REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA CÓDIGO: REG-5049-1 Versión: 05 Aprobado por la Junta Directiva General en sesión N°8485/11, artículo 30°, celebrada el 11 de octubre del 2011 y modificado en sus artículos 2, 3, 4, 5, 6, 10, 14 y 23 en sesión N°8641/13, artículo 15°, celebrada el 16 de abril del 2013. Artículo 1. Objetivo: Establecer las normas generales aplicables a los trámites de contratación de obra, bienes y servicios que realiza el Banco. Artículo 2. Ámbito de aplicación: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) Este reglamento involucra a todas las áreas del Banco que requieran la contratación de bienes y servicios y abarca desde el momento en que surge la necesidad, hasta que se recibe a satisfacción el objeto contractual.(modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) Artículo 3. Responsables: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) La oficina de Proveeduría y Licitaciones será el órgano competente para tramitar las contrataciones de obras, bienes y servicios, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley y el presente reglamento. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, todas las demás oficinas administrativas de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindar colaboración y asesoría. Será responsabilidad de las áreas usuarias involucradas en el proceso de contratación, la aplicación de este Reglamento. Artículo 4. Documentos relacionados: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) • • • • • • Constitución Política. Ley de Contratación Administrativa. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley General de Control Interno. Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa • • • • • • • • • • • Páginas: 2 / 8 Ley General de la Administración Pública. Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado y Actividades Conexas. Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social y sus reformas. Ley para la Gestión Integral de Residuos. Código de Trabajo. Código de Ética de los Colaboradores del Banco. Reglamento Autónomo de Trabajo de los Empleados del Banco Crédito Agrícola de Cartago. Procedimiento del Administrador del Contrato. Artículo 5. Definiciones: 5.1. Adjudicación: acto por medio del cual, el Banco selecciona la mejor oferta. 5.2. Administrador del Contrato: funcionario formalmente designado, para verificar la correcta ejecución del contrato. Si no hay designación formal, la responsabilidad recaerá sobre el titular subordinado del área. 5.3. Banco: Banco Crédito Agrícola de Cartago. 5.4. Cartel: documento o pliego de condiciones elaborado por la oficina de Proveeduría y Licitaciones del Banco, en el cual se definen claramente los requisitos generales, legales y técnicos del objeto, servicio u obra a contratar y cuya finalidad busca satisfacer el interés público. 5.5. Contrato u Orden de Compra: documento suscrito por las partes (el Banco y el contratista), donde se establecen los derechos y obligaciones solicitados en el cartel y ofrecidos en la oferta. (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) 5.6 Expediente de Contratación: expediente en custodia de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, que contiene la información desde la decisión inicial de la contratación del bien o servicio, hasta la ejecución del contrato. 5.7 Expediente de Ejecución: expediente en custodia del Administrador del Contrato, que se conforma a partir de la firma del acta de inicio del contrato y finaliza con la suscripción del finiquito o Acta de Recepción Definitiva. 5.8 Oferta: manifestación de voluntad del participante dirigida al Banco, a fin de celebrar un contrato conforme a las estipulaciones establecidas en un cartel. 5.9 Asesoría: corresponde a un servicio de apoyo especializado que brinda una persona física o jurídica independiente, cuyo fin es realizar diferentes actividades mediante el otorgamiento de criterios al momento de resolver situaciones específicas al área de interés. 5.10 Consultoría: es el servicio que brinda una persona física o jurídica independiente y calificada en la identificación e investigación de uno o varios temas específicos relacionados con la organización, así como la emisión de recomendaciones de medidas apropiadas para su atención y/o solución. Además, involucra la prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones. Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa Páginas: 3 / 8 5.11 Contratación irregular: es el trámite de compra, sea de suministros, obras, servicios y otros objetos, donde se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción establecida en la normativa correspondiente. 5.12 Contratista: es la persona física o jurídica, con quien el Banco formaliza una relación contractual para la obtención de bienes, servicios, suministros, obras u otros objetos, derivada de un procedimiento de contratación administrativa. 5.13 Fraude laboral: acción violatoria a la ley, que busca disfrazar, simular la existencia de una relación laboral, violentando de esta forma el principio protector del derecho laboral. Se caracteriza por ser un vicio de los actos jurídicos y quien lo ejecuta, lo realiza con la mera intención de causar un daño o perjuicio a otro o a terceros, con el fin de eludir lo verdadero. 5.14 Garantía de participación: suma de dinero o título valor equivalente a un porcentaje del 1% al 5% del precio cotizado en la oferta o bien de un monto fijo, según lo establezca la Administración, que garantiza que un oferente va a mantener las condiciones de la oferta que presente y debe rendirse por los medios que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) 5.15 Garantía de cumplimiento: suma de dinero o título valor equivalente a un porcentaje del 5% al 10% del precio cotizado en la oferta o bien de un monto fijo, según lo establezca la Administración, que respalda la correcta ejecución del contrato conforme la normativa vigente y debe rendirse por los medios que establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) 5.16 Oferente: es la persona física o jurídica que presenta una oferta, con capacidad de actuar, según lo establecido en la normativa de contratación administrativa. 5.17 Recurso de apelación: medio por el cual se puede impugnar ante la Contraloría General de la República, el acuerdo de adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso de un evento, emitido por la Administración para una licitación pública o abreviada. 5.18 Recurso de objeción: medio por el cual los posibles oferentes pueden impugnar las condiciones establecidas en el cartel de una licitación pública o abreviada, por considerar que se violentan los principios constitucionales de la contratación administrativa. 5.19 Recurso de revocatoria: medio por el cual se puede impugnar el acuerdo de adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso de un evento, emitido por la Administración, cuando por el monto no aplique el recurso de apelación. 5.20 Régimen de prohibiciones: regulaciones establecidas en los artículos 22 y 22 Bis de la Ley de Contratación Administrativa, que señalan los funcionarios que están inhibidos para contratar con la Administración Pública, tanto en la fase de presentación de ofertas, como en la fase de ejecución del respectivo contrato. 5.21 Relación laboral: es el tipo de relación que se da entre empleado y empleador, cuando concurren los elementos esenciales que regula el artículo 18 del Código de Trabajo, a saber, prestación de servicios, dirección y dependencia, así como remuneración. Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa Páginas: 4 / 8 Artículo 6. Decisión de iniciar el procedimiento: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) La decisión inicial deberá contener y acreditar ante la oficina de Proveeduría y Licitaciones, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello las metas estratégicas institucionales, el Plan Operativo Institucional y el presupuesto. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requiera contratar, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente, de acuerdo a la naturaleza del objeto. c) En casos de tecnologías de información, cuando puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución. d) Cuando corresponda, por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. e) La estimación actualizada del costo del objeto, acompañada de los estudios realizados, por ejemplo: de mercado, precios en lista, costo de contratos similares u otros. f) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. g) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer, para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. h) La designación formal del Administrador del Contrato. i) En las contrataciones que así proceda, se deberán incluir las condiciones relacionadas con la protección al medio ambiente. j) Se deberá adjuntar la justificación técnica para aquellas contrataciones de bienes que durante el periodo de garantía, requieran revisiones periódicas para salvaguardar las condiciones óptimas del objeto a contratar. k) Cuando se requiera la contratación de servicios de asesoría y consultoría, de previo a la elaboración de la Decisión Inicial, la oficina solicitante deberá determinar si del servicio a contratar se deriva una relación laboral. Entiéndase relación laboral, cuando del servicio contratado se configuran las siguientes condiciones: a) Subordinación Jurídica: es el poder de mando, poder de dirección, poder de fiscalización y poder disciplinario que pueda ejercer el Banco, sobre el contratista. b) Prestación Personal del Servicio: que la asesoría debe realizarse cumpliendo con la jornada laboral del Banco y en forma presencial. c) El pago de salario: remuneración de una suma fija a título de salario, bajo las modalidades salariales vigentes. En caso de que la oficina solicitante determine la existencia de una relación laboral, deberá plantear solicitud formal ante la Dirección de Recursos Humanos para que realice la contratación, según corresponda. Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa Páginas: 5 / 8 Por el contrario, en caso de no configurarse una relación laboral, la unidad solicitante deberá realizar la gestión ante la oficina de Proveeduría y Licitaciones del Banco para la contratación respectiva. a) Los funcionarios del Banco deberán tomar las acciones de inmediato, cuando determinen el incumplimiento del apartado de prohibiciones establecido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de la Contratación Administrativa. b) En la justificación de Decisión Inicial, en temas como asesorías, consultorías y servicios, la oficina solicitante deberá establecer en forma específica las funciones o requerimientos que realizará el contratista, esto con el fin de que se permita verificar de forma razonable el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. c) La oficina solicitante que requiera la contratación de servicios de asesoría o consultoría, deberá indicar expresamente en la Decisión Inicial, que no es factible obtener los servicios a contratar mediante las relaciones laborales que el Banco tiene en vigencia. d) Cualquier bien o servicio que sea requerido por los miembros de la Junta Directiva del Banco, deberá estar materializado en un acuerdo de este órgano colegiado, que deberá adjuntarse en la Decisión Inicial. La inobservancia a este trámite, obligará al funcionario que recibe la solicitud a someterlo a conocimiento de la Junta Directiva. Artículo 7. Responsable de emitir la Decisión Inicial: El responsable de emitir la Decisión Inicial, será el titular subordinado de la oficina solicitante o bien, el funcionario que designe formalmente. Artículo 8. Recomendación técnica de adjudicación: La oficina solicitante, con el apoyo técnico en los casos que corresponda, deberá emitir informe técnico que contenga lo siguiente: a) Verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas en el cartel. b) Señalar si los incumplimientos técnicos se consideran graves y cuáles son posibles de subsanación. Aquellos incumplimientos que se consideran graves, no es posible subsanarlos. c) Valoración del precio ofertado, tomando en consideración la estimación del negocio y el estudio de mercado. d) Recomendación de las ofertas susceptibles de adjudicación. Artículo 9. Acta de deserción: En el caso que la oficina solicitante recomiende declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá emitir una justificación detallada con la indicación de los motivos específicos de interés público considerados para optar por esa decisión. Artículo 10. Competencia para aprobar carteles: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) Es competencia de los órganos señalados en el artículo siguiente, aprobar el cartel del concurso con los límites y facilidades que se indican. En el caso de la Junta Directiva, podrá reservarse el derecho de designar esta aprobación a otros comités u oficinas competentes. Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa Páginas: 6 / 8 Artículo 11. Órganos competentes para adjudicar: En concordancia con lo dispuesto en el artículo No.221 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, serán competentes para dictar el acto de adjudicación o la declaratoria de desierto o infructuoso de un procedimiento de contratación, los siguientes órganos: • La Junta Directiva, cuando la contratación obedezca a los servicios de auditoría para el dictamen de los estados financieros anuales; para aquellos bienes o servicios que fueron requeridos por dicho Órgano o en cualquier otro caso cuya adjudicación la Junta Directiva quiera reservarse, lo cual deberá constar en el acuerdo respectivo. • La Comisión de Contrataciones por montos iguales o superiores al doble de la cuantía de la Contratación Directa, indistintamente del tipo de procedimiento, en donde no se contempla la inclusión de prórrogas. • El superior jerárquico inmediato del Proveedor, hasta el monto mínimo asignado a la Comisión de Contrataciones. • El jefe de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, hasta por el monto establecido para la Contratación Directa por escasa cuantía. Artículo 12. Contrataciones no sujetas a concurso público: La determinación de los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios, es responsabilidad exclusiva de la oficina solicitante que emite la Decisión Inicial, la cual deberá tomar en consideración los requisitos para cada supuesto establecidos en el artículo 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Para tal fin, de previo a emitir la Decisión Inicial para contratar, se deberá fundamentar y justificar debidamente la excepción que invoca, con todos los aspectos jurídicos y/o técnicos pertinentes. En los supuestos de oferente único, seguridades calificadas, patrocinios y situaciones imprevisibles, la oficina solicitante debe gestionar la viabilidad legal de la Asesoría Jurídica, sobre la procedencia del supuesto invocado, cuando el monto estimado supere la suma de la Contratación Directa de escasa cuantía. Artículo 13. Formalización de las contrataciones: Las contrataciones se formalizarán por medio de contratos u orden de compra. Se formalizarán mediante orden de compra, aquellos casos en donde de la documentación originada por el respectivo procedimiento de contratación, resultan indubitables los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes. Artículo 14. Administrador del contrato: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) Será obligación del administrador del contrato, conocer y aplicar el Procedimiento de Administrador del Contrato, así como tomar oportunamente las previsiones necesarias para que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y demás obligaciones implícitas en éste, advertir a su superior, la conveniencia de introducir modificaciones o Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa Páginas: 7 / 8 señalar correcciones en la ejecución, recomendar la ejecución de las garantías o bien la rescisión o resolución del contrato, cuando advierta fundamento para ello. Dar seguimiento a la vigencia y demás requisitos de las garantías de cumplimiento. Es obligación del administrador del contrato, elaborar y firmar conjuntamente con el representante designado por el contratista, el acta de recepción definitiva del objeto, sea dentro del mes siguiente a la recepción provisional, dentro del plazo establecido en el cartel o bien, vencido el plazo para corregir defectos. Artículo 15. Suspensión del contrato: En el caso que sea necesario suspender el contrato o su plazo de ejecución, la decisión será tomada en dos niveles: un nivel de recomendación a cargo del administrador del contrato y un nivel de aprobación a cargo del superior jerárquico del administrador, debiendo acreditar en el expediente las razones debidamente fundamentadas, según lo establecen los artículos 199 y 202 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La suspensión del contrato podrá ser de seis meses como máximo, prorrogable por otro plazo igual. Artículo 16. Prórroga del contrato: En los contratos que tengan cláusulas de prórroga, previo a operar la misma, el administrador del contrato deberá realizar un análisis de la razonabilidad de la prestación del servicio, con al menos treinta días hábiles previo al vencimiento e informar al contratista la decisión tomada. En caso de prórroga, el contratista deberá aportar las especies fiscales correspondientes y mantener vigente la garantía de cumplimiento. En todo caso, el administrador del contrato deberá asegurarse de contar con los recursos presupuestarios necesarios para hacerle frente a las obligaciones del contrato. Artículo 17. Finiquito del contrato: Sin detrimento de lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el administrador del contrato deberá gestionar, cuando corresponda, el finiquito de la relación contractual. En dicho finiquito deberá consignarse, como mínimo, las cantidades, calidades, características y naturaleza de los bienes y/o servicios recibidos, así como toda otra información pertinente que deberá ser suscrita por quien ostente la representación legal de las partes. Artículo 18. Recursos: Los procedimientos de contratación administrativa tendrán los recursos de objeción, revocatoria y apelación que establece la ley y serán resueltos por el Gerente General, Subgerentes Generales o la Contraloría General de la República, según lo dispuesto en el artículo 221 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, quienes darán por agotada la vía administrativa. Artículo 19. Rescisión y resoluciones contractuales, sanciones y ejecución de garantías: Contra los procedimientos de rescisión contractual, resolución contractual, sanciones (inhabilitación o apercibimiento por escrito), ejecución de garantías, proceden los recursos de revocatoria y/o apelación. Nombre del documento: Reglamento Interno de Contratación Versión: 05 Administrativa Páginas: 8 / 8 La revocatoria será de conocimiento de la oficina de Proveeduría y Licitaciones, y la apelación, de la Gerencia o Subgerencia General, quien una vez resuelto el recurso planteado (cuando corresponda) dará por agotada la vía administrativa. Estos recursos deberán ser presentados ante la oficina de Proveeduría y Licitaciones del Banco. Artículo 20. Finalización de la contratación: Una vez finalizada la relación contractual y emitida el acta de recepción definitiva, el administrador del contrato en un plazo máximo de 5 días hábiles, deberá remitir a la oficina de Proveeduría y Licitaciones, el expediente de ejecución contractual debidamente foliado en orden cronológico. En caso de no cumplir con el envío oportuno del expediente de ejecución, según lo dispuesto anteriormente, se aplicarán las sanciones que correspondan. Artículo 21. Del no trámite de requerimientos: Cuando el Jefe de Proveeduría y Licitaciones estime conveniente no tramitar un determinado procedimiento, expondrá sus objeciones ante su superior jerárquico, quien resolverá lo que corresponda, en coordinación con el encargado de la oficina solicitante y la respectiva Subgerencia General. Artículo 22. Venta y compra de bienes inmuebles: La venta y compra de bienes inmuebles para uso del Banco, deberá ser autorizada por la Junta Directiva General y estará sometida al procedimiento de contratación administrativa que corresponda. Artículo 23. Sanciones: (modificado por Junta Directiva General en sesión 8641/13, artículo 15, inciso 2) del 16 abril 2013.) Por el incumplimiento de las obligaciones indicadas en este reglamento y en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, se aplicarán las sanciones establecidas en los artículos del 95 al 98 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y lo establecido en el capítulo sobre el régimen disciplinario del Reglamento Autónomo de Trabajo de los Empleados del Banco Crédito Agrícola de Cartago. Previo a imponer las sanciones señaladas, se seguirá el debido proceso. Este reglamento fue aprobado por la Junta Directiva General en sesión sesión N°8485/11, artículo 30°, celebrada el 11 de octubre del 2011 y modificado en sus artículos 2, 3, 4, 5, 6, 10, 14 y 23 en sesión N°8641/13, artículo 15°, celebrada el 16 de abril del 2013.