. Elaborar un esquema de resideño personal. a) Conceptos básicos sobre reingeniería de procesos. Actividad 1 Como ya se revisó en el módulo previo, el movimiento de calidad ha tenido una evolución y una penetración en todos los ámbitos, tanto laborales como personales. Sin embargo, un fenómeno que se empezó a manifestar de manera concurrente era la aparente compulsión en la que cayeron muchas empresas, e inclusive instituciones educativas y de 30 MANUAL DEL ALUMNO servicios, lo que derivó en la llamada “caliditis”, es decir, en la utilización compulsiva de herramientas estadísticas, como las siete herramientas básicas para el control estadístico de proceso, las siete herramientas administrativas, el diseño de experimentos, QFD, Just in time, manufactura sincronizada, etcétera, lo que llevó a mejorar procesos innecesarios. Es decir, se perdió la sensibilidad para identificar qué convenía mejorar y se aplicó de manera indiscriminada la utilización de estas herramientas en todos los procesos, aun en aquellos que en realidad no agregaban un valor al producto o servicio final. En una serie de artículos titulados “Reeducar para la calidad” (Albarrán, 1993), se presentan numerosos ejemplos de lo expuesto anteriormente. En conclusión, se evidenció que muchas de esas empresas e instituciones educativas estaban mejorando los procesos incorrectos, hacían bien las cosas incorrectas, mejoraban los elementos que no interesaban a los usuarios finales, y lo peor es que estas organizaciones creían que realmente estaban haciendo lo correcto y se enorgullecían de todo el esfuerzo invertido en sus programas. En función de errores como éstos, Hammer y Champy (1993) publicaron un libro denominado Reingeniería, al que subtitularon Olvide lo que sabe sobre las prácticas administrativas; casi todo está mal. En dicho libro presentaron los fundamentos de los sistemas productivos diseñados hace un siglo y que se siguen aplicando en muchas organizaciones, los costos innecesarios que representa mantener prácticas improductivas y la manera en que las organizaciones están condenadas a perder competitividad e inclusive desaparecer ante otras que realmente están interesadas en mejorar y emprender caminos más eficaces. El concepto de reingeniería fue propuesto como tal por Michael Hammer y James Champy en 1993, aunque los principios de esta metodología han sido aplicados desde varias décadas anteriores por diversas organizaciones. En el presente módulo se explorarán, de manera general, los principios que la reingeniería de procesos ha aportado para eficientar la planta productiva y de servicios, y se incluirán algunas aplicaciones al desarrollo profesional y personal que los modelos psicológicos contemporáneos han aportado al campo del rediseño personal (Albarrán, 1991, 1994). Hammer y Champy sostienen que las corporaciones existentes pueden reinventarse a sí mismas, es decir, dejar de pensar que el éxito obtenido en el pasado es garantía de que se continuará teniéndolo en el futuro. La reingeniería no es un nuevo programa o moda; significa abandonar prácticas que no conducen a los resultados buscados. Los autores citados observaron que algunas empresas habían mejorado notablemente en una o en varias de sus áreas cuando modificaban 31 CALIDAD PROFESIONAL de raíz su manera de operar. Descubrieron, además, que muchas de las actividades que hacían anteriormente los empleados no tenían nada que ver con satisfacer las necesidades del cliente, sino que sólo se realizaban para la satisfacción de algunas exigencias de la propia organización. Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras trascendentales en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. La definición de reingeniería incluye cuatro palabras clave: Fundamental. Este término sugiere explorar los fundamentos de lo que se hace y por qué se hace de dicha manera, y puede plantearse por medio de las siguientes preguntas: • ¿Por qué hacemos lo que estamos haciendo? • ¿Por qué lo hacemos de esta manera? Lo que permite descubrir las suposiciones subyacentes o reglas tácitas. Radical. Esto significa llegar a la raíz de las cosas. No quiere decir mejorar algo sino reinventarlo; no se trata de lograr cambios superficiales: “las soluciones propuestas que no llegan a la raíz de las cosas tendrán una vida corta en el mejor de los casos y serán dañinas en el peor de ellos”. Trascendentales. No se trata de hacer mejoras marginales sino mejoras verdaderamente importantes. Para mejoras graduales o marginales se sugiere utilizar algún proceso de mejora continua en lugar de la reingeniería de procesos. “La mejora marginal requiere afinación cuidadosa; la mejora espectacular exige volar lo viejo y cambiarlo por lo nuevo.” Procesos. “Un proceso consiste en un conjunto de actividades que toma una entrada de información y crea una salida de valor para el cliente.” Este concepto es la palabra clave de la reingeniería: son los procesos, no las tareas individuales, el centro de cualquier organización. Preguntas 1. ¿Cuál es tu concepto sobre reingeniería de procesos?______________________ ________________________________________________________________________________________________________________. 32 MANUAL DEL ALUMNO 2. ¿Qué razones llevaron a la creación de la reingeniería de procesos? ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________. 3. ¿A qué se refiere el término fundamental en reingeniería?____________________ ________________________________________________________________________________________________________________. 4. ¿Por qué debe ser una actividad radical? _________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________. 5. ¿Qué diferencia existe entre una mejora marginal y una radical? _____________ ________________________________________________________________________________________________________________. 6. ¿Bajo qué condiciones se recomienda realizar una mejora trascendental? ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________. 7. ¿Por qué no es conveniente utilizar la reingeniería para mejoras marginales? ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________. 8. ¿Qué es un proceso? ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________. b) Dimensiones de desarrollo profesional y personal. Actividad 2 Lee con atención lo siguiente: Las dimensiones generales para un desarrollo interpersonal integral (Albarrán 1988, 1991) se presentan, de manera muy sintetizada, a continuación: Familia. Constituye el grupo inicial con el que se relaciona cada persona: padres, hijos y hermanos. La razón de contemplar esta dimensión es que ésta es la fuente proveedora de protección, seguridad y afecto, y las disarmonías en esta esfera ejercen una influencia negativa en sus integrantes. Pareja. La relación con un compañero (a) (noviazgo o matrimonio), puede constituir 33 CALIDAD PROFESIONAL una fuente de gratificaciones o de frustraciones que innegablemente ejerce influencias sobre el estado de ánimo y la disposición para el trabajo, entre otras cosas, además de facilitar el desarrollo de la habilidad para consensar, al renunciar a algunas preferencias personales cuando esto significa una mejora sustancial para ambos. Amigos. Las relaciones con personas que no pertenecen al nucleo familiar ni de trabajo o escolar son altamente recomendables por el clima de permisividad e intimidad no intimidante. Puede darse el caso de que algunos compañeros de trabajo o de escuela construyan relaciones de amistad. Compañeros de trabajo. Este grupo de interacción puede favorecer o inhibir la expresión de los niveles de competencia y eficacia en el trabajo, y afecta directamente a los climas de productividad y a la expresión de nuevas ideas y propuestas. Compañeros de escuela. Este núcleo de personas también puede constituir una fuente de apoyo y complementariedad de ideas, e influye sobre los climas de aprendizaje que pueden tornarse favorables o desfavorables. Dimensión Cómo es actualmente Cómo me gustaría que fuera Familia Pareja Amigos Compañeros de trabajo Compañeros de escuela Actividad 3 Las dimensiones de desarrollo profesional parten de la identificación de los siguientes aspectos (Albarrán, 1992): 34 MANUAL DEL ALUMNO Razón fundamental, por la que es necesario que exista una carrera profesional. ¿Qué tipo de problemas debe ser capaz de resolver un profesionista de esa carrera? ¿Qué conocimientos son indispensables para lograrlo? ¿Qué habilidades son indispensables para lograrlo? ¿Qué actitudes son indispensables? Responde en los cuadros en blanco: Razón fundamental por la que es necesario que exista tu carrera profesional. ¿Qué tipo de problemas debe ser capaz de resolver un profesionista de tu carrera? ¿Qué conocimientos son indispensables para lograrlo? ¿Qué habilidades son indispensables para lograrlo? ¿Qué actitudes son indispensables? c) Análisis sistemático de procesos. Actividad 4 Apunta una de las dimensiones de desarrollo personal o profesional que quisieras cambiar o mejorar de manera radical: _____________________________________________. Descripción de cómo te desarrollas actualmente en esa dimensión: ¿ Por qué haces lo que haces? 35 CALIDAD PROFESIONAL Conductas específicas Descripción de lo que haces ¿Qué pretendes lograr con esto? 1. 2. 3. ¿Por qué lo haces de esta forma? Conductas específicas Razones por las cuales te comportas como lo haces 1. 2. 3. d) Rediseño de procesos personales. Actividad 5 El rediseño de procesos personales y profesionales debe realizarse sólo en los casos en donde se requieran cambios verdaderamente importantes. Esta actividad demanda altos niveles de compromiso y esfuerzo, por lo que no vale la pena emprender un proceso de rediseño para dimensiones que sólo requieran de una mejora marginal. 36 MANUAL DEL ALUMNO Fases del rediseño 1. Identificar si un proceso debe ser rediseñado. 2. Explicitar qué debe lograrse con el rediseño. 3. Identificación de los procesos (puntos de inicio y cierre del proceso). Inicio o arranque: Desarrollo del proceso: Conclusión del proceso: 4. Búsqueda de soluciones. a) b) c) d) 37 CALIDAD PROFESIONAL Recapitulación Recuerda Procurar... Evitar... • Identificar aquellas dimensiones que requieran cambios trascendentales. • Invertir tiempo en procesos que no son fundamentales para el desarrollo personal o profesional. • Identificar las razones por las cuales realizas las actividades que haces y por qué las haces de esa manera. • Caer en la trampa de querer rediseñar todo. • Simular la inversión de esfuerzo y recursos en algo que no estás dispuesto a cambiar. 38