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 Gestión contable y financiera de la oficina de farmacia
Al hablar de la gestión de las “Oficinas de Farmacia” no debemos olvidar que
estamos ante una auténtica empresa o negocio, a pesar que la calificación
normativa de “establecimiento sanitario privado de interés público” pudiera inducir
a otra consideración.
Esta vertiente de las Oficinas de Farmacia como “empresas” ha sido confirmada,
entre otras, por la sentencia de 5 de Junio del 2003 del Tribunal Constitucional, en
la que se resuelve los recursos de inconstitucionalidad interpuestos contra las leyes
de Atención y Ordenación Farmacéutica de las Comunidades Autónomas de
Extremadura y Castilla La-Mancha y en cuyo texto se declara expresamente que “se
reconoce que la propiedad y la titularidad del establecimiento entrañan la existencia
de una verdadera empresa, con independencia de que para la apertura de la Oficina
de Farmacia se requiera una autorización administrativa”.
Pues bien, el farmacéutico titular de una Oficina de Farmacia al ejercer una
actividad económica, ha de aplicar y tener en cuenta las técnicas propias de la
gestión empresarial a fin de obtener los mayores rendimientos económicos y llevar
un fiel seguimiento de lo que ocurre en su negocio.
El ánimo del presente artículo no es ofrecer un análisis exhaustivo de las
mencionadas técnicas, sino tan sólo facilitar unas pinceladas básicas para conseguir
una buena administración, un orden contable y financiero, y, para que cumpliendo
con las obligaciones impuestas a Comerciantes por leyes mercantiles y fiscales, se
consigan las herramientas de análisis y toma de decisiones óptimas en una
actividad.
Contabilidad en las Oficinas de Farmacia. ¿qué libros son obligatorios?
El farmacéutico es un empresario individual, persona física y sujeto pasivo del
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. De conformidad con la regulación
del IRPF contenida en la Ley 35/2006 y RD 439/2007, los contribuyentes que
ejercen actividades económicas estarán obligados a llevar los siguientes libros en
función del nivel de facturación o ventas anuales que arrojen el conjunto de sus
actividades:
1) Si el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de actividades
económicas ejercidas por el farmacéutico no supera los 600.000 € en el año
inmediato anterior, o bien es el primer año en que se ejerce alguna actividad
económica, con relación a la Oficina de Farmacia estará obligado a llevar Libros
Registros de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión.
Estos libros se caracterizan por su sencillez, en los que como su mismo nombre
indica se registra o anota cronológicamente las operaciones de ventas, compras,
gastos y el detalle de los Bienes de Inversión afectos a la actividad.
2) Si el importe neto de la cifra de negocios antes indicada supera los
600.000 € en el año inmediato anterior, el farmacéutico en relación a su Oficina de
Farmacia estará obligado a llevar una contabilidad ajustada a los dispuesto en el
Código de Comercio.
El Artículo 25 del Código de Comercio determina que “Todo empresario habrá
de llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que
permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la
elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin
perjuicio de lo establecido en las leyes y disposiciones especiales, un Libro de
Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.”
- En el libro diario se anotan o registran día a día todas las operaciones relativas
a la actividad de la empresa, siendo válida su anotación conjunta por totales de
operaciones por periodos no superior al mes, siempre que el detalle figure en un
registro concordante.
- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales, se abre con el Balance Inicial de la
Empresa, continúa con balances de sumas y saldos trimestrales y se cierra con el
Inventario final y Cuentas Anuales comprendidas por el Balance de Situación, La
Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria.
Todos estos libros son el reflejo de las operaciones efectuadas en la Farmacia
durante el ejercicio económico y que se encuentran justificados y documentados en
facturas, extractos bancarios con cargos y abonos, salidas y entradas de caja entre
otros, documentos que junto con los libros contables han de ser conservados
durante el un plazo de cinco años según la normativa fiscal y de seis años de
acuerdo con la mercantil. Aunque el plazo de prescripción es de cuatro años
2 empieza a computar un año después por lo que suman un total de cinco hasta
agotar el plazo máximo de prescripción fijado en el artículo 66, siguientes y
concordantes de la Ley General Tributaria, 58/2003 de 17 de diciembre.
Igualmente el RD 1496/2003 de 28 de noviembre, en su artículo 19 que remite a la
Ley General Tributaria, regulador del deber de expedir y entregar factura de
empresarios y profesionales, establece en su artículo 7, que es obligatorio
conservar copia de facturas emitidas o documentos que las sustituyan (tickes)
durante el periodo de prescripción del derecho de la Administración. No obstante,
esta obligación podrá sustituirse por la utilización de soportes magnéticos o
(informáticos) siempre que los mismos contengan los mismos datos de las facturas
o documentos a los que sustituyan.
Control Financiero y de Tesorería
Una vez expuesto las obligaciones contables del empresario titular de Oficina de
Farmacia, la pregunta que nos viene a la mente es ¿Para que sirve la contabilidad y
los libros contables?
Más allá de la obligatoriedad de los libros contables, merece la pena destacar la
utilidad que pueda tener la información que contienen para la adecuada gestión
financiera de la Oficina de Farmacia.
De un lado, la Cuenta de resultados nos dice cómo la farmacia genera beneficios o
pérdidas y, por otro, el Balance nos muestra la estructura económica (Inversiones)
y la estructura financiera (Financiación). Debemos comprender que las inversiones
se materializan en los Activos Fijos (local adquirido, Fondo de Comercio,
Ordenadores, Mobiliario, Cruz, etc) y Activo Circulante (Existencias, Derechos de
cobro y Tesorería). Dichas inversiones se financian con los recursos que aporta
inicialmente el titular más los recursos ajenos o deudas, normalmente contraídas
con entidades financieras.
No hemos de olvidar que, como en cualquier empresa para obtener una buena
gestión financiera de la misma han de cumplirse simultáneamente dos premisas
básicas. La primera que la Rentabilidad o Beneficio generado por las Inversiones
(Bº/Activos) sea superior al coste de la financiación de las mismas, coste que
incluye tanto el de la financiación propia aportada por el empresario como la
financiación ajena derivada de deudas con terceros, y, la segunda que el negocio
genere liquidez suficiente para mantener la actividad operativa de la empresa.
Poniendo un ejemplo sencillo, si un particular se endeuda por 100 a un tipo de
interés de un 10% para comprar acciones en bolsa, su activo o inversión estará
formado por acciones por valor de 100 y su pasivo por una deuda del mismo
importe.
Al cabo de un año le debemos al banco 110, luego para valorar si mi inversión es
rentable he de contemplar que se cumplan las condiciones antes expuestas. La
primera que se obtenga una rentabilidad superior al 10% que es el coste de mi
financiación, es decir que mis acciones valgan en el mercado 110, y, la segunda,
que mis acciones se puedan vender y hacer líquida dicha rentabilidad.
En una Oficina de Farmacia sería igual. Hemos de analizar si nuestras inversiones
producen una rentabilidad superior al coste de nuestra financiación, y los datos
acerca de ello se contienen en la contabilidad: en el Balance las inversiones y
liquidez, en la Cuenta de Resultados los beneficios generados.
Asimismo la información contable nos ayudará a realizar un control de nuestra
liquidez a corto y a medio plazo, que resulta trascendente al ejercer cualquier
actividad empresarial. La liquidez se deriva del calendario de cobros y pagos, por lo
que hay un principio básico para su control y generación que es “retrasar pagos y
adelantar cobros”.
En el caso de una Oficina de Farmacia, como el adelanto de los cobros es poco
probable y además existe un retraso derivado del cobro del seguro respecto al
momento en que se dispensa el medicamento, hemos de controlar el pago a
proveedores y la acumulación de stock excesiva.
Una vez que se define el nivel de existencias mínimo necesario, en función de la
estructura de ventas de la Farmacia, todo aumento en el nivel de existencias se
traducirá en una reducción de liquidez.
En la medida que compramos existencias y las acumulamos, el periodo de rotación
de las mismas disminuye y por tanto aumenta el periodo de tiempo que
permanecen en mi almacén hasta que las venda, retrasando la generación de
liquidez. Por tal motivo la gestión del stock es una variable crítica en el control de la
tesorería.
4 Profesionales para la Buena Gestión de una Oficina de Farmacia
Lo expuesto hasta ahora, es tan sólo una muestra representativa del análisis
financiero que debe realizarse en una oficina de Farmacia, como en cualquier
empresa. Para ello se requerirá la llevanza de una contabilidad ordenada, y será
imprescindible los servicios de un profesional que asesore y oriente en la toma de
decisiones.
En la actualidad, un análisis completo del devenir de una actividad económica
concreta, es aquel que engloba los aspectos financieros y fiscales, a fin de realizar
una valoración conjunta de los resultados y obtener un soporte sólido en las
actuaciones futuras a realizar. Por ello, se recomienda que el asesor contratado
preste sus servicios en los tres áreas expuestas contabilidad, financiera y
fiscal, perfectamente posible en las Oficinas de Farmacia dado el tamaño del
negocio que abarcan.
El profesional (abogados o economistas) adecuado para el ejercicio de estas
funciones será aquel que teniendo los conocimientos, la experiencia y la solidez
profesional en materia contable, financiera y fiscal, conozca el sector de las Oficina
de Farmacia, sus peculiaridades y entresijos a fin de aplicar al caso concreto las
técnicas generales.
No obstante, hemos de destacar que, además de la solidez de conocimientos y
experiencia en el sector, el profesional en el que confiemos la gestión de nuestro
negocio, ha de reunir unas aptitudes personales y una conducta ética en la
prestación de sus servicios. Los diferentes Colegios y Organizaciones Profesionales,
hacen eco de esta necesaria conducta al establecer las normas deontológicas que
han de regir el ejercicio de sus profesiones.
En esta línea, el Reglamento del “ REAF” Registro de Economistas Asesores Fiscales
destaca que el ejercicio profesional ha de realizarse con “absoluta objetividad e
independencia de criterio .... debiendo guardar secreto sobre los antecedentes y
contenido de sus trabajos, así como de los informes emitidos”, “No podrán hacer
uso de sus actuaciones profesionales para ninguna finalidad a menos que lo
autoricen expresamente las personas o entidades que les hubiesen encargado el
trabajo”.
Asimismo, el Código Deontológico del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid,
reconoce en su preámbulo que “La función social de la abogacía exige establecer
unas normas deontológicas para su ejercicio” y establece en su articulado la
obligación de todo abogado de respetar dichas normas y principios éticos, dentro de
los cuales destacan: la independencia, la libertad de defensa, el secreto profesional
y la confianza e integridad, dado que “la relación con el cliente se fundamenta en la
confianza y exige de éste una conducta profesional íntegra, que sea honrada, leal,
veraz y diligente”.
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