PALAU DE LES ARTS REINA SOFÍA UNA APUESTA POR CENTRALIZAR TODA LA INFORMACIÓN SOBRE TECNOLOGÍA SAP DE UN VISTAZO “Ahora disponemos de un sistema de información centralizado, que permite a todos los departamentos trabajar con la misma información y en tiempo real”. Oscar Padial, Jefe de Sistemas de Información Organización • Nombre: Palau de les Arts • Marca comercial: Palau de les Arts Reina Sofía • Localización: Valencia • Sector: Servicios • Productos y Servicios: Espectáculos de ópera, música, ballet y teatro • Empleados: 372 • Web site: www.lesarts.com • Partner de implementación: Grupotec Retos y Oportunidades • El reto fue integrar dentro del sistema de gestión SAP los procesos particulares de trabajo del Palau de les Arts y no perder la oportunidad de disponer de un sistema de información integral y único como herramienta de trabajo. Objetivos • Enlazar los procesos de venta con la organización de eventos • Realizar la gestión de proveedores con un seguimiento y control de costes • Dar cobertura tecnológica a cualquier ampliación de los procesos de negocio Soluciones y Servicios SAP • SAP Business All-in-One (ERP) Lo más destacado • Este proyecto ha permitido al Palau de les Arts Reina Sofía centralizar la información procedente de los distintos departamentos en una única herramienta de gestión empresarial. • Al actualizar a SAP ERP 6.0 se realiza una reingeniería de proceso para aprovechar las ventajas funcionales de la nueva versión. • Se incorpora la funcionalidad de gestión de nóminas en el área de recursos humanos con el objetivo de incorporar este área al sistema de información y centralizar procesos. Por qué SAP • Es capaz de dar solución a procesos de negocio de finanzas, logística y recursos humanos de forma integrada. • Acompaña al crecimiento del negocio en cualquier área. • Ofrece confianza y garantía de continuidad con posibilidad de renovación constante. Beneficios principales • Unificación de procesos. • Control de costes. • Información única y centralizada. • Rápido acceso a información veraz y relevante para la toma de decisiones. Entorno existente • HP DL 380 • Windows Server 2003 • Oracle 10i Historia de Éxito de Clientes SAP SAP ERP PALAU DE LES ARTS REINA SOFÍA UNA APUESTA POR CENTRALIZAR TODA LA INFORMACIÓN SOBRE TECNOLOGÍA SAP El desarrollo cultural del Palau de les Arts Reina Sofía, que completa el componente artístico de la Ciudad de las Artes y las Ciencias en Valencia, ha llevado a la dirección a modernizar su sistema de información, que da soporte a 900 profesionales. Al centralizar la información de los departamentos financiero, de compras, recursos humanos, y técnico, el Palau ha conseguido mejorar la coordinación estratégica y la eficacia de los procesos financieros, operativos y de capital humano, que revierte en un incremento de la productividad empresarial. El Palau de les Arts Reina Sofía, junto con el Hemisfèric, el Museo de las Ciencias Príncipe Felipe, el Umbracle y el Oceanográfico, completa el conjunto arquitectónico de la Ciudad de las Artes y las Ciencias, una decidida apuesta de la Generalitat de Valencia por la cultura, la ciencia, la tecnología y la naturaleza. Diseñado por el arquitecto Santiago Calatrava, el edificio del Palau alberga cuatro espacios escénicos para espectáculos de ópera, música, ballet y teatro, y cuenta con las más modernas tecnologías, convirtiéndose en dinamizador cultural de la Comunidad Valenciana. Asimismo, aparte de la oferta de contenido lírico y sinfónico de referencia internacional, el Palau ofrece la posibilidad de albergar cualquier tipo de evento de carácter empresarial o social. La propia naturaleza del proyecto y razones económicas, en especial de mecenazgo, han hecho necesaria la creación de la figura jurídica de la Fundación Palacio de las Artes, cuyo objetivo se centra en la organización de contenidos y funcionamiento del Palau. Así, desde enero de 2005, está gestionado por la Fundació Palau de les Arts Reina Sofía, cuyo patronato está presidido por el presidente de la Generalitat, Francisco Camps, aunque la ejecución de su operativa diaria le corresponde al staff directivo con su Intendente a la cabeza. Situación anterior Como consecuencia de su alto grado de desarrollo, que ha llevado incluso a disponer de un centro operístico, el Palau se ha visto en la necesidad de añadir una serie de usos anexos necesarios para la producción de espectáculos. Esto conlleva la localización de talleres de montaje y reparación para carpintería, mecánica, electricidad, vestuarios etc., además de contar con almacenes para el depósito de los escenarios, utensilios de escena y vestuarios, salas de ensayo de orquesta, coros, danza y solistas. Ofrece además los servicios complementarios de restauración con un restaurante y dos cafeterías. Para gestionar todas estas actividades el personal del Palau de les Arts se encuentra distribuido en distintas áreas que comprenden intendencia, administración general, dirección artística y dirección técnica, toda una diversidad que hace imprescindible la integración de sus sistemas para asegurar la interoperabilidad y la comunicación entre los diferentes departamentos. Por esta razón, se hacía imprescindible disponer de un sistema de información centralizado, que permitiese a todos los departamentos trabajar con la misma información en tiempo real y con datos únicos, y al departamento de sistemas de información unificar las distintas soluciones departamentales en un único repositorio de información y un servidor físico. Tras valorar las soluciones de otros fabricantes como Oracle, Navision (Microsoft Dynamics) o Meta4, el Palau eligió SAP por ser la tecnología capaz de dar la mejor solución a los procesos de negocio de finanzas, logística y recursos humanos de forma integrada, y porque SAP garantizaba la evolución de la solución y, por tanto, acompañaría al negocio en su crecimiento así como por los servicios y soporte que ofrece. Una vez elegida la solución, la empresa elegida para llevar a cabo la implementación fue Grupotec, compañía especializada en la prestación de servicios profesionales en el ámbito de la consultoría y la ingeniería y channel partner de SAP. “La tecnología SAP nos permite no tener que preocuparnos de si el sistema de información podrá hacer realidad el negocio y si la información será estable y fiable”. Oscar Padial, Jefe de Sistemas de Información. El Proyecto Durante la ejecución del proyecto, Grupotec implantó la solución con los módulos de contabilidad financiera, controlling, gestión de materiales, ventas y distribución, y recursos humanos. La iniciativa tiene su inicio en marzo de 2008, comenzando con una primera fase de despliegue de una solución SAP. El objetivo primordial de esta primera etapa era llevar a cabo la actualización a la plataforma SAP ECC 6.0 y realizar una reingeniería de procesos que aprovechase las ventajas funcionales de la nueva versión, proporcionando formación a los usuarios avanzados. Las áreas que se vieron involucradas en esta primera fase del proyecto fueron finanzas, compras, ventas y mantenimiento, afectando a un total de 40 usuarios. Entraba en funcionamiento en julio de 2008. Un año más tarde, en septiembre de 2009, tuvo lugar la segunda fase del proyecto en la que se amplían las funcionalidades del área de recursos humanos al añadir los procesos de nómina con el objetivo de incorporar este departamento al sistema de información. Este proceso afecta a los cinco usuarios del área de recursos humanos y a los 450 empleados del Palau de les Arts. La gestión de nóminas entra en productivo en febrero de 2010, incluyendo los convenios colectivos de administración y de los artistas. La solución descansa sobre un servidor HP DL 380, con sistema operativo Microsoft Windows Server 2003 y base de datos Oracle 10i. Beneficios SAP ha permitido al Palau de les Arts centralizar la información de los distintos departamentos en una única solución, lo que ha permitido a la organización agilizar sus procesos y conseguir una mayor comunicación entre todos los departamentos, además de dotarla de una visibilidad global. Ahora puede enlazar en tiempo real los procesos de venta con la organización de eventos, además de controlar los costes y gestionar a los proveedores. Así pues, el personal del Palau se beneficia de un sistema de información estable que le permite afrontar el día a día de su actividad, “La solución ofrece una tecnología actualizada, que permite una administración de sistemas muy automatizada, un lenguaje de alto nivel de programación sencillo y una configuración de procesos, basada en parametrización, que minimiza la programación”. Oscar Padial, Jefe de Sistemas de Información con la garantía de disponer de las actualizaciones necesarias diseñadas conjuntamente con la compañía tecnológica. En líneas generales, el Palau ha obtenido: • Unificación de los procesos de negocio • Mayor control de los costes • Fuente de información única y centralizada • Acceso a la información ágil y flexible para el usuario a través de herramientas estándar • Mayor integridad de la información • Personalización de los procesos • Compatibilidad con el sistema operativo y exportación a Excel De la mano de su partner Grupotec, SAP se ha convertido en un aliado de negocio del Palau de les Arts, que prevé seguir mejorando sus procesos con la ayuda de su tecnología. Entre sus planes se incluyen la ampliación de nuevas funcionalidades que harán posible que optimice aún más su gestión. Lo hará implantando módulos adicionales como los gestión de inversiones, control de tiempos, mantenimiento en planta, CRM y cuadro de mandos integral. www.sap.com/spain/contactsap (06/11) © 2011 SAP AG. Reservados todos los derechos. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer y otros productos y servicios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en países.Business Objects y el logotipo de Business Objects, 50 otros xxx xxx (YY/MM) BusinessObjects, Reports, Crystal WebmySAP.com, Intelligence, ©20YY by SAP AG.Crystal All rights reserved. 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Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona AG y sus empresas afiliadas (“SAP Group”) con These materials SAP are subject to change without notice. These materials carácter informativo, ni garantía de ningún y SAP are provided by SAPsin AGrepresentación and its affiliated companies (“SAPtipo Group”) Group no se hacepurposes responsable los errores u omisionesoren dichos of for informational only,dewithout representation warranty materiales. Las únicas garantías para productos y servicios de SAP any kind, and SAP Group shall not be los liable for errors or omissions with Group son aquellas especifi los productos y servicios, si las respect to the materials. Thecadas only en warranties for SAP Group products hubiera. Nada are de lo que aparezca en este debewarranty interpreand services those that are set forthdocumento in the express tarse como accompanying garantía adicional. statements such products and services, if any. 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