Aspectos Prácticos Legales y Financieros en la Ejecución de

The Strategical Conference of EU-Taiwan ICT Technical Cooperation
Valencia, 3 de julio de 2015
Aspectos Prácticos
Legales y Financieros en la Ejecución
de Proyectos
Gonzalo ARÉVALO
NCP para Asuntos Legales y Financieros
Director Oficina de Proyectos Europeos
Subdirección General de Programas Internacionales
de Investigación y Relaciones Institucionales
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Index
2
Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
3
Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y Participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
4
1.
CIERTA SIMPLIFICACIÓN DE LA REGLAS DE
PARTICIPACIÓN
2.
NUEVOS INSTRUMENTOS DE FINANCIACIÓN Y
NUEVAS TASAS
3.
ACUERDO DE SUBVENCIÓN GLOBAL (MODEL
GRANT AGREEMENT)
4.
MENOS CONTROLES Y AUDITORIAS
5.
REDUCCIÓN DEL “TIME TO GRANT”
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
¿Cuánto hay de nuevo en H2020 en
aspectos L&F?
5
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
¿QUÉ BUSCA LA EC CON ESTAS
MEDIDAS?
6
Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
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BASE LEGAL H2020
Project/Action Level
Work
Programme
Grant
Agreement
Programme
Rules for
Participation
EU Regulation H2020
Establishment
Consortium
Agreement
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
H2020 Sp
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ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT
AGREEMENT)
OBJETIVO:
Establece los DERECHOS y OBLIGACIONES de los beneficiarios y sus
relaciones con la CE/Agencia implementadora
Arquitectura común con otros programas de la UE
Acuerdo de Subvención general , pero con variaciones por esquema,
programa, etc
Documento ÚNICO (incluye clausulas especiales que se activan)
Explicaciones “on-line” para cada parte del GA ("annotated GA").
Sustituye a Financial Guidelines.
Guías adicionales dónde fueran necesarias (ie: LRIs, Terceros países, etc)
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
PRINCIPALES NOVEDADES:
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ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT
AGREEMENT)
Annex I:
Description of the action
Annex II:
Estimated budget
Annex III:
Accession Forms
Annex IV:
Financial statements
Annex V:
Certificate on the financial
statements
Annex VI: Certificate on the
methodology
10
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
TERMS AND CONDITIONS
10
H2020: Elegibilidad
 Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad
jurídica
 Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA / IAs: tres entidades
independientes de tres EEMM o Asociados.
 Elegibilidad de la propuesta:
 Responder a una convocatoria,
 Presentada en plazo y con contenidos mínimos.
 Cumplimiento de requisitos del consorcio
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier
entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado
asociado
Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique
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H2020: Elegibilidad
 Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad
jurídica
 Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA / IAs: tres entidades
independientes de tres EEMM o Asociados.
 Elegibilidad de la propuesta:
 Responder a una convocatoria,
 Presentada en plazo y con contenidos mínimos.
 Cumplimiento de requisitos del consorcio
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier
entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado
asociado
Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique
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H2020: Elegibilidad
 Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad
jurídica
 Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA: tres entidades
independientes de tres EEMM o Asociados.
 Elegibilidad de la propuesta:
 Responder a una convocatoria,
 Presentada en plazo y con contenidos mínimos.
 Cumplimiento de requisitos del consorcio
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier
entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado
asociado
Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique
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Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
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MGA. Art.4 Presupuesto y transferencias
entre socios y capítulos
En H2020 se introduce flexibilidad sin enmienda si se ejecuta
conforme a los establecido en el Anexo 1
No obstante, asegurar con el PO, especialmente si se introducen
subcontratos.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
ANEXO 2 contiene el presupuesto estimado distribuido entre:
- Beneficiarios: Coord y Socios
- Tipos de Coste: Personal, Viajes, Otros,…
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MGA Art. 5 Subvención y Tasas
Igual que presupuesto es pre-supuesto. La Subvención es un
máximo y nunca se puede sobrepasar. Aunque si puede cambiar
entre socios y capítulos.
Formas de Subvención:
Costes Reales
Costes Unitarios Flat Rate
Personal
X
X (SME Owners)
Subcontratación
X
X
Otros CDs
X
X
C. Indirectos
X
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Tipo de Costes
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MODELO DE FINANCIACION BASADO EN REMBOLSO DE
COSTES ELEGIBLES
Non- Profit
Profit
100%
100%
70%
COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25%
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Tipo de
ENTIDAD
Tipo de ACCIÓN
Research and
Innovation actions
Innovation
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SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR:
MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO
Non- Profit
Profit
Research and
Innovation
100%
Innovation actions
100%
70%
COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25%
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Tipo de
ENTIDAD
Tipo de ACCIÓN
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R&I Action
Innov Action
Non-Profit
Profit
Non-Profit
Profit
Direct Costs
1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000
Staff Costs
500.000
500.000
500.000
500.000
Subcontracting
100.000
100.000
100.000
100.000
Other Direct Costs
400.000
400.000
400.000
400.000
Indirect Costs
225.000
225.000
225.000
225.000
Total Costs
1.225.000 1.225.000 1.225.000 1.225.000
Max. EU Contribution 1.225.000 1.225.000 1.225.000
857.500
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Financiación y Costes
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Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
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Principales Elementos sobre Aspectos
Financieros
 Nuevas Tasas (ya comentado)
 Peculiaridades en el computo de Coste de personal (MA)
 Costes Indirectos mediante flat rate
 CFS, solo al final y si EU contribution es mayor de 325.000 en
CD
 Continúan certificados y Fondo de Garantía
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 Contratos de servicios vs Subcontratación de tareas
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Art. 6: Elegibilidad de Costes
-
Incluidos en el presupuesto
-
Durante al ejecución de la subvención
-
Incurridos por el beneficiario y registrados
-
No declarados en otras subvención
-
Cumplir con las disposiciones nacionales en cuanto a
fiscalización, impuestos, etc.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
COSTES ELEGIBLES:
- Necesarios para el proyecto y de acuerdo con su naturaleza
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Costes Directos
- Personal
- Subcontratación
- Otros Gastos
No confundir con el hecho de que
sean o no adicionales
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Costes imputables de manera directa al
desarrollo del proyecto:
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Costes de Personal
• Cálculo= nº horas imputadas*
Coste Laboral
Horas
productivas
– 1.720 horas /año
– Nº de horas productivas habituales del centro, bajo la
condición de ser > 90 % 1.720 (1.548)
– Horas reales trabajadas. En este caso se calculan:
• + Horas trabajables
• + Horas Extras documentadas
• - Bajas documentadas
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
• Nº horas productivas. Tres alternativas:
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Cálculo del Coste Laboral
Ejemplo: Reporting 01-09-14 a 31-03-16, que
se presenta en octubre 2016.
– 01/09/14 a 31/12/14, datos 2014
– 01/01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados)
– 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015
Excepcionalmente, si no hay histórico se puede
usar dato real
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Principio general: usar los costes elegibles del
periodo económico cerrado o anterior si no
está cerrado.
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Cálculo del Coste Laboral
Ejemplo: Reporting 01-09-14 a 31-03-16, que
se presenta en octubre 2016.
– 01/09/14 a 31/12/14, datos 2014
– 01/01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados)
– 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015
Excepcionalmente, si no hay histórico se puede
usar dato real
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Principio general: usar los costes elegibles del
periodo económico cerrado o anterior si no
está cerrado.
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• Controles de Tiempo menos detallados:
– No obligatorio registrar horas FTE, pero si
certificado
– Sólo nivel proyectos UE
• Posible Complemento de hasta 8.000 / FTE, bajo:
– Prácticas habituales de la institución
– Criterios Objetivos, generales y aplicables a
otras fuentes
• Cálculo del coste anual, basados en datos del
ejercicio económico cerrado anterior.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Costes de Personal
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Habitualmente:
– Viajes y dietas
– Fungible e inventariable (relación directa)
– Prestación de servicios (Novedad): obedecen a
servicios no descritos como tarea en el anexo
técnico, generalmente no científico-técnicos
(traducción, catering, publicación, etc).
GENERAN Costes Indirectos
Importante siempre, uso de procedimientos
habituales y su relación directa con el proyecto.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Otros Costes Directos
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Subcontratación
Algunas consideraciones:
– No se puede subcontratar labores del proyecto
a un beneficiario.
– Puede presentar límites.
– Seguimiento de procesos de concurrencia y
decisión basado en economía/facilidades (tmb
en prestaciones normales de servicio)
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a un
tercero en un régimen comercial.
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Costes Indirectos
• Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación
(70-100%)
• Justificación basada sólo en los CD (No
demostrables)
(1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y
Scale-Unit Costs.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Desaparece la capacidad de justificar basado en CI
Reales
Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc)
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Costes Indirectos en Large Research
Infraestructures
Régimen especial de ‘directización’ de CI aplicable a
RIs que cumplan:
Definición LRI:
 Coste > 20 Mill €
 75% responde a activos fijos
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 Contabilidad analítica
 Non-Profit
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Costes Indirectos en Large Research
Infraestructures
• Definición LRI:
• - Coste > 20 Mill €
• - 75% responde a activos fijos
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
• Régimen especial de ‘directización’ de CI aplicable
a RIs que cumplan:
•
- Contabilidad analítica
•
- Non-Profit
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Auditorías: CFS y Controles Expost
Certificado de Auditoría
CFS solo obligatorio para subvenciones de Costes directos >
325 k € y a la finalización del proyecto
Coste elegible bajo Other Direct Costs
La EC o el TC UE pueden auditar desde que se presente el
primer informe hasta dos años después de la finalización del
pago del saldo final.
Determinados certificados pueden limitar el alcance.
Política de Auditoría para H2020 por definir.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Controles Ex - post
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Otros Elementos:
 IVA: coste elegible (si no es recuperable).
 ENMIENDAS mayor facilidad para evitar
enmiendas
 No hay Guía Financiera, sino Annotated Model
Grant Agreement. Ultima actualización (30/03/2015)
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 INGRESOS: si son específicos al proyecto han de
computarse a nivel de proyecto, y en caso de
superar el coste total, descontar la financiación EU
global.
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Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
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Principales Elementos sobre Aspectos
Legales
 El Acuerdo de Consorcio es obligatorio por defecto antes de la
firma del GA solo, pero es bienvenido avance en ello como
base de componentes de propuesta
 OPEN ACCESS, obligatorio bajo cualquiera de las dos vías
(Dorada, Verde)
 Sello EURAXESS: Código de conducta en contratación de
investigadores
 Third Parties (ver siguiente)
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
 Costes de IPR son elegibles, pensar que vamos explotar exige
pensar que debemos proteger
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Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
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• Artículo 9: Implementación de la acción por terceros que
no reciben financiación
• Artículo 10: Compra de bienes, trabajos o servicios
• Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros
contra pago.
• Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros
sin contraprestación.
• Artículo 13: Implementación de tareas por entidades
contratados
• Artículo 14: Implementación de tareas por terceras
partes vinculadas
• Artículos 15: Apoyo Financiero a terceras partes. Aplica
en MFA
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Implementación de la Acción por
Terceros
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FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Art. 9: Implementación de la acción por
terceros que no reciben financiación
Se añade cuando hay un beneficiario que no recibe EU funding y
que su Coste no se tiene en cuenta para calcular el EU
contribution.
Ojo: si puede haber algo de IPR
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
No aplica arts de justificaciones, auditorías, controles, etc.
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Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de
terceros contra pago
La elegibilidad estará sujeta a:
- La TP y ese recurso debe estar incluido en el anexo I (tmb sin
enmienda)
- Siempre en base a coste directo (sin margen comercial)
- Documentar la cesión del recurso (y su uso)
Como hay pago queda registrado en la contabilidad del
beneficiario.
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Caso en el que hay una tercera parte que provee un recurso a un
beneficiario con pago de por medio. Ejemplo: Personal, uso de
equipo, acceso a recursos de investigación, …
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Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de
terceros sin contraprestación.
Caso en que un beneficiario tiene un recurso que un tercero le cede sin
pago y que usa para el proyecto, P.ej Personal CIBERs, donaciones a
centros de bienes, etc.
Además para la elegibilidad hay que tener en cuenta que debe haber
un acuerdo general (no cesión específica)
Art. 41 (opcional) para Centros Públicos con fundaciones o
similar para gestionar sus proyectos, en caso de coordinación
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Debe estar preferentemente reflejado en el anexo I (sección 4),
42
Responde a casos de antigua cláusula especial 10, donde
tendremos entidades afiliadas o vinculadas legalmente que
participan en la propuesta, (una beneficiario y otra/s TTPP).
Se citará en el art.14,luego deben existir y si no generar enmienda.
Casos típicos:
- Unidades Mixtas de Investigación
- Entidades Afiliadas
- Agrupaciones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Artículo 14: Implementación de tareas por
terceras partes vinculadas
43
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Artículo 14: Implementación de tareas por
terceras partes vinculadas
44
Artículo 15: Apoyo Financiero a
Terceras Partes
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Solo en determinados programas específicos y si el
WP lo plantea a nivel ‘topic’
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Index
1.- Introducción
2.- Base Legal de H2020 y participación
4.- Aspectos Financieros
5.- Aspectos Legales
6.- Otros Aspectos a Considerar
7.- Conclusiones
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
3.- Presupuesto y Subvención
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• Coherencia como principio
general de actuación
• El beneficiario es la institución
• Adaptación de estructuras a
fuentes de financiación
• No todo es blanco y negro
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
• Regulación más simple, que no
sencilla
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48
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
1.
Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III)
Av/ Monforte de Lemos, 5 - 28029 Madrid
Tel. +34 91 822 20 69
Email: garevalo@eu-isciii.es
2.
Carmen Hormigo (CSIC)
Delegación en Bruselas, Rue du Trône, 62 - 1050 Bruselas
Tel: +32 2 289 2697
E-mail: Carmen.Hormigo@d-bruselas.csic.es
3.
Andrés Martinez (CDTI-SOST)
Rue du Trône, 62 (7th floor) - 1050 Bruselas
Tel + 32 2 289 26 95 / 96
Email: andres.martinez@sost.be
4.
Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo):
Edificio Xerencia, Campus Universitario – 36310 Vigo
Tel +34 986 81 20 52
E-mail: anxomoreira@uvigo.es
FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020
Para cualquier Información Adicional,
consulte con los NCP para Temas
Legales y Financieros:
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FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020