Reporte Especial 2015 LA IMPORTANCIA DE LA

Reporte Especial 2015
LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ELECTRONICA
LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ELECTRONICA
La digitalización ha llevado un desarrollo donde las empresas, los profesionales independientes,
los proveedores de servicios y tecnología, incluso la propia autoridad, han ido definiendo paso a
paso un modelo de adopción y operación.
El término “Contabilidad Electrónica” debe entenderse como un concepto fiscal.
La Contabilidad Electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a
través de medios electrónicos (preferentemente utilizando un software empresarial) e ingresar de
forma mensual esta información contable a través de la página web del SAT.
Quienes están obligados, tienen que enviar mensualmente sus Balanzas de comprobación y solo
una vez el Catálogo de cuentas con el código agrupador determinados por el SAT. En caso de ser
requeridos por la autoridad, se deben enviar pólizas, auxiliares de cuentas y folios. Todo en
formato XML.
La CE es básicamente tener los registros en un programa de Contabilidad que permita incluir
dentro de su catálogo de cuentas al código agrupador del SAT, que además pueda emitir balanzas,
estados financieros y pólizas en archivos XML para que puedan ser leídos por sus sistemas y
puedan realizar revisiones electrónicas.
Los XML de la Contabilidad Electrónica que se deberán entregar de acuerdo a la regla I.2.8.1.6
conforme al anexo 24 son:
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XML Catálogo de cuentas
XML Balanza de Comprobación
XML Pólizas
XML Auxiliar de Folios
XML Auxiliar de Cuentas
CATALOGO DE CUENTAS
Utilizado en el período y se le agregará un campo con el código agrupado de cuentas del SAT
BALANZA DE COMPROBACIÓN
Incluye:
-Saldos Iniciales
-Movimientos del Período
De todas las cuentas de activo, pasivo, capital resultados y cuentas de orden
La Balanza de cierre del ejercicio deberá incluir los ajustes que para efectos fiscales se registren.
La Balanza de comprobación, se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer
nivel.
INFORMACIÓN DE PÓLIZAS
Deberán incluir a nivel detalle (registros contables) la relación con el folio fiscal que soporte la
operación
Esta asociación permitirá identificar la forma de pago, o distintas contribuciones, tasa y cuotas.
AUXILIAR DE FOLIOS
Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las
pólizas contables.
El contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y
el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
AUXILIAR DE CUENTAS
Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel deberán permitir la
identificación de cada operación, acto o actividad.
Esto implica que los contribuyentes deben tener una adecuada Contabilidad para poder enviar al
SAT su catálogo de cuentas, incluyendo un código agrupador (CA), publicado también por la
autoridad, y en forma mensual su balanza. Además, a solicitud del SAT, sus pólizas y papeles de
trabajo en archivos XML, para que los sistemas puedan leerlos.
NUEVAS OBLIGACIONES
El hecho de que existan avances tecnológicos y mejores medios de comunicación, no debe ser
visto como una oportunidad por parte del SAT para transgredir las garantías humanas de los
contribuyentes, ya que con la entrada en vigor del Buzón Tributario, el SAT está incrementando de
una manera muy sensible y en un periodo muy corto, la carga administrativa que conlleva cumplir
con las nuevas obligaciones tributarias. Los contribuyentes personas morales tendremos entre
otras las siguientes obligaciones:
1. Revisar al menos una vez a la semana el Buzón Tributario;
2. Integrar las pólizas y demás registros contables y sus soportes documentales, con base en
los nuevos lineamientos que ordena el SAT. (Ver Miscelánea Fiscal);
3. Atender de manera obligatoria todos los requerimientos de información que nos notifique
el SAT vía el uso del Buzón Tributario, sin que tengamos otra opción para cumplir;
4. Convertir la contabilidad como actualmente se tiene, al formato XML y enviarla al SAT , vía
el uso del Buzón Tributario, bajo los nuevos lineamientos del SAT, los cuales podrán variar
de tiempo en tiempo sin previo aviso según lo considere conveniente el SAT, lo cual
notificará vía su portal;
5. Tenemos que mandar al SAT si éste así nos lo requiere, contratos u otros documentos que
sean parte de la contabilidad y que pueden contener información confidencial, sin que el
SAT esté obligado a su debida protección y guarda;
6. Todos los documentos contables y pruebas que mandemos al SAT, deberán estar
digitalizados y enviados bajo el formato XML, para ser reconocidos y aceptados por el SAT
como una prueba válida a favor de los contribuyentes;
7. Nuestros medios de defensa contra actos del SAT, los tendremos que realizar de manera
obligatoria vía el uso del Buzón Tributario. (Juicio de Revocación en línea);
8. Revisar con mucho escrutinio la contabilidad de manera mensual, antes de enviarla al SAT
vía el Buzón Tributario; ya que será complicado justificarle al SAT ajustes por correcciones
derivadas de errores de cálculo o malas interpretaciones de las leyes fiscales;
9. Revisar al menos una vez al mes las listas que emita el SAT en su portal, en relación con
contribuyentes que estén en los supuestos que marca el Art. 69-B del CFF, relativa a CDFI´s
que han sido declarados nulos para efectos fiscales; (Listas Negras); y
10. Implementar a la brevedad posible los cambios necesarios en nuestros sistemas
electrónicos contables, a fin de que se adapten éstos a las nuevas obligaciones de
registrar, enviar y almacenar la contabilidad.
RIESGOS ELECTRONICOS
La entrada en vigor del Buzón Tributario, sin lugar a dudas nos traerá aparejada una nueva forma
de interactuar con el SAT y posiblemente también en un futuro cercano con el IMSS y el
INFONAVIT.
Sabemos por experiencia que el portal el SAT tiene errores y deficiencias tecnológicas que no
permiten su operatividad de manera confiable, lo cual conlleva a que como contribuyentes en
muchas ocasiones no podamos cumplir de manera correcta u oportuna con el envío de nuestras
obligaciones fiscales, por motivos que son totalmente imputables al SAT.
Las causas pueden ser:
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Caída del servidor de la página de internet,
Bloqueo de la página de internet por restricciones de la banda ancha del portal del SAT,
para recibir un archivo de cierto tamaño de bytes; o
Pérdida de información contable ya enviada al SAT y de la cual se tienen los acuses
respectivos.
En nuestra opinión el registrar y enviar la información contable vía electrónica a través del Buzón
Tributario, vulnera diversas Garantías Humanas consagradas en Nuestra Carta Magna, ya que
habrán casos en los que un contribuyente podrá estar expuesto a alguna de las siguientes
contingencias electrónicas/legales.
1. Tener que convertir una gran cantidad de documentos bajo el formato XML o en su caso
PDF y el tiempo otorgado por el SAT para enviar electrónicamente la información
requerida no sea suficiente; y por lo tanto al no enviarla dentro del tiempo otorgado, sea
sujeto a multas o bien se le tenga por fenecido el derecho al contribuyente para aportar
las pruebas o aclarar una determinada situación fiscal;
2. Por situaciones técnicas de capacidad del servidor del propio SAT, no sea posible enviar un
archivo a través del Buzón Tributario, debido a que dicho archivo exceda los megabytes de
información que permite el portal del SAT, y por lo tanto, se tenga por no recibida en
tiempo y forma una prueba documental que forme parte integrante de la contabilidad de
un contribuyente;
3. Posibilidad de que la información contable enviada al SAT vía el Buzón Tributario sea
alterada sin nuestro consentimiento, y derivado de ello se nos incremente un ingreso o se
nos elimine una deducción legítima. La información que llegue a mandar por internet
puede ser manipulada de manera relativamente fácil; situación que no se presenta cuando
la contabilidad obra en nuestros archivos y se le entrega al SAT de manera presencial y
física, ante testigos para su revisión y/o cotejo.
4. No será fácil identificar a través de notificaciones enviadas vía el Buzón Tributario, quién
es la persona que nos está notificando un acto de fiscalización; y en su caso si esa persona
tiene o no facultades para ellos; pues el SAT se escudará en una supuesta firma electrónica
que no sabemos si la emite una persona o una computadora programada para fiscalizar de
manera masiva; y
5. Será mucho más complicado poder aclarar dudas y explicar diferencias contables dentro
de un proceso de auditoría electrónica, ya que no habrá forma de interactuar
presencialmente con el auditor; a fin de alegar y argumentar de manera verbal diferencias
sobre la interpretación de la ley. Situación que sí se puede realizar dentro de una visita
domiciliaria – presencial- lo cual afecta de manera significativa nuestra defensa como
contribuyentes.
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