3. guia de manejo sistemas de informacion

CONTENIDO
1. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
2. Qué son los sistemas de información
3. Mitos y realidades
4. Modelo conceptual
5. Los sistemas de información y la gestión de procesos
6. Sistemas de información y Sistema Único de Acreditación
7. Proceso de ajuste de los procesos
Qué son los sistemas de información
Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso con el fin de cubrir una
necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
-Personas
-Datos
-Actividades o técnicas de trabajo
-Recursos materiales en general (recursos informáticos y de comunicación).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se
distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.
Mitos y Realidades
► la información a tiempo no implica tener la última reparación efectuada o el último repuesto registrado en este sistema.
► La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones.
► La información obtenida de procesos no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la función,
como por ejemplo: indicadores de producción, nivel de emisiones e información que se produce en otros sistemas como el presupuesto de operación.
► La definición de un SIG(sistema de información gerencial) se fundamenta en la muestra de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo
avanza la función hacia las metas establecidas.
► Se espera que la información obtenida de procesos que se procesa en los ERP (planificación de recursos empresariales) produzca la información requerida de
estas transacciones en el sistema de información gerencial.
► Una definición equívoca de estas acciones, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la
información requerida para tomar decisiones.
Los sistemas de información y la gestión de procesos - Elaboración del modelo conceptual para la definición de requisitos
La definición de los requisitos de información está ligada con la concepción del mantenimiento que se ha definido para satisfacer los objetivos fijados para la
función mantenimiento.
La concepción da las bases para:
*jerarquizar los equipos,
*calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan
*establecer nexos y canales de comunicación
*definir los factores críticos de éxito y los indicadores de eficiencia que entregaran la retroalimentación
*el detalle de la información que se necesita
*el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y sus actualizaciones
*conocimientos y tecnología necesaria
*estructura administrativa, entre otros aspectos.
Si el administrador conoce el objetivo perseguido para la función mantenimiento podrá dimensionar adecuadamente el esfuerzo requerido de su parte y de todo
su equipo de colaboradores para diseñar su sistema y por consiguiente la herramienta computacional que se precisa
Con el conocimiento acabado de la concepción y de la forma como se gestionará la función
Mantenimiento, se definen:
° Las principales funciones globales internas
° Las funciones externas al departamento de mantenimiento ° Cómo será el proceso de atención de los clientes del mantenimiento
Formalización de los grupos de información
Lo que se identifica en esta etapa son los flujos de información y el detalle de estos debe ser especificado en un documento complementario.
*Formalizar el documento que servirá como portador de la información, lo cual tiene la ventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que se ordena
de una forma coherente el conjunto de datos con los pasos de análisis de los datos o bien de ejecución de la decisión.
*Un ejemplo que se muestra es la "Orden de Trabajo” que es un documento que va desde “Planificación de las tareas de mantenimiento” al “proceso de
Mantenimiento”
Manejo de sistemas de información aplicado a HSV, UFV, centros y puestos de salud
Herramientas de sistemas de información aplicada a Hospital y unidades funcionales
Sistemas de información y Sistema Único de Acreditación
SISTEMAS
DE INFORMACION
TECNICA
ADMINISTRATIVA
PACIENTE
CONTROL
Y
MONITORE
O
TECNICA
PACIENTE
PROCESO
S
GUIAS
RIESGOS
Y
SEGURIDAD
HISTORIA
CLINICA
PROTOCOLO
S
CONTROL Y MONITOREO
ADMINISTRATIVA
FACTURACION
PROCESO
S
INVENTARIO
ALERTAS
CONOCER OPORTUNIDAD
Y
ANALISI
S
REPORTES
GESTOR DE PROCESOS
INFORMACION
PROCEDIMIENTOS
DATOS
COMITES
TOMA DE
SISTEMAS INFORMACIÓN
REPORTES
DECISIONES
RESPONSABLES
Gerente y Junta Directiva
Gestor + Planeación + Calidad + Sistemas
Gestor del proceso
Trabajador
Conclusión
*Ningún sistema soluciona problemas en procesos de gestión mal definidos.
*Esta es tarea del grupo de trabajo que estará a cabo de seleccionar el software y será su responsabilidad asesorarse por personas idóneas en el área de la
gestión del mantenimiento.
*Es conveniente invitar personas externas a la organización, ya que es la mejor forma de detectar errores o tener otros puntos de vista para discutir y sacar
nuevos aprendizajes.
*Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta de negocios de la empresa pronto se
verán las consecuencias negativas al no acompañar eficientemente el proceso productivo.
* Además si no existe un lazo de retroalimentación, con indicadores adecuados, el sistema de gestión con seguridad va a colapsar.
*La alta gerencia y el resto de la organización deben estar comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto restringido al área informática. El