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OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL EVALUACIÓN CONVENIOS DE COOPERACIÓN Y CONTRATOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO CELEBRADOS CON LIGAS Y
FEDERACIONES DEPORTIVAS
BOGOTÁ D.C., OCTUBRE DE 2015
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Director General
Aldo Enrique Cadena Rojas
Jefe Oficina de Control Interno
Luis Francisco Cante Céspede
Grupo de trabajo
Carlos Arturo Cruz Luengas
Contratista
Jairo Antonio Palacios Peña
Profesional Especializado 6 (E)
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
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2. OBJETIVO
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3. ALCANCE
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4. METODOLOGIA
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5. GENERALIDADES Y FORTALEZAS
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6. DESARROLLO DE LA EVALUACION - COMPONENTE INVESTIGACION
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6.1 FORTALEZAS
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6.1.1 HALLAZGOS
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6.1.1.1 HALLAZGO No. 1.
Cuadro 1
6.1.1.2 HALLAZGO No. 2
6.1.1.3 HALLAZGO No. 3
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EVALUACIÓN CONVENIOS DE COOPERACIÓN Y CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE APOYO CELEBRADOS CON LIGAS Y FEDERACIONES DEPORTIVAS
1. INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento al Plan Operativo de 2015 de la Oficina de Control Interno, se llevó a
cabo la Evaluación convenios de cooperación y contratos de prestación de servicios de
apoyo celebrados con Ligas y Federaciones Deportivas, este informe preliminar se presenta
para consideración de los responsables junto con los resultados de la evaluación realizada
con el fin de impulsar y mejorar los controles de las actividades que se desarrollan por parte
de la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes.
La evaluación se efectuó por los Auditores de la Oficina de Control Interno, a quienes se les
brindó por parte de la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, el acceso,
acompañamiento y el apoyo pertinente requerido durante el transcurso del trabajo.
2. OBJETIVO
Evaluar la ejecución, seguimiento y controles del Área Deporte y Recreación en cuanto a los
Convenios de cooperación y contratos de prestación de servicios y de apoyo celebrados con
Ligas y Federaciones Deportivas, por medio de una verificación de la documentación de las
carpetas y el cumplimiento de la Resolución 099 de 2013 Manual de legalización de
recursos entregados mediante convenios y contratos celebrados por la Subdirección
Técnica de Recreación y Deportes
3. ALCANCE
La evaluación se realizó en la sede Administrativa del Instituto de Recreación y Deporte
IDRD por medio de revisión a los contratos en el sistema Orfeo, con las carpetas
suministradas por el Área de Apoyo a la Contratación y entrevista a los supervisores de los
contratos y/o convenios; evaluando la ejecución y seguimiento que la Subdirección Técnica
de Recreación y Deportes viene adelantando con respecto a los Convenios de Cooperación
y contratos de prestación de servicios de apoyo celebrados con Ligas y Federaciones
Deportivas; se efectuó diferentes días de la semana del 10 de Septiembre al 24 de
Septiembre de 2015, en la cual se hizo revisión documental; lo anterior basado en la
documentación aportada por los funcionarios del Área de Apoyo a la Contratación y la
Subdirección Técnica de Recreación y Deportes .
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4. METODOLOGÍA
La evaluación se desarrolló de acuerdo al procedimiento de auditorias internas de Control
Interno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen entrevistas,
visitas en campo, revisión documental, con el fin de obtener de evidencias necesaria para
apoyar las conclusiones obtenidas.
5. GENERALIDADES Y FORTALEZAS
En desarrollo de la evaluación a los convenios de cooperación y contratos de prestación de
servicios de apoyo celebrados con Ligas y Federaciones Deportivas, es de resaltar el
conocimiento y apropiación de los diferentes funcionarios para el manejo general de la
Subdirección. Se destacó la buena disposición de la persona encargada de enviar la
información solicitada para brindar la información que les fue requerida, como de los
supervisores de los contratos o convenios realizados con las diferentes Ligas y
Federaciones.
6. DESARROLLO DE LA EVALUACION - COMPONENTE INVESTIGACION
6.1 FORTALEZAS
De acuerdo con la información enviada por Subdirección Técnica de Recreación y Deportes
el día 10 de Septiembre de 2015, se constató que se han realizado 27 convenio o contratos
de prestación de servicios con diferentes Ligas y Federaciones desde el 1 de enero de 2015
hasta el 10 Septiembre de 2015; en diferentes aspectos del Proceso Fomento al Deporte
como los procesos de Formación Deportiva, Perfeccionamiento y preparación a Juegos
Nacionales, Eventos Deportivos de los calendarios de Ligas y Federaciones y
capacitaciones para la buena practica en las diferentes modalidades.
6.1.1HALLAZGOS
6.1.1.1 HALLAZGO No. 1.
Se encontró de acuerdo con la revisión documental del Sistema ORFEO que de 27
convenios o contratos de apoyo con las diferentes Ligas y/o Federaciones 14 de estos
actualmente tienen documentación incompleta, lo que supone que un 51.8% de este tipo de
negocios jurídicos tiene deficiencias en la supervisión y seguimiento por parte de los
funcionarios delegados para tal fin por parte de la Subdirección Técnica de Recreación y
Deportes. Situación que se puede observar en el Cuadro No. 1, en donde la supervisión a
ligas como Ciclismo, Patinaje, Tenis , taekwondo entre otras no tienen en los expedientes
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virtuales informes del contratista, documentos de soporte como actas de inicio, informes de
pago, informes del supervisor entre otros documentos que se generan en la relación
contractual entre el IDRD y las organizaciones dedicadas al deporte. Lo cual hace que se
incumpla de manera especial la gestión por parte de los beneficiados y que no se conozca el
estado del convenio entre las dos partes, esto también genera desconocimiento y falta de
seguimiento por parte de los supervisores, por lo cual en todos los contratos deben tener su
archivo físico y en el sistema ORFEO los informes mensuales de gestión con los soportes
de utilización de recurso de los diferentes contratos o convenios realizados por el IDRD.
Cuadro 1
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El anterior hallazgo se mantiene, ya que se pudo constatar que las acciones realizadas
fueron posteriores al proceso de recaudación de información para esta evaluación por lo
cual no se tienen en cuenta para este informe; a partir de estas respuestas pueden generar
las acciones de mejora.
6.1.1.2 HALLAZGO No. 2
De manera aleatoria se solicitaron 5 contratos al Área de Apoyo a la Contratación, en los
cuales se pudo observar que cuatro (4) tienen la documentación pre contractual a la fecha,
no se evidencia la etapa legal y mucho menos la contractual de los siguientes contratos o
convenios:
1. Contrato No. 2279 de 2015, se firmó contrato el 3 de junio de 2015 con la Liga
Ecuestre de Bogotá.
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2. Contrato No. 3607- 2015, se firmó contrato el 31 de Julio de 2015 con la Liga de
Limitados Visuales de Bogotá.
3. Contrato No. 3606 de 2015, se firmó contrato el 31 de Julio de 2015 con la Liga de
Boxeo de Bogotá.
4. Contrato No. 3635 de 2015, se firmó contrato el 5 de Agosto de 2015 con la
Federación Colombiana de Atletismo.
5. Contrato No. 1339, con la Liga de Softbol de Bogotá, revisado y con la
documentación física y virtual actualizada.
Se evidenció que las Ligas y Federaciones han enviado los informes a los supervisores del
contrato pero estos no han hecho el tramite correspondiente de archivo, esto genera falta
de conocimiento del estado del proceso del contrato o convenio hecho con las Ligas o
Federaciones, por lo cual es necesario que los Supervisores y Legalizadores de estos
contratos y/o convenios envíen los soportes, informes y documentos pertinentes a la Oficina
de Apoyo a la Contratación en los tiempos requeridos por el contrato para no generar
inconsistencias en la carpeta de cada contrato.
Lo anterior se constituye en una inadecuada intervención y seguimiento por parte de la
Supervisión incumpliendo posiblemente el Articulo 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.
El anterior hallazgo se mantiene, ya que se pudo constatar que las acciones realizadas
fueron posteriores al proceso de esta evaluación.
6.1.1.3 HALLAZGO No. 3
En entrevista con el supervisor del contrato N. 3635 de 2015 con la Federación Colombiana
de Atletismo firmado el 5 de agosto de 2015, se evidenció que este contrato no hizo la etapa
legal ni contractual dentro del termino establecido para este, ya que tenia vigencia por un
mes, solamente se encuentre la etapa pre contractual; este contrato que tuvo como objeto
"prestar los servicios de apoyo para la organización y desarrollo del evento copa nacional
de montaña ciudad Bolívar" por un valor de Diecinueve millones de pesos ($19.000.000);
este evento que tenía como fecha de realización el día 9 de Agosto de 2015 y que el
supervisor afirmó que se realizó el evento deportivo sin haberse desembolsado el dinero y
mucho menos realizado la parte legal y contractual del mismo, como puede observarse en el
sistema Orfeo y en la carpeta que reposa en la Oficina de Apoyo a la Contratación.
El cumplimiento de la Resolución 099 de 2013 Manual de legalización de recursos
entregados mediante convenios y contratos celebrados por la Subdirección Técnica de
Recreación y Deportes. Si se encuentran actividades realizadas con anterioridad a la
celebración e inicio de ejecución del convenio, por lo que presuntamente se podrían
reconocer como hechos cumplidos, por lo cual los contratos deben cumplir con las fechas
establecidas para su ejecución con el fin de no incurrir en ninguna falta como lo anuncia el
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Manual de legalización de recursos entregados mediante convenios y contratos celebrados
por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes con Resolución 099 de 2013 en el
Numeral 3.5 " Solo se podrán hacer cambios en la propuesta financiera previa solicitud
escrita del conviniente o contratista y suscripción de acta aclaratoria ( ACTA DE REUNION
V1) firmada por las partes, con el visto bueno del ordenador del gasto, en los casos que asi
lo amerite sin modificar el valor ni el plazo del convenio o contrato y siempre que sea afin
con el objeto contractual."
En el manual de legalización de recursos entregados mediante convenios y contratos en el
numeral 4.1 Requisitos de la Documentación y en su literal 4.1.2 " la documentación debe
ser radicada en original y una (1) copia en la ventanilla para tal fin ..." por lo cual el anterior
hallazgo conti ua, ya que es necesario que se realicen acciones encaminadas a que lo
anterior no vu 1 a a suceder.
LUIS FRA C C CANTE CÉSPEDES
Jefe Oficina e Control Interno
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Proyecto: Carlos Arturo Cruz luengas - Contratista Oficina de Control Interno
Jalro Antonio Palacios Peña - Profesional EspeCializado (E) . Oficina de Controllntemo
Calle 63 No. 59A - 06
Tel: 660 54 00
www.idrd.gov.co
Info.: Línea 195
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