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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA
FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA
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DE DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO
SISTEMA
CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Trabajo Especial de Grado para optar al título de Licenciada en
Contaduría Pública.
AUTOR:
Samia Kassem
C.I. 17.419.783
TUTOR:
Lic. Edgar Cordero
Maracaibo, Septiembre de 2008
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO
CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Samia Kassem
C.I.: 17.419.783
ii
DEDICATORIA
A mi hijo, por ser mi orgullo y la razón para alcanzar todas las metas que
me he planteado y las emprendidas.
A mi esposo, por estar ahí siempre acompañándome y dándome el apoyo
necesario para terminar mi carrera.
A mi madre y a mi padre, que han sido parte fundamental en mi vida y
ejemplo de constancia y dedicación.
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iii
S
AGRADECIMIENTOS
A Dios, quien me permitió lograr todas las metas que me he propuesto y
me enseño que nada es imposible.
A mi hijo, por ser estímulo para el logro de esta meta.
A mi madre, quien a pesar de no estar aquí me brindo su apoyo.
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A mi esposo, por su apoyo y comprensión.
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A los profesores de la
Universidad
OS Rafael Urdaneta, por los conocimientos
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impartidos.
DER
A mis tutores Diana y Edgar, por su asesoramiento, apoyo y paciencia.
A todos Muchas Gracias.
iv
INDICE GENERAL
DEDICATORIA
iii
AGRADECIMIENTO
iv
INDICE GENERAL
v
INDICE DE FIGURAS
viii
INDICE DE CUADROS
ix
INDICE DE TABLAS
x
RESUMEN
xii
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S Problema
Planteamiento y Formulación
Odel
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ObjetivosD
deE
laR
Investigación
CAPÍTULO I. El Problema
S
1
Objetivo General
5
Objetivos Específicos
5
Justificación de la Investigación
6
Delimitación de la Investigación
7
CAPÍTULO II. Marco Teórico
Antecedentes de la Investigación
8
Bases Teóricas
13
Sistema
13
Clasificación de los sistemas
13
Diseño y Desarrollo del sistema
14
Sistema de Control Interno
15
Elementos de control
15
Importancia
16
Principios
16
Control Interno
18
v
Componentes del control interno
19
El proceso y los roles de control interno
23
Objetivos del sistema de control interno
27
Características del sistema de control interno
28
Elementos del sistema de control interno
29
Principios de control interno
30
Activo
31
Características esenciales del activo
32
Activo Circulante
33
Efectivo
35
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Confirmación del Efectico
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Efectivo en Caja y/o caja chica
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Equivalentes
DE a efectivo
Efectivo en bancos
S
36
37
37
Conciliación del efectivo
38
Importancia de la administración del efectivo
38
Procedimiento de Control sobre el efectivo
39
Beneficios de la información financiera sobre
flujos de efectivo (NIC 7)
41
Principios de contabilidad aplicables a la partida efectivo
43
Cuentas por Cobrar
44
Convertibilidad y Confirmación de las Cuentas por Cobrar
Cuentas por cobrar y flujos de efectivo
45
Tipos de cuentas por cobrar
46
Cuentas Incobrables
48
Registro de las Cuentas Incobrables
48
Métodos para Estimar las Cuentas Incobrables
49
Cancelación de Cuentas Incobrables
50
Control interno de las cuentas por cobrar
51
Inventario
51
vi
Planificación
Flujo de los costos de inventario
52
Sistemas de registro del Inventario
53
Métodos de valuación del Inventario
54
Principios de contabilidad aplicables a inventarios
57
Procedimiento de Control Interno del Inventario
58
Definición de Términos Básicos
59
Sistema de Variables
60
CAPÍTULO III. Marco Metodológico
Tipo de Investigación
Diseño de la Investigación
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TécnicasD
eE
Instrumentos de Recolección de Datos
Población
S
62
63
65
66
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez
67
Confiabilidad
68
Procedimiento
69
Plan de análisis
69
CAPÍTULO IV. Resultados y Discusión
Análisis y Discusión de los Resultados
70
CAPÍTULO V. Diseño
87
Conclusiones
91
Recomendaciones
93
Referencias Bibliográficas
95
Anexos
97
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1:
Etapas de Control
17
Figura Nº 2:
Confiabilidad del Modelo de Control Interno
Figura Nº 3:
22
El Proceso y los Roles del Control Interno
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Clasificación
DEde los Activos Circulantes
Figura Nº 4:
O
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23
35
Figura Nº 5:
Flujo de los Costos de Inventario.
52
viii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1
Método de Valuación de Inventario
56
Cuadro Nº 2
Operacionalización de las Variables
61
Cuadro Nº 3
Distribución del Universo y Unidades Informantes
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OS
ix
66
S
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1
Manejo del Efectivo
71
Tabla Nº 2
Registro del Efectivo
72
Tabla Nº 3
Conciliación del Efectivo
73
Tabla Nº 4
O
D
A
V
ER
Control Interno del Efectivo
S
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S
Control Interno del Efectivo
(Cheques)
O
H
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Tabla NºD
6 ER
Tabla Nº 5
Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar
S
74
75
77
Tabla Nº 7
Cuentas Incobrables
78
Tabla Nº 8
Confirmación de las Cuentas por Cobrar
79
Tabla Nº 9
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
80
Tabla Nº 10
Planificación del Inventario
81
Tabla Nº 11
Registro del Inventario
82
Tabla Nº 12
Valuación del Inventario
83
Table Nº 13
Control Interno del Inventario
84
Tabla N° 14
x
Procedimiento de Control de Entradas y Salidas del
Efectivo en Caja
87
Tabla N° 15
Procedimiento para el Control del Listado de Cuentas
Por Cobrar
88
Tabla N° 16
Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar
88
Tabla N° 17
Procedimiento de Control para la Toma de
Inventario Físico
Tabla N° 18
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89
Procedimiento de Control para las Entradas y Salidas
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De Inventario
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90
Kassem tayjan, Samia. Control Interno del Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ciencias
Políticas, Administrativas y Sociales Escuela de Contaduría Pública.
Maracaibo 2008.
RESUMEN
La presente investigación tuvo como objetivo Diseñar un sistema de
control interno para el activo circulante de la empresa Venservi, C.A. Sus
bases teóricas estuvieron fundamentadas en los planteamientos de Romero
(2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora (1998), Cepeda (1997).
Metodológicamente se tipificó como una investigación descriptiva, con diseño
no experimental, transeccional descriptiva. La población quedo conformada
por cuatro (4) sujetos de la empresa ya mencionada en donde fue tomado el
censo poblacional por ser una población pequeña. Para la recolección de
información se utilizó un cuestionario de 63 ítems con cinco alternativas de
respuestas de opción múltiple. El instrumento fue validado por tres (3)
expertos. Luego de aplicado el instrumento y analizados los resultados
estos permitieron caracterizar la estructura organizativa, identificar las
normas, y procedimientos de control interno del activo circulante;
concluyendo que Existe la necesidad de crear un diseño adecuado para el
control interno de las cuentas del activo circulante y la aplicación del mismo,
ya que el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario necesitan de un
mejor manejo y así evitar que se sigan presentando las fallas existentes y
poder controlar estas a fin de que no sigan sucediendo. A través del
cumplimiento de las normas y procedimientos implantadas por la empresa.
Dando como recomendación la segregación de funciones, el registro
oportuno de las cuentas por cobrar y de las entradas y salidas de inventario,
y la aplicación de controles internos a todas las áreas de la empresa.
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Palabras claves: Diseño, análisis, control interno del activo circulante,
normas, procedimientos.
xii
CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
S
O
D
A
V orienta sus procesos
actividades manufactureras, comerciales o E
de R
servicios,
S
E la aplicación de un control interno
R
a la búsqueda constante del
éxito,
siendo
S
HdeOlos factores claves para garantizar la eficacia y
C
E
en sus operaciones,
uno
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eficiencia en su desempeño así como el logro de sus objetivos y metas
En el actual entorno de los negocios, toda empresa, dedicada a
corporativas.
De esta manera, el manejo de un control interno en las
operaciones de la empresa como parte fundamental en los diferentes
procesos, se perfila como una herramienta importante, dirigido a ayudar a la
dirección a lograr una administración eficaz y evitar deficiencias o
irregularidades que se podrían llegar a presentar.
Cabe destacar que el Control Interno es un proceso integral efectuado por
la gerencia y el personal, y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y
para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de
la entidad y que se alcancen los objetivos deseados. Este se adapta a los
cambios que se puedan presentar en la organización.
Según Whittington – Pany (2005), el Control Interno son los pasos que
toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos
como los informes financieros fraudulentos. Este contribuye a proteger contra
los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de los datos
1
contables. Es importante reconocer la existencia de algunas de sus
limitaciones intrínsecas.
Pueden cometerse errores en la aplicación de los controles porque no se
entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencia,
distracción o fatiga. También puede haber errores al diseñar, al vigilar los
controles automatizados o al darles mantenimiento; por esta razón es
importante la aplicación de controles internos y ante todo la realización de
cursos o la búsqueda de asesoramiento profesional con la finalidad de evitar
errores al momento de emplearlos.
Es necesario resaltar que el control interno no es un hecho o
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S
circunstancia, sino una serie de acciones que están relacionadas con las
S
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Sdebe ser incorporado a las actividades de la
la entidad continuamente.
Este
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entidad D
y es
más efectivo cuando se construye dentro de la estructura
actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas las operaciones de
organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organización.
De esta manera, al ser diseñado de acuerdo a los procesos de
planificación, ejecución y seguimiento de la organización se vuelve parte
integrada de ésta; y así aumentar la probabilidad de que se logren las metas
y objetivos planteados contribuyendo a obtener los resultados esperados.
El control está diseñado para proporcionar una razonable seguridad
respecto al logro de objetivos, dentro de las categorías eficacia, eficiencia y
economía de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento con leyes y normas aplicables. Su eficacia depende
directamente de la comunicación e imposición de la integridad y valores
éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles.
El buen funcionamiento del control interno depende, de ciertas
características esenciales que incluye cinco componentes: Ambiente de
control, proceso de evaluación del riesgo, sistema de información aplicable a
los informes financieros y a la comunicación, actividades de control y
monitoreo de los controles (Whittington – Pany 2005).
2
A su vez el control interno del rubro activo es esencial, este un recurso
económico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el
futuro. Su valor se determina con base en el costo de adquisición del artículo,
más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y
arranque de operación. Al igual, los activos circulantes son aquellos activos
de los cuales se espera obtener beneficios económicos en un periodo normal
de operaciones o bien, cuya convertibilidad en efectivo o sus equivalentes
sea menor a un año. Algunos ejemplos de cuentas de Activo Circulantes son
el efectivo en caja y bancos, cuentas por cobrar y los inventarios. (Guajardo
Cantú, 2005).
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En este sentido, el efectivo es la primera partida que aparece en un
S
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rubros del activo, ya que
este
es el activo de mayor liquidez y que constituye
OS
H
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ER que pueda poseer una entidad.
el recurso
Dsuperior
Balance General y representa uno de los renglones más importantes de los
El de caja representa el dinero en efectivo, considerándose como efectivo
los billetes, monedas, cheques recibidos y giros bancarios, una caja se
constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a una empresa
recibir cobranzas de clientes menores, efectuar pagos hasta un límite
preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir
reembolsos de cantidades previamente entregadas.
Igualmente el banco representa el valor del dinero a favor de la empresa
en las distintas instituciones de crédito. El manejo del efectivo en este
sentido, se realiza mediante cuentas de depósito a la vista que detallan los
movimientos que se efectúan por medio de diferentes tipos de operaciones
tales como los cheques, depósitos.
A su vez, las cuentas por cobrar están constituidas por créditos a favor de
la empresa, originados por las ventas, prestación de servicios y demás
operaciones normales de la empresa, e incluyen cuentas de clientes no
garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y
3
montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no
facturas con prosperidad (Redondo, 1992).
De esta manera los Inventarios representan las partidas del activo que
son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales
se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se
dedican a la compra y venta o comercialización. En el caso de las empresas
comercializadoras, se pueden definir como los artículos que se encuentran
disponibles para la venta y en el caso de una compañía manufacturera, los
productos terminados, en proceso, materias primas y suministros que se
vayan a incorporar en la producción (Catacora, 1998).
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Cualquier tipo de empresa, posee y maneja inventario, el cual en algunos
S
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ser necesarios para la prestación
OS de los servicios. Así como también efectivo
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RE
que es vital
que ésta se mantenga y las cuentas por cobrar que si bien
DEpara
casos será la fuente generadora de ingresos operacionales y en otros, por
no es manejada por todas, si en aquellas que venden al mayor dando la
posibilidad a sus clientes de obtener créditos de los cuales se pueden
beneficiar.
De esto se deduce que el activo circulante por ser las partidas de las
cuales se espera genere beneficios económicos a una empresa deben ser
controladas; bien sea en otros países o en Venezuela en donde existen
normas o reglas para el control de éstas. Siendo así; las cuentas por cobrar
las inversiones de los inventarios de la empresa los cuales tienen un máximo
de recuperación de 60 días, que otorgan las empresas que realizan ventas a
crédito para facilitar el pago a sus clientes al igual que la empresa Venservi a
sus clientes. Por carecer de mecanismos de control en esta partida este
periodo en ocasiones se convierte en 120 y 150 días para su convertibilidad.
Los inventarios, al ser colocados en las ventas a crédito se estiman
recuperar a los 60 días y al haber retardo en la recuperación afecta su
rotación misma del inventario por la falta de control en los ítems
4
despachados, así mismo otras partidas del inventario se afectan ya que no
pueden ser recuperadas por la falta de efectivo.
A su vez en la empresa no existe un control del flujo de efectivo, lo cual se
traduce en incumplimiento de pago a proveedores, lo cual no permite una
recuperación oportuna en el inventario y trae como consecuencia que las
ventas al contado se limiten por la falta del inventario, y el efectivo tiene que
ser inyectado por préstamos financieros.
Por lo tanto se hace necesario realizar una evaluación de los sistemas de
control interno del Activo Circulante llevados en la empresa Venservi, C.A.,
con la finalidad de verificar el cumplimiento de normas y procedimientos de
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control interno de los procesos productivos, administrativos y contables en el
S
E
R
manera acertada y oportuna
OdeSacuerdo a lo establecido por la entidad.
H
C
E
De acuerdo
DERcon lo anteriormente planteado, la presente investigación
que están involucradas estas partidas. Así mismo que se hayan aplicado de
tiene como propósito responder a la siguiente interrogante: ¿Existe un
sistema de control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A.
que permita el logro de sus objetivos?
OBJETIVO GENERAL
™ Diseñar un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
™ Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo
Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa
Venservi, C.A.
™ Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo
Circulante en la empresa Vencervi, C.A.
5
™ Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en
el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A.
™ Diseñar un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la
Empresa Venservi, C.A.
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACIÓN
El Control Interno constituye una herramienta de control y supervisión que
contribuye a la creación de una cultura de disciplina en la organización y
permite detectar fallas o vulnerabilidades en la estructura existentes en la
O
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organización. Del mismo modo la evaluación en las partidas de efectivo en
S
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que las cuentas por cobrar
Oy Slos inventarios, ya que estas son cuentas de
H
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gran importancia
DERy peso; estas representan la liquidez de la empresa.
caja y bancos, ha sido siempre un asunto de especial consideración, al igual
La investigación se justifica por su propósito de analizar el control interno
del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas
relevantes para empresas de cualquier sector y en especial la empresa
Venservi, C.A. Desde el punto de vista teórico, la investigación presenta los
enfoques, formulaciones, planteamientos científicos y los fundamentos
relacionados con el sistema de control interno del activo circulante de la
empresa, ofreciendo así información que contribuya a formular lineamientos
estratégicos, en función de optimizar el proceso de control sobre el rubro
circulante.
En tal sentido desde el punto de vista práctico, la investigación
proporciona alcances científicos relacionados con el planteamiento del
problema, dando respuesta a la necesidad de realizar modificaciones en
esta, y que sean efectivas en los aspectos relacionados con las prácticas y
objetivos de la empresa. Del mismo modo, representa para el personal del
área administrativa una herramienta oportuna, cuya naturaleza y práctica es
del conocimiento de los empleados, los cuales pueden ser implementados en
6
otros departamentos o empresas que presenten un cuadro similar al descrito,
realizando las adaptaciones necesarias.
La realización de esta investigación, constituye un estudio importante para
las gerencias administrativas – financieras en función de los aportes en
cuanto a la información y registros sistemáticos de datos sobre el análisis,
que
sirvan
de
apoyo
para
realizar
nuevos
estudios.
Igualmente,
metodológicamente se convierte en una fuente de consulta para otros
estudios en el área en cuanto a las técnicas e instrumentos utilizados en el
proceso de recolección de datos, así como el tratamiento y análisis de la
información, los cuales pueden ser utilizados para otras empresas
O
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independientemente de su razón o naturaleza.
S
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DELIMITACION DE LAH
INVESTIGACIÓN
OS
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S
La investigación se desarrolla a cabo en la empresa Venservi, C.A.
ubicada en Sierra Maestra, Calle 10 con Avenida 13 No. 10-35.
El tiempo comprendido parea la investigación esta entre Marzo de 2008 y
Julio de 2008.
El estudio se enmarca en el funcionamiento del sistema de control interno,
específicamente en el estudio, tratamiento y control del activo circulante
como lo son efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Fundamentado en
autores como Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora
(1998), Cepeda (1997), entre otros.
Para tal efecto, la variable en estudio es el sistema del Control Interno del
Activo Circulante (Efectivo, Cuentas por Cobrar, Inventario). La población
esta conformada por todo el personal que labora en la empresa
anteriormente señalada.
7
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
S
O
D
A
diversos trabajos que se han insertado E
enRelVcontexto de la temática
S
E como es el control interno del activo
R
correspondiente a la variable
estudiada
S
HO las cuentas por cobrar y el inventario.
C
E
circulante como
son
el
efectivo,
ER
D
Fuenmayor y Miranda (2008) en su investigación Control Interno del
Con el propósito de apoyar la base teórica de esta investigación, se revisó
Proceso de Recaudación del Efectivo en la Oficina Delicias Norte de la C.A.
Energía Eléctrica de Venezuela. Tuvo como finalidad Analizar el Control
Interno del proceso de recaudación del Efectivo de la misma, a su vez
caracterizar la estructura organizativa, Verificar las políticas, normas y
procedimientos y establecer lineamientos para el control interno de la misma;
ya que es elemento de suma importancia para cualquier organización.
El método de investigación aplicado fue de tipo descriptivo, dada su
orientación a recolectar información relacionada con el estado real de las
personas, objetos, fenómenos o situaciones, tal como se presenta en el
momento de la recolección realizado en la oficina de ENELVEN de Delicias
Norte. El diseño se clasifica como no experimental, ya que la variable Control
Interno del Proceso de Recaudación del Efectivo, así como sus dimensiones
e indicadores fueron analizados en su estado natural sin la intervención del
investigador.
8
La información obtenida fue de carácter primario de los llamados unidades
informantes, constituido por las personas involucradas en el proceso de
recaudación de efectivo en la empresa ENELVEN oficina de Delicias Norte.
La población se tipifico como finita constituida por seis (6) personas. Por otro
lado el instrumento fue sometido a juicio con cinco (5) expertos en el área,
quienes valoraron y emitieron consideraciones acerca de la pertinencia de
cada ítem, elaborado con respecto a los objetivos de la investigación,
variable de estudio, dimensiones e indicadores de la misma.
Los resultados de esta investigación presentaron debilidades, fallas y
hasta omisiones en los aspectos analizados, como en la estructura
O
D
A
V
ER
S
organizacional; sin embargo, son mejorables con la implementación e
S pertinentes. Por su parte la
E
R
S
investigación aportó datos
importantes
y pertinentes al presente estudio, en
O
H
C
E
ER de la variable de estudio Control Interno la cual contribuyó
virtud a la
Dsimilitud
implantación
de
medidas
correctivas
a consolidar fundamentos de las teorías requeridas y los autores expertos
sobre los aspectos a considerar para el análisis del control interno del manejo
del efectivo en la empresa Venservi, C.A.
En este sentido Pino (2001) en su investigación Diseño de un sistema de
control interno para el manejo del efectivo: caja y banco. Caso: Hidrológica
del Lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Tuvo como propósito fundamental
mejorar el manejo del efectivo de forma eficaz y eficiente, así como también,
por la necesidad que tiene la C.A. Hidrológica del lago de Maracaibo
(HIDROLAGO) de establecer un inmediato control para las cuentas de caja y
banco que forman parte del rubro del efectivo, puesto que, ellas representan
el numerario y fondos por los cuales pasan operaciones de montos
importantes, que deben ser reflejados razonablemente en los estados
financieros.
La investigación fue de tipo no experimental, transeccional, descriptiva;
debido a que la misma esta orientada a recabar información relacionada con
el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos. Se
9
considera una investigación de campo puesto que se realiza en el propio sitio
donde se encuentra el objeto de estudio.
La población estudiada se determinó como finita, accesible y objetiva por
lo tanto no requirió muestra ni muestreo, constituida por ocho (8) empleados
que laboran en el departamento de contabilidad y representan el censo
poblacional. Por otra parte, el instrumento fue sometido a validación de cinco
(5) expertos en administración y contaduría pública, específicamente en
control interno con la finalidad de evaluar objetivamente el material práctico a
ser sometido como medio de recolección de datos.
Los resultados de este estudio descriptivo permitieron concluir que la
O
D
A
V
ER
S
empresa no cuenta con un plan de organización eficiente que contenga
S
E
R
S
facilitar las labores queH
seO
desempeñan
en el departamento de contabilidad
C
E
ER del lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Por tal motivo,
de la C.A.
DHidrológica
lineamientos generales y bien definidos, que permitan regular, controlar y
se requiere que en la empresa se establezcan por escrito guías o patrones
que aseguren el eficiente uso de los recursos financieros por parte del
personal que labora en la empresa.
La investigación aportó datos validos pertinentes al presente estudio, en
virtud a la similitud de uno de los enfoques y planteamientos de autores
expertos en el área de control, lo cual contribuyó a consolidar la
fundamentación de las teorías requeridas sobre los aspectos a considerar
para el análisis del control interno del manejo del efectivo en la empresa
Venservi, C.A.
Moran (2001), efectuó una investigación titulada Diseño de un sistema de
control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la Unidad Educativa Luis
Villalobos Villasmil, con el propósito de determinar la necesidad de
implementar un sistema de control contable como mecanismo de seguridad
sobre sus cuentas por cobrar; el cual contribuirá al buen desenvolvimiento en
su trayectoria en el medio económico y social.
10
La metodología implantada fue descriptiva. A través del análisis se
evidenció que la institución no cuenta con un manual de control interno
donde se establezcan las políticas, normas y procedimientos relacionados
con los cobros a los representantes; en la institución no se han implantado
ciertas políticas que permitan el control de los cobros. Por lo que se
estructuro un diseño para establecer políticas y normas para el manejo de las
cuentas por cobrar, procedimientos de cobro, establecimiento de funciones
de la unidad de cobranzas y formatos necesarios para el manejo y registro de
las actividades de cobro.
Esta investigación fue conformada por dos poblaciones, donde la
O
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población A estaba constituida por tres (3) sujetos que laboran en la dirección
S
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R
necesaria acerca de la H
situación
OS que se tiene con respecto a las cuentas por
C
E
cobrar; D
y E
la R
población B estaba constituida por siento catorce (114)
y administración de la institución educativa y quienes dieron la información
representantes.
Por otro lado el instrumento fue sometido a pruebas de validación por
cinco (5) expertos profesionales en el área de contabilidad y procesos
contables, fueron evaluados tomando en cuenta su pertinencia con los
objetivos, indicadores y la variable, al momento de diseñar la entrevista al
personal directivo y administrativo de la institución así como también la
encuesta dirigida a los representantes.
El trabajo reportó información valida para la investigación, por cuanto
revela lo significativo del control interno sobre el manejo de las cuentas por
cobrar, así como las políticas aplicables, tópicos importantes considerados
en el presente estudio.
Por otro lado Arteaga. (2001), realizó un estudio titulado, Diseño de un
sistema de control interno de inventario para la empresa Repuestos
Alejandro, C.A. Esta investigación tuvo como propósito suministrar un Diseño
de sistema de control interno de inventarios, que se adecue a sus exigencias;
11
evitando así las continuas fallas que se presentan por el mal manejo de los
inventarios, la cual ofrece beneficios a la empresa tales como:
La empresa lograra poseer un stock mínimo de inventario, realizar los
pedidos de una manera planificada para así evitar la escasez y altos
volúmenes de inventario, así como pérdidas económicas, permitirá aumentar
la variedad y cantidad de repuestos que se venden al detal directamente al
consumidor en un tiempo determinado, mejorando la calidad del servicio.
La metodología implantada fue descriptiva; a través del análisis de las
encuestas procedieron a realizar un diseño del sistema de control interno de
inventario, para la empresa, que se adecuara a sus necesidades.
O
D
A
V
ER
S
En cuanto a la población de esta investigación, procedieron a la utilización
S
E
R
sujetos. Por otro lado, el
instrumento
OS fue validado por siete (7) profesionales
H
C
E
en contaduría
pública conocedores del área de inventario, administración y
DER
del censo poblacional puesto que la empresa esta conformada por 10
metodología para verificar el formato respectivo de presentación y registrar
las observaciones, correcciones o sugerencias pertinentes sobre el mismo.
Con respecto a los resultados pudieron conocer que en la empresa
algunas veces manejan adecuadamente la distribución de los materiales
debido a que no cuentan con el tiempo necesario para el almacenamiento de
los mismos, aunado a esto la ausencia de procedimientos de planificación y
organización de los materiales dentro del almacén.
La investigación de tipo descriptiva, aporto datos importantes y
pertinentes para el presente estudio, de acuerdo a la similitud de los
enfoques y planeamientos de autores expertos en el área, lo cual contribuyó
a consolidar la fundamentación de teorías requeridas en el control interno del
manejo de las cuentas por cobrar.
12
Bases Teóricas
Con el propósito de sustentar la investigación, seguidamente se
desarrollan una serie de fundamentos teóricos vinculados con la variable
objeto de estudio “Sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A.” y los aspectos relacionados con la misma, en
función a los objetivos planteados.
Sistema
O
D
A
V
ER
S
Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que
S
E
R
para lograr un objetivo común
(Catacora 1997, p. 27).
OS
H
C
E
El conocimiento
DER del ambiente del sistema de información de una empresa,
se caracterizan por ciertos atributos identificados entre sí, y que funcionan
requiere conocer hasta qué punto se han mecanizado los procesos y
transacciones relacionadas con las principales actividades y áreas
operativas.
Clasificación de los Sistemas
Uno de los puntos de referencia para la clasificación de un sistema, lo
representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las
operaciones. Generalmente una empresa empieza su experiencia con los
sistemas de información, a través de la implantación de programas para
procesar la información contable y financiera; por esta razón, la
responsabilidad en el manejo de tales sistemas recae en un funcionario
contable administrativo, sin embargo, el grado de desarrollo tecnológico
aunado a la necesaria división del trabajo ha hecho que se pueda identificar
sistemas basándose en las principales actividades y/o funciones de la
empresa.
13
Según Catacora (1997 p.27) los sistemas se clasifican de la siguiente
forma:
a. Sistemas de producción
Tiene como fin manejar y controlar todas las operaciones que se generan
dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso
de prestación de servicios en una empresa de servicios.
Este sistema tiene como funciones principales, la planificación de la
producción, la planificación de la materia prima y otros costos y el control de
O
D
A
V
ER
la producción.
S
S
E
R
S
Este sistema cubre H
lasO
siguientes
funciones: Facturación y cobranzas,
C
E
R de distribución y mercadeo.
control de
DlosEcanales
b. Sistemas de ventas
c. Sistemas de administración y finanzas
Esta representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones
anteriormente nombradas. Algunos de sistemas de una empresa, que
podemos identificar como de administración y finanzas son: Manejo de
inversiones, cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos,
recursos humanos y contabilidad.
Diseño y desarrollo del sistema
Tiene por objetivo de especificar la forma lógica como irá a funcionar el
sistema y la relación entre sus distintos componentes. Una de las
metodologías que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mínimos
estándares de calidad es el análisis y diseño estructurado.
14
Sistema de Control Interno
Control
Según Münch y García (2005 p. 169), el control es una etapa primordial
en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos
planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
O
D
A
V
ER
S
El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los
S
E
R
medir la temperatura presente
OSy futura de la actuación de todos los recursos
H
C
E
de la empresa,
DERsiendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no
individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para
simplemente registrarlos.
Elementos del Control
Según Münch y García (2005 p. 170) el control posee 4 elementos.
1. Relación con lo planteado. El control siempre existe para verificar el
logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control. Es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y
corregir los errores.
15
Importancia
Münch y García (2005 p. 171) plantean que el control es de vital
importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
O
D
A
V
ER
momento en que se establecen medidas correctivas.
S
E
R
planes, sirviendoHcomo
OS fundamento
C
E
planeación.
DER
S
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
al reiniciarse el proceso de
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
Principios
Münch y García (2005 p. 171) puntualizan que la aplicación racional del
control debe fundamentarse en los siguientes principios:
Equilibrio: La Autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
De los Objetivos: El control existe en función de los objetivos, no es un fin,
sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares,
16
que sirvan de patrón para la evolución de lo establecido, mismas que se
determinan con base en los objetivos.
De la Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas con anticipación.
De las Desviaciones: Las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad: Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante
O
D
A
V
ER
S
los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema
S
E
R
costo y el tiempo que implica
OsuSimplantación.
H
C
E
De la Función
DERControlada: La función controladora por ningún motivo debe
de control si los beneficios financieros que se reditúe resultan menores que el
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Figura Nº 1
Secuencia de etapas necesarias para efectuar el control
Establecimiento
de estándares
Medición de
resultados
Retroalimentación
Corrección
Control
Fuente: Münch y García (2005)
17
Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución
deseado, no son más que los objetivos definidos por la organización. Los
estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los
trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las fuentes básicas y
áreas clave de resultados.
Medición de Resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de los
sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control
dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser
O
D
A
V
ER
S
oportuna (a tiempo), confiable (exacta) válida (que mida realmente el
S
E
R
(que se canalice por losH
adecuados
OS canales de comunicación).
C
E
Corrección:
DEElRtomar acción correctiva es función de carácter netamente
fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas y fluida
ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si
la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas
correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí donde se encuentra la
relación más estrecha entre la planeación y el control.
Reatroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y
rapidez con que se retroalimente el sistema.
Control Interno
Según Münch y García (2005 p. 197), el control interno se refiere a la
aplicación de principios a todo el funcionamiento de la organización; sus
propósitos básicos son:
ƒ
La obtención de información correcta y segura.
ƒ
La protección de los activos de la empresa.
18
ƒ
La promoción de la eficiencia en la operación
El Control Interno tiene como finalidad optimizar el manejo de todos los
recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del
tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas,
comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas
de protección contra pérdidas.
Yanel Blanco (2004 p. 453), define el control interno como un proceso,
efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y otro personal,
diseñado para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos
de las siguientes categorías:
O
D
A
V
ER
ƒ
Efectividad y eficiencia de operaciones
ƒ
Confiabilidad de la información financiera
ƒ
S
E
R
S y regulaciones aplicables
Cumplimiento deH
lasO
leyes
C
E
DER
S
Componentes del Control Interno
Mantilla B. y Cante S. (2006 p.34), señalan 7 componentes:
1. Segregación de funciones.
La segregación de funciones señala que ninguna persona debe tener
control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera
ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna
persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.
Ello, como mecanismo de protección para esas mismas personas y de la
misma organización.
Dentro de la segregación de funciones se tienen dos connotaciones
particularmente importantes:
a. Relacionadas con los distintos roles vinculados con el control interno:
diseño, implementación, mejoramiento, evaluación y auditoria. O dicho
de
otra
manera:
los
papeles
19
que
desempeñan
directivos
(administradores) principales, personal de apoyo (incluye directores de
auditoria/control interno) y auditores (especialmente independientes).
b. Por niveles: conlleva a diferenciar las funciones de control interno
según el nivel organizacional (estratégico, táctico, operativo y
específico). O mejor aún, diferenciar entre controles contables y
administrativos, sistema de control interno, comités de auditoria,
gobierno corporativo y control interno a las transacciones con partes
relacionadas (grupos económicos, combinaciones de negocios).
2. Autocontrol.
La dirección, gestión, supervisión y evaluación del control interno son
O
D
A
V
ER
S
administradas por la alta gerencia. No hay controles internos que sean
S
E
R
desempeñados por gente
capaz
OSapoyada con tecnología.
H
C
REabajo
3. De arriba
DEhacia
externos. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean
El control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los
máximos niveles administrativos de la organización, esto técnicamente es
denominado “el tono desde lo alto”. Siendo así, implica que ningún control
interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel
bajo u operativo no puede controlar a los directivos principales.
En una perspectiva estratégica, tiene una marcada influencia en la forma
como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta forma
de presión sea originada desde los niveles más altos de las mismas.
Adicionalmente Mantilla y Cante(2006) señalan diversos aspectos entre los
cuales se resaltan:
ƒ
Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos
de mayor nivel (sub-procesos, tareas, actividades).
ƒ
El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visión, misión) y se
traslada a la acción por mecanismos operativos que es preciso alinear.
20
ƒ
El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carácter
ético (de
negocios) que se convierte en algo de forzoso cumplimiento vía
estrategias, planes, o en últimas, por mecanismos de carácter legal.
4. Costo menor que beneficio.
El control interno genera valor a la organización, lo que implica, que estos
no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los
beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costos o
duplicaciones, es mejor eliminarlo. De manera que ello exige un sacrificio o
costo, que aun cuando su costo ha de ser menor que los beneficios, no es
gratis. Lo cual ha de estar presente y es clave al momento de tomarse la
O
D
A
V
ER
S
decisión de la implementación de un sistema de control interno, y mucho más
S
E
R
OS
aun cuando se va a evaluar o auditar.
H
C
E
R
Si el control
DE interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales,
5. Eficacia
sencillamente no sirve. De ahí que la evaluación básica del control interno
sea siempre una valoración de su eficacia.
Una de las grandes fortalezas es precisamente el entendimiento de este
principio. Puesto que la eficacia del control interno depende directamente de
asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son:
eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de
presentación
de
reportes
financieros,
cumplimiento
de
normas
y
obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.
6. Confiabilidad
Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del
sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y
monitoreo del control interno.
La siguiente gráfica muestra las cuatro etapas que debe recorrer
normalmente el control interno en su desarrollo: no confiable, insuficiente,
confiable y óptimo. (Mantilla y Cante 2006 p. 38).
21
Figura Nº 2
Confiabilidad del modelo de control interno
Etapa 4
Óptimo
Etapa 3
Efectividad del
diseño y de la
operación
Confiable
Etapa 2
Insuficiente
O
D
A
V
ER
Etapa 1
S
E
R
OS
S
H
C
E
R
Extensión de documentación, conciencia y monitoreo
DE
No confiable
Fuente: Mantilla y Cante (2006)
7. Documentación.
Este hace referencia en primer lugar a que las transacciones de estar
clara y completamente documentadas y disponibles para revisión; y en
segundo lugar tiene que ver con los papeles de trabajo. Lo que implica la
documentación es mucho más amplio y hace referencia a toda la información
sobre el control interno, incluidos el criterio de control, el diseño seleccionado
y las acciones emprendidas. Abarca no solo a la administración sino también
a los auditores. (Montilla y Cante p. 39 2006).
Toda la información relacionada con el control interno debe estar
debidamente documentada, de manera tal que pueda se analizada por
cualquier persona interesada, ya se trate de la administración, de los
auditores o de los reguladores.
22
Esto se sintetiza en la necesidad e importancia de la formalización y
respectiva documentación respecto del control interno, lo que significa que
una organización así soporta todos sus métodos y procedimientos
empleados, lo cual le permite la fácil identificación de criterios y demás
acciones. De esta manera se puede afirmar que estos principios conllevan
un mejor entendimiento del control interno y le dan su caracterización.
El proceso y los roles de control interno
Mantilla y Cante plantean que el control interno es un proceso, el cual es
O
D
A
V
ER
S
efectuado por todas las personas de la organización, involucrando
S
E
R
S interno en un contexto de cadena de valor.
actividades del proceso H
de O
control
C
E
DER
especialmente a los niveles directivos más altos; y señalan las etapas o
Figura Nº 3
El Proceso y los roles de control interno en un contexto
DISEÑO
Emisores de
Criterios /
Estándares
IMPLEME
NTACIÓN
MEJORA
MIENTO
Alta
Gerencia /
consultore
Alta
gerencia /
staff
EVALUACION
VALORACION
Auditores
Internos /
externos
Fuente: Mantilla y Cante (2006)
23
AUDITORIA
Auditores
Externos
(Independi
entes)
SUPER
VISION
Autoridades
de
supervisión
ƒ
Diseño:
Es la actividad más importante y clave, en una perspectiva estratégica. La
clave en el diseño del sistema de control interno está conduciendo a subrayar
la importancia de:
1. Los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de
objetividad, particularmente a partir de estándares internacionales.
2. Las acciones estratégicas de la alta gerencia en ejercicio de su rol de
propietario del control interno.
Si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz
del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos.
O
D
A
V
ER
S
Por eso, si bien es importante que participen todos los involucrados en la
S
E
R
S
emisores de los criterios/
estándares,
y a la alta gerencia en cuanto ésta
O
H
C
E
directamente,
o a través de asociaciones gremiales, participa en la emisión
DER
organización, el rol principal relacionado con el diseño corresponde a los
de tales criterios/ estándares.
Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control
interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen a
cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones.
ƒ
Implementación:
Esta es una actividad de responsabilidad de la alta gerencia, normalmente
a través de consultores externos. Consiste en poner a funcionar, en plazos
prudentes, el diseño aceptado.
La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave
en la organización, respecto del criterio de control seleccionado, las razones
para ello y la metodología asociada con el mismo, es usualmente el primer
paso; lo siguiente es poner a funcionar un plan piloto, dicho plan debe
realizarse en un área que sea clave para la organización, y posteriormente ir
implementándolo en el resto de las áreas, y no seleccionar el área piloto por
un área operativa de bajo nivel. Finalmente, el paso siguiente en esta etapa
es la consolidación e integración en un sistema único y coherente.
24
ƒ
Mejoramiento:
Esta actividad consiste en un accionar continuo, la consolidación del
sistema de control interno es un asunto que se da con el paso del tiempo. No
existe ningún sistema de control interno que sea carente de errores. Por
consiguiente, se convierte en un imperativo su mejoramiento continuo.
ƒ
Evaluación / valoración:
Esta actividad o etapa es la que históricamente mayor énfasis ha tenido,
aun cuando no siempre cuente con la eficacia requerida. Ha sido práctica
tradicional que los sistemas de control interno estén sometidos a
evaluaciones, principalmente por parte de los auditores (internos y externos).
O
D
A
V
ER
S
Mantilla y Cante definen dos roles importantes y diferentes de la
S
E
R
Los auditores internos,
OS quienes valoran el control interno para
H
C
E
ayudarle
DER a la administración a sus actividades de gestión
evaluación:
1.
organizacional.
2. Los auditores externos (financieros), quienes generalmente han
utilizado esta evaluación para determinar el alcance de las pruebas de
auditoría, un asunto que les interesa mucho para ahorrar costos y para
salvar sus responsabilidades, generando unas recomendaciones de
control a las que no siempre se les hace seguimiento y a las que la
administración no siempre atiende.
ƒ
Auditoría:
Esta actividad para el sistema de control interno, es un asunto
extremadamente nuevo. Puesto que ésta implica someter a examen
independiente, a cargo del auditor de la compañía, la valoración que a partir
de un criterio de control realiza la administración principal. (Mantilla y Cante
2006, p. 49)
1. Se precisa que tiene que existir un referente externo, aceptando por
todos los involucrados en la organización particular, que se domina
“criterio de control”.
25
2. La administración tiene que hacer una valoración del sistema de
control interno, especificando tanto el criterio de control como los
resultados
de tal valoración, por
la cual tiene que asumir
responsabilidad.
3. Si bien el responsable del control interno es la administración principal,
acá se hace una precisión adicional en relación con la responsabilidad
por la valoración. Ya no es suficiente que los auditores hagan las
evaluaciones y las presenten, sino que la administración principal tiene
que hacer su valoración y someterla a auditoría.
4. La auditoría se convierte en un asunto de interés público.
O
D
A
V
ER
S
Por ende aparecen muy claramente diferenciados e identificados los roles
S
E
R
interno, puede ser a través
OdeSsus auditores internos, y someterla a examen
H
C
ERE y de los auditores externos independientes
externo D
independiente)
de la administración principal (hacer la valoración del sistema de control
(dictaminar sobre el control interno).
ƒ
Supervisión:
En esta se hace referencia principalmente a cuál es el rol de las
actividades de supervisión en relación con el control interno, entonces es,
hacerlo exigible (obligatorio) en entidades de interés público, monitorear su
funcionamiento y sancionar por su no cumplimiento. Desafortunadamente es
una etapa de la cual se dispone de poca documentación, principalmente a
causa de que se ha confundido con la de evaluación.
En lo concerniente a la evaluación del sistema de control interno es,
relativamente la que mayor práctica ha y seguirá teniendo, a causa de su
incorporación en los estándares / normas de auditoría generalmente
aceptadas, como un medio para determinar el alcance de las pruebas de
auditoría y como objeto de informes destinados a la gerencia.
26
Objetivos del sistema de control interno
Cepeda (1997, p. 7) plantea que el diseño, la implantación, el desarrollo,
la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control interno, se
debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos:
ƒ
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan
afectar.
ƒ
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones
de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
O
D
A
V
ER
las funciones y actividades establecidas.
ƒ
ƒ
S
S
E
R
dirigidos al cumplimiento
OSde los objetivos previstos.
H
C
E
Garantizar
DER la correcta y oportuna evaluación y seguimiento
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
de la
gestión de la organización.
ƒ
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la
información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
ƒ
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar
y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que
puedan comprometer el logro de los objetivos programados.
ƒ
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación, de los cuales hace parte la
auditoría interna.
ƒ
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos
de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo
con su naturaleza, estructura, características y funciones.
27
Características del sistema de control interno
Según Cepeda (1997, p. 9) un sistema de control interno posee las
siguientes características.
ƒ
Está conformado por los sistemas contables, financieros, de
planeación, de verificación, información y operacionales de la
respectiva organización.
ƒ
Corresponde a la máxima autoridad de la organización de establecer,
O
D
A
V
ER
S
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe
S
E
R
misión de la organización.
OS
H
C
EREinterna, o quien funcione como tal, es la encargada de
LaD
auditoría
adecuarse a la naturaleza, la estructura y las características y la
ƒ
evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad
y actualidad del sistema de control interno de la organización y
proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las
recomendaciones para mejorarlo.
ƒ
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
ƒ
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
ƒ
Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual
las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y
realización de conciliaciones estén debidamente separadas.
ƒ
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de
todas las normas de la organización.
ƒ
No mide desviaciones; permite identificarlas.
ƒ
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
ƒ
La auditoría interna es una medida de control y un elemento del
sistema de control interno.
28
Elementos del sistema de control interno
Toda organización debe establecer por lo menos los siguientes aspectos
que orientarán la aplicación del control interno (Cepeda 1997, p. 11).
ƒ
Definición de los objetivos y metas, tanto generales como específicas,
además de la formulación de los planes operativos que sean
necesarios.
ƒ
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos.
ƒ
Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los
O
D
A
V
ER
planes.
ƒ
ƒ
ƒ
S
S
E
R
S la protección y utilización racional de los
Adopción de normas
Opara
H
C
E
recursos.
DER
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado
sistema de evaluación.
ƒ
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones
del control interno.
ƒ
Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones
conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la
gestión desarrollada.
ƒ
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.
ƒ
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
ƒ
Establecimiento
de
programas
de
inducción,
capacitación
actualización de directivos y demás personal de la organización.
ƒ
Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
29
y
Principios del control interno
El control interno se debe hacer siguiendo ciertos principios (Cepeda
1997, p. 13):
ƒ
Principio de igualdad: consiste en que el sistema de control interno
debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas
efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos
especiales.
ƒ
Principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no
sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los
O
D
A
V
ER
principios éticos y morales que rigen la sociedad.
ƒ
S
S
E
R
calidad y oportunidad,
OlaSprovisión de bienes y / o servicios se haga al
H
C
E
mínimo
costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos
DER
Principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de
disponibles.
ƒ
Principio de economía: vigila que la asignación de los recursos sea la
más adecuada en función de los objetivos y las metas de la
organización.
ƒ
Principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos
sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por
parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de
competencia.
ƒ
Principios de imparcialidad y publicidad: consisten en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera
que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de
discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la
información.
ƒ
Principio de valoración de costos ambientales: consiste en que la
reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor
importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus
30
actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su
operación pueda tenerlo.
Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de
objetivos y metas en la organización. Si éstos no están definidos
adecuadamente, la organización carecerá de rumbo y, por tanto, de un
marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin
este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente
en el nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin posibilidad
alguna de influir realmente en el desempeño de la organización.
ACTIVO
H
O
D
A
V
ER
S
E
R
OS
S
Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se
EC
R
E
D
espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con
base en el costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones
necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos
de activo de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
Un pequeño negocio de servicios puede tener sólo un equipo de transporte
de materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede
tener edificios, mobiliario, máquinas y equipo. (Guajardo 2004, p. 48)
Romero (2006, p. 204), toma como consideración la definición del activo
de otro autor, Finney-Miller, que plantea que el activo está constituido por las
cosas de valor que poseen, y expresa que tales cosas tienen valor para sus
dueños por diferentes razones, entre las cuales menciona:
1. Porque puede emplearse como medio de compra (el dinero).
2. Porque está constituido por derechos provenientes de créditos
exigibles (las cuentas por cobrar a clientes y documentos por cobrar).
3. Porque puede venderse y convertirse en flujo de efectivo o un derecho
exigible (mercancías).
31
4. Porque representa beneficios potenciales, derechos o servicios
derivados de su uso (terrenos, edificios).
El activo está integrado por todos aquellos recursos de que dispone la
entidad para la realización de sus fines, los cuales deben representan
beneficios económicos futuros fundadamente esperados y controlados por
una entidad económica, provenientes de transacciones o eventos realizados,
identificables y cuantificables en unidades monetarias. (Romero 2006 p. 207).
Características esenciales del activo
S
O
D
A
Vla información financiera,
como tal y, en consecuencia, sea presentado
en
R
E
S
E
R
debe reunir todas y cada una de
las
características que contiene la definición
S
O
HInidentificables
C
E
como lo son: R
Recursos,
y cuantificables, posibilidad de que
DE
Romero (2006, p. 207), expresa que para que un activo sea reconocido
los beneficios económicos futuros que genere fluyan a la entidad, Valuado
confiablemente, la entidad debe tener control sobre los beneficios
económicos futuros fundadamente, provenir de transacciones pasadas.
1. El concepto de activo se refiere a todos aquellos bienes de que
dispone una entidad para la realización de sus fines; por lo tanto,
incluye el dinero en efectivo de caja y bancos, las inversiones en
valores negociables, las cuentas y documentos por cobrar a clientes,
los deudores, las mercancías, los pagos anticipados como la
papelería, la propaganda, las primas de seguros y fianzas, las rentas,
los intereses pagados por anticipados; los terrenos, edificios, la
maquinaria, el mobiliario y el equipo de oficina, equipo de reparto y
transporte; y todos aquellos otros conceptos que reúnan las
características.
2. Aquellas partidas que representan un derecho específico a recibir
beneficios económicos futuros o servicios potenciales y que se espera
que generen flujos de efectivo. Debe existir la posibilidad de ejercer
32
una reclamación legal de los derechos o servicios. Aquellos recursos,
bienes o servicios cuyos derechos o servicios han expirado no deben
ser incorporados como activo, ya que su potencial generador de
recursos o beneficios económicos ha desaparecido.
3. Los activos son el resultado de operaciones realizadas por una
entidad, por lo tanto, estos recursos sólo pueden acumularse a favor
de una entidad económica; los activos son recursos bajo el control de
una entidad.
4. Los recursos, derechos, bienes o servicios potenciales futuros deben
poseer el atributo de ser razonablemente cuantificables en términos
O
D
A
V
ER
S
monetarios, una vez que hayan sido identificados como tales.
H
EC
R
E
D
ACTIVO CIRCULANTE
S
E
R
OS
Esta constituido por las cuentas que representan efectivo u otros activos y
recursos que razonablemente se consideran susceptibles de convertirse en
efectivo.
Romero (2006, p. 212), define el activo circulante, como aquellas partidas
cuya disposición o beneficio económico futuro se logrará dentro del próximo
año natural o a partir de la fecha del balance general, o dentro de un plazo no
mayor al próximo ciclo normal de operaciones de una entidad.
Son partidas que representan efectivo o que se espera en forma
razonable se conviertan en efectivo, los bienes o recursos que se espera
brinden un beneficio económico futuro fundadamente esperado, ya sea por
su venta, uso, consumo o servicios, normalmente en el plazo de un año a
partir de la fecha del balance general o del ciclo financiero de la entidad.
Si bien es cierto la disponibilidad se toma como base para la clasificación,
conviene hacer hincapié en que dicha disponibilidad se relaciona con el
tiempo. Además, hay que destacar que el beneficio económico futuro
fundadamente esperado y controlado por las entidades no está sólo
33
representado por efectivo. Esto quiere decir que, en el corto plazo, las
entidades no tan sólo reciben y utilizan para la realización de sus actividades
efectivo o sus equivalentes, aun cuando es claro que el objetivo de ellas
cuando generan utilidades es que éstas se conviertan y fluyan como flujos de
efectivo o sus equivalentes, pero también es cierto que otras partidas brindan
su beneficio por su uso, consumo o aplicación a resultados en el corto plazo.
La NIC-1 clasifica los activos en corrientes y no corrientes. Respecto de
los primeros establece lo que un activo debe clasificarse como corriente
cuando:
1. Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el
O
D
A
V
ER
S
transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa;
S
E
R
plazo, y se espera
realizar
OS dentro de un periodo de 12 meses tras la
H
C
E
fecha
DEdeRbalance.
2. Se mantiene fundadamente por motivos comerciales, o para un corto
3. Se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización
no esté restringida.
El activo circulante se clasifica en disponibles y realizables; El activo
disponibles está representado por el efectivo en caja, bancos y los
instrumentos financieros en valores negociables de disponibilidad inmediata.
El activo realizable, se integra por aquellos recursos que representan
derechos de cobro; se pueden vender, usar o consumir, pero deben generar
beneficios económicos futuros fundadamente esperados en el plazo de un
año o del ciclo financiero a corto plazo.
34
Figura Nº 4
Clasificación de los activos circulantes
DISPONIBLE
H
EC
R
E
D
ACTIVO
CIRCULANTE
Caja
Fondo fijo de caja chica
Fondo de oportunidades
Bancos
Instrumentos financieros
S
O
D
Clientes
A
ERV
S
E
R
OS
REALIZABLE
Documentos por cobrar
Deudores
Funcionacios y empleados
IVA acreditable
Anticipo de impuestos
Inventarios
Mercancías en tránsito
Anticipo a proveedores
Papelería y útiles
Propaganda y publicidad
Muestras médicas y literatura
Primas de seguro y fianzas
Rentas pagadas por anticipado
Intereses pagados por anticipado
Otros
Fuente: Romero (2006).
EFECTIVO
Los contadores definen el efectivo como el dinero depositado en bancos y
cualquier renglón que los bancos acepten en depósito. Estos renglones
incluyen no solamente monedas y billetes, sino también cheques, órdenes de
dinero y cheques viajeros. (Meigs 2000, p. 270).
35
Gerardo Guajardo (2005, p. 226), plantea que el efectivo está constituido
por la caja, los depósitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo
de gran liquidez y de fácil convertibilidad al efectivo.
La partida denominada Caja o Caja chica es un fondo limitado con el que
se cuenta para hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeño y cuya
naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo. Por otro lado, la
partida de bancos se refiere a las cuentas de cheques en instituciones
bancarias. Algunas de estas pueden generar intereses, en cuyo caso se
denominan cuantas productivas, mientras que las que no los generan son
O
D
A
V
ER
cuentas tradicionales.
S
S
E
R
cambio, disponible inmediatamente
OS para el pago de obligaciones circulantes.
H
C
E
DER
El criterio general para definir el efectivo consiste en que sea un medio de
Confirmación del Efectivo
Efectivo en Caja y/o Caja Chica
La mayor parte de las empresas poseen un fondo de caja chica el cual va
destinado a efectuar pagos menores tales como papelería, envíos de
paquetería y gastos menores.
Según Gerardo Guajardo (2005, p. 228), el sistema de caja chica funciona
de la siguiente manera:
1. Creación del fondo de caja chica: se determina la cantidad necesaria
para establecer el fondo, el cual debe entregarse a la persona
designada como responsable de su manejo.
2. Erogaciones a través del fondo de caja chica: el responsable debe
llevar el control de los desembolsos que efectúe mediante recibos o
comprobantes de caja en los cuales es conveniente que anote el
concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo
36
momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo,
ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos.
3. Reposición del fondo de caja chica: cuando el encargado del fondo
considera que éste está por agotarse, debe solicitar que se le
repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe
elaborar un reporte en donde especifique los conceptos de cada
desembolso.
Efectivo en Bancos
O
D
A
V
ER
S
La seguridad en el resguardo del dinero, su adecuada administración y la
S
E
R
de las cuentas bancarias.
Cuando
OS una empresa abre una cuenta de cheques,
H
C
E
ER
el bancoD
pide
que llene una tarjeta de firmas, donde aparezcan las de todas
posibilidad de obtener un rendimiento son los aspectos básicos del manejo
las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa.
Equivalentes a efectivo
Algunas inversiones de corto plazo son tan líquidas que se denominan
equivalentes a efectivo. Estos activos se consideran tan similares al efectivo
que se combinan con el monto de efectivo en el balance general. Por
consiguiente, el primer activo que aparece en el balance general
comúnmente se llama Efectivo y Equivalente a efectivo.
Para calificar una inversión como equivalente a efectivo, debe ser muy
segura, tener un valor de mercado muy estable y vencer en un término de 90
días desde la fecha de adquisición. No se considera que las inversiones en
acciones y bonos de la más alta calidad de las grandes corporaciones
cumplan estos criterios. (Meigs 2000, p. 270).
37
Conciliación del efectivo
Se refiere a la planificación, al control y a la contabilidad de las
transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve
tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el
manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos
financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito,
incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. (Meigs
2000, p. 271).
Los objetivos básicos del manejo del efectivo son los siguientes:
ƒ
Proporcionar
una
contabilidad
los
S
E
R
S de robo o fraude. El efectivo es más
Prevenir o minimizar
Opérdidas
H
C
E
susceptible
DER al robo que cualquier otro activo y, por consiguiente,
desembolsos y saldos de efectivo. .
ƒ
Sentradas,
O
de Dlas
A
ERV
precisa
requiere protección física.
ƒ
Anticipar
las
necesidades
de
endeudamiento
y
asegurar
la
disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo para realizar las
operaciones de la empresa.
ƒ
Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de
efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos.
Importancia de la administración del efectivo
Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que la administración del
efectivo es de suma importancia en cualquier negocio debido a que es el
medio para obtener mercancías y servicios. Por lo general esta actividad se
centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control
contable.
38
ƒ
El presupuesto de efectivo constituye una pieza fundamental en la
función
de
planeación
debido
a
que
permite
identificar
los
requerimientos, sobrantes o faltantes de efectivo en un periodo
determinado.
ƒ
El control contable es necesario con el fin de asegurar que el efectivo
se utiliza para propósitos exclusivos de la empresa, que no se
desperdicia, se invierte equívocamente o se roba. La administración
es responsable del control y protección de todos los activos de la
empresa.
O
D
A
V
ER
Procedimiento de Control sobre el efectivo
S
S
E
R
Meigs (2000, p. 272)
define
OS que el control interno sobre el efectivo se
H
C
ERunEmedio para evitar el fraude y robo. Sin embargo, un buen
considera
Dcomo
sistema de control interno ayudará también a lograr los demás objetivos de
manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de las
transacciones de efectivo, la anticipación de la necesidad de endeudamiento
y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados pero no excesivos.
Los pasos más importantes para alcanzar el control interno sobre
transacciones y los saldos de efectivo incluyen:
ƒ
Separar la función del manejo de efectivo del mantenimiento de los
registros contables. Los empleados que manejan efectivo no deben
tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad no
debe tener acceso al efectivo.
ƒ
Para cada departamento dentro de la organización, preparar un
presupuesto de efectivo de las entradas de efectivo planeadas, de los
pagos de efectivo y de los saldos de efectivo, programados mes por
mes para el año que viene.
ƒ
Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el
momento y en el lugar en donde se recibe el dinero. Para las ventas
39
en efectivo, este listado puede ser una cinta de caja registradora,
creada mediante el registro de cada venta. Para los cheques recibidos
por correo, el empleado asignado para abrirlos debe preparar un
listado de control de los mismos.
ƒ
Exigir que todos los ingresos de efectivo se depositen diariamente en
el banco,
ƒ
Realizar todos los pagos en cheque. La única excepción debe ser
pequeños pagos que se deben realizar en efectivo de un fondo de caja
menor.
ƒ
Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su
O
D
A
V
ER
S
pago mediante el giro de un cheque. Separar la función de aprobación
S
E
R
Efectuar rápidamente
OlaSconciliación de los extractos bancarios con los
H
C
E
registros
DERcontables.
de los gastos de la función de firma de cheques.
ƒ
Por su parte Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que debido a que
el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita contar con un
sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados
utilicen el dinero de la compañía para satisfacer sus necesidades personales.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:
1. Proteger los recursos contra el desperdicio, fraudes e insuficiencias.
2. Estimular el cumplimiento de las políticas organizacionales.
3. Promover y evaluar la eficiencia operativa de la compañía.
4. Asegurar registros contables exactos y confiables.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la
oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Por lo tanto, no es
responsabilidad sólo de los contadores, sino también de los administradores.
El sistema de control interno de un negocio es tan eficaz como la calidad de
la administración de la organización.
40
Los controles internos son más eficaces cuando los empleados se
familiarizan con las metas y objetivos de la organización. Un aspecto crítico
del sistema de control interno es la separac9ión de responsabilidades.
Individuos que tienen responsabilidad directa sobre el manejo del efectivo y
demás activos, no deben tener acceso a los registros contables.
La NIC 7 prescribe los requisitos para la presentación del estado de flujos
de efectivo y las correspondientes revelaciones. Dicha norma indica que la
información sobre los flujos de efectivo es útil para proveer a los usuarios de
los estados financieros. De una base que les permita evaluar la capacidad de
la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, y evaluar las
O
D
A
V
ER
necesidades de la empresa para utilizar estos flujos.
S
S
E
R
Beneficios de la información
OSfinanciera sobre flujos de efectivo. (NIC 7)
H
C
E
DER
El estado de flujos de efectivo, cuando se usa de forma conjunta con el
resto de los estados financieros, suministra información que permite a los
usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su
estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para
modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de
adaptarse a la evolución de las circunstancias y a las oportunidades que se
puedan presentar. La información acerca de los flujos de efectivo es útil para
evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y
equivalentes al efectivo, permitiendo a los usuarios desarrollar modelos para
evaluar y comparar el valor actual de los flujos netos de efectivo de diferentes
empresas.
También posibilita la comparación de la información sobre el rendimiento
de la explotación de diferentes empresas, ya que elimina los efectos de
utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y
sucesos económicos.
41
Con frecuencia, la información histórica sobre flujos de efectivo se usa
como indicador del importe, momento de la aparición y certidumbre de flujos
de efectivo futuros. Es también útil para comprobar la exactitud de
evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar
la relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los
cambios en los precios.
La NIC 7, Plantea que el estado de flujo de efectivo debe informar acerca
de los flujos de efectivo habidos durante el periodo, clasificándolos por
actividades de operación, de inversión y de financiación.
Cada empresa presenta sus flujos de efectivo procedentes de las
O
D
A
V
ER
S
actividades de operación, de inversión y de financiación, de la manera que
S
E
R
clasificación de los H
flujos
OSsegún las actividades citadas suministra
C
E
información
DEqueRpermite a los usuarios evaluar el impacto de las mismas en
resulte más apropiada según la naturaleza de sus actividades. La
la posición financiera de la empresa, así como sobre el importe final de su
efectivo y demás equivalentes al efectivo. Esta estructura de la información
puede ser útil también al evaluar las relaciones entre tales actividades.
Una transacción puede contener flujos de efectivo pertenecientes a las
diferentes categorías. Por ejemplo, cuando los reembolsos correspondientes
a un préstamo incluyen capital e interés, la parte de intereses puede
clasificarse como de actividades de operación, mientras que la parte de
devolución del principal se clasifica como actividad de financiación.
Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operación se
derivan fundamentalmente de las transacciones que constituyen la principal
fuente de ingresos de la empresa. Por tanto, proceden de las operaciones y
otros sucesos que entran en la determinación de las ganancias o pérdidas
netas. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los
siguientes:
a) Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios;
b) Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos;
42
c) Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios;
d) Pagos a y por cuenta de los empleados;
e) Cobros y pagos de las empresas de seguros por primas y
prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las
pólizas suscritas;
f) Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos
que éstos puedan clasificarse específicamente dentro de las
actividades de inversión o financiación; y
g) Cobros y pagos derivados de contratos de intermediación u otros
acuerdos comerciales.
O
D
A
V
ER
S
Algunas transacciones, tales como la venta de un elemento de la partida
S
E
R
S Sin embargo, los flujos derivados de tales
se incluirá en la ganancia
neta.
O
H
C
E
transacciones
se incluirán entre las actividades de inversión.
DER
propiedades, planta y equipo, puede dar lugar a una pérdida o ganancia que
Principios de contabilidad aplicables a la partida de efectivo
Guajardo (2004, p. 337), define las normas internacionales de contabilidad
aplicables al rubro del efectivo:
Normas
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 7 Estado de flujo de efectivo
Concepto
El efectivo está integrado por caja, depósitos bancarios a la vista y los
equivalentes al efectivo (inversiones a corto plazo fácilmente convertibles en
efectivo).
Reglas aplicables
ƒ
El efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté
restringida es considerado un activo corriente (circulante).
43
ƒ
Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los compromisos
de pago a corto plazo y son aquellos que fácilmente se convierten al
efectivo y están sujetos a un riesgo insignificante de cambio de valor.
ƒ
Los sobregiros bancarios exigibles en cualquier momento por el
banco, se incluyen como componentes del efectivo y equivalentes al
efectivo
ƒ
Se debe informar sobre los flujos de efectivo durante el periodo
mediante el estado de flujo de efectivo.
CUENTAS POR COBRAR
S
O
D
A
V a crédito que realiza la
Las cuentas por cobrar surgen de lasE
ventas
R
S
E
R
compañía. Una cuenta por cobrar
es el derecho del vendedor de exigir al
S
O
H
C
E
cliente o comprador
el
pago
del importe de la operación. Al efectuarse el
DER
cobro de las cuentas por cobrar, se incrementa el efectivo. El negocio
adquiere una cuenta por cobrar cuando vende mercancía o presta servicios a
crédito. El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una
fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o
servicios. Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con el
importe del efectivo que se cobrará dentro de cierto número de días
posteriores a la venta. El plazo varía de acuerdo con el giro del negocio de
que se trate. (Guajardo 2005, p.252).
Por su parte Meigs (2000, p. 280), define las cuentas por cobrar como
activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en
un periodo de 30 a 60 días. Por consiguiente, las cuentas por cobrar de los
clientes generalmente aparecen en el balance general inmediatamente
después del efectivo y de otras inversiones a corto plazo en valores
negociables.
44
Convertibilidad y Confirmación de las Cuentas por Cobrar
Cuentas por cobrar y flujos de efectivo
En un estado de flujo de efectivo, las entradas de efectivo provenientes
del cobro de cuentas están incluidas en el subtotal del flujo de efectivo neto
de actividades operacionales. El cobro de cuentas por cobrar con frecuencia
representa la fuente de entradas de efectivo más grande y consistente de
una compañía. De esta manera, el seguimiento al cobro de efectivo es una
parte importante del manejo eficiente del efectivo. (Meigs 2000, p. 281).
En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo
O
D
A
V
ER
S
requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende con
S
E
R
OS
frecuencia del valor, de la rentabilidad y de las fechas de vencimiento de sus
H
C
E
R
E p.288) plantea que la gerencia en cuanto al manejo de las
MeigsD
(2000,
cuentas por cobrar.
cuentas por cobrar tiene dos objetivos conflictivos. Por una parte la gerencia
desea generar el mayor ingreso de ventas posible. La oferta a los clientes de
términos de créditos prolongados, con poco o ningún interés, ha demostrado
ser un medio efectivo de generar ingreso. Todo negocio, sin embrago,
preferiría vender más en efectivo que a crédito. A menos que las cuentas por
cobrar produzcan intereses, éstas son activos no productivos que no generan
ingreso mientras esperan el cobro. Por consiguiente, otro objetivo del manejo
de efectivo es minimizar la cantidad de dinero comprometido en forma de
cuentas por cobrar.
Existen diversas herramientas disponibles para una gerencia que necesita
ofrecer términos de crédito a sus clientes y aún desea minimizar la inversión
de la compañía en cuentas por cobrar. Ya se ha analizado la oferta a los
clientes de crédito de descuentos en efectivo para estimular el pronto pago.
Otras herramientas incluyen la venta factoring de las cuentas por cobrar y la
venta a clientes que utilizan tarjetas a crédito nacional.
45
El término factoring describe las transacciones en las cuales un negocio
vende sus cuentas por cobrar a una institución financiera u obtiene un
préstamo en dinero ignorando sus cuentas por cobrar como garantía
colateral (seguro) para un préstamo. Las cuentas por cobrar mediante
factoring es una práctica limitada principalmente a pequeñas organizaciones
empresariales
que
no
tienen
acceso
bien
establecido
al
crédito.
Generalmente las organizaciones grandes y solventes pueden obtener dinero
en préstamo utilizando líneas de crédito no aseguradas, de manera que no
necesitan vender sus cuentas por cobrar. (Meigs 2000, p. 288)
Al efectuar las ventas a través de las compañías de tarjeta de crédito, los
O
D
A
V
ER
S
comerciantes reciben efectivo más rápidamente que con las ventas a crédito
S
E
R
gatos de investigar el crédito
de los clientes, de mantener un mayor auxiliar
OS
H
C
E
de cuentas
porR
cobrar y de efectuar los cobros a clientes.
DE
y evitan un gasto de cuentas incobrables. Además, el comerciante evita los
Tipos de cuentas por cobrar
Guajardo (2005, p. 252), clasifica las cuentas por cobrar. Puede haber
cuentas por cobrar a clientes, funcionarios o empleados de la compañía y a
otras personas. Además, pueden estar respaldadas por un documento
exigible legalmente o no. Desde esa perspectiva, los dos tipos principales
con clientes y documentos por cobrar. La cuenta de clientes representa las
deudas que los clientes adquieren al comprar mercancías o recibir servicios a
crédito, además de una promesa incondicional de pago en un tiempo futuro
determinado.
Por otro lado, los documentos por cobrar representan los mismos
derechos frete a los clientes, producto de las ventas a crédito, con la
diferencia de que existe un documento firmado que ampara la transacción.
En estos casos, debido a la mayor formalidad, se utiliza un documento
46
conocido como pagaré, en el cual se especifica la fecha de vencimiento, el
monto, las condiciones de pago y el interés, si existiese.
Existe una tercera categoría denominada Otras cuentas por cobrar, la cual
es una clase mixta que incluye préstamos a empleados y deudores diversos,
las cuales tienen el común denominador de haber sido originadas en
transacciones
distintas a las que constituyen la actividad normal de la
empresa.
Clientes
El término clientes solo se utiliza cuando se trata de importes adeudados
por las personas o instituciones a los que se les ha vendido mercancía o
O
D
A
V
ER
S
brindado servicios a crédito, y se clasifican como un activo circulante en el
S
E
R
préstamos a funcionarios
de la compañía, anticipos a empleados,
OS
H
C
E
R y los intereses acumulados sobre los documentos por
documentos
DErecibidos
Estado de situación financiera. Los importes por cobrar correspondientes a
cobrar también se consideran como activo circulante, si se piensa cobrarlo
dentro de un año o menos.
Documentos por cobrar
Cuando una institución financiera o alguna otra entidad otorga un
préstamo, por lo general requiere que el propietario pague ciertos honorarios,
llamados intereses, por el u8so del dinero. Cuando el prestario recibe el
dinero, firma una promesa por escrito de que pagará al prestamista en una
fecha futura el monto del préstamo más los intereses. Esta promesa por
escrito firmada por el prestario se llama pagaré.
Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un
adeudo. Por lo general los documentos que se reciben de clientes o los que
se entregan a proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un
cliente cuando efectúa el pago del documento se acredita ingreso por interés.
Por su parte, el interés pagado sobre un documento dado a un acreedor se
carga a la cuenta de gastos de intereses.
47
Pagaré
El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar
cierta cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una forma
generalizada y económica de obtener d9inero prestado por cortos periodos.
Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona específica o al portador.
El documento tiene que ser firmado por el prestatario, a quien se conoce
como suscriptor del pagaré. Dicho documento debe señalar la ciudad, el
estado, la fecha en que se extiende, el tiempo en que vence y la tasa de
interés. Para que el pagaré sea negociable (pueda transferirse a otra
persona), debe estar extendido a la orden de la persona que presta el dinero,
O
D
A
V
ER
S
a quien se le conoce como beneficiario o portador, que es cualquiera que
S
E
R
OS
tenga a su nombre el pagaré.
H
C
E
R
E
CuentasD
incobrables
Es normal que un negocio que vende mercancía y servicios a crédito
tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se
conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por
cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación/ gastos de venta
del Estado de resultado. El monto de gasto por cuentas incobrables que
resulte varía de acuerdo con las políticas de crédito de la compañía. Al
terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas
incobrables para obtener una cifra razonable del gasto por cuentas
incobrables que aparecerán en el estado de resultados.
Registro de las cuentas incobrables
Es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus
cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el Estado
48
de situación financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que
con el tiempo serán incobrables. (Guajardo 2005, p. 254)
Para registrar las pérdidas por cuentas incobrables del periodo, primero
se debe estimar un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste
consiste en un cargo a la cuenta Gasto de cuentas incobrables y un abono a
una cuenta complementaria de activo llamada Estimación por cuentas
incobrables. Esta estimación no se acredita en forma directa a clientes,
debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de
clientes que pueden resultar in cobrables y, además, no se refiere a ningún
cliente en particular, pues es una contra cuenta de la cuenta de clientes que
O
D
A
V
ER
S
al ser disminuida presentará su saldo neto real acorde a lo que se espera
cobrar.
S
E
R
OS
H
C
E
R
E estimar las cuentas incobrables
MétodosD
para
El tratamiento contable de las cuentas incobrables implica una estimación
de las mismas ante la imposibilidad práctica de saber cuáles clientes no
pagarán. Dicha estimación puede ser un porcentaje de las ventas del periodo
o sobre el saldo de las cuentas por cobrar a una fecha determinada.
(Guajardo 2005, p. 255)
A continuación se explicará el método para estimar las pérdidas por
cuentas incobrables basado en el porcentaje de ventas:
Método del porcentaje de las ventas: Estima las pérdidas por cuentas
incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar
a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario
examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total
de las ventas a crédito de periodos anteriores. Después se aplica el
porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo, menos el
importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse
o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta estimación por cuentas
49
incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe
de ajuste de cuentas malas.
Cancelación de cuentas incobrables
Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse
de los registros contables. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la
estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando
se haya realizado previamente la estimación
Método de cancelación directa: Las compañías pequeñas que tienen muchos
O
D
A
V
ER
S
clientes pueden preferir esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la
S
E
R
con las pérdidas por cuentas
OSincobrables. Cuando es evidente que una
H
C
ERE utilizan el método de cancelación directa. Cuando se
cuenta es
Dincobrable,
cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación
aplica este método se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas
incobrables y se abona directamente a Clientes por el importe adeudado.
(Guajardo 2005, p. 256)
De acuerdo con este método, las pérdidas en cuentas incobrables se
deben registrar como un gasto en el periodo en el que se canceló la cuenta y
no cuando se realizó la venta. Ello puede provocar que los activos del Estado
de situación financiera aparezcan con más valor que el real, al igual que la
utilidad que se presenta en el Estado de resultados, si no se ha tenido la
precaución de ajustar, de acuerdo con las pérdidas estimadas que se espera
se producirán por cuentas incobrables.
El cobro oportuno de las cuentas por cobrar es importante; éste determina
el éxito o el fracaso de las políticas de crédito y de cobro de una compañía.
Una cuenta por cobrar vencida es una candidata para una cancelación como
perdida de un crédito. Para ayudarnos a juzgar qué tan buen trabajo está
haciendo una compañía al otorgar crédito y cobrar sus cuentas, calculamos
50
la razón de las ventas netas sobre cuentas por cobrar promedio. (Meigs
2000, p. 289).
Control interno de las Cuentas por cobrar
Uno de los principios más importantes del control interno es que los
empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables
no deben llevar los registros contables. Comúnmente, en un negocio
pequeño, un empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo,
de llevar los registros de las cuentas por cobrar, de explicar notas crédito y
S
O
D
A
Val fraude. El empleado en
Esa combinación de funciones es una invitación
R
E
S
E cobrando a un cliente sin efectuar
R
esta situación puede retirar el
efectivo
S
HO
C
E
registro algunoR
del
cobro.
El siguiente paso es deshacerse del saldo en la
E
D
cuenta del cliente. Esto se puede hacer emitiendo una nota crédito indicando
de cancelar las cuentas incobrables.
que el cliente ha devuelto mercancía, o anulando la cuenta del cliente por
incobrable. De este modo, el empleado tiene el efectivo, la cuenta del cliente
tiene un saldo de cero por pagar y los libros están cuadrados. (Meigs 2000 p.
287).
En resumen, los empleados que llevan el mayor auxiliar de cuentas por
cobrar no deben tener acceso a las entradas de efectivo. Los empleados que
llevan las cuentas por cobrar o que manejan las entradas de efectivo no
deben tener la autoridad de expedir notas de créditos o de autorizar la
cancelación de cuentas por cobrar como incobrables.
INVENTARIO
Consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los
clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de
la compañía y, por consiguiente, se considera como un activo corriente
(circulante). En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente
51
después de las cuentas por cobrar, porque es sólo un paso más en la
conversión a efectivo luego de los efectos por cobrar de los clientes. (Meigs
2000 p. 323)
Planificación
Flujo de los costos de inventario
El inventario es un activo y al igual que otros activos generalmente se
presenta en el balance general a su costo. A medida que se venden artículos
de este inventario, sus costos se retiran del balance general y se transfieren
S
O
D
A
Vse ilustra en el diagrama
en el estado de resultados. Este flujo de E
costos
R
S
E
R
siguiente:
S
HO
C
E
DER
Figura Nº 5
al costo de bienes vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas
BALANCE GENERAL
Costo de compra
(o costos de
manufactura)
Activos
Corrientes:
Inventario
A medida
que se
incurre en
ellos
A medida
que los
bienes se
venden
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos
Costo de los bienes
vendidos
Utilidad bruta
Gastos
Utilidad Neta
Fuente: Meigs (2000)
52
En un sistema de inventario perpetuo, los asientos en los registros
contables se realizan en forma paralela a este flujo de costos. Cuando la
mercancía es comprada, su costo neto se debita a la cuenta del activo
Inventario. A medida que la mercancía se vende, su costo se retira de la
cuenta Inventario y se transfiere a la cuenta Costo de los bienes vendidos.
La valuación del inventario y del costo de los bienes vendidos es de
importancia crítica para los gerentes y para los usuarios de los estados
financieros. En muchos casos, el inventario es el activo corriente (circulante)
más importante de la compañía, y el costo de los bienes vendidos es su
mayor. Estas dos cuentas tienen un efecto significativo en los subtotales de
O
D
A
V
ER
S
los estados financieros y en las razones utilizadas en la evaluación de la
S
E
R
OS
solvencia, así como en la rentabilidad del negocio. (Meigs 2000, p. 323)
H
C
E
R
Sistemas
DdeEregistros del inventario
Guajardo (2004, p. 399), explica los dos sistemas para llevar los registros
de inventario y la cuenta del costo de la mercancía vendida: perpetuo y
periódico.
Sistema de inventario perpetuo.
Este mantiene su saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías
en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra
mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y
se registra el costo de la mercancía vendida. Así, en todo momento se
conoce la cantidad y el valor de las mercancías en existencia y el costo total
de las ventas del periodo.
Cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las cuentas Compras,
Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o
Descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o
créditos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta Inventario de
mercancías. Siempre que se compren mercancías y se incurra en gastos por
53
fletes, se hace un cargo a la cuenta inventario de mercancías por las
compras y los gastos de fletes, en tanto que se acreditan las cuentas
proveedores o bancos, según corresponda.
Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo físico de las
existencias de mercancía al terminar el periodo, a pesar de que se
acostumbre realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario.
Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la
preparación de la sección del costo de cada venta al finalizar el periodo, es
decir, la cuenta costo de ventas debe cerrarse contra pérdidas y ganancias.
Sistema de inventario periódico:
O
D
A
V
ER
S
Este no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia.
S
E
R
cuenta Compras; por su
parte,
OS las cuentas Devoluciones y bonificaciones
H
C
E
sobre compras,
DERDescuentos sobre compras y Fletes sobre compras se
Siempre que se compran mercancías para revenderse, se hace un cargo a la
utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de
fletes en que se incurre al trasportar mercancías. Por lo tanto, es necesario
hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al
finalizar el periodo. En el sistema periódico no se registra el costo de la
mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, por lo tanto, debe
calcularse al final del periodo.
Métodos de valuación del inventario
El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será
asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles
al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor
forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo
de su actividad. (Guajardo 2004, p. 397)
54
Para ello existen varios métodos:
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Cuando se aplica este método, se supone que las primeras mercancías
compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancías en
existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más
reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método
refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de
ventas menor (subvaluado).
Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS)
Cuando se emplea este método, se supone que las últimas mercancías
O
D
A
V
ER
S
compradas son las primeras que se venden. Las mercancías que no se
S
E
R
S productos comprados. Cuando se utiliza
en el inventario inicial oH
losO
primeros
C
ERE
el método
para valuación de inventarios, se supone que los primeros
DUEPS
venden al final del periodo representan las que se encontraban en existencia
artículos comprados son los últimos que se venden: por lo tanto, el inventario
final debe valuarse según el primer precio de compra o el más antiguo. De
acuerdo con este método, el inventario final es menor (subvaluado) y el costo
de ventas es mayor (sobrevaluado).
Promedio ponderado
Este método reconoce que los precios varían, según se adquieren las
mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las
unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por
unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular
el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es
necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará
al número de unidades de inventario final.
Por otro lado el autor Meigs (2000 p. 325) aparte de los métodos ya
mencionados menciona otro que es el de identificación específica.
55
Identificación específica
Se puede utilizar cuando es posible determinar los costos corrientes de
unidades de mercancías individuales a partir de los registros contables. Este
método es el más apropiado para inventarios de artículos de precio alto y
bajo volumen. Éste es el único que utiliza un paralelo exacto del flujo físico
de la mercancía.
Por otro lado Meigs (2000 p. 332), muestra un resumen de los métodos de
valuación a través de un cuadro.
Cuadro Nº 1
O
D
A
V
ER
S
Métodos de valuación de inventario
Costos asignados a:
Método de
Costo de los
Inventario
Comentarios
valuación
bienes
vendidos
ƒ Paralelo al flujo físico
Costo real de
Identificación Costos reales
ƒ Método lógico
de las unidades las unidades
específica
cuando las unidades
restantes
vendidas
son únicas
ƒ Puede ser engañoso
cuando las unidades
son idénticas.
H
EC
R
E
D
Costo
promedio
PEPS
S
E
R
OS
Número de
unidades
vendidas
multiplicado por
el costo unitario
promedio
Número de
unidades
disponibles
multiplicado por
el costo unitario
promedio
Costo de las
compras más
tempranas
disponibles
inmediatamente
anteriores a la
venta (primeras
Costo de las
unidades
compradas más
recientemente
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
56
Asigna a todas las
unidades el mismo
costo unitario
promedio
Los costos corrientes
se promedian con los
costos más antiguos.
El coto de los bienes
vendidos se basa en
costos más antiguos
El inventario está
valorado a los costos
corrientes
ƒ
en entrar,
primeras en
salir)
UEPS
Costo de las
unidades
compradas más
recientemente
(últimas en
entrar, primeras
en salir)
H
EC
R
E
D
ƒ
Costos de las
primeras
compras
(supuestamente ƒ
aún dentro del
inventario)
Se puede
sobrevaluar el
ingreso durante
periodos de precios
en aumento, pueden
aumentar los
impuestos sobre la
renta por pagar
El costo de los bienes
vendidos se muestra
a precios recientes
El inventario se
muestra a costos
antiguos (y
posiblemente
desactualizados)
El método más
conservador durante
periodos de precios
crecientes, con
frecuencia da como
resultado impuestos
sobre la renta más
bajos
O
D
A
V
ER
S
E
R
OS
ƒ
S
Fuente: Meigs 2000
Principios de contabilidad aplicables a inventarios
La NIC 2 define el inventario como los activos poseídos para ser vendidos
en el curso normal de la operación (Mercancías, productos terminados); se
hallan en proceso de producción para efectos de dicha venta (Productos en
proceso), en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el
proceso de producción, o en el suministro de servicios (materias primas,
envases y embalajes y suministros diversos).
Las reglas aplicables según la NIC 2:
ƒ
Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable,
según el que sea menor.
57
ƒ
El costo de los inventarios deben comprender todos los costos
derivados de la adquisición conversión de los mismos, así como otros
costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación
actuales.
ƒ
En los estados financieros se debe revelar las políticas contables
adoptadas para la medición de los inventarios, el valor total en libros
desglosado en importes parciales según la clasificación de los
inventarios.
La versión modificada de la NIC 2 ha eliminado la aplicación del Método
UEPS (Ultimas Entradas - Primeras Salidas), también conocido como LIFO
O
D
A
V
ER
S
como un método valido para la valuación de los inventarios. Recordemos
S
E
R
acuerdo con la vigenteHNIC
OS2 es utilizar el Método PEPS o Promedio
C
ERE– Primeras Salidas) y que en el Tratamiento Alternativo
(Primeras
DEntradas
que el Tratamiento por Punto de Referencia para valuar los inventarios de
Permitido se aplicaba el Método UEPS.
Procedimiento de control del inventario
Mantilla y Cante (2006 p. 60), plantean que el control interno sobre los
inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio
de una empresa. Para que un control interno sobre el inventario sea eficiente
debe incluir ciertos elementos.
Estos elementos constan en realizar conteos físicos de los inventarios
periódicamente,
mantenimiento
eficiente
de
compras,
recepción
y
procedimientos de embarque, almacenamiento del mismo para protegerlo
contra el robo, daño o descomposición, permitir acceso al inventario
solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables,
mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario, mantener el inventario suficiente cuidando que no pase mucho
58
tiempo en almacén para evitar con eso el gasto de tener dinero restringido en
artículos innecesarios.
Definición de Términos Básicos
Activo: Esta integrado por todos los recursos de que dispone la entidad
para la realización de sus fines, los cuales deben representar beneficios
económicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad
económica,
provenientes
de
transacciones
o
eventos
realizados,
identificables y en cuantificables unidades monetarias (Romero, 2006).
O
D
A
V
ER
S
Activo Circulante: Partidas que representan efectivo o que se espera en
S
E
R
brinden un beneficio económico
OS futuro fundadamente esperado, ya sea por
H
C
E
ER
su venta,D
uso,
consumo o servicios, normalmente dentro de un plazo de un
forma razonables se conviertan en efectivo; bienes o recursos, que se espera
año o del ciclo financiero a corto plazo, el que sea menor (Romero, 2006)
Activo Disponible: Efectivo en caja y bancos, las inversiones temporales
en valores negociables de disponibilidad inmediata (Romero, 2006).
Bancos: Representa el valor del dinero a favor de la empresa en las
distintas instituciones de crédito (Guajardo, 2005)
Caja: Representa dinero en efectivo, considerándose como efectivo los
billetes, monedas, cheques recibidos, giros bancarios (Guajardo, 2005)
Confiabilidad: Característica de la información contable por la cual el
usuario la utiliza y acepta para tomar decisiones (Romero, 2006).
Costo: Precio de intercambio de los bienes y servicios en la fecha de su
adquisición. Sacrificio económico, expresado en unidades monetarias,
necesario para obtener un recurso o bien (activo) (Romero, 2006)
Empresa: Conjunto de elementos humanos, técnicos, materiales,
financieros y capital, cuyo objetivo natural y principal es la prestación de
servicios a la comunidad o la obtención de lucro, coordinados por una
59
autoridad encargada de tomar decisiones acertadas para el logro de
objetivos (Romero,2006).
Inventario Final: Total de la existencia de mercancías al finalizar un
periodo contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006)
Inventario inicial: Total de existencia de mercancías al iniciar un periodo
contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006)
Periodo Contable: División en la vida de la empresa para la toma de
decisiones. Las operaciones y eventos, así como sus efectos se identifican
con el periodo en que ocurren. Los costos y gastos deben identificarse con el
ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen
O
D
A
V
ER
(Romero, 2006)
S
E
R
a crédito registradas a precio
OdeSventa (Romero, 2006)
H
C
E
DER
S
Ventas: Total de mercancías vendidas a los clientes ya sea de contado o
Sistema de Variables
Definición nominal: Sistema de control interno para el activo circulante.
Definición Conceptual: La variable se decompone en un término: Control
Interno. Este es el paso que toma una empresa para prevenir el fraude, tanto
la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos. A su
vez se define como un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en
sí mismo. Los realizan individuos, no sólo los manuales de políticas, los
documentos y los formularios (Wittington – Pany 2005).
Definición Operacional: La variable será medida a través las
puntuaciones que se obtengan en el instrumento tipo cuestionario que
considerará las dimensiones: Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventario, en el
marco de los indicadores señalados en el cuadro Nº 2 referido a la
operacionalización de la variable mostrada a continuación.
60
CUADRO Nº 2
CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
VARIABLES
DIMENSION
Efectivo
INDICADORES
Confirmación del efectivo.
Ítems
1, 2, 3
Conciliación del efectivo
4, 5, 6, 7, 8,
9, 10, 11
12, 13, 14,
15, 16, 17,
18, 19, 20,
21, 22, 23,
24, 25, 26,
27, 28, 29,
30, 31, 32
33, 34, 35,
Procedimiento de control
del efectivo.
O
D
A
V
ER
Convertibilidad de las
cuentas por cobrar.
H
C
E
R
E
D
Control
Interno
S
E
R
OS Fondo para cuentas
Cuentas por
Cobrar
Inventario
S
36, 37, 38
incobrables.
Confirmación de las
cuentas por cobrar.
39, 40, 41, 42
Procedimiento de control
de las cuentas por cobrar.
43, 44, 45, 46
Planificación.
47, 48
Sistema de registro del
Inventario.
49, 50, 51, 52
Métodos de valuación del
inventario.
53, 54, 55
Procedimiento de control
del inventario.
56, 57, 58,
59, 60, 61,
62, 63
FUENTE: Kassem (2008)
61
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
En este capítulo, se describen los lineamientos metodológicos para llevar
a cabo la presente investigación. Se muestran detalladamente los procesos y
técnicas utilizadas, concernientes al diseño y tipo de investigación, así como
S
O
D
A
V en el desarrollo de
datos, con la finalidad de abordar los objetivos
planteados
R
E
S
E Para la realización del presente
R
los mismos, y alcanzar los
resultados.
S
O
Hlos
C
E
estudio, son
importantes
hechos y las relaciones que establecen los
DER
la población objeto de estudio y las técnicas e instrumentos de recolección de
resultados, y que estos tengan el grado máximo de exactitud y confiabilidad.
Tipo de Investigación
Salkind define la investigación descriptiva como aquella en que se
reseñan las características o rasgos de la situación o fenómeno objeto de
estudio. A su vez Cerda plantea que tradicionalmente se define la palabra
describir como “el acto de representar, reproducir o figurar a personas,
animales o cosas, se deben describir aquellos aspectos más característicos,
distintivos y particulares de estas personas, situaciones o cosas, o sea,
aquellas propiedades que las hacen reconocibles a los ojos de los demás”
(Citado por Bernal 2006, p. 112).
De acuerdo con este autor, una de las funciones principales de la
investigación descriptiva es la capacidad para seleccionar las características
fundamentales del objeto de estudio y su descripción detallada de las partes,
categorías o clases de dicho objeto.
62
Por su parte Méndez (2006), plantea que el propósito de los estudios
descriptivos es la delimitación de los hechos que conforman el problema de
investigación. Por esto es posible:
Establecer las características demográficas de unidades investigadas
(número de población), establecer comportamientos concretos (cómo se
ejerce la función de auditoría, cómo se manejan las técnicas contables, cómo
son los procesos de decisión), y descubrir, comprobar la posible asociación
de las variables de investigación (actitud frente al líder autocrático y los
mecanismos de control, la aplicación de la sistematización y su uso en los
principios contables, los análisis financieros y la auditoría y control) (Méndez
O
D
A
V
ER
2006, p. 154)
S
S
E
R
interno del activo circulante,
examinar los riesgos inherentes relacionados
OS
H
C
E
R
con el activo
verificar la veracidad de los registros, comprobar la
DEcirculante,
Así, en el estudio descriptivo se identifican las características de control
integridad de las transacciones, se señalan formas de conducta y actitudes
del total de la población investigada, se establecen comportamientos
concretos y se descubre y comprueba la asociación entre las cuentas del
activo efectivo, cuentas por cobrar e inventario.
A través del uso técnicas específicas en la recolección de información,
como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. También pueden
utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores. La
mayor parte de las veces se usa el muestreo para la recolección de
información, y la
información obtenida se somete a un proceso de
codificación, tabulación y análisis estadístico.
Diseño de la investigación
El diseño de investigación utilizado se clasifica como no experimental, ya
que la variable control interno del Activo Circulante (Efectivo en caja y banco,
63
Cuentas por cobrar e Inventario) así como las dimensiones e indicadores son
analizados en su estado natural, sin la intervención del investigador.
La investigación no experimental son estudios que se realizan sin la
manipulación deliberada de variables y en los que sólo se observan los
fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos. En este tipo de
estudio no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones
ya existentes, no provocadas intencionalmente en la investigación por quien
la realiza (Hernández, Fernández y Baptista 2006, p. 205).
Asimismo, la investigación se cataloga como Descriptivo Transeccional;
estos diseños tienen como objetivo indagar la incidencia de las modalidades
O
D
A
V
ER
S
o niveles de una o más variables en una población. El procedimiento consiste
S
E
R
S y así proporcionar su descripción. Son,
vivos, objetos, situaciones,
contextos;
O
H
C
RE puramente descriptivos y cuando establecen hipótesis,
por lo tanto,
DEestudios
en ubicar en una o diversas variables a un grupo de personas u otros seres
éstas son también descriptivas (Hernández y otros 2006, p. 210).
Según Hernández y otros (2006 p.
158), una vez que se precisó el
planteamiento del problema, se definió el alcance inicial de la investigación y
se formularon las hipótesis (o no se establecieron debido a la naturaleza del
estudio), el investigador debe visualizar la manera práctica y concreta de
responder a las preguntas de investigación, además de cubrir los objetivos
fijados. Esto implica seleccionar o desarrollar uno o más diseños de
investigación y aplicarlos para obtener la información que se desea.
Si el diseño está concebido cuidadosamente, de manera que sea el
apropiado para el control interno del activo circulante, el resultado tiene
mayores posibilidades de éxito para generar el conocimiento necesario para
poder seleccionar un diseño acorde. Puesto que no es lo mismo seleccionar
un tipo de diseño que otro: cada uno tiene sus características propias; ya que
cada tipo de cuenta del activo circulante manejada por la empresa Venservi,
C.A. necesita de un diseño de control interno apropiado para así evitar
posibles riesgos relacionados con el efectivo, cuentas por cobrar e inventario.
64
En tanto que el estudio conlleva a la caracterización de la situación actual
del diseño del sistema de control interno del activo circulante (efectivo en
caja y banco, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.
Población
Para Bernal (2006), la población es el conjunto de todos los elementos a
los cuales se refiere la investigación. Se puede definir también como el
conjunto de todas las unidades de muestreo. A su vez cita la definición dada
por Jany que la define como la “totalidad de elementos o individuos que
O
D
A
V
ER
S
tienen ciertas características similares y sobre las cuales se desea hacer
S
E
R
S y otros (2006) es el “conjunto de todos
Según Selltiz citada por
Hernández
O
H
C
E
ER
los casosD
que
concuerdan con una serie de especificaciones. Una deficiencia
inferencia, o bien, unidad de análisis “ (p. 164).
que se presenta en algunos trabajos de investigación es que no describen lo
suficiente las características de la población o consideran que la muestra la
representa de manera automática” (p. 238).
La población de esta investigación está conformada por las mediciones en
cuanto al diseño del sistema de control interno del activo circulante que se
van a obtener del universo objeto de estudio. Dicho universo, esta constituido
por las asistentes y el representante de la empresa Venservi, C.A.
La información obtenida fue de carácter primario de las llamados unidades
de análisis, constituido por las personas involucradas en el proceso de
control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A.,
conformados por (1) gerente, (1) compras, (1) ventas y (1) contador, tal
como se presenta en el cuadro N° 2.
De igual manera, Selltiz citada por Hernández y otros (2005, p. 195)
define el censo poblacional como el número de elementos sobre el cual se
pretende generalizar los resultados. Así mismo, la población se catalogó
65
como accesible, ya que al ser reducida en tamaño y al estar ubicada en un
área geográfica susceptible de ser abordada por el investigador; fue posible
desarrollar el estudio, sobre la composición de la totalidad del universo y
unidades de informantes.
Cuadro 3
Distribución del Universo y unidades informantes
Universo
Unidades informantes
Descripción Número Sujetos
Empresa
Venservi, C.A. Gerente
1
Compras
1
Ventas
1
Contador
1
Total : 1
Total: 4
Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A. (2008)
H
EC
R
E
D
O
D
A
V
ER
S
E
R
OS
S
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
El proceso de recolección de datos se realizó utilizando la técnica de
observación mediante encuesta; según Méndez (2006, p.252) la recolección
de información mediante la encuesta se hace por formularios, los cuales
tienen aplicación a aquellos problemas que se pueden investigar por
métodos de observación, análisis de fuentes documentales y demás
sistemas de conocimiento. El instrumento básico para esta técnica es el
cuestionario, éste es el instrumento para realizar la encuesta y el medio
constituido por una serie de preguntas que sobre un determinado aspecto se
formulan a las personas que se consideren relacionadas con el mismo.
A su vez Hernández y otros (2006), define a los instrumentos como un
“recurso que utiliza el investigador para registrar información o datos sobre
las variables que tienen en mente”. Bajo tales perspectivas, en la presente
66
investigación fue utilizado el cuestionario simple y cerrado. “el cuestionario
cerrado son aquellas que contienen categorías u opciones de respuesta
previamente delimitadas” (p. 276).
Méndez (2006), lo llama Cuestionario con preguntas de opción múltiple;
estas preguntas permiten a quien las construye presentar varias opciones de
respuesta a quien responde. Generalmente se da una escala que puede
presentar tres, cinco o siete opciones. En todas ellas hay una opción
intermedia o neutra frente a los extremos de las otras opciones (p. 295).
Con el propósito de recabar información necesaria y pertinente para el
análisis del Control Interno del activo circulante de la empresa Venservi, C.A.,
O
D
A
V
ER
S
se diseño un cuestionario con 63 preguntas de alternativa de respuestas de
S
E
R
Casi Nunca y Nunca) que
permite
OS obtener los datos requeridos para tal fin. El
H
C
E
cuestionario
DEseRaplica para el análisis objetivo de los elementos que lo
opción múltiple, una escala tipo Likert (Siempre, Casi Siempre, A veces,
constituyen y/o conforman, utilizándose los indicadores de la variable, en el
contexto de las dimensiones. (Ver Anexo 1).
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez
Para Hernández y otros (2006 p. 277), toda medición o instrumento de
recolección de datos debe cubrir dos requisitos esenciales; Validez y
Confiabilidad. (i) Validez: es el grado en que un instrumento realmente mide
la variable que pretende medir. En tanto, (ii) la Confiabilidad: es el grado en
el que un instrumento produce resultados consistentes y coherentes.
Para la validez del instrumento, se sometió a juicio de tres (3) expertos en
el área de contabilidad y auditoria, quienes valoraron y emitieron
consideraciones acerca de la pertinencia de cada ítem, elaborado con
67
respecto a los objetivos de la investigación, variable de estudio, dimensiones,
indicadores de la misma. (Ver anexo ---).
Las sugerencias hechas por uno de los expertos se enmarca en que el
instrumento diseñado desde el punto de vista metodológico no propicia un
análisis de datos, validez y confiabilidad apropiada ya que estaba
conformada por respuestas de tipo dicotómicas y de selección múltiple, la
cual fue tomada en cuenta realizándose los cambios pertinentes. Así mismo
considerando los tres expertos como suficiente para diseñar un sistema de
control interno para el activo circulante.
O
D
A
V
ER
Confiabilidad
S
S
E
R
En cuanto a la pruebaH
piloto
OSHernandez y otros (2006 p. 306), señalan que
C
RE el instrumento a una pequeña muestra inferior a la
consiste D
enE
administrar
muestra definitiva, cuyos resultados se usan para calcular la confiabilidad
inicial y que los autores aconsejan que cuando la muestra sea de 300 o más
se lleve a cabo la prueba con entre 30 y 60 personas, salvo que la
investigación exija un número mayor.
A su vez, Hernandez y otros (2006 p. 277), señalan que la confiabilidad
del instrumento se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo
sujeto u objeto produce resultados iguales; y que esta es el grado en que un
instrumento produce resultados consistente y coherentes. Cabe destacar que
en la presente investigación el cuestionario aplicado a la empresa Venservi,
C.A., no requirió de la confiabilidad del instrumento, ya que, según sus
características la población objeto de estudio es muy pequeña, ya que se
tomo el censo poblacional que está conformado por 4 personas.
68
Procedimiento
El procedimiento seguido para la realización de la siguiente investigación
consto en identificar si la empresa Venservi, C.A. poseía procedimientos de
control interno, verificando si ésta los cumplía y determinando si eran
efectivos; a través de visitas y una entrevista con la aplicación de un
cuestionario que abarca todo lo relacionado con los objetivos de la
investigación, y así realizar un diseño de sistema de control interno para el
activo circulante de acuerdo a sus necesidades y fallas, que sea pertinente y
reduzca las problemas o inconveniente presentes sobre el efectivo, las
O
D
A
V
ER
cuentas por cobrar y el inventario.
S
S
E
R
expertos para el análisis
deS
las mismas y la elaboración de un diseño
O
H
C
E
ERel control interno del activo circulante de la empresa ya
apropiado
Dpara
A su vez tomando como referencias la teoría dada por los autores
mencionada.
Plan de análisis
El análisis fue de tipo cuantitativo señalándose los datos obtenidos en el
instrumento aplicados a la población estudiada, desarrollándose tablas de
distribuciones de frecuencias absolutas, por indicador y a su vez se discuten
los resultados confrontando con la base teórica desarrollada en la
investigación.
69
CAPITULO IV
RESULTADOS Y DISCUSIÒN
Seguidamente, se exponen la presentación y análisis de los resultados
derivados de los datos obtenidos de los cuestionarios para analizar el Control
Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Para ello, se
S
O
D
A
Vpermitió establecer las
abordar a la población estudiada, laEcual
R
S
RE el comportamiento de la variable
características y elementosO
que
describen
S
Hcirculante en cuanto a las cuentas efectivo, cuentas
C
E
control interno
del
activo
R
DE
consideraron los ítems desarrollados en el instrumento diseñado para
por cobrar e inventario, con respecto a las dimensiones e indicadores que los
constituyen.
Los
resultados
de
la
presente
investigación
se
presentan
organizadamente considerando la variable, la dimensión y el indicador con la
finalidad de alcanzar los objetivos específicos y lograr el objetivo general. En
este capítulo se busca darle respuesta a los objetivos a través de los
resultados obtenidos y el análisis de los mismos.
70
Variable: Control Interno del Activo Circulante
Dimensión: Efectivo
Indicador: Confirmación del Efectivo
Tabla 1
Manejo del Efectivo
Siempre
Casi
Siempre
F:A
%
Ítems
F:A
1. Los ingresos
son depositados
en
el
banco
diariamente
e
intactos.
2.
Las
ventas
están justificadas
con
facturas,
boletas de ventas,
boletas de salida
de inventario, a fin
de comprobar los
ingresos.
3. Se verifican las
pruebas de las
ventas al contado
por una persona
que no recibe su
importe.
TOTALES
%
1
4
F:A
%
3
75
25
100
H
EC
R
E
D
4
A veces
33
SE
E
R
OS
3
4
75
33
1
4
Casi
Nunca
F:A
%
Nunca
F:A
Total
%
S
O
D
A
RV
25
F:A
%
4
100
4
100
4
100
33
Los resultados presentados por la tabla 1, señalan que en cuanto al
depósito en el banco de los ingresos diario tres (75%) respondieron que a
veces realizan los depósitos y uno (25%) que casi siempre, en cuanto a si
las ventas se encuentran justificadas los cuatro (100%) respondieron que
siempre y de si se verifican las pruebas de las ventas al contado tres (75%)
respondieron que casi siempre y uno (25%) que a veces.
De esto se deduce que si bien hay control sobre el efectivo, éste no es
completamente favorable, tal como plantea Meigs (2000) que el efectivo se
mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros,
el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos
financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito,
71
incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. Por lo cual
es necesario mantener un control sobre el efectivo y someterlo a
verificaciones con la finalidad de que este se maneje adecuadamente.
El hecho de que el 75% afirmó que a veces se realizan los depósitos
oportunamente, significa que existe una debilidad de control interno por lo
cual se requiere que esta área sea reforzada.
Indicador: Conciliación del Efectivo
Tabla 2
Registro del Efectivo
Siempre
Ítems
F:A
%
H
EC
R
E
D
4. Son registrados
en el diario los
ingresos
y
se
pasan a otros
libros al recibirlos.
5. Son registradas
puntualmente las
transferencias de
fondos de una
cuenta bancaria a
otra.
6. Son registrados
los
cheques
posfechados
al
recibirlos.
7. Es conservado
en depósito los
cheques
posfechados.
TOTALES
Casi
Siempre
F:A
%
O
D
A
V
ER
A veces
S
E
R
OS
1
3
4
F:A
%
3
25
75
25
Casi
Nunca
F:A
%
S
Nunca
F:
A
%
75
4
100
4
100
4
100
1
25
4
100
1
25
4
100
9
56
3
3
75
F:A
%
Total
19
La tabla 2 se refiere al registro del efectivo, en donde se puede observar
que en cuanto al registro diario del ingreso en los libros tres (75%)
respondieron que se realiza a veces y uno (25%) casi siempre, de a cuerdo
al registro puntual de las transferencias de fondos de una cuenta a otra los
cuatro (100%) respondieron que a veces y en relación al registro de los
cheques posfechados al recibirlos tres (75%) respondieron que se realiza
72
casi siempre y uno (25%) a veces. A su vez respondió uno (25%) que estos a
veces se conservan en depósitos y tres (75%) que casi nunca.
Esto quiere decir que existen fallas al momento de registrar los ingresos
ya que no se realizan oportunamente al momento de ser recibidos lo cual
puede traer como consecuencia extravíos u olvidos.
Guajardo (2005),
platea que la administración del efectivo es de suma importancia en cualquier
negocio debido a que es el medio para obtener mercancías y servicios; y que
debe existir un control adecuado y bien planificado sobre éste.
Tabla 3
Conciliación del Efectivo
Siempre
Ítems
F:A
%
H
C
E
R
E
8. El banco entrega
y sella los estados
bancarios
y
los
cheques
pagados
directamente a la
persona que prepara
la conciliación.
9. La persona que
prepara
las
conciliaciones
bancarias
también
debe firmar cheques.
10. La persona que
prepara
las
conciliaciones
bancarias
también
debe registrar las
transacciones
al
contado.
11. La persona que
prepara
las
conciliaciones,
también
debe
manejar efectivo.
TOTALES
D
Casi
Siempre
F:A %
O
D
A
V
ER
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
2
50
2
S
E
R
OS
F:A
1
25
6
2
2
50
12.5
%
50
4
1
S
Nunca
100
Total
F:A
%
4
100
4
100
1
25
4
100
4
100
4
100
7
44
2
12.5
4
25
La tabla 3 se refiere a la conciliación del efectivo, en cuanto a los estados
bancarios y los cheques entregados directamente a quien prepara la
conciliación el 50% respondió que a veces y el 50% que casi nunca, en el
caso de que la misma persona que prepara conciliaciones firme los cheques
73
el 100% respondió que nunca. De acuerdo a si la persona que prepara las
conciliaciones realiza transacciones al contado el 25% respondió que
siempre, el 50% casi siempre y el 25% restante respondió a veces; y de
acuerdo al ítem de que si la persona que prepara conciliaciones maneja
efectivo el 100% respondió que a veces.
Con esto se deduce que con las respuestas dadas por los sujetos una
misma persona más de una función que debería estar separada, tal como la
misma persona que prepara las conciliaciones; registra las transacciones al
contado y también el que una misma persona que prepare las conciliaciones
maneje el efectivo. Ya que al estar separadas las funciones se puede evitar
O
D
A
V
ER
S
robo o fraude siendo el efectivo el más susceptible tal como lo menciona
S
E
R
OS
Meigs (2000).
H
C
E
R
Indicador:
Procedimiento de Control del Efectivo.
DE
Tabla 4
Control Interno del Efectivo
Siempre
Ítems
F:A
12.Debe depositar
el dinero en el
banco la misma
persona que llena
la
planilla
de
depósito.
13. Sella el banco
y devuelve el talón
duplicado
de
depósito
a
la
persona
que
prepara
el
depósito.
14. La misma
persona
que
prepara
las
facturas de venta,
debe
también
debe llevar los
libros de venta.
15. La misma
persona
que
prepara
las
%
Casi
Siempre
F:A %
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
1
25
3
4
100
75
Nunca
F:A
%
Total
F:A
%
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
74
facturas de venta,
también
tiene
acceso
a
los
estados de cuenta
de los clientes.
16. La misma
persona
que
prepara
las
facturas de venta,
debe aprobar los
descuentos,
devoluciones
o
bonificaciones.
17. La misma
persona
que
prepara
las
facturas de venta,
tiene
algunas
ingerencias en las
cobranzas.
18.
Son
registradas
oportunamente las
notas de crédito.
19.
Son
registradas
oportunamente las
notas de débito.
TOTALES
3
1
25
3
3
H
C
E
R
E
D
8
25
3
1
25
75
O
D
A
V
ER
75
1
25
3
75
1
25
14
44
8
25
S
E
R
OS
1
75
1
S
4
100
4
100
4
100
4
100
3
El control interno del efectivo, según las respuestas dadas por los cuatro
(100%) sujetos, se puede observar que posee fallas. Una persona realiza
diversas funciones relacionadas con el efectivo lo cual puede tener como
riesgo el fraude o robo; así como que la persona que prepara las facturas de
venta tiene acceso al estado de cuenta de clientes y que tiene ingerencias en
las cobranzas. Esto no es recomendable ya que todas estas funciones deben
estar separadas tal como lo señala Meigs (2000) se debe separar la función
del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables. Los
empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros
contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo.
Para que el control interno del efectivo garantice confiabilidad y
exactitud se deben tomar en cuenta ciertos procedimientos:
•
División del Trabajo
•
Delegación de autoridad
75
•
Asignación de responsabilidad
•
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
Tabla 5
Control Interno del Efectivo (Cheques)
Siempre
Ítems
F:A
20. Están todos
los
cheques
numerados desde
la imprenta.
21.
Son
conservados
y
archivados
los
cheques
estropeados.
22. Se mutilan los
cheques anulados
de manera que no
puedan volver a
usarse.
23. Se
deben
expedir cheques al
portador.
24. Se debe usar
protector
de
cheques.
25.
Se
firman
cheques en blanco
con anticipación.
26. Se controlan
con cuidado los
cheques
en
blanco.
27. La persona
que
firma
los
cheques, también
debe manejar la
caja chica.
28. La persona
que
firma
los
cheques es otra
diferente a la que
registra
los
ingresos.
29. Los cheques
deben llevar una
contrafirma.
30. La misma
persona
que
prepara
los
4
%
Casi
Siempre
F:A
%
A veces
F:A
%
Casi Nunca
F:A
F:A
%
100
2
H
C
E
R
E
D
50
2
50
SE
E
R
OS
4
S
O
D
A
RV
100
3
3
4
100
2
50
3
%
Nunca
75
75
2
50
1
25
1
25
1
25
1
25
2
76
50
3
1
75
75
25
Total
F:
A
%
4
100
4
100
4
100
1
25
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
cheques, también
debe aprobar las
facturas.
31.
Solo
una
persona
debe
examinar en los
cheques de cobro
las
firmas,
endosos, nombre
del beneficiario y
la fecha.
32. Se devuelven
al
banco
los
cheques
mal
endosados
para
que los corrijan.
TOTALES
1
25
4
100
18
35
3
16
75
31
6
11
7
13
5
4
100
4
100
10
S
las
O
D
A
V
Rlos cheques también maneja
mas relevantes son que si la persona que
firma
E
S
E
R
S
la caja chica el 100% respondió
que siempre, el que la misma persona que
O
H
ECtambién
R
prepara losE
cheques
aprueba las facturas el 75% respondió que
D
Tal como se puede observar en la tabla 5 con las respuestas dadas,
siempre y el 25% casi siempre, de acuerdo al ítems de si una sola persona
examina los cheques el 25% respondió que siempre y el 75% casi siempre.
Meigs (2000), recomienda realizar al menos la mayoría de los pagos
con cheque. Estos deben ser manejados adecuadamente ya que el mal uso
de estos puede caer en fraude, bien sea cuando se firman cheques en
blanco o cuando se expiden al portador.
El manejo de los cheques es adecuado pero no por completo ya que de
acuerdo a las respuestas dadas por lo sujetos existen fallas en el manejo de
estos, tales como: la misma persona que firma los cheques no debe manejar
la caja chica, la misma persona que maneja los cheques no debe registrar los
ingresos, el que una sola persona examine los cheques. Los cheques
también son considerados efectivo.
77
Variable: Control Interno del Activo Circulante
Dimensión: Cuentas por Cobrar
Indicador: Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar.
Tabla 6
Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar
Siempre
Casi
Siempre
F:A
%
Ítems
F:A
33. Son cobradas
las cuentas en el
lapso pautado con
el cliente.
34. Se aplican
descuentos
por
pronto pago a los
clientes.
35. Se aplican
intereses
por
demora de pago a
los clientes.
TOTALES
%
H
EC
R
E
D
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
3
75
1
25
4
100
4
100
9
75
Nunca
F:A
%
O
D
A
V
ER
S
E
R
OS
3
25
Total
S
F:A
%
4
100
4
100
4
100
La tabla 6, muestra de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos que
no siempre las cuentas son cobradas en el tiempo pautado con el cliente y
que la empresa tampoco hace el uso de incentivos para hacer que estos
paguen en el lapso pautado al momento de haberse hecho la venta. Ya que
en cuanto el ítems de si las cuentas son cobradas en el lapso pautado con el
cliente el 75% respondió a veces y el 25% casi nunca; y de acuerdo a los
ítems de descuento por pronto pago y aplicación de intereses por mora el
100% respondió que casi nunca se hace.
Meigs (2000), plantea que las cuentas por cobrar son activos
relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un
periodo de 30 a 60 días. Cuando el tiempo de cobro se pasa puede generar
perdidas para la empresa ya que no se esta reinvirtiendo ese dinero ni esta
generando ganancias. El seguimiento al cobro es una parte importante del
manejo eficiente del efectivo.
78
En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo
requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende de las fechas
de vencimiento de sus cuentas por cobrar, por lo tanto es importante aplicar
incentivos para que los clientes paguen antes de la fecha o a la fecha de
vencimiento de la factura.
Indicador: Fondo para Cuentas Incobrables.
Tabla 7
Cuentas Incobrables
Siempre
Ítems
F:A
36. Existe un fondo
para
cuentas
incobrables.
37. Son analizadas
y verificadas las
cuentas
incobrables.
38.
Se
maneja
algún método para
el cálculo de las
cuentas
incobrables.
TOTALES
%
H
EC
R
E
D
Casi
Siempre
F:A
%
A veces
F:A
Casi
Nunca
F:A %
Nunca
O
D
A
V
ER
%
S
E
R
OS
S
Total
F:A
%
F:A
%
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
12
100
El 100% de la población respondió que no existe la aplicación y menos un
fondo para cuentas incobrables tal como se muestra en la tabla Nº 7.
Guajardo (2005) plantea que es difícil determinar cuáles serán los clientes
que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que
aparezca en el Estado de situación financiera sea el correcto, es necesario
estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables.
Es importante la creación de un fondo para cuentas incobrables, a su vez
el manejo de métodos para el cálculo de las mismas. Toda empresa que
realiza ventas a crédito corre el riesgo de que algunas de ellas no sea
cobradas en el lapso pautado y no se sepa cuando serán cobradas, por esta
razón es importante tener un registro de las cuentas que posiblemente
79
podrían convertirse en incobrables. Esto es considerado como una debilidad
de control interno y contable.
Indicador: Confirmación de las Cuentas por Cobrar
Tabla 8
Confirmación de las Cuentas por Cobrar
Siempre
Ítems
F:A
39. Son registrados
los pagos hechos
por
clientes
inmediatamente
cuando
son
recibidos.
40. Son resumidas y
verificadas
las
confirmaciones
de
cuentas por cobrar.
41. Son confirmadas
las
cuentas
por
cobrar
periódicamente.
42. Se confirman los
pagos recibidos con
los clientes.
TOTALES
%
H
EC
R
E
D
Casi
Siempre
F:A
%
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
2
50
2
Nunca
F:A
50
O
D
A
V
ER
S
E
R
OS
%
Total
F:A
%
4
100
S
1
25
3
75
4
100
2
50
2
50
4
100
4
100
4
100
11
69
5
31
La tabla 8, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos
entrevistados muestra la falla existente en el manejo de las cuentas por
cobrar, en donde respondieron que no siempre se registran los pagos
recibidos por los clientes al momento de ser recibidos ni hacen
confirmaciones de las mismas.
Meigs (2000) plantea que las cuentas por cobrar deben ser confirmadas de
tal manera que se pueda deducir que cuentas pueden ser dadas como
incobrables y a su vez verificar que el monto que aparece como deuda sea el
real.
Esto trae como consecuencia el descuadre en las cuentas por cobrar y el
no tener certeza de cuanto es el dinero que deben los clientes, lo cual puede
80
generar pérdidas y puede prestarse a fraude ya que no existe un control
adecuado sobre estas que son importantes dentro de una empresa por ser
cuentas que generan liquidez y a su vez no permite determinar que cuentas
pueden ser dadas como incobrables.
Indicador: Procedimiento de Control de las Cuentas por Cobrar.
Tabla 9
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Siempre
F:A
%
Casi
Siempre
F:A %
1
25
3
75
3
75
1
3
75
1
10
Ítems
43. La persona que
realiza las ventas a
crédito, es la misma
que cobra.
44. La persona que
registra los cobros, es
la misma que los
recibe.
45. La persona que
realiza los cobros, es
la misma que realiza el
depósito
de
los
mismos.
46. La persona que
hace
el
depósito
bancario tiene acceso
al mayor de cuentas
por cobrar o a los
estados de cuenta de
los clientes.
TOTALES
H
C
E
R
E
D
1
6
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
Nunca
F:A
F:A
%
4
100
25
4
100
1
25
4
100
25
3
75
4
100
63
5
31
S
E
R
OS
O
D
A
V
ER
%
Total
S
De acuerdo a lo mostrado en la tabla, en el ítem de si la persona que
realiza ventas a crédito es la misma que cobra el 25% respondió que siempre
y el 75% respondió casi siempre, de acuerdo a los ítems de si ña persona
que registra los cobros es la misma que los recibe y de si la persona que
realiza los cobros hace el depósito del mismo el 75% respondieron casi
siempre y el 25% a veces; y de acuerdo a si la persona que hace el depósito
tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar y a los estados de cuenta de los
clientes el 25% respondió que siempre y el 75% a veces.
81
Uno principios más importantes del control interno es que los empleados
que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben
llevar los registros contables de las cuentas por cobrar. Una combinación de
funciones es una invitación al fraude. (Meigs 2000).
Con las respuestas dadas por los sujetos se puede deducir que en la
empresa una misma persona realiza varias funciones como lo son: la misma
persona que realiza ventas a crédito se encarga de cobrar y a su vez los
registra y realiza el depósito de los mismos, y que la misma persona que
realiza el depósito de los cobros tiene acceso a los estados de cuenta de los
clientes.
O
D
A
V
ER
S
A su vez la persona encargada de las cuentas por cobrar no debe tener
S
E
R
S de cuentas de cobros dudosos, mostrando
créditos ni autorización H
deO
bajas
C
E
una debilidad
DEenRel control interno.
acceso a las funciones del efectivo, verificación de facturas y notas de
Variable: Control Interno del Activo Circulante
Dimensión: Inventario
Indicador: Planificación
Tabla 10
Planificación del Inventario
Siempre
F:A
%
Casi
Siempre
F:A %
1
25
3
Ítems
47. Emplean algún tipo
de
planificación
al
momento de comprar
mercancía.
48. Emplean algún tipo
de
planificación
al
momento de realizar el
inventario.
TOTALES
1
12.5
3
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
Nunca
F:A
%
75
37.5
3
75
1
25
3
37.5
1
12.5
Total
F:A
%
4
100
4
100
En la tabla 10, se observa que en cuanto al ítem de que si se emplea
algún tipo de planificación al momento de comprar mercancía uno respondió
82
que siempre y tres respondieron casi siempre, lo cual es bueno ya que si no
se hace una planificación adecuada antes de hacerse una compra, puede
traer como consecuencia que se compre algo que no hacia falta o en las
cantidades que no eran necesarias y que esa mercancía quede estancada
por un tiempo en el depósito.
Meigs (2000) define al inventario como un activo circulante ya que este se
convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de una empresa, por ende
se espera que este se convierta en efectivo lo mas rápido posible para así
poder invertir ese efectivo en mercancía nueva y generar mayores
ganancias.
O
D
A
V
ER
S
A su vez se puede observar en la tabla que del ítem de que si se emplea
S
E
R
respondieron que casi nunca
OySuno que nunca. Es importante que se realice
H
C
E
una planificación
DER al momento de tomarse una muestra de inventario, para
algún tipo de planificación al momento de realizar el inventario tres
asegurar que los datos arrojados sean confiables y lo mas reales posible al
momento de planificar una compra.
Indicador: Sistema de Registro del Inventario.
Tabla 11
Registro del Inventario
Siempre
Ítems
F:A
49. Se registran
las compras en el
inventario
al
momento de ser
recibidas.
50. Se registra en
el inventario las
salidas por ventas
al momento de ser
realizada.
51. Se maneja
algún sistema de
registro
de
inventario.
52. Son ajustados
%
Casi
Siempre
F:A
%
A veces
F:A
%
2
50
4
100
83
Casi
Nunca
F:A %
Nunca
F:A
%
Total
F:A
%
4
100
4
100
4
100
4
100
2
50
4
100
4
100
en los libros las
diferencias
encontradas
al
hacerse
un
recuento.
TOTALES
6
37.5
10
62.5
Según los resultados mostrados en la tabla 11, se puede observar que no
existe un manejo adecuado del registro del inventario ya que no siempre
registran las entradas por compras y las salidas por ventas en el inventario ni
se aplica un sistema de registro; al igual que no siempre ajustan las
diferencias encontradas en el inventario en los libros.
O
D
A
V
ER
S
Guajardo (2004) explica los dos sistemas para el registro del inventario, el
sistema de inventario perpetuo y el periódico. El primero mantiene su saldo
S
E
R
OS
siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo
H
C
E
R
DE en existencia.
las mercancías
de la mercancía vendida. Y el segundo no mantiene un saldo actualizado de
Es importante escoger el sistema de registro adecuado antes de
implantarlo, a su vez también es importante implantar un sistema para tener
certeza de que las cantidades de inventario son reales y confiables al
momento de generar una venta y no cometer equivocaciones tales como: el
que se crea q hay cierta cantidad de un producto y se ofrezca al cliente y
cuando se busque el producto de almacén la cantidad de este sea menor al
mostrado en el sistema.
Indicador: Métodos de Valuación del Inventario.
Tabla 12
Valuación del Inventario
Siempre
Ítems
F:A
53. Se preparan
instrucciones
escritas para la
toma de inventario
físico.
%
Casi
Siempre
F:A
%
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
2
50
2
84
50
Nunca
F:A
%
Total
F:A
%
4
100
54.
Las
instrucciones
incluyen todos los
procedimientos
necesarios
para
garantizar
el
recuento correcto.
55. Se emplea
algún método de
valuación
de
inventario.
TOTALES
2
50
4
33
2
4
50
33
4
100
4
33
4
100
4
100
En la tabla 12 de la valuación del inventario, loa sujetos respondieron de
acuerdo a si se preparan instrucciones escritas para la toma física de
O
D
A
V
ER
S
inventario 50% a veces y 50% casi nunca, al igual que si se incluían las
instrucciones en todos los procedimientos necesarios para garantizar el
S
E
R
OS
recuento. Y por el ítem de que si se empleaba un método de valuación de
H
C
E
R
DE de los métodos de valuación es determinar el costo que será
El objetivo
inventario el 100% respondió que nunca.
asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles
al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor
forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo
de su actividad. (Guajardo 2004). Existen diversos tipos de valuación que van
de acuerdo a la actividad económica de cada empresa y a las necesidades
de la misma.
Según la teoría es importante la aplicación de métodos de valuación para
determinar el costo que se le va a asignar a la mercancía disponible para
evitar darle un costo inferior y que esta este valorada adecuadamente.
85
Indicador: Procedimiento de Control del Inventario.
Tabla 13
Control Interno del Inventario
Siempre
Casi Siempre
A veces
F:A
%
Casi
Nunca
F:A %
2
50
2
2
50
1
Ítems
F:A
56.
Se
toman
muestras
aleatorias físicas y
se verifican con
las mostradas en
el
sistema
de
inventario.
57. Se aprueban
los ajustes en el
inventario
por
algún funcionario
autorizado que no
pertenezca
al
personal
del
almacén.
58. Se realiza un
doble
recuento
físico por alguien
que no trabaje en
el almacén.
59. Los recuentos
físicos
se
encuentran
sujetos
a
supervisión
adecuada.
60. Al hacerse
recuentos físicos
se
toman
en
cuenta
los
artículos
que
deben ser dados
de baja.
61. Se emplea
algún
control
sobre
las
mercancías
que
por considerarse
obsoletas o por
alguna otra causa
han sido dadas de
baja en libros,
pero físicamente
se encuentran en
el almacén.
62. Los artículos
se
encuentran
convenientemente
protegidos contra
%
F:A
1
H
EC
R
E
D
1
25
%
25
F:A
%
50
4
100
25
4
100
4
100
3
75
1
%
Total
F:A
O
D
A
V
ER
S
E
R
OS
3
Nunca
S
25
3
75
1
25
4
100
3
75
1
25
4
100
4
100
4
100
4
100
75
86
deterioros físicos.
63. Hay personas
responsables para
ver que nada sale
de la empresa sin
una autorización
escrita.
TOTALES
1
3
4
100
8
25
4
14
44
8
25
1
100
3
La tabla 13, control interno del inventario, de acuerdo a las respuestas
dadas por los sujetos se deduce que no existe un control adecuado sobre
este ya que no se toman las patrones necesarios al momento de la toma
física del inventario ni se cuenta con la supervisión adecuada, y tampoco con
las instrucciones necesarias para la ejecución de la misma.
O
D
A
V
ER
S
Para un buen control del inventario se deben tomar en cuenta ciertas
medidas:
•
•
•
S
E
R
OS
Hacer conteos físicos periódicamente
H
C
E
R
DE los inventarios en un almacén techado y con puertas de
Proteger
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
manera que se eviten los robos.
•
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones
autorizadas.
•
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
87
CAPITULO V
DISEÑOS
En este capítulo, se exponen la presentación de modelos de diseños para
el Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. que se
recomienda implantar a la empresa, de acuerdo a sus necesidades. Para
S
O
D
A
cuestionarios aplicados a la misma y de acuerdo
aV
lo que dice la teoría.
R
E
S
E
R
S
O
H Tabla Nº 14
C
E
R
DE
ello, se consideraron las fallas observadas en los resultados obtenidos de los
Procedimiento de Control de Entradas y Salidas de Efectivo en Caja
Año:
Saldo
Entradas
Concepto
Mes:
Salidas
Inicial
Concepto
Saldo
Final
Esta tabla tiene como finalidad llevar un control sobre las entradas y
salidas de efectivo bien sea por ventas o cobranzas, o por gastos y compras;
manteniendo así el saldo real del efectivo existente y evitando descuadres o
anormalidades en el efectivo presente en caja
La aplicación de este procedimiento tiene como ventaja controlar el flujo
de efectivo en caja, el depósito oportuno de las cobranzas y la disponibilidad
inmediata del efectivo.
88
Procedimiento
1.- La entrada de Efectivo. Es la recepción de efectivo por concepto de
ventas al contado o cobrazas de las ventas a crédito.
Procedimiento para la entrada de Efectivo
a) La administradora recibe el efectivo y prepara la planilla de depósito
correspondiente al Banco.
b) Este depósito deberá realizarse de forma inmediata según las
instrucciones de la administración.
c) El mensajero es el responsable de realizar el depósito en el banco, y
O
D
A
V
ER
deberá ser entregado al administrador el mismo día.
S
S
E
R
2.- La salida de Efectivo.
EsS
el desembolso de efectivo por concepto de
O
H
C
E
R compras realizadas a crédito o gastos varios.
comprasD
al E
contado,
Procedimiento para la salida de Efectivo
a) El gerente autoriza el desembolso del efectivo y pasa la autorización a
la administración.
b) La administración se encarga de realizar el vale para efectuar el pago
y entregarlo al acreedor.
Tabla Nº 15
Procedimiento para el control del listado de Cuentas por Cobrar
Año:
Código
Cliente
Mes:
Nº de
Fecha de
Fecha de
de
Factura
Emisión
Vencimiento
Cliente
Crédito
Antigüedad
Declaración
Neto a
Incobrable
Cobrar
A través de esta tabla se puede mantener un listado de los clientes que
tengan deudas pendientes actualizadas, en donde se puede saber la
89
antigüedad de las cuentas y si estas están dadas como incobrables. A su vez
permite obtener de forma oportuna y rápida el saldo de cuentas por cobrar de
cada cliente.
Esto trae como ventaja mantener información confiable y oportuna,
realizar confirmaciones periódicamente, tener el saldo real de las cuentas por
cobrar, determinar la antigüedad de las mismas y comprobar cuales fueron
dadas de baja como incobrables.
Procedimiento
1.- El listado de Cuentas por Cobrar. Es la totalidad de clientes que poseen
O
D
A
V
ER
una deuda con la empresa por ventas realizadas a crédito.
a)
S
S
E
R
S genera la factura a crédito y pasa el
El departamentoH
deO
compras
C
E
reporte
a la administración.
DER
b) El departamento de cobranzas se encarga de vaciar inmediatamente
los datos de la venta a crédito en el listado de cuentas por cobrar.
Tabla Nº 16
Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar
Año:
Código
Nº de
Fecha
Fecha de
de
Cliente
Factura
de
Vencimiento
Cliente
Crédito
Emisión
Antigüedad
Mes:
Neto a
Descuento
Intereses
Fecha de
Fecha
Monto
Saldo
Cobrar
por Pronto
por mora
Cobranza
de
Abonado
Pendiente
Pago
Depósito
Esta tabla tiene como función mantener orden al momento en que un
cliente abona a la deuda pendiente, en donde se especifican el código del
cliente, el cliente, el N° de factura de crédito, la fecha de emisión y la fecha
de vencimiento, la antigüedad de la cuenta, el neto a cobrar, descuentos por
90
pronto pago y intereses por mora, la fecha de cobranza y la fecha de
depósito, el monto abonado y el saldo pendiente.
Las ventajas que se pueden obtener a través de la aplicación de este
procedimiento es que ayudan al registro oportuno de las cuentas por cobrar
bien sea abono o un crédito nuevo, tener con certeza el depósito oportuno de
las cuentas por cobrar, aplicación de descuentos por pronto pago, aplicación
de intereses por mora y mantener información actualizada y confiable de las
mismas.
Procedimiento
O
D
A
V
ER
S
1.- Fecha de Vencimiento. Es la fecha límite en la que el cliente debe
S
E
R
OS
cancelar la deuda pendiente.
H
C
E
R
2.- Antigüedad.
DE Tiempo que posee la venta realizada a crédito.
3.- Descuento por pronto pago. Es la rebaja que se le otorga a un cliente por
pagar su deuda antes de la fecha de vencimiento.
4.- Intereses por mora. Es el aumento dado por la demora de un cliente al
pasarse de la fecha de pago acordada.
a) El departamento de cobrazas se encarga de otorgar la fecha de
vencimiento de las ventas realizadas a crédito.
b) La administración se encarga de aprobar los descuentos e intereses
correspondientes y pasarlos al departamento de cobranzas.
c) El departamento de cobranzas se encarga de realizar el registro de los
descuentos y aplicar los intereses correspondientes.
91
Tabla Nº 17
Procedimiento de Control para la Toma de Inventario físico
Conteo: _____
Fecha: _____
Equipo de Conteo: 1. __________
2. __________
Nº de Ítem
Ubicación
Conteo Físico
Descripción
Mesa de Verificación: 1. __________
1
3
O
D
A
V
ER
2. __________
H
2
S
E
R
OS
Observación
S
Esta tabla tiene como función facilitar la toma de inventario físico, en la
EC
R
E
D
cual se específica el número de ítems de la mercancía, la ubicación, la
descripción y a su vez especificar si fue el primer, segundo o tercer conteo y
su existe observaciones sobre la mercancía bien sea si esta obsoleta o
posee algún defecto.
Es importante la realización de más de un conteo físico, en donde cada
conteo debe ser realizado por diferentes personas unas que conforman el
equipo de conteo y realizan el primer conteo y otras que realizan el segundo
conteo para verificar, cuando existe diferencia entre el primer y segundo
conteo es necesaria la realización de un tercer conteo.
Esto trae como ventaja obtener un inventario confiable y que no posea
diferencia alguna, facilitar a las personas encargadas el registro de la
mercancía contada, saber la ubicación de la misma y la existencia de
mercancía obsoleta.
1.- El conteo físico. Es la realización de la toma física de inventario para
verificar que los productos existan y estén registrados correctamente.
92
a) El departamento de Compras realiza la primera toma de inventario y
vacía la información sobre la tabla en la primera columna de conteo
físico.
b) La administración se encarga de realizar la segunda toma de
inventario y vaciar la información sobre la tabla en la segunda columna
de conteo físico y a su vez verificar que los resultados sean los
mismos.
c) Si al compararse los dos conteos realizados existen diferencias se
debe realizar un tercer conteo por diferentes personas a las que
realizaron los primeros para registrar el monto real.
O
D
A
V
ER
S
E
R
OSTabla Nº 18
S
H
C
E
R
Procedimiento
DE de Control para la Entrada y Salida de Inventario
Año:
Descripci
Código
Cost
ón del
del
o
Producto
Product
Inici
o
al
Inv. Inicial
Mes:
Entrada
Devolucione
Ajustes
Salida
Devolucione
Ajustes
(Compras)
s Compras
(Cargos)
(Ventas)
s Ventas
(Descarga
Inv. Final
s)
Und
B
Und
Bs
.
s
.
.
Und.
Bs.
Und
Bs
Und
Bs
.
.
.
.
Und.
Bs.
Und
Bs
Und
Bs
.
.
.
.
Esta tabla tiene como función mantener control sobre las entradas y
salidas de mercancía de manera que estas puedan ser registradas
oportunamente, en donde no solo se especifique la cantidad en unidades
sino que también conocer el costo unitario de la mercancía y el costo total.
A su vez tiene como ventajas mantener un control sobre el registro
oportuno de las entradas y salidas de inventario, obtener de forma confiable
la cantidad exacta existente de cada artículo; el cual a su vez puede
funcionar como libro de inventario.
1.- Entradas por compras. Es el aumento en el inventario de mercancías.
93
a) El departamento de compras se encarga de informar al departamento
de administración la entrada de mercancías.
b) El departamento de administración se encarga de registrar la entrada
de mercancía en el inventario inmediatamente al ser recibida la
información.
3.- Salidas por ventas. Es la disminución en el inventario de mercancías.
a) El departamento de ventas se encarga de informar al departamento de
administración la salida de mercancías.
b) El departamento de administración se encarga de registrar la salida de
O
D
A
V
ER
S
mercancía en el inventario inmediatamente al ser recibida la
información.
H
EC
R
E
D
S
E
R
OS
94
CONCLUSIONES
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar
errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad
de hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el
término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los
controles internos deben brindar una confianza razonable de que los
procesos están siendo llevados acorde a las normas y procedimientos, que
disminuyan la probabilidad de tener errores en los mismos.
O
D
A
V
ER
S
S
E
R
control interno del activo
circulante
OS de la empresa Venservi, C.A., a su vea
H
C
RE adecuado para el manejo de las partidas del activo
realizar D
un E
diseño
La presente investigación tuvo como propósito analizar el sistema de
circulante efectivo, cuentas por cobrar e inventario. En función de dar
respuesta al objetivo general se presentan las conclusiones más relevantes,
derivadas del cumplimiento de los objetivos específicos de la investigación.
Con respecto al primer objetivo dirigido a identificar los procedimientos de
control interno utilizados en el Activo Circulante en la empresa Venservi,
C.A., se determinaron los procesos utilizados dicha empresa en cuanto al
manejo y cuidado con el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario. Sin
embargo, se conoció que la misma no responde completamente al propósito
de la empresa con respecto al control interno pues los procedimientos
identificados no eran suficientes para el control de dichas partidas del activo
circulante.
En el segundo objetivo, dirigido a revisar el cumplimiento del sistema de
control interno en el activo circulante en la empresa Venservi, C.A., se
observo que no se cumplía adecuadamente el control interno sobre las
95
partidas del activo circulante, ya que se carece en ocasiones de información,
habiendo fallas donde se podían originar riesgos relevantes. Del mismo
modo se observo una falta de comunicación entre los empleados al momento
de ocurrir variaciones dentro de la empresa.
Aunado a esto se observo que una misma persona ejercía diversas
funciones del manejo del efectivo, de las cuentas por cobrar y de los
inventarios; que de acuerdo a la teoría revisada y manejada estas funciones
deberían estar en función a personas diferentes para evitar posibles fallas o
posibles conflictos al momento de ser chequeadas estas partidas.
O
D
A
V
ER
S
S
E
R
S
de control interno en el H
activo
de la empresa Venservi, C.A., no era
Ocirculante
C
E
ERya que se presentaban inconvenientes en cuanto a la falta
del todo D
efectivo
Sobre el tercer objetivo, determinar la efectividad de los procedimientos
de inventario o a que el inventario en sistema no era el real, a su vez el
descuadre de las cuentas por cobrar, teniendo inseguridad en si eran los
montos reales los que aparecían en sistema.
Y por ultimo el cuarto objetivo, diseñar un sistema de control interno para
el activo circulante de la empresa venservi C.A., ya que la empresa no
poseía un diseño de control interno, el cual es de vital importancia para lograr
las metas y control sobre estas partidas efectivo, cuentas por cobrar e
inventario, que son la base para que una empresa tenga efectividad,
eficiencia y productividad en sus procesos y que ataque las debilidades
presentes en el control interno analizado.
96
RECOMENDACIONES
Obtenidos los resultados respectivos del proceso de investigación se
formulan las siguientes recomendaciones:
Con el propósito de incrementar la eficiencia en el control interno del
activo circulante, se sugiere realizar reuniones de trabajo con el personal de
la empresa Venservi, C.A. en forma periódica (cada mes), a fin de recordar
las funciones de los puestos desempeñados, enfatizando la necesidad de
O
D
A
V
ER
S
ejercer con mayor eficiencia y eficacia sus tareas; así como de informar
S
E
R
aplicar los correctivos requeridos
OS y sanciones respectivas, en pro de reducir y
H
C
REy recurrencia en el proceso de control interno en dicha
eliminar D
lasE
fallas
sobre las irregularidades detectadas en algún proceso, con la finalidad de
empresa.
Se propone en primera instancia el la aplicación de normas y políticas así
como los diseños de sistemas para el control interno del activo circulante
(Efectivo, cuentas por cobrar e inventario) realizados con la finalidad de
facilitar los procesos del control interno y obtener eficiencia y eficacia para
prevenir las fallas y posibles fraudes.
A mismo tiempo separar las funciones y otorgarlas de cierta manera que
una misma persona no realiza diversas tareas con las que se pueden
cometer fraude; como por ejemplo que la persona que maneje el libro de
cuentas por cobrar no sea la misma que otorgue créditos, facture o realice
gestiones de cobranza; o que la misma persona que realice el recuento del
inventario no sea la misma que lo vacié en el sistema y que el recuento de
inventario sea supervisado por personas ajenas al área del almacén.
97
Del mismo modo registrar inmediatamente los pagos hechos por clientes y
rebajarlos del total de cuentas por cobrar para saber en cualquier momento la
deuda de cada cliente y el total de la misma;
al igual que registrar las
entradas y salidas de mercancía para tener un inventario certero y confiable y
así saber con que mercancía se cuenta al momento de realizar una venta o
al momento de realizar una orden de compra. De manera que se pueda
evitar un fraude y descuadres recudiéndose las fallas y teniendo un control
interno confiable.
A su vez se recomienda incentivar a los clientes a través de descuentos
O
D
A
V
ER
S
por pronto pago para así lograr que paguen antes o a la fecha de
S
E
R
Ssean cobradas ya que esto puede generar
para aquellas cuentas H
queO
no
C
ERalEtenerse un dinero estancado este no se puede reinvertir
pérdidasD
porque
vencimiento de la compra y también crear un fondo para cuentas incobrables
para generar mayor utilidad. Así como realizar confirmación periódicamente
(cada mes) de las cuentas por cobrar para asegurar que sean las reales.
También se recomienda la aplicación
de sistemas de registros de
inventario para mantener el saldo siempre actualizado de la cantidad de
mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida, y a su vez el
empleo de métodos de valuación para determinar el costo que se le va a
asignar a la mercancía disponible para evitar darle un costo inferior y que
esta este valorada adecuadamente.
Se recomienda analizar, evaluar e implantar los lineamientos propuestos
con la finalidad de optimizar el sistema de control interno del activo circulante
(efectivo, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.
98
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100
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Redondo (1992) Curso Práctico de Contabilidad General y Superior
Tomo I. Centro Contable Venezolano
ƒ
Roberto Hernández Sampieri, Carlos Fernández Collado, Pilar
Baptista Lucio (2006) Metodología de la investigación 4ta edición, Mc
Graw Hill
ƒ
Samuel Alberto Mantilla B. – Sandra Yolita Cante S. (2006) Auditoria
del control interno Ecoe Ediciones
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A
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Yanel Blanco Luna (2004) Manual de Auditoria y Revisoría Fiscal Eco
Ediciones.
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S
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA
FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA
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INSTRUMENTO DE VALIDEZ
H
DE
CONTENIDO
DEL INSTRUMENTO
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
AUTOR:
Samia Kassem
C.I. 17.419.783
TUTOR:
Lic. Edgar Cordero
Maracaibo, Junio de 2008
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El siguiente cuestionario es el instrumento diseñado para la recolección
de datos de la investigación, la cual está dirigida al análisis del control interno
del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas
relevantes para la empresa Venservi, C.A.; cuyo análisis accederá a conocer
la conducta que presenta el personal de la empresa. De tal maneta, se
obtengan resultados esperados en el contexto organizacional.
Esperando alcanzar en esta investigación el logro de los objetivos
planteados en la misma, se desea obtener de usted datos confiables a través
de sus respuestas. Esta situación atiende a solicitar la colaboración y
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sinceridad requerida ante la totalidad de las preguntas propuestas, cuyos
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OS
resultados se interpretarán seriamente.
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C
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En este
sentido, se garantiza la reserva de la información que suministre,
DE
para que ésta pueda ser utilizada en la satisfacción del propósito que plantea
la investigación, para que su aportación sea válida para fines científicos.
Agradeciéndole su participación y su valiosa colaboración.
La Tesista.
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Maracaibo, Junio de 2008
Señores
Profesores.
Ciudad
Estimado profesor (a).
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Me dirijo a usted con la finalidad de solicitar su colaboración en la
S
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proyecto de investigación
titutalo
OS DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
H
C
ERE
INTERNO
EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI,
DPARA
validación del instrumento de recolección de datos a ser aplicado en el
C.A.
Su valiosa función consistirá en evaluar la pertinencia de cada pregunta
con respecto a los objetivos, las variables, dimensiones e indicadores de la
investigación, así como la redacción de los mismos.
Agradeciendo su atención, se suscribe.
Cordialmente.
La Tesista
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HOJA DE IDENTIFICACIÓN
Identificación del Experto.
Nombre y Apellido:
___________________________________________
Institución donde trabaja: ______________________________________
Título de Pregrado: ___________________________________________
Título de Postgrado: __________________________________Institución
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donde lo obtuvo: _____________________________________________
Año: ______________________________________Trabajos Publicados
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_____________________________________________________________
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_________________________________________________________
Título de la investigación
Diseño de un sistema de control interno para el activo circulante de la
empresa Venservi, C.A.
1.1.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Diseñar un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A.
Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo
Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa Venservi,
C.A.
106
Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo
Circulante en la empresa Vencervi, C.A.
Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en el
Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A.
Diseñar un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la
Empresa Venservi, C.A.
Variable de estudio: Control Interno del Activo Circulante.
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CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
VARIABLES
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Control Interno
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DIMENSION
INDICADORES
Confirmación del efectivo.
Efectivo
Conciliación del efectivo.
Procedimiento de control del efectivo.
Convertibilidad de las cuentas por
cobrar.
Fondo para cuentas incobrables.
Cuentas por
Cobrar
Confirmación de las cuentas por
cobrar.
Procedimiento de control de las
cuentas por cobrar.
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Planificación.
Sistema de registro del Inventario.
Inventario
Métodos de valuación del inventario.
Procedimiento de control del
inventario.
Fuente: Kassem (2008)
Instrumento de recolección de datos
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V conformado por el
Cuestionario dirigido a la población objeto
de
estudio;
R
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S
Epercibidos por los seis (6) sujetos de la
R
conjunto de características y atributos
S
HO
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empresa Venservi,
C.A.
DER
Distribución del Universo y unidades informantes
Universo
Unidades informantes
Descripción Número Sujetos
Empresa
Venservi, C.A. Gerente
1
Compras
1
Ventas
1
Contador
1
Total : 1
Total: 4
Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A.
CUESTIONARIO
1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos
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2. Las ventas están justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas
de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos.
3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que
no recibe su importe.
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4.
S
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C
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E
Son
en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al
Dregistrados
recibirlos.
5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una
cuenta bancaria a otra.
6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos.
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7. Es conservado en depósito los cheques posfechados.
8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados
directamente a la persona que prepara la conciliación.
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9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe
firmar cheques.
H
EC
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OS
10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe
registrar las transacciones al contado.
11. La persona que prepara las conciliaciones, también debe manejar
efectivo.
12. Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la
planilla de depósito
110
13. Sella el banco y devuelve el talón duplicado de depósito a la persona
que prepara el depósito.
14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe también
debe llevar los libros de venta.
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R
S las facturas de venta, también tiene
15. La misma persona
que
Oprepara
H
C
E
acceso
a los estados de cuenta de los clientes.
DER
16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los
descuentos, devoluciones o bonificaciones.
17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas
ingerencias en las cobranzas.
18. Son registradas oportunamente las notas de crédito.
111
19. Son registradas oportunamente las notas de débito.
20. Están todos los cheques numerados desde la imprenta.
21. Son conservados y archivados los cheques estropeados.
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OS
S
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E los cheques anulados de manera que no puedan volver a
22. SeD
mutilan
usarse.
23. Se deben expedir cheques al portador.
24. Se debe usar protector de cheques.
25. Se firman cheques en blanco con anticipación.
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26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco.
27. La persona que firma los cheques, también debe manejar la caja
chica.
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28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra
los ingresos.
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29. Los cheques deben llevar una contrafirma.
30. La misma persona que prepara los cheques, también debe aprobar las
facturas.
31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas,
endosos, nombre del beneficiario y la fecha.
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32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los
corrijan.
33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente
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34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes.
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35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes.
36. Existe un fondo para cuentas incobrables.
37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables.
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38. Se maneja algún método para el cálculo de las cuentas incobrables.
39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando
son recibidos.
40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar.
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41. Son
las cuentas por cobrar periódicamente.
Dconfirmadas
42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes.
43. La persona que realiza las ventas a crédito, es la misma que cobra.
44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe.
115
45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depósito
de los mismos.
46. La persona que hace el depósito bancario tiene acceso al mayor de
cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes
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47. Emplean algún tipo de planificación al momento de comprar
mercancía.
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48. Emplean algún tipo de planificación al momento de realizar el
inventario
49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas.
50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser
realizada.
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51. Se maneja algún sistema de registro de inventario.
52. Son ajustados en los libros las diferencias encontradas al hacerse un
recuento.
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53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario físico.
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54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para
garantizar el recuento correcto.
55. Se emplea algún método de valuación de inventario.
56. Se toman muestras aleatorias físicas y se verifican con las mostradas
en el sistema de inventario.
117
57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algún funcionario
autorizado que no pertenezca al personal del almacén.
58. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el
almacén.
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S
59. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el
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almacén.
60. Al hacerse recuentos físicos se toman en cuenta los artículos que
deben ser dados de baja.
61. Se emplea algún control sobre las mercancías que por considerarse
obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros,
pero físicamente se encuentran en el almacén.
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62. Los artículos se encuentran convenientemente protegidos contra
deterioros físicos.
63. Hay personan responsable para ver que nada sale de la empresa sin
una autorización escrita.
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1. Juicios del Experto a. En líneas generales, considera que los indicadores de las variables
están inmersos en su contexto teórico de forma.
Suficiente
Insuficiente
Medianamente Suficiente
Observación: ________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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_______________________________________________________
b. Considera que los reactivos del cuestionario miden los indicadores
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seleccionados para la variable de manera:
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Suficiente
Insuficiente
Medianamente Suficiente
Observación: ________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_______________________________________________________
c.- El instrumento diseñado mide las variables.
Suficiente
Insuficiente
Medianamente Suficiente
d.- El instrumento diseñado es: ____________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________
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