Compras

MANUALES FIDE
OPERACIÓN MODULO DE COMPRAS
MANUAL DE COMPRAS PARA FIDE
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Prohibida la reproducción Total o Parcial de este Documento.
Versión
3000
Fecha de Emisión
29/Abril/2008
Elaboró
Ing. Fernando G. Flores Villagrán
Revisó
Lic. René Velazquez Morales
MANUAL DE COMPRAS PARA FIDE
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I. INTRODUCCION
El Módulo de compras en términos generales facilita la planeación, para realizar las adquisiciones
de materias primas y servicios con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las áreas de
la organización para su total funcionamiento y no entorpecer sus actividades normales propias de
la operación.
1. OBJETIVO
Al término de la lectura de este manual el usuario tendrá un conocimiento fuerte y general para
llevar el correcto manejo del modulo de compras dentro del ERP Intelisis.
II. Acceso a Intelisis
Para iniciar a trabajar en el Sistema Intelisis, requieres
darle doble click al logo de Intelisis para poder accesar a
la Base de Datos, en la cual se va a trabajar.
En la pantalla principal de acceso al sistema encontramos cuatro campos: Usuario/User,
Contraseña/Password, Empresa/Company y Sucursal/Branch, para podernos desplazar entre ellos
debemos presionar la tecla enter, la tecla de tabulador o bien lo podemos hacer mediante el
mouse.
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En el primer campo (Usuario/User) indicaremos el nombre del usuario que se ha asignado para
ingresar a Intelisis.
En el segundo campo (Contraseña/Password) indicaremos nuestra contraseña (recordar que esta
es personal y no se debe compartir con nadie). Recordar que se puede cambiar de campo con las
teclas de enter, tabulador o mediante el mouse
En el tercer campo (Empresa/company) automáticamente nos aparecerá el nombre de la empresa,
después de haber ingresado por primera vez al Intelisis.
En el cuarto campo (Sucursal/Branch) en automático nos aparecerá el nombre de la sucursal en la
cual estemos trabajando.
Una vez que hayamos indicado toda la información en cada uno de los campos le damos click en
OK.
Después de esto se nos inicia un menú que se encuentra en la parte superior derecha de la
pantalla por omisión y aparece como el siguiente:
NOTA: Puede aparecer con mayor o menor número de menús, debido a los privilegios que tenga
el usuario que estamos utilizando para entrar a Intelisis.
III. Estructura del ERP
La estructura del ERP está dada por Menús, Módulos y Movimientos.
1. Movimientos del Módulo
Compra Pérdida
Solicitud
Cotización
Requisición
Devolución de Compra
Orden de Compra
Entrada de Compra
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IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL
Ruta de Acceso: Menú Pricipal / Procesos / Módulo del Sistema
Accedienso al Modulo de compras aparece el Tablero de Control
Al desplegar el tablero de control se mostrarán todos aquellos movimientos que se han ejecutado
dentro del Módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le
permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen
varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en
el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.
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1. Elementos que integran el tablero de Control
1.1 Filtros de Búsqueda
a) Buscar: Facilita la búsqueda de registros que contengan las letras o caracteres que se le
indiquen en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los
caracteres que de capturen en dicho filtro.
b) Movimiento: Al presionar el botón
de este filtro, se desplegará una lista de todos los
movimientos que integran el Módulo en el cual se encuentre, y la seleccionar una de las
opciones el tablero mostrará la información relacionada con dicha opción.
c) Estatus: Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el
que se indicó en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente.
Al seleccionar el botón
se desplegarán todas las opciones que contempla el sistema de los
movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla:
i.
Todos, muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen.
ii.
Por Autorizar, Esta versión cuenta con este movimiento en los módulos de CXC, Compras
Gastos, CXP, Tesorería. Muestra los movimientos que se encuentren detenidos en espera
de autorización.
iii.
En Firme, muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o aprobados.
iv.
Sin Afectar: Muestra todos aquellos movimientos que se han creado en el Módulo pero
que no han sido afectados.
v.
Pendientes Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su proceso
o pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. Se distingue por
este símbolo antepuesto al nombre del movimiento.
vi.
Concluidos Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del
módulo. Se distinguen por este símbolo antepuesto al nombre del movimiento.
vii.
Vigentes muestra los movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido
antes de su fecha de vencimiento.
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viii.
Cancelados Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir
su proceso por alguna razón dentro del Módulo. Se distinguen por
antepuesto al nombre del movimiento.
este símbolo
d) Fecha Con este filtro podrá indicar que se muestren los movimientos realizados agrupados
por fecha. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información
en el cuerpo de la pantalla:
1) Todo. Muestra todos los movimientos del módulo que contemplan fecha de vencimiento.
2) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día
3) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior.
4) Mañana. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente.
5) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de
operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema.
6) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días anteriores
de la fecha de hoy.
7) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los
próximos siete días de la fecha de hoy.
8) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido vencidos,
durante el mes activo en el que se está operando.
9) Mes Móvil. Se muestran aquellos que se han vencido contemplando un rango
determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado.
10) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que
estamos trabajando
11) Este Año. Se muestra todo aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por
vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando.
12) Año Móvil. Se muestran aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que
estamos trabajando.
13) Específica. Se muestra aquellos Movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo
a la fecha indicada.
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e) Usuario Este filtro se utiliza para que el Tablero de control muestre los movimientos
originados por un usuario en específico o de todos, con apoyo del botón se enlistan todos
aquellos que están registrados en el sistema.
f) Sucursal De existir sucursales se mostrarían en este combo siendo por omisión en este
caso mostrar la Matriz (0).
Esta parte del tablero de Control despliega los movimientos realizados en un módulo
determinado. Cabe mencionar que invariablemente al ingresar al tablero de control, los
movimientos visualizados son los que se encuentran es estatus pendiente y sin afectar.
1.2 Área de Movimientos Realizados
Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú
secundario que aparece al presionar el botón derecho del mouse sobre esta área.
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Las opciones que presenta son las siguientes:
1. Abrir: Con esta acción se podrá acceder y visualizar el movimiento seleccionado.
2. Propiedades: Al seleccionar esta opción aparecen las propiedades (resumen) del
movimiento seleccionado en el Tablero de Control. La ventana de Propiedades del
movimiento sólo es información de consulta; ya que no podrá hacer cambio alguno.
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De forma adicional aparecen botones para conocer detalle de la información como:
Posición. Indica los movimientos que originaron el movimiento seleccionado (origen) y/o
el movimiento que fue generado.
Examinar. Muestra una presentación preliminar del movimiento seleccionado con sus
detalles.
Anexos. Muestra los documentos digitalizados que se incluyeron en el movimiento.
Póliza. En caso de tener una conexión contable para el movimiento, y haber generado las
pólizas, aparecerá habilitado este botón mostrando la información de la póliza contable
generada para el movimiento.
Usuarios. Muestra los usuarios que afectaron el movimiento durante el proceso.
Tareas. Muestra las tareas relacionadas con ese movimiento.
Tiempos. Muestra el tiempo que se tardó el movimiento. Es ser afectado por uno o varios
usuarios en el proceso.
Cerrar. Cierra la ventana propiedades del movimiento.
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3. Localizar: Esta Opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. Por
ejemplo: el nombre del movimiento, el consecutivo, el concepto, las fechas de emisión,
etc.
4. Localizar siguiente: Una vez que se indicó en la opción la localización de algún valor, con
esta opción se puede repetir la búsqueda hacia otros movimientos.
5. Imprimir: Esta opción manda a imprimir la vista del tablero de control con los
movimientos que ahí aparecen.
6. Presentación preliminar: Esta opción muestra una presentación preliminar de la
impresión de la información del tablero del control.
7. Enviar a Excel: Envía información del Tablero de Control a Excel en un archivo listo para
guardarse con otro nombre.
8. Personalizar Vista: Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares
que se tengan.
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1.3 Agrupadores De Moneda
Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el
sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con “X” moneda se concentrarán en la
carpeta correspondiente.
Se considera el agrupador de moneda un filtro más de búsqueda de movimientos.
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1.4 Formas de Presentación
1.5 Botones de Acceso
V. PANTALLA DE CAPTURA
Ruta de Acceso: Menú principal / Procesos / Compras / Nuevo (en el tablero de control)
La ventana de captura de los movimientos de todos los módulos del sistema se dividen en dos
partes: Encabezado y Detalle.
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Tanto los campos del encabezado y del detalle deberán llenarse con la información necesaria para
la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios de acuerdo a las necesidades
de operación.
Por omisión la barra de menú y la barra de herramientas se despliegan en la parte superior de la
pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a
algunas opciones de los menús.
A continuación se describe brevemente la barra de herramientas y estatus de movimientos:
ICONO
SIGNIFICADO
DESCRIPCIÓN
Afectar Movimiento
Este botón permite afectar el movimiento en cuestión
para poder cambiar su estatus (Sin Afectar, Pendiente,
Concluido, etc.) y poder generar los movimientos en los
módulos que estén involucrados.
Este
botón
permite eliminar
definitivamente de la base de datos.
el
movimiento
Eliminar Movimiento
Nota importante: Una vez afectado el movimiento NO se
puede eliminar
Cancelar Movimiento
Este botón permite Cancelar el estatus del movimiento,
sin borrarlo de la base de datos. No puede cancelarse un
movimiento sin haber sido afectado.
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Este botón permite ver el movimiento previo a la
impresión.
Presentación Preliminar
Nota: En el módulo de Crédito, aquí es donde se puede
ver la Tabla de Amortización de los clientes.
Abrir
Este botón nos lleva de regreso al Tablero de control
dentro de las pantallas de captura de información de
cada uno de los movimientos.
Estatus Pendiente
Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica
que el movimiento que se consulta permanece en dicho
estatus por que no ha sido afectado y por lo tanto no ha
generado los movimientos en lo demás módulos.
Estatus Concluido
Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica
que el movimiento que se consulta permanece en dicho
estatus porque fue afectado y generó los movimientos
correspondientes en los módulos involucrados.
Estatus Cancelado
Estatus por Confirmar
Actualizar
Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica
que el movimiento que se consulta permanece en dicho
estatus por que fue cancelado debido a errores
detectados por un usuario con los privilegios suficientes
para cancelar el movimiento.
Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica
que el movimiento que se consulta permanece en dicho
estatus por que falta algún dato necesario para cambiar
al siguiente estatus.
Este botón permite actualizar las búsquedas en el
tablero de control y está ubicado en la esquina inferior
izquierda.
2. Descripción de la carpeta de datos generales.
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Los campos que presenta esta vista son:
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2.1 DETALLE
Los campos que se presentan en esta sección son:
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A continuación se muestran los movimientos que contempla la operación de compras en el FIDE.
RUTA DE ACCESO: PROCESOS / COMPRAS / NUEVO
1. Compra Pérdida
La compra Pérdida se utiliza cuando no se llegó a una negociación con el proveedor, debido a que
no contaba con el artículo, hubo un cambio de precio, etc. La Compra Pérdida está precedida de
una Orden de Compra o se puede elaborar directamente.
Cancelando automáticamente la Orden de Compra.
Pantalla de Captura:
Al aplicar el movimiento a la Orden de Compra origen y afecte el movimiento para pasar del
estatus Sin Afectar a Concluido, concluyendo automáticamente la orden de Compra.
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2. COTIZACION
Este Movimiento es para la realización de Cotizaciones de productos o servicios esto es solicitar los
precios por parte del proveedor o consulta interna.
Se puede llegar a utilizar para enviar información al proveedor una relación de la mercancía que la
empresa necesita indicando el último costo al que se compró, de no ser así el proveedor enviará la
cotización actualizada con el costo correcto.
Afectación del Movimiento
Se afecta el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Por Confirmar, al afectar nuevamente
indica el movimiento para concluir el movimiento y generar la orden de compra.
3. DEVOLUCION DE COMPRA:
La función de Devolución de Compra, es regresar de manera parcial o total la mercancía. Los
motivos son de diferente índole; porque lo artículos no eran los marcados en la factura, incluyeron
un número mayor a lo estipulado en el pedido, mercancía defectuosa, etc. El sistema emite un
movimiento de Crédito al Proveedor para saldar la deuda por esa factura parcial o total en CXP.
AFECTACION DEL MOVIMIENTO:
Al afectar el movimiento este pasa de estatus Sin Afectar a concluido, generando en el Módulo de
CXP el movimiento el movimiento de Crédito Proveedor.
4. ENTRADA DE COMPRA:
La Entrada de Compra es la recepción física a un almacén de los productos requeridos en una
Orden de Compra o bien puede ser de una forma directa. Y que afecte de manera directa a las
compras, CXP, y Contabilidad.
AFECTACION DEL MOVIMIENTO:
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un Movimiento
con el mismo nombre en el módulo de CXP.
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5. ORDEN DE COMPRA:
Las órdenes de compra son movimientos ya autorizados y revisados por el responsable de
abastecimientos, por lo que es un documento formal para la negociación. De hecho en la entrega
de la mercancía el proveedor deberá entregar ala orden de compra. La orden de Compra puede
ser precedida de Requisición, Cotización o se puede elaborar directamente.
AFECTACION DEL MOVIMIENTO:
Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente al afectarlo nuevamente se
muestra el siguiente cuadro del cual se puede seleccionar los movimientos a generar para concluir
el movimiento.(Generar Entrada de Compra, Generar Compra Pérdida)
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Indicar la cantidad a afectar. (Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para
todo lo que aún no se había afectado)
6. REQUISICIÓN:
Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de productos o servicios hacia jefes de
áreas internas o solicitar los precios por parte del proveedor o consulta interna, este movimiento
no implica una afectación del inventario.
La requisición generalmente es un mecanismo utilizado para pedir productos y / o servicios a los
proveedores.
AFECTACION DEL MOVIMIENTO
Una vez ingresados los datos en la pantalla se acepta y se procede a afectar el movimiento,
pasando del estatus Sin afectar al Pendiente.
Al afectar nuevamente el movimiento aparece en una pantalla donde se puede seleccionar el
movimiento a generar en el flujo. (Orden de compra, Cotización).
Indicar la cantidad a afectar (indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para
todo lo que aún no se había afectado.)
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En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Almacén y Afectar a nivel
detalle.
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3. Flujo de Compra:
Empieza el flujo con la elección del movimiento que deseamos relizar, en este caso hablamos de
un requisición de de Compra.
Ya seleccionada, empezamos a llenar la forma y escogemos el concepto de la compra como se
muestra a continuación:
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Acto seguido elegimos el almacén al cual ingresarán nuestros artículos adquiridos, en este ejemplo
elegiremos almacén general que es al que se debe de introducir la papelería adquirida.
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En esta pantalla ya elegimos artículos de nuestro catálogo previamente ya cargado, antes de
empezar el movimiento. Y asignamos los costos supuestos.
Ya llenada nuestra forma, afectamos nuestro movimiento para que se vaya a autorización con el
Gerente del Área de Administración y se nos bloquea el movimiento, hasta que se de su
autorización. Como se muestra a continuación:
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Aquí se muestra como es liberada la requisición, para ser procesada por el comprador y pueda
proseguir con su flujo de compra, previa autorización de su superior.
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Ya autorizada la Requisición; el comprador prosigue a llevar a cabo su cuadro comparativo de
mínimo tres proveedores para elegir el mejor producto al mejor precio.
En la siguiente ilustración se muestra como acceso a generar cotizaciones con solo afectar la
Requisición previamente autorizada.
Arroja un pequeño menú en el cual se escoge de hacer una Orden de compra directa o elegir la
cotización para proseguir con su flujo.
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Eligiendo la cotización, nos muestra otra pantalla emergente, donde debemos de elegir si vamos a
cotizar parte de los productos o todos.
Si se trata de solo una parte de los productos, se elegiría la opción de Cantidad Indicada, esto nos
borraría nuestra requisición y tendríamos que volver a capturar nuestros artículos.
Lo que normalmente se escoge es la Cantidad Pendiente, que nos respeta nuestra requisición con
sus costos y cantidad de artículos. Para seguir con nuestras cotizaciones.
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Ya con nuestra cotización en estado Sin Afectar, se procede a llenar nuestra forma con los datos
requeridos.
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Aquí se muestra el catálogo de proveedores que previamente se debió de haber cargado y solo
elegir el proveedor que cuenta con los artículos que necesitamos.
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Ya con haber llenado los campos requeridos de nuestra cotización, cotejando nuestros precios con
los proveedores.
Se procede a completar nuestras tres cotizaciones necesarias para la toma de decisiones de la
compra.
Al Haber llenado tres cotizaciones distintas, podemos verlas en nuestro tablero de control, para de
ahí elegir la que haya ganado la adquisición.
Como se muestra en la siguiente ilustración.
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Hecho nuestro cuadro comparativo, se elige la cotización ganadora para dar inicio al llenado de
nuestra orden de Compra.
Tal y como se muestra en la siguiente ilustración ya que se afecta la cotización ganadora.
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De aquí generamos nuestra orden de compra que viene precedido de una cotización que a su vez
se generó de una requisición.
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Aquí se encuentra nuestra orden de compra en estatus “Sin Afectar” y pasa a un estado de
Autorización con el gerente del Área, para su liberación.
Griseando los campos editables hasta su próxima liberación. Tal como muestra la siguiente
ilustración.
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Una vez en este estado el gerente del Área de Administración procede a Autorizar la Orden de
Compra, pudiendo incluso designar al usuario que le dará seguimiento a la compra que se está
procesando.
Tal como lo muestra la siguiente Ilustración.
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Ya Autorizada la Orden de Compra, se procede a continuar con el proceso de adquisición.
En este momento que ha quedado autorizada, se genera el reporte de Orden de Compra que se
imprime y se entrega al Proveedor, donde queda el pedido formal que tendrá que acatar que
entregar en tiempo y forma estipulados en la Orden de Compra.
Como se muestra una parte de ese reporte en la ilustración siguiente:
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Cumplida la fecha de entrega de los artículos por el proveedor, los lleva al FIDE al departamento
de compras, en donde al recibirlas los compradores a entera satisfacción generan la entrada de
Compra como se muestra a continuación.
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MANUALES FIDE
Generándose la entrada de compra, es en este momento donde se contabiliza, pero tiene sus
excepciones, ya que si lo adquirido contablemente por políticas internas no es considerado un
Activo Fijo, es un gasto como lo es la papelería, los consumibles de cómputo, los tóneres de las
impresoras, los artículos fotográficos e incluso los artículos publicitarios.
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Para el efecto de que lo que se haya adquirido sea un gasto y no un activo fijo, se contemplo un
desarrollo por medio del cual se hace la adquisición por medio de compras y afecta al
presupuesto del centro de costo del gasto: Tal y como se muestra en la siguiente parte del
Manual.
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4. ANTICIPO DE COMPRA
Se va a la ruta de acceso del Módulo de compras que es la que se muestra en la figura siguiente:
Se procede a generar una Orden de Compra.
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Se llena con los datos de la compra que se vaya a efectuar
Despues de avanzar la Orden de Compra se tiene que autorizar por el Gerente de
Administración. Para poder continuar con la compra.
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Esta es la pantalla que le aparece al Gerente del área para autorizar una Orden de Compra.
Ya autorizada la Orden de Compra por el gerente, el comprador puede efectuar el Anticipo
pactado con el proveedor a cuenta del total de la compra.
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Aquí con el ícono del lápiz en la barra de Intelisis, se tiene acceso a Anticipos, y lo muestra
en la siguiente ilustración.
Y con doble click en la orden de compra a aplicar, que en este caso es la 141 manda la
pantalla de Anticipos para aplicarlo directamente desde compras.
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Y nos aparece esta pantalla que nos muestra el Movimiento a Realizar (Anticipo), tenemos
que ponerle el importe a adelantar, respetando todos los datos que viene para no propiciar
un error en el proceso de anticipo.
Ya aplicando el anticipo, genera un cheque en Tesorería, el cual es el anticipo que se le
entregará al proveedor.
Y genera un anticipo con su consecutivo correspondiente en CXP. Tal como se muestra a
continuación.
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Ya al haber aplicado mi anticipo en Compras y mandado mi solicitud de cheque a tesorería,
nos asomamos a CXP, para revisar que se hayan generado los documentos como lo
comentamos atrás.
Nos dirigimos a la ruta de CXP.
Se ha creado el movimiento de Anticipo con su consecutivo, como se muestra a
continuación.
Se vería el movimiento en el módulo así aunque realmente no se va a afectar como
movimiento, si no se va a ligar al movimiento de entrada de compra que proviene de
Compras para ajustar el pago total de la compra con el anticipo, adelante se mostrará más a
detalle.
Si abriéramos el anticipo veríamos lo siguiente:
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Esta aplicación de anticipo hecha por Compras en el Módulo de Tesorería se verá de la
siguiente forma y con la siguiente ruta.
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Aquí se muestra la solicitud de cheque que es disparada desde compras para pago del
anticipo de Compra.
Ahora bien, regresando a Compras para acceder a la Orden de Compra y afectar para darle
entrada y enviar la cuenta por pagar a CXP.
COMPRAS
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Ya tomando la Orden de Compra se afecta para generar la Entrada de Compra
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Ya generando la entrada de compra se le dan los números de serie, para terminar el proceso
de Compra.
Y queda finalmente como una Entrada de Compra Concluida. Con su respectiva póliza
contable como se muestran en las siguientes ilustraciones.
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Se accesa a CXP para procesar la Entrada de compra que proviene de Compras
Aquí en el tablero de control encontramos la entrada de Compra que debemos procesar.
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Se abre la Entrada de Compra y se tramita el Contra Recibo como a continuación se muestra.
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Ya tramitado el Contra Recibo se genera el pago para mandar la solicitud de cheque a
Tesorería.
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Cuando se adelanta la afectación de pago de entrada de compra, se le adiciona el anticipo
para completar la operación de pago y quede correcto el flujo de anticipo.
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Aquí se muestra gráficamente como se tiene que tramitar los pagos con anticipo.
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Al afectar se genera la otra parte del pago que completa el 100% de la compra , o lo que
viene siendo lo que resta después del anticipo.
Se afectan los movimientos del flujo hasta concluirlo.
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Entramos a Tesorería para checar las solicitudes de cheque que se generaron como anticipo
en Compras.
Y la solicitud de cheque generada a partir de CXP como pago que restaba de la compra.
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Aquí se muestran los dos cheques generados en el proceso de compra.
Y que se muestran a continuación listos para ser afectados.
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5. INVENTARIOS
Desarrollo de Inventarios
Acabado este flujo de compra y dándole entrada al inventario de FIDE, se sacan las adquisiciones
para repartirlo al usuario final y cargar el gasto de la compra a ese centro de costo.
Como a continuación se indica:
Dentro de Intelisis en los menús de inicio nos dirigimos a Inventarios.
PROCESOS / INVENTARIOS
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Aparece esta pantalla que es su Tablero de control en Inventarios, ahí seleccionamos el botón de
Nuevo para iniciar el Movimiento.
Ya en el Módulo de Inventarios se selecciona la actividad a realizar:
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Seleccionado el movimiento a realizar, se llena toda la forma con sus respectivos datos.
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Se Afecta el movimiento y genera la pantalla siguiente ya concluido.
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Y en la posición del movimiento podemos revisar los movimientos origen y destino que genera el
desarrollo en el módulo de gastos.
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Y examinando el movimiento vemos en que centros de costo está cargando el gasto.
Y aquí es donde se ve repartido el gasto que origino compras con la adquisición de Papelería.
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5.-EXPLORADORES:
Los exploradores sirven para obtener información del sistema de forma dinámica ya que incluyen
filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria , el usuario podrá utilizar dichos
filtros para utilizar la información de acuerdo a sus necesidades.
Ruta de acceso: Menú Principal / Exploradores / Compras
5.1.
BARRA DE HERRAMIENTAS
A continuación se describen la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas:
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En la parte superior de la ventana de exploración aparecen los filtros de búsqueda.
También se encuentra el menú de íconos.
En la parte central presenta la información de acuerdo a la solicitada con ayuda de los filtros de
búsqueda. En la parte inferior izquierda de la pantalla, aparece el número de movimientos
mostrados.
A continuación se describe el funcionamiento de cada uno de los filtros de búsqueda:
5.2.
Filtros de búsqueda del Explorador
a) Buscar: Este campo facilita la búsqueda de registros que contienen las letras de la
búsqueda.
b) Estatus: Solamente desplegará aquellos movimientos que tengan el estatus de asignado.
c) Fecha: Únicamente mostrará los movimientos que hayan sido emitidos en el periodo que
se indique en este campo.
d) Moneda: Despliega solamente movimientos que hayan sido registrados en la moneda
seleccionada.
e) Sucursal: Muestra los movimientos que se generaron en la Sucursal seleccionada.
f) Proyecto: Este filtro se utiliza para ordenarle al tablero de control que muestre solo los
movimientos originados por un usuario en específico o en su caso de todos, con apoyo del
botón se enlista todos aquellos que están registrados en el sistema.
MANUAL DE COMPRAS PARA FIDE
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5.3.
ÁREA DE DATOS
Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo.
5.4.
TOTALIZADORES
Muestra el total de impuestos, Importe, Retenciones, Saldo por todos movimientos que se
encuentran en la vista del explorador.
VI. EXPLORADORES DEL MÓDULO

Compras

Compras(Detalle)

Compras Acumuladas

Compras Acumuladas (Detalle)

Pendientes

Pendientes(Detalle)

Pendientes (Por Cliente)

Agenda
6.1.COMPRAS
Este explorador Refleja los movimientos realizados en este módulo en un periodo de tiempo
definido a través de la siguiente información: Movimiento, Fecha de Emisión, Proveedor, subtotal,
impuestos e importe Total.
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6.2. COMPRAS (DETALLE):
Este explorador desglosa los datos de cada partida involucrada en el módulo de compras con la
diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle mostrando la siguiente
información: Movimiento, Proveedor, Artículo, Cantidad, Costo Total neto, Descuentos y subtotal.
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6.3. COMPRAS ACUMULADAS:
Este explorador genera una vista de las compras acumuladas a un periodo de tiempo definido el
cual arroja la siguiente información: Proveedor, Nombre, Compras netas del mes, compras
Acumuladas.
6.4. COMPRAS ACUMULADAS (DETALLES)
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo de compras de forma
acumulada con la diferencia de que presenta información del artículo, descripción, y de las
unidades adquiridas.
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6.5. PENDIENTES
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus
pendiente y con filtro de árbol clasificado por Proveedores, mostrando como información:
Movimiento, Proveedor, Fecha Emisión, Fecha Requerida, Saldo y Moneda.
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6.6. PENDIENTES (DETALLES)
Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus
pendiente pero a diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle
mostrando la siguiente información: Movimiento, Proveedor, Fecha de Entrega, Días, Referencia,
Artículo, Descripción, Pendiente y del Importe pendiente.
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6.7. AGENDA
Genera una vista de todas aquellas actividades relacionadas con la compra de un artículo,
reflejando la información siguiente: Hora y Estatus
VII.
REPORTES:
REPORTES Menú Principal / Reportes / Modulo de Compras / Reporte a Utilizar.
Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables y filtros. Esta
información se encuentra en la base de datos.
Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación
de un Reporte. Cada Reporte contempla varias modalidades, por lo que son todos aquellos
elementos que integran el reporte en este módulo.
MANUAL DE COMPRAS PARA FIDE
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En todas las opciones que se presentan, le usuario debe determinar los rangos que desea
desplegar en el Reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será
distribuida, o bien si se prefiere un reporte detallado.
En cada una de las ventanas previas se encuentran los siguientes iconos:
Dentro del reporte y como encabezado, aparecen el nombre del reporte, el ejercicio y el nombre
de la empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la
información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los
subtotales, Totales y Gran Totales de la información.
En la vista preliminar de los Reportes aparecen los siguientes iconos para el manejo del mismo:
MANUAL DE COMPRAS PARA FIDE
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A continuación se detalla la funcionalidad de los reportes de este módulo.
A) REPORTES DEL MODULO:
Acumulados
Movimientos
Gerenciales
o Por Movimiento
o Por categoría de proveedores
o Por categoría de artículos
General de movimiento
General de movimiento - Detalle
Diario de movimiento
Movimientos Pendientes
Comparativos Mes – Año
Cumplimiento
1. ACUMULADOS
Este reporte genera acumulado de las compras realizadas durante el ejercicio seleccionado,
cuenta con filtros para especificar la consulta deseada:
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VISTA PREELIMINAR:
2. MOVIMIENTOS
Este reporte muestra los movimientos registrados en el sistema en un periodo de tiempo definido
por el usuario que la consulta.
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VISTA PREELIMINAR:
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3. GERENCIALES:
El sistema Presenta cuatro diferentes opciones de reportes gerenciales de compras, los cuales
están clasificados de la siguiente manera:
 Por Movimiento
 Por categoría de Proveedores
 Por Categoría de Artículos
Al seleccionar cualquiera de estos reportes se despliega el cuadro de compras, la diferencia radica
en que los reportes que se generen dependerán de la selección en el menú.
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3.1.GERENCIALES / POR MOVIMIENTO
Este reporte muestra los movimientos por Movimiento y fecha de realización, además de los
nombres de los proveedores, los subtotales, impuestos e importes totales.
Vista Preliminar:
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3.2.GRENCIALES / POR CATEGORÍA DE PROVEEDORES
Este reporte muestra la relación de movimientos realizados en el módulo pero a diferencia de que
presenta la información con el filtro de árbol clasificado por categoría del proveedor mostrando la
siguiente información: Categoría del proveedor, Subtotal, Impuestos e Importe Total.
Vista Preliminar:
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87
MANUALES FIDE
3.3.GERENCIALES / POR CATEGORIA DE ARTICULOS
Este reporte muestra la relación de movimientos realizados en el módulo pero con la diferencia de
que presenta la información con el filtro de árbol clasificado por categoría del Artículo mostrando
la siguiente información: Categoría del Artículo, Sub Total, Impuestos e Importe Total.
Vista Preliminar:
4. GENERAL DE MOVIMIENTOS
El presente reporte refleja los movimientos hechos en el sistema de acuerdo a la selección de los
filtros explicados a continuación.
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NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en
blanco.
MANUAL DE COMPRAS PARA FIDE
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Vista Preliminar:
5. GENERAL DE MOVIMIENTOS – DETALLES
Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de
reporte muestra la misma información que la anterior además de sus detalles, el reporte se
obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá
mostrar el reporte.
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NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en
blanco.
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VISTA PRELIMINAR:
6. DIARIO DE MOVIMIENTOS:
Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de
reporte muestra la misma información que el anterior además de sus detalles, el reporte se
obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá
mostrar el reporte.
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NOTA: Para obtener completa la información de uno de los campos, este debe dejarse en blanco.
Vista Preliminar:
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7. MOVIMIENTOS PENDIENTES:
Este reporte desglosa la información de manera que se puedan conocer los movimientos que se
encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar
los rangos y variables descritas a continuación:
Vista Preliminar:
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8. COMPARATIVOS MES – AÑO:
Este reporte desglosa la información de manera que se pueda conocer los movimientos que se
encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar
los rangos y variables descritas a continuación:
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NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en
blanco.
Vista Preliminar:
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9. CUMPLIMIENTO:
Este reporte muestra el cumplimiento de compras realizadas y se obtiene después de especificar
los parámetros que se quieren consultar los cuales descritos a continuación:
NOTA: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe dejarse en
blanco.
Vista Preliminar:
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GLOSARIO Y SIGLAS
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