empresa caucana de servicios publicos

EMPRESA CAUCANA DE SERVICIOS PUBLICOS
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P.
NIT: 900316215-9
AVANCES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
INTRODUCCION
De conformidad con la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias y complementarias, se
desarrollaron y ejecutaron las políticas sobre control interno fiscal, teniendo en cuenta que el
Objetivo Social de Emcaservicios S.A. E.S.P es “ La gestión, implementación y seguimiento al Plan
Departamental de Agua y saneamiento básico en el Departamento del Cauca., la prestación de los
servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades
complementarias en los eventos establecidos en el Art. 5 de la Ley6 1176 de 2007 y la venta de
bienes y servicios y de esta forma informar el estado de funcionamiento y dar a recomendaciones
en caso de ser necesarias para asegurar el buen desempeño de la organización.
PRESENTACION
La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS S.A E.S.P, presenta el informe
ejecutivo pormenorizado sobre el control interno al 31 de Agosto de 2012.
ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES
La Empresa Caucana de Servicios Públicos, es una sociedad anónima, creada mediante Escritura
Publica No. 1845 de 11 de Agosto de 2009 otorgada en la Notaria Tercera de Popayán,
debidamente registrada en la Cámara de Comercio del Cauca Matricula Mercantil No. 111239,
mencionándose en dicho instrumento que se trata de una Empresa de Servicios Públicos
Domiciliarios del Orden Departamental.
En relación con la participación accionaria del sector público, se encuentra la certificación de fecha
Agosto 18 de 2010 expedida por la Revisora Fiscal de Emcaservicios, documento en el cual se
menciona que la composición accionaria es de origen público (Sus accionistas son entes
territoriales).
A partir de la siguiente información se puede concluir que EMCASERVICIOS S.A. E,S,P es una
empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de carácter oficial, del orden Departamental ,
constituida como sociedad anónima con capital 100% publico.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
En materia de Estructura Organizacional EMCASERVICIOS se compone por una Junta Directiva
compuesta por:
 El Gobernador del Departamento del Cauca Dr. Temistocles Ortega
 El Secretario de Planeación y Coordinación Departamental
 Secretario de Infraestructura Departamental
 Secretario de Salud Departamental
Los Alcaldes propuestos y designados como miembros de la Junta Directiva por parte de los
accionistas son los siguientes:
Alcalde de Morales
Alcalde de la Sierra
Alcalde de Páez
con las funciones de dictar las políticas generales sobre la administración.
En cuanto a la Planta de Personal de la Empresa Caucana de Servicios Públicos se cuenta con:
Gerente: Ingeniero Edwin Lasso Zapata Código 050 Grado: 04
Subgerente Administrativo y Financiero: Dr. Carlos Fernando Medina Sánchez Código: 090
Grado: 01
Subgerente Técnico: Ing. Carlos Eduardo Alegría Código: 090 Grado: 01
Jefe de Control Interno: Dra. Carolina Builes Muñoz Código: 006 Grado: 00
Jefe de Oficina Jurídica: Dr. Jaime Mejía Gómez Código: 115 Grado: 02
Auxiliar de Jurídica: Profesional Universitario Dra. Liseth Andrea Mojica V. Código: 219 Grado: 02
Tesorera: Profesional Universitaria: Luz Stella Arteaga Codigo:219 Grado: 02
Ingeniero Ambiental: Profesional Universitario William Andrés Galvis Sarria Código: 219 Grado: 02
Ingenieros Civiles: Profesionales Universitarios Ing. Lilyan del Socorro Gómez Gómez y Jorge
Enrique Manzano Olano Código: 219 Grado: 02
Auxiliar Administrativo: C.P.T Luis Fernando Ruiz Codigo:407 Grado: 04
Secretaria de Gerencia: Diana Carolina Tejada Código: 440 Grado: 03
Secretaria de Subgerencia Administrativa y Financiera: Vacante Código: 440 Grado: 03
Auxiliar de Servicios Generales: María Gregoria Ramírez Código: 407 Grado: 01
Auxiliar de Servicios Generales: Vacante Código: 407 Grado 01
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ORGANIGRAMA
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GENERALIDADES
De conformidad con la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias y complementarias, se
desarrollaron y ejecutaron las políticas sobre control interno fiscal, teniendo en cuenta que el
Objetivo Social de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P es “ La gestión, implementación y seguimiento al
Plan Departamental de Agua y saneamiento básico en el Departamento del Cauca., la prestación
de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades
complementarias en los eventos establecidos en el Art. 5 de la Ley6 1176 de 2007 y la venta de
bienes y servicios.
Para la vigencia Fiscal 2012, la entidad estableció un Presupuesto de gastos de funcionamiento de
$1.536.000.000= y un presupuesto de Inversión de $ 66.059.597.908=
MISION
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P dedicara sus esfuerzos a atender lo contemplado en el PDA,
contribuyendo a la conservación del recurso hídrico, propendiendo por el desarrollo social y el
mejoramiento significativo de la calidad de vida de las comunidades urbanas y rurales del
Departamento del Cauca.
VISION
En el 2013 haber sido un facilitador para que en los Municipios del Departamento del Cauca haya
una optima prestación de servicios de agua potable, alcantarillado y aseo, así mismo haber
establecido un modelo empresarial, comprometidos con el desarrollo sostenible.
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OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1.CRECIMIENTO Y
SOSTENIBILIDAD

Crecer y consolidar la Empresa Caucana de Servicios Públicos.
2. EXCELENCIA
ADMINISTRATIVA Y
OPERACIONAL

Implementar y fortalecer el Sistema de Gestión y Control, basado en procesos
sencillos, útiles, agiles e innovadores, que permitan optimizar la eficiencia
administrativa y operativa en beneficio de nuestros clientes.
3. TALENTO HUMANO

Propiciar el desarrollo del equipo humano de la empresa, comprometido y
competente para el ejercicio de sus funciones, en pro del cumplimiento de los
objetivos empresariales.
4. GESTION ENFOCADA
AL CLIENTE

Atender oportuna y respetuosamente todas las solicitudes, peticiones, quejas y
reclamos, con el fin de ser reconocidos como una empresa gestora de calidad de
vida para los municipios del Cauca.
5. ORIENTACION
HACIA RESULTADOS

Orientar el comportamiento de la empresa a una cultura toma de decisiones
fundamentada en resultados e indicadores de gestión que soporten el logro y
cumplimiento de las estrategias de EMCASERVICIOS.
6. CALIDAD,

Emprendimiento de las gestiones que sean necesarias para
mejorar la cobertura en los Municipios del Cauca.
CONTINUIDAD Y
COBERTURA
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OBJETIVOS DE CALIDAD
POLITICA DE CALIDAD
Para EMCASERVICIOS S.A. E.S.P es fundamental un constante contacto con los accionistas para que
mediante el mejoramiento continuo podamos obtener la satisfacción de cada uno de ellos,
también para lograrlo procuraremos por tener una planta de empleados capacitados e idóneos y
la tecnología adecuada para prestar un excelente servicio, además, es importante para nosotros
contribuir en la preservación del medio ambiente y mantener una transparencia en todos nuestros
procesos.
ACTIVIDADES DE LA EMPRESA:
1. Desarrollar las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento de los objetivos de la
política del sector de agua potable y saneamiento básico, la observancia de los principios y
el cumplimiento de los objetivos y las metas del PDA en el territorio del Departamento del
Cauca.
2. Garantizar la adecuada implementación del PDA.
3. Coordinar con los participantes las acciones las acciones del PDA y alcances de los
proyectos que sean presentados al Comité Directivo.
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4. Ser el interlocutor ante los participantes del PDA.
5. Preparar el proyecto del estatuto Operativo del PDA para la aprobación del Comité
Directivo y garantizar el cumplimiento de lo previsto en dicho estatuto.
6. Mantener actualizado el diagnostico técnico base e implementar un sistema de
información que facilite el seguimiento al avance del PDA.
7. Adelantar las gestiones necesarias para una efectiva difusión del PDA ante la comunidad.
8. Acatar las instrucciones dadas por el comité directivo del PDA, y tomar las medidas
necesarias para el cumplimiento.
9. Dar las instrucciones necesarias al esquema fiduciario de manejo de recursos, en
cumplimiento de lo establecido por el Comité Directivo, según lo previsto en el respectivo
contrato.
10. Adelantar, junto con el Gobernador del Departamento, el proceso de vinculación de todos
los municipios y demás participantes del PDA.
11. Gestionar y/o implementar directamente y/o en conjunto con los participantes del PDA,
alternativas de financiación de proyectos en el marco del PDA.
12. Implementar instrumentos financieros para el apalancamiento de recursos destinados al
desarrollo del PDA.
13. Prestar, con el desarrollo de la gerencia asesora, asistencia a los municipios del
departamento participantes del PDA en los temas relacionados con la prestación de los
servicios públicos de acueducto y/o alcantarillado y/o aseo.
14. Promover y adelantar las gestiones necesarias para implementar los esquemas de
transformación y fortalecimiento institucional en los municipio y empresas municipales
prestadoras de servicios públicos, o grupo de Municipios participantes del PDA, cuando a
ello hubiere lugar.
15. Aunar esfuerzos con los Municipios para fortalecer las empresas de servicios públicos
municipales a través de la celebración de convenios interadministrativos para el desarrollo
de proyectos que aseguren a las entidades territoriales el cumplimiento de los principios y
objetivos del PDA.
16. Adelantar proceso de contratación con cargo a los recursos del PDA Fase II, de acuerdo
con lo previsto en el articulo 7 del Decreto 3200 de 2008, el Plan Anual Estratégico y de
Inversiones y los lineamientos y parámetros generales de contratación aprobados por el
Comité Directivo, velando por la pluralidad de oferentes, y la publicidad de dichos
procesos.
17. Preparar, convocar y desarrollar audiencias publicas de rendición de cuentas para el
seguimiento a los avances del PDA, así como suministrar la información requerida por los
organismos de control. También podrá desarrollar audiencias publicas para la divulgación
de los procesos de contratación que se adelanten en el marco del PDA.
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18. Asistir, con el apoyo de Gerencia Asesora, a las entidades territoriales participantes del
PDA para efectos de la certificación a que se refiere el articulo 4 de la Ley 1176 de 2007 y
lo establecido en el Decreto 28 de 2008.
19. Rendir informe de sus actuaciones y del estado de Avance del PDA, al comité Directivo del
PDA, en concordancia con lo establecido en el Estatuto Operativo.
20. Prestar los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades
complementarias, solamente en los eventos establecidos en el Art. 5 de la Ley 1176 de
2007 y demás normas que la complementen o adicionen.
21. Las que se le asigne en el Estatuto Operativo, las necesarias para implementar el PDA y las
demás que de acuerdo con su naturaleza jurídica, le estén autorizadas por la Ley, en
relación con el Plan Departamental de Aguas.
22. Gestionar y captar recursos del orden municipal, departamental nacional e internacional,
para la ejecución de proyectos de infraestructura en agua potable y saneamiento básico.
23. Gestionar los recursos financieros para inversión en desarrollo institucional,
infraestructura física, asistencia técnica y capacitación, necesarios para el desarrollo del
Plan Departamental de Agua potable y Saneamiento del Departamento del
Cauca.
24. Apoyar y asesorar a los municipios del Departamento para que adopten, de ser viable, un
modelo de gestión eficiente para la implementación de esquemas de regionalización, para
lo cual podrá promover la creación de Empresas de Servicios Públicos Regionales y/o la
contratación de operadores especializados.
En caso de no resultar viable la
implementación de esquemas regionales, liderar
y prestar asesoría para la
implementación de modelos de gestión eficiente en los municipios que aun no lo hayan
hecho.
25. Apoyar técnicamente y hacer seguimiento al cumplimiento de las metas en ampliación de
cobertura urbana y rural de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y sus
actividades complementarias.
26. Dar apoyo técnico y seguimiento al cumplimiento de metas en mejoramiento de la calidad
del agua y continuidad del servicio de acueducto.
27. Dar apoyo técnico en la capacitación y conformación de los comités de desarrollo y control
social, vocales de control y veedurías ciudadanas.
28. Realizar estudios de consultoría, ejercer interventorías , dirección, administración técnica,
construcción, operación y mantenimiento en cualquiera de las actividades de los servicios
públicos de su objeto.
29. Apoyar y/o ejecutar las actividades de gestión ambiental, tales como estudios de impacto
ambiental, planes de manejo ambiental, gestión de licenciamientos ambientales, planes
de reforestación en cuencas hidrográficas.
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30. Capacitar y asesorar a las entidades territoriales y personas prestadoras de los servicios en
gestión ambiental.
31. Capacitar y asesorar en el planeamiento, formulación y realización de proyectos
relacionados con su objeto, en especial los relacionados con los de uso racional del agua,
reducción del índice de agua no contabilizada, elaboración, actualización e implantación
de censos de usuarios y ejecución de catastro de redes.
32. Prestar apoyo y asistencia a las entidades territoriales y personas prestadoras de servicios
públicos en aspectos técnicos, jurídicos, de planeación, financieros, institucionales y
administrativos atinentes a la prestación actual de los servicios públicos domiciliarios de
acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades complementarias.
33. Monitorear y apoyar el cumplimiento de los compromisos de gestión del programa
Fortalecimiento Institucional del Ministerio, sobre mejoramiento empresarial para la
prestación de servicios liderados por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo
territorial o quien haga sus veces.
34. Preparar la propuesta de priorización de proyectos a desarrollarse en cada municipio o
grupo de municipios y/o distritos participantes del PDA para lo cual tendrá en cuenta: la
participación de los municipios en el PDA y el universo de proyectos identificados en
desarrollo del diagnóstico técnico base y de las audiencias publicas consultivas.
35. Participar en el planeamiento y ejecución de programas y proyectos que adelanten entes
estatales o públicos u organismos internacionales, que tengan que ver con el manejo del
recurso hídrico.
36. Preparar y ajustar los proyectos que serán ejecutados en el marco del PDA.
37. Adelantar directamente o a través de terceros la interventoría de las obras que se
contraten en el marco del PDA.
38. Prestar servicio de asesoría y capacitación a las entidades territoriales para la formulación
y ejecución de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos, PGIRS, Planes de
Saneamiento y Manejo de Vatímetros PSMV. Planes de ahorro y uso eficiente del agua,
protección de Micro cuencas y Áreas Estratégicas y los demás relacionados con el sector.
39. Presentar a cada municipio o grupo de municipios y/o distritos participantes del PDA los
proyectos de infraestructura y la estrategia de fortalecimiento o transformación
institucional a ejecutar en el respectivo municipio según sea el caso. Para el cual
presentara al municipio o grupo de municipios y distritos el alcance del proyecto y el
cronograma de ejecución previsto y realizara los ajustes pertinentes.
40. Prestar apoyo en el desarrollo e implementación de la política publica sectorial.
41. Determinará los lineamientos y criterios para la contratación del PDA FASE II atendiendo lo
establecido en el Comité Directivo y elaborará los documentos necesarios para tal fin.
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42. Prestar asistencia integral a todos los participantes del PDA en aspectos técnicos,
institucionales, legales, ambientales, financieros y administrativos.
43. Colaborar con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y las entidades que
conforman el sector en el suministro de información, y el control y vigilancia de los
prestadores de servicios públicos domiciliarios.
44. Evaluar los proyectos de inversión presentados por los entes territoriales o empresas
prestadoras de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y
servicios complementarios, para determinar su viabilidad.
45. Vender toda clase de bienes e insumos necesarios para la adecuada prestación de los
servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus servicios
complementarios, tales como sulfato de aluminio, cloro, tuberías, plantas de tratamiento
portátiles, sistemas de micro y macro medición, equipos de laboratorio para análisis de
aguas, etc.
46. Ejecutar todos los actos y celebrar todos los contratos, convenios, ordenes de servicio y/o
ordenes de compras que guarden relación directa con su objeto social, realizar estudios
que permitan la instalación y mejoramiento de sistemas adecuados de abastecimiento de
agua potable y prestación de servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades
complementarias, así como la reforestación y mantenimiento de las cuencas hidrográficas
requeridas para el suministro de agua.
47. Las demás actividades que tiendan al cabal cumplimiento de su objeto social.
1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL INFORME
Presentación y Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo, Técnico y Contable de la
Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERIVICOS S.A. E.S.P.
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METODOLOGIA PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La Empresa Caucana de Servicios Públicos Emcaservicios ha venido implementando El MECI según
las directrices trazadas por el Gobierno Nacional en esta materia y por supuesto trabajando en su
mantenimiento, mejoras a los elementos que lo componen, para desarrollar de una manera mas
ágil, eficaz y eficiente las metas propuestas.
La entidad esta comprometida en todos sus niveles (alta dirección y servidores) para dar
cumplimiento a las metas y objetivos institucionales para cumplir a cabalidad la razón de ser del
sistema siguiendo los parámetros de la guías para la Evaluación del Control Interno a través de las
diferentes fases que se relacionan mas adelante, se realizo una metodología teniendo en cuenta la
medición y el análisis para mejorar el nivel de evaluación en las áreas.
Retomando el concepto legalmente adoptado por la Ley 87 de 1993, El control Interno es un
“Sistema Interactivo Multidireccional” en el cual todos los elementos se influyen en mayor o
menor medida.
En consecuencia la Jefatura de Control Interno evalúa permanentemente el Sistema de Control
interno a través de los diferentes mecanismos y herramientas haciendo seguimiento a los
diferentes procesos de la entidad.
Si bien es cierto el Jefe de Control interno emite un concepto, se no se puede olvidar que existe un
proceso de autoevaluación de cada una de las dependencias y sus integrantes.
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MAPA DE PROCESOS.
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RESUMEN GERENCIAL
Componente 1:
AMBIENTE DE CONTROL
1. El proceso se inició con la estructuración del Direccionamiento estratégico:
Misión, visión, Objetivo social, Objetivos y Políticas de Calidad, Principios
Corporativos, Principios y Objetivos de los PDA.
2. Emcaservicios cuenta con un documento que contempla la definición de los
acuerdos compromisos y protocolos éticos, El Código de Ética se adopto
mediante la Resolución 196 de 2010 se construyó de forma participativa y
se socializo a los todos los funcionarios; el pasado 04 de Julio de los
corrientes se realizó nuevamente una socialización a los funcionarios y
se envió por medio de correo electrónico para ponerlo a consideración pues
se requiere de una versión 2.
3. La Oficina de Control Interno envió a la Gerencia de la Entidad el pasado
14 de Junio con radicado No. 330, El Código de Buen Gobierno y su
respectiva Resolución, está siendo objeto de revisión para su posterior
aprobación.
4. La entidad cuenta con Manuales de Funciones y competencias laborales
Versión 1 y Versión 2.
5. La entidad cuenta con Formatos formalmente adoptados de Evaluación de
Desempeño.
6. Se cuenta con un programa de Bienestar Laboral, adoptado formalmente
mediante la Res. 006 de 2011, la Res. 216 de Dic 03 de 2010 por medio de
la cual se adoptan las medidas administrativas para reglamentar el
Bienestar, y la Res 215 del 03 de Dic de 2010 donde se crea el Comité de
Bienestar, en el año inmediatamente anterior se convoco a elecciones para
la elección del Representante de los Funcionarios siendo elegido el Ing.
Jorge Manzano.
7. Se han suscrito acuerdos de gestión con los gerente salientes, el pasado 15
de Junio la Oficina de Control Interno mediante oficio 333 el borrador de
Acuerdo de Gestión el cual esta siendo revisado por la Gerencia.
8. El estilo de dirección en el año 2010 y 2011 facilitaron la participación de las
partes interesadas y la ciudadanía.
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9. Se asumió por parte de la Gerencia de los años 2010 y 2011 con
responsabilidad las acciones de mejoramiento y compromisos adquiridos
con los diferentes entes de control.
10. La Entidad cuenta con un Plan Estratégico, el cual es coherente con el Plan
de Desarrollo y los lineamientos del Vice Ministerio de Agua y Saneamiento
Básico, el cual fue elaborado teniendo en cuenta el objetivo el cual es
implementar esquemas regionales eficientes y sostenibles que logren un
impacto positivo en la disminución de la pobreza mediante el acceso real a
los servicios de acueducto y Aseo y metas, los cuales están enmarcados
en 4 puntos primordiales que son: Agua para la Prosperidad, Regulación
que impulse la equidad social y la productividad, Solución integral y
Regional de Residuos y Buen Gobierno para la gestión en Agua y
Saneamiento.
11. La Entidad cuenta con un Plan de Contratación para el segundo semestre
del 2012.
12. La entidad cuenta con una planta de personal idónea según su organigrama
y permite orientar el trabajo para cumplir con la misión y los objetivos
institucionales; en lo corrido del año 2012 se han realizado contratos de
prestación de servicios como personal de apoyo en el Área Técnica y la
Administrativa y Financiera, con el fin de mejorar la distribución de las
cargas laborales sobre todo de los tres ingenieros de planta.
13. La formulación de los proyectos contienen metas, objetivos, población
beneficiada e indicadores que permiten medir el alcance y grado de avance
de los proyectos.
La principal ausencia de este componente es la falta de una oficina encargada del
Talento Humano que tenga tareas claras y específicas que permitan desarrollarlo
a través de las diferentes actividades y elementos que lo conforman y de esta
forma brindar un mejor ambiente de bienestar, pues a pesar de que muchas de las
actuaciones se encuentran documentadas no se han puesto en práctica.
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COMPONENTE 2
VALORACION DEL RIESGO
1. Emcaservicios tiene definidos los objetivos que le permiten la consecución
de la misión institucional, estos son :
a) Contribuir al cumplimiento de la metas sectoriales contempladas en los
objetivos de Desarrollo del Milenio, definidos en el Documento COMPESSOCIAL 091 de 2005, y los que lo modifiquen o adicionen; así como en los
Planes de Desarrollo Territoriales.
b) Promover y consolidar la efectiva coordinación interinstitucional entre los
diferentes participantes del PDA.
c) Promover estructuras operativas que generen economías de escala en la
formulación e implementación de los P.D.A
d) Promover y consolidar procesos de transformación empresarial y
fortalecimiento institucional.
e) Fomentar y consolidar esquemas regionales buscando economías de
escala en la prestación de los servicios.
f) Contribuir al saneamiento ambiental.
g) Articular y focalizar las diferentes fuentes de financiamiento para la
implementación del PDA.
h) Facilitar el acceso a esquemas eficientes de financiación para el sector.
i) Optimizar el control sobre la asignación y ejecución de recursos y
proyectos.
j) Fomentar una adecuada planeación de inversiones y la formulación de
proyectos integrales.
k) Articular el desarrollo de proyectos con las políticas de desarrollo urbano.
l) Buscar la pluralidad de oferentes y la publicidad en los procesos de
contratación.
2. En cada área y según el manual de funciones esta definido el objeto
primordial del cargo.
3. Existe un Manual de Procesos y Procedimientos formalmente adoptado y
en Borrador aproximadamente 68 procesos listos para ser revisados.
4. La entidad tiene plenamente identificados sus riesgos locativos y por
procesos de cada dependencia.
5. La entidad cuenta con formatos adoptados formalmente para:
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a) Identificación de Riesgos
b) Análisis de riesgo
c) Contexto Estratégico
d) Tablero de Control
e) Mapa de Riesgo.
6. Emcaservicios tiene identificados y categorizados los riesgo de y su
impacto.
7. Emcaservicios tiene elaborado su Mapa de Riesgo por Área.
La principal deficiencia de este componente es que a pesar que se encuentran
totalmente identificados los riesgos, Emcaservicios no ha podido tomar las
medidas correctivas que permitan minimizarlo.
Sucede también con el archivo de la entidad; pues a pesar que la Gerencia tiene
toda la disposición para que este riesgo minimice es necesario contar con los
espacios que trata la Ley General de Archivos y el Acuerdo 049 de 05 de Mayo de
2000 Por el cual se desarrolla el artículo 7 “Conservación de Documentos” del
reglamento general de archivo sobre “ Condiciones de edificios y locales
destinados a archivos” en su Artículo 1 deberán cumplir con las condiciones de
edificación, mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los
acervos documentales; en su Art. 2 Aspectos como : Ubicación, Aspectos
Estructurales, Capacidad de almacenamiento y distribución; en su Art. 3
Estantería, ……..” y el Acuerdo 50 del 05 de Mayo de 2000 “Por el cual se
desarrolla el Art. 64 Conservación de Documentos “ Prevención del deterioro de
los documentos de archivo y situaciones de riesgo”, para esto se esta haciendo la
gestión con la Gobernación, el Sena y la Esap y de esta forma poder contar con
un archivo que permita la buena conservación, ubicación y espacio necesario.
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COMPINENTE 3
ACTIVIDADES DE CONTROL
1. Emcaservicios a través de la oficina de Control Interno ha implementado
políticas de control mensual, donde se acostumbra
una actividad de
verificación de los procesos relacionados con el manejo de los recursos,
bienes y los sistemas de información de la Empresa, se examinan, los
comprobantes de Egreso, Certificados de Disponibilidad Presupuestal de
funcionamiento e inversión, Registros Presupuestales de Funcionamiento e
inversión, pagos realizados con los respectivos documentos soportes, caja
menor, órdenes de pago contratos de inversión , resoluciones, para esto la
oficina de Control Interno cuenta con una matriz donde se consolida la
información y en caso de ser necesario se sugiere el cambio respectivo;
también se hacer una verificación semanal de la correspondencia, de la
contratación, de caja menor, en caso de evidenciar alguna inconsistencia la
Oficina de Control Interno realiza evaluaciones parciales de auditoria y se
informa a la gerencia para que tome las medidas pertinentes.
2. La oficina de Control Interno tiene el borrador de los formatos de Acciones
Preventivas y Correctivas con la descripción del proceso y el respectivo flujo
grama listo para su revisión y aprobación.
3. Se tiene identificado plenamente quien es el responsable de cada proceso
en la entidad a través del Manual de Funciones, Manual de Procedimientos
y jefes de área.
4. Emcaservicios tiene evidencia de conciliaciones bancarias mensuales,
arqueos mensuales de caja menor, consecutivos de cheques.
5. La oficina de Control Interno elaboro el Manuel Operativo de la entidad en
106 folios, donde se contemplan los procesos estratégicos, misionales y de
apoyo y se caracterizan con salidas y entradas cada uno de ellos, el pasado
15 de Junio de los corrientes con el radicado 331, se envió a la Gerencia
para su revisión y posterior aprobación.
6. Emcaservicios amplio los amparos de la pólizas por sugerencia de Control
Interno.
7. La oficina de Control Interno en el año el pasado 18 de Abril del año 2011
través del oficio radicado ECSP132 sugirió la jornada de liquidación de
contratos y en el año 2012 el 04 de Mayo con Oficio ECSP 306.
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8. La oficina de Control Interno informo al gerente el procedimiento para la
creación del comité de bajas.
9. Los archivos contables de la entidad se encuentran organizados en forma
cronológica y los libros de contabilidad están debidamente registrados.
10. Actualmente se tiene un borrador de Manual de contratación, se encuentra
en proceso de revisión y ajustes para su aprobación, por el momento nos
regimos con el de la Gobernación del Departamento.
La debilidad principal evidenciada en este componente es la falta de
indicadores en los procesos de apoyo, los procesos misionales se encuentran
sustentados a través de los contrato de inversión que se encuentran
debidamente soportados con los informes de interventoría donde se evidencian
los indicadores.
COMPONENTE 4
MONITOREO
1. La Empresa Caucana de Servicios es receptiva a las recomendaciones
dadas por los entes de control.
2. La entidad tiene establecidos mecanismos de evaluación.
3. Los jefes de área tienen plenamente identificados los riesgos por
dependencias, lo cual les permite hacer un monitorio de los mismo.
4. Se realizan monitoreos constantes a través de interventores de obra y se
sustenta con los informes y actas de interventoría que reposan en el
archivo de la entidad.
5. La oficina de control interno hacer revisiones mensuales a las diferentes
áreas de la empresa y se comunican a la gerencia a través de oficios o
informes preliminares de auditoria dependiendo el caso.
6. La oficina de Control Interno elaboro el Manual de Quejas, peticiones y
reclamos con su respectiva resolución y se envió a la gerencia mediante
oficio ECSP 371 Y 448 para su revisión y puesta en marcha.
7. La gerencia de la entidad toma determinaciones y acoge las sugerencias de
control interno.
La falencia más evidente es este componente es la falta de planes de acción
por dependencias, a pesar de que los funcionarios conocen plenamente sus
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funciones y actividades diarias y mensuales falta un documento que las
formalice.
COMPONENTE 5
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
1. En cuanto al manejo de la información Emcaservicios en forma constante
hace reuniones con alcaldes, población beneficiada, se desplaza a los
municipios para socializar los proyectos, también cuenta con el contrato de
la Gerencia Asesora quien hace un cubrimiento a los Municipios que
conforman el PDA para realizar todo lo que comprende el fortalecimiento
institucional.
2. La información primaria es generalmente recopilada en la Secretaria de
Gerencia donde llega toda la información y en esta se consolida en formato
adoptados formalmente para designar a la persona idónea para información
y si es el caso respuesta, semanalmente es enviada a control interno para
su revisión.
3. La información secundaria de la entidad y que es producida por
dependencias se da conocer a los diferentes líderes del proceso para que
sea analizada.
4. Emcaservicios cuenta con una página Web
5. La gerencia hace reuniones periódicas con el área técnica con el fin de
delegar responsabilidades y cumplir con el objetivo misional.
6. La entidad tiene organizado su organigrama de forma completa y de fácil
acceso.
Carolina Builes
Jefe de Control Interno
Emcaservicios
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Nota aclaratoria
Se realiza nuevamente la publicación de este informe en la fecha 08 de Agosto de 2013, el cual fue
publicado en el periodo correspondiente, pero que debido a inconvenientes presentados en la
reestructuración de la página web, fueron borrados.
Lo anterior, en cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011
Autoriza
LEÓN RAMIRO ORDÓÑEZ ZAMBRANO
Subgerente Administrativo y Financiero
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