EL CONTROL INTERNO Y SU EVALUACIÓN (3)

CURSO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
Tema:
EL CONTROL INTERNO
Y SU EVALUACIÓN
Expositor:
Dr. C.P.C. Silvio Wilder Acuña Jara
AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
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INTRODUCCION
En los últimos tiempos, a causa de
numerosos problemas que se han presentado
en las organizaciones, ha surgido un
creciente interés por el control interno y se ha
reconocido que constituye un elemento
fundamental e indispensable dentro de las
organizaciones
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INTRODUCCION
La magnitud de operaciones que realizan las
empresas y la complejidad de éstas, se hace
fundamental e indispensable contar con un
eficiente sistema de control interno que no
sólo permita el efectivo cumplimiento de
metas y objetivos, sino que además,
disminuya los niveles de riesgo existentes.
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INTRODUCCION
La mayoría de los errores e
irregularidades ocurren
debido a la escasez o a la
desatención de los controles
internos.
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INTRODUCCION
Un buen control interno no
garantiza el éxito
PERO
Un mal control interno garantiza
el fracaso
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LEY N° 28716
Ley de Control Interno de la Entidades
del Estado
(18.04.2006)
La presente Ley tiene por objeto establecer las normas para
regular la elaboración, aprobación, implantación,
funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control
interno en las entidades del Estado, con el propósito de
cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y
operativos con acciones y actividades de control previo,
simultaneo y posterior, contra los actos y prácticas
indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y
transparente logro de los fines, objetivos y metas
institucionales.
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NORMAS DE CONTROL
INTERNO
R.C. N° 320-2006-CG (03.11.2006)
Constituyen lineamientos, criterios, métodos y
disposiciones para la aplicación y regulación del
control interno en las principales áreas de la
actividad administrativa u operativa de las
entidades, incluidas las relativas a la gestión
financiera, logística, de personal, de obras, de
sistemas de información y de valores éticos, entre
otras.
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CONTROL INTERNO
PREVIO Y SIMULTANEO.- Compete exclusivamente a
las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las
entidades como responsabilidad propia de las funciones que
le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las
actividades de la organización.
POSTERIOR.- Es ejercido por los responsables superiores
del servidor o funcionario ejecutor, en función del
cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como
por el Órgano de Control Institucional, según sus planes y
programas anuales.
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CONTROL INTERNO
FINANCIERA: Asegurar que los reportes
financieros sean transparentes y confiables, para la
gerencia, el público y los reguladores.
OPERACIONAL: Promover eficiencia y eficacia
en las operaciones, obtener rentabilidad/disminuir
costos, además de asegurar la salvaguarda de los
activos de la organización.
DE CUMPLIMIENTO: Ayudar a mantener el
cumplimiento con las leyes y reglamentos a través
de monitoreos periódicos.
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INFORME COSO
(Control Interno – Estructura
Integrada)
Publicada en setiembre de 1992, este Modelo
una nueva cultura administrativa en todo tipo
de organizaciones, y ha servido de
plataforma para diversas definiciones y
modelos de control a nivel internacional.
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OBJETIVOS DEL CONTROL
INTERNO
Promoción de la efectividad, eficiencia y economía en
las operaciones y, la calidad en los servicios.
• Protección y conservación de los recursos
contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, acto irregular o ilegal
Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras
normas gubernamentales
Elaboración de información financiera válida y
confiable, presentada con oportunidad
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OBJETIVOS DEL CONTROL
INTERNO
¿Qué podemos prevenir?
• Pérdida de bienes, fondos u otros activos
•Pérdida de información valiosa
•Pérdida de ventaja competitiva
•Pérdida de demanda
•Pérdida de eficiencia en producción
•Pérdida de clientes o crédito con los proveedores
•Pérdida de imagen pública
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•Pérdida de credibilidad SWAJ
en el negocio.
Lo que no se puede lograr con el
control interno.
No se puede hacer que un gerente malo se
convierta en un buen gerente.
El control interno no puede asegurar el éxito,
ni siquiera la supervivencia de la Entidad.
El control interno únicamente puede dar un
grado de seguridad razonable, no absoluta, a
la dirección.
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Características del control
interno
Debe comprender un plan de organización
flexible, simple donde se defina claramente
líneas de autoridad y de responsabilidad.
Debe contener un sistema de autorización
que contemple acción sobre activos, pasivos,
ingresos y gastos mediante el control de las
operaciones a través del registro.
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Características del control
interno
Prácticas sanas estableciendo una
distribución de obligaciones y
responsabilidades, evitando que una sola
persona maneje una operación de principio a
fin, y una segregación de funciones que
abarque tanto a personas como a
departamentos, que se extiendan por toda la
organización y a todos los niveles de mando.
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PRINCIPIOS DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
EL AUTOCONTROL
LA AUTORREGULACION
LA AUTOGESTION
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Autocontrol
Todo funcionario y trabajador debe
controlar su trabajo, detectar
deficiencias o desviaciones y efectuar
correctivos para el mejoramiento de sus
labores y el logro de los resultados
esperados.
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Autorregulación
Viene a ser la capacidad institucional
para desarrollar las disposiciones,
métodos y procedimientos que le
permitan cautelar, realizar y asegurar la
eficacia, eficiencia, transparencia y
legalidad en los resultados de sus
procesos, actividades u operaciones.
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Autogestión
Compete a cada entidad conducir,
planificar, ejecutar, coordinar y
evaluar las funciones a su cargo con
sujeción a la normativa aplicable y
objetivos previstos para su
cumplimiento.
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ESTRUCTURA DEL
CONTROL INTERNO
Podemos denominar estructura
de control interno al “conjunto
de
planes,
métodos,
procedimientos y otras medidas,
incluyendo la actitud de la
dirección de una entidad, para
ofrecer seguridad razonable
respecto a que están lográndose
los
objetivos
de
control
interno”.
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COMPONENTES DE LA
ESTRUCTURA DE CONTROL
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control gerencial
Información y comunicación
Supervisión, que agrupa a las actividades de prevención
y monitoreo, seguimiento de resultados y compromisos
de mejoramiento.
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AMBIENTE DE CONTROL
Es el establecimiento de un entorno
organizacional favorable al ejercicio
de buenas prácticas, valores,
conductas y reglas apropiadas, para
sensibilizar a los miembros de la
entidad y generar una cultura de
control interno.
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AMBIENTE DE CONTROL
Comprende los siguientes factores:
Filosofía de la Dirección.
Integridad y valores éticos
Administración estratégica
Estructura organizacional
Administración de los recursos humanos
Competencia profesional
Asignación de autoridad y responsabilidad
Organo de Control Institucional
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EVALUACIÓN DE RIESGOS
Abarca el proceso de
identificación y análisis de
los riesgos a los que está
expuesta la entidad para el
logro de sus objetivos y la
elaboración de una respuesta
apropiada a los mismos.
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Evaluación de Riesgos
Comprende los siguientes factores:
Planeamiento de la administración de riesgos
Identificación de los riesgos
Valoración de los riesgos
Respuesta al riesgo
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RIESGO
Riesgo es cualquier evento que pueda impedir o
dificultar el cumplimiento de los objetivos
establecidos por la organización
Oportunidad: Riesgos relacionados con iniciativas
estratégicas.
Incertidumbre: Riesgos relacionados con
desempeño operacional
Amenaza: Riesgos relacionados con prevención y
cumplimiento.
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VISION DE RIESGO
PASADO
PRESENTE - FUTURO
El monitoreo del riesgo es una
función exclusiva de los
auditores internos.
El riesgo es un factor negativo a
ser controlado
Los riesgos son administrados
en forma aislada.
La medición del riesgo es
subjetiva
La revisión de riesgos se realiza
periódicamente por la auditoria
interna.
El monitoreo del riesgo es
responsabilidad de todos
El riesgo puede ser considerarse
también como una oportunidad.
Los riesgos son administrados a
través de un proceso integrado.
El riesgo es siempre cuantificable.
La revisión de riesgos acontece a
través de auto evaluación constante.
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EVALUACION DE RIESGOS
Circunstancias que requieren especial atención:
Cambios en el ambiente operativo
Nuevo personal
Sistema de información nuevo o reacondicionado
Crecimiento rápido
Nueva tecnología
Nuevas líneas, productos o actividades
Reestructuraciones en la organización
Operaciones en el exterior
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RESPUESTA AL RIESGO
Categorías de respuesta al riesgo
Evitarlo: Se toman acciones de modo de
discontinuar las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir
el impacto o la probabilidad de ocurrencia del
riesgo o ambos.
Compartirlo: Ejem. Seguros, operaciones de
cobertura, tercerización de actividades)
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el
impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo.
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ACTIVIDADES DE CONTROL
GERENCIAL
Comprende políticas y procedimientos
establecidos para asegurar que se están
llevando a cabo las acciones necesarias en
la administración de los riesgos que
pueden afectar los objetivos de la entidad,
contribuyendo a asegurar el cumplimiento
de éstos.
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Actividades de Control
Gerencial
Comprende los siguientes factores:
Procedimientos de autorización y aprobación
Segregación de funciones
Evaluación costo-beneficio
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos.
Verificaciones y conciliaciones
Evaluación de desempeño
Rendición de cuentas
Documentación de procesos, actividades y tareas
Controles para las Tecnologías de la información y comunicaciones
Revisión de procesos, actividades y tareas.
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INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Son métodos, procesos, canales, medios y
acciones que, con enfoque sistémico y
regular, aseguren el flujo de información en
todas las direcciones con calidad y
oportunidad. Esto permite cumplir con las
responsabilidades individuales y grupales
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Información y Comunicación
Comprende los siguientes factores:
Funciones y características de la información.
Información y responsabilidad
Calidad y suficiencia de la información
Sistemas de información
Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicación interna
Comunicación externa
Canales de comunicación.
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INFORMACION Y
COMUNICACION
La calidad de la información Afecta la capacidad de la
gerencia en cuanto a la toma de decisiones adecuadas para la
administración y control de las actividades de la
organización
La calidad de la información incluye determina si:
- El contenido es adecuado
- La información es oportuna
- La información es actual
- La información es precisa
- La información es accesible
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SUPERVISION
El Sistema de Control Interno debe ser
objeto de supervisión para valorar la
eficacia y calidad de su funcionamiento en
el tiempo y permitir su retroalimentación.
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Supervisión
Contenido:
Normas básicas para las actividades de
prevención y monitoreo Normas básicas para el seguimiento de
resultados
Normas básicas para el compromiso de
mejoramiento
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Normas básicas para las
actividades de prevención y
monitoreoContenido:
Prevención y monitoreo
Monitoreo oportuno del control interno
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Normas básicas para el
seguimiento de resultados
Contenido:
Reporte de deficiencias
Implantación y seguimiento de medidas
correctivas
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Normas básicas para los
compromisos de mejoramiento
Contenido:
Autoevaluación
Evaluaciones independientes
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MONITOREO
Controles de monitoreo Analíticos
- Cambios no esperados
- Cambios esperados que no ocurren
- Diferencia entre lo actual y lo planeado o
presupuestado
- Discrepancias no esperadas en las tendencias
Reportes de excepciones
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EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO
Tiene por objeto conocer con mayor
.
precisión la implementación de los
.
Controles internos establecidos por
.
la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las
aseveraciones de la gerencia; lo cual permite
formarse un fundamentada opinión sobre la solidez
de los mismos, determinando el riesgo de control
existentes, así como identificar áreas críticas.
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ETAPAS DE LA EVALUACIÓN
DEL CONTROL INTERNO
Obtención de información relacionada
con el diseño e implementación de los
controles sujetos a evaluación.
Comprobación e que los controles
identificados funcionan efectivamente
y logran sus objetivos.
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Obligaciones relativas al control
interno
Obligación de implantación
Obligación de revisión y análisis
permanente.
Obligación del titular y funcionarios,
relativas a la implantación y
funcionamiento del control interno.
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Errores, Fraudes e
irregularidades
ERROR: Son consecuencia de malos cálculos
matemáticos que conducen a malas estimaciones
y desviaciones en los registros contables. En los
errores no suele existir intencionalidad
Ejm. Estimaciones sobre vacaciones
pendientes de pago, cálculos en la
depreciación etc.
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Errores, Fraudes e
irregularidades
FRAUDE: Engaño hacia un tercero, abuso
de confianza, dolo, simulación. Es el acto
intencional de la administración que da
como resultado una representación
equivocada de los estados financieros,
pudiendo implicar:
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Errores, Fraudes e
irregularidades
IRREGULARIDAD: Son la omisión
deliberada de algunos hechos y operaciones
u otros cambios intencionados en los
registros contables, con el fin de distorsionar
la información.
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Hechos irregulares o errores
intencionales
Calcular erradamente las estimaciones sobre
vacaciones pendientes de pago al cierre del
ejercicio.
Creación de reservas técnicas para mantenimiento
de equipos
Cálculos en la depreciación
Omisión de provisiones para cuentas de cobranza
dudosa
Incrementar indebidamente las cantidades de
existencias.
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Hechos irregulares o errores
intencionales
Aprobación indebida de fondos y bienes de la
entidad.
Alteración de documentos y de la información
financiera
Anomalías en la rendición de fondos para compras
o gastos institucionales
Malversación de recursos
Pagos indebidos o conductas antieconómicas
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Hechos irregulares o errores
intencionales
Omisiones o negligencia en la ejecución de
funciones.
Inadecuado uso de activos fijos en beneficio propio
Uso de información privilegiada o confidencial para
obtener beneficio propio
Uso indebido de influencias para obtener ventajas o
beneficios.
Nepotismo.
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Perjuicios que producen tales
acciones
Son:
Aumento de gastos operativos
Pérdida de recursos
Deterioro de la imagen de la entidad en la
sociedad
Reducción de la motivación del personal.
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Perjuicios que producen tales
acciones
Incumplimiento de las políticas,
métodos, sistemas, normas y
procedimientos con incidencia en el
cumplimiento de objetivos.
Deterioro en la calidad de los productos
o servicios.
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METODOS DE EVALUACIÓN
Muestreo Estadístico
Método de Cuestionario
Método Narrativo
Método Gráfico
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CONTROLES CLAVES
Deben entenderse como “el conjunto
de políticas y procedimientos, así como
recursos técnicos especializados para
cerciorarse que las auditorias se
realizan de acuerdo con lo objetivos,
políticas y normas establecidas".
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CONTROL PREVENTIVO
En el marco del proceso de modernización de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control,
así como con el objetivo de concordar el rol de la auditoría
gubernamental con la gestión de las entidades públicas, se
ha previsto como línea de actuación el acompañamiento de
la actividad pública, enfatizando medios preventivos para
identificar oportunidades de mejora y posibles riesgos, que
permitan a las entidades adoptar decisiones que redunden en
el buen uso de los recursos del Estado y, consecuentemente,
en beneficio del país.
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CONTROL PREVENTIVO
FINALIDAD
Regular e impulsar la labor del Control
Preventivo para el eficiente, transparente y
probo ejercicio de la función pública en el
uso de los recursos del Estado,
contribuyendo con la adecuada gestión de las
entidades sin interferir en su labor.
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CONTROL PREVENTIVO
El control interno, acompaña a los funcionarios
en los actos vinculados con su accionar, sin
restringir la decisión que adopte la
administración de la Entidad. En ese sentido,
permite oportunamente detectar situaciones o
riesgos que pudieran afectar el cumplimiento
de los objetivos y metas institucionales para
su adecuada administración.
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CONTROL PREVENTIVO
El Control Preventivo se ejerce de oficio, por
disposición de la CGR, normativa expresa o por
requerimiento escrito del Titular de la Entidad o
quien haga sus veces; realizándose bajo diversas
modalidades durante la ejecución de las actividades
u operaciones a cargo de la administración. Para su
adecuado cumplimiento son de aplicación los
principios que regulan el Control Gubernamental.
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CONTROL PREVENTIVO
Modalidades a través de las cuales se
ejercerá el Control Preventivo
1. Veeduría
2. Absolución de consultas
3. Orientación de oficio
4. Promoción del cumplimiento de la Agenda
de Compromisos de la Entidad.
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CONTROL PREVENTIVO
Veeduría
a) Implica la acción de presenciar el desarrollo de las operaciones a cargo
de la Entidad, cumpliendo tres (03) finalidades principales: i) Alertar
al Titular de la existencia de riesgos que pudieran afectar la
transparencia, probidad, o cumplimiento de la normativa
correspondiente; ii) Disuadir intentos de actos de corrupción; iii)
Recabar información que será utilizada para fines del control
posterior, de ser el caso.
b) La CGR y el OCI, de acuerdo a su competencia, participarán a través de
sus representantes, que puede ser el Jefe del OCI, en calidad de
veedor en los procesos o actos que realice la Entidad y que se
especifica en la presente Directiva
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CONTROL PREVENTIVO
Los procesos o actos mencionados en el literal b) son los
siguientes:
1 Los procesos de selección y ejecución de los contratos de
adquisición de bienes, servicios y obras, así como de los
procesos y contratos de concesión u otros similares, a
cargo de las entidades del Estado.
2 La toma de inventarios físicos de activos.
3 Remate de activos.
4 Baja de activos.
5 Las veedurías a los actos de recepción de obras y bienes
donados serán ejecutadas por los OCI.
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CONTROL PREVENTIVO
6 Los actos de transferencia de activos a otras entidades
públicas o privadas.
7 Los actos de incineración de documentos, valores u otros.
8 Las transferencias de cargos de autoridades elegidas por voto
popular.
9 Actos de la entidad en los que a criterio del Jefe del OCI
considere necesaria su participación, como es el caso de
reuniones de órganos colegiados, entre otros.
10 Los que disponga la CGC.
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CONTROL PREVENTIVO
2 Absolución de Consultas
a)
La CGR y el OCI absolverán las consultas que formule en forma
escrita el Titular de la Entidad o quien haga sus veces, referidas a la
aplicación de la normativa en materia de control gubernamental y
aspectos de gestión pública propios de la Entidad, siempre que se trate
de aspectos vinculados con hechos anteriores a la toma de decisiones;
para cuyo efecto, se tendrá en cuenta las opiniones de la CGR en
asuntos similares.
b) La absolución de consultas, cuando se refiera a normativa que no
pertenece al SNC, se emitirá en términos generales, ilustrativos y de
orientación, señalando en forma expresa que dicha absolución se
efectúa en el marco del Control Preventivo.
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CONTROL PREVENTIVO
3 Orientación de oficio
La CGR y el OCI, de oficio, con la finalidad de contribuir con
la Entidad, podrán alertar al Titular de la Entidad o quien
haga sus veces, sobre los diversos aspectos de la gestión
de la Entidad en los que adviertan riesgos que pudieran
conllevar a errores, omisiones e incumplimientos. Dicha
orientación se emitirá por escrito en términos puntuales
que eviten interpretaciones erradas y señalando en forma
expresa que se efectúa en el marco del Control Preventivo.
El no ejercicio de la facultad para orientar de oficio, no
supone la conformidad de los actos de gestión de la
Entidad.
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CONTROL PREVENTIVO
4 Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la
Entidad
El OCI y la CGR, en el caso que la Entidad no cuente con un OCI,
promoverán que ésta formule y cumpla en los plazos previstos en su
Agenda de Compromisos, referida a sus obligaciones y de
presentación de información ante los organismos competentes, para
cuyo efecto, cuando se considere conveniente emitirán
comunicaciones al Titular de la Entidad o quien haga sus veces a fin
que adopte las medidas oportunas. El ejercicio de esta modalidad del
Control Preventivo, se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad que
compete a los funcionarios de velar por el cumplimiento de los
compromisos de la Entidad.
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CONTROL PREVENTIVO
Actividades que no constituyen Control Preventivo
1 Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a
la gestión de la Entidad.
2 Integrar equipos por disposición de la
administración para:
a) Toma de inventarios de bienes,
b) Incineración de documentos,
c) Baja de activos,
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CONTROL PREVENTIVO
Actividades que no constituyen Control Preventivo
d) Recepción y/o entregas de bienes donados, u otros de
naturaleza similar,
e) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la
contabilidad y presupuesto que funcionalmente son de
responsabilidad de los niveles competentes de la
administración y,
f) Otras actividades que constituyan labores incompatibles
establecidas en el artículo 23° del Reglamento de los OCI.
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GRACIAS
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