Diagnóstico organizacional y áreas funcionales de la

Diagnóstico organizacional y áreas funcionales de la empresa
agropecuaria
La implementación de sistemas de gestión de calidad en el sector agropecuario
busca transformar unidades productivas tradicionales de economía campesina en
agroempresas modernas y certificadas, con criterios de sostenibilidad, que
permita a los productores competir con productos de calidad en un mercado cada
vez más exigente.
El plan de mejora busca que el agroempresario proponga, implemente, realice
seguimiento y evalué una serie de acciones al interior de la empresa cuyo
propósito es prevenir las causas que originan problemas en cada una de las áreas
funcionales de la organización (producción, finanzas, comercialización y recursos
humanos), con el fin de mejorar los procesos productivos dentro de la empresa
agropecuaria, obtener productos y/o servicios de calidad y la satisfacción de los
clientes.
1. Análisis situacional: generalidades y pasos
Las empresas hoy día se encuentran en continuo cambio con el objeto de
adaptarse a las exigencias y dinámicas de sus mercados. Para lograr verdaderos
cambios es conveniente analizar el exterior de la compañía, es decir lo que exige
el mercado, y el interior que es lo que la empresa tiene, con el fin de utilizar las
fortalezas a favor de la organización y aprovechar las oportunidades que el medio
externo brinda y sean objeto de gestión, lo que genera optimizar el desempeño de
las funciones y la competitividad empresarial.
Este proceso es sistémico y obedece a un protocolo definido por las técnicas de
participación, que representan los instrumentos que tiene las empresas para
avanzar en sus mejoras continuas.
El cambio organizacional
Fuente: Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural (s.f.)
Una compañía que conoce su misión, visión y objetivos empresariales, es capaz
de identificar y proyectar sus acciones a futuro, además de reorientar el camino
de sus procesos si encuentra que hay falencias y deben ser corregidas.
Para todo lo anterior, es indispensable realizar un diagnóstico organizacional con
el fin de identificar si existen fallas o riesgos que afecten la dinámica productiva de
la empresa, al igual que sus causas y las estrategias a desarrollar para mitigarlos
o eliminarlos mediante el uso disciplinado de las técnicas. En este sentido, el
proceso se divide en dos momentos, los cuales son: la información preliminar, el
análisis y planteamiento de estrategias de solución.
Información preliminar
Se recomienda utilizar técnicas de observación, documentales y entrevistas. Si se
va a aplicar una técnica grupal, es necesario conocer el contexto de la situación
para poder direccionar el ejercicio colectivo y sacar el mayor provecho de la
actividad.
A este primer momento del desarrollo del diagnóstico se le denomina información
preliminar, la cual contiene tres aspectos importantes:
a. Diseño de instrumento información preliminar: se recomienda para esta
etapa diseñar un instrumento sencillo donde se almacene la información
recopilada a partir de la observación y las entrevistas a personas claves
(presidente, representante legal, director ejecutivo, director de producción,
coordinadores, jefe de comité, entre otros). Es decir, en forma descendente
según la estructura orgánica de la empresa, sabiendo que los cargos directivos
tienen una visión general, lo cual facilita el planteamiento de la tesis y buscar
posteriormente a las fuentes de información primaria que están relacionadas
con el área donde se presuma que se encuentra el problema. Esta parte es
importante, ya que permite realizar un adecuado, oportuno y rápido análisis a la
información recolectada.
b. Datos de la persona jurídica: contempla diligenciar la información relacionada
con los siguientes aspectos: razón social, tiempo de vida jurídica de la
empresa, años de experiencia en su actividad económica, actividad económica
principal, tipo de empresa (comercial, solidaria), Número de Identificación
Tributaria (NIT), número de socios activos, condición de la empresa (rural,
urbana o mixta), misión, visión, objetivos empresariales, estructura orgánica,
entre otros aspectos que el facilitador considere importantes para orientar de la
mejor manera los encuentros con el grupo de planeación. El instrumento
anteriormente mencionado debe contener estos incisos, para su debido
diligenciamiento.
c. Análisis de la información: en la etapa preliminar, el análisis debe ser
constante, esto facilita identificar los aspectos de mayor incidencia sobre el
desarrollo de la empresa y se cruza la información hecha por el personal, sobre
las causas y fallas que se puedan estar presentado. Es decir, se comienza a
identificar patrones comunes, lo que a su vez facilita dar profundidad y reducir
el campo de estudio en el contexto del diagnóstico organizacional.
Con la información recopilada y analizada hasta esta parte, se tiene un
panorama con mayor claridad por parte del facilitador del proceso de
diagnóstico, con lo cual se mejora notablemente la capacidad de orientar el
proceso y obtener información objetiva y asertiva, con el fin de plantear
estrategias de solución con mayor probabilidad de éxito a la situación
encontrada en la empresa agropecuaria.
Investigación preliminar
Fuente: SENA
Análisis y planteamiento de estrategias de solución
Después de recopilar la información preliminar, se profundiza en la recolección de
información primaria. Este paso es importante porque filtra y consolida los
hallazgos y se convierte en la principal fuente para comenzar a tomar decisiones.
Para el desarrollo de este paso se debe hacer uso de las técnicas de
participación, con las cuales se recoge la información referente a los fenómenos y
situaciones que rodean la eficiencia y competitividad de la empresa en el tiempo
presente.
Una de las técnicas que se recomienda utilizar es la espina de pescado.
Este tipo de herramienta permite un análisis participativo mediante grupos
de mejora, la cual busca las raíces del problema y facilita la identificación
de las soluciones.
La técnica llamada espina de pescado, también conocida como diagrama
de Ishikawa o de causa-efecto, es una forma de organizar y representar las
diferentes causas de un problema.
Este diagrama ayuda a graficar las causas del problema que se estudia y
se analizan. Se denomina espina de pescado por la forma en que se van
colocando cada una de las causas o razones que originan un problema.
La ventaja es que permite visualizar de una manera muy rápida y clara, la
relación que tiene cada una de las causas con las demás razones que
inciden en el origen del problema. En algunas oportunidades son causas
independientes y en otras, existe una íntima relación entre ellas, las que
pueden estar actuando en cadena.
Gráficamente está constituida por un eje central horizontal que es conocida
como “espina central”. Posee varias flechas inclinadas que se extienden
hasta el eje central, en dirección de la boca del pez donde se haya
colocado el problema analizado. Cada espina contiene y representa un
grupo de causas que inciden en la existencia del problema. (Tropenbos y
SENA, 2009)
Procedimiento
Al iniciar esta actividad, es necesario tener claros los aspectos y las
características que deben ser objeto del análisis (calidad, tecnologías, productos,
entre otros). Esta decisión se encuentra relacionada con la información preliminar.
Tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Hacer un diagrama en blanco.
2. Escribir claramente el problema que se va a analizar (según información
preliminar).
3. Escribir las causas que están contribuyendo al problema, ejemplo: maquinaria,
mano de obra, materiales, métodos, entre otros.
4. Seleccionar las causas en categorías y las razones de esas causas.
5. Después se toma cada causa y se propone una solución.
Fuente: SENA
2. Las áreas funcionales de la empresa agropecuaria
Una empresa, dependiendo de sus objetivos y tamaño puede ser tan
compleja o sencilla en su estructura como sea necesario, sin embargo
debe considerar la realización de todas las funciones básicas que permitan
el logro de sus objetivos y su desarrollo.
Las áreas funcionales básicas en que una empresa está constituida son:
mercado, producción (operaciones, procesos o tecnología), capital
humano, finanzas y la administración como proceso integrador. (Instituto
Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, s.f.)
Producción
Proceso administrativo
Finanzas
Administración
Empresa
Mercadeo
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control
Capital humano
Fuente: Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural (s.f.)
Área de producción
El área de responsabilidad más obvia del administrador de empresas
agrícolas es la relacionada con el proceso de producción. Se diseñan y
ejecutan planes con respecto a un sistema de producción determinado
para cada cultivo o empresa, esto supone la selección y combinación de
insumos para cada producto. Las decisiones específicas de la empresa,
tales como determinar las cantidades de insecticidas, herbicidas y
fertilizantes o ración de concentrados que debe darse al ganado, son
típicas de la producción. La selección del tipo y tamaño del tractor que se
necesita para preparar la tierra y sembrar el cultivo en un tiempo
adecuado, y la decisión de tener el ganado estabulado o en libre pastoreo
ayudará a tomar las decisiones que proporcionan el más bajo costo.
(Guerra, 1992)
La producción es esencialmente un proceso de transformación de ciertos
insumos en algunos productos requeridos en forma de bienes o servicios.
En este proceso de transformación se requiere que los responsables de la
producción tomen decisiones con miras a lograr un producto de calidad, en
la cantidad y tiempos comprometidos. (Instituto Nacional para el Desarrollo
de Capacidades del Sector Rural, s.f.)
Estar a cargo de la producción implica tomar decisiones sobre cuáles y
cuántos productos y servicios se deben producir, y cómo se va a hacer
esto, es decir, supone elegir la tecnología, ya sea para la producción
primaria o para su transformación, sin descuidar la calidad del producto y
finalmente implica decidir quién lo va a producir. (Guerra, 2002)
La administración de la producción está basada en tomar decisiones en cuanto a
la forma de la elaboración de los productos y los sistemas usados para
transformar los insumos. Por ejemplo, todo lo relacionado con las actividades,
materiales, insumos, maquinaria, equipos, recurso humano y financiero,
necesarios para la explotación de un cultivo agrícola o desarrollo de una actividad
pecuaria.
Proceso de producción
Materias
primas.
Mano de obra.
Otros insumos .
Procesamiento
Producto
Fuente: Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural (s.f.)
De acuerdo a Boucher, Riveros, Lazos y Blanco (2007) para realizar un
análisis del proceso para la toma de decisiones en el área de producción
se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Requerimiento de capital: las necesidades para el inventario, el equipo e
instalaciones, comparándolas con la rentabilidad de la inversión.
 Mercado:
aceptación del
producto,
volumen, precio y utilidad,
competencia actual y futura.
 Mano de obra: disponibilidad de mano de obra en la región.
 Habilidades administrativas: posibilidades de capacitarse o de contratar
personal con formación o habilidades en administración.
 Materia prima: disponibilidad y efectos en el producto y el proceso, si
cambiara.
 Tecnología: modificaciones que deben hacerse en las máquinas y
equipos para ser competitivos.
 La medición de la capacidad actual de las instalaciones.
 El pronóstico de la demanda futura: ventas esperadas.
 Las necesidades de ampliar el área sembrada.
 Las alternativas para ampliar el área sembrada.
 La evaluación de las alternativas.
 La toma de decisiones.
Área de mercadeo
Se refiere a todas aquellas actividades relacionadas con los esfuerzos de
la empresa por estimular y satisfacer la demanda de productos y servicios,
desde el productor hasta el consumidor o usuario.
Para maximizar el ingreso o aun para subsistir, muchos productores no
sólo producen el cultivo o el ganado de manera eficiente, sino que deben
comprar los insumos y vender sus productos a un precio que les
proporcione una ganancia. La habilidad para analizar el mercadeo, reflejar
los cambios de expectativas en los esquemas de producción, comprar
insumos y establecer estrategias de venta del producto son componentes
esenciales para que una administración de empresas agropecuarias tenga
éxito. (Guerra, 1992)
El área de mercadeo de una empresa se encarga de:
 Promover y alentar la comercialización y venta de un producto y/o
servicio.
 Promocionar los productos.
 Estimar las ventas de los productos en unidades y montos de dinero.
 Estimar las necesidades de personal y sus características.
 Elaborar los programas de distribución de productos a los clientes.
El empresario tiene como objetivo producir los bienes o servicios al gusto y
satisfacción que la demanda requiera y a las necesidades del consumidor.
Para realizar un análisis del proceso para la toma de decisiones en el área
de mercadeo, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Las características del producto o servicio: un producto puede ser
un bien o servicio, un lugar o una idea. Este tiene un conjunto de
atributos tangibles e intangibles como son: empaque, envase, garantía,
patente, marca y servicios específicos al cliente.
En empresas rurales con productos específicamente agropecuarios
resulta importante precisar, en términos de presentación sí se trata de
ventas en pie, en canal, a pie de parcela, en sacos de medida, a granel,
por tonelada o kilogramo, entre otros. (Instituto Nacional para el
Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, s.f.)
 El precio con que saldrá al mercado: es el valor del dinero en que se
estima un producto o servicio, puede fijarlo partiendo de un análisis de
costos de producción y operación de la empresa. Además debe tener en
cuenta la cantidad de ventas necesarias para que la empresa cubra los
costos. Esto quiere decir cuántas unidades debe vender la empresa
para cubrir los costos fijos, tales como depreciación, intereses, entre
otros. Las unidades que se venden por encima de ese punto de
equilibrio son las que dan ganancia a la empresa.
 La forma de distribución a emplear: es el lugar donde se va a vender
el bien o servicio y los canales que se van a utilizar para distribuir el
producto final: mayorista, intermediario o al detal.
 El medio que utilizará para promocionar el producto: incluye todas
las formas de influir en el público para que compre los productos. Es el
medio por el cual el empresario informa a los consumidores sobre las
características de su bien o servicio, además, sirve para persuadir y
recordarle al mercado el producto; con la esperanza de influir en la
decisión de compra por parte del usuario. Algunos puntos a analizar en
este aspecto son:
o Instrucciones sobre preparación, uso, conservación, y todo lo que
interesa que el consumidor conozca sobre el producto.
o Atributos
especiales
del
producto:
durabilidad,
ingredientes
especiales y otros.
o Rasgos distintivos: marca, tamaño, colores, sabores y otros.
(Boucher y cols, 2007, p. 47)
Área de Finanzas
Tiene que ver con todos los aspectos financieros de la empresa,
incluyendo no solo el dinero sino también la infraestructura, créditos,
inversiones, entre otros.
Esta área se dedica a la administración de los recursos, por lo tanto, tiene
a su cargo el uso de dinero, los estudios de adquisiciones, de las
inversiones y reinversiones, la estimación de la rentabilidad y liquidez en la
empresa. (Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, s.f.)
Las decisiones de finanzas son básicamente aquellas relacionadas con la
obtención y uso de fondos para comprar bienes y servicios. Por ejemplo, la
compra de terrenos con análisis de las varias combinaciones de pago de la
deuda,
requiere
una
decisión
de
administración
financiera,
alternativamente, el compromiso de la compra de ganado o el contrato de
mano de obra estacional abarcan un compromiso de capital de trabajo que
constituye también una decisión de carácter financiero.
La decisión sobre el uso del capital para la compra de propiedad raíz, en
contraposición al arrendamiento, es una típica decisión de administración
financiera. El arrendamiento de la maquinaria comparado con la compra,
así como los esquemas de pagos para amortizar el préstamo o compra de
maquinaria, son también decisiones importantes del campo de las
finanzas. La selección entre fuentes alternativas de fondos, incluida una
apropiada combinación de deuda y liquidez, requiere un detallado análisis
financiero, así como la comparación de las diferentes tasas de interés
ofrecidas por instituciones financieras alternativas.
La administración del capital de trabajo para tomar ventaja de los
descuentos por la compra de alimentos y otros insumos en efectivo son
casos significativos en el análisis financiero. Las decisiones de la
administración financiera abarcan asuntos tales como la organización del
negocio para hacer frente a riesgos esperados, mantenimiento de reservas
de caja para hacer frente a contingencias, adquisición de pólizas de seguro
para proteger la propiedad contra daños y el desarrollo de planes similares.
(Guerra, 1992)
Área del capital humano
Esta área es la que establece la guía y supervisión de todas y cada una de
las actividades que realizan los empleados de la empresa, orientadas a
lograr un objetivo común.
El manejo del personal, su remuneración, su formación y desarrollo, su
utilización y acomodo de personas, son aspectos integrales que se deben
de considerar en la empresa. (Instituto Nacional para el Desarrollo de
Capacidades del Sector Rural, s.f.)
Esta área tiene como objetivo el adecuado manejo de uno de los activos
más importantes de la empresa, sus trabajadores. Para esto se necesita
que los empleados sientan que pueden desarrollar sus capacidades y que
se puedan realizar como personas.
Para la administración del recurso humano, la compañía debe definir muy
claramente las principales tareas de que deben desarrollar para que el
negocio funcione bien. Ejemplo, una pequeña agroindustria productora de
conservas identifica como las principales tareas las de producción, control
interno, ventas y distribución. Esto significa que debe tener personal en
cada una de ellas, con sus funciones claras y bien definidas.
Para asegurar el éxito de la empresa, el administrador debe seguir los
siguientes lineamientos:
 Escoger al personal más adecuado para desarrollar las funciones de la
empresa.
 Tener mecanismos adecuados para medir el rendimiento de los
trabajadores.
 Tener claro cuáles son los incentivos con los que se va a premiar al
personal o a estimularlos para que los rendimientos en la empresa sean
mejores.
 Identificar las necesidades del personal de mayor entrenamiento o
capacitación para hacer mejor su trabajo. (Boucher y cols, 2007)
Referencias
 Boucher, F., Riveros, H., Lazos, J. y Blanco, M. (2007). Manuales de
capacitación en empresas rurales, organización y administración de la empresa
rural.
Consultado
el
11
de
agosto
de
2014,
en
http://www.sedepas.chiapas.gob.mx/docs/publicaciones_SEDEPAS/Planeacion
_territorial/ORGANIZACION%20Y%20ADMINISTRACION%20DE%20LA%20E
MPRESA%20RURAL.pdf
 Formación Integral en Gestión Ambiental y Cadenas Productivas Sostenibles
(Tropenbos) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). (2009). Formación en
gestión ambiental y cadenas productivas sostenibles, herramientas de análisis
cualitativo.
Consultado
el
22
de
agosto
de
2014,
en
http://tropenbos.sena.edu.co/DOCUMENTOS/HERRAMIENTAS%20METODOL
OGICAS/7%20Guia_de%20_analisis_espina_FODA.pdf.
 Guerra, G. (1992). Manual de administración de empresas agropecuarias.
Consultado
el
11
de
agosto
de
2014,
en
http://orton.catie.ac.cr/repdoc/A7386E/A7386E.PDF
 Guerra, G. (2002). El agronegocio y la empresa agropecuaria frente al siglo
XXI. San José, Costa Rica: IICA.
 Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural (INCA,
Rural). (s.f.). Empresa rural cooperativa, áreas funcionales de la empresa.
México: Autor.
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Centro Agropecuario de
Buga - Regional Valle
Fecha
Centro Agropecuario de
Buga - Regional Valle
Centro Agropecuario de
Buga - Regional Valle
Julio de
2014
Centro Agropecuario de
Buga - Regional Valle
Centro Agroindustrial Regional Quindío
Julio de
2014