Manual Informativo del Comité Directivo ÍNDICE GENERAL SECCIÓN 1 RESEÑA HISTÓRICA 3 SECCIÓN 2 ORGANIGRAMA DE LA CUMBRE 7 SECCIÓN 3 EL COMITÉ DIRECTIVO 8 SECCIÓN 4 PRESUPUESTO Y FINANZAS 12 SECCIÓN 5 CALENDARIO DE TRABAJO 14 APÉNDICE 1 DECLARACIÓN DE FE DE LA AWC 15 APÉNDICE 2 VALORES DE LA IGLESIA WILLOW CREEK 16 APÉNDICE 3 DESCRIPCIONES DE TRABAJO 17 APÉNDICES Gerente del Evento Productor Coordinador Técnico Director de Mercadotecnia Facilitador 17 18 19 20 21 APÉNDICE 4 ACUERDO DE COLABORACIÓN 22 APÉNDICE 5 DOCUMENTO DE PLANEACIÓN 30 APÉNDICE 6 FORMULARIO DE PRESUPUESTO 34 APÉNDICE 7 CATÁLOGO DE CUENTAS 35 La Cumbre Global de Liderazgo 2 Manual Informativo del Comité Directivo Sección 1: Reseña Histórica Willow Creek Community Church En 1975, sin presupuesto, sin edificio, y sin apoyo, un grupo de jóvenes idealistas y un líder inspirado tuvieron una visión – la visión de alcanzar a los perdidos con el Evangelio. Dotados con un compromiso tenaz a Cristo y Su Palabra, un amor hacia la gente, y una habilidad de parte de Dios para enseñar y evangelizar con una relevancia relacional, este grupo de soñadores empezaron la congregación Willow Creek Community Church. Hoy, 20,000 personas asisten a las reuniones en su edificio principal y en los 5 sitios regionales, y casi cien ministerios han sido lanzados para atender las necesidades espirituales, físicas, y relacionales de aquellos que están dentro y fuera de su comunidad. Sin embargo, desde el principio, el sueño no era llegar a ser una iglesia grande, mas bien el llegar a ser la iglesia entre ellos mismos y también para la comunidad. Enfocándose en los siguientes cuatro valores: • Adoración individual y corporal a Dios nuestro Rey. • Traer a la gente perdida para que conozcan a nuestro Rey. • Hacer crecer la relación personal que tenemos con nuestro Rey. • Alcanzar la sociedad con el amor y la justicia del Reino de Dios. Nuestra misión es transformar a la gente no creyente en seguidores totalmente consagrados a Cristo. A través de todo esto, Dios ha cambiado a miles de vidas y destinos eternos, impulsando a Bill Hybels, el pastor fundador de Willow Creek, a reflexionar, “He llegado a creer profundamente, hoy más que nunca, que la iglesia local es la esperanza del mundo”. La Asociación Willow Creek Desde 1992, la Asociación Willow Creek (AWC) ha estado reuniendo a iglesias activas con un mismo sentir, compartiéndoles visión estratégica, entrenamiento, y materiales. Nuestro deseo es servir a los líderes de las iglesias locales para que puedan edificar iglesias que funcionen Bíblicamente y que alcancen a los perdidos, no sólo con innovaciones de Willow Creek, sino con descubrimientos inspirados por Dios de cualquier iglesia en el mundo que tengan el potencial de beneficiar a la Iglesia global. La AWC es un ministerio sin fines de lucro con más de 7,000 iglesias en membresía, de 90 denominaciones y agrupaciones. Estas iglesias representan una gran variedad de tamaños y trasfondos, y están ministrando en cada rincón del mundo. Cada una de ellas sigue su visión especial dada por Dios para su ministerio y comunidad, y comparte un compromiso con Cristo y una pasión para alcanzar a los perdidos. En la actualidad, la AWC sirve a más de 18,000 iglesias dándoles visión, capacitación y materiales. La Cumbre Global de Liderazgo 3 Manual Informativo del Comité Directivo Nuestra Visión Que cada iglesia local llegue a su máximo potencial redentor. Nuestra Misión Inspirar y equipar a los líderes cristianos para que dirijan iglesias transformadoras. Un Ministerio Global La Asociación Willow Creek (AWC) tiene la habilidad de servir y trabajar en conjunto con iglesias alrededor del mundo a través de sus oficinas afiliadas en diferentes partes del mundo. Estas oficinas afiliadas a la AWC son dirigidas por líderes locales. Los siguientes países tienen oficinas afiliadas a la AWC: Alemania, Australia, Brasil, Canadá, Dinamarca, Holanda, Noruega, Nueva Zelanda, Reino Unido y Sudáfrica. A través del crecimiento de La Cumbre Global de Liderazgo, la AWC también ha empezado a impactar a las iglesias en los siguientes países: Albania, Argentina, Bélgica, Bolivia, Bulgaria, Burkina Faso, Camboya, Chile, China, Colombia, El Congo, Corea del Sur, Costa Rica, República Checa, Costa de Marfil, Croacia, República Dominicana, Ecuador, Egipto, El Salvador, Eslovaquia, Estonia, Etiopía, Las Islas Feroe, Filipinas, Finlandia, Francia, Ghana, Guatemala, Haití, Honduras, Hong Kong, Islandia, India, Indonesia, Irlanda, Japón, Jordania, Kazajstán, Kenia, Kirguistán, Kósovo, Letonia, Liberia, Lituania, Malawi, Malasia, México, Mongolia, Myanmar, Namibia, Nepal, Nicaragua, Nigeria, Pakistán, Panamá, Papúa Nueva Guinea, Perú, Polonia, Portugal, Rumania, Rusia, Senegal, Sierra Leona, Singapur, Sri Lanka, Suecia, Taiwán, Tailandia, Tanzania, Togo, Uganda, Ucrania, Venezuela, Vietnam, Zambia, y Zimbabue. Hay muchos países que están pidiendo La Cumbre Global de Liderazgo en el 2013. Dios sigue bendiciendo y abriendo otras puertas para que la AWC pueda animar y equipar a líderes cristianos alrededor del mundo. La Cumbre Global de Liderazgo En los primeros días de la Asociación Willow Creek, Bill Hybels empezó a compartir acerca de lo que pasaría si todas las iglesias fueran dirigidas por aquellos que tienen dones y habilidades de liderazgo – y que estuvieran bien dirigidas. Bill observó que había pocas oportunidades para recibir entrenamiento sobre liderazgo, y que aquellos con los dones más fuertes de liderazgo frecuentemente escogían usarlos en el mundo empresarial. Él entonces comenzó a hablar sobre el llamado que Romanos 12:8 hace a todos los creyentes que poseen el don de liderazgo – liderar con toda diligencia. La Asociación Willow Creek cree fuertemente que la iglesia local es la fuerza más importante y poderosa en el planeta tierra. Es el instrumento escogido por Jesucristo para compartir el mensaje transformador de esperanza con el mundo. Por eso nuestra misión es servir a la iglesia local, proveyendo visión, capacitación, y materiales para que pueda alcanzar su máximo potencial. Si una iglesia cambia, esa iglesia puede ser de gran influencia en su comunidad. Cuando haya suficientes iglesias y comunidades transformadas por Dios, veremos el mundo entero cambiado por el poder de Su Reino. La Cumbre Global de Liderazgo 4 Manual Informativo del Comité Directivo Una realidad importante en el proceso del cambio es que una iglesia fuerte que sigue creciendo, casi siempre está siendo dirigida por un líder con dones espirituales, completamente rendido a Cristo, y que está liderando con toda diligencia. Cuando el Espíritu Santo está sobre un hombre o mujer, y están cumpliendo con sus funciones de liderazgo, ¡Es algo emocionante contemplar! Pero dentro de la iglesia, aquellos que tienen responsabilidades de liderazgo han tenido muy pocas oportunidades para desarrollar sus habilidades con otros líderes Cristianos. Es más, aquellos con el don de liderazgo dentro del cuerpo de Cristo no siempre se dan cuenta de la importancia de sus contribuciones. Por eso, en 1995, la Asociación Willow Creek (AWC) organizó su primer Cumbre de Liderazgo en América del Norte. Su propósito fue elevar el valor del don de liderazgo dentro de la iglesia, desarrollar las habilidades de los líderes de las iglesias que tienen responsabilidades de liderazgo, y animar y capacitar a aquellos que poseen el don de liderazgo para que lo ejerzan. En los últimos años, Dios ha bendecido la Cumbre de Liderazgo más allá de todas nuestras expectativas. En el 2013, La Cumbre Global de Liderazgo estará en más de 450 ciudades y más de 90 países alcanzando a 170,000 líderes de más de 15,000 iglesias en 42 idiomas. Este año, a través de video diferido, llevaremos este evento de desarrollo de liderazgo a iglesias en muchas partes del mundo. La Cumbre Global de Liderazgo es un evento de dos días con conferencistas de primera calidad, con alabanza, música, y drama en vivo, diseñado especialmente para líderes. Con video de última tecnología, y con enormes pantallas de proyección. La Cumbre Global de Liderazgo unirá los corazones y mentes de diez miles en una forma maravillosa y llena del Espíritu. La Cumbre Global de liderazgo es la oportunidad ideal para aquellos que se encuentran ocupados en el trabajo exigente de la iglesia local, y así garantizar para sí mismos acceso a un excelente evento de desarrollo de liderazgo una vez al año. También es una gran herramienta para hacer algo que los líderes hacen – desarrollar a otros líderes y líderes potenciales de su congregación. Es más, muchas iglesias en América del Norte usan la cumbre como un retiro de liderazgo para empezar su año de trabajo ministerial. Los líderes crean acción, lanzan planes atrevidos, prenden el fuego en los corazones de otros, forman equipos, inspiran y motivan, dirigen el cambio, fijan las estrategias, alcanzan metas que honran a Dios, y le dan toda la gloria a Él. La Cumbre Global de Liderazgo es una oportunidad que no debes dejar pasar para aprender a hacer todas estas cosas y hacerlas con excelencia. La Cumbre Global de Liderazgo es un tiempo especial donde miles de líderes seguidores de Cristo se unen en corazón y mente para responder al llamado de Romanos 12:8 de liderar con toda diligencia. Imagínate a ti mismo mejorando, desarrollando, ampliando tu visión, y recibiendo entrenamiento práctico para traer cambios a tu congregación, comunidad, y tu mundo. Por eso te traemos La Cumbre Global de Liderazgo. La Visión de La Cumbre Global de Liderazgo Fomentar, desafiar y unir al pueblo de Dios para la transformación de la Iglesia. La Misión de La Cumbre Global de Liderazgo Inspirar, ensanchar y equipar a los líderes Cristianos alrededor del mundo. La Cumbre Global de Liderazgo 5 Manual Informativo del Comité Directivo Los Valores de La Cumbre Global de Liderazgo • • • • • • • • • • Cristianismo Consistente con la perspectiva histórica y ortodoxa del cristianismo bíblico Enfocada en el liderazgo Oradores de primer nivel Intelectualmente rigurosa Altamente desafiante e intensa Enfocada hacia la aplicación en su programa y seguimiento Comprometida con la diversidad y la justicia social Sin temor a estirar a los líderes mas allá de su zona de confort Cooperación con los asociados locales La Cumbre Global de Liderazgo 6 La Cumbre Global de Liderazgo Coordinador de Inscripciones Voluntarios Coordinador de Voluntarios Voluntarios Voluntarios al Congresista Coord. Atención Voluntarios de Hospitalidad Coordinador Gerente del Evento Gerente Administrativo Voluntarios de Oración Coordinador Voluntarios de Materiales Coordinador Equipo de Promoción Director de Mercadotecnia Comité Directivo Presidente Representante AWC AWC Voluntarios de Instalaciones Coordinador Encargado de Escenario Voluntarios y Finanzas Coord. Admin. Video Director de Alabanza Comité Directivo Gráficas Facilitadores Productor Organigrama de La Cumbre Global de Liderazgo Iluminación Equipo de Producción Equipo de Promoción Equipo de Operaciones Comité Directivo Sonido Coordinador Técnico Manual Informativo del Comité Directivo Sección 2: Organigrama de la CGL 7 Manual Informativo del Comité Directivo Sección 3: El Comité Directivo El Comité Directivo es el dueño La Cumbre Global de Liderazgo (CGL) en su localidad y tiene la responsabilidad de la promoción, las preparaciones antes del evento, y el nivel de excelencia de la CGL. El Comité Directivo trabaja bajo la asesoría del representante de la AWC, siguiendo los lineamientos de la misma y llenando los siguientes documentos: el Documento de Planeación del Comité Directivo, el Presupuesto de La Cumbre y el Acuerdo de Colaboración. La experiencia nos enseña que el Comité Directivo es más eficaz cuando hay una diversa representación de líderes: pastores, líderes empresariales cristianos y líderes emergentes. Generalmente, los pastores vienen de diferentes denominaciones o agrupaciones. La CGL no está diseñada para ser un evento de una sola iglesia o denominación, sino de todas las iglesias de la ciudad o país. Los pastores traen la solidez y madurez espiritual, los empresarios cristianos traen su experiencia en organización y promoción, y los líderes jóvenes emergentes traen sus energías, ideas frescas y conocimiento de la tecnología y las redes sociales. Juntos, todos estos líderes contribuyen a la eficacia e impacto de la CGL. Al reclutar personas para ser parte del Comité Directivo, las siguientes indicaciones son importantes: 1. Los miembros deben tener una visión y pasión para el desarrollo de liderazgo. Seleccionen a los líderes más apasionados por la CGL y el desarrollo de liderazgo. Es mejor encontrar a 5 personas apasionadas que 10 que no se hayan adueñado de la visión. 2. Los miembros deben ayudar a organizar La Cumbre de forma disciplinada, voluntaria e intencionada. El llevar a cabo La Cumbre Global requiere mucho trabajo y esfuerzo. El estar disponibles en forma regular y constante es muy importante. Cada persona necesita hacerse responsable de las diferentes partes de La Cumbre. 3. Los miembros deben ser gente reconocida o influyente en su comunidad y región. Aunque no sea lo más importante, el comité debe tener miembros que sean reconocidos y tengan influencia sobre otros líderes dentro y fuera de su propia iglesia para ayudar a que otros asistan a La Cumbre. Dentro del Comité Directivo están las siguientes posiciones clave: 1. Presidente del Comité Directivo Es seleccionado por la AWC. Da dirección al Comité, delega el trabajo, convoca las reuniones de trabajo y firma el acuerdo de colaboración. 2. Gerente Administrativo Trabaja directamente con el Presidente del Comité Directivo, asistiéndolo con los detalles operativos y con la comunicación con el Representante de la AWC. Esto incluye programar las reuniones y fijar las agendas, completar los reportes y representar al Presidente del Comité cuando sea necesario. La Cumbre Global de Liderazgo 8 Manual Informativo del Comité Directivo 3. Gerente del Evento Dirige y supervisa al Equipo de Operación. Selecciona a los coordinadores que forman parte de su equipo, es responsable de llevar la agenda de trabajo del evento y de todo lo que pasa “afuera” del auditorio. El Gerente del Evento recibe entrenamiento asistiendo al Entrenamiento Regional y estudiando el Manual del Gerente del Evento. 4. Productor El Productor recluta, dirige y supervisa al Equipo de Producción y es responsable por todo lo que pasa “dentro del auditorio”. Trabaja de cerca con el Director de Alabanza, el Coordinador Técnico, los Facilitadores y el Encargado de Escena. Es responsable de dirigir los ensayos con los diferentes elementos del programa (las transiciones, la iluminación, la preparación de los avisos, etc.). El Productor trabaja con los Facilitadores para aprovechar al máximo la reflexión y aplicación de las sesiones. El Productor se enfoca en asegurarse que el congresista tenga una buena experiencia durante el evento. El Productor recibe entrenamiento asistiendo al Entrenamiento Regional y estudiando el Manual del Productor. 5. Director de Mercadotecnia El Director de Mercadotecnia desarrolla, dirige e implementa la estrategia de promoción de la CGL y el Equipo de Promoción. Trabaja con el Comité Directivo para asegurarse que tengan los materiales necesarios para promover adecuadamente la CGL, de manera que haya un amplio conocimiento del evento en todos los líderes de la región. También aprovecha las amistades y relaciones de los miembros del Comité Directivo y de las diferentes alianzas o redes para invitar a un mayor número de líderes. No podemos hacer demasiado hincapié en la importancia de tener los líderes idóneos en cada posición. Cuando se le da la responsabilidad a la persona equivocada y no toma el trabajo en serio, todo el esfuerzo se viene para abajo (por ejemplo, la persona no tiene la visión correcta, le falta la habilidad necesaria, o ve su trabajo como una carga adicional a su trabajo pesado). Al seleccionar al Productor y el Coordinador Técnico, se debe asegurar que estas personas tengan experiencia y conocimiento en el área de producción, equipo audio visual y trabajo con el personal de producción. Se recomienda que las 5 personas en éstas posiciones no tengan otra responsabilidad o posición dentro de la CGL para asegurar que puedan desarrollar su trabajo en forma eficiente. Formando Los Equipos de Trabajo El trabajo de la CGL se lleva a cabo por cuatro diferentes grupos: El Comité Directivo, el Equipo de Operaciones, el Equipo de Producción y el Equipo de Promoción. Hay personas que forman parte del Comité Directivo y también de otro equipo, como el Gerente del Evento, el Productor, y el Director de Mercadotecnia. Entrenamiento de Posiciones Clave Las siguientes personas deben de asistir al Entrenamiento Regional para poder ejercer en sus puestos durante la CGL: Gerente del Evento, Productor y Coordinador Técnico. Los Facilitadores y el Director de Mercadotecnia tienen la opción de asistir a este entrenamiento y recibirán su entrenamiento directamente del Representante de la AWC. El representante de la AWC les dará información sobre la fecha y lugar del entrenamiento. Es muy importante que estas personas sigan con sus responsabilidades después del entrenamiento y no sean cambiadas por otras. La Cumbre Global de Liderazgo 9 Manual Informativo del Comité Directivo Selección de la Sede Es importante identificar y reservar la sede para La Cumbre Global de Liderazgo lo más pronto posible. El Comité Directivo debe estar consciente que gran parte del éxito de la experiencia que los congresistas tienen durante La Cumbre viene de la sede que ha sido seleccionada para el evento. Si no se escoge bien, no se tendrá el éxito deseado. En la mayoría de los casos, y especialmente en los primeros años, se selecciona una iglesia como sede o iglesia anfitriona. Esto ayuda a mantener los gastos bajos porque normalmente las iglesias donan el uso de sus instalaciones. En algunos casos el Comité Directivo decide regalar cierto número de inscripciones a la iglesia anfitriona como agradecimiento. Recientemente, especialmente después del primer año cuando hay un buen número de asistentes al evento, se están escogiendo otras sedes como auditorios, teatros, centros de convenciones, salones de hoteles, y universidades. En estos casos se seleccionan estos lugares porque son “neutrales”, pueden atraer a más líderes de otros sectores de la sociedad, o porque habrá una mayor participación de las iglesias. Lo único que hay que cuidar es que el costo de rentar estos lugares puede afectar al presupuesto y los resultados económicos. En algunas ciudades, se pueden conseguir grandes descuentos, donativos o patrocinios para absorber los gastos que esto representa. El siguiente criterio debe ser considerado al seleccionar la iglesia anfitriona para La Cumbre Global de Liderazgo: Liderazgo • Identificación con la visión de la CGL por parte del liderazgo de la iglesia • El potencial de una relación/asociación de largo plazo • Impacto e influencia en la comunidad • Disposición para promover la CGL en su área de influencia Instalaciones de la Iglesia Anfitriona • Auditorio principal con una capacidad mínima de 500 personas - Vista sin obstrucción a la plataforma (columnas o pilares) - Habilidad de oscurecer el auditorio (controlar la luz ambiental) - Iluminación con intensidad ajustable - Una plataforma capaz de acomodar una pantalla 3.2 x 4.27 metros a 4.57 x 6.1 metros y suficiente espacio para un grupo de alabanza • Espacio suficiente para inscripciones, refrigerios/recesos, venta de materiales, y salón de voluntarios • Suficientes sanitarios • Estacionamiento suficiente Aspectos Técnicos • El Productor Regional de La Cumbre visitará las instalaciones para evaluar el equipo audiovisual de la iglesia/auditorio y hacer recomendaciones sobre el equipo que se tendrá que rentar. • Es importante encontrar y reservar el equipo técnico de renta lo más pronto posible. La enseñanza por video es la parte más importante del evento. Una imagen sin claridad porque hay demasiada luz en el auditorio, o porque el proyector de video no tiene la potencia suficiente, o una pantalla demasiado chica o mal colocada, restará de una experiencia excelente durante el evento. La Cumbre Global de Liderazgo 10 Manual Informativo del Comité Directivo • La sede y el equipo de renta necesitan estar definidos antes de fijar el presupuesto y de entregar el Documento de Planeación del Equipo Directivo. Promoción del Evento Los miembros del Comité Directivo tienen la responsabilidad de promover la CGL en su ciudad/región. Es importante que se adueñen de la visión del desarrollo de liderazgo y tomen la responsabilidad de usar su influencia y aprovechar sus relaciones para traer a la mayor cantidad posible de iglesias, organizaciones e individuos para que asistan a la CGL. Para que esto se lleve a cabo, necesitan identificar a una persona dentro del Comité Organizador para que dirija este proceso. Esta persona se convierte en el Director de Mercadotecnia. El Director de Mercadotecnia, junto con la ayuda del Comité Directivo y el Equipo de Promoción aseguran que el evento se promueva eficazmente. La Cumbre Global de Liderazgo 11 Manual Informativo del Comité Directivo Sección 4 Presupuesto y Finanzas Al principio de este documento se mencionó que el Comité Directivo es el dueño de la CGL en su localidad. Esto quiere decir que el Comité se hace responsable de las finanzas del evento. Nuestro deseo es trabajar con el Comité y asesorarlo para desarrollar un presupuesto que funcione y que no solo pueda cubrir sus gastos, sino que pueda dejar un restante para empezar el próximo año. Si al terminar el evento hay un excedente, esa cantidad se queda en la cuenta del Comité local. Si hay pérdidas, el Comité se hace responsable de cubrirlas. En el caso que hubiera cantidades grandes de excedente, la AWC hablaría con el Comité para llegar a un acuerdo y destinar parte de esa cantidad para el apoyo de la CGL en donde haya necesidad. Proceso del Presupuesto y Estados Financieros Estamos incluyendo un formulario para el presupuesto para que lo llenen de acuerdo a sus planes para la CGL. Para empezar, sugerimos que el Comité Directivo determine una proyección realista y conservadora de asistencia. Sin embargo, se necesita un mínimo de 500 asistentes para cubrir los gastos del presupuesto. En el lado izquierdo del presupuesto se escriben las cantidades proyectadas de entradas y gastos. Después de llenarlo se manda a la AWC para su aprobación. Juntos debemos establecer y acordar un presupuesto para el evento, con el entendimiento que la AWC EEUU tiene la última palabra sobre la autorización del mismo. Después de terminarse el evento, la parte derecha del presupuesto se llena con las cantidades actuales y se envía a la AWC dentro de 3 semanas de haberse terminado la CGL. Después que el presupuesto sea aprobado, pedimos que abran o tengan una cuenta bancaria apartada y distinta para el uso exclusivo de La Cumbre que pueda ser auditada si fuere necesario. Pedimos que se apeguen a los estándares normales de contabilidad que nos permiten ser buenos mayordomos. Si hay un excedente en la cuenta al terminar el evento, se puede usar para La Cumbre del próximo año. Es muy importante que el Comité Directivo tome la responsabilidad de apegarse al presupuesto. Esto ayudará a que no quede un déficit al final del año. En algunos casos, puede haber reducción de gastos proyectados si se consiguen patrocinios de organizaciones o individuos. Pero no se debe de tratar de “ahorrar” dinero sacrificando la calidad del equipo audio visual, al no tener suficientes materiales de promoción, o no llegar a un nivel de excelencia en todo el evento. La AWC provee el material y contenido de la CGL, capacitación, asesoramiento técnico, apoyo en el desarrollo de materiales para la promoción, y Summit Central, pero el Comité Directivo debe proveer la iniciativa local y la ejecución del evento para que todo esto funcione. La liquidez (o flujo de efectivo) siempre es un factor porque hay gastos que se necesitan pagar por adelantado y no hay entradas de efectivo hasta que se empiezan las inscripciones. Esto incluye los de publicidad, los gastos de asistir al Entrenamiento Regional y el mandar los delegados a La Cumbre a Willow Creek. Teniendo en cuenta esto, se recomienda buscar donativos de organizaciones e individuos, patrocinios y venta de espacio de publicidad en el Cuaderno del Congresista. En algunos casos, hay iglesias u organizaciones que “prestan” cantidades para cubrir los gastos iniciales y se les paga en cuanto entra el dinero de inscripciones o al terminar el evento. La Cumbre Global de Liderazgo 12 Manual Informativo del Comité Directivo Para ayudarles a llenar el presupuesto, contarán con la asesoría del Representante de la AWC y con el Catálogo de Cuentas que aparece en el apéndice y trae una explicación de cada renglón del presupuesto. Estableciendo el Precio El precio del evento se debe establecer buscando un equilibrio entre lo que los líderes pueden pagar y al mismo tiempo cubrir los gastos del evento. Nuestra estrategia es poner una cuota de inscripción que refleje el valor del evento. No creemos que se deba ofrecer gratis porque la gente no valora el evento. Pero tampoco queremos que por falta de recursos económicos, alguien no pueda asistir al evento y por eso se pueden ofrecer becas si se consiguen para que la gente pague solo una porción de la cuota de inscripción o en algunos casos puedan recibir una beca total. Nuestra estrategia también es fijar la cuota para que la gente se motive a traer a equipos grandes de líderes de su iglesia e inscribirse de antemano. Cuando la gente se inscribe con anticipación nos ayuda mucho en la planeación del evento. En muchos países hemos visto que iglesias traen a todo su equipo de liderazgo al evento, a veces resultando en grupos de más de cien personas de una sola iglesia. Algunos consejos: 1. Establezcan el precio basado en lo que otros están cobrando por un evento de 2 días. 2. Fijen el precio pensando en lo que la mayoría de pastores pueden pagar, y al mismo tiempo dejen la opción de las becas para aquellos que las necesiten. Establezcan una tabla de cuotas de inscripción que tenga lo siguiente: 1. Cuota de Pre-Inscripción – Este precio es válido desde que se anuncia el evento hasta dos semanas antes. Esta fecha puede ser ajustada dependiendo del país. 2. Cuota Regular – Este precio es válido las dos semanas antes del evento. 3. Cuota de Estudiantes – Este precio se establece para apoyar a los estudiantes y es válido durante la pre-inscripción y durante la semana del evento. La tabla de precio debe incluir precio individual y precio de grupos. Los precios de grupos animan a las iglesias a inscribir grupos más grandes. El tamaño del grupo necesita ser establecido según la situación de cada país. Aquí hay una muestra para América Latina: América Latina: • 1-9 (Individual) • 10-24 (Grupos Chicos) • ¿25+? (Grupos Grandes) Normalmente fijamos la cuota base de inscripción (considerando lo que otros cobran por un evento de 2 días) en el precio individual. Esto quiere decir que el precio más alto es el individual durante la semana del evento. Les recomendamos que inviertan su tiempo como Comité Directivo pensando en la cantidad para la cuota de inscripción individual regular. La Cumbre Global de Liderazgo 13 Manual Informativo del Comité Directivo Sección 5: Calendario de Trabajo CALENDARIO DE TRABAJO DE LA CGL Fecha Marzo-Abril Tarea Establecer Comité Organizador Abril Desarrollar Base de Datos Mayo Desarrollar Estrategia de Promoción Diseño de Publicidad Junio Empezar Campaña de Promoción Activar Equipos de Promoción Entrenamiento Preliminar para Posiciones Clave Desarrollar Estrategia de Seguimiento Julio Identificar los Facilitadores para la CGL Continúa la Campaña de Promoción Agosto La Cumbre de Liderazgo en Estados Unidos Terminar Trabajo del Programa Septiembre Apartar y Garantizar Equipo Imprimir Cuaderno del Congresista Octubre Capacitar Equipos de Voluntarios Entrenamiento Regional Nov.-Feb. La Cumbre Global de Liderazgo en América Latina. La Cumbre Global de Liderazgo 14 Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 1: Declaración de Fe de la AWC DECLARACIÓN DE FE DE LA ASOCIACIÓN WILLOW CREEK • La Biblia es la revelación única de Dios para la humanidad. Es la palabra inspirada e infalible de Dios, y la suprema y última autoridad en todo lo que ella enseña. Ningunas otras escrituras están dotadas con esta autoridad divina. • Hay un solo Dios, creador del cielo y la tierra, que existe eternamente en tres personas Padre, Hijo, y Espíritu Santo, cada uno posee en forma igual todos los atributos de la deidad y características de personalidad. • Todas las personas han sido creadas a la imagen de Dios y son muy importantes para Él. El mensaje central de la Biblia es que Dios ama a todos, y los invita a vivir en comunión con Él, y en comunidad unos con otros. • Aparte de Jesucristo, todo ser humano está espiritualmente perdido por el pecado, y merece el juicio de Dios. Sin embargo, Dios da salvación y vida eterna a cualquiera que confía en Jesucristo y su sacrificio. La salvación no puede ser ganada a través de buenas obras o esfuerzo humano. Es un don que tiene que ser recibido con un humilde arrepentimiento y fe en Cristo y su obra consumada en la cruz. • Jesucristo, la segunda Persona de la Trinidad, nació de la virgen María, vivió una vida sin pecado, voluntariamente llevó sobre él nuestros pecados, murió y resucitó, y está a la diestra del Padre como nuestro abogado y mediador. Algún día, Él regresará para consumar la historia y cumplir el plan eterno de Dios. • El Espíritu Santo, la tercera Persona de la Trinidad, convence al mundo de pecado y acerca al ser humano a Cristo. Él también habita en todos los creyentes. Él les da el poder para vivir como Cristo, y les da dones espirituales para servir a la iglesia y alcanzar al mundo perdido y necesitado. • La muerte sella el destino final de cada persona. En el juicio final, los incrédulos serán separados de Dios en condenación. Los creyentes serán recibidos en la presencia amorosa de Dios y serán premiados por su fidelidad a Él en esta vida. • Todos los creyentes son miembros del cuerpo de Cristo, la Iglesia verdadera y universal. La unidad espiritual debe ser expresada entre los cristianos a través de la aceptación y del amor cruzando las líneas étnicas, culturales, socio-económicas, nacionales, generacionales, de género, y denominacionales. • La iglesia local es una congregación de creyentes que se reúne para adorar, orar, recibir instrucción y ánimo, responsabilidad mutual, y tener comunión uno con el otro. A través de la iglesia, los creyentes invierten tiempo, energía, y recursos para cumplir con la gran comisión – alcanzar a los perdidos y ayudarlos a madurar hasta que lleguen a ser seguidores totalmente consagrados a Dios. Esta declaración refleja un resumen contemporáneo de las doctrinas principales encontradas en la Biblia, que también están presentadas en los credos históricos de la Iglesia Cristiana. La Cumbre Global de Liderazgo 15 Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 2: Valores de la Iglesia Willow Creek VALORES DE LA IGLESIA WILLOW CREEK Naturalmente, porque somos un conjunto de diversos individuos, todos tenemos valores ligeramente diferentes en lo que concierne a nuestro servicio a Cristo. Sin embargo, ciertos valores comunes unifican nuestro esfuerzo. Podemos resumir nuestros valores claves utilizando las siguientes 10 declaraciones: • Creemos que la enseñanza ungida es el catalizador de la transformación de las vidas en individuos y en la iglesia. Esto incluye el concepto de enseñar para cambio de vida – Romanos 12:7; 2 Timoteo 3:16-17; Santiago 1:23-25. • Creemos que a Dios le interesa la gente perdida, y por lo tanto, deben importarle a la iglesia. Esto incluye los conceptos de evangelismo relacional, y el evangelismo como un proceso – Lucas 5:30-32; Lucas 15; Mateo 18:14. • Creemos que la iglesia debe ser culturalmente relevante a la vez que doctrinalmente pura. Esto incluye el concepto de relacionarnos a nuestra cultura con sensibilidad a través de nuestras instalaciones, materiales impresos, y el uso de las artes – 1 Corintios 9:19-23. • Creemos que los seguidores de Cristo deben manifestar autenticidad y anhelar desarrollo continuo. Esto incluye los conceptos de autenticidad personal, carácter, y plenitud – Efesios 4:25-26; Hebreos 12:1; Filipenses 1:6. • Creemos que la iglesia debe operar como una comunidad unificada de siervos. Todos llevando una mayordomía de sus dones. Esto incluye los conceptos de unidad, servicio, dones espirituales, y llamado ministerial – 1 Corintios 12 & 14; Romanos 12; Efesios 4; Salmo 133:1. • Creemos que el amor debe saturar todos los aspectos de la vida de la iglesia. Esto incluye los conceptos de un ministerio motivado en amor, ministerio de equipo, y el construir relaciones – 1 Corintios 13; Nehemías 3; Lucas 10:1; Juan 13:34-35. • Creemos que los cambios de vida suceden mejor en grupos pequeños. Esto incluye los conceptos de discipulado, vulnerabilidad, y la necesidad de rendir cuentas a otros – Lucas 6:12-13; Hechos 2:44-47. • Creemos que la excelencia honra a Dios e inspira a la gente. Esto incluye los conceptos de evaluación, evaluaciones críticas, intensidad y excelencia – Colosenses 3:17; Malaquías 1:6-14; Proverbios 27:17. • Creemos que las iglesias deben ser dirigidas por personas con el don de liderazgo. Esto incluye los conceptos de recibir poder, liderazgo servicial, enfoque estratégico, e intencionalidad – Nehemías 1 & 2; Romanos 12:8; Hechos 6:2-5. • Creemos que la búsqueda de una completa consagración a Cristo y a Su causa es normal para todo creyente. Esto incluye los conceptos de mayordomía, servicio, humildad, y el buscar las metas del reino – 1 Reyes 11:4; Filipenses 2:1-11; 2 Corintios 8:7. La Cumbre Global de Liderazgo 16 Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 3: Descripciones de Trabajo Descripción de Trabajo del Gerente del Evento La meta y responsabilidad principal del Gerente del Evento es ejecutar o realizar La Cumbre Global de Liderazgo al proveer un ambiente libre de distracciones para que los congresistas puedan experimentar La Cumbre. Es responsable de la logística de lo que ocurre fuera del auditorio. Dones/Habilidades • • • • • • • • Liderazgo en organización y formación de equipos Administración Delegar y dar seguimiento Comunicar con claridad Detallista Resolver problemas Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel) Accesible por email Tareas Principales • • • • • • • • • • Reclutar líderes que forman el Equipo de Operación, entrenar y motivar en cuanto a visión, misión, metas, liderazgo eficaz de equipos y los detalles de su posición Reclutar a voluntarios y compartir la visión con ellos en conjunto con los Coordinadores del Equipo de Operación Dar seguimiento a los líderes del Equipo de Operación para asegurar que los trabajos se hagan a tiempo Establecer y mantener la comunicación con el Presidente del Comité Directivo o el Gerente Administrativo para la información necesaria y la integración de los equipos en las áreas de: presupuesto, inscripciones, materiales, refrigerios, carteles, fechas límite, etc. Ocuparse de llevar y cumplir la Agenda de Trabajo antes y durante el evento Entregar presupuestos al Coordinador de Finanzas (por ejemplo: mesas, sillas, manteles, cafeteras, etc.) Convocar y dirigir las juntas del Equipo de Operación Entregar actas de las juntas del Equipo de Operación en el transcurso de tres días a cada miembro del equipo Dar informes al Representante de AWC o al Comité Directivo en el transcurso de dos semanas después del evento Comunicar al Equipo de Producción toda la información necesaria (porque normalmente ellos no asisten a las juntas del Equipo de Operación) La Cumbre Global de Liderazgo 17 Manual Informativo del Comité Directivo Descripción de Trabajo del Productor El Productor es la persona que dirige al Equipo de Producción para crear un ambiente y un programa que inviten a los asistentes a una experiencia transformadora mediante La Cumbre Global de Liderazgo. Es responsable por todo lo que ocurre dentro del auditorio. Dones/Habilidades • • • • • • • • Liderazgo en organización y formación de equipos Delegar y dar seguimiento Conocimiento básico de los aspectos de programación (artes, tecnología, etc.) Comunicar con claridad Detallista Resolver problemas Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel) Accesible por email Tareas Principales • • • • • Supervisa, dirige y garantiza el programa de La Cumbre de Liderazgo Coordina, planea y dirige los ensayos Dirige y entrena a los equipos de producción y programación Dirige y trabaja con: o El Coordinador Técnico o El Director de Alabanza o El Encargado del Escenario o Los Facilitadores o El Maestro de ceremonias o El Productor Regional de AWC o El Gerente del Evento o El Equipo de Edecanes o El Comité Directivo Planea los elementos del programa (con el Productor Regional de AWC) La Cumbre Global de Liderazgo 18 Manual Informativo del Comité Directivo Descripción de Trabajo del Coordinador Técnico El Coordinador Técnico trabaja en equipo con el Productor para planear y llevar a cabo La Cumbre Global de Liderazgo. Es responsable de todos los elementos técnicos de producción. Dones/Habilidades • • • • • • Liderazgo en organización, formación y supervisión del personal técnico. Conocimiento de equipos de audio, video e iluminación. Comunicar con claridad Detallista Resolver problemas Accesible por email Tareas Principales • • Supervisa, dirige y garantiza los aspectos técnicos de La Cumbre de Liderazgo o Audio o Video o Gráficas o Iluminación, o Decorado y escenario o Consigue presupuestos de renta de todo el equipo necesario (proyección, potencia, etc.) en coordinación con el Productor y Productor Regional y bajo las pautas del presupuesto. o Asegurar los preparativos y la puesta en marcha Supervisa los aspectos técnicos de los ensayos La Cumbre Global de Liderazgo 19 Manual Informativo del Comité Directivo Descripción de Trabajo del Director de Mercadotecnia El Director de Mercadotecnia desarrolla, dirige e implementa la estrategia de promoción de La Cumbre Global de Liderazgo (CGL) apoyándose en el Comité Directivo y el Equipo de Promoción. Dones/Habilidades • • • • • • • • Relaciones personales (esto es clave). Organización Formación de equipos. Pasión por la iglesia local Pasión por el desarrollo de liderazgo. Conocimiento/experiencia en mercadotecnia. Comunicar con claridad. Conocimiento/experiencia en las redes sociales. Tareas Principales • • • • • • • • Desarrolla, dirige e implementa la estrategia de promoción. Forma equipos de promoción para los diferentes sectores de la sociedad. Asegura que haya los materiales necesarios de promoción para promover la CGL. Aprovecha las relaciones de los miembros del Comité Directivo para promover e invitar a líderes al evento. Aprovecha las relaciones de las diferentes alianzas o redes para invitar a líderes. Aprovecha el internet, las redes sociales y la tecnología para promover la CGL. Trabaja para llegar y sobrepasar las metas de asistencia de la CGL fijadas por el Comité Directivo. Asegura que haya un amplio conocimiento del evento en los líderes de la región. La Cumbre Global de Liderazgo 20 Manual Informativo del Comité Directivo Descripción de Trabajo del Facilitador El Facilitador trabaja en equipo con el Productor para ayudar a los asistentes a aterrizar y aplicar las enseñanzas de La Cumbre Global de Liderazgo. Lo hace al contextualizar las enseñanzas a la cultura local y al llevar a los asistentes a la acción al tomar decisiones y dar pasos específicos. Dones/Habilidades • Comunicarse con claridad • Guiar y enseñar a otros • Organizado • Disciplina de prepararse con anticipación • Sensibilidad espiritual Tareas Principales • Ayudar a que los congresistas se metan y participen en todo el evento al grado de conectarse con los oradores y con lo que están comunicando. • Crear un ambiente propicio para que los congresistas escuchen lo que Dios les está pidiendo que sean y hagan durante todo el evento. • Guiar a los asistentes durante el tiempo de facilitación, dándoles el tiempo para reflexionar y/o dialogar sobre las ideas y enseñanzas para que puedan discernir los pasos que deben dar en su propio liderazgo. • Ayudar a que el congresista aproveche su tiempo durante La Cumbre para que su experiencia en el evento produzca un máximo beneficio en el reino. Otras Descripciones de Trabajo • Para las descripciones de trabajo del Equipo de Operaciones favor de consultar al Manual del Gerente del Evento o en Global Summit Central La Cumbre Global de Liderazgo 21 Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 4: Acuerdo de Colaboración Acuerdo de Sociedad de La Cumbre Global de Liderazgo Entre _________________________________y la Asociación Willow Creek dirigiendo la implementación de La Cumbre Global de Liderazgo (CGL) La Asociación Willow Creek (AWC) busca entrar en sociedad con los Comités Directivos y las Iglesias Anfitrionas para observar la implementación exitosa de La Cumbre Global de Liderazgo. La AWC y los asociados locales trabajarán juntos para alcanzar la siguiente Visión y Misión de la CGL (La Cumbre Global de Liderazgo). Visión: Fomentar, desafiar y unir al pueblo de Dios para la transformación de la Iglesia. Misión: Inspirar, ensanchar y equipar a los líderes Cristianos alrededor del mundo. Valores: • Cristianismo • Consistente con la perspectiva histórica y ortodoxa del cristianismo bíblico • Enfocada en el Liderazgo • Oradores de primer nivel • Intelectualmente rigurosa • Altamente desafiante e intensa • Enfocada hacia la aplicación en su programa y seguimiento • Comprometida con la diversidad y la justicia social • Sin temor a estirar a los líderes más allá de su zona de confort • Cooperación con los asociados locales • A fin de aclarar los diferentes roles de las partes involucradas al ofrecer la CGL y manejar las expectativas de todas las partes, ejecutaremos este Acuerdo de Sociedad. Debe ser firmado por las partes involucradas en la realización de la CGL. Éste será el Comité Directivo y/o la Iglesia Anfitriona y la AWC. Cualquier documento escrito no podrá asegurar que cada parte del acuerdo está cubierto hasta el último detalle. Como Cristianos debemos confiar en la buena voluntad y la humildad de cada persona o parte involucrada para hacer que esta sociedad funcione y haga que la CGL tenga éxito año tras año. Nuestro deseo es servir a las iglesias locales y ayudar a los líderes de la iglesia local y mover a los Cristianos para que mejoren sus habilidades, que su pasión crezca y se comprometan a construir el Reino de Dios. La AWC desea tener un equilibrio apropiado entre el “propietario” local de la CGL, y la necesidad de adherirse a su visión, misión y valores para proteger su marca y obligaciones legales. Por lo tanto, existen asuntos los cuales la AWC debe tener la autoridad de aprobación. En ese contexto, si el cumplimiento de nuestra visión y misión para la CGL es el principio rector, la planificación y el funcionamiento de la CGL debe ser una experiencia inspiracional y de gozo, y debe traer gran bendición a todos los involucrados. La Cumbre Global de Liderazgo 22 Manual Informativo del Comité Directivo A. Definiciones y responsabilidades 1. Comité Directivo: El Comité Directivo está compuesto por pastores y líderes influyentes que representan los principales grupos y organizaciones de interés. Sus miembros son recomendados por los líderes cristianos locales, y son aprobados por la AWC y que sirven como voluntarios para supervisar la planificación y el funcionamiento de la CGL en una ciudad/nación bajo la dirección de la AWC. Su rol es establecer políticas y desarrollar estrategias para asegurar que la CGL alcance su visión y misión. Las responsabilidades específicas Comité Directivo son: a. Establecer un plan y un presupuesto para poder llevar la CGL a su localidad, y aconsejar a la AWC en todos los asuntos del funcionamiento del evento a fin de asegurar que las necesidades culturales sean consideradas apropiadamente. b. Asegurar que el evento sea propiamente promovido, y las metas de asistencia y financieras sean logradas. c. El Comité es el "dueño" del evento, dentro de los parámetros y valores establecidos por la AWC, pero la AWC tiene la autoridad de aprobación general que considere necesaria. La AWC es la dueña de los derechos de la propiedad intelectual de la CGL. d. El Comité Directivo se asegura que todos los requisitos para planificar y ejecutar la CGL están cubiertos y luego delega el trabajo a personas calificadas con la participación del representante de la AWC según sea necesario. En la mayoría de los casos los miembros del Comité Directivo no ejecutan las tareas asociadas con el evento en sí, sino que delegan estas tareas a las personas con mayor nivel de habilidad en el Sitio Anfitrión. Como siervos de Cristo se espera que todos los individuos afiliados con la CGL humildemente se sometan unos a otros a fin de alcanzar los mejores resultados posibles por amor al Reino. 2. Sitio Anfitrión (Sede o Iglesia Anfitriona): La selección de la Sede para el evento es de suma importancia. Cuando una iglesia es seleccionada como sede, se espera que la iglesia anfitriona esté plenamente de acuerdo con la visión y misión de la CGL en lugar de simplemente ofrecer sus instalaciones. La selección del Sitio Anfitrión debe realizarse conjuntamente con el representante de la AWC. Si el sitio anfitrión es una iglesia, se le anima a que disponga sus instalaciones sin cargo alguno, si es posible, y apoyar el evento de cualquier otra forma posible, tales como, proporcionar voluntarios para garantizar la ejecución del evento. Esto incluye promover activamente la CGL con los miembros de la Iglesia con el fin de alcanzar una buena representación de sus miembros en el evento. A su vez el Sitio Anfitrión recibirá un número de asientos gratuitos y descuentos en el mismo para el evento según lo acordado con el Comité Directivo. En los últimos años, algunos Comités Directivos han llegado a la conclusión que es preferible para su ciudad seleccionar una sede neutral (que no sea iglesia) para su CGL. Hay dos ventajas en esta propuesta: 1) En las ciudades donde normalmente no hay colaboración entre las iglesias, es más probable que haya mayor diversidad de iglesias que asistan a la La Cumbre Global de Liderazgo 23 Manual Informativo del Comité Directivo CGL. 2) Algunos líderes empresariales prefieren asistir a la CGL en una sede neutral que en una iglesia. La AWC apoya esta estrategia. B. Coordinación del Evento de la CGL 1. La CGL debe ser posicionada como un evento de la AWC con el propósito de educar, equipar, animar y aumentar el desarrollo de la capacidad de liderazgo de los líderes Cristianos. A. La AWC proporcionará los diseños que se utilizarán para el impreso local y otros materiales promocionales. B. Se anima la creación local de ideas y materiales de promoción, así como compartir tales ideas y materiales con otros Sitios de la CGL, especialmente aquellos donde el idioma y la cultura son los mismos o similares. C. Las ideas y los materiales de promoción que sean desarrollados localmente, deben ser consistentes con los requerimientos de la marca de la CGL. 2. Se pretende que la CGL se celebre entre la tercera semana de Octubre y finales de Noviembre de cada año, o en Enero o las primeras tres semanas de Febrero, con las debidas excepciones aprobadas por la AWC. Cuando las circunstancias requieran que la CGL sea celebrada en otras fechas, el Comité Directivo y el representante de la AWC en conjunto decidirán las fechas alternativas. 3. Productores, Coordinadores Técnicos, Facilitadores y Gerentes del Evento serán identificados y seleccionados juntamente por el Comité Directivo y el representante de la AWC. A futuro, el Productor Regional y/o el representante regional trabajarán con el Productor local en desarrollar y acordar el programa de la CGL (oradores, alabanza, facilitadores, programa, etc.). El programa del evento debe seguir tanto como sea posible el formato sugerido por la AWC. Una vez el programa es acordado, los cambios deben hacerse solamente en acuerdo con el Productor de la AWC. 4. Los Facilitadores tienen un papel crítico en el éxito de la CGL y su selección deberá hacerse cuidadosamente para asegurar una facilitación de buena calidad. Se espera que los facilitadores se preparen antes de la CGL usando los materiales provistos por la AWC y que faciliten las sesiones de manera que capten al congresista en un tiempo de aplicación significativo. Si el facilitador no se preparó o no es capaz de captar la atención de la audiencia en un tiempo de aplicación significativo (vuelve a predicar el mensaje en vez de guiar a la audiencia a aplicar el material), entonces deben de pedirle gentilmente que cedan el puesto y dejen que otra persona se encargue. 5. La asistencia a la CGL debe estar abierta para los miembros de todas las denominaciones Cristianas y también a los líderes empresariales. Y debe haber un esfuerzo para tener presencia de los creyentes de todas las denominaciones. 6. Los precios de inscripción del evento serán consistentes con las prácticas y las condiciones económicas locales, y deben ser aprobadas por la AWC al momento en que se presente el presupuesto. Las becas se pueden proporcionar por el Comité Directivo, basado en la necesidad. 7. La publicidad y los artículos promocionales para los eventos que no sean de la AWC y sus productos han de seguir las directrices que se indican en el Apéndice A. Todos los La Cumbre Global de Liderazgo 24 Manual Informativo del Comité Directivo logotipos de la AWC en cualquier material impreso o electrónico deben seguir las directrices de la marca registrada de la AWC. 8. Un presupuesto para el evento debe ser sometido a revisión y llegar a un acuerdo con la AWC. Bajo ciertas circunstancias la AWC apoyará financieramente la implementación de la CGL. Desviaciones del presupuesto total convenido, incluyendo ayuda financiera de la AWC, necesitan ser aprobadas antes de realizar cualquier cambio. Cualquier pérdida del evento más allá de la cantidad convenida es responsabilidad del Comité Directivo. Los beneficios más allá de una cantidad razonable necesaria para financiar los eventos futuros serán utilizados para apoyar la CGL donde más sea necesario como lo determine la AWC, luego de las discusiones realizadas con el Comité Directivo. 9. Se espera que se recoja una ofrenda en cada CGL para la expansión de la CGL a otros lugares. La ofrenda se debe transferir a los Estados Unidos de América, excepto cuando la AWC lo haya determinado diferente. Tanto la ofrenda del año en curso como la ofrenda acumulada (las ofrendas que quedan de años anteriores y la ofrenda del año en curso) deben ser reportadas en el formulario del presupuesto, pero no entre los ingresos o gastos. 10. El objetivo de la AWC es que la CGL sea un acontecimiento anual y se espera que los participantes utilicen los DVD Edición Equipo y los libros de anotaciones del evento para seguir con su entrenamiento entre los eventos. 11. Muchos de los oradores han negociado acuerdos muy estrictos acerca de sus derechos reservados con la AWC. Haremos cumplir estrictamente estos acuerdos y les pediremos su ayuda para honrar estos acuerdos y evitar se infrinjan los acuerdos establecidos. El acuerdo de los derechos reservados les será dado con los conjuntos de la edición DVD Equipo. Los derechos de estos materiales le corresponden a la AWC. Se anima a los Comités Directivos a identificar oradores en vivo para sus eventos de la CGL. Cuando un Comité Directivo desee utilizar a un orador en vivo, la siguiente información debe ser presentada en el formulario de Calificación del Orador (véase el Apéndice B) a la AWC para su aprobación antes de solicitar al orador, o del material promocional que se distribuye: ● Nombre ● Razón por la que fue seleccionado ● Biografía ● Tema propuesto / contenido de la sesión 12. La edición DVD Equipo esta diseñada para ser utilizada en el seguimiento del desarrollo de los líderes de las iglesias y de otras organizaciones que han asistido a la CGL. Por lo tanto, solamente será vendida la edición completa de DVD Equipo, en lugar de sesiones de DVD individuales, dándose prioridad a los asistentes a la CGL. El precio de una edición DVD Equipo es aproximadamente el doble del valor de la inscripción a la CGL y debe ser discutido con la AWC como parte del presupuesto. 13. La AWC se reserva el derecho de tener un representante de la AWC como asistente a reuniones de planificación en un país determinado. Si es requerido, los Comités Directivos ayudarán al arreglo de tales visitas, las cuales son parte del costo de la AWC. 14. El Gerente del Evento, Productor y Coordinador Técnico son clave para el éxito de la CGL y las personas responsables en estas posiciones, son requeridas para asistir al evento Regional de Entrenamiento, dado por la AWC. El costo de asistir a este evento de entrenamiento debe estar incluido en el presupuesto de la CGL. La Cumbre Global de Liderazgo 25 Manual Informativo del Comité Directivo 15. Los pedidos y venta de materiales, así como elementos en el área de administración (Base de Datos, Registro, Finanzas, Recursos, Producción del libro de la huéspedes, etc.) son responsabilidad del Comité Directivo y serán planificados en consulta con la AWC. 16. La CGL requiere la atención detallada a la planificación, la promoción, las finanzas, la producción y la administración del evento, además de la oración, para alcanzar su visión y misión. Por lo tanto, la AWC, juntamente con el Comité Directivo de la CGL y sus representantes, están de acuerdo en comprometerse con la administración puntual, eficiente y eficaz. Esto incluye la presentación y aprobación de los presupuestos y los informes de manera oportuna (por ejemplo, los informes financieros finales, las estadísticas y el resumen de las evaluaciones se entregarán a más tardar tres semanas después de finalizada la CGL), así como el intercambio del sistema de comunicación (llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.). Nombre/ Fecha, Comité Directivo Puesto Nombre / Fecha Puesto AWC ________________________________ Nombre/Fecha, Iglesia Anfitriona Puesto La Cumbre Global de Liderazgo 26 Manual Informativo del Comité Directivo APÉNDICE A Lineamientos para Publicidad en Cuaderno del Congresista El Cuaderno del Congresista es importante para nuestros invitados ya que no solamente les sirve durante la conferencia, sino será útil para ellos mientras trabajan en el y aplican lo que han aprendido a lo largo del año. Para ayudar a compensar algunos de los costos de diseños e impresión, usted puede considerar buscar anunciantes y patrocinadores. Los siguientes son algunos lineamientos que usted deberá considerar antes de buscar anunciantes y patrocinios. Organizaciones Cristianas • Las Organizaciones cristianas aprobadas para publicidad y patrocinio deben de compartir los mismos valores y creencias que están estipulados en los requerimientos de membresía de la AWC. • Las Organizaciones cristianas aprobadas para los patrocinios no deben crear ninguna división innecesaria entre los asistentes del evento que representan una diversidad de denominaciones y tradiciones cristianas. Organizaciones NO Cristianas • Las Organizaciones no cristianas aprobadas para el patrocinio deben estar libres de controversia pública y corrupción. • Las Organizaciones no cristianas aprobadas para los patrocinios debieran de tener una relación comercial existente con la CGL (es decir, ellos son los proveedores de comida, refrigerios, bebidas, equipo técnico, etc.) o ellos tienen el potencial de agregar valor a los invitados a la conferencia (es decir, servicios de producción y equipo para Iglesias, servicio de comida para eventos, servicio de multimedia, etc.). Tarifas de la Publicidad Las directrices de la industria general intentan alcanzar un porcentaje del costo de la pieza impresa pagado por la publicidad. Por ejemplo, si la pieza tiene un costo de $1,000, entonces el 75% del costo deberá ser pagado por los patrocinadores. Entonces usted tendrá que dividir y ponerle precio al espacio disponible que usted tiene para la publicidad para alcanzar su meta. Por lo que en este ejemplo, su meta de una pieza que cuesta $1,000 deberá ser una entrada de $750. Los publicistas están siempre interesados en el número de personas que verán sus anuncios, así que usted quiere advertirles que por cada dólar invertido, este será visto por mucha gente. Usted también quiere aconsejarles cómo la pieza será conservada. Por ejemplo, si usted está imprimiendo su anuncio en el libro de anotaciones que los lectores conservaran y lo tendrán como referencia durante todo el año, este espacio es mucho más valioso que la publicidad que podría ser desechada después del evento. Ubicación de la Publicidad Nuestra recomendación es que usted limite el número de paginas disponibles para hacer publicidad a algunas paginas en la parte posterior del cuaderno. Queremos evitar que el cuaderno se sature de publicidad. La contraportada también es una buena ubicación, pero se debe vender a una tarifa más alta. Recuerde, que usted tiene siempre la ultima palabra en la disposición y el diseño de la publicidad. La Cumbre Global de Liderazgo 27 Manual Informativo del Comité Directivo APÉNDICE B La Cumbre Global de Liderazgo Calificación del Orador y Aprobación de la AWC Nombre y lugar del evento Evento: Fecha: Nombre y posición Orador: Incluir Biografía Biografía: Nombre de la sesión y descripción del contenido de la sesión Sesiones 1 Requeridas y Temas: Nombre de la sesión y descripción del contenido de la sesión 2 La Cumbre Global de Liderazgo 28 Manual Informativo del Comité Directivo La Cumbre Global de Liderazgo - 2 Calificación del Orador Criterio de la Calificación: 1. ¿Qué tan estratégica será la contribución de esta persona para lograr la misión de la AWC? ¿Qué aspecto aportará esta persona al evento? 2. ¿Su afiliación religiosa y declaración pública de fe o declaración de fe (o falta de ella), se integra y alinea con los valores de la AWC? 3. ¿Tiene alguna dificultad moral pública (incluyendo el divorcio, acusaciones de fraude, problemas con la ley, etc.)? Reputación estimada de esta persona (teológica, de negocios, personal, etc.). Adjuntos: □ Currículum / Biografía ¿Aprobado por Ancianos de WCCC? □ Sí □ Declaración de fe □ No Fecha: __________________________ La Cumbre Global de Liderazgo 29 email: ______________________________ La Cumbre Global de Liderazgo ! Miembro Miembro Miembro Miembro Miembro Miembro Miembro Miembro Miembro Presidente Nombre Organización/Iglesia Cargo Correo Electrónico Por favor proporcione la siguiente información por cada Miembro del Comité Directivo: Contacto de Willow: ________________________ Fecha: Nombre de Contacto Local: Ciudad y País: LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO (CGL) Plan del Comité Organizador Número de Teléfono Tel. ____________________ Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 5: Documento de Planeación 30 La Cumbre Global de Liderazgo ! Nombre Otras fechas consideradas: Razones por la selección de fechas: Preferencia de Fechas: Fecha para la CGL: Otro Coord. Administrativo Facilitador Coord. de Oración Coord. de Materiales Director Técnico Productor Coord. del Evento Director de Mercadotecnia Gerente del Evento Organización/Iglesia Cargo Por favor proporcione la información para cada una de las siguientes posiciones: Ciudad y País: LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO (CGL) — 2 Plan del Comité Organizador Correo Electrónico Número de Teléfono Manual Informativo del Comité Directivo 31 La Cumbre Global de Liderazgo Ubicación Preferida ! Estacionamiento (Parqueo) Suficiente (sí o no) El almuerzo (comida) será En restaurantes de la zona En las instalaciones de la CGL Espacio para el área de ventas (sí o no) Espacio para los refrigerios (sí o no) Escenario suficientemente grande para la pantalla y grupo de alabanza (sí o no) Hombres Número de Baños Mujeres ¿Luz suficiente para tomar notas? Luces Ajustables (sí o no) ¿Oscuridad suficiente para proyección? Cantidad de Costo (Importe) Capacidad (número de asientos) Ubicación Nombre Datos de la Sede de la CGL Ciudad y País: LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO (CGL) — 3 Plan del Comité Organizador Alternativa 1 de Ubicación Alternativa 2 de Manual Informativo del Comité Directivo 32 La Cumbre Global de Liderazgo ! Proyección de Asistencia: Precio de Pre-Inscripción Por persona $ 10-24 de la misma organización $ 25+ de la misma organización $ Precio Regular para grupos: 10-24 de la misma organización $ 25+ de la misma organización $ Precio Regular recomendado por persona $ Precios de Inscripción Ciudad y País: Aire Acondicionado (sí o no) LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO (CGL) — 4 Plan del Comité Organizador Manual Informativo del Comité Directivo 33 Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 6: Formulario del Presupuesto AWC INTERNACIONAL - PRESUPUESTO 2013 Presupuesto CGL País: Evento: CGL 2013 Fecha: Tipo de Cambio (Moneda Nacional en USD) Asistencia Proyectada: Asistencia de Punto de Equilibrio: Descripción Cuotas de Inscripción Cuota de Grupo Cuota Individual Otro 0.00 Ingreso Total Pre-Inscrip. 1 Regular Asistencia Actual: Presupuesto USD $ 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 0.00 0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! GASTOS Mano de Obra Coordinador del Evento Administración Personal de Programación/Producción Otros Gastos de Mano de Obra Subtotal Gastos del Comité Organizador / Facilitador Transportación (aéreo y terrestre) Hospedaje Alimentos (excluyendo el evento) Otros Subtotal Gastos Equipo de Producción/Programación Transportación (aereo y terrestre) Hospedaje Alimentos (excluyendo servicio del evento) Otros Subtotal Gastos de las Instalaciones/Equipo/Alimentos Gastos de Renta de Edificio/Auditorio Gastos de Renta de Sonido e Iluminación Gastos Proyector/Pantalla/DVD/switchers Renta de Equipo Alimentación de los Congresistas / Voluntarios Anuncios/Letreros Otros Subtotal Gastos de Publicidad Gastos de Materiales Impresos Diseño de la Página Web Anuncios (Radio, Revistas, Periódicos) Otros Gastos de Publicidad (CD, DVD, etc) Subtotal Gastos de Materiales de Inscripción Materiales (Cuaderno del Congresista) Costo de traducción (cuaderno de Congresista) Gafetes de Congresistas y Voluntatios Cartas/Correo/Imprenta Otros Gastos de Materiales Subtotal Gastos Generales/Administrativos Flete/Mensajería/Paquetería Artículos de Oficina Viáticos Otros Gastos Subtotal Total de Gastos Beneficio Bruto del Evento Beneficio Bruto del Evento % Pre-Inscrip. 2 Precio Más Bajo: #DIV/0! Moneda Nacional INGRESOS Inscripciones Ingresos por Publicidad Otros Ingresos De Conferencia Notas % Resultado Actual USD $ Moneda Nacional #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! % Diferencia USD $ 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 0.00 0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! #DIV/0! Notas $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Presupuesto de Venta de Materiales de la CGL VENTA DE MATERIALES Venta del DVD Edición Equipo Venta de Libros y CDs Ganancias por Ventas de Otros Proveedores Ingreso Total 0.00 GASTOS DE LAS VENTAS DE MATERIALES Costo de traducción mensaje/programación Costo de Producción (DVDs del Evento o Edición Equipo, Portada) Costo del Master (Archivo Digital o DVDs Ed. Equipo) Factura de DVDs Edición Equipo (de EE.UU.) Gastos de Ventas de Libros CDs y Materiales Subtotal Beneficio Bruto de Ventas % de Beneficio Bruto 0.00 0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 # de unidades: precio por unidad $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 #DIV/0! 0.00 # de unidades: precio por unidad 0.00 0.00 #DIV/0! # de unidades: precio por unidad # de unidades: precio por unidad Resultados de la CGL Beneficio Bruto Total Restante del Año Anterior Beneficio Neto Otros Donativos Apoyo/Donativo de la AWC EEUU 0.00 RESULTADO NETO 0.00 Gasto Variable por Persona = (Gasto Variable/Asistencia Presupuestada) Gasto Fijo por Persona = (Gasto Fijo/Asistencia Presupuestada) Cuota de Inscripción menos Gasto Variable Asistencia de Punto de Equilibrio = Gastos Fijos/Precio Más Bajo de Iscripción 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.00 0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Ofrenda Acuulada Ofrenda de este año Ventas de Mebresía Global AWC Cantidad Vendida de Membresías #DIV/0! Gasto Variable 0.00 #DIV/0! Gasto Fijo 0.00 #DIV/0! La Cumbre Global de Liderazgo #DIV/0! Moneda Nacional Dólares 0.00 0.00 0.00 $0.00 $0.00 $0.00 34 Manual Informativo del Comité Directivo Apéndice 7: Catálogo de Cuentas Catálogo de Cuentas/Pautas para el Presupuesto Basándose en sus planes para La Cumbre Global de Liderazgo (CGL), tendrá que llenar el formulario de presupuesto provisto por La Asociación Willow Creek de Estados Unidos (AWC). Le pedimos que use nuestro formulario para desarrollar y someter el presupuesto a la AWC. Este formulario nos ayuda a ver cuáles son los gastos del evento que serán cubiertos por las inscripciones y venta de materiales, y cuales son los gastos que necesitarán apoyo de otras fuentes (en caso que los haya). Necesitamos establecer un presupuesto juntos y llegar a un acuerdo, reconociendo que la AWC tiene la última palabra. Si tiene cualquier ingreso o gasto que no está capturado en las categorías principales, favor de indicarlo bajo alguna sub-categoría “Otros” y escribir una nota en la columna de las notas. Por ejemplo, si hubo algún descuento en las inscripciones de la iglesia anfitriona, tendrá que ponerlas bajo “Otros Ingresos” y anotar cuántas inscripciones hubo y cuál fue la cuota de inscripción. País Escriba el nombre de la ciudad y país en donde se tendrá el evento y se aplicará este presupuesto. Evento Esta línea indica que el presupuesto es para la CGL y el año en que se lleva a cabo el evento. Fecha Escriba la fecha de su CGL. Tipo de Cambio En esta línea escriba el tipo de cambio de la moneda nacional. Use la cantidad que se necesita para comprar 1 dólar (USD) en el primer día del año en que se llevará a cabo la CGL. Por ejemplo, si el evento se llevará a cabo durante el 2013, use el tipo de cambio oficial publicado el 1 de enero del 2013. El tipo de cambio que se use para el desarrollo del presupuesto no cambiará aunque el tipo de cambio oficial tenga fluctuaciones durante todo el año. Los ingresos y gastos actuales necesitan ser calculados con el tipo de cambio inicial establecido y no debe cambiar. Asistencia Proyectada El Comité Directivo decide cuál es una proyección realista de asistencia. Se recomienda usar un número conservador, pero normalmente se requiere un mínimo de 500 para cubrir los gastos del presupuesto. Escriba la asistencia proyectada para el evento de la CGL en esta línea, y úsela para determinar el presupuesto de los alimentos, materiales del congresista, gafetes, cartas, etc. Asistencia Actual Escriba el número de inscripciones pagadas al terminar el evento de la CGL. No incluya a los voluntarios o inscripciones de cortesía en esta cantidad. La Cumbre Global de Liderazgo 35 Manual Informativo del Comité Directivo Precio Más Bajo Se recomienda ser conservadores al proyectar los ingresos en el desarrollo del presupuesto y se sugiere usar el precio más bajo de inscripción de la CGL para proyectar los ingresos del evento, considerando la asistencia proyectada. Normalmente, el precio más bajo es la cuota de inscripción de grupo antes de la primera fecha límite. Escriba el precio más bajo de inscripción. En caso de ser el segundo año de tener el evento, no use el precio especial de preinscripción ofrecido durante la Cumbre del año anterior. Asistencia del Punto de Equilibrio Este es el número de asistentes necesario para cubrir los gastos básicos del evento. Este número se calcula automáticamente cuando se ingresan los datos necesarios para determinar los gastos fijos y variables al final del formulario de presupuesto. Secciones Proyectadas y Actuales del Presupuesto Se dará cuenta que hay dos secciones en el formulario del presupuesto. Las columnas en la parte izquierda del presupuesto (bajo el color verde) contienen las cantidades proyectadas para crear el presupuesto de la CGL en moneda nacional y dólares. Las columnas en la parte derecha del presupuesto (bajo el color morado o púrpura) son las cantidades actuales o reales de ingresos y gastos que usted escribirá al terminar la CGL en moneda nacional y dólares. Cuando el presupuesto de la CGL haya sido aprobado por la AWC en Estados Unidos, las cantidades proyectadas bajo el color verde no deberán ser ajustadas o cambiadas. Hemos establecido las formulas de cada celda para que usted solo ingrese la información en la columna de la moneda nacional y automáticamente convertirá la cantidad a dólares y hará las sumas para los sub-totales. Notas Las notas proporcionan un espacio para la explicación de algún ingreso o gasto. Por ejemplo, un ingreso de 500 congresistas a $300 = $150,000 ingreso proyectado. Categoría de Ingresos Definición de Ingresos La categoría de ingresos documenta los ingresos proyectados y actuales de la CGL. Renglones de Ingresos del Presupuesto Ingreso por Inscripciones En la columna de color verde, el ingreso de las inscripciones es automáticamente calculado usando las cantidades que usted escriba en las celdas de Asistencia Proyectada y Precio Más Bajo. El ingreso por inscripciones es el precio más bajo de inscripción multiplicado por el número de congresistas proyectados. Por ejemplo, una asistencia proyectada de 500 congresistas por una cuota de 300 = 150,000 ingreso proyectado. Inscripciones Actuales (Reales) En la columna del color morado o púrpura, al terminar su evento, escriba la cantidad actual de los ingresos recibidos por las inscripciones. La Cumbre Global de Liderazgo 36 Manual Informativo del Comité Directivo Ingresos por Publicidad Esto incluye los ingresos recibidos de organizaciones que pagan espacio de publicidad en el cuaderno del congresista o en el evento. Otros Ingresos Otros ingresos incluyen dinero recibido por donativos de personas u organizaciones, intereses en cuentas o tarjetas bancarias u otro tipo de ingresos que no sean por inscripciones o publicidad. Ingresos por la venta de alimentos a la hora de la comida (si se está ofreciendo comida y no es parte de la cuota de inscripción) están incluidos en este espacio. No incluya ventas de DVD en este renglón. La venta de materiales y DVD están clasificadas aparte. Categorías de Gastos Descripción de Gastos de Mano de Obra La mayoría del trabajo del evento es hecho por voluntarios. A la vez, puede haber tareas que requieran contratar personal, por un tiempo específico, para que la CGL se lleve a cabo. Las cantidades pagadas a ese personal se documentan en las categorías apropiadas abajo. Renglones de Gastos Mano de Obra Gerente del Evento El Gerente del Evento normalmente es voluntario. En el caso que se le pague al Gerente del Evento, el salario se documenta como gasto de mano de obra en este renglón. En la columna de las notas indique si esta es una posición de tiempo completo o tiempo parcial, y cuántas horas por semana y/o cuántos meses del año. Administración Si un asistente administrativo se requiere para ayudar en las inscripciones u otras tareas administrativas, el salario se documenta como gasto de mano de obra en este renglón. En la columna de las notas indique si esta es una posición de tiempo completo o tiempo parcial, y cuántas horas por semana y/o cuántos meses del año. Personal de Programación/Producción El personal de programación y producción normalmente está compuesto de voluntarios (Productor, Coordinador Técnico, grupo de alabanza, ingeniero de sonido, coordinador de iluminación, etc.). Si se requiere pagar al personal de programación y producción, los salarios se documentan como gastos de mano de obra en este renglón. En la columna de las notas indique si esta es una posición de tiempo completo o tiempo parcial, y cuantas horas por semana y/o cuantos meses del año. Otros Gastos de Mano de Obra Documente el gasto de mano de obra que no esté incluido arriba. Gastos del Comité Directivo/Facilitador Descripción de Gastos del Comité Directivo Se recomienda presupuestar a 2 personas del Comité Directivo para que asistan a La Cumbre de Liderazgo en Estados Unidos. Si otros miembros del comité quieren asistir a la Cumbre en EEUU, una inscripción con descuento, y hospedaje a través de Hospitalidad Global les será provisto pero los gastos de su viaje quedarán a su propia cuenta. El entrenamiento también es un factor importante para prepararse para la CGL. La Cumbre Global de Liderazgo 37 Manual Informativo del Comité Directivo Renglones de Gastos del Comité Directivo/Facilitador Transportación Los gastos de transportación aérea y terrestre para el Comité Directivo y el Facilitador relacionados con la CGL. Esto incluye eventos de entrenamiento y el asistir a La Cumbre de Liderazgo en EEUU. Esto puede incluir los gastos de viaje de pastores influyentes a la CGL en otro país, para que regresen del evento y usen su influencia para reclutar a otros pastores y líderes para asistir a la CGL. Normalmente, se recomienda encontrar un patrocinador para cubrir los gastos relacionados con asistir a la Cumbre en EEUU o en otro país. Si hay sedes múltiples del evento bajo su comité, incluya los gastos de viaje de cada sede. Los miembros del Comité Directivo necesitan asistir a una junta con el equipo de trabajo de cada sitio antes del evento. Si el sitio es nuevo, miembros del Comité Directivo necesitan asistir al evento para ayudar en la preparación y ejecución del evento. Hospedaje Los gastos de hospedaje son los gastos de hotel para el Comité Directivo y/o el facilitador relacionados con la CGL. Esto incluye eventos de entrenamiento, la preparación de las sedes, y la asistencia a la Cumbre en EEUU u otro país. Esto también puede incluir gastos para líderes influyentes o miembros del Comité Directivo que asistan a la Cumbre en otro país. Se recomienda conseguir hospedaje gratis a través de la iglesia anfitriona, si es posible. Se sugiere conseguir algún patrocinador para su hospedaje. Si miembros del Comité Directivo o líderes influyentes asisten a la Cumbre en EEUU, se espera que se hospeden en hogares a través del ministerio de Hospitalidad Global. Esto nos ayuda a ser mejores mayordomos de los recursos para la CGL. Alimentos Los gastos de alimentación relacionados con el entrenamiento, el asistir a la cumbre en EEUU o la CGL en otro país, juntas de planeación, etc. Otros Los gastos misceláneos no incluidos arriba. Gastos del Equipo de Programación/Producción y Gerente del Evento Descripción de Gastos del Equipo de Programación/Producción y Gerente del Evento Tres posiciones importantes para el éxito de la CGL son el Gerente del Evento, Productor, y Coordinador Técnico. Se recomienda presupuestar para que asistan al entrenamiento regional. Normalmente, los gastos relacionados con el grupo de alabanza se cubren por su iglesia, u otro patrocinador cubre esos gastos. Si no existe un patrocinador, incluya estos gastos en el presupuesto. Renglones de Gastos del Equipo de Programación/Producción y Gerente del Evento Transportación Los gastos de transportación aérea y terrestre para el Gerente del Evento, Productor, y el Coordinador Técnico relacionados con la CGL. Esto puede incluir eventos de entrenamiento, y asistencia a la Cumbre en EEUU y/o la CGL en otro país. La Cumbre Global de Liderazgo 38 Manual Informativo del Comité Directivo Hospedaje Los gastos de hotel para el equipo de programación/producción y Gerente del Evento para los eventos de entrenamiento. Si ellos asisten a la CGL en otra ciudad de su país o de otro país, estos serían los gastos de hotel para asistir al evento, en el caso que no haya hospedaje a través del Comité Directivo o la iglesia anfitriona. Alimentos Los gastos de alimentación son los gastos de comidas relacionados con la CGL. Esto incluye entrenamientos, juntas de planeación, y la asistencia a la cumbre en EEUU o en otro país. Otros Los gastos misceláneos no incluidos arriba. Gastos de las Instalaciones/Equipo y Alimentos Definición de Gastos de las Instalaciones/Equipo y Alimentos. Los gastos relacionados con las instalaciones, los alimentos para los congresistas y voluntarios, y la renta del equipo necesario para tener la CGL. Renglones de los Gastos de las Instalaciones/Equipo y Alimentos Gastos de Renta de Edificio/Auditorio Los gastos de las instalaciones son los gastos relacionados con el uso del edificio en donde se lleva a cabo la Cumbre. Esto puede incluir gastos de limpieza, renta, etc. Normalmente la iglesia anfitriona proporciona sus edificios, personal, voluntarios, y el equipo sin costo como apoyo y como asociado de la AWC (EEUU) en traer la Cumbre a su ciudad y región. A veces surgen algunas excepciones de lo que la iglesia anfitriona puede proveer en cuanto al gasto de sus instalaciones. Renta de Sonido e Iluminación Frecuentemente, el equipo de iluminación y sonido del auditorio deben ser complementados con equipo adicional para crear un ambiente excelente. Esto puede incluir gastos de renta de ese equipo adicional. El costo de la renta se escribe en este renglón. Renta de Proyector/Pantalla/Equipo de Video Si el proyector, la pantalla, y el otro equipo de video del auditorio no llenan los requisitos técnicos de la Cumbre, se tendrá que rentar equipo adicional. El costo de la renta se escribe en este renglón. Renta de Equipo Si se necesitan más mesas, sillas, cafeteras, manteles, materiales desechables, o cualquier otro equipo necesario para complementar el equipo de la iglesia anfitriona, la cantidad de la renta de ese equipo se escribe en este renglón. Si se decide vender alimentos a la hora de la comida a los congresistas y eso requiere la renta de otras sillas, mesas, carpas, o algún otro equipo, la renta de ese equipo debe de ponerse dentro del costo de los alimentos. Los gastos de ofrecer alimentos a la hora de comida no deben de ser incluidos en los gastos de la CGL. Otro equipo de renta puede incluir sanitarios portátiles, (en caso que no haya suficientes sanitarios), y carpas para inscripciones o área de comida/refrigerios si son necesarias. Se recomienda usar vasos desechables para los recesos en vez de rentar. La Cumbre Global de Liderazgo 39 Manual Informativo del Comité Directivo Alimentación de los Congresistas/Voluntarios/Equipo de Trabajo Normalmente hay 4 recesos/refrigerios durante la CGL. Trate de incluir algo dulce, algo salado, y algo fresco (como fruta entera) y una bebida fría o caliente en cada receso. Los costos varían, pero se recomienda presupuestar un máximo de $2.00 USD por persona por cada receso (se puede gastar menos sin descuidar la calidad de lo que es apropiado para un refrigerio). Se recomienda comprar en bodegas de mayoreo, porque puede reducir los gastos sin sacrificar la calidad de los alimentos. Normalmente hay 2 periodos de comida o almuerzo durante la CGL. El costo de la comida no está incluido en el costo de la inscripción de la CGL. Sin embargo, si se necesita proveer comida para los congresistas por falta de restaurantes cercanos en la zona, se recomienda contratar a un proveedor de comida que ofrezca una variedad de precios. Se recomienda que el proveedor de alimentos asuma el riesgo de cuántas comidas tendrá disponibles para vender a los congresistas. Si se requiere la renta adicional de sillas, mesas, carpas, u otro equipo, el gasto debe de aplicarse al precio de la comida que se cobre a cada congresista. La comida debe de ser apropiada para la región en la que se encuentra. Si en su país hay muchos congresistas becados y no tienen los recursos para comprar la comida, se puede considerar dar vales a esos congresistas para que puedan comprar la comida. Esto incluye los refrigerios y las comidas para los voluntarios y equipo de trabajo durante el evento. Y también incluye la comida y bebidas proporcionadas al equipo de programación durante los ensayos (incluyendo el día antes del evento). Anuncios/Letreros Se deben hacer anuncios y/o letreros para ser colocados en las calzadas, en las entradas a la iglesia anfitriona, y dentro de las instalaciones para señalar y dirigir a los congresistas. Las áreas de inscripciones y ventas de materiales necesitan buena señalación para guiar a los congresistas. Se recomienda mandar hacer una manta grande en la entrada de enfrente a la iglesia que incluya el logotipo de Willow y las palabras “La Cumbre Global de Liderazgo”. No incluya el año para que se pueda usar por varios años. Gastos de Publicidad/Mercadotecnia Gastos de Publicidad Hemos encontrado que la publicidad relacional y oral entre amigos es la publicidad más efectiva. Los materiales que aparecen abajo apoyan el trabajo del Comité Directivo. Normalmente, el 15-20% de los gastos de la CGL son gastos de publicidad y mercadotecnia. Esto varía si es el primer año del evento en su país, o si es un año sucesivo. Renglones de Gastos de Publicidad Gastos de Materiales Impresos Incluye los gastos relacionados con el diseño e impresión de materiales que se usan para promover la CGL como folletos, posters, invitaciones, portadas y etiquetas para CD y DVD, y tarjetas postales. La Cumbre Global de Liderazgo 40 Manual Informativo del Comité Directivo Diseño de la Página Web Los gastos para diseñar y mantener la página Web de la CGL. Anuncios Incluye publicidad en radio, revistas de liderazgo, o periódicos cristianos. Es preferible encontrar maneras de obtener publicidad sin costo. Otros Gastos de Publicidad Incluye el gasto de duplicación de CD o DVD que se usan en la promoción de la CGL, y otros gastos de publicidad no mencionados arriba. Gastos de Materiales de Inscripción Gastos de Materiales de Inscripción Los gastos de materiales de inscripción son los gastos relacionados con la inscripción y participación de los congresistas en el evento. Estos gastos son considerados gastos variables porque varían de acuerdo al número de inscritos. Renglones de Gastos de Materiales de Inscripción Cuaderno del Congresista El cuaderno del congresista normalmente contiene 50 páginas con la portada a todo color, y las hojas de adentro a una tinta. Los gastos incluyen la adaptación del diseño y la impresión del cuaderno del congresista. El costo de impresión del cuaderno del congresista varía en cada país (Sud África - $1.70 USD, Suecia - $2.50 USD). Haga el presupuesto de acuerdo con su país. Costo de traducción (Cuaderno de Congresista) Si hay gastos de traducción para el cuaderno del congresista, deberán incluirse en este renglón. Gafetes de Congresistas y Voluntarios Los gastos de materiales de gafetes y porta gafetes varían en todo el mundo. Normalmente el gafete más económico es el gafete con pin metálico. Necesita investigar cuáles gafetes son los apropiados y económicos en su país. Se recomienda recolectar los porta gafetes al final de la CGL para volver a usarlos cada año (se puede pedir a los edecanes que recolecten los porta gafetes). Esto nos ayuda a ser mejores mayordomos de los recursos de la CGL. Cartas/Correo/Imprenta Los gastos de imprimir y mandar por correo las cartas de confirmación de los congresistas. Las cartas de confirmación también pueden ser mandadas por correo electrónico. Otros Gastos de Materiales Otros gastos de materiales incluyen los otros materiales y copias que se entregan a los congresistas durante el evento. La Cumbre Global de Liderazgo 41 Manual Informativo del Comité Directivo Gastos Generales/Administrativos Gastos Generales/Administrativos Gastos de materiales y artículos, mensajería/paquetería, y otros gastos administrativos relacionados con la CGL. Renglones de Gastos Generales Administrativos Flete/Mensajería Los gastos incluyen el envío de materiales a la iglesia anfitriona como los cuadernos del congresista, gafetes, y otros materiales de la CGL. No incluir los gastos de envío de los materiales de venta. Ese gasto estará incluido en otro renglón. Artículos de Oficina Estos gastos incluyen plumas, lápices, papel, sobres, y otros artículos de oficina de la CGL. Viáticos Para líderes cristianos que necesitan ayuda con los gastos de viaje para asistir a la CGL. Esto incluye transportación, hospedaje, y alimentos. Otros Gastos Otros gastos incluyen gastos relacionados con la administración que no están indicados en las categorías de arriba. Resultados del Evento Resultados del Evento Los resultados del evento proporciona el reporte financiero de los gastos y beneficios en el presupuesto de la CGL. Renglones de los Resultados de la CGL Beneficio Bruto El beneficio bruto es la diferencia entre los ingresos recibidos y los gastos del evento. El beneficio bruto del evento es automáticamente calculado cuando las categorías del presupuesto están llenas. % de Beneficio Bruto Se calcula al dividir el beneficio bruto por los ingresos recibidos. El porcentaje del beneficio bruto del evento es automáticamente calculado cuando las categorías del presupuesto están llenas. Presupuesto de Venta de Materiales Venta de Materiales El presupuesto de la venta de materiales incluye los ingresos y los gastos relacionados con la venta del DVD Edición Equipo y otros materiales de venta en la CGL. La Cumbre Global de Liderazgo 42 Manual Informativo del Comité Directivo Renglones de la Venta de Materiales Venta del DVD Edición Equipo Incluye los ingresos recibidos de la venta del DVD Edición Equipo. En la sección de “notas”, favor de llenar la cantidad de DVD vendidos y el precio unitario. Venta de Libros y CD Incluye los ingresos recibidos por la venta de libros y CD vendidos en la CGL por el Equipo Organizador. Ganancias por Ventas de Otros Proveedores Si se llega a un acuerdo con algún proveedor o librería para vender los materiales durante la CGL, escriba en este renglón la cantidad recibida por la porción de las ganancias del proveedor. Costo de traducción mensaje/programación En este renglón se indica el costo asociado con la traducción de los mensajes de video de la CGL y los elementos de programación. Costo de Producción (DVD del Evento o Edición Equipo, Portada) Si los DVD de la CGL (Evento y/o Edición Equipo) o la portada del Edición Equipo se producen en su país entonces indique la cantidad de esos costos en este renglón. Esto incluye edición, subtítulos o doblaje, producción de los masters, duplicación o maquila, impresión, estuche, empaquetado, materiales, gastos de distribución, etc. En la columna de las “notas” hay un espacio para escribir el número de unidades que se maquilaron y el costo de cada unidad. Costo del Master (Archivo Digital o DVD Edición Equipo) Si los archivos digitales originales de video les fueron proporcionados para producir los DVD de la CGL en su país, entonces pondría en este renglón el costo del Master Digital del DVD Edición Equipo que la AWC le dio por escrito. Si los masters del DVD Edición Equipo fueron producidos por la AWC y proporcionados para ser maquilados en su país, entonces pondría en este renglón el costo de los Masters del DVD Edición Equipo que la AWC le dio por escrito. Factura de DVD Edición Equipo (de EE.UU.) En este renglón se escribe la cantidad de la factura que recibió de la AWC por los DVD Edición Equipo que se pidieron. En la columna de las “notas” hay un espacio para escribir el número de unidades que se pidieron y el costo de cada unidad. Gastos de la Venta de Libros, CD y Materiales El costo relacionado con la venta de libros, CD y otros materiales de venta (que no sean el DVD Edición Equipo) como fletes, mensajería, bolsas, equipo, duplicación, traducción, etiquetas, formularios de pedidos, etc. Beneficio Bruto de Ventas El beneficio bruto de ventas es la diferencia entre los ingresos recibidos del DVD Edición Equipo y los gastos de la venta del DVD Edición Equipo. El beneficio bruto de ventas se calcula automáticamente. La Cumbre Global de Liderazgo 43 Manual Informativo del Comité Directivo % de Beneficio Bruto El % de beneficio bruto es la diferencia entre el beneficio bruto de ventas y el ingreso de venta del DVD Edición Equipo. El porcentaje del beneficio bruto es automáticamente calculado. Resultados de la CGL Resultados de la CGL Los resultados de la CGL son un resumen del beneficio bruto del evento y venta de materiales, y proporcionan un vistazo a los resultados financieros de la CGL. Renglones de los Resultados de la CGL Beneficio Bruto Total La suma del beneficio bruto del evento y el beneficio bruto de la venta de materiales. El beneficio bruto total se calcula automáticamente. Restante del Año Anterior Si hubo algún restante del año anterior, esa cantidad se registra aquí. Las preinscripciones vendidas en el año anterior para este evento se registran en este espacio. Beneficio Neto El beneficio neto se calcula al sumar el beneficio bruto de la CGL y el restante del año anterior. El beneficio neto se calcula automáticamente. Otros Donativos Los donativos incluyen cantidades recibidas de individuos, organizaciones asociadas, miembros del Comité Directivo, organizaciones patrocinadoras, u otras cantidades designadas para la CGL. Por ejemplo, Compassion en América Latina, Miembros del Comité Directivo en Singapur, ayuda del gobierno, etc. No incluya el apoyo financiero recibido de la AWC/EEUU. Esta cantidad se pondrá en otra parte del documento. Apoyo/Donativo de la AWC EEUU Nuestra intención es que la CGL llegue al punto de equilibrio u obtenga algún beneficio que pueda ser aplicado para la CGL del año entrante. Si recibió apoyo de la AWC, registre la cantidad recibida en esta línea. Convierta la cantidad de USD a la moneda nacional. Resultado Neto El resultado neto es la cantidad de dinero ganado o perdido después de contar los ingresos, donativos, y gastos. Ofrenda para Líderes Emergentes Ofrenda para Líderes Emergentes Es la visión de la AWC que nadie se pierda el entrenamiento de liderazgo de la CGL por falta de recursos económicos. En la gran mayoría de las ciudades donde se lleva a cabo la CGL, se recoge una ofrenda para ayudar a los líderes emergentes en países necesitados. La Cumbre Global de Liderazgo 44 Manual Informativo del Comité Directivo Renglón de Ofrenda para Líderes Emergentes Ofrenda de Este Año Si su sede recoge una ofrenda para líderes emergentes, registre la cantidad aquí. Ofrenda Acumulada Si su sede ha recogido ofrenda en años anteriores y todavía está en su posesión agréguela a la cantidad de este año y registre la cantidad aquí. Ventas de Membresía Global de la AWC Ventas de Membresía Global de la AWC La AWC ha empezado a ofrecer la membresía global a todos los países donde se organiza la CGL, y da acceso a una gran cantidad de materiales e ideas para el desarrollo de liderazgo durante todo el año. Pero debe saber que la mayoría de los materiales disponibles en esta membresía están en inglés, y por lo tanto las personas interesadas necesitan entender ese idioma para sacarle el beneficio esperado. Renglones de Ventas de Membresía Global de la AWC Ventas de Membresía Global de la AWC Si su sede vende la Membresía Global, escriba la cantidad total de esas ventas aquí. Cantidad Vendida de Membresías Escriba aquí el número total de membresías vendidas. Gastos Variables/Fijos y Punto de Equilibrio Gastos Variables/Fijos y Punto de Equilibrio Estos gastos y cálculos son importantes para demostrar un resultado favorable en el evento. Renglones de Gastos y Puntos de Equilibrio Gasto Variable El gasto variable es automáticamente calculado. El gasto variable es el gasto por persona. Este gasto cambia con el número de personas inscritas. No se hace este gasto al menos que la persona asista al evento. Los gastos incluyen comida, cuaderno del congresista, hoja de evaluación, carta de confirmación, etc. Gasto Fijo El gasto fijo es automáticamente calculado. El gasto fijo no cambia con el número de personas inscritas, e incluye gastos de mano de obra, publicidad, transportación (viaje), y renta de equipo e instalaciones. Asistencia de Punto de Equilibrio La asistencia de punto de equilibrio es automáticamente calculada. Este cálculo es el número aproximado de inscripciones necesarias para cubrir los gastos presupuestados del evento. Si el número de inscripciones es más bajo que este número, el evento tendría pérdidas. Si el número de inscripciones es mayor, el evento tendrá beneficios si los gastos se mantienen dentro del presupuesto. La Cumbre Global de Liderazgo 45