57 Instrumentos Públicos Notariales Élvito RODRÍGUEZ DOMÍNGUEZ I. CONCEPTO DE DOCUMENTO E INSTRUMENTO La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e instrumento, considerando al primero como el género y al segundo como la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual, tomamos las definiciones que sobre ambos da quien file. ra distinguido maestro sanmarquino Dr. Mario Alzamora Valdez, para quien: "DOCUMENTO es todo objeto fisico que representa y sirve para demostrar J.l realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera". "INSTRUMENTO es todo objeto material representativo del pensamiento mediante la escritura"! A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente representa el pensamiento sino también la \'0Jumad, y en el ámbito del Derecho, básicamente es representación de la voluntad, porque el acto jurídico es la manifestación de voluntad destinada a crcar, regular o extinguir relaciones jurídicas (Art. 1400 del Código Civi]). 1 Matio AlZJII10rJ VJld~z. DERECHO 176-177. Bien es cierto que la manifestación de voluntad que genera e! acto jurídico puede ser expresa o tácita; y, que la expresa, puede ser formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en las relaciones jurídicas, es que Ja manifestación de voluntad se formule por escrito (Art. 1410 del Código Civil). El instrumento no solamente es reprcsent<1ciónde /<1voluntad r de! pensamiento, sino también descripción de objetos o hechos. El Código de Procedimientos Civiles de 1912, utilizaba indistintamente "documemo" e "instrumcilto", pero refiriéndose al concepto de in~trumento, es decir al documento escrito; así el artículo 4000 enumeraba los instrumentos pÚblicos; el ;1rtículo 4080 se refería a los documentos pÚblicos o privados redactados en idionu extranjero, e! artículo 4100 a instrumen- tos privaJos, el artículo 411 o a contradocumentos privados re! artículo412° trumemos privados. a ins+ El Código Procesal Civil vigente usa la PROCESAL CIVIL. TEORlA DEL JUICIO ORDIN RlO, Edkión 1966. Pip. 58 DERECHO NOTARIAL. denominación de "documento", en el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto, entre los medios probatorios considera a los documentos (Art. 192°, inciso 3°); y, define al documento, como "rodo escrito 1Iobjeto que sirve parJ. acre" ditar un hecho" (Art. 233°),YJ los documentos escritos los clasifica en pÚblicos y privados, refiriéndose luego a otr,IS clases de documentos, como Jos impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cimas cinematOgráficas y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algÚn hecho, o una actividad humana o su resultado (Are 234°)2 Se aprecia claramente que el Código, sin mencionado, distingue el instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica del documento, cuando se rdiere a instrumemo, como se apre. cia en los artículos 2350 y 236°, que legislan sobre los documentos pÚblicos y los docl1memos privados, respeni,'amente. II. CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS Los instrumentos se clasifican en pÚblicos y privados: l. Instrumentos PÚblicos." Son aquellos en los que ha imervenido un funcionario público en ejercicio de sus funciones. El funcionario pÚblico en ejercicio de sus funciones deja constancia de: a. Hechos re,¡lizados en su presencia; b. Declaraciones de las panes; c. Hechos propios del funcionario; y, d. Expide copias certificadas de los do- 2 ELVITO RODRíGUEZ DOMÍNGUEZ cumentos originales que existen en su poder. 2.lnstrumentosPrivados..Sonaquel!os otorgados por las partes, sin intervención de funcionario pÚblico. Estos instrumentos pueden ser escritos y firmados por sus autores; escritos por un tercero, pero firmados por el autor; escritos y firmados por un tercero a ruego del autor; escritos por el autor, pero sin firma; y, ni escritos ni firmados por el autor. Para el Código Procesal Civil: Es documento público: A) El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones; y, B}La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia. La copia del documento pÚblico tiene el mismo valor que el original, si está certificada por Auxiliar Jurisdiccional respectivo, notario pÚblico o fedatario, según corresponda (Art. 235°). Es documento privado, el que no tiene las características del documento pÚblíco.La legislación o certificación del documento privado no lo convierte en pÚblico (Art. 236°). III. INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES 1. Concepto.- Los instrumentos pÚblicos notariales, son aquellos que el notario, por mandato de la Jey o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de Sll función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades Sc~ún el dittion~rio: telcmátlCl es I«nica que: pc:rmite: tombinar las posibiHdadc:s de: la inform;\ti", y I;OSde 100di,'e:r¡.o¡ si¡\~fT1;\Sde:com\ll1icKiÓn, n";STRUMENTOS PÚBLICOS :\'OTARfALES 59 de ley (Art. 23° del Decreto Ley N0 26002 - Ley del Notariado). Esta definición o concepto de inst'umento público notarial guarda COncor. dancia con las funciones que la misma ley le asigna al notario, como profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y Contratos que ante él se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los q ue confiere autenticidad, conserva los originales y expide los tr.lslados correspondientes. Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asUlltos no contenciosos previstos en la ley de la materia (Art. 2° de la Ley del NOtariado y Primera Disposición Fina!de la Ley N° 26662). 2. Clases de Instrumentos Públicos Notariales.- La Ley del Notariado clasificJ a los instrumentos pÚblicos not,\riales, en PROTOCOLARES y EXTRAPROTOCOLARES. Son instrumentos públicos protocolares las escrituras pÚblicas r demás actas que el notario incorporJ al prOtocolo notarial; bs cuales debe conserv,lr }' expedir los tr.lslados, es decir, las copias que la ley determina (An. 25° de la Ley del notariado). Son instrumentos públicos extraprotoeolares las act.lS y demás cenificacio. nes notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función, las cuales no incorpora al protocolo notarial (Art. 26° de J;¡uy del Notariado). 3. Protocolo Notarial.- El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los insrrumentos públicos protocolares con arreglo a Ley (An. 36° de la Ley del Notariado). Con cada diez (10) registros se forma un (01) tomo, que debe encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su utiliución, los que serán numerados en orden correlati\.o, respondiendo el notario del buen estado de consen.ación de los tomos (An. 41 ° Y42° de la Ley del Notariado). Forman el protocolo notarial los siguientesregisrros: a. De escritur.lS pÚblicas; b. De testamentos; c. De actas de protesto; d. De actas de transferencia de bienes muebles registrables; y, e. Otros que la Leydetermine (an. 370 de la Ley del Not;¡riado). Conforme a este inciso, se ha creado el Registro de Asuntos No Contenciosos (Primera Disposición Complementaria de la Ley N° 26662). 4. Registro Notarial.- El registrase como pone de cincuenta (50) tejas ordenad~\s corre!ati\.amente, segÚn su numeración. Puede ser llevado de dos maneras: a. En veinticinco (25) pliegos de P;\pel emitidos por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos dentro de otros, de modo que las fajas del primer pliego se;\ 1;1primera y b (¡ltiHu, que las del segundo sean b segllnd~\ y penÚltim~¡ )' así stlcesiv,\mente; y, b. En cincuenta (50) hojas emitidas por el Colegio de Notarios, que se (010cadn en orden de su numeración seriad,t, par.l permitir el liSOde sistemas de impresióncomputarizado (Arr. 38° de la Le)' del Notariado). Cada registro debe ser autorizado antes de su utilización, medianre un sello y firma puesIOs en la primera foja por un miembro de la Juma Directiva del Colegio de Notarios, designado por el Decano, con conocimienro de la JlInta 60 DERECHO NOTARIAL. Directiva (An. 39° de la Ley del Notariado). El registro se cierra el treimiul10 de Diciembre de cada bienio, sentándose a continuación del Último instrumento una canstancÜ suscrita por el notario, de la que remitirá copia al Colegio de Notarios. Si en el registro quedan fojas en blanco serán inutilizadas mediante dos líneas diagonales que se trazarán en cada p;í.gina con la indicación que no corren (Art. 44° de ]a Ley del Notariado). 5. Registro de Escrituras Públicas.- El registro de escrituras pÚblicas es aquel en el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones y actas que ]a Ley determina (Art. 50 de la Ley del Notariado). Escritura Pública.- Es tododocumcntO matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene llllOOmás actos juódicos(Art. 51 ° de la Ley del NOtariado). Protocolización.Por la protocoJización se incorporan al registro de escrituras pÚblicas los documentos que la ley, resolución judicial o administr,ttiva ordenen. Esta incorpor,lción se re;\liza sentando un acta en el registro de escrituras pÚblicas y agregando los docu. menros materi;\de protocolización ,11final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización, los que no po. drán separarse del registro por ningÚn motivo (Arts. 64°, 65° y66° de la Ley del Notariado). Actas.- Las actas consignan los actos, hechos o circunstancias que el notario presencie o le conste y que no sean de competencia de Otra función. Las actas pueden ser suscritas por los interesados y necesariameme por quienformule observación (Art. 98° de la Ley del Notariado). Las actas pueden ser protocalares a ex- ELVITO RODIÚGUEZ DOJ\IÍ:>:GUEZ traprotocolares, según se incorporen o no al protocolo. Solamente se incorporan aquellas que la ley determina. Generalmente las actas son documentos extraprotocolares. 6. Registro de Testamentos.En el registro de testamentos se otorga el testamento en escritura pública y el cerrado. Se ¡¡eva en forma directa por el notario para garantizar la reserva que la !ey establece; y, en el otorgamiento se observan las normas del Código Civil y las de la Ley del Notariado. 7. Registro de Actas de Protesto.- En el registro de actas de protesto se extienden las actas de protestO de los títUlosvalores. Pueden llevarse registros por separado para títulos valores distintos, para hacer posible su uso en formatas impresos (Arts. 75° y 77° de la uy del Notariado). El protesta se hace en el lugar de presentación para el pago, según la naturaleza del título, p.¡ra dejar constancia de que éste no ha sido acept;¡do o no h,t sido pagado, .¡Úncuando la persona designad.¡ para aceptar o pagar cstl\viere ausente o hubiere fallecido. El protesto se entiende con la persona que se t:11..:uentreen el lugar donde debe practicarse ]a diligenci,1 (Art. 50° de la uy N° 16587 "De Títulos-V;tlores"). 8. Registro de Actas de Transferencia de bienes muebles registrables.. En este registro se extienden las actas de bienes muebles registrables, que podrán ser: a. De vehículos usados; y, b. De Otros bienes muebles identificab1es que la ley determine. Las actas podrán constaren registros espedaliz.ados en raz.ón de los bienes muebles materia de la transferencia y en tormularios impresos para tal fin (Arts, 78 o y 80° de la Le}"del Notariado). 9. Regisrro Norarial de Asuntos No Con- INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARJALES tenciosos.- En este registro constan las escrituras públicas, actas y protocolizaciones que dispone la Ley de Competencia Notaria] en Asllntc~ No Contenciosos N° 26662_ 10. El Archivo Notarial y Los Traslados.a. El Archivo Notarial: Está imegrado por: 1) Los regiStros que lleva el notario conforme a la Ley del Notariado; 2) Los romos de minutas extendidas en el registro; 3) Los documentos protocolizados conforme a ley; y, 4) Los índices que seña!a la Ley del Notari~ldo(Art. 81 °delaLeydel Notariado). b. Traslados: Son traslados las copias certificadas o certificaciones que expide el notario de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función. Los traslados de los instrumentos públicos prorocolares pueden ser: testimonio, boleta y panes. 1) Testimonio: El testimonio contiene la transcripción íntegra del documento público notarial con la fe que da el norariode Sllidentid.Id con la matriz,]a indicación de su tech;¡ y foja donde Corre, la const;¡ncia de encontrarse sus. crito por los comparecientes yautorizado por él, rubricado en cada lIna de sus fOj.lSy expedido con un sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que lo expide (An. 83° de la Ley del Notariado). 2} Boleta: Lt boleta expresa un resumen de!. instrumento público notarial o transcripción de las cláusu]as o términos que el inte- 61 resado solicite y que da el nOtario, con designación del nombre de los otorgames, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fajas, expedida con su seJlo y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario cuando lo considere necesario, agregará cua]quier referencia que dé sentido o complete la transcripción litera] solicitada (Art. 84° de la Ley del Notariado). 3)Parte: El parte es la transcripción del instrumento público notarial al Registro Público correspondiente para su inscripción. Contiene la t.anscripción integra de! instrumento público notarial con la fe del notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y Ja constancia de encontrarse suscrita por los comparecientes yautorizado por él, ru. bricado en cada una de SllSfajas expedido con su sello}' firma, con ]a mención de ]¡¡fecha en que lo expide (Art. 85° de la Ley del Notariado). El tesrimonio,la bolct.a y e! parte pueden expedirse a elección del notario, a manuscrito, mecanog..afiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción (Art. 86° de ]a Ley del Notariado). No se puede expedir testimonio, boleta ni parte del instrumento público notarial que noha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes. En tales casos, podrá expedir constancia que el instrumento ha sido extendido y no ha sido suscrito por aJgurio o to- 62 DERECHO NOTARIAL. dos los comparecientes (Art. 90° de la Ley del Notariado). 11. Inst['umentos Públicos Extraprotücolares.. Son instrumentos pÚblicos extraprotocolares aquellos que no se incorporan en el protocolo notarial; y, pueden ser actas y certificaciones. En las actas, el notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competenciadeotrafuoción (An. 98° de la L=y del Notariado). Son actas: a. De autorización para viaje de menores; b. De autorización para matrimonio de menores; c. De destrucción de bienes; d. De entrega; e. De jumas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas; f. De licitaciones y concursos; g. De remates, subastas e inventarios; h. De sorteos y de entrega de premios; y, i. Otros que la ley seii<\le(Art. 94° de la Ley del Notariado). Certificaciones: En la certificación dej.\ constancia de aquello que hace o le consta. Son certificaciones: a. La entrega de cartas notariales; b. La expedición de copias certificadas; c. La.legalización de firmas; d. La legalización de reproducciones; e. La legalización de apertura de libros; y, f. Otrasquelaleydetermine(Art.95° de la ley del Notariado). 12. Poderes.- Los poderes ante notario pueden ser de las siguientes modalidades: a. Poder por escritura pública, que es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas. ELVITO RODRÍGUEZ DOMÍNGUEZ b. Poder fuera de registro, reúne los requisitos del poder por escritura, pero que no se incorpora en el registro; y, c. Poder por c.arta con firma legali. zada, es aquél que se otOrga en do. cumento privado y en el que el notario legaliza la firma del otorgante (Art. ll7°, llSo, 119° Y 120° de la Ley del Notariado). En cuanto a poderes, el 14 de febre. ro de 1978, se dictó el Decreto Ley N° 22086, cuyo artículo 1 ° modifica el artículo 74° de la Ley del Notariado vigente en aquella fecha, que legislaba sobre los poderes fuera de registro para procesos penales y civiles; y, a la vez, en su artículo segundo dispone que en la vía administrativa, para gestiones, por montos que no sobrepasen los 5/.80,000.00 así como para la devolución de documentos de carácter personal, títulos profesionales tl otros simiLlres, bastará la presentación de poder fuera de registro, Asimismo, en el artículo tercero establece las clases de poder que se necesita para cobro de pensiones, remuneraciones y otros beneficios derivados de ellas, incluyendo reintegros y devengados. Los momos señalados en este artícu. lo, han sido actualiz.~dos por DecretO Supremo N°033-83-JU5 de 22 de julio de 1983, de la siguiente m.mera: a. De 111.í.s de una Unidad Impositiva TributMia por escritura pÚblica; b. De medi.1 Unidad lmpositiva Tríbutaria mediante poder fucrade registro;y, c. Decamidadesmenoresamedia Unid.td Impositiva Tributaría por carta poder con firma legalizada por notario y a falta de éste por Juez de Paz. La actUal Ley del Notari;tdo - Decreto Ley N°26002, vigente desde el 28 n,STRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES de diciembre de 1992, derogó la anterior Ley del Notariado N° 1510 Y sus modificatorias, yvarios dispositivos legales, entre los cuales no consta el Decreto Ley N°22086, por lo que éste está vigente, a excepción de su artículo primero que al ser modificatorio dd artículo 74° de la anterior Ley del ~otariado, ha quedado derogado, por haberse derogado dicha ler. La Unidad Imposiriva Tributaria vigente es de S/ .2,400.00 (Dos mil cuatrocicntos y 00/100 Nuevos Soles), según Decreto Supremo N° 134-96EF publicado el 31 de diciembre de 1996. 13 Valor Probatorio de los Instrumentos Públicos Notariales.- El Código de Procedimientos Civiles establecía que los instrumentos públicos otorgados con las formalidades legales, producen fe respecto de]a re.llidad del acto verificado ante el notario o funcionario que los extendió o autorizó (Art. 401°): que igualmente merecen fe las copias de instrumemos pÚblicos autorizados por el notario o funcionario público en usade sus arribuciones (Art. 402°); que se tiene por verdadero el comenido del docLLmemo privado reconocido (Are 430°); y, que los documentos privados no reconocidos, tendrán el valor que les asigne el prudente arbitrio del juez (Art. 433). El Código Procesal Civil vigente, pese a que distingue el documento privado de] documento pÚblico, no contiene normas específicas sobre el valor probatorio de cada uno de esos docu- 63 mentos, solamente tiene una norma genérica sobre la valoración de los me. dios probatorios, según el cual todos los medios probatorios son valorados por el Juez en forma conjunta, utili. zando su apreciación razonada (Art. 197°);)' en cuanto al documento privado reconocido, establece que tiene para las partes y en relación a tercero, si éste es el otorgante, el valor que el Juez]e asigne (Art. 246°). La \igente Le)' del Notariado, dispo. ne que los instrumentos pÚblicos notaria]es morgados con arreglo a lo dispuesto en la le}', producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie (Art. 24° de la Ley del Notariado); y, que la autorización del notario de un instrumentopúb]icoex[raprotoco]ar, realizada con arreglo a las prescripciones de la Ley del NOt<l. riada, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la idenrid;ld de las personas u objetOs, de la sus. cripción de documentos, confiriéndole fecha cierta (An. 97° de la Ley del Notariado). Estas Normas no han sido derogadas por e] Código Proces.tI Civil, por loque considero que el Juez debe ap]icarlas al valorar los instrumentos notariales. El artículo 12° de ]a Ley N° 26662 "Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos" dispone que el documentO notarial es auténtico)' pro. duce todos SllSefectOs, mientras no se rectifique o se declare judicialmente SlI invalidez.