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Programa de Auditoría de Existencias bajo
el enfoque NIC-SP 12 Existencias
Ficha Técnica
Autor : C.P.C Juan Francisco Alvarez Illanes (*)
Título : Programa de Auditoría de Existencias bajo
el enfoque NIC-SP 12 Existencias
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 10 - Agosto
2009
Suma rio
1.
Programas de Auditoría (NAGU. 2.30)
2.
Enfoque NIC-SP 12 Existencias
3.
Programa de Auditoría a las Existencias
1. Programas de Auditoría (NAGU.
2.30)
Para cada exámen especial se debe preparar
programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos
detallados y oportunidad de su aplicación;
así como el personal encargado de su
desarrollo.
Los programas de auditoría comprenden una
relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan
obtener las evidencias competentes y suficientes
para alcanzar el logro de los objetivos establecidos
y Se desarrollan a partir del conocimiento de la
entidad y sus sistemas. Por lo tanto el auditor se
apoya en este conocimiento para establecer la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren
pertinentes durante el curso de exámen.
Los programas de auditoría guían las acciones del auditor y sirven como elemento que
* Asesor y consultor de Gobiernos Regionales y Locales.
Asesor y Sociedades de Auditoría Externa, Conferencista a Nivel
Nacional.
Costo de los inventarios
consolida el control de la labor realizada.
Permiten también la evaluación del avance
del examen y la correcta aplicación de los
procedimientos, cautelando que la consecución de los resultados esté de acuerdo
con los objetivos propuestos. En conclusión el programa de auditoría debe ser lo
suficientemente detallado de manera que
sirva de guía y como medio para controlar
la adecuada ejecución del trabajo.
La responsabilidad de la elaboración de
los respectivos programas corresponde al
auditor encargado y supervisor.
Los párrafos 24 y 27 de la NIC-SP 12
señalan que: se incluirán otros costos,
en el importe de los inventarios, siempre que se hubieran incurrido en ellos,
para dar a los mismos su condición y
ubicación actuales. Por ejemplo una
entidad puede adquirir existencias con
financiamiento pagando intereses por
el periodo de pago aplazado, el importe
pagado por intereses, se reconocerá
como gasto a lo largo del periodo de
financiamiento, salvo de que se trate
de activos calificados (Compra con
financiamiento cuando las existencias
aún no se pueden disponer o su fecha
de ingreso a almacén va a demorar un
tiempo necesario que cubra el periodo
de financiamiento los mismos que están
señalados por el p. de la NIC-SP 5) (p.27
NIC-SP 12).
2. Enfoque NIC-SP 12 Existencias
a) Medición de Existencias
Los inventarios deberán medirse al
costo1 o al valor neto realizable el que
resulte menor, excepto cuando se reciban como donaciones o transferencias
en bienes, cuyo costo se medirá a valor
razonable (p.15 y 16 NIC-SP 12).Por
otro lado, el párrafo 17 de la NIC-SP
12 señala que, Las existencias deberán
medirse al menor valor entre el costo
de adquisición y el costo corriente
de reposición cuando se mantengan
para:
a) Distribuir sin contraprestación a cambio (distribución gratuita), o por una
contraprestación insignificante; o
b) Consumirlos en el proceso de
producción de bienes y servicios
que van a ser distribuidos sin contraprestación a cambio, o por una
contraprestación insignificante.
b) ¿Que métodos de valoración de
inventarios se debe utilizar?
1 El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados
de su adquisición y transformación, así como otros gastos en los
que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales, entendiendo como costo de adquisición aquel que comprende
el precio de compra, incluyendo aranceles de importación y otros
impuestos (que no sean recuperables por la entidad de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos
directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías,
materiales y suministros. Los descuentos comerciales, las rebajas
y otras partidas similares se deducirán al determinar el costo de
adquisición. (18 y.19.NIC-SP 12).
Actualidad Gubernamental
El método preferente de valoración de
inventarios es el de primeros en entrar,
primeros en salir.
PEPS o FIFO y como alternativa se
utilizará el método de costo promedio ponderado. Por tanto, la entidad
utilizará el mismo método, en forma
consistente, para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso
similares. Para los inventarios con una
naturaleza o uso diferente, por ejemplo
para materiales de construcción en la
ejecución de obras públicas, puede
estar justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes. (p 35.
NIC-SP 12).
De lo manifestado anteriormente podemos señalar que los párrafos 32 y 33 de
la Nic-sp 12, indican que el método de
valoración o costeo de las existencias
que no son habitualmente intercambiables (ingreso y consumo), entre sí,
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Informe Especial
Sistema Nacional de
Control y Auditoría
Gubernamental
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Informe Especial
así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos
específicos, se determinará a través de
la identificación específica de sus costos
individuales lo que significa que cada
tipo de costeo concreto se aplica a cada
proyecto u obra específicos, siendo éste,
el tratamiento adecuado para éste tipo
de proyectos .
Solución
Escenario 1
Cemento adquirido para una obra
(-) Estimación de la desvalorización
Importe o valor en libros
Escenario 2
Cotizac.de cemento malogrado
Gastos incurridos para su venta
c) ¿Cuáles son las existencias bajo el
ámbito de la NIC-SP 12?
1301 Bienes y Suministros de Funcionamiento
1302 Bienes para la Venta-Mercaderías
1303 Bienes de Asistencia Social
1304 Materias Primas
1305 Materiales. Auxiliares, Suministros y
Repuestos
1306 Envases y Embalajes
1307 Productos en proceso
1308 Productos terminados
1309 Bienes en tránsito
Valor neto realizable
4000
(100)
_____
3,900
====
3. Programa de Auditoría a las
Existencias
d) Valor Realizable Neto y deterioro
de valor
El costo de las existencias, puede
no ser recuperable en caso de que
los mismos estén dañados, si se han
convertido parcial o totalmente en
obsoletos, o si sus precios de mercado
han caído. La práctica de rebajar el
saldo de los inventarios, por debajo
del costo hasta igualar al valor neto
realizable, es coherente con el punto
de vista según el cual dichos activos
no deben registrarse por encima de
los beneficios económicos futuros
o servicios potenciales económicos
esperados a realizar con su venta,
intercambio, distribución o uso por
lo tanto, La rebaja en los inventarios
hasta alcanzar el valor realizable neto,
se suele calcular para cada tipo de
bien. En algunas circunstancias, sin
embargo, puede resultar apropiado
agrupar bienes similares o relacionados. Este puede ser, el caso de bienes
en inventario que tienen propósitos
o usos finales similares y no pueden
ser, por razones prácticas, evaluados
separadamente de otros productos
de la misma línea. En consecuencia
no es apropiado realizar rebajas a cada
existencia deteriorada o desvalorizada,
basada en clasificaciones de inventarios, si no por el contrario estimar el
deterioro y llevar a pérdidas. (p 38 y
39 NIC-SP 12).
Veamos el ejemplo:
Cemento adquirido para una construcción,
por exposición a los efectos de la naturaleza
(lluvia), se malogro el cemento.
¿Determinar el Valor neto realizable y el
deterioro de un Valor?
X 2
10,000
(4.000)
_____
6,000
====
Actualidad Gubernamental
I. Objetivos Generales
• Verificar la consistencia de las existencias,
evaluando la documentación sustentatoria, así
como el adecuado registro de sus operaciones
y presentación en los EE.FF.
• Verificar si los importes señalados en los EE.FF.
corresponden a la existencia, control y propiedad
de la entidad.
II. Objetivos específicos de la auditoría a las
existencias
a. Generales
• Verificar que los saldos mostrados en el Balance General existen o han existido y están
bajo el control o propiedad de la entidad.
• Verificar que los saldos de las existencias
representan bienes que se esperan consumir o vender dentro del ciclo normal de las
actividades de la entidad.
• Comprobar que el importe de las salidas son
uniformes con los costos reales o de adquisición (Metodo PEPS).
• Constatar el establecimiento de medidas de
seguridad y si los controles proporcionan
satisfacción de auditoría principalmente a los
aspectos relacionados con la seguridad de los
bienes y la restricción de acceso físico a las
áreas de almacenes, la debida aprobación de
todos los documentos que respaldan la adquisición, recepción y despacho de bienes.
b. Específicos
• Verificar si las existencias se controlan mediante registros adecuados.
• Verificar si existen procedimientos que confirmen la existencia física.
• Examinar si las existencias se encuentran
valoradas de manera adecuada.
• Verificar si el ciclo de almacén (entrada, stock y
salida) funciona y actúa según los procedimientos definidos y conserva la unidad de almacén.
• Verificar si las existencias se encuentran
identificadas, protegidas y custodiadas.
• Verificar la segregación apropiada de funciones en el área de almacén.
• Comprobar las mercaderías, materia prima
y/o suministros de funcionamiento, en poder
de terceros (otros almacenes) existe y es de
propiedad de la entidad (aseveraciones,
existencia y propiedad).
• Comprobar si las existencias están debidamente registradas y valuadas de conformidad
con los métodos establecidos por la NIC-SP12
«Existencias» aprobado por Resolución del
Consejo Normativo de Contabilidad N.° 0292002-EF/93.01.
• Comprobar que la totalidad de las existencias
existen físicamente y son de propiedad de la
entidad.
• Verificar que las existencias están valoradas
a su costo de adquisición o mercado, el más
bajo, de acuerdo con métodos de valoración
generalmente aceptados.
• Comprobar si existe estimaciones para desvalorizaciones de existencias para la cobertura
de períodos de valor de las mismas (ítems
dañados u obsoletos).
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• Revisar las autorizaciones de compra de
bienes, dado el volumen de las compras y si
éstas están centralizadas en el Plan Anual de
Contrataciones.
• Verifique como se desarrolla el ciclo completo
de compras, internamiento, distribución y
custodia.
III. Conocimiento de la Entidad
• Prepare y actualice los flujogramas de abastecimientos y control patrimonial para su comprensión y su inclusión en el archivo permanente.
• Revise la información obtenida durante la etapa
de planificación y revisión estratégica y obtenga
extractos sobre aspectos que tengan relación con
las existencias, especialmente las que se realizan
a través de procesos de selección.
• Obtenga información de los acuerdos en los
niveles de decisión, principalmente aquellos
relacionados con las existencias o fluctuaciones
más significativas.
IV. Corte de Operaciones
a) Realice el corte de operaciones de compras
e ingresos a almacén, así como la salida de
bienes y requerimientos de bienes solicitados,
obteniendo información a esa fecha y aplique las
siguientes pruebas:
• Comprobar que las partidas recibidas antes
del inventario físico figuran incluidas en las
existencias ( Kardex e informes de control de
existencias ), y que a su vez fueron registradas
antes de la mencionada fecha.
• Seleccionar algunas partidas recibidas con
posterioridad al inventario físico o a la fecha
del exámen y determinar que los bienes se
dieron como ingresados al almacén después
de la fecha del corte.
b) Realice el Corte de operaciones y de documentos, utilizando la información obtenida en la fecha
del inventario físico o del exámen, mediante la
realización de las siguientes pruebas:
• Comprobar que los documentos fuentes (O/C.
P:C:S.,N:E.A, etc.) generados antes del inventario físico o del exámen , fueron registradas
como ingresos y salidas, antes de la mencionada fecha, así como que fueron excluidas de
las existencias.
• Obtener información sobre documentos
generados con posterioridad al exámen y
determinar que los ingresos y salida de bienes,
se realizó después de dicho momento, así
como que el registro a existencias se ha realizado también con posterioridad a esa fecha.
c) Revisar la secuencia correlativa del Kardex de
existencias (ingresos y salidas) para verificar la
incorporación y segregación de los movimientos
de existencias.
d) Seleccionar algunas facturas de compras así
como de las órdenes de compra y/o Pedidos
comprobantes de salida correspondientes, de
importancia y magnitud, realizadas antes y
después de la fecha del corte documentario o
durante el exámen y determinar si su registro y
control ha sido correcto.
V. Procedimientos de Auditoría a efectuar
a. Procedimientos mínimos
• Los procedimientos deberán incluir la verificación física del inventario.
• Realizar pruebas de exactitud aritmética, valorización de existencias, revisión de existencias
en tránsito, verificación de su contabilidad y
revisión del corte de operaciones.
• El objeto fundamental de la verificación del
inventario físico es satisfacer uno de los procedimientos seguidos que al efectuar el recuento
son adecuadas, a fin de determinar la totalidad
de las existencias, determinar su propiedad,
condiciones de distribución y uso.
• El auditor deberá asegurarse de que las
existencias estén valoradas de acuerdo al
valor de adquisición o de mercado, el más
bajo y tomando como base las mismas que
se aplicaron en ejercicio anteriores, de no
ser así, se deberá revelar en el informe de
auditoría cuantificando el efecto del cambio
de criterio.
Sistema Nacional de Control y Auditoría Gubernamental
• Respecto a las existencias en tránsito, se deberá verificar, si existen al cierre del ejercicio,
bienes en transito haciendo un seguimiento
a su recepción posterior, así como su documentación sustentatoria.
• Se verificará también que la contabilización
se encuentre adecuadamente registrada
habiéndose ajustado las diferencias puestas
de manifiesto durante la verificación de la
valorización.
• Se deberá conciliar por muestreo las cantidades despachadas con las cantidades
solicitadas, así como las cantidades adquiridas, a fin de constatar la integridad de las
transacciones, como comprobar la unidad
de almacén.
• Se comprobará los cortes de inventario de
ingresos y salidas que se encuentren al inicio y
al final del ejercicio a fin de comprobar que se
incluyan existencias que se hayan atendido a
usuarios y que no hayan recogido sus pedidos
o viceversa.
• Analizar el método de valuación de existencias.
b. Procedimientos aplicados
• Describa los siguientes aspectos del sistema
de contabilidad:
- Cómo se inician las transacciones.
- Los registros contables, documentos de
soporte, y cuentas específicas involucradas; y
- El proceso contable, desde el registro
inicial de las transacciones hasta el mayor
general.
• Verificar las de material dañado.
• Seleccione algunas salidas de bienes partiendo de los registros de los mayores auxiliares,
asegurándose que coincidan con las cantidades en unidades y precios con los pedidos y
comprobantes de pago, así como de registro
de salida en el kardex físico.
• Analice la composición de las existencias.
- Rotación de existencias
- Anticuamiento
- Tipo de insumo
c. Procedimientos alternativos
• Compruebe si se cuenta con políticas de
adquisición y distribución, y si se basan en
programaciones adecuadas, las mismas que
deben estar incluidas en el plan anual de
contrataciones.
• Verifique si cuentan con un plan anual de
contrataciones y la frecuencia con que es
modificado.
• Verifique que las adquisiciones de bienes
estén registradas adecuadamente y compruebe que los procedimientos y documentos utilizados para el ingreso, recepción
y despacho son adecuados.
• Verifique la existencia de los bienes en almacén y contraste con lo señalado en los EE.FF.
y registros auxiliares (Mayor auxiliar, kardex
físico, control visible, información emitida a
la fecha, etc.).
• Compare el precio de algunos bienes con
facturas de proveedores y cotizaciones de
proveedores varios.
• Compruebe la precisión matemática de los
inventarios y contraste con lo registrado en
los kárdex físico, órdenes de compra, pedido,
comprobante de salida.
• Revise los registros de inventarios perpetuos
(kárdex físico, control visible de almacén) y
compare con los resultados del inventario
físico.
• Haga un corte de ingresos y salidas de
almacén examinando los registros de ingreso y salida de bienes y cerciórese que las
personas usuarias o que han sido atendidas
se encuentren conforme con la exactitud del
pedido comprobante de salida.
• Compare precios de inventarios con precios
de mercado y verifique el valor registrado.
• Revise la cobertura de seguros y la protección
física de inventarios.
• Verifique si los pedidos de materiales se solicitan en base a una programación prevista
•
•
•
•
•
•
•
•
y si éstas se efectúan a través de solicitudes
de materiales o requisiciones.
Compruebe las autorizaciones de las solicitudes de materiales y contraste con los
pedidos atendidos verificando los pedidos
comprobante de salida de las principales
operaciones y verifique previamente el uso
y destino que se le da.
Compruebe si existen adquisiciones o se efectúan compra de existencias con recursos no
considerados en el presupuesto institucional.
Verifique el control establecido para los
ingresos de materiales tanto de compras, donaciones, transferencias y otras modalidades
de adquisición y qué documentos y registro
utiliza.
Verifique el control establecido para las salidas de almacén, tanto como para solicitudes,
pedidos o requisiciones de las distintas unidades orgánicas y que documentos y registro
utiliza.
Compruebe el movimiento de existencias, especialmente los materiales de construcción
u otras existencias que por su operatividad
no ingresan al almacén central y son depositados en otros almacenes (almacén de obra)
y verifique que la copia de la recepción y
conformidad del pedido sea recepcionado
por el personal responsable.
Verifique si existen registros auxiliares de
inventarios perpetuos para cada grupo de
existencias y si se controlan indistintamente,
tanto en almacén como en contabilidad.
Verifique la organización del almacén, si
las existencias mantienen un orden y están
acomodadas en forma ordenada para facilitar
su manipulación, recuento y localización.
Compruebe si existen reportes o información
sobre existencias obsoletas, deterioradas o de
poco movimiento y estado de conservación
VI. Documentos fuentes a exigir
• Archivos de órdenes de compras.
• Archivo de notas de entrada de almacén.
• Archivo de pedidos comprobantes de salida.
• Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos
de cotizaciones. (File procesos de selección)
• Archivo de correspondencia recibida y permitida.
• Archivo de licitaciones y otros Procesos de selección.
• Tarjetas de control kárdex.
• Auxiliares, análisis de cuentas, ingresos y salidas
de bienes.
• Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de
bienes (notas de contabilidad).
• Libro de actas del comité permanente de adjudicaciones, comité especial, etc.
• Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida
de bienes.
• Informes evacuados.
VII. Procedimientos analíticos
• Realizar pruebas globales de comprobación entre
las adquisiciones (órdenes de compra emitidas)
y la ejecución del presupuesto realizada durante
un período determinado.
• Efectuar análisis de las notas de contabilidad (ingreso, salida de bienes) a efectos de comprobar
la cuantificación y valoración de las órdenes de
compra, notas de entrada y pedidos comprobante de salida.
VIII. Pruebas de cumplimiento de controles
• Verifique la utilización de documentos de requisición o pedidos justificados de solicitud de bienes
por áreas de responsabilidad y compruebe la
salida de éstos bienes con la emisión de los
pedidos comprobantes de salida.
• Revise y haga un seguimiento de la rotación de
existencias y variación de precios en los ítems
que se adquieren con frecuencia.
• Verifique si las existencias que son sometidas a
recuentos físicos periódicos y los ajustes resultan-
Actualidad Gubernamental
•
•
•
•
•
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tes son revisados y probados por un funcionario
de nivel apropiado.
Inspeccione las existencias almacenadas y examine su distribución, custodia y control.
Solicite el listado de las existencias obsoletas y de
poco movimiento y contraste son la estimación
para desvalor en la cuenta de mayor provisión
para cuentas de cobranza dudosa.
Compruebe la existencia de controles establecidos y verifique la eficacia de los mismos a fin
de determinar la consistencia entre la orden de
compra, la facturación y la distribución.
Para determinados meses, verificar la evidencia
del control comprobando la correlatividad numérica de los documentos fuente. Así como la
comprobación de la aprobación respectiva con
el movimiento de existencias.
Comprobar por muestreo, la emisión de pedidos
comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente:
- Su correlatividad.
- Sello y firma de recepción conforme.
- Comprobación matemática de cantidades y
valores.
- Su inclusión en las notas de contabilidad
(voucher, salida de bienes), así como en el
balance de comprobación.
IX. Pruebas detalladas de transacciones de
saldos
• Observar el proceso de abastecimiento en su
integridad a fin de familiarizarse con éste. Revisar
los asientos en las cuentas de mayor general de
existencias y estimación para desvalorización de
existencias de los bienes de poco movimiento u
obsoletas y contrastar con su existencias física.
• Revise los estados financieros y compare los estados con los que se encuentran registrados en los
libros auxiliares, a fin de verificar la razonabilidad de
las cuentas, suministros de funcionamiento, mercaderías, materias primas, auxiliares y reproducción.
• Obtener el listado de existencias físicas y verificar
su exactitud matemática, inspeccionar.
X. Identificar los factores de riesgo de control
• La seguridad física de las existencias es inadecuada.
• No existen procedimientos para la toma de
inventarios y si los hay son inadecuados.
• No se realizan oportunamente las conciliaciones
de los recuentos físicos con los registros auxiliares.
• Se han identificado montos significativos de
existencias de lento movimiento, obsoletos los
cuales no aparecen registrados en los registros
de contabilidad.
• Los registros permanentes de existencias (kárdex, control visible de almacén) se encuentran
atrasados y su información es inadecuada.
• Existe una acumulación de transacciones atrasados especialmente en lo que se refiere a los
pedidos de comprobantes de salida.
XI. Evaluación del control interno
La evaluación del ambiente de control interno es un
aspecto que tiene relación directa con el enfoque de
auditoría a aplicar, en un ambiente de control débil.
El enfoque sustantivo resultará más apropiado,
especialmente en lo que se refiere a la verificación
del cumplimiento de las aseveraciones relacionadas
con la veracidad e integridad.
La revisión, estudio y evaluación del control interno de
esta área deberá dirigirse a los siguientes aspectos:
• Segregación adecuada de las funciones de
autorización, adquisición, almacenaje, registro,
custodia y distribución de existencias.
• Establecimiento de adecuados controles mediante registros de todos los ingresos y salidas
de bienes.
• Inspección periódica y sorpresiva de los inventarios, comparándolos con los registros auxiliares,
kárdex, control visible de almacén y saldos de
cuentas de mayor.
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Informe Especial
• Verificación periódica de los inventarios para
determinar posibles ítems dañados, obsoletos o
de lento movimiento.
• Estudio de la protección física que se le otorga
a las existencias. Procedimientos de evaluación
de control interno.
1. Corroborar la existencia de registros de existencia
y el control contable establecido.
2. Verificar el establecimiento de controles básicos
de las existencias.
a. Inventarios físicos.
b. Instrucciones para los inventarios.
c. Supervisión adecuada.
d. Identificación y ordenamiento de stock.
e. Establecimiento de sistemas de recuento
físico.
f. Establecimiento de control de inventarios.
g. Identificación de existencias en poder de
terceros.
h. Identificación de existencias obsoletas, deterioradas o de lento movimiento.
i. Comparación de los registros de existencias/
contabilidad.
XII . Evaluación del riesgo de control
• Ante la posibilidad que los ítems del rubro existencias no se hayan registrado en su totalidad o
incluyan elementos que no son de propiedad de
la entidad.
• Los rubros que conforman las existencias son
los ÍTEMS del activo corriente más difícil de
controlar.
• El control para establecer los saldos, de las existencias son inadecuados.
• El uso de inventarios periódicos y otros procedimientos de control interno que brinden
seguridad acerca del saldo de existencia.
• Para evaluar el riesgo de control como moderado
o bajo es necesario considerar los procedimientos de control relacionados con las compras, supervisión de niveles de las partidas de existencias
y su revisión periódica.
• Verificar la adecuada segregación de funciones
incompatibles en las áreas relacionadas con las
existencias.
• Las transacciones significativas a menudo representan áreas de mayor riesgo.
• Examinar detenidamente cuando los precios de
las existencias fluctúan significativamente en
comparación con los precios del mercado, puede
que haya posibilidades de sobrevaloración de
precios al dar la salida correspondiente.
• La seguridad física de las existencias es inadecuada.
a. Criterios para identificar el riesgo de control
alto
- Los ítems de existencias no se encuentran
protegidos adecuadamente.
- Los procedimientos para el conteo de inventario físico son inadecuados.
- Los registros auxiliares no se concilian con el
mayor general o existen partidas significativas
pendientes de conciliación.
- Falta de procedimiento de corte definidos o
supervisión por parte de la administración.
- Inexistencia de registros de movimiento y
control (P/C/S, kardex físico. control visible
de almacén, etc.).
- Ausencia de procedimientos para identificar
las partidas de lento movimiento, obsoletas
o dañadas, o que no se llevan a cabo.
- El inventario físico está sobrevalorado para
ocultar faltantes de existencias.
b. Identificar los factores de riesgo de control
- La seguridad física de las existencias es
inadecuada.
- No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los inventarios físicos
con los kárdex de control de inventarios.
- Corno consecuencia de los inventarios
físicos, se requieren ajustes significativos,
se han identificado montos significativos
de existencias obsoletas o de movimiento
lento, los cuales no han sido contabilizados
o no aparecen considerados como saldos en
el balance general.
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Actualidad Gubernamental
- Los registros permanentes de las existencias
no son confiables.
- Se entregan existencias sin el respectivo
pedido de comprobante de salida o para su
regularización y firma de recepción posterior.
- Existen transacciones acumuladas no contabilizadas.
6. Despacho de bienes de consumo.
7. Consumo o utilización.
8. Discuta con el funcionario responsable del
proceso de operación sobre los puntos en
conflicto o no concordantes con lo registrado o
informado.
9. Observar despachos, recepción y almacenaje y
comentarios.
XIII. Procedimientos específicos asociados a la
NIC-SP-12
1. Reconocimiento
Las existencias, se reconocerán, cuando de su
Adquisición y distribución pueda generar beneficios en forma de desarrollo de actividades
que apoyén al desempeño de funciones y competencias y además, los inventariosse puedan
medir confiabilidad exista un control sobre ellos
y tenga un costo (p. 83M.C)
2. Valuación
• Se toma como base el costo de adquisición
o mercado, el más bajo.
• Las diferencias de cambio por compra de
existencia originada por pasivos en moneda
extranjera plenamente identificadas (saldos
en almacén) deberán ser asumidas como
gastos de acuerdo con el p. 15 NIC - 5 p. 12
- Existencias Inicialmente el costo de Adquisición incluye, todos los gastos desembolsados,
hasta si ingreso a almacen y esten listos para
ser atendidos.
• La valuación del movimiento de las existencias se efectuará siguiendo el método «PEPS»,
primera en entrar, primera en salir.
• En cuanto a la estimación para desvalorización de existencias, se efectuarán con el
fin de cubrir pérdidas del valor original de
adquisición.
• El precio de compra incluye, además del
precio neto facturado por el proveedor, los
fletes, seguros, gastos, derechos de importación y otro gasto necesario hasta ingresar los
suministros de funcionamiento al almacén de
la entidad.
• El precio de adquisición comprenderá también el impuesto que grava la adquisición de
las existencias (IGV) se incluyen en el precio
de adquisición cuando éste no sea recuperable directamente (caso de mercaderías para
la venta referida al crédito fiscal).
3. Principios de contabilidad a verificar
Aseveraciones Contables
Verificar el saldo de las adquisiciones de existencias y control interno correspondiente.
Existencia
Si se tiene para el consumo, así como para su
aplicación en obras públicas.
Veracidad
Comprobar si las existencias han sido utilizadas,
tanto en los proyectos de inversión (obras
públicas), así como en los gastos corrientes que
sustentan la operatividad de la entidad.
Integridad
Verificar que las existencias se encuentran
adecuada e íntegramente contabilizadas y
acumuladas en sus registros correspondientes,
así como sus ajustes han sido efectuados apropiadamente.
Valuación y exposición
Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisición, asimismo que
hayan sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiendo todos los aspectos
necesarios para su adecuada comprensión.
XV. Pruebas del Sistema de Flujo de Operaciones
de Almacen
1. Con relación a los saldos de existencias del
almacén registradas como consumo, verificar
de manera selectiva lo siguiente:
a. El requerimiento con la respectiva autorización.
b. La PECOSA con la evidencia de su recepción
para su consumo.
c. El adecuado costeo de las salidas de almacén.
2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros
montos no usuales.
XIV. Seguimiento de Operaciones
1. Revisar los aspectos más importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos
críticos.
2. Haga seguimiento a los puntos críticos, seleccione una transacción de cada tipo y verifique
su movimiento a través del sistema desde que
ingresa al almacén hasta que el ciclo concluya.
3. Necesidad o requerimiento de bienes.
4. Compra o adquisición (directa, selectiva o proceso licitario).
5. Solicitud o pedido.
N° 10 - Agosto 2009
XVI. Determinación de Exactitud Matemática
a. Cruzar el total del inventario de suministros de
funcionamiento con el mayor general.
b. Verificar selectivamente el cálculo matemático
de las partidas de mayor valor y otras de menor
valor.
XVII. Determinación de la Razonabilidad de la
Valuación
a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en
el listado de inventarios provienen de registros
adecuados.
b. Si el sistema lo permite, compare los valores
unitarios con el registro de costos unitarios del
kárdex.
c. De ser más eficaz, o si el sistema lo requiere,
comparar con facturas de proveedores y/o
catálogos.
d. Indagar base, método de determinación y consistencia de la valuación de inventarios.
e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el
que sea más bajo.
XVIII. Muestreo por Obsolescencia
Obtener o revisar lo siguiente:
a. Kárdex valorizado para ver grado de movimiento
de las partidas.
b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movimiento.
c. El importe de la obsolescencia.
XIX. Inventario tomado en una fecha diferente
que la de Fin de Año
a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al fin de año (ver los procedimientos
de corte empleados en los programas de los
ciclos de ingresos a una fecha interina).
b. Comparar el margen bruto para los siguientes
períodos:
1. Primer día del año hasta la fecha del inventario físico.
2. Fecha de inventario físico hasta fin de año.
c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo
hasta el fin de año anotar y hacer seguimiento
de operaciones no usuales.
d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los
procedimientos de valuación del municipio.
XX. Conclusiones
1. Aclarar todas las observaciones encontradas
en las pruebas arriba indicadas, discutir con el
personal apropiado, indicando nombre, cargo y
fecha de discusión de las observaciones.
2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los
descargos correspondientes, en cumplimiento
del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva
N.° 259-2000-CG.
3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se
presentan en el informe largo.
4. Preparar un memorando que contenga las
conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones del caso.