Plan de Monitoreo y Evaluación. RCC, Fase 1. RP HIVOS

Plan de Monitoreo y
Evaluación del RP-Hivos
“Conteniendo la epidemia de VIH en
Guatemala: Intensificación de las
acciones de prevención y atención
integral en grupos vulnerables y áreas
prioritarias de Guatemala”
PARA FONDO MUNDIAL DE LUCHA CONTRA EL SIDA,
LA TUBERCULOSIS Y LA MALARIA
RCC, Fase 1
Versión enero 24 de 2011
Documento elaborado por:
Ana Cristina Solano Quesada
Equipo de trabajo:
Manine Arends
Mirjam Musch
Erika Stolz
Julieta Hernández
Elaboración de los Anexos con la coordinación y apoyo de:
Programa Nacional de Sida del Ministerio de Salud Pública y
Asistencia Social Comisión Nacional de Monitoreo y Evaluación
Patricia Rivera, ONUSIDA Pablo Moreira, USAID/PASCA
2
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Índice
Abreviaturas y Acrónimos ........................................................................................................ 3
Introducción .......................................................................................................................... 4
I. Algunos conceptos clave para el Monitoreo y Evaluación en el RP-Hivos .................................. 6
II. Objetivos del Plan de Monitoreo y Evaluación ........................................................................ 8
III. El Proceso de Monitoreo y Evaluación ................................................................................. 9
A. Indicadores de la propuesta .............................................................................................. 9
B. Sistemas de información ................................................................................................ 11
Sistema de Información Gerencial en Salud (SIGSA)
............................................................ 11
Sistema Integral de Gestión de Proyectos (SIGPRO)............................................................. 13
Base de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes VIH ....................................................... 15
C. El Proceso de Monitoreo .................................................................................................. 18
Monitoreo a través de las visitas a los SR........................................................................... 19
Flujo de información interno del proceso de Monitoreo………………………………………………………20
D. Recolección de Información, Análisis y Reporte .............................................................. 21
Recolección de la información ......................................................................................... 21
Análisis y reporte ......................................................................................................... 24
E. Garantía de la Calidad de los datos ................................................................................. 30
F. Procesos de evaluación………………………….…………………………………………………………….………33
Evaluaciones........................................................................................................................ 33
Estudios especiales.............................................................................................................. 37
G. Diseminación de la información ...................................................................................... 41
H. Otras actividades clave de MyE ............................................................................................ 42
I. Desarrollo de capacidades......................................................................................................... 43
Fortalecimiento del RP ......................................................................................................... 43
Fortalecimiento de SR .......................................................................................................... 43
J. Coordinacion ....................................................................................................................... 44
ANEXOS......................................................................................................................................
3
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
4
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Abreviaturas y Acrónimos
ALF
ARV
CAP
CCC
CNE
DAS
HIVOS
HSH
ITS
JRS
MCP
MSPAS
MyE
PME
PNS
PPL
PVVIH
RCC
RP
SIGSA
SR
SIGPRO
TARGA
TSC
TVC
VIH
VM
5
Agente Local del Fondo Mundial
Antirretroviral
Conocimientos, Actitudes y Prácticas
Comunicación para el Cambio de Comportamiento
Centro Nacional de Epidemiología
Dirección de Área de Salud
Instituto Humanista de Cooperación con los Países en Desarrollo
Hombres que tiene Sexo con Hombres
Infección de Transmisión Sexual
Jóvenes en Riesgo Social
Mecanismo de Coordinación País
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
Monitoreo y Evaluación
Plan de Monitoreo y Evaluación
Programa Nacional del Sida
Personas Privadas de Libertad
Persona que vive con VIH/SIDA
Mecanismo de Continuación de Financiamiento (por su sigla en
inglés)
Receptor Principal
Sistema de Información Gerencial de Salud
Sub-Receptor
Sistema Integral de Gestión de Proyectos
Tratamiento Antirretroviral de Gran Actividad
Trabajador(a) sexual comercial
Tamizaje Voluntario con Consejería
Virus de Inmuno deficiencia Humana
Visión Mundial
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Introducción
Hivos es una organización holandesa, no gubernamental, inspirada por principios humanistas.
Anualmente, brinda su apoyo a más de 800 organizaciones no gubernamentales locales en más de
30 países por medio del suministro de medios financieros, conocimientos, asesoramiento y apoyo
político. El fortalecimiento de la sociedad civil es un ámbito político central de Hivos.
Desde el año 2006, Hivos empezó a desarrollar experiencia como Receptor Principal (RP) del Fondo
Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria (FM); primero en Costa Rica, luego en
Bolivia; y en el 2010, iniciará a fungir dicho rol para las organizaciones de sociedad civil en
Guatemala que llevan a cabo acciones de prevención, atención, auditoría social e incidencia política
en la propuesta del Mecanismo de Continuación de Financiamiento (MCF), ciclo 8.
El presente es el Plan de Monitoreo y Evaluación de Hivos para los tres primeros años de ejecución
de la subvención del Programa “Conteniendo la epidemia de VIH en Guatemala: Intensificación
de las acciones de prevención y atención integral e n grupos vulnerables y áreas prioritarias de
Guatemala”, cuya meta es “Contener la diseminación de VIH en Guatemala y asegurar la
sobrevivencia y la calidad de vida de las personas con VIH”. Si bien el presente Plan se
elabora por tres años, el FM ha solicitado un Plan de MyE para el primer año del Proyecto,
pues después del primer año el país se ha comprometido a tener en implementación el
Plan Estratégico Nacional en VIH-Sida, que incorpora un Plan de Monitoreo, que entraría a
regir como el Plan de MyE del Programa del FM para Guatemala.
Esta Fase del Programa representa cambios significativos para el país. Guatemala decidió no sólo
realizar un cambio de RP, sino que contar con dos RP: el Ministerio de Salud Pública y Asistencia
Social, quien será responsable del Programa en las organizaciones del Estado (siendo todas estas
centros y unidades del MSPAS), e Hivos como responsable del Programa para sociedad civil. Estas
situaciones presentan una oportunidad y grandes desafíos. Oportunidad para el fortalecimiento del
sistema nacional de atención y prevención del VIH y el sida y de un sistema único de información a
nivel nacional; desafíos para la coordinación entre sociedad civil y Estado y para el establecimiento
del sistema de información integrado a nivel nacional.
Otro giro significativo está en el reporte al FM. Durante el primer año de implementación, se
reportará únicamente sobre los resultados “de Proyecto”. Después del primer año de la
subvención, el RP MSPAS estará integrando un reporte de país, basado en metas nacionales del
Plan Estratégico Nacional, en el caso de lso indicadores del FM el MSPAS reportará según sus
metas reflejadas en el MD. Hivos reportará el aporte de los SR de la sociedad civil a dichas metas.
En el presente plan se definen los procesos de Monitoreo y Evaluación para Hivos como RP de
organizaciones de la sociedad civil, y la coordinación que todo esto conlleva con el MSPAS, como
ente rector y como RP. Se desarrolla sobre la forma en que Hivos podrá participar en el proceso de
6
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
fortalecimiento del Sistema de Información del MSPAS, partiendo de sus
posibilidades reales como organización de sociedad civil.
Hivos considera que para la Fase 1 de RCC se requiere dar un salto en la manera de
concebir e implementar el MyE del Programa. Durante las fases anteriores, el RP Visión
Mundial ha sido muy efectivo en el cumplimiento cuantitativo de metas y en el control de
calidad de la información, requiriendo ahora de un salto que coloque especial atención a
la calidad y efectividad de los procesos, además de la vinculación de los sistemas de
información del proyecto con los sistemas nacionales de información en VIH.
Los cuatro objetivos que orientan la acción tanto del Programa en su integralidad, como de Hivos
en su función de Receptor Principal y la de cada uno de los Sub-receptores del Programa son:
•
Objetivo 1: Dirigir actividades efectivas de prevención hacia las poblaciones más
vulnerables y las áreas de mayor incidencia de VIH/SIDA en el país.
•
Objetivo 2: Impulsar y promover la participación de la sociedad civil en la lucha
contra el VIH/SIDA.
•
Objetivo 3: Aumentar el acceso a TVC y otros servicios relacionados con
VIH/SIDA en mujeres embarazadas
•
Objetivo 4: Aumentar el acceso a tratamiento integral de VIH/SIDA en áreas prioritarias
El Plan de MyE del RP HIVOS que se presenta para dar seguimiento a la meta y objetivos
mencionados, busca guardar coherencia con los compromisos internacionales para aportar al país
desde lo que su rol como ONG le permite, como responsable del seguimiento de las ONG,
Patronatos y Asociaciones dentro de la implementación del proyecto en Guatemala. Es un Plan que
además, se ve transversal izado por los valores que permean el diario quehacer en Hivos.
Como principio primordial de Hivos, este plan busca posicionar en el centro de sus intervenciones,
el respeto por las personas y sus derechos. Busca además, valores de transparencia y
responsabilidad ante sus bases y sus proveedores de fondos; la importancia a la calidad de su
trabajo y de sus relaciones; y en coherencia con su afán de ser una organización abierta al
aprendizaje, el desarrollo de sistemas de calidad que realicen mejoras y estén abiertos a las críticas
y el crecimiento.
7
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
I. Algunos conceptos clave para el Monitoreo y
Evaluación en el RP-Hivos
El Plan de MyE del Receptor Principal Hivos, para el Programa del Fondo Mundial en
Guatemala Fase III – Años 1, 2 3, integra los siguientes enfoques
•
Un enfoque de gestión por resultados, que pone el énfasis en los efectos y resultados
(“impact”, “outcome” y “outreach”) del Programa en la población meta y las
organizaciones participantes.
• Un enfoque de proceso, como los alcances del Programa son en un período de tiempo
determinado, se debe considerar el análisis de la pertinencia de las estrategias y
acciones emprendidas para alcanzar los objetivos y metas propuestas inicialmente.
•
1
El concepto de evaluación de cuarta generación , que enfatiza en el aprendizaje
individual, institucional y nacional y la verificación de la sostenibilidad de los
efectos e impactos ocasionados por las intervenciones de desarrollo.
Además, el Plan de Monitoreo y Evaluación que propone Hivos tiene las siguientes características:
•
Integral: si bien los procesos de Monitoreo y Evaluación, son diferentes en cuanto a
propósitos, estrategias, mecanismos e información requerida, se orientan a brindar una
imagen completa de los efectos y resultados del Programa en Guatemala, y la
información más relevante de los proyectos ejecutados por los Sub-Receptores.
•
Integrador: en vista de que los datos por sí mismos no tienen poder explicativo, sino
que requieren de un marco interpretativo y explicativo que les confiera todo su sentido
en relación con las acciones ejecutadas y los objetivos a los que se aspira (Fernández,
1998), el presente Plan de Monitoreo y Evaluación procura la integración del análisis de
datos cuantitativos y cualitativos referidos a los procesos, sus efectos y resultados.
•
Complementario: los diversos procesos implicados en el Plan de Monitoreo y Evaluación
convergen en propósitos comunes y aportan insumos para el alcance de estos: i) contribuir
a una mejor gestión para el logro de las metas propuestas en cada efecto y resultado
esperado; ii) generar aprendizajes individuales, institucionales y del Programa para mejorar
las prácticas, los conocimientos y el diseño de nuevas estrategias de intervención; iii)
analizar la relación lógica entre los logros y los efectos inmediatos de las actividades
desarrolladas y los resultados obtenidos (se comprueba la existencia de estos logros y
efectos, así como el progreso hacia las Metas Finales del Programa).
1
Guba y Lincoln. “The countenances of Fourth–Generation Evaluation: description, judgment, and
negotiation”. En D. T. Palumbo (Ed.) The Politics of Program Evaluation. London. SAGE. 1987.
8
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
•
Prospectivo: el PME no se reduce a una mirada o revisión retrospectiva de "lo que se hizo, lo que
pasó y cómo se hizo", sino que trasciende a una mirada prospectiva crítica que establece como
pregunta fundamental de la evaluación "¿qué podemos aprender de lo que hicimos y de lo que
pasó, para alcanzar de la mejor manera posible lo que nos hemos propuesto?".
•
Estratégico: los procesos de Monitoreo y Evaluación se centran en la verificación y análisis
de "estrategias de acción" diseñadas intencionalmente para el logro de las Metas Finales
Deseadas y no exclusivamente en la verificación y análisis de actividades. Es decir, se
analiza la forma en que se relacionan las actividades y los resultados, para saber en dónde
estamos y cómo avanzamos hacia el punto de llegada esperado.
•
Gerencial: el análisis permanente de las estrategias y los resultados, contribuye como uno
de los factores determinantes para la toma de decisiones gerenciales del Programa.
•
Diferenciado: evita la “homogenización” o “estandarización” de los proyectos de los
Sub-Receptores de acuerdo a sus características y poblaciones meta y busca, por el
contrario, brindar un espacio para reflejar la riqueza y diversidad de los proyectos.
•
Participativo y enfocado al Empoderamiento: porque enfatiza y requiere la participación activa de
las diferentes instituciones, organizaciones y personas involucradas en el Programa de
Guatemala, tanto en la definición de lo que se quiere lograr y cómo hacerlo, como en la
recolección, análisis y uso de la información generada, buscando tomar decisiones concertadas.
•
Liviano: establece instrumentos, mecanismos y procesos ágiles para el reporte, la
verificación y el análisis de informaciones y datos, de tal forma que no se requiera
excesivo tiempo por parte de los diversos actores involucrados y que no se
amenacen ni el avance en la ejecución de las actividades ni el desarrollo normal de
los procesos esenciales para el logro de los resultados esperados.
•
Orientado: se realiza mediante la determinación de parámetros de análisis e indicadores de
proceso, de alcance, de resultado e impacto, referidos todos a los objetivos generales y
específicos del Programa. De esta forma, los Objetivos, Metas e Indicadores considerados
en el Programa de Guatemala son el punto de partida para un accionar diferenciado de parte
de cada Sub-Receptor, pero a la vez son los parámetros orientadores para la construcción
de un resultado conjunto en el fortalecimiento de la respuesta del país al VIH y al sida.
9
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
II. Objetivos del Plan de Monitoreo y
Evaluación
A nivel general, el presente Plan de Monitoreo y Evaluación (PME) busca asegurar la
producción de un nivel de información que permita medir claramente el cumplimiento de
las metas propuestas por el Programa con financiamiento del Fondo Mundial. Al mismo
tiempo, pretende que la información que se genere, sea de utilidad para orientar la toma
de decisiones y el crecimiento de los diversos actores involucrados, así como para el
lobby e incidencia requerido en Guatemala para la lucha contra el VIH y el sida.
De manera específica, el PME pretende:
•
Monitorear y evaluar el grado de progreso y logro de los resultados del
Programa en general.
•
Contar con la información requerida por el Fondo Mundial sobre el desarrollo
del Programa en el país y el logro de los objetivos, resultados y metas
planteadas dentro del Programa.
•
Poner a disposición del País la información sobre la cual Hivos es responsable
en el Programa. Esto implica brindar al MSPAS (tanto como ente rector en
salud como RP), la información requerida para lograr un reporte único e
integrado del país sobre el estado en la lucha contra el VIH y el sida.
•
Rendir cuentas sobre las acciones, metas e indicadores al Mecanismo de
Coordinación del País (MCP) y a la población meta del Programa.
•
Retroalimentar el Programa con información sobre los resultados de sus acciones y
lecciones aprendidas, a fin de mejorar el trabajo, aprender de la experiencia, maximizar
los recursos, mejorar los sistemas de monitoreo y tomar mejores decisiones en cuanto
a la implementación de sus acciones y estrategias (tanto en lo técnico como en lo
administrativo), realizando los cambios que se consideren pertinentes.
•
Servir de herramienta para el fortalecimiento institucional de los diferentes
Sub-Receptores y para realizar mejoras en ejecución y medición de impacto.
•
Constituirse en una herramienta que al buscar armonizar sus ciclos de
información con los ciclos de información del país, contribuya a alimentar los
avances en la lucha del VIH y el sida a nivel nacional.
10
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
III.
El proceso de Monitoreo y Evaluación
Hivos concibe el Monitoreo y la Evaluación como procesos complementarios y
dependientes entre sí. El Monitoreo como un proceso continuo de observación, reflexión y
análisis de datos referidos a la ejecución de las actividades, sus logros inmediatos y el uso
de los recursos con relación a lo inicialmente planeado. Como un sistema que además,
posibilita la identificación de los puntos fuertes y débiles de los proyectos o actividades. La
Evaluación, como un proceso periódico que además de rendir cuentas a donantes, facilita la
reflexión y análisis sobre los Resultados Alcanzados (efectos) y el avance hacia las Metas
Finales (“impact”, “outcome”, y “outreach”) obtenidas con la ejecución del Plan de Trabajo,
así como sobre la pertinencia y relevancia de las estrategias utilizadas.
Partiendo de esta complementariedad y dependencia entre ambos procesos, se
detallan ambos a continuación.
A. INDICADORES DE LA PROPUESTA (Marco de Desempeño)
Para realizar el monitoreo de los procesos y los resultados, se ha seleccionado la
información requerida para dar cuenta de los logros alcanzados del Programa del Fondo
Mundial en Guatemala a partir de los indicadores principales (de impacto, resultado y de
cobertura) establecidos en el Marco de Desempeño, y se han agregado algunos otros
indicadores de proceso considerados como relevantes para el país y para Hivos.
A continuación se enumeran los indicadores de impacto, resultado y cobertura sobre los
cuales Hivos reportará. Las metas de dichos indicadores se encuentran estipuladas en el
Marco de Desempeño. Asimismo, una descripción de cada uno de los indicadores con
información respecto a la frecuencia de medición, el método de recopilación, la frecuencia
de recopilación del dato, la fuente de información, y el organismo responsable de la
recopilación, se encuentra en la Plantilla del Marco de Monitoreo y Evaluación (Ver Anexo A)
y en las Fichas Técnicas elaboradas para cada indicador (Ver Anexo B).
11
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Tabla 1:
Indicadores del Marco de Desempeño
No.
Indicadores de Repercusión (Impacto)
1
Porcentaje de población en mayor riesgo (hombres que tienen relaciones sexuales con
hombres) con VIH
2
Porcentaje de población en mayor riesgo (mujeres trabajadoras del sexo) con VIH
3
Porcentaje de población en mayor riesgo (jóvenes en riesgo) con VIH
4
Porcentaje de población en mayor riesgo (personas privadas de libertad) con VIH
5
Porcentaje de niños con VIH, nacidos de madres con VIH
6
Porcentaje de adultos y niños con VIH que sigue con vida y se tiene constancia de que
continúa en tratamiento 12 meses después de haber iniciado la terapia con
antirretrovirales
No.
Indicadores de Resultado Indirecto (Outcome)
Porcentaje de hombres que afirman haber empleado el preservativo la última vez que
tuvieron sexo anal con una pareja masculina
Porcentaje de mujeres trabajadoras sexuales que afirman haber utilizado un preservativo
con su último cliente
Porcentaje de jóvenes en Riesgo que afirman haber empleado el preservativo la última
vez que tuvieron relaciones sexuales
Porcentaje de personas privadas de libertad que afirman haber empleado el preservativo
la última vez que tuvieron relaciones sexuales
1
2
5
6
No.
1.1
1.2
1.3
Indicadores de cobertura
Número de preservativos distribuidos a miembros de poblaciones en mayor riesgo
Numero de contactos de HSH hechos por educadores
Numero de constactos de MTS hechos por educadores
Porcentaje de poblaciones en mayor riesgo que identifican correctamente las formas de
prevenir la transmisión sexual del VIH y rechazan las principales ideas incorrectas sobre
la transmisión del virus
Número de casos en poblaciones en mayor riesgo diagnosticados y tratados por ITS
Número de sesiones de prueba y asesoramiento proveídos a poblaciones en mayor
riesgo
1.4
1.5
1.6
1.7
Porcentaje de personas de poblaciones en mayor riesgo que se hicieron la prueba de
VIH durante los últimos 12 meses y conocen los resultados
2.1
Número de redes, ONG y organizaciones de base comunitaria que trabajan con
poblaciones en mayor riesgo, fortalecidas
3.1
Número de embarazadas que se hicieron una prueba de VIH y conocen sus resultados
Número de mujeres embarazadas con VIH que recibió ARV para reducir riesgo de
transmisión materno-infantil
3.2
4.1
Número de adultos y niños con VIH avanzado que actualmente reciben terapia
antirretroviral
4.2
Número de adultos y niños que actualmente reciben atención en VIH que son elegibles
para profilaxia de co-trimoxazole (de acuerdo a guías nacionales) actualmente recibiendo
profilaxia de co-trimoxazole
12
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
B. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Todas las ONG, tanto las que prestan atención como las que trabajan en prevención, tienen la
obligación de reportar su información en el sistema (y los subsistemas) de información del
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS). Particularmente se trata del reporte
de la producción de los servicios en el Sistema de Información Gerencial en Salud (SIGSA), el
diagnóstico de casos positivos al Centro Nacional de Epidemiología, y el informe sobre el
seguimiento a pacientes al Programa Nacional de Sida.
En la propuesta de Guatemala enviada al FM para la aprobación de la presente Fase, se detalla
que de acuerdo a las evaluaciones realizadas al Sistema Nacional de Información, existen
importantes vacíos que conllevan a que los esfuerzos para monitorear las intervenciones y
evaluar su impacto sean débiles aún. La mayor debilidad se encuentra en que no existe un
Sistema Nacional integrado, sino que hay una fragmentación de subsistemas entre los que no
se han dado líneas de coordinación ni una estructura única que les articule.
Para fortalecer el Sistema Nacional de Información, a partir de esta fase se pondrá mayor
énfasis al seguimiento del ingreso de la información de las ONG en dichos sistemas. Además,
se ha estado trabajando en coordinación con el MSPAS y cooperación internacional, en la
preparación de un plan para mejorar el sistema de información en VIH en los próximos años
(ver anexo I Plan para la Unificación de los Sistemas de Información, M y E de los Receptores
Principales del Fondo Mundial (MSPAS-HIVOS) del proyecto “Conteniendo la epidemia de VIH
en Guatemala: Intensificación de las acciones de prevención y atención integral en grupos
vulnerables y áreas prioritarias de Guatemala”), esperando que llegue a ser el SIGSA
eventualmente, esa estructura articuladora entre los diferentes subsistemas.
Es el mayor interés de Hivos, participar y coordinar acciones con el MSPAS hacia el logro del
fortalecimiento del Sistema Nacional desde el espacio que como RP de ONGs, pueda tener.
Debe quedar claro sin embargo, que si bien Hivos tiene disponibilidad absoluta de formar
parte de esto, es un proceso técnico y político, en el que el actor principal es el MSPAS y por
tanto esta institución, es quien marcará la pauta tanto sobre el proceso como los resultados
del fortalecimiento.
13
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Sistema de Información Gerencial en Salud (SIGSA)
Actualmente, a través del SIGSA, el MSPAS recolecta y procesa los datos generados por todos los
centros que brindan servicios en VIH a través del MSPAS. Las organizaciones de la sociedad civil
que prestan servicios de TVC y diagnóstico de ITS deben reportar la información sobre su
producción en dicha sistema. Aunque la mayoría lo hace, el sistema presenta debilidades en la
eficiencia de sus flujos y las organizaciones que lo utilizan reportan que es poco amigable y que no
reciben ningún tipo de realimentación de ello. También existen algunas organizaciones que aunque
cuentan con sus propias bases de datos, no reportan su información al SIGSA. Otra dificultad es
que a la fecha, el SIGSA no se comunica con otros subsistemas de información relevantes, tales
como el Centro Nacional de Epidemiología y los diferentes Sistemas de Seguimiento Clínico a
Pacientes que usan las Unidades de Atención Integral, entre ellos MANGUA.
Entre las debilidades que las evaluaciones han detectado en el sistema del MSPAS, se
encuentran la pobre calidad de los datos (caracterizado por el reporte incompleto y los datos
inexactos) y las limitaciones en la actualización oportuna de la información (en tanto el
ingreso de los datos se retrasa en muchas ocasiones por carencia de recurso humano ó
infraestructura tecnológica). En el documento “Evaluación del Sistema Nacional de Monitoreo
y Evaluación e identificación de acciones prioritarias” (2008), se señala textualmente: “Es
necesario que el principal productor de información, el MSPAS, adopte procesos bien
definidos para garantizar la calidad de la información. Una vez esto se este implementando,
otros involucrados deberían fomentar el sistema conjunto de MyE” (p.49)
En las condiciones actuales, el SIGSA aun no puede generar información a nivel nacional.
El MSPAS considera que el proceso de fortalecimiento del SIGSA y los subsistemas de
información puede llevar aproximadamente entre 1 y 2 años.
En el SIGSA ha habido avances importantes respecto al reporte en el tema SIDA, que
son de particular interés para el proyecto:
-
Existe ya de forma digital, una versión del “SIGSA-Sida”, que contiene los
formularios de reporte de TVC e ITS;
-
La aplicación de este formato digital está disponible para ONG. Aunque es todavía
un proceso incipiente, algunas han recibido una capacitación inicial para su uso;
-
La versión digital de las hojas SIGSA, permite la posibilidad de hacer
seguimiento a pacientes a nivel primario.
Sin embargo, debe tomarse en cuenta que a pesar de que existe la versión digital de SIGSA-Sida,
ésta no está aún implementada y sólo se ha instalado y capacitado a algunas unidades. Además, su
2
En la propuesta de Guatemala al FM para la fase III, se detallan las debilidades del sistema (la calidad del dato,
la actualización del reporte, etc.)
14
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
formato de variables es limitado, al no contemplar variables que son fundamentales
para el monitoreo del Programa del FM, como por ejemplo, distribución de condones
ó aspectos relacionados con el monitoreo de determinadas acciones en poblaciones
en mayor riesgo. Esta situación debe resolverse oportunamente por el SIGSA, e
Hivos apoyará en todo lo que le sea posible a este proceso.
A la fecha, se ha planteado de manera conjunta un Plan para la integración de los
sistemas de información. El borrador del mismo se integra al presente documento
como Anexo I. Hivos ha programado una consultoría para Enero del 2011 con el fin
de evaluar el Sistema de Información de Hivos, y diseñar de manera conjunta con el
MSPAS, el plan para la integración de este sistema con el SIGSA.
Sistema Integral de Gestión de Proyectos (SIGPRO)
Dada la situación con el SIGSA, al iniciar el proyecto, las ONGs ingresarán todos los
datos necesarios para el seguimiento en el sistema de información de Hivos (SIGPRO-), el cual ha sido diseñado con los objetivos de:
•
Monitorear el desempeño y avance del trabajo de SR y RP
•
Tomar decisiones oportunas a nivel estratégico y gerencial
•
Generar información para el reporte trimestral para FM y para el MSPAS
•
Permitir el acceso a la información por variable y cruzada
•
Fortalecer capacidades de los SR
•
Obtener eficiencia y uso optimo de recursos
SIGPRO fue diseñado por Hivos en los meses anteriores al inicio del Programa y creado en el mes de
Septiembre 2010, tomando como base el Sistema Nacional de Información del Programa Nacional de
Cuba. En este mismo mes, se llevaron a cabo conversaciones con el MSPAS, específicamente con las
personas a cargo del SIGSA, con algunos SR y con Visión Mundial. Eso tuvo como resultando, el hecho
de que para el diseño del SIGPRO en Guatemala, se retomaran como base los instrumentos de
recolección de la información que ha venido utilizando Visión Mundial, pues estos han resultado
efectivos para el reporte, los SR se encuentran familiarizados con ellos y facilitaría la transición en el
cambio de RP para las organizaciones, buscando siempre fortalecer la buena práctica y disciplina de los
SR de reporte mensual con la que Visión Mundial contribuyó.
Los instrumentos fueron revisados y actualizados, adecuando las variables e información solicitada
a los indicadores y las necesidades actuales de esta nueva fase del Programa del FM en Guatemala.
Un tema de particular interés fue la inclusión de variables como la desagregación por
15
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
sexo -hombre, mujer y trans-, y por sub-poblaciones, con el fin de empezar a generar
información sobre el acceso de dichas poblaciones a servicios de atención y prevención.
Además de tomar como punto de partida la información ya recopilada y generada
para el convenio vigente con el FM, el SIGPRO contempla en su composición, el Plan
de Trabajo del Programa implementado por Hivos y sus SR (incluyendo objetivos,
APS, indicadores, tareas) y el presupuesto por actividad con el fin de medir su nivel
de ejecución, así como la generación de los correspondientes informes mensuales.
El SIGRPO ha sido creado bajo la filosofía de que cada usuario es responsable de (la
3
calidad de) su propia información , pues el proceso establecido contribuye a fortalecer la
capacidad propia del SR de introducir, manejar, analizar y verificar su propia información.
Es un sistema concebido además, bajo el principio de que la información debe ser
accesible y transparente y además, oportuna para la acción estratégica y la gerencia.
Una ventaja importante del SIGPRO, es que es un sistema en línea conectado directamente con el
servidor de Hivos. Este sistema, además de promover accesibilidad y transparencia de la
información a los diversos actores involucrados en el Programa, facilita los flujos, disminuye la
posibilidad de errores y ahorra recursos (al no requerir de digitadores que estén ingresando en el
sistema la información brindada por los SR en hojas de Excel y supervisores que estén revisando
que la información ingresada por los digitadores, coincida con la brindada por los SR en los
reportes de excel). Adicionalmente, por sus características, puede facilitar el posterior enlace digital
con SIGSA en el momento en que esto se pueda llevar a cabo.
El SIGPRO llevará un seguimiento tanto sobre el trabajo por indicador y actividad, como por cada
SR. En este sistema es posible además, recopilar materiales que representen evidencias relevantes
para el proyecto, como documentos, estudios, evaluaciones, imágenes, etc. Se podrá contar con
una carpeta actualizada que permite tener a disposición la información sobre cada organización.
SIGPRO se utilizará desde el inicio del Programa, siendo el primer semestre, una fase
piloto para el sistema en la cual se capacitará a los SR calificados en su uso. En
Enero del 2011, se ha previsto una consultoría con el fin de evaluar el sistema, ajustar
lo que sea necesario y planificar en coordinación con el MSPAS y demás actores
involucrados, una ruta crítica para la posible integración con SIGSA.
La base de datos cuenta con importantes parámetros de seguridad. A nivel de RP se asignarán dos
responsables para la administración de SIGPRO (el programador y el asistente financiero), quienes
podrán acudir al apoyo a distancia del consultor que diseñó el sistema. Cada persona debe tener un
usuario y el administrador del sistema puede rastrear cualquier acción realizada por cada uno de
los usuarios. Si bien los usuarios son ligados a la organización a la que se pertenece, cabe resaltar
que el usuario es brindado personalmente. Los usuarios tendrán diferentes niveles de acceso a la
información de acuerdo a su rol en el Programa. La directora del proyecto tendrá
3
Parte angular del monitoreo realizado por Hivos será siempre la verificación de la información brindada por los
SR, pero el SIGPRO concibe una activa responsabilidad por parte de cada actor involucrado.
16
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
acceso abierto al sistema. Los miembros del equipo y los SR tendrán acceso a los
componentes del SIGPRO relevantes para la introducción y análisis de la información.
Los SR podrán ingresar la información en el periodo correspondiente y tendrán la
información sobre el trabajo de su organización a disposición para posteriores consultas.
Las organizaciones SR deben tener la información actualizada de manera mensual en el
Sistema. Una vez que han terminado su reporte, el sistema cerrará de manera automática la
posibilidad de realizar cualquier modificación por parte del SR. Tras la verificación del equipo
de MyE del SR de la información ingresada y en caso de detectar errores, el Asistente de MyE
de Hivos desbloqueará el reporte específico del SR para que en la misma visita de verificación,
y en conjunto con el SR, puedan realizarse las modificaciones necesarias. Se realizará una
nota en el SIGRPO, pero de igual manera, todo cambio realizado, quedará registrado en el
sistema y el administrador del sistema tendrá acceso al mismo. Posteriormente se volverá a
bloquear el sistema para que no se pueda dar ninguna otra modificación posterior.
Si bien SIGPRO tiene las condiciones para introducir la información financiera en la
base de datos, Hivos ha decidido utilizar en un primer momento para ello, el sistema
administrativo de Contabilidad Visual (CV) de Ibis, por ser este un sistema validado y
utilizado eficientemente por Ibis durante varios años para el manejo de fondos. Por
tanto, la unidad administrativa de Hivos a cargo de Ibis, utilizara en una primera fase
el sistema de CV, pero se proyecta realizar un enlace con SIGPRO en el corto plazo.
El SIGPRO contiene información sobre la planificación de actividades y planificación financiera del
proyecto, con lo que se podrá generar de manera integral, información relevante para la gerencia
del proyecto. En un primer momento, toda la información para la generación del reporte al FM,
estará disponible para Hivos en un solo sistema: el SIGPRO. Sin embargo, en el momento en que se
hayan integrado los sistemas con SIGSA, podría ser que los SR deban incluir la información en este
sistema pero además, continuar llenando alguna información en el SIGPRO (en caso de variables
que no se hayan incluido en el SIGSA-Sida). Para ese momento, Hivos deberá elaborar el informe
para el FM con base en ambos reportes (SIGSA y SIGPRO).
Base de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes VIH
Cabe rescatar que si bien las organizaciones que atienden pacientes en tratamiento reportarán sus
resultados globales en el SIGPRO (tal como reportaban antes a Visión Mundial), la verificación de
los datos sobre tratamiento se llevará a cabo tomando en cuenta un tercer sistema de información:
las “Bases de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes VIH” que mantienen las organizaciones,
que brinda seguimiento y monitoreo clínico de pacientes VIH positivos.
17
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Por el momento, la organización ASI (Clínica Familiar Luis Ángel Garcìa) cuenta con una Base
4
de Datos de Seguimiento Clínico de Pacientes VIH, que se llama “MANGUA” , que surgió como
un aporte de la cooperación catalana (Fundació Sida i Societat) a la respuesta integral de
Guatemala frente a las ITS, el VIH y el Sida a través del seguimiento y monitoreo clínico de
pacientes VIH positivos. Por su parte, el Patronato cuenta con diferentes instrumentos para
captar información sobre los pacientes (entre ellos Fucsia -de Médicos sin Fronteras- y hojas
Excel). Hay una directriz por parte del PNS para implementar MANGUA a nivel nacional, sin
embargo, este proceso está atrasado y no será posible implementarlo en su totalidad durante
este año 2010. Asimismo, con el fin de facilitar las estimaciones de necesidades en ARV, el
PNS volverá a implementar el instrumento de la Iniciativa de Clinton, que permite manejar
información sobre el número de pacientes activos y los esquemas que se usan. Una limitante
de MANGUA es que no está en línea, ni conectado al SIGSA o al Programa Nacional de
VIH/Sida y este es otro punto que debe resolver el MSPAS.
De acuerdo a la información brindada por la Fundación Sida i Societat, se puede
detallar lo siguiente sobre el sistema MANGUA:
• El sistema se ocupa fundamentalmente de la informatización y explotación clínica,
epidemiológica y farmacológica de los historiales clínicos de personas confirmadas
seropositivas que acuden a las UAI, con énfasis en los tratamientos antirretrovirales.
• El sistema se divide en tres subsistemas, cada uno de ellos se puede considerar
un componente sujeto a definición de metas, establecimiento de estándares
de calidad, y procedimientos de monitoreo y evaluación específicos.
1.
Subsistema de fuente de datos: Se refiere a la generación de datos y su registro en
los diferentes instrumentos o formatos; incluye los procedimientos de consejería y
orientación, pre-consulta, consultas de nutrición, trabajo social, enfermería,
psicología y medicina, post-consulta, farmacia, pruebas complementarias como
bioquímicas, hematología, serologías, microbiología, diagnóstico por imagen,
carga viral, recuento de linfocitos y genotipaje. Ocasionalmente además, ingresos
hospitalarios, traslados e interconsultas con especialistas.
De este componente va a depender en buena medida la calidad de la información
obtenida por el sistema, una vez digitada y procesada informáticamente. Involucra a un
número importante de profesionales, por lo que resulta complicado su análisis.
2. Subsistema de captura de datos: Involucra el ordenamiento del historial
clínico, su almacenamiento, su manejo por parte de las personas que
tengan acceso al aplicativo informático, la digitación de los datos, los
procesos de verificación de integridad y calidad de datos.
4
Nombre comercial que podría cambiar eventualmente.
18
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
3. Subsistema de explotación de los datos: Es la parte de generación de salidas;
MANGUA produce un grupo de informes e indicadores en forma automatizada,
que cubren una buena parte de las necesidades locales y de país.
El siguiente flujograma, resume la relación entre los Sistemas de Información
utilizados por los SR de Hivos para el Programa del FM.
Flujograma 1
*Este flujograma será el vigente hasta que se acuerde el proceso exacto de integración entre el SIGPRO y el
SIGSA, proceso que empezó a planificarse en Octubre del 2010 (Ver Anexo I).
19
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
C. PROCESOS DE MONITOREO
Hivos en su rol de Receptor Principal, concibe y aprovecha los procesos de monitoreo para
generar una reflexión sobre la información que permite tomar decisiones orientadas al
mejoramiento de las estrategias y gerencia del Programa. Este proceso debe recoger,
almacenar y analizar información, para facilitar la re-valoración y rectificación de algunas
acciones de los proyectos desarrollados por las organizaciones Sub-Receptoras, y del
Programa en Guatemala en su globalidad (es decir, tanto en lo que corresponde a Hivos como
RP y a los SR con el apoyo de Hivos, como en la integralidad del Programa en Guatemala).
Debe proporcionar tanto a la gerencia del Programa como a los socios y otros usuarios, la
información necesaria para evaluar oportunamente los éxitos o problemas potenciales,
identificar las tendencias, patrones o desviaciones, mantener los procesos y la programación,
midiendo siempre el avance de los objetivos a través de los indicadores y con todo ello, mejorar
la eficacia, efectividad y eficiencia de la implementación. Es un monitoreo estratégico que
contribuye a los procesos gerenciales, que permite que se tomen decisiones informadas con
respecto a la eficacia y efectividad de las acciones y el uso eficiente de los recursos, todo esto a
través de valoraciones permanentes de los procesos de implementación del Programa.
Para Hivos es fundamental mantener en el monitoreo una visión integral que genere una conciencia
de la correspondencia entre lo programático y lo financiero. Para la implementación del monitoreo,
se parte de la necesidad de contar tanto en lo programático como en lo administrativo-financiero,
con instrumentos diseñados previamente (y que de ser necesario se ajustarán posteriormente), que
faciliten esta labor y hagan de la recopilación y registro de datos, un proceso operativo (Ver Anexo
H: Instrumentos e instructivos de SIGPRO).
El monitoreo se llevará a cabo por medio de las visitas mensuales a los SR y la información generada
por
el
SIGPRO
(con
visión
integral
-programática,
indicadores,
planificación,
ejecución
presupuestaria- tanto para cada SR, como del programa a cargo de Hivos en su totalidad); los
productos logrados y las muestras para las mediciones sobre la calidad realizadas semestralmente.
Todo esto orientará sobre el cumplimiento de los objetivos del Programa.
• MONITOREO A TRAVÉS DE VISITAS A LOS SR
Uno de los mecanismos más importantes del monitoreo lo constituye las visitas
mensuales a las organizaciones por parte del RP. Estas resultan un punto clave en
el proceso, en tanto se convierten en oportunidades de verificación de la
información, pero además, de monitoreo capacitante. Sobre éstas se debe señalar:
20
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
-
Permiten verificar la confiabilidad de la información introducida en el sistema
SIGPRO, a través de la revisión directa de los datos en las fuentes primarias de
información (en herramientas como listas de participación, registros de atención,
registros de bodega, entre otros medios de verificación establecidos en el Plan de
5
MyE) y respaldar por tanto, la confiabilidad de los informes. Si existieran
inconsistencias en la información verificada durante la visita, el monitor del RP
facilitará el desbloqueo del informe en SIGPRO para que sea en ese mismo momento.
-
Las visitas permiten conocer el contexto en el que se desenvuelve el SR, conocer
a las personas involucradas directa o indirectamente con el Programa, brindar de
manera directa apoyo técnico y administrativo, y lograr con ello un significativo
aprendizaje, tanto para Hivos como para los Sub-receptores.
-
Hivos anunciará las visitas con antelación al Sub-receptor a través de
correo electrónico.
-
Las visitas de monitoreo y seguimiento, serán en diversas ocasiones conjuntas
(con presencia de personal del área técnica y administrativa, o acompañado por
personal del MSPAS) y donde el Sub-receptor tiene el espacio ideal para
visualizar y analizar el panorama completo (programático y administrativo) de su
proyecto y de la organización ó institución - ó en los casos en que se requiere la
revisión de detalles muy específicos, únicamente del área técnica ó del área
administrativa. En caso de visitas conjuntas con el MSPAS estas deben ser
coordinadas con el SIAS para su inclusión en la agenda de la institución.
-
La periodicidad de las visitas depende de diferentes factores. Aunque sería deseable
realizar igual cantidad de visitas a todos los proyectos, la cantidad de estos no
siempre lo hace posible. Sin embargo, se ha establecido como parámetro una visita
mensual a cada uno de los SR. Se dedicará más tiempo y se realizarán más visitas a
los Sub-receptores con más necesidades de fortalecimiento.
55 Ver detalle de herramientas utilizadas para la recolección de la información de cada indicador en el Anexo A del presente Plan
21
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Flujograma 2
• FLUJO DE INFORMACIÓN INTERNO DEL PROCESO DE MONITOREO
-
Después de cada visita, Hivos establece a nivel interno canales de información, lo
cual implica elaborar informes de viaje y minutas de las reuniones que deberá
guardar siempre electrónicamente en la red interna para que todo el equipo
técnico, administrativo y dirección tenga acceso a ellos.
-
Los y las Asistentes Técnicos (quienes realizan visitas regularmente), deben
reunirse semanalmente con el Oficial de MyE (en reunión ejecutiva preestablecida
un día a la semana), en donde se revisa lo ocurrido durante las últimas visitas y
se discuten estrategias a seguir para las situaciones que así lo requieran.
-
En caso de detectarse dificultades técnicas en el SR, el Oficial de MyE
debe coordinar de manera inmediata con el Oficial de Programa
correspondiente para tomar las medidas del caso.
-
En las reuniones semanales del personal, el Oficial de Monitoreo y
Evaluación, informara a los miembros del equipo sobre el avance del
programa y particularmente sobre la situación de las organizaciones SR.
23
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
-
23
Tanto en las reuniones semanales con los y las Asistentes como en las
mensuales con el equipo en su totalidad, debe discutirse sobre el
Monitoreo Estratégico que se realice sobre el Programa.
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
D. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN, ANÁLISIS Y REPORTE
• RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
•
•
•
La recolección de información se realizará a través de instrumentos especialmente
diseñados y que respondan a cada uno de los indicadores. Se tomarán como base, los
utilizados por VM durante las dos primeras fases del Programa, pues han tenido
buenos resultados y los SR se encuentran ya familiarizados con ello.
Por ley, los centros de salud (incluyendo ONG) tienen la obligación de reportar al
MSPAS. Se utilizarán como fuentes primarias los formatos establecidos por el
6
SIGSA (Sistema de Información Gerencial en Salud) . El SIGSA cuenta con los
siguientes formularios que generan información en VIH y Sida:
-
SIGSA 3- Registro diario de consulta (para puesto de salud, centro de
salud y hospitales)
-
SIGSA SIDA 1.2- Instrumento de reporte mensual de datos en ITS, VIH y SIDA
-
SIGSA SIDA 2-Instrumento de reporte mensual de datos en ITS, VIH y SIDA pediátrico.
Sobre el SIGSA, es importante señalar:
-
En los casos en que sea pertinente, se utilizarán los mismos instrumentos de
recolección primaria del SIGSA. Hivos como RP, confirmará la información
desde las fuentes primarias y la contrastará con la información que en
consolidado, le brinden los SR para el sistema SIGPRO.
-
Para el SIGSA el registro es diario, inicia el 26 de cada mes y termina el 25
del mes siguiente, por lo que dichos tiempos serán tomados en cuenta por
Hivos. El proceso de consolidación inicia el 26 en las unidades
notificadoras a cargo del responsable asignado para el efecto.
-
Las unidades notificadoras reportan al distrito correspondiente 5 días después de
la fecha de corte en base a calendarización del distrito. El distrito informa al área
de salud de acuerdo a calendarización que establece el área. El responsable para
ello es el director de distrito. El área de salud envía a la unidad central de SIGSA a
más tardar el día 12 de cada mes, tarea a cargo del director de área de salud.
6
Los hospitales Roosevelt y San Juan, han desarrollado sus propios sistemas de información adecuados a sus contextos y
necesidades. La dificultad desarrollada con esto, es que la información generada por estos hospitales, no ingresa
directamente al SIGSA, el cual busca reunir toda la información proveniente de los centros a cargo del Ministerio de
Salud. El Ministerio de Salud se encuentra sondeando la posibilidad de que ambos hospitales sometan sus sistemas de
información a una valoración para ver la posibilidad de crear un interfaz entre sus bases de datos y la del SIGSA.
24
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Comentario [JM1]: Que es el
estatus de esto? Todavia están en
negociación con los hospitales o
ya han llegado a un acuerdo? Aun
se encuentra en negociación.
-
Cabe aclarar que si bien las organizaciones SR de Hivos a las que les corresponde
recolectarán la información a través de los formularios elaborados para el SIGSA,
en los casos en que se requiera de un mayor detalle que el contenido actualmente
por dichos instrumentos, o bien, no se cuente con el instrumento de recolección
de la fuente primaria a través del SIGSA, se contará con instrumentos adicionales
7
que recopilen específicamente la información necesaria . Esto se hará siempre
bajo el entendido de garantizar que la duplicación de esfuerzos no se produzca en
la recolección de información, y buscando siempre tener fuentes únicas para cada
uno de los indicadores para mayor precisión y coherencia de los datos.
•
Cada organización Sub-Receptora recolectará la información con la frecuencia que
sus actividades requieran (en el caso de atención, la información debe recolectarse
por día; en el caso de actividades de CCC, la información debe recolectarse por
actividad y de acuerdo a la frecuencia en que se realicen –por semana, por mes-).
•
Lo común para todos, es que mensualmente (continuando con el ritmo establecido
ya en la Fase anterior, a más tardar al segundo viernes del Mes) debe consolidarse la
información y reportar los resultados en relación con los indicadores en el Sistema
de Información Integrado de Hivos, además del reporte en SIGSA. En el transcurso
del próximo año, el MSPAS irá ampliando las posibilidades de SIGSA con el fin de
que pueda recabar toda la información requerida por el Plan Estratégico Nacional.
•
Estos reportes son analizados y verificados por el RP mediante visitas a los SubReceptores. A partir de los hallazgos emergidos de este análisis de progreso y de
resultados, se establecen recomendaciones o realimentaciones en sesiones de reflexión
y coordinación entre los SR, las instituciones públicas vinculadas a los proyectos y el RP.
•
Se realizará un análisis mensual del avance programático en comparación con la
ejecución financiera del SR durante el período del reporte y para el programa en general.
7
Cabe aclarar que varios de los actuales SR, reportan contar con instrumentos de fuentes primarias adicionales
al SIGSA y que han estado ya utilizando con VM. Por tanto, se partirá del uso de estos mismos instrumentos.
25
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Flujograma 3
Flujograma del proceso de recolección y verificación de la información del RP
26
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Se debe resaltar que este proceso es para el primer año de ejecución. Tras la
implementación de la planificación que se ha llevado a cabo, se redefinirá el proceso
a partir del segundo año de ejecución.
27
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
•
ANÁLISIS DE LA INFORMACION Y REPORTE
Sobre el proceso de análisis y reporte en general, deben puntualizarse los siguientes aspectos:
•
Además de los reportes mensuales que consolidan la información de cada SR en el sistema
SIGPRO, los SR tienen la responsabilidad de emitir un informe ejecutivo semestralmente sobre
aspectos más cualitativos del Programa que ejecutan (principales logros y obstáculos,
lecciones aprendidas, mejores prácticas, cambios significativos para mejorar el
8
grado de logro, de eficiencia, entre otros, etc.). Este informe será ingresado
directamente en el SIGPRO.
•
En este proceso, los SR tienen la responsabilidad de monitorear el avance de su
propio proyecto en base a su plan de trabajo y presupuesto
•
El RP, una vez analizada y verificada la información requerida para el monitoreo de
los proyectos de los SR y del Programa en sí, consolida la información mediante un
Reporte de Progreso Trimestral (que acompaña la solicitud de desembolso).
•
Con base en este Reporte el Agente Local del Fondo (ALF), realiza sus tareas de
verificación mediante visita al RP y a los SR. A partir de esta actividad, emite sus
recomendaciones técnicas y financieras al RP y emite, a la vez, su criterio
técnico al FM para recomendar o no el desembolso solicitado.
•
El ALF además puede, dentro de sus funciones de monitoreo, realizar monitoreos
aleatorios de la veracidad de la información presentada tanto en el RP como en los SR.
•
Tras realizar las aclaraciones necesarias recomendadas por el ALF, el RP realiza
una versión final del informe y la envía al FM con copia al ALF.
•
El FM retoma las observaciones del ALF que considere, analiza los informes
trimestrales del RP y desembolsa de acuerdo al desempeño determinado.
•
El MCP dispondrá de la versión final del informe enviado al FM por el RP, espacio en
el cual Hivos debe además exponer los avances y obstáculos del proceso trimestral.
El MCP-G a través de su Junta Directiva, da seguimiento al desempeño del RP,
analiza los informes trimestrales y solicitudes de desembolsos e invita al RP a las
asambleas del MCP para brindar mayor información y seguimiento al Programa.
•
Además, las sedes centrales de Hivos y de Ibis brindarán en este proceso asistencia
técnica, y monitorean al RP Hivos y respectivamente a la Unidad Administrativa de Ibis.
•
Para cada año de implementación, se elabora además un Informe Anual que es
enviado al FM y compartido con el MCP, SR, instituciones gubernamentales,
cooperación internacional y demás actores pertinentes.
8
El “machote” para dicho informe debe ser consensuado entre Hivos y los SR en la primera reunión para iniciar la
ejecución de la subvención.
28
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
En el grafico a continuación se presentan el ciclo de reporte trimestral de los SR e
Hivos al Fondo Mundial.
Flujograma 4
El flujo de la información en el proceso de recopilación y reporte, se sintetiza de la
siguiente manera:
29
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Flujograma 5:
Proceso de recolección de la información por el RP-Hivos para el año 1
¿
*Para mayores detalles sobre el proceso para la recolección de cada indicador, se puede ver el
Anexo I
30
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Partiendo de este flujograma, se detallan en la siguiente tabla los Hitos del proceso
de recopilación y reporte desde la fuente primaria hasta llegar al FM y MCP.
Tabla 2:
Hitos en el proceso de recopilación y reporte
HITO
HERRAMIENTA
RESPONS.
Registro
del dato
Del
Fuente primaria
proveedor
de datos
De
servicios
(SR)
SR
(facilitador-a,
educador-a,
consejero-a,
enfermero-a,
etc.)
Sistema de
Información en SR
Reporte
de los SR línea (SIGPRO) (encargado-a
a HIVOS para recoger de MyE)
variables
Informe
Reporte
consolidado
de HIVOS
generado por
a FM
SIGPRO
ACCIÓN
FREC.
Llenar (a mano o
en forma
electrónica)
Diario
formatos de
recolección
primaria
Llenar en
electrónico
consolidados de
producción
mensual
PRODUCTO
Medios de
recolección
primaria
llenados
Se
archiva
en SR
VERIFICACIÓN
Medios de
recolección
primaria
Información
disponible en el
Consolidado Coordin
SIGPRO, que
electrónico de ación de
Mensual
debe ser
producción MyE de
verificada por
mensual
HIVOS
equipo de MyE
de Hivos
Analizar datos
recibidos de SIGSA y
SIGPRO por SR y por
indicador, cruzar
información
programática con
Informe con
Coordinación
Trimestr información
información
de MyE de
financiera, elaborar al
consolidada
HIVOS
el informe
de los SR
consolidado para el
FM y generar
información
estratégica del
proyecto
Informe
Reporte
consolidado
Dirección
de HIVOS
que se entregó General RP
a MCP
al FM
RECIBE
Presentación de
Trimestr Informe
informe enviado al
al
presentado
FM
ALF y
FM
Información
disponible en
sistema de
información de
Hivos
MCP
Acta reunión de
MCP
A manera de resumen sobre el apartado de Monitoreo, en la Tabla 3 se presentan las principales
actividades de todo el proceso, así como los responsables de las mismas y su periodicidad.
31
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Tabla 3:
Principales actividades, responsables y periodicidad comprendidos en
el proceso de Monitoreo
ACTIVIDADES
RESPONS.
PERIODICIDAD
Recopilación de información en el trabajo de campo
desarrollado por cada Sub-Receptor
SR
Permanente
Desarrollo de reuniones y visitas de monitoreo.
RP
Un promedio de una visita mensual a cada
SR
Desarrollo de reuniones internas del RP para valorar
progresos y tomar decisiones.
RP
Mensual
Actualización de sistema de información de Hivos con
información programática y financiera
SR
Mensual
Informe narrativo sobre lecciones y estrategias
SR
Semestral
Revisión, análisis y verificación de los reportes
trimestrales de progreso por cada SR
RP
Trimestral
Presentación de Reporte de progreso del Programa al
MCP
RP
Trimestral
Elaboración y envío al FM de Reportes de Progreso
RP
Trimestral
Verificación de los Reportes de Progreso Consolidados
para el Programa de País.
ALF
Trimestral
Dentro de los 15 días posteriores a la
entrega del reporte consolidado de país.
Monitoreo y verificaciones aleatorias de la información.
Reuniones de análisis, reflexión, coordinación,
retroalimentación y toma de decisiones.
Reuniones de coordinación con el MSPAS
ALF
Permanente,
oportuno.
cuando se
considere
RP y SR
Permanente,
oportuno.
cuando se
considere
RP Hivos
Bimensual, pero debe realizarse cada vez
que se considere oportuno
RP MSPAS
32
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
E. GARANTÍA DE LA CALIDAD DE LOS DATOS
Los métodos y herramientas de compilación y registro utilizados por Hivos y los SR
deben garantizar que:
• generarán la información y la documentación de respaldo requerida para dar cuenta
posteriormente, de los logros alcanzados del Programa del Fondo Mundial a partir de
los indicadores principales (de impacto, de resultado y cobertura) y de proceso
•
los Sub-Receptores y el Receptor Principal han creado, ó bien fortalecerán en el
proceso, las condiciones y capacidades necesarias para llevar a cabo un MyE
que garantice la calidad de los datos (cuentan con personal capacitado, recursos
materiales y financieros necesarios y con el tiempo requerido)
•
cada Sub-Receptor cuenta con el diseño de los instrumentos necesario para recoger la
información requerida. Estos instrumentos deben haber pasado por una revisión y ser
ajustados a las características de los indicadores, a las posibilidades institucionales u
organizacionales, al nivel de profundidad al que se pretende llegar, a la experiencia de la
organización y aspectos de carácter ético, como por ejemplo la confidencialidad y
protección de la identidad de las y los participantes en los procesos
•
cada Sub-Receptor ha definido cuándo se recolecta esta información, tomando
en cuenta para ello que existen momentos en que se debe consolidar la
información recabada y reportar los resultados en relación con los indicadores
(de manera general, estos momentos se encuentran definidos por los períodos
de Reporte Mensual que los Sub-Receptores deben realizar al Receptor Principal)
•
Dado su enfoque de aprendizaje, Hivos busca establecer con las organizaciones
sub-receptoras de los fondos, una relación de estrecha cooperación que facilite
que las organizaciones puedan dialogar libremente sobre sus obstáculos y ser
transparentes al brindar la información, situación que en sí misma, contribuye a
obtener informes confiables sobre el Programa.
Además, para garantizar esta calidad, Hivos ha incorporado los siguientes
componentes de fiabilidad, validez, puntualidad, exhaustividad e integridad en el
proceso (Ver Anexo D como resumen):
Fiabilidad
•
Se creará un protocolo de MyE del Programa para Hivos. En este se incluirán tanto los
principios básicos del MyE que se realizará desde Hivos, como los detalles y
33 -HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
procedimientos necesarios para realizar el monitoreo, para el manejo estandarizado de
la calidad de los datos y de todo el Sistema de Información. Se capacitará a todos los
SR en dichos procedimientos, y se brindará un seguimiento permanente a través de la
supervisión capacitante que realizará el equipo del RP en sus visitas a los SR
•
Para tener una calidad de datos óptima, se ha partido de un principio de homogenización
de conceptos y criterios acerca del sistema de monitoreo de Hivos con el del MSPAS. Esta
homogenización ha implicado tener claramente explicados los procesos de
operacionalización de cada uno de los indicadores con todos los responsables de
información, así como los flujos de información que incluirán los procesos de reporte, que
y a quién se reporta, quién analiza y como se socializa la información,
procedimientos que serán aplicados durante la vida del Programa. (Ver Anexo I)
•
El componente de capacitación continua permitirá fortalecer las capacidades de
planificación, monitoreo, gestión de la información, garantía de la calidad de los datos
y evaluación de los hallazgos a nivel del personal de las instancias Sub Receptoras.
•
El equipo técnico del RP está capacitado para realizar tanto la revisión en gabinete,
como la revisión in situ, para el seguimiento y validación de la información reportada.
•
Se implementará un sistema de verificación de la calidad de la información recolectada y
difundida. Este sistema se aplicará tomando muestras para analizar la calidad de los datos
en las organizaciones (aunque no se aplicará la metodología LQAS – Sistema de Análisis de
Calidad por Lotes” pues una muestra de 19 organizaciones es un número muy alto dada la
cantidad total de SR, si se aplicarán sus principios generales). Se seleccionarán
semestralmente a 4 Sub Receptores para analizar conjuntamente con ellos si la aplicación
de las herramientas de monitoreo y evaluación se está haciendo en forma adecuada, si los
protocolos se utilizan adecuadamente, si se brinda la información de manera permanente
y consistente (al realizar verificaciones de gabinete y en el sitio sobre la
información de las fuentes primarias y la ingresada en la base de datos),
fortaleciendo así la cultura no sólo de reporte, sino que de reporte fiable.
Precisión (validez)
• El muestreo para verificar la fiabilidad contribuirá a garantizar que la información
ingresada en la base de datos coincida con la de las fuentes primarias. A su vez, a
través de esta metodología se triangulará la información contenida en las fuentes
primarias con otras fuentes que permitan verificar la consistencia de la
información reportada y triangular su veracidad con otras fuentes de información
(como por ejemplo, llamadas telefónicas para verificar la asistencia de
participantes a actividades) para asegurar que los datos brindados son precisos.
•
Se han elaborado Fichas Técnicas para cada indicador, las cuales son además compartidas
por ambos RP para asegurar una misma interpretación a cada componente por medir.
34
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
•
Los instrumentos de recolección y las bases de datos de ambos RP están atravesando
en este momento por una revisión exhaustiva para asegurar que ambos generen las
desagregaciones necesarias y que reportan toda la información requerida.
•
Se espera que todas las personas que se encuentren involucradas en el proceso
de recolección, tengan claridad en el manejo de los instrumentos de recolección
de información y el flujo correspondiente, con el fin de mejorar notablemente la
calidad de los datos finales, por lo que la capacitación no sólo será a través de
taller, sino que a través de la supervisión y el acompañamiento.
•
Cada dos años se realizarán autoevaluaciones del Sistema de MyE lo cual incluirá,
autoevaluaciones de información en las que se verificará que los datos que estén
siendo recolectados, sean realmente aquellos que se requiere recolectar para
generar la información de los indicadores pactados y cualquier otra que resulte
relevante para el programa y para el país. Adicionalmente, se realizará al finalizar
el año 2, una Evaluación Externa del Sistema de MyE que brindará información
sobre la validez del sistema utilizado y generará recomendaciones al mismo.
Puntualidad
•
La información será acopiada y centralizada por los Sub Receptores. Los datos deben
ser recolectados por los SR e ingresados de manera regular a la base de datos
(dependiendo del tipo de actividad, diaria, semanal, quincenal ó mensualmente). Lo
que debe garantizarse a través del monitoreo continuo del equipo de MyE de Hivos, es
que la base de datos se encuentre alimentada y actualizada mensualmente.
•
De manera mensual, el equipo de MyE debe realizar visitas a todos los SR, por lo que
la información ingresada, será corroborada periódicamente. Es decir, se garantiza que
al finalizar cada trimestre, la información ingresada a la base de datos, habrá sido
corroborada por los Asistentes de MyE de Hivos para así estar disponible
puntualmente para el inicio del proceso de elaboración del informe al FM.
Exhaustividad
•
El Sistema de Información de Hivos incluye tanto variables programáticas como variables
financieras, logrando integrar información de ambas áreas. El Sistema contempla la
inclusión de manera consolidad de algunos datos pertinentes para Hivos, provenientes de
otros sistemas de Información, como SIGSA y MANGUA, garantizando así contar con toda
la información necesaria para la generación de reportes puntuales al FM.
Integridad
35
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
•
Durante todo el proceso se exigirá mantener confidencialidad tanto en el
tratamiento de los datos de las personas que se realizan la prueba, como
sobre aquellas que tienen diagnóstico positivo de VIH.
•
SIGPRO contará con un código para cada usuario, sea este de Hivos, ó de los SR
participantes (se brindarán a cada persona, no por institución ó departamento de la
organización). De acuerdo a su rol, cada usuario tendrá un nivel diferente de acceso para
limitar tanto el ingreso de datos como el nivel de información al que puede acceder.
•
Una vez que los SR ingresen la información requerida a la base de datos, esta se
cerrará de manera automática para evitar que se realicen modificaciones posteriores.
En caso de que posteriormente se detecten errores en las visitas de monitoreo, el
personal asignado de Hivos autorizara realizar dichos cambios directamente con el SR.
•
Al contar con un código por cada usuario de SIGPRO, se facilita un mayor control
al ser posible la generación de reportes sobre quién ingresa la información,
produce reportes, realiza cambios, fechas en que se realizan las acciones, etc.
•
Hivos reconoce la importancia de la transparencia y la responsabilidad entre el RP
y los subreceptores y entre el RP y el MCP, así como entre RP y PNS. Se espera de
los sub receptores transparencia y cumplimiento con la rendición de cuentas y se
garantiza la exigibilidad de esta transparencia en el contrato con Hivos. De igual
forma, Hivos es responsable de corresponder con esta transparencia ante el FM,
los subreceptores y el MCP. Como institución, Hivos se caracteriza por establecer
relaciones francas y diálogos abiertos con sus contrapartes y con actores claves.
36
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
F. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Sobre las evaluaciones, se debe señalar que para Hivos, estas van aún más allá de la
justificación y rendición de cuentas sobre el gasto de los fondos. Son también procesos de
aprendizaje para Hivos y para los SR y tienen la intención de buscar maneras de mejorar las
prácticas. En este sentido, se podría decir que Hivos retoma desde su trabajo, lo que se ha
9
planteado como el concepto de evaluación de cuarta generación , que enfatiza en el
aprendizaje individual, institucional y nacional y la verificación de la sostenibilidad de los
efectos e impactos ocasionados por las intervenciones de desarrollo.
En cuanto al proceso de Evaluación del Programa, es importante señalar que:
•
•
•
•
Enfatiza en los indicadores principales de impacto y resultado definidos para el
Programa de País.
En este caso se parte de indicadores de eficacia que miden hechos concretos,
verificables, evaluables que se establecen para medir el cumplimiento de los
objetivos y resultados esperados, según metas establecidas.
Sin embargo, el sistema de evaluación será alimentado tanto con información
cuantitativa como con información cualitativa para identificar la contribución de las
intervenciones a los objetivos del Programa.
Si bien los procesos de Evaluación buscan entre sus objetivos, cumplir con el reporte
al FM, se pretende que los mismos respondan a necesidades de país y se integren al
reporte de Guatemala en diferentes compromisos internacionales (UNGASS, AU)
•
EVALUACIONES
Los procesos de Evaluación de Hivos como RP tienen cinco actividades clave: La Evaluación
Continua, la Evaluación de Impacto (Evaluación Media y Evaluación Final), la Evaluación
Externa, la Evaluación Externa a los SR y la Evaluación del Sistema de MyE de Hivos.
1. La Evaluación Continua se realiza todos los años y es un proceso a lo interno del
Programa. Se desarrolla en conjunto entre SR y RP. Es un análisis de las estrategias,
su pertinencia y eficacia. Para ello, se retoma la información tanto del seguimiento
(cumplimiento de actividades y obtención de logros) como de los estudios realizados
en el año y se contrasta con información de evaluación, específicamente con los
Indicadores de logro que indican el avance en Resultados Esperados, para ver la
relación y coherencia entre las actividades y los indicadores de logro obtenidos. En
este análisis se responde a la pregunta: ¿Qué tanto los logros obtenidos me dan
indicios de los resultados? La evaluación continua, facilita el análisis de los efectos y
resultados obtenidos. Esta información permite reajustar las estrategias de los
proyectos y el Plan Operativo Anual de cada SR.
Guba y Lincoln. “The countenances of Fourth–Generation Evaluation: description, judgment, and negotiation”. En D. T.
Palumbo (Ed.) The Politics of Program Evaluation. London. SAGE. 1987.
9
37
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
2.
Evaluación de Impacto. Se divide en Línea Media y Línea Final. La ejecución de los fondos
de dichas Evaluaciones corresponde a Hivos, pero se realizarán en co-responsabilidad
con el MSPAS, quien es el RP para las organizaciones gubernamentales, con el
asesoramiento de la Comisión Nacional de MyE y demás actores considerados relevantes,
se buscan realizar como esfuerzos nacionales. (Ver Anexo G)
-
Se realizará una Evaluación de Medio término (Línea Media), orientada a medir
10
el impacto de las acciones en el país al inicio del tercer año de la III Fase.
-
Se realizará una Evaluación Final (Línea Final), orientada a medir el
11
impacto de las acciones en el país al finalizar la III Fase.
Tabla 5:
Evaluaciones de Línea Media y Línea Final
EVALUACIONES DE IMPACTO
Estudio
1. ESTUDIO
DE LÍNEA
MEDIA
Relevancia
Costo
Para medir los indicadores impacto Total:
del Programa tras 2 años de
$676.800
iniciada la Tercera Fase, se debe
realizar un estudio de Línea Media. Fondos
(Ver detalle en
el anexo C)
Este estudio medirá al menos
prevalencia en poblaciones de
mayor riesgo (HSH, MTS, PL,
PVVHI) y conocimientos, actitudes
y prácticas en dichas poblaciones
Año
P 23
Año 2
provenientes
de :
convenio con el FM.
El estudio acá propuesto
busca resultados que
sean de utilidad para los
reportes que el país deba
realizar en el Plan
Estratégico Nacional y
para el seguimiento al
cumplimiento de
compromisos
internacionales como el
reporte UNGASS y AU.
FM: $600.000
MSPAS:
$30.000
Incluirá otras poblaciones meta del
Otros
programa como parejas de MTS,
donantes
PPL y HRi.
(Coop. Int.):
$46.800
2. ESTUDIO
DE LÍNEA
FINAL
Realizar un estudio que arroje
Total:
información sobre los indicadores $676.800
impacto del Programa al finalizar la
implementación de la Tercera Fase. Fondos
(Ver detalle en el
anexo C)
Este estudio medirá al menos
prevalencia en poblaciones de
mayor riesgo (HSH, MTS, PL,
PVVHI) y conocimientos, actitudes
y práctica en dichas poblaciones.
provenientes
de :
FM: $600.000
MSPAS:
$30.000
Comentarios
No se realizará un estudio
de Línea Base, pues VM
ha realizado un estudio
de salida al finalizar su
Año 5
El estudio busca
resultados que sean de
utilidad para los reportes
que el país deba realizar
en el Plan Estratégico
Nacional y para el
seguimiento al
cumplimiento de
compromisos
internacionales como el
reporte UNGASS y AU.
Incluirá otras poblaciones meta del
Otros
programa como parejas de MTS,
donantes
PPL y HRi.
(Coop. Int.):
$46.800
10
11
Se busca medir el impacto en el país, no únicamente en las personas intervenidas por el Programa.
Idem.
Comentario [JM2]: Favor de
desglsar este informacion estudio
por estudio. Por ejemplo: $100k
estudio sero-prevalencia y
comportamiento en HSH. $150K
estudio en MTS. Etc. (VER
DETALLE INCLUIDO EN EL ANEXO
C)
Comentario [JM3]: Ver arriba.
38
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
3. Al finalizar el segundo año de ejecución se realizará una Evaluación Externa del
Programa implementado por Hivos que permita, con la participación de las
organizaciones Sub-Receptoras, el MCP, el Receptor Principal, y otros actores de
interés (como organizaciones de cooperación internacional), definir el grado de logro
obtenido en cada uno de los objetivos del Programa. Se busca una evaluación que
valore y analice además, el rol que ha ejercido Hivos como RP. Es una evaluación que
a través de metodologías como entrevistas y grupos focales permitiría
fundamentalmente, extraer lecciones aprendidas para el RP, para los SR y el país en
general, que coadyuven al fortalecimiento de su respuesta a la epidemia.
4. Durante el tercer y cuarto año de ejecución del Programa, se realizarán
Evaluaciones Externas a una muestra total de 16 SR. Estas Evaluaciones son
concebidas como oportunidades para el fortalecimiento de las organizaciones y
buscan ayudarles a detectar a las organizaciones seleccionadas tanto sus áreas
fuertes y débiles en las estrategias y gerencia técnica y financiera del proyecto,
como brindarles las recomendaciones necesarias para su óptimo desempeño.
5. La Evaluación del Sistema de MyE de Hivos tiene 2 componentes básicos:
-
La Autoevaluación periódica del Sistema. El equipo del RP realizará cada
dos años y de manera integral, un análisis y revisión del Sistema de MyE
que contribuya a su periódica actualización.
-
La Evaluación Externa del Sistema Nacional de MyE, que se realizará al finalizar el
segundo año de la subvención. Esta EE se programa con el fin de evaluar desde
una mirada externa, la forma en que funciona el sistema de MyE Nacional en su
integralidad, tomando en cuenta aspectos como el monitoreo estratégico y
gerencial llevado a cabo, los flujos de información para todos los procesos, la
pertinencia de la información generada por el sistema, el cumplimiento en los
procesos para la garantía de la calidad de los datos, la utilización de la
información y recomendaciones para la mejora de este sistema.
La siguiente tabla resume los procesos de Evaluación propuestos.
39
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Tabla 6:
Procesos de Evaluación de Hivos
40
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
PROCESOS DE EVALUACIÓN DE HIVOS
Proceso
Relevancia
Periodicidad Comentarios
1. Evaluación Continua
Análisis de las estrategias, su
pertinencia y eficacia. Facilita el
análisis de los efectos y resultados
obtenidos. Esta información permite
reajustar las estrategias de los
proyectos y el Plan Operativo Anual
de cada SR.
2. Evaluaciones de Impacto
Brindan la información necesaria
Año 3 y Año 6
para el reporte de indicadores de
impacto y resultado, mostrando con
ello el avance hacia los objetivos y
metas del Programa. Se busca
además, que generen información
para el PEN y reportes
correspondientes a compromisos
internacionales
3. Evaluación Externa del
Es una evaluación de carácter
programa implementado por cualitativo que permitiría
Hivos
fundamentalmente, extraer
lecciones aprendidas para el RP,
para los SR y el país en general,
que coadyuven al fortalecimiento
de su respuesta a la epidemia.
Anual
Año 2
4. Evaluación Externa a los SR Buscan ayudar a detectar a las
Año 3 y Año 4
organizaciones seleccionadas tanto
sus áreas fuertes como débiles en
las estrategias y gerencia técnica y
financiera del proyecto, así como
brindarles las recomendaciones
necesarias para su óptimo
desempeño
5. Evaluación
del Sistema
de MyE de
Hivos
41
a.Autoevalua
ción por
parte del
equipo de
MyE de Hivos
El equipo del RP realizará cada dos Cada dos años
años y de manera integral, un
(Año1, Año 3)
análisis y revisión del Sistema de
MyE que contribuya a su periódica
actualización.
b. Evaluación
Externa del
Sistema
Nacional de
MyE
Esta EE se programa con el fin de
evaluar desde una mirada externa
al programa, la forma en que
funciona el sistema de MyE en su
integralidad y brindar las
recomendaciones necesarias para
su mejoramiento.
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Año 2
Se desarrolla en
conjunto entre
SR y RP.
Se realizan
dos: Línea
Media y Línea
Final.
Responsabilida
d es de ambos
RP con apoyo
técnico de la
Comisión Nac.
de MyE
Se realizaría
con la
participación de
Diferentes
Actors
Involucrados
directa e
Indirectamente
en el
Programa.
Se realizarán
en 16
Organizaciones
SR
Seleccionadas
(10 en año 3 y
6 en año 4)
•
ESTUDIOS ESPECIALES
Con la finalidad general de recopilar información que pueda ser de utilidad para la
mejora de la efectividad de las estrategias del Programa, se plantean 5 estudios
especiales a ejecutarse en los primeros tres años de subvención. Al igual que las
Evaluaciones de Impacto, éstos serán financiera y administrativamente ejecutados por
Hivos, pero técnicamente, coordinados por ambos RP y con la participación y apoyo
técnico de la Comisión Nacional de MyE y otros actores cuando se considere necesario.
La tabla que se presenta a continuación, resume los contenidos descritos con
mayor detalle en las Fichas Técnicas de cada uno de los Estudios. (Ver Anexo G)
42
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Tabla 7:
Estudios Especiales
ESTUDIOS ESPECIALES
Estudio
Justificación
1. DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN SOBRE El estigma y la discriminación han probado ser
la principal barrera para la implementación de
ESTIGMA Y DISCRIMINACION A
PERSONAS VIVIENDO CON VIH Y SIDA
Y PERSONAS VULNERABLES HSH Y
MTS
programas de prevención y ofrecer servicios de
atención con calidad, para la integración de las
PVV en diferentes ámbitos sociales (educación,
trabajo, recreación). Por ello el proyecto
plantea la necesidad de realizar una campaña
para lograr la reducción del estigma y
discriminación al VIH.
Objetivos
a. Identificar
abordados
los
en
Costo
elementos a
ser $40.000
una campaña de
Año
Año 1, T3 y T4
reducción de estigma y discriminación
ligados al VIH y sida, así como los
medios más apropiados para hacer
llegar los mensajes.
b. Identificar las audiencias a quienes
debiera enfocarse la campaña.
Este estudio se plantea en el año 1 a efecto de
que sirva como diagnóstico para el diseño de la
Campaña contra la estigma y discriminación
de PV, HSH y MTS, del objetivo 2 del
proyecto vinculado al APS Reduccion de
Estigma y discriminacion prevista para el
año 2.
2. ESTUDIO ETNOGRÁFICO PARA
CARACTERIZACION DE RIESGO PARA
POBLACIONES EN CONDICIONES DE
VULNERABILIDAD
Los grupos en mayor riesgo en Guatemala son
la población HSH, MTS y Hombres en riesgo
(HR) lo cual es coincidente con una epidemia
concentrada.
1. Identificar y profundizar en las creencias,
Costo
sentimientos, percepciones, actitudes y estilos
de vida de las poblaciones más expuestas a
riesgo, (especialmente trans) los factores que
incrementan su vulnerabilidad.
Año 1
La literatura refiere que lo más complejo para
$30.000
el cambio de comportamiento son algunos 2. Esbozar un perfil psicográfico de las
determinantes psicosociales. Este estudio poblaciones vulnerables, que permita
pretende identificarlos en detalle para identificar los principales núcleos cognitivos,
establecer las estrategias más adecuadas para actitudinales y volitivos que incrementan la
promover el cambio a comportamientos más posibilidad de adoptar prácticas de riesgo
seguros.
para la infección por VIH.
Versión enero-2011
Iniciarían el Tercer Trimestre
del Año 1 y se espera que los
informes finales estén
disponibles al inicio del año 3.
44
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Estudio
Justificación
3. EFECTIVIDAD DE ACCIONES DE Determinar el grado de éxito de las acciones de
PREVENCIÓN EN POBLACIONES CCC desarrolladas en las etapas I y II del
VULNERABLES
proyecto de VIH a efecto de identificar mejores
prácticas.
Objetivos
Costo
c.
Documentar intervenciones exitosas $35.000
y buenas prácticas relacionadas con
acciones de prevención en VIH/SIDA en
Guatemala, implementadas por ONG y
organizaciones públicas, dirigidas a
poblaciones como trabajadores comerciales
del sexo, los hombres que tienen relaciones
sexuales con hombres, los privados de
libertad y jóvenes en riesgo social.
d.
Elaborar recomendaciones para
mejorar las intervenciones de prevención a
ser implementadas en la Fase III
Año
Final del T4 del segundo año.
4. ESTUDIO DE NOTIFICACIÓN A PAREJAS A pesar de que existe un marco jurídico sobre 1. Fortalecer la implementación del marco
CostoTotal:
la obligatoriedad de la notificación a parejas en
caso de VIH este no se aplica. Dicha situación
limita la prevención en las parejas de personas
que viven con VIH y/o el diagnóstico y
tratamiento oportuno.
$129.617
jurídico del país referente a la
obligatoriedad de la notificación del VIH
a parejas de personas que viven con VIH.
2. Desarrollar e implementar un modelo de
intervención de notificación a parejas
Este estudio se plantea en el segundo y tercer
año pues en el primero se focalizarán los
esfuerzos para mejorar el sistema de
información en función de los procesos que
venían desarrollándose en la fase I y II.
culturalmente apropiado en las unidades
de atención integral (UAIs) del país.
3.
Reducir nuevas infecciones en las parejas
de las personas que viven con VIH.
4. Facilitar el diagnóstico y tratamiento
oportuno de VIH de parejas de las
personas que viven con VIH tratadas
en las UAIs.
Año 2
$46.238,3
Año 3
$83.379,4
Año 2 y Año 3
Estudio
45
Justificación
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Objetivos
Costo
Año
5. ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE A pesar de que el marco jurídico establece la
NOTIFICACIÓN DE CASOS DE VIH SIDA obligatoriedad del reporte de casos VIH y sida
diagnosticados este no se cumple
EN GUATEMALA
uniformemente.
Una de las razones es la debilidad del sistema
actual el cual no está ofreciendo los resultados
esperados para una notificación de caso
adecuada tomando en cuenta el aumento de
instituciones que reportan VIH y sida al MSPAS.
Por esta razón se pretende modernizar y
simplificar el sistema vigente empleando
tecnología de punta.
Se plantea en el año 1 en el marco del sistema
nacional de información en VIH y sida.
46
a. Fortalecer el sistema de vigilancia
epidemiológica de VIH por medio de la
Actualización del sistema de información
para la notificación de casos de VIH.
b. Desarrollar un instrumento que permita
la notificación de casos al centro nacional de
epidemiología de una forma rápida, eficaz y
segura.
c. Implementar una herramienta
informática que permita a las unidades que
Notifican casos de VIH/Sida, manejar, revisar
y analizar la información que han reportado.
d.Fortalecer la comunicación entre las
instituciones participantes en el sistema de
vigilancia de ITS/VIH/SIDA.
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
$88.000
Año 1
En Año 2 y Año 3 se continúa
la actualización (con un costo
de $40.000 adicionales por los
dos años). La brecha para
estos años se conseguirá
subsanar a través del apoyo de
cooperación internacional.
G. DISEMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para la transferencia de la información se establece una especie de cadena: cada parte involucrada
en el monitoreo del Programa reporta y difunde la información a su nivel superior de agregación
para su integración. En el caso de los SR, la información debería ser difundida al RP y a la
población beneficiaria. En el caso del RP, la información debería ser difundida al FM, MCP, SR, al
país en general y en específico, a sectores e instituciones que se puedan beneficiar de esta. Es
importante resaltar que se garantizará el principio de confidencialidad de los SR.
Las principales actividades y productos de comunicación y diseminación de la
información se encuentran:
•
Trimestralmente Hivos presentará el informe de progreso financiero y
programático al MCP y a los SR.
•
Trimestralmente se plantean espacios de encuentro, análisis y socialización de la
información entre las organizaciones involucradas en el Programa, de manera que
se puedan establecer las coordinaciones necesarias para el mejor funcionamiento
del Programa en beneficio del país, fortalecer las redes y aprender desde las
buenas prácticas y lecciones aprendidas de todas las experiencias de las
organizaciones. Los procesos de análisis de información serán participativos.
•
Como principio fundamental, la publicación de la información será accesible, segura y
transparente. Para apoyar esto, se elaborará una página Web de Hivos como RP, que
permita realizar consultas en cualquier lugar y momento de la información actualizada.
•
En la página Web, se publicarán de manera trimestral, Boletines Informativos
sobre el Programa, logros, aprendizajes, avisos importantes, etc.
•
Además de la página Web, de los informes consolidados generados de manera trimestral y
compartidos con los SRs y MCP, se realizarán foros anuales en los que se compartirán
hallazgos importantes, estrategias u otros con diversos actores nacionales en el tema.
•
Adicionalmente, Hivos desarrollará desde su experiencia en Guatemala, un banco
centralizado de información electrónica generada por el Programa (con los informes de
evaluaciones de procesos e impactos, y demás documentos de relevancia producidos).
•
Un importante producto del Programa, es la publicación de estudios y otras
12
experiencias
que serán financiados durante el periodo de intervención del Programa;
con el fin de contribuir a mejorar el conocimiento de la epidemia en Guatemala.
13 Previstas
4 publicaciones en los tres primeros años. Adicionalmente, se estrían elaborando las
publicaciones conjuntas con MSPAS de los estudios de Línea Media y Línea Final.
Versión Noviembre-2010
Comentario [JM4]: Favor de
proveer la direccion del sitio web
aqui tambien. Se encuentra
pendiente la adquisicione del
dominio una vez se ratifique al RP
HIVOS
H. OTRAS ACTIVIDADES CLAVE DE MONITOREO Y EVALUACIÓN
Además de las actividades de monitoreo mensual y trimestral, mes a mes, se
desarrollan las siguientes actividades de acuerdo a las necesidades establecidas:
-
Reuniones de coordinación bimensuales con el MSPAS para asegurar la
coordinación necesaria para el Sistema de Información y el análisis de la
información que produce el proyecto.
-
Reuniones de coordinación en los casos en que sea necesario, con los
proyectos que involucran para su gestión, la participación permanente e
imprescindible de ONG e instituciones gubernamentales. Estas reuniones
se registran mediante una minuta que se envía a las y los participantes
para su corroboración y seguimiento de acuerdos.
-
Acompañamiento del RP a actividades planificadas por los proyectos específicos,
sean estas programáticas o de coordinación e incidencia política. Este
acompañamiento se puede dar según solicitud tanto del SR como por
recomendación del RP, siendo el mutuo acuerdo un punto fundamental para ello.
Además de representar una actividad más de monitoreo, tiene la intención
fundamental de apoyar, asesorar y realimentar los procesos desarrollados.
-
Reuniones mensuales a lo interno del RP, con el objeto de revisar analíticamente
el avance del proceso, y las dificultades y necesidades que el mismo plantea. En
estas reuniones se toman decisiones técnicas, financieras, estratégicas y
gerenciales con el objeto de mejorar la ejecución del Programa y asegurar el logro
de los objetivos y resultados esperados. Estas sesiones se documentan mediante
una minuta que posibilitan en lo fundamental los acuerdos.
-
Participación en las reuniones mensuales del MCP, en las que se discuten diferentes
aspectos relacionados con el Programa y su ejecución (avances, logros, necesidades
de coordinación o gestión política, decisiones, etc.). Trimestralmente, después de las
visitas de seguimiento el RP realiza una presentación de avance del proceso en la que
se calculan el grado de logro respecto de los indicadores principales y los de proceso.
En ese espacio además se comentan las dificultades y las necesidades de apoyo en la
gestión y coordinación con las instituciones estatales para asegurar el logro de los
resultados esperados.
48
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
I. DESARROLLO DE CAPACIDADES
•
FORTALECIMIENTO DEL RP
El sistema de Monitoreo y Evaluación en VIH de Guatemala requiere de un importante
fortalecimiento. La definición de la ruta de fortalecimiento es competencia del Ministerio de Salud,
apoyado por la Comisión Nacional de Monitoreo y Evaluación. A través de los primeros 2 años de
subvención, el Ministerio de Salud se dedicará a fortalecer dicho sistema, para lo cual Hivos
colaborará y coordinará en todo lo que esté a su alcance como RP de sociedad civil.
El cambio de un RP a dos nuevos RP, exige un restablecimiento de un sistema de MyE. Este
restablecimiento, toma en cuenta las modificaciones en los indicadores del Programa en su
globalidad, la información con la que le interesa contar al país sin limitarse a los indicadores
pactados con el FM, la importancia de generar datos que alimenten el Sistema Nacional del MyE.
En este contexto, el RP tiene que fortalecerse y realizar una serie de tareas para
asegurar la oportuna recolección de datos desde la etapa previa al inicio de la fase 3:
1. Asistencia técnica para la revisión y adecuación de los formularios utilizados por
Visión Mundial a las necesidades de los nuevos indicadores e intereses de país.
2. Asistencia técnica para elaborar un sistema de Información en MyE de
proyecto que por un lado permita recoger la información requerida y que
eventualmente pueda trabajarse al mismo tiempo que SIGSA, sin duplicar la
generación de información. Talleres de validación con los sub-receptores para
la validación de los instrumentos y el sistema desarrollado.
3.
Asistencia técnica para el análisis de la información que se recoge mediante el Programa
4. Establecer los acuerdos institucionales necesarios para el manejo y reporte de
información de manera oportuna.
•
FORTALECIMIENTO DE SR
Además del asesoramiento individual a cada sub-receptor, el RP realizará talleres en temas
diversos para los sub-receptores (por ejemplo, en gerencia de proyectos, procedimientos
financieros/administrativos, rendición de cuentas, sobre el análisis de efectividad de estrategias y
la calidad de intervención, integración de un enfoque de derechos humanos y el manejo de un
enfoque de género en las organizaciones y sus programas.). Entre dichas capacitaciones se
incluyen las relacionadas al monitoreo y evaluación en temas que van desde la capacitación en el
sistema de MyE de Hivos, en el nuevo sistema de información, en aspectos como calidad de datos,
uso de la información y demás que se consideren necesarios.
49
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
J. COORDINACIÓN
Como se ha mencionado anteriormente, el MyE se realizará de una manera integral,
brindando un acompañamiento sistemático a todo el proceso. El MyE estratégico del
RP-Hivos está diseñado para
•
•
•
•
•
Brindar información continua, oportuna y de calidad para el país y para el donante
Verificar el progreso en el cumplimiento de indicadores
Verificar la eficiencia, efectividad y eficacia programática y financiera
Fortalecer las capacidades de las organizaciones para implementar sus
acciones con calidad y monitorear estratégicamente
Identificar problemas oportunamente, e identificar con los SR (cuando así
corresponda) posibles soluciones
El MyE se establecerá dentro de un ciclo de proyectos que será tomando en cuenta
siempre por la Dirección y equipo técnico de Hivos para la adecuada toma de decisiones
estratégicas y en el cual los SR participan como actores fundamentales. Este ciclo de
proyectos, implica que de manera sistemática y periódica, se identificarán las
necesidades del Programa (tanto a nivel de cada SR como de RP), se planificará y rediseñará de acuerdo a lo identificado, se ejecutará, se monitoreará y evaluará.
Ciclo de Proyectos
Este ciclo permite asegurar la calidad del Programa, tomando en cuenta para ello esferas
como la efectividad, eficacia y eficiencia de las acciones y del uso de los recursos financieros.
50
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Hivos como responsable de la implementación como RP, debe procurar realizar un monitoreo que
le permita el suficiente análisis como para adelantarse a los cambios del entorno. Debe planificar
estratégicamente, a partir de estructuras que si bien respondan a los objetivos, metas e indicadores
planteados, sean lo suficientemente flexibles como para permitir la adaptación y la innovación
necesarias para enfrentar situaciones no previstas y lograr los resultados esperados.
El MyE de Hivos, es considerado una unidad vinculada directamente a las demás esferas
que guían el proceso gerencial del Proyecto, definidas estas por las metas, objetivos e
indicadores del Programa, los recursos (humanos, materiales y financieros), la capacidad
instalada de gestión tanto de los SR como del RP (tanto la disponible como la necesaria
para lograr los objetivos), pero también de otros actores como MSPAS y MCP; y el
contexto cultural, social, político y económico del país y de las organizaciones locales,
como eje fundamental que debe ser siempre tomado en cuenta.
Esferas para la toma de decisiones gerenciales del Programa
Un elemento importante que complementa las actividades que recopilan la información en las
esferas que conllevan a la toma de decisiones gerenciales, son las actividades trimestrales de
análisis conjunto con los SR. En estos espacios, se llevarán a cabo análisis tanto de los avances y
mejores prácticas, como de los cuellos de botella y estrategias no eficaces de las organizaciones.
Se dará un énfasis en este caso, al análisis de de los procesos llevados a cabo, contemplando para
ello ente otros, las mismas esferas de metas, objetivos, recursos, MyE, capacidad instalada y
contexto. En estas actividades, los SR tendrán un rol activo que fortalecerá la apropiación del MyE
51
-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
del Programa por parte de las organizaciones, y aportará información de sumo valor
para las decisiones estratégicas y gerenciales tomadas por el RP.
Este enfoque integral para la toma de decisiones gerenciales, permitirá a Hivos como RP
•
Comprobar si se han conseguido los objetivos planteados
•
Sacar conclusiones, identificar y compartir mejores prácticas ente los
diferentes SR y mejorar determinados aspectos
•
Monitorear el logro de los resultados y facilitar la demostración de los mismos
•
Analizar de mejor manera los informes de los SR, para poder retroalimentar y dar
seguimiento a los SR y el Programa. La información generada por el proceso de
monitoreo, será utilizada internamente para procesos de aprendizaje, mejoras en
la calidad del Programa, y el apoyo adecuado a los SR.
•
Fortalecer la capacidad de las organizaciones SR para realizar un monitoreo de estratégico
de los resultados. Realzar en ellas, la reflexión organizacional y el aprendizaje, para de este
modo, mejorar la calidad, relevancia y sostenibilidad de sus acciones.
•
Facilitar la incorporación de los SR de un monitoreo estratégico hacia una
gestión basada en los resultados; una mayor atención al aprendizaje
institucional y una rendición de cuentas más estricta
De manera concreta, se puede señalar que el monitoreo estratégico y gerencial se
dará en dos niveles básicos: para los SR y para el RP mismo.
En el caso de los SR, se tomarán en cuenta los siguientes factores:
1. Los avances en los indicadores pactados en el contrato con el RP
2. Avances en la ejecución programática de acuerdo a lo planificado y
análisis de las limitaciones
3. Manejo financiero y ejecución presupuestaria de acuerdo a lo planificado
4. Los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles u
necesarios para lograr los objetivos
5. La efectividad y eficacia de las acciones
6. Gestión de recursos humanos y democracia interna
7. El contexto cultural, social, político y económico del país y de la
localidad específica en que se encuentre la organización
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-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
8. La rendición de cuentas clara y oportuna
En los casos en que se encuentren dificultades en cualquiera de estos niveles, se
realizará de manera conjunta (RP y SR) un plan de fortalecimiento que busque
solucionar las debilidades detectadas.
El RP considerará para su propio análisis, al menos los siguientes puntos:
1. Los avances en las metas y objetivos del Programa
2.
Los avance y limitaciones en los indicadores pactados en el contrato con el FM
3. Los avances y limitaciones del convenio con el MSPAS como RP
4. La ejecución financiera y programática de acuerdo a lo planificado
5. Los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles ó
necesarios para lograr los objetivos
6. La efectividad y eficacia de las estrategias globales utilizadas en el
Programa para lograr los objetivos
7. El contexto cultural, social, político y económico del país
8. La rendición de cuentas clara y oportuna
En el caso de detectar dificultades en un área determinada, el RP tomará las medidas
pertinentes partiendo de la identificación de las necesidades y re-diseño de lo planeado
inicialmente. Informará oportunamente en caso de ser necesario, al ALF y al FM.
Para complementar el proceso de MyE de los SR y del RP mismo, el SIGPRO tendrá instalado
un sistema básico de semáforo, en el que contemplará las variables establecidas por los
indicadores pactados en el Marco de Desempeño con el fin de brindar insumos para el
análisis de la información. La información generada por este “semáforo”, debe ser
interpretada por el equipo de Hivos de acuerdo al contexto específico de cada situación y
organización. Debe ser además, tomada en cuenta por el equipo de Hivos en coordinación
estrecha con los SR según corresponda y siempre contemplada dentro de un marco mayor,
que integra todos los demás elementos arriba descritos.
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-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
•
EL EQUIPO DE MYE DEL RP-HIVOS
El equipo de MyE de Hivos mantendrá una estrecha coordinación con el resto del
equipo técnico y financiero. El equipo técnico y financiero de Hivos relacionado con
13
el MyE se constituye de las siguientes personas :
•
Oficial de MyE. Es el responsable de actualizar e implementar el PME. Recopila, sistematiza y
analiza la información que generan los SR, retroalimenta a los SR y Hivos sobre los avances
programáticos del Programa. Coordina por parte de Hivos, con los demás actores involucrados
(MSPAS, Comité Nacional de MyE y otros), la realización de estudios especiales y demás
aspectos concernientes a la evaluación. Trabaja en estrecha coordinación con el MSPAS para la
consolidación de la información de resultados del trabajo de ambos RP. Participa activamente en
los procesos de MyE nacionales y coordina con los diferentes actores involucrados en dichos
procesos. Acompaña a los SR para mejorar el reporte de información y para mejorar sus propio
procesos de monitoreo y evaluación. Consolida la información de los SR para reporte al FM.
De manera específica, el oficial de MyE cumple las siguientes funciones con
respecto a las coordinaciones con el equipo de Hivos:
•
•
Contribuir en estrecha colaboración con la Dirección y los otros Oficiales de
Programa, al desarrollo del contenido e implementación del proyecto en el
área específica de MyE, incluyendo en su participación en la toma de
decisiones gerenciales y estratégicas que mejor orienten el proyecto.
•
Contribuir en estrecha colaboración con la Dirección Ejecutiva y Oficiales de
Programa, al establecimiento de alianzas con otras instituciones,
organizaciones y demás actores involucrados en el proyecto
•
Planificar y monitorear periódicamente con el equipo de Hivos el POA del Programa.
•
Por encargo de la Dirección, realizar las tareas necesarias para la marcha y
el buen funcionamiento de la Oficina Local.
•
Atender oportunamente demandas o situaciones imprevistas relacionadas a su función.
Tres Oficiales de Programa, quienes asesoran a los SR en temas y procesos.
-
13
Oficial de Atención Integral. Coordina con el Oficial de MyE con el fin de
lograr la efectiva implementación de los objetivos del Programa en esta área
y establece relaciones de trabajo y de coordinación con el MSPAS en el área
técnica y en el área de compras.
Para mayor detalle, referirse al Plan de Recursos Humanos de Hivos.
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-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
•
-
Oficial de Prevención. Coordina con el Oficial de MyE con el fin de lograr la
efectiva implementación de los objetivos del Programa en el área de prevención
y establece relaciones de trabajo con el MSPAS en el área técnica.
-
Oficial de Incidencia y Fortalecimiento de Capacidades. Responsable de
lograr que las organizaciones SR, se vean fortalecidas a través del
Programa, tanto a nivel técnico como administrativo, situación para la cual
debe coordinar de manera muy estrecha con el Oficial y Asistentes de MyE.
Asistentes Técnicos de Monitoreo (tres programáticos y tres financieros en año 1; tres
programáticos y tres financieros en año 2; tres programáticos y tres financieros en año 3).
Asisten a los oficiales de programa, al Oficial de MyE y al administrador para la exitosa
implementación del Programa y particularmente, en el seguimiento técnico y financiero a
los SR. Apoyan en la implementación del plan de MyE. Realizan visitas de asistencia,
verificación y retroalimentación a los SR. Acompaña a los SR para mejorar el reporte de
información y para mejorar sus propios procesos de monitoreo y evaluación. Revisan los
informes operativos, narrativos y financieros de los SR y apoyan en la elaboración de los
reportes al FM. Brindan seguimiento programático y financiero de los indicadores
establecidos en los contratos con SR. Brinda apoyo técnico en un su área de
especialización. Los asistentes tendrán perfiles específicos para cada área que se
considere medular para el proyecto. Los asistentes de MyE deben en su conjunto (es decir,
entre los 9), tener conocimientos especializados en las siguientes áreas:
•
-
procesos administrativos y financieros (este conocimiento estará
concentrado en tres asistentes financieros que se encontrarán
formalmente, dentro de la Unidad Administrativa a cargo de IBIS, pero
coordinarán de manera estrecha con los demás miembros del equipo)
-
atención, prevención, incidencia y fortalecimiento de capacidades (estos
conocimientos estarán concentrados en los asistentes programáticos cuyo
número incrementa de cuatro a seis en el periodo de ejecución de los tres
años , cada uno en una ó más áreas de acuerdo a su experiencia y formación;
pero cubriendo entre todos, la especialización en todas las áreas nombradas)
Administrador/a. Entre sus funciones la administración debe colaborar, monitorear,
evaluar y capacitar a los SR en la administración de los recursos y en el sistema contable de
acuerdo a los requerimientos del Fondo Mundial. Debe también, elaborar los informes
financieros al FM, los cuales deben estar en estrecha relación con los informes técnicos
elaborados por el equipo de MyE. Para brindar la integralidad que se busca en el MyE, la
persona a cargo de la Administración debe coordinar con los oficiales de Programa el uso
adecuado de los recursos de acuerdo a los procedimientos de Hivos y del FM.
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-HIVOS- Plan de Monitoreo y Evaluación 2010-2013
Coordinación del RP para MyE
Coordinación
con la Dirección
para la toma de
las principales
decisiones
estratégicas y
gerenciales
Sobre la coordinación, se debe mencionar como punto fundamental que para facilitar la
coordinación entre los dos RP, se realizarán durante el primer trimestre reuniones semanales
del equipo de Hivos. Posteriormente, las reuniones conjuntas tendrán una frecuencia
quincenal y luego mensual. En todo momento, serán estas reuniones de análisis, en las que se
retomarán los aspectos de monitoreo que se considere pertinente discutir. Asimismo, se
procuran reuniones periódicas de análisis de resultados con las UE, PNS y CNE.
Adicionalmente, es responsabilidad del Oficial de MyE, asegurar la participación activa de
Hivos en los procesos de Planificación, Monitoreo y Evaluación Nacionales, buscando siempre
integrar la implementación del MyE que Hivos realice, a los mejores intereses nacionales y
contribuir en lo que esté a su alcance, con el MyE de la respuesta nacional al VIH y el sida.
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