EVALUACION MATRICES DE RIESGOS E INDICADORES DE GESTION 2012 INFORME DE AUDITORIA INTERNA OFICINA DE CONTROL INTERNO EDWIN CABRALES BONIVENTO Asesor de control interno CRISPULO DELUQUE DIAZ Auditor auxiliar UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA RIOHACHA, DICIEMBRE DE 2012 UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final INDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. HECHOS RELEVANTES DEL PROCESO AUDITADO 3. MARCO GENERAL DEL INFORME 3.1. Objetivos de la Auditoria 3.1.1. Objetivo general 3.1.2. Objetivos específicos 3.2. SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DE CONTROL INTERNOS AUDITADOS 3.2.1. Técnicas de auditoría aplicadas 3.2.1.1. Verificación a los documentos Respaldatorios 3.2.2. Procedimiento de auditoria 3.2.2.1. Procedimiento de cumplimiento 3.2.3. Tipos de evidencias 3.2.3.1. Evidencias documentales 3.2.4. Referencia legal y procedimental (papeles de trabajo utilizados o documentación verificada) 3.3. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE DE LA AUDITORIA 3.4. IDENTIFICACIÓN DEL AUDITADO Y DEMÁS PERSONAS QUE COLABORAN 3.5. IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA 3.6. FECHAS Y LUGARES EN QUE SE REALIZO LA AUDITORIA 3.7. DOCUMENTACIÓN VERIFICADA 4. ACLARACIONES PREVIAS 5. OBSERVACIONES, HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final 1. INTRODUCCIÓN El presente informe define el concepto y seguimiento a las matrices de riesgo e indicadores de procesos Teniendo en cuenta la importancia de lo que es la planificación de los proyectos y el cronograma de todas las actividades a realizar durante la vigencia 2012 en la planeación y desarrollo de las actividades, partiendo de la implementación de una serie de componentes que permitan generar un ambiente favorable de control en la organización, en aras del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Los indicadores de procesos permiten a los servidores incrementar sus capacidades para ejercer control sobre los procesos y funciones de todas las dependencias de la Universidad de la Guajira y en todos los niveles, pues de ello se deriva la eficiencia y la eficacia de los procesos buscando con esto un adecuado sistema integral de calidad que se refiere principalmente a la responsabilidad que tenemos todos con las metas de la institución, el control de los riesgos y el mejoramiento continuo. El propósito de esta auditoría es evaluar y verificar el grado de avance y compromiso que existe en los funcionarios hacia el mejoramiento de los procesos en el proyecto institucional academia y la proyección social, a partir de la evaluación de las matrices de riesgos e indicadores de gestión de las diferentes dependencia de la universidad de la Guajira. Asimismo se pretende verificar, la efectividad de los controles e indicadores para detectar los riesgos que puedan atentar en contra de las metas propuesta, igualmente verificar el grado de avance de los indicadores de gestión y si han sido pertinentes para cada actividad o proyecto. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Como parte esencial de nuestro proceso y como complemento a la gestión establecida dentro en el plan de acción 2012, nos propusimos evaluar las matrices de riesgo e indicadores de gestión, con fundamento en la norma MECI y la ley 87 de 1993. La metodología y las técnicas utilizadas para la evaluación y seguimiento a las matrices de riesgo e indicadores de gestión, fueron parte fundamental para determinar los resultados esperados y para que estratégicamente se verifico la implantación de controles en las actividades propuestas, la efectividad, la pertinencia, el seguimiento y los resultados de cada actividad programada. Los resultados obtenidos han permitido evidenciar cuales son los controles fijados para el cumplimiento de cada proyecto o actividad programada. Además se verifico la pertinencia y efectividad de los indicadores de gestión en cada proceso área o dependencia. 2. HECHOS RELEVANTES DEL PROCESO AUDITADO Como hecho relevante en la evaluación y seguimiento del proceso auditado, podemos mencionar que la mayoría de los líderes de los procesos no concina de la matriz de riesgo, los indicadores de gestión y la tabla de ponderación de los riesgos en sus respectivos procesos. En virtud de lo antes dicho y como fundamento en la misma, las matrices e indicadores no fueron construidos con los lideres o dueño de los procesos, sino que se las enviaron elaboradas desde la oficina de planeación, lo cual creo en cada uno de ellos un desconocimiento total de la caracterización, matriz de riesgo e indicadores de gestión de sus procesos. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Igualmente podemos mencionar que a pesar que se ha dado muchas socializaciones, capacitaciones, orientaciones y mesas trabajo para que se conozca e implemente el SIGUG en la institución, no ha sido posible implementar de manera integral los procedimientos, políticas, objetivos, directrices y formatos complementarios para evidenciar o registrar las actividades o acciones de cada proceso. La necesidad de operar con un sistema de gestión integrado, va a permitir dinamizar los procesos o procedimientos de la institución, es por esto y por muchas razones más que se hace necesario que todos los funcionarios, administrativos y lideres de proceso se apropien de del sistema para que los resultados esperados se materialicen en cada una de las actividades o acciones desarrolladas. Con la misma intensión, podemos mencionar que la mayoría los líderes de procesos no delegan el recibimiento de los auditores, sino que hubo que esperar el espacio de algunos de ellos para ejecutar la auditoria, generando retraso en el cronograma planeado y enviado a cada uno de ellos. Esto evidencia que no se están realizando las actividades de mejora continua en cuanto a direccionar las acciones a todos los involucrados del proceso para que se maneje una sola información. La planeaciones en las organizaciones es una de las herramientas administrativas que nos permite mantener una estructura en los procesos, por ello en cada proceso se debe mantener ese instrumento para fortalecer el éxito de cada una de las metas propuestas en los planes de acción. Es de resaltar la dedicación y compromiso de tuvieron los auditores auxiliares para lograr completamente la ejecución de las auditorias, asimismo es de Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final resaltar que a pesar de la demora por parte de los auditados, se logro cumplir con el objetivo fundamental de la auditoria a cada una de los planes de acción de las aéreas o procesos de la institución. Durante la ejecución de la auditoria a las matrices de riesgos e indicadores de gestión, no se presento actos de resistencia o negación para el suministro de información para ser verificada o confrontada, continuamente se observo disposición y armonía en la revisión de los documentos soportes que evidenciaran la ejecución de las actividades propuestas en cada plan de acción. Las dependencias o aéreas de la institución auditadas, hacen parte de la sede principal, lo cual es importante anotar que hizo falta auditar todos los planes de acción de las extensiones, puesto que no se conto con las herramientas necesarias para trasladarse a las distintas sedes. De los hallazgos detectado de procede a realizar los planes de mejoramientos para evitar que se vuelvan a repetir y lograr que se minimice, controle y administre los riesgo potenciales. Es importante aclarar qué anteriormente no se había evaluado y verificado las matrices de riesgo y asimismo los indicadores de gestión. 3. MARCO GENERAL DEL INFORME 3.1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 3.1.1. OBJETIVO GENERAL Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Evaluar, verificar e informar las matrices de riesgo e indicadores de gestión de la Universidad de la Guajira vigencia 2012 3.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Para el logro del objetivo general nos propusimos realizar los siguientes objetivos específicos: Evaluar y verificar las matrices de riesgo y los indicadores de gestión de la vigencia 2012. Verificar y comprobar los tipos de controles planteados en cada actividad para minimizar los riesgos. Corroborar comprobar la pertinencia y efectividad de los controles. Elaborar y presentar un informe final sobre los hallazgos detectados producto de las evaluaciones o seguimientos propuestos. Elaborar, presentar y enviar los formatos de planes de mejoramientos a cada dependencia o área evaluada. 3.2. SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS DE CONTROL INTERNOS AUDITADOS Es importante aclarar, que esta auditoría se realizo según lo Proyectado en el Plan de Auditoria de la Vigencia 2012. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Asimismo la auditoría interna realizada, permitió evaluar el sistema de control Interno de la siguiente manera: SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS políticas de operación Control de Gestión Actividades de Control controles Indicadores Direccionamiento Estratégico planes y programas Control identificación del riesgo Estratégico Administración del Riesgo análisis del riesgo valoración del riesgo política de administración de riesgo Evaluación Auditoría Interna Independiente Control de Planes Evaluación mejoramiento de Plan de mejoramiento institucional Plan de mejoramiento individual 3.2.1. TECNICA DE AUDITORIA UTILIZADAS 3.2.1.1. VERIFICACION A LOS DOCUMENTOS RESPALDATORIOS Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final La técnica de Auditoria utilizada para la verificación a los documentos Respaldatorios de las matrices de riesgos e indicadores de gestión vigencia 2012, fue la confirmación y verificación de la información. Este procedimiento inicio con el envió del cronograma de visitas, luego este documento se remitió a través de medio físico y correo electrónico institucional a los encargados de las dependencias o líderes de aéreas. Además se elaboró y envió un formato o lista de chequeo en el cual se debía diligenciar al momento de iniciar la auditoría interna. Una vez terminado en cronograma de visita, se procedió a analizar, comparar y organizar, los resultados, de tal manera que se levanto suficiente argumento para preparar el informe final. Dentro de los documentos verificados que respaldan el informe final de las matrices de riesgo e indicadores de gestión, se encuentran: Matrices de riesgos de cada proceso Indicadores de gestión de cada proceso Cronogramas de actividades Lista de chequeo para la verificación y comprobación de registros 3.2.2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Este procedimiento consiste en utilizar las técnicas de auditoría pertinentes para la obtención de evidencia suficiente y adecuada sobre la base de Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final información requerida, así mismo se determina la oportunidad, la naturaleza y el alcance de la realidad de los hechos que afectan el proceso de ejecución de las matrices de riesgos e indicadores de gestión de cada proceso, conforme a las actividades programadas para la vigencia 2012. 3.2.2.1. PROCEDIMIENTO DE CUMPLIMIENTO El procedimiento de auditoría aplicado para la obtención de evidencias suficiente y pertinente que soportan la formulación de este informe, se dio con la verificación a los documentos normativos Respaldatorios, a los documentos fuentes que reposan (ponderación y análisis de efectividad de los controles) en cada Aéreas o dependencia de la entidad. Además se analizo, la pertinencia de los indicadores y su efectividad, esto con el fin de determinar si son lo suficientemente aplicados o acordes a las actividades programadas. 3.2.3. TIPOS DE EVIDENCIAS 3.2.3.1. EVIDENCIAS DOCUMENTALES Para mayor Grado de confiabilidad del informe y soportado en un proceso transparente y objetivo, utilizamos la evidencia documental, la observación directa, y la verificación de instrumentos, lo cual permitió examinar la información obtenida, revisando uno a uno los documentos que soportan la los controles e indicadores en cada matriz del periodo 2012. 3.2.4. REFERENCIA LEGAL Y PROCEDIMENTAL (PAPELES DE TRABAJO UTILIZADOS O DOCUMENTACIÓN VERIFICADA) Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Como marco de referencia legal se analizo y comparo las matrices de riesgos e indicadores de gestión de cada proceso, área o unidad académica, lo cual contienen los controles, acciones e indicadores, programados en la vigencia 2012. Además de lo anterior, se puede evidenciar el procedimiento para la evaluación de las matrices de riesgo e indicadores de de gestión y la matriz de caracterización de procesos. Allí se puede detallar el procedimiento mediante el cual se debe evaluar las matrices motivo de esta auditoría. Para soportar la información que sustenta este informe, identificamos y anexamos lo siguiente: Matriz de caracterización de cada proceso Oficio remisorio con el cronograma de actividades propuesto Programa de auditoria Cronograma de actividades Matriz de riesgo de cada proceso auditado. Lista de chequeo Informe final de los auditores auxiliares. 3.3. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE DE LA AUDITORIA Nuestra auditoria tiene fundamento en el plan de auditoría vigencia 2012, presentado al comité de coordinación de control interno. Además de lo anterior, fue solicitada por el nominador de la entidad Dr. Carlos Arturo Robles Julio, quien tuvo a bien recomendar el seguimiento, la verificación, la comprobación e informar sobre los hallazgos detectados en la ejecución de esta auditoría y, Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final verificar, evaluar e informar sobre los controles identificados en las matrices de riesgo e indicadores de gestión del periodo 2012. 3.4. IDENTIFICACIÓN DEL AUDITADO Y DEMÁS PERSONAS QUE COLABORARON La identificación de el personal auditado en el proceso de seguimiento y evaluación es importante, puesto que permite identificar quienes cumplieron cabalmente con las actividades o acciones programadas en sus respectivos matrices, a efecto de concertar acciones que permitan minimizar los riesgos, a efecto de dar cumplimiento al plan de desarrollo institucional que depende en gran medida de los controles programados Los auditados que tuvieron a bien recibir el equipo auditor de la oficina de control interno, para la evaluación y seguimiento de este procedimiento, son todos los líderes de procesos identificados en la institución. 3.5. IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA El equipo de auditoría que participo en la ejecución de esta auditoría estuvo conformado por profesionales competentes, quienes desarrollaron sus actividades conforme a lo descrito en el plan de auditoría y al programa para alcanzar los objetivos trazados. El quipo estuvo conformado por: EDWIN CABRALES BONIVENTO Coordinador de auditoria CRISPULO DELUQUE DÍAZ Auditor auxiliar Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final 3.6. FECHAS Y LUGARES EN QUE SE REALIZO LA AUDITORIA A pesar de las dificultades que se presentaron en el desarrollo de esta auditoría pudimos avanzar en el objetivo propuesto, gracias a la insistencia del equipo que siempre mantuvo una actitud positiva y emprendedora para que se lograra cumplir con los objetivos deseados. La fecha de en que se ejecuto la auditoria es la siguiente: Fecha reunión de apertura y de inicio: 17 de Julio de 2012 Fecha Entrega 1er avance: 17 de septiembre de 2012 Fecha entrega 2do avance: 12 de octubre de 2012 Fecha entrega informe final: 30 de noviembre de 2012 Fecha entrega de plan de mejoramiento: diciembre 17 de 2012 El lugar donde se desarrollo la presente auditoria tuvo como epicentro la ciudadela universitaria, km 5 vías a Maicao sede principal. 4. ACLARACIONES PREVIAS El objetivo fundamental de este informe tiene como propósito informar sobre la aplicación de los controles, lineamientos y reglamentos establecidos por la institución para la ejecución de las matrices de riesgos e indicadores de gestión 2012. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Es importante aclarar que esta auditoría, está proyectada en el plan anual de auditoría presentado por esta oficina ante comité de coordinación de control interno, cuyo órgano es el encargado de asesorar a la administración para que logre ejecutar sus políticas, controles, planes y procedimientos conforme a lo dispuesto en el plan de desarrollo institucional Además de lo anterior, es importante mencionar que el flujo de la información para la elaboración y presentación de este informe, no tuvo dificultad y fue oportuna, lo cual evidencia que muchos de los funcionarios a los que se le requirió los datos lo suministraron efectivamente, se observo compromiso y receptividad con el proceso y en algunos casos, los lideres de cada proceso se apersonaron de atender a los auditores auxiliares. En el caso de las extensiones, no se pudo evaluar, puesto que no se conto con los recursos necesarios para el traslado del auditor imposibilitando el accionar de la auditoria. Es importante aludir el compromiso que nos asiste desde esta oficina en donde, es nuestra responsabilidad evaluar y hacerle seguimiento a todos los proceso de la institución. En tal sentido, es preciso aclarar que debido a una orden expresa del señor rector, en donde solicito auditar inmediatamente el proceso de descarga académicas IPA 2012, permitió interrumpir las actividades que veníamos desarrollando en el proceso de evaluación a las matrices de riesgo e indicadores de gestión. Esta interrupción dilato el cronograma de actividades programado para ejecutar las auditoria y, debido a esto no se cumplió cabalmente con lo programado aplazando a ciertos procesos para ser evaluados a partir de que ingrese a la institución después de vacaciones en el 2013. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final 5. OBSERVACIONES, HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES 5.1. OBSERVACIONES 5.1.1. Gestión del Talento Humano El proceso de gestión de talento humano está liderado por la doctor Edwin Cardeño Pórtela, quien nos atendió muy amablemente delegando a su equipo de colaboradores los cuales se mostraron interesados en el proceso y, quienes estuvieron puntuales a nuestra llamado. Se hizo la introducción, explicando el objetivo de nuestra visita, asimismo se hicieron las respectivas sugerencias y recomendaciones las cuales consideraron oportuna y de gran importancia. De acuerdo con la evaluación se evidencio lo siguiente: Hallazgo Administrativo No 1 En la dependencia del talento humano, conocen las matrices de riesgo y sus respectivos indicadores de procesos pero no está terminado en su totalidad, referente a sus actividades y con respecto a las políticas, objetivos, formatos y guías establecidas. Hallazgo Administrativo No 2 En los procedimientos que se ejecutan día a día, encontramos que los planes de acción se están cumpliendo a cabalidad y van en concordancia con la matriz de riesgo e indicadores de procesos, pero no están ajustados al plan de acción de la vigencia para medir el cumplimiento de las actividades, acciones o tareas programadas. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final Hallazgo Administrativo No 3 Se pudo Evidenciar que se están esforzando para cumplir con el plan de capacitación, pero se ha dilatado el tiempo y el espacio para que se logre cumplir con el plan de capacitaciones. Esto permitió detectar q ue no se ha cumplido cabalmente con el plan de capacitaciones programado por la dependencia para la vigencia 2012. Como fortaleza de este proceso pudimos observar que se tiene en un 70 a 80 % de docentes con títulos de Doctores y de magíster. Además se evidencio que se tiene un porcentaje (60%) de la nomina de docentes dedicados a la investigación. Hallazgo Administrativo No 4 Comprobamos que existen indicadores en la matriz de riesgo que no son de la competencia de la oficina de Talento humano, puesto que hacen parte de las funciones de la vicerrectoria académica, Hallazgo Administrativo No 5 Se evidencio que ciertos procedimientos levantados y publicados en el SIGUG, para el proceso de gestión Talento Humano, no son de su competencia tal es el caso de: la formación docente en doctorados, la formación docente en magister, la tasa de calificación del relevo de docentes, control de la base o tasa del relevo de docentes. Hallazgo Administrativo No 6 Evidenciamos que en la comisión de carrera administrativa no se ha dado la concertación de objetivos, por tanto la comisión está en mora de finiquitar los acuerdos que permitan concertar el plan de incentivos y el proceso de Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final evaluación de desempeño. Se recomienda retomar los diálogos con respecto a este importante tema. Hallazgo Administrativo No 7 La constante que se presenta en el proceso de gestión de talento humano, tiene que ver con los inconvenientes o problemas que se presentan con deficiencia en el flujo efectivo de información de otras dependencias en el procedimiento de contratación en cada vigencia, lo cual demuestra que es lento y deficiente. 5.1.2. Gestión Admisiones y Registros El proceso de gestión tramites académicos está liderado por la doctora Arinda Fuentes Orozco, quien estuvo dispuesta a atendernos, y consecuente al cronograma estipulado, se mostro puntual a nuestro llamado. Se hizo la introducción, explicando el objetivo de nuestra visita, la cual era hacerle el seguimiento respectivo a las matrices de riesgo e indicadores de gestión del proceso gestión de admisiones y registros. Se hicieron de ambas partes las respectivas sugerencias y recomendaciones las cuales consideraron oportunas y de gran importancia. De este seguimiento se evidencio lo siguiente: Hallazgo Administrativo No 8 En la oficina o dependencia de admisiones y registros, conocen sus matrices de riesgo y sus respectivos indicadores de procesos, pero no están operando en su totalidad en las actividades respecto a las políticas, objetivos, Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final establecidas en los procedimientos que realizan, se les recomendó aplicarlos en relación a los proyectos y metas establecidos en los planes de acción de la dependencia. Hallazgo Administrativo No 9 El nivel de riesgo de los procesos de ingreso, control y administración de notas es alto, puesto que no cuentan con un sistema altamente protegido que le permita asegurar los registros y no sean vulnerados por cualquier persona. Hallazgo Administrativo No 10 Los controles para la entrega de notas o calificaciones por parte de los docentes, es casi nula, puesto que se observo que muchos docentes no ingresan las notas o calificaciones oportunamente, creando de este modo un alto riesgo en la liquidación de matriculas de los estudiantes ya que no se tienen los datos fuentes para poder liquidarla, generando una no conformidad en la prestación del servicio. Hallazgo Administrativo No 11 Se verifico que los docentes de la facultad de ingeniería programan sus salidas de campo casi siempre a finales de semestre y esto Conlleva a que las notas o calificaciones no se entreguen oportunamente, convirtiendo esto en un riesgo alto en el flujo de la información académica. Este retraso en la información va a generar una no conformidad en el estudiantado, puesto que no se tiene efectivamente las calificaciones de los cortes académicos. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final 5.1.3. Gestión Bienestar Social Universitario El proceso de gestión de Bienestar Universitario está liderado por el doctor Miguel Panciera Di dzoppola, quien encomendó a su grupo de colaboradores atender nuestra visita, el cual estuvieron dispuestos a colaborarnos oportunamente a nuestro llamado. Se hizo la introducción, explicando el objetivo de nuestra visita, la cual era hacerle el seguimiento respectivo a las matrices de riesgo e indicadores de procesos de la dependencia. Cabe resaltar la organización y planificación de cada uno de los procesos por parte de los coordinadores de cada área. De este seguimiento se evidencio lo siguiente: Hallazgo Administrativo No 12 En la dependencia de Bienestar Social Universitario, conocen las matrices de riesgo y sus respectivos indicadores de gestión, pero se hace necesario replantear los indicadores para que permita medir realmente la gestión. Hallazgo administrativo No 13 Con la evaluación desarrollada en este proceso, pudimos encontrar que los planes de acción se están cumpliendo a cabalidad y tienen coherencia con la matriz de riesgo e indicadores de gestión, pero se deben registrar proyectos, actividades, tareas o acciones trascendentales que permita cumplir con los objetivos planes, programas y metas institucionales. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final 6. RECOMENDACIONES Se recomienda elaborar, presentar e implementar un plan de mejoramiento que permita avanzar y corregir en las dificultades que retrasan la operatividad de los diferentes procedimientos en esta área y cumplir con los objetivos y políticas de calidad. De este mismo modo, revisar la matriz de riesgo y la matriz de caracterización, para identificar los riesgos y poder aplicar los controles necesarios capacitar y sensibilizar al personal a cargo de los diferentes procesos, sobre la importancia de las matrices de riesgo, la Implementación de los indicadores de gestión, a efecto de minimizar los riesgos que puedan afectar el desarrollo de los procedimientos y poder alcanzar los objetivos y metas trazadas. Revisar los procedimientos de cada área o dependencia, con el fin de ajustar y registrar las actividades de cada área o dependencia. En el proceso gestión de Admisiones y Registro, Se recomienda implementar un plan de mejoramiento que permita avanzar y corregir las dificultades que están retrasando la operatividad de los diferentes procedimientos en esta área y, cumplir con los objetivos de los proyectos trazados en los planes de acción, para que de esta manera se mejore sus indicadores de gestión. Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD “SIGUG” Código: IAI-F01 Versión: 01 INFORME DE AUDITORIA Carácter del Informe Final las matrices de riesgo, los indicadores de gestión y los controles de las aéreas, procesos o dependencias auditados, deben ser revisados para determinar de manera más concreta la efectividad de los mismos. Se hace necesario fortalecer los controles en todos los procesos y procedimientos para que esta herramienta prevenga y minimice los riesgo en vigencias futuras. EDWIN CABRALES BONIVENTO Coordinador de auditoria Proceso o Dependencia Auditada Evaluación Matriz de Riesgos e Indicadores de Gestión