Junta Central Electoral Republica Dominicana Automatización del

E
JC
Junta Central Electoral
Republica Dominicana
Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios
del Registro Civil
Revisión 2.0
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exclusivo del Junta Central Electoral (JCE) de la Republica Dominicana. La información contenida
dentro de este documento no puede ser transferida ni provista a terceras personas, reproducida o
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Revisión
Fecha
2.0
15-SEPT-2005
Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
Control de Revisiones
Bitácora de Cambios
Fecha
Autor
12-SEPT-2005
Ismael Sepúlveda
Validación
Nombre
Juan
Huyke
Jiménez 2.0
Versión Aprobada
Actualización
con
entrevistas
correspondientes hasta el 13 de
Septiembre de 2005.
Titulo
Fecha
JC
Distribución
Nombre
Miguel Ángel García
Referencia de Cambio
Creación
E
15-SEPT-2005
Versión
1.0
Titulo
Gerente de Proyecto, JCE
Propiedades del Documento
Titulo
Autor
Fecha Creación
Fecha Actualizado
Revisión 2.0
Entrevistas a Funcionarios del Registro Civil
Ismael Sepúlveda
12-SEPT-2005
15-SEPT-2005
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
Tabla de Contenido
Introducción
1.1 Propósito
1.2 Alcance
1.3 Resumen
5
5
5
5
2.
Entrevistas – 30 de agosto del 2005
2.1 Registro del Estado Civil
2.1.1 Proceso para Declarar Nacimiento
2.1.2 Matrimonios
2.1.3 Divorcios
2.1.4 Cambio de nombre
2.1.5 Defunción
2.1.6 Reconocimientos
2.1.7 Adopciones
2.2 Registro del Estado Civil (Verificación de Actas y Delegaciones de Oficialías)
2.2.1 Verificación de Actas
2.2.2 Delegaciones de las Oficialías
2.3 Registro del Estado Civil (Estadísticas Internas)
2.3.1 Estudios Estadísticos
5
5
5
8
8
9
9
9
10
10
10
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12
12
3.
Entrevistas – 31 de agosto del 2005
3.1 Cedulación (Dirección)
3.1.1 Proceso para Solicitar Cédula
3.1.2 Información Relevante
3.2 Cedulación (Dirección)
3.2.1 Registro Civil
3.2.2 Registro Electoral
3.2.3 Cedulación
3.2.4 Información Relevante
3.2.5 Resoluciones
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14
14
14
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4.
Entrevistas – 01 de septiembre del 2005
4.1 Registro Electoral
4.1.1 Proceso de Validación de Cédula
4.1.2 Información Relevante
4.1.3 Registro Electoral
4.1.4 Proceso Electoral
4.2 Registro Electoral (Dirección)
4.2.1 Registro Electoral
4.2.2 Unidad de Investigación
4.2.3 Padrones Electorales
4.2.4 Registro de Defunción
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18
18
19
19
19
20
20
21
5.
Entrevistas – 02 de septiembre del 2005
5.1 Defunciones
5.1.1 Proceso de Registro de Defunción
5.2 Reconstrucción y Copias de Libros
5.2.1 Restauración de Libros
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1.
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Entrevistas – 06 de septiembre del 2005
6.1 Oficina Central del Estado Civil (Dirección)
6.1.1 Autoridad de firmar actas no firmadas por Oficiales
6.1.2 Principal Actividades de la Oficina Central
6.1.3 Información Relevante
6.2 Cedulación (Dirección)
6.2.1 Funciones de la Oficina Central
6.2.2 Información Relevante
6.3 Registro del Estado Civil (Dirección)
6.3.1 Reconocimientos
6.3.2 Certificación de Soltería
6.3.3 Enviudar
6.3.4 Información Relevante
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6.
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1. Introducción
1.1 Propósito
Este documento recopila las entrevistas llevadas a cabo durante el período del 30 de
agosto de 2005 al 13 de septiembre de 2005, cuyo propósito fue investigar las
responsabilidades y los procesos asociados a la operación de los diferentes
departamentos y entidades dentro de la Junta Central Electoral, y como estas se
relacionan entre si.
1.2 Alcance
Este documento se basa explícitamente en la interpretación de los entrevistadores,
quienes a su vez son los autores del mismo. Por ende, información adicional y
correcciones a la interpretada en las entrevistas serán consideradas y documentadas en
el documento de Visión y Alcance, conjunto a subsiguientes documentos elaborados por
el consorcio SOMO.
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1.3 Resumen
Este documento está organizado primordialmente por la fecha de entrevista. Cada fecha
de entrevista está subdividida por el departamento o entidad de la Junta Central
Electoral al cual se enfoca la entrevista, que a su vez se subdivide por los funcionarios o
empleados entrevistados.
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2. Entrevistas – 30 de agosto del 2005
2.1 Registro del Estado Civil
Nombre
Dr. Servio Julio Almánzar Moreno
Dra. Guillermina Rondón
Posición
Director
Subdirectora
9:30 AM – 1:30 PM
2.1.1 Proceso para Declarar Nacimiento
•
•
Una vez nacida la criatura, el hospital debe emitir la Constancia de Nacimiento en
un periodo no mayor de 24 horas.
Luego de recibido el Constancia de Nacimiento de la Criatura, pueden ocurrir dos
cosas:
o De existir una Delegación de la Oficialía en el lugar de nacimiento u hospital; se
puede proceder a registrar al niño
ƒ Para registrar un niño se necesita el número de cédula de la persona
que procede a registrar al niño. En caso de registro natural, la madre es
la que provee el número de cédula. En caso de que el padre u otra
persona reconozca al niño entonces esa persona también proveería su
número de cédula para así reconocerle su apellido como principal. En el
caso de que ambos padres estén casados (mostrar Acta de Matrimonio),
cualquiera de los dos padres provee su número de cédula y el niño pasa
a ser registrado como reconocido
ƒ Una vez se poseen todos los documentos necesarios se procede con el
asentamiento del registro (hacer la entrada en el respectivo libro de
registro civil). De ser solicitado, la oficialía puede le proveer a los padres
el Acta de Nacimiento.
o De no existir una Delegación de la Oficialía en el lugar del nacimiento del infante,
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•
entonces lo que procede es que la Madre o persona que ha registrado al niño
pasaría directamente a la Oficialía del Registro Civil con su Constancia de
Nacimiento para registrar al infante.
ƒ Se le conceden 30 días a la persona para que gestione el registro del
infante para que éste proceda como Registro Oportuno, de pasar dicho
término, pasaría a ser un Registro Tardío.
En caso de que una madre al dar a luz no posea su número de cédula ya sea
porque nunca la ha solicitado o porque no la posee en ese instante, ocurren los
siguientes puntos:
o El hospital le va a permitir a la madre abandonar el mismo, pero no se procederá
con el registro del niño hasta que se presente la información válida relacionada a
la ciudadanía de la madre o persona que desea efectuar el registro.
o La madre va a ser responsable de cedularse en un lapso de 60 días (en caso de
que resida en la ciudad o zona urbana) o de 90 días (en caso de que resida en
zona rural) antes de que se considere como registro tardío.
o En caso de no tener su cédula disponible pero si estar cedulada, se le aplica el
mismo criterio de 60 ó 90 días para considerarse como Registro Oportuno, de lo
contrario se considerará Registro Tardío.
2.1.1.1 Oportuno
Se considera Registro oportuno todo aquel registro que se efectúe dentro de los 30
días de emitida la Constancia de Nacimiento por parte del Hospital o Ayuntamiento
de la localidad de nacimiento. En el caso de la madre no estar cedulada, el período
sería de 60 o 90 días, dependiendo el caso.
2.1.1.2 Tardío
Se considera Registro Tardío todo aquel registro que se efectúe luego de los 30 días
de emitida la Constancia de Asentamiento por parte del Hospital o Ayuntamiento de
la localidad de nacimiento. En el caso de la madre no estar cedulada, el período
sería de 60 o 90 días, dependiendo el caso.
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•
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•
2.1.1.3 Formulario RCRN-01
•
Es un formulario utilizado para el registro del acta de nacimiento en los libros del
Registro Civil
2.1.1.4 Formulario OC – 8
•
•
•
•
Es un formulario utilizado durante el proceso del Registro civil; es considerado como
la Primera Certificación de Nacimiento.
Este formulario es de expedición gratuita una vez ya efectuado el registro o
Asentamiento en el Libro de Registro de Nacimiento.
El formulario es utilizado para:
o En papel de Seguridad:
ƒ Solicitud de Cédula
o En papel Normal
ƒ escuelas
ƒ solicitud de Cédula
ƒ seguros
ƒ bautismos
ƒ etc,.
También es conocido como Extracto de Registro de Nacimiento
2.1.1.5 Formulario OC – 11
•
•
Es un Certificado utilizado durante el Registro Civil
Se emite en papel de seguridad para las Actas de Nacimiento; cualquier otro tipo de
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•
•
uso se emite en papel blanco.
Es un formulario completamente íntegro, que posee todos los anejos que contiene el
Libro de Registro de Nacimiento.
Es un formulario de Certificación para todo tipo de Expedición:
o Papel de Seguridad
ƒ Certificación de nacimiento
o Papel en Blanco
ƒ Solicitud para consulados
2.1.1.6 Formulario OC – 12
•
Es un Certificado utilizado durante el Registro Civil, también es conocido como las
Actas Inextensas.
2.1.1.7 Formulario RCAN – 01
•
Es el formulario correspondiente a las Anotaciones Marginales (posee dos copias).
2.1.1.8 Actas de Nacimiento para solicitud de Cédulas
•
JC
•
En las Oficialías se lleva récord de las solicitudes de Actas de Nacimiento en un Libro
de Control. Dicho libro se mantiene para tener conocimiento e información de las
personas que solicitan Actas de Nacimiento.
Actualmente cualquier persona que posea una Cédula puede pasar por una oficialía
y solicitar un Acta de Nacimiento.
En el libro de Control se guarda la siguiente información:
o Cédula del Solicitante
o Cualquier otro tipo de Identificación que se posea (Acta de Nacimiento, Divorcio,
Licencia, etc.)
o Número del Acta Expedida
o Firma del Solicitante
En las Oficialías no se expiden Cédulas
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•
•
2.1.1.9 Discrepancias y Situaciones Excepcionales
2.1.1.9.1 Partos sin asistencia médica
•
La persona que asistió el parto, comadrona, médico, o alcalde tienen potestad de
emitir una Constancia de Nacimiento, ésta debe estar certificada por el Ayuntamiento
del lugar donde ha nacido el infante.
2.1.1.9.2 Duplicidad de Registros
•
La Duplicidad de registros no es muy común en el registro de infantes, es más
común en el registro tardío.
2.1.1.9.3 Otras preocupaciones y hechos
•
•
Se da el caso de que se encuentran actas vacías:
o Un ejemplo por el cual se pueden dar actas vacías es cuando se tiene más de
un hijo (e.g. Gemelos) y se registran a la misma vez. Lo que puede suceder es
que para que no se pierda tiempo escribiendo, los encargados de instrumentar el
registro entran la información en el espacio del libro correspondiente al hijo
mayor y los subsiguientes hijos lo único que poseen como información es el
nombre con apellidos y fecha de nacimiento, nada más.
o Otra razón por la cual puede que no se encuentre información relevante es el
deterioro de los libros.
Existe una preocupación relacionada a los libros pertenecientes a un año en
específico y que los mismos tienen anotaciones haciendo relación a el año anterior
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•
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•
al determinado para ese libro.
o Esto es común en los primeros meses del año debido a que los encargados de
hacer las entradas cometen el error ya que están acostumbrados al número de
año anterior.
En los años 1990 – 1999 no se requería el presentar ningún tipo de identificación en
el hospital para proceder con la expedición de la Constancia de Nacimiento; esto ha
traído muchos problemas:
o Podía darse la situación de quien registraba el niño no proveía el nombre o
apellidos correctos y cuando se verificaba la información con lo que había en los
libros no concordaba. Esto conllevaba el que la persona tuviese que regresar al
hospital para que se le proveyera una Constancia de Nacimiento corregida; esto
a su vez lleva a otro problema:
ƒ En algunas ocasiones los hospitales hacen las correcciones en las mismas
hojas de Constancia de Nacimiento
Anterior al año 1996, en el acta de nacimiento se proveía información relacionada a
la filiación de la persona para la cual se expide el acta (Aparecía información
dejando saber si la persona había sido reconocida o no), esto actualmente lo
prohíbe la ley. En los libros se deben tener las Rectificaciones y las Anotaciones
Marginales correspondientes pero este tipo de anotaciones relacionadas a filiación
no pueden aparecer en las actas.
2.1.1.10 Comunicación entre Hospitales y Registro Civil
Actualmente existen en Santo Domingo unas Delegaciones de las Oficialías:
o Encargadas de facilitar el registro
o Proveen el Certificado de Nacimiento a la persona que registra al recién nacido
o Hasta ahora, estas delegaciones están ubicadas en hospitales públicos de Santo
Domingo solamente
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•
2.1.2 Matrimonios
2.1.2.1 Canónicos
•
•
A los tres días de haberse casado por proceso canónico, el matrimonio debe acudir
a la oficialía para registrar su matrimonio.
Las iglesias mantienen sus propios libros de registro de matrimonios, estos libros
son completamente independientes de los libros en que se llevan los registros en las
oficialías.
2.1.2.2 Civiles
•
Si hay un matrimonio que se ha casado por la opción civil y desea casarse
Canónicamente; se le exige al matrimonio a que se vuelva a registrar.
o Esta práctica puede traer problemas de duplicidad de registros
2.1.2.3 Otra información relacionada
•
•
Una mujer no puede contraer un nuevo matrimonio antes de haber cumplido los diez
meses de su divorcio.
Matrimonios con personas del Extranjero:
o Se debe proveer:
ƒ Pasaporte ó Acta de Nacimiento e identificación oficial con foto (en caso
de que no posea Pasaporte
ƒ Acta de Soltería (Autenticada) ó Declaración Jurada ante un Notario
Público
2.1.3 Divorcios
•
Verificar Ley 13, de donde se rigen los divorcios
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2.1.3.1 Junto Consentimiento
•
El divorcio por estos medios se da cuando ambas partes están de acuerdo.
2.1.3.2 Causa Determinada
•
En este caso, la sentencia de divorcio debe ser notificada a la parte demandada.
o No se puede proceder ni certificar un divorcio si la parte demandada no ha sido
notificada aún.
o Un Alguacil es el que está encargado de presentar la Sentencia de Demanda a
la parte demandada (en otras palabras emplazar al demandado).
o Una sentencia de divorcio tiene una vigencia de 6 meses en lo que se le informa
a la parte demandada de los procedimientos. Luego de pasados los 6 meses,
se cancela la sentencia de divorcio. Si aún las partes desean el divorcio, se
debe radicar una nueva demanda de divorcio.
2.1.4 Cambio de nombre
•
Todo cambio de nombre debe ser tramitado por aprobación de la Junta de Comisión
Electoral (en otras palabras, los jueces).
Todo cambio de nombre debe ser registrado en los libros por medio de anotación
marginal.
o Se desea que todos los cambios en los libros sean registrado en ambos
originales para evitar todo tipo de mal entendidos y minimizar el periodo de
solicitud a causa de las investigaciones.
2.1.5 Defunción
Se provee de 24 horas para proceder a inscribir una defunción
o Salud pública (hospital ó cementerio) provee de un formulario con el cual las
personas acuden a la Oficialía a registrar la defunción.
o Para los hospitales y cementerios en los cuales existen Delegaciones de las
Oficialías, el ciudadano con proveer la cédula del difunto y su cédula se le emite
un Certificado de Defunción (Hoja Amarilla), con la cual se acude a la Oficialía a
Certificar la Defunción y se le emite el Acta de Defunción.
ƒ Actualmente existe el problema en el que se confunden las cédulas al
momento de Registrar la muerte, y puede darse el caso en el cual se
Registra como difunta la persona que registró la muerte y no la persona
que realmente murió.
o Un registro de Defunción Tardía (mayor de 24 horas) requiere del mismo
proceso de un registro de nacimiento tardío
ƒ Se debe de proveer una Constancia de defunción expedida por un
médico o alcalde, con la debida aprobación del Ayuntamiento.
Existen varias preocupaciones durante el proceso de Registro de Defunción:
o En algunos casos no se registra la causa de muerte, o simplemente la
información no es la correcta, esto puede traer problemas con al tratar de
mantener datos estadísticos.
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•
2.1.6 Reconocimientos
•
•
•
Se conoce como reconocimiento al hecho de que se le provea de un apellido
paterno a la persona a quien se reconoce.
Actualmente, por ley, no se debe presentar datos relacionados al estado relacionado
al reconocimiento o legitimación de un individuo; si se debe tener las respectivas
anotaciones en los libros de Registro de Nacimiento y Libro de Registro de
Reconocimientos para así mantener los apellidos correctos para expediciones y
futuras actas.
Existen dos tipos de registros:
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•
•
o Judicial o Voluntario
o Reconocimiento Previo
En las Oficialías se mantiene un registro de los reconocimientos en el Libro de
Registro de Reconocimientos; luego se supone que se proceda a hacer la Anotación
Marginal en el Libro de Registro de Nacimiento.
Las siguientes personas son las que pueden hacer un reconocimiento de otra
persona:
o Padre
o Madre
o Abuelos Paternos
2.1.7 Adopciones
•
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El Consejo Nacional de la Niñez y la Adolescencia es el encargado de manejar las
solicitudes de Adopciones.
Se pueden dar casos de solicitud de adopción de niños que nunca han sido
declarados y como las de niños que ya han sido declarados.
o Con la solicitud de adopción de niños que no han sido declarados se procede a
registrar al menor por primera vez sin hacer ninguna corrección ya que nunca ha
sido entrado a los libros.
o En el caso de que se solicite la adopción de un menor que ya ha sido declarado
anteriormente, se procede a registrar una Rectificación por orden de tribunal y se
tiene que hacer una Anotación Marginal.
ƒ Por ley, no se puede presentar los nombres de los padres biológicos de
la persona adoptada en el acta de Nacimiento, si se desea saber cuáles
son los padres biológicos habría que recurrir a los Libros de Registro de
Nacimiento si es que a esa persona se le había registrado
anteriormente.
ƒ Una Sentencia de Tribunal para Adopción, pasa a anular cualquier
entrada de Registro de Nacimiento hecha anteriormente. Esto es lo que
permite que el joven posea nuevos apellidos y sea adoptado por una
nueva familia de haber poseído una anteriormente.
2.2 Registro del Estado Civil (Verificación de Actas y Delegaciones de Oficialías)
Nombre
Posición
Lcda. Rosa Mateo
Verificación de Actas
Ruth Pascal
Delegación de Oficialías
1:30 PM – 2:15 PM
2.2.1 Verificación de Actas
•
•
•
Las investigaciones de Validez de Actas de Nacimiento se hacen a través del
departamento de Inspectoría; una vez concluido el proceso de investigación,
Inspectoría emite un informe de investigación el cuál es enviado al departamento de
Verificación de Actas.
Existen varios tipos de Actas que son investigadas, entre estas se encuentran:
o Actas expedidas en papel de seguridad y con sellos
ƒ La mayoría de estas Actas son utilizadas por prospectos peloteros que
en ocasiones alteran el proceso de solicitud de Actas y de Registro de
Nacimiento, con el propósito de aparentar menor edad.
o Actas en Papel en Blanco (No emitidas en papel de seguridad)
ƒ Dichas actas son utilizadas comúnmente por los consulados para
solicitud de visas o Pasaportes.
ƒ Mayormente se tratan de Actas Inextensas
Los problemas más comunes encontrados durante las investigaciones son los
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siguientes:
o Duplicidad de Actas
ƒ A una misma persona se le emiten dos actas con información distinta
ƒ En este caso, luego de una investigación se procede a anular el registro
erróneo que usualmente conlleva una Anotación Marginal.
o Suplantación de Actas
ƒ Utilizar una Identidad que no le corresponde
ƒ Con el propósito, mayormente, de alterar la edad
o Inserción de Folio
ƒ Cuando se insertan registros en el libro, a veces hasta arrancando
páginas del libro.
Actualmente se mantiene constancia de todas las solicitudes de Verificación de
Actas
Este departamento también efectúa Validaciones o Investigaciones por solicitudes
individuales.
o En cualquier momento, otro departamento puede solicitar una Validación. No
necesariamente este tiene que salir de la necesidad de un proceso normal de la
Junta y sus departamentos.
o Cualquier otra agencia externa o ciudadano puede solicitar una Validación de
datos:
ƒ Agencias Bancarias
ƒ MLB (Major League Baseball)
ƒ Individuos
ƒ entre otros
Todo tipo de anulación a registro de nacimiento por causa de investigación llevada a
cabo, conlleva la cancelación de la Cédula de Identidad y Electoral de haber sido
expedida por solicitud gestionada por esta acta irregular. También se cancelarían
pasaportes relacionados a esa.
o En el caso de una Suplantación de Actas, se cancela toda la información
relacionada a lo que el suplantador haya solicitado con esa acta (e.g. Licencia
de Conducir, Pasaporte, etc.), pero el registo correcto se mantiene vigente para
la persona a la cual verdaderamente le corresponde o que ha sido suplantada.
2.2.2 Delegaciones de las Oficialías
•
•
•
Las Delegaciones están localizadas en los hospitales, al momento solo en los
públicos, y en los cementerios. El propósito de las mismas es de poder agilizar el
proceso de tramitar el Registro de Nacimientos y Defunciones.
Actualmente existen 51 Delegaciones:
o 48 Delegaciones dedicadas a los Nacimientos
ƒ 8 en Santo Domingo
ƒ 40 en el resto del País
o 3 Delegaciones dedicadas al Registro de Defunción
ƒ 2 en Santo Domingo
ƒ 1 en Pérez Cuevas (localizada en la 2da Circunscripción, establecida
desde el 1966)
El propósito de estos es que se inscriban los niños antes de que la madre abandone
el Hospital con ellos.
o Para solicitar el registro del niño:
ƒ al menos la madre debe proveer su número de Cédula
ƒ Acta Matrimonial (si se posee o aplica)
o Las Delegaciones, reciben la Constancia de Nacimiento con la cuál se
instrumenta el registro. Este registro solo puede ser asentado en la Oficialía, el
ciudadano debería ir a la Oficialía para solicitar el Acta de Nacimiento.
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Delegaciones del Registro de Defunción
o Se lleva a cabo el mismo procedimiento que con las Actas de Nacimiento.
2.3 Registro del Estado Civil (Estadísticas Internas)
Nombre
Posición
Fausto Domingo Mateo
2:15 PM – 3:30 PM
2.3.1 Estudios Estadísticos
•
•
JC
•
•
En este departamento del Registro Civil, se llevan a cabo estudios estadísticos
mensual y anualmente.
En el 2002 se comenzó a efectuar estudios estadísticos, recopilando información
desde el año 1984.
Se llevan a cabo las siguientes estadísticas:
o De nacimiento (oportuno, tardía, reconocimiento)
o Transcripciones de Actas del Extranjero
o Actas Reconstruidas
o Divorcios
o Matrimonios (civiles y canónicos)
o Defunciones
o Género
o Entre otros
Se mantienen estadísticas de las Delegaciones que existen en el País
Las Oficialías del Estado Civil proveen la información a las Oficinas de Estadística
Internas
o Actualmente, solo un 70% de las Oficialías emiten los estudios específicos.
o Todos los estudios para el año 2003 están completados, solo hacen faltan
algunas Oficialías que emitan los estudios correspondientes para el año 2004 y
otras para los estudios mensuales correspondientes al año 2005.
Hay un grupo compuesto por 3 personas, que es el que está encargado de entrar los
datos recopilados de las Oficialías y de efectuar los estudios estadísticos.
Los resultados de los estudios pueden ayudar a la toma de decisiones con respectos
a las oficialías.
o Según los resultados de los estudios, se puede proceder a añadir o reducir
personal de las oficialías.
o También se puede determinar la asignación de materiales a las oficialías
Otras entidades también dependen de estas estadísticas, como lo es el
Departamento de Salud cual requiere estadísticas de razones de muerte.
Actualmente no existe ningún tipo de restricción para la emisión de Estudios
Estadísticos; si una oficialía o algún otro departamento de la Junta Central desea
realizar un estudio, se le puede emitir.
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•
•
•
3. Entrevistas – 31 de agosto del 2005
3.1 Cedulación (Dirección)
Nombre
Wascar Hermón
Posición
Subdirector
9:45 AM – 10:30 AM
3.1.1 Proceso para Solicitar Cédula
•
Para poder comenzar la solicitud de cédula, el interesado debe cumplir con los
siguientes requisitos:
o Proveer Extracto de Acta de Nacimiento
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Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
•
•
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•
o Ser mayor de 16 años
En el caso de que se solicite la cedulación de un menor de edad (16-18 años
cumplidos), se toma la información de cédula de los padres.
Toda aquella persona que sea menor de 18 años de edad, no es considerado un
ciudadano debido a que no tiene poder de voto; en este caso se les conoce como
menor de edad.
Hay dos fechas de expiración para las cédulas:
o Cédula de Identidad de Menor de Edad expira a los dos años de haber sido
emitida o cuando la persona cumpla los 18 años.
o Cédula de Identidad y Electoral expira cada 10 años en el día del cumpleaños
del ciudadano.
Al momento de solicitar una cédula, la misma no es emitida inmediatamente, el
proceso de emisión de cédulas conlleva varios pasos:
o El extracto del Acta de Nacimiento es comparado con el Segundo Original de los
libros del Registro de Nacimiento. De existir alguna discrepancia se procede a
llevar a cabo una investigación para verificar las discrepancias contra el Primer
Original.
o Toda aquella solicitud para la cual se hayan hecho asentamientos o
rectificaciones en el año corriente, hay que acudir directamente a la oficialía en
la cuál se hizo el registro de estas modificaciones ya que como los libros del año
corriente no han sido cerrados, ambos originales se encuentran en la Oficialía.
Al momento de solicitar una cédula, se le toma una foto y sus huellas digitales a la
persona que la está solicitando.
La Dirección de Cedulación o Centro de Cedulación se encargan de comenzar el
proceso de solicitud de cédulas y de cerrar el proceso al entregársele la cédula al
ciudadano; el departamento no se encarga de llevar a cabo ningún otro proceso.
(E.g. Cancelación, Invalidación, Investigaciones)
Siempre en las Investigaciones, el Primer Original es el que tiene precedencia.
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3.1.2 Información Relevante
•
•
•
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•
Existen 60 centros de Cedulación a través del País, de 10 a 15 de ellos están
localizados en el Distrito Nacional.
A los ciudadanos en el extranjero se les provee una cédula permanente o
provisional; según la solicitud.
Toda expedición oficial que identifique a un individuo, lleva el número de cédula de
éste. Algunos de estos son:
o Licencia de conducir
o Licencia de Portar de Armas
o Pasaportes
Cuando una persona con cédula pasa de ser menor de edad a ser ciudadano, i.e.
cumple 18 años, el número de cédula permanece igual.
En las cédulas emitidas desde el 1993 hasta el presente, se emiten con el número
de cédula anterior al dorso.
o Actualmente la numeración de cédulas es distinto al emitido antes del 1993, es
por eso que se ha tenido que optar por esta práctica ya que hay ciudadanos que
han hecho transacciones financieras o de algún otro tipo con esa numeración.
Las Actas que son clasificadas como inválidas luego de investigaciones son
comunicadas al Registro Electoral y ellos son los que se encargan de cancelar o
rehabilitar cédulas.
o Una cédula por ejemplo, puede ser rehabilitada a causa de un error en un
registro de defunción. (E.g. Se declara muerta una persona que aún permanece
viva.)
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Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
3.1.2.1 Cédulas Militares
•
•
•
Los Ciudadanos Militares y miembros de la Policía no poseen el derecho al voto; por
lo cual no son registrados en el Padrón electoral.
A los militares se les remueve su cédula de ciudadano y se les emite una constancia
con la cual tienen que acudir a un Centro de Cedulación para solicitar su cédula
militar.
Si un ciudadano militar decide darse de baja del servicio militar o policía; debe acudir
con el documento de baja del servicio y su acta de nacimiento para así podérsele
revalidar su cédula y volverle a incluir en el Padrón electoral.
3.2 Cedulación (Dirección)
Nombre
Juan Carlos Sánchez
Posición
Director
3:15 PM – 4:30 PM
3.2.1 Registro Civil
•
•
El Registro Civil está encargado de realizar u ordenar la verificación de las Actas con
el Segundo Original; en caso de que surja alguna discrepancia entre éste y el acta
provista en una solicitud. La investigación se lleva a cabo por Inspectoría de tener
que acudir al pueblo o municipio en donde se emitió esa acta para hacer la
investigación contra el Primer Original.
Desde el año 1945 se están documentando los Segundos Originales.
Luego de que se hace la verificación o validación de las actas, entonces se pasa al
Registro Electoral para el resto de las transacciones.
JC
3.2.2 Registro Electoral
E
•
•
•
En este Departamento se efectúa la verificación electrónica; donde se verifica las
actas validadas con la información entrada al Sistema en el Centro de Cedulación.
Se hacen varias verificaciones o validaciones a nivel de sistema.
o Si se encuentra en el sistema una persona con la misma combinación de
Nombre y Apellidos, sin importar la fecha de nacimiento; se puede comenzar
una investigación para ver si se trata de la misma persona.
Es el Departamento de Registro Electoral quien emite o asigna el número de Cédula.
3.2.3 Cedulación
•
•
•
•
Este departamento es el propietario de dos de los eslabones dentro del proceso de
solicitud de Cédula:
o Registro de la Solicitud
o Entrega del documento o tarjeta al solicitante
Una vez se haya terminado el proceso de validación del Acta de Nacimiento, la
cédula aparece en el sistema como Disponible para Impresión. Luego de que la
solicitud se encuentre en este estado, el solicitante puede pasar por cualquier centro
de Cedulación para recoger su cédula. No necesariamente tiene que ser el lugar
donde la solicitud.
Los expedientes de las solicitudes de cédula de una persona le pertenecen al
Registro Electoral y no al Centro de Cedulación. El Registro Electoral custodia
dichos expedientes.
Existen varias razones para eliminar o revocar el derecho al voto:
o Defunción
o Extranjeros
o Presos
ƒ Siempre y cuando sea un preso con pena irrevocable por detracción
cívica (i.e. su condena es final y no puede ser apelada)
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
ƒ
•
•
•
Si no el preso no cae en esta clasificación, el mismo es considerado un
preso preventivo y este sí tiene derecho al voto
ƒ La revocación del voto, para aquellos que le aplica tiene efecto hasta el
momento en que quede en libertad
La vigencia de las Cédulas de Identidad y Electoral es de unos 10 años, el cambio
de categoría de una cédula no afecta en nada la fecha de expiración de esta.
o E.g.: Un ciudadano que ha sido militar por 8 años dentro de la fecha de validez
de la Cédula; decide darse de baja del ejército. Una vez dado de baja se le
vuelve a emitir una cédula de ciudadano, a esta cédula aún le quedan solamente
2 años para su expiración. Esta transacción conlleva un cambio de categoría no
una renovación; es por eso que no se le asigna una nueva fecha de expiración.
Se llegó a hacer una recomendación con relación al método de manejo de
expiración de las cédulas; donde se recomendó el que en vez de que sea un periodo
fijo de 10 años se considere el asignar fechas de expiración dependiendo la edad del
ciudadano.
La renovación de cédulas es tratada como una nueva solicitud; por ende el
ciudadano debe proveer el Acta de Nacimiento. La única excepción a esta regla son
las cédulas emitidas al extranjero, la cual no es necesario el proveer un Acta de
Nacimiento.
•
La ley 8-92 establece que toda expedición oficial que identifique a un individuo, lleva
el número de cédula de éste. Algunos de estos son:
o Licencia de conducir
o Licencia de Portar de Armas
o Pasaportes
El sistema no permite la emisión de números de cédulas a personas con el mismo
Nombre, Apellidos y Fecha de Nacimiento.
Los primeros 3 números de la cédula corresponden al lugar o municipio que el
solicitante estipuló que residía la primera vez que solicitó su cédula; no corresponde
necesariamente al lugar en que nació la persona.
Una cédula puede ser invalidada por falsificación de datos; es el Registro Electoral
quien realiza esta acción y es el Pleno Judicial quien autoriza esta acción.
Requisitos de Comunicación entre agencias:
o Defunción
ƒ Se requiere copia del Manuscrito del Certificado de Defunción; estas
solicitudes provienen del Registro Civil
o Militar y Policía
ƒ La policía o el Ejército emiten los documentos certifique el enliste junto a
la cédula del ciudadano
ƒ En estos casos se procede a inhabilitar la cédula del ciudadano y no es
necesaria la aprobación de los Jueces
o Baja Militar
ƒ Es responsabilidad del ciudadano el acudir al Centro de Cedulación para
habilitar su cédula de Ciudadano y tomarse una nueva foto sin uniforme
militar o de Policía.
Existe una Ley que estipula el que el Centro de Cedulación le debe proveer una lista
a las Oficialías con los nombres y números de cédulas de aquellas personas cuyas
cédulas de menores están a punto de vencer y necesitan ser renovadas por una
Cédula de Identidad y Electoral.
o Actualmente hay Centros de Cedulación que no cumplen con esta ley.
Los ciudadanos dominicanos que residen fuera del país pueden solicitar la
renovación de su cédula a través del Consulado Dominicano del país en donde se
JC
•
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3.2.4 Información Relevante
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Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
•
encuentren. Dichas solicitudes de Renovación son simples y no proveen cambios de
información.
o Las cédulas emitidas a a dominicanos en el extranjero solo proveen la capacidad
de voto Presidencial.
Durante los años 1993 – 1998 se estuvieron emitiendo unas cédulas conocidas
como las “Cédulas Azules” y desde el 1998 hasta el presente se están emitiendo las
“Cédulas Amarillas”, por el color de estas. Por medio de una resolución se
estableció que no importaba el año en que se emitieran estas cédulas azules, las
mismas expirarían en el 2008.
Surgió la duda en relación a como el nuevo sistema de Registro Civil podría ayudar
al Departamento de Cedulación.
3.2.5 Resoluciones
•
•
JC
•
La ley establece el que 4 meses antes de las elecciones o 30 días después de las
mismas, no se pueden expedir o renovar Cédulas. El departamento de Cedulación
mediante unas resoluciones extiende este límite de 4 a 5 meses (16 de Diciembre
del año electoral) con el propósito de poder llevar a cabo las investigaciones y
validaciones de las nuevas cédulas. Estas resoluciones son revisadas en los años
electorales.
Los duplicados de cédulas son emitidos hasta el 14 de mayo a las 12 de la media
noche en el año de elecciones.
El 15 de diciembre es el último día para someter un cambio de Dirección residencial
en la cédula.
Desde el 17 de diciembre hasta el 7 de mayo del año electoral las personas pueden
hacer solicitudes de nuevas cédulas, pero las mismas no podrán ser emitidas en
plástico hasta pasados los 30 días de las elecciones; esto debido a que la ley
establece el que en estos casos el ciudadano tiene que permanecer fuera del
Padrón Electoral.
E
•
4. Entrevistas – 01 de septiembre del 2005
4.1 Registro Electoral
Nombre
Lic. Mayra Goris
Eunice Abrew
Posición
Subirector
9:30 AM – 11:00 AM
4.1.1 Proceso de Validación de Cédula
•
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•
•
Las solicitudes de nuevas cédulas llegan al Departamento del Registro Electoral. El
grupo de Validación (dirigido por Eunice Abrew) se encarga de validar las Actas de
Nacimiento llamando a las oficialías que han sido automatizada para verificar la
información registrada.
Algunas oficialías del Distrito Nacional han sido automatizadas y para estas no es
necesario el llamar a dichas oficialías para verificar la información ya que la misma
puede ser verificada a través del mismo sistema.
Centro de Cedulación VIP – este centro es dedicado a la solicitud y renovación de
cédulas de los Jueces, funcionarios de gobierno, y personas recomendadas por
cualquiera de los antes mencionados. Este servicio sirve como beneficio para las
personas antes mencionadas. El propósito de este centro es el de acelerar el
proceso de solicitud y expedición de cédulas.
o Este centro registra aproximadamente de 2,500 a 3,000 transacciones diarias.
El interesado acude a los Centros de Cedulación para solicitar la expedición de su
cédula. Aquí el interesado, provee su firma, foto y huellas digitales. El centro le
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
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provee una Constancia de de Solicitud, con una fecha estimada de cuando puede
pasar a buscarla. El Centro de Cedulación emite el Archivo de solicitud al Registro
Electoral, para el comienzo del proceso de validación de actas.
El proceso de validación de actas de Nacimiento puede tomar aproximadamente dos
meses, en casos normales.
Una vez hecho el trámite de solicitud de cédula; es responsabilidad de la persona el
acudir a un Centro de Cedulación para recoger su cédula. La única excepción a
estos casos son las cédulas emitidas al extranjero, para las cuales el ciudadano
provee las fotos que aparecerán en la cédula.
Una vez cancelada una cédula como resultado de una investigación, no existe la
posibilidad de poder apelar esta decisión, ya que se presume que los resultados de
las investigaciones son concretos y correctos.
En el caso de que se haya cancelado una cédula por causas de defunción bajo
situaciones erróneas, luego de llevada a cabo la investigación apropiada, se puede
reanudar la cédula de esa persona. En estos casos se le provee a la persona una
certificación como prueba de que se esta llevando a cabo una investigación para la
revalidación de su cédula.
Existe una Comisión de Cancelación y Validación de Cédulas comprendida por 3
Jueces Magistrados; dichos Jueces están a cargo de aprobar lo que el Registro
Electoral ha emitido a raíz de las Investigaciones.
La Junta de Central Electoral se compone de 9 jueces magistrados
o 3 Jueces en la Comisión de Cancelación y Validación
o 3 Jueces en la Comisión de Oficialías
o Como existen varias comisiones, hay Jueces que toman parte en más de una
sola comisión
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4.1.1.1 Duplicidad de Cédulas
•
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Hay varias situaciones por las cuales se pueden dar duplicidad de Cédulas; uno de
los ejemplos comunes es el relacionado a la MLB (Major League Baseball):
o En este caso, suele ocurrir que el joven declara su nacimiento dos veces, en
sitios distintos. Muchas de las ocasiones es para reducirse la edad actual.
ƒ En estos casos particulares, el Registro Electoral solicita una
investigación al Departamento de Inspectoría y éste envía unos
investigadores a ambos pueblos en donde aparece registrado el joven y
a base de los resultados de la investigación se ordena la anulación de la
cédula que no le corresponde al joven, de haber sido solicitado.
El Sistema actual del Registro Electoral realiza una comparación entre Nombre,
Apellidos y Fecha de Nacimiento; de ocurrir alguna duplicidad entre esta
comparación la Solicitud de Cédula no procede y aparece en pantalla un mensaje
informando la duplicidad de Identidad. Cuando ocurren casos como estos, son la
Directora o la Subdirectora del Registro Electoral las únicas autorizadas a alterar los
datos del récord correspondiente, de ser necesaria la alteración de la información.
No tan solo la duplicidad de Nombre, Apellidos y Fecha de Nacimiento puede causar
la invalidación automática de una solicitud; si no que también la similitud en la
Información proveniente del Acta.
o E.g. Mismo Libro, Tomo, Folio
Para anular un Acta, Inspectoría emite un reporte de resultados de investigación el
cual es revisado por el Registro Electoral o por el Registro Civil. Luego de revisado
este informe, éste se le es enviado a las Oficialías para que procedan a anular el
registro de los libros.
Durante el periodo electoral, el Departamento de Inspectoría pasa a tomar otro rol
dentro del Registro Electoral.
Ninguna solicitud de cédula es negada sin el debido reporte emitido por inspectoría.
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Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
4.1.2 Información Relevante
•
•
•
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•
Durante el periodo eleccionario, los partidos de mayoría suelen ayudar en el
promover la cedulación de los ciudadanos y en el informarle a los ciudadanos el que
pasen a recoger las cédulas listas a impresión.
Una vez expedida una cédula, se procede a guardar el expediente del individuo. El
expediente contiene toda la información relacionada a la persona, cual se almacena
en el Archivo de Distrito, donde se localizan todas las solicitudes hechas en los
Centros de Cedulación del Distrito Nacional, y todas las Provincias de Santo
Domingo.
Una de las preocupaciones mayores se debe a que cualquier persona puede
solicitar el Acta de Nacimiento de cualquier otra persona. Debido a esto, y a que no
se mantiene constancia inmediata de la muerte de los ciudadanos en los libros de
Nacimiento, cualquier persona con el Acta de Nacimiento de un difunto no
registrado podría solicitar una Cédula de de Identidad y Electoral con la identidad del
difunto (si es que el mismo no haya sido cedulado anteriormente).
o Se sugirió el que fuesen los padres de la persona o la misma persona quien sea
capaz de solicitar un Acta de Nacimiento.
Surgió una preocupación con relación a la integridad del mantenimiento de
Anotaciones Marginales en los libros de Registro de Nacimiento:
o Se nos proveyó un ejemplo muy común de un caso como este:
ƒ Una señora que tiene un hijo; donde ella nunca fue reconocida por su
padre, por lo cual su hijo carga el apellido de su abuela como el apellido
de madre. Se podría dar el caso donde el padre la reconoce y se
registra un Acta de Reconocimiento. En este caso se registra una
anotación marginal en el folio del registro de nacimiento de la madre
pero no se hace una anotación en el del hijo de ella. A base de esto se
hace la corrección a un solo registro, cuando en realidad la corrección
correspondía a dos personas (madre e hijo); en otras palabras el hijo va
a permanecer con un apellido que ahora no le corresponde.
• Este tipo de caso puede traer problemas durante un proceso de
investigación.
4.1.3 Registro Electoral
•
•
El Registro Electoral está a cargo de validar el Padrón Electoral antes de pasarle la
información al Departamento de Informática, que es quien produce el Padrón como
tal.
o El Padrón se verifica hoja por hoja contra la información que aparece en sistema
del Ciudadano.
El Registro Electoral tiene su Dirección y su Subdirección, pero a su vez se divide en
varias Unidades:
o Cancelaciones y Revalidaciones – Maneja los caso de cancelaciones y
revalidaciones de Cédulas de Identidad y Electoral.
o Validación Electrónica – Validan que la información entrada en el sistema
utilizado por Cedulación y el Registro Civil es válido.
o Investigación – Llevan a cabo investigaciones dentro de lo que puedan, i.e. lo
que no es delegado a Inspectoría. Inspecciona las solicitudes.
o Asistencia al Público
o Radio Comunicación
ƒ Verificación de actas en Oficialías o Centros de Cedulación donde no existe
comunicación telefónica.
o Archivos
ƒ Unidad dedicada al almacenamiento y búsqueda de expedientes de solicitud
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Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
o
o
o
de cédulas
Certificación
ƒ Esta unidad está encargada de certificar y emitir los números de cédula.
ƒ El Magistrado Presidente de la Cámara de la Junta Administrativa es la
única persona que certifica y firma las cédulas emitidas.
Supervisión
ƒ Esta unidad se dedica a la supervisión de la certificación de las
Declaraciones de Nacimiento Tardías.
• Antes se podía dar el caso en que una persona poseía una cédula sin
tener una declaración de nacimiento ya que anteriormente se expedían
cédulas sin tener que presentar un Acta de Nacimiento.
Unidad Administrativa
ƒ Esta unidad se encarga de tramitar las nominas y los pagos de las mismas
para todos los empleados de la Junta.
4.1.4 Proceso Electoral
•
JC
•
Diagrama de Verificación de Padrones:
o Provincias
ƒ Municipios
• Colegios Electorales
Las Elecciones Presidenciales y Congrecionales se llevan a cabo cada 4 años cada
una, de manera intercalada. De manera que cada 2 años hay elecciones en el país.
La dirección de residencia del individuo es la que determina donde es que la
persona va a ejercer su voto. La junta no valida el que la persona verdaderamente
resida en el lugar que dice que reside; lo único que se valida es el que un cambio de
dirección de residencia ocurra dentro de las fechas establecidas por la junta, para
evitar movilizaciones masivas en momentos de elecciones congrecionales.
En el Padrón Electoral se presenta únicamente la información necesaria de la
persona.
o E.g. Nombre, Apellidos, número de cédula
E
•
•
4.2 Registro Electoral (Dirección)
Nombre
Joaquina Hilario
Posición
Director
3:15 PM – 4:30 PM
4.2.1 Registro Electoral
•
•
•
•
El Registro Electoral fue fundado con la ley 55
Centro de Cedulación VIP
o En este centro se atienden casos especiales de solicitud de Cedulación:
ƒ Solicitudes de Miembros del Magistrado
ƒ Personas que salen de viaje
ƒ Emergencias
o El proceso de validación de las Actas sometidas a través del Centro VIP se hace
a través de llamadas telefónicas o por radio a las Oficialías en donde no existe
comunicación telefónica.
La foto y las huellas digitales del solicitante son tomadas al momento de solicitar la
cédula.
Para los dominicanos residentes en el exterior no se les procesa solicitudes de
nuevas cédulas, pero si se les emiten duplicados de cédulas y renovación de las
mismas.
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
•
•
•
Se recalcó que desde el año 2003 en adelante no se está registrando el problema de
suplantación de cédulas.
Todas las solicitudes de cédulas son enviadas a la Oficina Central del Registro Civil
en La Feria, excepto las tramitadas a través del Centro de Cedulación VIP. El
ciudadano no tiene que ir a la Oficina Central a hacer ningún tipo de transacción.
Debido a que las cédulas conllevan un proceso de validación antes de ser emitidas,
el Registro Electoral le provee al ciudadano de una Certificación de Cédulas para
uso de solicitudes Financieras, Inmigración, Policía, Seguros, etc.
Existen varios tipos de cancelación de una cédula:
o Fallecimiento
o Suplantación
ƒ Dos cédulas con una misma Acta de Nacimiento
o Duplicidad
ƒ Una persona con dos cédulas
o Falsedad de Datos
ƒ Una persona utiliza un acta que no le pertenece
o Inhabilidad
ƒ Militares, Policías, Menores, Extranjeros
4.2.2 Unidad de Investigación
JC
•
Esta unidad está encargada de inspeccionar en la solicitud de cédulas y entrada de
datos al sistema.
o E.g. Identificar suplantaciones a través de fotos (o sea que la foto tomada no
corresponda a la persona que solicita)
o Envían los casos con anomalías al Departamento de Inspectoría con una
recomendación de investigación.
Luego de concluida una investigación por parte del Departamento de Inspectoría; se
presentan los resultados al Magistrado compuesto por los Jueces de la Junta. Estas
se llevan a una agenda la cual es atendida por prioridades. Luego de aprobada la
acción a tomar, la orden del Pleno es llevada al Departamento de Informática para
que se lleve a cabo una cancelación, inhabilitación, o rehabilitación de una cédula.
En caso de que una persona necesite alguna prueba de que posee una cédula
durante un proceso de investigación; se le provee de una Certificación de
Rehabilitación de Cédula.
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4.2.3 Padrones Electorales
•
•
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•
•
•
Los mismos son aprobados y validados por el Registro Electoral.
Son generados o impresos por el Departamento de Informática
El departamento de Logística lleva los padrones a los municipios correspondientes;
estos a su vez los validan una vez más.
En los padrones electorales se presenta la siguiente información:
o Colegio de Votación
o Nombre y Apellidos
o Número de Cédula
o Fotografía del Elector
o Firma del Elector
Los padrones que son utilizados para el proceso eleccionario se imprimen en papel
de seguridad y a colores para reconocer las fotografías.
Los partidos electorales, con un costo, pueden solicitar copias de los padrones.
Estos son emitidos en papel en blanco y en tinta negra.
Se presentó la recomendación de poder digitalizar los archivos de solicitud de
cédulas para así poder acelerar el proceso de validación.
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
4.2.4 Registro de Defunción
•
•
El ciudadano que registra la defunción entrega la cédula en la delegación; en donde
se le llena el Formulario OC-07 con la información pertinente de la hoja amarilla.
Este formulario es enviado entonces a la Oficialía para que el mismo sea firmado por
el Oficial.
Una vez ya completado el Formulario OC-07, el mismo es enviado al Registro Civil
en un sobre sellado y con la firma del Oficial. Luego del Registro Civil pasa al
Registro Electoral.
5. Entrevistas – 02 de septiembre del 2005
5.1 Defunciones
Nombre
Luis Pérez
Posición
9:00 AM – 9:30 AM
5.1.1 Proceso de Registro de Defunción
•
JC
•
Comúnmente el Departamento de Registro de Defunción es conocido como la
Delegación de Defunción; es por eso que las oficinas de Defunción que se
encuentran en los Hospitales y Cementerios son conocidas como Apéndices de la
Delegación de Defunción.
El ciudadano paga los impuestos por conceptos de Entierro al Cementerio y una vez
tramitado el entierro, el Ayuntamiento se encarga de llevar la Hoja Amarilla a la
Delegación de Defunción en la Oficialía.
Mientras transcurre el proceso de preparación del Acta de Defunción, si un
ciudadano necesita prueba de que la persona está difunta a este se le provee de un
documento llamado Constancia de Defunción.
El proceso desde que llega el documento de solicitud de registro de defunción a la
delegación hasta que se llega a emitir el Acta de Defunción pueden transcurrir dos
días.
La persona que solicita el Registro de Defunción posee de 24 horas para someter la
Hoja Amarilla al Ayuntamiento. Siempre es el ciudadano el que emite la hoja
amarilla al Ayuntamiento y es el Ayuntamiento el que emite la Hoja Amarilla a la
Delegación de Defunción.
De no procesar la solicitud de Registro de Defunción en un periodo de 24 horas;
entonces se tiene que hacer un Registro de Defunción Tardío mediante una
Rectificación por orden de Sentencia del Tribunal.
Actualmente se le emiten actas de defunción a quien desee un acta de defunción,
siempre y cuando pague los impuestos de 30 Pesos. También se le emite la
cantidad de actas que desee.
Se prevé que la automatización del sistema va a acelerar grandemente el proceso
de solicitud de defunción.
Se procesan más de 100 solicitudes de Actas de Defunción diariamente.
Requisitos de solicitud de Registro de Defunción:
o Sellos equivalentes a 30 pesos en Impuestos
o En el Ayuntamiento se le solicita a la persona que hace el trámite de solicitud, la
cédula de la persona difunta
ƒ La cédula es adjuntada al Certificado de Defunción y ambos
documentos son enviados a la Delegación de Defunción localizada en la
Oficialía.
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Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
5.2 Reconstrucción y Copias de Libros
Nombre
Dr. Ramón Antonio Núñez Lagrulé
Wandy Montilla
Posición
3:15 PM – 5:00 PM
5.2.1 Restauración de Libros
•
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•
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•
Este departamento se encarga mayormente en la reconstrucción de Libros de
Registros que han sido destruidos o deteriorados; tanto de las distintas Oficialías
(Primer Original) como del libro de la Oficina Central (Segundos Originales).
o En el caso en que no exista un Segundo Original para un Primer Original que se
esté restaurando, se procede a sacar copia del Primer Original y esta copia pasa
a ser el Segundo Original.
Los que se denomina como Segundos Originales tienen origen desde el 1945; antes
de esta fecha no se tenían Segundos Originales.
Hay libros que no poseen Segundos Originales por diversas razones:
o Se han perdido
o Nunca fueron enviados por las Oficialías
o Antes del 1945
Cuando al Primer Original le hace falta información debido a deterioro o falta de
hojas, se repone con copias del Segundo Original; dichas copias deben ser
aprobadas y firmadas por el Director o Subirector de la Oficina Central.
Existe la preocupación de que existen muchos Segundos Originales que aún no han
sido actualizados con las Rectificaciones correspondientes, ya sea porque no han
sido enviadas desde las Oficialías o porque en la Oficina Central no se han hecho
los trámites de comenzar a pasar las Rectificaciones a los Segundos Originales.
Actualmente se está llevando a cabo la digitalización de los Segundos Originales;
ante esta situación existe la preocupación de Como se va a atacar la situación de
hacer Rectificaciones de los Segundos Originales una vez digitalizados.
De la manera en que trabaja el Departamento de Restauración de libros es que
usualmente el Cuerpo de Inspectores son los que hacen la sugerencia de
restauración de los libros ó son los oficiales quienes envían los libros por voluntad
propia para que sean restaurados. Este departamento no acude a las Oficialías en
busca de libros para restaurar porque de ser así el trabajo sería inmenso y difícil de
completar debido a la demanda.
Existen situaciones en las cuales los Segundos Originales no están completos en
concordancia a los Primeros Originales.
o E.g.: Al Segundo Original le hacen falta hojas, no se sabe el porque pero se
asume que al encargado de hacer los asentamientos en Ambos libros se le
olvidó hacer la entrada al segundo Original. Debido a esto existen discrepancias
entre ambos originales.
E
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•
6. Entrevistas – 06 de septiembre del 2005
6.1 Oficina Central del Estado Civil (Dirección)
Nombre
Posición
Juan Almonte
Director
9:15 AM – 10:30 AM
6.1.1 Autoridad de firmar actas no firmadas por Oficiales
Según el artículo 10 de la Ley 659 Sobre Actos del Estado Civil:
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
El Director de la Oficina Central del Estado Civil autenticará con su firma los
Actos que en uno o en ambos libros originales hayan quedado sin firmar por la
oficialía del Estado Civil Actual.
Al Director de la Oficina Central del Registro Civil, y en su disponibilidad el Subdirector,
tendrán la autoridad de firmar las actas o Anotaciones Marginales en los registros que
por alguna razón no hayan sido firmados por algún Oficial.
Un registro sin firma de un Oficial o por el Director o Subdirector de la Oficina Central, no
es válido.
6.1.2 Principal Actividades de la Oficina Central
La Oficina Central del Estado Civil ejecuta varias actividades primordiales. A
continuación las cinco más importantes.
6.1.2.1 Portador de Segundos Originales
Las Oficialías proveen los Segundos Originales, una vez clausurados, a la Oficina
Central. Esta pasa a ser el portador y administrador de estos documentos.
E
6.1.2.2 Validación de Acta de Nacimiento al solicitar Cédula
La Oficina Central se encarga de investigar el Acta de Nacimiento provista por un
individuo al solicitar la Cédula de Identificación y Electoral. Esta acta se verifica contra el
segundo original cual reside en la Oficina Central. De haber discrepancias en la
información, la investigación se delega a Inspectoría donde se desplazan a la Oficialía
donde se expidió para validar el acta contra el Primer Original.
Los resultados de la investigación son provistos al Registro Electoral.
JC
6.1.2.3 Legalización de firma de Actas
La legalización de firma consiste de validar una firma de Oficial en un acta o certificado
expedido en alguna Oficialía. Hay varias entidades, como embajadas y tribunales, que
además de solicitar actas y certificados del Registro Civil, exigen la legalización de la
firma inscrita en dicho documento para cerciorarse de que estos son válidos.
La Oficina Central tiene un cartón con la firma de cada Oficial del Registro Civil, y sus
suplentes que se usa comparar la firma en el documento expedido. Este proceso es
aleatorio, solo se investigan con más profundidad las que aparentan ser fraudulentas, o
aquellas firmadas por suplentes de oficiales cuando no hubo una indisponibilidad
registrada del oficial que autorice dicha firma. Si se requiere hacer investigaciones contra
el Primer Original, esta investigación pasa a Inspectoría.
6.1.2.4 Registro de Anotaciones al Margen en Segundo Originales
Toda actualización que debidamente es procesada en el primer original, tiene que ser
registrado a su vez en el segundo. La Oficina Central recibe estas notificaciones y se
encargan de llevar a cabo el registro en el segundo original. Estas anotaciones tienen
que ser firmadas por el Director, y en caso de su indisponibilidad, el Subdirector.
Copia de las Sentencias Judiciales y/o Ordenanzas de la Junta que autorizan estas
anotaciones son guardadas también por le Oficina Central.
6.1.2.5 Conservación y Portador de libros en deterioro
La Oficina Central se encarga de llevar a cabo la conservación de los libros en deterioro.
También estos son almacenados y administrados por la Oficina Central.
6.1.3 Información Relevante
•
Las Rectificaciones se asientan en Anotaciones Marginales en los libros del Estado
Civil correspondientes; no se mantiene un libro de Rectificaciones.
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
Estas Rectificaciones se guardan en cajas clasificadas por años, en las Oficina
Central
Las embajadas o consulados acuden a las Oficinas Centrales para la verificación de
las Actas del Estado Civil que han sido emitidas.
Para mantener constancia de las Rectificaciones; se prepara un Oficio (Informe) de
las rectificaciones hechas en las Oficialías el cual contiene el Tomo y Folio donde se
asentó la Rectificación en el Primer Original.
Si una Anotación Marginal no es firmada por un Oficial el Estado Civil o por el
Director de la Oficina Central; dicha anotación no es tomada como válida al
momento de emitir un acta.
Actualmente un nacimiento asistido por partera necesita una declaración jurada.
Todas las Anotaciones Marginales de los Segundos Originales son firmadas por el
Director o Subdirector de la Oficina Central.
De ocurrir alguna catástrofe en las Oficinas Centrales del Estado Civil; los Segundos
Originales corren el riesgo de ser perdidos, así peligrando la permanencia de los
actos del Estado Civil.
o Actualmente se están digitalizando todos los Segundos Originales de los Actos
del Estado Civil. En la Oficialía de la Segunda Circunscripción del Estado Civil,
se están digitalizando todos los Primeros Originales
Se mencionó que hay un problema particular con relación al origen de varios de los
errores que ocurren en los Actos del Estado Civil y para los cuales el ciudadano es el
que se ve afectado:
o En años anteriores, no era requisito que los Oficiales fueran abogados y
tampoco se le solicitaba una cédula a la persona que fuera a registrar a un hijo.
Uno de los problemas que esta situación ha traído es que podemos tener
personas que cuando fueron a registrar a sus hijos, sus hijos fueron registrados
con el apodo de sus padres y no con el nombre registrado para ellos.
ƒ Esta situación trae como consecuencia el que el niño cuando sea un
adulto y proceda a solicitar un acta de nacimiento para su uso, va a
tener dificultades para la solicitud de la misma.
ƒ Han hecho la recomendación de observar estos casos para tratar de
buscar una solución a este tipo de problema. No es justo que el
ciudadano tenga que sufrir las consecuencias de un error cometido por
un Oficial del Estado Civil.
Se hizo la aclaración de que las Rectificación es un proceso que se lleva a cabo
para la corrección de errores cometidos por las Oficinas del Estado Civil o sus
empleados.
En el caso de que no se encuentre la copia de una sentencia, la copia del Primer
Original no existe y en el Segundo Original no hay un asentamiento de Anotación
Marginal; el ciudadano tiene que volver a efectuar todos los procesos legales que
fueron necesarios para generar la sentencia que conllevaba la Rectificación que ha
sido extraviada.
o
•
•
•
•
•
•
JC
E
•
•
•
6.2 Cedulación (Dirección)
Nombre
Marino Contini
Posición
Subdirector
10:30 AM – 11:00 AM
6.2.1 Funciones de la Oficina Central
•
Potestad para firmar actas o anotaciones que no han sido firmadas por los Oficiales
del Estado Civil
o La verificación de dichas actas es hecha en cualquier momento.
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
Se puede proceder a firmar primeros originales, pero a petición de los mismos
Oficiales del Estado Civil.
o Se supone que todos los Segundos Originales sean recibidos dentro de los
siguientes 30 días desde el cierre de los libros al fin de año. Cuando son
recibidos estos libros, los mismos son registrados y luego pasan a ser
archivados.
Verificar Actas de Nacimiento para solicitud de Cedulación
o El departamento interno de Cedulación se encarga de verificar las actas contra
el Segundo Original.
ƒ CIE (Constancia de Identidad Electoral – Departamento de Verificación
de Actas)
o De ocurrir discrepancias entre las actas y lo que aparece en el Segundo Original,
el CIE va al interior a efectuar las investigaciones necesarias. Lo mismo sucede
si el Segundo Original no se encuentra en los Archivos de la Oficina Central.
Legalizar las actas de todos los Oficiales del Estado
o Las firmas de los oficiales se verifican con una ficha que contiene la firma
registrada de los Oficiales.
o Todos los oficiales tienen un suplente, el cual posee la autoridad de firmar Actas
en la ausencia del Oficial.
ƒ Se supone que el oficial notifique a la Oficina Central el que no va a
estar presente, para que así se pueda mantener un registro de las
ausencias.
Formulario de Rectificaciones en los Segundos Originales
o RCAN-01 – Es el Oficio (Informe) con el cual se notifica una rectificación o
Anotación Marginal (para ser anotadas en el Segundo Original).
Reconstrucción de los Libros
o Es muy común el caso donde único existía un original y de este no exista una
copia (usualmente los años antes del 1945).
ƒ Para este proceso se somete un oficio a la Comisión de Reconstrucción
de la Junta, con todos los documentos requeridos para la solicitud de
reconstrucción. La Comisión aprueba la reconstrucción del acta y
entonces las Oficinas Centrales proceden a reconstruir según lo
aprobado por la Comisión. Luego de reconstruido, ese libro de
reconstrucción se mantiene en los Archivos de las Oficinas Centrales y
se le envía copia del mismo a la Oficialía pertinente.
ƒ Entre los documentos requeridos para la Reconstrucción de las Actas se
puede solicitar un certificado notarial o en otros casos por ejemplo, se
puede solicitar hasta las Actas de Bautismo como fuente de información
para la reconstrucción del Acta de Nacimiento.
ƒ El Restaurar no es lo mismo que Reconstruir. Restaurar es arreglar algo
que ya existe, el Reconstruir es el levantar algo que una vez existió y
que en ese momento no existe.
•
•
•
JC
•
E
o
6.2.2 Información Relevante
•
Al momento en que se efectúa un Reconocimiento, es obligatorio el hacer el cambio
de los apellidos. En caso de que no se desee aceptar el reconocimiento, el
ciudadano debe hacer los trámites legales necesarios para que entonces
rectificaciones apruebe la anulación de ese Reconocimiento.
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
6.3 Registro del Estado Civil (Dirección)
Nombre
Dr. Servio Tulio Almánzar Botello
Posición
Director
12:00 PM – 1:00 PM
6.3.1 Reconocimientos
•
•
•
•
JC
•
Es obligación del ciudadano el proceder con el cambio de los apellidos adquiridos
por el reconocimiento. De no hacer lo propio, es considerado como el ocultar una
realidad jurídica.
La obligación de cambio pasa a los hijos de la persona también de haber; i.e. se
procede a cambiar los apellidos de los hijos y así sucesivamente.
El proceso de cambio de apellidos no es lo mismo que el cambio de nombre ya que
el proceso de cambio de nombre no contempla el cambio de apellidos.
Para llevar a cabo un reconocimiento, se le exige al padre la presentación de la
cédula de la madre. El propósito de esta acción es para evitar reconocimientos
viciosos o con propósitos de afectar a la persona.
Un hijo nacido dentro de un matrimonio se considera legítimo por medio de
Presumpción Legal.
o Para el caso en que se logre probar de que el niño no es hijo del esposo de la
mujer que da a luz; se lleva a cabo una Impugnación Legal para apelar la
Legitimidad.
Para un reconocimiento legítimo no es necesario la presencia del padre, ya que con
la presentación del Acta de Matrimonio automáticamente legitimiza al infante por
Presumpción Legal.
Se puede dar el caso de reconocer a un difunto; siempre y cuando el mismo tenga
descendientes, de lo contrario el reconocimiento no se lleva a cabo ya que no es
necesario.
E
•
•
6.3.2 Certificación de Soltería
•
•
El Registro Civil no emite este tipo de certificado debido a que el sistema no está
automatizado y no hay forma de verificar de forma efectiva el estado civil de soltero
de una persona.
o En estos casos la persona debe acudir ante un notario para que le expida una
declaración jurada como prueba de que la persona es soltera.
A los extranjeros, al momento de casarse, se les solicita un Acta de Soltería del país
de procedencia; pero aún así esto no es garantía de que la persona esta ciertamente
soltera.
6.3.3 Enviudar
•
Actualmente se promueve la anotación marginal de la defunción del cónyuge en los
libros de matrimonio, pero no es obligación del Registro Civil, es el ciudadano quien
debe hacer estos trámites y no es un proceso automático del Registro Civil.
6.3.4 Información Relevante
•
•
Una defunción no conlleva una actualización automática en ninguno de los libros del
Registro Civil. Es obligación del ciudadano el hacer los trámites pertinentes para
llevar estas anotaciones al margen en los distintos libros del Registro Civil.
o Es debido a esta situación el que ocurren tantas suplantaciones de cédulas; se
espera que con el nuevo sistema automatizado estos casos sean reducidos o al
menos resueltos por completo.
Existen varios tipos de registros adicionales a los que ya hemos mencionados:
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
Transcripciones
ƒ Se mantiene un libro de Registro de Transcripciones del extranjero.
Este es un registro de todas las actas emitidas en el extranjero, las
cuales luego son transcriptas o asentadas en los libros del Registro Civil
correspondientes. Por lo menos debe haber un dominicano involucrado
en este registro para poder ser trascrito.
o Reconstrucción de libros de Actos del Estado Civil
ƒ Se lleva a cabo un registro de los libros Reconstruidos en un libro
dedicado a este fin.
o Adopciones
ƒ Las Adopciones son registradas en un libro dedicado.
Es el Juez de Paz quien abre los Libros de los Actos del Estado Civil y es el Oficial
quien los cierra al fin de cada año.
o El Juez de Paz es un funcionario del Orden Judicial y hay un Juez de Paz por
cada Jurisdicción del Estado Civil.
o
•
7. Entrevistas – 7 de septiembre de 2005
Posición
Sub-Consultora Jurídica
E
7.1 Consultoría Jurídica
Nombre
Dra. Ivelisse a. Grullón
4:00 PM – 5:30 PM
7.1.1 Departamento de Consultoría Jurídica
El Departamento de Consultoría Jurídica sirve como un apoyo legal, en las dos
materias que rigen al Registro Civil:
o Ley 659
o Ley Electoral
Actualmente, el trabajo básico o permanente del departamento están relacionados al
registro de los Actos del Estado Civil. Entre estos podemos listar:
o Verificación de Actas del Registro Civil
ƒ En el Departamento de Consultoría Jurídica se llevan a cabo las
verificaciones a actas del Registro Civil, que así lo ameriten..
o Las correcciones a los Actos del Estado Civil (Rectificaciones)
ƒ Las Rectificaciones en su mayoría consisten en errores cometidos por el
Oficial del Estado Civil, tanto de forma voluntaria como involuntaria.
ƒ Es un tribunal quien ordena el que se efectúe una Rectificación.
ƒ El Tribunal que emite la orden debe ser el Tribunal del Domicilio al cual
pertenece la Oficialía en la cual se va a efectuar la Rectificación.
ƒ Luego de emitida la sentencia del Tribunal es que viene a ejercer su
función el Departamento de Consultoría Jurídica. Consultoría Jurídica
verifica la información provista por el Tribunal y posee de un tiempo
determinado para presentar alguna apelación a la información provista.
o Demandas de Divorcios
ƒ Divorcio Contencioso
• Es el tipo de divorcio más común; se basa en que una de las
partes no esta de acuerdo con la relación y presenta la demanda
de divorcio a la otra persona.
• Consultoría Judicial interviene en estos casos para asegurar que
los procesos legales se llevaron a cabo como se debe..
ƒ Divorcio por mutuo consentimiento
• Es cuando ambas partes están de acuerdo y deciden presentar
JC
•
•
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
la demanda de divorcio por acuerdo mutuo.
Este tipo de divorcio solo se puede dar luego de dos años de
estar casados.
Reconstrucción de los Libros de Registro de los Actos del Estado Civil
ƒ Una reconstrucción de un libro de registro de los Actos del Estado Civil
se da cuando se ha perdido el mismo y no se encuentra en ninguno de
los dos Originales, o que las copias existentes del mismo están tan
maltratadas que la información no puede ser recopilada.
ƒ Antes de proceder a la reconstrucción de un Acto del Estado Civil en
uno de sus libros, se tienen que dar varias cosas primeramente:
• Se tiene que emitir un Comunicado de parte de un Oficial del
Estado Civil.
• Se requiere una autorización del Presidente de la Junta Central
Electoral.
• Luego el Departamento de Consultoría Jurídica comienza con
una serie de investigaciones y procesos que tienen como fin la
aprobación o negación de la reconstrucción del registro.
Autorizaciones de las Oficialías del Registro del Estado Civil
ƒ Consultoría Jurídica trabaja directamente con el proceso de aprobación
o cancelación de Oficialías en el país.
Opiniones
ƒ La Consultoría Judicial ofrece apoyo legal (relacionado a las
Legislaciones del Registro Civil) a distintas agencias (internas o
externas), abogados, embajadas, entre otros.
ƒ También brinda apoyo a las Oficialías en cuanto a procedimientos a
seguir en casos excepcionales.
ƒ En algunos casos de operación normal, debido a la complejidad de este,
puede llevar al inicio de una investigación.
Redacción de Contratos
ƒ Consultoría Legal trabaja las redacciones de los contratos de cualquier
tipo (Ej.: arrendamiento, servicio, etc.) en los que esté envuelto la Junta
Central Electoral.
Trascripción de Actas del Extranjero
ƒ Este es un proceso de donde Consultoría Jurídica verifica las actas
extranjeras para ser legalizadas, de ser así, estas podrán ser trascritas.
ƒ Estas actas son registradas en el libro de Transcripciones del Registro
Civil.
Rectificaciones
ƒ Consultoría Jurídica pasa a digitar los Oficios de Autorización de
Rectificación
ƒ Luego de que son digitados estos Oficios, los mismos pasan a la
sección de verificación del mismo departamento, para así certificar que
la digitación fue efectuada correctamente.
Reconocimientos
ƒ Existen varios tipos de reconocimientos dentro de los procesos de los
Actos del Registro Civil:
• Reconocimiento Expreso
o Ambos padres se presentan ante un Oficial del Estado
Civil para registrar a un recién nacido.
o También puede ser conocido como legitimación; en la
cual dada la naturaleza de un matrimonio el padre no
tiene que estar presente para el reconocimiento del
o
o
JC
o
E
•
o
o
o
o
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
•
•
niño.
Reconocimiento Judicial
o Este reconocimiento se da por medio de una Sentencia
de un Tribunal
Reconocimiento Auténtico
Reconocimiento Testamento
o Se puede dar luego de la muerte del padre antes del
nacimiento de la criatura.
Adopciones
ƒ Las adopciones se conlleva un proceso legal y administrativo,
autorizando al Oficial del Estado Civil a que se registre en los libros al
niño por adopción.
ƒ La autorización enviada a los oficiales, debe estar firmada por el
Presidente del Pleno de la Junta.
o Defunciones
ƒ Todos los desaparecidos que fueron declarados hace más de 20 años,
por medio de una Sentencia de Tribunal pasan a ser declarados como
muertos.
El Departamento de Consultoría Jurídica interviene en la investigación de un caso
cuando existe un conflicto con algún Oficial.
Consultoría Jurídica trabaja con los Pronunciamientos de Divorcios en casos de que
el mismo lleve de emitido más de lo que la ley ya ha establecido para su registro.
Consultoría Jurídica es el Representante Legal de la Junta Central Electoral en
cualquier caso de demanda o que se esté caso legal que se esté efectuando en
algún tribunal del país.
•
•
•
E
o
JC
7.1.2 Funciones Durante Proceso Electoral
•
•
El Departamento de Consultoría Jurídica sirve de asesor ante impugnaciones legales
que puedan surgir durante el periodo electoral.
Se trabaja en los menesteres solicitados por el Pleno de la Junta Central Electoral.
7.2 Consultoría Jurídica
Nombre
Dr. José Miguel Vásquez
7.2.1
Posición
Consultor Jurídica
5:30 PM – 6:15 PM
Resumen
La Consultoría Judicial es el “apoyo legal” de la Junta Central Electoral. Provee
interpretaciones y opiniones sobre conflictos encontrados en el Registro Civil o Electoral.
La Consultoría Judicial se compone del Consultor Jurídico, Sub-Consultores Jurídicos, y
abogados ayudantes. Los abogados ayudantes procesan los casos haciendo los
estudios pertinentes. Cuando el abogado entiende que el caso ya esta debidamente
concluido, este pasa por verificación donde se hacen las verificaciones pertinentes. De
haber algún cambio que no requiere de la atención del abogado, este para a ser elegible
para despacho. De ser necesario este caso puede regresar al abogado para que
complete la información que estipula Verificación. De haber un tranque, el Consultor
Jurídico estudiará el caso con ambas partes y tomará la decisión basada en el caso y los
argumentos, esta será acatada por ambas partes. Una vez el caso está listo para
despacho, este puede ser revisado por el Consultor o Sub-Consultor que esté asignado
a aprobar dicho despacho.
Los casos son aprobados a despacho por los Sub-Consultores, solo los especiales
tienen que ser aprobados por el Consultor Jurídico. Estos son:
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
•
•
•
•
Adopciones
Trascripciones de Actas de Nacimiento
Cambios de Nombre
Opiniones
Cualquier caso individual cual investigación lo amerite
La Consultoría Jurídica, al ser el apoyo legal de la JCE, es el organismo encargado de
diversas responsabilidades como:
•
•
•
7.2.2
Emite opiniones de interpretación sobre las leyes relacionadas al Registro Civil y
Electoral a diversas entidades, incluyendo la Junta, Oficialías, y abogados
Representa a la JCE en litigios
La redacción y análisis de los contratos de servicio de la JCE
Con respecto al Registro Civil
7.2.2.1 Consultas
La Consultoría Judicial tiene que llevar a cabo consultas para ciertos aspectos del
Registro Civil para poder dar visto bueno a acciones necesarias que el registro debe
tomar con respecto a estos aspectos. Estos son los siguientes;
E
7.2.2.1.1 Reconstrucción
La Reconstrucción es un registro que se instrumenta para asentar un registro perdido,
usualmente por la destrucción del libro. La Consultoría Judicial tiene que dar el visto
bueno a esta reconstrucción antes de ser instrumentada.
JC
7.2.2.1.2 Rectificaciones
Las Rectificaciones tienen que ser aprobadas por la Consultoría Judicial.
7.2.2.1.3 Trascripciones
Trascripciones son registros instrumentados en el Registro Civil cuyo origen fue en el
exterior. Un ejemplo de esto puede ser el caso de un dominicano que se casó en otro
país. Requerimientos:
•
•
•
Tiene que estar un dominicano involucrado en el registro para poder ser
trascrito.
El acta del país extranjero tiene que ser legalizada por el Cónsul Dominicano.
El acta de Trascripción se registra en la Oficialía de domicilio del dominicano.
La Consultoría Judicial tiene que aprobar dicha trascripción.
7.2.2.1.4 Cambio de Nombre
Los cambios de nombre tienen que ser aprobados por la Consultoría Judicial, después
de recibir el Desacato del poder ejecutivo.
7.2.2.1.5 Matrimonio Canónicos
7.2.2.1.6 Adopciones
Las adopciones requieren de un proceso legal extenso y detallado, es por esto que la
Consultoría Judicial verifica estos casos para cerciorarse de que el procedimiento
llevado a cabo fue el correcto.
7.2.2.1.7 Declaración Tardía de Defunción
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
Las declaraciones tardías de defunción deben ser verificadas por Consultoría Jurídica
antes de ser asentados.
7.2.2.1.8 Nulidades
Toda nulidad tiene que pasar por la Consultoría Judicial ya que estas, en esencia, son
procesos legales.
8. Entrevistas – 8 de septiembre de 2005
8.1 Informática
Nombre
Ángela Fernández
Antonio Berges
Alfredo Soler
Carlos Félix
Juan Carlos Paladín
Posición
Gerente Proyecto de Automatización (La Feria)
Gerente Operacional (La Feria)
Encargado de Desarrollo
Coordinador de Proyecto
Encargado de Desarrollo del Registro Civil
2:00 PM – 4:30 PM
8.1.1 Preocupaciones traídas en Entrevista
8.1.1.1 Digitalización de Actas
•
JC
•
Actualmente se está implementando un sistema de digitalización de los libros de
registro de los Actos del Estado Civil. Esta digitalización se está efectuando por
medio de “scanning” de estos libros.
Actualmente se están escaneando los Segundos Originales de las Actas de
Nacimiento en la Oficinas Centrale (La Feria). Hay algunas oficialías en las cuales
se está implementando este proceso de digitalización pero el mismo es limitado.
De necesitar el asentar una Rectificación en uno de los registros ya digitalizados,
dicha rectificación será digitalizada en el nuevo sistema del Registro (el mismo se
tiene en las Oficina Central) y será anejada a la imagen correspondiente al
Asentamiento del Registro.
E
•
8.1.1.1.1 Sugerencias
•
Se mencionó como sugerencia para el nuevo sistema, se contemplara la
digitalización de todos los libros del Registro de Actos del Estado Civil en todas las
localidades relacionadas a los Actos del Estado Civil (Ej.: Oficialías, Centros de
Cedulación, Oficina Central, Etc.).
o Actualmente, el que se solamente se digitalicen algunos de los Libros de los
Actos del Estado Civil no es completamente efectivo ya que puede que algunos
procesos sean instantáneos a nivel operacional pero otros procesos aun
permanecen bajo el método arcaico y el propósito de la automatización es que
se vean beneficiados todos los procesos de registro de Actos del Estado Civil.
8.1.1.2 Registro
•
•
Actualmente solo en algunas oficialías se lleva a cabo el registro por automatización,
en el resto de las oficialías se lleva a cabo el método manual antiguo.
Este método manual ha traído una serie de complicaciones a nivel general del
sistema, como lo es la expedición de actas y cedulación de ciudadanos. Entre los
problemas que se pueden identificar se encuentran los siguientes:
o Suplantación de Cédulas
o Duplicados de Cédulas
o Registros duplicados en distintas Oficialías
o Información malinterpretada al momento de Verificación
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
o
Etc.
8.1.1.2.1 Sugerencias
•
•
•
Proveer un sistema seguro y basado en accesos según responsabilidades para así
minimizar el contacto indeseado con información delicada del ciudadano.
Establecer unas políticas a nivel de sistema las cuáles ayuden facilitar transacciones
multi-departamentales y transacciones escaladas (E.g.: Defunciones, Divorcios,
Reconocimientos, Etc.).
Minimizar, a nivel de sistema, muchos de los problemas existentes a causa del
asentamiento de actos por medio manual.
8.1.1.3 Otras Sugerencias
8.1.1.3.1 Nivel de Ciudadano
•
JC
E
•
Actualmente muchos de los procesos de validación de datos de los Actos del Estado
Civil conllevan el que el ciudadano acuda a un tribunal para autorización de una
Rectificación en los Actos del Estado Civil.
Muchas de las Rectificaciones que se llevan a cabo son a causa de errores
cometidos por los Oficiales del Estado Civil ó algunos funcionarios de La Junta
Central de Elecciones (JCE).
o Como medio de observación, el grupo entrevistado del Departamento de
Informática sugirió el que se presentara la recomendación de que la JCE tuviese
la jurisprudencia para administrar y aprobar las Rectificaciones sin que el
ciudadano tuviese que acudir a un Tribunal para recibir la autorización de
enmendar las Actas; cuando el problema desde un principio ha sido
responsabilidad de la JCE.
o El fin de esta sugerencia es eliminar impugnaciones al ciudadano por errores
cometidos en Registros del Estado Civil por los Oficiales.
Se sugirió el que la JCE considerara el proveerle a la persona de un número de
cédula al momento en que es registrado en el sistema.
o Tomar en consideración la reestructuración de la codificación del número de
cédula para que no guarde la misma relación actual (Ej.: Número de Municipio)
ya que podría traer muchos problemas en los demás procedimientos que
conlleva la JCE.
o Contemplar el que el número sea único
o No necesariamente se tiene que emitir la cédula al momento de ser registrado,
más bien es para poder identificar a la persona de una manera más eficiente y
así poder agilizar los procesos llevados a cabo en la JCE.
Considerar la posibilidad de que se incluya un código de barra en las tarjetas de
cédula
•
•
8.1.1.3.2 Nivel de Oficialías
•
Poder tener un control administrativo sobre los Oficiales del Estado Civil, con el fin
de poder estandarizar procesos y eliminar muchas de las problemáticas surgidas a
ese nivel operacional.
8.1.1.3.3 Nivel General
•
Poder establecer un control en la emisión de actas, limitar de alguna manera el
acceso de las actas de una persona.
o En otras palabras, que sea la persona o algún familiar cercano quien pueda
solicitar la expedición de un acta. (Ej.: El Acta de Nacimiento ó el Acta de
Defunción)
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
•
•
Tener de alguna manera un tipo de relación electrónica con el sistema electrónico
del Sistema Judicial con el propósito de poder tener acceso inmediato e
ininterrumpido a las sentencias emitidas.
Hacer un nuevo análisis a la ley que rige a la JCE y por consiguiente al Registro
Civil, para que se contemplen los cambios que conlleva la automatización y que la
misma pueda ser efectuada sin ningún tipo de conflicto con la ley actual.
La JCE debe hacer un análisis de las escalas salariales de los empleados en todos
los niveles operacionales del Registro Civil (Oficinas de la JCE y las Oficialías) con el
fin de que los empleados y funcionarios se sientan a fin con sus posiciones y
eliminar cualquier tipo de operaciones adversas que esto causa actualmente.
9. Entrevistas – 13 de septiembre de 2005
9.1 Inspectoría
Nombre
Dr. Andrés Bienvenido Figueroa
Dra. Elena Baró
Posición
Subdirector
Subdirectora
9:30 AM – 11:30 AM
JC
E
Actualmente los entrevistados fungen como Directores Interinos del Departamento ya que la
posición de Director está vacante y aun no se ha nombrado el funcionario.
o
Anteriormente los inspectores todos estaban concentrados en las oficinas de la Junta Central
Electoral y de allí se establecían rutas para hacer las investigaciones correspondientes. Hay un
total de 152 Inspectores en todo el País; de esos 97 están localizados en el Distrito Nacional y 7
están localizados en las Oficinas Centrales (La Feria).En este Departamento, entre otras cosas,
se atienden las peticiones de verificación de actas por diferentes entidades.
9.1.1 Registro Civil
•
•
•
•
•
•
Con relación a algún acta expedida por un Oficial del Estado Civil, se hace la
solicitud de investigación para verificar si un acta es legal según los Oficios de
Emisión de Actas por un Oficial del Estado Civil.
También se efectúan investigaciones de auditoría a funcionarios según denuncias
emitidas al Registro Civil.
Todos los resultados de cualquier tipo de investigación deben ser detallados
incluyendo anexos de pruebas visuales textuales.
o Todas las investigaciones deben ser completas y neutrales
Los Informes deben ser firmados por los investigadores, para que luego pasen a ser
revisados y aprobados (por medio de firma) por el Director de Inspectoría, o
Subdirector de éste no estar disponible.
o Una vez aprobada la investigación, la misma es entregada al departamento o
entidad quien la solicita.
Cuando los inspectores se tienen que desplazar a las oficialías, se establecen rutas
de investigación para que estos puedan visitar las regiones de la forma más
eficiente.
o Puede que de una investigación se deriven muchos otros problemas. Todas
estas son investigadas, y atendidas en el informe de la investigación.
Hay una alta incidencia de Deportados que utilizan la Suplantación con el propósito
de volver entrar al País sin ser detectados.
9.1.2 Declaraciones Tardías
•
En el Distrito Nacional y en la ciudad se estipula una Declaración Tardía luego de los
Revisión 2.0
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
•
dos meses de haber nacido el infante, en las zonas rurales se estipula una
Declaración Tardía luego de los tres meses de haber nacido el infante.
En las Delegaciones de los Hospitales Públicos no se le permite a la madre
abandonar el Hospital hasta que registre el infante.
o Luego de efectuado el registro, se puede pasar a asentar el acta de Nacimiento
en la Oficialía a la cual pertenece la Delegación.
9.1.3 Estadísticas
•
•
•
Suplantaciones
o Son las más comunes
o Se reciben aproximadamente 300 al mes
Duplicidad
o Estas son solicitadas por el Registro del Estado Civil
o Se reciben aproximadamente 200 al mes
Provenientes de la Consultoría Jurídica
o Son los casos que menos se reciben
Major League Baseball (MLB)
o Ha habido una reducción de solicitudes de parte de la MLB debido a que los
escuchas (“scouts”) han adquirido suficiente experiencia para llevar a cabo las
investigaciones de las actas recibidas por su parte.
9.1.4 Apoyo Electoral
•
El Departamento de Inspectoría está completamente disponible durante el periodo
electoral en caso de que la Junta Central Electoral necesite efectuar algún tipo de
Investigación.
Cuando los partidos políticos solicitan su reconocimiento, Inspectora realiza una
investigación para verificar el local, si existe una directiva y la militancia del partido
que solicita el reconocimiento es cierta, y si cumple con los parámetros establecidos
por ley. Los investigadores emiten los resultados de la investigación a la JCE para
que esta proceda a reconocer o denegar el reconocimiento del partido electoral.
En período electoral, los investigadores se desplazan por todo el país en todas las
Jutas Electoral regionales, con el propósito de brindar apoyo durante el proceso
electoral.
o Brindan apoyo logístico
o Convocan reuniones con los miembros de la Junta Electoral de cada provincia
ƒ En cada provincia hay una Junta Electoral compuesta de los siguientes
miembros
• Secretario – Maneja aspectos administrativos con sus empleados
• Presidente
• Miembros de la Junta – se compone de 9 jueces y sus respectivos
suplentes
ƒ Si surge una vacante de uno de los miembros de la Junta; se convocan a
todos los entes importantes de la Provincia (Clero, Alcalde, personas
importantes, etc.) para así escoger el suplente para esa vacante. En estos
casos, son los Investigadores son los que sirven de árbitros en este proceso.
JC
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E
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9.1.5 Oficina Central
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Poseen siete inspectores.
CIE – Cédula de Identidad Electoral
o Actualmente se conoce como Verificación del Expediente de Cédula
o Son las verificaciones que se hacen a nivel del país por los investigadores junto
a tres auxiliares de la Oficina Central que les acompañan, con los fines de
verificación de solicitudes para fines de cedulación.
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Automatización del Registro del Estado Civil
Entrevistas a Empleados y Funcionarios del Registro Civil
9.1.6 Acuerdos Externos
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La JCE tiene unos acuerdos externos con unas instituciones con los fines de llevar
esfuerzos para procesar Declaraciones Tardías:
o CEDAIL – Iglesia Católica
o Secretaría de Estado de Educación
o Visión Mundial
El Registro Civil solicita los inspectores necesarios para que junto a los abogados o
jueces de estas instituciones, se procedan a finalizar las Declaraciones Tardías.
El finalizar declaraciones tardías consiste en hacer un esfuerzo por identificar estas
personas que aún no han sido registradas y poder lograr llegar a ellas para efectuar
su registro y así disminuir o eliminar los registros tardíos. El fin más bien es el de
poder dotar a estas personas de un Acta de Nacimiento.
9.1.7 Información Adicional
JC
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Los inspectores realizan investigaciones general cada dos años de los todos los
libros de registro de Actos del Estado Civil en todas la Oficialías del Estado Civil
localizadas por todo el país.
o El informe de investigación se hace para todos los libros de registro de Actos del
Estado Civil para un tiempo determinado de años (Ej.: 2000 – 2005).
o Estas investigaciones se llevan a cabo por solicitud del Registro del Estado Civil.
o Actualmente no se están llevando a cabo estas investigaciones.
Cualquier vacante que surja en cualquier departamento dentro la Junta Central
Electoral, es ocupada de manera interina por un investigador, e.g. el director Interino
actual de la Oficina Central
o Entre otras vacantes que son ocupadas se encuentran:
ƒ Directorias
ƒ Oficiales Civiles
ƒ Secretarios de Juntas
E
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