MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009 LA VALORACIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN EL MARCO ARCHIVÍSTICO CENTROAMERICANO Yáyner Sruh Rodríguez1 1. INTRODUCCIÓN El presente documento es un extracto producto de la investigación realizada para la tesis de la Maestría en Estudios de Cultura Centroamericana con Énfasis en Gestión de Información de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad Nacional, Costa Rica, presentada en el mes de abril del 2009 para optar por el grado correspondiente. La investigación se orienta hacia una revisión de los principales sustentos teóricos de la Archivística y de la Valoración Documental. Además, se contempla la necesidad de revisar el uso de las TIC, por cuanto son generadoras, transmisoras, medios de validación y conservación de documentos electrónicos, nueva forma de expresión del denominado Patrimonio Digital de la Humanidad. Por otra parte, Centroamérica es el área de mayor interés en el estudio y fue seleccionada por estar vinculada históricamente a una misma tradición archivística que va paralela al estilo de administración de las instituciones que heredaron de la Colonia. Los países de Guatemala, Honduras, El Salvador, Nicaragua y Costa Rica, son vistos desde tres ángulos distintos pero complementarios al comprobarse la existencia de un paralelismo entre estos; es decir, entre los aspectos de condición humana (social, económico, educativo y político), junto a la situación tecnológica (infraestructura, conectividad y apropiación tecnológica) y finalmente archivística (estado de conservación del acervo, desarrollo sistémico, marco jurídico, formativo, situación del documento electrónico, etc.), la cual es analizada utilizando los archivos nacionales o generales como caleidoscopio en cada país. Estas condiciones demuestran una vinculación estrecha y por cierto no muy halagadora que impacta sobre el destino y conservación del patrimonio documental en soporte papel y fundamentalmente en soporte electrónico. 1. Master en Gestión de Información. Archivista del Banco Central de Costa Rica Correos electrónicos: sruhry@bccr.fi.cr - ó - yayner@latinmail.com 83 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA 2. EL TEMA ARCHIVÍSTICO: LA VALORACIÓN DOCUMENTAL La Archivística, es considerada como ciencia por unos o protociencia por otros, lo cierto es que para su estudio pueden reconocerse tres dimensiones, a saber: los archivos, los documentos y la información. Sobre los dos últimos pesa la idea tradicional de la indivisibilidad en virtud de la naturaleza física de los soportes. La discusión se inicia al tratar de entender los documentos electrónicos, pues el soporte y la información no están ligadas entre sí perennemente, pues la versatilidad de los procesos tecnológicos de “fijación” y migración de la información a uno u otro soporte, o bien a cientos de ellos al mismo tiempo, así como la posibilidad de transformar la información sin perder su esencia, hace que este ligamen sea solo virtual. Esta idea genera a su vez una serie de interrogantes sobre el tratamiento archivístico de los documentos contenidos en los soportes electrónicos, pues la metodología tradicional señala el Ciclo de Vida como fundamento de la Valoración Documental; es decir, el origen, utilidad y finalización (o conservación) del documento, el cual, es visto luego de que este se ha gestado y analizado los valores. El record continuum (registro continuado) como propuesta metodológica, se basa en la idea de la gestión de documentos como un proceso continuo (no intervenido, sin etapas) desde el momento de la concepción, pero observable en cuatro dimensiones: la del acontecimiento, la del registro documental, la del riesgo y la del impacto social. En este orden, desde el punto de vista archivístico se obliga a valorar previo a gestar el documento, pues la decisión fundamental recae en expectativas del soporte en cuanto a conservación, accesibilidad y autenticidad a largo plazo, algo aún más sensible cuando el documento por considerar es de valor permanente. Diversas investigaciones sobre el tema pueden encontrarse en normas, guías, proyectos y modelos con participación internacional e interdisciplinaria. Al respecto, pueden destacarse DLM Forum, de cuyo seno nace la Guía de Información Electrónica, que en realidad ofrece una serie de recomendaciones generales sin que llegue al tratamiento específico de la valoración del documento electrónico. De su misma simiente, el Modelo de Requisitos para la Administración de Archivos Electrónicos, también conocido como MoReq (1999), destaca una serie de requisitos funcionales y generalizados para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). Conlleva una serie de elementos por considerar, sin llegar a ser puntual en temas de valoración de documentos. 84 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009 La investigación Internacional Sobre Documentos Permanentes Auténticos en Sistemas Electrónicos, mejor conocido como InterPARES Project (1999-2001), se acerca en buena medida al sensible tema de la valoración y selección de los documentos electrónicos, en el orden de programas teóricos-metodológicos donde también interesa la autenticidad y la conservación. La norma ISO 15489 sobre administración de documentos administrativos, desarrollada con la participación de 19 países, considera en su esquema metodológico el record continuum. Contempla una serie de mejores prácticas y normalización de procesos certificables, con una orientación hacia los archivos centrales o administrativos, lugar donde se llevan a cabo las principales funciones archivísticas. Las diversas investigaciones alrededor del documento electrónico, no siempre son claras o específicas en temas de valoración documental; ello en virtud de la naturaleza misma de la tecnología, la cual tiende a ser muy cambiante en cortos períodos de tiempo, con lo cual, las recomendaciones específicas tenderían también a caer en la obsolescencia con la misma rapidez. A pesar de ello, autores como Ennio Prada y Jordi Serra, han desarrollado a partir de las investigaciones internacionales, recomendaciones específicas que logran situar a los archivistas y gestores de información, en el campo cotidiano de la valoración del documento electrónico. En tal sentido, Jordi Serra propone una clasificación de primer orden del fenómeno del documento electrónico para su mejor entendimiento y tratamiento. Propiamente, considera desarrollar estrategias de valoración independientes para los documentos ofimáticos, los correos electrónicos, el ambiente web y las bases de datos. Asimismo, describe diez principios y aplicaciones puntuales que van desde establecer tablas de plazos hasta los sitios de custodia que correspondan. Siendo este aporte recomendable para su análisis. 3. TECNOLOGÍA Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL La aparición de las TIC, no solo vino a proponer al mundo una nueva forma de desarrollo económico y social, sino también a significar retos en cuanto a la conservación de sus materiales como soportes de documentación valiosa, el acceso a la información en medio de un sinnúmero de programas o medios de lectura que regularmente se vuelven obsoletos, y retos respecto a la autenticidad del documento cuando los medios de acreditación y validación son radicalmente distintos a los utilizados en los soportes tradicionales. 85 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA La investigación hace un recorrido por las tecnologías más comunes, puesto que las decisiones derivadas de la valoración de documentos electrónicos, desembocan necesariamente, en tomar medidas respecto al soporte donde se conservará la documentación seleccionada. Esta particularidad lleva a concluir lo mismo a lo que han llegado las investigaciones internacionales y es la fragilidad de los soportes electrónicos para conservar documentos por largos períodos, lo cual significa todo un riesgo cuando lo que se pretende custodiar son documentos de valor permanente. Por otra parte, es importante reconocer la versatilidad, la velocidad y la capacidad de almacenamiento de los soportes electrónicos en el enclave de la dinámica social, toda vez que permite como nunca antes, la difusión masiva e instantánea de la información. Frente a ellos, las tecnologías fílmicas, observables en cintas, microfilmes y otros, han demostrado una capacidad superior en cuanto a la conservación de sus materiales, que pese a no contar con las bondades descritas en los soportes magnéticos y óptico-magnéticos ofrecen confianza para documentos que deban conservarse a largo plazo. En este orden la investigación apunta a considerar el uso inteligente de ambas tecnologías, considerando las necesidades de la organización, de tal manera que garantice la agilidad administrativa sin descuidar la preservación de su patrimonio documental. Cabe señalar, que es posible encontrar esperanzas en ciertas tecnologías recientes y otras en vías de desarrollo. Se basan en sistemas ópticos avanzados (blu-ray), fluorescencia, holográficos, combinaciones analógicas (HD-Rosetta) o sistemas sustentados en la nanotecnología; todos los cuales prometen gran capacidad de almacenamiento, inclusive en el orden de los yottabytes, durabilidad de sus materiales por milenios y con garantías de acceso de por vida. Con ello buena parte de las preocupaciones de la Archivística estarían resueltas; sin embargo, no será pronto ni económico, pues algunos soportes siguen en investigación con eventuales salidas al mercado para el año 2010 al 2015 con costos de miles de dólares. 4. CENTROAMÉRICA: DESARROLLO HUMANO, TECNOLÓGICO Y ARCHIVÍSTICO Centroamérica hereda de la Colonia una cultura, un idioma, una religión y una tradición sobre el estilo de administración de la “res pública”, manifiesta en sus instituciones de gobierno central, municipal, judicial y también eclesiástico. Devenida de estas estructuras, la forma de organización de sus documentos fue también muy similar. 86 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009 Posterior a la Independencia de Centroamérica, la conformación paulatina de cada Estado comienza a marcar diferencias entre cada país, de tal manera que las estructuras políticas, el desarrollo económico, social, militar y educativo, entre otros, influyen y reflejan su carácter en el tratamiento e interés sobre el patrimonio documental de cada uno. En este sentido, la problemática en la conservación documental y las limitaciones de los criterios de valoración y su aplicación metodológica a través de la selección, es solo un reflejo, más bien, un paralelismo de las carencias reveladas en las otras áreas a lo largo de la investigación. Así, es observable que el patrimonio documental se encuentra en riesgo de pérdida en la mayoría de los países centroamericanos, fundamentalmente aquellos documentos en soportes electrónicos, sobre los cuales pesa la ausencia, no solo de un marco normativo que regule la gestión documental, sino también porque el control que puedan tener los archivos generales o nacionales sobre los archivos centrales institucionales, en la práctica es limitado o no se realiza del todo. La investigación determinó la existencia de una brecha en los principales indicadores del Índice de Desarrollo Humano entre los países (esperanza de vida al nacer, población, tasa de alfabetización e ingreso per cápita), colocando a El Salvador, Nicaragua, Honduras y Guatemala (en orden descendente) dentro de la escala internacional de desarrollo medio, donde solo Costa Rica ocupa un lugar dentro de la categoría de desarrollo humano alto. En cuanto al desarrollo tecnológico, se valoraron aspectos como la infraestructura en telecomunicaciones básicas, conectividad (internet), políticas de desarrollo y la tenencia de computadoras y apropiación tecnológica. Estas variables revelan una brecha tecnológica importante, donde nuevamente Costa Rica parece alcanzar un desarrollo importante, seguido de El Salvador, con lo cual, ambas naciones intentan apuntar hacia un desarrollo basado en las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), esto como proyecto de Estado y evidenciado en su marco normativo; aún así, los retos siguen siendo importantes para estos y preocupantes para el resto. El aspecto archivístico, es sin duda el más alarmante, pues la investigación como ya se mencionó, revela una vulnerabilidad importante en cuanto a la valoración y conservación de los documentos en cualquier formato. Para la investigación se recurrió a los archivos nacionales o generales como una forma de representación de la actividad archivística de cada país; sin embargo, esta metodología es limitada al detectarse que no siempre existe una vinculación sistémica nacional. Algunas de las variables se concentran en el estado general del patrimonio, la condición jurídica que regula la materia archivística, la normativa o el tratamiento tecnológico de los fondos y la existencia de formación superior en materia archivística. 87 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA Así entonces, se comprobó que solo Costa Rica se consolida archivísticamente mediante un sistema: Sistema Nacional de Archivos (SNA), el cual aglutina principalmente a los archivos públicos alrededor del Archivo Nacional, garantizando en buena medida el control del patrimonio documental. Así también, se estima un alto grado de organización y protección de los documentos mediante instalaciones y procedimientos adecuados. El aspecto jurídico es un caso relevante en el Área, pues posee una legislación particular sobre archivos (Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202), y al menos una treintena de normas, pronunciamientos de la Procuraduría, directrices y otras, toda vez que surge la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos que respalda jurídicamente el documento electrónico en la actividad pública y comercial; sin embargo, esto no garantiza que el país tenga los suficientes controles y medidas para la protección del patrimonio en este medio, pese a la acción previsora desarrollada por el Archivo Nacional mediante una directriz particular. Cabe destacar que en materia de valoración, el tercer componente del SNA: La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), es la única en su especie que interviene en la toma de decisiones sobre los documentos con valor histórico, científico y cultural en estrecha vinculación con los archivos que lo integran. La formación universitaria en Archivística desde 1978 en niveles de diplomado, bachillerato y recientemente licenciatura en la Universidad de Costa Rica, así como la Maestría en Estudios de Cultura Centroamericana en su Énfasis en Gestión de Información, como otros esfuerzos formativos públicos y privados, ofrecen un panorama alentador que garantiza un tratamiento profesional de los archivos y del patrimonio nacional. El Salvador, su legislación permite la dispersión del patrimonio al responsabilizar a cada institución la administración de su propio acervo, por lo que no es posible considerar que su actividad se enmarque dentro de un sistema, ni permite el control desde el Archivo General de la Nación. Cerca del 80% del acervo se reporta organizado y descrito, así como el desarrollo de actividades de digitalización a lo interno del Archivo, puesto que la Institución permite la custodia de documentos en formatos electrónicos, principalmente en discos compactos. En materia de documento electrónico, no es clara una normativa particular, salvo la Ley de Mercados y Anotación en Cuenta que regula la actividad comercial con algunas insuficientes referencias básicas al tema del documento electrónico, interesado en el reconocimiento legal más que en la protección y conservación documental. 88 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009 La formación archivística salvadoreña se remite a los esfuerzos del propio Archivo General o a ayudas internacionales, las cuales han sido importantes pero insuficientes para garantizar el apoyo en la gestión documental de la Nación. Nicaragua carece de un sistema nacional de archivos. El Archivo Nacional posee un exiguo acervo con cierto grado importante de organización; sin embargo, en términos generales, a lo largo de su historia, el patrimonio documental ha sido objeto de saqueos, secuestros, incendios y principalmente desinterés político. A pesar de ello, tres decretos ejecutivos para archivos centrales y municipales, así como un plan de rescate documental, parecen dar algún sustento a la protección patrimonial, algo que en la práctica no se concreta según comprueba la investigación. También, la ausencia de criterios puntuales para la administración y valoración de documentos electrónicos, completan el difícil panorama del escenario patrimonial, toda vez que no se ha consolidado la formación profesional en Gestión de Información que en su momento anunciara la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua (UNAN). Honduras no dista mucho de la situación archivística anterior: sin sistema integrador, sin respaldo jurídico, sin criterios claros para el tratamiento de documentos electrónicos y una formación limitada a algunas asignaturas universitarias, se ve reflejada en una precaria condición de su patrimonio documental, lo que es contrastado en el ámbito eclesiástico que ha logrado mantener con mucho esfuerzo un estado aceptable de sus tesoros. Por su parte, el Archivo Nacional ha sido objeto de ayudas internacionales, pero principalmente de la mística de estudiantes universitarios y del apoyo del Instituto de Historia y Antropología de Honduras (IHAH), quienes de alguna manera han hecho aportes que van desde la capacitación, hasta la organización voluntaria de algunos fondos a lo interno del Archivo Nacional o en algunas instituciones municipales o judiciales. Sin embargo, es poco frente a la gran encrucijada por conservar el patrimonio ya “reguardado” y el que se genera en soportes electrónicos. Guatemala tampoco posee una ley marco que aglutine en un solo concepto la actividad archivística nacional; sin embargo, destaca una normativa legal que obliga a los archivos públicos a transferir al Archivo General de la Nación, donde reporta un grado importante de organización del acervo que custodia pese a limitaciones de las condiciones para la conservación. En materia de documentos electrónicos, no se tienen medidas claras en cuanto a criterios de valoración; no obstante, conserva en su acervo documentos en este formato de igual manera que El Salvador. 89 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA Destaca en esta nación el reciente esfuerzo académico al darse la tercera promoción de profesionales en Archivística de la Universidad de San Carlos. Esto sin duda es promesa fiel de un mejor futuro que redunda en la conservación del patrimonio documental guatemalteco. 5. CONCLUSIONES Algunas conclusiones que se extraen de la investigación son las siguientes: - La Archivística es el fundamento teórico que sustenta el tratamiento de documentos en cualquier formato, por lo que el reto para el caso de documentos electrónicos, es de orden metodológico. - La valoración documental se orienta hacia la conservación patrimonial; sin embargo, los criterios que la rigen pueden estar mediatizados por factores sociales, económicos, políticos y culturales. - La propuesta del registro continuado ofrece una visión unificada del proceso documental, por lo que a la hora de valorar se exige que sea previo a crear los documentos electrónicos. - Los soportes electrónicos son frágiles y vulnerables para la conservación de documentos, pero capaces y versátiles para el almacenamiento y la difusión de información. Contrariamente, los soportes fílmicos son aptos para la conservación pero con limitaciones para la difusión masiva de sus contenidos. Esto orienta al archivista a considerar ambas tecnologías acorde al rol que se requiera. - Aunque Centroamérica ha heredado aspectos comunes en la organización de documentos, las condiciones en el IDH, apropiación tecnológica y situación archivística, revelan diferencias en cada país que repercuten directamente en la conservación de documentos. Así, la ausencia de criterios de valoración y las limitaciones en el tratamiento científico de los documentos electrónicos, dan como resultado un elevado riesgo de pérdida patrimonial. - En Centroamérica, Costa Rica ha demostrado ser un caso excepcional en materia archivística, pues garantiza, mediante la organización sistémica, procedimientos, formación profesional y desarrollo jurídico, la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como una incipiente labor sobre aquellos gestados en formato electrónico. 90 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009 6. RECOMENDACIONES Derivado de la investigación se proponen algunas recomendaciones: - Que cada gobierno centroamericano que corresponda, considere desarrollar políticas de estado basadas en la Archivística, así como gestionar la creación de una ley marco. - Para los archivos nacionales o generales que corresponda, generar directrices que consideren el criterio social como fundamento de la valoración documental. Por otra parte, considerar la experiencia de Costa Rica y los aportes de las investigaciones internacionales como un modelo para la implementación de mejoras archivísticas. - A las universidades centroamericanas que corresponda, promover la creación de la carrera de Archivística, así como incentivar el conocimiento basado en el intercambio de experiencias. - A la Carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica y a la Maestría en Estudios de Cultura Centroamericana de la Universidad Nacional, continuar con las investigaciones basadas en la gestión documental, además de plantear soluciones para la problemática archivística centroamericana. - Finalmente, promover desde la Universidad de Costa Rica un programa de educación a distancia (virtual) con proyección al resto de Centroamérica. 7. LITERATURA CONSULTADA. AABADOM. El DLM-Forum 2002. Barcelona, 6 al 8 de mayo 2002. En http://www.aabadom.org/2002_1_1_DLMforum2002.pdf. (Consulta: 19 febrero 2007). Alday García, Araceli J. 2003. 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