Términos de Referencia Service Contract Holder (SC) Título: Asistente de Apoyo de Negocio – del Jefe de Sub Oficina Lugar de Trabajo: Sub Oficina (Cúcuta) Nivel de Pago Propuesto: SB2 Contexto Organizacional y Propósito del Cargo: El titular trabaja Bajo la supervisión directa del Jefe de Sub-Oficina El Asistente de Jefe de sub-oficina es el encargado de dar el apoyo administrativo necesario para la ejecución y puesta en práctica de la operación correspondiente a la sub-oficina. En este nivel se espera que su trabajo se haga bajo mínima supervisión. Se espera que el titular trabaje de manera organizada y precisa, apoye las actividades específicas del negocio y Pueden ofrecer orientar sobre las prácticas habituales a otras personas sobre su área de trabajo. Responsabilidades 1. Recopilar información con una orientación clara para apoyar la redacción de documentos y preparación de informes por otros funcionarios. 2. Responder a las consultas y escalarlas de ser necesario, con el fin de proporcionar un servicio puntual y exacto a los clientes. 3. Apoyar la la gestión de tareas administrativas y financieras en su área, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos. 4. Revisar y corregir los documentos estándar de servicios, para contribuir al desarrollo de documentos precisos. 5. Asumir la responsabilidad para el mantenimiento de los sistemas estándar de archivos, para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible para el desarrollo de su función. 6. Identificar discrepancias en las estadísticas y datos, como información faltante e informar al personal señor para apoyar a sus clientes a desarrollar su trabajo. 7. Asumir la responsabilidad de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de la información precisa en los sistemas corporativos. 8. Proporcionar orientación sobre prácticas y métodos de soporte de negocios rutinario a colegas junior para que los servicios se entreguen constantemente y con los estándares requeridos. 9. Trabajar con una variedad de individuos, teniendo retroalimentación para ayudar en la entrega de apoyo de negocios para el personal. Otros Requerimientos y Responsabilidades 1. Preparar y analizar los procesos de compra en la oficina y hace un enlace con la oficina principal para la elaboración de la orden de compra; 2. Administrar las autorizaciones de viaje y las autorizaciones de seguridad para los funcionarios de la SO; 3. Administrar el dinero para gastos menores de la sub-oficina de acuerdo a las normas y procedimientos de PMA en temas relacionados con los gastos, registro, informes, reembolsos y otros; 4. Soportar administrativamente los proyectos de la sub-oficina; 5. Coordinar citas interinstitucionales; 6. Recibir y guiar a los visitantes sobre cuestiones de seguridad; 7. Mantener al supervisor informado sobre sus compromisos; Términos de Referencia Service Contract Holder (SC) 8. Elaborar correos electrónicos de acuerdo con las instrucciones del supervisor; 9. Mantener los correos y archivos con el fin de utilizar las herramientas administrativas y presentaciones del PMA ya existentes; 10. Mantener inventarios de activos físicos actualizados; 11. Hacer todos los trámites necesarios relacionados con las cuestiones de líneas aéreas, problemas de seguridad y de transporte, reservas de hoteles, reportes de seguridad y otros aspectos relacionados con los viajes por tierra o aereos de los funcionarios del PMA, incluyendo gastos de viaje; 12. Hacer todas las tareas relacionadas con los vehículos para mantenerlos en un estado prefecto, en buenas condiciones mecánicas y con el tanque de gasolina lleno. Hacer todas las tareas de seguridad necesarias relacionadas con los suministros, elementos de visibilidad de las Naciones Unidas, información de viajes y otros; 13. Realizar todas las autorizaciones de mantenimiento de servicio de acuerdo con las normas y procedimientos del PMA; 14. Controlar el suministro de combustible de los vehículos y los gastos de combustible; 15. Verificar que todo el personal de las sub oficinas del PMA tienen sus insignias de visibilidad de la ONU en buen estado y hacer los arreglos para su reemplazo cuando sea necesario; 16. Mantener todos los elementos de seguridad de la sub oficina incluyendo extintores, botiquines de primeros auxilios y otros elementos relacionados en pleno funcionamiento; 17. Mantener una estrecha relación con el equipo de seguridad de la sub oficina con el fin de participar en los planes de seguridad, ejercicios y actividades de prevención programadas; 18. Incorporar el Análisis de Género y Protección en cada actividad de la oficina; 19. Rendir cuentas al Director Ejecutivo por conducto de sus supervisores directos y tienen la obligación de actuar conforme con las políticas, directrices, planes y procedimientos en materia de seguridad del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas y el PMA; 20. Efectuar otras actividades requeridas. Capacidades Organizacionales: Capacidad Propósito Entender y comunicar los objetivos estratégicos Ser una fuerza positiva para cambio Hacer de la Misión Organizacional inspiradora al equipo Hace nuestra misión visible en cada acción Personas Busca formas de fortalecer las habilidades de las personas Crear una cultura de inclusión Es un entrenador y proporcionar retroalimentación constructiva Crear un espíritu de "voy a…" / "vamos a…” Descripción del comportamiento esperado Ayuda a compañeros de su equipo a articular los objetivos estratégicos del PMA. Sugiere posibles mejoras a los procesos de trabajo de equipo al supervisor. Explica el impacto de las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias a sus compañeros de equipo. Articula cómo las responsabilidades de su unidad contribuyen a la misión del PMA. Entrena a compañeros junior del equipo en nuevas habilidades y capacidades. Busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes orígenes. Sirve como un entrenador de colegas pares en la misma área de trabajo. Hace seguimiento del alcance de objetivos y comparte esta información con regularidad con el supervisor. Términos de Referencia Service Contract Holder (SC) Desempeño Fomenta la innovación y las soluciones creativas Se focaliza en la obtención de resultados Asume y cumple con los compromisos Es decisivo Cooperación Se conecta y comparte con las unidades de PMA Construye sólidas relaciones de colaboración externas Es político ágil y adaptable Tiene claro el valor que PMA a sus grupos de interés Explora formas para ser más eficientes y precisos constantemente en su ámbito de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con sus colegas. Se centra en la obtención de resultados y seguimiento de los indicadores para las tareas propias para identificar oportunidades de eficiencia. Asume la responsabilidad de sus tareas y notifica al supervisor tan pronto como sea posible de posibles retrasos en el cumplimiento de plazos o compromisos. Independientemente decide qué acción tomar cuando se enfrentan con decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones de peligro en su ámbito de trabajo. Sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al supervisor. Identifica oportunidades para trabajar con colegas y socios hacia objetivos comunes. Desarrolla una comprensión del valor de los equipos y los socios externos para el cumplimiento de las metas y los objetivos del PMA. Alinea las actividades propias con las prioridades del supervisor para satisfacer necesidades de socios internos y externos. Calificaciones Mínimas y Experiencia Educación: Estudiante de último semestre o profesional en administración de empresas, economía, contabilidad, ingeniería industrial o sistemas o experiencia profesional relacionada. Experiencia: Cuatro o más años de experiencia progresiva de trabajo de trabajo en administración, contabilidad y trabajo operativo de oficina. Conocimientos y habilidades: Uso de computadores y en office (World, Excel, PowerPoint, etc.); conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos Experiencia utilizando computadores para el procesamiento de textos, hojas de cálculo, Sistemas ERP preferiblemente SAP Conocimiento de las rutinas y métodos de trabajo para el cumplimiento de los procesos bajo una mínima supervisión. Cortesía para dar y recibir información Habilidad para identificar discrepancias de datos y rectificar problemas que requieran atención. Habilidad para dar guía y/o entrenamiento básico del ámbito de su trabajo al staff junior. Idiomas: Fluidez en Español y deseable conocimientos avanzados de inglés. Duración: Seis meses con posibilidad de extensión sujeto a fondos y desempeño.