El archivo como gran contenedor de documentación. Idea básica de

EL ARCHIVO COMO GRAN CONTENEDOR DE DOCUMENTACIÓN. IDEA BÁSICA DE
ARCHIVO. DIFERENTES ARCHIVOS, DIFERENTE DOCUMENTACIÓN.
CONCEPTOS GENERALES
- Todos tenemos una idea más o menos clara de lo que significa la palabra
archivo.
- De todas las acepciones que publica la RAE, Archivo:
o Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
o Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
o Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para
almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que
pueden manejarse mediante una instrucción única.
- Si nos atenemos al último Real Decreto (1708/2011, de 18 de noviembre) que
establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la
Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de
acceso, define y relaciona el Archivo como:
o El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos,
producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas.
o Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción
archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen,
conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las
colecciones de documentos.
- De una forma más general, la Ley 15/1985 de Patrimonio Histórico Español,
encuadra los archivos como:
o Los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos,
reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la
información y la gestión administrativa. Asimismo se entienden también por
archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y
difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos
orgánicos.
- Para Antonia Heredia, autora del libro de referencia “Archivística general, teoría
y práctica”, un archivo es:
o Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en el proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia.
- Para finalizar, el Diccionario de Terminología del CIA define la expresión
“archivo” de las siguientes formas:
o Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son,
ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia
necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en
razón de su valor archivístico.
o Apelativo que adquiere la institución responsable de la acogida, tratamiento,
inventariado, conservación y servicio de los documentos.
o Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
- Como se puede observar, todas las definiciones enmarcan la palabra “archivo”
dentro de dos parámetros comunes:
o Centro donde se custodia documentación que permite la actividad
intelectual.
o Organismo destinado a la conservación de los soportes que facilitan esa
actividad.
- Sintetizando, fundamentalmente, un archivo REÚNE, CONSERVA y SIRVE
documentos para su gestión intelectual.
- Para poder desarrollar estas funciones se deben acometer las siguientes tareas
dentro de estas instituciones:
o ORGANIZAR la documentación administrativa.
o Asegurar la TRANSFERENCIA CONSTANTE a archivos donde su uso no es
asiduo.
o DETERMINAR EL VALOR de los documentos, tras un tiempo determinado,
para su conservación definitiva o su destrucción o “expurgo”.
o CLASIFICAR los fondos documentales.
o DESCRIBIR los documentos y PUBLICAR esa descripción en unos
instrumentos que faciliten el acceso a esa información de forma asequible
por parte de todos los usuarios.
o Velar por MANTENER unas instalaciones adecuadas a la CONSERVACIÓN de
estos documentos.
- Todas estas tareas básicas deberán ir encaminadas a prestar el servicio
necesario a:
o Las ADMINISTRACIONES o PERSONAS GENERADORAS del archivo, a fin de
poder recuperar los documentos de forma eficaz.
o Los CIUDADANOS, cuando soliciten cualquier información, especialmente en
los archivos públicos.
o La INVESTIGACIÓN y la DIFUSIÓN CULTURAL, poniendo a disposición de las
personas interesadas datos que se conserven entre los fondos
documentales.
TIPOS DE ARCHIVO
- En el sistema español de archivos, regulado en el Real Decreto 1708/2011, de 18
de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula
el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus
Organismos Públicos y su régimen de acceso, y en general en todos los sistemas
de archivos de todos los países con regulación legal, un fondo documental pasa
por varias etapas en función del ciclo vital de los documentos que lo componen.
- Como cualquier ser vivo, la documentación NACE (se crea), VIVE (uso práctico) y
MUERE (expurgo o envejecimiento).
- Por lo tanto, en función de su uso y fase “vital” en la que se encuentre la
documentación, ésta pasará por diferentes estadios, ubicándose físicamente de
forma teórica en los siguientes tipos de archivo:
o ARCHIVO DE OFICINA. También conocido como archivo de gestión. Primera
fase de los documentos, donde son generados y utilizados de forma
frecuente para las actividades administrativas más habituales. En esta fase se
mantendrá durante un periodo de CINCO AÑOS en España. En general
podríamos decir que se conserva durante un periodo corto de tiempo.
o ARCHIVO CENTRAL. En esta fase la documentación deja ya de ser utilizada de
forma tan regular. Esta fase durará unos DIEZ AÑOS, más o menos,
dependiendo de si su tramitación ha finalizado o no (expedientes judiciales).
o ARCHIVO INTERMEDIO. Fase en la cual la documentación ha perdido
prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. Es el lugar
donde llega de forma masiva la documentación que se encuentra en los
archivos centrales. El tiempo de permanencia en este archivo es un poco
mayor que en el anterior, unos QUINCE AÑOS, es decir, hasta que la
documentación llega a los 30 años de vida. Fase muy importante ya que en
ésta se procede a las tareas anteriormente mencionadas, valoración,
selección y expurgo, para quedarse sólo con aquella documentación que
adquiere un valor de CONSERVACIÓN DEFINITIVA.
o ARCHIVO HISTÓRICO. Última fase de los documentos. Debido a los valores
informativos, históricos y culturales, la documentación de este archivo será
de CONSERVACIÓN PERMANENTE.
- Si atendemos el siguiente párrafo sacado del manual “Archivo General de la
Administración”, “La conservación de la documentación es uno de los objetivos
básicos sobre los que se fundamenta la defensa y tutela del Patrimonio Histórico
Documental, siendo uno de los pilares sobre los que descansa la propia
existencia de los archivos”1, podemos extraer varias conclusiones:
- Aunque la conservación de los documentos que mantiene en depósito no sea la
finalidad exclusiva de un archivo, sí es imprescindible para que el resto de las
funciones puedan llevarse a cabo.
- Sin una conservación física de los documentos no existiría la actividad intelectual
de la INVESTIVAGACIÓN.
- No existirían préstamos de documentos para realizar EXPOSICIONES y facilitar
su DIFUSIÓN.
- No podríamos solicitar la CONSULTA de nuestros expedientes personales,
generados a lo largo de nuestra vida administrativa, es decir, perderíamos parte
de nuestra experiencia vital.
- Es decir, LA INFORMACIÓN NO EXISTIRÍA.
- Por lo tanto, LA CONSERVACIÓN debería tener una IMPORTANCIA PRIMORDIAL,
al mismo nivel que el resto de cometidos que desarrolla el archivo.
- De la misma forma que un documento pasa por diversos ciclos administrativos,
también las necesidades de conservación no son las mismas.
- No será igual la conservación en un archivo de oficina, donde el documento
sigue utilizándose de forma continua y su duración todavía no se conoce de
1
VV.AA. Archivo General de la Administración, 1969-1994.
forma certera, que en un archivo histórico, donde el documento tiene mayor o
menor consulta, pero su vida útil debería ser “perpetua”.
- En cualquiera de los casos, todas las instituciones requieren un PLAN DE
CONSERVACIÓN ESPECÍFICO, INDIVIDUAL e INTRANSFERIBLE.
- Cada archivo tiene sus peculiaridades y necesidades particulares, lo que
determinará significativamente sus necesidades de conservación.