Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto SGC: SISTEMA DE GESTION DE COMERCIANTES 1. GRUPO DE TRABAJO NO. 6................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION ............................................................. 3 3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD .......................................................................... 4 3.1 FACTIBILIDAD TÉCNICA. ..................................................................................... 4 3.2 FACTIBILIDAD ECONÓMICA / VIABILIDAD. ............................................................. 5 3.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL .............................................................................. 6 4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 7 5. MARCO TEÓRICO ........................................................................................... 7 TABLA DE LAS CINCO C ...................................................................................... 8 6. OBJETIVOS ...................................................................................................... 9 6.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................... 9 6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................... 10 7. LIMITACIONES Y ALCANCES ...................................................................... 10 7.1 LIMITACIONES .................................................................................................. 10 1 Propuesta de proyecto Página 1 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto 7.2 ALCANCES ...................................................................................................... 10 8. METODOLOGIA DE EJECUCIÓN ................................................................. 11 9. ACTIVIDADES ................................................................................................ 11 10. PLANEACION Y CRONOGRAMA ................................................................ 13 11. RECURSOS, COSTOS Y FUENTES DE FINANCIACION ........................... 14 A. RECURSOS FÍSICOS ........................................................................................... 14 B. RECURSOS HUMANOS........................................................................................ 14 12. REFERENCIAS BIBLOGRÁFICAS .............................................................. 15 2 Propuesta de proyecto Página 2 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INDUSTRIAL SISTEMA DE GESTION DE COMERCIANTES PROPUESTA PROYECTO DE GRUPO 6 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA PARA EL MANEJO Y GESTION DE COMERCIANTES. 1. RED SPIDER Líder del proyecto Francisco Rosas Administrador de Planeación Elkin Socadagui Administrador de Calidad Juan Pablo Quintín Administrador de Desarrollo Erwin Segura Administrador de Soporte Mario Ortiz 2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION Se presenta inicialmente un negocio de comercialización con una estructura jerárquica predefinida, la cual grosso modo consiste en: “Los distribuidores (mayoristas), tienen uno o más subdistribuidores, cada uno de los subdistribuidores tiene uno o más Canales y cada Canal tiene uno o más Puntos de Venta”. En dicha organización existen responsabilidades en cuanto al manejo de diferentes perfiles y diferentes niveles jerárquicos, los cuales deben ser administrados de forma sistemática y bajo las restricciones definidas. La siguiente figura ilustra la estructura de la compañía en cuanto a niveles jerárquicos: 3 Propuesta de proyecto Página 3 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto Dados los fundamentos de interacción entre los elemento de la compañía y definido el problema como manejo de usuario con perfiles y diferenciación jerárquica se logra plantear la necesidad de un sistema de información que permita administrar a los comerciantes, de tal forma que cada nivel mostrado en la figura pueda administrar únicamente a los del siguiente nivel (descendiendo). Además, en cada nivel existen varios perfiles de usuario. El sistema de información lo administra un proveedor de servicios de TI. 3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD 3.1 Factibilidad Técnica. Dentro de este estudio puede evaluarse la posibilidad del sistema frente a aspectos como función, rendimiento y restricciones de los cuales se puede decir que hacen al proyecto Factible. 4 Propuesta de proyecto Página 4 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto Hardware: 1 equipo con 80Gb de disco duro, 2Gb de memoria Ram y 2.4Mhz de procesador. 1 equipo con 120Gb de disco duro, 2Gb de memoria Ram, y 2.4Mhz de procesador. 1 equipo con 40Gb de disco duro, 1Gb de memoria Ram y 2.0Mhz de procesador. Software: Motor de base de datos: MySQL 5.0 Lenguaje de programación: Java 5 IDE: NetBeans 6.5 3.2 Factibilidad Económica / Viabilidad. La idea de realizar análisis de costo/beneficio1 se fundamenta en garantizar que con los esfuerzos del grupo y el capital invertido se pueda obtener una ganancia suficientemente buena o al menos que no haya pérdidas o que el proyecto pueda fracasar financieramente. Aunque el trabajo no va a profundizar en muchas técnicas costo/beneficio, sí pretende poder mostrar que el proyecto comienza con un balance favorable teórico el cual permite que el proyecto pueda tener inicio. COSTO DEL PROYECTO SIN SOFTWARE VALOR No DE DETALLE UNITARIO UNIDADES Recoleccion de la información de los puntos $ de venta(diario) 20,000 2 Perdida del registro de los $ puntos de venta(mes) 20,000 5 VALOR TOTAL $ 40,000 $ 100,000 1 En la práctica es difícil, cuantificar apropiadamente todas las magnitudes relacionadas con el análisis costobeneficio, por lo que este análisis se limita, concretamente, al cálculo de los costos y beneficios que es posible determinar con cierta precisión. 5 Propuesta de proyecto Página 5 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto Archivador de la información recibida(diario) Entrega del pedido(diario) $ $ 17,000 8 20,000 2 TOTAL $ 136,000 $ 25,000 $ 301,000 COSTOS DEL PROYECTO CON SOFTWARE VALOR No DE VALOR DETALLE UNITARIO UNIDADES TOTAL Recoleccion de la información de los puntos $ $ de venta(diario) 20,000 0 Perdida del registro de los $ puntos de venta(mes) $ 20,000 0 Archivador de la información $ $ recibida(diario) 17,000 1 17,000 $ $ Entrega del pedido(diario) 20,000 2 40,000 TOTAL $ 57,000 Con los anteriores datos tenemos: Beneficio = $301,000 - $57,000 = $ 244,000 3.3 Factibilidad Operacional Al ser este proyecto una forma con la cual se irá aprendiendo, cuenta con recursos operacionales de la Universidad y con los que tiene cada integrante del grupo lo que permite que el proyecto no se retrase o no se pueda realizar. Por otra parte el sistema propuesto es deseable dentro del contexto del cliente y la organización en la cual se encuentra inmerso. 6 Propuesta de proyecto Página 6 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto 4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Se requiere diseñar e implementar un sistema de información el cual administre y controle la organización de unos comerciantes dados en una jerarquía mostrada en la sección de antecedentes y justificación. Para esto el sistema tendrá diferentes roles los cuales cubren cada uno de los usuarios que son los distribuidores, sub distribuidores, canales y los puntos de venta. 5. MARCO TEÓRICO RAZONES PARA PROPONER PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por los siguientes tres objetivos generales: Resolver un problema “Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas para lo que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades.” 2 Aprovechar una oportunidad “Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado.” 3 Dar respuestas a directivos 2 Sánchez R. Héctor. ¿Cómo iniciar los proyectos de sistemas de información? Articulo. [Consultado 12 Marzo 2009][En línea] Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/proysisinfo.htm 3 Sánchez R. Héctor. ¿Cómo iniciar los proyectos de sistemas de información? Articulo. [Consultado 12 Marzo 2009][En línea] Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/proysisinfo.htm 7 Propuesta de proyecto Página 7 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto “Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el desempeño.” 4 TABLA DE LAS CINCO C 5 RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION RAZON EXPLICACIÓN 1. CAPACIDAD Mayor velocidad Uso de la capacidad inherente a la computadora para efectuar de procesamiento. cálculos, ordenar, recuperar datos e información y efectuar repetidamente la misma tarea con mayor velocidad que la de los seres humanos. Incremento en el Proporcionar la capacidad de procesar una cantidad de volumen. actividades, tal vez para aprovechar nuevas oportunidades del tipo comercial, a menudo como resultado del crecimiento de la empresa, que excede las capacidades y procedimientos que fueron claves para alcanzar los logros obtenidos. Recuperación más Localización y recuperación de información del sitio donde se rápida de la encuentra almacenada y llevar a cabo búsquedas complejas. información. 2. CONTROL Mayor exactitud y Llevar a cabo los pasos de computo, incluidos los cálculos mejora de la aritméticos, contables, etc. de manera correcta y siempre en la consistencia. misma forma. Proveer mejor Salvaguardar datos importantes y sensibles en una forma tal que seguridad. solo sea accesible para el personal autorizado. 3. COMUNICACIÓN Mejorar en la Acelerar el flujo de información y mensajes entre localidades comunicación. remotas así como dentro de la oficina, se incluyen la transmisión 4 Sánchez R. Héctor. ¿Cómo iniciar los proyectos de sistemas de información? Articulo. [Consultado 12 Marzo 2009][En línea] Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/proysisinfo.htm 8 Propuesta de proyecto Página 8 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto de documentos dentro de las mismas. Integración de las Coordinar las actividades de la empresa que se llevan a cabo en áreas de la empresa. diferentes áreas de una organización a través de la captura y distribución de la información. 4. COSTOS Monitoreo de los Seguimiento de los costos de mano de obra, bienes e costos. instalaciones para determinar su evolución en relación con los esperados. Reducción de los Uso de la capacidad de computo para procesar datos con un costo costos. menor del que es posible con otros métodos, al mismo tiempo que se mantiene misma la exactitud y los mismos niveles de desempeño, 5. COMPETITIVIDAD Atraer clientes. Modificar los servicios proporcionados y la relación con los clientes de una forma tal que ellos no opten por cambiar de proveedores. Dejar fuera a la Disminuir las posibilidades de que los competidores tengan acceso competencia. al mismo mercado como consecuencia de la forma en que la organización utiliza sus sistemas de información. Mejores acuerdos Cambios en los precios, servicios, condiciones de entrega y con los proveedores. relaciones entre los proveedores y la organización para beneficio de esta. Desarrollo de Introducción de nuevos productos con características que utilizan o nuevos productos. son influenciadas por las nuevas tecnologías de la información. 6. OBJETIVOS 6.1 OBJETIVO GENERAL Analizar, diseñar e implementar un sistema de información para el manejo y la administración de los comerciantes, de tal forma que cada nivel en la que están concentrados administre únicamente a los del siguiente nivel (descendiendo). 9 Propuesta de proyecto Página 9 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto 6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Recopilar toda la información concerniente a la forma en la que se lleva a cabo los procesos en la organización. Analizar la forma en la que se lleva a cabo actualmente los procesos para sugerir y proponer cambios. Desarrollar un modelo Entidad – Relación con base en la información recopilada, que se ajuste a las necesidades del programa. Desarrollar la aplicación que cumpla con los requerimientos que cumplan con las necesidades del cliente. 7. LIMITACIONES Y ALCANCES 7.1 Limitaciones Las limitaciones concernientes a este proyecto están directamente relacionadas con el cliente dado que él es el encargado se suministrar la información y los recursos para llevar a buen termino el proyecto. 7.2 Alcances En primera instancia, la aplicación para el programa Servicio Social Universitario – Bono Alimentario permitirá: Almacenamiento de los datos personales de cada uno de los usuarios. Almacenamiento de datos acerca de Distribuidores, Sub Distribuidores, Canales y Puntos de Venta. Manejo de los datos personales de cada uno de los usuarios y de los datos acerca de los Distribuidores, Sub Distribuidores, Canales y Puntos de Venta. Registro de las actividades de los diferentes perfiles de usuario. Generación de reportes. 10 Propuesta de proyecto Página 10 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto 8. METODOLOGIA DE EJECUCIÓN En primera instancia, se realizaran reuniones con los usuarios a fin de obtener los requerimientos de una manera muy clara para poder tener muy presente los requerimientos para el sistema de información de manera que cubra con las necesidades de los usuarios, con esta información se procederá a la creación y minado de la base de datos para poder empezar con el diseño del sistema y poder revisarlo por medio de iteraciones presentando a los clientes unos prototipos funcionales de manera que puedan observar si el sistema va cumpliendo con los requerimientos especificados, todo esto lo acompañara sus respectivos documentos que darán un mayor soporte a el producto. 9. ACTIVIDADES Para lograr un desarrollo exitoso de la aplicación para el programa Servicio Social Universitario, se realizarán los siguientes pasos: 1. Entrevistas y Análisis de Información Objetivo: Permitir la identificación clara y precisa de los requerimientos para el sistema por medio de entrevistas con el usuario. Actividades a. b. c. d. Identificar la estructura jerárquica que maneja los usuarios. Determinar los procesos referentes al mismo. Establecer los productos y servicios que se deben satisfacer. Precisar las políticas a las que debe ceñirse la nueva aplicación. 2. Diseño de la Base de Datos Objetivo: Realizar un modelo de datos para el sistema y plasmarlo en una base de datos. 11 Propuesta de proyecto Página 11 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto Actividades a. Realizar el Modelo Entidad / Relación. b. Diseñar e implementar la Base de Datos. 3. Desarrollo del Aplicativo y Pruebas Objetivo: Desarrollar una serie de pruebas de manera que el software entregado a el usuario sea de alta calidad y cumpla con los requerimientos. Actividades a. Diseñar el sistema de información. b. Realizar una serie de pruebas a el producto c. Retroalimentacion por parte de los usuarios. d. Instalacion del producto y soporte al mismo. 4. Documentación Objetivo: Facilitar a los usuarios del Sistema, el uso de este, mediante documentos claros y concisos que describan cada una de las funcionalidades del aplicativo. Así mismo, proveer un manual técnico que permita futuros ajustes al Sistema que sean requeridos por los usuarios de este. Actividades a. Desarrollo del manual de usuario. b. Desarrollo del manual técnico. c. Desarrollo de la presentación. 12 Propuesta de proyecto Página 12 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto 10. PLANEACION Y CRONOGRAMA Durante el proceso de el desarrollo e implementación de la aplicación se desarrollara el producto en 7 ciclos el cual el último ciclo será el de la entrega final, estos ciclos se irán presentando cada dos semanas de esta forma garantizamos la retroalimentación dada por parte de los usuarios. A continuación se describirá los tres primeros ciclos y a medida que se vaya avanzando el proyecto y por lo tanto concluyendo cada ciclo, se definirá posteriormente el ciclo siguiente. Fase 1 Propuesta del proyecto. Definición de formatos y estándares. Instalación de aplicaciones requeridas para el desarrollo del proyecto. Fase 2 Definición de la organización interna del equipo de desarrollo. Elaboración del acta de constitución del proyecto. Realizar el proceso de especificación de requerimientos. Fase 3 Definir requerimientos generales. Definir requerimientos funcionales. Definir requerimientos no funcionales. Definir Proceso de Planeación. 13 Propuesta de proyecto Página 13 de 15 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto Fecha Fase Marzo 4 11 18 Abril 25 1 8 15 22 Mayo 29 6 13 20 Junio 27 3 1 2 3 4 5 6 7 11. RECURSOS, COSTOS Y FUENTES DE FINANCIACION a. Recursos Físicos Internet $ 100.000 Servicio de impresión y papelería $ 200.000 $ 7’500.000 $ 7.800.000 b. Recursos Humanos Valor equipo de trabajo TOTAL 14 Propuesta de proyecto Página 14 de 15 10 Gerencia y Gestión de Sistemas de Información. Universidad Nacional de Colombia Propuesta Proyecto Los costos de los recursos físicos serán a cargo del grupo de trabajo RedSpider y los costos de los recursos humanos serán a cargo de el usuario. 12. REFERENCIAS BIBLOGRÁFICAS [PMBOK2004] PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera Edición. Ejemplo_PropuestaProyectoADISI_SSUBA.doc Ejemplo Doc_2_Proceso de iniciación del proyecto 15 Propuesta de proyecto Página 15 de 15