CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJES y

Sistema de Agencias de la Organización
de las Naciones Unidas en República
Dominicana
Solicitud de Propuestas SDP-ONU-01-2010
“CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJES y EVENTOS”
DOCUMENTO DE ACLARACIONES
Pregunta 1:
¿Cuáles documentos financieros deberá incluir la propuesta financiera?
Respuesta 1: Todos los documentos para elegibilidad, legalidad y evaluación técnica se
indican en el numeral 21 Evaluación y Comparación de Propuestas, del documento de
Solicitud de Propuestas. Toda la documentación aquí indicada debe incluirse en el sobre
de Propuesta Técnica, ya que en el sobre de propuesta financiera, solo deberá incluirse los
siguientes formularios: Formulario 10-A “Carta de la Presentación de la Oferta Financiera”
y el Formulario 10-B que contiene el desglose de tarifas por actividad.
Se les reitera que sus propuestas deberán ser presentadas en un sobre cerrado
conteniendo en su interior tres (3) sobres, los que a su vez contendrán lo siguiente:
Propuesta Técnica (original), Propuesta Técnica (Copia) y Propuesta Financiera. Es
importante que los formularios 10-A y 10-B se encuentren en un sobre cerrado aparte y
debidamente identificado con la literatura “Propuesta Financiera”.
Pregunta 2: ¿Qué precios exigen ustedes colocar en el formulario 10b, anexo 4, de la
propuesta financiera?
Respuesta 2: En el formulario 10-B se incluirán las tarifas a cobrar por parte de la
prestadora de los servicios, para cada una de las actividades identificadas.
Ejemplo:
Servicio
Reserva y emisión de billetes aéreos a través de sistemas de
distribución global.
(*) Servicio por persona.
Oferta económica, por servicio
(en RD$)
RD$1.00/Billete aéreo
Pregunta 3: De acuerdo a la solicitud de propuesta (SDP) el contenido de la misma será
presentada de la siguiente manera: Instrucciones de los oferentes, Términos de
Referencia, Propuesta Técnica, Propuesta Financiera, Borrador Acuerdo a Largo Plazo, y
Condiciones Generales de Contratación, todo este contenido deberá estar en un primer
sobre pero ¿Los documentos deberán presentarse como un anexo igual como está en las
instrucciones (Anexo 1, anexo 2) o sólo se hará referencia de la parte a desarrollar como
aparece en el listado anterior?; el Esquema de precios se incluirá en un segundo sobre
pero ¿ese esquema de precios deberá reflejar los precios actuales que nos ofrecen
nuestros proveedores (sujetos a cambio) o un listado de precios válidos por los 90 días
que tendrá validez la propuesta?
Respuesta 3: Favor ver respuesta en la pregunta 1 para lo relativo a forma de presentación
de las propuestas. Tanto la documentación requerida como los Formularios del 1 al 9,
deben estar incluidos en el sobre “Propuesta Técnica”. En lo relativo al esquema de
precios, favor ver respuesta 2.
El precio a incluir en el formulario 10-B es la tarifa o precio ofertado por la entidad para
cada uno de los servicios indicados, es decir, al margen del precio del itinerario
seleccionado o del costo de los servicios del Hotel X para una actividad de 200 personas, lo
que deseamos conocer es el precio que pagaremos a la entidad por el servicio de emitir
ese tiquete aéreo o de realizar la reserva hotelera.
Pregunta 4: En el Formulario No. 3 acápite 8.- Datos del Registro de Poder del
Representante Legal: quiero saber a qué se refiere con estos datos, que son?
Respuesta 4: Se refiere al documento legal mediante el cual se le otorga poder a una
persona diferente de la designada estatutariamente para representar legalmente la
entidad. En el caso de que el/la firmante de la oferta sea representante legal de la
entidad, se confirmara la pertinencia con la copia de los estatutos y la asamblea
extraordinaria que valida la vigencia del funcionario/a de que se trate.
Pregunta 5: Cuál es el monto debe ser la garantía bancaria?
Respuesta 5: En el presente proceso no se contempla la presentación de garantía
bancaria, toda vez que el contrato resultante (Acuerdo a Largo Plazo) no contempla
obligaciones de volumen de negocios, sino el compromiso del mantenimiento de tarifas
por servicios, para un periodo de al menos tres (3) años.
Pregunta 6: En el Formulario 10 b -a la parte de la oferta económica por servicio, a que
se refiere esto? Los servicios que cobra la Agencia por esa gestión, o es el precio del
producto?
Respuesta 6: Favor referirse a respuestas a preguntas 2 y 3.
Pregunta 7: El Borrador de Acuerdo de Largo Plazo debo enviárselo firmado por nuestro
Representante o este se firma cuando nos hayan elegido como proveedores?
Respuesta 7: Los Acuerdos de Largo Plazo serán suscritos con los adjudicatarios del
proceso, pero se incluye en el documento de licitación a título informativo.
Pregunta 8: De acuerdo al Artículo 1. Acápite 4. Las facturas serán pagadas en un plazo
no mayor de 30 días, en caso de que la empresa prestadora del servicio tenga un crédito
de menor cantidad de días, esto se tomaría en cuenta para los pagos y las facturas sean
pagadas al vencimiento?
Respuesta 8: De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.2 de los Términos de
Referencia la facturación será mensual, debiendo someterse el costo por separado del
producto (Costo tiquete aéreo, Servicio Hotelero, Transporte) de la tarifa correspondiente
a los servicios prestados.
Pregunta 9: En primer lugar, en el acápite b del punto 2-A de los Términos de Referencia,
se hace énfasis en lo siguiente "se utilizará la ruta más directa y económica al destino
oficial, aplicando solamente tarifas 100% reembolsables", esto nos llamó la atención
porque los reembolsos dependen de las políticas de cada línea aérea, por tal motivo nos
gustaría que nos hicieran una aclaración de a que se refieren en este punto, porque esto
es algo que no depende de las agencias de viajes y no podemos garantizar algo que no
está dentro de nuestro alcance.
Respuesta 9: Las normas PNUD indican la necesidad de utilizar la ruta más directa y
económica al destino oficial lo que es mandatorio, a la vez que requiere la aplicación de
tarifas 100% reembolsables lo que ciertamente dependerá de las políticas de cada línea
aérea. En ese tenor se requerirán siempre dos opciones de itinerario para cada destino, a
los fines de asegurar la utilización de la ruta más directa y económica, debiendo
informarse previamente la posibilidad de reembolso en cada caso.
Pregunta 10: Como segunda aclaración está la carta para la presentación de la propuesta
técnica, en su segundo párrafo hace énfasis en que se debe anexar un cronograma de
actividades, la parte del párrafo a la cual me refiero especifica lo siguiente: "nos
comprometemos, si nuestra propuesta es aceptada, a comenzar el trabajo una vez
firmado el Acuerdo de Largo Plazo y entregar los servicios de acuerdo con lo estipulado
en el Cronograma adjunto", ¿Queremos saber qué tipo de cronograma es este? ¿Es un
cronograma anual de acuerdo a los servicios ofrecidos? o por favor especificar a qué tipo
de cronograma se refieren?
Respuesta 10: Favor obviar este cronograma, se trata de un estándar para prestación de
servicios puntuales, lo que no aplica para el objeto del presente proceso, que se refiere a
un servicio recurrente y a largo plazo.
SE LES RECUERDA QUE LAS PROPUESTAS SERAN RECIBIDAS HASTA LAS
4:30 PM DEL 21 DE JUNIO DE 2010 Y QUE CUALQUIER PROPUESTA
RECIBIDA FUERA DE DICHO PLAZO NO SERA CONSIDERADA.
Centro de Asesoría y Servicios