1/0 - cgr-cmpie - Contraloría General de la República

CONTRALORIA
C, NE RAI_ L, LAHL
EU_ ICA
CONTRALORiA DELEOADA
GEST,ON PUBLIOA
INSTITUCIONES FINANCIEBAS
INFORME DE AUDITORIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADISTICA (DANE)
Y FONDO ROTATORIO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
NACIONAL DE ESTADISTICA (FONDANE)
VIGENCIA 2011
PGA 2012
1/0 CGR-CMPIE:
Junio de 2012
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contralorialov.co
017
CONTRALOR1A
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bi- CA E INSMUCIONES FINANCIERAS
Contralor Delegado para la Gesti6n Juan Alberto Duque Garcia
PCiblica e Instituciones Financieras (e)
Director de Vigilancia Fiscal
Juan Alberto Duque Garcia
Supervisor
Jaime Humberto Sanabria Brausin
Equipo de Auditoria
Yenssy Milena Flechas Manosalva
Responsable de Auditoria
Auditores
Libia Esperanza Bustos Becerra
Lilia Ines Acero Chavez
Bernardo Gaviria Tinoco
Amparo Edith Orozco Salas
Doris Elizabeth Perilla Diaz
Apoyo Direccion de Estudios Sectoriales
Marco Antonio Polo Gonzalez
Carrera 10 No 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www contraloriaren.gov.co
2
CONTRALORIA°„;'1°)."-E in„rrucroNEs Firaric
TABLA DE CONTENIDO
1. HECHOS RELEVANTES DEL PERIOD° AUDITADO
5
2. CARTA DE CONCLUSIONES
6
2.1. Alcance
8
2.1.1. Balance DANE y FONDANE
8
2.1.2. Proyectos de Inversion DANE y FONDANE
8
2.1.3. Temas transversales
9
2.2. Conclusiones sobre el Balance DANE y FONDANE
9
2.2.1. Analisis Financiero
9
2.3. Conclusiones sobre la Gestion y Resultados de Proyectos de Inversion
10
2.4. Temas Transversales
12
2.4.1. Funci6n de Advertencia No. 2011EE22510 del 31-03-2011 relacionada con el
registro unificado de damnificados de la Ola Invernal
12
2.4.2. Seguimiento Convenio DANE-COLOMBIA HUMANITARIA
13
2.4.3. Funcion de Advertencia No 2008EE48894 del 13 de Agosto de 2008 — Cuentas
sin Recursos.
13
2.4.4. Informes de Austeridad
14
2.4.5. Seguimiento Planes de Mejoramiento
14
2.4.6. EvaluaciOn del Sistema de Control Interno
15
2.5. Opinion sobre los Estados Contables
15
2.5.1. EvaluaciOn del Sistema de Control Interno Contable
16
2.5.2. Manejo Presupuestal Proyectos
16
2.6. CALIFICACION DE LA GESTION
16
2.7. FENECIMIENTO DE CUENTA
19
2.8. PLAN DE MEJORAMIENTO
20
2.9. RELACION DE HALLAZGOS
20
3. RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS DE LOS
PROYECTOS DE INVERSION AUDITADOS
21
3.1. GESTION MISIONAL
21
3.2. GENERALIDADES DE LOS PROYECTOS DE INVERSION DANE-FONDANE
25
3.3. ANALISIS PROYECTO DE INVERSION FONDANE: ActualizaciOn de estudios y en
cuentas de propOsitos multiples (FONDANE)
41
3.3.1. Convenio No. 098 Ministerio Protecci6n Social — ICBF
42
3.3.2. Convenio Interadministrativo No. 4600021436 Municipio de Medellin
43
3.3.3. Conclusiones sobre la gestiOn y resultados del proyecto de inversion
"PropOsitos Wiltiples" de FONDANE
44
3.4. ANALISIS DE PROYECTOS DE INVERSION DANE:
45
3.4.1. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion de InformaciOn Poblacional y
Demografica nacional (InformaciOn Poblacional y Demografica)
45
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3
0•
CONTRALOMA LT-7,1,uRatc4"E7
AN RAs
3.4.2. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion de la Informacion relacionada con
48
aspectos socio-demograficos a nivel nacional (Sociodemograficos)
3.4.3. Mejoramiento de la capacidad tecnica y administrativa para la producci6n y
54
difusi6n de la informaciOn basica nacional (Mejoramiento Tecnico Administrativa)
3.4.4. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion de la Informacion relacionada con
58
Produccion, Comercio y Servicios nacional (ProducciOn Comercio y Servicios)
3.4.5. Levantamiento, Recopilacion y ActualizaciOn de la Informacion relacionada con
60
el cumplimiento de los objetivos del milenio nacional (Objetivos del Milenio)
3.4.6. Levantamiento, y Actualizacion de la Informacion agropecuaria a nivel nacional
65
(Agropecuaria)
3.4.7. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion de la Informacion relacionada con
69
datos espaciales a nivel nacional (Datos Espaciales)
3.4.8. Levantamiento, Recopilacian y Actualizacion de la Informacion relacionada con
73
precios a nivel nacional (Precios)
76
3.5. ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO RECURSOS OLA INVERNAL
ANEXO 1. EVALUACION DEL PROYECTO CENSO 2015 —DEPARTAMENTO
83
ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADISTICA-DANE
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CONTRALORIA
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1. HECHOS RELEVANTES DEL PERIODO AUDITADO
Dentro de los aspectos relevantes del Departamento Administrativo Nacional de
Estadistica — Dane, se celebrO el CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 100509-002-2011 entre el DANE y el Fondo Nacional de Calamidades — Subcuenta
Colombia Humanitaria —Fiduprevisora S.A., con el objeto de aunar esfuerzos
para adelantar las actividades necesarias para identificar la poblaciOn
damnificada por la emergencia invernal en todo el pals y demas actividades
tendientes a este objetivo. El valor total de este convenio; asciende en este
momento a $7.187 millones, con un valor inicial programado de $3.018 millones
y dos adiciones por $4.169 millones respectivamente. Al momento del presente
informe, el convenio se encuentra en proceso de liguidacion y cierre financiero.
Carrera 10 No. 7-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bo.ota , D. C. • Colombia •
5
con alor a n ov.co
CONTRALORIA
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INST:TUCIONS F1NANCIEAAS
Bogota D.C.,
Doctor
JORGE RAIJL BUSTAMANTE ROLDAN
Director General
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL
DE ESTADISTICA (DANE)
Carrera 59 No.26-70 Interior I — CAN
Ciudad
La Contraloria General de la RepOblica, con fundamento en las facultades
otorgadas por el articulo 267 de la Constitucion Politica, practico Auditoria al
Departamento Nacional de Estadistica DANE y al Fondo Rotatorio del
Departamento Nacional de Estadistica FONDANE, a traves de la evaluacion de
los principios de la gesti6n fiscal: Economia, eficiencia y eficacia con que
administr6 los recursos puestos a su disposiciOn dentro de los proyectos de
inversion auditados. Adicionalmente, los estados contables fueron examinados
y comparados con los del ano anterior, los cuales fueron auditados por la
Contraloria General de la RepOblica.
La auditoria incluy6 la comprobaciOn de que las operaciones financieras,
administrativas y econ6micas de los proyectos de inversion se realizaron
conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.
Asimismo, evaluo el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de
mejoramiento.
Es responsabilidad de la administraci6n el contenido de la informaci6n
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloria General de la
RepUblica. Igualmente, es responsable por la preparacion y correcta
presentaci6n de estos estados contables de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la
Contaduria General de la Naci6n. Esta responsabilidad incluye: disefiar,
implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el
cumplimiento de la mision institucional y para la preparaciOn y presentaci6n de
los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o
error; seleccionar y aplicar las politicas contables apropiadas; asi como,
efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las
circunstancias. La responsabilidad de la Contraloria General de la RepOblica
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CONTRALORIA
(it RA, Lit LA lit
g::,T;;;T:erno°.""—^
INSMUCI0t4ES FINANCIERAS
consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el
fenecimiento de la cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gesti6n y
resultados adelantados por la administraci6n de la entidad respecto de los
proyectos de inversion auditados, y la opini6n sobre la razonabilidad de los
Estados Contables.
La evaluacion se Ileve a cabo de acuerdo con normas de auditoria
gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas
internacionales de auditoria — (NIA's) y la Guia de Auditoria de la Contraloria
General de la Reptiblica, adoptada mediante ResoluciOn Organica 6368 del 22
de agosto de 2011. Tales normas requieren que planifique y efecthe la auditoria
para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables estan
libres de errores significativos. Una auditoria bajo estos parametros, incluye
examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las
revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestiOn
y resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, asi
como la adecuada implementaciOn y funcionamiento del sistema de control
interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento.
Los procedimientos de auditoria seleccionados dependen del juicio profesional
del auditor, incluyendo su evaluaciOn de los riesgos de errores significativos en
los estados contables y de la gesti6n y resultados de la entidad. En la
evaluaciOn del riesgo, el auditor considera el control interno de la entidad como
relevante para todos sus propOsitos, con el fin de disehar procedimientos de
auditoria que sean apropiados a las circunstancias. Esta auditoria tambien
incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones
contables significativas hechas por la administraci6n, asi como evaluar la
presentaciOn general de los estados contables. Consideramos que la auditoria
proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opini6n.
En el trabajo realizado no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance
de nuestra auditoria.
Los hallazgos fueron dados a conocer oportunamente a la entidad dentro del
desarrollo de la auditoria, las respuestas de la administraciOn fueron analizadas
y se incorporo en el informe lo que se encontrO debidamente soportado.
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7
CONTRALORIA
2.1. Alcance
2.1.1. Balance DANE y FONDANE
•
•
•
•
OpiniOn sobre razonabilidad de estados contables
Control Interno Contable
Presupuesto
Observaciones ComisiOn Legal de Cuentas
2.1.2. Proyectos de Inversion DANE y FONDANE
2.1.2.1. Levantamiento, RecopilaciOn y ActualizaciOn de Informacion
Poblacional y Demografica nacional (InformaciOn Poblacional y
Demografica)
2.1.2.2. Levantamiento, RecopilaciOn y ActualizaciOn de la
InformaciOn relacionada con aspectos socio-demograficos a
nivel nacional (Sociodemograficos)
2.1.2.3. Mejoramiento de la capacidad tecnica y administrativa para
la produccion y difusiOn de la informaci6n basica nacional
(Mejoramiento Tecnico Administrativa)
2.1.2.4. Levantamiento, RecopilaciOn y Actualizacion de la
Informacion relacionada con Produccion, Comercio y Servicios
nacional (ProducciOn Comercio y Servicios)
2.1.2.5. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion de la
InformaciOn relacionada con el cumplimiento de los objetivos
del milenio nacional (Objetivos del Milenio)
2.1.2.6. Levantamiento, y ActualizaciOn de la Informacion
agropecuaria a nivel nacional (Agropecuaria)
2.1.2.7. Levantamiento, Recopilacion y ActualizaciOn de la
InformaciOn relacionada con datos espaciales a nivel nacional
(Datos Espaciales)
2.1.2.8. Levantamiento, RecopilaciOn y Actualizacion de la
InformaciOn relacionada con precios a nivel nacional (Precios)
2.1.2.9. ActualizaciOn de estudios y en cuentas de prop6sitos
multiples (FONDANE)
Para la evaluaciOn de la gesti6n y resultados de los proyectos de inversion
auditados y que hacen parte del alcance de esta auditoria, se tuvieron en
cuenta los siguientes elementos:
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8
CONTRALORIA =1ZR:n.°4"`°°°^
•
•
•
Verificaci6n del estado y resultados de los Proyectos de Inversion del
DANE y FONDANE que hacen parte del alcance de esta auditoria a 31
de diciembre de 2011 a traves del analisis de criterios de desempetio,
competitividad, eficiencia y calidad.
EvaluaciOn de los controles disenados, implementados y relacionados
para estos proyectos.
Durante el desarrollo de la presente auditoria no se presentaron
denuncias relacionadas con la ejecuci6n de proyectos de inversion.
2.1.3. Temas transversales
•
•
•
•
•
Funci6n de advertencia "Cuentas sin Recursos" 2008EE48894 del 13
de Agosto de 2008
Seguimiento Ola Invernal (Convenio DANE-COLOMBIA
HUMANITARIA)
FunciOn de advertencia Ola Invernal
Informes de Austeridad
Seguimiento Planes de Mejoramiento
2.2. Conclusiones sobre el Balance DANE y FONDANE
Durante la vigencia 2011, la contabilidad de Departamento Administrativo
Nacional de Estadistica - DANE y del Fondo Rotatorio Nacional de Estadistica —
FONDANE -, se !ley() de acuerdo con las normas legales y, lo establecido en la
ResoluciOn No 357 de 2008 de la Contaduria General de la Naci6n, las
operaciones registradas en los libros de contabilidad se ajustan al Regimen de
Contabilidad Pthlica expedido por la Contaduria General de la Naci6n y al
Manual de Politicas Generales DANE y FONDANE.
2.2.1. Analisis Financiero
El Balance General del DANE a 31 de diciembre de 2011, presenta la
siguientes cifras: El Activo ascendi6 a $30.632 millones, dentro de este, el rubro
mas representative corresponde a Propiedad Planta y Equipo $27.570 millones,
representa el (90%) del activo del DANE, el Pasivo ascendi6 a $12.428
millones, esta conformado por pasivo corriente $11.074 millones (89%) y Pasivo
no Corriente $1.254 millones (11%), dentro del cual las cuentas por pagar
$10.029 representan el 81%, el pasivo corriente.
El Patrimonio ascendi6 a $18.204 millones dentro del cual el capital fiscal
$13.785 millones representa el 76%. Durante la vigencia 2011, present() un
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9
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CONTRALOR1A -,G-.7.0"`,7.7.°A6"7,A,
incremento de $3.026 millones que representa el 20 % respecto a la vigencia
anterior con una perdida en el ejercicio de $4.749 millones.
Durante el 2011, la estructura del balance de FONDANE, presento el siguiente
comportamiento; El Activo y el Patrimonio disminuyeron $6.791.4 millones y
$7.606.8 millones que corresponde at 62.21% y al 125.4% respecto a la
vigencia anterior debido at traslado de los bienes muebles e inmuebles al
DANE, de otra parte el Pasivo aumento en $809.8 millones que representa el
16.77% en relacion al ano anterior.
De los activos a 31 de diciembre de 2011 se destaca la cuenta de inversiones
por $9.381.8 millones que representa el 85.9% y el Disponible por $1.133.4
millones que corresponde al 10.4% del mismo.
El Pasivo por $4.851.2 millones, con mayor representaciOn en las cuentas de
Depositos Recibidos de Terceros por $3.773.6 millones que representa el
77.8% y Adquisicion de Bienes y Servicios Nacionales por $771.6 millones que
corresponde al 15.9% del total del pasivo.
El Patrimonio por $6.065.4 millones, con mayor representaciOn en la cuenta de
Capital Fiscal por $6.227.8 millones, durante la vigencia 2011, presento una
disminucion del $7.606.7 millones que representa el 125.4 % respecto a la
vigencia anterior con una perdida en el ejercicio de $162. 4 millones.
Los ingresos y gastos presentaron un aumento del 7% del 18%
respectivamente, en relaciOn con los de la vigencia anterior. Durante la vigencia
2011 no se recibieron recursos de la naci6n, los ingresos recibidos
corresponden a recursos propios relacionados con los convenios y contratos
celebrados con entidades del estado.
2.3.Conclusiones sobre la Gestion y Resultados de Proyectos de
Inversion
Los criterios para la evaluaciOn del estado y resultados de los proyectos de
inversion, de conformidad con lo aprobado por el Comito Tecnico, fueron
derivados de la METODOLOGIA DE AUDITORIA A PROYECTOS DE
INVERSION POBLICA de la GUIA DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA, con el fin de completar un 60% de la
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FINANCIERAS
calificaciOn de la gesti6n definitiva de la entidad l, como puede observarse en la
labia No. 1.
En el presente informe se incluye una calificaciOn de la gestiOn para cada uno
de los proyectos de inversion auditados para DANE, los cuales se ponderaron
para emitir una calificaciOn de la gestiOn, que Ilevada al 60% hace parte de la
gestiOn de la entidad para efectos del fenecimiento.
De acuerdo con la calificaciOn que se presenta en las tablas 3 y 4 el concepto
de la gestiOn realizada por la entidad en relacion con los proyectos evaluados
es favorable dado que el DANE y FONDANE para el cumplimiento de sus
funciones misionales, ejecutaron los recursos apropiados en la vigencia de
acuerdo con los principios de eficacia, eficiencia, economia y calidad,
presentando avances y resultados para cada uno de los proyectos
implementados en la vigencia 2011.
CONTROL DEGESTIONY
RESULTADOS DELOS PROYECTOS
DE INVERSION
TABLA No. 1. CRITERIOS DE CALIFICACION DE LA GESTION Y RESULTADOS DE LOS
PROYECTOS DE INVERSION
PONDERA
COMP
PRIN
FACTORES A
COMPO
CION
ONENT
OBJETIVO DE LA EVALUACION
CIPIO
EVALUAR
NENTE % SUBCOMPO
E
NENTE
Cobertura
5
co
Medir el grado de cumplimiento de
Absorcion de la
5
un objetivo planteado sin
co
Demands Actual
o
5
considerar los recursos asignados
ifi
Resultado Final
para ello
5
Legalidad
30
Medir la relacion entre la
ca
0
producci6n fisica de un bien o
c
Productividad
®
servicio y los insumos utilizados
Media
60%
para alcanzar ese nivel de
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Lo
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E
o
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o
0
In
13
co
-0
=
co
0
producto
Medir la capacidad de generar y
movilizar adecuadamente los
recursos financieros para el
cumplimiento de los objetivos
Medir la capacidad para responder
rapida y directamente a las
necesidades de los usuarios a
15
Ejecucion
Presupuestal
segOn
Programacion
20
Oportunidad
5
Accesibilidad
5
El Plan de Trabajo establecio que el concepto sobre la gestiOn y resultados se realizara con base en la matriz guia de
la METODOLOGIA DE AUDITORIA A PROYECTOS DE INVERSION POBLICA, en lo que tiene que ver con el control
de gestiOn y resultados (60%), y la evaluacion de mecanismos de Control Inferno (10%) y en la Glib\ DE AUDITORIA
DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA respecto al Control Financiero (30%).
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CONTRALORIA
6 e,CA E iNSI,TuCIONES FINANCI€AAS
L:ENEHAL tit
traves de medios como la
realizacien de sondeos de opinion,
encuestas peri6dicas, revision de
libros y buzones de sugerencias,
quejas y reclamos
Continuidad
5
Precision
5
Fuente: Plan de Trabajo ElaborO: Equ po auditor
2.4.Temas Transversales
2.4.1. Fund& de Advertencia No. 2011EE22510 del 31-03-2011
relacionada con el registro unificado de damnificados de la Ola
Invernal
Con fundamento en el articulo 267 de la ConstituciOn Politica y de conformidad
con lo previsto en el Decreto 146 de 2011, el Despacho de la Contralora
General de la RepUblica, en ejercicio de la funcion de vigilancia especial
inmediata, formula Funcion de Advertencia sabre el proceso de Registro de
Damnificados por la Emergencia Invernal —Reunidos-, a cargo del DANE, con
fundamento en la visita realizada los Was 10, 11, 12 y 13 de marzo de 2011 al
Departamento de la Guajira por parte de la Contraloria General de la RepUblica.
De la FunciOn de Advertencia se resalta lo siguiente:
La existencia de diferencias entre la informaciOn sobre damnificados del
CREPAD y el arrojado por el visor del DANE.
• En la FunciOn de Advertencia la CGR acepta que de conformidad con las
directrices presidenciales, los responsables del registro eran los alcaldes
municipales, con el apoyo de accion social.
En
el caso de la Guajira, AcciOn Social cantata el operador sin la
•
injerencia de las Alcaldias o la Gobernaci6n.
• Se entregaron ayudas con base en los listados del CREPAD, antes de la
consolidacion de REUNIDOS.
•
Estos hechos enunciados, y la respuesta del DANE a la FunciOn de
Advertencia, fueron tomados coma insumo para el desarrollo de la Estrategia
para la Vigilancia de los Recursos Asignados a la Ola Invernal promovida por la
Contralora General de la RepOblica, para lo cual, el presente equipo auditor,
ampli6 la muestra para la verificacian de estas situaciones en toda la zona
Norte (Guajira, San Andres, Magdalena, Bolivar, Cesar, Sucre) y ademas la
zona Noroccidente (Antioquia, COrdoba, Choco), dentro del convenio entre el
DANE y COLOMBIA HUMANITARIA, que se describe a continuaciOn:
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contralOria•en.•ov.00
12
CONTRALORIA
0°.70Nat,FuRstre?"°°°'
2.4.2. Seguimiento Convenio DANE-COLOMBIA HUMANITARIA
Respecto del estudio y analisis al CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 100509-002-2011 suscrito entre el DANE y el Fondo Nacional de Calamidades —
Subcuenta Colombia Humanitaria — Fiduprevisora S.A. con el objeto de "Aunar
esfuerzos para adelantar las actividades necesarias para identificar la poblacion
damnificada por la emergencia invernal en todo el pals y demas actividades
tendientes a este objetivo, los resultados genorales son los siguientes, sin
perjuicio de los hallazgos detectados y quo fueron incorporados al presente
informe:
•
Los Decretos 4702 y 4830 de 2010 delimitO las funciones del DANE
respecto al Censo, asi como las respectivas directrices presidenciales,
de las que se resalta que el proceso de diligenciamiento de las
encuestas fue de responsabilidad de los entes territoriales. En lo que
respecta al DANE, se comprob6 que se hicieron los respectivos traslados
a la Procuraduria y Fiscalia cuando se detectaron.
• La informaci6n sobre presuntos afectados que fue la base para la
entrega de formularios, fue la informaci6n reportada por la Direcci6n de
Gestibn del Riesgo, quien a su voz rocibio la informaci6n consolidada
finalizado el censo. Las diferencias existentes on todo el pais entre la
informaciOn de la DGR y REUNIDOS, no fueron responsabilidad del
DANE. Las debilidades de planeaciOn imputables al DANE consistieron
on la falta de direccionamiento del nivel central a las territoriales respecto
a la forma de la contrataciOn de la digitacian de las encuestas, que neve
a que esas diferencias ocasionaran un pago mayor a su valor real.
• Se observa que el DANE ha efectuado parcialmente las acciones
pertinentes a fin de mejorar la calidad de la informacion reportada por el
visor, dentro de las responsabilidades establecidas on la norma y
directrices presidenciales.
• Llama la atenci6n la falta de claridad del DANE sobre la utilizacion y
destinaci6n final de bienes devolutivos y de consumo controlado que
fueron adquiridos con cargo al convenio y para el use exclusive de los
objetivos del mismo, y que en la actualidad estan siendo utilizados para
otros fines misionales del DANE.
2.4.3. Funci6n de Advertencia No 2008EE48894 del 13 de Agosto de
2008 — Cuentas sin Recursos.
La FunciOn de Advertencia esta relacionada con el riesgo para el patrimonio
publico por posibles demandas en contra del DANE por el no pago oportuno de
contratos suscritos en los Oltimos meses de 2007.
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloria•en.qov.co
13
' iri°„7„ff-EBADA
CONTRALO R I A:-NS
I
-MUCIGNES INANGIE AAs
Al respecto, se verified) que a 31 de diciembre de 2009 el DANE habia
efectuado los acuerdos de pago con todos los afectados a excepcion de un
contratista el cual interpuso demanda por $4.2 millones y esta pendiente de
fallo.
La entidad atendio dentro de los terminos legales las peticiones quejas y
reclamos recibidos y las acciones de tutela que se instauraron en su momento,
las cuales se resolvieron a favor del DANE y FONDANE. Los procesos de
coneiliacion culminaron en su totalidad, en ninguno de ellos se reconociO pago
de intereses, indexaciones, o demas costas pretendidas por los convocantes.
Por lo que no se causO detrimento patrimonial para el estado.
2.4.4. Informes de Austeridad
Se verificaron los gastos efectuados durante la vigencia 2011 de DANE y
FONDANE respecto al consumo de servicios telefOnicos, impresos y
publicaciones, mantenimientos, fotocopias y servicios pUblicos y gastos por caja
menor. De lo que se concluye que su consumo es constante, ademas se
verified) que la entidad cuenta con mecanismos de control y seguimiento a los
mismos y disponible de normatividad interna para su manejo, en cumplimiento a
lo establecido en los Decretos de Austeridad.
2.4.5. Seguimiento Planes de Mejoramiento
El Plan de Mejoramiento DANE de la vigencia 2010 fue suscrito el 30 de
diciembre de 2011, por lo que a 31 de diciembre no tenia acciones vigentes
para evaluar.
De las cinco (5) observaciones que conforman el Plan de Mejoramiento, el 20%
corresponden a DirecciOn y Planeacidm Corporativa, el 60% a Contrataci6n, el
20% a Presupuestal y Contable.
No obstante lo anterior, el Equipo Auditor considera importante adicionar el
hallazgo No. 4 del Informe de la Vigencia 2010, con el fin de que las acciones
de mejora sean complementadas y ajustadas.
Respecto a FONDANE, de las seis (6) observaciones que conforman el Plan de
Mejoramiento, el 16,67% corresponden a Direccion y Planeacidin Corporativa, el
16,67% a Gestiones Misionales y el 66,67% al Manejo de Recursos Fisicos. Se
observa un avance del 30,28% y cumplimiento del 100%.
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14
CONTRALOR1A
LEL E-6._ eA G`E'ENETErEttfticTa-°^
Se resalta lo siguiente:
•
•
•
Se analizo la matriz de seguimiento de los convenios FONDANE, cuyo
plazo era el 30 de diciembre de 2011.
Informe de identificaciOn de los indicadores de CGR y analisis para
aplicaciOn en DANE-FONDANE, fecha de corte 2 de febrero de 2012.
Manejo de Inventarios FONDANE. Fue analizado desde el analisis
presupuestal y contable.
2.4.6. Evaluacion del Sistema de Control Interno
En la etapa de ejecucion el grupo auditor culmino el cuestionario preparado en
la etapa de planeaciOn, respecto a preguntas encaminadas a evaluar los
controles que minimicen los riesgos establecidos por el DANE y FONDANE en
el mapa de riesgos. Dicho cuestionario se prepar6 con la estructura del MECI;
en el subsistema de Control de Gesti6n se tuvo en cuenta los procesos de
ProducciOn de Estadisticas, Gestibn Financiera y soporte Legal a los cuales se
les aplic6 las pruebas de recorrido y se determin6 su aplicaciOn.
El Sistema de Control Inferno del Departamento Administrativo Nacional de
Estadistica — DANE y al Fondo Rotatorio del Departamento Administrativo
Nacional de Estadistica - FONDANE obtuvo una calificaciOn de Eficiente en su
evaluaciOn definitiva, con un puntaje del 1.391%, lo que significa que conforme
a los parametros establecidos, los controles generales de la entidad existen y
aplican; los controles especificos de las lineas o areas examinadas mitigan los
riesgos para los cuales fueron establecidos.
2.5. Opinion sobre los Estados Contables
En nuestra opiniOn, los estados contables presentan razonablemente, en todo
los aspectos significativos, la situaciOn financiera del Departamento
Administrativo Nacional de Estadistica - DANE y del FONDANE a 31 de
diciembre de 2011, asi como los resultados de sus operaciones por el alio
terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de
contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduria General de
la Naci6n. Por lo tanto, la Contraloria General de la Republica emite opini6n SIN
SALVEDADES para DANE y SIN SALVEDADES para FONDANE.
En ambos casos, la opini6n sobre los estados contables de la entidad para el
alio 2011, sufri6 variaciOn, ya que habia sido NEGATIVA.
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15
CONTRALORIA
2.5.1. Evaluacion del Sistema de Control Interno Contable
El Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo
Nacional de Estadistica — DANE y del Fondo Rotatorio del Departamento
Administrativo Nacional de Estadistica FONDANE, obtuvieron una calificaciOn
de 1.03, por lo cual, es eficiente. Esta calificacion indica que el Sistema de
Control Interno contable es efectivo y que aunque presenta ciertas debilidades,
en general, otorga confiabilidad a la organizacion en el manejo de los recursos y
el cumplimiento de sus objetivos y metas.
Las deficiencias del sistema de control interno corresponden a que el DANE no
dispone de un documento de analisis que determine la conveniencia del
sistema de costos para la Entidad.
2.5.2. Manejo Presupuestal Proyectos
En el manejo presupuestal de los proyectos no se evidenciaron deficiencias en
la evaluacion y se da cumplimiento a lo establecido en las normas
presupuestales, en la programaci6n, aprobaci6n y ejecuci6n de recursos,
acorde con la normatividad establecida.
2.6.CALIFICACION DE LA GESTION
CONTROLDE
GESTIONY
RESULTA DOS DE
LOSPROYECTOS
DE INVERSION
COMPONE
NTE %
CALIFICACION
PONDERADA
(*)
Calidad, Economia,
Eficiencia, Eficacia
PRIN
CIPI
0
TABLA 2. MATRIZ DE CALIFICACION DE LA GESTION
—.. —....
CALIFICAC
FACTORES A
ION BASE
OBJETIVO DE LA EVALUACION
EVALUAR
Los objetivos por principio
determinados en la matriz de
eyaluaciOn de los proyectos
Los factores por
objetivo
determinados en la
matriz de eyaluacion
de los proyectos
86,7
60%
52,02
Economia,
Eficacia
COMPONE
NTE
CONTROL
FINANCIERODE
DANEFONDANE
Las tablas definitivas de calificaciOn de la gesti6n de DANE y FONDANE, se
resumen a continuaciOn.
Establecer si los Estados Financieros
reflejan razonablemente el resultado de
sus operaciones y sus cambios en su
situacien financiera
Razonabilidad
Financiera
100
30%
30
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16
MECANISMO
S DE
CONTROL
'NO
I •
NDE
s
CONTRALORIA
...7-,Tgrl'AtT1°AE""°"
--AL — LA i.,LPtini_
c A E .smuclor4Es PINANoiEnns
m
>0
.6 c
o '0
0
te ve
w al
Obtener suficiente comprension sobre
los mecanismos de control utilizados
por el proyecto para lograr los objetivos
previstos
Calidad y Confianza
de los Mecanismos
de Control
8,04
TOTAL PORCENTAJE POR COMPONENTE
10%
8.04
100%
90,1
rot e gestion y resultados corresponde al ponderado de los proyectos de inversion auditados en
DANE
Mahn A. C
PROMEDIO
GRUPO
AUDITOR
Accesibilidad
Continuidad
Precision
TOTAL PORCENTAJE
POR COMPONENTE
PRECIOS
-0
orr
-0
m
cu
Capacidad de
Recuperation de
Prestamos y Pasivos
Oportunidad
DATOS
ESPACIALES
LU
AGROPECUARIA
Jr,
g
0
0
Capacidad de Autofinanciamiento
Ejecucion Presupuestal
segOn Programackin
OBJETIVOSDEL
MILENIO
cv
0
,,=
Le
COMERCIOY
SERVICIOS
T.?
0
Legaldad
Costo United° de
Production
Productivided Media
60%
MEJORAMIENTO
1
15'
0
rri
Cobertura
Focalizacion
Absorcen de la Demanda
Actual
Resulted° Final
5
10
5
90
85
90
85
85
90
85
85
90
90
90
90
85
85
85
90
85
85
85
85
85
95
90
85
88,1
86,3
87,5
5
90
95
80
95
85
88
88
90
88,9
10
10
70
80
70
95
65
90
80
95
70
90
70
80
70
90
70
90
70,6
88,8
10
95
90
85
95
90
85
90
90
90,0
5
80
80
80
75
80
80
80
80
79,4
10
85
85
98
98
80
95
98
95
91,8
5
80
95
90
95
90
90
95
95
91,3
85
90
90
85
90
86,3
85
85
90
90
90
85
90
90
95
88,1
87,5
89,4
86,7
POBLACIONALY
DEMOGRAFICA
o_
o
z
to
a
PONDERACION
0
SUBCOMPONEN
TE %
COMPONENTE
TABLA 3.
RESUMEN CALIFICACION PROYECTOS DANE POR COMPONENTE
FACTORES A EVALUAR
SOCIODEMOGRA
FICA
CONTROL DEGESTIONY RESULTADOSDELOSPROYECTOS
DE INVERSION
COMPONENTE
Ahora bien, a efectos de establecer el detalle de los valores enunciados en la
Tabla No. 2, se concluye que la calificaciOn ponderada corresponde al resultado
de la evaluaciOn de todos los proyectos de inversion auditados en el DANE, las
cuales se encuentran en las conclusiones de cada uno de ellos, y que se
resumen a continuation:
10
90
80
80
5
5
5
100
85
85
90
95
95
90
85
80
90
85
90
85
90
85
90
PROMEDIO TOTAL
;... A...4:•,..
Con respecto a la calificaciOn de la gestiOn de FONDANE, el resumen es el
siguiente:
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17
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CONTRALORIA
PRIN
CIPI
0
CONTROLDE
GESTION
RESULTA DOSDE
LOSPROYECTOS
DEINVERSION
Fi m
E
j '-
E ( : a'
0 pi
at
IN TPPAW)
CONTROL
NDE
AECANIS MOF'INAN CIERODE
DANESDE
FONDANE
CONTRO L
.,
TABLA 4. MATRIZ DE CALIFICACION DE LA GESTION
-- . — ..... _.._. ._
CALIFICAC
FACTORES A
ION BASE
OBJETIVO DE LA EVALUACION
EVALUAR
Calidad, Economia,
Eficiencia, Efica cia
COMPONE
NTE
5
m .“,
'5
0, c
0 '5
• Lb lii
1, 1Zto°,,LE°""
NclEgas
vicruchowisnr,A
CALIFICACION
PONDERADA
COMPONE
NTE %
n
Los objetivos por principio
determinados en la matriz de
evaluacion de los proyectos
Los factores por
objetivo
determinados en la
matriz de evaluacion
de los proyectos
86,05
60%
51,63
Establecer si los Estados Financieros
reflejan razonablemente el resultado de
sus operaciones y sus cambios en su
situacian financiera
Razonabilidad
Financiers
100
30%
30
Calidad y Confianza
de los Mecanismos
de Control
8,04
10%
8,04
100%
89,7
Obte ner suficiente comprension sobre
los mecanismos de control utilizados
por el proyecto para lograr los objetivos
previstos
TOTAL PORCENTAJE POR COMPONENTE
•(") El porcentaje de control de gestien y resultados corresponde al pondera o de los proyectos de mem!
DANE
-
..
El detalle de la calificaciOn de la gestiOn de FONDANE para el modulo de
gestion y resultados del proyecto de inversion es el siguiente:
CONTROLDEGESTIONY
RESULTADOSDE L OS PROYECTOS
DEINVERSION
COMPONENTE
TABLA 5.
RESUMEN CALIFICACION PROYECTO FONDANE POR COMPONENTE
PONDERACION
COMPONENTE
FACTORES
PRINCIPIO
SUBCOMPONENTE
%
A EVALUAR
°A
5
60%
Cobertura
10
Focalizacion
AbsorciOn de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de Produccion
,co
r,
co
=
0
5
Lt
it; S
ga
Productividad
Media
Capacidad de
CALIFICACION
PONDERADA
87,5
86,25
5
87,75
5
93
10
10
72,5
87,5
10
87,5
80
5
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 PBX: 3537700 • Bo rota, D C • Colombia • MV contraloria.e
18
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_
CONTRALORIA Ett.'sNytoRplit?„7311'"'"'"
0
7
Ta
o
Autofinanciamiento
Ejecuci6n
Presupuestal
segun
Programacion
Capacidad de
Recuperacion
de Prestamos
y Pasivos
Oportunidad
Accesibilidad
Continuidad
Precis:on
TOTAL PORCENTAJE POR COMPONENTE
>
IL
thl
1—
o0z
IJJ 11.1 -
96
5
91,25
85
83,25
85
51,63
10
5
5
5
100
82,5
86,05
30%
100
30
30
100
30
10%
100
8,04
8,04
100
de
Confianza
_Dap
Q
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Eficacia y
Eficiencia
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Razonabilidad
1— _, z 0
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Financiers
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TOTAL PORCENTAJE POR COMPONENTE
z
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Calidad y
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a w — z ce
10
05
Mecanismos
M o
de Control
TOTAL PORCENTAJE POR COMPONENTE
TOTAL CALIFICACION GESTION (60% + 30% +
10%)
- Lupo Auditor
10,0
89,7
2.7. FENECIMIENTO DE CUENTA
De acuerdo con los resultados obtenidos, se calific6 con base en los factores a
evaluar de cada components, de acuerdo con la Guia de Auditoria, que cuenta
con la ponderaciOn de cada uno de los porcentajes de tal manera que su
agregaci6n genera la calificaciOn final que sera la que determina el
Fenecimiento o no, segim los siguientes parametros:
MAYOR A 80 PUNTOS
MENOR 0 IGUAL A 80 PUNTOS
SE FENECE
NO SE FENECE
DANE
Con un puntaje de 90,1 puntos, y con base en el Concepto sobre la GestiOn y
Resultados y la Opinion sobre los Estados Contables, la Contraloria General de
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19
CONTRALOR1A
AALE.A.A
GoemAiLATuRsile.
IUCIONES FINANCILNAS
la RepOblica FENECE la cuenta del Departamento Nacional de Estadistica
DANE por la vigencia 2011.
FONDANE
Con un puntaje de 89,7 puntos, y con base en el Concepto sobre la Gesti6n y
Resultados y la Opinion sobre los Estados Contables, la Contraloria General de
la Repiblica FENECE la cuenta del Fondo Rotatorio del Departamento Nacional
de Estadistica FONDANE por la vigencia 2011.
2.8. PLAN DE MEJORAMIENTO
Con base en los resultados del proceso auditor, la Entidad debe suscribir
un Plan de Mejoramiento consolidado y presentarlo a traves del Sistema de
Rendici6n Electronico de Cuentas e Informes - SIRECI, de conformidad con lo
dispuesto en los articulos 9° y 16° de la Resolucion Organica No. 6289 del 8
de marzo de 2011 y dentro del termino establecido por el articulo 5° de la
Resolucion Organica No. 6445 de enero 6 de 2012.
Sobre dicho Plan, la Contraloria General de la Republica no emitira
pronunciamiento; no obstante, el documento sera insumo de un proximo
proceso auditor, segun lo establecido en el numeral 3.3.9, Planes de
Mejoramiento, de la Guia de Auditoria.
2.9.RELACION DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron diecinueve (19)
hallazgos administrativos, de los cuales siete (7) tienen presunta incidencia
disciplinaria y uno (1) tiene presunta connotaci6n fiscal.
Bogota, D.C.
GARCIA
(e)
LBE
Contralti
AprobO:
Revise:
Proyecto:
Comite Tecnico
Jaime Sanabria Brausin. Supervisor/
Equipo Auditor
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • vvvunt.nontraloria•en.qov.ce
20
CONTRALORIA
4, —pus_ „„
°"'"° °"°"
NANOtER AS
3. RESULTADOS DE LA EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS
DE LOS PROYECTOS DE INVERSION AUDITADOS
3.1. GESTION MISIONAL
Adicional a la revision puntual de los Proyectos de InversiOn de la presente
auditoria, la ComisiOn de la CGR evalue el seguimiento realizado por el DANE
al Plan Estrategico y de AcciOn, a fin de establecer si la informaci6n contenida
en los mencionados Planes permitia realizar un seguimiento y control adecuado
de los proyectos implementados por la Entidad para cumplir con las estrategias
del Plan Nacional de Desarrollo. Con base en el analisis realizado, se
detectaron algunas debilidades relacionadas con la forma en que se presenta la
informaciOn de los Planes antes mencionados, las cuales se presentan a
continuaciOn:
Hallazgo 1. Seguimiento Plan Estrategico
El seguimiento al Plan Indicative no contiene los programas, proyectos, metas
ni los recursos financieros asignados y ejecutados por cada programa o
proyecto ejecutado en la vigencia 2011 por el DANE, lo cual no permite evaluar
los resultados de la gestion en funciOn del Plan Nacional de Desarrollo. Por lo
anterior, y con base en el Articulo 27 de la Ley 152 de 19942, la Entidad no ha
dado cumplimiento a las obligaciones establecidas en el articulo 29 de la misma
Ley3.
Al respecto, la entidad manifiesta que en relaciOn con el seguimiento al Plan
Indicative Cuatrienal, se efectila el seguimiento de los objetivos estrategicos
definidos en el Plan, para la vigencia auditada, los cuales se encuentran
relacionados con las politicas del sistema de gestion de la entidad y las
estrategias estipuladas en el Plan Nacional de Desarrollo. De igual forma se
2 Articulo 27°.- Banco de Programas y Proyectos de Inversion Nacional. El Banco de Programas y Proyectos de
Inversion Nacional es un instrumento para la planeaciOn que registra los programas y proyectos viables tecnica,
ambiental y socioeconomicamente, susceptibles de financiacion con recursos del Presupuesto General de la Nacion.
(...) Los Ministerios, Departamentos Administrafivos, la Contraloria, la Procuraduria, la Veeduria, la Registraduria, la
Fiscalia y las entidades del orden nacional deberan preparar y evaluar los programas que vayan a ser ejecutados, en
desarrollo de los lineamientos del plan y para el cumplimiento de los planes de acciOn.
Articulo 29 "(...) Para los efectos previstos en este articulo todos los organismos de la administraciOn pOblica nacional
deberan elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones que le senale la ley,
un plan indicativo cuatrienal con planes de acci6n anuales que se constituira en la base para la posterior evaluacion de
resultados (...).
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21
CONTRALORIA
CONTRALORIA DELE OPDA
INSMUCIONZS F113ANDIEFAS
emplean los indicadores que miden el cumplimiento de dicho plan de acuerdo
con los procesos de la Entidad.
Como se aprecia en la respuesta, la entidad no desvirtUa el hallazgo de la CGR
dado que no se refiere a los programas y proyectos y recursos ejecutados por
ella para el cumplimiento de las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, por
lo cual se dificulta la evaluacian de los resultados de la gesti6n en funcion del
mencionado Plan.
Hallazgo 2. Contenido Plan de AcciOn por proyectos
El Plan de AcciOn por Proyecto de la Entidad carece de informaciOn relevante
como fecha de inicio, recursos asignados y ejecutados a cada investigaciOn
programada y responsables de cada una de ellas. Lo anterior denota
debilidades en la planeaciOn y de control de las actividades misionales
desarrolladas en cada uno de los proyectos ejecutados en la vigencia auditada,
e impide establecer el lapso en el cual se realizaron las tareas e investigaciones
y si los recursos son suficientes y se ejecutaron eficientemente por cada uno de
los responsables. Situacion que dificulta hacer un seguimiento del Plan,
teniendo en cuenta la complejidad y variedad de investigaciones que desarroll6
el DANE en la vigencia auditada.
Lo anterior no se encuentra acorde al Sistema de Gesti6n de Calidad diseriado
y adoptado por el DANE bajo los requisitos exigidos por la norma ISO
9001:2000, de conformidad con lo senalado en la Ley 872 de 2003 (Articulo
1°)4, concordante con el Modelo Estandar de Control Interno — MECI.
Al respecto, la entidad manifiesta que el Plan de acciOn de la vigencia auditada,
contiene informaciOn sobre la programaci6n de los proyectos de inversion,
investigaciones y/o componentes del DANE. De igual forma, estos elementos
contienen sus respectivas metas, actividades, tareas, responsables y fechas de
finalizacion en relacion con la programaci6n inicial pactada.
art. 1° Ley 872/03: "...El sistema de gestiOn de la calidad adoptara en cada entidad un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de ella..." y el Numeral 5.4 de la NTGCP 1000:2009
4
Carrera 10 No 17-18 P 0 - PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • vAvw.contralor
22
CONTRALORIA GGE`TrT,R„^,Teti,"'°"°°
A pesar de lo manifestado por la entidad, se comprob6 mediante pruebas de
auditoria, que durante la presente vigencia se han venido realizando ajustes al
contenido de este documento, de acuerdo con lo planteado por el equipo
auditor. No obstante, estas modificaciones no se encuentran culminadas, y el
documento no ha sido debidamente adoptado y socializado por parte de la
entidad, por lo que se confirma el hallazgo.
Hallazgo 3. Indicadores de Gesti6n
Al realizar seguimiento al Hallazgo 2 del Plan de Mejoramiento vigente de
FONDANE "Indicadores de Gestion", se observa que si bien la entidad diseri6
indicadores de gesti6n en los diferentes planes y programas que adelantan las
distintas instancias de la entidad y present6 los respectivos informes, en la
segunda meta "Realizar un informe de analisis que detalle los tipos de
indicadores de economia, equidad y costos ambientales que aplicaria para
DANE-FONDANE, tomando entre otros aspectos, la identificaciOn anterior", se
concluy6 que el indicador de economia era el "conjunto de indicadores de
eficacia y eficiencia ya determinados por la entidad"5.
De lo anterior se concluye que si bien la entidad dio cumplimiento a la acciOn de
mejoramiento propuesta, el informe de analisis de los indicadores contiene
debilidades de fondo al equiparar el indicador de economia como resultado de
los indicadores de eficacia y eficiencia.
La utilidad y fiabilidad de un buen control de gesfiOn parte de la base de tener
indicadores utiles y fiables, que permitan mostrar los resultados de las
actividades desarrolladas en un determinado periodo de tiempo. El DANE, al no
hacer la distinciOn entre un tipo de indicador y otro, impide que se establezca
con claridad si los recursos usados en los diferentes proyectos se adquirieron
oportunamente y al menor costos.
Lo anterior constituye incumplimiento del paragrafo 1° del articulo 4° de la Ley
872 de 20037 y se relaciona con la aplicacion del articulo 209 de la ConstituciOn
Tornado del informe de analisis de indicadores de gesfiOn. Dane 2012
Es importante resaltar que sobre este tema menciona la "Guia para la construed& e interpretacion de indicadores",
publicada por el DANE, que una adecuada medicien debera contar con las siguientes caracterisficas: "Ser econemica,
esto se refiere al hecho fundamental de que debe existir una proporcionalidad entre los costos incurridos en la medicien
y los beneficios y Is relevancia de la medicien."
Paragrafo 1°. Este sistema tendra como base fundamental el disc& de indicadores que permitan, como minimo, medir
variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los
5
&
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bo ta D. C. • Colombia • www.contralori
23
n
• OV CO
coNTRALoRIA
GL—AL ut.
INSMUCIONES FINANCIESAS
Politica6, que establece los principios de la FunciOn Administrativa y el articulo
12° de la Ley 42 de 19939, que precisa en su articulo 12° que el control de
gestion es el examen de la eficiencia y eficacia en las entidades del estado y
establece que las entidades deben cumplir los principios de economia, eficacia,
equidad y que sobre estos principios realizara la Contraloria General de la
Republica el control de gestion.
El DANE manifiesta en su respuesta lo siguiente: "La entidad no comparte la
anterior afirmaci6n relacionada con el incumplimiento del paragrafo 1° del articulo 4° de
Ley 872 de 2003, puesto que si dispone de un conjunto de indicadores que permiten
medir el cumplimiento de los principios de /a funcien administrative, consagradas en el
articulo 209 de Ia Carta. Lo anterior puede corroborarse, de acuerdo con lo senalado
en el archivo anexo "Informe de Analisis sobre los tipos de indicadores de economia,
equidad y costos ambientales que aplicaria para DANE — FONDANE", en respuesta al
hallazgo No 210 del plan de mejoramiento objeto de la presente observacion, (Ver folios
del 60 al 68)".
Efectivamente como lo manifiesta la entidad, si se realize) el analisis
correspondiente a los indicadores que permitan medir el cumplimiento de los
principios de la funci6n administrative, por lo que este hecho no tuvo impacto en
la evaluaciem del cumplimiento al Plan de Mejoramiento. Lo que se reprocha es
que dentro del mismo documento se considere el indicador de economia, como
el resultado de los indicadores de eficiencia y eficacia, ya que corresponde a
conceptos diferentes, con caracteristicas claramente identificables. Por lo
anterior, no se comparten las conclusiones de la entidad.
Hallazgo 4. Seguimiento al Plan de Accion
El seguimiento 6 evaluaciem de los Planes de AcciOn y Estrategico por parte del
Comite Coordinaci6n del Sistema lntegrado de Control y Gesti6n presenta
organismos de control, los cuales estaran a disposicien de los usuarios o destinatarios y seran publicados de manera
permanente en las paginas electrOnicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.
Articulo 267. (...)ARTICULO 209. La fund& administrativa esta at servicio de los intereses generales y se desarrolla
con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad,
mediante la descentralizacian, la delegaciOn y la desconcentraciOn de funciones. (...).
° Articulo 12°.- El control de gestiOn es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administraciOn de los
recursos pOblicos, determinada mediante la evaluacidn de sus procesos administrativos, Ia utilizacion de indicadores de
rentabilidad pObfica y desempe'no y la identificaciOn de la distribuciOn del excedente que estas producen, asi como de
los beneficiarios de su actividad.
FONDANE relacion6 en la cuenta fiscal, por la vigencia 2010, indicadores de gestion para medir Is eficiencia,
eficacia y financieros, haciendo falta la construccion de indicadores para evaluar la economia, equidad y la valoracihn
de costos ambientales, que en su conjunto sean coherentes con los principios de la gestion fiscal
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CONTRALOR1A 0;'.7.,"„^,T11,27- `°°°°
debilidades, incumpliendo lo establecido en el articulo 3° de la Resolucian 1009
de 201111 de la DirecciOn General del DANE, toda vez que el grado de
ejecuciOn que aparece en el seguimiento, es reportado por los responsables de
cada area, no existiendo objetividad en la mediciOn, y en algunos casos esta
medician esta sobrestimada, ya que no tienen una meta, debilidad por la cual se
puede ver afectado el cumplimiento de las actividades del Plan de AcciOn.
La entidad manifesto que: "Como primera medida, la ejecucien debe ester acorde a los metodos
y procedimientos establecidos por la Entidad, elementos que en el DANE han sido adoptados a traves de
mecanismos como la expedici6n de resoluciones, el sistema documental de procesos, entre otros
mecanismos. El seguimiento12 por su parte, debe estar acompanado por la implementaciOn de un
conjunto de indicadores disenados para los planes de la Entidad13 con el objeto que identificar las
desviaciones sobre las cuales tomar correctivos; al respecto, el DANE cuenta con una bateria de
indicadores de gestiOn generados a partir de la herramienta de gestien interne Sistema de Apoyo a la
Plapeac/On y GestiOn Institucional SPGI. Dicha herramienta es el insumo para realizar el seguimiento a los
planes institucionales de la entidad, los cuales en su estructura contienen los lineamientos y politicas del
DANE-FONDANE, est- como las metas y los indicadores de seguimienteComo instrumento adicional a
este proceso se encuentran los informes de seguimiento a la programacien tecnica (ver informe anexo
"inform° de seguimiento programaciOn tecnica 2011", folios del 1 al 10)."
Al respecto se aclara que Se aclara que el hallazgo no menciona el
incumplimiento de todas las obligaciones del Comite CoordinaciOn del Sistema
lntegrado de Control y Gesti6n, sino que se sustenta en las debilidades
detectadas en el desarrollo de estas obligaciones, teniendo en cuenta que el
mismo no se materializa en el respectivo seguimiento.
Se aclara que el principio de autocontrol mencionado por la entidad no descarta
el seguimiento obligatorio que debe hacer el comite de conformidad con la
normal. Por lo tanto, el hallazgo se mantiene en los terminos descritos.
3.2.GENERALIDADES DE LOS PROYECTOS DE INVERSION DANEFONDANE
Los siguientes hallazgos corresponden a aspectos transversales de todos los
proyectos de inversion auditados:
11 En desarrollo de los principios y componentes del Sistema de control inferno, de autocontrol y autogestiOn.
12
En desarrollo de los principios y componentes del Sistema de control interno, de autocontrol y autogesfion.
Los indicadores de gest& frente al cumplimiento de los planes de la Entidad se generan a partir de la
herramienta de apoyo a la Gesti6n Institucional — SPGI. La informaci6n de estos indicadores se encuentra ubicada en la
intranet de la entidad en la ruta: Danenet/Sistema SPGI/modulo de evaluaciOn, seguimiento y control/SPGI- Consulta
EvaluaciOn/Indicadores Disponibles.
13
Los reportes e indicadores de seguimiento a los planes institucionales se encuentran colgados en la pagina
web del DANE y pueden consultados en la siguiente ruta: http//www.dane.gov.co/Control y parficipaciOn/Planes
institucionales
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CONTRALORIA oTsTia.Tt°c`E —^
Hallazgo 5. Publication de contratos SECOP (D)
El articulo 8 del decreto 2474 de 2008, establece que la entidad contratante
sera responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y
actos asociados a los procesos de contrataci6n salvo los asuntos expresamente
sometidos a reserva. Asi mismo la Directiva No. 007 del 13 de junio de 2011,
expedida por la Procuraduria General de la Naci6n, advierte sobre la obligaciem
constitucional y legal de dar publicidad a los procesos contractuales.
Sin embargo, se observO que algunos contratos, modificaciones, adiciones,
prorrogas y acta de liquidaciOn de los siguientes contratos: 0544, 0801, 0921,
1217, 1218 de la territorial Noroccidente; 0916, 1030, 1482 de la Territorial
Norte, 714, 729,820, 1176, 1202 de DANE Central, no fueron oportunamente
publicados en el SECOP, conforme lo establece la norma. Lo anterior denota
debilidades en el seguimiento y monitoreo, y por ende vulnera la obligaciOn
constitucional y legal de dar publicidad a los contratos, asi como el principio de
transparencia pilar de los procesos contractuales.
Este hecho tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud del numeral 3115
del articulo 48 y del Numeral 1 del Articulo 34 de la Ley 734 de 2002.
En la respuesta dada por la entidad acepta que algunos contratos,
modificaciones, adiciones, actas de liquidaciones fueron publicados como
consecuencia de la observaciOn emitida por el equipo Auditor. Sin embargo, se
concluye que no es el momento ni la oportunidad para dar publication a los
actos administrativos de modificaciones, prorrogas, adiciones, y contratos por
cuanto vulnera los principios de publicidad y transparencia, tal y como se
observa en los contratos 1176, 1202 del nivel central, cuando se publice el
contrato, ya se habia ejecutado plenamente el contrato; el contrato 820 que se
realizo una prorroga, sin que se haya publicado, situaci6n que impide realizar el
seguimiento y monitoreo por parte de terceros e interesados en el mismo.
Codigo Disciplinario Dnico, Numeral 31. "Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en
detrimento del patrimonio pOblico, o con desconocimiento de los principios que regulan la contrataci6n estatal y la
funci6n administrativa contemplados en la ConstituciOn y en la ley."
ARTjCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor pUblico:1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes
contenidos en la Constitucion, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dernas ratificados por el
Congreso, las !eyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los
reglamentos y los manuales de funciones, las decisions judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los
contratos de trabajo y las Ordenes superiores emitidas por funcionario competente.
15
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CONTRALORIA
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Hallazgo 6. Funcionamiento por Inversion (D)
De acuerdo con el articulo 23 de la Ley 38 de 1989, el presupuesto de gastos
se discrimina en tres grandes rubros: 1° Gastos de funcionamiento, 2° Servicio
de la deuda, 3° Gastos de inversiOn.
Asi las cosas, se determinaron casos on los cuales se han financiado
actividades de estricto funcionamiento con presupuesto de los proyectos de
inversiOn, dentro de los que se encuentran los siguientes:
•
•
Los contratos 148316 y 148217 de la Territorial Norte; 121718 y 121819 de
la Territorial Noroccidente, corresponden a la adquisiciOn de puestos de
trabajo y adquisicion de sistemas de circuitos electricos, teniendo como
justificacion la infraestructura de la entidad y recomendaciones de salud
ocupacional. Se pudo comprobar mediante pruebas de auditoria, que
estos puestos de trabajo estan siendo utilizados on todas las actividades
administrativas, operativas y misionales de la entidad.
De otro lado, el DANE durante la vigencia 2011, suscribio 20 contratos
de arrendamiento para actividades de funcionamiento de las territoriales
y subsedes, por $557.8 millones de pesos, con cargo a varios de los
proyectos de inversiOn. Sobre el tema de contratos de arrendamiento
tenemos que con base en el decreto 4803 del 29 de diciembre de 2010,
mediante el cual "se liquida el Presupuesto General de la NaciOn para la
vigencia fiscal de 2011, se detallan las apropiaciones y se clasifican y
definen los gastos", se considera un gasto de funcionamiento el "Alquiler
de bienes muebles e inmuebles para el adecuado funcionamiento de los
Organos" (Articulo 39, Literal A, Numeral 2.1).
Adicional a lo anterior, tambien se detectaron casos de contratos de prestaci6n
de servicios, que son pagados con presupuesto de los proyectos de inversiOn,
pero que del analisis de las obligaciones de los mismos, se concluye que se
trata de actividades de funcionamiento de la entidad y que no corresponden a
Financiado con recursos del proyectos de inversiOn: Aspectos socio-demograficos
Financiado con recursos del proyectos de inversion: Objetivos del milenio
18
Financiado con recursos de los siguientes proyectos de inversion: Objetivos del milenio nacional; informaci6n
poblacional y demografica
IC
17
Financiado con recursos de los siguientes proyectos de inversion: Mejoramiento de la capacidad tecnica y
administrativa; objetos del milenio; produccion comercio y servicios; servicios pOblicos; socio-demograficos ; temas
ambientales; lanificacion y armonizaci6n estadistica; informacion poblacional y demografica
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CONTRALORIA
CONTRAWRIA DELEGADA
actividades misionales destinadas al proyecto para el cual fue concebido el
presupuesto respectivo, asi:
• Se realizaron pruebas con respecto a algunos contratos de prestaci6n de
servicios en DANE Central, financiados con proyectos de inversion,
encontrando lo siguiente: El contrato 54820, cuyas obligaciones se
relacionan con el area de presupuesto de la entidad; El contrato 56521,
cuyas obligaciones se encaminan a actividades de Almacen de la
Entidad; El contrato 57922 , cuyo contratista cumple obligaciones en el
Area de tesoreria. Adicionalmente, de la informacion entregada por la
entidad, de DANE central, se evidencia la siguiente informaci6n:
TABLA No. 6
IENTO
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Proyectos Afectados
Objetivos del Milenio, Datos Espaciales,
Cuentas Nacionales, PlanificaciOn Estadistica
Comercio y Servicios
Ambientales, Datos Espaciales, Cuentas
Nacionales, Planificacion Estadistica
Cuentas
Ambientales, Datos Espaciales,
Nacionales, PlanificaciOn Estadistica
Sociodemograficos
Ambientales, Datos Espaciales, Cuentas
Nacionales, Planificacion Estadistica
Objetivos del Milenio
Objetivos del Milenio, Datos Espaciales,
Cuentas Nacionales, Planificacion Estadistica
Objetivos del Milenio, Datos Espaciales,
Cuentas Nacionales, Planificacion Estadistica
Objetivos del Milenio, Datos Espaciales,
Cuentas Nacionales, Planificacion Estadistica
Sociodernograficos
Cuentas
Ambientales, Datos Espaciales,
Nacionales, Planificacion Estadistica
S A PROYECTOS DE INVERSION
Dependencia
No. Contratos
571, 578, 579, 589,
607,608
994
562, 566, 577
561
TESORERIA
ADMINISTRATIVA
ALMACEN E INVENTARIOS
ADMINISTRATIVA
859, 866
561, 563, 564, 565,
566, 611, 612, 625,
626
1153
516, 517, 538, 617,
619
536, 572, 581, 583,
584, 590, 591, 600,
602, 603, 609, 696
580, 596
ALMACEN E INVENTARIOS
ALMACEN E INVENTARIOS
854
582, 592, 593, 594,
597, 598, 599, 606,
640, 642, 643,651,
961
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
CENTRAL DE CUENTAS
CENTRAL DE CUENTAS
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
2° Financiado con cargo a los siguientes proyectos de inversion: Objetivos del Milenio; Datos Espaciales; Cuentas
Nacionales; Planificacion Estadistica
Financiado con cargo a los siguientes proyectos de inversion: Temas Ambientales; Datos Espaciales; Cuentas
Nacionales; Planificacion Estadistica
Financiado con cargo a los siguientes proyectos de inversion: Objetivos del Milenio; Datos Espaciales; Cuentas
22
Nacionales; Planificacion Estadistica
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CONTRALORIA
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GEEttlEAL. ut
GE FEU e GGE. E imsTrTuCioNES EiNANCiEn.5
13
14
—
Poblacional y demografica nacional
1030
Objetivos del Milenio, Datos Espaciales,
Cuentas Nacionales, Planificacion Estadistica
TOTAL CONTRATOS
567
VALOR DE LOS CONTRATOS
870.277.665
_
.
GESTION DOCUMENTAL
TRABAJO APOYO ADMIN
SIIF
58
uipo u It Of
Se aclara que en los anteriores casos, en ninguno de ellos se hace alusion al
proyecto de inversiOn "Mejoramiento de la capacidad tecnica y administrativa
para la producci6n y difusi6n de la informaciOn basica nacional", que incluye
areas como juridica, sistemas, capacitaci6n y planeaciOn.
• En la territorial norte, existen dos contratos de prestacion de servicios, el
28323 y 28424 , los cuales fueron pagados con cargo a los diferentes
proyectos de inversiOn25, pero que de sus obligaciones se deduce apoyo
administrativo a toda la territorial, ya que el 283 el soporte de sistemas
(redes, software, etc.), y la otra persona se encarga de temas
administrativos tal como se deduce del objeto del contrato. Por lo tanto,
no se encuentra correspondencia entre los proyectos de inversion
afectados y las obligaciones de los contratistas.
Lo anterior constituye subestimaciOn de los gastos de funcionamiento de la
entidad y quebrantamiento al principio presupuestal de la especializaciOn,
segi'm el cual "las apropiaciones deben referirse en cada organismo o entidad de la
administraciOn a su objeto y funciones, y se ejecutaran estrictamente con forme at fin
para el cual fueron programadas", el citado articulo 23 de la Ley 38 de 1989
dispone que el presupuesto de gastos especifique las diversas ramas de la
administraci6n publica, y dentro de estas el organismo o entidad al cual se le
autoriza el gasto. Adicionalmente, y en lo que respecta a contratos de
prestaciOn de servicios, se evidencia incumplimiento de lo establecido en el
Decreto 3074 de 1968, por lo que tiene presunta incidencia disciplinaria.
23 De conformidad con lo expresado por el Director Territorial: "En efecto, el objeto del contrato 283 es Prestacion de
servicios profesionales para desarrollar las actividades de Soporte y Apoyo a la Coordinacian Operativa en todo lo
concerniente a la elaboracian de solicitudes presupuestales, planillas, oficios y certificaciones, y demas aspectos
administrativos de los distintos proyectos Operativos de la Sede Territorial y de las Subsedes de Santa Marta,
Valledupar, Sincelejo, Riohacha, Cartagena y San Andres Isla, pertenecientes a la Direccion Territorial Node con sede
en Barranquilla."
"Prestacion de servicios para Brindar apoyo a la recoleccion automatica, estandar e integral de los datos obtenidos a
partir del metodo de encuestas, observaciOn y registros administrativos para lodas las investigaciones asegurando los
niveles de calidad, cobertura y oportunidad requeridos para la ciudad de Barranquilla". Menciona el director territorial
cue "El contratista ejecuta el contrato en la ciudad de Barranquilla pero en sus labores apoya la gesfien de la Territorial".
En los dos casos se afectaron los siguientes proyectos de inversiOn: objetivos del milenio nacional; aspectos
culturales y politicos; informaciOn agropecuaria; informacian poblacional y demografica.
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CONTRALORIA cA
'sr",,`,5',Zen?"c^"
E iNsmuchas NuancinAs
Sobre este hallazgo, la entidad manifiesta que "La entidad viene programando y
ejecutando recursos, que si bien pudieran entenderse como gastos de funcionamiento,
tienen como fin el cumplimiento de los objetivos de los diferentes proyectos de
inversiOn, sin incumplir el principio de especializaciOn presupuestal, debido a que estos
gastos estan directamente relacionados con la ejecuciOn de las actividades de los
proyectos para los cuales fueron apropiados".
El Equipo Auditor acepta que de conformidad con lo establecido por el
Departamento Nacional de Planeacion, la entidad tiene la potestad de suscribir
contratos de prestacion de servicios con cargo a los proyectos de inversiOn que
"si bien podrian corresponder a funcionamiento, se encaminan al cumplimiento
de los objetivos persequidos por el respectivo provectot (el subrayado es
nuestro). Es por ello que no se esta reprochando la suscripciOn de estos
contratos en principio de funcionamiento, cuando corresponde directamente a
los objetivos del proyecto. Es el caso, por ejemplo, de los contratos suscritos
para encuestadores, apoyo logistico para la realizacion de encuestas y otros.
Caso diferente es de aquellos contratos especificamente mencionados en el
hallazgo, los cuales no corresponden a los objetivos especificos de cualquiera
de los proyectos de inversion del DANE, sino que corresponden a actividades
de estricto funcionamiento de la entidad.
Hallazgo 7. Cesion de Contratos de Prestacien de Servicios (D)
Se evidenciaron debilidades de control respecto a la realizacion de cesiones de
contratos de prestaciOn de servicios en la Territorial Norte26, dado que se
realizan las liquidaciones de la Ultima cesiOn de los mismos, pero no de la
totalidad del contrato; tampoco se evidencia el cumplimiento de diez (10) dias
de anticipaciOn para la cesi6n, ni la constancia de empalme de los dos
contratistas con evidencia de productos entregados y pendientes de entrega.
Adicionalmente, respecto del contrato de prestaciOn de servicios 921, celebrado
el 2 de septiembre de 2011 y cedido el 9 de septiembre del mismo ano, la
certificaciOn de cumplimiento del primer contratista es de fecha 22 de diciembre,
mientras que el cumplimiento del segundo (cesionario) es de fecha 31 de
octubre. El contrato se cedi6 por lo tanto, sin haber certificado las actividades
ze Esta situacidn se observo en la territorial norte, respecto de los contratos de prestaciOn de servicios 921, 283, 278 y
240.
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30
CONTRALORI
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—N, HAL LIE htt PU,t,A Mr'It
INSMUCIONES PrNANCIEHAS
del primer contratista, incumpliendo lo preceptuado en el Manual de
Contratacien27.
Lo anterior en contravia de lo establecido en el articulo 60 de la Ley 80 de
199328 y el Manual de Contratacion del DANE29, generando presunta incidencia
disciplinaria.
Esta situaciOn se observe en la territorial norte, respecto de los contratos de
prestacien de servicios 921, 283, 278 y 240. La entidad acepta que la
liquidaciOn se realize sobre la Ultima cesion y no sobre la totalidad del contrato,
por lo que se confirma el hallazgo. Se reconoce que si bien la liquidaciOn es un
corte de cuentas entre contratante y contratista, este documento no puede ser
suplido por ningOn otro, tal como lo contempla la Ley y el Manual de
Contrataci6n. De hecho, el Manual de Contrataci6n del DANE trae un capitulo
muy claro respecto de las condiciones y requisitos para la cesion de contratos,
las cuales no fueron cumplidas en este caso.
La entidad manifiesta que "si bien es cierto, el acta de liquidaciOn final solo
contempla la liquidaciOn de la Ultima cosier) como lo afirma la ComisiOn Auditora, a lo
largo del proceso de cesion se generaron documentos a traves de la cuales se deja
expresa constancia del balance financier° desde el momento en que empieza la
ejecucien del contrato hasta el dia en que este es cedido".
Se concluye que la entidad acepta que la liquidaciOn se realize sobre la Ultima
cesion y no sobre la totalidad del contrato, por lo que se confirma el hallazgo.
Se reconoce que si bien la liquidaciOn es un corte de cuentas entre contratante
y contratista, este documento no puede ser suplido por ningOn otro, tal como lo
contempla la Ley y el Manual de Contratacion. De hecho, el Manual de
Contratacion del DANE trae un capitulo muy claro respecto de las condiciones y
27
Manual de Contratacion DANE-FONDANE- Etapa contractual: "Toda solicitud de cesion debe radicarse con diez (10)
dias de anlelaciOn, con el fin de que la entidad proceda a realizar todas las actuaciones administrativas y
presupuestales que generen tal hecho.'
8
Articulo 60 Ley 80 de 1993. "Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucian o cumplimiento se prolongue
en el tiempo y los demos que lo requieran, serail objeto de liquidaciOn (...) Tambien en esta etapa as partes acordaran
los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidaciOn constaran los acuerdos,
conciliaciones y transacciones a que Ilegaren las pales para poner fin a las divergencias presentadas y poder
declararse a paz y salvo.(...)"
28
Manual de Contratacion- Etapa contractual: "Para ejecutar el contrato cedido se deben cumplir los requisitos de
legalizacion de cualquier contrato. En consecuencia el cedente (contratista original) debera continuar ejecutando su
contrato hasta cuando el acta de cesion haya sido perfeccionada y legalizada, so pena de una eventual declaraciOn de
incumpliendo o la imposiciOn de multas".
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31
CONTRALORIA %)==crIc`"°"
smucior4ES
FINAN CIER/IS
requisitos para la cesion de contratos, las cuales no fueron cumplidas en este
caso.
Hallazgo 8. Supervision de Contratos (D)
La Resolucion No. 835 del 18 de septiembre de 2009, por la cual se establecen
los principios, procedimientos y obligaciones para ejercer el control, la id6nea
supervisiOn e interventoria en los contratos, establece como una de las
obligaciones de los supervisores de los contratos:
"6.2.11 Organizar y mantener actualizado un archivo en carpeta separada con
la documentation generada en desarrollo del contrato y/o convenio, los cuales,
una vez finalizados deben ser remitidos a la oficina asesora juridica del DANE,
Coordinacidn de licitaciones y contratos, o coordinaci6n administrativa, segCtn
corresponda, para que sea unificada con la carpeta del contrato o convenio y
continuar con el tramite del acta de liquidacion...."
Sin embargo, revisados los expedientes contractuales de la muestra, se
observO que los informes de los supervisores de los contratos no se encuentran
ni hacen parte de la carpeta como lo establece la resoluciOn, pese a que los
contratos se encuentran liquidados.
Lo anterior denota debilidades en el seguimiento y control en los procesos de
supervision, pese a que el incumplimiento de estas obligaciones trae consigo
posibles consecuencias disciplinarias conforme lo establece el articulo 9 de la
citada resolucion3°.
El presente hallazgo, tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud del
articulo 3431 de la Ley 734 de 2002.
La entidad en su respuesta aduce: "...el hallazgo estructurado por /a ComisiOn
Auditora de la Contraloria General de la Reptiblica no precisa el namero y la DirecciOn
Territorial que suscribe los contratos objetos de dicha observacidn, es lOgico que dicha
observaciem no puede configurarse en un hallazgo con incidencia disciplinaria puesto
Articulo 9.- RESPONSABILIDAD. Los servidores pUblicos designados para ejercer el control y vigilancia de los
contratos y convenios que celebre la entidad y los particulares contratados con el mismo objeto, responderan civil,
fiscal, penal y disciplinariamente por sus acciones y omisiones...
Articulo 34. "Deberes. Son deberes de todo servidor pUblico: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes
contenidos en la Constituci6n, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demos ratificados por el
Congreso, las !eyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los
reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los
contratos de trabajo y las ordenes superiores emitidas por funcionario con petente".
30
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CONTRALOR1A
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E imsTrEucioNes E.ANC:IE.AS
que no contiene los elementos propios sine qua non para configurar el hallazgo. Pues
la ComisiOn Auditora no da cuenta del hecho objeto de observaciOn, ni de los
presuntos responsables, como tampoco del nexo causal entre estos y la gesti6n
administrative cuestionada".
En primer lugar es importante anotar que esta observacion va dirigida al
incumplimiento que se presenta a lo contemplado en la Resolucien 835 de 2009
que determina que los supervisores o interventores de los contratos deben
organizar y mantener actualizado un archivo en carpeta separada con la
documentacion generada en desarrollo del contrato y/o convenio, los cuales
una vez finalizados deben ser remitidos a la oficina asesora juridica del DANE,
Coordinacien de licitaciones y contratos o coordinacien administrativa, segtin
corresponda, para que sea unificada con la carpeta del contrato o convenio y
continuer con el tramite del acta de liquidacien, documentos que no fueron
evidenciados dentro de los expedientes contractuales exam inados por el Equipo
Auditor, es decir, que los supervisores no realizan esta funcien a cargo de
ellos, simplemente dentro de la carpeta de los contratos, se observan los
informes de los contratistas y el certificado de cumplimiento con el cual se le
cancela a los mismos.
En segundo lugar, y teniendo en cuenta la respuesta de la entidad que va
referida a que no se puede configurar un hallazgo con incidencia disciplinaria,
por cuanto no contiene los elementos propios sine qua non para configurar el
hallazgo por cuanto no se da cuenta del hecho de observacien, como tampoco
el nexo causal y la gestien administrative cuestionada.
Al respecto es importante aclarar que el hallazgo hace alusien al incumplimiento
de las funciones y obligaciones administrativas a cargo de los supervisores e
interventores, contempladas en una Resolucien expedida por el mismo DANE y
de conformidad con la Ley 734 de 2002, los servidores pOblicos responderan
disciplinariamente por sus acciones y omisiones.
Hallazgo 9. Consistencia en la Informacion (PAS)
Durante el desarrollo de la auditoria, se evidenciaron errores e inconsistencies
en la informacien contractual reportada por la entidad, debido a la falta de
uniformidad en la consolidacien de bases de datos y en la utilizacien de
herramientas de Excel susceptibles de errores y riesgo de manipulacien,
adernas de inadecuado control y seguimiento por parte de los responsables de
cada una de las etapas en el proceso contractual. Los errores mas relevantes
son los siguientes:
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33
CONTRALORIA
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gnlfAELG""
iNS- 9LICIONES FINANCLEHAS
La informacion reportada por el convenio interadministrativo No. 018
celebrado entre la Alcaldia de Medellin y FONDANE reporto un error del
1251,76%, es decir, que el valor reportado de los 63 contratos celebrados
fue de $5700 millones, cuando el valor real correspondia a la suma de
$454.5 millones. Ahora bien, en comunicaci6n suscrita por el Director
General del DANE, se inform6 que estos errores se presentaron Unicamente
en la Territorial Noroccidental y que obedecen a errores decimales que
fueron tomados en pesos en el momento de realizar la consolidacian general
de la contrataciOn de la entidad.
• Sin embargo, al continuar con la evaluaciOn se encontraron mas
inconsistencias, ahora en la Territorial Norte: 1) En la territorial node existen
diferencias en las fechas de suscripcian de los contratos, como en el
contrato 1483 en el cual se manifiesta haber sido suscrito el 28 de diciembre
de 2010, cuando la fecha real es 28 de diciembre de 2011, reflejando un ano
de diferencia; 2) En el Contrato de Prestaci6n de servicios 283 de la
territorial norte, en el reporte aparecen valores totales, lo que genera que las
cifras se encuentren duplicadas, ya que el primer contratista aparece
registrado como si se hubiera ejecutado en su totalidad. 3) Contrato de
prestaci6n de servicios 921 Territorial Norte, suscrito con el primer
contratista el 2 de septiembre de 2011, por valor de $1.1 millones por el
termino de un mes. Se le pagaron 4 dias y se cedi6 el contrato a un segundo
contratista, quedando un saldo por ejecutar de $1,01 millones. La
informacion reportada a la Contraloria General de la RepUblica para la
cesiOn del contrato 921 fue de $89.475.060, valor muy diferente al real. 4) El
contrato 0944 Territorial Norte es por $3.3 millones y no por $33.01, por lo
que se evidencia deficiencias en la informaci6n reportada por DANE central,
este contrato tampoco correspondia a los proyectos auditados.
• Se observ6 que en todos los contratos que hicieron parte de la muestra
respecto del convenio suscrito con Colombia Humanitaria, se incluy6 como
consideracien juridica para la contratacien directa "el articulo 3 del decreto 146
del 21 de enero de 2011, para cumplir con lo ordenado en el paragrafo 2 del
articulo 57 del decreto 4702 del 21 de diciembre de 2010". Esta justificacion
juridica se encuentra errada, ya que se trata del articulo 5 del decreto 4702
del 21 de diciembre de 2010, que modific6 el articulo 57 del decreto 919 de
1989.
•
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34
CONTRALORIA M„°., r7glDr-Esw"
Adicionalmente, el decreto 146 de 2011 fue declarado inexequible mediante
Sentencia C-246-11 de 4 de abril de 201132 , por lo que no debia incluirse en los
contratos celebrados con posterioridad a esa fecha. Lo anterior por falta de
control en el use de plantillas o modelos para la elaboracion de los documentos
que hacen parte del proceso contractual, generando riesgo para la entidad de
contratar sin el adecuado sustento juridico.
Lo anterior genera incertidumbre sobre la calidad y consistencia de la
informaciOn y dificulta el control sobre los procedimientos, lo que incluye en
causal de solicitud de inicio de proceso administrativo sancionatorio en virtud
del articulo 101 de la Ley 42 de 199333.
La entidad al respecto manifesto que: "En relaciOn con la incertidumbre que pudo
haber generado la informacien entregada a la Comisi6n auditora en archivo.xls, la
entidad aclar6, tanto en comunicado del 27/07/2012, radicado con el c6digo ORFEO
20123000036171, como verbalmente, que el archivo Consolidado General de
Contratacien por entidad no reconoci6 los caracteres que separan los decimates,
tomandolos come valores enteros en pesos y que la eliminaciOn del separador de
decimales modificaron el valor correcto de algunos contratos.
Pese a lo anterior, es claro que la entidad ha estado atenta a presentar los
expedientes, documentos, soportes que evidencian el valor de /a contratacion,
independientemente de las inconsistencias que pudieron presentarse en /a
consolidaciOn de la informaci6n reportada en el archive en Excel y que esta situaciOn
es un hecho aislado y justificado que no implica falta de control en la gestiOn
contractual ni impediment° alguno para /a gestiOn de los entes de control".
En relaciOn con los contratos de Reunidos, la respuesta de la entidad fue la
siguiente: "Dando cumplimiento a las medidas especiales de contratacion y con sujecion al
regimen especial contemplado en el articulo 13 del Decreto 1150 de 2007 el DANE adelant6 los
procesos contractuales previstos con forme a los requisitos y formalidades que exige la ley para
32
En este caso, la modalidad de contratacion (derecho privado) estaria justificada por el articulo 25 del
decreto 919 de 1989 modificado por el articulo 3 del decreto 702 de 2010.
'3 Articulo 101°.- Los contralores impondran multas a los servidores pObhcos y particulares que manejen fondos o
bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a
las citaciones que en forma escrita as hagan las contralorias; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan
en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentaciOn de
cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revision de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan
o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorias o no les suministren oportunamente las
inforrnaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren
oportunamente o en la cuantia requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias senaladas
por las contralorias; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista merito
suficiente para ello.
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VAVW.contraloria
gen .qov_c o
CONTRALORIA =,:,:11,A °°°"
los procesos contractuales para atender lo ordenado en el Decreto 4702 de 2010 respecto a la
realizaciOn del registro Onico de damnificados por emergencia invernal 2010-2011, raz6n por la
cual y si bien es cierto como lo menciona la ComisiOn Auditora se generO en la minuta un error
de digitaciOn respecto al articulo 5 del decreto 4702, tambiOn lo as que en ningtin caso esta
situacion invalida o contraviene los preceptor legates determinados".
Analizada la respuesta de la entidad, se concluye que se aceptaron las
deficiencias que se presentaron en la consolidacion de la informaci6n. Es por
ello, que esta informaci6n contractual del DANE Central y de las Direcciones
Territoriales no debe ser manejada manualmente (Excel), conforme se observe)
por parte del Equipo Auditor, ya que esto conlleva a que se cometan errores en
la digitaciOn y se generen datos e informacion inexacta y err6nea de la misma.
Respecto a Reunidos, la entidad acept6 la observaciOn como sobre el error en
la minuta. Si bien esta situaciOn efectivamente no invalida las actuaciones
realizadas, si genera riesgo de confusi6n en el operador juridico y en terceros
interesados.
Hallazgo 10. Aplicativo SICO
Se evidenciaron debilidades tecnicas en el aplicativo utilizado para el registro,
actualizaciOn y supervision de los contratos SIC034 , al no haberse previsto un
perfil de consulta para terceros, lo que dificulta la consulta de informaciOn
basica con fines de control; no genera reportes, no reporta alarmas en
situaciones criticas como la suscripciOn de un nuevo contrato a una persona sin
haber liquidado el anterior; y se observe) que existen modificaciones a los
procesos contractuales que no estan registrados en SICO, como por ejemplo la
existencia de contratos liquidados en expedientes que aparecen en ejecuciOn
en el aplicativo, prorrogas y adiciones que no estan registradas en el aplicativo.
Asi mismo, el Sistema de Contratacian solo opera para contratos de prestaciOn
de servicios personales y operativos dejando por fuera los procesos licitatorios y
de seleccion abreviada de menor cuantia, los cuales son Ilevados de manera
manual en plantillas de Excel!.
Estas situaciones generan incertidumbre sobre la calidad en la informaciOn y
vulnerabilidad de la misma, y por ende dificulta el seguimiento y control que
debe realizar la entidad; ash mismo se evidencia la sub-utilizaciOn del aplicativo,
por cuanto se hacen modificaciones, adiciones, liquidaciones por fuera del
Sistema de Contratacion.
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CONT RALOR I A
NE, HAL UL LA AL
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INSTITUCIONEA
`"°°'
ANcienAs
mismo, lo cual no permite mantener actualizado el sistema de contrataciOn del
DANE y conlleva a que sea diligenciado de manera manual.
Lo anterior contraria lo establecido en el literal b) articulo 6.3 de la Norma
Tecnica de Calidad NTCGP-100035 en lo relacionado con el software de los
sistemas de informacion de la entidad, implementada desde el ano 2008, segun
lo dispuesto en el articulo 2 de la Ley 872 de 200336.
La entidad se pronunci6 sobre el hallazgo en los siguientes terminos: "Respecto
a esta observaciOn, la entidad se permite hacer las siguientes precisiones: teniendo en
cuenta que las vulnerabilidades son consideradas como puntos dObiles del software
que permiten que un atacante comprometa la integridad, disponibilidad y
confidencialidad del mist-no, el hecho de contar con pet-files y usuarios en el aplicativo
SICO limitando el acceso a la informackin, minimiza el riesgo de vulnerabilidad de esta.
En cuanto al perfil de consulta en el aplicativo SICO, la entidad se permite aclarar que
a la fecha cuenta con un perfil de consulta de la informaciOn de la etapa pre-contractual
(estudios previos) de los procesos de contratacion, considerando que el ingreso a la
informaciOn de las etapas contractual y post-contractual solo debe set- accesible por
personal del area de Servicios Personales e Interventores; raz6n por la cual, no se
implementO este rol. (Ver folios del 13 al 19)."
Examinada la respuesta proferida por la entidad el hallazgo se mantiene por las
siguientes razones:
En primer lugar, y respecto a los perfiles y usuarios del aplicativo y consulta del
mismo, es importante anotar que la consulta en un aplicativo es de vital
importancia por cuanto permite tanto a directivos del Dane como a terceros,
Ilevar un control, seguimiento y monitoreo sobre los procesos contractuales,
verificandola etapa en que se encuentra cada contrato, sin que se modifique la
informaciOn, por cuanto se trata de un perfil de consulta.
35
Norma Tecnica de Calidad NTCGP-1000. (...) lo 6.3 La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. La infraestructura
incluye, cuando sea aplicable: a) edificios, espacio de trabajo y sus servicios asociados (por ejemplo: redes internas de
suministro de servicios pOblicos o cableado estructural, entre otros); b) herramientas, equipos y sistemas de informacion
(tanto hardware como software) para a gestion de los procesos, y ) servicios de apoyo (tales como transporte y
comunicacion). (...)
35
Ley 872 de 2003. "Articulo 2°. Entidades y agentes obligados. El sistema de gestiOn de la calidad se desarrollara y se
pondra en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector
Descentralizado por servicios de la Rama Ejeculiva del Poder Ptiblico del orden Nacional, y en la gesti6n administrativa
necesaria para el desarrollo de las funciones propias de as demas ramas del Poder Public() en el orden nacional (...)".
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0
• CONTRALOR1A .,,Z11.„°„":_,
En segundo lugar, si bien el aplicativo contiene informacion sobre la etapa
precontractual y clausulado del contrato, no es menos cierto, que no genera los
reportes sobre la contrataci6n realizada sobre una vigencia; con items como
contratista, objeto, valor, plazo entre otros, tal y como se pudo evidenciar por la
comision de la contraloria, informacion que fue recopilada y digitada de manera
manual en Excel, lo cual genera que presentara errores de una magnitud del
1.251.76% sobre la real, generando que SICO, se convierta una herramienta
subutilizada y de poca integralidad de la informaciOn.
En tercer lugar y en cuanto a que el SICO no opera sobre procesos licitatorios
ni abreviados, por cuanto estos son reportados y manejados por el SECOP, es
importante anotar, que la publicacion de estos procesos en el SECOP
corresponde a una obligacian conforme lo establece el Decreto 3485 de 2011
con el fin de garantizar los principios de publicidad y transparencia en la
contrataciOn, sin embargo, el hecho de registrarlos en SICO permitirian Ilevar un
control y seguimiento a estos procesos.
Hallazgo 11. Acceso a la Informacion
La consulta del Sistema Documental de Procesos en DANENET37 no permite el
acceso a la informacion relacionada con los procedimientos e indicadores para
cada uno de los procesos y subprocesos que se describen, lo que dificulta
establecer si efectivamente estos se encuentran debidamente documentados y
formalizados al interior del DANE. De igual manera, se observa que los
aplicativos empleados en el Dane SPGI, Tayrona, SIARF entre otros, no tienen
interfases entre si, y el manejo esta individualizado, por lo cual es consultado
por las diferentes areas de acuerdo con las necesidades propias, impidiendo
tener una vision integral de la gestiOn de las actividades desarrolladas por el
DANE.
Lo anterior denota debilidades en el Sistema de Gestion de Calidad que
impiden la consulta de informaciOn, incumpliendo el Articulo 5 de la Ley 872 de
2003, literal A38 y el Articulo 55 de la Ley 1450 de 201139.
37
RED INTERNA del DANE
oe
Articulo 5°. Funcionalidad. El sistema debe permitir: a) Detectar y corregir oportunamente y en su totalidad las
desviaciones de los procesos que puedan afectar negativamente el cumplimiento de sus requisitos y el nivel de
satisfaccion de los usuarios, destinatarios o beneficiarios
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CONTRALORIA
=1-r7=°`°°°°
GEN—AL. un
FiNANci,..,
La entidad manifiesta que "A Mattes del Sistema Integrado de gestiOn institucional, el
cual se encuentra publicado en la intranet institucional — DANENET, se puede tener
acceso a la informaciOn de cada uno de los procesos que conforman la red de
procesos DANE, los cuales son actualizados por cada uno de los responsables y
difundidos previa autorizaciOn de la Oficina Asesora de PlaneaciOn (..X
El Equipo Auditor no acepta las explicaciones de la entidad por cuanto mediante
pruebas de auditoria se logrO determinar que no es posible acceder a la
informaciOn en tiempo real, incluso desde as terminates de la oficina de
planeaciOn.
Hallazgo 12. Gestion Archivistica (D)
Analizados los archivos de los expedientes de contrataciOn, se evidenci6
incumplimiento de la ley 594 de 2000, referente al manejo del inventario
documental, por cuanto algunas carpetas carecen de lista de chequeo y ratulos,
asi como no reposan los documentos que soportan tecnica, financiera, juridica y
operativamente las actuaciones surtidas de la entidad.
De igual forma, se evidencia falta de politicas y criterios en el archivo de las
ofertas, por cuanto a pesar de haber sido evaluadas, estudiadas y aprobadas,
en algunos casos se archivan todas, en otras solo la ganadora y en otras no se
archivan.
En algunos casos, como en el contrato 1004 FONDANE T. Central, no se
encuentran las certificaciones de cumplimientos parciales y totales del
contratista, lo cual es requisito indispensable para su liquidaciOn y pago.
Por otra parte, se observaron debilidades en el manejo y archivo de la
informacion contractual, contrariando lo establecido en el Sistema de Gesti6n
de Calidad del DANE, por cuanto se observO que dentro de los expedientes o
carpetas, reposan copia y no originales de los contratos u otrosi realizados.
Esta situaciOn denota debilidades en el manejo de la informaciOn y refleja falta
de criterios o politicas para el manejo y almacenamiento de la misma.
"Articu
lo 55. Accesibilidad a servicios de TIC.
Las entidades del Estado de los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, en el ejercicio de sus
competencias constitucionales y legales, promoveran el goce efectivo del derecho de acceso a todas as personas a la
informaci6n y las cornunicaciones, dentro de los limites establecidos por la ConsfituciOn y la Ley a traves de
Tecnologias de la InformaciOn y las Comunicaciones y se abstendran de establecer barreras, prohibiciones y
restricciones que impidan dicho acceso.
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CONTRALORIA
Adicionalmente se observo que el otrosi No. 1 del contrato 544 de 2011 de la
Territorial Noroccidental, que reposa en el expediente contractual se encuentra
sin firma del contratista, lo cual genera incertidumbre e inseguridad de la
informaciOn.
Lo anterior evidencia debilidades en la capacitaci6n y entrenamiento sobre la
funciOn archivistica al talento humano que labora en la Entidad, a la carencia de
controles implementados para el manejo documental, al no acatamiento a las
reglas y principios generales que regulan la funciOn archivistica del Estado.
El incumplimiento de la Ley 594 de 2000, manifiesta un alto riesgo en el manejo
del archivo del Ente, significando posibles perdidas y/o deterioro en la
documentaciOn. Tambien incide en la disponibilidad y agilidad para la consulta y
recuperaciOn de los documentos y ademas para asegurar su adecuado
mantenimiento garantizando la integridad fisica y funcional de los mismos, por
lo que se evidencia presunta incidencia disciplinaria.
La entidad manifiesta que: "Debido a/ deterioro que regularmente presentan algunas
carpetas en el archivo, se hizo necesario el cambio de /a caratula a las de Folder Yute
con el objeto de preservar el mayor tiempo posible su conservaciOn, razOn por la cual
se estableciO pasar los expedientes contractuales a las nuevas carpetas y foliar las
mismos, no sin antes verificar los documentos del proceso pues era necesario
garantizar que las nuevas carpetas archivaran los mismos documentos y
correspondieran a la misma serie documental generada para la oficina por parte del
grupo de GestiOn documental. En desarrollo de esta actividad algunos ratulos se
datiaron pero se este adelantando el proceso de rotulaciOn, adicionalmente por
lineamientos de la Secretaria General a partir de este arlo toda la documentaci6n de
servicios personales se esta escaneando e ingresando en el sistema Orfeo como parte
del mejoramiento continuo.
Con relaciOn a los documentos que soportan la parte tecnica, juridica y financiera de
los procesos licitatorios y procesos abreviados por la causal de menor cuantia se
aclara que Ostos reposan en las respectivas propuestas, ya que la evaluaciOn se Ileva
a cabo sobre cada una de ellas individualmente y se elabora el documento que las
analiza y compara, evaluaciones que reposan on las carpetas contractuales de cada
proceso. Las ofertas presentadas en cada proceso se archivan con el proceso
contractual, pero individualmente y solo se incorpora a la carpeta contractual la
propuesta seleccionada, por lo tanto en todos los procesos reposan los documentos
del desarrollo contractual, y a pesar de que las propuestas no seleccionadas no se
encuentren junto a la carpeta contractual se encuentran en el archivo de la
coordinaci6n el cual tiene las suficientes medidas de seguridad y el personal que tiene
a cargo esta misiOn es el id6neo, quien maneja como mecanismo de control una base
de datos en la cual se registra el movimiento de las carpetas lo cual permite brindar
informaci6n en forma oportuna y eficiente. "
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CONTRALORIA
—EA
Analizado cada uno de los apartes de la respuesta de la entidad, se concluye lo
siguiente: 1) Sobre la inexistencia de rOtulos la entidad manifiesta que se dio
por deterioro de algunas carpetas y que se esta en proceso de cambio. Para el
equipo auditor la respuesta no satisface los fundamentos del hallazgo, por
cuanto se trata de procesos contractuales cerrados, los cuales deben cumplir
con todas las normas de gesti6n documental a fines de control; 2) Sobre los
documentos que soportan la parte tecnica, juridica y financiera de los procesos
licitatorios y procesos abreviados, la entidad manifiesta que los mismos reposan
en las respecfivas propuestas. No es de recibo esta respuesta, ya que no se
logrO determinar la ubicaciOn de los mismos dentro de los respectivos
expedientes contractuales. Sobre la situaci6n presentada en la Territorial
Noroccidente respecto de dentro de los expedientes o carpetas, reposan copia
y no originales de los contratos u otrosi realizados, la entidad acept6 la
deficiencia y se comprometiO a incluirla dentro del Plan de Mejoramiento.
Respecto de los demas aspectos relacionados en el hallazgo, no se pronunci6
la entidad.
3.3.ANALISIS PROYECTO DE INVERSION FONDANE: ActualizaciOn de
estudios y en cuentas de prop6sitos multiples (FONDANE)
La adopciOn de la politica nacional y del plan de informaciOn basica, con el fin
de dotar al pais de un sistema de informaciOn oficial basica que contribuya a la
GeneraciOn de conocimiento esencial sobre la realidad nacional y sus
tendencias, ha demandado actualizar estudios y realizar encuestas de multiples
Prop6sitos, a traves de la celebraciOn de convenios y contratos para producir
informaciOn con mayor cobertura geografica, tematica y sectorial, Indispensable
para la formulacion de political y para la toma de decisiones, con la
desagregaci6n que requieran el DANE y otras entidades oficiales, los entes
Territoriales y las personas naturales y juridicas de derecho privado.
El Fondo Rotatorio del Departamento Administrativo Nacional de Estadistica
FONDANE, siendo la entidad operativa encargada de manejar los recursos para
Apoyar y financiar el desarrollo de los programas que las normas vigentes le
han asignado al DANE con el prop6sito de contribuir al desarrollo economico,
Social y tecnolOgico del pals, en virtud de las funciones descritas en el decreto
590 de 1991, y las normas que lo modifiquen o amplien, se faculta para manejar
los recursos y financiar la realizaciOn por parte del DANE, de los diferentes
estudios como censos y las encuestas que serviran de base para los programas
y Proyectos de caracter, tecnologico y de desarrollo.
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CONTRALORIA ,=:A"EGA
El presupuesto de ingresos aforado a FONDANE Recursos Propios para la
vigencia 2011 esta en su totalidad por ingresos corrientes. A efectos de la
presente auditoria, para el 2011 el valor total de los convenios ascendio a la
suma de $9.686 millones, de los cuales se ejecutaron $6.565 millones. El
Equipo Auditor realizO un analisis de la gestion y resultados, incluyendo su
contrataci6n derivada de los siguientes:
3.3.1. Convenio No. 098 Ministerio Proteccion Social — ICBF
ENCUESTA DE ACTIVIDADES REALIZADAS POR NINOS, NINAS Y
ADOLECENTES — ICBF SegOn el Acuerdo DANE — OIT N° 89613 firmado en 2001, el DANE se
compromete a realizar una encuesta que proporcione informacibn sobre
actividades economicas y no economicas de ninos, ninas y adolescentes y
desarrollar capacidad para desarrollar encuestas de Trabajo Infantil.
La encuesta se realizo en octubre de 2011, es la segunda encuesta que se
realiza on el pals sobre este tema. La primera encuesta nacional on profundidad
sobre trabajo infantil se realizO on 2001 y sirvio para comenzar a levantar
informaciOn relevante con respecto a este fen6meno en Colombia.
El objetivo principal de la Encuesta Nacional de Trabajo Infantil 2011, es
generar datos cuantitativos y cualitativos sobre las actividades de los ninos,
ninas y adolescentes (incluidas las escolares, las economicas y las no
economicas).
Tomando on cuenta las recomendaciones entregadas por las entidades
corresponsales on la realizaciOn de la Encuesta on Profundidad sobre Trabajo
Infantil 2011 (Institute de Bienestar Familiar — ICBF y del Ministerio de
Proteccian Social- MPS); asi mismo como las recomendaciones dictadas por la
OrganizaciOn Internacional del Trabajo — OIT, on los convenios No. 132 sobre la
edad minima y el No. 189 sobre las peores formas de trabajo infantil, se
establecio que era necesario la aplicacien simultanea de dos formularios que
capturen informaci6n proveniente de un adulto que viva con los menores de
edad preferiblemente el adulto mayor de edad responsable del cuidado de los
menores (madre, padre o tutor) y de los mismos menores de edad: ninos, nines
y adolescentes como informantes directos. La informacion que se pretende
capturar no solo la participaciOn de los ninos, ninas y adolescentes on
actividades economicas, sino tambien otro tipo de actividades que estan por
fuera del Sistema de Cuentas Nacionales - SCN como actividades economicas
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CONTRALORIA
GENLHAL
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vEPUBt.
°"'^° °°°^
iNsmucicNEs nwaticiERAs
no remuneradas, los oficios del hogar y demas actividades propias de esta
poblaciOn (escolares y recreativas).
Los Indicadores de GestiOn para el proyecto permiten medir en tiempo real la
ejecuciOn y ubicaci6n de cada operativo que se esta realizando y cada una de
las actividades programadas.
Cada semana la Central recibe el avance de la recolecciOn de la informacion y
mensualmente un informe a la Central donde se especifican los resultados y
causas de las inconsistencias si las hay y de la informaciOn que no se pudo
levantar.
Se evidenciaron cada una de las actividades del Plan de Acci6n el cual se
cumpliO en un 100%.
La publication de la encuesta se realiza entre 3 y 6 meses despues de su
levantamiento.
3.3.2. Convenio Interadministrativo No. 4600021436 Municipio de
Medellin
El convenio interadministrativo celebrado entre el Departamento Administrativo
Nacional de Estadistica DANE — Fondo Rotatorio del Departamento
Administrativo Nacional de Estadistica — Fondane y el Municipio de Medellin Departamento Administrativo de Planeacien, tiene como objeto aunar
esfuerzos para aplicar la gran encuesta Integrada de Hogares GEIH en el
municipio de Medellin con representatividad para 16 comunas durante un
periodo de dote (12) meses que permita disenar y orientar politicas pUblicas
para propender por el desarrollo de la calidad de vida de la poblacion
residente en el Municipio.
El DANE presenta cronograma del proyecto donde se definen los tiempos
requeridos para las diferentes actividades, y que garantiza la entrega de los
productos en el plazo establecido. La duration del presente convenio es de 16
meses contados a partir de su perfeccionamiento. El valor del convenio es de
$952.000.000 aportados por el Municipio de Medellin. El convenio fue suscrito
el 30 de septiembre de 2009. El 3 de diciembre de 2009, se suscribe el acta
No. 1 recibo a satisfacciOn del cronograma, cuadro donde se distribuiran los
756 segmentos y factura de cobro por $476 millones. El 23 de septiembre de
2010, se suscribe el acta de liquidacion parcial donde se observa que se han
cancelado $904.400.000, en diciembre 9 de 2009 y marzo de 2010, quedando
pendiente por ejecutar la suma de $47.6millones.
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0•
CONTRALORiA gorg—ot.D.:70tAs
El 28 de septiembre de 2010, se celebra el acta de modificaci6n No. 1 adicion y
ampliacion del convenio por valor de $450 millones y de seis meses mss,
contados a partir del 15 de febrero de 2011. El 17 de junio de 2011, se celebra
la prorroga No. 2, por seis meses a partir del 15 de agosto de 2011 por lo cual
se extenders hasta el 15 de febrero de 2012.
3.3.3. Conclusiones sobre la gestiOn y resultados del proyecto de
inversion "Propositos Multiples" de FONDANE
TABLA 7
MATRIZ DE CALIFICACION DE LA GESTION
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Eficie ncia
COMPONENTE
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EVALUACION
FACTORES A
EVALUAR
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NTE % (")
CALIFICACI
ON
PONDERAD
A
Los objetivos por principio
determinados en la matriz de
evaluaciOn del proyecto
Los factores por
objetivo
determinados en la
matriz de evaluacian
del proyecto
60%
51,58
Razonabilidad
ci
Finanera
30%
Calidad y Confianza
de los Mecanismos
de Control
10%
Establecer si los Estados
Financieros reflfiejan
razonablemente el resultado de
sus operaciones y sus cambios
en su situacion financiera
Obtener suficiente
comprensiOn sobre los
mecanismos de control
utilizados por el proyecto para
lograr los objetivos previstos
TOTAL PORCENTAJE POR COMPONENTE
( ) El porcentaje de control e gestion y
inversion auditado de FONDANE
30
8,04
89,6
100%
• Conclusiones sobre la ejecucion del proyecto:
Mediante la ejecuciOn de los diferentes convenios el proyecto permitiO el
fortalecimiento de los procesos pOblicos de obtenciOn y analisis de informaci6n,
el cumplimiento de la funciOn de regulacion y apoyo a otros productores
oficiales de informacian estadistica, el fortalecimiento de la capacidad tecnica
institucional y apoyo a la generaci6n de informacion para el seguimiento at
cumplimiento de los objetivos de desarrollo del milenio, el fortalecimiento del
sistema estadistico nacional ademas de una mayor disponibilidad de
informaci6n para cuentas nacionales, entre otras.
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CONTRALORIA
--HAL
L
°"'° °"`°°°°
INST ■
TIJCICNCS FINANICiERAS
3.4. ANALISIS DE PROYECTOS DE INVERSION DANE:
3.4.1. Levantamiento, Recopilaciem y ActualizaciOn de Informaciem
Poblacional y Demografica nacional (Informacion Poblacional y
Demografica)
El proyecto consiste en el diseno, planeaciOn y preparaci6n del censo de
poblaciOn y vivienda de 2015 y el fortalecimiento y modernizaciOn de la
producci6n estadistica demografica poblacional del pals.
•
Investigaciones Asociadas:
✓ Censo Nacional de PoblaciOn y Vivienda 2014. Actividades
Precensales
✓ Fortalecimiento de los Procesos Estadisticos para Grupos Etnicos
✓ Proyectos Especiales de PoblaciOn. (Nuevos Municipios, Municipios
sin InformaciOn, Grupos Especiales).
✓ Levantamiento de InformaciOn y Fortalecimiento de las Estadisticas
Vitales
✓ Proyecciones de PoblaciOn y Estudios Demograficos
✓ Fortalecimiento en la Producci6n y Analisis de las Estadisticas sobre
MigraciOn.
•
Presupuesto:
En la vigencia 2011 del total de recursos solicitados para el desarrollo del
proyecto denominado "Levantamiento, RecopilaciOn y ActualizaciOn de
InformaciOn Poblacional y Demografica", se apropiaron en forma definitiva para
la vigencia 2011, recursos por $3.800 millones, de los cuales se
comprometieron, $3.724 millones, correspondiente al 98% de los recursos
asignados al proyecto para la vigencia 2011. A diciembre de 2011 se habian
efectuado pagos por $2.915.739.484, con cargo al proyecto.
Del total de recursos comprometidos el 16% corresponde a la InvestigaciOn
denominada Censo Nacional de PoblaciOn y Vivienda 2014, Actividades
Precensales.
MO
2011
TABLA No. 8
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
InformaciOn Poblacional y Dem
RECURSOS
OTROS
SOLICITADOS PGN RECURSOS
4.188
0
TOTAL
4.188
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriasen.qov.co
45
CO
NLIVTR u.AA LOR3
6.474
0
6.474
13.966.7
0
13.966
6.969.7
2014
Cifras en millones de pesos
Fuente: Ficha SPIN
0
6.969.7
2012
2013
• Calificacion de la Gestion y Resultados
TABLA 9
CALIFICACION DE LA GESTION
national
co
0
co
0
in
co
0
c
a)
it:
i:
Economia
CONTRO LDE GESTION YRESULTADO S DE LOS PROYE CTOSDE
INVERSION
COMPONENTE PRINCIPIO
-0
cc
To
8
PONDERACION
SUBCOMPONENTE
%
Cobertura
5
90
4,5
Focalization
Absorcion de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de Production
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
Ejecucibn
Presupuestal
segOn
Programacion
Capacidad de
RecuperaciOn
de Prestamos
y Pasivos
Oportunidad
Accesibilidad
10
85
8,5
5
90
4,5
5
90
4,5
10
70
7
10
80
8
10
95
9,5
5
80
4
10
85
8,5
5
80
4
10
5
90
85
4,25
Continuidad
5
85
4,25
PrecisiOn
5
90
4,5
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
Elabore: Equipo Auditor
Carrera 10 No. 17-18
CALIFICACION
CALIFICACION
EQUIPO
PONDERADA
AUDITOR 1100
FACTORES
A EVALUAR
100
P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriaq
46
9
85
ov.co
CONTRALOR1A
El concepto sobre la gestion y resultados del proyecto se apoyO en la DirecciOn
de Estudios Sectoriales de la Contraloria Delegada para la Gesti6n Pithlica e
Instituciones Financieras, quienes especificamente realizaron un estudio sobre
las proyecciones del XVIII Censo de Poblacion y VII de Vivienda, el cual se
anexa al presente informe de auditoria.
• Hallazgos
Hallazgo 13. Censo Nacional de Poblacion
El DANE propuso el 2015 como ano para Ilevar a cabo el XVIII Censo de
PoblaciOn y VII de Vivienda. Esta recomendaciOn fue acogida por el Gobierno
Nacional, plasmandola en el Plan de Desarrollo 2010-2014 " Prosperidad para
todos", especificamente en el capitulo IV "Igualdad de oportunidades para la
prosperidad social": "La DirecciOn de Censos del DANE, adelantar° la conformaciOn
de un grupo de trabajo que se encargara de elaborar el proyecto y la definiciOn de las
diferentes etapas (pre-censal, censal y post-censal) para la realizaciOn del pr6ximo
Censo, el cual esta proyectado para realizarse entre el 2014 o 2015. El DANE en el
2011 tenia como meta entregar una propuesta de diseno, para que en 2012 se iniciara
la etapa de planeacian y preparatoria. Estas etapas se realizaran en forma especifica
para los grupos etnicos, las cuales requieren un tratamiento especial y son simultaneas
para el censo general." (PND: 2010. pp. 366).
Al revisar el Documento "Diseno Basic°, Actividades Preparatorias del XVIII
Censo Nacional de PoblaciOn y VII de Vivienda", elaborado por el DANE en el
alto 2011, se observaron deficiencias relacionadas con algunos productos que
debe contener el documento como son los estimativos preliminares del
presupuesto dado que solo presenta informaci6n descriptiva de lo que debe
contener un presupuesto pero no plantea una aproximaci6n a las necesidades
especificas de recursos por parte de la entidad, situaciOn que ha permitido que
al cierre de esta auditoria, ailin no este aprobado un presupuesto definitivo para
la realizaciOn del censo, dejando en riesgo la actualizaciOn de la cartografia
censal, que requiere un trabajo en el tiempo, que permita optimizar esta
herramienta, fundamental para la obtenciOn de informaci6n confiable sobre
vivienda y poblaciOn. Lo anterior afecta la implementaciOn del Plan Nacional de
Desarrollo, Ley 1450 de 2011, Capitulo IV en lo que corresponde a la
realizaciOn del Censo Poblacional y de Vivienda que otorgue elementos
informativos necesarios para la toma de decisiones de caracter estructural y de
gobierno.
En conclusiOn, actualmente no se han asegurado los recursos para la
realizaciOn del Censo Nacional de PoblaciOn y VII de Vivienda, contemplado en
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloria.en.gov.co
47
CONTRALORIA
=:-ZR.IncriArLEGADA
CiaL.CA E oisnruclotiEs FINANclAs
— RE. ■■
el Plan Nacional de Desarrollo, Ley 1450 de 2011, Capitulo IV. SituaciOn esta
que afecta la implementaciOn de la mencionada Ley, debido a que la falta de
recursos pone en riesgo el inicio de la etapa de planeacion y preparatoria del
censo contemplada para iniciar en 2012, asi mismo no se cuenta con una
organizacion adecuada que responds por la planeacion y preparaci6n del censo
de poblacion y vivienda de 2015, corriendose el riesgo que se presenten los
mismos problemas en la planeaciOn y ejecucion que el anterior censo.
La entidad manifiesta que "De coman acuerdo con el DNP, el DANE priorizO la
realizacien del III Censo Nacional Agropecuario en 2013, acordandose la ejecuci6n del
XVIII Censo Nacional de PoblaciOn y VII de Vivienda para el alio 2015. Por esta razOn,
los recursos solicitados para Ilevar a cabo el proyecto corresponden a las vigencias
2013 - 2016.
Los recursos con que cuenta la DirecciOn de Censos y Demografia para las actividades
de disefio, planeaciOn y preparaci6n del XVIII Censo Nacional de PoblaciOn y VII de
Vivienda, corresponden a las actividades regulares del Programa "Levantamiento de
InformaciOn Poblacional y Demografica", vigencia 2010 — 2014"
A partir de la respuesta de la entidad se concluye que si bien efectivamente los
recursos especificos del proyecto XVII Censo Nacional de Poblacion solo
empezarian a ejecutarse a partir de la vigencia 2013, el avance del Diseno
Basic° del mismo, no contiene los elementos basicos necesarios que permitan
una adecuada planeaciOn y una eficiente administraci6n de los recursos, tal
como se manifest6 en el hallazgo.
de la
y Actualizacion
Recopilacion
3.4.2. Levantamiento,
Informacion relacionada con aspectos socio-demograficos a
nivel nacional (Sociodemograficos)
Su objetivo es garantizar la disponibilidad de informaciOn estadistica basica de
caracter socioeconOmico y demografico
•
Investigaciones Asociadas:
✓ Gran Encuesta Integrada de Hogares Rural
✓ Gran Encuesta Integrada de Hogares Urbana
•
Presupuesto:
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado
"Levantamiento, Recopilacion y ActualizaciOn de la Informacibn Relacionada
con Aspectos Socio-Demograficos a Nivel Nacional", se apropiaron recursos por
www.contraloria.en.gov.co
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia •
48
0•
CONTRALOR1A E'7,Ton,",T.R.tif`°°",
$11.500 millones, de los cuales se comprometieron, por $11.389 millones,
correspondiente al 99% de los recursos asignados al proyecto para la vigencia
2011.
Millones de pesos
ASO
TABLA 10
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
Sod odemograficos
RECURSOS
OTROS
SOLICITADOS PGN
TOTAL
2007
0
2008
16.080
16.080
2009
16.208
16.208
2010
17.393
0
17.393
12.250
0
2011
12.250
0
2012
13.347
0
13.347
2013
14.830
0
14.830
2014
15.275
0
15.275
2015
0
0
0
uen e: ricna
• Calificacion de la Gestion y Resultados
TABLA No. 11
CALIFICACION DE LA GESTION
Sociodemo ratio°
CONTROL DE GESTIONY RESULTADOS
DELOS PROYECTOS DE INVERSION
COMPONENTE PRINCIPIO
co
ti
as
0
in
to
'0
c
a)
W
ct
C
8 "frW
FACTORES
A EVALUAR
PONDERACION
SUBCOMPONENTE
%
CALIFICACION
EQUIPO
CALIFICACION
AUDITOR 1PONDERADA
100
Cobertura
5
85
4,25
Focalizacion
AbsorciOn de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de Produccien
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
10
85
8,5
5
90
4,5
5
95
4,75
10
70
7
10
95
9,5
10
90
9
5
80
4
Carrera 10 No. 17-18 P. 0 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contralorial en.qov.co
49
ro
0
CONTRALOR1A G`E°rFoRrAituta'A'LEGitas
EjecuciOn
Presupuestal
segim
PrograrnaciOn
Capacidad de
RecuperaciOn
de Prestamos
y Pasivos
Oportunidad
co
-o
(c..1;
10
85
8,5
5
95
4,75
10
80
8
Accesibilidad
5
95
4,75
Continuidad
5
95
4,75
Precisi6n
5
90
4,5
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
100
86,75
Elaboro, Equipo Auditor
•
Conclusiones sobre la ejecuci6n del proyecto:
El proyecto como se aprecia en la Tabla No.9 esta en su cuarto ano de
ejecuciOn, y hasta la fecha se han invertido recursos por $51.825 millones, los
cuales estan representados fundamentalmente en la contratacion de personal
id6neo para Ilevar a cabo las encuestas y apoyo logistico necesario para la
realizacion de las mismas. Esta conformado basicamente por la InvestigaciOn
denominada "Gran Encuesta Integrada de Hogares", la cual permite al pais
conocer informacion y los cambios que se presentan sobre empleo, desempleo
e inactividad de la poblaciOn, entre otros. Parte de los recursos invertidos han
permitido ademas de lo mencionado, avanzar en el desarrollo de una
plataforma de sistemas que generara mejores reportes finales para analisis de
la informaci6n sobre mercado laboral.
•
Investigaciones o Tareas relevantes:
Con el fin de profundizar respecto de los aspectos de gesti6n se presto especial
atencion a la siguiente investigacian: GRAN ENCUESTA INTEGRADA DE
HOGARES - GEIH4°
Gran Encuesta Integrada De Hogares
La Gran Encuesta Integrada de Hogares es una encuesta mediante la cual se solicita informacion sobre las
condiciones de empleo de las personas (si trabajan, en que trabajan, cuanto ganan, si tienen seguridad social en salud
o si estan buscando empleo), ademas de las caracteristicas generales de la poblaciOn como sexo, edad, estado civil y
nivel educativo, se pregunta sobre sus fuentes de ingreso y sus gastos (que compran, cada cuanto lo compran y en
d6nde lo compran). La GEIH proporcionara al pals y sus ciudadanos informaci6n a nivel nacional, urbano- rural,
regional, departamental, y para cada una de las capitales de los departamentos.
40
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriaten.gov.co
50
CONTRALORIA
„, —..LpUBL =7,=,Re'nf,""'"
E iNsmocpnwEs ,
P,
ANCIEOAS
Visita anualmente 435 municipios incluidas las 24 ciudades autorepresentadas.
En promedio se visitan 62.000 hogares trimestrales. Con esta poblaciOn
distribuida en el territorio nacional se entregan resultados con representatividad
mensual para el total nacional y total 13 areas, para las 24 ciudades la
representatividad es trimestral y para departamentos es anual
Los resultados de la Gran Encuesta integrada de Hogares, proporcionan
informaci6n basica acerca del tamano y estructura de trabajo de la fuerza de
trabajo (empleo, desempleo, e inactividad). Ademas permite obtener datos de
otras variables de la poblacien como sexo, edad, estado civil, educaciOn, etc.
La encuesta se aplica a todas las personas del hogar, en lo referido al tema de
mercado laboral se aplica a las personas de 10 afios y mas en las areas rurales
y de 12 ahos y mas en las areas urbanas.
La encuesta tambien permite conocer cuantos hogares ocupan una vivienda, la
estructura de los hogares de acuerdo con el mercado laboral, el nivel educativo
de las persona del hogar afiliaciones a seguridad social, ademas de las
condiciones de la ocupaciOn, ingresos laborales, segundo empleo, tiempo de
bUsqueda de empleo, razones validas para estar desocupado, tipo de
inactividad, otros usos del tiempo y otros ingresos no laborales, entre otras
tematicas.
La GEIH divulga temas especiales tales como juventud, sexo, parentesco,
inactividad, informalidad y seguridad social con representatividad trimestral y
periodicidad de publicaciOn mensual.
Cada semana todas las territoriales envian al DANE Central el avance de la
recolecciOn de la informaciOn y mensualmente un informe a la Central donde se
especifican los resultados y causas de las inconsistencias si las hay y de la
informaciOn que no se pudo levantar.
El area de sistemas cumple con la labor de revision y depuraci6n de las bases
de datos. El equipo de logistica procede con la codificaciOn de la informaciOn y
el equipo tematico analiza la consistencia de la informaci6n y el comportamiento
de los indicadores de mercado laboral.
La informaciOn se publica mensualmente con un mes de rezago, esto quiere
decir que los resultados de determinado mes se publican el Ultimo dia habil del
siguiente mes. Adicionalmente se presenta una publicaciOn mensual de temas
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www_contralogag_en..ov.co
51
0
•CONTRALOR1A.:17A
`"." R‘s
•
especiales tales como: juventud, sexo, inactividad, parentesco, seguridad social
e informalidad que tienen representatividad trimestral.
Se evidenciaron cada una de las actividades del Plan de Acci6n el cual se
cumplio en un 100%
La gran encuesta Integral de Hogares por ser de caracter permanente requiere
la asignaciOn de personal calificado y con experiencia en el levantamiento de
este tipo de informacion, el cual requiere el apoyo logistico del DANE para la
realizacion de las encuestas.
• Hallazgos
Hallazgo 14. Determinaci6n del valor del contrato (D)
De conformidad con la normatividad vigente en materia de contrataciOn estatal y
la jurisprudencia "todo proceso de contrataciOn debe tener previamente unas
condiciones claras, expresas y concretes que recojan las especificaciones
juridicas, tecnicas y econ6micas a que ha yen de acomodarse /a preparaciOn de
las propuestas y el desarrollo del contrato' 41 . Asi las cosas, respecto de la
naturaliza de los pliegos de condiciones se ha dicho que: "los pliegos de
condiciones forman parte esencial del contrato porque son la fuente principal de
los derechos y obligaciones de las partes y son la base pare la interpretaci6n e
integraci6n del contrato, en la medida que contienen la voluntad de la
administraciOn a la que se someten por adhesi6n los proponentes y el
contratista que resulte favorecido' 42 .
Asi las cosas, en la contrataciOn realizada por la Territorial Norte, contrato 1483
de 2011, se evidenci6 una injustificada diferencia entre las especificaciones
tecnicas del objeto a contratar en los pliegos de condiciones y el contrato
respecto de la cantidad de bienes a adquirir, ademas de una diferencia entre el
valor de la propuesta adjudicada por $90 millones y el valor contratado por $160
millones.
CONSEJO DE ESTADO. SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. SECCION
TERCERA Consejero ponente: RICARDO HOYOS DUQUE Tres (3) de febrero de dos mil (2000).
Radieacion rinmero: 10399
42 lbidem
41
Carrera 10 No. 17-18 P 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www contraloriasen.•ov co
52
CONTRALORIA7s
Er
--HAL — qLPUBL
E .srnrucionEs F.A.Nci.aAs
Lo anterior por debilidades en mecanismos de control interno y soporte juridico
en la contrataciOn, al aumentar la cantidad de bienes a adquirir hasta agotar el
presupuesto para este contrato, sin tener la capacidad legal de hacerlo en esta
etapa del proceso contractual.
Esta situacion genere presunta violaciOn al principio de planeacian y
transparencia en la contrataci6n estatal, establecidos en la Ley 80 de 1993, y
por tanto tiene presunta incidencia disciplinaria.
La entidad considera que no existi6 violaciOn al principio de transparencia, ya
que se respetaron los procedimientos establecidos en las normas que regulan
la materia (ley 80 de 1993, Decreto 1150 de 2007 y decreto 2474 de 2008)
optimizando los recursos que se apropiaron para el suministro e instalacian de
los puestos de trabajo tanto para la sede como para las subsedes de la entidad,
ya que fue posible adquirir un mayor numero de puestos que contribuyen a
mejorar las condiciones y el ambiente laboral de los funcionarios.
El Equipo Auditor no comparte las apreciaciones de la entidad, ya que si bien se
adelantO la modalidad de selecciOn establecida en la norma, la presunta
violaciOn al principio de transparencia y planeacion se materializa en el sentido
que la publicidad que se dio al proceso contractual tuvo como base un niiimero
especifico de unidades a adquirir, las cuales fueron modificadas y ampliadas
poco despues de la adjudicaci6n, no permitiendo igualdad de condiciones para
los proponentes.
Hallazgo 15.Aprobacion de garantias
El contrato 1483 de la Territorial Norte, fue suscrito el 28 de diciembre de 2011,
y en el cual se estableciO, en la clausula vigesima que "el presente contrato podra
ser ejecutado una vez aprobada la garantia Onica y sea registrado presupuestalmente".
No obstante se observa un acta de entrega y recibo a satisfacci6n del mismo
contrato con fecha 30 de diciembre de 2011 sin que se hubiera expedido la
correspondiente poliza y se hubiere aprobado la misma, hechos que sucedieron
el 3 de enero de 2012. Si bien esta garantia fue extendida con efectos
retroactivos, se evidencia que la anterior situacibn incumple lo consagrado en
el manual de contrataci6n del DANE y FONDANE al igual que lo establecido en
la clausula vigesima del mencionado contrato.
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contralona•en.gov.co
53
CONTRALORIA
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E.snuciors
„
Lo anterior incumple lo preceptuado en el articulo 11 del decreto 4828 de
200843
La entidad alega la inexistencia de riesgo por cuanto existia manifestaciOn
expresa de la Aseguradora que los amparos objeto de la garantia comenzaban
su vigencia a partir del 29 de diciembre de 2011. Ademas, que no se
presentaron circunstancias que pusieran en peligro la entrega de los bienes, ya
que el contratista cumpli6 con el plazo establecido para tal fin, la calidad de los
bienes tampoco se vio afectada ya que al momento de la entrega, el supervisor
y el encargado de almacen verificaron que los mismos cumplieron con las
especificaciones exigidas.
El Equipo Auditor no comparte las anteriores apreciaciones, por cuanto si bien
el contratista en principio cumpli6 con sus obligaciones, la entidad fue expuesta
a un riesgo al recibir a conformidad sin que se encontrara en firme la
correspondiente pOliza, lo que constituy6 un incumplimiento de la clausula
vigesima del contrato ya mencionada.
3.4.3. Mejoramiento de la capacidad tecnica y administrativa para la
produccion y difusion de la informacian basica nacional
(Mejoramiento Tecnico Administrativa)
Su objetivo es dotar a la entidad de una adecuada infraestructura fisica, tecnica
y organizacional y fortalecer su capacidad tecnico - administrativa para el
desarrollo del Plan estrategico de informaciOn basica - PLANIB, que permita
mejorar la producci6n, difusiOn y acceso de la informacion para la toma de
decisiones de politica Econ6mica y social.
•
Investigaciones Asociadas:
✓ Centro Andino de Altos Estudios CANDANE
✓ Relaciones Internacionales
✓ Red Colombiana de Difusi6n de InformaciOn Basica COLOMBIAESTAD
"3.1.Red Virtual de Datos — RVD" "3.2 Prensa" "3.3.Sistema de Mercadeo y Red
Fisica"
✓ GestiOn Juridica — GJUR
✓ Calidad de Vida Laboral — CVL
Articulo 11 del decreto 4828 de 2008 "Antes del inicio de la ejecucion del contrato, la entidad contratante aprobara la
garantia, siempre y cuando retina las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los
riesgos establecidos para cada caso."
43
Carrera 10 No 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloria•en.goitco
54
CONTRALO FRIA 0T,...,`ttloDEL`°°°^
✓
✓
✓
✓
✓
Plan Institutional de CapacitaciOn — PIC
Mantenimiento y Sostenibilidad — MTTO
Recoleccian de Datos — RECO
GeneraciOn de instrumentos Cartografico-s GCARTO
GestiOn de Proyecto de Tecnologia Informatica "10.1 Ingenieria de Software —
ISFT" "10.2 Soporte Plataforma TecnolOgica — SPT" "10.3 Modernizaci6n de
Tecnologias de InformaciOn — MTI"
✓ Sistema de Gest"On de Calidad — SGC
✓ Sistema de PlaneaciOn — SP
• Presupuesto:
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado "Mejoramiento
de la Capacidad Tecnica y Administrative para la Producci6n y Difusi6n de la
Information Basica National', se apropiaron recursos por $8.491 millones, de
los cuales se comprometieron recursos, por $8,301 millones, correspondiente al
98% de los recursos asignados al proyecto para la vigencia 2011.
Millones de peso
TABLA 12
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
MEJORAMIENTO DE LA CAPACIDAD TECNICA Y
ADMINISTRATIVA PARA LA PRODUCCION Y DIFUCION DE
LA INFORMACION BASICA NACIONAL
RECURSOS
ANC
OTROS
TOTAL
SOLICITADOS PGN
2007
0
0
0
2008
18,918
0
18,918
2009
12,900
0
12,900
2010
2011
17,727
9,677
0
0
17,727
2012
16,255
0
16,255
2013
2014
10,341
10,651
0
0
10,341
2015
0
9,677
10,651
0
uen e: Fichas SPIN
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • wyno.contraloria•en gov.co
55
CONTRALORIA
=.A-E —DA
E insnrucLoNEs FLNArgoiEAAs
Calificacion de la Gestion y Resultados
•
TABLA No. 13
CALIFICACION DE LA GESTION
Ito de la capacidad tecnica y administrativa
CONTROLDEGESTION Y RESULTA DOSDELOS
PROYECTOS DEINVERSION
COMP
ONEN
TE
PRI
NCI
PIO
co
co
it
•0
C
CALIFICACION
EQUIPO
AUDITOR 1100
85
CALIFICACION
PONDERADA
85
8,5
90
4,5
5
10
10
80
65
4
6,5
90
9
Productividad Media
10
85
8,5
Capacidad de Autofinanciamiento
Ejecucion Presupuestal
segUn ProgramaciOn
5
80
4
98
9,8
90
4,5
80
85
8
4,25
FACTORES A EVALUAR
PONDERACION
SUBCOMPONENTE
%
Cobertura
FocalizaciOn
5
10
AbsorciOn de la Demanda
Actual
Resultado Final
Legalidad
Costo Unitario de Produccion
5
ci.)
'E5 m
Iii
ca
O
c
0
c)
10
Capacidad de Recuperacien
de Prestamos y Pasivos
5
LIJ
-0
Oportunidad
Accesibilidad
10
5
Continuidad
5
80
4
Precisi6n
5
100
90
4,5
cia
7
To
0
TOTAL
PORCENTAJE
POR
COMPONENTE
Elaboro: Equip() Auditor
•
4,25
84,3
Conclusiones sobre la ejecuciOn del proyecto:
De los $59.222 millones solicitados para ser ejecutados en los cuatro (4) arias
de vida que Ileva el proyecto, solo se aprobaron e invirtieron recursos por
$39.940 millones para este importante proyecto el cual se propone mejorar la
producciOn, difusiOn y acceso de la informaciOn para la toma de decisiones de
politica econ6mica y social, dotando a la entidad de una adecuada
infraestructura fisica, tecnica y organizacional y fortalecer su capacidad tecnico
- administrativa para el desarrollo del Plan estrategico de informacion basica —
PLANIB. No obstante los logros del DANE, en lo concerniente a Cartografia y
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • WNW contraloriacqov co
56
CONTRALORIA
com••••LoRi,
GEST.- rue-1CA
consolidaciOn de informaci6n geografica, entre otros, la no asignaci6n del total
de los recursos solicitados para un proyecto que requiere una importante
inversion en tecnologia, limita el mejoramiento de la capacidad tecnica del
DANE con posibles consecuencias en la toma de decisiones gubernamentales
en los temas antes mencionados.
• Hallazgos
Hallazgo 16. Liquidacion contrato No. 201 de 2011.
El contrato de prestaci6n de servicios profesionales No. 201 de 2011 de la
Territorial Noroccidente, establece que el plazo de ejecuciOn del contrato se
pact6 a partir de la aprobaciOn de la garantia (mica previo requisito presupuestal
y hasta el 30 de diciembre de 2011. Sin embargo, el acta de liquidaciOn del
contrato en donde las patios declaran que se encuentran a paz y salvo por todo
concepto y que se ha dado pleno cumplimiento a las obligaciones contractuales
por parte del contratista se encuentra suscrita el 23 de diciembre de 2011, es
decir, 7 dias antes de la finalizacion del contrato.
Lo anterior contraria los lineamientos establecidos en el sistema de gestiOn de
calidad SOL-030-000-PD-05 y refleja debilidades y falta de control al momento
de realizar la liquidaciOn de los contratos, dando cumplimientos y paz y salvos a
los contratistas sin haber cumplido con el tiempo para el cual fue contratado.
La entidad manifiesta que "si /a fecha del acta de liquidaciOn es diferente al 30 de
diciembre de 2011, se debi6 a un error involuntario de transcripcien del acta, y no por
que se contrarien los lineamientos del sistema de gestiOn de calidad SOL-030-000-PD05 o por tener debilidades y falta de control al realizar la liquidaciOn de los contratos"
Analizada la respuesta proferida por la entidad se tiene que efectivamente el
acta de liquidacien suscrita entre las pales determina que se encuentran a paz
y salvo por todo concepto y que se ha dado pleno cumplimiento a las
obligaciones de las partes, por lo cual el hecho de que tenga una fecha anterior
"23 de diciembre de 2011" a la termination del contrato, pone on duda si
efectivamente se cumplieron con todas y cada una de las obligaciones a cargo
del contratista y ademas refleja que no existe un control y seguimiento on esta
etapa, sino por el contrario se realizan estos actos administrativos sin el cuidado
y la atencien debida. Ahora bien, no puede entenderse como error involuntario
de trascripciOn por cuanto el acta de liquidaciOn es Unica para cada contrato y
se realiza a traves del aplicativo SICO el cual reporta las fechas exactas de
duraci6n del contrato.
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • wwv.contraloriagen..ov.co
57
CONTRALORIA =70'it.,„tf„"""°°.
—NLN— —
E INSM„CI ON ES FINANCIXAS
3.4.4. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion de la
Informacion relacionada con Produccion, Comercio y Servicios
nacional (Produccion Comercio y Servicios)
Su objetivo es obtener informaciOn basica estructural y coyuntural de los
sectores industrial, comercial y de servicios, que permita su conocimiento,
caracteristicas y evoluciOn.
• Investigaciones Asociadas:
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
Encuesta Anual Manufacturera - a.m.
Muestra Mensual Manufacturera - MMM
Muestra Trimestral Manufacturera Regional- MTMR
Estadisticas de Exportaciones - EXPOIMPO
Estadisticas de Importaciones - EXPOIMPO
Zonas Francas
Encuesta Anual de Servicios -EAS
Muestra Trimestral de Servicios -MTS
Muestra Mensual de Hoteles -MMH
Encuesta de Micro establecimientos de Comercio, Servicios e lndustria - Micro
Encuesta Anual de Comercio EAC
ActualizaciOn de directorio estadistico
Grandes Almacenes e Hipermercados
Muestra Mensual de Comercio al por Menor
Muestra Trimestral de Comercio
Observatorio de competitividad
Tecnologias de la Informacion y Comunicaciones
• Presupuesto:
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado
"Levantamiento, Recopilacicin y Actualizacian de la InformaciOn Relacionada
con Produccion, Comercio y servicios Nacional", se apropiaron recursos por
$10.918 millones, de los cuales se comprometieron recursos, por $10.843
millones correspondiente al 99% de los recursos asignados al proyecto para la
vigencia 2011.
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58
CONTRALORIA
`°"
—^L°R14
"`"^"
„,
ED.,,,b—,,e,
m„nuc■
o„„PiNAmaiEn.s
Millones de pesos
ANo
2007
2008
TABLA 14
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
PRODUCCION, COMERCIO Y
RECURSOS
OTROS
TOTAL
SOLICITADOS PGN
0
0
12.779
12.779
2009
16.000
2010
2011
10.080
10.919.9
16.000
2012
14.278
0
0
0
2013
2014
12.000
12.500
0
0
10.080
10.919.9
14.278
12.000
12.500
uen e. hichas
• Calificacion de la Gestion y Resultados
TABLA No. 15
CALIFICACION DE LA GESTION
Produ
servicio
CONTROL DEGESTION Y RESULTADOS DE
LOS PROYECTOS DE INVERSION
COMPONENTS PRINCIPIO
CALIFICACION
EQUIPO
CALIFICACION
AUDITOR 1PONDERADA
100
FACTORES
A EVALUAR
PONDERACION
SUBCOMPONENTS
•
Cobertura
5
90
4,5
FocalizaciOn
10
90
9
5
90
4,5
5
95
4,75
10
80
8
10
95
9,5
10
95
9,5
5
75
3,75
10
98
9,8
AbsorciOn de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de Produccion
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
EjecuciOn
Presupuestal
segOn
Programacion
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloria•en,qov.co
59
CONTRALORIA 0°.7;1.0,,TufisicTLE`°°'
Capacidad de
RecuperaciOn
de Prestamos
y Pasivos
Oportunidad
-u
aii
D_
to
U
4,75
5
95
85
8,5
Accesibilidad
10
5
85
4,25
Continuidad
5
85
4,25
Precision
5
85
4,25
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
100
89,3
Elaboro: Equipo Auditor
•
Conclusiones sobre la ejecuciOn del proyecto
Hasta el 2011 el proyecto invirtio recursos por $30.856 millones, de este total, la
suma de $10.843 millones se invirtieron en la vigencia 2011 en 17
investigaciones programadas en el Plan de Accion de la Entidad, las cuales
requirieron de recursos y cumplieron metas, de acuerdo con el informe de
gesti6n. La labor de obtener informacion basica estructural y coyuntural de los
sectores industrial, comercial y de servicios, se facilita debido a que los
diferentes sectores de la economia involucrados con el proyecto, cuentan con
suficiente informacion que permite al Estado, en cabeza del DANE obtener
datos confiables sobre estos sectores de la economia.
• Investigaciones o Tareas relevantes
Muestra Mensual Manufacturera — Mmm
Su objetivo especifico se refiere a detectar los cambios que a corto plazo se
generan en el sector manufacturero, medidos a traves del comportamiento de
los indices de empleo, salarios, horas trabajadas, producciOn y yentas, en las
diferentes clases de la actividad fabril segim la CIIU Rev. 3 A.C.
Al revisar el seguimiento al Plan de Accion se pudo establecer el cumplimiento
de la mayoria de las diferentes tareas programadas para la vigencia 2011. Se
observan algunos inconvenientes relacionados con el diseno muestral debido a
la reprogramaciOn de algunas de las tareas que tienen relaciOn con este tema.
de la
3.4.5. Levantamiento, Recopilacion y Actualizacion
Informacion relacionada con el cumplimiento de los objetivos
del milenio nacional (Objetivos del Milenio)
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60
C
RIA
I
P
I:V=I-71
114107LE° ADA
LI BA C A C INSTMJCPONES FINANOPFNAS
ONTRALO
N A PAL DE _A
Su objetivo es contribuir con informaci6n que permita construir una amplia gama
indicadores sociales como insumo importante en todas las fases del ciclo de las
politicas publicas.
•
Investigaciones Asociadas:
✓
✓
✓
✓
✓
✓
•
Encuesta de Calidad de Vida
Encuesta de comportamientos y actitudes sobre sexualidad
Encuesta de Ingresos y Gastos
Medicion de Trabajo Infantil
Medidas de Pobreza
Seguimiento a los Objetivos de Desarrollo del Milenio
Presupuesto:
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado
"Levantamiento, RecopilaciOn y ActualizaciOn de la InformaciOn Relacionada
con Objetivos del Milenio Nacional", se apropiaron recursos por
$8.278.537.729, de los cuales se comprometieron recursos, por
$8.171.626.483, correspondiente al 99% de los recursos asignados al proyecto
para la vigencia 2011.
ANO
TABLA 16
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
Objetivos del Milenio
RECURSOS
OTROS
TOTAL
SOLICITADOS PGN
2010
5.990
0
2011
13.000
0
13.000
2012
46.465
0
46.465
2013
8.944
0
8.944
2014
10.092.9
0
10.092.9
9.578.9
illones de pesos
Fuente: Fichas SPIN
0
9.578.9
2015
•
5.990
CalificaciOn de la GestiOn y Resultados
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • werercontraloriarien.qov.co
61
CONTRALORIA M'Eron.,1.2:4ELE"DA
TABLA No. 17
CALIFICACION DE LA GESTION
CONTROLDEGEST IONYRESULTADOSDELOSPROYECTOSDE
INVERSION
COMPONENTE PRINCIPIO
0
5
co
iin
co
_
0
c
0
'5
iaLu
,,
,_
O
c
0
o
al
-0
co
:0
To
0
CALIFICACION
CALIFICACION
EQUIPO
PONDERADA
AUDITOR 1100
FACTORES
A EVALUAR
PONDERACION
SUBCOMPONENTE
%
Cobertura
5
85
4,25
10
85
8,5
5
85
4,25
5
85
4,25
10
70
7
10
90
9
10
90
9
5
80
4
10
80
8
5
90
4,5
10
90
5
90
9
4,5
Continuidad
5
90
4,5
Precisi6n
5
90
4,5
FocalizaciOn
AbsorciOn de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de ProducciOn
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
EjecuciOn
Presupuestal
seg0n
Programacian
Capacidad de
Recuperacion
de Prestamos
y Pasivos
Oportunidad
Accesibilidad
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
100
85,25
Elabore: Equipo Auditor
• Conclusiones sobre la ejecuciOn del proyecto
El proyecto iniciO en el alio 2010 y hasta diciembre de 2011 se habian invertido
recursos por $13.131 millones en un total de seis (6) investigaciones, las cuales
tienen como finalidad aportar informaci6n para la construccion de indicadores
sociales como insumo importante en todas las fases del ciclo de las politicas
pOblicas. La realizacian de la encuesta sobre trabajo infantil y la publicacion de los
resultados de la aplicacion de la encuesta de comportamientos y actitudes sobre
Carrera 10 No. 17-18 R 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloria•en.qov.co
62
CONTRALORIA "`"^"
sexualidad en ninos ninas y adolescentes escolarizados - ECAS EE, son los logros
de mayor significaciOn, en cumplimiento del presente proyecto.
• Investigaciones o Tareas relevantes
Encuesta De Calidad De Vida
Encuesta de Calidad de Vida. Comenz6 en 1991 en Bogota por localidades y en
1993, Nacional y para cuatro principales ciudades. Luego se volvi6 a realizar en
1997, a nivel Nacional por regiones, entre el DANE, DNP y 10 instituciones
mas, en el 2003 se realizo a nivel Nacional por regiones y Bogota por
Localidades, entre el DANE, Alcaldia Mayor de Bogota, DNP y 5 Instituciones.
En el 2007 en Bogota por localidades, DANE en convenio can el Distrito. En el
2008.a nivel Nacional por regiones, realizada por el DANE unicamente y en el
2010, a nivel Nacional por regiones, realizada por el DANE
Su objetivo es obtener informaci6n que permita analizar y realizar
comparaciones de las condiciones socioeconOmicas de los hogares
colombianos, que permitan hacer seguimiento a las variables necesarias para el
diseno e implementacion de politicas pOblicas y para el seguimiento de los
Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM). Can la finalidad de actualizar la
informaciOn relacionada can las condiciones socioecon6micas de la poblacion
del pals. Brindar informaciOn que permita la obtenci6n de indicadores de
pobreza y desigualdad. Obtener informaci6n que posibilite profundizar en
analisis can perspectiva de genera. Proveer informaciOn que permita el
seguimiento de algunos de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Se capta informacian relacionada can las caracteristicas de las viviendas y
problemas por ubicaciOn o afectaci6n que hayan sufrido en los Olfimos 2 anos,
identificar el hacinamiento critic°, captar el pago y calidad de los servicios can
que cuenta el hogar, la eliminacion de basuras y el timer() de personas que
componen el hogar, el parentesco can el jefe del hogar, el nivel de estudios de
los padres, la cobertura de la seguridad social en salud por regimenes, use de
los servicios de medicina general, medicina especializada, urgencias y la
percepciOn de la calidad de los servicios, enfermedades crOnicas, consultas por
prevenciOn y demandas de los servicios de salud.
Establecer a las persona o instituci6n, sobre la cual recae la responsabilidad de
la atencien y cuidado de los nitios menores de 5 anos, y los establecimientos
pOblicos y privados, destinados a la protecciOn y aprendizaje del menor, el
ingreso de as menores a la educaciOn basica primaria, el nivel educative:
alfabetismo, asistencia escolar, nivel alcanzado y alias de estudio, establecer el
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia •
63
en.gov.co
GOWNIALOPIADELE GADA
CONTRALORIA GEST G„ PUS,I CA
sitio de permanencia de los ninos por fuera de la jornada escolar y las
actividades realizadas en el tiempo libre, la cobertura de subsidios, becas y
croditos educativos y los gasto de los hogares en educacion.
Determinar las personas dentro del hogar que se encuentran ocupadas,
quienes devengan ingresos y quienes estan en capacidad de hacerlo, la clase
de vinculacion al mercado laboral formal e informal, el acceso a la seguridad
social, horas trabajadas, ingresos, empleos secundario, ademas a las personas
desocupadas e inactivas determinando si perciben ingresos por otras fuente
como ayudas de familiares, amigos, o instituciones, la modalidad de vivienda
con respecto a los subsidios de vivienda otorgados por el gobierno, las fuentes
de financiamiento para la compra de vivienda que ocupa el hogar y el monto de
los gastos en que incurre el hogar por la vivienda que ocupa.
Las condiciones de vida en el hogar, como la percepciem de seguridad, forma
como corrigen los padres y madres a los hijos menores de 18 arms, conocer la
percepciOn del jefe o el cOnyuge sobre las condiciones de vida en el hogar,
problemas presentados en el hogar y medidas tomadas para hacerles frente,
los bienes o servicios que posee el hogar y pobreza subjetiva, el nivel de los
gastos en bienes y servicios a los que pueden acceder los hogares y la
periodicidad con que se adquieren los bienes y servicios.
Determinar las condiciones de vida de los hogares que se dedican a la actividad
agropecuaria y la vida de los habitantes rurales, la forma de explotacion
agropecuaria y la tenencia de la tierra en diferentes regiones del pals,
determinando las fuentes de financiamiento y de asistencia tecnica que reciben
o contratan los hogares para desarrollar sus actividades agropecuarias
Se evidencia un buen control de calidad en cada uno de los procesos de
diseno, operativo de campo, procesamiento y analisis de resultados.
Fecha de inicio: la investigaciOn inicia en el mes de enero de 2011, donde se
Ileva a cabo la revision de cada una de las tematicas y capitulo que componen
la encuesta. Esta tarea se Ilevo a cabo hasta el mes de junio. En los meses
siguientes se desarrollo el proceso de capacitacibn al personal de campo.
Fecha de terminaciOn: el proceso de recolecciOn de la informaciOn inicio el 01
de septiembre de 2011 y finalizo el 31 de octubre de 2011. Durante los tres
meses siguientes, se Ilevo a cabo la revision, depuracion y analisis de la
informaci6n recolectada.
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64
°'°^
CONTRALOR1A gET,Ton.",`,MI.A:.
Fecha de publicaciOn: los resultados definitivos de la ECV-2011 se publicaron el
17 de abril de 2012.
Hallazgo 17.Analisis de conveniencia y oportunidad
Menciona el Manual de Contrataci6n del DANE-FONDANE del 25 de marzo de
2011: "De conformidad con la normatividad vigente y en especial los numerates
7 y 12 del articulo 25 de /a Ley 80 de 1993 y articulo 3 del Decreto No. 2474 de
2008, todos los contratos que pretenda celebrar la entidad deberan estar
precedidos por los estudios de oportunidad y conveniencia, los cuales deberan
ser elaborados por la dependencia que requiera el bien o servicio, los mismos
seran base para la elaboracion de los pliegos de condiciones o contrato a
suscribir".
Se evidenciaron debilidades en la elaboracion de los estudios previos y analisis
de conveniencia y oportunidad para la celebration del contrato 1482 de 2011 de
la Territorial Node, por valor de $31 millones, debido a la falta de control en el
use de plantillas y modelos de los documentos que hacen parte del proceso
contractual.
Lo anterior por cuanto se incluy6 en este estudio de conveniencia y oportunidad
un valor estimado del contrato de $160,6 millones, cuando el rubro presupuestal
afectado correspondia a $31,3 millones. La descripci6n del objeto tambien se
encuentra errado, ya que menciona el suministro de instalaciOn de puestos de
trabajo para Barranquilla, Cartagena, Santa Marta, Valledupar, Sincelejo y
Riohacha, cuando la subsede a proveer era Onicamente San Andres.
Lo anterior genera incertidumbre en la informacien que se provee a los posibles
oferentes y a la ciudadania respecto a las condiciones del contrato y por ende
refleja deficiencias en la planeaciOn del mencionado contrato.
La entidad acepta la observaciOn, mencionando que se esta adelantando un
programa de capacitacion a fin de fortalecer los conocimientos y controles
necesarios.
3.4.6. Levantamiento,
y
Actualization
de
la
agropecuaria a nivel nacional (Agropecuaria)
InformaciOn
Su objetivo es el Diseno, producciOn y analisis de informaci6n Estadistica del
sector agropecuario, relevante en la generaciOn de las politicas del sector.
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65
CONTRALORIA
•
Investigaciones Asociadas:
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
•
Encuesta Nacional Agropecuaria
Encuesta de Sacrificio de Ganado
Actualizacion marcos estadisticos agropecuarios
CAM. Componente Marco Agropecuario
Apoyo A Gremios Del Sector Agropecuario
Estudios Focalizados
Estudios Especiales
Sistema Estadistico Agropecuario - Sea
Ill Censo Nacional Agropecuario
Presupuesto
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado "Levantamiento
y ActualizaciOn de la InformaciOn Agropecuaria a Nivel Nacional", se apropiaron
$7.154 millones, de los cuales se comprometieron $7.095 millones,
correspondiente at 99% de los recursos asignados al proyecto para la vigencia
2011.
Millones de pesos
TABLA 18
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
OTROS
TOTAL
2010
RECURSOS J
SOLICITADOS PGN
9.488
0
9.488
2011
8.820
0
8.820
Afs:10
2012
29.387
0
29.387
2013
193.873
0
193.873
2014
20.363
0
20.363
0
0
0
2015
Fuentes Fichas B
Carrera 10 No. 17 -18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • wvisv.contralo
66
v.co
CONTRALOR1A
GENEHAL 0! LA HE.H E0—CA
•
01Sinty000ES 00A0C0r0is
CalificaciOn de la GestiOn y Resultados
TABLA No. 19
CALIFICACION DE LA GESTION
03
a
ra
0
.4=
w
la
c
cs
*6
ia=
Lu
.5
Economia
L DE GESTION Y RESULTADOS DE LOS PROYECTOS DE
INVERSION
COMPONENTE PRINCIPIO
To
—
0
FACTORES
A EVALUAR
CALIFICACION
PONDERACION
EQUIPO
CALIFICACION
SUBCOMPONENTE
AUDITOR
1PONDERADA
%
100
Cobertura
5
90
4,5
FocalizaciOn
Absorci6n de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de ProducciOn
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
Ejecucion
Presupuestal
segiTin
Programacion
Capacidad de
Recuperaci6n
de Prestamos
y Pasivos
Oportunidad
10
85
8,5
5
85
4,25
5
88
4,4
10
70
7
10
80
8
10
85
8,5
5
80
4
10
95
9,5
5
90
4,5
10
90
9
Accesibilidad
5
85
4,25
Continuidad
5
85
4,25
Precisi6n
5
90
4,5
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
100
85,15
a or : Equipo Auditor
•
Conclusiones sobre la ejecuciOn del proyecto
El proyecto inicio en el alio 2010 y hasta diciembre de 2011 invite) recursos por
$9.808 millones en un total de 9 investigaciones, destacandose la publicaciOn
de los resultados de la Encuesta Nacional Agropecuaria, de acuerdo con el
compromiso adquirido por el DANE en el alio 2009. Es importante aclarar que los
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • exgwv.contraloriagen •ov.co
67
CONTRALORIA =tztoo•EGADA
recursos solicitados ascendian a la suma de 18.308 millones por consiguiente el
recorte presupuestal corresponde at 54% de los recursos solicitados.
• Investigaciones Relevantes
Encuesta Nacional Agropecuaria — Ena —
El Departamento Administrativo Nacional de Estadistica — DANE, tiene como
misi6n Producir y difundir informaciOn estadistica estrategica para la toma de
decisiones en el desarrollo economic° y social del pals. En ese sentido, y como
parte de la informaci6n agropecuaria a partir del 2011 se realiza la planeaciOn,
preparacion e implementacion de la Encuesta Nacional Agropecuaria, con dos
operativos de campo como se venia realizando: Uno en cada semestre. La
Encuesta Nacional Agropecuaria es una muestra probabilistica dirigida al
universo potencialmente utilizado con fines agropecuarios.
La ENA estima, en el operativo de campo del primer semestre del 2011, las
areas, la producci6n, el rendimiento y el destino de la producci6n, de los cultivos
transitorios, registrando los presentes, pasados y futuros de los lotes, para 20
departamentos del territorio nacional, acorde al periodo de referencia, asi como
el uso del suelo.
Por su parte, en el operativo de campo del segundo semestre del 2011, el uso
de la tierra, el area, la produccion y el rendimiento de los principales cultivos
transitorios, permanentes, arboles frutales dispersos, el area en pastos y
forestal, la producciOn de leche, especies menores y el inventario pecuario para
22 departamentos del territorio colombiano en el ario 2011.
La Encuesta Nacional Agropecuaria comprende el area rural potencialmente
utilizada con fines agropecuarios en los departamentos de Antioquia, Atlantic°,
Bolivar, Boyaca, Caldas, Cauca, Cesar, Cordoba, Cundinamarca, Huila,
Quindio, Risaralda, La Guajira, Magdalena, Meta, Narino, Norte de Santander,
Santander, Sucre, Tolima, Valle del Cauca, Casanare, en sus zonas rurales.
Con base a los objetivos de la ENA, se define el tamano y la distribuci6n de la
muestra por departamentos; de acuerdo con esto se determina el personal a
contratar por cada territorial, la cantidad de materiales cartograficos y
fotograficos, la duraci6n del operativo y el promedio de cargas de trabajo, las
vias de acceso, los medios de transporte a utilizar y se consideran hasta los
aspectos de orden pCiblico, cultura de produccion, entre otras.
Antes de comenzar la recolecciOn en cada uno de los semestres y posterior at
alistamiento de todos los instrumentos tecnicos a saber: Cartografia, formulario
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68
CONTRALORIA %),N,T,7,1=o°,!`""'"
en Dispositivo M6vil de Captura, y manuales de encuestador, supervisor,
coordinador y analista, se realizar el entrenamiento del personal de recolecciOn
en dos etapas:
La primera, realizada a nivel central, dirigida a los coordinadores y apoyos de
sistemas territoriales quienes seran a su vez, los encargados en la semana
siguiente, de capacitar al personal de campo (Encuestadores y Supervisores)
en las diferentes territoriales.
La segunda etapa, como se mencion6 en el parrafo anterior, se realiza en las
sedes de trabajo y esta orientada a los supervisores y encuestadores que
participaran en el operativo de campo. Este esquema se utiliza tanto en el
operativo de primer semestre como en el del segundo semestre del alio 2011.
La informaci6n de la ENA se recolecta directamente en campo, utilizando
dispositivos mOviles de captura. El productor agropecuario es el encuestado
id6neo para responder la encuesta y es la persona natural o juridica que tiene el
control economic° y tecnico sobre un terreno o grupo de terrenos en el que se
desarrollan las actividades agropecuarias y adopta las principales decisiones
acerca de la utilizaciOn de los recursos disponibles.
Una vez capturada la informaciOn en los dispositivos electrOnicos, se valida por
parte de los supervisores y se envia por intermedio de los analistas de sistemas
al nivel central. En el nivel central se hace un analisis de consistencia de la
informaci6n y antes de su publicaciOn se presenta a un comite interno
conformado por los tecnicos del DANE y posteriormente a un comite externo
para escuchar sus observaciones y posibles explicaciones a los resultados que
seran publicados.
Se evidencia un buen control de calidad en cada uno de los procesos de
diseno, operativo de campo, procesamiento y analisis de resultados.
El trabajo de campo del primer semestre, de la ENA, comenz6 el 1 de junio y se
terming el 30 de junio. El trabajo de campo del segundo semestre, comenz6 el
10 de octubre y se terming el 30 de noviembre del 2011 y los resultados
definitivos se publicaron el 24 de febrero del 2012.
3.4.7. Levantamiento, Recopilacion y Actualized& de la
Informed& relacionada con datos espaciales a nivel nacional
(Datos Espaciales)
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriamv.co
69
CONTRALORIA =e°—
RNA NCIP
Uno de sus objetivos es Integrar y complemental instrumentos que conjuguen
procesos, procedimientos, politicas, estrategias y normas, con el fin de
estandarizar e integrar Geograficamente las tematicas econbmicas, sociales y
ambientales.
•
Investigaciones Asociadas:
✓ Georeferenciaci6n y Sistema de Metadatos
✓ Diseno, Desarrollo, Suministro y Evaluacion de las Metodologias de
Estratificacian Socioeconomica.
•
Presupuesto
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado "Levantamiento
y Actualizacion de la InformaciOn Relacionada con Datos Espaciales a Nivel
Nacional", se apropiaron $2.945 millones, de los cuales se comprometieron
$2.835 millones, correspondiente al 96% de los recursos asignados al proyecto
para la vigencia 2011.
Widnes de pesos
TABLA 20
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
DATOS ESPACIALES
TOTAL
RECURSOS SOLICITADOS PGN
OTROS
2007
0
0
0
2008
3.157
0
3.157
2009
2.463
0
2.463
2010
4.398
0
4.398
2011
5.040
0
5.040
2012
7.746
0
7.746
2013
0
0
0
0
ANO
2014
Fuente: Fichas BPIN
0
0
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloria•en.gov .eo
70
CO
NTRALORIA
c`E's",-To",,,°11:EL""^
“Er,-_„,,EpuoL
IN:-.TuCIONES Pit4ANCiEAAS
•
Calificacion de la GestiOn y Resultados
TABLA No. 21
CALIFICACION DE LA GESTION
CONTROL DEGESTION Y RESULTADOS DE LOS PROYECTOS DE
INVERSION
COMPONENTE PRINCIPIO
FACTORES
A EVALUAR
Cobertura
Focalization
(13
<3
05
0
k._
w
co
.8=
0
it
m
E0
c
o
w
o
p
oi
-a
To
—
a
CALIFICACION
PONDERACION
EQUIPO
CALIFICACION
SUBCOMPONENTE
AUDITOR 1PONDERADA
%
100
5
85
4,25
10
85
8,5
AbsorciOn de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de ProducciOn
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
EjecuciOn
Presupuestal
segim
ProgramaciOn
Capacidad de
Recuperacibn
de PrOstamos
y Pasivos
Oportunidad
10
85
8,5
Accesibilidad
5
90
4,5
Continuidad
5
90
4,5
Precisi6n
5
85
4,25
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
5
85
4,25
5
88
4,4
10
70
7
10
90
9
10
90
9
5
80
4
10
98
9,8
5
95
4,75
100
86,7
a oro. Equipo Auditor
•
Conclusiones sobre la ejecuciOn del proyecto
En los cuatro anos de vigencia del proyecto se han ejecutado recursos por valor
de $8.476 millones que corresponden al 56% de los recursos solicitados por la
entidad para el mismo periodo lo cual como en la mayoria de los proyectos
analizados dificulta el cumplimiento de compromisos que estan contenidos en el
Plan Nacional de Desarrollo como estrategias prioritarias del gobierno actual.
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 - Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriasen.qov.co
71
CONTRALO
c3E--
NV
g.1-f,r7,;:`,°,,to!LE^D^
°
°
INS1111JCIC,ES FINA NcikAs
No obstante lo anterior el DANE, entre otros, logrO en 2011 el desarroll6 del
Sistema de Consulta Geoestadistico para el analisis de informaci6n del registro
Unico de damnificados — REUNIDOS realizado como respuesta a la gesti& del
riesgo en la situacion de desastre y emergencia social, econornica y ecolOgica
declarada por el gobierno nacional.
✓ Investigaciones o Tareas relevantes
Georeferenciaci6n Y Sistema De Metadatos:
Objetivo:
Este eje tematico este enmarcado en el disefio y establecimiento de protocolos
y estructuras para georreferenciar los datos del sistema de informed&
estadistico y la generacion de sus metadatos para la consulta e intercambio de
informacion, la actualizaciOn y mantenimiento del Sistema de Informed& Geoestadistico — SIGE y la generaci6n de sistemas de consulta espaciales,
interrelacionando informaci6n geografica y estadistica, para la divulgaciOn de la
informed& estadistica.
La informaci6n georreferenciada alimenta el Sistema de InformaciOn
Geoestadistica (SIGE) que se constituye en el instrumento para el manejo y
divulged& de informaciOn estrategica del pals y abarca los aspectos:
demografico, economic°, social, cultural, ambiental y politico. Su actualized& y
mantenimiento, tiene ventajas diversas y en varios Ordenes, y debe adecuarse a
los cambios y al entorno tecnolOgico para el manejo y administraci6n de la
informaci6n geoestadistica que incorpora los desarrollos conceptuales mas
recientes para la colecciOn, procesamiento y divulged& de la informed&
estadistica.
Las metas generales definidas en esta tematica son:
•
•
•
•
Generacien de normas, estandares y protocolos para el intercambio y
acceso a la informed& de la ICDE
SIGE actualizado por mOdulos y la inclusion de nuevos niveles de
informaci6n
Apoyo a la actualized& continua de los marcos de investigaci&
estadistica.
AmpliaciOn de cobertura de productos cartograficos tematicos publicados
en la Web mediante aplicativos de consulta que sirven de apoyo a las
investigaciones DANE
Para cumplir con estas metas el eje tematico este compuesto por los
componentes de actualizaciOn de cartografia municipal, integraci6n de marcos
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72
CONTRALORIA
DE
E INSTITIJCIONES EINAN:lenAS
geoestadisticos y apoyo cartografico, que permitan la divulgacion de
informaci6n estrategica del pals y abarca los aspectos: demografico,
economico, social, cultural, ambiental y politico, fundamentales para que el
gobierno tome decisiones sobre los diferentes aspectos mencionados.
El proyecto se cumpli6 de acuerdo a las directrices del nivel central y su Plan de
Acci6n en el 100%
3.4.8. Levantamiento,
Recopilacion
y Actualizacion
de la
InformaciOn relacionada con precios a nivel nacional (Precios)
Dentro de sus objetivos esta Diseriar o robustecer los indicadores de precios y
costos para los diversos campos del programa: el consumidor, el productor, la
construccion, los Predios, la educaciOn, la salud, la justicia, el transporte.
•
Investigaciones Asociadas:
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
•
Indice de Precios del Productor - IPP:
Indice de Precios al Consumidor — IPC:
Indice de ValorizaciOn Predial - IVP:
Indice de Costos de la Educacion Superior Privada - ICESP:
Paridad Regional o Local:
Prestaci6n de Servicios POblicos: (Indice de Costos del Transporte de
Carga por Carretera — ICTC)
Indice de Costos de construccion de vivienda - ICCV:
Indice de Costos de la ConstrucciOn Pesada — ICCP:
IPVN: Indice de Precios de Vivienda Nueva.
Indice de Precios de Edificaciones Nuevas - IPEN
Rediseno de los indices
Presupuesto
En la vigencia 2011 para el desarrollo del proyecto denominado "Levantamiento
y ActualizaciOn de la InformaciOn Relacionada con Datos Espaciales a Nivel
Nacional", se apropiaron $5.800 millones, de los cuales se comprometieron
$5.772 millones, correspondiente al 99% de los recursos asignados al proyecto
para la vigencia 2011.
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriacten.qov.co
73
0•
CONTRALOR1A c°.°.",.711.477 AAs
Millones de pesos
AICIO
TABLA 22
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
PRECIOS
TOTAL
I OTROS
RECURSOS
SOLICITADOS PGN
2007
0
2008
3.914
6.300
2009
2010
2011
2012
2013
0
3.914
6.300
0
0
4.233
5.800
8.918
6.600
4.233
5.800
8.918
0
0
6.600
7.000
0
7.000
2014
Fuente: Fichas SPIN
• Calificacion de la GestiOn y Resultados
TABLA No. 23
CALIFICACION DE LA GESTION
CONTROLDEGESTION Y RESULTADOSDE LOS
PROYECTOSDE INVERSION
COMPONENTS PRINCIPIO
o
6
co
=
tn
(10
c
a)
._
0
:.=
w
T..)
o,
,_
E
o
o
o
Lu
FACTORES
A EVALUAR
PONDERACION
SUBCOMPONENTS
%
CALIFICACION
CALIFICACION
EQUIPO
PONDERADA
AUDITOR 1100
Cobertura
5
95
4,75
Focalizacien
Absorcion de
la Demanda
Actual
Resultado
Final
Legalidad
Costo Unitario
de Produce&
Productividad
Media
Capacidad de
Autofinanciamiento
Ejecueion
Presupuestal
segun
Programacion
Capacidad de
Recuperacion
de Prestamos
y Pasivos
10
90
9
5
85
4,25
5
90
4,5
10
70
7
10
90
9
10
90
9
5
80
4
10
95
9,5
5
95
4,75
Carrera 10 No. 17-18 P. 0 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriagov,co
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CONTRALORIA
(st.LHA, AL _A
°q'" °"`°°°'
CA E INSTITIJCIONES ,
NANCIENAS
Oportunidad
10
co
Accesibilidad
5
0
Continuidad
Precisi6n
TOTAL PORCENTAJE POR
COMPONENTE
5
90
90
90
9
4,5
4,5
5
95
4,75
100
88,5
Elabort8 Equipo Auditor
•
Conclusiones sobre la ejecucion del proyecto
Por la importancia de las diferentes investigaciones realizadas, las cuales como
en el caso del IPC permiten analizar situaciones de caracter econOmico y se
utilizan para la toma de decisiones del gobierno y entes privados, debemos
manifestar que de los $20.247 solicitados para el proyecto a partir del 2008,
solo se ejecutaron recursos por $14.664 millones para las cuatro vigencias.
•
Investigaciones Relevantes
indite de Precios al Consumidor— IPC:
El Indice de Precios al Consumidor (IPC) es una investigation estadistica que
mide la variaciOn porcentual promedio de los precios de un conjunto bienes y
servicios finales que demandan los consumidores. Los prop6sitos de use de la
informaci6n del IPC permiten analizar situaciones de caracter econ6mico y se
utilizan para la toma de decisiones del gobierno y entes privados. El indite se
usa principalmente como factor de ajuste en la determinaciOn de salarios,
estados financieros, en la soluciOn de demandas laborales y fiscales. Asi
mismo, el IPC se emplea para calcular la perdida de poder adquisitivo de la
moneda, para obtener equilibrios en partidas de las cuentas nacionales y como
factor de analisis del comportamiento de la economIa 44.
Comportamiento de la variacion doce meses del IPC, segun grupos y
subgrupos de gasto:
En los Oltimos doce meses cuatro grupos se ubican por encima del promedio
nacional (3,44%): salud (4,77%); alimentos (4,72%); educaciOn (4,61%) y
vivienda (3,90%). El resto de los grupos de gastos se ubicaron por debajo del
44
DANE: Metodologia Indice de Precios al Consumidor
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • vA•nv.contralortacten.qov.co
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G ESTiON PUSNCA
CONTRALORI
TUCIONES FINANCIEFAAS
lit NEN', _IN _A ,L HUN- NO N
A
promedio: comunicaciones (2,97%); transporte (1,99%); otros gastos (1,54%);
vestuario (0,54%) y diversiOn (-0,52%).
Los mayores aportes a la variaciOn en los Caltimos doce meses se registraron en
los grupos de: alimentos y vivienda, los cuales en conjunto contribuyeron con
2,53 puntos porcentuales al acumulado anual de dicha variaciOn.
El proyecto en la vigencia 2011 se cumpli6 de acuerdo a las directrices del nivel
central y su Plan de AcciOn en el 100%.
3.5. ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO RECURSOS OLA INVERNAL
El 28 de enero de 2011, se celebrO el Convenio Interadministrativo N° 1005-09002-2011 entre el Fondo Nacional de Calamidades - Subcuenta Colombia
Humanitaria - Fiduprevisora S.A. y el Departamento Administrativo Nacional de
Estadistica - DANE, con el objeto de ""Aunar esfuerzos para adelantar las
actividades necesarias para identificar la poblaciOn de damnificados por la
emergencia invernal en todo el pals y dernas actividades tendientes a este
objetivo". Que permita realizar el registro Unico de damnificados segUn las
siguientes fases: Fase I Inicio y conceptualizaciOn; Fase II Planeacion y Olsen();
Fase Ill Ejecuci6n y Fase IV Procesamiento y Cierre del Proyecto. La Duraci6n
del convenio sera de cinco (5) meses contados a partir del perfeccionamiento
del mismo, con un monto de $3.018.069.478, de lo cual el DANE hara rendicion
de cuenta, una vez finalizada la gestion. Estos recursos seran manejados a
traves de la Fiduciaria La Previsora S.A.
El 16 de marzo de 2011, se suscribe el otrosi No. 1 donde se aprueba la adicion
de $1.144.6 millones, con el fin de agilizar los procesos y mejorar la calidad de
la informaci6n y los mecanismos de coordinaciOn, supervision, captura y
para lo cual se hace necesario reforzar la planeacion, el proceso
operativo, asi como la captura y procesamiento de la informaciOn.
El 27 de abril de 2011, se celebra el otrosi No. 2 adicionando la suma de
$3.024.6 millones y se prorroga en tres meses, es decir hasta el 27 de junio de
2011. El 22 de septiembre de 2011, se firma el otrosi No. 3, prorrogandose por
tres meses adicionales a partir del 27 de septiembre de 2011.
El 27 de diciembre de 2011, se celebra el otrosi No. 4, donde se prorroga por 4
meses adicionales hasta el 27 de abril de 2012.
En cuanto a EjecuciOn:
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • vxnv.contralor acac,
76
CONTRALORIA c'E's"crigt^iTifet.°."`°°°"
ELL 44, D 444 DL -4 .4 [DUI. CA E iFIFFiLDDIEFFEE
F44.4c4FDE4
F4
I Etapa: Se visitaron 756 municipios, de los cuales 28 no registraron
damnificados y 728 quedaron registrados. Se diligenciaron 602.427 formularios
y se visitaron 28 departamentos y formularios verificados 367.405.
II Etapa: Se visitaron y registraron 203 municipios. Se visitaron 20
Departamentos y se verificaron 39.450 formularios.
III Etapa: Se repasaron 511 municipios de la Etapa I y 623 municipios a la etapa
II y 67 municipios nuevos, para un total de 641 municipios registrados. Se
visitaron 29 departamentos incluido Bogota y se verificaron 254.878 formularios.
En cuanto a la etapa presupuestal, se toma information del avance realizado
por el Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE, el cual
refleja los siguientes valores:
TABLA 24
PRESUPUESTO
PROYECTO REUNIDOS DANE
CONCEPTO
EJECUCION
GASTOS TOTALES
PROGRAMADO
7.187
EJECUTADO
6.895
S. DISPONIBLE
RECURSO HUMANO
ADQUISICION DE
BIENES Y SERVICIOS
TRANSPORTE
VIATICOS Y G. VIAJE
TOTALES
291
PROGRAMADO
3.581
EJECUTADO
3.581
S. DISPONIBLE
PROGRAMADO
3.237
EJECUTADO
2.936
0
S. DISPONIBLE
301
PROGRAMADO
EJECUTADO
158
158
S. DISPONIBLE
PROGRAMADO
219
EJECUTADO
219
S. DISPONIBLE
uen e:
0
0
Millones de pesos
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.ciov.co
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CONTRALOR1A
_A k E,65,,c
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=`,°,72,DA"E`"'
NANCIERAS
r .s7irucior4Es F ■
Respecto a las adiciones y modificaciones presentadas en el convenio
referenciado, se informara a la comisiOn de auditoria de Colombia Humanitaria
para lo pertinente.
Analizados y evaluados los contratos de prestacion de servicios para Ilevar a
cabo el proceso de digitaciOn y transmision de los datos capturados del
Registro Onico de Damnificados - Reunidos en las Direcciones Territoriales
Noroccidente y Norte, se observaron deficiencias en la planeaciOn y formulaciOn
de las caracteristicas tecnicas del proyecto, falta de direccionamiento por parte
del nivel central, lo cual conlievo a que se dieran decisiones diferentes pese a
que se trata de una sola entidad. En la Direccion Territorial Noroccidente se
celebro el contrato No. 001R-2011 el 21 de febrero de 2011, por valor de $249
millones como contraprestaciOn para proveer la totalidad del personal e
infraestructura requerida para Ilevar a cabo el proceso de digitacian de 122.066
formularios del registro Onico de damnificados Reunidos, la digitacien de 3.750
formularios No. 4 y 154 formato No. 7, de acuerdo con las caracteristicas
tecnicas contempladas en la clausula segunda del contrato. Mediante
ResoluciOn 182 del 6 de octubre de 2011, el DANE liquida unilateralmente el
contrato, por desacuerdo con el contratista, deduciendo la suma de $29
millones. El 1 de febrero de 2012, el contratista presenta solicitud de
conciliaciOn ante la procuraduria provincial de Antioquia, solicitando el pago de
lo adeudado, perjuicios ocasionados a la firma contratista y perjuicios por
deterioro de la imagen por valor de $79 millones.
• Hallazgo
Hallazgo 18.Contratos de DigitaciOn de Encuestas (F) (D)
En la Direcci6n territorial Norte se celebra el contrato No. 01-2011, por $683
millones para digitar 370.902 encuestas y 27.812 formatos (4 Y 7), sin embargo
se digitaron 312.667 encuestas y 28.248 formatos. El acta de liquidacion
suscrita el 7 de octubre de 2011, el DANE paga la totalidad del contrato, pese a
que se digitaron menos encuestas de las contratadas.
Lo anterior refleja debilidades en el proceso de planeaciOn del contrato, por
cuanto no se tuvo un valor de referencia por encuesta digitada, lo cual conlleva
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia •contraloriacloy22
78
CONTRALORIAL°V`7"°°"
--- oh
p
BL ern a INSTITLICIONES FINANCIER.,
a posibles procesos judiciales contra la entidad, e incurrir en mayores valores
cancelados.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia Fiscal por $90.345 millones y
disciplinaria por violaciOn a los principios de la contrataciOn estatal46.
La entidad manifiesta que "el objeto contractual incluye obligaciones y caracteristicas
tecnicas de los productos y servicios que afectan of costo de la ejecucion y el valor del
contrato de manera heterogenea, y no simplemente la digitaci6n de formularios, par lo
cual y dada la estructura del objeto contractual, of lOgico que el valor pactado no se
suscribi6 bajo /a modalidad de precios unitarios , on consecuencia no es admisible la
evaluacien contractual que hace of auditor fiscal, por cuanto deben configurarse los
tres elementos: 1.- Una unidad de medida, 2.- el estimativo de la cantidad de cada
medida y 3.- un precio por cada medida , por lo cual of contrato es a precio global".
En primer lugar, es importante aclarar que el hallazgo y el presunto detrimento
fiscal no estan enfocados a la naturaleza del contrato, sea global o de precios
unitarios con las caracteristicas especiales que enmarcan a cada contrato como
lo senala la entidad en su respuesta, el hallazgo esta enfocado a la falta de
planeaciOn y lineamentos claros en que se formularon las especificaciones
tecnicas las cuales estan enfocadas Onicamente a proveer la totalidad del
personal requerido para Ilevar a cabo el proceso de digitaci6n de un nOmero
de formularios, asi como disponer de las instalaciones fisicas adecuadas y
seguras para los equipos de c6mputo, puestos de trabajo y un canal de Internet
para la digitaciOn, verificaciOn y transmision de los datos capturados a traves de
los formularios previamente definidos, dejando de lado elementos esenciales
como las calidades, cantidades especificaciones, riesgos, que se pueden
presentar en la ejecucion del contrato, los cuales no fueron contemplados ni
Segun la propuesta se contrato 370,902 encuestas y 27,812 formatos 4 y 7 para un total de 398,714, por un valor de
$623.115.204,80 incluido IVA, por lo cual el valor por encuesta y formulario corresponde a $1.562,81. De acuerdo con
el certificado de cumplimiento del 2 de mayo de 2011, el contratista digitb un total de 340,915 (312,667 encuestas y
28,248 formularios 4 y 7); por consiguiente existe una diferencia de 57,799 encuestas y formularios, los cuales al ser
mulfiplicados por el valor unitario de las mismas $1.562.81, arroja un valor de $90.328.837, el cual constituye el
presunto detrimento patrimonial.
46 Ley 1150 de 2007, Articulo 2, Numeral 4° "(...)En aquellos eventos en que el regimen de la ejecutora no sea el de la
Ley 80 de 1993, la ejecucion de dichos contratos estara en todo caso sometida a los principios de la funciOn
administrativa a que se refiere el articulo 209 de la Constitucian Politica, al deber de selecciOn objetiva y al regimen de
inhabilidades e incompatibilidades de la Ley 80 de 1993 salvo que se trate de Instituciones de Educacign Superior
Priblicas, caso en el cual la celebracion y ejecucion podran realizarse de acuerdo con as normas especificas de
contrataciOn de tales entidades, en concordancia con el respeto por la autonomia universitaria consagrada en el articulo
69 de la ConstituciOn Politica,(...)"
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • wonv.contraloriar en.gov,co
79
CONTRALORIA
°G.T-r-rionNAT,R.A07—^
dentro de la propuesta presentada por el contratista ni en el contrato
interadministrativo No. 001-2011, como el caso de que no se suministrara el
numero de formularios estipulados en la clausula segunda y que estaba
contemplada como una obligacion a cargo del Dane, de acuerdo con lo
consagrado en la clausula septima del mismo contrato, dandose asi un pago
total sin que se cumpliera el objeto contractual. No obstante, si se contemplO
un valor por encuesta digitada adicional, mas no el hecho de que fueran menos
formularios.
Esta falta de prevision y planeacion por parte del Dane deja de lado el
parametro rector de control y organizacion tanto en lo economic° como en lo
logistico, aspectos que son esenciales en la ejecuci6n de un contrato y que ha
sido reiterado en diferentes oportunidades por el Consejo de Estado47.
En segundo lugar, no puede dejarse de lado que estas mismas especificaciones
tecnicas fueron impartidas a la Direccion Territorial Noroccidente, quien al
presentar la misma situacion, es decir un numero de encuestas menores al
contratado, opto por canceler parcialmente y cancelar al contratista lo
realmente digitado, lo cual evidencia que pese a que se trata de una misma
entidad, Departamento Administrativo Nacional de Estadistica, se toman dos
decisiones totalmente opuestas, en una se prorratea y cancela parcialmente y
en la otra territorial se cancela la totalidad del contrato, sin que se cumpliera en
su totalidad con el objeto contractual.
47 "El principio de PlaneaciOn: Finalmente, no puede dejarse de lade una rapida menciOn al principio de planeaciOn en
cuanto es uno de los pilares en la actividad contractual, el cual impone que la decisi6n de contratar no sea el resultado
de la imprevisiOn, la improvisaciOn o la discrecionalidad de las autoridades, sino que obedezca a reales necesidades de
la comunidad, cuya soluciOn ha side estudiada, planeada y presupuestada par el Estado con la debida antelaciOn, con
la Unica finalidad de cumplir los cometidos estatales.
Este principio, entonces, tiene importantes implicaciones desde mucho antes de la convocatoria a proponer, pues en
esta etapa preliminar resulta indispensable la elaboraciOn previa de estudios y analisis suficientemente serios y
completos, antes de iniciar un procedimiento de selecciOn, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos
relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebraciOn del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades
existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual
que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demas caracteristicas que puedan o deban reunir los
bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contrataciOn, adquisicion o disposicion se haya determinado necesaria, lo
cual, segOn el case, debera incluir Iambi& la elaboracion de los disebos, pianos, analisis tecnicos, etc; (iv) los costos,
proyecciones, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podria demandar la celebraciOn y ejecuciOn de
esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc.,
que se pretende y requiere contratar, asi como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la
disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de page que
se deriven de la celebraciOn de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o
internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y
satisfacer las necesidades be la entidad contratante; (vii) los procedimientos, tramites y requisites que deben
satisfacerse, reunirse u obtenerse para Ilevar a cabo la selecciOn del respective contratista y la consiguiente celebraciOn
del contrato que se pretenda celebrar.
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80
CONTRALORIA
E INSTMJCIONES FINANCIEPAS
En tercer lugar, es importante anotar que dentro del hallazgo estructurado se
dan los elementos necesarios para configurar la incidencia fiscal, por cuanto
existe un dano at Estado, el cual por via jurisprudencial la Corte Constitucional
ha sostenido en sentencia C-840/01, que para la estimacion del datio debe
acudirse a los preceptor generales acerca de la teoria del dano, esto es,
entendiendose que este debe ser cierto, especial, anormal, determinado y
cuantificado o cuantificable y como se observa en el presente caso, se tiene
que existe un daflo por $46.8 millones, los cuales resultan de la diferencia entre
el valor contratado y cancelado al contratista y lo realmente ejecutado, tal y
como se evidencia en el acta de liquidacion.
En cuarto lugar, y referente a los elementos de la de la responsabilidad fiscal
como la conducta dolosa o gravemente culposa y el nexo causal sera la
dependencia competente la encargada de determinar estos aspectos, los
cuales seran determinados en el auto de imputacion si a ello hubiere lugar.
Hallazgo 19.Adguisichin de Bienes - Proyecto Reunidos
En virtud del convenio interadministrativo No. 1005-09-002-2011 suscrito entre
el Departamento Administrativo Nacional de Estadistica — DANE y el Fondo
Nacional de Calamidades - Subcuenta Colombia Humanitaria - Fiduprevisora
S.A., el DANE celebro los contratos 7, 8, 9, 032, 036, 043, 119, 142, 204, 376,
613, 631, 633, 634, 635 y las ordenes de compra 09 y 010 de 2011, $862
millones, con el fin de adquirir puestos de trabajo, archivadores rodantes,
computadores de escritorio y portatiles, scanner, impresoras, sillas operativas
entre otros, los cuales fueron ingresados at almacen y registrados en cuentas
de orden y plaqueteados conforme a los lineamientos del Dane. En oficio
suscrito el 15 de mayo de 2012, el Coordinador administrative del Proyecto
Reunidos informa que los bienes se encuentran en los inventarios del Dane y
que estan a cargo de los funcionarios de planta y situados de acuerdo con las
necesidades presentadas.
Sin embargo, el procedimiento de adquisiciem de bienes y servicios y servicios
personales para el desarrollar las actividades del registro Unicos de
Damnificados - Reunidos expedido por el Dane senala en numeral 7 que
"Ingresos al Almacan: NingUn bien debera ingresar a los Almacenes de las
Territoriales o al DANE Central, por tratarse la gran mayoria de bienes de
consumo. En caso de adquirir un bien devolutivo, /a propiedad del mismo estarA
a disposicion del Fondo Nacional de Calamidades.." y senala que "bienes
devolutivos (Ej. lmpresoras, computadores, fotocopiadoras, etc.)".
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Asi las cosas, pese a que el Dane establecio que los bienes devolutivos
(computadores, scanner, fotocopiadoras, entre otros) debian estar a disposicion
del Fondo Nacional de Calamidades fueron ingresados al Almacen y se
encuentran cumpliendo un fin totalmente diferente para los cuales fueron
adquiridos.
Estas situaciones evidencian tambien, deficiencias en el seguimiento, monitoreo
y supervisiOn por parte del Fondo Nacional de Calamidades, situaci6n que no
garantiza la ejecucion de los recursos de acuerdo con los principios y fines para
los cuales fueron destinados, asi como que los recursos que deben ser
invertidos en los proyectos de inversion social sean destinados para otro fin.
Esta situaci6n advierte riesgos que pueden comprometer la disponibilidad de
bienes y recursos para la atenci6n de emergencias humanitarias.
La entidad manifiesta que: "Los bienes actualmente se encuentran en las instalaciones del
DANE, y estan ubicados en las mismas dependencias para los cuales fueron adquiridos tal
coma lo constate la comision auditora, a cargo de los mismos interventores que en el momento
de desarrollo operativo del proyecto ejecutaron las actividades estructuradas pare tal fin, y
dado que al momenta de este informe las actividades operativas del proyecto ya cerraron,
los bienes han sido reasignados a otros funcionarios y contratistas de las mismas
dependencies, en espera del proceso de liquidacion del Convenio, donde se define su
destinaciOn".
Examinada la respuesta de la entidad, el hallazgo ser mantiene, por cuanto si
bien es cierto, no se ha realizado la liquidacion del convenio que determine el
destino y utilizacion de estos bienes muebles, no puede desconocerse que el
procedimiento de adquisicion de bienes y servicios personales para
registro Calico de damnificados — Reunidos
del
desarrollar actividades
establecia claramente que estos bienes no debian ingresar a los almacenes
de las territoriales o al Dane central y que el bien devolutivo deberia estar a
disposicion del Fondo Nacional de Calamidades.
Por lo cual la Comision de Auditoria debe advertir la disposici6n de estos
bienes asi como los recursos que fueron invertidos en la adquisicion de los
mismos.
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INSMUCIONES CINAN,14.17AS
ANEXO 1. EVALUACION DEL PROYECTO CENSO 2015 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADISTICADANE
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Debilidades en la p laneacion
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Dificulta hacer un seguimiento
del
Plan, teniendo en cuenta la
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DANE en la v igenc ia auditada.
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Tipo de
hallazgo
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Contenido Plan de Acc ion por p royectos
El Plan de Acci6n por Proyecto de la Ent idad carece de
informaci6n relevante como fecha de inicio, recursos
asignados y ejecutados a cada investigacion p rogramada y
responsa bles de ca da una de ellas.
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Incumplimiento de to establecido
Falta de informacion para
en los art iculos 27 y 29de la
evaluar los resultados de la
gestion en funcion del Plan Ley1.152de 19942 .
Nacional
de Desa rrollo.
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El seguimiento a l Plan I ndicativo no contiene los p rogramas,
proyectos, metas ni los recursos financieros asignados y
ejecutados por cada programa o p royecto ejecutado en la
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Seguimiento Plan Estrategico
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Incumplimiento de l paragrafo 1°
del articulo 4° de la Ley 872de
20034 y se relac iona con la
aplicaciOn del articulo 209de la
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Politica5 ,
Consfitucion
establece los principios de la
Funcion Administr at iva y el
de la Ley 42de
art iculo 12°
19936 , que precisa en su a rticulo
de gest i6n es
12° que e l control
el examen de la eficiencia y
eficacia en las ent idades del
estado y establece que las
entidades deben cumplir los
principios de economia, eficacia,
equidad y que sobre estos
principios rea lizara la Contra loria
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Indicadores de Gestion
Si bien la ent idaddio cump limiento a la acciOn de
mejoramiento propuesta, el informe de analisis de los
indicadores contiene debilidades de fondo a l equipa rar el
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eficacia y eficiencia.
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Este hecho tiene presunta
incidencia disciplinaria, en virtud
del numeral 318 del articulo 48 y
del Numeral 1del Articulo 34 de
la Ley 734 de 2002.
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Seguimiento a l Plan de Acc i6n
El seguimiento o evaluacion de los Planes de Acci6n y
Estrategico por parte del
Comitede Coordinacion del
Sistema Integrado de Control y Gestion presenta debilidades
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Publicacion de contratos SECOP ( D)
Se observo en a lgunos contratos, modificaciones, adiciones,
prorrogas y acta de liguidacion de los siguientes contratos:
0544, 0801, 0921, 1217, 1218 de la territorial Noroccidente;
0916, 1030, 1482 de la Territorial Norte, 714, 729, 820, 1176,
1202 de DANE Central, no fueron oportunamente
publicados en el
SECOP, conforme lo establece la norma.
Incumplimiento de lo establec ido
en
el
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de la
Resolucian 1009 de 20117 de la
Direccion Genera l del DANE
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Incumplimiento de l arf iculo 34 12
de la Ley 734 de 2002El
presente hallazgo, tiene presunta
incidencia disciplinaria
Incumplimiento de lo establecido
en el art iculo 60 de la Ley 80 de
199310 y el Manual de
Contrataci6n
del
DANE11,
generando presunta inc idencia
disciplinaria.
EFECTO
Tipo de
hallazgo
0
Supervision de Contratos ( D)
Revisados los expedientes contractua les de la muestra, se
Debilidades en el seguimiento
observ6 que los informes de los sup ervisores de los
y control en los procesos de
contratos no se encuentran ni hacen p arte de la carpeta
supervisiOn.
como lo establece la resolucion, pese a que los co ntratos se
encuentran liquidados.
Debilidades
de
control
respecto a la realizaciOn de
cesiones de contratos de
prestacion de servicios en la
Territorial Norte,
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Se evidenciaron debilidades de control respecto a la
realizaciOn de cesiones de contratos de p restaci6n de
servicios en la Territorial
Norte°, dado que se realizan las
liquidaciones de la Ultima cesion de los mismos, pero no de
' la tota lidad del contrato; tampoco se evidencia el
cumplimiento de diez (10) dias de anticipacion para la
cesion, ni la constancia de empa lme de los dos contratistas
con evidencia de p roductos entregados y pendientes de
entrega.
Cesi6n de Contratos de Prestacion de Serv icios ( D)
HALLAZGO
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Carrera 1 0No. 17-18P. 10PBX: 3537 700 • Bogota, D. C.
Se evidenciaron dificultades en la consulta de informaci6n
basica con fines de control; no genera reportes, no reporta
a larmas en situaciones criticas como la suscripci6n de un
nuevo co ntrato a una persona s in haber liquidado e l anterior;
y se observo que existen modificacio nes a los procesos
contractua les que no estan registrados en SICO, como por
ejemplo la existencia de contratos liq uidados en expedientes
que aparecen en ejecucion en el aplicativo, prorrogas y
adiciones • ue no estan reg istradas en e l ap licativo.
Debilidades tecnicas en el
aplicativo ufilizado para el
y
actua lizacion
registro,
supervisiOn de los contratos
haberse
SIC014, al no
previsto un perfil de consulta
para terceros.
lo
contraria
Lo
anterior
b) articulo
esta blecido e n el literal
6.3de la Norma Tec nica de
Calidad NTCGP-100015 en lo
relacionado con el software de
los s istemas de informaci6n de la
entidad, implementada desde el
aflo 2008, segun lo dispuesto en
el articulo 2de la Ley 872de
200316.
Lo a nterior genera incertidumbre
sobre la ca lidad y consistencia
de la informacian y dificulta el
control
Inadecuado
control sobre los p rocedimientos,
seguimiento por parte de los
de
lo que incluye en causal
responsables de cada u na de
solicitudde inicio de proceso
las etapas en el proceso
administrativo sancionato rio en
contractua l.
virtuddel articulo 101de la Ley
42de 1993 13.
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Consistencia e n la Informacion ( PAS)
Se ev idenciaron errores e incons istencias en la informaci6n
contractual reportada por la entidad, debido a la falta de
uniformidad en la consolidacion de bases de datos y en la
utilizacion de herramientas de Excel suscept ibles de errores
y riesgo de manipulacion.
HALLAZGO
CAUSA
EFECTO
Tipo de
hallazgo
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Censo Nac ional
de Po blacion
Al revisar el
Documento "Diserio Basic°, Actividades
Preparatorias de l XVIIICenso Nacional
de Poblacion y VII de
Vivienda", elaborado por el DANE en el ario 2011, se
observaron deficiencies relacionadas con a lgunos productos
que debe contener e l documento como son los estimativos Algunos productos del Diseno
preliminares del presupuesto dado que solo presenta Basic° no se inc luyeron como
informaciOn descriptive de lo que debe contener un es el caso del presup uesto
presupuesto pero no plantea una aproximaci6n a las
necesidades especificas de recursos por pale de la entidad,
situacion que ha permitido que a l cierre de esta auditoria,
at:in no este aprobado un presupuesto defin itivo para la
realizacion del censo.
Lo
anterior
afecta
la
implementacion
del
Plan
Nacional de Desarro llo, Ley 1450
de 2011, Capitulo IV
0
REDINTERNA del DANE
0
De igual forma, se ev idencia fa lta de politicas y criterios en el
archivo de las ofertas.
Gestion Arc hivistica ( D)
Alg unas carpetas carecen de lista de chequeo y rotulos, asi
como no reposan los documentos que soportan tecnica,
financiera, juridica y operativamente las actuaciones surtidas
de la entidad.
incumplimiento del Articulo 5 de
la Ley 872 de 2003, literal A18 y
el
Articulo 55 de la Ley 1450 de
2011
Lo
anterior
evidencia
debilidades en la capacitacion
y entrenamiento sobre la
funci6n archivist ica a l talento
humano que labora en la
Entidad, a la carencia de incumplimiento de la ley 594 de
controles implementa dos p ara 2000, referente al manejo del
el manejo documental, a l no inventario documenta l,
acatamiento a las reglas y
principios generales que
regulan la funcion archivist ica
del
Estado.
Debilidades en el Sistema de
Gest iOn de Calidad que
impiden la consulta de
informacion.
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Acceso a la Informac ion
La consu lta del Sistema Documental de Procesos en
DANENET17 no permite el acceso a la informacion
relacionada con los p rocedimientos e indicadores para cada
uno de los p rocesos y subprocesos q ue se describen.
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Aprobaci6n de ga rantias
Se observe un acta de entrega y recibo a sat isfacciOn del
mismo contrato con fecha 30de diciembre de 2011 sin que
se hubiera expedido la correspondiente poliza y se hubiere
3de enero de
aprobado la misma, hechos que sucedieron e l
2012. Sibien esta gara ntia fue extendida con efectos
retroactivos.
Debilidade s y falta de control
al momento de rea lizar la
liquidacian de los contratos.
H
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Incumple lo consagrado en ei
del
cion
manua l de contrata
que
igual
al
DANE y FONDANE
lo establec ido en la clausula
de las
Debilidades de control
mencionado
del
v igesima
polizas del contrato.
contrato. Igualmente incumple lo
preceptua do e n el articulo 11del
decreto 4828de 200819
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en la contratacion rea lizada por la Territorial
Debilidades en mecanismos en la Ley 80de 1993, y por tanto
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1483de 20 11, se ev idencio una injustificada diferencia
interno y soporte tiene
de control
incidencia
presunta
las especificac iones tecnicas del objeto a contratar en los juridico en la contratac ion
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disciplina
pliegos de condiciones y el contrato respecto de la cantidad
de bienes a adquirir,
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decontrol enel usedeplantillasymodelo s de los
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El presente hallazgotiene
Se digitaron 312.667encuestasy 28.248formatos. El acta
de Iiquid acionsuscritael 7 deoctubrede 2011,
el DANE Debilidadesonelproceso de presunta incidenciaFiscalpor
$90.320 millonesydisciplinaria
paga latotalidaddelcontrato,
poseaquese digitaron planeacign del contrato
porviolaciena losprincipios de
menosencuestas de lascontratadas.
lacontrataci6nestatal.
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Lo anter ior no se encuentra acorde a l
DANE bajo los requisitos
Calidaddisenado y adoptado por el
exigidos por la norma ISO 9001:2000, de conformidad con lo
senalado en la Ley 872 de 2003 (Articulo 1°)3 , concordante con
el Modelo Estandar de Control Interno — MECI.
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bien la entidaddisenOindicadores de gestiOn en los diferentes
planes y programas que adelantan las distintas instancias de la
entidad y presento los respectivos informes, en la segunda meta
"Realizar un informe de analisis que deta lle los tipos de
indicadores de economia, equidad y costos ambientales que
aplicaria para DANE-FONDANE, tomando entre otros aspectos, Is
identificaciOn a nterior", se concluy6 que el indicador de economia
era el
"conjunto de indicadores de eficacia y eficiencia ya
determinados por la entidad"".
De lo a nter ior se concluye que si bien la entidaddio cump limiento
informe de a nalisis de
a la acci6n de mejoramiento propuesta, el
los indicadores contiene debilidades de fondo a l equiparar el
indicador de economia como resultado de los indicadores de
eficacia y eficiencia.
de gesti6n parte de la
La utilidad y fiabilidad de un buen control
base de tener indicadores Utiles y fiables, que permitan mostrar
los resultados de las actividades desarrolladas en un determinado
periodo de tiempo. ElDANE, a l no hacer la distinciOn entre un tipo
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Sin embargo, se observe que a lgunos contratos, modificaciones,
adiciones, prorrogas y acta de liquidacion de los siguientes
contratos. 0544, 0801, 0921, 1217, 1218de la territorial
Norte, 7 14,
Noroccidente; 0916, 1030, 1482de la Territorial
amente
fueron
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no
Central,
de
DANE
1202
1176,
729,820,
SECOP, conforme to establece la norma. Lo
publicados en el
anterior denota debilidades en el seguimiento y monitoreo, y por
de dar publicidad
ende vulnera la obligacien constitucional y legal
a los contratos, as i como el principio de transpare ncia par de los
procesos contractua les.
Este hecho tiene presunta incidencia disciplina ria, en v irtuddel
1
del Articulo 34de la
Numeral
numeral
3114 del art iculo 48 y del
2002.
Ley 734 de
El articulo 8del decreto 2474de 2008, establece que la entidad
contratante sera responsable de garantizar la publicidadde todos
los procedimientos y actos asociados a los proces os de
contrataci6n salvo los asuntos expresamente somet idos a
13de junio de 2011,
reserva. Asi mismo la Directiva No. 007del
de la Naci6n, advierte sobre
expedida por la Procuraduria General
de dar publicidad a los
la obligacien constitucional y legal
procesos contractua les.
Publicacien de contratos SECOP (D)
)
Respuesta Sujeto de Control
gestiOn interne Sistema de Ap oyo a la
Planeacion y Gesti6n Instituciona l SPGI.
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Dicha herramienta es el
el seguimiento a los p lanes institu cionales de
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En la respuesta dada por la entidad acepta que
algunos contratos, modificac iones, adiciones,
actas de liquidaciones fueron publicados como
consecuencia de la observaciOn e mitida por el
equipo Auditor. Sin embargo, se concluye que no
la oportun idad pare dar
es el memento ni
publicacion a los actos administrativos de
modificac iones, prorrogas, a diciones, y contratos
por cua nto vulnera los principios de publicidad y
transparencia, tal y como se observa en los
contratos 1176, 1202del nivel central, cuando se
publice el contrato, ya se habia ejecutado
plenamente el contrato; el contrato 820 que se
realize una prorroga, sin que se haya publicado,
situaci6n que impide realizar el seguimiento y
monitoreo por parte de terceros e inte resados en
el mismo.
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De acuerdo con el articulo 23 de la Ley 38 de 1989, el
presupuesto de gastos se discrimina en tres grandes rubros: 1°
Gastos de funcionamiento, 2°Servicio de la deuda, 3° Gastos de
inversion.
As i
las cosas, se determinaron casos en los cuales se han
financiado actividades de estricto funcionamiento con presupuesto
de los proyectos de inversion, dentro de los q ue se encuentran los
•
siguientes:
Los contratos 148315 y 148215 de la Territorial
Norte;
1217'7 y 121818 de la Territorial
Noroccidente,
corresponden a la adquisicien de puestos de trabajo y
adquisicidin de sistemas de circuitos electricos, teniendo
como justificacion la infraestructura de la entidad y
recomendaciones de salud ocupacional. Se pudo
comprobar mediante pruebas de auditoria, que estos
puestos de tra bajo estan siendo utilizados en todas las
actividades a dministrativas, operatives y misionales de la
entidad.
De otro lado, el
DANE durante la v igencia 2011, suscribi6
20 contratos de arrendamiento para actividades de
funcionamiento de las territoriales y subsedes, por
$557.8 millones de pesos, con ca rgo a varios de los
proyectos de inversi6n. Sobre el tema de contratos de
arrendamiento tenemos q ue con base en el
decreto 4803
del
29 de diciembre de 2010, mediante el cual
"se liq uida
e/ Presupuesto General de la Nac iOn p are la v igencia
fiscal de 2011, se de tallan las ap ropiaciones y se
clasifican y definen los gastos", se considera un gasto de
funcionamiento el
"Alquiler de bienes muebles e
inmuebles para el adecuado funcionamiento de los
arganos" (Art iculo 39, Literal A, Numeral
2. 1).
Adicional a lo anterior, tambien se detectaron casos de contratos
de prestaciOn de servicios, que son pagados con presupuesto de
los proyectos de inversion, pero que del analisis de las
obligaciones de los mismos, se concluye que se trate de
actividades de funcionamiento de la entidad y que no
corresponden a actividades misionales destinadas al proyecto
para el cual
fue concebido el presupuesto respectivo.
Se realizaron pruebas con respecto a a lgunos contratos
de crestedon de servicios en Dane Central, financiados
Funcionamiento por Invers ion (D)
•
•
Analisis de Respuesta y Conc lusion
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No.
Respuesta Sujeto de Control
Ana!Is is de Respues ta y Conc lusion
servidores
pOblicos
responderan
disciplinariamente por sus acciones y omisiones.
La Entidad en su respuesta sostiene que en
relaciOn con la incertidum bre que se pudo
Durante el desarrollo de la auditoria, se evidenciaron errores e haber generado, la
entidad aclaro tanto en
inconsistencias en la informaci6n •
contractual reporta da por la comunicado comp verbalmente que el archivo
•
•
entidad, debido a la falta de uniformidad en la consolidacion de consolidado
General de contratacion por
bases de datos y en la utilizacion de herramientas de Excel entidad no
reconociOlos caracteres que
susceptibles de errores y riesgo de manipulacion, edemas de separan los decimales,
tomandolos comp
inadecua do control y seguimiento por parte de los responsables valores enteros
en pesos y q ue la eliminaciOn
de cada una de las etapas en el proceso contractual. Los errores del separador
de decimales modificaron el
mas relevantes son los siguientes:
valor correcto de algunos contratos. Que
La informac iOn reportada por el convenio interadministrativo pese a lo anterior, la entida
dha estado atenta
No. 018 celebrado entre la Alca ldia de Medellin y FONDANE a presentar los expedientes, documentos,
reporto un error del 1251,76%, es decir, que el valor soportes que evidencian el valor
de la
reportado de los 63 contratos celebrados fue de $5700 contratacion,
independiente
de
las
millones, cuando el valor rea l correspondia a la suma de inconsistencies que pudieron
la respuesta de la entidad,
presentarse en Analizadase
$454.5 millones. Ahora bien, en comunicacien suscrita por el la consolidacien de la informacion
concluye que se aceptaron las deficiencies q
reportadaue
Director General
del DANE, se inform6 que estos errores se en el archivo en Excel y que esta situacien sepresentaron
en la consolidaciOn de
la
presentaron Onicamente en la Territorial
informacion. Es por ello, que esta informac
Noroccidental y que es un hecho aislado y justificados que noion
obedecen a errores decimales que fueron tomados en pesos implica falta de control en
contractua l del DANE Central y de
la gestiOnlas
en el momento de realizar la consolidaciOn genera l
Direcciones Territoria les no debe ser maneja
de la contractual ni
impedimento alguno para lada
contratac ion de la entidad.
manualmente (Excel), conforme se observe p
gestien de los entes de control. Asi mismo laor
Sin embargo, al continuer can la eva luacien se encontraron entidad adelanta las acciones encamina
parte del Eq
uipo Auditor, ya que esto conlleva
a
das
mas inconsistencies, a hora en la Territorial Norte: 1) En la afortalecer el aplicat ivo de SICO de ta l
que
se
cometan
errores en la digitacien y se
forma
territoria l norte existen diferencias en las fechas de q ue sea esta la herramienta la que genere generen dates e informaci6n inexacta y err6nea
suscripcion de los contratos, come en el contrato 1483 en el los reportes necesarios para la verificacien y de la misma.
cua l se manifiesta haber side suscrito el 28de diciembre de control
de las diferentes
etapas Respecto a Reunidos, la entidad acept6la
2010, cuando la fecha rea l es 28de diciembre de 2011, contractuales senala das por el ente auditor,Si
observaciOn como sobre el error en la minute.
reflejan do un ano de diferencia; 2) En el
bien esta situaci6n efectivamente no inva lids
Contrato de acciones que permitiran tanto a Is entidad
las
Prestacion de serv icios 283 de la territorial node, en el comp a los organismos de control contar
actuaciones
realizadas, si genera riesgo
de
con
reporte aparecen va lores totales, lo que genera que las cifras informaciOn oportuna y con la calida ,, confusion en el operador juridic° y en terceros
d
se
interesa
encuentren
dos.
duplicadas, ya que el primer contratista consistencia necesarias para un adecuado'
aparece registrado comp si se hubiera ejecutado en su p roceso de control. De igual
forma solicita el
totalidad. 3) Contrato de prestac iOn de serv icios 921 retiro del
inicio del proceso administrative
Territorial
Norte, suscrito con el primer contratista el 2 de sancionatorio.
septiembre de 2011, por va lor de $ 1.1 millones por el termino
de un mes. Se le pagaron 4 dias y se cedi6 el contrato a un En relacien con as contratos de Reunidos,
la
segundo contratista, q uedando un sa ldo por ejecutar de $ 1,01 respuesta de la entidadfue la siguiente:
millones. La informacion reporta da a la Contraloria General
"Dando cump limiento a las me didas
de la RepOblica para la cesien del contrato 921fue de especiales de con tratacion y can sujecian a l
689.475.060, valor muy diferente al real. 4)El contrato0944regimen esp ecial con templado en e l articulo
Territorial Norte es por $3.3 millones y no por $33.01, por lo 13del Decreto 1150 de 2007 el DANE
que se evidencia deficiencies en la informac i6n reportada por adelant6 los p rocesos con tractuales p revistos
DANE central, este contrato tampoco correspondia a los conforme a los req uisitos y formalida des que
proyectos auditados.
exige la ley p ara los p rocesos con tractuales
Se observe que en todos los contratos que hicieron parte de p ara a tender lo ordenado en e l Decreto 4702
Consistencia en la Informacion (PAS)
Hallazgo Comunicado en Informe Preliminar
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mediante Sente ncia C-246-11
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no debia incluirse en los contratos celebrados con poste rioridad
las 6
esa fecha. Lo anterior por falta de control en el use de plantil
modelos para la ela boracien de los documentos que hacen parte
del proceso contractu al, genera ndo riesgo para la entidadde
contratar sin el adecuado sustento juridico.
Lo anterior genera incertidumbre sobre la ca lidad y consistencia
de la informaciOn y dificulta el control sobre los proced imientos, lo
de solicitudde inicio de proceso
que incluye en causal
administrativo sa ncionatorio en v irtuddel articulo 101de la Ley 42
de 199333.
1.4-2Iinnn enmunicado en Informe Preliminar
la muestra respecto del convenio suscrito con Colombia
Humanitaria, se incluy6 como conside racien juridica para la
de
contrata ciOn directa "el articulo 3del decreto 146del 21
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2010". Esta justificaci6n juridica se encuentra erra da, ya que
21de diciembre de
decreto 4702del
se trata del articulo 5del
919de 1989.
decreto
del
57
articulo
el
modific6
2010, q ue
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Teniendo en cuenta que las vulnerabilidades
son consideradas como puntos debiles del
software que permiten que un ata cante
comprometa la integridad, disponibilidad y
confidenc ialidad, el hecho de conta r con
perfiles y usuarios limitando el acceso a la
informaci6n minim ize el riesgo de
de
vulnera bilidadde esta. En cuanto a l perfil
con
cuenta
la
fecha
que
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nifiesta
consulta,
un perfilde consulta en la etap a
precontractual considera ndo que las etap as
contractua l y postc ontractual solo debe ser
La Entidad en su respuesta hace la siguientes
precisiones:
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Is entidad por cuanto mediante pruebas de
auditoria se !ogre determiner que no as posible
acceder a la informaci6n en tiempo rea l, incluso
desde las termina tes de la oficina de planeaci&
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La consulta del
Sistema Documental
de Procesos en DANENET3'
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procedim ientos e indicadores pare ca da uno de los procesos y
subprocesos que se describen, lo que dificulta establecer si
efectivamente estos se encuentran debidamente documentados y
formalizados al
interior del DANE. De igual manera, se observe
que los aplicativos empleados en el
Dane SPGI, Tayrona, SIARF
entre otros, no tienen interfases entre si, y el manejo este
individua lized°, por lo cua l es consultado por las diferentes areas
Analisis de Respuesta v Conclusion
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Liquidacion contrato No. 201de 2011.
El contrato de prestacien de servicios profesionales No. 201 de
2011 de la Territorial
Noroccidente, establece que el plazo de
ejecuciOn del contrato se pact6 a partir de la aprobaciOn de la
garantia Unica previo requisito presupuesta l y haste el
30de
diciembre de 2011. Sin embargo, el acta de liquidaciOn del
contrato en donde as partes declaran que se encuentran a paz y
salvo por todo concepto y que se ha dado pleno cumplimiento a
las obligaciones contractua les por parte del contratista se
encuentra suscrita el 23 de diciembre de 2011, es decir, 7dias
antes de la finalized& del contrato.
Lo anterior contraria los lineamientos establecidos en el sistema
de gesti6n de ca lidadSOL-030-000- PD-05 y refleja debilidades y
falta de control al momento de rea lizar la liquidacidn de los
contratos, dando cumplimientos y paz y salvos a los contratistas
sin haber cumplido con el tiempo para el cual
fue contratado.
La entidad manifiesta que "si la fecha de l acta de liq uidaciOn es
diferente a l 30de dic iembre de 2011, se debi6 a un error
involuntario de transc ripcion de l acta, y no p or que se con trarien
los lineam ientos del sistema de g estiOn de calidad SOL-030-000-
El contrato 1483de la Territorial
Norte, fue suscrito el
28 de
diciembre de 2011, y en el cual se estableciO, en la clausula
vigesima que "el presente con trato p odraser ejecutado una vez
aprobada Is g arantia Un ica y sea registrado p resupuestalmen te".
No obstante se observe un acta de entrega y recibo a satisfacci6n
del mismo contrato con fecha 30de d iciembre de 2011 sin que se
hubiera expedido la correspondiente pOliza y se hubiere aprobado
la m isma, hechos que sucedieron el
3 de enero de 20 12. Sibien
esta garantia fue extendida con efectos retroactivos, se evidencia
que la anterior situaciOn incumple lo consagrado en el manual
de
contratacion del DANE y FONDANE a l
igual que to esta blecido en
la clausula v igesima del mencionado contrato.
Lo anterior incumple lo preceptuado en el articulo 11 del
decreto
4828 de 200842
AprobaciOn de garantias
Hallazgo Comunicado en Informe Preliminar
soporte juridic° en la contratacion, a l aumentar la cantidad de
bienes a adquirir hasta agotar el presupuesto para este contrato,
sin tener la capacidadlegal de hacerlo en esta etapa del proceso
contractual.
Esta situaciOn generO presunta violacion a l principio de planeaciOn
y transparencia en la contratacion estata l, establecidos en la Ley
80de 1993, y por tanto tiene presunta incidencia disciplinaria.
La entidad alega la inexistencia de riesgo por
cuanto existia manifestaci6n expresa de la
Aseguradora que los amparos objeto de la
garantia comenza ban su vigencia a partir del
29 de diciembre de 2011. Ademas, que no se
presentaron circunstancias que pusieran en
peligro la entrega de los bienes, ya que el
contratista cumpli6 con el plazo establecido
para tal
fin, la ca lidad de los bienes tampoco
se vio afectada ya que al momento de la
entrega, el supervisor y el encargado de
almacen verificaron que los mismos
cumplieron con las especificaciones exigidas.
Respuesta Sujeto de Control
Analizada la respuesta proferida por la entidad
se tiene que efectivamente el acta de liq uidaciOn
suscrita entre las partes determine que se
encuentran a paz y sa lvo por todo concepto y
que se ha dado pleno cumplimiento a as
obligaciones de las partes, por lo cua l el
hecho
de que tenga una fecha anterior "23 de
diciembre de 2011" a la terminaci6n del contrato,
pone en dude si efectivamente se cumplieron
con todas y cada una de as obligaciones a
cargo del contratista y edemas refleja que no
existe un control y seguimiento en este etapa,
sino por el contrario se rea lizan estos actos
administrativos sin el cuidado y la atenciOn
debida. Ahora bien, no puede entenderse como
error involuntario de trascripci6n por cuanto el
acta de liq uidacion es Unica para cada contrato y
se rea lize a traves del aplicativo SICO el cua l
reporta las fechas exactas de duraci6n del
contrato.
ElEquipo Auditor no comparte las anteriores
apreciaciones, por cuanto si bien el contratista
en principio cumpli6 con sus obligaciones, la
entidadfue expuesta a un riesgo al recibir a
conformidad sin que se encontrara en firme la
correspondiente pOliza, to que constituy6 un
incumplimiento de la clausula vigesima del
contrato ya mencionada.
Analisis de Respuesta y Conc lusion
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NDANE
DANE-FO
de Contrataci6n del
Manual
Menciona el
decretos reglamentar ios, sin embargo, ante
y
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vigente
la
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ormativida
d
con
conformida
"De
de marzo de 2011:
las debilidade s que se han presentado en la
80
de
Ley
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de
la
en especial los nu merales 7 y 12del articulo
confecciOn de los estudios previos se este
los
todos
2008,
74
de
No.
24
Decreto
del
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1993 y ar ticulo
adelantando un programa de capacitaciOn a
star
e
contratos q ue p retenda ce lebrar la e ntidad deberan
los
fin de fortalece r los conocim ientos y a sus vez
conve
niencia,
y
ortunidad
de
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p recedido s p or los estudios
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l
los controles necesa rios par la produce&de
req
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cuales deberen s er elaborado s por /a dependenc ia q ue
los
los m ismos.
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laboracion
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base
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antes expuesto, respetuosamente el
Se evidenciaron debilidades en la elaboracion de los estudios Por lo
de
to Administrative Nacional
Is
Departamen
previos y analis is de conveniencia y oportunidad para
Auditors,
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Comisi6n
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Norte,
Territorial
de
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de
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la presente observacion del
que se este ade lantando un programa de
valor de $31 millones, debido a la falta de control en el use de suprimir
definitivo de auditoria.
capacita ciOn a fin de fortalecer los conocimientos
plantillas y modelos de los documentos que hacen parte del
y controles necesarios.
proceso contractua l.
Lo a nterior por cuanto se incluy6 en este estudio de conveniencia
y oportunidad un valor estimado del contrato de $ 160,6 millones,
cuando el rubro presupuesta l afectado correspondia a $31,3
millones. La descripci6n del objeto tambien se encuentra errado,
ya que menciona el suministro de instalaciOn de puestos de
trabajo para Barranquilla, Cartagena, Santa Marta, Valledupar,
Sincelejo y Riohacha, cuando la subsede a proveer era
Unicamente San Andres.
Lo anterior genera incertidumbre en la informaciOn que se provee
a los posibles oferentes y a Is ciudadania respecto a las
condiciones del contrato y por ende refleja deficiencia s en la
planeaciOn del mencionado contrato.
Respuesta Sujeto de Control
Hallazgo Comunicado en Informe Preliminar
solicitan el retiro de
realizar la anterior,
PD-05 o p or tener debilidades y fake de c ontrol al
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liquidacion de los co ntratos"
Analizada la respuesta profe rida por Is entidad se tiene que
efectivame nte el acts de liquidaciOn suscrita entre as partes
determina que se encuentran a paz y salvo por todo concepto y
que se ha dado pleno cumplimiento a las obligaciones de as
hecho de que tenga una fecha anterior "23
partes, por to cua l el
de diciembre de 2011" a la terminaciOn del contrato, pone en duda
si efectivamente se cumplieron con todas y cada una de las
obligaciones a cargo del contratista y edemas refleja que no existe
un control y seguimiento en esta etapa, sino por el contrario se
realizan estos actos a dministrativos sin el cuidado y la atencion
debida. Ahora bien, no puede entende rse como error involuntario
de trascripciOn por cua nto el acta de liquidac ien es unica para
cada contrato y se rea liza a traves del aplicativo SICO el cual
reports las fechas exactas de duracion del contrato.
17Analisis de conven iencia y oportunidad
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por $46.8 millones, los cuales resultan de la
diferencia entre el valor contratado y cancelado
al contratista y lo rea lmente ejecutado, ta l y
como se ev idencia en el acta de hquidacion.
En cuarto lugar, y referente a los elementos de la
de la responsabilidadfiscal como la conducta
dolosa o gravemente culposa y el nexo causa l
sera la dependencia competente la encargada
de determinar estos aspectos, los cua les seran
determinados en el auto de imputacion si a ello
hubiere lugar.
Analisis de Respuesta y Conclusion
Respuesta Sujeto de Control
Hallazgo Comunicado en Informe Pre liminar
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reviso la normatividad vigente al respecto y
encontrolo siguiente: El articulo 17de la ley
1150dice expresame nte que la finalidadde las
multas es "conminar" al contratista a cumplir con
sus obligaciones y mas adelante agrega que
procede solo mientras se halle pendiente la
ejecucion de las obligaciones a cargo del
contrat ista.
Es clara entonces la ley a l asignarle a la multa
una funciOn preventiva: a traves de ella se busca
conminar a l contratista pa ra que cumpla con sus
obligaciones, mas que castigarlo por el
incumplimiento de sus deberes.
As i que si el contratista se habia demorado en el
de sus obligaciones pero
cumplimiento
dia, la multa se torna
poste riormente se puso al
improcedente. En sentido contrario, si el
contratista persiste en su incumplimiento, la
entidad podra aplicar la multa para "conminarlo"
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El contrato 801de 2011 suscrito por la Territorial
para Prestar servicio de transporte pOblico automotor terrestre
Area
especial en las zonas rurales de los municipios del
Metropolitana de Antioquia, as i como en as zonas Urbanas y
Departamento, con destino a
Rurales en los demas Municipios del
Calidadde Vida, present6inconvenientes en
la Encuesta Nacional
de las actividades
desa rrollo normal
su ejecuciOn que afectaron el
de campo de la menciona da encuesta, dados los reiterados
incumplimientos del contratista en as rutas Caucasia — Santa
Rosa de Osos, Segov ia, y Granada, que se v ieron reflejados en
los informes de los supervisores de las mencionadas rutas46, en
los que dan cuenta de las dificultades y riesgo de los
DANE, que obligaron en
encuestado res contratados por el
algunos casos a suspende r la programaciOn en sitios donde el
acceso requiere de permisos especiales de grupos a l margen de
la Ley, presentando incumplimiento de la Clausula tercera
Numerales 2, 3, 5, 7, 10 y 19del contrato que nos ocupa. No
obstante lo anterior, pese a que se presentaron incumplimientos
Respuesta Sujeto de Control
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Transporte encuesta Calidadde Vida (D)
informaciOn contractua l, contrananaoio estaoleciou ell eioisrenia
DANE, por cuanto se observe) que
de Gestiem de Calidaddel
dentro de los expedientes o carpetas, reposa n copia y no
originales de los contratos u otrosi rea lizados. Esta situacion
denota debilidades en el manejo de la informaci6n y refleja falta
de criterios o politicas para el manejo y almacena miento de la
No. 1
del
misma. Adiciona lmente se observe) que el otros i
contractual
expediente
en
el
reposa
2011,
que
544
de
contrato
se encuentra sin firma del contratista, lo cual genera
incertidumbre e inseguridadde la information.
Hallazqo Comunicado en Informe Preliminar
cuales fueron destinados, as i como que los recursos que deben
ser inve rtidos en los proyectos de InversiOn social sean
destinados para otro fin.
Esta situaci6n advierte riesgos que pueden comprometer la
disponibilidadde bienes y recursos para la atenciOn de
emeraencias humanitarias.
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Respecto del contrato de prestacion de serv icios 036de 2011
(Reunidos), no se encontrO el soporte para la contrataciOn de
personal extranjero (v isa de trabajo o autorizacion del ministerioI
de protecciOn social), incumpliendo lo preceptuado por el Decreto
2622 de 2009 y la Resolucion 4700de 2009 que modificaron parte
del Decreto 4000 de 200448, lo que significa que
independientemen te de In modalidad contractual utilizada, la
duracibn del contrato o el monto de la remuneraci6n, la
vinculacion debe estar respaldada con una Visa que faculte al
extranjero para tal proposito.
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Lo anterior, tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtuddel
numeral 18° Articulo 35 Ley 732 de 200249.
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Adicionalmente, este contrato de prestaciOn de servicios
personales (PerfilII
Tecnico IllJUnior), de conformidad con la
Resolucion 1253 de 2009, requiere aprobaci6n de cuatro (4)
semestres de educaciOn superior y dos (2) a nos de experiencia
relacionada. Alternative: Titulo de Bachiller y cuatro (4) a nos de
experiencia relacionada. No obstante, se observa que las
certificaciones de estudio y experiencia profesional aportada
corresponden a un pa is extranjero y los mismos no se encuentran
convalidados por Colombia ni apostillados por su pa is de origen,
de conformidad con la Resolucion 5547del 1 de diciembre de
2005 del
Ministerio de Educaci6n Nacional.
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ContrataciOn de personal extranjero (D)
Hallazgo Comunicado en Informe Preliminar
reiterados por parte del contratista, evidenciado en cada uno de
los informes de los supervisores y manifestados oportunamente a
Ia Direcc ion Territorial, la entidad no tom6las medidas pertinentes
para hacer efectivas las multas a que habria lugar conforme lo
establece la Clausula Decima47 del contrato en menciOn,
poniendo en riesgo la imagen institucional y la integridad fisica de
los contratistas, as i como los recursos pOblicos a l no ejercer las
acciones legales de manera oportuna y eficazmente.
Lo anterior tiene incidencia disciplinaria.
Respuesta Sujeto de Control
informaciOn satisfactoria sobre lo ocurrido y
se evidencia que el
DANE no tiene pruebas
contundentes para la imposician de una
sancion. En consecuencia y de acuerdo con
el sistema documental de procesos de la
entidad, (SOL-030-000-PD-10; SOL-030000-PD-04) (ver procedimiento a folios 60 al
63), se firma un acta de conciliaciOn con
SERVITAC LTDA (Ver folios 64 y 65).
Analisis de Respuesta y Conclusion
a q ue cumpla con sus obligaciones.
En la aplicaciOn de las multas juega entonces un
papel
fundamental el oriterio de oportunidad: o
se aplica mientras existe el
incumplimiento o ya
no puede aplicarse.
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Dada la respuesta de la entidad y teniendo en
cuenta que no se presento un dano por cua nto el
contratista entrego el producto, la observ acion
informe.
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de Estadistica DANE,
ElDepartamento Administra tive Nacional
suscribit el contrato de prestacien de servicios No.1004de fecha
6de septiembre de 2011, por un valor de $27 millones, con una
diseno
30de diciembre de 2011, para rea lizar el
duration hasta el
las
con
de
acuerdo
y
FONDANE,
del
DANE
del sistema de costos
obligaciones esta blecidas en la clausula cuarta del mencionado
contrato52. No obstante, dentro de los documentos soportes que
diseno del
reposan en el expediente contractual no se observa el
Sistema de costos ( D- F)
decreto 146de 2011fue declarado inexequible
Adicionalmente, el
de 4de abrilde 201151, por lo que
mediante Sentencia C-246-11
celebrados con posteriorida d a
contratos
en
los
no debia incluirse
esa fecha. Lo anterior por falta de control en el use de plantillas 6
modelos para la elaboracien de los documentos que hacen parte
de l proceso contractual, generando riesgo para la entidadde
contratar sin el adecuado sustento juridico.
Se observe que en todos los contratos que hicieron parte de la
muestra respecto del convenio suscrito con Colombia
Humanitaria, se incluye coma consideracien juridica para la
21de enero
decreto 146del
contratacien directa "el articulo 3del
2del
paragrafo
en
el
lo
ordenado
con
cumplir
para
de 2011,
21de diciembre de 20 10". Esta
decreto 4702del
articulo 57del
justificacien juridica se encuentra errada, ya que se trata del
21/12/10, que modifice el articulo
articulo 5del decreto 4702del
57 del
decreto 9 19 de 1989.
fundamento jur idico que soporta la
La necesidadde incluir el
modalidadde seleccien que se pretende adelanta r, tiene su
sustento en el paragrafo 1°5° del articulo 2° de la Ley 1150de
2007.
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observaciOn y por tanto no se incluye en el
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La transmisien de la cuenta fiscal
2011 para
DANE y FONDANE, se efectu6 el pasado 28
El DANE y el
Fondo Rotatorio del
Dane FONDANE, no rindieron de mayo, de acuerdo con los certificados
la cuenta en la forma y terminos establecidos en el art iculo anexos, fecha previa a l recibo de la presente
Decimo sexto de la ResoluciOn 6289 de marzo de comunicaci6n. No obstante, es importante
2011, toda vez que rev isado el
Sistema de Rendicien Electronica aclarar la extemporaneidad de la transmisiOn
de Cuentas e Informes SIRECI, se ev idenci6 que hasta esta fecha en consideraci6n a los inconvenientes
no han cumplido con Ia obligacOn de transmitir Is cuenta fiscal
del generados en el proceso de transmisiOn, de
ano
2011,acuerdo con los correos enviados por el
pese a que con el oficio 2012EE23235del
24/04/2012 la DANE a la Contraloria Genera l
de la
Contralora
De
legada RepUblica (tambien anexos a este
de GestiOn POlolica les inform6 que debian tra nsmitirla en SIRECI, comunicado). Teniendo en cuenta esta
puesto que Ia informacion remitida en medio magnetico a la situacion, Is Contralora Delgada de Gestion
Contraloria
Delegada
de POI)lica, segen oficio 2012ER28328 del
Gestion POblica con el oficio 20 12ER28328 el
23/03/2012 no 24/04/12,
va lora
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reemplaza
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presentados
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la
tran sm [sign,
transmision en SIRECI.
decidiendo no iniciar proceso sancionatorio
por este concepto, y solicito la transmisian de
Por
lo anterior se estaria incurriendo en
la no
rendicion de acuerdo a lo previsto en el art. Decimo Septimo de la la informacion sin consideracion de una fecha
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Cuenta Fisca l (PAS)
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