Universidad Tecnològica de Querètaro Firmado digitalmente por Universidad Tecnològica de Querètaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnològica de Querètaro, o=UTEQ, ou=UTEQ, email=vcruz@uteq.edu.mx, c=MX Fecha: 2015.08.13 12:09:28 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyectó: “GESTIÓN DE REFACCIONES POR SOFTWARE MP8” Empresa: NUEVA TECNOLOGÍA EN ALIMENTACIÓN S.A. DE C.V. (NUTEC) Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN MANTENIMIENTO ÁREA INDUSTRIAL. Presenta: BLANCA FERRUZCA LUNA Asesor de la UTEQ Ing. María Guadalupe Lugo G. Asesor de la organización. Ing. Mariano Anievas Guerrero Santiago de Querétaro, Qro. Agosto del 2015 Resumen En el siguiente texto se mostrara la aplicación y ejecución de inventario de refacciones mediante el software MP8, es de gran utilidad, ya que nos permite llevar un control adecuado dentro del almacén de refacciones existentes, reduciendo paras en planta. Como primer instancia se realizó el inventario físico de todas las refacciones existentes en el almacén y retirando lo obsoleto, posterior a ello se realizó la asignación de códigos para su ubicación e identificación y así poder capturar en el MP8. Se capturo en el programa MP8, en el módulo de catálogo donde el usuario registra en los todos sus productos y a su vez el catálogo de los proveedores que suministran dichos productos. Se encuentra otro modulo el cual nos avisara si se requiere de abastecimiento de refacciones, así como también nos permite realizar órdenes de compra. Se pudo habilitar el campo de inventarios de refacciones, el control de las mismas y determinar el stock necesario para almacenar. 2 Description I have my internship at EURO NUTEC PREMIX. The company is big, clean, organized, illuminated and comfortable. The working environment is respectful, easy going, and friendly among all the employees. The area of Maintenance is small, neat and clean. My advisor is the engineer Mariano Anievas Guerrero. He is young, strong, intelligent and tall. He has big and brown eyes, dark brown short hair. He is honest, happy, funny, committed, friendly, gentle and hard-working. 3 Agradecimientos Agradezco a DIOS porque siempre estuvo conmigo, por haberme otorgado la fortaleza y salud para soportar cada desfallecimiento, cada tropiezo y permitir realizarme como técnico superior universitario, una de las grandes metas en mi vida. Mis padres A ellos les doy las gracias por darme su entero apoyo, por aconsejarme y llenarme de palabras de ánimo y motivación para seguir adelante como persona y estudiante, por darme ejemplo de humildad, superación, sacrificio y de valorar todo lo que tengo. Mis hermanos y hermanas Por confiar y creer en mí, darme la oportunidad de seguir con mi preparación, por darme palabras de ánimo, su apoyo incondicional, por transmitir sus conocimientos de experiencias vividas. 4 Mis profesores Gracias por darme los conocimientos, consejos y críticas necesarios para crecer como mejor persona. Mis compañeros y amigos A todos ellos por apoyarme en todo momento, por los conocimientos que me aportaron, la confianza y alegrías vividas. 5 Índice RESUMEN ...................................................................................................................................... 2 DESCRIPTION ............................................................................................................................... 3 AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................... 4 ÍNDICE. ........................................................................................................................................... 6 I. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 7 II. ANTECEDENTES............................................................................................................. 8 III. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 13 IV. OBJETIVOS .................................................................................................................... 14 V. ALCANCES .................................................................................................................... 15 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS ............................................................................................... 17 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................................................... 18 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES .............................................................................................. 38 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS .................................................................. 39 X. DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................... 40 XI. RESULTADOS OBTENIDOS ........................................................................................ 65 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................... 67 XIII. ANEXOS…………………………………………………………………………………… XIV. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………… 6 I. Introducción El presente proyecto se refiere al tema de inventario de refacciones la gran importancia que tiene para el Departamento de Ingeniería y Servicios en la empresa EURO-NUTEC PREMIX, teniendo como principal objetivo la administración de refacciones por Software MP8, que permite mantener organizada y actualizada toda la información del almacén de materiales y refacciones en el Departamento de Ingeniería y Servicios, se describen cada uno de los campos, el uso y aplicación del software MP8 , como agregar un nuevo producto, los proveedores, la asignación de máximos y mínimos requeridos para mantener el stock necesario, así como el campo de abastecimiento que nos indicara cuando es necesario adquirir más refacciones y los costos, los movimientos que se realizan en el almacén y el historial de los inventarios. Se dará cuenta de las ventajas que tiene la aplicación inventario de refacciones del software MP8. 7 II. Antecedentes II.I Antecedentes Empresa EURO NUTEC PREMIX S.A. de C.V. ubicada en el Parque Bernardo Quintana, Avenida el Marques # 32, en el Estado de Querétaro, inicia sus actividades a finales del año 2000, producto de la co-inversión franco-mexicana entre (Consejos y Competencias en Producción Animal) y , empresa que tiene como objetivo principal la formulación, producción de premezclas, y servicios apoyando al crecimiento y desarrollo de nuestro cliente dentro del mercado agropecuario, es ahora una empresa ejemplar que cuenta con la mejor infraestructura y un extraordinario equipo humano para ayudar a producir mejores alimentos, para la creciente población en el país y en el mundo. II.I.I Política de calidad. En EURO-NUTEC PREMIX, la satisfacción del cliente es lo más importante por lo cual todos los que trabajamos en esta empresa nos comprometemos a proporcionar servicios y productos de acuerdo a los requerimientos acordados con los clientes, y mejorar continuamente la efectividad del sistema a través del cumplimiento de los objetivos de calidad. II.I.II Valores 8 1) Compromiso con la excelencia. Cumple tus compromisos completamente y llévalos hasta sus últimas consecuencias. Siempre entrega más de lo que se espera de ti. Asegura que tu trabajo este siempre libre de errores y lleno de detalles que lo hagan único. Logra que tu trabajo y tu persona llegue a ser “lo mejor de lo mejor” siempre considerando tu entorno. 2) Servicio apasionado. Escucha abiertamente a todos y compréndelos profundamente antes de emitir siquiera una opinión. Descubre que es lo que más le gusta a quienes sirves y entrégaselos con creatividad. Has sentir “únicas” a las personas a las que les brindas tu servicio. No esperes a que te pidan las cosas, anticípate y ofrece soluciones memorables. Asegura el éxito de cada proyecto comunicando lo necesario a todos los involucrados. 9 3) Respeto y valoración de equipo Trata a los demás como a ellos les gusta ser tratados. Has sentir a los demás que su trabajo es tan importante como el tuyo. Valora y reconoce al buen trabajo y esfuerzo de tus compañeros. Mantén siempre una actitud positiva y promueve esa energía. Sonríe y diviértete con tu trabajo. Disfruta tus logros y éxitos tanto como los de tus compañeros. 4) Supera-innovación. haz que lo imposible sea posible. Lee, estudia y capacítate todo el tiempo. Enfrenta tus problemas como retos y aprende de tus errores. Nunca hagas suposiciones, confirma toda la información. Expresa y defiende tus propias ideas con valor, más respeta y valora las ajenas. Mantén la mente abierta y estimula constantemente tu curiosidad para aprender, innovar, proveer soluciones. 5) Ser grupo Nutec. 10 Vive y promueve nuestros valores. Siente mucho orgullo por tu empresa. Atrévete a cumplir tus sueños y nunca te rindas. Nunca tomes nada que no sea tuyo, ni material ni intelectual. Optimiza tus recursos con los que haces tu trabajo. En todo lo que hagas, cuida el medio ambiente y logra que tu entorno se mantenga impecable. II.I.III Principales productos GRANUMIX (premezcla para ponedoras, proceso de granulación de partículas sin el uso de calor o humedad). EUROAVICOQ (es un producto para mejorar la calidad del cascaron de gallinas ponedoras y reproductoras). EURODERMATOP (producto diseñado para mejorar la calidad de emplume e integridad de la piel de los pollos de engorda). EUROTERM (premezcla de vitaminas, minerales y aditivos que está diseñado para prevenir y atenuar problemas asociados al estrés calórico). EUROOXILIB (cambio nutricional para mejorar la salud de las aves. La mortalidad tardía). 11 EUROPROFLORA (es una combinación de extractos de plantas y ácidos orgánicos, para generar un intestino sano a través del mantenimiento de la integridad intestinal). NUPIO (programa de alimentación diseñada especialmente para la recepción del pollito de engorda). II.II Antecedentes del proyecto Actualmente en la empresa EURO NUTEC PREMIX, en el Departamento de Ingeniería y servicios presenta un problema en Almacén; falta de inventario de refacciones que se utilizan para los mantenimientos de maquinaria, lo cual genera gastos muy elevados, tiempos muertos y paros que afectan a la producción ya que no siempre se cuentan con refacciones necesarias. Este departamento no cuenta con vales o formatos donde se registren entradas y salidas de refacciones, así como herramientas y equipos los cuales también afectan al realizar mantenimientos. El departamento de ingeniería y servicios ha considerado modernizarse, habilitando la aplicación inventarios de refacciones del MP8. 12 III. Justificación La importancia de desarrollar este proyecto es para llevar un mejor control dentro del almacén del Departamento de Ingeniería y Servicios, asegurar el stock de refacciones necesarias, así mismo evitar excesos y faltantes de inventarios para la realización de mantenimientos y evitar paros inesperados que afecten la producción. 13 IV. Objetivos Habilitar el campo de inventarios refacciones del MP8 para su aplicación. Reducir un 90% paros en producción por faltantes de refacciones. Llevar un control de entradas y salidas de refacciones dentro del almacén por medio del MP8 Determinar el stock de inventarios de refacciones en el almacén. Elaborar formatos para registro de entrada y salida de refacciones. 14 V. Alcances Este proyecto se realizara solo en el Departamento de Ingeniería y Servicios empresa EURO NUTEC PREMIX S.A. de C.V. En un periodo de 4 meses, para llevar el control más preciso en el Almacén. Etapa 1 Se me dio a conocer el problema existente en la empresa falta de inventario en el Departamento de Ingeniería y Servicios, breve recorrido dentro y fuera de planta, así como breve introducción al uso del MP8. Etapa 2 Seleccionar y clasificar, realizando inventario físico de refacciones existentes en el almacén, así mismo retirar todo lo obsoleto, clasificar refacciones de acuerdo a su utilidad y área, etiquetar los espacios asignados. Etapa 3 Elaboración de formatos en los cual se registren entradas y salidas de la tornillería y refacciones, para llevar control más específico de las piezas. 15 Etapa 4 Capacitación de la aplicación inventario de refacciones en el MP, asignación de códigos. Etapa 5 Levantamiento de refacciones utilizadas por cada máquina, para pedir a proveedores. Etapa 6 Captura de refacciones en software MP8 con código asignado con anterioridad de acuerdo a el área. 16 VI. Análisis de riesgos Para este proyecto se determinaron ciertos riesgos los cuales pueden afectar el cumplimiento de las actividades programadas como: Tiempo: tener demoras por dar prioridad a actividades no correspondientes al proyecto y por la ampliación de Almacén Ingeniería y Servicios. Material: falta de recursos materiales necesario para realizar las actividades. 17 VII. Fundamentación teórica De acuerdo a los libros de los empresarios. Artículo 25 Hace mención a que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. Artículo 28 El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Inventario Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura. 18 ( QUE ES INVENTARIO, s.f.) Tipos de inventarios Las empresas mantienen cuatro tipos de inventarios: Inventario de materia prima se compró, pero no se ha procesado. Este inventario se puede usar para desunir (es decir, separar) a los proveedores del proceso de producción. Sin embargo, el enfoque preferido consiste en eliminar la variabilidad en cantidad, en calidad o en tiempo de entrega por parte del proveedor, así que la separación no es necesaria. El WIP (Work In Process; Inventario de trabajo en proceso) es de componentes o de materia prima que ha sufrido ciertos cambios pero no están terminados. El WIP existe por el tiempo requerido para hacer un producto (llamado tiempo del ciclo). Reducir el tiempo del ciclo disminuye inventario. Los MRO son inventarios dedicados a suministros de mantenimiento, reparación y operaciones necesarios para mantener productivos la maquinaria y los procesos. Estos inventarios existen porque no se conocen la necesidad y los tiempos de mantenimiento y reparación de algunos equipos. Aunque la demanda del inventario MRO suele ser una función de los programas de mantenimiento, es necesario anticipar las demandas no programadas de MRO. 19 El inventario de bienes terminados está constituido por productos completados que esperan su embarque. Los bienes terminados pueden entrar en inventario por no conocer las demandas futuras del cliente. El análisis ABC divide el inventario disponible en tres clases con base a su volumen anual de dinero. El análisis ABC es una aplicación a los inventarios de lo que se conoce como principio de Pareto. El principio de Pareto establece que hay “pocos artículos cruciales y muchos triviales”. La idea es establecer políticas del inventario que centren sus recursos en las pocas partes cruciales del inventario y no a las muchas partes triviales. No es realista monitorear los artículos baratos con la misma intensidad que a los artículos costosos. A fin de determinar el volumen anual en dinero para el análisis ABC, se mide la demanda anual de cada artículo del inventario y se le multiplica por el costo por unidad. Los artículos de clase A son aquellos que tienen un alto volumen anual de dinero. Aunque estos artículos pueden constituir solo un 15% de todos los artículos del inventario, representando entre el 70% y 80% de uso total en dinero. Los artículos del dinero de clase B tienen un volumen anual en dinero intermedio. Estos artículos representan alrededor del 30% de todo el inventario y entre un 15% y un 25% del valor total. Por último, los artículos de bajo volumen anual en dinero pertenecen a la clase C y puede presentar solo un 5% de tal volumen pero casi el 55% de los artículos en inventario. Las políticas que pueden basarse en el análisis del ABC incluyen: 20 1. Los recursos de compra que se dedican al desarrollo de proveedores deben ser mucho mayores para los artículos A que para los artículos C. 2. Los artículos A, a diferencia de los B y C, deben tener un control físico más estricto; quizá deban colocarse en áreas más seguras y tal vez la exactitud de sus registros en inventario debe ser verificada con más frecuencia. 3. El pronóstico de los artículos A merecen más cuidado que el de los otros artículos. Exactitud en los registros La exactitud de los registros permite a la organización enfocarse en aquellos artículos que son más necesarios, en vez de tener la seguridad de que “algo de todo” está en inventario. Solo cuando la organización puede determinar con exactitud qué está disponible es capaz de tomar decisiones concretas acerca de pedidos, programación y embarque. Para asegurar lo anterior es necesario llevar un buen registro de entradas y salidas, así como la seguridad del almacén la organización y los cajones, los espacios en anaquel se etiquetaran con exactitud. (Heizer, 2009) Inventarios físicos Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen divergencias entre las cantidades físicas (reales) y las cantidades indicadas por 21 el Kardex o el sistema computarizado. Con el objetivo de mitigar esto, es necesario efectuar inventarios físicos. Los inventarios físicos suelen efectuarse periódicamente, casi siempre coincidiendo con el cierre del periodo fiscal de la organización, para efecto del balance contable. Existen dos tipos de inventarios físicos: Inventarios físicos puntuales: Son aquellos realizados al menos una vez cada año, y por su dimensión y grado de certeza usualmente se hace necesario restringir la actividad normal del almacén. En este caso se efectúa un conteo ítem por ítem, luego se compara contra lo indicado por el Kardex. Las diferencias son sometidas a un análisis posterior. Inventarios físicos permanentes, continuos o cíclicos: Estos se efectúan en lo corrido del año sobre cantidades pequeñas de producto, o sobre productos específicos. El objetivo de este inventario es el repartir la carga de trabajo de manera más uniforme, permitiendo así disponer de información más precisa sobre las existencias. Los beneficios que otorga a una organización la realización de un inventario físico son: 22 Permite verificar la diferencia entre las existencias contenidas en los sistemas de información y las existencias reales. Permite verificar la diferencia entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. Proporciona aproximaciones del valor total de las existencias, para efectos de balances. (López, 2012) Almacén El almacén se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que representan una inversión cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y conocedor de los artículos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los mismos que puedan perjudicar las operaciones de producción o de ventas. El almacén: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Funciones Las funciones más importantes y comunes a todo tipo de almacén son: 23 Recepción: Recibir para su guarda y protección todo tipo de artículos: materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la fabricación, el mantenimiento y la oficina. Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o productos recibidos, tanto su cantidad como su buen estado. Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de materiales o productos, para contar con datos al día de las existencias. Mantenimiento: Conservar el almacén limpio y en orden, de tal manera que los materiales o productos de cierto tipo o clase estén en solo lugar, para facilitar su localización y recuento. Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos de producción, o en su caso, de los productos terminados al departamento de embarques, requeridos para su venta. Los principios básicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacén: 24 a) Debe existir un solo acceso para la recepción de materiales o productos y toda operación de entrada al almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido. b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona. c) El responsable del almacén, hasta donde sea posible, debe asignar funciones específicas de recepción, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo su mando. d) La disposición del almacén deberá facilitar el control de materiales o productos y su rápida localización cuando sean requeridos. e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las existencias. f) Es necesario informar periódicamente a contabilidad sobre las entradas y salidas del almacén de materiales o productos, así como a producción y ventas de las existencias de materiales y productos terminados, respectivamente. 25 g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre común, debiendo ser conocido y utilizado por compras, producción y ventas. Dicha identificación será codificada siempre que sea posible. h) Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en estantes, anaqueles o espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando se haya de buscar. i) La identificación y ubicación de cada material o producto debe de anotarse en la tarjeta de registro y control de existencias correspondiente. j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda operación de salida del almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido. Tipos de almacén Las mercancías que custodia, resguarda, controla y abastece el almacén de una empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo, pueden ser los siguientes: 26 Almacén de materias primas: La función principal de este almacén es el abastecimiento oportuno de materias primas y partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa de gran tamaño puede existir un almacén central y uno o varios sub-almacenes, según la distribución de la planta y las necesidades de los distintos departamentos productivos. Almacén materiales auxiliares: de Los materiales auxiliares, también llamados indirectos, son todos aquellos que no pueden ser identificados con precisión, en cuanto su cantidad y valor, en un producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.; para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos, etiquetas, cajas de cartón, etc. La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a los departamentos productivos, a la sección de empaque, así como de informar a departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de los materiales que maneja. Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas, cuando las necesidades de la organización no requieran de una instalación especial. 27 Almacén de productos en proceso: Si los productos están en proceso de elaboración, son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la organización, se dice que están en un almacén de productos en proceso. En una empresa de gran tamaño, puede existir uno o varios almacenes de este tipo, según las necesidades de fabricación. Almacén de productos terminados: La función del almacén de productos terminados es dar servicio al departamento de ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento de despachar Almacén se los pedidos refacciones y a los clientes. herramientas: Cuando el departamento de mantenimiento mecánico o eléctrico se encuentra fuera del área de fábrica, se considera conveniente que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y con un control tan estricto como el de los demás almacenes, especialmente sobre esas herramientas o útiles que se prestan a distintos operarios de producción o de mantenimiento. Almacén de materiales obsoletos: 28 Los materiales o productos obsoletos son aquellos que producción ya no utilizan o ventas no puede distribuir, porque han sido sustituidos por otros, o bien, porque se encuentran en mal estado y para su control, deben separarse y ubicarse en un lugar específico. Este almacén existirá en una empresa de gran tamaño, en caso contrario, podrá ocupar una sección determinada del almacén de materias primas. (Seral, 2015) Máximos y mínimos en inventarios El MÁXIMO es la cantidad tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como máxima. El MINIMO es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer, también es conocida como RESERVA, cantidad de materiales o de productos que se mantiene en existencia como una previsión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumos más rápidos, por salidas a producción o por ventas a clientes. 29 Llevar niveles de existencia MÁXIMOS y MINIMOS es muy importante en todo almacén, ya que nos ayudan a no caer en excesos de inventarios y por otro lado disminuir el riesgo de faltantes a producción o ventas. (BARAJAS, 2015) Esta técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario, además de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar corresponde a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las Existencias Actuales de inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas establecidas de revisión corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una fluctuación anormal de la demanda de unidades que haga que los niveles de inventario lleguen al límite mínimo antes de la revisión. Numerosos sistemas automatizados emplean la técnica de máximos y mínimos calculando puntos de revisión y solicitando automáticamente órdenes de compra con sus respectivas cantidades a solicitar. Teniendo en cuenta que: Pp: Punto de pedido Tr: Tiempo de reposición de inventario (en días) Cp: Consumo medio diario Cmx: Consumo máximo diario 30 Cmn: Consumo mínimo diario Emx: Existencia máxima Emn: Existencia mínima (Inventario de seguridad) CP: Cantidad de pedido E: Existencia actual Las fórmulas matemáticas utilizadas en la técnica son: Emn: Cmn * Tr; Pp: (Cp * Tr) + Emn Emx: (Cmx * Tr) + Emn; CP: Emx - E (López, 2012) MP8 (Mantenimiento Preventivo versión 8) El MP es un CMMS, de sus siglas en inglés Computerized Maintenance Managment System. El objetivo principal del MP es ayudarle a administrar la gestión de mantenimiento de una manera eficiente, manteniendo toda la información de su departamento de mantenimiento documentada y organizada 31 Documente en el MP toda la información referente a sus equipos e instalaciones, como por ejemplo planos, diagramas, especificaciones, localización, datos del proveedor, etc. Documente los planes o rutinas de mantenimiento de cada uno de sus equipos y genere con el MP los calendarios de mantenimiento en forma automática. Día con día, el MP informa sobre los trabajos de mantenimiento que se deben realizar y una vez que se realizan, el MP reprograma la fecha próxima para cuando deban volver a realizarse, ajustando automáticamente los calendarios de mantenimiento. Automatice y simplifique con el MP los procesos de generación, control y seguimiento de las órdenes de trabajo. Mantenga control total sobre su inventario de repuestos y disminuya niveles de inventario mediante la adquisición de repuestos justo a tiempo. Mantenga organizada y disponible para consulta toda la información histórica referente a trabajos realizados y recursos utilizados. Genere gran cantidad de reportes, índices y gráficas relacionados con la gestión de mantenimiento. 32 Beneficios al implementar el MP El mantenimiento es considerado hoy en día un factor estratégico cuando se busca incrementar los niveles de productividad, calidad y seguridad en una empresa. Es por ello que una empresa que aspire a ser más competitiva y eficiente debe adoptar técnicas y sistemas que le permitan garantizar la continuidad en sus procesos productivos y uniformidad en la calidad de sus productos y servicios Debido a la dinámica y a la cantidad de información que se necesita tener organizada para llevar a cabo una buena gestión de mantenimiento, sólo con un CMMS es posible mantener accesible y al día toda esa información. Un sistema computarizado de mantenimiento como el MP se encarga de informar oportunamente sobre los trabajos de mantenimiento que deben realizarse, generando historiales que permiten medir el desempeño de mantenimiento y tomar acciones para mejorarlo. Muchos son los beneficios tangibles e intangibles que pueden obtenerse por la implementación del MP. Un ambiente de trabajo en donde el mantenimiento se limita a reparar fallas, propicia el trabajo bajo presión, lo cual repercute en la calidad del trabajo y se traduce en mayores exposiciones al riesgo de daños en los equipos y personas. El cambio de mantenimiento de emergencia a 33 mantenimiento preventivo organizado llega a representar ahorros muy importantes para una empresa. Mediante un mantenimiento preventivo organizado es posible prever las fallas antes de que ocurran, realizando simples rutinas de inspección, ajuste, lubricación o cambio de piezas menores. Por lo general, la mayoría de las fallas mayores inician con el desgaste de un componente menor que al fallar desencadena un problema de magnitud mucho mayor. Estas fallas por lo general son previsibles y pueden evitarse llevando a cabo simples rutinas de mantenimiento preventivo, redundando en una importante reducción en los costos de mantenimiento al preveer fallas mayores. El desperfecto de una pieza por falta de mantenimiento puede ocasionar también fallas que paralicen la producción por horas o incluso días, generando fuertes pérdidas. De aquí la importancia de contar con un sistema que permita dirigir eficiente y puntualmente las tareas de mantenimiento preventivo, evitando paros en la producción. En general, el MP contribuye de manera significativa a garantizar una continuidad en los procesos de producción, además de prolongar la vida útil de los equipos. Otra ventaja de éste CMMS es que permite dejar documentada toda la información del departamento de mantenimiento. Con ello, al haber 34 cambios en el personal de mantenimiento, la información sobre los trabajos que se deben realizar, trabajos realizados, fallas, historiales, etc, queda grabada en el sistema, garantizando así una continuidad en el seguimiento de los programas de mantenimiento. (MP Gestión de Mantenimiento - MPsoftware - CMMS, 2007) Aplicación inventario de refacciones El Inventario de Refacciones o insumos internos permite mantener organizada y actualizada toda la información del almacén de materiales y refacciones, como existencias, costos, localización o incluso fotografías de sus productos. Permite además controlar eficientemente diferentes tipos de movimientos de entradas y salidas, así como valuar el almacén por diferentes métodos de costeo. Permite también un registro detallado de sus proveedores, relacionar diferentes proveedores para un producto y la opción de manejar multi-almacenes. Incluye un poderoso módulo de compras que permite calcular el abastecimiento y organizar las compras por proveedor antes de emitir las órdenes de compra. El programa permite además llevar control sobre el estado de las órdenes de compra, informando sobre vencimientos en los plazos de entrega, arribos y entregas parciales. Especificaciones: 35 Catálogo de productos con amplio espacio para teclear la descripción y además un campo memo para especificaciones. Asociación de imágenes o fotografías. Catálogo detallado de proveedores con teléfono, extensión y correo electrónico de hasta 3 ejecutivos. Capacidad de manejar multi-almacenes. Permite hacer traspasos entre almacenes y consultar existencias de un producto en los diferentes almacenes. Permite registrar diferentes tipos de movimientos de entradas y salidas foliando consecutivamente los documentos en forma corporativa o independiente. Kardex detallado de entradas y salidas de cada producto. Permite escoger entre diferentes métodos de costeo (UEPS, PEPS y COSTO PROMEDIO), presentando un análisis comparativo del valor del almacén calculado con diferentes métodos. Manejo de divisas Cálculo del abastecimiento. Liga con el programa de Mantenimiento Preventivo MP versión 8 para calcular el abastecimiento en función de los mantenimientos programados logrando así la adquisición de refacciones justo a tiempo. Módulo para organizar las compras por proveedor. 36 Emisión y seguimiento de las órdenes de compra indicando vencimientos, entregas totales y parciales. Manejo de diferentes presentaciones para un mismo producto (litro, galón, cubeta, tambo) al elaborar la orden de compra. Historial de movimientos. Diferentes niveles de acceso para cada usuario. Amplia variedad de reportes. Respaldo automático de información. Importación de información de otros sistema Ventajas Existen en el mercado varios sistemas integrales de administración que normalmente incluyen un programa de inventario, sin embargo, esos programas de inventario en su mayoría no fueron diseñados específicamente para administrar un inventario de refacciones. El Inventario de Refacciones es un programa especialmente diseñado para la administración de un almacén de refacciones y materiales de consumo, con características y funciones específicas para tal fin. Esta característica de diseño aunada a la agilidad de captura y operación que el Inventario de Refacciones ofrece, hace de él sin lugar a dudas, la mejor opción para administrar su almacén de refacciones en forma fácil y eficiente. (ALTERNATIVAS CONSIDERADAS - Angelfire, 2015) 37 VIII. Plan de actividades 38 IX. Recursos materiales y humanos EURO NUTEC PREMIX S.A. de C.V. TABLA DE RECURSOS Recursos humanos Recursos materiales Auxiliares de Hojas blancas Ingeniería y servicios. Asesor de la UTEQ. Computadora Asesor de la Impresora organización. Cuaderno Estantes Lapicero DYMO Software MP8 Contenedores 39 X. Desarrollo del proyecto Una de las actividades iniciales de mayor importancia es el levantamiento del inventario físico inicial del Departamento de Ingeniería y Servicios. La primera etapa del proyecto fue un recorrido por la empresa mostrando las instalaciones y la maquinaria existente, así mismo se realizó una breve introducción del software MP8, utilizado para los mantenimientos preventivos. En la segunda etapa se realizó la selección y clasificación de tornillería y refacciones de acuerdo a medidas, material y utilidad a su vez se realizó inventario físico llevando un conteo de lo existente en el almacén y retirando lo obsoleto. Tercera etapa se capturo inventario de tornillería y refacciones en Excel, para la elaboración de formatos internos de entrada y salida (anexo 1), ya que existen formatos (vales de salida de material, salida de equipo, vale préstamo de herramienta) a nivel grupo NUTEC (anexo 2) utilizados en la administración de equipo y refacciones. Posteriormente en la cuarta etapa se llevó a cabo la capacitación de aplicación inventario de refacciones MP8, por videos que el mismo programa proporciona (anexo 3) En la siguiente etapa se realizó el documento de códigos en Excel (anexo 4), de acuerdo al siguiente sistema, Figura 1 Figura 1.Estructura de códigos. En esta etapa se llevó acabo el levantamiento de refacciones necesarias para determinar el stock dentro del almacén, se realizó un formato para ayuda de esta actividad. (Anexo 5) En la última etapa se capturo en el software MP8 inventario de refacciones todo lo existente en el almacén, enseguida se muestran los pasos para la realización de esta actividad. Pasos para capturar las refacciones en el MP. En la pantalla del inventario de refacciones hay como menús; barra de herramientas y barras de estado. Menú principal El menú principal está localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla y está estructurado en cuatro modelos básicos. 41 Catálogos. Es el modulo donde el usuario registra en el catálogo todos sus productos y forma además el catálogo de los proveedores que subministran dichos productos. Inventario. Es el modulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del inventario como movimientos de entrada y salida, consultas de existencias y movimientos, valuación del inventario, etc. Compras. Es el modulo que permite calcular los materiales que deben abastecerse al almacén. Organizar la compra de productos por proveedor y generar las órdenes de compra. En este módulo los usuarios podrán consultar los archivos históricos de todos los movimientos de cierres anteriores, así como archivos históricos de compras realizadas en cierres anteriores, etc. El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa haciendo clic derecho sobre el modulo correspondiente. Al seleccionar un módulo el programa despliega las aplicaciones dentro. Las opciones de cada uno esta representadas por un icono, en el momento que el usuario selecciona un módulo del menú principal el programa presenta la ventana con la información disponible y una barra con el encabezado de la ventana mostrando la ubicación y al mismo tiempo aparece la barra de herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción seleccionada. Figura 2 42 Figura. 2. Módulos principal del inventario de refacciones. CATÁLOGO DE PRODUCTOS En el catálogo de productos es en donde se dan de alta todos los productos en el inventario en seguida se muestra como: Se da clic en el módulo catálogos donde nos despliega una lista de tres aplicaciones en este caso se usara la que dice catálogo de productos, a su vez nos posicionamos en la barra de herramientas en la cual podremos agregar, modificar o eliminar productos. AGREGAR 1.- Al dar clic en agregar nos aparece una ventana en la que se tiene que capturar los siguientes campos. Figura 3. El campo (1) No. De parte, permite registrar la clave, código o número con el que se identifica al producto internamente en la empresa. 43 El campo (2) Descripción, permite registrar el nombre del producto y algunas características que ayuden a diferenciarlo de otro similar. El campo (3) Unidad, se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad mínima de salida del producto (Eje. Pza., Jgo, Kg, Lt, etc.), al momento de efectuar la compra, el programa permite escoger entre diferentes presentaciones (tambo, cubeta, galón, caja, etc.), sin embargo, la unidad se refiere a la unidad mínima con la que el producto es utilizado o retirado del almacén para llevar a cabo un determinado mantenimiento. El campo (4) Clasificación, permite registrar agrupaciones o familias de productos, lo cual es bueno para poder hacer consultas con mayor rapidez y la posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones (ferretería, automotriz, lubricantes, etc.) El campo (5) Especificaciones, es donde el usuario hace una larga descripción en base al producto (dimensiones, material de fabricación, cuidados para su almacenamiento, etc.) El campo (6) Tiempo de procedimiento, es el tiempo promedio estimado que transcurre (en días) desde que el producto es solicito al departamento de compras hasta que este es entregado por el proveedor del almacén. Este tiempo de procedimiento es muy útil para calcular el abastecimiento de productos próximos a utilizar, permitiendo la programación adecuada de las compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto “justo a tiempo”. 44 El recuadro (7) Imagen asociada, permite asociar una imagen al producto para observar como es físicamente. El recuadro (8) Multialmacenes, muestra los almacenes que contienen o manejan el producto en cuestión. El botón (9) Equivalencia de marcas, permite registrar diferentes marcas equivalentes y sus correspondientes números de parte del fabricante o proveedor. Figura. 3. Ventana agregar nuevo producto. Una vez que se da de alta un producto este se agrega al listado para formar el catálogo de productos, es conveniente recordar que para capturar este catálogo no es necesario utilizar todos los campos ya que también puede ser formado utilizando los campos marcados con (*). Los cuales son indispensables para registrar un producto en el catálogo. 45 Además de contar con el botón de agregar también cuenta con lo siguiente Figura 4. 2. Modificar. En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada de un producto que ha sido dado de alta en el catálogo. 3. Eliminar. Un producto solo se puede dar de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida registrados en el periodo si ocurre lo contrario este solo se puede eliminar después de que se efectué un cierre. 4. Consulta. Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la información registrada en el catálogo para el producto que se ha seleccionado. 5. Buscar. Esta herramienta permite al usuario a localizar un producto rápidamente en el catálogo tan solo tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición en la que se encuentre dicha frase. 6. Filtro. Mediante la opción filtro el usuario puede limitar la lista de productos en el catálogo, a aquellos que cumplen ciertas condiciones Figura. 4. Imágenes de los campos del catálogo de productos 46 IMPRESIÓN El nombre de la compañía y el logotipo, en la barra de menú › herramientas › opciones › empresa el usuario personaliza el inventario registrando el nombre de su compañía, mismo que aparece como encabezado en todos los reportes impresos. El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como el R.F.C, domicilio, teléfono y departamento que emite los diferentes reportes. Figura 5. Figura.5. En esta ventana se puede configurar de tal forma que las impresiones salgan con el logotipo de la empresa. CATÁLOGO DE PROVEEDORES En este módulo se forma el catálogo de empresas o personas físicas (proveedores) que subministran productos al almacén, es indispensable que el usuario registre los siguientes datos. Figura 6. El campo (1) Proveedor. Se utiliza para registrar el nombre de la persona o razón social de la empresa que abastece de productos al almacén. 47 El campo (2) R.F.C. Es el Registro Federal del Contribuyente del proveedor de productos El campo (3) al campo (11) Se registra la información referente a la ubicación física y telefónica del proveedor. El campo (12) Clasificación. Permite al usuario registrar agrupaciones o familias de proveedores basándose en alguna característica. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad agrupar a los proveedores. El campo (13) Divisas. Se refiere a las unidades monetarias que utilizan los proveedores para la venta de sus productos. El campo (14) al (17) el usuario registra información referente al nombre de hasta tres contactos, teléfono, extensión y correo electrónico en cada uno de ellos. El campo (18) Comentarios. Es donde el usuario registra información adicional del proveedor. 48 Figura. 6. En esta ventana se puede agregar un nuevo proveedor. Una vez que se da de alta un proveedor, este se agrega al listado para formar el catálogo de proveedores. Es conveniente recordar que para formar el catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado solo utilizando los campos marcados con (*) el cual es indispensable para registrar un producto en el catálogo. MOVIMIENTOS AL ALMACÉN La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediante documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento. 49 Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismo documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de compra. De igual forma un mismo documento de salida ampara la salida de uno o varios productos. MOVIMIENTOS DE ENTRADA El programa permite generar cinco tipos de documentos de entrada al almacén como pueden ser: Figura 7. Entrada por compra. Se refiere al ingreso de productos al almacén por la compra directa a un proveedor esta puede ser de dos formas. Referida a una orden de compra generada por el programa Referida a un documento externo Entrada de fábrica. Es el ingreso de productos al almacén que fueron fabricados dentro de la misma empresa, por ejemplo, engranes, soportes, tornillería, etc. Y por consiguiente no existe factura, remisión o nota de venta. El documento de referencia podría ser una orden de trabajo u orden de fabricación. Traspaso de otro almacén. El traspaso de productos de un almacén a otro puede ser de dos formas. Entre almacenes dados de alta en el inventario (multi-almacenes) 50 Entre almacenes totalmente desligados. Corrección de documento. En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o salida se comete algún error, por lo que será necesario corregir ese documento. La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya una vez elaborado el documento, este puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer una corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. Ajuste. Esta opción resulta útil para generar un movimiento de ajuste en forma manual. Figura. 7. En esta ventana se pueden observar los diferentes tipos de entrada. MOVIMIENTOS DE SALIDA 51 Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de productos de un almacén, como en las entradas también las salidas cuentan con cinco tipos de documentos. Figura 8. Salida. Cuando uno o más productos se retiran del almacén, el encargado registra en un documento de salida los productos, indicando opcionalmente algún dato de referencia, un destino y centro de costo ala que será cargado este documento. Cada vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento. El centro de costos es la cuenta contable a la que se le hará el cargo correspondiente y el destino es el nombre de la persona quien recibe los materiales. Traspaso a otro almacén. Se refiere al traspaso de un producto de un almacén a otro. Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (multi-almacenes) será necesario generar primero el documento de salida por traspaso de almacén origen, el cual servirá posteriormente como referencia para ingresar el o los productos al almacén destino. Devolución al proveedor. Se refiere a la salida de un producto o productos del almacén, que son regresados a un cierto proveedor por alguna causa, los productos quedan relacionados en un documento de salida, el cual puede ser consultado en cualquier momento. 52 Corrección de documento. En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o salida se comete algún error, por lo que será necesario corregir ese documento. La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya una vez elaborado el documento, este puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer una corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. Ajuste. Esta opción resulta útil para hacer ajustes resultados de pérdida de mercancía, daño físico o por diferencias arrojadas resultado de un inventario físico. Figura. 8. En eta ventana se puede apreciar la localización de los diferentes tipos de salidas MOVIMIENTO POR INVENTARIO FÍSICO 53 Generalmente la empresa realiza conteos físicos de los productos existentes en sus almacenes para comprobar que las existencias físicas concuerdan con las existencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que se realizan dichos inventarios físicos varía de una empresa a otra. El conteo físico puede arrojar diferencias de más o de menos contra las existencias del sistema. El movimiento por inventario físico, no es otra cosa que un movimiento de ajuste para hacer coincidir las existencias físicas con las del sistema. Para facilitar el ajuste el programa incluye un formato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepancias que resulten de un conteo físico. Al presionar el botón generar documento de ajuste, automáticamente el programa calcula las diferencias y genera un documento de entrada y otro de salida según sea el caso en el que se incluyen todos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en el conteo físico. Como resultado de generar estos documentos de ajuste por inventario físico. Terminaran coincidiendo las existencias físicas y las del sistema. Durante un inventario físico, el almacén permanece cerrado y no deben hacerse movimientos de entrada o salida durante el conteo. Para facilitar el conteo físico resulta útil ordenar el reporte en base a la localización de los productos dentro del almacén e imprimir el reporte ordenado de esta forma 54 Para llevar a cabo muestreo periódicos, resulta útil filtrar el listado condicionado al costo de los productos, limitando así el conteo a aquellos productos de mayor valor. EXISTENCIAS Y VALUACIÓN Esta opción permite al usuario conocer la existencia al día de cada uno de los productos y calcular el valor total del almacén. Si se tiene activada la opción multi-almacenes, es posible consultar las existencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un almacén no tiene existencias de un producto determinado, podrá encontrar fácilmente si otro de los almacenes si lo tiene y realizar movimientos (traspasos) entre un almacén y otro. El programa también permite valuar (costear) el inventario por cualquiera de los siguientes métodos. Figura 9. P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas). Se refiere al método de valuación de inventarios, mediante el cual los productos que se van retirando del almacén pertenecen a la primera capa, es decir a la primera entrada. Los retiros del almacén siempre se realizan de la primera a la última entrada o capa, de modo que los primeros productos que entran son los primeros en salir del almacén. 55 U.E.P.S. (Últimas Entradas Primeras Salidas). En este método los productos que se van retirando del almacén pertenecen a las últimas capas, es decir, a la última entrada, los retiros se van realizando de la última entrada o capa, a la primera. De modo que los primeros productos en entrar al inventario son los últimos en salir del almacén. Monetario o precio de reposición. Este método valoriza el inventario al precio que tiene el producto en el mercado, porque en países con altas tasas de inflación, el valor del inventario tiende a aumentar con relación al incremento en el costo de los productos. Promedio ponderado la valuación del inventario se lleva a cabo en base al costo promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacén el costo promedio se va modificando. Por lo que en esta forma de valuación se toma en cuenta la cantidad del producto que ingresa por el costo unitario del mismo, el costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por el costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo promedio. El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una empresa, por lo que resulta importante seleccionar el método de costo más adecuado. La selección del método que se ha de implementar en la valuación depende de un análisis particular de cada empresa. 56 Figura. 9. Aquí se muestran las diferentes formas de costeo. KARDEX El programa permite consultar en forma cronológica el detalle de los movimientos de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de un producto desde su entrada inicial al almacén hasta la fecha, el usuario puede inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de tiempo determinado. La consulta de kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del último cierre hasta el día de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, desde el historial de movimientos. Figura 10. 57 Figura. 10. Aquí se pueden observar todos los movimientos efectuados en un periodo para algún producto en especial. MÁXIMOS, ÓPTIMOS, MÍNIMOS Y LOCALIZACIÓN Mínimo. Es la cantidad mínima de un producto que debe de haber en existencia siempre en el almacén. Máximo. Es la existencia máxima permitida de un producto. Al establecer las cantidades máximas se garantiza que la inversión en el inventario nunca sobrepasara de ciertos límites. Optimo. El nivel óptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias máximo y el mínimo. Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideración varios aspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacén y el monto de la inversión asignada al inventario. Normalmente se busca que la 58 inversión en inventarios sea lo más baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuno abastecimiento de refacciones. En el módulo de abastecimiento el programa detecta los productos cuyas existencias se encuentren por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para llegar al nivel óptimo establecido por el usuario. Cuando el inventario se encuentra ligado al programa de Mantenimiento Preventivo MP el módulo de abastecimientos podrá calcular y determinar las cantidades que deben abastecerse al almacén en función de los mantenimientos preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase el nivel máximo establecido. HISTORIAL DE MOVIMIENTOS Historial de movimientos en el periodo. Todos los movimientos de entrada y salida generados en el periodo podrán consultarse directamente en la opción movimientos al almacén del módulo inventario. Una vez que se efectúa el cierre, todos los movimientos de entrada y salida pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar un nuevo periodo contable, por lo que a partir del cierre los movimientos anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo de cierre del 59 menú principal. De la misma manera el historial del kardex permite analizar en forma cronológica los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado realizados en periodos anteriores o actuales. Figura 11. Figura. 11. Aquí se pueden observar todos los movimientos efectuados en un periodo ya cerrado o sin cerrar para algún producto en especial. ABASTECIMIENTO Este módulo calcula y sugiere en forma automática, las cantidades de productos que deben abastecerse al almacén para mantenerlo en su nivel óptimo. El programa detecta aquellos productos cuyas existencias se encuentran por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para llegar al nivel óptimo que ha sido establecido previamente por el usuario, el cálculo de abastecimiento se realiza para cada uno de los almacenes registrados en el programa. Cuando el programa de inventarios se encuentra ligado al programa de Mantenimiento Preventivo MP este módulo de abastecimiento calcula y sugiere 60 las cantidades de productos que deben de abastecerse al almacén en función de los mantenimientos preventivos programados, garantizando así la adquisición de refacciones justo a tiempo, reduciendo los niveles de existencias en el inventario. Figura 12. Figura. 12. Aquí se pueden observar cómo se realiza un abastecimiento ligado al MP. PROVEEDORES POR PRODUCTO El programa permite establecer los proveedores que subministran cada uno de los productos. Cada producto puede tener registrado uno o más proveedores. El objetivo de asignar proveedores a los productos es agilizar el proceso de compras, indicando cuales son los que subministran dicho producto. El trabajo de establecer los proveedores para cada uno de los productos puede llegar a ser una ardua tarea, sin embargo, este trabajo puede hacerse en forma gradual y transparente para el usuario. Ya que los proveedores también se van 61 asignando conforme entran los materiales al almacén. Cuando damos entrada a un material al almacén, indicamos el proveedor del producto con el transcurso del tiempo, todos los productos que hayan ingresado al almacén terminaran con uno o varios proveedores asignados, en forma totalmente transparente para el usuario. El programa permite además designar a uno de los proveedores como predeterminado por omisión, es decir, como el proveedor sugerido para que siempre nos abastezca dicho producto. Al tener un proveedor como determinado, organizar las compras se agilizan aún más, ya que no tendremos que seleccionar el proveedor. Figura 13. Figura. 13. En esta ventana se muestra como asignar a un proveedor. ÓRDENES DE COMPRA Las órdenes de compra se pueden generar de dos formas. Figura 14. 62 Manual. La orden de compra es generada directamente en este módulo sin la ayuda del organizador de compras, por lo que cualquier producto que se encuentre registrado en el catálogo de productos puede ser incluido directamente en una orden de compra. Las órdenes de compra pueden ser generadas en forma automática cuando previamente se han organizado las compras en el organizador de compras. La ventaja de generar las órdenes de compra en forma automática radica en que el programa agrupa automáticamente en una misma orden de compra, todos los productos por compra a un mismo proveedor, pero primero el usuario deberá determinar en el organizador de compras a quien se le va a comprar, las cantidades a comprar y el precio del proveedor correspondiente. Figura 14. En esta ventana se muestra los tipos de órdenes de compra que se pueden generar en el programa. 63 PRODUCTOS EN PEDIDO La opción productos en pedido del módulo de compras muestra en pantalla analista de todos aquellos productos que se encuentran en algún pedido pendiente por surtir al almacén. Para cada producto que se encuentre en pedido, el usuario podrá consultar la cantidad pendiente por surtir y el número de la orden de compra correspondiente. Con el número de la orden de compra, el usuario podrá dar seguimiento a la misma en la opción órdenes de compra de este mismo módulo de compras. HISTORIAL DE COMPRAS Historial de órdenes de compra en el periodo. Todas las órdenes de compra generadas en el periodo podrán consultarse directamente en la opción órdenes de compra del módulo de compras. Historial de órdenes de compra en periodos anteriores. Una vez que se efectúa el cierre, las órdenes de compra que ya fueron abastecidas en su totalidad, pasan a un historial de compras, por lo que a partir del cierre las compras anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo de cierres del menú principal. Las órdenes de compra que no fueron abastecidas en su totalidad al momento del cierre, permanecerán en la opción órdenes de compra del módulo de compras. 64 XI. Resultados obtenidos Se habilito la aplicación de inventario de refacciones a un 80% capturando las refacciones existentes dentro del almacén en espera de dar buenos resultados dando la utilidad adecuada. Se ha reducido un 50% de paros en producción por falta de refacciones, de tal manera que se espera llegar al porcentaje estipulado en los objetivos, esto debido a la ampliación del almacén del Departamento de Ingeniería y Servicios, lo cual no ha permitido adquirir el stock necesario de refacciones. Para el control de entradas y salidas de refacciones se ha realizado en un 70% al no habilitar al 100% la aplicación de inventarios y refacciones del software, por dar prioridad a otras actividades fuera del proyecto. Por medio del levantamiento de refacciones se determinó el stock necesario para el almacén de refacciones. Se elaboró formato interno al 100% para el registro de entradas y salidas de refacciones dentro del almacén ayudando en lo que se habilita al 100% le aplicación de inventarios y refacciones. 65 OBJETIVOS Habilitar RESULTADOS OBTENIDOS Se habilito el campo un 80% el campo de de inventario de refaccione del MP8, inventario de refacciones del capturando las refacciones existentes MP8 para su aplicación. dentro del almacén. Reducir un 90% paros en Se ha reducido un 50% de paros en producción por falta de refacciones. producción por faltantes de refacciones. Llevar un control de entradas Se ha realizado en un 70% al no habilitar al 100% la aplicación de y salidas de refacciones inventarios y refacciones del software dentro del almacén por medio MP8. del MP8. Determinar Se determinó el stock necesario para el el stock de almacén de refacciones. inventario de refacciones en el almacén. Elaborar Se elaboraron formatos los cuales nos formatos para permiten tener registro de refacciones registro de entrada y salida de salidas y entradas. de refacciones. 66 XII. Conclusiones y recomendaciones En la estancia dentro de la empresa como practicante, viví varias experiencias particularmente en el almacén al no contar con nada que ayudara en la administración y control de inventario de refacciones, al tener todo en desorden sin poder identificar las refacciones que se necesitaban para los mantenimientos, causaban demoras en los equipos y a su vez en producción en lo que se pedían al proveedor. Por ello el ordenar y clasificar por áreas las refacciones y de la misma manera habilitar la aplicación de inventario de refacciones el cual será de gran utilidad en tener un mejor control de las refacciones y abastecer el stock necesario. La práctica real dentro de una empresa me ayudara a crecer profesionalmente, y tener una idea más al presentarse un problema y el tiempo de respuesta tiene que ser inmediato. Las recomendaciones que hago para dar seguimiento al proyecto es dar utilidad a los formatos de entradas y salidas de refacciones asignar una persona para llevar el registro adecuado dentro del almacén, contar con más proveedores que den respuesta inmediata a la entrega de refacciones. . 67 XIII. Anexos Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 XIV. Bibliografía Sitios Web QUE ES INVENTARIO. (s.f.). Obtenido de http://www.gestiopolis.com/que-es-inventario-tiposutilidad-contabilizacion-y-valuacion/#que-es-un-inventario BARAJAS, G. H. (09 de 08 de 2015). Máximos Y Mínimos - Estratega Sistemas. Obtenido de http://www.estratega-sistemas.com/descargas/MaximosYMinimos.pdf Garcia, L. M. (s.f.). universidad tecnológica del estado de querétaro. Obtenido de http://www.uteq.edu.mx/tesis/IN/026.pdf López, B. S. (2012). Control Preventivo de Inventarios - Ingeniería Industrial. Obtenido de http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/administraci%C3%B3n-de-inventarios/control-preventivo-de-inventarios/ MP Gestión de Mantenimiento - MPsoftware http://www.gestiondemantenimiento.com/mp/# CMMS. (2007). Obtenido de Seral, M. (09 de 08 de 2015). Tipos almacén. Obtenido de http://isidrocovarrubiasrodriguezisidro.blogspot.mx/2012/05/funciones-y-tipos-de-almacen.html Libro Heizer, J. (2009). Administracion de inventarios. En J. Heizer, Principios de ADMINISTRACION DE OPERACIONES (págs. 484-486). México, Edo.: PEARSON Educación.