Dirección de Comunicaciones, Prensa y Protocolo

Código:
FGN-12.4- F-10
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Página 1 de 3
19 – DIRECCION NACIONAL DE COMUNICACIONES, PRENSA Y PROTOCOLO
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
D
S
19
041
RETENCION EN AÑOS
SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
00 DERECHOS DE PETICION
 Solicitud
 Respuesta
1
5
Sb
TRADICION DOCUMENTAL
ORIGINAL
COPIA
DISPOSICION FINAL
CT
I
S
X
X
X Seleccionar el 10% para transferir al
archivo histórico
X En caso de almacenamiento en
medios de almacenamiento masivo,
su
retención será permanente,
atendiendo interés institucional, en
caso de almacenamiento físico se
aplicara los tiempos aquí establecidos
y disposición selección e imágenes.
X En caso de almacenamiento en
medios de almacenamiento masivo,
su
retención será permanente,
atendiendo interés institucional.
X
X
19
018
01 BOLETINES DE PRENSA
 Informes noticiosos
 Comunicados de prensa
 Notas Internas
5
5
X
X
X
19
008
13 ARCHIVO VIDEOGRAFICO DE
PRENSA
 Programas institucionales
 Videos Promocionales
 Monitoreo de medios
 Material de apoyo en video
2
8
X
X
X
CONVENCIONES:
Código:
D: Dependencia;
S: Serie;
Disposición Final: CT: Conservación Total;
Sb: Subserie;
E: Eliminar;
 : Tipo documental
I: Imágenes;
Firma del Responsable:
Subdirector Nacional de Gestión Documental
COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL
ELABORADO POR: SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
REVISADO Y AJUSTADO POR:
CREACION: 26/05/2014 VERSION: 00
PROCEDIMIENTO
E
S: Seleccionar
Código:
FGN-12.4- F-10
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Versión: 01
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CODIGO
D
S
RETENCION EN AÑOS
Sb
SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
TRADICION DOCUMENTAL
ORIGINAL
COPIA
DISPOSICION FINAL
CT
E
I
PROCEDIMIENTO
S
En caso de almacenamiento físico se
aplicara los tiempos aquí establecidos
y disposición selección e imágenes y
por tratarse de medios audiovisuales
este material no será transferido al
archivo central, permaneciendo en el
archivo de gestión de la Oficina de
Divulgación y Prensa.
19
102
00 SUPERVISION DE CONTRATOS
3
0
19
043
01 CONSECUTIVOS DE
CORRESPONDENCIA
 Correspondencia enviada
 Correspondencia recibida
 Memorandos
2
4
CONVENCIONES:
Código:
D: Dependencia;
X
X
X
Se somete a micrografía y se elimina
el soporte papel
X
X
X
S: Serie;
Disposición Final: CT: Conservación Total;
Sb: Subserie;
E: Eliminar;
 : Tipo documental
I: Imágenes;
Firma del Responsable:
Subdirector Nacional de Gestión Documental
COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL
ELABORADO POR: SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
REVISADO Y AJUSTADO POR:
CREACION: 26/05/2014 VERSION: 00
Una vez cumplido el tiempo de
retención transferir a contratación los
originales y eliminar las copias
X
S: Seleccionar
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RETENCION EN AÑOS
Sb
CONVENCIONES:
SERIES DOCUMENTALES
Código:
D: Dependencia;
ARCHIVO
GESTION
S: Serie;
Disposición Final: CT: Conservación Total;
ARCHIVO
CENTRAL
TRADICION DOCUMENTAL
ORIGINAL
COPIA
Sb: Subserie;
E: Eliminar;
I: Imágenes;
Subdirector Nacional de Gestión Documental
COMITÉ DE GESTION DOCUMENTAL
E
I
S
 : Tipo documental
Firma del Responsable:
ELABORADO POR: SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
REVISADO Y AJUSTADO POR:
CREACION: 26/05/2014 VERSION: 00
DISPOSICION FINAL
CT
S: Seleccionar
PROCEDIMIENTO