Miembros del Consejo, pago de kilometraje, viáticos

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Juntos podemos
27 de agosto del 2010
MGS-883-129-2010
Licenciada
Cira María Vargas Ayales, Coordinadora
Macroproceso de Gestión y Seguimiento
Estimada señora:
Por este medio le remito respuesta a la consulta recibida vía correo electrónico en este
Macroproceso el pasado 20 de agosto del 2010, remitida de parte del MBA Freddy
Pérez Quesada, Presidente del Consejo de Administración de COOPEOROTINA R.L,
en la cual solicita criterio respecto de lo siguiente:
El consultante explica la situación que da mérito a las consultas de la siguiente manera:
1- "Que un director propietario, foe debidamente electo por la asamblea general para
representarlos ante el consejo de administración de dicho órgano.
2- Que dicho consejo en su función de delegación y asignación emite un acuerdo donde
asigna a dicho director para que la represente ante un Consejo de administración o
Junta Directiva de una Unión, Federación o grupo financiero. Con la única finalidad
de que este presente en la toma de decisiones y partícipe como miembro activo y
debidamente nombrado. Otorgándole así la oportunidad de ser electo y elegir.
3- Dado que la asignación, le permite optar por un puesto en dichas uniones, federaciones
y/o juntas directivas. Dándose la elección y que nuestro representante quede asignado
como director dentro del consejo o Junta Directiva de dicho órgano de representación.
4- Además que el director por dicho nombramiento obtiene una dieta por su participación
en el seno del consejo y/o junta directiva; si se diese que dicho órgano la paga, pues
hay órganos de que no pagan dietas.
5- El director, para cumplir con la designación del consejo de administración que lo
autorizó, pero cuando el director vive largo de los sitios de reunión. Se traslada con su
automóvil y/o paga transporte público.
6- Que la cooperativa no le tiene ningún seguro a los directores; que los proteja en el
proceso de representación de su cooperativa. ..
Sobre la situación descrita nos plantea las siguientes consultas:
Consulta No 1
¿Cuál sería la responsabilidad de la cooperativa si al director que le sucediera algo
como por ejemplo un accidente o asalto, en el momento de representación de su
cooperativa?
Primeramente debe recordarse al consultante, que la competencia de la Asesoría que
brinda este Macroproceso, tal como se ha expresado en anteriores ocasiones, se
circunscribe a la interpretación de la Ley de Asociaciones Cooperativas vigente (en
adelante LAC).
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Los temas de pago de viáticos, dietas y responsabilidad de la cooperativa por si a los
Directores les sucediera un accidente o un asalto en el cumplimiento de sus funciones,
son temas que no se encuentran regulados en la LAC.
No obstante, esta Asesoría acostumbra -en un afán de colaborar con las entidades
cooperativas o bien con los asociados que amablemente solicitan nuestro criteriobrindar nuestra opinión sobre lo consultado, aclarando que en estos casos nuestra
apreciación no resulta vinculante para la Cooperativa.
En dicho contexto debe indicarse que las cooperativas, como entidades pertenecientes a
la esfera de derecho privado, se rigen por el principio de autonomía de la voluntad, el
cual reza que en el campo privado las entidades pueden realizar todo aquello que no se
encuentre expresamente prohibido por la Legislación del país, y demás normativa
existente.
Los temas de pago de dietas, viáticos, pago de kilometraje, parqueos y eventuales
responsabilidades de la cooperativa por imprevistos que les sucedan a los miembros de
los órganos sociales, no contravienen ninguna normativa existente, razón por la cual las
cooperativas pueden legislar a lo interno sobre estos temas.
Este Macroproceso ha recomendado que a la hora de establecer el pago de dietas o
viáticos, se tome en cuenta la situación financiera de la cooperativa, con tal de no
afectar a la entidad.
Conforme lo expresado, el tema de la "la responsabilidad de la cooperativa si al
director que le sucediera algo como por ejemplo un accidente o asalto, en el momento
de representación de su cooperativa ", puede ser incluido en un Reglamento que se
elabore al efecto por parte del Consejo de Administración, en el cual se regulen
también los temas de pagos de dietas, viáticos, kilometraje, peajes, parqueos entre
otros temas.
Se recomienda que para la elaboración de dicho Reglamento, el Consejo de
Administración cuente con la Asesoria adecuada, con tal de que lo que establezca no se
extralimite y resulte perjudicial para la entidad.
Dicho Reglamento, debe ser elaborado por el Consejo, según la potestad reglamentaria
establecida a su favor por el artículo 46 de la LAC.
No obstante, dado que va a venir a regular y garantizar ciertos beneficios a favor de los
miembros de los órganos sociales, la aprobación del mismo se recomienda se realice por
medio de un Acuerdo de Asamblea.
Consulta No 2
Si en el momento de representación hubiera daños materiales. Es la Cooperativa
resp onsable si ésta le paga el kilometraje? Pero si le paga ¿Cuál sería su
resp onsab il idad?
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Tal como se indicó en la respuesta anterior, dicho tema puede ser regulado internamente
por la cooperativa, con tal de garantizar la debida cobertura en caso de percances de los
directores, que sucedan en ocasión del desempeño de sus funciones.
Consulta No 3
¿ Tiene el director derecho al cobro del kilometraje, peajes, parqueo y gastos de
viáticos a su cooperativa de origen, que lo designó para que la representara ante dicho
órgano de representación, a pesar que el pago de su dieta es por las horas invertidas en
las sesiones?
El Reglamento que se recomienda elaborar, debe contener también la regulación de todo
lo relacionado a los gastos de la participación de los representantes de
COOPEOROTINA RL en otros organismos, tales como uniones y federaciones de
cooperativas, consorcios cooperativos, y otros organismos a los se tenga que ir a
representar a la cooperativa.
Consulta No 4
Si el director se le paga la dieta por la sesión ordinaria del mes, y nada por las demás
sesiones extraordinarias y reuniones de comisiones de la unión o federación y junta
directiva; en la cual lo nombraron. ¿ Tiene el director derecho a cobrar el viático,
peajes, garaje y kilometraje de las sesiones y reuniones que no le paga la unión,
federación o junta directiva?
En cuanto a esta consulta, su respuesta es la misma a la brindada a la anterior.
Por lo tanto se aprovecha para recordar lo recomendado por este Macroproceso en
cuanto al tema de las dietas de los miembros de los órganos sociales:
"Con respecto al tema de las dietas que devengan los miembros de los órganos
Sociales, resulta necesario indicar primeramente ciertos aspectos de naturaleza
general sobre el tema en cuestión, en tal sentido, corresponde analizar el concepto de
dietas, por lo que se procede a citar algunos criterios que han sido emitidos al respecto
por este Instituto:
"Usualmente se entiende por dieta la "retribución y en realidad sueldo temporal, que
se fija a los diputados o representantes parlamentarios. Estipendio concedido a
quienes desempeñan comisiones o encargos fuera del lugar ordinario de trabajo, y
que se fija en un tanto al día" CABANELLAS Guillermo, Diccionario Enciclopédico de
Derecho Usual, 1981, Editorial Heliasta SRL, Buenos Aires Argentina, 16 Edición,
Tomo 111, pag 249. (la negrilla no corresponde al original).
Asimismo el Diccionario de la Lengua Española define la dieta "como estipendio que
se da en cargos por cada día que se ocupa en ellos, o por el tiempo que emplean en
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realizarlos". Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española, 1956,
Editorial Esposo-Calpe S.A, Madrid, España, 18 Edición, pag 479.
Además, el criterio de la Alianza Cooperativa 1nternacional (ACI) y otros organismos
de tercer grado sobre el tema de las dietas es el siguiente.'
" ... cuando las cooperativas tengan las posibilidades económicas, previo acuerdo de
asamblea, respecto a monto y frecuencia, se podrá girar a directores y a miembros de
comités permanentes electos por asamblea, "una dieta" para compensar gastos en que
incurrieren por asistir a sesiones de sus cuerpos colegiados ... "
El criterio que ha mantenido el INFOCOOP en materia de dietas es el siguiente.'
" ... puede decirse que las dietas se han establecido como un pago o remuneración que
se le da a una persona como retribución por el tiempo y la responsabilidad que
conlleva la participación en un cuerpo directivo, comité o consejo. Igualmente, puede
afirmarse que tienen un doble propósito servir como una especie de incentivo o
reconocimiento a los directivos y miembros de comités y comisiones, por la labor
administrativa que realizan y como un efectivo mecanismo para procurar la asistencia
regular de los mismos, en todas las sesiones. Su pago responde a una decisión de tipo
discrecional, sujeta a condiciones de conveniencia económica, así en el caso de
cooperativas por tratarse de personas jurídicas regidas por el derecho privado, una
decisión en tal sentido encuentra su fundamento en el principio de autonomía contenido
en los artículos 3 inciso K y 4 de la Ley de Asociaciones Cooperativas. Igualmente
vendría a ser discrecional lo correspondiente al establecimiento del monto de las
dietas, de allí que ha sido criterio reiterado de esta asesoría que el órgano cooperativo
más adecuado para fijar este tipo de remuneración a los miembros del Consejo de
Administración y demás comités y comisiones lo es la Asamblea General, puesto que
resulta inconveniente que lo haga el Consejo de Administración, dado que quienes
fijarían los montos a percibir por ese concepto serían los mismos beneficiarios y
eventualmente podrían presentarse algunos abusos y arbitrariedades en perjuicio de
los intereses de la cooperativa." (Departamento Legal INFOCOOP A.L 122-99 del 19
abri11999.) (la negrilla no corresponde al original).
Tal como se observa, se recomienda que sea la Asamblea la que fije el pago de las
dietas para los miembros del Consejo y demás Comités en una Cooperativa. Además
en cuanto al procedimiento que debe seguirse con posterioridad a la aprobación,
debe recordarse lo siguiente:
"resultaría impráctico que año tras año se este llevando ante la asamblea el tema de
las dietas con el fin de que su monto sea aumentado, de modo que lo más
recomendable es que la asamblea emita una directriz en cuanto al valor de la dieta y
que disponga que se incrementarán anualmente de acuerdo con los parámetros
existentes para medir el aumento en el costo de la vida, En todo caso deberá
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considerarse la capacidad financiera de la organización" Departamento Legal
INFOCOOP A.L 194-01 del 2 de abril del 2001.
En cuanto al monto que se paga por concepto de dietas, corresponde a cada
cooperativa, dentro de su autonomía el definir el monto que corresponde por dicha
retribución, por lo que la propuesta de variación del monto de las mismas, -ya sea para
disminuirlas o aumentarlas- debe ser llevada a asamblea ordinaria, incluso por vía de
moción, o bien que se incluya como un punto de agenda para una Asamblea
Extraordinaria . ..
MGS-482-627-201O del 25 de mayo del 2010.
Consulta No 5
¿Es correcto que a las dietas se le debite el impuesto sobre la renta?
Lo anterior es correcto, el artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la renta número
7092, en su inciso B) determina que se debe retener por parte de la cooperativa, un 15%
de las dietas que se perciban por los directores o miembros de los órganos sociales.
La cooperativa pues debe actuar como agente recaudador del impuesto sobre la renta, en
relación con las dietas que pague a sus directores, al respecto el INFOCOOP ha emitido
el siguiente criterio:
"Con base en lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta,
queda claro que las dietas que reciben los directores de las cooperativas y las
remuneraciones pagadas a los asociados, están sujetas al pago del impuesto de la renta
respectivo y la cooperativa está en la obligación de retener el importe deducible, para
posteriormente girarlo a la Tributación Directa, la omisión de esta obligación se
configurá como ilícito tributario penado por Ley." Departamento Legal del
INFOCOOP AL 303-99 del 13 de agosto de 1999.
Consulta No 6
¿Si los directores son suplentes pueden representar a la cooperativa ante órganos
externos de representación y /0 comités internos de la cooperativa?
Se recomienda en cuanto a esta consulta utilizar a los miembros propietarios, dado que
los suplentes están sujetos a una condición suspensiva para desempeñar el cargo.
Por medio del Oficio MGS-626-28-2006 del 31 de mayo del 2006, se señaló lo
siguiente en cuanto a este tema:
"Para iniciar la contestación de dicha consulta, debe recordarse en primer lugar lo
señalado en el artículo 40 de la Ley de Asociaciones Cooperativas vigente (en adelante
LAC):
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ARTÍCULO 40.- La asamblea deberá elegir dos suplentes, los cuales sustituirán a los
propietarios en sus ausencias temporales, definitivas o cuando dejen de asistir a las
reuniones del consejo de administración por tres veces consecutivas sin causa que lo
justifique. En los dos últimos casos, los suplentes entrarán a ser integrantes del
consejo, observando el orden en que fueron electos, y se deberá proceder a hacer una
nueva elección de los cargos, en la sesión en la cual se integra el nuevo miembro.
Sobre la naturaleza de la suplencia, deben recordarse los criterios que ha expresado
este Instituto al respecto:
"De acuerdo con dicho artículo, debe interpretarse que los suplentes no ostentan la
condición de miembros del Consejo de Administración, sino que se trata de un
nombramiento sujeto a "condición suspensiva" (depende de un hecho futuro e
incierto). Es decir, hasta tanto no se confirme uno de los supuestos legales para la
sustitución del propietario, al suplente no le asiste ningún derecho inherente a la
condición de ser miembro del Consejo de Administración" (Macroproceso Gestión y
Seguimiento MGS-948-386-2004 del 9 de diciembre del 2004.)
"Sobre el particular, resulta menester entender los alcances de la suplencia, la cual
CABANELLAS define como el desempeño de unas funciones por otros (vacación,
enfermedad, vacante, renuncia) y a la duración de la interinidad y al suplente como el
substituto reemplazante entendiendo a éste último a todo el que hace las veces de otro
en un empleo o función. Asimismo define reemplazar como substituir, poner una cosa
en lugar de otras, suceder en el empleo, cargo o funciones" Departamento Legal
INFOCOOP A.L 508-01 del 5 de setiembre del 2001.
De conformidad con lo expuesto y con respecto a la consulta concreta, debe
manifestarse que la condición de suplente del consultante, le impide acceder a algún
puesto en el "directorio" como él lo llama, entendiéndose por tal al constituido por el
presidente, vicepresidente y secretario del Consejo de Administración.
En dicho sentido un suplente, solamente cuando esté sustituyendo a un propietario (ya
sea de forma temporal o definitiva) puede considerarse como parte integrante del
Consejo de Administración, teniendo los mismos derechos y obligaciones que un
propietario, incluidos los derechos de voz y voto.
En cuanto a las circunstancias en que puede llegar a ocupar el puesto de propietario,
debe indicarse que éstas pueden ser temporales, es decir solamente por una o varias
sesiones, en el caso de ausencia justificada o injustificada del titular, enfermedad o
vacaciones del algún miembro propietario.
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También puede darse la sustitución de forma definitiva de algún miembro propietario,
ya sea por renuncia al puesto, muerte del titular etc, o cuando el titular deje de asistir a
las reuniones del órgano social por tres veces consecutivas sin causa que lo justifique.
En el caso de la sustitución definitiva, los suplentes entrarán a ser integrantes del
Consejo de Administración, observando el orden en que fueron electos (Suplente 1
primero y Suplente dos después), y se deberá proceder a hacer una nueva elección de
los cargos, en la sesión en la cual se integra el nuevo miembro.
Debe además indicarse que en algunas Cooperativas, se permite que los suplentes
asistan a las sesiones del Consejo, con tal de que estén enterados de las acciones que
está desarrollando dicho órgano social, no obstante no disponen del derecho a voto, y
menos aún de la posibilidad de acceder a un puesto de dirección del Consejo de
Administración.
Consulta No 7
¿ Tiene el director el derecho de cobrar, viáticos, peajes y parqueo cuando representa
la cooperativa de origen ante la unión o federación y ésta no le cancelan dietas?
Tal como ya se manifestó, el Reglamento que se recomienda elaborar, debe contener
también la regulación de todo lo relacionado a los gastos de la participación de los
representantes de COOPEOROTINA RL en otros organismos, tales como uniones y
federaciones de cooperativas, consorcios cooperativos, y otros organismos a los se tenga
que ir a representar a la cooperativa.
Atentamente,
Lic. Juan Castillo Amador
Asesor Técnico Legal
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c.c Consecutivo/ Funcionario/ Exp Coop/ Consejo de Administración! Comité de Vigilancia! Gerencia
COOPEOROTINA R.L.
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