17 CAPITULO II MARCO TEORICO “SISTEMA, INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN” 1. SISTEMAS 1.1 CONCEPTO DE SISTEMA1 • Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo. • Es un conjunto organizado de cosas o partes interactúantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.2 • Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente.3 • Conjunto de principios reunidos entre sí, de modo que formen un cuerpo de doctrina. Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y secuencialmente dispuestos contribuyen en un todo al logro de fines determinados.4 1.2.2 OBJETIVO DE LOS SISTEMAS.5 Su objeto es el de optimizar información de una manera confiable y segura para la toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se presenten en los sistemas de la empresa. 1 Raymond McLeod, Jr. “Sistemas de Información Gerencial”. Séptima Edición. Prentice-Hall. México, 2000 www.monografias.com/teoria general de sistemas 3 es.wikipedia.org/wiki/Sistema 4 www.policia.gov.co/inicio/portal/portal.nsf/paginas/GlosarioInstitucional 5 GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981 2 18 1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS6 Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes: • Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. • Totalidad. • Búsqueda de objetivos. • Insumos y productos. • Transformación. • Entropía. • Regulación. • Jerarquía. • Diferenciación. • Equifinalidad. 2. INFORMACIÓN 2.1 CONCEPTO • La información es el valor neto que se obtiene con el proceso de igualación de los elementos de un problema actual, con los elementos apropiados de los datos.7 • Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. • Información es la suma de conceptos y de reglas de actuación que fueron extraídas de una comunicación. • Es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. 6 7 GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981 Murdick Robert, Ob. Cit. 13 19 2.2 CLASES DE INFORMACIÓN. 8 La información puede verse desde tres puntos de vista: CLASES DE INFORMACION Sintáctico Semántico Pragmático Sintáctico. Estudia las relaciones que se producen entre los símbolos que representan la información, sin considerar su contenido y valor para el usuario de la misma. Semántico. Este enfoca el problema del contenido de la información, así como su capacidad para reflejar en símbolos la realidad objetiva. Pragmático. Estudia la posible utilización práctica de una información, por cuanto la misma se destina a un usuario determinado, y con una finalidad dada. 2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN. La información posee varias características las cuales se describen a continuación: • Objetivo. La información debe tener un propósito en el momento en que se transmite a una persona o a una máquina, porque de lo contrario solo será simplemente ruido o datos. 8 www.inec.gob.ni/mecovi/sisesimn/III.definicion%20%del%20Sistema.pdf 20 • Modo y Formato. Los modos de comunicación de la información a los seres humanos son sensoriales, aunque principalmente son visuales y auditivos en las organizaciones de negocios. Las máquinas pueden recibir información de muchos modos distintos, entre los que se incluye los equivalentes a los de los seres humanos, y también se extienden a medios eléctricos, químicos y otros. En cuanto al formato los seres humanos reciben la mayor parte de su información en los formatos de materiales verbales o documentos y las máquinas reciben información en el formato de patrones de energía, cintas magnéticas, tarjetas o aún en forma escrita. • Redundancia y Eficiencia. La redundancia es el exceso de información que se lleva por unidad de datos, es una salvaguarda contra errores del proceso de comunicación. La redundancia ocurre en todas las organizaciones mediante verificaciones de supervisión de los trabajadores. La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia, evidentemente en muchos sistemas de hombres y máquinas, la alta eficiencia, sin compensar errores, favorece una gran velocidad de operación así como la economía. • Proporción. La proporción de transmisión y recepción de la información puede representarse por el tiempo requerido para comprender una situación especial. Para las máquinas, la proporción puede basarse en el número de bits de información por carácter (signo), por unidad de tiempo. • Frecuencia. La frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su valor. Los informes financieros que se preparan semanalmente pueden mostrar tan poco cambio que resulten de muy poco valor, mientras que los informes 21 mensuales pueden indicar cambios de tamaño suficiente para mostrar los problemas o tendencias. • Determinista y Probabilista. La información puede conocerse con certidumbre, como ocurre ordinariamente con la información histórica. Si la información es probabilista se dará una gama serie de resultados posibles y de sus probabilidades de asociación. • Costo. El costo es un factor limitativo para obtener información. Tanto el diseñador de sistemas como el gerente, deben valorar o desechar constantemente el valor de la información comparándola con su costo. • Valor. La administración tendrá que valorar por medio del criterio la ganancia posible con la información o la posible pérdida por la falta de ésta. • Confiabilidad. La confiabilidad puede expresarse como el grado de confianza que el tomador de decisiones otorgue a la información. • Validez. La validez de la información es una medida del grado en que la información representa lo que pretenda representar. • Estado Constante o Dinámico. La información que no varía con el tiempo es llamada de estado constante, por el contrario la información de estado dinámico depende diversos factores asociados a ella. • Lineal o No Lineal. Cuando las entradas de información son funciones lineales de alguna variable, la información es lineal en contraste con la no lineal. Una gran parte de la información que utiliza la información es lineal, principalmente porque es de fácil comprensión y no hay otra mejor información disponible. 22 • Continuo o Discreto. La información puede representar una variable continua y ser por la tanto una entrada continua, o bien puede ser en forma discreta. La mayor parte de la información es discreta, o sea que los gerentes reciben informes sobre ventas, producción o problemas de personal, crisis en la planta o datos financieros en periodos separados. 2.4 FUNCIÓN DE LA INFORMACIÓN • Aumentar el conocimiento del usuario. • Proporcionar a quien Toma de decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección. • Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control. La información como tal no tiene funciones, pues estas son el funcionamiento de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de quien emplea y maneja la información. Pero también es imposible que la información dote al individuo de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la información, la organiza y la convierte en conocimiento. No es la información de modo directo. 2.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA La Información es un recurso vital, producido por los sistemas de información. Las organizaciones utilizan también otros recursos como materiales, materias primas, energía y recursos humanos, todos ellos sujetos a cada vez mayores restricciones en su uso y crecimiento, debido a problemas de escasez y, por tanto, de coste. Debe considerarse que un sistema de información no tiene porqué ser asociado a los sistemas informáticos, con los que muchas veces se les confunde. Por el contrario, un sistema de información puede ser una persona, un departamento, toda la empresa (o al menos toda parte o elemento de la empresa, o relación 23 entre los mismos, que trate con información). El Sistema de Información comprende, pues, planificación, recursos humanos y materiales, objetivos concretos a corto, medio y largo plazo, etc., aunque también tecnología y técnicas. Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información para el desarrollo de sus actividades cotidianas; tan solo tener la información adecuada de un estado financiero no necesariamente en computadoras demuestra que es necesaria la información para todo tipo de actividades y si ha esto le agregamos el uso de computadoras como herramientas junto con sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para cualquier tipo de persona como para cualquier tipo de empresa sabiendo de antemano que la información es vital en todos los aspectos, muchas empresas emplean Internet como medio de información con sus posibles consumidores, proveedores, socios. La información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos. 3. SISTEMAS DE INFORMACION 3.1 CONCEPTO. • “Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y 24 control correspondientes (decisiones) desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio”. • 9 “Son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas”. • Conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos ya sea primarios, secundarios y bases de datos relacionadas entre si con el fin de procesar entradas para realizar transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información importantes en la toma de decisiones. 3.2 OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACION El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor. El sistema de información esta al servicio de los objetivos de la empresa para lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y practicas de trabajo que resultan mas útiles y eficaces. 3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN Las características que debe tener un sistema de información son las siguientes: • Contener información interna y externa a la organización. • Consistencia e Integración. Asegurar una única fuente de información de gestión para todas las áreas de la empresa. • Facilitar la comprensión de la información mediante una ordenación adecuada de las ideas. • Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada escalón obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta dirección de la organización viva con una información creada y manipulada para ella misma. 9 Kenneth C. Laudon –Jane Price Laudon “Administración de los sistemas de información”, Editorial Prentice-Hall, 1996 25 • Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera. • Facilitar a los directivos una gestión más ágil, mediante indicadores clave adecuados a los objetivos y estructura de la organización. • Rápido acceso a la información actual e histórica. 3.4 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION En general un Sistema de Información se fundará en los principios siguientes: • Distribución (recepción) de información a (desde) todos los niveles jerárquicos • Clasificación analítica de las informaciones. • Deducción directa del contenido informacional distribuido (recibido) partiendo de un análisis funcional (desde los puntos de vista recepción-elaboracióntransmisión). • Unión estrecha de la selección de informaciones, con la posición del individuo; con conocimiento, al menos potencial, de las informaciones recibidas, elaboradas, transmitidas, por las unidades bajo su control y por su campo de aplicación. • Especificación explícita de las modalidades de comunicación de la información, tan trascendente como la selección de su contenido: informaciones periódicas, esporádicas, etc. • Medición de la eficacia de la información a través de la comprensibilidad de su contenido y de la eficiencia de la gestión: procediendo al análisis serio de una función, el contenido informativo ligado a dicha función puede determinarse sin dificultad. • Revisión del sistema informacional en función de las anomalías observadas y mediciones no alcanzadas; medidas de la eficacia de la información y control de resultados. • Verificación de que una misma información no se repita, ni sea producida paralelamente por fuerzas distintas. 26 3.5 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.10 Los elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: • El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas. • El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. • Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita el sistema de información para generar como resultado la información que se desea. • Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan, cintas magnéticas, impresoras, computadoras. • Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos. • Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto. • Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información. • Hardward: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos. • Softward: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida. 10 Daniel Cohen Karen, “Sistema de información para la toma de decisiones”, McGraw Hill, Segunda Edición 1997 27 3.6 ACTIVIDADES BASICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas ilustrado en la figura No.1, que son: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades. FIGURA 1 ENTRADAS -Datos generales del cliente - Políticas de crédito - Factura - Pagos • PROCESO - Calculo Antigüedad de saldos - Calculo de intereses - Calculo de saldo Actividades que realiza un SI ALMACENAMIENTO - Movimientos del mes - Catalogo de clientes - Facturas SALIDA - Reportes de pagos - Estado de cuenta - Pólizas contables - Consultas de saldos Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. 28 • Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). • Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos, fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. • Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se puede observar en el diseño ilustrado en la figura 1.2 29 DISENO CONCEPTUAL DE UN SI FIGURA 1.2 3.7 ORIGEN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 11 “Cuando una empresa crece la supervisión de las actividades relacionadas con ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento el empresario descubre que le seria necesario estar en varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (ósea administrar) las diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que resultaban adecuados cuando la empresa era muy pequeña, se vuelven demasiado numerosas y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador propietario se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir”. En esta situación es cuando el propietario debe decidir la implantación de un sistema de información para la empresa con el fin de cubrir todas las necesidades que han nacido con el crecimiento de la empresa. 11 BOCCHINO, William, “Sistemas de información para la administración, técnicas e instrumentos”, Trillas, Primera Edición, México, 1975 30 3.8 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información deben diseñarse para responder dinámicamente a los componentes de la empresa que necesitan saber y tener acceso a todos los conocimientos de la empresa como respuesta a los cambios locales y rápidos del entorno de trabajo. En una empresa los sistemas de información desempeñan un papel crítico. Por ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo antes posible. Los sistemas de información deben suministrar la información a tiempo, no sólo la información referente a los mercados y productos, sino también la que se refiere a los recursos (know-how, procesos,...) disponibles en la organización para responder a la demanda de productos. Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en el entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas necesidades. Las cuestiones hasta ahora planteadas van a tener respuesta a través de sistemas de información que podemos clasificar como de dos tipos y que a continuación se revisan: • Los Sistemas de Información verticales Los sistemas de información verticales son los que permiten a la organización obtener, almacenar y suministrar un acceso a la información referente a los cambios del mercado, los cambios de productos, y el uso de procesos. De alguna forma los sistemas verticales juegan un papel similar al de los sistemas de control clásico. Sin embargo los sistemas verticales permiten 31 tomar decisiones efectivas y en tiempo real frente al cambio de productos y servicios. Los elementos clave de un sistema vertical cada vez son más accesibles, y están siendo comercializados como sistemas de soporte de decisión. Los sistemas de soporte de decisión (DSS: Decision Support Systems) permiten a los directivos desarrollar sus propios modelos de decisión, bases de datos, etc. Los sistemas de soporte de decisión aportan flexibilidad y se adaptan a las necesidades cambiantes. Los sistemas de soporte de decisión que están más bien orientados hacia los directivos se suelen llamar sistemas de información para ejecutivos (EIS: Executive Information Systems). El término GDSS (Group Decision Support Systems), sistema de soporte de decisión de grupo, también es bastante frecuente. a) Sistemas de apoyo a decisiones de grupo. Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es “un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido”. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las posibilidades de encontrar una buena solución. El sistema de apoyo a decisiones de grupos esta diseñado para disminuir el comportamiento introvertido de algunos usuarios que por miedo a hablar en publico o a represiones por parte de sus compañeros no expongan su punto de vista y que muchas veces estos pueden llegar a ser muy benéficos para la empresa Los sistemas de soporte de decisión se caracterizan al menos por: 32 • Soportar tomas de decisión semiestructuradas o no estructuradas. • Ser lo suficientemente flexibles como para responder a los cambios de necesidades de la persona que toma las decisiones. • Ser fáciles de usar. b) Sistema de apoyo a decisiones. Los sistemas de apoyo a decisiones o de (DSS, Decision Support Systems) están en un nivel más alto del anterior que hemos visto. Es un sistema de apoyo a decisiones es muy similar al sistema de información gerencial tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se caracteriza de los sistemas de información gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente). Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa a diferencia de los sistemas de información gerencial tradicionales. “Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización; ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones esta hecho para una tarea administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o tarea. Elementos de los DDS: Se aplican a problemas no mal estructurados, Ayudan, pero no sustituyen el proceso de toma de decisiones, y Siempre están bajo control del usuario. 33 Componentes de los DSS:12 Los DSS ofrecen almacenamiento y recuperación de datos pero mejorando las funciones de acceso y recuperación tradicionales con ayudas para la construcción del modelo y el razonamiento basado en el modelo. Ayudan en la estructuración, modelado y resolución del problema. Áreas de aplicación típicas de los DSS son: la gestión y planificación de negocios, atención sanitaria, militar, y cualquier área de gestión en el que se encuentren situaciones de toma de decisión complejas. Se usan principalmente para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión de nivel superior (baja frecuencia y consecuencias potenciales altas) en los que el tiempo dedicado es amortizado generosamente a largo plazo. Los DSS tienen, tres componentes fundamentales: • Sistema de Gestión de las Bases de Datos (SGBD): Son los bancos de datos para los DSS. Separan al usuario de los aspectos físicos de la estructura, contenidos y procesamiento de la base de datos. • Sistema de gestión de la base del modelo (SGBM): El papel del SGBM es análogo al del SGBD. Su función principal es dar independencia entre los modelos específicos usados en el DSS y las aplicaciones que los usan. El objetivo es transformar datos en información útil para la toma de decisiones. Por lo no estructurado de muchos problemas, debería de asistir también en la construcción del modelo. • Sistema de generación y gestión del diálogo (SGGD). El principal producto de la interacción con un DSS es la profundización en el problema. Como los usuarios son a menudo gestores sin formación informática, se necesitan interfaces intuitivos y fáciles de usar. Estos interfaces ayudan en la construcción del modelo y en la interacción con 12 Monografias.com “Los Sistemas de Información”, documento de Internet 34 el mismo, proporcionando una visión y unas recomendaciones. Para una mayor sencillez en la exposición, en adelante nos referiremos a SGGD como "interfaz de usuario". Ventajas del uso de los DSS: • Menores costos. • Disponibilidad de una gran variedad de herramientas en el mercado que operan en el ambiente de microcomputadoras. • Muy baja dependencia de personas que se encuentran fuera del control de tomador de decisiones. Desventajas del uso de los DSS: • Falta de integridad y consolidación en la administración de la información. • Problemas de seguridad de la información. • Perdida del control administrativa por parte del área de informática. c) Sistema de información para ejecutivos (EIS). Un Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information System) es un sistema de soporte a la decisión que esta destinado a la alta dirección de una organización. También se define como “Un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito”. Los sistemas de información para ejecutivos suelen tener acceso a información financiera, de marketing, de ventas, información de recursos humanos, de fabricación, e información estratégica y competitiva. Un sistema de información a ejecutivos (IES) ayuda a estos a organizar sus interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en lugares accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas personales corporativas. Aunque los sistemas de información de ejecutivos se apoyan en 35 los sistemas de operaciones transaccionales y sistemas de información gerencial por la información que estos le ofrecen, los sistemas de información de ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de una manera informada. El trabajo cambia drásticamente cuando el gerente llega a la cima, por lo que el gerente debe ser capaz de enfrentar el desafío. Los gerentes de nivel más alto recibirían toda su información de los subsistemas funcionales, y estos ejecutivos tendrían que analizarla y sacar de ella los datos hasta tenerlos en una forma que les proporcione la adecuada información para la toma de decisiones. Mientras los sistemas verticales que hemos mencionado anteriormente son sistemas importantes de “conocimiento” (porque implican el desarrollo, la acumulación, el almacenamiento, y la difusión de varios tipos y niveles de información), la empresa necesita también sistemas de “actuación”. Es decir sistemas que coordinen, controlen, e integren la información y las tecnologías a través de las distintas limitaciones o fronteras. Las empresas necesitan unas capacidades de procesamiento de información que sean de “cruce funcional” (“cross-functional”) y de “cruce organizacional” (“cross-organizational”), o sistemas horizontales, que son flexibles, modulares, de propósito general, y capaces de enlazarse con otras plataformas existentes dentro y fuera de la organización. • Los sistemas de información horizontales Los sistemas horizontales cortan lateralmente tanto las funciones como los departamentos. Bajo una demanda de producto importante, es necesario tener distintas combinaciones de requerimientos de procesamiento de información para producir y entregar productos y servicios. Así, si los requerimientos de los productos cambian rápidamente, también han de cambiar los sistemas de procesamiento de información. 36 Los sistemas horizontales no solo aceleran nuestra respuesta al mercado y la habilidad de la empresa en suministrar mejores productos deseados por los clientes, sino que también mejoran la eficiencia y efectividad de importantes actividades de nuestros procesos. Estos sistemas facilitan el que todas las áreas de la empresa estén conectadas entre sí con flujos rápidos de información. Puesto que las empresas hoy se enfrentan a ciclos de vida de los productos más cortos, a un incremento de la competencia, y a la necesidad de repartir la capacidad de producción a través de los requerimientos de los productos que se caracterizan por sus cambios, han descubierto que los sistemas horizontales integrados son vitales si quieren responder dinámicamente y de forma eficiente a los cambios del mercado. Pero, ¿qué implica el diseño para los sistemas horizontales? Los sistemas horizontales requieren algo más que unas capacidades de proceso que permitan una funcionalidad cruzada y tener como objetivo la entrega rápida y adecuada del producto. Un sistema que por ejemplo reduce el tiempo de llegada del producto al mercado puede tener ventajas competitivas a corto plazo, pero las especificaciones del producto cambian. Los sistemas horizontales tienen que estar diseñados teniendo en cuenta los cambios - cambios en las especificaciones de los productos, en el requerimiento de los productos, en las necesidades del servicio. De este modo, la tendencia hacia arquitecturas abiertas, la modularidad, la flexibilidad, la posibilidad de reutilización, y otras capacidades que permitirán en el futuro ciertos cambios, son esenciales en el proceso de diseño de los sistemas horizontales. 3.9 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 13 Los tipos y usos de los sistemas de información se muestran a continuación en la figura 1.3 13 Daniel Cohen Karen “Sistemas de información para la toma de decisiones”, McGraw hill, Segunda Edición, 1997 37 FIGURA 1.3 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos son: • Sistemas de procesamiento de transacciones. • Sistemas de información gerencial. • Sistemas expertos e inteligencia artificial. • Sistemas de procesamiento de transacciones. Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa. “Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que la organización interactué con ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los datos generados por el TPS para información al minuto acerca de lo que esta pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen lentamente y sin interrupción”. 38 • Sistemas de información gerencial. Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en ingles no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni tampoco son los mismos, sino que estos sistemas incluyen procesamiento de transacciones. Los sistemas de información gerencial son sistemas de información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo. Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro mas amplio de tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento de transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de decisiones y la toma decisiones. “Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede llegar a unificar algunas de las funciones de información computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio”. • Sistemas expertos e inteligencia artificial. Primero definiremos que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser considerada la meta de los sistemas expertos. ”La AI es la actividad de proveer a máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir conductas que se consideraría inteligentes si se observarán en seres humanos. La AI representa la aplicación más sofisticada de las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano”. Los sistemas expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios. 39 El sistema experto o también llamado sistema basado en conocimiento, captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una empresa. A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el libre dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución a un problema en específico y la propone para la toma de decisiones. 3.10 FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION El Sistema de Información lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos: 1- Captación y Recolección de Datos: Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del Sistema de Información, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual. 2- Almacenamiento: Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar. También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento. 40 El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella. 3- Tratamiento de la Información: Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera. Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso. 4- Distribución y Diseminación: Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la empresa. 3.11 LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico en las organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los sistemas de información su competitividad y su adaptación a los cambios en el medio. El desarrollo de sistemas de información eficaces requiere de una administración adecuada, que garantice una orientación acorde con 41 los objetivos y estrategias de la empresa, dentro de las limitaciones de recursos y de tiempo. 14 El desarrollo de un nuevo sistema de información es una actividad no rutinaria en cualquier empresa. Además, un sistema de información introduce modificaciones en la forma de operación de la empresa. Aunque es posible pensar en desarrollar sistemas de información sin seguir metodologías ni planificar, ello aumentaría los costos y los riesgos de fracaso. Por ello es preferible desarrollar los sistemas mediante proyectos. “El trabajo a través de proyectos es la forma habitual de actuación en el desarrollo de sistemas de información. En algunos casos, la decisión de emprender un proyecto de desarrollo es consecuencia de un inmediato plan estratégico de la empresa. De esta manera, las organizaciones en un nivel alto de gestión tecnológica realizan una prospectiva a largo plazo (3 a 5 años) de sus necesidades, tanto en TI. (Tecnologías de Información) como en sistemas de información, generando planes estratégicos de sistemas. En la actualidad en las empresas es muy importante contar con una adecuada administración de proyectos ya que esto refleja el grado de calidad con que se hacen los proyectos, parece ilógico pensar que una empresa con mala administración de proyectos contara con buenos sistemas de información basados en computadoras y que en esta hubiera el buen aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros y tecnológicos). También seria sorprendente ver una empresa con una buena administración de proyectos y que esta no contara con un buen sistema de información que le ayudara a la toma de decisiones. La administración de proyectos aplicando su metodología en forma estricta es sin duda una de las mejores herramientas para desarrollar proyectos estos pueden ser de cualquier tipo o índole (proyectos de investigación de mercados, proyectos de auditoria contable, proyectos de producción, 14 Conen Karen, Daniel, Enrique Lara. “Sistemas de Información para negocios: un enfoque para la toma de decisiones”, McGraw Hill, Tercera edición, México 2000. 42 proyectos de producción, proyectos de desarrollo de sistemas de información, proyectos de diseño e implantación de redes etc.) sin importar el tamaño o giro de la empresa sea publica o privada. La administración de proyectos no es una panacea universal para cualquier empresa ya que primero hay determinar los costos de implantación y operación. Para la implantación “Los autores proponen que se debe seguir el enfoque de contingencia al determinar sin una determinada organización debe o no implantar la administración de proyectos. En otras palabras si una organización diseñada y operada bajo la estructura funcional tradicional esta alcanzando sus objetivos en forma satisfecha sin la administración de proyectos, entonces no hay razón para adoptarla”. En la actualidad con desarrollos tecnológicos avances en la ciencia computacional, en la genética, en la medicina en la astronomía, etc., hay sin duda en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo que es: la información; Se dice que quien tiene la información, clara, concreta, segura y confiable domina a los demás en cualquier que sea su área. Por lo tanto los sistemas de información son para la empresa como el sistema nervioso es para el humano; Si no existieran lo Sistemas de Información estaríamos en la edad primitiva todo lo que no rodea son sistemas e información que uniéndolos nos ayudan a la toma de decisiones. En nuestros días con el desarrollo computacional y el uso indispensable del PC como herramientas tanto en el trabajo como en casa. Ha hecho que los sistemas de información basados en computadora sean indispensables dentro de la empresa al grado que si no utilizan los sistemas de información serian obsoletos y no podrían realizar sus actividades por ejemplo: Un aeropuerto sin su sistema de información para sus aterrizajes de sus aviones, o una central de trenes sin su sistema de información de rutas alternas.