UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Implementación de un Sistema Electrónico para Contabilizar en Línea MONOGRAFÍA para obtener el Título de: Licenciado en Contaduría Presenta: Edgar Arturo Vásquez Castillo Asesor: C.P. y M.F. Fredy Castro Naranjo Xalapa-Enríquez, Veracruz a Agosto de 2009 I UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Implementación de un Sistema Electrónico para Contabilizar en Línea MONOGRAFÍA para obtener el Título de: Licenciado en Contaduría Presenta: Edgar Arturo Vásquez Castillo Asesor: C.P. y M.F. Fredy Castro Naranjo Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto de 2009 ÍNDICE RESUMEN .............................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2 CAPITULO ILA CONTABILIDAD............................................................................. 6 1.1 Concepto y Antecedentes .............................................................................. 7 1.2 Características Del Contador ....................................................................... 10 1.3 Responsabilidad Civil y Penal del Contador en el Ejercicio Profesional. ..... 12 1.4 La Actividad de Contaduría como Actividad Profesional.............................. 14 1.5 Objetivos de la Contabilidad ........................................................................ 17 CAPITULO II ELEMENTOS QUE CONFORMAN LOS ESTADOS FINANCIEROS ................... 19 2.1. Origen y Objetivo de las Normas de Información Financiera. ..................... 20 2.2 Estados Financieros Básicos ....................................................................... 21 2.3 Clases de Estados Financieros ................................................................... 24 2.4 Preparación. ................................................................................................ 37 2.5 Requisitos que debe de Cumplir la Información Financiera. ........................ 45 2.6 Usuarios de la Información Financiera......................................................... 47 2.7. Formas de Preparación de los Estados Financieros. ................................. 52 CAPITULO III SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS ..................... 59 3.1 Formas de Procesamiento. .......................................................................... 60 3.2. Concepto de Datos. .................................................................................... 62 3.2.1. Concepto de Información. .................................................................... 63 3.2.2. Diferencia entre Datos e Información. .................................................. 65 3.3 Procesamiento Electrónico de Datos. .......................................................... 66 3.4. Implementación de un Sistema Electrónico Automatizado para el Registro Contable. ........................................................................................................... 68 3.4.1. Características. .................................................................................... 70 3.4.3 Etapa de Implementación...................................................................... 75 3.4.4. Puesta en Marcha. ............................................................................. 103 3.5. Establecimiento de Controles y Revisión de la Información. ................... 106 CONCLUSIÓN .................................................................................................... 120 FUENTES DE INFORMACIÓN ........................................................................... 123 GLOSARIO.......................................................................................................... 125 INDICE DE FIGURAS ......................................................................................... 128 INDICE DE TABLAS ........................................................................................... 129 I RESUMEN En la actualidad es necesario encontrar nuevas formas de trabajo para tener un buen desempeño y mejores resultados dentro del mismo. Es por eso que surgen nuevos sistemas de información con base a las necesidades que van surgiendo en nuestra vida laboral. Es importante tener en claro el tipo de sistema que se implementara para contabilizar en línea, que tenga características que faciliten el buen manejo al utilizarlo en la empresa, y así tener una visión y conocimiento de los resultados que se obtendrán. Todo esto se debe realizar, con constantes revisiones de la información, para tener la seguridad de que lo que emite el sistema es real y funcional para el Licenciado en Contaduría. Con esta nueva implementación, el Licenciado en Contaduría, ahorrara tiempo y revisara que los controles internos del ente económico se estén llevando adecuadamente, y de no serlo así, reforzar las áreas donde existan ineficiencia, para obtener un mejor desempeño de los resultados dentro de la empresa. 1 INTRODUCCIÓN En un entorno económico cada vez más competitivo, como el actual, las empresas necesitan disponer de sistemas de información que constituyan un instrumento útil para controlar su eficiencia y que proporcionen un alto grado de visibilidad de las distintas actividades que se realizan en sus procesos productivos o de prestación de servicios para servir de apoyo en la toma de decisiones. Estas necesidades se detectan, en mayor o menor medida, en todos los sectores económicos. Es por eso que en el presente trabajo analizaremos aspectos que son de suma importancia para la obtención de información que sea de gran provecho para el ente económico. Implementando controles internos para el buen proceso de la información que se requiere y así llegar al punto central de este trabajo que es la implementación de un sistema contable en línea. Para su mejor desarrollo esta monografía fue dividida en tres capítulos, los cuales de manera detallada contienen en sí lo que es una contabilidad en línea, así como las actividades a las que se hace acreedor un Licenciado en Contaduría al momento de implementar un sistema que facilita las funciones de registro en línea. Para poder llegar a los resultados que se esperan de este trabajo antes tuvo que mencionarse lo que es información y datos y todas sus generalidades, como son, implementación, puesta en marcha y transformación de los datos. Para implementar la contabilidad en línea debemos de generar una guía contabilizadora, que nos ayude a identificar cada paso a seguir para realizar los asientos contables correspondientes en cada operación, es muy importante que se plasmen correctamente porque de ello depende el registro de los asientos contables. 3 Al momento de implementar el sistema debemos de tomar en cuenta ciertos puntos que en esta monografía se trataran, los cuales son revisión, análisis de reportes, parámetros generales, identificación de catálogos, etc., para agilizar la implementación. Es importante recalcar que se debe tener muy en claro las funciones que realiza cada empresa para poder adecuar la información a las necesidades que requieren. Dado que no pueden ser las mismas en una empresa de servicios como en una empresa de producción. También se trataran los posibles controles internos que se pueden establecer en cada departamento como, ventas, compras, almacén, etc., y esto apoya para tener un enfoque más amplio, de lo que se realizara en la empresa para la revisión de los procesos que se manejan en la empresa. La contabilidad en línea hoy en día facilita el trabajo complejo del contador, reduciendo la labor que se requiere para realizar los registros contables, y permitiéndole realizar otras actividades de gran apoyo para la revisión de la información. Las ventajas de implementar la contabilidad en línea en una empresa son varias, por citar algunas: • Registró contable en Tiempo Real, sin importar la distancia entre las posibles sucursales o bodegas. • Registro contable automático (sin errores humanos) • Control de las operaciones al cerrar el periodo o ejercicio contable • Localización de pólizas correspondientes a la operación y viceversa. • Cumple automáticamente los requisitos de facturación electrónica. 4 • El área contable es un área de monitoreo, supervisión y análisis de la información ya que el fuerte de las operaciones no necesita ser capturado de forma manual. • Ahorro de tiempo en la obtención de la información dado que al momento que se realiza una operación se obtiene el asiento contable correspondiente. Con estos puntos que se tocaron podemos notar los grandes beneficios en cuanto a ahorro de tiempo y veracidad que podemos obtener al implementar la contabilidad en línea en la empresa. Así el Licenciado en Contaduría adoptara otro papel dentro de la empresa diferente al que se tenía, detrás de un escritorio registrando operaciones. Si no como auditor interno revisando que todos los procesos que se realicen dentro de la empresa se estén operando de manera adecuada para que al momento de realizar sus conciliaciones, estados financieros y demás información no presenten errores. 5 CAPITULO I LA CONTABILIDAD 1.1 Concepto y Antecedentes La contabilidad es la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por lo tanto, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre la situación que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, la posición de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que "la contabilidad es el lenguaje de los negocios". La palabra contabilidad proviene del verbo latino "coputare", el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea "sacar cuentas", como en el sentido de "relatar", o "hacer historia". Es muy importe para saber donde estamos y porque, hacer un repaso a la Historia, que sin duda siempre es enriquecedor, vamos a rastrear la historia de la contabilidad y los estudios mercantiles. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial. Nuestros antepasados nos heredaron su formación y su cultura contable aunque se sabe que en todos los casos, el rey, gobernante o 7 faraón llevaba muy ordenadamente un registro de todas las pertenencias del país y también de su gente. En la antigua contabilidad de la cultura egipcia sólo era necesario un sistema contable basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y las obligaciones. Los fenicios en Asia quienes fueron los primeros en utilizar el trueque como una forma de comercio en la época antigua. Estos fueron pueblos comerciantes que desarrollaron, por necesidad, formas primitivas de contabilización de sus operaciones basadas en los instrumentos y formas de escritura de la época en que vivieron. De hecho se encuentran rastros de este tipo de registros de épocas tan antiguas como 3,000 años antes de Jesucristo. Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido estricto utilizaron, sin embargo, registros contables. Es el caso de la cultura de los Incas, que empleaban los quipus, agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un cordel, y cuya finalidad, aun no descubierta totalmente era, sin duda, la de efectuar algún tipo de registro numérico. Los banqueros griegos llevaban fundamentalmente dos clases de libros de contabilidad: el Diario (efemérides) y el libro de cuentas de Clientes. El primer autor que estableció claramente el uso del método de la partida doble fue Benedetto Contrugli. El libro de Contrugli tardo casi 115 años en ser llevado a la imprenta, lo que, unido al carácter incompleto de su exposición impide que se pueda adjudicar a su autor en la historia de la contabilidad, un papel comparable al de Fray Luca Pacioli. 8 La obra de Pacioli tuvo gran éxito, particularmente la parte dedicada a la práctica comercial y contable, que fue reimpresa por separado algunos años mas tarde. De la descripción realizada por Pacioli se desprende que los comerciantes venecianos se veían precisados a utilizar en primer lugar un borrador, no empleaban directamente el diario. Para realizar asientos en el diario, era preciso en primer lugar, convertir las operaciones registradas en el borrador a la unidad monetaria elegida por el comerciante para llevar sus registros. La importancia de la figura de Stevin en la historia de la contabilidad es capital: se trata del primer autor que considera que se halla ante una temática que merece un serio estudio científico. Hasta Simon Stevin, todos los autores daban por supuestos los principios de personificación de las cuentas que expuso Pacioli, sin pretender con ello, hacer teoría. Pero el profesor de Leyden (Simon Stevin) hizo hincapié en el aspecto patrimonial de las cuentas y considero la contabilidad como un instrumento de control de gestión de la empresa. A pesar del fuerte declive comercial de las ciudades italianas, en la primera mitad del siglo XVII los autores de este país se mantuvieran en primera línea de la literatura contable y desde luego, a la cabeza de la labor teórica. Solo en la segunda mitad del siglo, el impulso de los tratadistas italianos de contabilidad decayó considerablemente. Los grandes tratadistas contables del siglo XIX centraron su atención en la teoría de las cuentas. Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad propia penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en préstamo del análisis económico. 9 1.2 Características Del Contador El contador público juega un papel decisivo en una economía global y por lo tanto debe ajustarse a esos cambios, convirtiéndose en un administrador diestro de este proceso, capaz de determinar la necesidad y la forma de inversión estratégica en tecnología de información, y así mismo ser capaz de poder manejar los riesgos inherentes. Entonces el contador debe proyectar su imagen a través de un lenguaje, un idioma con el cual se entiende la empresa y todos los que con ella se relacionan. - Constancia y orden - Claridad y limpieza - Trabajo - Puntualidad y dedicación. - Sencillez y precisión. - Dominio de la profesión. - Accesible y cortés. - Proyección - Culto e intelectual. - Social del Persona - Entusiasta y optimista. - Contador. - Ágil y dinámico. - Comprensivo y humano. - Responsabilidad. - Respeto y discreción. - Ética - Amplio criterio. - Independencia mental. - Honradez y confiabilidad. 10 La tarea y misión del contador público es proveer un servicio profesional que siempre exceda las expectativas de sus clientes y del público. Para ello es necesario aceptar el permanente desafío con la fuerza del conocimiento y la voluntad para alcanzar siempre el éxito. Los profesionales de la contabilidad y auditoría constituyen factores del progreso empresarial y facilitadores de los nuevos procesos de mejoramiento de las organizaciones. Para entender cuales son las funciones y deberes del Contador Publico dentro de la empresa, debemos definir que significa cada cosa: Deber: Es el sentido de responsabilidad que nos obliga a proceder dentro de determinados preceptos ya establecidos. Este constituye una obligada norma de comportamiento que se nos impone y la cual no podemos eludir. Todo profesional para poder ser considerado y respetado dentro del conglomerado, como un representativo dentro de su carrera, está comprometido a cumplir sus deberes como profesional. Funciones: Pueden ser definidas como el desarrollo y las ejecuciones de una o varias actividades con el objetivo de lograr una meta. Teniendo estos conceptos definidos, entonces podemos proceder a enumerar las funciones y deberes más relevantes. En el caso de los deberes somos de opinión que el más importante es: Suministrar las informaciones fiables y oportunas para la toma de decisiones. 11 Elegimos este único deber por las siguientes razones: a) El Contador Público debe suministrar de manera clara todas las informaciones de relevancias importantes a la administración. b) Es responsabilidad del Contador Público que las decisiones tomadas por la gerencia en base a las informaciones suministradas por él sean las más correctas. Dentro de las funciones tenemos: - Las aperturas de los libros de contabilidad. - Establecimiento de sistema de contabilidad. - Estudios de estados financieros y sus análisis. - Certificación de planillas para pago de impuestos. - Aplicación de beneficios y reportes de dividendos. - La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones. Con estas funciones enumeradas no queremos decir de modo alguno que sólo son éstas las que puede ejercer el Contador Publico dentro de las empresas, dado que está más que demostrada la capacidad sobrada con que cuenta éste para ejercer muchas más. 1.3 Responsabilidad Civil y Penal del Contador en el Ejercicio Profesional. La ética representa las características humanas ideales o de autodisciplina en exceso, de las exigidas por la ley. En el caso de los profesionales, puede considerarse la ética como un sistema de principios morales y la observancia de reglas para gobernar las relaciones con los clientes, el público y otros contadores públicos, y está relacionada con la independencia, autodisciplina e integridad moral del profesional. 12 Con este fin los miembros de la Junta Central de Contadores deben en todo momento de acción, guardar estricto secreto de los asuntos de sus clientes, esforzarse constantemente para mejorar su habilidad profesional, observando las Normas de información Financiera (NIF), promover las formas más completas y comprensibles en el informe financiero, sostener la dignidad y el honor de la profesión, y mantener altas normas de conductas profesionales. La moral profesional es una aplicación de la moral a la profesión, o mejor dicho el profesional que es el hombre y puede ser cristiano con una función que cumplir en sociedad. No deben ser distintos los principios que rijan la moral del profesional en cuanto tal, de los principios que han de regir la vida de cualquier mortal, puesto que la moral como la verdad no puede ser más que una. Entre los protagonistas de las ciencias económicas o del proceso económico se destaca el contador como árbitro, y en cierto modo responsable de los métodos administrativos y como el autor, consciente de las informaciones, las cuales fundamentalmente requiere la economía. El papel de la contabilidad es iluminar la administración para que opere de la mejor forma posible, en su doble carácter de acción y razonamiento. Mucho depende de la capacidad y responsabilidad de los contadores, porque si el comercio y la administración consisten en el manejo técnico de los bienes y servicios, la función de los contadores tiende a orientar esa acción. La función del contador, en el sentido estrictamente profesional: - La mayor trascendencia. - La que propone mayor responsabilidad al contador. 13 El contador público tiene la obligación de la consagración y el adiestramiento, haciendo conciencia de sus propias funciones. Si de él depende el rumbo de la empresa, con su sinceridad, lealtad y capacidad deriva la apreciación de un patrimonio cualquiera que sea, según su acción en la particularización, podrá ser considerado este profesional como un fruto superior o no. Existen tres requisitos impuestos a la información para la toma de decisiones administrativas: - Significación. - Oportunidad. - Veracidad. La función intelectual del contador es operar en la realidad con arreglo de las esencias y principios de la ciencia, para, de manera responsable, iluminar la administración y las decisiones que tiene que tomar en las empresas. El Código de Ética Profesional es explícito con el papel del contador público al servicio del sector privado, en cuanto a su integridad y lealtad con las empresas. 1.4 La Actividad de Contaduría como Actividad Profesional La inteligencia humana es y será en el futuro, el recurso más valioso de toda organización, porque mediante ella se crean y aplican conocimientos en forma de: Innovaciones de productos y procesos, valor, estrategias, riqueza, ventajas competitivas, etc. Por lo cual el capital intelectual será una fuente generadora de esas innovaciones, valores, riquezas y ventajas competitivas de los negocios, es por ello que el Contador Público, tiene en él un desafío para lo cual será necesario desarrollar su propio capital intelectual. 14 Actualmente las empresas se encuentran en constante desarrollo para estar en condiciones de participar con éxito en un ambiente cada vez más competitivo a nivel nacional e internacional. La experiencia del Contador Público le permite realizar actividades profesionales en diferentes áreas dentro de la empresa, como lo son: Contabilidad de Costos, Contabilidad Administrativa, Contraloría, Tesorería y en áreas externas como: Auditoria, Consultoría y Asesoría en todo lo relativo al ámbito del Contador. Es sin duda el entrenamiento y preparación que recibe el Contador Público durante su formación profesional, la que le permite tener una ventaja competitiva sobre algunas otras disciplinas. Por su preparación y desarrollo profesional el Contador Público, participa muy activamente sobre los elementos vitales en la operación de las empresas: Ahora como en el futuro la rapidez, oportunidad y precisión en la información financiera de las empresas así como su análisis e interpretación han sido y serán tan importantes. Todas las áreas involucradas en la empresa necesitan disponer de información confiable y oportuna para un proceso de toma de decisiones dinámico y certero. El otro elemento vital es el dinero, ya que la disponibilidad de recursos para poder llevar a cabo los proyectos estratégicos de la empresa en forma oportuna puede ser la diferencia entre triunfar o sobrevivir, o quizá hasta desaparecer dentro de un entorno competitivo. El orden, el control y la seguridad que la profesión contable proporciona a los sistemas de información sobre los cuales los inversionistas y directivos toman 15 decisiones, son elementos que el público inversionista aprecia y valora en las empresas de éxito. Nadie mejor preparado para impulsar el orden, la transparencia, la veracidad y la institucionalización de las empresas que el Contador Público, ya que no sólo brinda y sustenta los sistemas de información base para la toma de decisiones, sino que participa en éstas con una interpretación bien cimentada y analizada, pues probablemente no exista carrera profesional cuyo contenido se enfoque más al conocimiento profundo de los negocios. El Contador Público tiene como actividades normales las siguientes: - Contabilidad Financiera - Contabilidad De Costos - Contabilidad Administrativa - Contabilidad Fiscal - Contabilidad Gubernamental - Contabilidades Especiales - Auditoria Externa - Auditoria Interna - Consultoría - Docencia - Investigación Los constantes y rápidos cambios en el entorno, como consecuencia de la internacionalización de las empresas, la complejidad en el manejo y control de las operaciones por ellas realizadas, la globalización de la economía, la apertura comercial, el desarrollo de nuevos procesos y productos, la formación de grupos internacionales, el desarrollo tecnológico, a propiciado que el Contador Público participe en las empresas más activamente en: 16 - Planeación Estratégica - Administración Del Cambio - Tecnología De La Información - Administración Financiera - Administración De Sistemas Ambientales. El Contador Público al igual que las empresas tiene que preparase y desarrollarse en los nuevos ambientes cada vez más competitivos hacia este nuevo milenio que estamos iniciando, en el cual conservará y desarrollará su propio campo de acción en la labor de fortalecer a las entidades en su administración, finanzas y control de las operaciones, apoyando con su capacidad profesional el crecimiento de las mismas para que puedan hacer frente a los nuevos retos que les depara el futuro. Los conocimientos académicos y los obtenidos a través de los años, le permiten al Contador Público agregar valor a los diversos usuarios de la información financiera, la guía de normas y principios de actuación, la observancia de un código de ética profesional y el cumplimiento de la educación continua, le dan en la sociedad un lugar destacado. 1.5 Objetivos de la Contabilidad Los objetivos de la contabilidad son de proporcionar información a los usuarios como pueden ser: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar: 17 Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. 18 CAPITULO II ELEMENTOS QUE CONFORMAN LOS ESTADOS FINANCIEROS 2.1. Origen y Objetivo de las Normas de Información Financiera. Las NIF son las Normas de Información Financiera y se refieren al conjunto de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares emitidos por el Consejo Mexicano para Investigación y Desarrollo de las Normas de Información Financiera (CINIF) que regulan la información contenida en los estados financieros y sus notas, en un lugar y fecha determinados, que son aceptados de manera amplia y generalizada por todos los usuarios de la información financiera. Hasta el 30 de junio de 2004, el órgano encargado de emitir la normatividad contable en nuestro país, bajo la denominación de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, fue la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (IMCP). A partir del 1º. de junio de 2004, el órgano encargado de emitir la dicha normatividad es el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) a través de la emisión de documentos llamados Normas de Información Financiera (NIF) e Interpretaciones a las Normas de Información Financiera (INIF)” siendo estas últimas, aclaraciones o guías de implementación de las NIF. El objetivo de las NIF es lograr la armonización de las normas locales utilizadas y convergir con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards Board, IASB). El CINIF estableció como prioridad realizar una revisión del Marco Conceptual Mexicano, por lo cual, se dio a la tarea de revisar y ampliar los fundamentos conceptuales que rigen la elaboración información financiera, adecuándolos al Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los estados financieros, emitidos por el IASB. 20 El resultado de este trabajo fue la emisión de ocho normas conceptuales, que forman la nueva serie A que integran el Marco Conceptual (MC), las cuales reemplazan a los Boletines serie A “Principios contables básicos” emitidos por el CPC. Y también emitieron la NIF B-1 Cambios contables y correcciones de errores. Después de estos cambios, la estructura de las NIF es la siguiente: a) Las NIF y las INIF emitidas por el CINIF; b) Los Boletines emitidos por CPC, que no hayan sido modificados, sustituidos o derogados por las nuevas NIF; y c) Las NIIF aplicables de manera supletoria. La clasificación de las NIF es la siguiente: a. Normas conceptuales, que forman el MC; b. Normas particulares; e c. Interpretaciones a normas particulares 2.2 Estados Financieros Básicos Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período. La utilidad de la información presentada en los estados financieros interesa a la administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la 21 rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado. La clasificación de los estados financieros básicos son: El balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera, el estado de flujos de efectivo. Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y elaboración Los estados financieros de propósito general son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el bien común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su condición, claridad neutralidad y fácil consulta. Son estados de propósito general, los Estados Financieros Básicos y los Estados Financieros Consolidados. Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La información financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados financieros. En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico. 22 La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros. La expresión "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros. Las características fundamentales que debe tener la información financiera son utilidad y confiabilidad. La utilidad, como característica de la información financiera, es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la empresa. I. Tipos de Estados Financieros Los estados financieros que comúnmente se presentan en los negocios expresan a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado. La expresión "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados financieros comparativos). 23 A continuación se presentan algunos tipos de estados financieros que se manejan hoy en día en la contabilidad: 1.1 Estado Financiero Proyectado Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en cálculos estimativos de transacciones que aún no se han realizado; es un estado estimado que acompaña frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma. 1.2. Estados Financieros Auditados Son aquellos que han pasado por un proceso de revisión y verificación de la información; este examen es ejecutado por contadores públicos independientes quienes finalmente expresan una opinión acerca de la razonabilidad de la situación financiera, resultados de operación y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular. 1.3. Estados Financieros Consolidados Aquellos que son publicados por compañías legalmente independientes que muestran la posición financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compañías fueran una sola entidad legal. 2.3 Clases de Estados Financieros Tomando en cuenta el boletín A-5 de las NIF, elementos básicos de los estados financieros, a continuación se muestran los estados vigentes en la actualidad y se explican cada uno de ellos. 1. Balance General. 2. Estado de Resultado y Estado de Actividades 24 3. Estado de Variación en el Capital Contable 4. Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en la Situación Financiera. 5. Notas. 1. Balance General. Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. El activo suele subdividirse en no circulante y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo corto plazo. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos, obligaciones), y el pasivo corto plazo son capitales ajenos a corto plazo (crédito comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el momento y la finalidad. Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha 25 determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Tipos de Balance General Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relación con uno o más periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una empresa y facilitar su análisis. 1.1. Consolidado Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad económica. Se formula sustituyendo la inversión de la tenedora en acciones de compañías subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas compañías, así como las utilidades no realizadas por la entidad. 1.2. Estimativo Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de rectificación. 1.3. Proforma Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situación financiera futura probable. 1.4. Métodos de Presentación del Balance 26 La presentación de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en función de su orden creciente o decreciente de liquidez. El método es creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuación en este orden de importancia las demás cuentas. Se dice que el balance está clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese orden los activos realizables o corrientes. 1.5. Financiero del Sector Público. Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y déficit de las dependencias y entidades del Sector Público Federal deducidas de las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera el déficit o superávit económico. 1.6. Presupuestario Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal más los de las entidades paraestatales de control presupuestario directo. 1.7. Primario Del Sector Público El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del Sector Público y sus gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la mayor parte del pago de intereses de un ejercicio fiscal está determinado por la acumulación de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario mide el esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas públicas. 27 2. Estado De Resultados Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General. Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado. 2.1. Estado De Actividades Presupuestariamente son aquellos compromisos de pago de las dependencias con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federación a favor de terceros, por importes retenidos derivados de relaciones contractuales y legales, como son los impuestos, cuotas, primas y aportaciones a que dé lugar el pago de remuneraciones a favor de los siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social para las fuerzas Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejército, Fuerza Aérea y Armada, S.N.C., Fondo de Garantía para Reintegros al Erario Federal, Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro Capitalizable, Pensiones Alimenticias, Cuotas Sindicales y otros conceptos similares. 28 Estas son algunas divisiones del estado de operaciones, 2.2. Actividades Compensadas Son aquéllas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso por el mismo monto, estableciéndose una relación compensatoria. 2.3. Actividades De Mercado Abierto Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de México para influir directamente sobre la liquidez del sistema. Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema monetario comprando y vendiendo valores, principalmente bonos gubernamentales a los bancos comerciales y al público. Estas operaciones se llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y estructura de los tipos de interés en los mercados financieros. 2.4. Actividades Virtuales Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia monetaria de recursos, es decir, operaciones de ingresos que se compensan con egresos, constituyéndose en asientos puramente contables. 3. Estado de Variaciones en el Capital Contable Antecedentes La información de carácter financiero debe cumplir, entre otros, con el fin de reportar las modificaciones en la inversión de los accionistas durante un periodo contable definido, requiriéndose el establecimiento, mediante criterios específicos, 29 de los objetivos y estructura general que debe tener el estado de variaciones en el capital contable. Objetivo y alcance El presente criterio tiene por objetivo establecer las características generales, así como la estructura que debe tener el estado de variaciones en el capital contable de las instituciones, el cual siempre deberá apegarse a lo previsto en este criterio. Asimismo, se establecen lineamientos mínimos con el propósito de homologar la presentación de este estado financiero entre las citadas entidades y de esta forma, incrementar la comparabilidad del mismo. Objetivo del estado de variaciones en el capital contable El estado de variaciones en el capital contable tiene por objeto presentar información relevante sobre los movimientos en la inversión de los accionistas de una institución durante un periodo determinado. Por consiguiente, dicho estado financiero mostrará el incremento o decremento en el patrimonio de las instituciones, derivado de dos tipos de movimientos: inherentes a las decisiones de los accionistas y al reconocimiento de la utilidad integral. El presente criterio no tiene como finalidad establecer la mecánica mediante la cual se determinan los movimientos antes mencionados, ya que son objeto de los criterios o boletines específicos establecidos al respecto. Conceptos que integran el estado de variaciones en el capital contable En un contexto general, los conceptos por los cuales se presentan modificaciones al capital contable son los siguientes: 30 Movimientos inherentes a las decisiones de los accionistas Dentro de este tipo de movimientos se encuentran aquéllos directamente relacionados con las decisiones que, a través de asambleas de accionistas, toman los mismos respecto a su inversión en la institución. Algunos ejemplos de este tipo de movimientos son los siguientes: a) suscripción de acciones; b) capitalización de utilidades; c) constitución de reservas, y d) pago de dividendos. Movimientos inherentes al reconocimiento de la utilidad integral Se refieren a los incrementos o disminuciones durante un periodo, derivados de transacciones, otros eventos y circunstancias, provenientes de fuentes no vinculadas con las decisiones de los accionistas. El propósito de reportar este tipo de movimientos es el de medir el desempeño de la institución mostrando las variaciones en el capital contable que resultan de transacciones reconocidas, separándolas de otros eventos económicos ajenos a las decisiones de los accionistas. Entre otros, se encuentran los siguientes conceptos: a) resultado neto; b) resultado por valuación de títulos disponibles para la venta; c) resultado por conversión de operaciones extranjeras; d) exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable; e) resultado por tenencia de activos no monetarios, y f) ajustes por obligaciones laborales al retiro. 31 Estructura del estado de variaciones en el capital contable El estado de variaciones en el capital contable incluirá la totalidad de los conceptos que integran el capital contable; la valuación de los mismos se efectuará de conformidad con los criterios correspondientes. Dichos conceptos se enuncian a continuación: • capital social; • prima en venta de acciones; • reservas de capital; • resultado de ejercicios anteriores; • resultado por valuación de títulos disponibles para la venta; • resultado por conversión de operaciones extranjeras; • exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable; • resultado por tenencia de activos no monetarios; − por valuación de activo fijo, y − por valuación de inversiones permanentes en acciones. • ajustes por obligaciones laborales al retiro, y • resultado neto. Presentación del estado de variaciones en el capital contable Los conceptos descritos anteriormente, corresponden a los mínimos requeridos para la presentación del estado de variaciones en el capital contable, sin embargo, las instituciones deberán desglosar, ya sea en el citado estado de variaciones en el capital contable o mediante notas a los estados financieros, el contenido de los conceptos que consideren más relevantes para el usuario de la información financiera. 32 En la parte final del presente criterio se muestra, con fines meramente ejemplificativos, un estado de variaciones en el capital contable preparado con los conceptos mínimos a que se refiere el párrafo anterior. Consideraciones generales El estado de variaciones en el capital contable deberá indicar las variaciones de los periodos que se reportan; lo anterior implica partir de los saldos que integran el capital contable del periodo inicial, analizando los movimientos ocurridos a partir de esa fecha. Asimismo, todos los saldos y los movimientos incorporados en el estado de variaciones en el capital contable deberán mostrarse en pesos constantes, es decir, del mismo poder adquisitivo relativo a la fecha de presentación de los estados financieros. 4. Estado de Flujos de Efectivo. Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo. Se entiende por Estado de Flujos de Efectivo al estado financiero básico que muestra los cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs). El Estado de Flujos de Efectivo ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en 33 un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo, el control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro. Estos son los antecedentes y la normativa actualmente vigente que regula la preparación y presentación del estado de flujos de efectivo en nuestro país. Sin embargo, conviene resaltar y resumir brevísimamente tres normas que coinciden en cuanto a contenido. Representan la coherencia y normalización de la doctrina contable a nivel nacional y universal: 4.1. Flujo de Efectivo Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada. Movimiento de dinero dentro de un mercado o una economía en su conjunto. 4.2. Flujo de Fondos Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las interrelaciones de los flujos de recursos entre los sectores privado, público y externo, que se dan tanto en el sector real como a través del sistema financiero. 4.3. Flujo Neto Efectivo Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos, descontados a la fecha de aprobación de un proyecto de inversión con la técnica de "valor presente", esto significa tomar en cuenta el valor del dinero en función del tiempo. 4.4. Información del Estado de Flujos de Efectivo para la Toma de decisiones en las empresas. 34 A). El valor de la información.- La información dada por el Estado de Flujo de Efectivo reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones en una empresa; es por ello que la información que brinda este estado financiero básico se caracteriza por su exactitud, por la forma en ser estructurada y presentada, frecuencia en la cual se da alcance, origen, temporalidad, pertinencia, oportunidad, y por ser una información completa. El valor de la información dada por este estado financiero básico está además en el mensaje, la ganancia económica adicional que se puede lograr por valerse de dicha información, etc. El valor no depende de que tanta información contenga el mensaje, sino de su relación con la cantidad de conocimientos previamente recopilada y almacenada. B). Decisiones gerenciales en gestión empresarial.- El Estado de Flujo de Efectivo pretende brindar información fresca que permita a las respectivas instancias proseguir en la búsqueda de los objetivos trazados, prever situaciones y enfrentar problemas que puedan presentarse a pesar de que todo esté perfectamente calculado. C). Aplicaciones del Estado de Flujos de Efectivo.- Se considera que una de las principales aplicaciones que se da al Estado de Flujos de Efectivo está orientada a garantizar el dinero de los accionistas para, de esta forma, dar la información de cómo se mueven los ingresos y egresos de dinero. El Estado de Flujos de Efectivo permite a la empresa garantizar una liquidez estable y permanente para que la empresa pueda desarrollar su gestión adecuadamente. Cabe señalar que una correcta aplicación del Estado de Flujos de Efectivo y un óptimo manejo de la información que brinda permite garantizar solidez, competitividad y confiabilidad a los diversos usuarios de la información de la empresa, así como dar estabilidad al sistema económico del país. 35 D). El control del flujo de efectivo.- Una empresa busca beneficios y rentabilidad, pero debe garantizar a sus accionistas y clientes la inversión echa y la confianza depositada. Es por ello que si la empresa no tiene un control permanente y eficiente de sus entradas y salidas de dinero (Caja, efectivo) y de sus inversiones en general, simplemente vivirá una lenta agonía y por último se extinguirá. Si, por el contrario, cuidan y velan por conseguir sus objetivos y metas, están asegurando su supervivencia, rentabilidad a sus clientes y estabilidad al sistema empresarial y a la economía del país Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado. La expresión “pesos constantes”, representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados financieros comparativos). Los estados financieros constituyen una de las principales fuentes de información en los negocios. Es un auxiliar en el control y en la toma de decisiones. Se deberá analizar primero la información contable que aparece contenida en los estados financieros para poder interpretarla después. Los estados financieros son documentos esencialmente numéricos que se obtienen de los registros contables que proporciona informes periódicos o a fechas determinantes, sobre el estado o desarrollo de la administración de una empresa. Su finalidad es la de estructurar cifras financieras de manera objetiva, clara, inteligente, sencilla, suficiente, oportuna y veraz, para aportarlas a las diversas personas e instituciones interesadas en la situación financiera, los resultados y la 36 impresión de la empresa, mediante el análisis e interpretación de los estados financieros. 2.4 Preparación. Activos Definición Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios y del que se esperan fundadamente, beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad. Elementos de la definición Recurso controlado por una entidad Un activo es controlado por una entidad, cuando ésta tiene el derecho de obtener para sí misma, los beneficios económicos futuros que derivan del activo y de regular el acceso de terceros a dichos beneficios. Todo activo es controlado por una entidad determinada, por lo que no puede ser controlado simultáneamente por otra entidad; Identificado Un activo ha sido identificado, cuando pueden determinarse los beneficios económicos que generará a la entidad. Lo anterior se logra cuando el activo puede separarse para venderlo, rentarlo, intercambiarlo, licenciarlo, transferirlo o distribuir sus beneficios económicos. Cuantificado en términos monetarios Un activo debe cuantificarse en términos monetarios confiablemente. Beneficios económicos futuros 37 Representan el potencial de un activo para impactar favorablemente a los flujos de efectivo de la entidad u otros equivalentes, ya sea de manera directa o indirecta. Los equivalentes de efectivo comprenden valores a corto plazo, de alto grado de liquidez, que son fácilmente convertibles en efectivo y que no están sujetos a un riesgo significativo de cambios en su monto. La capacidad de generar beneficios económicos futuros, es la característica fundamental de un activo. Este potencial se debe a que el activo interviene en el proceso productivo, constituyendo parte de las actividades operativas de la entidad económica; es convertible en efectivo o en otras partidas equivalentes; o bien, tiene la capacidad de reducir costos en el futuro, como cuando un proceso alterno de manufactura reduce los costos de producción. Un activo debe reconocerse en los estados financieros, sólo cuando es probable que el beneficio económico futuro que generará, fluya hacia la entidad. Derivado de operaciones ocurridas en el pasado Todo activo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no deben reconocerse como un activo, pues no han afectado económicamente a la entidad. Tipos de activos Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad pueden ser de diferentes tipos: a. efectivo y equivalentes; b. derechos a recibir efectivo o equivalentes; c. derechos a recibir bienes o servicios; d. bienes disponibles para la venta, o para su transformación y posterior venta; e. bienes destinados para su uso, o para su construcción y posterior uso, y f. aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades. 38 Consideraciones adicionales No todos los activos se adquieren generando un costo; existen las donaciones o adquisiciones a título gratuito que, al cumplir con la definición de un activo, se reconocen como tales. Para reconocer un activo debe atenderse a la sustancia económica por lo que, no es esencial que esté asociado a derechos de propiedad legal o que tenga la característica de tangibilidad. La vida de un activo está limitada por su capacidad de producir beneficios económicos futuros; por lo tanto, cuando esta capacidad se pierde parcial o totalmente, debe procederse a disminuir o eliminar el valor del activo, reconociendo en el estado de resultados un gasto en la misma medida. Cuando exista incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo debe determinarse una estimación. Una estimación representa la disminución del valor de un activo cuya cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente, después de tomar en cuenta todo la evidencia disponible, cuando sea probable la existencia de dicha disminución a la fecha de valuación. Ejemplos de esto son, las estimaciones para cuentas incobrables y para obsolescencia de inventarios, así como la pérdida por deterioro en el caso de activos fijos e intangibles. Un activo contingente es aquel surgido a raíz de sucesos pasados, cuya posible existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad. Por lo tanto, este tipo de activos no 39 deben reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las características de un activo. Pasivos Definición Un pasivo es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. Elementos de la definición Obligación presente Es una exigencia económica identificada en el momento actual, de cumplir en el futuro con una responsabilidad adquirida por la entidad. Obligación virtualmente ineludible Un pasivo es virtualmente ineludible, cuando existe la probabilidad, aunque no la certeza absoluta, de dar cumplimiento a la obligación. Identificada Un pasivo ha sido identificado cuando puede determinarse la salida de recursos que generará a la entidad, por lo que todo pasivo debe tener un propósito definido; es decir, no debe reconocerse con fines indeterminados. Cuantificada en términos monetarios Un pasivo debe cuantificarse en términos monetarios con suficiente confiabilidad. Disminución futura de beneficios económicos Representa la probable salida de recursos de la entidad, para dar cumplimiento a una obligación. 40 La disminución de beneficios económicos ocurre, al transferir activos, instrumentos financieros de capital emitidos por la propia entidad, o proporcionar productos y servicios. Derivada de operaciones ocurridas en el pasado Todo pasivo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no deben reconocerse como un pasivo, pues no han afectado económicamente a la entidad. Tipos de pasivos Atendiendo a su naturaleza, los pasivos de una entidad pueden ser de diferentes tipos: a) Obligaciones de transferir efectivo o equivalentes b) Obligaciones de transferir bienes o servicios y c) Obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia entidad Consideraciones adicionales Para reconocer un pasivo, debe atenderse a la sustancia económica por lo que las formalidades jurídicas que lo sustentan, deben analizarse en este contexto para no distorsionar su reconocimiento contable. Una provisión es un pasivo cuya cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente, después de tomar en cuenta toda la evidencia disponible, cuando sea probable la existencia de dicha obligación a la fecha de valuación y siempre que se cumpla con las características esenciales de un pasivo. Un pasivo contingente es aquel, surgido a raíz de sucesos pasados, cuya posible existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro y que no está enteramente bajo el control de la entidad. 41 Por lo tanto, este tipo de pasivos no deben reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las características de un pasivo. (Activo fijo no asegurado) Capital contable o patrimonio contable El concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y el de patrimonio contable, para las entidades con propósitos no lucrativos; sin embargo, para efectos de este marco conceptual, ambos se definen en los mismos términos. Definición Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos. Elementos de la definición Valor residual de los activos El capital contable o patrimonio contable, representa el valor que contablemente, tienen para la entidad, sus activos y pasivos sujetos de reconocimiento en los estados financieros; por esta razón también se le conoce como “activos netos” de una entidad (activos menos pasivos). Tipos de capital contable y patrimonio contable El capital contable de las entidades lucrativas se clasifica de acuerdo con su origen, en: a) capital contribuido, conformado por las aportaciones de los propietarios de la entidad; y b) capital ganado, conformado por las utilidades y pérdidas integrales acumuladas, así como las reservas creadas por los propietarios de la entidad. 42 El patrimonio contable de las entidades con propósitos no lucrativos se clasifica de acuerdo con su grado de restricción, en: a) patrimonio restringido permanentemente, cuyo uso por parte de la entidad, está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que no expiran con el paso del tiempo, y no pueden ser eliminadas por acciones de la administración; b) patrimonio restringido temporalmente, cuyo uso por parte de la entidad, está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que expiran con el paso del tiempo o porque se han cumplido los propósitos establecidos por dichos patrocinadores; y c) patrimonio no restringido, el cual no tiene ningún tipo de restricción por parte de los patrocinadores, para que éste sea utilizado por parte de la entidad. Consideraciones adicionales Desde el punto de vista legal, el capital contable representa para los propietarios de una entidad lucrativa su derecho sobre los activos netos, mismo que se ejerce mediante reembolso o el decreto de dividendos. De acuerdo con un enfoque financiero, el capital contable o patrimonio contable, representa la porción del activo total que es financiada por los propietarios o en su caso, los patrocinadores de la entidad. Por lo tanto, mientras los pasivos se consideran fuentes externas de recursos, el capital contable o patrimonio contable, es una fuente interna. Mantenimiento de capital contable o patrimonio contable Con el fin de asegurar la supervivencia o expansión de una entidad económica, es importante definir el enfoque a utilizar para analizar el 43 mantenimiento del capital contable o patrimonio contable de una entidad económica. En términos generales, puede decirse que una entidad ha mantenido su capital contable o patrimonio contable, si éste tiene un importe equivalente al principio y al final del periodo. En el ámbito financiero existen dos criterios para determinar el monto que corresponde al mantenimiento del capital contable o patrimonio contable y que sirven de apoyo a los usuarios generales de la información financiera, en su toma de decisiones: a) financiero – se enfoca a conservar una determinada cantidad de dinero o poder adquisitivo del capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su crecimiento o disminución real se determina al final del periodo, con base en el valor de los activos netos que sustentan a dicho capital o patrimonio; y b) físico – se enfoca a conservar una capacidad operativa determinada del capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su crecimiento o disminución real, se determina por el cambio experimentado en la capacidad de producción física de los activos netos, a lo largo del periodo contable. Las Normas de Información Financiera particulares deben adoptar el concepto de mantenimiento financiero de capital. 44 2.5 Requisitos que debe de Cumplir la Información Financiera. Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y cambios en su situación financiera por el periodo contable terminado en cierta fecha. Los Estados Financieros son un medio de comunicar la situación financiera y un fin por que no tratan de convencer al lector de un cierto punto de vista o de una posición. La capacidad de los Estados Financieros es la de trasmitir información que satisfaga el usuario, y ya que son diversos los usuarios de esta información esta debe servirles para: Tomar decisiones de inversión y crédito, los principales interesados de esta información son aquellos que puedan aportar un financiamiento u otorguen un crédito, para conocer que tan estable y el crecimiento de la empresa y así saber el rendimiento o recuperación de la inversión. Aquilatar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar recursos, aquí los interesados serán los diferentes acreedores o propietarios para medir el flujo de dinero y su rendimiento. Evaluar el origen y características de los recursos financieros del negocio, así como su rendimiento, esta área es de interés general para conocer el uso de estos recursos. Por último formarse un juicio de cómo se ha manejado el negocio y evaluar la gestión de la administración, como se maneja la rentabilidad, solvencia y capacidad de crecimiento de la empresa. 45 Cuándo la información financiera satisface al usuario general es por que una persona con algunos conocimientos técnicos pueda formarse un juicio sobre: - El nivel de rentabilidad - La posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez - La capacidad financiera de crecimiento - El flujo de fondos Las características de los estados financieros debe ser en base con las características de la información contable indicada en el boletín A-1 del los principios de contabilidad generalmente aceptados, que son: - Utilidad.- Su contenido informativo debe ser significativo, relevante, veraz, comparable y oportuno. - Confiabilidad.- Deben ser estables (consistentes), objetivos y verificables. - Provisionalidad.- Contiene estimaciones para determinar la información, que corresponde a cada periodo contable. La característica esencial de los estados financieros será el de contener la información que permita llegar a un juicio. Para ello se debe caracterizar por ser imparcial y objetivo, a fin de no influenciar en el lector a cierto punto de vista respondiendo así a las características de confiabilidad y veracidad. Dentro del contexto de los principios de contabilidad generalmente aceptados los estados financieros básicos son históricos, por que informan de hechos sucedidos y son parte del marco de referencia para que el usuario general pueda ponderar el futuro. 46 2.6 Usuarios de la Información Financiera. USUARIOS DE LA INFORMACION FINANCIERA Y SUS NECESIDADES Fisco Administrador Accionistas y otras fuentes de financiamiento NECESIDADES Tener una base para recaudar dinero para el sostenimiento del gasto público. Verificar si los montos recibidos son los correctos. - Definir alternativas - Planear - Costear - Controlar - Evaluar - Etc. - Evaluar calidad de la administración - Capacidad de pago - Rentabilidad - Potencial para generar efectivo - Etc. Figura 2.1 Usuarios de la información. La situación y evolución patrimonial (económica y financiera) de un ente interesa a diversas personas que tienen necesidades de información no totalmente coincidente. Entre ellas, puede citarse a: .- Los inversores actuales y potenciales, interesados en el riesgo inherente a su inversión, en la probabilidad de que la empresa pague dividendos y en otros datos necesarios para tomar decisiones de comprar, retener o vender sus participaciones. 47 2.- Los empleados, interesados en evaluar la estabilidad y rentabilidad de sus empleadores, así como su capacidad para afrontar sus obligaciones laborales y previsionales 3.- Los acreedores actuales y potenciales, interesados en evaluar si el ente podrá pagar sus obligaciones cuando ellas venzan; 4.- Los clientes, especialmente cuando tienen algún tipo de dependencia comercial del ente, en cuyo caso tendrán interés particular en evaluar su estabilidad y rentabilidad; 5.- El estado, tanto en lo que se refiere sus necesidades de información para determinar los tributos, para fines de política fiscal y social como para la preparación de estadísticas globales sobre el funcionamiento de la economía. Siendo imposible que los estado contables satisfagan a cada uno de los requerimientos informativos de todos sus posibles usuarios, se consideran como usuarios tipo: Cualquiera que fuere el ente emisor a sus inversores y acreedores, incluyendo tanto a los actuales como potenciales, Adicionalmente: En los casos de entidades sin fines de lucro no gubernamentales, a quienes les proveen o podrían suministrar recursos (por ejemplo, los socios de una asociación civil) En los casos de entidades gubernamentales, a los correspondientes cuerpos legislativos y de fiscalización 48 Los usuarios de la información financiera. Un usuario de la información financiera es el agente con derecho de acceso al canal de información contable. Este derecho nace cuando las actividades de la entidad informativa afectan o pueden influir en el comportamiento del usuario potencial. Los objetivos de los usuarios se pueden clasificar en tres grupos: El objetivo de control: Tanto de la entidad por la Administración y sociedad como de los responsables de la gestión de la empresa ante sus propietarios o socios. El objetivo de predicción: Ligado al desarrollo de la financiación de la empresa y a la separación entre propietarios y dirección, así como para poder obtener una adecuada información para la toma de decisiones en la gestión empresarial. Los objetivos macroeconómicos: Referidos al cálculo económico y control sectorial en los países de economía planificada. En nuestra línea de razonamiento, antes de analizar los tipos de usuarios, su localización, necesidades, etc. posiblemente podamos comenzar preguntando: ¿Qué derecho tiene la sociedad a reclamar información sobre el impacto medioambiental de una determinada empresa? Si la respuesta es positiva, el paso siguiente será determinar el papel que desempeña la información contable en esa rendición de cuentas. Quienes defienden que las empresas han de mostrar dicha información se basan en que todos los recursos naturales a los que les afecta el impacto medioambiental son de propiedad común, lo que significa que la sociedad en su conjunto tiene derechos de propiedad sobre dichos bienes y por lo tanto está legitimada a exigir información respecto de las actividades que los deterioran. 49 Los usuarios se pueden clasificar en usuarios internos o agentes que tienen el control sobre la información y usuarios externos quienes sólo poseen acceso limitado a ésta, en los modelos anglosajones, se selecciona al inversor bursátil como representante de la demanda informativa. El Marco Conceptual, destaca que las necesidades de los propietarios de la entidad económica cubre muchas de las necesidades de otros usuarios, lo que indica una visión cercana a un concepto patrimonialista de la empresa, donde se destaca como usuarios a los accionistas presentes, los bancos, los Gobiernos, o la propia dirección de la empresa. Pero en función de las características de cada entorno y de sus necesidades de información, ésta se ha de adaptar a cada caso y no será lo mismo la información a emitir por una pequeña empresa que por una de grandes dimensiones. Por lo tanto la elección del usuario se conformaría en dos fases: 1.-Etapa de selección. Entre los usuarios potenciales se seleccionan aquellos agentes económicos cuya demanda de información financiera es más significativa, (como los inversores o el analista financiero). 2.-Etapa de formulación. En función de los intereses de los agentes seleccionados se concreta el área de intersección de las necesidades de información que dará lugar a la definición del usuario. Pero como hay necesidades distintas según los usuarios y que la información ha de confeccionarse teniéndolo en cuenta es lógico que la forma de presentar la información y los contenidos de ésta han de ser mucho más flexibles, como puede ser el agregar información complementaria a los estados 50 financieros tradicionales como la referente a riesgos, intangibles, medio ambiente, etc. para así corregir las limitaciones que siempre presenta la información de cara al desarrollo de las necesidades de decisión de los usuarios debido a: Su carácter histórico que representa acontecimientos derivados de las actividades ya realizadas por la empresa. En presentar una visión muy condensada de la empresa. Su carácter eminentemente cuantitativo, faltando elementos cualitativos de todo tipo como puede ser la información social y medioambiental. El retraso en presentar la información (puede llegar hasta seis meses). Las Administraciones Públicas, para conocer el cumplimiento de las normativas y la evolución en esta materia de los distintos sectores económicos que le permita tomar decisiones en cuanto a legislación, presupuestos, iniciativas, etc. Por lo tanto la exigencia de la Administración gira en torno al cumplimiento de la normativa medioambiental, a la información sobre emisiones, licencias y permisos, control del pago de cánones, tasas, o los estudios de impacto medioambiental entre otros. Los competidores, también son usuarios de todo tipo de información financiera y en nuestro caso de información medioambiental, para así comparar sus actividades con las de otras empresas con el fin de mejorar su imagen cara a los usuarios de sus productos o servicios y aumentar la ventaja competitiva de esta situación. Los clientes más concienciados en estos temas empiezan a exigir garantías de que la empresa adopta medidas elementales para evitar la degradación del entorno por la elaboración y/o utilización de sus productos y así para seguir siendo clientes, exigen el cumplimiento de las obligaciones medioambientales. 51 Los trabajadores más sensibilizados en sus condiciones de seguridad, calidad y salud, que pueden verse alterados por malas actuaciones por parte de la empresa. Los acreedores para ver si su cliente cumple con sus normas y así evaluar riesgos de futuros impagos en los que puede incurrir la empresa por actuaciones negativas relacionadas con sus responsabilidades medioambientales y las medidas que adopta para la reducción de éstas. Las compañías de seguro, por lo general las pólizas de cobertura de la contaminación se refieren a la contaminación accidental, súbita, imprevisible y no intencionada, por lo que hay habría que informar sobre las instalaciones y sustancias utilizadas, la existencia de Auditoría medioambiental previa e informe de impacto o el cumplimiento de la legislación medioambiental. Los consumidores, que aunque tienen poco control sobre la empresa, pueden presionarla en cuanto a la calidad y la cantidad, o sobre la localización de la empresa, etc. pero cada vez más desean conocer el comportamiento ambiental del producto llegándose a crear nichos de mercado. Las asociaciones y el público en general que desean conocer la rentabilidad de una industria, conocer el impacto de su actividad en el entorno, o la incidencia de la entidad económica en su bienestar o en el desarrollo económico del entorno, o si satisface su responsabilidad social 2.7. Formas de Preparación de los Estados Financieros. La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros 52 constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras. Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito). 53 Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad. Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador. Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematización de libros del ciclo contable. Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas. 54 A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han satisfecho); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil); inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). Quinto paso. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptándolos con los ajustes anteriores. Sexto paso. Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias. Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa. Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias con el propósito de que las cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, para que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese año. Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. 55 Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la: a. Evaluación de la rentabilidad; b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez; c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento; d. Evaluación del flujo de fondos. Para efectos de entender, el producto final después de efectuar los registros contables, a continuación se analiza a fondo, la conformación de los Estados Financieros básicos principales: Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por: • Activo • Pasivo • Capital Contable El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se realiza de la siguiente manera: • Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. • Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles. • Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación, rentas pagadas por anticipado. 56 Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y están integrados por: • Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. • Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de un año como son los créditos hipotecarios. El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales. Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o pérdida resultante en el período. Los elementos que integran este estado financiero son: • Ventas • Devoluciones y rebajas sobre ventas • Costos y gastos • Utilidad bruta Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período. El presente estado financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa. Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el período; se elabora tomando los balances generales de dos períodos, y comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa durante esos años. 57 Otros registros contables Comprende una serie de registros que se señalan a continuación: • Bienes de producción • Registro de nómina • Registro de las devoluciones y rebajas en ventas • Registro de comprobantes • Registro de Cheques 58 CAPITULO III SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS 3.1 Formas de Procesamiento. A continuación se presenta los tipos de procesamiento de la información con los que hoy en día se cuenta para obtener los resultados que se requieren, en cuanto a los datos que se ingresan dentro de un sistema los cuales son: Proceso Manual: Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales como realizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volúmenes de información escrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluación académica en un colegio, en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluación de los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante cálculos aritméticos manuales, quedando toda esta información almacenada en su registro. Proceso Mecánico: Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como lógica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la información resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecánico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo. 60 Proceso Electromecánico: En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las máquinas perforadoras, que mediante el uso de la energía eléctrica, activará un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permitirá perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos: cámara de video, cámara fotográfica, calculadoras, etc. Procesos Electrónicos En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervención humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la redacción de documentos y en la recreación, con el uso de los video juegos, bingos y otros. 61 3.2. Concepto de Datos. El dato (del latín datum), es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbito informático. En programación un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo. Figura 3.1 Ciclo de la información Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesado de los datos lo que nos proporciona información Datos son los hechos que describen sucesos y entidades."Datos" es una palabra en plural que se refiere a más de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-ítem" o elemento de dato. Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las letras del alfabeto, números, movimientos de labios, puntos y rayas, señales con la mano, dibujos, etc. Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina información. Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato 62 puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. 3.2.1. Concepto de Información. La información no es un dato conjunto cualquiera de ellos. Es más bien una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe. La definición de información es la siguiente: Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades. DATOS SIGNIFICATIVOS. Para ser significativos, los datos deben constar de símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua. Los símbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente interpretados. Muchos tipos diferentes de símbolos comprensibles se usan para transmitir datos. La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una pregunta específica están disponibles. Por ejemplo, un marcador de béisbol debe incluir el tanteo de ambos equipos. Si se oye el tanteo "New York 6" y no oyes el del oponente, el anuncio será incompleto y sin sentido. Los datos son inequívocos cuando el contexto es claro. Por ejemplo, el grupo de signos 2-x puede parecer "la cantidad 2 menos la cantidad desconocida llamada x" para un estudiante de álgebra, pero puede significar "2 barra x" a un vaquero que marca ganado. Tenemos que conocer el contexto de estos símbolos antes de poder conocer su significado. 63 Otro ejemplo de la necesidad del contexto es el uso de términos especiales en diferentes campos especializados, tales como la contabilidad. Los contables utilizan muchos términos de forma diferente al público en general, y una parte de un aprendizaje de contabilidad es aprender el lenguaje de contabilidad. Así los términos Debe y Haber pueden significar para un contable no más que "derecha" e "izquierda" en una contabilidad en T, pero pueden sugerir muchos tipos de ideas diferentes a los no contables. Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas. Disponemos de un considerable número de hechos en nuestro entorno. Solo los hechos relacionados con las necesidades de información son pertinentes. Así la organización selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus necesidades de información. Se considera que la generación y/o obtención de información persigue estos objetivos: • Aumentar el conocimiento del usuario. • Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección. • Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control. En relación con el tercer punto, la Información como vía para llegar al Conocimiento, debe de ser elaborada para hacerla utilizable o disponible. Este proceso empírico se llama Documentación, que tiene métodos y herramientas propios. La cantidad de información y el conocimiento desarrollado, aparentemente es enorme y tiene una metodología de recuperación, que eventualmente es infinita 64 o total en un número muy amplio de soportes y sitios y el modelo sistémico de recuperación debe maximizar la búsqueda para asegurar su captura lo más completa posible dentro del entorno de este sistema complejo. La información como tal no tiene funciones, pues estas son el funcionamiento de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de quien emplea y maneja la información. Pero también es imposible que la información dote al individuo de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la información, la organiza y la convierte en conocimiento. No es la información de modo directo. El dato, en sí, es un "afijo" de la información, por así llamarlo. 3.2.2. Diferencia entre Datos e Información. 1.- Los Datos a diferencia de la información son utilizados como diversos métodos para comprimir la información a fin de permitir una transmisión o almacenamiento más eficaces. 2.-Aunque para el procesador de la computadora hace una distinción vital entre la información entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras partes de la computadora no lo hace. Ambos son registradas temporalmente según la instrucción que se le de. Es como un pedazo de papel no sabe ni le importa lo que se le escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o instrucciones para un amigo. Es lo mismo que la memoria de la computadora. Sólo el procesador reconoce la diferencia entre datos e información de cualquier programa. Para la memoria de la computadora, y también para los dispositivos de entrada y salida (E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente más datos, más información que debe ser almacenada, movida o manipulada. 65 3.-La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida como el número de símbolos posibles que representan el mensaje. Los símbolos que representan el mensaje no son más que datos significativos. 4.- En su concepto más elemental, la información es un mensaje con un contenido determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa un papel primordial en el proceso de la comunicación, a la vez que posee una evidente función social. A diferencia de los datos, la información tiene significado para quien la recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar entre sí información que luego transforman en acciones. La información es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad 3.3 Procesamiento Electrónico de Datos. Hasta el momento hemos supuesto que los datos que maneja una aplicación no son tan voluminosos y por lo tanto caben en memoria. Cuando recurrimos a archivos se debe a la necesidad de conservar datos después de que termina un programa, por ejemplo para apagar la computadora. Sin embargo, existen problemas en donde el volumen de datos es tan grande que es imposible mantenerlos en memoria. Entonces, los datos se almacenan en un conjunto de archivos, los que forman una base de datos. Una base de datos es por lo tanto un conjunto de archivos que almacenan, por ejemplo, datos con respecto al negocio de una empresa. Cada archivo se forma en base a un conjunto de líneas y cada línea esta formada por campos de información. Todas las líneas de un mismo archivo tienen 66 la misma estructura, es decir los mismos campos de información. Diferentes archivos poseen estructuras distintas, i.e. campos de información. En lo que sigue supondremos que ambos archivos son lo suficientemente grandes como para que no quepan en la memoria de la computadora. A continuación resolveremos eficientemente el problema de generar un archivo con los tres campos de información, sin colocar previamente el contenido de un archivo en un arreglo. Algunas definiciones Recolección de datos: Provee un vínculo para obtener la información interoperacionables racional y las parametrizaciones. Almacenamiento de datos: Las unidades de disco de la computadora y otros medios de almacenamiento externo permiten almacenar los datos a más largo plazo, manteniéndolos disponibles pero separados del circuito principal hasta que el microprocesador los necesita. Una computadora dispone también de otros tipos de almacenamiento. La memoria de sólo lectura (ROM) es un medio permanente de almacenamiento de información básica, como las instrucciones de inicio y los procedimientos de entrada/salida. Asimismo, una computadora utiliza varios buffers (áreas reservadas de la memoria) como zonas de almacenamiento temporal de información específica, como por ejemplo los caracteres a enviar a la impresora o los caracteres leídos desde el teclado. Procesamiento de datos: a. El objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada uno de los Procesos. 67 b. Su antecedente es el Diagrama de Flujo. c. Los elementos claves son los Programas. d. Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos e. Este Diagrama no se podrá elaborar por completo desde un primer momento ya que depende del Flujo de Información. f. En este primer paso sólo se identifican las Salidas y Programas. Los elementos restantes se identifican en forma genérica. Validación de datos: Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los datos que ingresan a un archivo. Existen numerosas técnicas de validación tales como: Digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango. 3.4. Implementación de un Sistema Electrónico Automatizado para el Registro Contable. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a 68 futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Chedraui sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Cedrahui necesitará la información de ventas resumida por almacén. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. 69 Utilización de la Información Contable La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. 3.4.1. Características. Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. 70 Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. La implementación de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para asegurarse que este sea el adecuado. 3.4.2 Automatización. Los sistemas de Automatización Contable Llevan a cabo cambios en 4 aspectos. 1.- Trabajo más inteligente. 2.- Cambio global en el concepto de industria. 3.- Ideas e información toman más importancia que el dinero. 4.- Las personas que trabajan con la información dominan la fuerza de trabajo. ¿Qué es el análisis y diseño de estos sistemas? El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados. Panorama. El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Análisis de sistemas y el Diseño de sistemas. Diseño. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para hacer el trabajo más eficiente. 71 Análisis. Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. Cual es el flujo de información en todo el sistema. Estudio. Esta acumulación de información es la que precede a todas las demás actividades del análisis. El plan. Incluye. Características del diseño del sistema, necesidades de captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de operación, necesidades de equipo y personal. El diseño. Especifica las características del producto terminado. Que trabajos por personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo. Los analistas. Deciden qué salida utilizar y como generarla. Que es lo que se debe hacer. Las personas. Son los elementos más importantes para que una organización trabaje. Comunicación. Lo que no es el Análisis de Sistema de Automatización. No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para determinar cuales deberían ser llevados a cabo por una computadora y cuales por métodos manuales. Se debe comprender los detalles de una situación para ver si es deseable y factible una mejora sin importar si es con computadora o no. No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de información. Es un error hacer una distinción entre los problemas de la empresa y los de sistemas. Van todos de la mano. 72 Categorías del Analista de Sistemas. 1.- Análisis. Reunir información y determinar requerimientos. 2.- Análisis y Diseño. Además del estudio tiene que diseñar el nuevo sistema. 3.- Análisis, diseño y programación. Aparte escribe el software. Los sistemas emplean un modelo de control básico: 1.- Un estándar para logra un desempeño aceptable. 2.- Un método para medir el desempeño actual 3.-. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar. 4.- Un método de retroalimentación. Los sistemas de automatización esta formados por. Hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicación de sistemas de automatización son los programas procedimientos. Por ejemplo aplicación a contabilidad, operaciones entre otros, y la integración general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades. Componentes del Sistema en la Automatización. Las personas. Los procedimientos. El equipo. Ciclo de vida clásico. Investigación Preliminar Determinación de los requerimientos del sistema. Diseño del sistema Desarrollo de software. Prueba de los sistemas. Implantación y evaluación. Diseño del Sistema para la Automatización. (Diseño lógico) 73 Identificación de reportes (listados) y demás salidas que debe producir el sistema. Determinar los datos para cada reporte y salida. Diseñan las pantallas en papel. Describen los procedimientos de cálculo, como procesar datos y producir salidas. Decisión de estructuras de ficheros y dispositivos de almacenamiento. Terminado se toman cuatro decisiones: Volver a desarrollar el prototipo de nuevo Implantar el prototipo como sistema terminado Abandonar el proyecto Iniciar otra serie de construcción de prototipos El principio rector que se aplicará a la contabilidad es que todas las transacciones con efecto económico-financiero deben quedar computadas, es decir, deberán registrarse no solo aquellas operaciones que entrañen movimientos financieros o monetarios, sino también los medios de financiamiento no monetarios, tales como las depreciaciones de los bienes de uso. Está contemplado que las operaciones se registren una única vez, preferiblemente en el lugar más próximo a la transacción, debiendo las mismas alimentar un sistema de información que sea de utilidad a los distintos usuarios interesados en el desenvolvimiento financiero de la empresa, en particular a los órganos de control externo para que las auditorias reflejen transparentemente el movimiento contable. De esta manera, además de reducir costos, se evitarán las inconsistencias propias de fuentes que difieren entre sí, lo cual genera confusión e indefiniciones en el proceso de toma de decisiones. 74 La Importancia de la Automatización del Sistema contable y la relación de esta con las distintas áreas de la Empresa: Su Integración: El área de producción se usa desde el comienzo de la utilización de los productos informáticos en el mundo empresarial, en el campo contable. De ahí se aplica la Informática a la gestión de inventario que ya forma parte de la función de Producción. La gestión de inventario se ocupa de la optimización de las cantidades de materiales existentes en la empresa. Debido a que el acoplamiento perfecto de actividades no se produce aparecen tiempos de espera, lo que implica un tiempo de almacenamiento. Aparecen los inventarios, éstos han de ser gestionados. Las empresas se enfrentan a presiones empresariales: unas para que los inventarios sean grandes y, por contra, otras para que sean pequeños. Esto implica la búsqueda de un equilibrio entre ambas situaciones 3.4.3 Etapa de Implementación. A continuación identificaremos las áreas que se utilizaran para la implementación del sistema en línea y todos los pasos que las engloban. Para el funcionamiento del sistema contable en línea, en primer lugar se tiene que identificar las áreas en donde se están generando las operaciones, de tal manera que la persona que este llevando a cabo esas operaciones, sin que se de cuenta está realizando registros contables, es decir; aunque realizan una tarea habitual, se tiene que programar el sistema a manera que por cada operación que se lleva a cabo en un sistema administrativo (ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANING) al mismo tiempo se logre que mediante una programación contable (guía contabilizadora) el sistema esté generando las pólizas con el asientos contable respectivo, esto se puede esquematizar de la siguiente manera: 75 SISTEMA ENLACE SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO El usuario del sistema Previa configuración, se administrativo, lleva a debe de capturar la guía cabo una operación, por contabilizadora. ejemplo una venta. Cada operación debe de Cada llevar un código. operación de De acuerdo acuerdo con su código, operación se enlazará con la guía enlace contabilizadora. y con con la con su la guía contabilizadora, sistema el contable manera de automática, genera una póliza contable. Se pueden llevar a cabo No enlaza operaciones que no tienen operación. ninguna contable. ninguna No genera ninguna póliza contable. repercusión Ejemplo, traspaso entre almacenes. Ninguna operación. No enlaza operación. ninguna Se pueden llevar a cabo ajustes en el contable, sistema que no necesariamente van venir sistema del administrativo. a Ejemplo: ajuste por provisión de impuestos, registro de depreciaciones, etc. Tabla 3.1 Sistema Administrativo y Contable 76 Para efectos de nuestro caso, se detectaron tres áreas fundamentales, que son las que se necesitaría automatizar de manera primordial. 1. Ventas. a. Registro de ventas. b. Salidas de inventario. c. Cobranza. 2. Egresos (Gastos). a. Registro de gastos. b. Pago de gastos. 3. Compras. a. Entradas al inventario. b. Generación de cuenta por pagar. c. Pago de cuentas a proveedores. A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de estaos procesos, en primer lugar de manera narrativo y en segundo lugar de manera gráfico, para su mejor comprensión. Contabilización De Ventas Empezamos con las actividades que se realizan en este departamento por citarlo de alguna manera; en esta parte operacional es donde se atiende al cliente directamente, se le realiza la factura correspondiente por el material solicitado, y una ves impresa su factura el sistema automáticamente ejecuta el asiento contable de la operación que ejecutamos, sin necesidad de realizar algún otro paso ajeno al que antes se menciono. Posteriormente de facturarle al cliente, realizamos el pago de la venta, en este paso el sistema nos hace otro asiento contable. 77 Dentro de este proceso nos encontramos con lo que se conoce como vale de almacén, que este se imprime al momento de entregar la mercancía facturada al cliente dentro del almacén, y con ello se le da salida del sistema para disminuir el inventario físico y disponible. Englobando todo este proceso nos encontramos con descuentos o devoluciones por venta, que se pactan con el cliente, ajenos al inicio de la venta, y se realizan por algún defecto de la mercancía, por equivocación del cliente y para brindar un buen servicio y no perder al cliente. Enfocándonos a los que son los descuentos, estos se realizan pactando cierto precio con el cliente, y llegando a un acuerdo para poder ejecutar una venta siempre y cuando esta sea considerable para la empresa. Cada empresa que existe dentro del mercado lleva un manejo totalmente diferente a las demás, pero tienen cierta relación una de otra en cuanto a sus procesos. Debemos de identificar y tener contacto con nuestros clientes para saber cual es la procedencia de los depósitos que vamos recibiendo día a día en nuestras cuentas bancarias, y así aplicar los depósitos recibidos a los clientes correspondientes, para no afectar sus movimientos y no atrasarlos en sus pagos, de tal manera ellos tendrán un revolvente dentro de sus cuentas, favorable, Lo que se menciona anteriormente son solo los depósitos de clientes a ventas ya realizadas, pero hay depósitos anticipados de los cuales aun no se he generado ninguna venta, estos depósitos anticipados los realiza el cliente especialmente para aprovechar un buen precio de cierto material que solicita en grandes cantidades, o por los cambios constantes de precio dentro del mercado, y así estar en competencia con las demás empresas. Estos depósitos por anticipado los debemos de tener bien identificados para entregar la cantidad correcta de material solicitado, y no tener problemas que 78 posteriormente surjan por un mal control, por ello lo que debemos de hacer es aplicar el saldo a favor del cliente, y en cada venta que se realice ir disminuyendo el saldo que tiene a favor, hasta dejarlo en ceros. Siguiendo con las formas de pago elaborados por los clientes, nos encontramos con los cheques, los cuales debemos depositar a la cuenta correspondiente para poder liberar el pago del cliente y así surtir lo solicitado. En las empresas se maneja lo que es la devolución de dinero al cliente, estos se realizan cuando en determinado momento, hubo alguna devolución de material por cierto motivo, a favor del cliente y solicita su efectivo, también otro caso se da cuando nos depositan más de la cantidad pactada, y se hace la devolución, únicamente si se reviso que efectivamente se realizo el depósito erróneo en nuestra cuenta, y se autorizo que se ejecutara la devolución. Diagrama de Flujo De Operaciones De Venta Figura 3.2 Diagrama de Ventas 79 Contabilización de Gastos (Egresos) Dentro de las áreas de la empresa nos encontramos con los egresos, que son salidas de efectivo o lo que comúnmente conocemos como gastos. Dentro de las empresas nos encontramos con diversos tipos de gastos. Por citar algunos ejemplos de gastos son luz, agua, teléfono, renta; estos egresos y algunos mas que puedan existir se registran en el sistema para su programación de pago, no sin antes estar autorizados por la persona correspondiente, y así realizar el pago de cada uno de ellos con un cheque de la empresa. Es muy importante que estén autorizados dado que así se llevara un buen control de los egresos dentro de la empresa y no existirán gastos innecesarios dentro de la misma. Diagrama de Flujo de Operaciones de Egreso Figura 3.3 Diagrama de Egresos 80 Contabilización de Compras Otra área fundamental es la de compras, porque en ella se engloban varios factores importantes que se manejan a diario en el proceso de una empresa, esta parte es sumamente delicada, dado que en ella es donde se mantiene la empresa en competitividad con los demás. Dentro de las compras manejamos lo que es el inventario, proveedores, pagos, anticipos, debemos de checar el mercado, la rotación que tenemos de nuestros materiales, tratar de ofrecer un buen servicio para estar en competitividad con las demás empresas. Estos puntos se deben de revisar día a día para no deslindarnos de lo que sucede en nuestro entorno. Detallando cada punto antes mencionado empezamos con las compras, debemos capturar en el sistema la compra que se realizo para ingresarla al inventario, en ella se capturan los artículos recibidos por el proveedor uno por uno, ingresando la cantidad de artículos recibidos, la descripción y el costo. Este paso se realiza con cada artículo recibido dentro de la factura del proveedor, al final de capturar, nos debemos de asegurar que el total que tenemos en nuestra factura sea el total que tenemos en la compra que ingresamos al sistema, junto con las cantidades y descripciones de la factura. Si se captura mal algún punto, podemos ingresar datos erróneos a nuestro inventario, esto hará que no nos cuadre al momento de realizar un chequeo de existencias dentro del almacén. Si se capturan mal los costos, al momento de cotejar el total de la factura con el total de la compra, no van a cuadrar, los costos no serán los correctos, tendríamos utilidades bajas o incluso perdida, y los saldos con proveedores no seria el correcto, dado que los costos fueron ingresados de manera errónea. 81 La captura de los costos se realiza posteriormente de que se pactaron los precios con el proveedor, dentro de este paso influyen ciertos puntos como lo que es, acuerdos con el proveedor, que podrían ser, compras en volumen, apoyo a la marca, descuento por pronto pago, aumento de días de crédito y varios puntos que se tratan para poder pactar el mejor precio posible. Una ves que se capturo la compra con los pasos antes mencionados, la compra que generamos nos crea un saldo en la cuenta del proveedor, esta aumenta conforme vamos comprando, cada proveedor maneja sus propias políticas pero en general se maneja lo que son los días de crédito para realizar el pago de las facturas, que se emitieron a favor de la empresa. Cuando llega la fecha de pago se realiza el cheque correspondiente para liquidar o abonar a la factura mas antigua, así se aprovechan los días de crédito de las facturas posteriores, cada cheque que se emita para realizar un pago debe de ser aplicado a la compra que corresponda, para que el saldo que se tiene con el proveedor disminuya, así la empresa puede disponer de su crédito sin ningún problema, cabe mencionar que hay proveedores que manejan un descuento por pronto pago, o lo que comúnmente se conoce como descuento antes de vencimiento. En ocasiones se pacta con el proveedor pagos anticipados para que se respeten cierto precio, esto para aprovechar los cambios que surgen en el mercado como, los aumentos constantes de los precios. Para mantenerse en competencia con las demás empresas se realizan pagos anticipados obteniendo un buen precio posible en relación con la competencia, y así no perder ventas. Por cada pago anticipado que se realice al proveedor se debe aplicar dentro del estado de cuanta, para que nos cree un saldo a favor que conforme se solicite el material pagado, vaya disminuyendo. Esto con el fin de mantener un buen control de nuestros pagos por anticipado. 82 Cuando se creo el anticipo en el estado de cuenta del proveedor, aparecerá un saldo a favor, listo pasa ser afectado en el momento que recibamos facturas por el material pagado. Una ves que nuestro almacenista nos confirmo la llegada de material procedemos a crear la compra como se menciono anteriormente, verificando todo lo pactado dentro de la factura. Procedemos aplicar el pago a dicha factura con el saldo disponible que existe en el estado de cuenta del proveedor; este paso siempre se realiza toda ves que tengamos saldo a favor y que la compra que recibamos corresponda al anticipo que creamos. En ocasiones puede suceder que recibimos material pero no pertenece a cierto anticipo, en ese caso se paga de diferente manera, ajena al anticipo. Se debe tener mucho cuidado, dado que si se aplica algún pago de manera errónea, el saldo disminuirá y no será el mismo que se tiene con el proveedor. Puede existir la posibilidad de capturar una compra con un costo mucho mas elevado en comparación con los demás precios del mercado. En este caso se recurre con el proveedor para que nos ajuste el precio, y si nuestra petición es favorable con el proveedor, nos emitirá una nota de crédito. Una vez elaborada la nota de crédito, se aplica en el sistema para que el saldo que existe con el proveedor disminuya, así tener el costo correcto de la compra y mantenernos dentro de la competencia. La nota de crédito juega un papel muy Importante dentro de las compras, porque nos permite realizar modificaciones en movimientos que ya tuvieron cambios dentro de la empresa. Aplicándolas permite obtener los resultados que se necesitan sin realizar movimientos posteriores que puedan afectar en otras partes operativas. 83 Todos los movimientos que se realizan dentro de una empresa, deben registrarse sin excepción, pero existen algunos que son más importantes que otros sin deslindar la importancia de los demás. Uno de ellos son los movimientos bancarios de ingresos y los movimientos bancarios de egresos, estos son de gran importancia dentro de la empresa dado que en ellos se registran las operaciones de efectivo que surgen dentro del ente económico. Empecemos por hablar de el registro de movimientos bancarios de ingresos, como su nombre lo dice en este se registran todas las entradas de dinero de los clientes, el efectivo, pagos con cheques, depósitos, transferencia todo lo que se refiera a ingreso monetario para la empresa. Ese apartado se encuentra en el modulo de bancos, aquí están creadas las cuentas bancarias de la empresa y es donde se registran, deposito por deposito en la cuenta a la que corresponda dicho ingreso. Por cada registro que se genera en las cuentas bancarias, ira aumentando el saldo en bancos. Este registro se debe hacer diariamente, para tener actualizado el modulo de bancos. Este registro es uno de los más importantes, nos mantiene al tanto del efectivo con el que cuenta la empresa para realizar pagos, compras de material, compras de equipo, etc. Por lo tanto existe personal que se dedica a mantener esta parte vertebral de la empresa al día. El segundo registro es el de movimientos bancarios de egresos, en este registro se capturan todas las salidas de efectivo que se han realizado en la empresa ya sea para pago a proveedores, pago de nomina, gastos, viáticos etc. Este registro debe ir de la mano del registro de ingresos, ambos registros se cotejan con el estado de cuenta que emite el banco, para asegurarnos que 84 llevamos un adecuado control de los ingresos y egresos, de lo contrario estamos fallando en algo que es de suma importancia para la empresa. Diagrama de Flujo de Operaciones de Compra Figura 3.4 Diagrama de Compras Guía Contabilizadora Todas las áreas que se mencionaron, además de los pasos que pueden surgir, son fundamentales dentro de una empresa. También es importante implementar un sistema de contabilidad en línea, que nos facilite el buen registro de las operaciones. Para ello debemos tener bien definido qué es una guía contabilizadora. De ella se va a depender para poder realizar los asientos contables correspondiente a cada operación. Por guía contabilizadora se entenderá el documento que consigna el procedimiento de registro contable de una operación. 85 Se tiene que la guía contabilizadora es un instrumento que ayudara a homogeneizar procedimientos de registro, a unificar criterios y, lo mas importante, evitara que el contador de la empresa se vuelva “indispensable” en virtud de ser el único que conoce el procedimiento de registro. Otra ventaja de esta guía es que lleva implícitos criterios, políticas y procedimientos autorizados por la gerencia y la alta dirección y que normaran la operación contable de los mismos; obviamente esta es una útil herramienta que orienta fácilmente a cualquier revisor de estados financieros, de las actividades y operaciones, y de la adhesión a las políticas prescritas por la administración. Con lo anterior se tiene que la guía contabilizadora orienta al registro de las operaciones de una entidad económica; por tal razón, pretender elaborar una guía de carácter general seria un tanto aventurero en virtud de que es casi imposible cubrir todos los giros o actividades comerciales, lucrativas, y aun no lucrativas que se ejercen en la practica. El objetivo de la Guía Contabilizadora es el de tener un listado conteniendo de forma ordenada, clara y coherente, la clasificación de las cuentas que se utilizan en una empresa, esta debe contener el número o clave y el nombre de la cuenta. Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro de las operaciones más importantes realizadas por una empresa. Su propósito fundamental consiste en facilitar lo más que sea posible el registro de operaciones, evitando al máximo las consultas constantes con el contador. Sin ella no se podrá automatizar el sistema, dado que esta guía sabe qué proceso realizar en cada operación, es parte importante, sin ella el sistema no tendrá capacidad para realizar los asientos contables, lo fundamental es definir 86 bien cada concepto de la guía, para que en determinado momento, en la contabilización en línea no surja algún imperfecto al cotejar. La Guía Contabilizadora es una herramienta que ayuda a facilitar la contabilización de la información, estableciéndose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operación en específico. La Guía Contabilizadora como objetivo básico la unificación tiene la unificación de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar contablemente la información generada dentro de la institución. Elementos a Considerar • Naturaleza de la información base que generará el asiento contable • Criterio utilizado para registrar contablemente la información. • Catálogos existentes en la empresa (catalogo de cuentas, de fondos, de funciones, de unidades responsables, entre otros) • Controles y formatos establecidos. • Documentos fuente que darán soporte al asiento contable. • Procedimientos y políticas de la empresa • Normas y principios de contabilidad, leyes Normativa existente: entre otros reglamentos vigentes. Una ves que ya se tiene la información de lo que es una guía contabilizadora y lo que se contiene en ella a continuación se presenta una guía en donde se explica a detalle el asiento que se hace en cada operación de la empresa departamento por departamento desde las ventas hasta los egresos. El asiento que se hace, al momento de surtir, en las compras cuando se realizan las compras, los pagos tanto de clientes como de proveedores, los 87 egresos e ingresos en fin los movimientos contables a groso modo que se realizan en una empresa. A que cuentas se carga y a que cuentas se abona dependiendo el movimiento que se necesite, esta guía una ves que ya la tenemos definida se plasmara en el sistema que se vaya a utilizar, siempre y cuando todos los asientos y las cuentas que se manejen estén plasmadas de manera correcta. 88 VENTAS 1.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA VENTA A CREDITO O DE INGRESOS POR ARRENDAMIENTO. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Importe total de la Factura de la Venta Descuento s/Vta. Importe Global por 4120-0001-0000-0000 (Detallado x posición descuento de la Factura s/Almacén) de la venta Ventas (Detallado x 4110-0001-0000-0000 posición s/Almacén) IVA pendiente de 2162-0001-0000-0000 Trasladar Abonos 1141-0000-0000-0000 Clientes Importe subtotal de la Factura de Venta Importe de IVA Global de la Factura de Venta 2.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA DESCUENTO, REBAJA O DEVOLUCUON SOBRE VENTA. Cuenta Contable 4110-0000-00000000 Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe sin IVA por Descuentos y Rebajas descuento a detalle de sobre Venta (Detallado x Venta de Nota de Crédito posición s/Almacén N.C.) de Venta. 89 4110-0000-00000000 4110-0000-00000000 4110-0000-00000000 4110-0000-00000000 1180-0000-00000000 Importe sin IVA por Descuentos y Rebajas descuento sin Venta de sobre Venta (Detallado x Nota de Crédito de posición s/Almacén N.C.) Venta. Importe sin IVA por Descuentos y Rebajas descuento sobre Venta sobre Venta (Detallado x en Nota de Crédito de posición s/Almacén N.C.) Venta. Importe sin IVA por Devoluciones sobre Venta Devolución de Mercancía (Detallado x posición en nota de Crédito de s/Almacén N.C.) Venta. Devoluciones sobre Venta Importe sin IVA por (Detallado x posición Devolución sin Venta de s/Almacén N.C.) nota de Crédito de Venta. Importe en Tarjeta de Almacén (Detallado x Almacén (costo) por posición s/Almacén N.C.) Devolución sin Venta 5110-0000-00000000 Costo de Venta (Detallado x posición s/Almacén N.C.) 2162-0001-00000000 1141-0000-00000000 IVA Pendiente Trasladar Clientes de Importe en Tarjeta de Almacén (costo) por Devolución sin Venta Importe de IVA Global de la Nota de Crédito de Venta Importe total de la Nota de Crédito de Venta 90 3.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DEL COBRO DE UNA VENTA A CLIENTES. Cuenta Contable 1110-0000-0000-0000 Descripción de la cuenta Cargos Abonos Caja (Detallado x Importe total del Abono a posición s/Almacén N.C.) la Venta (Factura) Depósitos no Identificados Importe total del Abono a 1143-0000-0000-0000 (complementado con la Venta (Factura) Código Cont. De la chequera) Importe total del Abono a la Venta (Factura) 1141-0000-0000-0000 Clientes 4.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UN DEPÓSITO POR ANTICIPO DE CLIENTE. Cuenta Contable Descripción de la cuenta 1120 0000 0000 0000 Código contable chequera (Bancos) 2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes Cargos de Abonos Importe total depositado Importe total depositado 91 5.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA APLICAICON DE IMPORTE A UN CLIENTE. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe total Aplicado al Cliente Importe de IVA al 15% 2162-0001-0000-0000 IVA PEND. DE TRASL. Aplicado al Cliente (Divisa de la Operación) 2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes I.V.A. PAGADO 2163-0000-0000-0000 ANTICIPOS Importe de IVA al 15% Aplicado al Cliente (Divisa de la Operación) Importe total Aplicado al Cliente (Divisa de la Operación) DE 1141-0000-0000-0000 Clientes 6.- GUIA PARA REALIZAR EL ASINTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL ANTICIPO DE CLIENTES. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Caja (Detallado x Importe registrado 1110-0000-0000-0000 posición s/Almacén Anticipo del Cliente N.C.) IVA PAGADO DE 2163 O 2163-001 ANTICIPOS 2162-0001-0000-0000 IVA TRASLADADO Abonos por 92 2170 0000 0000 0000 Importe registrado Anticipo del Cliente Anticipo de Clientes por 7.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA ENTREGA DE MERCANCIA. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Costo de 5110-0001-0000-0000 (Detallado x s/Almacén) 1180-0002-0000-0000 Cargos Abonos Ventas Importe en tarjeta de posición Almacén correspondiente a cada detalle del Vale Importe en tarjeta de Almacén correspondiente a cada detalle del Vale Inventario (Detallado x posición s/Almacén) 8.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA DEVOLUCON DE MERCANCIA. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe en tarjeta de Inventario (Detallado x Almacén correspondiente 1180-0000-0000-0000 posición s/Almacén) a cada detalle de la Aclaración Costo de Ventas Importe en tarjeta de 5110-0000-0000-0000 (Detallado x posición Almacén correspondiente 93 s/Almacén) a cada detalle de la Aclaración 9.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A CHEQUE DE PAGO DE CLIENTE. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Abonos Caja (Detallado x Importe total de Cheque / 1110-0000-0000-0000 posición s/Almacén Transf. Electr. A pagar al N.C.) Cliente 1120 0000 0000 0000 Código contable chequera (Bancos) Importe total de Cheque / Transf. Electr. A pagar al Cliente de 10.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A DEVOLUCION DE DINERO DE CLIENTE. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe total devuelto al Cliente Importe correspondiente 2162-0001-0000-0000 I.V.A. Pend. de Trasladar al 15% del dinero devuelto al Cliente 2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes 94 1110-0000-0000-0000 Caja (Detallado x posición s/Almacén N.C.) 2160-0001-0000-0000 I.V.A. Trasladado (cobrado) (cobrado Importe total devuelto al Cliente Importe correspondiente al 15% del dinero devuelto al Cliente EGRESOS 11.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A REGISTRO DE EGRESOS. Cuenta Contable Código Contable de cada partida del Egreso Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe subtotal del parcial del gasto (Egreso) en Moneda Nacional I.V.A. Pendiente de Importe del I.V.A. tasa 1162-0001-0000-0000 Acred. 15% del gasto (Egreso) Código Contable de Impuestos cobrados en Importe de Impuesto Impto. 1 del concepto egresos: IEPS, parcial (detalle) 1 del de c/partida Egreso s/Hospedaje, etc. Gasto (Egreso) Gastos Cuenta Contable Importe total (Egreso) 2110-0001-0000-0000 Proveedores 2120-0001-0000-0000 Código Contable de Ret. 1 c/partida Egreso Código Contable de Ret. 2 c/partida Egreso Código Contable de Ret. 3 c/partida del Gasto Acreedores Retenciones I.S.R., I.S.P.T. u otros. o Importe de Retención parcial (detalle) 1 del gasto (Egreso) Retenciones IMSS INFONAVIT u otros. o Importe de Retención parcial (detalle) 2 del gasto (Egreso) Retenciones Desc. X prest. empleados u otros. Importe de Retención parcial (detalle) 3 del gasto (Egreso) 95 Egreso 12.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL PAGO DE GASTOS. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Importe total del pago realizado al Gasto (Egreso) en Moneda Nacional. Importe proporcional de IVA de tasa 15% pagado por gasto al Proveedor en Moneda Nacional) 2120-0001-0000-0000 Acreedores 1160-0001-0000-0000 I.V.A. Acreditable 1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar 1162-0001-0000-0000 I.V.A. Acred. Pendiente Abonos de Importe total del pago realizado al Gasto (Egreso) en Moneda Nacional. Importe proporcional de IVA de tasa 15% pagado por gasto al Proveedor en Moneda Nacional) 96 COMPRAS 13.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LAS COMPRAS. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe Parcial del detalle en Moneda Inventario (Detallado x 1180-0000-0000-0000 Nacional de la Compra a posición s/Almacén) Prov. Al tipo de cambio de la Compra Importe del IVA en tasa I.V.A. Pendiente de 1162-0001-0000-0000 15% de la Compra en Acred. Moneda Nacional Descuentos s/Compras Importe por descuento 5120-0000-0000-0000 (De-tallado x posición Global de la Compra s/Almacén) Importe total en M.N. de la 2110-0001-0000-0000 Proveedores Compra a Proveed. Al tipo de cambio de la Compra 97 14.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA APLICACIÓN DE UN CHEQUE A PROVEEDOR. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Importe total del Cheque / Transferencia Electrónica 1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar 1120 0000 0000 0000 Abonos Bancos (Código contable de la Chequera) Importe total del Cheque / Transferencia Electrónica 15.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL PAGO DE COMPRAS. Cuenta Contable Descripción de la cuenta 2110-0001-00000000 Proveedores 1160-0001-00000000 I.V.A. Acreditable 1110-0000-00000000 Caja (Detallado x posición s/Almacén N.C.) 1170-0001-00000000 Anticipo a Proveedores Cargos Abonos Importe total del pago realizado a la Compra en Moneda Nacional Importe proporcional de IVA de tasa 15% pagado por Compra al Proveedor en Moneda Nacional) Importe total del pago realizado a la Compra en Moneda Nacional Importe total del pago realizado a la Compra en 98 Moneda Nacional 1162-0001-00000000 I.V.A. Pendiente Acred. Importe proporcional de de I.V.A. Acred. Por Compras IVA de tasa 15% pagado 15% por Compra al Proveedor en Moneda Nacional) 16.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE ALAS NOTAS DE CREDITO DE COMPRA. Cuenta Contable Descripción de la cuenta 2110-0001-0000-0000 Proveedores Descuentos s/Compras 5120-0000-0000-0000 (De-tallado x posición s/Almacén) I.V.A. Pendiente de 1162-0001-0000-0000 Acred. Cargos Abonos Importe total de la Nota de Crédito de Compra Importe Subtotal de la Nota de Crédito de Compra Importe de IVA global de la Nota de Crédito de Compra 99 17.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA APLICACIÓN DE IMPORTE DEL PROVEDOR Y ACREEDORES. Cuenta Contable 2110-0001-0000-0000 2120-0001-0000-0000 1160-0001-0000-0000 1163-0001-0000-0000 1163-0002-0000-0000 Descripción de la cuenta Cargos Abonos Moneda Nacional del (x Total aplicado al Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) Moneda Nacional del ACREEDORES X Total aplicado al GASTO Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) Moneda Nacional de IVA I.V.A. Acreditable aplicado al Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) Moneda Nacional de IVA IVA PAGADO DE aplicado al Proveedor ANTICIPOS APASTO (Tipo Cambio/Aplicación) Moneda Nacional de IVA IVA PAGADO DE aplicado al Proveedor ANTICIPOS APASTO (Tipo Cambio/Aplicación) Proveedores Compra) 1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar (x Compras) 1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar (x Gastos) Importe del Cheque por pago al Proveedor en Moneda Nacional Moneda Nacional del Total aplicado al Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) 100 1162-0001-0000-0000 I.V.A. Pendiente Acred. Moneda Nacional de IVA aplicado al Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) de 18.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL ANTICIPO DE PROVEEDORES. Cuenta Contable 2110-0001-0000-0000 1160-0001-0000-0000 1163-0001-0000-0000 1163-0002-0000-0000 Descripción de la cuenta Cargos Abonos Importe registrado por Anticipo al Proveedor Moneda Nacional de IVA I.V.A. Acreditable aplicado al Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) Moneda Nacional de IVA IVA PAGADO DE aplicado al Proveedor ANTICIPOS APASTO (Tipo Cambio/Aplicación) Moneda Nacional de IVA IVA PAGADO DE aplicado al Proveedor ANTICIPOS APASTO (Tipo Cambio/Aplicación) Proveedores 1162-0001-0000-0000 I.V.A. Pendiente Acred. de 1110-0000-0000-0000 Caja (Detallado x posición s/Almacén N.C.) Moneda Nacional de IVA aplicado al Proveedor (Tipo Cambio/Aplicación) Importe registrado Anticipo al Proveedor por 101 19.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DE INGRESOS. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Cargos Abonos Bancos (Código contable de la Chequera) Código cont. Detallado S/Catálogo de por posición Conceptos de Cargo y s/concepto Abono Bancario 1120 0000 0000 0000 20.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DE EGRESOS. Cuenta Contable Descripción de la cuenta Egreso (según Código cont. Detallado Concepto de Cargos y por posición s/concepto abonos Bancarios) Bancos (Código 1120 0000 0000 0000 contable de la Chequera) Cargos Abonos Bancos Ingresos (según Concepto de Cargos y Abonos Bancarios) Tabla 3.2 Guía Contabilizadora 102 3.4.4. Puesta en Marcha. Es sencillo sustituir un sistema por otro, pero eso es lo peor que se puede realizar en una empresa. Para reemplazar los sistemas contables que se llevan en una empresa, es necesario estar totalmente seguro que el nuevo sistema que se utilizara nos va a dar mejores resultados de los que se venían obteniendo con el anterior. En ocasiones puede ser contraproducente nuestra selección, porque no cumplen con ciertos requisitos fundamentales, en el proceso que se lleva dentro de la empresa, y los resultados que se esperan no satisfacen las necesidades que se requieren. Antes de hacer cualquier movimiento en cuanto a sistemas se refiere, se tiene que identificar las necesidades que se requieren dentro de la empresa, determinando si en verdad lo que estamos utilizando no esta funcionando en cuanto a resultados esperados. Una vez que se revisaron estos puntos tan fundamentales, se procede a la selección de un sistema, que cumpla en las ineficiencias que esta teniendo el sistema que se utiliza, pero más que ineficiencia seria que nos brinde mejores resultados de los que ya se vienen obteniendo con anterioridad. Teniendo el sistema, debemos de manejar los parámetros generales y el control de usuarios, esto es fundamental de un sistema que se va a implantar. En esta parte es donde se otorgan privilegios a los usuarios del sistema y se configura con base a las necesidades e inquietudes que se tienen. Se deben tener muy en claro los alcances del sistema, los resultados que nos puede brindar las mejoras, los beneficios que se pueden obtener, es 103 importante que los alcances se tengan presentes, para que nos permitan crecer y obtener optimización de trabajo. Es importante identificar lo que es la empresa, sus movimientos, lo que tenga relación con la empresa para obtener un mejor aprovechamiento del sistema que se va a implantar, todas las transacciones que se realizan, dentro y fuera de la empresa, así como futuros proyectos que se tengan, esto es muy importante porque gracias a esto sabremos si el sistema nos será útil o no. Una ves que tenemos bien identificada la empresa se debe de preparar los catálogos de cuentas, los cuales deben contener todas las cuentas, que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse, y manuales de procedimientos; que son las guías que explican como podemos utilizar el catalogo. Nos indican cuales son las cuentas deudoras o acreedoras, con las que se ha venido trabajando para adecuarlos al nuestro sistema. Esto se hace para tener una base, para empezar a manipular el sistema, obviamente se debe tomar en cuenta, las partes fundamentales sobres las que se va a trabajar, dado que es un sistema contable. Dentro de lo que es la preparación de catálogos y manuales, se tienen que diseñar formularios de todas las operaciones que se realizan, posteriormente verificar si se están realizando adecuadamente, y de no serlo seleccionar aquellas que no estén cumpliendo para modificarlas. Teniendo lo antes mencionado, se prepara una lista de chequeo, donde contemplemos todas las operaciones que se van a realizar en el sistema, desde la captura de las cuentas, hasta las operaciones que se van realizando paso a paso, 104 a esta lista no le debe faltar ningún punto, porque se va a revisar todo lo que se capture dentro del sistema. Con esta lista nos apoyamos, para verificar que los registros de los movimientos sean reales, que se este manejando desde este punto las operaciones de manera satisfactoria, es muy importante que se revise muy minuciosamente porque nos puede traer consecuencias en nuestros procesos contables. Teniendo revisadas las operaciones, se valida la información con el sistema anterior. Se tiene que mencionar que todo se va a realizar en el sistema nuevo, sin descuidar el sistema anterior, porque se debe tener en claro que el primer sistema es el que se va a tomar de base para verificar el funcionamiento del sistema que se implementara. Ya que se valido la información se procede a elaborar un informe, donde se detallan los pormenores dentro de la validación de la información, aquí se tienen que plasmar las diferencias que se encontraron, los procesos que no están corriendo adecuadamente, y todos los detalles que se encontraron al momento de validar la información. También los procesos que corrieron adecuadamente. Posteriormente este informe entregarlo a la dirección, para que tomen las medidas necesarias dentro de los puntos que aun no quedan resueltos. Este proceso de verificación y elaboración de informes se debe de realizar las veces necesarias hasta tener un resultado favorable. También se deben revisar todos los informes que entrega el sistema, de manara alterna, con el otro sistema para corroborar que la información que esta emitiendo dentro de ellos, sea la real y no mezcle datos que no tienen nada que ver con lo que se solicita; y si sucede lo contrario, plasmarlo en el informe para resolverlo. 105 Los reportes son una herramienta de gran ayuda dentro de los sistemas contables, en ellos obtenemos de manera informativa todo lo que esta capturado dentro de la base de datos, es por eso que se deben diseñar adecuadamente para facilitarnos la información al momento de realizar alguna revisión contable. La revisión depende mucho de los datos que emitan los reportes de ambos sistemas, en ellos se refleja la información final. Aquí se puede percatar que la información y los pasos que se realizaron han concluido satisfactoriamente. Todo lo mencionado anteriormente se debe realizar de manera alterna con el sistema anterior, se tiene que ir verificando en ambos sistemas la información, se deben hacer comparaciones, con la finalidad de que los sistemas tengan los mismos saldos y no exista ninguna diferencia en los dos, esta etapa será temporal hasta que la información que presenten los sistemas sea la misma. Y una ves que se hayan realizado las pruebas necesarias para verificar que todo este trabajando en los dos sistemas de manera simultánea, se procede a iniciar con el sistema nuevo, y el sistema anterior quedara como un respaldo de la información pasada. 3.5. Establecimiento de Controles y Revisión de la Información. Ventas El control interno de ventas a crédito en la empresa se maneja algunos trámites de crédito que son: a) Recepción del pedido b) Aceptación y autorización del pedido c) Envío de la mercancía d) Expedición de factura o comprobante de venta 106 Recepción del pedido. El pedido del cliente, es recibido en la empresa, visita personal, teléfono, por agente de ventas, etc. e inmediatamente se genera el pedido en formas impresas numeradas progresivamente. • Fecha • Número de pedido • Nombre del cliente • Dirección del cliente • Artículos, cantidades y precios unitarios y total • Nombre del vendedor • Forma de pago y descuentos especiales • Instrucciones y guía de embarque Aceptación y autorización del pedido. El departamento de ventas revisa cuidadosamente todos los datos, precios y cálculo del pedido. El departamento de crédito, con base en el historial, situación financiera, solvencia, seriedad, etc. del cliente procede a autorizar el pedido correspondiente con lo cual autoriza el embarque. El envío de la mercancía. El almacenista y ayudantes, con la autorización del pedido y el embarque proceden a surtir los artículos, revisando y comparando la mercancía con las anotaciones del pedido, con lo que podrá formularse la nota de empaque y la nota de remisión correspondiente, debidamente numeradas en forma progresiva. El almacenista entrega la mercancía elaborando el vale de almacén. En caso de no poder surtir todo el pedido, el departamento de almacén y de ventas llevará un control de pedidos surtidos en forma parcial. 107 Expedición de factura o comprobante de venta. El facturista, que puede depender de almacén, contabilidad o ventas, cuando se han cumplido con los trámites establecidos, tales como recepción, aceptación, revisión del pedido, autorización del crédito, firma de quienes revisaron, autorizaron y enviaron o entregaron la mercancía, procede a formular la factura de venta, con base en el pedido, nota de remisión, y vale de almacén Las facturas originales se archivarán en el expediente de cada cliente con lo que en cualquier momento, la suma de facturas no cobradas, será igual al saldo de la cuenta “clientes”. La revisión de clientes se realizara cotejando la información que presenta en su expediente con la información que arroja el sistema, relacionando facturas pendientes de pago (que aun no cumplen los días de vencimiento para su cobro), pagos, abonos y liquidaciones del cliente, todo esto se debe tener en cuanta al momento de realizar una revisión de los clientes dentro de la empresa. La información que se tiene en el sistema debe ser la misma que se tiene en el expediente. Los expedientes se deben de actualizar diariamente para tener una información al día sobre la situación de los clientes a crédito. A continuación se presentan algunos tipos de cobro por ventas ejecutadas, tanto de contado como de crédito: Cobros por ventas de contado en la empresa. Para estos cobros se establecen notas de venta especiales, numeradas progresivamente y requisitadas fiscalmente; también se formularán notas de salida de almacén y utilizando una cuenta global colectiva o genérica con su correspondiente auxiliar; dicha cuenta deberá quedar saldada cada día, salvo que algún cliente hubiere registrado el cobro de la venta o también por una anotación incorrecta, cualquiera de los casos 108 anteriores será objeto de investigación y corrección. Cada día se coordinará el depósito bancario correspondiente. Cobros por ventas de contado fuera de la empresa. Para el control de estos cobros, habrá notas de ventas especiales, requisitadas y numeradas en forma progresiva, notas de salida de almacén, cuenta colectiva en libros de mayor general, con su auxiliar correspondiente donde se analizará el saldo de la cuenta colectiva, además de datos tales como fecha de la operación, número de nota de venta, nombre del cliente, forma y fecha de cobro (cheque, transferencia bancaria, etc.) con lo cual es posible investigar y verificar cuales ventas no se han cobrado o las causas por las cuales no ha entrado a caja el importe relativo. Se coordinará el depósito diario correspondiente. Cobro por ventas a crédito en la empresa. Estos cobros se realizan por cobradores u otras personas que trabajan en la empresa, controlándose por listas, contra recibos, documentos, títulos de crédito o facturas a cobrar en el día, firmando el original el cobrador de recibido; el duplicado con los documentos al cobro se le entregan al cobrador al iniciarse el día; el triplicado y original quedan en el departamento de crédito y cobranza. Al finalizar el día los cobradores rendirán cuentas. Ahora bien, para los cobros no relacionados en las listas correspondientes, se formulará por escrito una orden de cobro, quedando tramitada contra la entrada del dinero el mismo día. Los cobros por ventas a crédito en la empresa coincidirán con la suma de las liquidaciones de cobro y las órdenes de cobro; cualquier diferencia se investiga y se aclara, coordinándose diariamente el depósito bancario. Ajustes a ventas y clientes. Estos ajustes pueden ser por devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas. 109 Devoluciones sobre ventas. Toda devolución de mercancías por el cliente, ocasionará una “nota de devolución sobre ventas”, numeradas progresivamente, donde constará fecha y nombre del cliente, unidades, precio y detalle de los artículos devueltos, así como las condiciones en que se reciben las mercancías. El gerente de ventas revisará, aprobará y autorizará la “nota de devolución sobre ventas” por cuadruplicado, original para el cliente, duplicado para el departamento de ventas, triplicado para contabilidad y cuadruplicado para almacén. Esta nota de devolución de mercancías puede hacer las veces de nota de crédito para el cliente, o bien, podrá expedirse específicamente una nota de crédito numerada progresivamente, tanto para devoluciones, como para rebajas y descuentos sobre ventas, revisadas, aprobadas y autorizadas por funcionario encargado para ello. Si la devolución de mercancías implica devolución de efectivo al cliente, se seguirá el control para los pagos y salida de efectivo. Rebajas sobre ventas. Por las rebajas sobre ventas por mercancías en mal estado, dañada, etc., se expedirá nota de crédito donde se anotará el concepto detalladamente. Original para el cliente, duplicado para el departamento de ventas y triplicado para contabilidad. Descuentos sobre ventas, por pronto pago de clientes, ocasiona la formulación de nota de crédito, revisada, aprobada y autorizada por funcionario de alta gerencia. Original para el cliente, duplicado para contabilidad y triplicado para quien la expide. 110 Compras Requisición de compras. Cuando se necesitan las mercancías, materiales, etc. Se formula una requisición de compras por triplicado, numeradas progresivamente, donde constara cantidad, clase, calidad y especificación de las mercancías, materiales etc., ahora bien, el original es para el departamento de compras, duplicado para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento que la emitió. Autorización de compra. En ocasiones, resulta práctico que el departamento de finanzas o funcionario de alta gerencia, autorice cada compra, formando la requisición correspondiente, generalmente para efectos de control de presupuesto. Cotización de precios compra. El departamento de compras, una vez recibido autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de proveedores, donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones, entregas fechas, así como la información necesaria para formular la orden de compra y pedido al proveedor seleccionado. Orden de compra y pedido al proveedor. Una vez seleccionado el proveedor, se procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se anotara el nombre, dirección, condiciones, fechas del pedido, entrega, etc., así como cantidad, clase, calidad, precios, etc. Ahora bien el departamento de compras emite la orden y pedido numerados progresivamente, por cuadruplicado; original para el proveedor; duplicado sin precios, para recepción en almacén; triplicado para contabilidad, para efectos de control y registro en cuentas de orden; el cuadruplicado que da en el departamento de compras, archivándolo en unión con la requisición de compras que le dio origen, con las indicaciones pertinentes. 111 En ocasiones, si existe en la empresa departamento de tráfico, se formulara una copia extra, de tal manera que este departamento solucione los problemas de tráfico en relación a compras. Recepción de mercancías y materiales, almacén, una vez que recibe copia del pedido al proveedor, hará los preparativos necesarios para la recepción de las mercancías y materiales. Cuando se recibe las mercancías, se comprobara, clase, cantidad, calidad y demás características, contra la requisición y pedido de compra por un lado, y contra la remisión y mercancías del proveedor. Una vez comprobadas y verificadas, se formula la “nota de entrada al almacén” por cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente. Original para departamento de compras; duplicado para contabilidad; triplicado para el departamento de trafico y el cuadruplicado para almacén; tanto el original, como las copias, estarán firmadas por las personas que intervienen. Revisión y autorización e la factura de compras, cuando el proveedor encia la factura y copias, tanto el departamento de compras como el de contabilidad, proceden a verificarlas como sigue; El departamento de compras compara unidades; precios, clase, calidad, etc., contra la copia del pedido de compras, notas de remisión y copia de la factura del proveedor, sellando la copia de factura donde constara: a) fecha de recepción de mercancías b) fecha del pedido c) Fecha de la promesa de entrega del proveedor d) Firma de quien verifico 112 El departamento de contabilidad, con la copia de la factura verificada por compras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacén, procederá a verificar los cálculos, ajustándola con el proveedor por concepto de descuentos, fletes. a) numero de la póliza de contabilidad b) firmad e quien autoriza el pago de la factura c) numero de cheque a favor del proveedor d) firma de quien verifico. Registro de la compra, contabilidad, con la factura verificada, requisición, pedido y nota de entrada al almacén, procede registro correspondiente, cargando ala cuanta de “almacén” si tiene procedimiento de inventario Perpetuo, “compras” si tiene procedimiento analítico y la cuenta “mercancías generales”, si tiene procedimiento global, en todo caso, con cargo ala cuenta “impuesto al valor agregado por acreditar”, con abono a Proveedores. Al efectuar el pago, se cargan proveedores, con abono a bancos. Ajustes a compras, las compras pueden ser objeto de ajustes, por concepto de: a) Devoluciones sobre compra: las tramitara el departamento de compras, quien expedirá “nota de devolución de mercancías” por cuadruplicado con numeración progresiva; original para el proveedor; duplicado para contabilidad, triplicado APRA almacén y cuadruplicado para el departamento de compras. b) Rebajas sobre compra: con la intervención del departamento de compras y vigilancia del departamento de Finazas o funcionario encargado para ello, con la información correspondiente a contabilidad 113 c) Descuentos sobre compra: igual que las rebajas, intervendrá el departamento de compras, finanzas o funcionario con el reporte correspondiente al departamento de contabilidad. Inventario En el departamento de almacén, se llevara control de unidades tanto de entradas, como de salidas y existencias para clase de artículo. La fuente de información para el registro tanto en contabilidad, como en el departamento de almacén, deberá ser distinto, de tal forma que las facturas de compra, pedido de compra y notas de entrada al almacén, (que estarán numeradas progresivamente), servirán a contabilidad para los cargos a la cuenta de almacén; las notas de remisión del proveedor servirán para anotar las entradas en unidades del departamento de almacén. Para los créditos o abonos en contabilidad, se tomaran las copias de facturas de venta y copias de las notas de salida de almacén; para anotar las salidas de unidades en el departamento de almacén, se tomaran las notas firmadas de salidas de almacén, así como las notas de entrega o embarque, todas ellas numeradas progresivamente. Para los inventarios de mercancías en comisión y consignación, podrá establecerse un sistema de inventarios perpetuo tanto paras las operaciones en comisión, como para las operaciones en consignación. Autorización de compra, producción y venta de inventarios. El control de entradas, será controlado por las compras y producción; el control de salidas; será el control de las ventas: luego entonces, para el control de compras requiere: 114 a) pedido de compra al proveedor – requisitadab) orden de compra – requisitada – c) orden de producción – requisitada – d) recepción de unidades por el almacenista e) nota de entrada al almacén – requisitada – f) nota de remisión del proveedor g) factura del proveedor h) registro de compra Para el control de ventas se requiere: a) pedido del cliente – requisitada – b) orden de entrega u c) orden de embarque d) nota de remisión de venta e) factura de venta f) registro de ventas Todas las operaciones de compra, producción y venta deberán sujetarse a rutinas que aseguren la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las operaciones estarán autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados designados para ello. Inventarios físicos periódicos. Para descubrir errores, irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparación del inventario físico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor “almacén” La forma del inventario físico se sujetara a instrucciones por escrito según “instructivo”, observando indicaciones, tales como: a) el recuento sea ordenado 115 b) el recuento se hará periódicamente c) de preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor d) el recuento se hará con personal que conozcan las mercancías e) se calificara el estado de conservación y antigüedad Al departamento de almacén, solo tendrá acceso el personal de dicho almacén, quien deberá estar afianzado; resulta práctico asegurar el inventario con una compañía aseguradora, contra, robo e incendio; también se tomaran medidas para el cierre absoluto de bodegas en horas y días no laborables, y la vigilancia efectiva de veladores y guardianes. El recuento físico del inventario, deberá compararse con el máximo o mínimo que indican las tarjetas del auxiliar de almacén, para poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa. Conciliación Bancaria La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información. 116 Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recién lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado. Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. Ésta los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditación por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depósitos de cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cámaras compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se denomina depósitos en tránsito o depósitos no acreditados. Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos: Por no haber recibido la nota de débito o crédito. La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó. Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graben estos servicios. También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo. Los errores más frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son: 117 Registrar una boleta de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe distinto al correcto. Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco. cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer los mismos errores. En resumen: DIFERENCIAS Por falta de información cheques pendientes depósitos en tránsito débitos o créditos no contabilizados Errores u omisiones de la empresa del banco Conciliación. Elementos necesarios: Extracto bancario Libro banco Conciliación del período anterior Pasos: Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones). Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto bancario. 118 Si el subtotal coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliación ha terminado. Si el subtotal no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento. Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las diferencias. Si se realiza la conciliación bancaria partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman. Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan (diferencias temporales), no es necesario realizar ningún registro. Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de débito o crédito no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa. Una ves que se establecieron los controles de cada departamento, la función del contador será la de revisar que todos los controles estén debidamente aplicados. El contador será la de auditor interno, revisara departamento por departamento que se este cumpliendo debidamente los controles, en ventas, revisara consecutivo de facturas, con recibos de caja, recibos fiscales y vales de almacén. Que todas las ventas sean surtidas, el día de su facturación. En compras revisara, que se le de entrada al material adecuadamente, revisar facturas pagadas a proveedores que existan las originales y de no serlo exigir al proveedor sus documentos, revisión de las mercancías, verificar que efectivamente estén autorizados los pedidos de compra. 119 CONCLUSIÓN Hoy en día es muy importante estar a la vanguardia en cuanto a tecnología se trata, ya que vivimos en un mundo de grandes avances tecnológicos, y nos vemos obligados a vivir actualizados en todos los avances que nos pueden apoyar a realizar nuestro trabajo más fácil. Y qué mejor que aplicar la tecnología enfocada a nuestra carrera para facilitárnosla y al mismo tiempo explotarla al máximo para obtener mejores resultados profesionales en nuestra vida laboral. Es por eso que elegí realizar esta monografía sobre la implementación de un sistema contable en línea, que como pudimos ver nos facilita todas las actividades en nuestro campo laboral, ahorrándonos tiempo y esfuerzo para elaborar los asientos contables y aprovechar a realizar otras actividades que también apoyen a nuestra profesión para obtener un mejor desempeño dentro de la empresa en la que estemos laborando. Como pudimos notar debemos tener bien en claro los controles internos que vamos a revisar dentro de la empresa, tomando en cuenta los puntos más importantes de cada departamento, para no tener fallas, que posteriormente repercutan en la generación de la información. Otros aspectos que debemos de tomar en cuenta es la presentación de la información en los estados financieros de acuerdo a la información que nos ofrece el sistema mediante reportes emitidos por el mismo. Toda esta información emitida en los estados financieros es obtenida gracias a la guía contabilizadora que como vimos anteriormente es un manual donde se plasman todas las operaciones contables que se realizan en la empresa para que el contador de la empresa no sea tan indispensable en cierto momento que no se encuentre presente en la empresa. 121 Para que una empresa implemente un sistema de contabilidad en línea debe de mantener cierto orden al momento de poner en marcha el sistema ya que debe de recaudar toda la información necesaria y ponerla a prueba para que la implementación sea satisfactoria y no presente inconsistencias al momento de operar. También es muy importante la buena identificación de actividades que se realizan dentro de la empresa para proporcionar los privilegios a los usuarios que vayan a procesar la información que se va a generar dentro del sistema. Lo anterior es muy importante para que los privilegios que se le otorgan a cada usuario sean los únicos que funcionaran para realizar las actividades que le correspondan a su departamento. Porque en ocasiones si las seguridades no están bien asignadas pueden perjudicar acciones de un departamento al que no corresponden. Y con todos estos puntos que se vieron podemos concluir que el Licenciado en Contaduría cambia su papel dentro de la empresa de solo registrar a analizar y verificar todos los procedimientos que se ejecutan dentro de la empresa y asi cambiar su funcio como la de un auditor interno. 122 FUENTES DE INFORMACIÓN Catalora, F (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. México: MC Graw Hill Consejo Mexicano para la Investigación y desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C. (CINIF), Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (2009). Normas de Información Financiera (NIF) 2009 (4th ed.). México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Gillespie, C (1995). Sistemas de Contabilidad, Procedimientos y Métodos. México: Ediciones Contables y Administrativas Gomez, G. (2001). Estados Financieros. Recuperado el 21 de Marzo de 2009, de http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/15/estadosfros.htm Horwath Castillo Miranda. (2005). Normas de información financiera. Recuperado el 02 de mayo de 2009, de http://www.castillomiranda.com.mx/l/Publicaciones /NormasInformación0Financiera Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (1998). El Contador Publico en la era de la Información. México: Colegio de Contadores Públicos A.C. Instituto Mexicano de Contadores Publicos. (2009). Codigo de Etica Profesional. 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Recuperado el 07 de mayo de 2009, de http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r26492.DOC Vallado, R. (2008). Elementos básicos de los Estados Financieros. Recuperado el 30 de Mayo de 2009, de http://www.uady.mx/~contadur/material/CF05_NIFA5.pdf Victor Brink, V., & Witt, H (2006). Auditoria Interna Moderna, evaluación de operaciones y controles. México: Ecafsa 124 GLOSARIO Normatividad- La normatividad es un conjunto de criterios o fórmulas, con las que se rige la conducta humana. Pueden ser éstas de carácter voluntario, (del orden moral) o pueden ser obligatorias (del orden jurídico). Convergir- Concurrir a un mismo punto; Tender un grupo de cosas hacia un mismo objetivo o finalidad. Rentabilidad- En economía, el concepto de rentabilidad se refiere a obtener más ganancias que pérdidas en un campo determinado. Incremento porcentual de riqueza. Transacción- Compra o venta de algún instrumento financiero. Período fiscal- Período contable de 12 meses respecto al cual se da la información económica de las actividades de la empresa para los efectos del pago del impuesto sobre la renta. Liquidez- En economía, la liquidez representa la cualidad de los activos para ser convertidos en dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor. Patrimonio- Conjunto de los bienes y derechos de los que alguno dispone; En particular, aquellos legados por herencia. Intrínseco- Inherente, propio o esencial de una cosa. Inseparable de la cosa en sí. Termino utilizado en economía para referirse al valor absoluto de un activo sin tomar en cuenta su potencial productivo o comercial. Déficit- Situación en la que los gastos son mayores que los ingresos. 126 Superávit- Es aquella desigualdad de cuenta en que los ingresos superan a los egresos. Tangibilidad- Característica que posee un producto de ser percibido por los sentidos. Homologar- resultado de la comparación de datos entre distintas fuentes. Poner en relación de igualdad o semejanza dos cosas. Capitalización- Operación que permite determinar el valor futuro de una renta actual o de una serie de rentas periódicas al tipo de interés aplicado a dichas rentas. Contingente- Contingente es todo aquello que puede ser o bien no ser: un evento, un objeto, un sujeto o una acción contingente es algo que no es seguro ni necesario. 127 INDICE DE FIGURAS Figura 2.1 Usuarios de la información............................................................................ 47 Figura 3.1 Ciclo de la información................................................................................... 62 Figura 3.2 Diagrama de Ventas ..................................................................................... 79 Figura 3.3 Diagrama de Egresos .................................................................................... 80 Figura 3.4 Diagrama de Compras ................................................................................... 85 128 INDICE DE TABLAS Tabla 3.1 Sistema Administrativo y Contable ............................................................... 76 Tabla 3.2 Guía Contabilizadora ..................................................................................... 102 129