UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADOS CONSTRUCCIÓN DE UN PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS CON UN ENFOQUE ACTUAL DE LA COMUNICACIÓN, PARA LA SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO INTERNO Y EXTERNO EN LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EMPRESA ELÉCTRICA QUITO. TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE MAGÍSTER EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL MARÍA FERNANDA SALGADO YEROVI DIRECTOR: DR. NÉSTOR RAÚL MONCADA LANDETA Quito-Ecuador 2016 DEDICATORIA Dedicado a los integrantes de la Dirección de Comunicación Social de la Empresa Eléctrica Quito. A las autoridades de la institución. ii AGRADECIMIENTO A Dios A mis padres por ser el pilar más importante de mi vida A mis sobrinas, espero que esto les sirva de motivación para crecer siempre. Ser su guía y su ejemplo es un honor. A mis compañeros de trabajo por el apoyo diario, especialmente a Guillermo Morales mi gran amigo A mis amigos de la maestría por ser ese apoyo incondicional. A mi mami Tere que es mi ángel en el cielo. A mi familia y amigos en general. iii AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL Yo, María Fernanda Salgado Yerovi, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis realizada sobre la "Construcción de un protocolo de géneros periodísticos con un enfoque actual de la comunicación, para la sistematización del proceso interno y externo en la Dirección de Comunicación Social de la Empresa Eléctrica Quito", por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, a hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento. Quito, 17 de marzo de 2016 CI: 1715206304 fensalgado@gmail.com iv HOJA DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS En mi condición de Director (Tutor), certifico que la Señorita María Fernanda Salgado Yerovi, ha desarrollado la tesis de grado titulada ―Construcción de un protocolo de géneros periodísticos con un enfoque actual de la comunicación, para la sistematización del proceso interno y externo en la Dirección de Comunicación Social de la Empresa Eléctrica Quito‖, observando las disposiciones institucionales que regulan esta actividad académica, por lo que autorizo para que la mencionada señorita reproduzca el documento definitivo, presente a las autoridades del Instituto de Investigación y Postgrados de la Facultad de Comunicación Social de la Universidad Central del Ecuador y proceda a la exposición de su contenido bajo mi dirección. Dr. Néstor Raúl Moncada Landeta Director v ÍNDICE DE CONTENIDOS DEDICATORIA ii AGRADECIMIENTO iii AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL iv HOJA DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS v ÍNDICE DE CONTENIDOS vi ÍNDICE DE ANEXOS viii RESUMEN x ABSTRACT xi INTRODUCCIÓN 1 JUSTIFICACIÓN 4 METODOLOGÍA 5 CAPÍTULO I 6 MODERNIDAD Y COMUNICACIÓN. 6 1.1. Modernidad en Latinoamérica (Ecuador) 6 1.2. Comunicación en Latinoamérica (Ecuador). 9 1.2.1. Tecnologías de la Comunicación e Información (TICS) 1.2.1.1. 1.2.2. 1.3. 12 Redes sociales 15 Comunicación mundial 17 Comunicación organizacional (cultura, organización y comunicación). 18 1.3.1. La Dirección de Comunicación (DIRCOM) 28 1.3.2. Identidad corporativa 29 1.3.3. Imagen corporativa 34 1.3.3.1. 1.4. Lovemarks 37 Periodismo (historia y evolución). 1.4.1. 39 Periodismo en Latinoamérica 40 vi 1.4.2. Géneros periodísticos (Latinoamérica). 42 1.4.2.1. La noticia (periódico). 43 1.4.2.2. El reportaje 45 1.4.2.3. La entrevista 45 1.4.2.4. La crónica 46 1.4.2.5. El editorial 47 1.4.2.6. Medios de comunicación 47 1.4.3. Del papel a la red. 49 CAPÍTULO II 52 HISTORIA DE LA EMPRESA ELÉCTRICA QUITO 52 2.1. EEQ en la actualidad 55 2.1.1. Infraestructura de la EEQ 56 2.1.2. Procesos de energía eléctrica 56 2.2. Comunicación en la EEQ 2.2.1. Tipos de comunicación (EEQ) 59 2.2.1.1. Formal 59 2.2.1.2. Informal 61 2.2.2. Dirección de Comunicación Social 62 2.2.2.1. Comunicación interna 63 2.2.2.2. Comunicación externa 64 Públicos objetivos (stakeholders) 65 2.2.3. 2.3. 58 La Empresa Eléctrica Quito (identidad y reputación) 66 2.3.1. Identidad de la EEQ 66 2.3.2. Imagen o reputación de la EEQ 68 CAPÍTULO III 71 ANÁLISIS COMUNICACIONAL DE LA EEQ 71 vii 3.1. Planificación 2014 71 3.2. Productos comunicacionales EEQ 72 3.3. Boletines de prensa, mensajes en redes sociales e infografías 72 3.4. Productos internos: 73 3.4.1. Periódico interno y revista de aniversario 3.4.1.1. 3.4.2. Géneros periodísticos utilizados Cuaderno de trabajo 3.4.2.1. 73 73 74 Géneros periodísticos utilizados 74 3.4.3. Carteleras informativas 75 3.4.4. Síntesis informativa 75 3.4.5. Agenda cultural 75 3.5. Productos externos: 75 3.5.1. Campañas publicitarias 75 3.5.2. Atención a medios de comunicación 76 3.5.3. Reverso de factura 76 3.5.4. Artes para publicaciones del sector eléctrico 76 3.5.5. Participación en ferias 76 3.5.6. Redes sociales 77 3.6. Mimetización de los géneros periodísticos en la actualidad. 77 3.7. Diagnóstico previo a la planificación 2015. 78 3.8. Protocolo de géneros periodísticos 80 CONCLUSIONES 95 RECOMENDACIONES 96 BIBLIOGRAFÍA 97 ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Estudio presentado por la empresa Bittium (2013). 101 Anexo 2. Plan de Comunicación 2014 125 viii Anexo 3. Plan de Comunicación 2015 126 Anexo 4. Formularios sistema de Gestión de la Calidad (comunicación). 127 Anexo 5. Productos comunicacionales EEQ. 141 Anexo 6. Guía de uso de la imagen corporativa 142 ix ―Construcción de un protocolo de géneros periodísticos con un enfoque actual de la comunicación, para la sistematización del proceso interno y externo en la Dirección de Comunicación Social de la Empresa Eléctrica Quito.‖ "Protocol‘s Construction of journalistic genres with an actual approach to communication, for the systematization of the internal and external processes in the Social Communication Management of Quito Electric Company" RESUMEN La Dirección de Comunicación Social de la Empresa Eléctrica Quito enfrenta el reto de manejar la comunicación corporativa de su entidad bajo los nuevos parámetros que impone el desarrollo acelerado de la sociedad: este estudio presentará un análisis comunicacional de la institución para detectar las necesidades de sus grupos estratégicos y dar paso a la creación de un protocolo de géneros periodísticos que aporte a la planificación estratégica del área y se convierta en una herramienta de apoyo para los periodistas. La evolución de la comunicación tras el cambio mundial de globalización y la llegada de la red Internet propician la utilización de nuevas herramientas para elaborar piezas comunicacionales. La EEQ contará con un protocolo que norme la utilización de los géneros periodísticos en sus productos, con un enfoque multimedia que aportará a mantener e incrementar su identidad e imagen frente a los públicos objetivos de la institución, en el contexto social actual. PALABRAS CLAVES: Empresa Eléctrica Quito/Comunicación corporativa/Protocolo de géneros periodísticos/Producto comunicacional/Análisis Comunicacional/Multimedia. x ABSTRACT The Social Communication Quito Electric Company faces the challenge of managing the corporate communication of the entity under the new parameters imposed by the fast development of the society: This study will present a communicational analysis of the institution to identify the needs of their strategic groups and allow the creation of a protocol of journalistic genres that contributes to the strategic planning of the area and become a support tool for journalists. This research has a functionalist approach that shows the evolution of the communication throughout the history behind the global change of globalization and the arrival of the Internet. At the end of the study, EEQ will have a procedure to disclose the use of journalistic genres in their communicational products, with an approach that meets the need to be multimedia with which every action must have in today's social context. KEYWORDS: Corporate Communications/Protocol journalistic genres/communicational product/ Communicative Analysis/Multimedia. xi INTRODUCCIÓN La comunicación contemporánea rompe los esquemas tradicionales de la comunicación formal, no únicamente por el complemento tecnológico y masivo que la globalización y su funcionamiento han creado, sino por la inmediatez y apertura de la visión de esta categoría a nivel mundial. Años atrás el comunicar se encasilló en la emisión y recepción de mensajes y estuvo limitada por la instrumentalización de este precepto; no obstante, en la actualidad los nuevos paradigmas comunicacionales como son la concepción de las tecnologías de la comunicación, tecnociencias, etc., lo han llevado a entenderse como un centro de las relaciones humanas y de todo lo que gira en su entorno. Dentro de las organizaciones el proceso comunicacional ha evolucionado desde la instrumentalización y aplicación del periodismo como tal, hasta conseguir el espacio de visibilidad e importancia que tiene el sentido de comunicar y comunicarse, no solo con los seres humanos sino que trasciende a todo tipo de organización social, dejándola entrever como un derecho y una herramienta fundamental para la construcción de la ciudadanía como lo afirma la autora peruana, Rosa María Alfaro. (Alfaro, 1993). Para Alfaro, se derivan de la comunicación otros derechos como el acceso a la información, a estar bien informado, el de contar con información veraz y oportuna, que abonan a la conformación de un pensamiento crítico de parte de la sociedad, como elemento válido para la toma de decisiones acertadas. Resalta además el rol del derecho a la comunicación como elemento de rescate de valores y como mecanismo de integración social. (Alfaro, 1993). Con esta perspectiva, este estudio pretende ver a la comunicación, como un eje estratégico o una guía en torno a la cual gire la dinámica organizacional, en este caso de la Empresa Eléctrica Quito1. El debate de la importancia de esta disciplina para una organización se ha posicionado a nivel mundial, ya que toda organización debe inscribir en sus procesos administrativos, productivos y comerciales, así como para los diferentes públicos como son sus colaboradores, proveedores, consumidores, gobierno, profesionales del sector, competencia, agremiaciones, entre otros, una interacción con estructura e integral que permita incrementar la productividad y competitividad de la entidad para alcanzar sus objetivos corporativos. Una vez definida la importancia y relevancia de la comunicación como un centro de apoyo a todas las áreas de la organización, es primordial recalcar que dentro de la amplitud del concepto de comunicación hay un elemento que resalta: ―el periodismo‖, que pone varias herramientas al servicio de la construcción de productos comunicacionales que permiten la comprensión y 1 Empresa Distribuidora de Energía Eléctrica. 1 entendimiento de las políticas institucionales, que generan la identidad corporativa entre los colaboradores de la institución y que consolida la imagen de la entidad frente a sus públicos externos. La visión de los géneros periodísticos en la actualidad tiene relación directa con la globalización y el manejo de la Internet, lo que ha dado paso a nuevos sectores de comunicación virtual que responden a otras necesidades de tiempo y espacio, especialmente al momento de redactar una información. Las nuevas tecnologías de la comunicación, Tics, pusieron en escena a las redes sociales, como otro medio de comunicación, que ha desquebrajado la formalidad de su concepción y ha generado un espacio de opinión e inmediatez diferenciado de los anteriormente establecidos en la sociedad. En base a este planteamiento el estudio pretende responder ¿Cómo instrumentalizar el proceso interno y externo de Comunicación Social para contar con un adecuado protocolo de géneros periodísticos para la organización que responda a la nueva visión de comunicación organizacional? Para dilucidar el cuestionamiento, se utilizará una base teórica desde el funcionalismo mediante un análisis con enfoque en el estudio sincrónico de la realidad percibida desde el análisis de la organización de Jeffrey Pfeffer, que permitirá encontrar el lugar de la comunicación dentro de la estructura de la Empresa Eléctrica Quito, para generar procedimientos que resalten la relevancia de la comunicación como columna vertebral de la labor de la institución que aporta al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución. (Pfeffer J. , 1992) Este estudio, con los preceptos teóricos ya definidos estará conformado por tres capítulos que profundizarán la temática y reflejarán la investigación que se llevará a cabo. De esta manera se concibe el primer capítulo como Modernidad y Comunicación, mediante la cual se espera realizar un análisis conceptual sobre la comunicación. Con la categoría de la comunicación y su evolución se revelará la construcción de una nueva opinión pública, lenguajes sociales y códigos dentro de la sociedad al intensificar las redes de comunicación, mediante los procesos que se cumplirán teniendo como base un protocolo de géneros periodísticos para la construcción de los productos comunicacionales que consoliden la identidad e imagen de la institución. En segunda instancia, este trabajo presentará las características de la organización, su contexto para proceder con la investigación y el análisis para construcción el protocolo de géneros periodísticos que apoye a los procesos de la Dirección de Comunicación Social de la EEQ. 2 Finalmente para responder la inquietud planteada en este estudio se analizará la evolución y mimetización de los géneros periodísticos en las informaciones emitidas por la Empresa Eléctrica Quito en los productos comunicacionales y redes sociales Twitter y Facebook. Se definirá la utilización del periodismo en una empresa sólida en un contexto social en donde aún se analiza el significado de la modernización tecnológica. 3 JUSTIFICACIÓN La comunicación como eje transversal de una organización; es la encargada de consolidar la información, difundirla y generar estrategias para una adecuada socialización y consolidación de la imagen e identidad que requiere, en este caso, la Empresa Eléctrica Quito. El presente trabajo se enfoca en la construcción de instrumentos que contribuyan a sistematizar los procesos en la Dirección de Comunicación Social, con la finalidad de determinar protocolos de géneros periodísticos que puedan ser aplicados en los productos comunicacionales que se utiliza en la EEQ. El protocolo de los géneros periodísticos ayudará a perfeccionar los procedimientos informativos, para que apegados a los objetivos del Plan Estratégico 2014-2023, permitan conservar a su talento humano comprometido e identificado con la misión de servicio de la institución y mantener la imagen de la organización frente a la ciudadanía quiteña y de sus alrededores. El proyecto brinda además, la posibilidad de analizar la mimetización que existe en los géneros periodísticos en la actualidad, para así desarrollar protocolos con fundamento teórico que provean a la organización de productos y procesos que se adapten y se conviertan en un aporte real en el contexto de ―modernidad‖ que existe en el Ecuador, medio en el que se desenvuelve la organización. Con la presente investigación se pretende establecer parámetros en los que el ejercicio comunicacional pueda ser un aporte sustancial para mantener una comunicación interpersonal con sus clientes externos e internos, proveedores, organizaciones afines y autoridades en general, dentro de la estructura del sistema de gestión de calidad que se aplica a todas las áreas de la organización. 4 METODOLOGÍA Dada la naturaleza del estudio sobre la construcción del protocolo de géneros periodísticos para el proceso interno y externo de la Dirección de Comunicación Social se determina que el enfoque es cualitativo ya que se evidencia un análisis comunicacional sobre la aplicación del periodismo en los productos de la Empresa Eléctrica Quito. El soporte metodológico de este estudio será textual ya que la profundidad de la investigación estará enfocada a determinar los géneros periodísticos utilizados en la EEQ; al revisar las informaciones emitidas en los productos comunicacionales y las publicaciones en las redes sociales: Twitter, Facebook . La investigación se realizará en el transcurso del 15 de octubre al 31 de noviembre de 2014, mediante la técnica del análisis documental con fines de orientación científica e informativa de los productos y con la observación bibliográfica que permita una catalogación descriptiva y temática del material impreso y en la red. Con estas herramientas se logrará construir un protocolo que aporte a la labor de la Dirección de Comunicación Social. 5 CAPÍTULO I MODERNIDAD Y COMUNICACIÓN. El primer capítulo de este estudio consiste en el análisis conceptual de la comunicación actual, orientado a fundamentar una base teórica argumentativa sobre la relevancia de su aplicación en las organizaciones, para crear herramientas comunicacionales que proporcionen mayor efectividad al desarrollo de las estrategias diseñadas para fortalecer la imagen e identidad de la institución de estudio, en este caso la Empresa Eléctrica Quito (EEQ). La visibilización de la realidad comunicacional ecuatoriana, entorno en que se desenvuelve la EEQ, proporcionará el fortalecimiento del análisis, con teoría e investigación de varios autores, en ejes como: la comunicación digital y la comunicación organizacional; el uso de las redes sociales a nivel corporativo y la aplicación de los géneros periodísticos en los productos comunicacionales y su evolución. 1.1. Modernidad en Latinoamérica (Ecuador) Como el estudio ha expuesto la transformación de la forma de percibir y concebir de la Comunicación en las últimas décadas, dando paso a la aparición de la Comunicación Corporativa, es preciso destacar que el cambio paradigmático que se produjo en Latinoamérica con la revolución industrial, no fue el mismo que el vivido a nivel mundial, ya que este contó con sus propias características. La Modernidad2 naciente de una nueva época llegó a la cultura latina a producir un cambio radical. La Modernidad 3 no llegó a todo el mundo por igual, los países con mayor desarrollo económico fueron y son quienes se encargan de la distribución y creación de nuevas tecnologías y de la evolución de los conglomerados mediáticos; sin embargo, a los países del Tercer Mundo, la mayoría latinos, su llegada les afectó desde otra perspectiva. Alan Touraine afirma que ―La Modernidad significa la anti tradición, el trastrueque de las convenciones, las costumbres y las creencias, la salida de los particularismos y la entrada en el 2 Michel Foucault, la modernidad es la forma de relacionarse con el mundo (forma de actuar, de sentir, de conducirse). 3 Según Gidden y Bauman, en su libro las consecuencias perversas de la modernidad. ―Se trata de un tipo de sociedad que se construye sobre sus propios fundamentos. Así lo ponen de manifiesto conceptos reflexivos, la autovalorización (Marx), la autoproducción (Touraine), la autorreferencia (Luhmann) el crecimiento de la capacidad de autorregulación (Zapf). La Modernidad configura una representación social de encadenamiento precario entre la tradición y el futuro. 6 Universalismo, o también la salida del estado y la entrada en la edad de la razón‖ (Aicher, 2001, pág. 55). Touraine propone con sus preceptos que América Latina para acogerse a la Modernidad debe aplicar el universalismo en todos los sentidos. Los principales ejes de esta nueva filosofía mundial en una generalización se traducen en la transformación social de lo colectivo a lo individual, del progreso, del desarrollo tecnológico y sobre todo de la descomprensión histórica de la cristiandad separando la fe de la razón. Touraine afirma que la universalización de estos sentidos son los que dan a una población la visión de modernidad. Teóricos como Mabel Paccini afirman que ―la Modernidad', en su fase actual, como proceso de modernización y eficiencia tecnológica y tecnocrática, intenta recubrir todas las esferas de la vida social. En la fase comunicacional generalizada la autora plantea la existencia de una transformación acelerada de las formas de constitución de la opinión pública, los diálogos sociales y también, los lenguajes de diferentes comunidades‖ (Paccini, 1999, pág. 130). Paccini expresa, además, que este redescubrimiento de las esferas sociales desencadenó en la restructuración de constituciones y diálogos sociales a nivel mundial, gracias al desarrollo comunicacional. Criterio que es respaldado por Jesús Martin Barbero y Germán Rey en su libro ―Los Ejercicios del Ver‖: Hegemonía audiovisual y ficción televisiva cuando afirman que ―la idea de modernidad que sostiene el proyecto de construcción de naciones modernas en los últimos años articula un movimiento económico – entrada de las economías nacionales a formar parte del mercado internacional- a un proyecto político: constituirlas en naciones mediante la creación de una cultura y una identidad nacional‖. (Barbero & Rey, 2009, pág. 31). Los autores exponen que en Latinoamérica la tecnología en la Modernidad, y su revolución generó un cambio en el movimiento económico, social y político, donde la opinión pública, los diálogos nacionales y el idioma son la base de generación de la cultura de cada nación, y que se vuelven una forma de reconocimiento, de visibilización y de difusión de su identidad. Basados en este contexto, el Ecuador se encuentra en este proceso de modernización, como el resto de países del mundo, donde la Modernidad permitió que constitucionalmente sus tradiciones culturales, sobretodo de los pueblos y nacionalidades como los Waorani, Kichwa, Shuar, Achuar, Chachi, Epera, Huaorani, Siona, Secoya, Awa, Tsáchila, Cofány Zápara, sean respetadas desde la utilización básica de su propia organización social, que incluye la preservación de su idioma. 7 Todo esto dentro de un marco constitucional que plantea que el Ecuador es un país Pluricultural y multiétnico al establecer que ―Decidimos construir una nueva forma de convivencia ciudadana, en diversidad y armonía con la naturaleza, para alcanzar el Buen Vivir, el Sumak Kawsay; una sociedad que respeta, en todas sus dimensiones, la dignidad de las personas y las colectividades; un país democrático, comprometido con la integración latinoamericana, sueño de Bolívar y Alfaro, la paz y la solidaridad con todos los pueblos de la tierra‖ (Constituyente, 2008). La ambivalencia de invocar el nombre de Dios y al mismo tiempo definir un laicismo dentro de la organización política de los ecuatorianos, plantea un análisis de cuán profundo ha calado la concepción de Modernidad en esta sociedad. El Ecuador laico que tiene inmersa la conceptualización de la Modernidad y sus características, como menciona Paccini, se ve reflejada en las grandes ciudades del país como Quito, Guayaquil y Cuenca, donde las costumbres cambiaron y se visualiza una nueva política; esto se evidencia sobre todo en la tecnología, donde la telefonía celular y los Smartphone son parte de la vida de los citadinos, cientos de personas basan su comunicación familiar y laboral en estos aparatos tecnológicos. Como expresa Piccini ―El crecimiento de las ciudades ha sido paralelo a la transformación del entorno natural, que se va llenando de construcciones y sistemas favorables para la habitación, el intercambio, así como para el encuentro social‖ (Paccini, 1999). Estas ciudades han permitido que los preceptos modernos transformen el entorno natural y permitan un desarrollo local a nivel mundial, cambios que han transformado la manera de percibir los encuentros sociales y la Comunicación en esta sociedad. La diversidad cultural del país, según los preceptos de los autores citados, propone que el Ecuador vive una Modernidad a medias. Bolívar Echeverría es uno de los autores que ha dado las pautas para el estudio de una nueva filosofía social, denominada post-Modernismo, que se proyecta en base de la crítica de las consecuencias que trajo consigo la Modernidad, con el enfoque de que la mercancía, el consumismo, son la nueva religión de las sociedades modernas, asegura que en los países latinoamericanos donde, si bien es cierto ha llegado la sociedad ha convertirse en consumista, las creencias religiosas no han disminuido su fortaleza y las tradiciones se han mantenido, lo que da paso a que sin haber acogido en la totalidad a la Modernidad, han dado paso a una nueva filosofía de vida que podría tener tintes postmodernistas. Esta Modernidad, concebida desde la productividad, ha sido aceptada en su plenitud en los países centrales y heredada a los países de la periferia en América Latina, así lo asevera Echeverría al exponer que ―…En el famoso parágrafo de su obra El Capital dedicado a examinar ‗el fetichismo de la mercancía y su secreto‘, Marx rebate ahí el ‗Iluminismo‘ propio de la sociedad civil 8 capitalista, su autoafirmación como una sociedad que habría ‗desencantado el mundo‘ (como lo dirá más tarde Max Weber), que prescindiría de todo recurso a la magia, a la vigencia de fuerzas oscuras, más por incrementar la productividad del trabajo que por perfeccionar el ordenamiento institucional de la vida pública‖ (Echeverría B. , Informe, Antología. Críticas de la modernidad capitalista, 2011). Con varias investigaciones sobre estas corrientes sociales a nivel mundial, para fines de contexto del estudio, se priorizará la premisa de que este país ha sido invadido por una Modernidad que ha afectado a las grandes polis de la Nación. La gente ecuatoriana conserva varias tradiciones culturales apegadas a la Iglesia Católica. El consumismo se ha apoderado de la manera de vivir de esta sociedad parcialmente, una Modernidad a medias permitió un gran desarrollo social en algunos aspectos y sirvió para saber que, independientemente de lo que pase en el mundo en general, de la globalización y toda la productividad moderna, existe una base cultural sólida que mantiene la identidad del país. 1.2. Comunicación en Latinoamérica (Ecuador). Con una identidad propia, pero con la penetración de una globalización de la información gracias a la tecnología, los cambios culturales en Sudamérica se hicieron presentes sin previo aviso. La Comunicación y su estrecha relación con los avances tecnológicos aplicados en el área, se convirtieron en el escenario demostrativo de esta nueva filosofía social, donde la imagen prima. El estudio permite evaluar la cosmovisión de la Comunicación en todas sus expresiones con los efectos de la globalización, específicamente de la información, que junto con las nuevas tecnologías han puesto a discusión el término comunicar. Para Otto Aicher este vocablo es relativamente nuevo ya que nace ―buscando un concepto general que abarque a la publicidad, la propaganda, el lenguaje, la persuasión y el periodismo‖ (Aicher, 2001, pág. 55). Estos términos que expone Aicher sobre publicidad, propaganda, lenguaje, persuasión y periodismo son vistos en la actualidad como parte de la Comunicación, de una comunicación que engloba todo y que requiere de todos estos elementos para conseguir sus objetivos y su manejo se encuentra a cargo de las estrategias comunicacionales, que rompieron y modificaron los preceptos de la Comunicación tradicional. En América Latina el surgimiento de los medios de comunicación y la evolución del entendimiento y procedimiento comunicacionales junto con el avance de la tecnología, propició la mayor transformación cultural, repotenciando a la Comunicación como un eje transversal a las relaciones humanas. 9 Manuel Castells plantea establecer la relación de la transformación social con su práctica, valores y discursos, y los procesos sociales a los que parecen estar asonados: por ejemplo, la globalización, la informacionalización, la crisis de la democracia representativa y el dominio de la política simbólica en el espacio de los medios de comunicación. (Castells, LA ERA DE LA INFORMACIÓN, EL PODER DE LA IDENTIDAD VOLUMEN II, 2001, pág. 93). Para efectos de este estudio no se profundizará en todos los aspectos del análisis que propone Castells, únicamente se tomará la globalización y la informalización, no obstante es imprescindible plasmar la mirada de Castells para establecer la premisa de como la comunicación propicia una nueva cosmovisión de ver la vida en todos sus ámbitos. La accesibilidad comunicativa que existe en la actualidad, como lo expone el autor Norbert Bolz, nace de la creación de la red mundial Internet, lo que dio paso a la creación de una nueva esfera simbólica, donde la representación de cada símbolo tiene una nueva percepción. ―La era de la comunicación mundial se caracteriza ante todo por el hecho de que la percepción de la Comunicación toma el lugar de la percepción del mundo‖. (Bolz, 2006, pág. 55). Los conceptos cobran un nuevo significado en la medida que prolifera la red de comunicación lo que, para Castells, representa la nueva morfología social de nuestras sociedades. El acercamiento de las distancias que ofrece la globalización reordena el tiempo y el espacio para generar nuevos procesos sociales que, gracias a las tecnologías de información, abre canales de comunicación y atraviesa fronteras, modificando culturas e identidades, generando nuevas formas de Democracia y de participación (Castells, LA ERA DE LA INFORMACIÓN, EL PODER DE LA IDENTIDAD VOLUMEN II, 2001). Una vez establecido el origen del cambio paradigmático comunicacional y de su aporte social a nivel mundial, se hace imprescindible exponer cómo en todo proceso de evolución, la globalización generó una ola tecnológica a la que no todos los individuos tienen acceso a pesar de que su existencia ya tiene dos décadas a su favor. La importancia de la Comunicación y su nuevo proceso de utilización en varios tipos de comunicaciones, sea desde el uso cotidiano hasta el empresarial, se ha servido de estas herramientas tecnológicas para conseguir el acercamiento de individuos sin barreras ni fronteras; sin embargo, la tecnología no ha hecho desaparecer por completo la Comunicación tradicional donde los procesos de transmisión de la información contaban con otras reglas y se realizaba otro tipo de labor. 10 La información desde el alfabeto, el transcurrir del siglo VII al VIII donde surgió el primer periódico impreso de bloques de madera, la invención de la imprenta en el siglo XV, el acceso al pensamiento recogido mediante la escritura en los siglos XVIII y XIX, la Revolución Industrial que tecnologizó los procesos, la Segunda Revolución Industrial, a partir de 1850, donde se crearon las tecnologías de la comunicación con la difusión del telégrafo y la invención del teléfono. A partir de esta época existen hitos importantes que se destacan: - En 1880 se utiliza la fotografía en la prensa escrita. - El surgimiento de los medios de comunicación en el siglo XX (la radio en los años 20 y luego la televisión). - En 1946se inicia la revolución de las tecnologías de la información donde se pasó de los computadores a los microprocesadores. - En los años 70 se inició la difusión masiva de la tecnología a nivel mundial. - En el 2000 se crean las redes sociales. El ser humano ha encontrado canales para informar todo lo que desee mediante la historia de la Humanidad; sin embargo, cada una de estas herramientas tecnológicas responde a las necesidades de la época. El cambio o evolución de la información no ha excluido, en su totalidad, a las formas tradicionales de informar y comunicar existentes, solo las ha repotenciado y encaminado a responder a otras necesidades. En la actualidad esas necesidades de información y comunicación son cada días más altas y exigentes, desde una Comunicación sin fronteras entre seres queridos hasta el conocer cualquier acontecimiento mundial en el instante en que transcurre: la globalización y visualización de todo tipo de informaciones y conocimientos son una realidad. Este nuevo paradigma social, por supuesto, tiene el alto reto de lograr la inclusión de toda la sociedad a las tecnologías de la comunicación o por lo menos minimizar la brecha que actualmente existe. Además de que su constante análisis es el que permite mantener el control de tanto acceso y la saturación de la información. Para varios autores como Castells, el análisis de la transformación social es tan indispensable como el tener claro que la Comunicación ahora es ubicua ya que relaciona a los humanos con otros humanos y/o con las máquinas y viceversa. No hay ningún aspecto de la realidad que se le escape a su dominio, ni siquiera aquellos que se pensaban eran irreductibles a la ciencia. La Comunicación ha convertido a la sociedad en una gran red: quien no está en ella no existe. Ella es la cara más visible del éxito de Occidente y, paradójicamente, es también el escenario donde mejor se visualiza y se exhibe la crisis social y ambiental a nivel mundial. 11 En Latinoamérica, la realidad de acceso a la red sigue siendo uno de los retos de la creación y la organización de los procesos sociales al interior de cada país. Así como la brecha de clases sociales ha permanecido durante siglos, la brecha de acceso comunicacional aún no se ha solventado, es por tal motivo que, en países como el Ecuador, los canales de comunicación disponibles para informar no son únicamente los que incluyen a la red, sino que existe un alto porcentaje de utilización del periodismo tradicional mediante los medios impresos, la televisión y el perifoneo en zonas más alejadas. La diversidad cultural de esta zona ha permitido convivir con una fusión comunicacional entre los métodos tradicionales y las nuevas tecnologías de la información donde el teléfono celular se muestra como una necesidad de comunicación más que como un aparato tecnológico común, haciendo que en cualquier lugar del mundo exista señal y portabilidad para contar con el acceso a este medio de comunicación. “Abstraer la Modernización de su contexto de origen no es sino un reconocimiento de que los procesos que la conforman han perdido su centro para desplegarse por el mundo al ritmo de formación de los capitales, la internacionalización de los mercados, la difusión de los conocimientos y las tecnologías, la globalización de los medios de comunicación masiva, la extensión de la enseñanza escolarizada, la vertiginosa circulación de las modas y la universalización de ciertos patrones de consumo.” J.J. Bruner. 1.2.1. Tecnologías de la Comunicación e Información ―La tecnología no determina la sociedad: la plasma. Pero tampoco la sociedad determina la innovación tecnológica: la utiliza‖ Manuel Castells. La tecnología, evidentemente, ha sido la gran estimuladora de los cambios en la Comunicación, consecuentemente en la cultura y en las formas de consumo cultural. Su influencia de carácter global conecta comunicacionalmente a nichos culturales en la construcción de lo que Manuel Castells llama sociedad red, misma que define como ―estructura social compuesta de redes activadas por tecnologías digitales de la comunicación y la información basadas en la microelectrónica‖ (Castells, Comunicación y Poder, 2010, págs. 50-51). La conexión global, a través de la tecnología, da paso a la sociedad red global que es ―una cultura de protocolos que permite la comunicación entre diferentes culturas sobre la base no necesariamente de valores compartidos, sino de compartir el valor de la Comunicación‖ (Castells, Comunicación y Poder, 2010, pág. 67). Precisamente en el sentido de la comprensión de Castells de la cultura como valores es donde se determinan comportamientos y formas de comunicación que se comparten a escala global, más allá de las particularidades de los nichos culturales. 12 La sociedad red, por ende, es una consecuencia del proceso social de Modernidad que ha vivido en el último siglo la Humanidad que obliga a replantear los paradigmas de la Comunicación. La tecnología ha evolucionado para hacer más práctica y cómoda la vida a todas las personas a nivel mundial y con estos avances se han propiciado nuevos criterios dentro de la cosmovisión del desarrollo humano. La Comunicación desde su base, la conversación, ha mantenido siempre un estrecho vínculo con la opinión ciudadana, Jurgen Habermas expuso que cuando la conversación se extendió imparable por los salones y otros espacios sociales de las ciudades, se institucionalizó y se transmutó en Opinión Pública. (Ruis, Carlos; Masip, Pere; Micó, Josep Lluis; Diaz, Javier; Domingo, David; 2010). Bajo este criterio de Habermas, la relación directa entre la conversación y la opinión ciudadana es intrínseca y pragmática, proporcionando a la Comunicación una relevancia y protagonismo en la transformación de las opiniones, la generación de los valores culturales y convirtiéndola en el eje transversal de la sociedad como tal. Y, si en el siglo pasado la Comunicación ya tenía este poder, la revolución tecnológica denominada Web 2.0 a partir del 2003, donde se generó otro tipo de plataforma que proporcionó mejoras tecnológicas en la red global de Internet, retomó el protagonismo de la conversación planteado por Habermas para crear una metamorfosis de las tecnologías y la Comunicación al fusionarlas y dar paso a las TICS, Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Para Roberto Igarza ―las tecnologías digitales de naturaleza computacional son, después de la imprenta, el ferrocarril y la electricidad, el encuentro de mayor significación de las tecnologías de la sociedad. Las Tics no tratan ni transportan una corriente inerte sino información, es decir, saberes y poderes‖ (Igarza , 2009, pág. 25). Las comunidades Web, los servicios Web, las aplicaciones Web, los servicios de red social, los servicios de alojamiento de videos, las wikis, blogs, mashups y folcsonomías, son los ejemplos de lo que proporcionó la llegada de la Web 2.0. En un artículo, varios autores plantean que es ―el diálogo social que hace posible la tecnología y herramientas de la Web 2.0, a través de diversos canales de participación que los cibermedios y otros sitios Web ponen a disposición de la audiencia, y convierte al público en lectores y (co)autores de una audiencia activa o participativa. En términos habermasianos, serían los nuevos salones digitales‖ (Ruis, Carlos; Masip, Pere; Micó, Josep Lluis; Díaz, Javier; Domingo, David; 2010). El diálogo social ha pasado de espacios determinados hacia una amplia posibilidad de manifestaciones mundiales mediante todos los medios que ofrece la Web y aquí es donde radica el tópico de este estudio, en el análisis del manejo de la Comunicación tradicional hacia la 13 consideración de estas nuevas herramientas tecnológicas para generar y laborar diariamente en la Comunicación con los públicos objetivos de la institución. La tecnología no es meramente una transformación de la optimización de recursos sino que genera un cambio de paradigma que nos pone el reto de buscar otros espacios de participación ciudadana. Los protocolos que menciona Castells en su escrito son los fundamentos o guías de donde se derivan lineamientos que nos sirven para optimizar la comunicación entre varias personas, grupos, empresas o nichos culturales distintos. (Castells, Comunicación y Poder, 2010) Estudiosos, como Roberto Igarza, han planteado varias premisas de la observación del funcionamiento de las Tics y su impacto en la sociedad, su enfoque radica en analizar y complementar la percepción de que las tecnologías de la información se utilizan en el ámbito social hasta su utilización para los momentos de ocio. En su libro burbujas de ocio, Igarza expone que en la realidad social acelerada en la que cada individuo se desarrolla, la brecha entre la productividad y el ocio es casi nula. Afirma que ―Las Tics no son autónomas, no adquieren significación sino por el tipo de recepción y adaptación que les confiere la sociedad, las que le ofrecerán entonces las prácticas sociales, la cultura y la política‖. (Igarza , 2009, pág. 25) Para Igarza, pese a que estadísticamente se ha comprobado que los usuarios de las tecnologías de la información o Tics las utilizan para un activismo social, son los usuarios los que se han encargado de contradecir las predicciones. ―Las nuevas generaciones se apropian de las tecnologías de forma que no se cumple ninguna proposición que refuerce el poder institucional‖. (Igarza , 2009, pág. 25) Con las herramientas que proporciona la Web 2.0, cada ciudadano dejó de ser receptor de información y de contenido para pasar a ser también emisor de información, mensajes y todo tipo de contenidos en todas las disciplinas. Así, la conversación y el diálogo se instauraron como una manera de vivir donde las administraciones encontraron otros canales de comunicación para que los clientes puedan expresarse y ser escuchados por las organizaciones. Entonces, si estos canales de comunicación mediante la Web promueven el activismo social de la mayoría de la ciudadanía, lo que pretenden las empresas, como menciona Castells, es llegar hacia ellos generando identificación con su marca, con sus productos y generando un mini nicho cultural que una a los usuarios que busquen consumir el bien o servicio que ofrezcan. Esta nueva cosmovisión mundial generó otra gran transformación que se produce por tres factores: la cantidad de información que existe para consumo, la accesibilidad para producir 14 contenidos y la inmediatez de realizarlo. Esta transformación es la disminución de textos y la relevancia de las imágenes. En la actualidad, todo gira alrededor de la imagen dando paso a que la Comunicación se convierta en su mayoría en lo visual, el mundo quiere ver lo que pasa, no únicamente leerlo sino visualizar las situaciones; la fotografía y el video pasaron a tomar mayor relevancia en la sociedad. Luis A. Albornoz señala que el cambio digital no admite ser una revolución, en el sentido comunicacional, sino que es una evolución dentro de la línea de continuidad (Bolaño, Mastrini, Francisco, & Ed., 2005, pág. 320). José Luis Brea adopta una postura diferente frente a las nuevas tecnologías de comunicación digital y afirma que esta es una nueva era cultural de demanda y consumo de imágenes (visuales), siendo esta la expresión de consolidación del capitalismo global en la cultura (Brea, 2010) donde los signos lingüísticos se simbiotizan con la imagen visual en los procesos de comunicación y se producen y consumen en tiempo real. Cambiaron los códigos y el mundo cultural simbólico que llega a las plataformas digitales modificó el arte y las percepciones del espacio y el tiempo. Nuestras formas de conocer el mundo ahora se da en imágenes y al cambiar la relación epistémica con la realidad, cambia también el capital cultural simbólico. Este nuevo escenario simbólico de evolución comunicativa visual presenta un nuevo espacio virtual o mejor conocido como ciber-espacio. Igarza afirma que la red busca hacer evidente para el usuario el valor de la vinculación, de la afinidad, del compartir valores, intereses, formación o trayectoria (Igarza , 2009). Con este preámbulo nace un fenómeno mundial de expresión y de comunicación sin fronteras, conocido como las redes sociales. 1.2.1.1. Redes sociales Entender en qué consisten las redes sociales y el papel que desempeñan en la sociedad del siglo XXI aporta al estudio desde dos aristas: la primera, como contexto social de la evolución comunicativa que visibiliza la necesidad de actualizar el manejo y la manera de percibir de la Comunicación dentro de las organizaciones y, la segunda, desde cómo su utilización podría convertirse en un canal importante a considerarse dentro del protocolo comunicacional de la entidad de estudio. La creación de las redes sociales es ambigua pero varios estudios coinciden que su llegada se da a partir de la red internet en el año 2 000; a partir de ese momento existe un movimiento social de conexión en red entre amigos; en el 2002 se lanza el portal Friendster, en el 2003 se inaugura MySpace, concebida en un principio como un ―clon‖ de Friendster, en el 2004 se lanza 15 Facebook, concebida originalmente como una plataforma para conectar a estudiantes universitarios y en el 2006 se crea la red de microblogging Twitter. (Marketing Directo, 2015). Manuel Castell en su libro ―Comunicación y Poder‖ indica que los estudios demuestran que cuanto más se usa Internet, más aumenta el nivel de autonomía del sujeto en los siguientes sentidos: individual, empresarial, profesional, comunicativa, sociopolítica y corporal. (Castells, Comunicación y Poder, 2010, pág. 181) Roberto Igarza plantea, por su parte, que ―los medios sociales, en especial las redes, al incentivar la circulación de información entre los contactos, impulsan, en primer lugar, el intercambio de contenidos de usuario y, en segundo lugar, el consumo de contenidos profesionales‖. (Igarza , 2009, pág. 141) Las redes sociales se convirtieron en espacio de participación en comunidades de debate y de argumentación, mismas que se han desarrollado a partir de una práctica asidua de intercambios de informaciones y de conocimientos. Con la ruptura de fronteras cada individuo consiguió comunicarse en tiempo real a cualquier lugar del mundo y crear su red de amigos con quien compartir sus pensamientos, sentimientos, información y ocio, todo en un solo espacio la red. Para Igarza esta nueva forma de consumir y producir cultura requiere de una nueva visión de Comunicación y abre paso a que estos espacios se conviertan en nuevas herramientas de Comunicación, sobre todo porque su consumo ha llegado hasta los teléfonos móviles; Igarza corrobora el criterio de sociedad red de Castells al hablar de la sociedad de la Comunicación al afirmar que ―Internet compasa y connota la evolución de la sociedad más que ninguna otra tecnología. Esta, a su vez, acompaña y se retroalimenta de los procesos de globalización‖ (Igarza , 2009, pág. 146). Entonces, las redes sociales no son más que la fusión de la comunicación e información dentro de la Internet, con el objetivo de aprovechar el ocio como un espacio para que la ciudadanía se comunique más que nunca con todos quienes desee, sin fronteras, pueda publicar cualquier tipo de información u opinión, consuma publicidad y, al mismo tiempo, se vuelva actor de opinión pública. Con un mundo de posibilidades, las redes sociales se han convertido en otra herramienta comunicacional que permitirá a las organizaciones y a los individuos obtener lo que deseen. Únicamente se trata de utilizar y saber manejar estos espacios en beneficio de cada uno. 16 1.2.2. Comunicación Mundial Para concretar lo expuesto con anterioridad sobre el nuevo contexto mundial donde la tecnología varió los paradigmas sociales, es preciso tomar y explicar el concepto de ―Comunicación Mundial‖ propuesto por Norbert Bolz, quien afirma que ―la era de la comunicación mundial se caracteriza, ante todo, por el hecho de que la percepción de la Comunicación toma el lugar de la percepción del mundo‖. (Bolz, 2006, pág. 55) Bolz cuestiona las consecuencias de que el mundo se haya convertido en el marco de la accesibilidad comunicativa, donde su símbolo técnico sería el teléfono celular. Su crítica es, más bien, una alerta para exponer la premisa de que mientras más información se genera día a día no significa que los usuarios estén más informados, sino que eso genera confusión y que esta brecha que la tecnología ha abierto requiere de mayor precisión debido a que únicamente lo que se corrobora el cien por ciento es creíble, todo lo demás es solo información que no llega a ser conocimiento. Esta crítica o alerta es respaldada por otros autores, entre ellos Dominique Wolton, quien en su texto ―Internet, ¿y después?‖ insiste en que ―los resultados y la velocidad de transmisión están adaptados a la comunicación funcional y a las obligaciones de la globalización de la economía, mientras que la lentitud de la comunicación, a menudo ilustrada a través de los medios de comunicación de masas y contrapuestas a Internet, refleja las dificultades de la intercomprensión‖. Entonces la alerta que nos presentan los autores es que se debe tener cuidado al momento de hablar de una comunicación mundial, que, por un lado, cuenta con una conectividad tecnológica que permite a cualquier individuo consumir y producir contenidos, pero que, por otro lado, cada día se encuentra más desinformada por la cantidad de información que debe procesar, digerir y manejar. Es fundamental para el estudio entender el paradigma social actual para no caer en la desinformación, sino que se presenten alternativas dentro del protocolo de comunicación que permitan la adecuada utilización de los contenidos con la ayuda de los géneros periodísticos que capten la atención del usuario y una correcta retroalimentación; es decir, conseguir una Comunicación eficiente no únicamente efectiva. Si bien es cierto que la Comunicación se ha ampliado en este campo, ha tenido que considerarse una subdivisión de los tipos de Comunicación que existen en la actualidad para poder entenderla y utilizarla adecuadamente. Categorías como la comunicación digital, visual, social, organizacional y política, son las que ayudan a que la concepción de una comunicación mundial deba estudiarse desde varias aristas para responder a las necesidades actuales. Entre las categorías 17 que competen a este estudio de una organización, el análisis conceptual se enfocará únicamente en la Comunicación Organizacional. 1.3. Comunicación Organizacional (Cultura, Organización y Comunicación). La transformación de la Comunicación a lo largo de la historia ha ido de la mano con la evolución mundial. Existe un punto de quiebre histórico que, como señala Joan Costa en su libro el Dircom Hoy, arranca a mediados del siglo XX con la caída de la economía industrial, lo que dio paso al auge de la economía de la información y al nuevo concepto de gestión basado en servicios y valores intangibles. (Costa, 2009, pág. 15). Esta evolución que menciona Costa es la que da la pauta para la existencia de la Comunicación Organizacional, ya que la proyección del cambio de paradigmas en la sociedad hizo que la estrategia comunicacional dentro de las entidades perdiera su fuerza; en ese momento, se generó la necesidad de revaluar esta asignatura y de dar paso a otra cosmovisión de su concepción y aplicación. Es bajo esta premisa de la evolución comunicacional que la investigación espera revelar cómo esta metamorfosis afectó a la Empresa Eléctrica Quito, entidad que es objeto de estudio, y determinar que la existencia de un protocolo de géneros periodísticos, como herramienta comunicacional, permitirá a los comunicadores de esta institución cumplir con las nuevas exigencias sociales e ir a la par de las últimas tecnologías que son parte de la nueva cosmovisión mundial, con el propósito de mantener y fortalecer la imagen e identidad de la Institución. Hay que precisar que la Comunicación en sí fue percibida como innata, en el ser humano, durante muchos años, entendida como emisor-receptor, y que su fundamentación como una disciplina, su estudio y comprensión estuvo vinculada casi a la par del desarrollo de la sociedad industrial, como lo afirman varios autores como Varona Madrid, Joan Costa y Linda Putman en sus estudios. La forma de comunicar pasó de ser una transferencia de información desde el emisor al receptor en base de la comprensión del mensaje, a verse como un proceso que requiere del análisis e interacción de varios elementos que resultan esenciales para la generación de la interacción entre el emisor y el receptor. Varona Madrid (1993) indica que es a principios de los años cincuenta que se inicia una real fundamentación teórica de la Comunicación con los estudios de Redding y Sanborn y con la investigación de varias universidades norteamericanas. Linda Putman (2002) asevera que los estudios de la Comunicación Organizacional surgen a partir de la detección de que la Comunicación podría contribuir a la efectividad de la empresa (Putman, 2002). Estos conceptos reafirman lo manifestado por Costa cuando menciona que el auge de la economía de la información 18 surgió a mediados del siglo XX y que la reubicación del concepto dentro de los estudios es el origen de este nuevo paso hacia la comunicación total dentro de una entidad. Joan Costa propone que la noción del nuevo sistema red expresa bien el cambio de mentalidad organizacional, así como la vieja idea de ―tareas‖ (división del trabajo, fragmentación) transformada en la actual idea de ―procesos‖ (trabajo en equipo, comprensión de la cadena de valor). (Costa, 2009, pág. 76) . Este sistema en red, como lo menciona Costa, genera un cambio de perspectiva al superar un status en el que las organizaciones establecían un organigrama en el cual únicamente los mandos altos y medios podía decidir lo que se debía comunicar mientras la parte operativa debía ser quien comunicara o receptara dicha información. Año tras año, los comunicadores de las organizaciones fueron vistos como instrumentos para conseguir un fin específico o como un canal para llegar hacia los clientes o hasta como una empresa de envío de mensajes; no obstante, con este cambio hacia los procesos, la Comunicación toma una nueva finalidad, un nuevo eje: ya no se comunica por comunicar sino que nace una comunicación por objetivos, estratégica, que requiere del conocimiento de la institución y su entorno para conseguir un fin común, la permanencia y eficacia de la empresa. Partimos de ese precepto para especificar que la Comunicación está estrechamente ligada al desarrollo de las organizaciones. La organización tiene su sitio dentro de la sociedad y, para comprender el análisis del arte de comunicar dentro de las entidades, es preciso remitirnos al origen etimológico del término que proviene del griego organon (instrumento o herramienta: en la Edad Media, instrumento musical del viento, como el órgano de las iglesias),concepto que ha quedado impregnado de la metáfora pseudoetimológica de ―organismo corporal‖, donde el cuerpo humano se constituye en ―metáfora organizacional fundamental‖ englobando conceptos relativos al cuerpo humano, desde la influencia de paradigmas mecanicistas, como lo menciona Aguirre Batzan. (Aguirre Batzan, 2002). La visión funcionalista de la organización a la cual se refiere Batzan, la concibe como un conjunto de elementos organizados que le permiten cumplir determinadas actividades para las que el todo ha sido programado. Significa que cada parte desempeña un rol específico que sumado a la labor de las otras permite cumplir una función en conjunto. Él habla de la organización como un engranaje piramidal donde ―los profundos y acelerados cambios en el mundo de la empresa, han puesto de manifiesto la necesidad de la formación, de la necesaria adaptación a las nuevas realidades. Pero la formación sólo podrá afrontar los retos del cambio organizacional si es capaz de trabajar con la cultura organizacional‖. (Aguirre Batzan, 2002, pág. 86). Los elementos de cohesión 19 y de identificación permiten cultivar un sentido de pertenencia capaz de fortalecer la unidad de sus miembros al enfrentar desafíos, es aquí donde nace la cultura dentro de la organización. Es preciso señalar las grandes diferencias que se presentaron en la concepción global de lo comunicacional tomando como referencia la visión de Joan Costa, padre de la comunicación organizacional, quien menciona que el primer gran cambio estuvo en la pérdida de importancia de la jerarquía interna de la organización y en la relevancia de las relaciones e interacciones entre todos los actores que definen la estructura organizacional o del ―sistema empresa‖, que se descubre a sí misma interdependiente con el sistema entorno. (Costa, 2009, pág. 21). Este gran paso, que empezó a romper las jerarquías y la acumulación de poder para darle mayor relevancia e interés a la organización como un conjunto de actores que trabajan bajo la misma misión: conseguir el crecimiento y el porvenir de la institución, permitió a los comunicadores comenzar un análisis que los sacó de la instrumentalidad hacia el desarrollo de otros métodos, para conseguir un fluida comunicación dentro de la empresa. Las modificaciones en las formas de comunicación influyen directamente en la cultura, dado que establecen nuevas dinámicas de interacción, de consumo de información, nuevos símbolos, nuevos referentes y nuevos códigos. De aquí surgen conceptos como ―cultura de masa‖, ―cultura global‖ o ―cultura visual‖, comunicación organizacional…categorías y concepciones creadas teóricamente para explicar una realidad cultural y social en determinado espacio-tiempo y con determinadas formas de comunicación. La cultura y la organización han conseguido una evolución de conceptualidad que pasó por tesis sociobiologistas que marginaron en su inicio la auténtica dimensión cultural de la organización; sin embargo, debido a las grandes transformaciones en el mundo y a la definición de la organización como un proceso, se puede entender la creación del concepto de cultura organizacional. Anahí Gallardo, en su debate de paradigmas en torno a la cultura organizacional, plantea una visión contrastante de la noción hegemónica de la cultura corporativa en la que advierte que ―la identidad cultural no es única, ni estática, ni acotada, sino más bien heterogénea, dinámica y construida socialmente en un tiempo y lugar‖ (Gallardo, 2014, pág. 8). La cultura en una organización existe en cuanto la organización es comprendida como un conjunto de personas que cumplen un rol con el fin de alcanzar conjunta e individualmente ciertos objetivos, donde esta cultura es ―el resultado de las respuestas del grupo a las condiciones 20 ambientales en un desarrollo histórico específico, es decir, el producto de las fuerzas sociales e históricas en un espacio determinado‖ (Gallardo, 2014, pág. 8), como lo afirma Gallardo. Para poder pensar a la cultura organizacional como una fuerza social e histórica en un espacio determinado, es fundamental especificar que el principio de la organización fue establecido desde un enfoque psicocultural, como lo afirma Geertz quien afirma que ―Observar lo corriente en lugares en que esto asume formas no habituales muestra, no como a menudo se ha pretendido, la arbitrariedad de la conducta humana ..., sino la medida en que su significación varía según el esquema de vida que lo informa. Comprender la cultura de un pueblo supone captar su carácter normal sin reducir su particularidad. (...). Dicha comprensión lo hace accesible, lo coloca en el marco de sus propias trivialidades y disipa su opacidad.‖ (Geertz, La interpretación de las culturas, 1992, pág. 27). Esta cotidianidad en el accionar como parte de una actividad habitual para cada uno de los miembros de la organización, es lo que se denomina cultura, y es dentro de ella que la adecuada comunicación permite mantener a cada uno de los miembros que la constituyen caminando hacia el mismo lugar, hacia objetivo y razón de la entidad que es su crecimiento. Clyde Kluckhohn y Alfred Louis Kroeber entienden a la cultura dentro de la organización como ―patrones transmitidos de valores, ideas y otros sistemas simbólicos que orientan el comportamiento‖ ( Kluckhohn & Kroeber, 1952). Por tanto los comportamientos en una organización no son otra cosa que manifestaciones vinculadas a principios axiológicos. Esta postura de comprensión de cultura organizacional tiene que ver con procesos epistemológicos que el sujeto adquiere en su interacción con los miembros de una organización. Algo semejante concibe Edgar Schein quien sostiene que la cultura de una organización se refiere a presunciones básicas; es decir, invenciones desarrolladas dentro de un grupo social para encarar las necesidades de adaptación e integración. Estas presunciones se legitiman con el fin de volverlas válidas para nuevos miembros en procesos de ―culturización‖ como formas correctas de pensar o actuar. (Schein, 1985) Un factor común en las definiciones de cultura organizacional está relacionado con la presencia de los valores como elemento fundamental de la misma. Este es considerado como el eje integrador de los sujetos que conforman la organización. Los valores organizacionales, en su mayoría, son predeterminados por la dirección de la empresa; no obstante, dentro de la cultura no existe una base impuesta como se definió en los preceptos anteriores, muchos de estos son adoptados por las características diarias de la entidad, la experiencia, educación, costumbres y moral de cada uno de los trabajadores que conforman la organización. Schein, a partir de la mitad de la década de los ‘80, circunscribe una definición de las dos principales funciones que debe cumplir la cultura en una organización determinada, a las cuáles 21 denominó “adaptación externa y la integración interna‖ (Schein, 1985). La cultura, entonces, permite a la organización resolver los conflictos para sobrevivir así como contribuye a transmitir, aprender y compartir entre los miembros de la organización, ese conjunto de valores, cubrir todo el entorno, facilitar su crecimiento y cumplir los objetivos trazados. Con todas estas concepciones, está claro que la cultura organizacional tiene como funciones la cohesión, identificación y resolución de ciertos problemas propios del agrupamiento de varios individuos, propios de la cultura, mas este estudio se centrará no únicamente en esta resolución de conflictos sino en la necesaria ―transmisión cultural‖, como lo describe Aguirre Batzan, donde cada uno de los colaboradores que entre a la institución debe conocer cuáles serán las normativas, el proceso de integración e incluirlo en la socialización. Y es aquí donde entra la labor de la Comunicación que acoge la problemática, distingue y analiza los preceptos culturales de la organización para difundirlos y mantener el equilibrio cultural de una manera positiva para que cada colaborador se sienta identificado con la entidad a la que presta servicios. Así la cultura de la organización unifica la simbiosis que existe dentro de la misma. En la búsqueda de una mejor aproximación teórica a la compleja realidad organizacional de nuestros días, los estudios organizacionales se han visto ennoblecidos con la presencia de la cultura. La tesis planteada se enriquece aún más y se complementa con el enfoque de Jeffrey Pfeffer de la ecología de las organizaciones que expone la mirada, no solo de desarrollo de la organización al interior, sino que plantea el análisis del entorno, para poder sobrevivir en el mercado. (Pfeffer J. , 1992). Pfeffer afirma que la subsistencia de las instituciones depende de la adaptación a factores exógenos, lo cual tiene relación directa con una visión darwiniana de la organización. Para esto se requiere de un reconocimiento y de la comunicación con el entorno para conseguir el fortalecimiento de bienes intangibles como la positiva imagen frente a los otros. Anahí Gallardo respalda lo planteado por Pfeffer al exponer que ―Aceptar las complejidades del nuevo escenario mundial recuperando a todos los actores, implicará trascender los conceptos y prácticas que ha impuesto la cultura corporativa al mundo subdesarrollado y adoptará trayectorias paradigmáticas más integrales en el análisis y en la dinámica organizacional‖ (Gallardo, 2014). Entonces, el análisis de la Comunicación Organizacional empieza a tener sentido en la complejidad de la organización y de su entorno como lo afirma Costa, al explicar ―la complejidad 22 de un fenómeno psicomatemático que las empresas e instituciones reconocen en sus interacciones con el entorno, es decir, que lo experimentan en el crecimiento exponencial de la competitividad, los nuevos agentes, las presiones legales, los avatares políticos-económicos, los cambios tecnológicos, la globalización y el surgir de estos nuevos valores cuya naturaleza hubiera sido impensable en el pasado reciente: los valores intangibles. Hoy gestionar y conducir las empresas con eficacia requiere personas y talento.‖ (Costa, 2009). Los valores intangibles de los que nos habla Costa son nada más que el cambio de la importancia de vender productos al cambio de prestar servicios. En esta época revolucionaria, los clientes ya no esperan únicamente que el producto cuente con la calidad requerida sino que esperan que el servicio que preste la entidad sea adecuado, para preferirlo dentro del mercado competitivo en el que se desenvuelve. Es ahí que, para sobrevivir dentro del entorno, la organización necesita no solo de desarrollo de la organización al interior sino que requiere el análisis del mismo para sobrevivir en el mercado, enfoque que según Pfeffer ―propone que son los factores ambientales quienes seleccionan aquellas características organizacionales que mejor se adaptan al ambiente‖ (Pfeffer J. , 1992). En la actualidad, el entorno también se ha visto afectado por esta transformación de la industria con el ingreso de las nuevas tecnologías de la información; ahora se toma en cuenta la opinión de los consumidores, los clientes y los colaboradores, quienes tienen una voz que les permite expresar sus percepciones sobre los productos y servicio que reciben. Justo en ese momento la comunicación entiende que ya no puede existir una manera de comunicar individual de cada área dentro de la organización y que debe unificarse el criterio como uno solo, dando paso a que la comunicación, de ser un área de apoyo, se convierta en un eje transversal de la organización, que compactará los objetivos específicos y los alineará en objetivos estratégicos de toda la institución. Pfeffer en su escrito saca a la luz la idea de varios teóricos como Levi Strauss, Ellen Lupton, Ronald Marchand y Jack Myers de que ―nuestra industria debe señalar que los ataques contra la publicidad son ataques contra el capitalismo, libertad de expresión, contra nuestro estilo básico de entretenimiento‖ (Pfeffer J. , 1992), postulado que es parte del planteamiento general de la gestión de empresas a mediados de la década de 1980, según la cual las empresas de éxito no debían fabricar productos sino marcas y que contribuyó a consolidar a esta nueva cultura empresarial de consumo y afianzar al cliente no únicamente a través de la calidad del producto sino mediante el posicionamiento de la entidad que llegará a convertirse en un referente como marca para el consumidor. 23 Con estos antecedentes, las organizaciones actuales deben contar con una estrategia de comunicación que se enfrente a estos nuevos retos de la sociedad a nivel mundial, pero la comunicación debe centrarse en ser un eje interdependiente de la organización ya que de esta manera se podrá trabajar siendo la empresa un solo ente social. Para Pfeffer los recursos deben estar entendidos por las variaciones que se presentan alrededor de la organización; cada situación, actor o público de la institución deberá ser atendido por esta nueva manera de comunicarnos, donde la planificación y la estrategia deben satisfacer las necesidades y requerimientos de todos y de lo que conforma la empresa. Cada organización, de acuerdo con sus características ontológicas o su capacidad adquisitiva, tiene diferentes grados de incorporación y uso de tecnologías. Este factor es determinante en las formas de relaciones que se establecen interna y externamente, puesto que de ellas dependen las dinámicas comunicativas que se establecen, así como las formas de circulación y consumo de las representaciones. La comunicación organizacional nace por tanto, encargada de reconocer el entorno en el que vive la empresa y, en base a su proceso de producción o servicio, de comunicar a sus públicos lo que requiere saber para mantener la identidad e imagen de esta entidad frente a ellos. Autores como Eduardo Bueno ven a la comunicación en la organización como un ―sistema de conocimientos que permite integrar en un modelo de planificación-acción el conjunto de decisiones que admite resolver los problemas estratégicos de la empresa o asegurar la adaptación permanente de esta a su entorno competitivo‖. (BRUNET). Por tanto, la circulación de información entre sus miembros equivale a un fortalecimiento interno que producen acciones coordinadas y acertadas a los requerimientos del funcionamiento conjunto, además de asegurar una cohesión sinérgica frente al entorno. Carlos Fernández Collado, investigador académico mexicano, visualiza a la Comunicación Organizacional como ―el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y su medio‖ (Fernández Collado, 1997, pág. 53). Además, la entiende como ―un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre ella y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápido los objetivos‖. (Fernández Collado, 1997, pág. 54). Al tener en cuenta el fundamento conceptual de Carlos Fernández, se pone en evidencia lo imprescindible del intercambio de los mensajes dentro de la organización; además, permite enfocar 24 este estudio en la facilitación del flujo de mensajes con el fin de influir y arraigar en los usuarios los valores corporativos. Eugenio Tironi y Ascanio Cavallo explican que la comunicación estratégica es ―la práctica que tiene como objetivo convertir el vínculo de las organizaciones con su entorno cultural, social y político en una relación armoniosa y positiva desde el punto de vista de sus intereses y objetivos‖ (Maldonado, Maridalia), todo cuanto la rodea puede afectar y modificar a la organización. Al verse envuelta en un ambiente de relativa incertidumbre, requiere de una vinculación fuerte con el entorno para estudiarlo y que su conocimiento sea el cimiento de decisiones que fortalezcan a la organización como un sujeto social, atravesado por una coyuntura política, una estructura de producción económica y expectativas ciudadanas. Por su parte, Cess Van Riel habla de la comunicación corporativa al afirmar que esta ―incluye a la comunicación de marketing, la comunicación organizativa y a la comunicación de la dirección‖, (Van Riel, 1997, pág. 1)lo que da mayor validez a lo mencionado anteriormente respecto de la comunicación que unifica diversas áreas para convertirse en eje transversal y cumplir los objetivos de toda la institución. Van Riel detalla los tipos de comunicaciones que existen dentro de la organización, para entender la relevancia de cada una y cómo es fundamental la cohesión de todas ellas dentro de la comunicación corporativa para el desarrollo y sobrevivencia de la entidad. Esta categorización de Van Riel permitirá poner en contexto a los tipos de comunicación que maneja la organización, en este caso la Empresa Eléctrica Quito, y darle la relevancia a la comunicación organizacional y al cambio que debe evidenciarse dentro de esta entidad. Esta categorización es mencionada también por Joan Costa cuando habla de las tres esferas de la comunicación como la combinación de tres factores: institucional, organizacional y mercadológico. Para Costa estas esferas son ―la clave para contactar, conectar y relacionarnos con los públicos‖. (Costa, 2009, pág. 71). Ambos autores, Costa y Van Riel señalan estos elementos para revelar que la Comunicación dentro de la organización debe tenerlos en cuenta para conseguir una adecuada interacción con sus entornos, interno y externo, y lograr la gestión adecuada que impulse el crecimiento de la institución. Uno de los ejes que contempla la Comunicación Organizacional para tener éxito son las relaciones con sus stakeholders o públicos objetivos; es decir, el entorno que nos rodea. Estas relaciones públicas, como lo menciona Van Riel, se establecen mediante una relación interdependiente con cada uno de los grupos, pero de manera indirecta. El principal aporte de este autor está en aclarar que este tipo de ―comunicación organizativa‖ (Van Riel, 1997)no es una competencia exclusiva del departamento de relaciones públicas de la institución sino que puede 25 generarse desde cualquier área por necesidades diversas de la entidad. Una filosofía similar es la que presenta Costa en la esfera institucional, quien concuerda con Van Riel al hablar de los públicos externos de interés recíproco. Las siguientes esferas o categorizaciones corresponden al ámbito interno de la organización que cubre todos los componentes que integran la empresa bajo una misma cultura, con un organigrama tradicional jerárquico y tienen influencia directa en el funcionamiento de la organización. Costa plantea que la esfera organizacional está representada por la Dirección de Recursos Humanos y afirma que ―el sistema de intereses que vinculan a los stakeholders internos con la empresa son las relaciones interpersonales (laborales, técnicas y sociales)‖. (Costa, 2009, pág. 72). Van Riel complementa esta conceptualización y aporta a lo mencionado que esta categoría ―incluye las relaciones públicas, las administraciones públicas, las relaciones con el inversor, la comunicación del mercado de trabajo, la publicidad corporativa, la comunicación ambiental y la comunicación interna‖ (Van Riel, 1997, pág. 12). Por lo tanto, la comunicación organizacional se visibiliza como todo tipo de comunicación formal que se desarrolla dentro de una Empresa, desde lo administrativo hacia lo financiero, y permite que existan procesos internos para la entrega del producto o servicio: su generación, distribución y comercialización. El desarrollo de este tipo de comunicaciones que se generan al interior no es responsabilidad de la Dirección de Comunicación Social sino de todas las áreas de la Institución; sin embargo, es otra arista que se necesita vigilar y tomar en cuenta al momento de generar la estrategia comunicacional que mantenga el desarrollo empresarial o que permita mejorarlo. Como eje final pero no menos importante, estos autores mencionan al marketing o publicidad que, sugiere Van Riel, es de interés general dentro de las organizaciones, como un componente lógico dentro del programa de negocios de la administración de empresas. Esta categoría permite, según Costa, operar directamente en el campo social y tiene su particularidad. Este tipo de comunicación tiene relación directa con la influencia del mensaje para difundir o promocionar los productos o el servicio tanto al interior como al exterior de la institución. La comunicación organizacional conlleva dentro de sí un conocimiento, análisis y dominio del entorno de la empresa, la parte administrativa, la promoción de sus servicios y de la cultura que existe al interior; lo que le permite contar con los instrumentos suficientes para definir estrategias y acciones que den paso a una adecuada comunicación e interacción con sus grupos objetivos. Esta filosofía de la comunicación organizacional ha sido actualizada y se ha convertido en un gran centro de estudios desde lo académico, recientes estudios han planteado otra 26 conceptualización de este tipo de comunicación, y es denominada como ―Comunicación Corporativa‖ por autores como Joan Costa, Van Riel, Darío Ramos, Paul Caprioti. Este último la define como la ―totalidad de los recursos de comunicación de los que dispone una organización para llegar efectivamente a sus públicos,…es todo lo que la empresa dice sobre sí misma‖ (Caprioti, 2009). Para Cess Van Riel, en cambio, la naturaleza del campo implica ―el derribo de las murallas chinas entre (y a veces, incluso, dentro de) las tres formas de comunicación anteriormente mencionadas‖ (Van Riel, 1997, pág. 22), además, es precisamente este autor quien recalca que la Comunicación Corporativa no debe ser apreciada tan solo como una profesión sino, más bien, como una forma de entender a la comunicación. Pese a que este término recién está en estudio y que en los últimos años existen varios aportes sobre el mismo, para propósitos del trabajo se diferencia de la Comunicación Organizacional por la definición que se mencionó con anterioridad sobre una de las esferas o categorizaciones. Entonces, es la Comunicación Corporativa quien denota la visión de concebir y visibilizar a la comunicación del siglo XXI con responsabilidades centrales que, como lo establece Van Riel, consisten en ―desarrollar iniciativas para minimizar las discrepancias no funcionales entre la identidad y la imagen deseada, teniendo en cuenta la interacción (estrategia, imagen e identidad); desarrollar el perfil de la empresa tras la marca e indiciar quien debe hacer cada tarea en el campo de la comunicación para formular y ejecutar procedimientos efectivos que faciliten la toma de decisión sobre asuntos relacionados con la comunicación.‖ (Van Riel, 1997, pág. 22) La Comunicación Corporativa es considerada en el campo académico como holística y en proceso de teorización mas no únicamente como algo operativo o como un desarrollo de habilidades, lo que la potencia en análisis y creatividad y brinda la oportunidad a los nuevos teóricos de presentar distintos modelos para su desarrollo. Para concluir la definición de este concepto, tenemos el aporte de Blauw quien la sintetiza como ―el enfoque integrado de toda comunicación producida por una organización, dirigida a todos los públicos objetivos relevantes. Cada partida de comunicación debe transportar y acentuar la identidad corporativa‖. (Blauw, 1994). Entonces, al recapitular lo anteriormente expuesto, se puede tomar a la Comunicación como el eje transversal de la organización que no solo visualiza y enfoca a la cultura dentro de la institución, sino que necesita del análisis cultural de su entorno para coordinar acciones estratégicas que permitan la aceptación y el éxito de la organización dentro de su giro de negocio. En este ámbito, Joan Costa propone un modelo de objetivos, inversión y resultados que termina por transformar el modelo pasivo de la comunicación con uno estratégico de previsión y control. 27 En la actualidad varias empresas han acatado el modelo de Costa por todo el mundo creando planes estratégicos que sumen el accionar de todas las áreas y las alinee hacia un mismo objetivo el desarrollo de la organización. La comunicación corporativa permite que las entidades eviten la duplicidad del trabajo, cuenten con la coherencia que se requiere y sean recíprocos con el entorno en el que viven. El Autor creó así el concepto del DIRCOM, Director de Comunicación, que estará a cargo de realizar y desempeñar la función y responsabilidad de manejar la comunicación corporativa en la institución a nivel mundial. 1.3.1. La Dirección de Comunicación (DIRCOM) Los procesos comunicacionales son el eje fundamental para la gestión estratégica en la organización. De la comprensión de sus códigos, símbolos y funcionamiento depende una correcta lectura interpretativa de la realidad organizacional y sus posibilidades de direccionamiento. La Dirección de Comunicación, y su Director principalmente, como menciona Costa, debe conocer y comprender estos procesos para convertirse en un ―estratega generalista y polivalente, lo que no solo conlleva un aprendizaje formal, sino empresarial y autodidacta al mismo tiempo‖ (Costa, 2009, pág. 86). El modelo de Costa posibilitó la visibilización de los comunicadores del siglo XXI al convertirlos en estrategas capaces de contar con amplios conocimientos teóricos y creativos para solventar cualquier situación empresarial. Mas, el requerimiento y desafío que plantea el autor a quienes deciden convertirse en una DIRCOM es poco usual ya que exige más características humanas que intelectuales. La principal aptitud del perfil que lanzó Joan es el constante crecimiento y aprendizaje; la humildad de jamás creer que se sabe todo porque el entorno es cambiante, siempre se encuentra en transformación y la visión de un estratega no puede limitarse a la planeación a corto plazo sino, por el contrario, a prevenir estas transformaciones, anticiparse a los posibles eventos y planificar en base de los objetivos empresariales, proyectos que solventen posibles crisis, cambios internos, de mercado o incluso sociales, en el ámbito país. Por supuesto, la ardua tarea de manejar la Comunicación Corporativa no puede realizar una sola persona, la Dirección de Comunicación no solo debe contar con un estratega a la cabeza, sino que el equipo de profesionales que lo conformen, especialistas en las distintas aristas de las que se ocupa este campo, mencionadas con anterioridad en el estudio. El trabajo en equipo será el pilar fundamental de esta área dentro de cada institución ya que depende de esta unidad la objetiva y precisa consolidación de las necesidades del resto de áreas institucionales, la adecuada operatividad de las acciones desplegadas de las estrategias propuestas en el plan de comunicación anual. 28 Como plantea Joan Costa, la transversalidad de la comunicación de la organización solicita la polivalencia de esta Dirección, cada Dircom no solo debe ser estratega, sino un asesor directo de la Gerencia, contar con una aptitud política alineada con los objetivos de la entidad, planificador a tiempo completo, defensor de la conducta ética y socialmente responsable, animador de grupos de trabajo, abogado de los públicos y hasta ingeniero en emociones tanto en gestos de vínculos o guardián permanente de la imagen pública de la empresa. (Costa, 2009, pág. 89) Los objetivos y funciones generales que otorga Costa a la DIRCOM de ―contribuir al liderazgo del máximo ejecutivo de la empresa; vectorizar, desarrollar y controlar la política de comunicación y la imagen de la empresa; coordinar las comunicaciones institucionales y la reputación al más alto nivel; diseñar los planes estratégicos globales, de comunicación y de actuaciones; reforzar o cambiar la cultura organizacional; integrar las comunicaciones en las esferas institucional, organizacional y mercadológica; ejercer una asesoría interna a través de su Dirección; y, asegurar los activos de la compañía con prevención y gestión de crisis‖ (Costa, 2009, pág. 89), cumplen lo que establece la gestión de la Comunicación Corporativa vista desde cualquier ángulo por autores como Cess Van Riel, Paúl Caprioti y hasta Ed Blauw, citados anteriormente. Este modelo de acción propuesto por Joan Costa se ha convertido en una aparente guía para entender y actuar frente a este nuevo paradigma de la comunicación actual a nivel mundial. Por el mundo ha recorrido este concepto y millones de empresas ya han restructurado a sus áreas y les han dado la atención que requiere la comunicación; este es el caso de la EEQ como se expuso, no obstante, en el día a día, como menciona el padre de este concepto, los paradigmas sociales mundiales se encuentran en cambio permanente y ese es el reto con el que subsiste la DIRCOM. El presente estudio presentará el análisis del manejo de los procesos de la Dirección de Comunicación de la Empresa Eléctrica Quito, con el objetivo de aportar a la creación de una nueva herramienta, en este caso el Protocolo de Géneros Periodísticos, que permita al grupo de trabajo solventar, de una manera más ágil y productiva, la operatividad de las acciones que se requieran para mantener vigente la identidad e imagen de la Institución, según su crecimiento de acuerdo con el entorno en donde se desenvuelve. 1.3.2. Identidad Corporativa Para hablar del concepto de identidad es preciso citar a Paul Caprioti quien en su libro ―Branding Corporativo‖ comienza sus hipótesis con esta premisa ―La gestión de los atributos de identidad de una organización y su comunicación a sus públicos tiene como objetivo prioritario lograr la identificación, diferenciación y preferencia de la organización‖ (Caprioti, 2009, pág. 11). 29 El origen etimológico del término identidad viene del latín ídem que significa idéntico a sí mismo. Joan Costa expresa que con el nuevo paradigma comunicacional del siglo XXI existen cuatro parámetros que definen la identidad dentro de una institución: quién es, qué hace, cómo lo hace y cómo se comunica. (Costa, 2009, pág. 127) Como el campo de la Comunicación Corporativa en lo académico es relativamente nueva, la identidad de cada organización como un componente de acción o un objetivo a perseguir de la misma, tiene diversas concepciones que aún no están esclarecidas para todos los ciudadanos. Cess Van Riel recopila en sus escritos varias definiciones de la identidad corporativa de las cuales se tomarán tres como un aporte al entendimiento de su relevancia. Por un lado está el criterio de Birkigt y Stadler quienes afirman que la identidad ―es la auto presentación y el comportamiento de una empresa a nivel interno o externo, estratégicamente planificados, y operativamente aplicados, que desencadena en la filosofía acordada por la empresa, en los objetivos a largo plazo, y, en especial, en la imagen deseada junto con el deseo de utilizar todos los instrumentos de la empresa como unidad única, tanto de manera interna como externa.‖ (Van Riel, 1997, pág. 31) Tanneberger, por su parte, asegura que ―la identidad corporativa refleja la capacidad distintiva y las características individuales reconocidas de una empresa‖; además, afirma que ―en este sentido incluye también la distinción y reconocimiento de las partes de toda la empresa, y la atribución de estas partes al todo‖. (Van Riel, 1997, pág. 31). Tras la recopilación de estas propuestas teóricas para definir a la identidad de cada institución, Van Riel considera que esta es ―la manifestación de un conjunto de características que forman una especie de concha alrededor de la organización, mostrando su personalidad‖. (Van Riel, 1997, pág. 36) Existe un eje común en cada una de las definiciones expuestas: todos coinciden en que la identidad de cada organización está en su personalidad, lo que la hace única y la diferencia de todas las demás. Como cada ser humano cuenta con un carácter, una cosmovisión con valores, idiomas y experiencias que lo hacen original e irrepetible; así cada organización debe contar con sus propios elementos que le caractericen, de esta manera, cada área de la institución podrá saber y sentir esa identidad con la filosofía corporativa instaurada. La filosofía corporativa se perpetua con una misión, visión y en tener valores sólidos que le permitan distinguirse del resto de entidades en el mercado, con el objetivo directo de conseguir 30 un crecimiento ético del negocio, entendido como producto o servicio. En el caso de la empresa motivo de estudio, su giro de negocio es el servicio de energía eléctrica en su área de concesión. Caprioti con su opinión de Identidad Corporativa al verla ―como el conjunto de características centrales, perdurables y distintivas de una organización, con las que la propia organización se auto identifica (a nivel introspectivo) y se auto diferencia (de las otras organizaciones de su entorno)‖ (Caprioti, 2009, pág. 21), abre otra característica de la identidad digna de análisis, que se une a la mencionada por Birkigt y Stadler, quienes exponen que este proceso de identificación puede ser a nivel interno como hacia afuera. Al relacionar la identidad de la organización, en el ámbito comunicacional es conocido como la manera en que los colaboradores de una empresa se sienten identificados con ella; es decir, si no solo conocen la misión, visión y valores establecidos, sino si los respetan y llegan a sentirse identificados con estos. El reto de la Dirección de Comunicación, como se expresó con anterioridad, es precisamente conseguir que cada uno de los trabajadores de la entidad se sienta identificado con el giro del negocio, con su proceder y que comparta esta pasión por el producto o servicio que se entrega a los usuarios. Cómo conseguir que esto suceda es el desafío; el primer paso, por supuesto, está en crear la filosofía corporativa, el logotipo que represente a la entidad, el nombre de la institución, los procesos, reglamentos y la creación de un estilo corporativo. La importancia de estos símbolos es la de visibilizar la personalidad de la institución, es como la hoja de vida que debe presentarse ante el mundo para ser conocido. Caprioti define a la Filosofía Corporativa como ―la concepción global de la organización establecida por la alta dirección (propietario, CEO, Consejo de Dirección, etc.) para alcanzar las metas y objetivos de la misma. Es aquello que la alta dirección considera que es central, perdurable y distintivo de la organización. En cierto modo, representa los ‗principios básicos‘ (creencias, valores y pautas de conducta) que la entidad debería poner en práctica para llegar a cumplir sus metas y objetivos finales fijados‖. (Caprioti, 2009, pág. 25) Sin embargo, la identidad corporativa también está influenciada por varios factores sociales que conforman la cultura organizacional; para Caprioti estos consisten en las características de personalidad del fundador de la organización, así como las normas por él establecidas en un principio para el desarrollo de la actividad de la entidad; la personalidad y normas de personas claves, como los Directivos; la evolución histórica de la organización; la personalidad de los individuos o colaboradores y del entorno social. (Caprioti, 2009, pág. 22). 31 Entonces, la filosofía corporativa y la cultura organizacional son los ejes de identidad dentro de cada institución, la delimitación del campo de acción de cada una de las labores que se llevan a cabo dan origen a los procedimientos con los cuales se optimizan las funciones de la empresa, para fomentar su crecimiento. Como anotación adicional, Costa afirma que los conceptos mencionados son solo algunos ejes ya que es la combinación de seis vectores lo que interpreta la expresión de identidad. En primer lugar está el cultural o, como ya se describió, la cultura organizacional; a esta le agrega el vector verbal, por el cual la empresa es vista como un sistema de signos lingüísticos; el visual hace referencia a los signos que definen a la marca; la apreciación de los objetos que conforman la entidad es otro aporte identitario, a esta fase la denomina objetual; el ambiente donde se desenvuelve la corporaciones, otro signo de definición; y, por último, está el eje comunicacional, acentuado en las comunicaciones y las relaciones que conectan, vinculan y fidelizan a la empresa con sus públicos. (Costa, 2009). Van Riel complementa lo expuesto por los otros autores al mencionar que para contar con una política de identidad dentro de la organización, se hacen útiles las clasificaciones, mismas que pueden proceder desde la estructura o desde las estrategias de la corporación. Cita a Olins quien plantea que existen tres clases de identidades que podrían permitir un estudio a fondo de este tema, que el autor compara como una ―concha corporativa‖. (Van Riel, 1997, pág. 41). Estos tipos de identidad definen a las instituciones que existen en el mercado, así clasifica como monolíticas a aquellas instituciones que cuentan con un estilo único, estas son reconocidas por los clientes de manera inmediata pero, por lo general, se encuentran en un campo de acción limitado. La identidad respaldada aparece cuando existe una matriz y varias entidades subordinadas, cada una cuenta con un propio estilo pero se reconocen bajo la identidad general de la sucursal matriz. Una identidad de marca, en cambio, hace que tanto la sede principal como sus afiliadas se diferencien en marca, cada una puede crear un estilo propio. (Van Riel, 1997, pág. 41). Con una hoja de vida tan compleja, el compromiso de la Comunicación Corporativa se hace más intenso debido a que el análisis identitario que realice de la institución debe establecer con cuál tipo de identidad cuenta y cuál es la que desea establecer. Lo que es el punto de acuerdo entre todos los estudiosos del tema es que este ADN de la organización es el punto de partida para contar no solo con una adecuada imagen, sino que es la guía para los procesos, su giro de negocio y para su crecimiento. La Dirección de Comunicación de toda entidad requiere de un reconocimiento y conocimiento máximo de la institución, ya que debe tomar su ADN y, en base de él, generar 32 estrategias y herramientas que generen una adecuada reputación de la institución; pero, como un punto de cierre de este análisis de la identidad corporativa, se encuentra la orientación del negocio como tal: Van Riel cita a Kammerer, quien distingue cuatro tipos de estrategias de identidad o tipos de acción. (Van Riel, 1997). Las empresas pueden acceder a estas orientaciones, afirma Kammerer, la primera es ser financiera, con una auténtica y propia identidad; mas, puede optar también por la orientación organizativa, donde la filial principal esté a cargo de las funciones directivas de sus afiliadas, la matriz influye en la cultura de las subordinadas, lo que no necesariamente implica que se refleje al exterior de las entidades, sino que tiene un carácter netamente interno; la orientación comunicacional se expresa en la publicidad y el simbolismo que puede trabajarse desde la matriz y que, por tal motivo, las filiales contarán con la misma reputación. Por último, Kammerer menciona a la orientación propia e independiente cuyos mensajes y símbolos son una unidad consistente. (Van Riel, 1997, pág. 42). Cada corporación tiene independencia para definir qué tipo de orientación quiere a fin de crecer; no obstante, parte de las responsabilidades de la Comunicación Corporativa está en que tras realizar el análisis de identidad, pueda asesorar a la institución para guiarla hacia el crecimiento de su reputación o a la corrección de una inadecuada imagen ante sus públicos. La Dirección de la Comunicación Social diseña estrategias que permitan mantener una sola identidad comunicacional frente a los públicos y, dentro de estas estrategias, se hace fundamental la creatividad para construir productos comunicacionales que posibiliten el entendimiento de la identidad hacia al interior de la organización. Es vital que cada colaborador sepa a ciencia cierta cuál es la identidad organizacional, para que pueda sentirse identificado y sumarse a conservarla. Con la estructura de un protocolo de géneros periodísticos en la Empresa Eléctrica Quito, cada trabajador podrá contar con las herramientas adecuadas para conocer esta base identitaria y, a partir de allí, desde su área, expresar los mensajes técnicos y administrativos con un lenguaje apropiado que refuerce la información que pretende tener la Institución, en este caso, relacionada con el servicio de energía eléctrica. Por tanto la comunicación corporativa pretende realizar la correcta circulación de información entre los miembros de la organización, lo que equivale al fortalecimiento interno mediante el conocimiento que producen las acciones coordinadas y acertadas que responden a los requerimientos del funcionamiento conjunto y aseguran una cohesión sinérgica frente al entorno lo que crea la reputación o imagen. 33 1.3.3. Imagen Corporativa Estamos inmersos es una sociedad ―como sujetos de conocimiento y experiencia predispuestos a una comunicación directa con otros sujetos de conocimiento y experiencia, ejerciendo en ese intercambio directo y no mediado la crítica del dominio del espectáculo y participando en la transformación de los modos de organización de la vida cotidiana‖ (Brea, 2014, pág. 12). Los productores culturales ya no parten desde un centro hacia múltiples receptores, ahora existen varios autores de mensajes, lo que desplaza la concepción centralizada y hegemónica de las industrias culturales en los mass media. Ya no es uno solo el ente difusor de los productos culturales y simbólicos que consumirán las masas, sino que los sujetos confluyen en un no-lugar para crear y consumir mensajes culturales acordes, ya no con una agenda impuesta por un programador sino con los intereses o necesidades del sujeto. Es a partir de estas preocupaciones que nacen estudios dedicados a la evaluación y construcción de la imagen corporativa, publicidad y posicionamiento. Para Joan Costa, ―no hay imagen sin identidad, pues la primera es el reflejo de la segunda, la precede‖ (Costa, 2009), se puede establecer que las organizaciones son difusores de símbolos que generan ante la mirada de sus públicos, de acuerdo con los intereses ―imagen mental‖, con opiniones sobre su proceder en el mercado y sus productos o servicios. Cess Van Riel asevera que ―una imagen es como un carrete fotográfico que está a punto de ser revelado en la mente de las personas. Proporciona a quien la recibe un medio para simplificar la realidad de los objetos, a través de conceptos como bueno, malo y agradable o desagradable‖. (Van Riel, 1997, pág. 77). La imagen que cada individuo se forma de un objeto, persona o institución, se complejiza al pasar por su cerebro donde reside su estructura mental cultural, tiene definidas las categorizaciones del bien y el mal. Es a partir de la cultura, que nace la imagen mental de cada organización en cada uno de las personas que forman parte de sus públicos objetivos, de una u otra manera. Pero como afirma Paul Caprioti, la palabra Imagen ha sido utilizada para definir gran cantidad de fenómenos y esto ha generado una amplia confusión en su uso. Esta profusión de significados ha hecho que su utilización en el ámbito de la Comunicación Corporativa también sea confusa y prueba de ello es la gran cantidad de expresiones que quedan reflejadas en la literatura sobre el tema. (Caprioti, 2009, pág. 86) 34 A modo de ejemplo, Joan Costa (1987) hace una agrupación de esas expresiones, citando: imagen gráfica, imagen visual, imagen material, imagen mental, imagen de empresa, imagen de marca, imagen corporativa e imagen global. En el 2009, Costa detalla su concepción de imagen corporativa es una imagen mental a la carta (Costa, 2009, pág. 101). Un lugar en el que ninguna imagen es fija e inamovible, sino que puede ser cambiante de acuerdo con las acciones que se realicen. Es la adaptabilidad la principal característica de la imagen ya que puede variar de acuerdo con los intereses de cada ser humano, día a día. La posibilidad de desglosar a esta imagen en dos permite ver que existen diferentes ángulos de estudio; para Caprioti se estructura su centro desde el emisor y desde el receptor. Por su parte, Costa complementa esta hipótesis al poner dos capas selectivas: la una, a la carta; y, la otra, una capa masiva que es la que comparte con la comunidad. Ambos criterios sobre este concepto son válidos en la literatura, no obstante, reflejan que una cosa es lo que el emisor espera compartir con la comunidad, una proyección que desean que tenga el receptor, mas es este perceptor quien recibe el mensaje y es el único que puede definir a ciencia cierta lo que interpreta de ese mensaje, lo hace a la carta ya que puede escoger según sus criterios culturales y vivenciales, entenderlo. Con este criterio, se complejiza la proyección de una adecuada imagen frente a la comunidad; esto aplica no solo a cada individuo que con sus acciones genera una imagen de sí mismo, para muchos positiva sino también posiblemente negativa. De esta manera, el concepto de imagen corporativa, enfocada a las organizaciones estrictamente, tiene su origen, como lo menciona Van Riel, en el gran interés de las imágenes ―radica en la suposición de que una imagen positiva es el requisito básico para establecer una relación comercial, directa o indirecta, con diferentes públicos.‖ (Van Riel, 1997, pág. 78) En la literatura, la definición más precisa sobre imagen corporativa la da Alvesson, citado por Van Riel, quien expresa que ―imagen hace referencia a una impresión holística y viva que mantiene un público concreto hacia una empresa, en parte como resultado del procesamiento de la información llevado a cabo por los miembros del público, y en parte, por la comunidad global de la empresa en cuestiones que tienen que ver con su naturaleza; es decir, el retrato fabricado y proyectado de sí misma.‖ (Van Riel, 1997). Es en el marketing que empieza a revelarse la trascendencia de una adecuada imagen de la organización. Para Norberto Chaves ―El auge de las intervenciones sobre la imagen corporativa es resultado de factores condicionantes provenientes de la sociedad en su conjunto, entre los que podemos señalar como estructurantes del proceso de evolución de lo comunicacional, el desplazamiento de los centros estratégicos de desarrollo y control de esas sociedades desde la esfera de la producción hacia la de distribución y el cambio‖. (Chaves, 1994). La Comunicación 35 Corporativa se hizo fuerte con las nuevas posibilidades de descentralizar el origen de la información y la fuente de significados como visión estratégica para la ejecución de su planificación, con el fin de conseguir esta imagen frente a los públicos. Al convertirse la imagen en un concepto fuerte y complejo para la responsabilidad de la Comunicación Corporativa, varios estudios han planteado su importancia y le han sumado otras dos concepciones que deben ser detalladas con objetividad, con el afán de entender en esencia la relevancia de obtener una imagen positiva de la institución. La reputación y el posicionamiento se abren paso de a poco. El término Reputación Corporativa penetró de manera poderosa en la investigación de la Comunicación Corporativa. Pero, a pesar del tiempo transcurrido, actualmente no existe consenso suficiente a la hora de delimitar el concepto. Caprioti asevera que ―desde las primeras aportaciones de peso sobre el término, el escenario de la reputación corporativa era ya descrito desde un elevado número de puntos de vista diferentes, desde la vertiente económica, pasando por la estratégica, la de marketing, la organizacional, la sociológica y hasta la contable‖ (Fombrun y VanRiel, 1997), (Caprioti, 2009, pág. 93). Por su lado, Costa aporta a esta definición al mencionar que la noción de reputación suma a la imagen pública al agregarle los valores como ética y solvencia financiera. (Costa, 2009) Ambos autores afirman también que la reputación se ve directamente vinculada a los stakeholders, tanto internos como externos. Esta noción de reputación corporativa suma al estudio ya que se convierte en un capital de solvencia, como lo define Costa, dando entonces, a la organización, un reconocimiento más valorativo que únicamente de criterios básicos como lo bueno y lo malo. Entonces, la responsabilidad de conseguir esta valoración entre los públicos recae, por supuesto, en la Dirección de Comunicación. La reputación entonces termina siendo la consecuencia del trabajo de la Comunicación Corporativa con sus stakeholders. Más allá de su concepción, la importancia de la imagen es trascendental en la última década; varios autores señalan el porqué de esta relevancia; así, Van Riel cita a varios de ellos, de los cuales, para objetos del análisis se tomarán tres criterios: Para Blauw, ―una imagen corporativa sólida es un incentivo para la venta de productos y servicios. Ayuda a la empresa a contratar mejores empleados, es importante para los agentes financieros y los inversores y genera confianza entre los públicos objetivos internos y externos. Una imagen corporativa firme proporciona autoridad a una empresa y forma la base para su éxito y continuidad‖. (Van Riel, 1997, pág. 80) 36 Brinkerhof añade que ―una imagen corporativa firme crea un valor emocional añadido para una empresa, y asegura que esté un paso por delante de sus competidores. Una imagen corporativa firme es competitiva, es decir, distintiva y creíble‖. (Van Riel, 1997, pág. 80) . Y Mackiewicz asegura que ―la investigación ha demostrado que nueve de cada diez consumidores señalan que, a la hora de elegir entre productos similares en calidad y precio, la reputación de la empresa determina qué producto o servicio comprar‖ (Van Riel, 1997, pág. 80) Con todos estos criterios, está por demás insistir en la relevancia de contar con una adecuada reputación frente a los públicos objetivos; sin embargo, conseguir una imagen corporativa que perdure con el tiempo y que permita que la institución crezca y subsista durante toda una vida, es un desafío fuerte para los comunicadores corporativos quienes diariamente deben trabajar por construirla o mantenerla. En el caso de una empresa de servicios como la del objeto de estudio, por ser la EEQ la única empresa que provee del servicio eléctrico en su área de concesión, su imagen frente a la ciudadanía es vital ya que depende de ella para subsistir y permanecer en el tiempo. Por tal motivo, no solo puede conformarse con una buena reputación, sino que debe trascender hacia otro ámbito más elevado que le permita contar con el respeto y el aprecio ciudadano. El protocolo de géneros periodísticos que saldrá como un producto final de esta investigación aporta a enriquecer el proceso externo de envío de información de la EEQ hacia sus stakeholders al proporcionarle las herramientas adecuadas a los comunicadores para detectar sus necesidades y responder a las mismas de forma ágil y oportuna con una adecuada utilización del lenguaje mediante los correspondientes géneros periodísticos. 1.3.3.1. Lovemarks Con el avance de las tecnologías y la globalización, los consumidores, público o stakeholders, consiguieron fundirse en el universo del Internet, donde existe acceso absoluto hacia los productos y servicios que llaman su atención. En esta etapa de la historia mundial donde el simple intercambio de mensajes se volvió más complejo, la imagen corporativa juega un rol distinto como se menciona anteriormente, no solo por la relevancia de su función para la sobrevivencia de la organización, sino por el nuevo modo de procesar la retroalimentación de los públicos que plantea la globalización y la internet. 37 Luego de este veloz proceso mundial que se ha vivenciado en las dos últimas décadas de la era Internet, en el 2004, Kevin Roberts, Director de la red de agencias a nivel mundial Saatchi&Saatchi, en un intento por expandir sus herramientas para captar la atención de los consumidores, introdujo un nuevo concepto donde los productos pasaron a segundo lugar resaltando la importancia de la marca, la misma que perdurará en el pasar de los años si se consigue el objetivo. Frente a este revelador concepto, Roberts logró la ansiada conexión con el cliente, permitiendo que este llegue a sentir un gran apego a la empresa, más allá de su racionamiento, considerándola como su ―lovemark‖ (marca amada). (Roberts, 2004) Para Roberts, la frase ―Loyalty Beyond Reason‖, (Roberts, 2004)―lealtad sobre las marcas‖ revolucionó la forma de percibir al consumidor en el mundo empresarial, abriendo un espacio para la atracción de los clientes y generando una relación directa con cada uno de ellos. Esto significó que el mensaje ya no sería únicamente publicitario sino que se situará en un nivel más profundo del raciocinio humano, se enfocó en la necesidad de adaptación y pertenencia de sus seguidores. De esta manera, no solo cambió la problemática social de EEUU, sino que la fórmula de Roberts se difundió al resto del planeta. No obstante, mientras todas las empresas buscan replicar las estrategias para convertirse en lovemarks, los clientes experimentan otro tipo de transformación, la de consumidores a prosumidores. Quien acuñó este término fue el futurólogo Alvin Toffler quien en su libro ―la tercera ola‖ habla sobre la teoría del cambio a raíz de los avances tecnológicos y de un salto "cualitativo" en el conocimiento. Lo que deja estipulado Toffler en su escrito son las consecuencias de esta ola y cómo afectarán seriamente la vida de los seres humanos en aspectos como lo económico, lo político, incluso la misma vida familiar. Se trata, según cree, de ―la muerte del industrialismo y el nacimiento de una nueva civilización‖ (Toffler, 1980); civilización que es ―al mismo tiempo, altamente tecnológica y antindustrial‖ (Toffler, 1980), (Roberts, 2004).Como prosumidor, cada cliente busca no solo la adquisición del producto, como en épocas anteriores, sino que cuenta con el poder de la información, al poder analizar detenidamente ¿qué es el producto?, ¿quién lo tiene? y empaparse de las múltiples opciones que existen para adquirirlo. El consumo de los productos de una lovemark pasó a tener un significado diferente, ya no se desea únicamente proporcionar un servicio para satisfacer una necesidad, sino que se busca contar con un mayor protagonismo, identificarse con el prosumidor en su nivel de caracterización, lo que conlleva a que la reputación de la entidad sea lo que la haga invaluable. Esta valoración rompe esquemas y lo trasciende en su predilección por encima del resto. Aquí se plantea un nuevo paradigma social: la creación de grupos de individuos con intereses comunes que permitan conexiones locales, nacionales o incluso mundiales. 38 El gran reto de llegar a conseguir que una institución llegue a convertirse en una marca amada por sus stakeholders, requiere de un trabajo continuo de Comunicación Corporativa. Kevin Roberts afirmó que los pilares bajo los que se proyecta una lovemark son claros e inamovibles, amor y respeto (Roberts, 2004).Bajo esa filosofía han logrado ganarse un lugar de poder en el mundo. Aquí radica la principal labor de la Dirección de Comunicación de la empresa, al crear una estrategia que genere una reputación o imagen de respeto y aprecio. Queda decir que el poder que han adquirido las marcas a nivel mundial ha generado una transformación que les permite llegar a todos los seres humanos, persuadiéndolos para conseguir una estrecha relación de identificación; relación que es retroalimentada por los prosumidores y que hace crecer al mercado mundial. Por otra parte, esta conquista mundial ha traído beneficios como el placer de la obtención del bien o servicio deseado en el momento requerido, sin horarios ni limitaciones. Al mismo tiempo, convierte al prosumidor en un cliente exigente que busca una excelente atención. La Dirección de Comunicación de la Empresa Eléctrica Quito asume el reto de conseguir el respeto y aprecio de los consumidores del servicio de energía eléctrica. Generar esta reputación durante años es un desafío de información constante. Es así que se hace imprescindible expandir los canales de comunicación con los usuarios y crear las herramientas comunicacionales que se conviertan en un aporte claro para facilitar esta imprescindible labor de los comunicadores de la Institución. El protocolo de géneros periodísticos aplicado a cada uno de los productos comunicacionales que elabora esta Dirección, permitirá a los comunicadores contar con mayores criterios y pautas para conseguir la tan anhelada identificación de sus colaboradores y la reputación de marca amada por parte de sus clientes. 1.4. Periodismo (Historia y evolución). Con la evolución comunicacional que generó la globalización como se ha expuesto anteriormente, el periodismo y la manera de utilizar sus géneros sufrió una transformación que al plasmarla ayudará a consolidar la creación de un nuevo formato que responda a la realidad mundial donde una organización tiene que contar con la Comunicación como un eje transversal a toda su gestión. 39 Se expondrá una breve reseña del Periodismo y su evolución hasta llegar a la utilización de la tecnología. De esta manera, quedará respaldado este estudio en la teoría para proceder al análisis de la entidad. Los estudios son diversos cuando se trata de delimitar la historia del Periodismo; sin embargo, la aproximación más precisa se encuentra en la división de esta categoría en dos etapas: artesanal e industrial. ―La primera correspondería desde los inicios de la prensa periódica hasta la segunda mitad del siglo XIX. La segunda, desde esas décadas hasta el presente‖. (Soto, s.f.) El paso de la aparición del papel, la imprenta, los periódicos y, con ellos, los medios de comunicación y los avances tecnológicos que han llegado hasta la era digital donde el teléfono móvil es la base de comunicación, es extensa, es por eso que para los propósitos del estudio se aterrizará en entender y plasmar la realidad de la evolución en el Periodismo en Latinoamérica, exponer los tipos de periodismos y enfocar a detalle cada uno de los géneros periodísticos. 1.4.1. Periodismo en Latinoamérica Los análisis del Periodismo y su evolución han ido evolucionando, según estudios presentados de Estados Unidos, Europa en los años noventa, hasta los más recientes que llegan a Latinoamérica en el 2000. Autores como Tom Wolfe y Claudia Mellado exponen sus criterios sobre el periodismo latino. Mellado, en su artículo ―Periodismo en Latinoamérica‖, hace énfasis en que las investigaciones latinoamericanas usan los mismos acercamientos conceptuales y metodológicos de las regiones, donde los problemas recaen en la incompatibilidad que se genera, entre estructuras sociales distintas. Esta situación, afirma, trae consecuencias al caer en comparaciones; sin embargo, considera que la mejor forma de llegar a un resultado menos arbitrario es hacer un esfuerzo por encontrar los elementos comunes que han venido definiendo al periodismo de esta zona. (Mellado, 2009) Pese a que el Periodismo ha avanzado de acuerdo con la Democracia, hay algunos puntos que son destacables y que permitirán contextualizar esta evolución de la profesión en la región; la institucionalización de la Comunicación o Periodismo como una carrera de tercer nivel fue el principal cambio que surgió en el siglo XV al XVII, la profesión de informar era realizada por cualquier persona que quisiera; mas, al ser una profesión, se tornó una labor mixta donde la ejerce tanto gente con preparación como sin ella. 40 Otra característica que se debe tomar en cuenta es la influencia norteamericana que ha tenido el Periodismo en la región. Como lo afirma Mellado, el modelo de educación norteamericano vinculado al entrenamiento de habilidades prácticas, pronto comenzó a enfatizar el acercamiento académico más que el profesional y de vocación. (Mellado, 2009). No obstante, esta influencia de Norte América así como la europea, no contemplaron las características del espacio latinoamericano, imponiendo un modelo educativo y conceptual que no se adaptaba adecuadamente a las estructuras existentes, como lo asevera Marques de Melo. (Mellado, 2009). Sin embargo, pese a las circunstancias anteriores, el periodismo latinoamericano termina teniendo otra interesante tonalidad que, como lo expresa Tom Wolfe, es representada por el género periodístico de la crónica. Asegura también que la superación de la crónica a la novela es la principal transformación hacia lo que denomina ―nuevo periodismo‖. Que, según el autor, arranca probablemente con la literatura de viajes de fines del siglo XVIII y comienzos del XIX. (Wolfe, 1973) En los años setenta, cuando la globalización se encontraba en su auge, las discusiones sobre la información y la Comunicación empezaron a tener lugar. En los ochentas, sin embargo, es cuando, como lo afirma Mellado, se complejiza el rol del Periodismo en los países de Sudamérica donde la democratización se hacía sentir, y se fraguaba una extraña relación entre la prensa y el gobierno. “Durante los primeros años transcurridos dentro del siglo XXI, varios elementos se han convertido en característicos: libre mercado, alta migración, problemas ambientales, flujos globales de finanzas, demandas sociales insatisfechas, alta concentración económica y la instauración de la sociedad del conocimiento, donde la revolución tecnológica, la convergencia mediática y el papel del consumidor han transformado los ritmos y los modos en que se producen los mensajes y, con ello, las formas de expresión del Periodismo”. (Mellado, 2009). Plasmada la realidad en las breves palabras de Claudia Mellado, se puede entender que el Periodismo en Latinoamérica ha ido de la mano de la construcción política democrática y que es esta otra gran característica de su evolución. En la actualidad en la que se desarrollan, son como menciona Mellado la privatización y la extrema globalización lo que ha provocado el desarrollo del capital intangible de las organizaciones y empresas, como el resurgimiento de identidades culturales locales. (Mellado, 2009). Se concluye que el Periodismo, en la región, ha sido parte de la evolución de la Comunicación a nivel mundial, contexto expuesto en los acápites anteriores. Con ello, como confluyen varios autores, se desató el estímulo y la aparición de nuevas necesidades comunicativas 41 en torno a distintos formatos y niveles, entre ellos el desarrollo, utilización y características de los géneros periodísticos. 1.4.2. Géneros Periodísticos (Latinoamérica). El Periodismo desde su necesidad de compartir información ha sido estudiado como rama de la Comunicación desde su concepción; de varios estudios se determinaron tipos de periodismo como el informativo e interpretativo. Y al analizar cada uno de ellos se encontraron detalles característicos que generaron otros tipos de caracterizaciones que se destacaban y diferenciaban entre ellas. Los géneros periodísticos según Martínez Albertos, podrían definirse como las diferentes modalidades de la creación literaria destinadas a ser divulgadas a través de cualquier medio de difusión colectiva. (Martínez, 1974, pág. 252) Bajo esta premisa la principal fortaleza de los géneros es ser herramientas literarias que sirven para crear piezas comunicacionales que transmitan información y emociones a los usuarios que los consumen. Juan Gutiérrez Palacio en su obra "El comentario periodístico: los géneros persuasivos" afirma que ―los géneros periodísticos son modos convencionales de captar y traducir la realidad‖ (Gutiérrez Palacio, 1984, pág. 99), lo que Javier del Rey complementa con el criterio de que ―la realidad no nos ofrece un editorial, una noticia, una crónica o un reportaje. La realidad es más modesta y se limita a estar ahí. Lo demás -la noticia, el reportaje, el editorial y la crónica- lo pone el medio para recoger la complejidad de lo que acontece y exponerlo a los receptores‖. (Del Rey, 1988) La aparición y establecimiento de cada uno de los géneros periodísticos está estrechamente ligado a la evolución del periodismo a nivel mundial, obviamente, en Latinoamérica se suscitó el mismo procedimiento. Los géneros guardan relación con lo que el periodista quiere dar a conocer, de acuerdo al objetivo que persigue, por tanto los objetivos que comúnmente se han suscitado pueden ser informar, como interpretar (opinar) o, simplemente, entretener. Según el profesor Ángel Benito, el periodismo de -1850-1973- puede dividirse en tres etapas bien definidas. Periodismo ideológico, periodismo informativo y periodismo de explicación. Esta clasificación, responde a los últimos estudios de prensa comparada realizados en el mundo, se funda en la consideración de los fines que en cada uno de estos tres períodos se han propuesto los profesionales de la información. (Benito, 1973) 42 La clasificación de los tipos de periodismos es topada por varios autores y depende de las diversas perspectivas, autores como Benito y Esteban Morán Torres proponen sus categorizaciones periodísticas, a continuación se expondrá en resumen los criterios de estos tres autores. Benito, expone que el periodismo ideológico se caracteriza por estar al servicio de ideas políticas y religiosas. Impera la opinión sobre la información y tienen importancia el artículo, el comentario y el ensayo. El periodismo informativo se centra más en la narración o relato de los hechos que en las ideas, como la etapa anterior. Tienen más importancia los géneros informativos: la noticia, la crónica y el reportaje. El periodismo de explicación supone un reciclaje de las dos etapas anteriores, motivado, sobre todo, por la aparición de la radio y la televisión y las consecuencias sociales que de ello se derivan. El periodismo de explicación aborda los hechos en profundidad y utiliza equilibradamente los géneros básicos, (relato y comentario), situándolos en una nueva perspectiva mediante la cual el lector encuentra los juicios de valor al lado de la narración de los hechos de forma inmediata. Pretende, por tanto, informar y crear opinión a la vez. (Benito, 1973) Esteban Morán Torres, asimismo, piensa que en el periodismo podemos encontrar dos vertientes principales: la interpretación (opinión) y la información. Este autor distingue cuatro géneros informativos: noticia, entrevista, crónica y reportaje y cuatro de opinión: artículo editorial, comentario, columna y crítica periodística. (Morán Torres, 1980) El número de géneros depende de los diferentes autores, más para cumplir con los propósitos del estudio, se hablará sobre las características de los géneros informativos: noticia, entrevista, crónica, reportaje y de interpretación únicamente el editorial. Además se hablará sobre los medios de comunicación que como menciona Benito unen las dos características de informar y generar opinión. 1.4.2.1. La noticia (periódico). La noticia es el género periodístico más antiguo, consiste en relatar un acontecimiento de actualidad que sea de interés del público. Requiere de un estilo lingüístico claro, concreto y conciso. La noticia tiene una estructura de pirámide invertida que se compone de tres partes: titular, lead o entradilla y cuerpo de la noticia. ―El hecho es el origen de la noticia y ésta, la materialización u objetivación de los aspectos interesantes de ese hecho o acontecimiento con proyección colectiva o social‖, apunta Guillermo Alcalá (Alcalá, 1980, pág. 42) 43 Las condiciones para que un hecho sea noticioso es que sea real, actual, novedoso e interesante. Para contar una noticia hay que responder las siguientes preguntas: 1. ¿Qué? Qué sucedió 2. ¿Quién? A quién le sucedió 3. ¿Cómo? Cómo le sucedió 4. ¿Dónde? Dónde le sucedió 5. ¿Cuándo? Cuándo le sucedió 6. ¿Por qué? Por qué le sucedió Para la autora Stella Martini ―el pasaje de la categoría acontecimiento a la categoría noticia es el resultado de un trabajo de producción cuyo primer paso es la aplicación discrecional de los criterios de noticiabilidad establecidos por el medio‖ (Martini, 2000, pág. 84). Martini considera además que "los valores-noticia" (Martini, 2000) son la novedad, originalidad, imprevisibilidad e ineditismo, evolución futura de los acontecimientos, importancia y gravedad, proximidad geográfica del hecho a la sociedad, magnitud por la cantidad de personas o lugares implicados, jerarquía de los personajes implicados y la inclusión de desplazamientos. (Martini, 2000) La redacción de la noticia presenta unas pautas rígidas que institucionalmente se cumplen en boletines informativos enviados a los medios de comunicación prensa, televisión y radio. La noticia es el género catalogado como el de mayor eficacia en la función de informar. Las noticias por lo general son expuestas y publicadas en periódicos o prensa escrita que es el conjunto de publicaciones impresas que se diferencian en función de su periodicidad, que puede ser diaria, semanal quincenal, mensual, o anual. La prensa escrita como el periodismo tuvo su evolución en América latina como se mencionó anteriormente, sin embargo según varios estudios lo que caracteriza a la región es su heterogeneidad y por tener periódicos dirigidos a públicos muy diferentes y diversos en cuanto a formación cultural y nivel social lo cual provoca, a su vez, diversidad de contenidos y formas de presentarlos. (llorente & Cuenca). 44 La prensa escrita se ha mantenido gracias a la crónica roja y el entretenimiento, los mayores atractivos para los ciudadanos, y a pesar de sus esfuerzos afrontar su casi desaparición en el papel y ser parte de la red internet. 1.4.2.2. El reportaje Se han hecho muchas definiciones del género reportaje, la mayoría de autores como Martín Vivaldi, quien afirma que se trata de un ―relato periodístico esencialmente informativo, libre en cuanto a tema, objetivo en cuanto al modo y redactado en estilo directo, en el que se da cuenta de un hecho o suceso de interés actual o humano, concebida según la personalidad del escritorperiodista.‖ (Vivaldi) Por su parte Xosé López y Miguel Túñez hacen una aproximación al aseverar que ―es un género informativo en el que se refieren hechos que no tienen por qué ser estrictamente actuales, con un estilo informativo que permite más libertad que la noticia, y sin continuidad en el temario de los medios‖ (López & Túñez, 1995) Unificando los criterios entonces se caracteriza al reportaje como un género que informa con un estilo libre un hecho o suceso de interés para el lector, con mayor libertad que en la notica, los reportajes abordan hechos reales de interés general. El reportaje analiza con mayor profundidad y reflexión una noticia, los medios habituales para su difusión son la prensa escrita, las revistas, la radio y la televisión y, actualmente, los medios de comunicación audiovisual. En general, los reportajes se estructuran en cuatro partes: titular, párrafo, cuerpo del reportaje, párrafo final. 1. Titular. Al igual que las noticias puede ir acompañado de un antetítulo y de un subtítulo. 2. Párrafo inicial capta la atención del receptor 3. Cuerpo del reportaje desarrollo del tema 4. Párrafo final incluye conclusiones que comenten o que inviten a la reflexión. 1.4.2.3. La Entrevista Jorge Halperín, en su libro la entrevista periodística, afirma que una entrevista es buena cuando se ha conseguido un inteligente equilibrio entre información, testimonios y opiniones. 45 (Halperín , 2008). Pero realizar esta tarea no es tan fácil requiere de características especiales que se rescatarán en este estudio, con la premisa clara de que como asevera el autor cada día el periodista entrevista casi tanto como respira. (Halperín , 2008). De esta manera, la entrevista se convierte en uno de los géneros periodísticos más utilizados, se haya publicado o no la entrevista, ya que la profesión requiere de este género en dos vías, la obtención de la información y su estructura para contar un tema. Al ser la entrevista periodística un intercambio entre dos personas físicas y unas cuantas instituciones que condicionan subjetivamente la conversación como lo expresa Halperín, la relevancia de la vocería es otra característica fundamental del género. Saber a quién se va a entrevistar es la acción previa a la planificación del cuestionario que se realizará. Más la esencia de esta herramienta periodística está en como dice el autor hacer que la realidad de la tarea se ubique ―en el inquietante cruce entre aquella dura intrusión y este encuentro lleno de calor personal‖ (Halperín , 2008), todo esto mediante preguntas y cuestionamientos adecuados que no incomoden al entrevistado, que generen confianza y que ayuden a obtener la información que se requiere sobre el tema a tratar. No existe una estructura cerrada para la entrevista, funciona con lo dice Halperín con las ―reglas del diálogo privado (proximidad, intercambio, exposición discursiva con interrupciones, un tono marcado por la espontaneidad, presencia de lo personal y atmósfera de intimidad), pero está construida para el ámbito de lo público‖ (Halperín , 2008). 1.4.2.4. La crónica Cómo último género a tratar, pero no menos importante, se encuentra la crónica que según Carlos Monsiváis se define como la ―reconstrucción literaria de sucesos o figuras, donde el empeño formal domina sobre las urgencias informativas‖. (Wolfe, 1973) Autores como Darío Jaramillo y Tom Wolfe consideran que la crónica ha brindado un nuevo auge al periodismo sobre todo al latinoamericano. Para Jaramillo ―los cronistas latinoamericanos de hoy encontraron la manera de hacer arte sin necesidad de inventar nada, simplemente contando en primera persona las realidades en las que se sumergen sin la urgencia de producir noticias‖. (Jaramillo , 2012). Por su parte, Wolfe comprende que la crónica reemplazo al estilo caduco novelístico de los años 60 y 70 dando un auge a un nuevo periodismo, en el que los cronistas de la región han tenido mucho éxito al contar las historias desde la perspectiva humana, es para el autor una ―versión 46 narrativa de la opinión pública cuyo antecedente fue el coro griego; del ensayo, la posibilidad de argumentar y conectar saberes dispersos; de la autobiografía, el tono memorioso y la reelaboración en primera persona.‖ (Wolfe, 1973) Jaramillo afirma que este género es una fusión de los otros al afirmar que ―de la novela extrae la condición subjetiva, la capacidad de narrar desde el mundo de los personajes y crear una ilusión de vida para situar al lector en el centro de los hechos; del reportaje, los datos inmodificables; del cuento, el sentido dramático en espacio corto y la sugerencia de que la realidad ocurre para contar un relato deliberado, con un final que lo justifica; de la entrevista, los diálogos‖. (Jaramillo , 2012) Así la crónica se ha convertido en un pilar fundamental del periodismo latinoamericano donde autores como Gabriel García Márquez, Alberto Salcedo Ramos, Martín Caparros, entre otros, han destacado su actuación a nivel mundial. Este género cuenta con una libertad mayor a la del resto de géneros y es el más utilizado en la actualidad. 1.4.2.5. El editorial Como género de opinión se analizará únicamente el editorial el cual aparte de informar interpreta y opina acerca de la actualidad. Distintas fórmulas periodísticas tratan de desarrollar esta función para presentar un artículo de opinión que no va firmado por ninguna persona y que recoge la opinión institucional y colectiva del periódico o revista. Por ser de carácter institucional, este tipo de artículos tienen una gran trascendencia pública ya que exponen la opinión abierta y directa del medio así como sus planteamientos ideológicos implícitos. Por lo general, únicamente las altas autoridades se encargan de realizar este texto oficial. Se puede afirmar que, como características, este género debe contar con párrafos introductorios, tener un espacio limitado y abordar de manera directa el tema sobre el que opina. El editorial puede contener una parte que anuncie el tema, otra que lo recuerde, el análisis y la interpretación, la presentación de una postura y una opinión concreta. 1.4.2.6. Medios de Comunicación Se llama medios de comunicación a todos los canales por donde los seres humanos informan los acontecimientos y se comunican a nivel mundial. El teléfono, la radio, los periódicos, cine, Internet, los dispositivos móviles, todos son medios que de una u otra forman colaboran a determinar ideas hábitos y costumbres en la sociedad; es ahí donde radica su importancia. 47 Los medios de comunicación, a lo largo de la historia, han acompañado los procesos de socialización. Actualmente ofrecen referentes de conocimiento, imágenes del mundo exterior y de personajes que constituyen parámetros de interpelación, modelos étnicos y sociales de éxito y fracaso, se han convertido en parte de la publicidad institucional y son un centro de entretenimiento. A pesar del avance tecnológico, los medios de comunicación han evolucionado y se mantienen firmes en su utilización, sobretodo en Latinoamérica. Al hablar de la publicidad que se da por medio de propagandas de bienes y servicios en los medios, según varios estudios los medios más utilizados han sido en el último siglo la radio, el periódico y la televisión, quienes a pesar de que han disminuido su consumo, aún siguen resistiendo la globalización. Las investigaciones y análisis sobre los medios de comunicación son diversos y complejos, sin embargo, para el estudio solo se hace referencia y se topará a los medios de comunicación como un canal o herramienta al servicio de la Comunicación Corporativa, y cómo su utilidad podría reforzarla. 1.4.2.6.1. La Televisión y la Radio La radio y la televisión elevaron la trascendencia de los medios de comunicación en la historia, hicieron que tuvieran un peso específico en la sociedad debido a la orientación de los intereses sociales por medio de ellos, dentro de lo que se conoce como sociedad mediática o, como lo denominada Castell, sociedad red. La Televisión concebida como un medio de naturaleza audiovisual que emite imágenes y sonido tuvo un gran atractivo al poder realizar emisiones y retransmisiones que no se podían realizar en los demás medios. La tecnología favoreció considerablemente la extensión de la televisión a todos los lugares de la tierra. Las transmisiones que inicialmente se emitían en ondas herzianas se ampliaron a emisiones vía satélite y de cable. De esta forma, se produjo el fenómeno de internacionalización y globalización de la televisión. En cualquier caso, como lo afirma Casilda de Miguel ―la televisión se encuentra en un proceso de transición muy ligado al de las comunicaciones, que incide de forma considerable en diferentes aspectos de la vida de las personas y en el de la propia comunicación publicitaria en este medio. Representa la segunda actividad recreativa (después de Internet) a la que la gente le dedica la mayor parte del tiempo disponible. En España, en 2005, el tiempo medio dedicado por la población a ver la televisión se situaba en 221 minutos por persona y día‖ (De Miguel, 2003). 48 Con toda esta atención, la televisión se convirtió en un gran medio publicitario, utilizado hasta la actualidad, pero que se encuentra en picada debido a los numerosos canales existentes y lo que se denomina zapping, flipping y zipping, donde el telespectador cambia de canal cuando llegan los anuncios, no detiene el zapping si hay un anuncio o si graba algo adelanta el anuncio. Por su parte, la Radio y la publicidad se encuentran unidas en origen, como lo afirma Benito, ya que en 1924, cuando fue concebida como medio de comunicación, se advirtió su efecto en los oyentes. Luego de los primeros programas patrocinados, historias o canciones publicitarias, se determinó su capacidad de difusión de los mensajes. No obstante, tres décadas después, mermó su furor por la aparición de la imagen, la televisión. Desde entonces, pasó a estar en segundo lugar en audiencia; sin embargo, hasta la actualidad muchas empresas utilizan la radio como medio publicitario, sobre todo en Latinoamérica. La subsistencia de la Radio dentro de la sociedad red se debe a que ahora es posible contar con frecuencias radiales por Internet, desde cualquier lugar del mundo se puede acceder a frecuencias locales. Según varios estudios, la radio ocupa el cuarto lugar en cuanto a inversión publicitaria en la actualidad. 1.4.3. Del papel a la red. Como se expuso en el acápite anterior, las Nuevas Tecnologías de la Comunicación y la Información (NTIC) en la sociedad constituyen el acontecimiento histórico más destacado de las últimas dos décadas. Para Gabriel López García, partícipe del texto ―El Ecosistema Digital: Modelos de comunicación, nuevos medios y público en Internet‖, existe una ―estrecha incardinación entre los individuos y las tecnologías digitales el elemento de más largo recorrido y de mayores implicaciones en muy distintos órdenes de la vida cotidiana (el económico y el político, el laboral y el lúdico, el social e individual), entrelazados en torno a la nueva dimensión de la comunicación‖ (López G. , 2005) Esta sociedad red de la que habla Manuel Castells a la que hace referencia López, ha traído consecuencias importantes al mundo que así como han generado grandes aportes en la difusión y la nueva cosmovisión comunicacional, publicitaria y de acceso a la información, también recibe, como todo, alertas sobre las consecuencias sociales de este cambio tan acelerado que se vive el mundo. 49 Norbert Bolz afirma que en la actualidad los medios masivos generan en la sociedad una predisposición a alarmarse. Cita al sociólogo Erwin K. Scheun que señala con razón que los medios masivos construyen la imagen del ―gran Mundo‖ como una antítesis de la propia realidad de los espectadores: la imagen de un mundo caótico, justo cuando se supone que el propio mundo está en orden. (Bolz, 2006, pág. 56) Roberto Igarza no es tan radical como Bolz ya que más bien lo que intenta es un acercamiento a los estudios de consumo cultural por medio de las tecnologías de la información, al proponer que estas se insertan en la complejidad de las formas que dan sentido a la vida, como lo es el ocio y el entretenimiento, mediante el teléfono móvil. El cambio no fue únicamente cultural sino que, como se ha expuesto, ha transformado la Comunicación y entre esto el mundo impreso que ahora está casi extinto, dando paso a lo digital; López aporta que ―las tecnologías digitales permiten integrar en un mismo marco cognitivo a las diversas formas comunicativas existentes en la sociedad, tanto las derivadas de la Comunicación con el entorno inmediato (comunicación interpersonal) como las que parten de sistemas de difusión centralizados en torno a los cuales se concentra la audiencia (comunicación de masas, social o colectiva, según el término que escojamos)‖. (López G. , 2005) No solo se puede afirmar la transformación de los medios y sus géneros periodísticos, sino que de esta evolución han aparecido otros canales y formatos, desarrollados en Internet y generadores de flujos comunicativos novedosos que dan paso al multimedia, la hipertextualidad y la interactividad, como lo menciona López. El papel quedó en el olvido y cada día hay menos tiraje de la prensa escrita que actualmente se puede encontrar ya como medios digitales, los diarios garantizan que cada noticia publicada aparecerá en su espacio en red, en su propio sitio Web. El análisis de los nuevos medios de comunicación surgidos a raíz del desarrollo de las tecnologías digitales, afirma López, no es más que el complemento de los flujos comunicativos, ―se trata de medios que se caracterizan precisamente por integrar los distintos niveles de la Comunicación, potenciando la multidireccionalidad de la Comunicación incluso en aquellos casos en los que parten de un referente claro en los medios convencionales‖ (López G. , 2005), como es el caso de los diarios digitales. Estos nuevos canales han potenciado la interactividad con los usuarios al informar y esperar una retroalimentación instantánea es un público que evoluciona desde la consideración tradicional de la audiencia (circunscrita, generalmente, a la recepción pasiva de los contenidos predeterminados por el medio de difusión) a la de usuario activo de los medios digitales (con 50 capacidad para interactuar con la información y con los medios que consume de muy diversas formas, así como para establecer redes de intercambio de información con otros usuarios e incluso para constituirse en emisor de la información), como lo menciona López. En el ámbito periodístico estos nuevos canales han provocado la mimematización de varios géneros periodísticos unificándolos y acortándolos en su concepción en función del espacio de publicación de las redes sociales, del mundo multimedia lleno de ilustraciones y de la inmediatez que demanda la globalización. Así, con críticas y múltiples opciones de uso los medios digitales, han abolido a los medios impresos y se convirtieron en la opción más acertada para comunicarse con los usuarios; esta infinidad de herramientas deben tomar en cuenta las empresas para potenciar su imagen y reputación. 51 CAPÍTULO II Este capítulo expondrá una contextualización de historia y realidad de la Empresa Eléctrica Quito, presentará un diagnóstico comunicacional de la entidad para visibilizar las principales características del manejo de la comunicación y el estado actual de la identidad e imagen existente de la organización frente a sus stakeholders. El enfoque y resultado del análisis darán paso a la observación de los productos comunicacionales para la realización de un protocolo de géneros periodísticos que responda a las necesidades actuales de la Dirección de Comunicación Social de la EEQ. HISTORIA DE LA EMPRESA ELÉCTRICA QUITO El inicio del Servicio eléctrico para Quito se dio en medio de guerras internas en el país, pues las fuerzas liberales avanzaban victoriosas; el 5 de junio de 1895, Eloy Alfaro fue proclamado Jefe Supremo de la República por la Asamblea Popular en Guayaquil. En ese año, por primera vez se instaló en la ciudad de Quito el servicio de luz eléctrica cuando don Manuel Jijón Larrea, con un pequeño motor importado para proporcionar este servicio a su casa y a la Botica Norteamericana de su propiedad, situadas en la calle Sucre entre García Moreno y Venezuela, hizo llegar la electricidad hasta la Plaza de la Independencia, en donde fueron instalados los cuatro primeros focos de arco voltaico. Posteriormente, vinieron acciones que debemos recordar como hitos en el inicio de las raíces de la EEQ: en el año 1897, mientras en Quito se expidió la XI Constitución (I Constitución Alfarista) y Eloy Alfaro asumió el poder como Presidente de la República, los señores Manuel Jijón Larrea, Julio Urrutia y Víctor Gangotena constituyeron la empresa La Eléctrica, con el objetivo de proveer de luz y fuerza a la ciudad de Quito. Los tres socios, venciendo todo obstáculo, establecieron una planta de generación ubicada en el lugar denominado ―Piedrahita‖, junto al río Machángara en Chimbacalle, con una capacidad de 200 KW. El servicio estaba sujeto a mil contingencias no previstas, como era la falta periódica de agua en el río, pero fue la primera planta instalada en la ciudad de Quito. El servicio de alumbrado público se hacía con 60 lámparas de arco voltaico de corriente continua y más tarde con 500 lámparas incandescentes de 16 bujías. En el año 1900, los accionistas de La Eléctrica junto a inversionistas de Estados Unidos, transformaron a la empresa quiteña en The Quito Electric Ligth and Power Company, empresa constituida legalmente en Nueva Jersey. 52 En 1922, esta empresa amplió su capacidad de generación con la instalación de la Central Hidroeléctrica Los Chillos, alimentada por las aguas del río Pita, contaba con dos unidades de generación y alcanzaba una potencia total de 1760 kW. Lamentablemente, también las prolongadas sequías de verano afectaban la generación eléctrica. Mientras tanto, en el Cabildo Quiteño se llegó a la conclusión de que crear una empresa municipal de electricidad era la única manera de obtener un servicio eficiente y de bajo precio, El 13 de marzo de 1932 apareció en Quito otra empresa con el objetivo de proveer de electricidad a la ciudad, La Eléctrica de Quito C.A. El 16 de junio de ese mismo año, en Nueva York, esta empresa adquirió todos los activos de The Quito Electric Ligth and Power Company, los terrenos, casa, maquinarias, obras hidráulicas y derechos de agua de la planta hidroeléctrica de Guápulo; los terrenos y equipos de la subestación de Quito, en la parroquia de San Blas, y el conjunto de propiedades del valle de Los Chillos, como terrenos, edificaciones, planta hidroeléctrica, maquinarias, diques, acequias y derechos de agua situados en la parroquia de Sangolquí. Luego de varios intentos, el 6 de octubre de 1937, el I. Concejo Municipal de Quito dictó la Ordenanza Nº.479 por la cual se creó la Empresa Eléctrica Municipal con el carácter de empresa técnica comercial y dependiente del Concejo. Esta nueva Empresa contaba con la generación de la Central de Guangopolo, con una potencia de 3 400 KW, destinada a servir a 9 498 abonados. Progresivamente aumentó su capacidad instalada a 9 400 KW y, consecuentemente, fue ampliando sus Sistemas de Subtransmisión y Distribución. Una primera medida del cabildo quiteño, para afianzar la existencia y acción de la Empresa Eléctrica Municipal, fue la terminación del contrato de provisión del alumbrado público con The Quito Electric Ligth and Power Company. La nueva Empresa Eléctrica Municipal pasó a ser la proveedora exclusiva de este servicio, lo que significó ahorro de dinero y otros beneficios para la ciudad. El 5 de noviembre de 1946, la Empresa Eléctrica Municipal adquirió todos los bienes, equipos y derechos de La Eléctrica Quito. En el año 1965, la Empresa Eléctrica Municipal, de acuerdo con las necesidades del desarrollo del Quito, decidió instalar una nueva Central Hidroeléctrica de unos 20 000 KW de potencia. Con este objetivo solicita al Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento la concesión de un préstamo de USD 5 000 000,00 monto que cubriría los costos de divisas extranjeras del proyecto. 53 El ritmo de crecimiento que se dio en la década de los años 50 no hubiera sido posible sin el paralelo desarrollo de la industria eléctrica y del servicio eléctrico. En esta década nacieron nuevos barrios, ciudadelas, urbanizaciones y edificios, tanto al norte como al sur de la Capital. El banco otorgó el préstamo solicitado, previo el cumplimiento de la condición de que la Empresa se transforme en entidad independiente de los gobiernos central y local; es así como la Empresa Eléctrica Municipal se convierte en una compañía autónoma, formada por acciones, con el nombre de Empresa Eléctrica Quito S.A. según consta en la escritura pública suscrita el 29 de septiembre de 1955, donde constan como accionistas el Municipio de Quito, la Caja del Seguro y la Caja de Pensiones, estas dos últimas entidades posteriormente se fusionaron en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Los promotores de la Empresa Eléctrica Quito se constituyeron en la Junta General de Accionistas y dispusieron que se realice el inventario y avalúo de las pertenencias de la Empresa Eléctrica Municipal, que serían la base del aporte municipal a la nueva empresa. La Junta Nacional de Accionistas de la Empresa Eléctrica Quito S.A. conoció el informe del inventario y avalúo de los bienes de la Empresa Eléctrica Municipal, el mismo que contenía lo siguiente: • Las centrales de Guangopolo, Los Chillos, Guápulo; sistemas de transmisión: línea principal de Guangopolo–Subestación No. 1, Estación de derivación de 22 kV, Línea de derivación a la Subestación No. 2 y No. 4, línea principal Chillo-Subestación No. 3, la línea principal Guápulo–Subestación No. 3. • Sistema de Distribución de la Central de Guangopolo, subestación No. 1, 2 y 4; Redes de Distribución y Sistema de Distribución en las Centrales de Chillo y Guápulo, subestación No. 3, se incrementó las redes entre enero y junio de 1955. Además, estudios y proyectos, bodegas, equipo general, vehículos, material de tránsito, transformación, arrendamiento; en la sección comercial (almacén, bodega, materiales). Finalmente se produjo la constitución de la Empresa Eléctrica Quito S.A., el 29 de septiembre de 1955, mediante escritura pública celebrada en la Presidencia de la República, en presencia del Consejo de Ministros; el Alcalde de Quito, Don Rafael León Larrea; el Gerente de la Caja de Pensiones, Dr. Alberto Acosta Velasco; y, el Gerente de la Caja del Seguro, Dr. César Moreno Ledesma. Firmó como testigo de honor el Presidente de la República, Dr. José María Velasco Ibarra. 54 La Empresa Eléctrica Quito nació con el carácter de Compañía Anónima Civil y Mercantil. Su objetivo era la producción y suministro de electricidad, con finalidad social y comercial, y fomento de la industria en general, para Quito y cualquier otra circunscripción territorial del país. Luego de 60 años de su creación brindando un servicio de calidad en su área de concesión, la EEQ culminó su transición a Empresa Pública debido a que su capital accionario pasó a manos del Ministerio de Electricidad y Energías Renovables, entidad gubernamental. Parte de la información es un resumen del texto expuesto en el libro ―Energía en el Tiempo‖, versión digital del libro de Jorge Núñez Sánchez y Jenny López Londoño, ed. EEQ S.A., 2005 e investigación en documentos varios de parte del personal de la EEQ. 2.1. EEQ en la actualidad La Empresa Eléctrica Quito es la distribuidora de servicio eléctrico para la capital y sus alrededores. Cuenta con 1 750 colaboradores entre personal administrativo y técnico. Su área de concesión es de 14 791 km2 en gran parte de la provincia de Pichincha, sectores de las provincias de Napo, Imbabura, Santo Domingo de los Tsáchilas y las provincias de Orellana y Sucumbíos, mediante la administración de la CNEL EP Unidad de Negocio Sucumbíos. Actualmente superó el millón de clientes de una población de 2 826 228 habitantes. Su misión es proveer a Quito y al área de concesión, de electricidad, como un servicio público de calidad, con eficiencia, solidaridad y responsabilidad socio ambiental, contribuyendo al desarrollo del sector eléctrico y la construcción del Buen Vivir. (Empresa Eléctrica Quito;, 2010) Con la visión de ser un referente en el contexto nacional y regional, por la calidad y eficiencia en la prestación del servicio público de electricidad y por su aporte al desarrollo sostenible de la comunidad. (Empresa Eléctrica Quito;, 2010). Bajo los valores institucionales de honestidad, lealtad, respeto, actitud de servicio, compromiso institucional, responsabilidad social y ambiental y la solidaridad, la entidad maneja la parte administrativa y técnica del giro de negocio que es la electricidad. Las políticas institucionales responden a la calidad del servicio, el impacto ambiental, la gestión inclusiva, responsabilidad social, promover la investigación, la planificación y la adecuada utilización de recursos, apoyo al sector eléctrico, y los derechos humanos y laborales. La Empresa Eléctrica cumple con estándares de calidad y normativas ISO para garantizar la proporción del servicio a sus clientes. 55 2.1.1. Infraestructura de la EEQ Según datos recopilados y publicados en la revista anual (2014) de la Empresa Eléctrica Quito, la infraestructura de la entidad consta de seis centrales hidroeléctricas que juntas generan 97,31 MW: Cumbayá, Nayón, Guangopolo, Los Chillos, Pasochoa y Oyacachi; y, una. Una central térmica llamada Gualberto Hernández que genera 31,2 MW. En Subtransmisión: 9 subestaciones reductoras de voltaje de 138 kV a 22,8 kV, con una capacidad instalada de 388 MVA. 4 subestaciones reductoras de voltaje de 138 kV a 46 kV, con una capacidad instalada de 575 MVA. 1 subestación reductora de voltaje de 69 kV a 23 kV, con una capacidad de 16 MVA 9 subestaciones reductoras de voltaje de 46 kV a 22,8 kV, con una capacidad instalada de 344 MVA. 14 subestaciones reductoras de voltaje de 46 kV a 6,3 kV, con una capacidad instalada de 312,5 MVA Subestaciones elevadoras 7 subestaciones elevadoras de varios voltajes al nivel de subtransmisión, con una capacidad instalada de 189,08 MVA. Además, cuenta con 120 km de líneas de transmisión de 138 kV; 52 km de línea de transmisión en 69 kV y 233 km de líneas de transmisión de 46 kV. Tiene 182 alimentadores primarios (aéreos y subterráneos); 38 450 transformadores de distribución; 7 413,75 kilómetros de redes de bajo voltaje, incluidas redes de alumbrado público; 7 975 kilómetros de redes de medio voltaje; 238 330 luminarias; 989 960 medidores y 395 984 acometidas. 2.1.2. Procesos de Energía Eléctrica Al manejar el proceso de generar, distribuir y comercializar la energía eléctrica, la Empresa Eléctrica Quito cuenta con áreas específicas para el manejo de cada uno de los procesos, mismos que se encuentran establecidos en el organigrama de la Institución de manera clara; existen la Gerencia de Generación, Distribución, Comercialización, Proyectos Especiales, Planificación, Administrativa Financiera y la Gerencia General 56 De la información recopilada para trípticos que se realizaron en mayo de 2014, para entender el procedimiento se expone un resumen de cada proceso, así: La Gerencia de Generación y Subtransmisión de la Empresa Eléctrica Quito es la encargada en generación de la operación y el mantenimiento de las centrales de generación hidroeléctrica y termoeléctrica, que se ubican en el área de servicio y en conjunto poseen una capacidad instalada de 128,42 MW. La subtransmisión, en cambio, se encarga de la construcción y mantenimiento de las líneas de alto voltaje y subestaciones con las que cuenta la EEQ. La misión de la Gerencia de Generación es aportar al desarrollo permanente de la Empresa a través de la programación y ejecución de redes de distribución y alumbrado público y la operación y mantenimiento del sistema eléctrico de distribución en el área de concesión. Optimiza su infraestructura con la ejecución de proyectos de electrificación, la mejora en la operatividad del sistema, el control en la calidad del producto y la reducción de las pérdidas técnicas. La Gerencia de Comercialización atiende todos los requerimientos que se derivan del uso del servicio de energía eléctrica, desde la instalación del medidor en el domicilio del cliente. Dentro de los servicios comerciales están la instalación del servicio, facturación de consumos, recaudación de valores, atención al cliente, mantenimiento de acometidas y medidores y el control de pérdidas de energía. Además es la encargada de la atención al cliente mediante sus canales: Call Center 136, portal Web www.eeq.com.ec y las agencias distribuidas por toda el área de servicio. Con respecto a Proyectos Especiales, el objetivo es promover, desarrollar e implementar programas y proyectos de eficiencia energética y de aprovechamiento de fuentes alternativas de energía, para el beneficio del usuario del área de servicio. Acompaña, además, al usuario residencial, comercial, oficial e industrial en acciones de eficiencia energética y aprovechamiento de fuentes alternas de energía para el desarrollo sostenible local. La Gerencia de Planificación lleva consigo la responsabilidad tecnológica a través de modelos de gestión orientados a servicios, para coadyuvar al mejoramiento continuo de los procesos de la EEQ. Además de ser la encargada de la planificación de los proyectos de la Empresa. La parte administrativa, como en cualquier entidad, se encarga del talento humano, la gestión de la calidad, financiera y la de salud y seguridad laboral. La Gerencia General dirige toda la gestión. 57 2.2. Comunicación en la EEQ La Comunicación, según (Langevin, 2000), es considerada como un proceso por medio del cual se puede transmitir información de un individuo a otro; además, la Comunicación entre los seres humanos es uno de los campos en que se vislumbran dificultades y problemas; de aquí la importancia del manejo de la misma dentro de una organización ya que es la encargada de dilucidar los núcleos para resolverlos mediante su aplicación. La autora peruana Rosa María Alfaro menciona que el derecho a la Comunicación se presenta como la herramienta fundamental para la construcción de ciudadanía, pues de ella se derivan otros derechos como el acceso a la información, el derecho a estar bien informado, el de tener información veraz y oportuna y demás que abonan a la conformación de un pensamiento crítico de parte de la sociedad, como elemento válido para la toma de decisiones acertadas. Además, resalta el rol del derecho a la Comunicación como elemento de rescate de valores y mecanismo de integración social. (Alfaro, 1993) Como se mencionó en el capítulo anterior, la Comunicación Corporativa permite realizar un proceso amplio sobre las organizaciones y trabajar para obtener un diagnóstico real sobre la Comunicación de la entidad. La Comunicación dentro de la EEQ está concebida como ―el proceso de interacción social basado en el intercambio de códigos mediante el cual los seres humanos comparten ideas o mensajes‖ (Empresa Eléctrica Quito, 2014). A raíz de esta categorización se desarrollan las estrategias del Plan de Comunicación en el que se detallan la elaboración de productos comunicacionales que difundan los mensajes al público objetivo de la entidad. Carlos Fernández Collado, investigador académico mexicano, visualiza a la Comunicación Organizacional como ―el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y su medio‖ (Fernández Collado, 1997, pág. 53). Además, la entiende como: ―Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápido los objetivos‖ (Fernández Collado, 1997, pág. 54). Al tener en cuenta el fundamento conceptual de Carlos Fernández, se pone en evidencia lo imprescindible del intercambio de los mensajes dentro de la organización; además, permite enfocar este estudio en la facilitación del flujo de mensajes con el fin de influir y arraigar en los usuarios 58 los valores corporativos con los que cuenta la EEQ, mediante el protocolo de géneros periodísticos que permitirá que los mensajes tengan la claridad necesaria y el fundamento adecuado para conseguir lo manifestado. Entonces, la Comunicación dentro de la Empresa vivió una transformación similar a la historia de la Comunicación Corporativa; es así que en su creación, la EEQ únicamente contaba con un Departamento de Relaciones Públicas, encargado de contratar publicaciones y organizar eventos. Con poca capacidad de acción, esta dependencia apagaba los incendios y era un apoyo para el área administrativa al momento de realizar material p.o.p. Con el transcurrir del tiempo, en el año 2008 se cambia la denominación y se crea la Dirección de Comunicación Social, DCS, encargada de buscar los mecanismos de evolución comunicacional en la Institución bajo la dependencia de la Gerencia General, con la categoría de asesoría. Durante seis años se han institucionalizado los procesos de gestión de la Comunicación en el sistema de gestión de la calidad de la EEQ. Se han desarrollado estrategias y acciones que han permitido afianzar la identidad e imagen de la Organización. Para entender el trabajo que ha realizado la DCS de la EEQ, es importante definir y entender los tipos de Comunicación que se aplican dentro de una organización, para lo que se citará los criterios de Stephen Robbins, quien afirma que la Comunicación Organizacional se refiere al flujo de información que se presenta en la organización por los diversos canales y redes que existen en estas. (Robbins & Coulter, 1996, pág. 729) 2.2.1. Tipos de comunicación (EEQ) Robbins amplía el criterio y plantea que dentro de la organización existen dos maneras de comunicarse, a las que denomina formal y la informal, que para efectos del estudio servirán de realizar un análisis de su manejo en la EEQ. 2.2.1.1. Formal Para autores como Robbins y Hodgetts, este tipo de Comunicación es la que sigue la cadena de autoridad oficial de mando, es aquella que permite conectarse con la tarea diaria (Robbins & Coulter, 1996). Es aquella manera de comunicarse que pasa por lo administrativo que crea y posibilita el entendimiento institucional alineado con las normativas internas de la organización. Para los autores hay algunas maneras o características que permiten que la comunicación formal se presente; así, exponen que pueden ser: 59 - Comunicación descendente: Ivancevich como aporte a lo expuesto por Robbins dice de este tipo de comunicación que va de arriba abajo, a lo largo de la línea jerárquica de la institución. Desde las jefaturas hacia los colaboradores, comunicación vital para el giro del negocio ya que es utilizada en las tareas, metas, instrucciones a los trabajadores y que permite establecer los procesos y medir el desempeño. En la EEQ este tipo de comunicación descendiente está establecida bajo las normas ISO 9001-2008, mediante procedimientos establecidos para cada área técnica y administrativa. Adicionalmente se cuenta con una guía de uso de imagen corporativa, misma que se adjunta a esta investigación, que proporciona a los colaboradores materiales con el logotipo de la Institución para la distribución, manejo interno y externo. Adicionalmente, por ser parte del sector público ecuatoriano existe un sistema denominado Quipux que es la herramienta para envío de oficios y memorandos sin la utilización de papel. Esta herramienta conecta a las instituciones gubernamentales a nivel nacional. En el año 2012 se creó el Procedimiento de Comunicación para Fortalecer la Gestión Institucional, cuyo objeto sería ―describir el sistema utilizado por la EEQ para promover y garantizar la transparencia de información y la Comunicación formal interna, como una estrategia tendiente a fortalecer el aprendizaje, el conocimiento interno y la gestión institucional‖ (Empresa Eléctrica Quito , 2012). En el documento descrito, el cual se anexa a este estudio, se visibilizará la estructura organizacional, el esquema de la comunicación formal interna, los medios de comunicación aplicados a este tipo de comunicación, procedimientos de actas de reuniones, informes, reportes, su seguimiento y evaluación, toda esta información será tomada en cuenta en el momento de la creación del protocolo de géneros periodísticos, donde se actualizarán estas metodologías. - Comunicación ascendente: Ivancevich como lo cita Robbins establece que esta modalidad es donde la información fluye de abajo hacia arriba y que su importancia radica en que permite la evaluación indirecta de la eficacia de la comunicación descendente. 60 Para Robbins ejemplos de este tipo de comunicaciones son programas de sugerencias, procedimientos de quejas, política de puertas abiertas, reuniones de trabajos. (Robbins & Coulter, 1996). En la EEQ, sus dos últimas administraciones gerenciales con el Ing. Iván Velastegui y el Ing. Fernando Gómez la política de puertas abiertas ha sido una prioridad, no obstante, cada uno lo ha manejado a su manera. Con la actual administración del Ing. Gómez esta situación se ha acrecentado con acciones puntuales que mantienen a los colaboradores más cerca de la administración. Las reuniones entre el personal y las constantes capacitaciones son el espacio para determinar la retroalimentación de los colaboradores; sin embargo, existen más herramientas que se pueden considerar dentro del protocolo que se planteará con el fin de canalizar este tipo de Comunicación. Comunicación horizontal: es denominada lateral, ya que consiste en la interacción entre miembros del mismo nivel dentro de la organización. Como lo menciona Robbins, aquí se puede considerar los memorandos, notas, reuniones de gerentes e informes. La relevancia de este tipo de diálogos proporcionan información sobre la colaboración entre áreas. (Robbins & Coulter, 1996) En la entidad objeto de estudio se revela la constante comunicación gerencial debido a que el estrecho vínculo que requiere el proceso de generación, distribución y comercialización de la energía eléctrica, cada equipo requiere saber y mantener una constante comunicación para evitar desconexiones de trabajo y de servicio. Desde las centrales hasta los hogares el proceso es de más a menos y requiere de un esfuerzo técnico de alta calidad y especialización para realizarse. 2.2.1.2. Informal El autor Robbins afirma que la comunicación informal es aquella que no es aprobada por lo administrativo-gerencial y que no se encuentra establecida en la estructura organizacional. Dice de aquella que contiene información que no es oficial pero circula entre los grupos de la institución. (Robbins & Coulter, 1996). Esta es la comunicación del rumor, de los chismes que se filtran por los canales formales; esta información se debe considerar ya que trae opiniones, hechos o inquietudes del personal. Para 61 Hodgetts, el rumor conforma toda una red de relaciones que brota espontáneamente cuando las personas se unen. Son una expresión de la conducta natural de las personas por comunicarse. (Hodgetts & Altman , 1981) Existen causas y estudios que determinan que el rumor es parte determinante de la Comunicación; se puede presentar por varios motivos como el hecho de contar con información oficial o cuando existe un cambio importante en la entidad. Entender este tipo de Comunicación dentro de una organización muestra temas que los colaboradores consideran trascendentales y que les provoca ansiedad; es, a la vez, un filtro de retroalimentación ya que al detectarlo a tiempo se pueden minimizar sus consecuencias. 2.2.2. Dirección de Comunicación Social Joan Costa, como se menciona en el capítulo anterior, creó el concepto del DIRCOM, Director de Comunicación, para realizar y desempeñar la función y responsabilidad de manejar la Comunicación Corporativa en la institución a nivel mundial. En la Empresa Eléctrica Quito, en el año 2010 se revaluó el área de Relaciones Públicas y se decidió cambiarla a Dirección de Comunicación Social (DCS). A partir de esta instancia, las Directoras de Comunicación de la Institución que han estado a la cabeza han buscado la manera de instaurar procedimientos que proporcionen a la EEQ las herramientas suficientes para proyectar una satisfactoria imagen e identidad frente a sus públicos. Al tratarse de una filosofía en constante transformación a la par de la vivida en la sociedad, día a día esta Dirección fomenta la creación de herramientas comunicacionales que se conviertan en un aporte a la parte operativa del desarrollo de las estrategias comunicacionales, motivo por el cual, la presentación del protocolo de géneros periodísticos se constituirá en un aporte al momento de reforzar la identidad corporativa para mantener la imagen de la EEQ. El procedimiento institucional de Comunicación Social se creó en agosto del 2014, con el objetivo de ―establecer la metodología para el sistema de comunicación que utilizará el Subproceso de Gestión de Comunicación Social para informar a los públicos interno y externo, sobre la gestión que realiza la EEQ, fortalecer la imagen institucional y consolidar la cultura corporativa, con la finalidad de motivar la integración, identidad, pertenencia del personal con la Empresa y que el público externo conozca el trabajo que se realiza para brindar un servicio eléctrico de calidad‖. (Empresa Eléctrica Quito, 2014) El procedimiento se administra y controla mediante el Subproceso de Gestión de Comunicación Social que permite la coordinación de los productos comunicacionales, el mismo 62 que se alinea y toma como referencia a la Ley Orgánica de Comunicación; Plan Estratégico de la EEQ 2012 – 2015; Plan Nacional para el Buen Vivir 2013 – 2017; Norma ISO 9001: 2008 – Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos y los Reglamentos e instructivos internos de la EEQ, anexos a este estudio. Entre las gestiones más destacadas de este procedimiento se encuentran el soporte y cumplimiento de los objetivos estratégicos, especialmente el de Incrementar la Satisfacción de los Grupos de Interés con una Gestión Socialmente Responsable con los grupos de actores, para lo cual se planifican campañas de difusión y promoción y la detección de necesidades de comunicación de las gerencias, direcciones y dependencia de la EEQ. Una vez detectadas estas necesidades, la DCS procede a la creación de productos comunicacionales como: plantillas corporativas para presentaciones, boletines de prensa para medios de comunicación y página Web, artes para revistas del sector eléctrico, artes para reverso de factura, mensajes para redes sociales, infografías para las pantallas de agencias, notas informativas para el periódico mensual y la revista de aniversario ―Contacto‖, carteleras informativas, Intranet y cuaderno de trabajo. Adicionalmente se pueden realizar impresos, como hojas volantes, roll ups, folletos, trípticos o grabación de cuñas radiales y videos y su respectiva difusión, mensajes en redes sociales o impresos. (Empresa Eléctrica Quito, 2014). Respondiendo a todas estas exigencias, el equipo de la Dirección determina su trabajo en dos aristas, la comunicación interna y externa. 2.2.2.1. Comunicación Interna Según la Ley Orgánica de Comunicación del Ecuador, la Comunicación Social Interna se define como ―el conjunto de productos comunicacionales dirigidos a los integrantes de una empresa o institución, a fin de dar a conocer la filosofía corporativa, las gestiones cumplidas por la Institución y la valoración de las actividades que el personal desarrolla en las diferentes áreas‖ (Asamblea Nacional , 2013). Para dar cumplimiento a esta normativa, la Dirección de Comunicación Social de la EEQ creó el instructivo para la elaboración de productos comunicacionales internos en agosto del 2014, en el cual se establece la metodología de este subproceso al definir qué tipo de productos se harán así: • Periódico mensual • Revista de aniversario 63 • Cuaderno de Trabajo • Carteleras informativas • Boletines de Intranet • Síntesis informativa • Agenda cultural • Atención a requerimientos de impresos de los procesos y subprocesos. (Empresa Eléctrica Quito, 2014) El instructivo, que se anexa a este estudio, explica el procedimiento para cada producto aclarando la correspondiente distribución de fuentes que amerita entre los periodistas, quienes deben cumplir el formato establecido para las entrevistas que se realizan. Además, plantea la manera de archivo que debe tener cada producto. 2.2.2.2. Comunicación Externa Para la Ley Orgánica de Comunicación ecuatoriana, normativa vigente la comunicación externa es ―el conjunto de actividades que se realizan para informar al público externo la gestión de una Empresa, como el quehacer institucional, programas y proyectos que empresa, acciones que fomentan la imagen corporativa de la organización.‖ (Asamblea Nacional , 2013). Para la comunicación interna, también se creó en el 2014 un instructivo para la elaboración de productos comunicacionales externos el cual establece que el Subproceso de Gestión de Comunicación Social elabora diferentes productos comunicacionales y actividades para públicos externos como: • Campañas publicitarias • Boletines de prensa • Infografías • Reversos de factura • Artes para publicaciones del sector • Participación en ferias 64 • Monitoreo de medios • Actualización de base de datos (Empresa Eléctrica Quito, 2014) Cada producto tiene su proceso de elaboración y de autorización respectivamente, ya que al ser la Dirección una asesoría de la Gerencia General todos sus procesos deben contar con la autorización de esta dependencia. Estos procesos instaurados responden a las necesidades de los públicos objetivos de la Empresa, mismos que se analizarán a continuación. 2.2.3. Públicos objetivos (Stakeholders) Los requerimientos y expectativas de los grupos de interés difieren en función del rol, responsabilidades y derechos que ejercen y de la relación política, económica y social que mantienen con la EEQ. En la Ley Orgánica de Comunicación,estos grupos de denominan ―Audiencias‖, mismos que son considerados como los actores sociales seleccionados a quienes se dirigen los mensajes contenidos en los productos comunicacionales, por tanto, son los ―receptores‖ fundamentales de los sistemas y procesos de Comunicación. (Asamblea Nacional , 2013). En el caso de la Empresa Eléctrica Quito, bajo un interés común económico y político, podemos mencionar que son: los clientes, colaboradores, entidades gubernamentales: Presidencia y Vicepresidencia de la República; ministerios relacionados: Coordinador de Sectores Estratégicos, Electricidad, Ambiente, Relaciones Laborales; Agencia de Regulación y Control de Electricidad, ARCONEL; Gobiernos Provinciales de Pichincha y Napo; municipios del área de concesión: Quito, Rumiñahui, El Chaco; empresas de distribución eléctrica del país: Empresa Eléctrica Pública Estratégica Corporación Nacional de Electricidad CNEL EP, Centro Sur, Eléctrica de Guayaquil, entre otras; empresas de servicios públicos: Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT EP, Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, EPMAPS; empresas de Internet; entidades energéticas regionales, nacionales: Comisión de Integración Energética Regional, CIER, y su Comité Nacional, ECUACIER; proveedores, medios de comunicación y periodistas de prensa, radio, televisión y medios digitales. De todos los actores mencionados existen dos que se destacan y que cuentan con un mayor enfoque: son los clientes y los colaboradores. Clientes: Al ser una entidad de servicio orientada a la satisfacción al cliente, la EEQ requiere comprender sus necesidades y expectativas y sustentarlas en la efectividad de su gestión al proporcionar el servicio público de energía eléctrica altamente valorado por los usuarios. Bajo el 65 objetivo estratégico del Plan Estratégico 2014-2023, cuyo objeto es Incrementar la calidad del servicio público de electricidad en el área de servicio de la EEQ, la Dirección de Comunicación Social realiza acciones de comunicación externa para, conjuntamente con la gestión técnica, cumplir este objetivo. (Empresa Eléctrica Quito, 2014). Es relevante aclarar que, debido a la extensión de clientes ya que la EEQ supera el millón de usuarios, en cada producto comunicacional se contempla la respectiva segmentación de públicos para conseguir mayores resultados. Como el objeto de estudio son los productos comunicacionales como tales, se especificará en cada uno de ellos el target, segmentación o el grupo de interés al que se enviará. Colaboradores: El talento humano es el actor central de la Organización ya que demanda desarrollo personal y profesional objetivo establecido dentro del Plan Estratégico como ―Incrementar el desarrollo del talento humano de la EEQ‖ (Empresa Eléctrica Quito, 2014), esto permitirá contar con personal calificado y comprometido con la gestión institucional lo que aportará al mejoramiento continuo de su desempeño. La atención de las necesidades de los stakeholders o públicos objetivos es lo que determina la identidad e imagen con la que cuenta la entidad. 2.3. La Empresa Eléctrica Quito (identidad y reputación) 2.3.1. Identidad de la EEQ La cultura empresarial constituye la clave para la comprensión de la problemática de la identidad de la empresa y para poder definirla se deberá tomar en cuenta aspectos como: la filosofía empresarial, los valores dominantes en la organización, el ambiente o clima empresarial, las normas que rigen los grupos de trabajo en la empresa, las reglas del juego, las tradiciones y los comportamientos organizativos. Cada institución cuenta con una estructura y planificación que proporcione los lineamientos culturales con los cuales quiere que se rijan sus colaboradores, así que la Empresa Eléctrica Quito tiene como misión ―proveer a Quito y al área de servicio, de electricidad, como un servicio público de calidad, con eficiencia, solidaridad y responsabilidad socio ambiental, contribuyendo al desarrollo del sector eléctrico y la construcción del Buen Vivir‖ (Empresa Eléctrica Quito, 2014) Para dar cumplimiento a su misión, la EEQ cuenta con 1 782 colaboradores que son parte del proceso de generación, distribución y comercialización de la energía eléctrica en Quito, sus alrededores y en algunos sectores del oriente ecuatoriano como Sucumbíos y Napo, mediante la empresa CNEL EP Sucumbíos, que es administrada por la EEQ en convenio institucional. Además, 66 cuenta con la visión de ser ―referente en el contexto nacional y regional, por la calidad y eficiencia en la prestación del servicio público de electricidad y por su aporte al desarrollo sostenible de la comunidad‖ (Empresa Eléctrica Quito, 2014) La Empresa Eléctrica Quito lidera varios proyectos institucionales a nivel nacional como el proyecto SIGDE (Sistema Integrado para la Gestión de la Distribución Eléctrica) que unificará los procedimientos en todo el país para contar con un sistema nacional a fin de que las empresas distribuidoras del sector eléctrico puedan apoyarse en los procesos, con el objetivo de brindar un servicio de calidad a nivel nacional. Los valores que rigen a la Institución son: la Honestidad entendida desde la veracidad, rendición de cuentas, participación en actividades lícitas, sinceridad y transparencia; la lealtad al obrar en beneficio de los intereses de la Institución, ser confiable, cumplir los acuerdos y mantener el compromiso con el cumplimiento de las actividades asignadas; respeto para valorar los intereses y las necesidades de los demás, aceptar y comprender a los demás, ser tolerante con posiciones y opiniones diferentes y permitir la participación de todo el personal en las actividades de la Empresa. (Empresa Eléctrica Quito, 2014). Complementariamente se destaca la actitud de servicio para brindar atención al cliente con calidez, calidad, eficiencia y empatía, llegar al consumidor con servicios de energía en forma eficiente, registrar y solucionar efectivamente quejas y reclamos, tener iniciativa y ser creativo para solucionar requerimientos, impulsar proyectos de mejora continua para calidad del servicio y brindar al usuario criterios para el uso eficiente de la energía. El compromiso institucional permite a los colaboradores de la EEQ trabajar con orgullo, identificarse con la Misión, la Visión y los Objetivos y Metas, dar un valor agregado a cada actividad y cumplir los compromisos adquiridos. Para que, con la responsabilidad social y ambiental, se cumpla con las leyes, instituciones y organismos de control, los planes de manejo ambiental, apoyo al desarrollo de un ambiente laboral favorable y cumplimiento de los acuerdos con los grupos de actores; todo esto con la solidaridad para colaborar en las actividades, impulsar el trabajo y crecimiento de su equipo, compartir los conocimientos y ser equitativo en el trato a los trabajadores. Los lineamientos de planificación de la entidad trazan la concepción del tipo de cultura que se pretende generar dentro de la Institución, con el fin de cumplir la política institucional de proporcionar un servicio eléctrico óptimo y orientado al Buen Vivir, innovar y tecnificar minimizando el impacto ambiental, contribuir al desarrollo sostenible de la comunidad con una gestión inclusiva, fortalecer una cultura de planificación, evaluación y rendición de cuentas, 67 generar valor institucional y de responsabilidad social empresarial, utilizar correctamente los recursos naturales y gestionar emisiones, vertidos y desechos, promover la investigación y el desarrollo y potenciar el Talento Humano, apoyar el cambio del Sector Eléctrico Ecuatoriano, observar los principios de los derechos humanos, fortalecer el Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa y ajustar los sistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo. El Directorio de la Empresa, aprobó la estructura organizacional a efectos de lograr mayor articulación y coordinación en la concreción de proyectos interinstitucionales y en general para propiciar un desarrollo local y nacional. Para determinar en el aspecto comunicacional cuán identificado se encuentra el personal con todas las características mencionadas, en el año 2013 la Dirección de Comunicación Social contrató un estudio que a la compañía Bittium quienes mediante de Focus group determinaron los siguientes resultados: Los colaboradores se sienten identificados con la política de responsabilidad social y ambiental con la que se maneja la EEQ. La comunicación interna es difusa: para algunos es positiva y fluida; pero, para otros existe desconexión y falta de unión y motivación. La comunicación no formal es alta, existen varios rumores. La comunicación formal es medianamente aceptada ya que pocos conocen los procedimientos, se requiere de un manual de comunicación formal para todo el personal. Fallas en la difusión interna sobre los acontecimientos como usuarios y colaboradores. En el año 2014 el plan de comunicación acogió lo observado en el estudio y en base a eso se planificaron los productos comunicacionales, análisis que se presentará más adelante. 2.3.2. Imagen o reputación de la EEQ Como se menciona en el primer capítulo, la imagen mental que cada cliente crea sobre la organización es realmente lo que la mantiene con vida durante años y que valida su gestión. Su relevancia es gigantesca; la percepción de los usuarios de la Empresa Eléctrica Quito es medida bajo tres referentes: las encuestas realizadas anualmente por la Comisión de Integración Energética Regional, CIER, a todas las empresas del sector; el estudio presentado en el estudio de Bittium y los índices de desconexión y de reconexión (calidad) del servicio. 68 En el primer eje, las encuestas de la CIER se realizan con los objetivos de medición del nivel de satisfacción de los consumidores con respecto a la calidad del producto y de los servicios prestados por la distribuidora; generación de índices que permitan la comparación de los resultados entre todas las distribuidoras y matrices de apoyo a la definición de acciones de mejora. (Comisión de Integración Energética, 2014). Como aporte al estudio, el resultado que se tomará en cuenta es el de la satisfacción de los consumidores donde en 2014 se asevera que el 73,5% de la muestra considera que la aprobación de la EEQ en la ciudadanía es buena. En el índice de información y comunicación que es el competente a la investigación los resultados fueron: Con un 50% la percepción de los clientes es que se proporciona adecuada información sobre los temas más relevantes al giro de negocio como la eficiencia energética, interrupciones, riesgos con las redes y deberes y derechos. Los canales de información por donde la ciudadanía se entera de esta información son: agencias de atención al cliente, call center, medios de comunicación, reverso de factura, redes sociales o por el portal Web. Por otra parte el estudio de la empresa Bittium afirma que el medio de comunicación más utilizado es el Call Center 136. El principal aporte es la detección de las necesidades para reforzar la imagen institucional mediante mayor información y el refuerzo del trabajo realizado. El factor que más causa impacto en la ciudadanía y su percepción es el de interrupción del servicio y el tiempo de respuesta del personal técnico. Con respecto a los índices de interrupciones y desconexiones, para diciembre de 2014 la Empresa Eléctrica Quito superó lo establecido por el Conelec, Consejo Nacional de Electricidad, ya que los indicadores de calidad de servicio técnico determinaron que la frecuencia media de interrupción, FMIK, a septiembre de 2014 disminuyeron su tendencia a 4,97 lo que superó la meta establecida por el Ministerio de Electricidad. En el caso del tiempo total de interrupción, TTIK, mantuvo su cumplimiento en 4,76 horas. Para concluir este contexto comunicacional, conceptual e histórico de la EEQ es indispensable destacar una característica particular a considerarse en la elaboración de los productos y su análisis y es que todos sus grupos de interés están relacionados ya que todos son usuarios y en su mayoría clientes de la Institución que utilizan energía eléctrica en su diario vivir. Aquí se entremezcla la identidad e imagen de la Institución, mas su estrecha vinculación permite afianzar los lazos con los colaboradores-clientes. Es decir, ciertos productos 69 comunicacionales sirven en ambas direcciones, lo que es una fortaleza para los objetivos de la comunicación institucional. Joan Costa, ―no hay imagen sin identidad, pues la primera es el reflejo de la segunda, la precede‖ (Costa, 2009). Con la información presentada se procederá a analizar individualmente los productos que lleva a cabo la entidad para, de esta manera, proceder a la elaboración del Protocolo que permitirá mejorar, sustituir o actualizar el producto con el objetivo de atender las necesidades de los stakeholders e incrementar y mantener la identidad e imagen de la EEQ, que hasta el momento se considera buena. 70 CAPÍTULO III El análisis de los productos comunicacionales de la Empresa Eléctrica Quito, estará enfocado al tipo de género periodístico que utilizan, lo cual visibilizará su uso en el manejo de la comunicación dando paso a la creación de un protocolo con visión hacia la digitalización, para responder al contexto de globalización en el que se desenvuelve la entidad, que responda como apoyo al Plan de Comunicación 2015 elaborado por la Dirección de Comunicación Social. El protocolo servirá a la organización como aporte al resto de estrategias planteadas para enfrentar el desafío de la Comunicación Organizacional de estar siempre a la vanguardia, actualizando y creando nuevas acciones en su campo de acción para fortalecer, mantener o incrementar la identidad e imagen de la Empresa, conseguida hasta el momento. ANÁLISIS COMUNICACIONAL DE LA EEQ Tras el contexto planteado en el segundo capítulo de la investigación, se procederá a presentar un análisis comunicacional general que tiene como referencia el Plan Estratégico 20142023 de la Institución en el que constan los lineamientos generales a los que se rige la entidad, los objetivos estratégicos y competencias dentro del sector eléctrico, con un esquema que favorece la evaluación sistemática y el cumplimiento. Además, se tomarán como base los resultados presentados por la empresa Bittium, con quien se trabajó conjuntamente, para la elaboración del Plan de Comunicación para el año 2014 y el Plan de Comunicación del 2015 de la EEQ. Adicionalmente los procedimientos ya establecidos y que constan en el sistema de gestión de la calidad de la Empresa. Para conseguir un análisis completo es fundamental, además, detallar los tipos de canales de difusión con los que cuenta la entidad estudiada. Las principales vías que utiliza la Empresa Eléctrica Quito son sus puntos de atención al cliente, como ya se mencionó en el acápite anterior, los medios de comunicación: radio, televisión y prensa. Las cuentas en las redes sociales Twitter y Facebook, recientemente creadas en el año 2014, carteleras informativas, correo institucional o conocido como mailing, las pantallas en las agencias de atención al cliente, el reverso de factura, publicidad en revistas del sector y la participación en ferias y proyectos conjuntos del sector eléctrico. 3.1. Planificación 2014 Para realizar la planificación del año 2014, se realizó una exhaustiva investigación sobre los procesos comunicacionales de la Organización, que incluyó técnicas cualitativas y cuantitativas de recolección de información, con una asesoría se contrató a Bittium para efectuar ―9 436 71 encuestas a públicos externos, con 33 preguntas realizadas bajo la metodología a boca de urna en las agencias de la Empresa Eléctrica Quito, con un diseño de muestreo aleatorio sin reposición, que tiene una confianza estadística del 96 por ciento. Paralelamente, se realizaron 399 encuestas a públicos internos, con la misma metodología y confianza estadística, que se complementaron con dos investigaciones de focus group‖. (Bittium Energy, 2013). Como resultado de esta investigación, la Dirección de Comunicación Social realizó la Planificación para el año 2014. Por tanto, se expondrán las estrategias y acciones planeadas y su cumplimiento para, de esta forma, dar paso al diagnóstico y la planificación del 2015 en base del análisis de los productos comunicacionales: Objetivos generales: incrementar la difusión institucional hacia el público externo mediante la elaboración de productos y campañas promocionales e incrementar la eficiencia de la comunicación interna, mediante los productos comunicacionales. Se contemplaron como acciones para el 2014: campañas de publicidad masivas en radio, prensa, pantallas y redes sociales, participación en ferias y eventos; producción de contenidos audiovisuales; elaboración de productos impresos y banners. Continuar con el desarrollo de los productos comunicacionales establecidos en los procedimientos. 3.2. Productos Comunicacionales EEQ Como ya se ha expuesto los productos comunicacionales responden a las necesidades detectadas y son parte de los procedimientos internos y externos de la Dirección; por, tanto procederemos a citar sus características resumiendo lo establecido en el procedimiento para definir qué tipo de género periodístico utilizan como parte final de la investigación para dar paso a la propuesta final en el protocolo. 3.2.1. Boletines de prensa, mensajes en redes sociales e infografías Cumplen la doble función de comunicar tanto a los grupos de interés internos y externos. Los periodistas recopilan información para los boletines de prensa, de acuerdo con las necesidades de difundir informaciones de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad y por necesidades de información de los medios de comunicación y de la ciudadanía. Se investigan los temas en documentos, se recopilan cifras estadísticas, se realiza la cobertura de actos institucionales, entrevistas y se elabora los textos. Se define la necesidad de fotografías y se coordina con el diseñador gráfico-fotógrafo. 72 Los boletines de prensa se envían a los medios de comunicación, se publican en la red interna intranet y en las redes sociales Facebook y Twitter. Géneros utilizados: Los boletines de prensa responden exclusivamente a la noticia en toda su expresión. Sin embargo, al ser distribuidos por las redes sociales existen características específicas que se debe cumplir. Esto se detallará en el protocolo. Los textos para las infografías que se difunden en las pantallas ubicadas en las agencias de la EEQ, urbanas y rurales, son artes informativos que en su mayoría son noticiosos. 3.2.2. Productos internos: 3.2.2.1. Periódico interno y revista de aniversario Mensualmente se plantean los contenidos para el periódico y una vez al año para la revista de aniversario, versiones impresas que requieren coberturas informativas de actos institucionales, entrevistas, revisión de documentos, instructivos y material relacionado. Se realizan entrevistas bajo el formato CÓDIGO GEC-GCS-P001-I001-F001. (Empresa Eléctrica Quito, 2014). Una vez validados y aprobados los textos por la Dirección se envía al diseño, pasa por la aprobación del Gerente General para su impresión. La principal característica es la impresión, lo que incumple el objetivo estratégico de la EEQ de ser ambientalmente responsable. Géneros periodísticos utilizados Para estos productos comunicacionales se utiliza la entrevista como primer género y el más primordial, no obstante, con el formato se pierde un poco la libertad de obtener mayor información; así, la función del periodista se ve algo limitada en su proceder. La noticia cumple con todos sus objetivos menos el de inmediatez ya que un periódico o revista se vuelve más una recopilación de hechos sucedidos, lo que encajaría más en el ámbito del reportaje y en algunos casos de la crónica. 73 El editorial es fundamental al inicio de cada una de estas herramientas. Debido a que existen tantos géneros que se utilizan en estos productos, es fundamental contar con una guía que detalle en qué caso se podría utilizar cada género. 3.2.2.2. Cuaderno de trabajo El Cuaderno de Trabajo es una herramienta que sirve para fortalecer la cultura corporativa, por lo que su contenido incluye temas de la Filosofía Corporativa de la EEQ como misión, visión, políticas institucionales, objetivos estratégicos, valores, entre otros. (Empresa Eléctrica Quito, 2014). Su distribución es anual al iniciar cada año. Géneros periodísticos utilizados El editorial en la primera página aporta lo que la Administración quiere comunicar a sus colaboradores. En artes se utilizan las características de noticia para enviar mensajes claros sobre la filosofía corporativa de la Institución. 74 3.2.2.3. Carteleras Informativas Cinco temas de interés y vigencia en base de los boletines de prensa realizados y según formato CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I001-F002. Cada información que se coloca en las carteleras lleva en la parte inferior derecha el mes y año de publicación. (Empresa Eléctrica Quito, 2014) El cambio de carteleras informativas se realiza mensualmente. El género utilizado es la noticia con texto conciso y concreto. 3.2.2.4. Síntesis Informativa Diariamente se realiza la síntesis informativa, en base del monitoreo de medios, radio, prensa, televisión, Internet y redes sociales. El género que se utiliza responde a la noticia. 3.2.2.5. Agenda Cultural La elaboración de la agenda cultural es semanal, en base de la investigación de la información que se publica en los medios o que se solicita a entidades culturales. El género utilizado es la noticia. 3.2.3. Productos externos: 3.2.3.1. Campañas Publicitarias Se planifica y define los temas para las campañas publicitarias con una propuesta conceptual, que sirve de base creativa para el desarrollo de las piezas publicitarias. Se determinan 75 los productos que contendrá la campaña, de acuerdo con aspectos publicitarios y de marketing, se realiza la selección de medios, programas y horarios para la difusión, de conformidad con los lineamientos del plan estratégico. Para las campañas se buscan contratistas que ayuden con la difusión en radio, prensa, pantallas, tv y redes sociales. Al ser tan variadas estas campañas y requerir de un estudio individual no se considerarán dentro del protocolo de géneros periodísticos. 3.2.3.2. Atención a medios de comunicación La Dirección de Comunicación Social atiende el pedido de los medios de comunicación referentes a entrevistas, solicita el tema, el tiempo de la entrevista, la fecha, hora y día y el nombre del entrevistador. El género utilizado es de la entrevista; internamente lo que se requiere es de un media training para que los voceros oficiales de la EEQ puedan responder adecuadamente a estas entrevistas. 3.2.3.3. Reverso De Factura Es un arte noticioso que permite informar a la ciudadanía algún tema de especial relevancia sobre los ejes estratégicos de la entidad, deberes y derechos, riesgos con los cables, uso eficiente de la electricidad. Su género es la noticia. 3.2.3.4. Artes para publicaciones del sector eléctrico Las publicaciones del sector eléctrico o de instituciones vinculadas con la Empresa son investigaciones o reportajes que se presentan sobre temas técnicos relacionados con la organización. El género más utilizado es el reportaje de investigación. 3.2.3.5. Participación en ferias El Gerente General aprueba la participación en las ferias que sirvan para la promoción de la gestión institucional de la EEQ. La Directora de Comunicación Social designa al personal para la atención en el stand, que proporcione información sobre la EEQ; se proyectan videos y se distribuye el material promocional a los asistentes. Esta categoría permite contar con una crónica un video o un reportaje con imágenes. 76 3.2.4. Redes sociales Con respecto a las redes sociales no existe un manual o procedimientos establecidos sobre el uso o manejo de las mismas, según conocimientos y experticia de los miembros de la Dirección bajo los lineamientos de los entes reguladores, se cuenta con una Fan Page para que los usuarios conozcan información sobre la EEQ en Facebook y una cuenta de Twitter enfocada al servicio de los clientes, por donde pueden reportar interrupciones y demás requerimientos de la entrega y calidad del servicio de energía eléctrica. Con respecto a la manera de cómo escribir en la Web, autores como Guillermo Francos afirman que la llegada de Internet y su popularización como medio informativo no solo recuperó la famosa pirámide invertida sino que la modernizó. (Franco, 2013). Para Franco la nueva forma exige palabras cortas, conocidas y precisas; es pauta de todos los géneros periodísticos acomodarse a este nuevo estilo de economía de palabras, locuciones y demás textos. ―La redacción en Internet significa un cambio de estilo, un cambio sintáctico, una revisión de los géneros tradicionales de escritura y un desafío para los productores de contenidos informativos, comerciales, recreativos y educativos de la red‖. (Franco, 2013, pág. 13) 3.3. Mimetización de los géneros periodísticos en la actualidad. Como hemos argumentado a lo largo de este estudio, la evolución comunicacional ha transformado la Comunicación desde sus principios y concepciones naturales. En el campo que nos compete, el de los géneros periodísticos y el periodismo, al pasar a ser todo multimedia, inmediato, digital e instantáneo, cada cosa que se comunica puede perder su vigencia minutos más tarde; es por esto que al hablar del nuevo periodismo hay que considerar varios cambios, transformaciones y mimetizaciones: La investigación debe ser más rápida y oportuna; por tal motivo, los periodistas ya no pueden tardar más de lo debido en buscar, realizar y publicar una noticia. Ahora con la ayuda de los teléfonos inteligentes lo que se investiga se envía de inmediato al medio para que sea procesado y publicado. Debido a la premisa de la inmediatez los textos se han reducido considerablemente siendo remplazados por las fotografías y videos, hoy más que nunca se aplica la frase ―una imagen dice más que mil palabras‖. Reportajes terminan teniendo extensiones de noticias y las noticias se vuelven grandes crónicas; en fin, ahora no existe una tajante diferencia entre todos los géneros periodísticos, sobre todo al momento de estar en la red de Internet. Opiniones, 77 caricaturas, comics, noticias, reportajes, crónicas, videos, imágenes: todos se juntan al momento de mantener informados a los clientes, usuarios, consumidores o prosumidores. Ahora es imprescindible aprender a leer entre líneas y a entender que la creatividad sobrepasa las reglas básicas del periodismo y sus géneros. 3.4. Diagnóstico previo a la planificación 2015. Para proceder a la elaboración del protocolo se debe conocer la planificación a la que debe acompañar el mismo. El Plan de Comunicación 2015 alineado con los objetivos estratégicos y necesidades de la EEQ, así como con las regulaciones y normas de las entidades rectoras del sector eléctrico nacional, plantea cambios significativos que apoyan a la digitalización y modernización de la comunicación en la EEQ. En forma general la Dirección de Comunicación Social abarca la gran responsabilidad de mantener la identidad de la organización tomando en cuenta la comunicación formal e informal que lleva dentro de sí, bajo los siguientes parámetros: ―Lograr, a través de estrategias y campañas efectivas, comunicar al grupo humano su importancia dentro de la Institución, su rol frente al quehacer institucional, de tal modo que se oriente a conseguir que los colaboradores de la EEQ se comprometan y contribuyan a alcanzarlos objetivos institucionales logrando, de este modo, contribuir a la mejora del clima organizacional‖ (Empresa Eléctrica Quito, 2015). En la parte externa sus objetivos son ―comunicar a los usuarios del servicio eléctrico y la comunidad sobre la gestión institucional que cumple la Empresa, además de informar sobre los deberes y derechos que tienen los clientes con respecto al servicio de electricidad, concienciar sobre los peligros de la cercanía de edificaciones a las redes eléctricas y sobre el uso responsable de la electricidad, de manera más efectiva a través de estrategias que focalicen las acciones en el público objetivo‖. (Empresa Eléctrica Quito, 2015) Las estrategias y acciones planificadas son: 78 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Coordinación general de actividades Coordinación de todas las actividades de la dirección y asignación de responsabilidades, control de ejecución Directora de Comunicación Diseño de planes y estrategias Apoyo en el diseño de planes y estrategias Profesional Apoyo en el seguimiento de actividades Apoyo en el seguimiento de actividades para verificación de su cumplimiento Analista Redes Sociales Generación de contenidos para comunicación e información en redes sociales y respuesta, seguimiento Comunicador Atención de fuentes de información internas Cobertura informativa de fuentes de información interna para elaboración de contenido para medios externos e internos. 3 comunicadores Diseño de infografías y cobertura fotográfica Artes para atención de requerimientos como publicaciones, reverso de factura, postales internas, cobertura fotográfica de actividades, de fuentes internas y o externas para notas periodísticas internas y o boletines externos fotógrafo -diseñador Atención de requerimientos del PEC Actividades Administrativas Cobertura informativa, generación de contenidos, apoyo en coordinación y presencia institucional en la socialización PEC Contratación pública 3 periodistas Asistente Administrativo Documentación y Archivo, Agenda de Actividades Recepción, despacho y archivo de documentación, coordinación de reuniones y actividades, así como agenda de actividades de la DIRCOM Secretaría 79 Información citada del Plan de Comunicación 2015. 3.5. Protocolo de Géneros Periodísticos Un Protocolo de Comunicación es un conjunto de pautas que permiten que los elementos de un sistema se comuniquen entre sí mediante el intercambio de la información. En su definición etimológica el término protocolo o protocollum, es un vocablo latino derivado del concepto de la lengua griega, de la palabra ―protokollon‖, que es fruto de la suma de dos elementos diferenciados: ―protos‖, que puede traducirse como ―primero‖, y ―kollea‖, que es sinónimo de ―pegamento‖ o ―cola‖. (Definición.de, 2015) Un protocolo es considerado además como un reglamento o una serie de instrucciones que se fijan por tradición o por convenio, puede ser un documento o una normativa que establece cómo se debe actuar en ciertos procedimientos. Se conoce como protocolo, por otra parte, a las normas que definen el comportamiento adecuado en un evento social de cierta formalidad. El protocolo, de esta manera, se asocia a lo que se conoce como etiqueta: vestirse de una determinada manera, respetar la puntualidad, saludar con una reverencia a una autoridad y otras cuestiones forman parte del protocolo. (Definición.de, 2015). 80 Un protocolo, en términos generales, es definido también como un acuerdo entre profesionales en un determinado tema donde se clarifican las actividades a realizar ante una determinada tarea. Desde ésta perspectiva son susceptibles de protocolizarse las acciones físicas, verbales y mentales que son planificadas. En base a este criterio, más utilizado en medicina que en el resto de las áreas, existen en general acuerdos establecidos por los teóricos sobre el campo de investigación. En el caso de la comunicación el estudio sobre el periodismo a lo largo de la historia se ha profundizado dejando en sus escritos definiciones y características establecidas sobre cada uno de los géneros periodísticos, como se detalla en el capítulo anterior. Desde la perspectiva de esta definición se puede decir que se encuentran protocolarizados. Para fines de este estudio, se tomará la definición de ver al protocolo como una serie de instrucciones. De aquí surge la relevancia de establecer la diferenciación entre el concepto de procedimiento para realizar un producto comunicacional y la protocolización de dichos productos. Un procedimiento entonces es una explicación de cómo realizar una actividad paso a paso, sin embargo, el protocolo es el encargado de presentar las normativas que debe cumplir ese procedimiento. En el caso del estudio, los procedimientos interno y externo, explican los productos comunicacionales que debe realizar la Dirección de Comunicación Social, con el objetivo de mantener y mejorar la identidad e imagen corporativa con sus stakeholders. Este protocolo plasmará las normas básicas a seguir a momento de utilizar los géneros periodísticos en cada uno de los productos comunicacionales. El protocolo constará de un instructivo general que norma el tipo de género periodístico que debe utilizarse para los productos de la comunicación formal. Detallará la reglamentación a seguir al momento de realizar los productos establecidos en los procedimientos de la Dirección. En esta guía, se dejará sentado, la transformación del área de pasar de lo tradicional hacia las opciones digitales, que con nuevos formatos y la protocolización de los géneros periodísticos, contarán con una base sólida para responder a las necesidades comunicacionales de los públicos objetivos de la Empresa Eléctrica Quito. A continuación se presenta el protocolo, bajo la Imagen Corporativa de la gestión de la calidad, determinada por la EEQ: 81 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 PAGINA:82DE 9 CÓDIGO: PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL ELABORADO: REVISADO: Periodista de la Dirección de Directora Comunicación Social APROBADO: de Comunicación Gerente General (M. Social Ing. Fernando Gómez Fernanda Salgado) Silvana Pesantez FECHA: FECHA: FECHA: 2015-03-10 2015-04-10 2015-05-10 FIRMA: FIRMA: FIRMA: (La firma autógrafa aparece (La firma autógrafa aparece (La firma autógrafa aparece en el documento original) en el documento original) 82 en el documento original) PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:83DE 9 CONTENIDO: 0. Hoja de modificaciones 1. Objeto 2. Alcance 3. Instructivo General 4. Instructivo de géneros periodísticos para cada producto comunicacional interno 4.1. Revista Digital 4.2. Cuaderno de trabajo 4.3. Carteleras Informativas 4.4. Síntesis Informativa 4.5. Agenda Cultural 5. Instructivo de géneros periodísticos para cada producto comunicacional externo 5.1. Atención a medios de comunicación 5.2. Reverso de factura 5.3. Artes para publicaciones del sector eléctrico 5.4. Boletines de prensa 5.5. Mensajes en redes sociales 5.6. Infografías para pantallas. 83 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 PAGINA:84DE 9 CÓDIGO: 0. HOJA DE MODIFICACIONES #REVISIÓN TIPO DE MODIFICACIÓN REVISADO 84 APROBADO FECHA PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:85DE 9 1. OBJETO Este instructivo establece la metodología que debe aplicarse para la utilización de géneros periodísticos en la elaboración de los productos comunicacionales internos y externos de la Dirección de Comunicación Social. 2. ALCANCE Este instructivo lo administra y controla los Subprocesos de Gestión de Comunicación Social para la elaboración y difusión de los productos comunicacionales internos y externos, su aplicación cubre a todos los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. INSTRUCTIVO GENERAL Para informes, reportes, oficios, memorandos y todo tipo de documentación relacionada con la comunicación formal de la Empresa el género periodístico que debe aplicarse es el de reportaje investigativo. El reportaje de investigación debe contar con una escritura clara y concisa para que sea captado por quien lo recibe. Debe informar, describir en una adecuada narración los resultados de la investigación. El autor del documento puede hacer observaciones u opinar, pero desde un ámbito muy profesional. La estructura debe ser coherente y con el seguimiento oportuno de los parámetros para redactar un reportaje: la entrada, los antecedentes al tema, desarrollo del tema, el análisis profesional del reportero y la conclusión. Normativa: la inmediatez o actualidad del tema, palabras concisas y directas, los adjetivos o adverbios deberán ser descriptivos no valorativos, realizar párrafos con el ritmo de una oración larga, una corta y luego nuevamente una larga. 85 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 4. CÓDIGO: PAGINA:86DE 9 INSTRUCTIVO PARA PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS Como se establece en el Subproceso de Gestión de Comunicación Social la Dirección elabora diferentes productos comunicacionales internos, como: Periódico mensual, Revista de aniversario, Cuaderno de Trabajo, Carteleras informativas, Síntesis informativa, Agenda cultural, Atención a requerimientos de impresos de los procesos y subprocesos Regla: La Directora de Comunicación Social es la encargada de decidir qué tipo de producto utilizar en cada campaña o proyecto en planificación y/o ejecución. En el 2015, la Dirección prioriza el paso de los productos impresos a digitales y a realizar acciones multimedia que responden a la realidad actual. Bajo este parámetro se elimina la elaboración de la revista anual y los periódicos se transforman en revistas digitales mensuales que se envían a los colaboradores cada inicio de mes. 4.1 REVISTA DIGITAL Procedimiento: La Directora de Comunicación Social realiza reuniones con su equipo de periodistas para plantear los contenidos para la revista digital. Cada periodista expone los temas a abordarse de acuerdo a las investigaciones realizadas en sus fuentes informativas. Los periodistas elaboran los textos correspondientes, para lo cual realizan coberturas informativas de actos institucionales, entrevistas, revisión de documentos, instructivos y material relacionado. De realizarse la entrevista se elabora un cuestionario que se registra en el formato CÓDIGO GECGCS-P001-I001-F001, no obstante, cada periodista cuenta con la libertad de explotar este género periodístico. Normativa: Las noticias, reportajes, crónicas y entrevistas que se publiquen en la revista teniendo como premisa que se publicará en Internet y deberá ser multimedia. Al tener la característica de multimedia se debe tener como hecho fundamental la presentación de más imágenes que texto. Este producto comunicacional es el que más se presta para una mimetización de géneros así que en todos los casos se deberá tomar como características vitales: la inmediatez o actualidad del tema, 86 palabras concisas y directas, los adjetivos o adverbios deberán ser descriptivos no valorativos, realizar párrafos con el ritmo de una oración larga, una corta y luego nuevamente una larga. La primera frase de los párrafos con una lectura desde la izquierda es la que debe resaltarse ya que es lo que el usuario leerá en primera instancia. En lo que concierne a los géneros específicos hay que detallar: Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. Reportaje: Titular. Al igual que las noticias puede ir acompañado de un antetítulo y de un subtítulo, Párrafo inicial capta la atención del receptor, Cuerpo del reportaje, desarrollo del tema, Párrafo final incluye conclusiones que comenten o que inviten a la reflexión. Crónica: Estilo libre pero desde el lado humano, la historia debe estar contada desde los personajes no desde la noticia. Entrevista: Sin estructura cerrada pero con la utilización de las ―reglas del diálogo privado (proximidad, intercambio, exposición discursiva con interrupciones, un tono marcado por la espontaneidad, presencia de lo personal y atmósfera de intimidad). El editorial: Estará a cargo de la Directora de Comunicación quien conjuntamente con el Gerente General determinarán el mensaje a enviar mensualmente. Este texto no debe ser extenso y debe ser lo más cercano a los colaboradores posible. Los periodistas deberán cumplir el procedimiento registrado en el Subproceso de Gestión de Comunicación Social la Dirección elabora diferentes productos comunicacionales internos. Los textos deberán ser aprobados por la Gerencia General y serán enviados por el correo institucional com.social@eeq.com.ec, en un plazo máximo de los primeros cinco días del mes. 4.2 CUADERNO DE TRABAJO Procedimiento: Para la elaboración del cuaderno de trabajo, con el enfoque multimedia, la Directora de Comunicación Social seleccionará las infografías más destacadas del año que cumplan con informar valores institucionales, fomentar los programas del sector eléctrico, el editorial y la filosofía corporativa. 87 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:88DE 9 La Directora de Comunicación Social revisa los artes y solicita al Gerente General su aprobación. Los artes son mini noticias que se presentan casi como anuncios publicitarios. Normativa: Inmediatez o actualidad del tema, palabras concisas y directas e imágenes o ilustraciones recreadas por el Diseñador Gráfico. El género a considerarse es la noticia. Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. 4.3. CARTELERAS INFORMATIVAS Procedimiento: Las carteleras informativas son un compendio de las noticias más relevantes del mes o de artes de campañas internas que realice la Dirección de Comunicación Social. El cambio de carteleras informativas se realiza mensualmente. Tanto aquí en carteleras como en el cuaderno de trabajo se requiere una selección de noticias, generalmente de los boletines informativos o de las campañas que se encuentre realizando la Dirección para elaborarse artes o mini noticias que sean atractivas para el usuario. Normativa: Para optimizar los recursos, sobretodo el uso de papel, es fundamental migrar las carteleras físicas a pantallas donde se pueda colocar infografías o animaciones. El género a considerarse es la noticia. Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. 88 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:89DE 9 4.4. SÍNTESIS INFORMATIVA Descripción: La síntesis informativa, muestra las noticias más relevantes y acordes al sector eléctrico que se encuentren en el monitoreo de medios, radio, prensa, televisión, Internet y redes sociales. El procedimiento se encuentra detallado en el instructivo de comunicación interna. Normativa: En un formato moderno se presenta un resumen de cada noticia donde prima las imágenes. Este nuevo diseño en power point permite al periodista contar con herramientas más atractivas de audio y video. El género a considerarse es la noticia. Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. 4.5. AGENDA CULTURAL Descripción: La agenda cultural semanal, en base a la investigación de la información que se publica en los medios o que solicita a entidades culturales requiere de un criterio de selección para evaluar en base a los segmentos del personal que labora en la EEQ, cuáles son sus intereses y que podría servir como un aporte. Norma: Innovación de formatos y entrega, los días jueves, para que los colaboradores planifiquen su fin de semana. El género a considerarse es la noticia pero en un tiempo futuro. Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. 5. INSTRUCTIVO PARA PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS El Subproceso de Gestión de Comunicación Social elabora diferentes productos comunicacionales y actividades para el público externos como: Atención a medios de comunicación, Reverso de factura, Artes para publicaciones del sector eléctrico, Boletines de prensa, Mensajes en redes sociales e Infografías para pantallas. 89 Nota: En este instructivo no se toma en cuenta las Campañas publicitarias, estas se realizan en trabajo conjunto con proveedores que son quienes proporcionan el producto final. Sin embargo, es fundamental recalcar que en los pliegos del procedimiento debe estipularse que estas deberán cumplir el objetivo estratégico de responsabilidad social y ambiental, y respetar el planteamiento de explorar herramientas multimedia. 5.1. ATENCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN La Dirección de Comunicación Social atiende el pedido de los medios de comunicación referentes a entrevistas, solicita el tema, el tiempo de la entrevista, la fecha, hora y día; y, el nombre del entrevistador. Esta labor es parte de las relaciones que debe tener la entidad con sus grupos de interés. Por tanto los periodistas deberán de ser posible recopilar los datos requeridos para que junto a la Directora de Comunicación Social se designe un vocero que vaya al medio. Normativa: Debido a que la entrevista es un formato no tan rígido, es necesario preparar a los voceros oficiales con un media training anual. Esto permitirá que las autoridades conozcan como responder frente a las reglas del diálogo privado (proximidad, intercambio, exposición discursiva con interrupciones, un tono marcado por la espontaneidad, presencia de lo personal y atmósfera de intimidad). 5.2. REVERSO DE FACTURA Descripción: El reverso de factura de la planilla del servicio eléctrico es otro canal de comunicación con los usuarios, por tal motivo, es aquí donde se colocan mini noticias sobre deberes, derechos, riesgos por acercamiento en las redes o el uso responsable de la electricidad. Normativa: Este canal sirve como un espacio publicitario para programas o proyectos relevantes del sector eléctrico en donde la EEQ colabora. Además sirve para generar la interacción con los usuarios mediante actividades lúdicas que requieran una acción del usuario. Luego de la aprobación de la Gerencia General del arte, el Diseñador Gráfico lo envía a los responsable de la Gerencia de Comercialización para su impresión. Debido a la facturación electrónica este canal de comunicación en los próximos años desaparecerá. El género a considerarse es la noticia. 90 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:91DE 9 Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. 5.3. ARTES PARA PUBLICACIONES DEL SECTOR ELÉCTRICO Normativa: El Gerente General autoriza la participación de la EEQ en publicaciones del sector eléctrico o de instituciones vinculadas a la Empresa. Para su efecto la Dirección de Comunicación Social debe poner en conocimiento de los colaboradores esta opción para que puedan entregar sus trabajos de investigación. Con la presentación de los reportajes investigativos, la Directora junto con el Gerente General decidirán el trabajo que se enviará. Para su efecto deberán cumplir lo estipulado en el acápite n. 3. Instructivo General. 5.4. BOLETINES DE PRENSA Normativa: Cumplen la doble función de comunicar tanto a los grupos de interés internos y externos. Los periodistas recopilan información para los boletines de prensa, de acuerdo con las necesidades de difundir informaciones de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad y por necesidades de información de los medios de comunicación y de la ciudadanía. Se investigan los temas en documentos, se recopilan cifras estadísticas, se realiza la cobertura de actos institucionales, entrevistas y se elabora los textos. Se define la necesidad de fotografías y se coordina con el diseñador gráfico-fotógrafo. Los boletines de prensa se envían a los medios de comunicación, se publican en la red interna intranet, en el portal web de la EEQ www.eeq.com.ec , y en las redes sociales Facebook y Twitter. 91 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:92DE 9 Los boletines de prensa responden exclusivamente a la noticia en toda su expresión. Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. Por regulación, los boletines de prensa tienen la siguiente estructura, según el formato CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002-F001, como se menciona en el Subproceso de Gestión de Comunicación Social: Número de boletín y fecha de envío; Título, Lead; Cuerpo de la información, Fotos y sus respectivos pies; Fuente, Números de contacto y direcciones de la página Web y redes sociales de la EEQ. En este producto se debe resaltar la importancia de las principales características de imágenes y la economía del texto. Además se destaca aquí la relevancia de colocar las partes más relevantes de la noticia en el lado izquierdo, ya que la nueva manera de procesar la información es en F. Características vitales: la inmediatez o actualidad del tema, palabras concisas y directas, los adjetivos o adverbios deberán ser descriptivos no valorativos, realizar párrafos con el ritmo de una oración larga, una corta y luego nuevamente una larga. Sin embargo, al ser distribuidos por las redes sociales existen características específicas de mensajes enviados por redes sociales que se detallan a continuación: MENSAJES EN REDES SOCIALES Normativa: Los mensajes en las redes sociales Facebook y Twitter tienen particularidades a parte de las características infalibles de: la inmediatez o actualidad del tema, palabras concisas y directas, los adjetivos o adverbios deberán ser descriptivos no valorativos, realizar párrafos con el ritmo de una oración larga, una corta y luego nuevamente una larga. 92 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:93DE 9 Facebook En más social y entretenido, requiere de más graficación y es más publicitario. Para crear un mensaje en esta red es preferible realizar artes o animaciones como infografías que envíen un mensaje claro pero concreto a los usuarios. Cuando los boletines de prensa son publicados se debe tomar en consideración el acortarlos y prevalecer la presencia de imágenes. Twitter En esta red el espacio es reducido ya que los mensajes se elaboran con 140 caracteres máximo. Es más masivo por lo que es un lugar de opinión e información más que social. La compactación de la información permite que todo se consuma como en pastilla, pero que no tenga una perdurabilidad en el tiempo. Cada red social tiene su propio estilo y la manera en responder es con una visión multimedia, priorizando videos y fotografías, no cuenta con un género periodístico que se aproxime en su funcionalidad. INFOGRAFÍAS Normativa: Las infografías son un espacio recientemente explorado de comunicación con los usuarios, por tal motivo, es aquí donde se colocan mini noticias sobre lo que más le interesa a la ciudadanía, las desconexiones. A parte de estos se replican artes sobre deberes, derechos, riesgos por acercamiento en las redes o el uso responsable de la electricidad. Es un espacio publicitario para programas o proyectos relevantes del sector eléctrico en los que colabora la EEQ, y de entretenimiento al colocarse videos animados mientras los clientes esperan su turno de atención. El género a considerarse es la noticia. 93 PROTOCOLO DE GÉNEROS PERIODÍSTICOS PARA LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: PAGINA:94DE 9 Noticia: ¿Qué? Qué sucedió, ¿Quién? A quién le sucedió, ¿Cómo? Cómo le sucedió, ¿Dónde? Dónde le sucedió, ¿Cuándo? Cuándo le sucedió, ¿Por qué? Por qué le sucedió. Con esta guía queda asentada la transformación del área del papel a lo digital, con formatos claros que responden a las necesidades de los periodistas de la Dirección de Comunicación Social. 94 CONCLUSIONES 1. La comunicación formal de la Empresa Eléctrica Quito es manejada únicamente bajo una guía de uso de marca y los sistemas administrativos tradicionales. Por tal motivo el protocolo de géneros periodísticos aporta a contar con lineamientos claros y precisos con respecto a este tipo de comunicación y su desarrollo dentro de la organización. 2. El estudio permitió revelar que el cambio comunicacional de pasar a lo digital y explorar las herramientas tecnológicas que la red proporciona es una realidad en la Dirección de Comunicación Social de EEQ. La implementación y cumplimiento del objetivo estratégico de responsabilidad social y ambiental permitió crear la política cero papeles y dio paso a la revista digital y al envío constante de artes mediante el mailing. El protocolo de géneros periodísticos así se convierte en una herramienta de apoyo a la planificación de la institución encaminada a responder las necesidades sociales actuales. 3. Los periodistas de la Dirección cuentan con lineamientos claros que permiten entender la nueva visión del periodismo donde la economía de las palabras y el aumento de imágenes prevalecen para realizar cualquier tipo de producto comunicacional. Con el protocolo se cumple el objetivo principal de crecer y modernizar el área dentro de la institución. 4. Los nuevos procedimientos y la planeación con miras al futuro permitirán que la comunicación se consolide como un eje transversal en la Empresa Eléctrica Quito, lo que permitirá que la Dirección de Comunicación Social pueda extender su manejo de la comunicación corporativa como debe de ser. 95 RECOMENDACIONES 1. Crear un manual específico sobre la comunicación formal y los procedimientos que deben llevar a cabo cada funcionario de la Institución. Socializar y difundir el material para que se instaure la relevancia de la comunicación como el eje transversal que se requiere que sea. 2. Incluir en el Plan Estratégico 2014-2023 a la comunicación como eje estratégico y transversal a todos los planes y proyectos de la EEQ. 3. Registrar el Protocolo de Géneros periodísticos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad para su aplicación y cumplimiento por parte de los periodistas del área. 4. Ampliar la Dirección de Comunicación Social en personal y capacitar a los periodistas sobre el funcionamiento de las nuevas plataformas tecnológicas multimedia. 96 BIBLIOGRAFÍA 1. Alfaro, R. M. (1993). Una comunicación para otro desarrollo. Lima: Calandrias. 2. Asamblea Nacional. (25 de junio de 2013). Registro oficial de la Ley Orgánica de Comunicación. Ley Orgánica de Comunicación. Quito, Pichincha, Ecuador: Ing. Hugo Barrezueta. 3. Benito, A. (1973). Teoría general de la información I. introducción. Madrid: Universidad. 4. Biblia Thompson. (s.f.). Nueva versión internacional. 5. Bittium Energy. (2013). Plan de comunicación social. Quito: Empresa Eléctrica Quito. 6. Blauw, E. 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Estudio presentado por la empresa Bittium (2013) –Plan Estratégico 2014 5.- ESTRUCTURACIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN 5.1 Investigación Para estructurar el Plan Estratégico de Comunicación de la Empresa Eléctrica Quito, Bittium efectuó una exhaustiva investigación sobre los procesos comunicacionales de la organización, que incluyó técnicas cualitativas y cuantitativas de recolección de información, cuyos resultados se encuentran en los respectivos anexos. Bittium efectuó 9.436 encuestas a públicos externos, con 33 preguntas cada una, que fueron realizadas a bajo la metodología a boca de urna en las agencias de recaudación de la Empresa Eléctrica Quito, con un diseño de muestreo aleatorio sin reposición, que tiene una confianza estadística del 96 por ciento. Paralelamente, se realizaron 399 encuestas a públicos internos, con la misma metodología y confianza estadística, que se complementaron con dos investigaciones de focus group. Esta investigación estableció una segmentación muy precisa de los grupos de interés de la empresa, lo cual brinda información muy valiosa al momento de tomar decisiones en el ámbito comunicacional y establecer una estrategia para relacionarse con los públicos internos y externos. 5.2 Marco Filosófico – Teórico La humanidad sigue a toda velocidad su carrera en un proceso compuesto por tres elementos: globalización, tecnología y desarrollo; impulsados, a su vez, por los motores de la ciencia, la economía y los avances en el campo energético, donde la electricidad juega un rol fundamental. En el mundo actual, todo está conectado y todo es interdependiente. Esta unificación económica y social del planeta va acompañada de un desarrollo abrumador de los medios y las tecnologías de la comunicación, que producen fenómenos extremadamente complejos en el ámbito comunicacional que, al mismo tiempo, intentan homogenizar a los públicos— globalización—, mientras ellos se esfuerzan por reivindicar sus derechos y visiones particulares e individuales —desarrollo en el ámbito local—. En este contexto las empresas, en especial las que brindan servicios públicos, enfrentan grandes desafíos en el momento de relacionarse y comunicarse con sus ‗stakeholders‘ o públicos objetivos, tanto externos como internos, en un entorno dinámico de cambios constantes y acelerados. Para enfrentar estos retos, es imperativo para la Empresa Eléctrica Quito (EEQ), continuar asumiendo la comunicación corporativa desde una perspectiva ESTRATÉGICA e INTEGRAL, alineada con sus objetivos rectores encaminados a proveer electricidad con calidad, eficiencia, solidaridad, y responsabilidad social y ambiental. Las líneas comunicacionales de la EEQ, para que sean efectivas, se plasmarán en el Plan Estratégico de Comunicación (PECO) 2014 que buscará fortalecer las acciones realizadas por la Dirección de Comunicación hasta el momento. El PECO contempla, además del plano racional, una perspectiva simbólica que permita entendergenerar-mantener-fortalecer la relación comunicativa EEQ - públicos objetivos, como un sistema complejo que admite la coexistencia de relaciones no solo estratégicas, sino también humanas, inseparables e interdependientes, contradictorias y complementarias a la vez. 101 El PECO de la EEQ, de manera ineludible, debe contemplar la dimensión política en su accionar comunicacional. Para ello, tomará en cuenta las relaciones de poder que se producen en el ambiente social e histórico en el que desarrolla su gestión y medir las consecuencias políticas de su estrategia de comunicación. Es imprescindible considerar este ambiente complejo en el que actúa la EEQ como organización, al momento de establecer los principios comunicacionales que se aplicarán. De lo contrario, se corre el riesgo de generar una comunicación superficial que no llegue a alinearse con las políticas de desarrollo estratégico institucional. El PECO de la EEQ, para ligarse a la política del Plan Nacional del Buen Vivir y armonizar con los objetivos de las entidades rectoras del sector eléctrico ecuatoriano, concebirá la comunicación más allá de la transmisión de información y la entenderá como la producción de vínculos y sentidos que le permitirán transformar positivamente los entornos, convirtiéndolos en ventajas competitivas para la organización. Esto se reflejará en la identificación y potenciación de nuevos canales de relacionamiento y en el fortalecimiento de los ya existentes. De este modo, la comunicación institucional y la imagen corporativa adquieren una importancia fundamental en la EEQ, ―creando valor para la empresa y estableciéndose como activos intangibles estratégicos de la misma, ya que si una organización crea una imagen entre sus públicos ocupará un espacio en sus mentes, facilitará su diferenciación de organizaciones competidoras y disminuirá la influencia de factores situacionales que pudieran afectarla‖. Actualmente, la competitividad del mercado y las exigencias de los clientes demanda a las empresas optimizar las relaciones comunicativas con sus públicos de interés, haciendo uso de estrategias que fomenten la construcción de una imagen corporativa acorde a sus objetivos estratégicos, entendiendo la comunicación institucional como ―la totalidad de los recursos de comunicación de los que dispone una organización para llegar efectivamente a sus públicos‖. El lugar de encuentro de todos los recursos comunicacionales es el Plan Estratégico de Comunicación, que cumplirá dos funciones primordiales: ―evitar dispersiones en las comunicaciones en lo que se refiere a la identidad e imagen de la empresa e incidir en la mayor potenciación posible entre todas las comunicaciones de la organización‖. El Plan Estratégico de Comunicación es el instrumento fundamental de la actividad comunicativa y servirá ―para fortalecer los ejes que configuran la comunicación global de la institución‖. El PECO diseñado para la EEQ incluye los objetivos de comunicación, los públicos a los que se van a dirigir los programas de comunicación, el discurso genérico del discurso comunicativo que se concreta en cada programa, los medios de comunicación a utilizarse y los sistemas de evaluación previstos. Es importante mencionar que el PECO de la EEQ se alinea con el Plan Estratégico de la Empresa Eléctrica Quito y la política de Responsabilidad Social Empresarial, que contemplan las dimensiones social, económica y ambiental de la gestión organizacional. 5.3 Diagnóstico 5.3.1 Acercamiento Conceptual Antes de proponer las estrategias comunicacionales que se plasmarán en el Plan Estratégico de Comunicación de la EEQ, es imperativo establecer un diagnóstico de la comunicación en la entidad, basado en un análisis de la investigación cualitativa y cuantitativa realizada por Bittium en el marco de esta consultoría, además de los datos recogidos en la encuesta CIER en las dimensiones Información y Comunicación e Imagen. 102 El diagnóstico se plantea ―en primer lugar, como un ejercicio de diferenciación de los elementos de una determinada situación y, por otro lado, es una lectura esencial de determinada situación social, una lectura de sus conexiones esenciales, desde una perspectiva histórica‖. El diagnóstico, además, puede entenderse como ―una mirada atenta y sistemática sobre la realidad a fin de reconocer los síntomas que allí se manifiestan dando a cada uno de ellos una valoración, riquezas y potenciales de una determinada situación‖. Diagnosticar implica entender los síntomas —como signos— que ponen en evidencia la manera cómo se genera y fluye la comunicación en un ámbito determinado, puntualmente, el de la Empresa Eléctrica Quito y sus públicos. En este caso, el diagnóstico se realiza enmarcado en el contexto histórico en el que se inserta la Empresa Eléctrica Quito, tomando en cuenta las múltiples y complejas conexiones que tiene con la realidad circundante y los actores comunicacionales que entran en juego. Esta consultoría efectúa un diagnóstico de la comunicación en la EEQ mediante la combinación de varias perspectivas: 1.-Investigación sobre públicos internos realizada por Bittium mediante encuestas y focus group. 2.-Investigación sobre públicos externos realizada por Bittium mediante encuestas y focus group. 3.-Análisis de los productos comunicacionales de la EEQ 4.-Estudio de los resultados de la encuesta CIER. A partir de este diagnóstico, que establece las necesidades de comunicación, se definirán las estrategias comunicacionales y el plan general de acción para ejecutarlas. 5.3.2 Diagnóstico de la comunicación interna La investigación efectuada por Bittium revela que los públicos internos poseen una percepción mayoritariamente positiva de las acciones y planes comunicacionales llevados a cabo por la Dirección de Comunicación, tal como se colige de los resultados de la encuesta interna y del focus group, expuestos a continuación: Encuestas – comunicación interna La encuesta interna revela que alrededor del 80% de los encuestados son funcionarios que mayoritariamente consideran excelente al proceso comunicacional interno de la empresa. Asimismo, de manera congruente, la encuesta a públicos internos durante un proceso de training (fuente secundaria) señala que el 95% de los empleados se encuentra entre el rango de identificado y completamente identificado con la empresa, lo cual revela una fortaleza de la identidad institucional. Esta información se confirma cuando los colaboradores apuntan en el marco de la misma fuente,que el 98,31% de ellos considera que se ―pone la camiseta de la empresa‖. Ese mismo análisis, resalta que el 60% de los funcionarios considera el clima laboral entre bueno y muy bueno, lo que devela que existe un grupo de funcionarios (cerca del 40%) entre los cuales se necesita robustecer a los procesos comunicacionales para mejorar su percepción sobre el ambiente de trabajo. La encuesta también apunta que el 62,26% de los empleados percibe el liderazgo de la empresa entre moderadamente fuerte y fuerte, de lo que se deduce que es importante fortalecer la capacitación en temas como empoderamiento, liderazgo y trabajo en equipo. 103 Por otra parte, el 68,52% de los empleados consideran que las políticas de la empresa se comunican entre bien y muy bien, mientras el 59,26% estima que su opinión es escuchada dentro de la institución. Es importante mencionar que la encuesta revela también que los funcionarios que tienen tiempo de trabajo entre 6 y 25 años, no tienen preocupaciones por temas de estabilidad laboral y les gustaría recibir información de corte institucional. Mientras los funcionarios que tienen entre 0 y 5 años de trabajo, información relacionada con la estabilidad laboral. tienen interés en recibir Focus Group – comunicación interna El focus group efectuado con la alta gerencia y funcionarios de la EEQ, revela que, de manera general, ―se percibe como positiva la comunicación interna de la empresa‖. Los colaboradores consideran que la fluidez en la comunicación interna posibilita conocer de primera mano los problemas al interior de la EEQ, y resolverlos antes que trasciendan a los públicos externos. También se concluye que existen aspectos concretos de la comunicación interna que son susceptibles de perfeccionamiento, como la sistematización del flujo informativo entre los diversos niveles de la empresa, la unificación de mensajes y el fortalecimiento de mecanismos digitales de comunicación. Dentro de esa investigación cualitativa, los funcionarios mencionaron en torno a la Calidad de la comunicación interna y la comunicación formal (preguntas 17 y 19) , ―que se requiere sistematizar la información de las diversas áreas en un plan de acción que debe ser socializado‖. Mientras la gerencia, apuntó que ―hace falta reforzar la comunicación interna‖. Los funcionarios mencionan, además, que existen trabajadores que ―internamente están desligados y necesitan un factor de unión y motivación‖. Señalan que ―un programa sostenido de comunicación interna les motivará a seguir laborando en favor de la empresa‖. Los funcionarios también perciben que circula mucha comunicación no formal que deviene en ―rumores poco oportunos‖. Sin embargo, apuntan que esta situación se ha logrado detener ―gracias a circulares y boletines informativos en intranet‖, por lo que suigieren apuntalar ese canal de comunicación formal. La alta gerencia, por su parte, valora como positiva la circulación del periódico - revista Contacto, pero señala ―que no es suficiente‖ y acota que se debería pensar en un periódico diario de información interna. Sugiere potenciar medios que no funcionan al 100 % como la intranet y el correo electrónico para difundir información interna, además de contar con una versión electrónica de Contacto. De manera general, también se menciona que la dispersión del personal en varios edificios es un factor que afecta a la comunicación interna. Sin embargo, se percibe entre los funcionarios y alta gerencia que el uso de medios electrónicos puede ayudar a disminuir las falencias comunicacionales internas, provocadas por esta separación física. Del focus group también se desprende que es importante crear canales y medios de comunicación (por ejemplo, un grupo de voceros internos) que articulen los procesos de las diversas gerencias con la gestión de la Dirección de Comunicación, para mejorar la calidad de la comunicación interna y la comunicación formal (preguntas 17 y 19). En cuanto a clima laboral, el focus group establece que un factor esencial para mantener al personal motivado es ―la buena comunicación interna y un buen ambiente de trabajo.‖ 104 Hay que tomar en cuenta que los funcionarios manifiestan en el apartado Motivación del personal y su relación con la calidad del servicio ofrecido (pregunta 18) que ―se deben buscar mejores formas de llegar al cliente externo‖, enfatizando en la necesidad de un trabajo coordinado entre la Dirección de Comunicación y la Gerencia Adminitrativa Financiera (de manera particular, la Dirección de Talento Humano). La alta gerencia, por otro lado, destaca el hecho de que la EEQ atraviesa una transición a Empresa Pública, lo que genera incertidumbres que deben se aplacadas a través de mecanismos de comunicación formal. Señalan que es adecuado ―potenciar los valores de la filosofía organizacional como la participación, la solidaridad y la transparencia‖. La alta gerencia identifica como herramienta de motivación y mejoramiento del clima laboral, el fortalecimiento del sentido de pertenencia de los colaboradores, en ―especial el personal nuevo (que trabaja en la empresa entre 0 y 5 años)‖. 5.3.2.1 Públicos internos De un análisis del organigrama y los flujos de trabajo de la Empresa Eléctrica Quito, determinaron los siguientes públicos internos: se Junta de accionistas Miembros del directorio Alta Gerencia (Gerencia general y gerentes de área) Mandos medios (directores y funcionarios) Trabajadores administrativos (oficinas) Trabajadores operativos (áreas técnicas) Representantes de los trabajadores (Comité de Empresa) De la investigación efectuada por Bittium se puede efectuar una segmentación más profunda que revela públicos internos con características e intereses más específicos: Empleados con un tiempo de trabajo entre 0 y 5 años Empleados con un tiempo de trabajo entre 6 y 10 años Empleados con un tiempo de trabajo entre 11 y 25 años Empleados con un tiempo de trabajo de más de 25 años Empleados que prefieren recibir información de corte institucional Empleados que prefieren recibir información sobre estabilidad laboral 5.3.3 Diagnóstico de la comunicación externa El diagnóstico de la comunicación externa, basado en la investigación de encuestas y focus group efectuada por Bittium, evidencia que la EEQ proyecta una imagen institucional positiva entre los públicos externos, quienes catalogan adecuada la manera en que la empresa se comunica con ellos, como se expone a continuación: Encuestas – comunicación externa La encuesta a los públicos externos revela (Pregunta 33) que el 35,92% de los encuestados califica como excelente la imagen de la EEQ, mientras que el 46,69% valora esta imagen como muy buena. Asimismo, al preguntar a los encuestados si la Eléctrica Quito se comunica con ellos de manera adecuada, clara y útil (Pregunta 25), el 65,63% responde que la manera de comunicarse de la empresa es totalmente adecuada, mientras que el 32,47%, la calificó como adecuada. Según las encuestas, esta imagen fuertemente posicionada, responde a una serie de atributos que los públicos externos, en particular los clientes residenciales, valoran como positivas, entre ellos la atención al cliente, los valores facturados, reclamos atendidos, entre otros. 105 Por ejemplo, el 62% de los clientes de la EEQ percibe que la atención al cliente está en el rango de Bueno a Muy Bueno, mientras que apenas el 1% lo califica como malo (Pregunta 11). Asimismo, la mayoría de clientes externos, el 88%, considera que el valor facturado por la empresa por el consumo de energía es justo (Pregunta 15), mientras que el 85, 66% señala que los reclamos presentados en la EEQ fueron resueltos entre satisfactoriamente y bien resueltos (Pregunta 10). Otro resultado que se destaca es que el 66% del público externo califica a la administración de la Empresa Eléctrica Quito como buena (Pregunta 18). En cuanto a los canales que utiliza la EEQ para relacionarse con el medio externo, las encuestas revelan que el público, además de valorar el uso de los medios tradicionales, tienen una gran expectativa sobre el uso de medios electrónicos, en particular de las redes sociales. Al preguntarle a los clientes , ¿A través de qué medios le gustaría que la EEQ se comunique con usted? (Pregunta 29), el 25,53% respondieron redes sociales, el 19,24% prensa, el 17,39% televisión y el 9,70% mensajes a celular. En las encuestas, es importante notar el contraste en cuanto a la comunicación mediante redes sociales, pues cuando se pregunta ¿A través de qué medios se comunica con la EEQ? (Pregunta 30), apenas el 0,02% responde electrónicamente, prevaleciendo el asistir personalmente con el 53,44 %, y telefónicamente con el 35,73%. Mientras, el 11,80% se comunica por escrito. Por lo expuesto, y con base en las expectativas de los clientes, se colige la necesidad de potenciar los medios electrónicos y crear nuevos canales digitales y de redes sociales, para fortalecer la relación con los públicos externos mediante una comunicación más veloz y en línea. Por otro lado, la encuesta a públicos externos muestra que los canales de comunicación más cercanos a los clientes de tarifa residencial son: TV, redes sociales y prensa. Mientras los clientes comerciales, sienten más cercanos los mensajes SMS en su celular. Además, se determinó que los clientes que tienen entre 18 y 25 años prefieren que la empresa se comunique con ellos a través de la prensa, los clientes de entre 26 y 35 años prefieren la TV y los SMS y; los clientes de más de 35 años optan por redes sociales. Focus group – comunicación externa En el focus group con la alta gerencia y los funcionarios, se realizaron acotaciones importantes sobre la comunicación externa de la empresa, donde se señalaron varios puntos susceptibles de mejora en la relación con el medio externo. De manera general, los colaboradores apuntan que es necesario fortalecer la difusión de los aspectos positivos e índices de eficiencia de la empresa (que en muchos casos superan las regulaciones del CONELEC). En la dimensión Cómo comunica el bienestar social y desarrollo que se derivan de su accionar (Pregunta 5) los colaboradores expusieron que ―es necesario contrarrestar la información acerca de las acciones sancionatorias informando de las ventajas y buenos servicios que ofrece la EEQ‖. La alta gerencia menciona que el servicio de la entidad ―se orienta a brindar con calidad el servicio eléctrico, que incluye atención adecuada, oportuna con calidad y calidez‖, y con servicios asociados a la eficiencia energética (focos ahorradores, reemplazo de refrigeradoras) y cuidado ambiental (cuidado de cuencas), puntos que requieren una mayor difusión para fortalecer la imagen positiva que tiene la EEQ (Pregunta 5). Un tema en el que enfatiza la alta gerencia es la necesidad de apuntalar la comunicación relativa a la importancia que tiene la EEQ en el sector eléctrico ecuatoriano y su empeño de mejorar la distribución eléctrica del Ecuador, asesorando a otras empresas del país. 106 Los funcionarios, por su parte, en los apartados Cúales son sus productos y/o servicios y cómo los comunica y Canales exitosos de comunicación (preguntas 1 y 7), apuntan que a pesar de los esfuerzos comunicativos de la entidad ―hace falta frecuencia en la divulgación de información que se ofrece a los clientes, especialmente en los audiovisuales e información escrita‖. Mencionan, además, que ―hace falta publicidad‖. Los funcionarios señalaron, además, en los apartados de Competencias e ideas para la comunicación corporativa (preguntas 8 y 14), que la empresa cuenta con estrategias de comunicación, pero recomiendan socializarlas de manera más amplia. ―Hay que estructurar planes y acciones de comunicación que se estructuren comprometiendo a todas las áreas para una mejor difusión hacia colaboradores y comunidad‖. La alta gerencia, en el apartado Cómo superar la visión basada en la frase popular ―Nadie sabe lo que hace la EEQ hasta que se va la luz (Pregunta 2), apuntó ―que hace falta tener un conocimiento detallado y sistémico de las expectativas de los clientes y explotar la información recibida a través de las encuestas levantadas para esta consultoría‖. Otra preocupación de la alta gerencia, manifestada en la investigación cualitativa, es el ―reto que implica para la estrategia de comunicación la gran cantidad de usuarios y su diversidad. Se debe definir el mensaje con el que se quiere llegar y a quiénes va dirigido‖. La alta gerencia considera importante mantener una relación sostenida con los públicos externos creando canales para cada uno de ellos, según sus expectativas, las cuales se determinaron en la investigación efectuada en esta consultoría (apartado Públicos externos). La participación en ferias ciudadanas y eventos en las comunidades es valorado positivamente en el focus group —tanto por la alta gerencia, como por los funcionarios— como una manera adecuada de llegar a los públicos externos. ―Es un canal adecuado que crea vínculos con la ciudadanía y sirve para informar sobre deberes y derechos, además de trámites y requerimientos‖. Mencionaron que es un mecanismo comunicacional efectivo que merece seguir aplicándose, en especial para difundir acciones de Responsabilidad Social Corporativa. Otro tema que se devela en el focus group, es la necesidad que el gerente y los funcionarios retomen la presencia frecuente en los medios de comunicación social, para posicionar la imagen de la empresa en el ámbito informativo. En el apartado Cómo se relaciona con su cliente (pregunta 16) se dijo que ―anteriormente, la relación empresa – cliente externo involucraba a los gerentes quienes hablaban con el público a través de entrevistas‖. 5.3.3.1 Públicos externos Partiendo de un análisis de la misión y visión de la EEQ y su plan estratégico, se concluye que el público externo más relevante son los CLIENTES, a quienes la empresa brinda el servicio público de electricidad. Los clientes están clasificados de la siguiente manera: Clientes residenciales Clientes comerciales Clientes industriales Clientes sensibles (hospitales, servicios de seguridad, servicios públicos, escuelas y colegios, etc.) Clientes de entidades oficiales Gracias a las encuestas realizadas se pudo realizar una segmentación más específica de los clientes identificando públicos basados en los siguientes criterios: Por edad: Clientes entre 18 y 25 años, clientes entre 26 y 35 años, clientes entre 36 y 45 años y; clientes mayores a 45 años. Por lugar de residencia: Sur , centro y norte de la ciudad, valles. 107 Por años de pertenencia como cliente a la empresa: Menos de un año, entre 1 y 5 años, entre 6 y 10 años, entre 11 y 20 años, más de 20 años. Otros públicos externos identificados, en base a un análisis del ámbito en el que la EEQ desarrolla su gestión son: Entidades gubernamentales (Presidencia, Vicepresidencia) Ministerios relacionados: Coordinador Sectores Estratégicos, Electricidad, Ambiente, Relaciones Laborales Entidad reguladora: CONELEC Gobiernos Provinciales: Pichincha y Napo Municipios del área de concesión: Quito, Rumiñahui, El Chaco Otras empresas de distribución eléctrica del país: CNEL, Centro Sur, Eléctrica de Guayaquil, entre otras. Otras empresas de servicios públicos: CNT, EMAAP-Q, Empresas de internet, etc. Entidades energéticas regionales, nacionales: CIER, EcuaCIER Proveedores Medios de Comunicación y periodistas: Prensa, radio, TV, medios digitales 5.3.4 Diagnóstico Análisis resultados encuesta CIER dimensiones Información y Comunicación e Imagen de la Empresa Como parte del diagnóstico se efectuó un análisis de la Novena Ronda de la Investigación CIER de Satisfacción del Consumidor de Energía Eléctrica, centrándose de manera específica en las dimensiones Información y Comunicación e Imagen. Ese estudio, en el apartado Caracterización de los encuestados destaca información importante sobre el acceso y uso de medios digitales de comunicación, que señalan la necesidad de ampliar y fortalecer los canales electrónicos con los que cuenta la empresa, para comunicarse con los públicos externos. La encuesta revela, por ejemplo, que el 46, 4% de los clientes de la EEQ tiene acceso a internet, mientras el 63 % posee un teléfono móvil. La investigación brinda pautas sobre el uso que los clientes dan a la página web de la EEQ, al señalar que el 46,7% accede al portal para obtener información, mientras que el 23,3% busca información relacionada a los cortes de electricidad programados, que como se verá más delante es un tema que influye sobre la dimensión de Información y Comunicación. Es importante notar que, según la encuesta CIER, del 100% de los clientes residenciales de la EEQ, apenas el 4,8% han accedido al sitio web de la distribuidora. Es relevante señalar que en cuanto al acceso a la redes sociales electrónicas, el 50,4% de los clientes utiliza Facebook, el 24,0% usa Twitter y, el 13.1% posee Myspace. De allí se colige la necesidad de ampliar el relacionamiento y crear nuevos canales de este tipo en la Empresa Eléctrica Quito. Es conveniente señalar que, a pesar que el Índice de Aprobación del Cliente (IAC) tuvo un incremento de 7,5 puntos respecto del año 2010, el Índice de Desempeño de Áreas de Calidad (IDAR) y el Índice de Desempeño de Atributos de Calidad (IDAT), en las dimensiones Información y Comunicación e Imagen de la Empresa tuvieron un retroceso. Esto no significa que la imagen de la EEQ no está posicionada entre los clientes, sino que revela la necesidad de buscar mecanismos comunicacionales que ayuden a mejorar estos resultados para fortalecer la imagen institucional. 108 A continuación se analiza de manera específica las dimensiones Información y Comunicación e Imagen de la empresa, los cuales tienen estrecha relación con la gestión de los procesos comunicacionales de la EEQ. Información y Comunicación Los resultados de la encuesta señalan que el atributo Notificación previa en el caso de interrupción programada (33,6%) es el más bajo en el apartado de Información y Comunicación, y se encuentra 20 puntos por debajo de la media CIER, por lo que necesita una especial atención. Por otro lado, se devela que en los atributos sobre Orientaciones sobre uso eficiente de la electricidad, Orientaciones sobre riesgos eléctricos y Deberes y derechos de los consumidores, se requiere un fortalecimiento comunicacional. Es importante señalar que el atributo Notificación previa en el caso de interrupción programada es la primera prioridad para los clientes. Sin embargo, ellos perciben que la empresa no avisa sobre los cortes programados, como lo revelan las cifras. Según la encuesta CIER, el 62,9% de los clientes considera que la empresa no avisa sobre las interrupciones programadas, el 23,4% señala que algunas veces avisa y el 13,6% manifiesta que siempre avisa. Los datos muestran que solo el 26, 4% de los clientes recibió un aviso de interrupción programada. De ese porcentaje, la mayoría de clientes se enteró del corte por medios masivos (TV: 67,99%, Radio: 35,2%, Periódico: 21,2%), mientras un pequeño porcentaje se enetró por un aviso impreso recibido en el hogar (7,9%). Estas cifras develan la necesidad de comunicar estos cortes mediante medios masivos, si no existiera ninguna disposición gubernamental que lo impida. La encuesta CIER, además revela que un 73,6 % de los clientes no supo de la interrupción programada. De ese porcentaje, un 67,2% se enteró que el corte fue programado porque lo supuso a ver al personal de la EEQ trabajando. Se puede concluir que los técnicos pueden ser un canal de comunicación para informar al público sobre las suspensiones programadas. Imagen de la Empresa La encuesta CIER en la dimensión Imagen de la Empresa (empresa humana) contiene nueve atributos que condensan, de manera general, la percepción que los clientes tienen de la EEQ y su actuación frente a ellos en diveros ámbitos. La investigación muestra que de los nueve atributos, el mejor posicionado es el referente a Empresa que respeta los derechos de los clientes (empresa humana), que con 71,5 puntos es el más cercano a la media CIER (75,3), y amerita ser explotado desde el ámbito comunicacional. Asimismo, los atributos Empresa que invierte para proveer energía a más clientes y con calidad, Empresa Correcta con los clientes (empresa justa), Empresa que presta atención sin discriminación y Empresa preocupada por combatir hurtos, están en el grupo de los más valorados y merecen un fortalecimiento desde la comunicación externa de la EEQ. De la encuesta se puede colegir, que para fortalecer la imagen isntitucional de la EEQ, se debe prestar atención al mejoramiento, mediante el uso de herramientas comunicacionales, de los atributos Empresa preocupada por el medio ambiente, Empresa dispuesta a negociar con los clientes (empresa flexible) y Empresa que informa a los clientes sobre su actuación. El atributo Empresa preparada para situaciones de emergencia, requiere una lectura muy prudente, pues aunque alcanza el puntaje más bajo, se trata de un atributo que fue incluido recientemente en la investigación de la CIER. 109 Es importante resaltar que el atributo Empresa que informa a sus clientes respecto a su actuación requiere una atención especial, desde el punto de vista comunicativo, pues tiene la primera prioridad para los clientes, en la dimensión Imagen de la Empresa. 5.3.5 Diagnóstico – Análisis de los productos comunicacionales de la EEQ El extenso análisis de los productos comunicacionales realizados por la EEQ, expuesto con anterioridad en este mismo documento, también sirvió de base para realizar el diagnóstico de las necesidades de comunicación de la empresa. Aquí se exponen las conclusiones de la revisión de las piezas de audio, videos, Twitter, auspicios, boletines informativos, carteleras institucionales, publicaciones impresas y digitales, revista Contacto, folletos y formularios, y mensajes al reverso de las planillas. Según este diagnóstico, los productos están bien logrados tanto en el diseño (forma) como en el contenido. Los mensajes que se transmiten hacia los públicos internos y externos se presentan de manera clara y concisa, y son de fácil entendimiento. Por ello se recomienda fortalecer cada uno de los medios analizados alineándolos más de cerca con la estrategia de la organización y sus objetivos. Es importante considerar que la transición a empresa pública demanda, además, armonizarlos con las políticas gubernamentales de comunicación, que se generen desde instituciones superiores. Al tener casi 930 mil clientes se hace indispensable apuntalar los mecanismos de comunicación existentes, como campañas publicitarias en medios masivos e integrarlas a campañas informativas (periodísticas), siempre sistematizadas en la estrategia y cuidando que no se contrapongan a disposiciones gubernamentales, en el ámbito comunicacional. Se recomienda fortalecer, con actualizaciones constantes, la página web abriendo más posibilidades de comunicación con los diversos públicos. Se sugiere incluir aplicaciones relacionadas con las políticas de Responsabilidad Social Empresarial y espacios lúdicos para niños y jóvenes donde se incluyan temas como uso racional de la energía y cuidado del medio ambiente. Es importante desarrollar plataformas electrónicas y para redes sociales, además de Twitter (que actualmente está al aire), e integrarlas en una estrategia digital que permitan interacciones en tiempo real con los públicos, para llenar las expectativas que revelan las encuestas expuestas en esta consultoría. Se recomienda abrir cuentas institucionales en Facebook y Myspace, con la finalidad de generar notoriedad y vínculo con sus públicos. Un canal en Youtube, para subir testimonios, campañas y videos institucionales, educativos ., canales en Flickr e Instagram que permitan publicar fotos del quehacer de la empresa. y un canal en iVoox, que permita que tener acceso a entrevistas y todo tipo de audios y podcast, relacionados con la empresa, sus clientes y colaboradores. Se debe pensar en robustecer la base de datos de correos electrónicos de los clientes para envío de boletines informativos existentes en versión multimedia. Resulta adecuado fortalecer los productos y medios de comunicación de la EEQ, de manera que continúen trabajando integrados (simultáneamente), con mensajes unificados y continuos, que lleguen a todos los niveles y públicos de la empresa. 5.3.6 Conclusión general del diagnóstico De lo expuesto, deriva la necesidad de la Empresa Eléctrica Quito de diseñar y ejecutar un Plan Estratégico de Comunicación (PECO), que integre, ordene, sistematice y fortalezca los procesos y acciones comunicacionales existentes, tanto internos como externos, alineándolos con el Plan 110 Estratégico de la organización y enfocándolos en fortalecer la MISIÓN y apoyar la consecución de la VISIÓN. 5.4 Planificación Estratégica de la Comunicación 5.4.1 Introducción El planteamiento de un plan estratégico de comunicación para la EEQ es una propuesta de acciones de comunicación basada en datos, objetivos y presupuestos debidamente planificados. Desafortunadamente, hacer comunicación en una empresa u organización, generalmente, ha sido visto con un enfoque simplista, y se cree que ―cualquiera puede hacerlo‖, por lo que no se le ha dado la importancia que la comunicación tiene dentro de la gestión organizacional. Ya se ha comprobado que por sí sola una acción de comunicación no es la panacea para las necesidades de la organización y que, por el contrario, muchas veces se convierte en un arma de doble filo que en lugar de favorecerla, le pueder generar serios problemas. La comunicación organizacional, bien llevada a la práctica ,es un proceso y un esfuerzo permanente que debe ser considerado como parte de su hacer cotidiano. Si no se le va a dar mantenimiento constante, continuidad y seguimiento a las acciones o estrategias de comunicación propuestas, aprobadas e implantadas en una organización, no vale la pena invertir dinero ni esfuerzo en algo esporádico, eventual o circunstancial. 5.4.2 Aproximación conceptual Para diseñar la estrategia de comunicación de la EEQ, tomaremos algunas aproximaciones conceptuales que se aplicarán desde una perspectiva comunicacional. Debemos señalar que la estrategia, desde la administración, se entiende como ―la determinación de las metas y objetivos básicos de una empresa en un plazo determinado, junto con la adopción de cursos de acción y la distribución de los recursos necesarios para lograr estos propósitos.‖ Sin embargo, vista desde el entorno complejo en el que desenvuelve la EEQ, la estrategia de comunicación deber elaborar un escenario de acción examinando las certezas y las incertidumbres de la situación. ―En este sentido, el escenario puede y debe ser modificado según las informaciones recogidas, los azares, contratiempos u oportunidades encontradas en el curso del camino. En un entorno cambiante e incierto, la estrategia debe privilegiar tanto la prudencia como la audacia y, si es posible, las dos a la vez.‖ En otras palabras, la estrategia de comunicación no debe entenderse como algo estático y rígido, sino como una herramienta capaz de adaptarse y reestructurarse dependiendo de los escenarios a los que se enfrente la organización a lo largo del tiempo. 5.4.3 Objetivo General Apuntalar la misión de la Empresa Eléctrica Quito de proveer el servicio público de electricidad con calidad, eficiencia, solidaridad y responsabilidad socioambiental mediante una comunicación planificada, integrada, permanente y coherente, alineada con los objetivos estratégicos institucionales, que la proyecten como un referente en el contexto nacional y latinoamericano. 5.4.4 Objetivos Específicos — Articular los procesos comunicacionales en los niveles directivo y operativo en las dimensiones interna y externa, potenciando los medios y canales de comunicación existentes para fortalecer la 111 imagen institucional y posicionarla entre los públicos como una empresa moderna, con visión de futuro, que se preocupa por la satisfacción de sus clientes y la calidad del servicio. — Fortalecer los sistemas comunicacionales de información interna de la EEQ como periódico revista Contacto, Intranet, Correo electrónico, carteleras, etc. integrándolos en un trabajo participativo con las diversas áreas, que fomente la cohesión de las unidades y equipos de trabajo y mejore el relacionamiento con los públicos internos y externos. — Lograr un incremento de los de índices Desempeño de atributos de calidad (IDAT) y Desempeño de áreas de calidad (IDAR) de la encuesta CIER, en las dimensiones de Información y Comunicación e Imagen de la Empresa. — Posicionar entre la opinión pública el modelo de gestión sostenible de la Empresa Eléctrica Quito mediante campañas de información y publicitarias para difundirse por medios tradicionales, medios electrónicos y actividades de comunicación directa con la comunidad. —Estructurar mecanismos comunicacionales como la creación de vocerías que permitan una mayor presencia en los medios de comunicación de autoridades y funcionarios de la EEQ, con el propósito de difundir los logros institucionales entre la ciudadanía y los públicos internos. — Crear una plataforma de medios digitales (web, intranet, correo electrónico, redes sociales, boletines electrónicos multimedia, etc.) que permitan una interacción más veloz con los diversos públicos de la Empresa Eléctrica Quito. —Fortalecer la cultura organizacional y mejorar el clima laboral robusteciendo los canales de comunicación interna, dotándoles de una mayor periodicidad y unificación de los mensajes, de tal manera que minimicen la influencia negativa de la comunicación informal (rumores). — Reducir los impactos internos y externos que pueda producir la transición a Empresa Pública y que coloca a la EEQ frente a un escenario distinto al tradicionalmente existente, donde tendrá que trabajar de la mano de diversos organismos gubernamentales, como el Ministerio Coordinador de los Sectores Estratégicos, el Ministerio de Electricidad, el Ministerio de Relaciones Laborales, entre otros. 5.4.5 Estrategia de comunicación • Estrategia general La comunicación en la EEQ es integral, enmarcada en la transparencia, el respeto, la honestidad, la adaptabilidad, la solidaridad, la calidad, la coherencia, la oportunidad y el diálogo; está enfocada en fortalecer la identidad e imagen institucional mediante una relación apropiada con los públicos internos y externos para apuntalar la sostenibilidad y cumplimiento de la estrategia y objetivos institucionales. • Dimensiones de la estrategia de comunicación La comunicación en la EEQ se enmarca dentro de las siguientes dimesiones: Organizacional: Se orienta a fortalecer la cultura organizacional y aportar para mantener un clima laboral adecuado, motivando a los colaboradores. Informativa: Se enfoca en posicionar el modelo de gestión sostenible y los logros institucionales entre la opinión publica, medios de comunicación y colaboradores. Relacionamiento: Se enmarca en las acciones comunicativas encaminadas a mantener una relación honesta y transparente, fomentando el díalogo con los públicos internos y externos. Comercial: Se relaciona con los procesos de comercialización como facturación, ventas, reclamos, atención al cliente. 112 Educativa: Se relaciona con la responsabilidad social y ambiental, con los procesos de concienciación y educación en temas como uso racional de la energía, seguridad en el uso de la electricidad, hurto de energía, cuidado del ambiente, etc. • Lineamientos de la estrategia de comunicación Las directrices que guían los procesos comunicacionales de la EEQ son: Alineación estratégica: Toda comunicación (organizacional, informativa, de relacionamiento, comercial y educativa) que genere la EEQ debe estar alineada con el plan estratégico, persiguiendo fortalecer la imagen e identidad institucional y las relaciones con los públicos internos y externos. Comunicación integral: La gestión integral e integrada de la comunicación en la EEQ busca la coherencia entre los procesos comunicacionales internos y externos, desde sus dimensiones organizacional, informativa, de relacionamiento, comercial y educativa. Versatilidad de la comunicación: La estrategia de comunicación debe estar en capacidad de modificarse y adaptarse a los cambios de contexto que puedan generarse en el entorno dinámico en el que se desenvuelve la EEQ. Calidad de la comunicación: Todas las acciones de comunicación internas o externas deben enmarcarse en la imagen corporativa de la EEQ. Los productos y servicios comunicacionales, propios o contratados, deben responder a las políticas y estándares institucionales de calidad. Comunicación sostenible: Todas las acciones comunicacionales deben responder al modelo de gestión sostenible de la EEQ y enmarcarse en sus políticas de Responsabilidad Social Empresarial. Responsables de la comunicación: La comunicación, y su materia prima, la información es responsabilidad primordial de la alta gerencia, con la coordinación y asesoría de la Dirección de Comunicación. 5.4.5.1 Estrategia de comunicación para públicos internos La estrategia contempla el trabajo integrado de todos canales de comunicación interna, detallados más adelante, para generar sinergias entre todos los niveles de la empresa, promoviendo una cultura organizacional uniforme que respete la diversidad y fomente el empoderamiento, el trabajo en equipo y un clima laboral adecuado. La estrategia contempla que las acciones de comunicación internas se efectúen de manera unificada en campañas comunicacionales que se activarán en las siguientes dimensiones y medios: Comunicación formal: Tiene que ver con las acciones comunicativas que buscan emitir disposiciones e información desde la alta gerencia a los empleados (descendente); y obtener datos, opiniones y aspiraciones del personal por parte de la alta gerencia (ascendente). Campañas internas: Se utiliza mecanismos de comunicación publicitaria aplicados al público interno para transmitir mensajes específicos dentro de la estrategia comunicacional: Afiches, volantes, manuales, impresos, audiovisuales. Pueden replicarse en los canales electrónicos. Periódico - Revista Contacto: Es un medio de comunicación impreso donde confluyen notas periodísticas sobre el desarrollo institucional. La información publicada en Contacto debe ligarse a los objetivos del plan de comunicación y la estratega institucional. Se recomienda replicarla en versión electrónica mediante la intranet. Intranet: Es un medio electrónico interno donde se puede replicar las campañas internas e integrar algunos mecanismos comunicaciones formales. Se puede crear productos digitales específicos para este medio e incluir la revista Contacto en versión electrónica. 113 Correo electrónico: Sirve como canal de comunicación digital entre los miembros de la empresa. A través del correo se pueden replicar las campañas internas, además de información formal. Producción audiovisual: Se producen piezas audiovisuales (videos, documentales, audios, radionovelas), para replicarse por los diferentes medios internos. Carteleras: Sirve como un canal de comunicación interno muy efectivo al encontrarse ubicados en los diversos centros de trabajo de la EEQ. Replican campañas internas y comunicación formal. Se puede pensar en colocar carteleras electrónicas a través de pantallas lead. Reuniones de trabajo / capacitación: Constituyen un importante medio interno de comunicación, al generar interacciones interpersonales directas ‗cara a cara‘. Se replican campañas internas y comunicación formal. Es importante que la capacitación técnica se integre el empoderamiento y el trabajo en equipo. Las dimensiones y medios detallados se activarán basados en una planificación que define cúales (pueden ser todos o solo algunos) se utilizarán dependiendo de las necesidades y objetivos comunicacionales. Dicha planificación debe contemplar, de ser necesaria, una articulación con la estrategia de medios externos, para darle coherencia a la comunicación institucional. 5.4.5.2 Estrategia de comunicación para públicos externos La estrategia contempla el trabajo integrado de todos canales de comunicación externa, detallados más adelante, para que ninguna acción comunicacional se realice de manera aislada. Ninguna comunicación se efectuará espontáneamente. Toda comunicación, información o mensajes externos se enfocarán en incrementar la percepción favorable que actualmente tiene la opinión pública y elevar el reconocimiento de los clientes y la ciudadanía hacia la empresa. Es importante notar que los resultados de la encuesta realizada por Bittium revela las preferencias comunicacionales por el tipo de cliente y por su ubicación geográfica, que ameritan ser tomados en cuenta en esta estrategia. Clientes residenciales consideran sus canales más próximos: TV, redes sociales y prensa. Clientes comerciales consideran su canal más próximos: mensajes a su celular Clientes que residen en el sur Quito consideran su canal más cercano la TV Clientes que residen en el centro de Quito consideran su canal más cercano prensa y mensajes al celular Clientes que residen en el norte de Quito consideran su canal más cercano las redes sociales La estrategia contempla que las acciones externas de comunicación se efectúen de manera unificada en campañas comunicacionales que se activarán en las siguientes dimensiones y medios: Información /Relaciones Públicas: Campañas informativas y de relaciones públicas dirigidas a periodistas, líderes de opinión y medios de comunicación masivos. Tiene como objetivo posicionar la imagen de la EEQ en la opinión pública. Al transformarse en una empresa pública, es necesario que la EEQ genere una relación muy estrecha con los medios de comunicación públicos. Voceros: Se trata de un equipo de la alta dirección y de funcionarios preparados para aparecer en los medios de comunicación y dar declaraciones sobre los divresos temas del desarrollo institucional. 114 Publicidad: Campañas en medios masivos: radio (cuñas), prensa (avisos) y TV (spots), combinadas con activaciones BTL en ferias, entrega de material P.O.P. y pautas publicitarias en web y redes sociales. Web: Utiliza la página web de la EEQ para replicar las campañas de información y publicidad adaptadas al formato electrónico. Desarrolla campañas digitales que, dependiendo de su importancia, pueden ser replicadas en medios tradicionales. Correo electrónico masivo: Contempla el envío masivo de correos eletrónicos a una base de datos de públicos externos segmentados según sus intereses, con información y boletines electrónicos multimedia. Redes Sociales: Replica las campañas informativas y publicitarias en las redes sociales, manteniendo una interacción directa e inmediata con los públicos externos. Se pueden desarrollar campañas específicas para redes sociales. Relacionamiemto comunitario: Utiliza canales como reuniones comunitarias o ferias ciudadanas para replicar campañas informativas y publicitarias. Incorpora actividades lúdicas y artísticas como medios de relacionamiento. Se debe tomar en cuenta la importancia del uso de la radio en las comunidades rurales, donde muchas veces es el único medio de comunicación disponible. Producción audiovisual: Se producen piezas audiovisuales (videos, documentales, audios, radionovelas), para replicarse por los diferentes medios externos. Call Center: Apoya vía telefónica las acciones de comunicación y de relacionamiento externos que lo requieran. Las dimensiones y medios detallados se activarán basados en una planificación que define cúales (pueden ser todos o algunos) se utilizarán dependiendo de las necesidades y objetivos comunicacionales. Dicha planificación debe contemplar, de ser necesaria, una articulación con la estrategia de medios internos, para darle coherencia a la comunicación institucional. 5.5 Lineamientos para el Plan General de Comunicación En este Plan General de Comunicación se definen las acciones comunicacionales a realizarse, tanto a nivel externo como interno. Se detallan estas acciones para cada gerencia de la EEQ, que tienen concordancia con los resultados de la investigación con encuestas y focus group. Gerencia General A cargo de la Gerencia General se encuentra la planificación, diseño, ejecución y evaluación de estrategias y políticas institucionales, así como planes y programas de acción que demandan el soporte de estrategias y políticas comunicacionales. Es importante mencionar que la primera acción del Plan Operativo debe ser la socialización del Plan Estratégico de Comunicación de la EEQ entre los empleados de todos los niveles de la empresa para lograr el empoderamiento y compromiso, con su desarrollo y ejecución. La Gerencia General debe promover institucionalmente la idea que ‗la estrategia de comunicación es tarea de todos‘. Comunicación externa Proyección internacional y liderazgo Nacional. Se debe apuntalar desde el ámbito comunicacional el liderazgo nacional de la EEQ y su importante rol en el sector eléctrico ecuatoriano, además del empeño de colocar a la empresa entre las mejores distribuidoras de América Latina. 115 Logros institucionales. Es indispensable difundir mediante campañas de información y publicidad los logros institucionales, en especial los relacionados al mejoramiento histórico de índices de gestión y los avances en Responsabilidad Social Empresarial. Transición a Empresa Pública. La transición a Empresa Pública está modificando los escenarios tradicionales en los cuales se desenvolvía la vida institucional. Es necesaria la acción comunicacional para potenciar este nuevo entorno como una oportunidad de crecimiento y desarrollo. Relaciones interinstitucionales. La Gerencia General es la responsable de las relaciones con otras instituciones, tanto nacionales como extranjeras. El manejo adecuado de esas relaciones, desde el ámbito comunicacional, redundan en beneficio de la entidad. Comunicación interna Relacionamiento con las bases. Es importante fortalecer el contacto directo con los trabajadores de base para analizar la marcha institucional, recoger necesidades, sugerencias, ideas y propiciar críticas y autocríticas constructivas que propicien un desarrollo armónico de la empresa. A través de la implementación de buzones de sugerencias, tanto físicos como a través del intranet con una periodicidad al menos mensual y cuyo costo no debe sobrepasar los 100 dólares mensuales. Clima Laboral. La Gerencia General, apoyada en la estrategia comunicacional, profundizará acciones para mejorar el clima laboral, considerando que el talento humano es vital en la marcha institucional. Los planes y programas atenderán este aspecto a nivel de los trabajadores y comenzará a trabajar con su entorno familiar. Nuevo Edificio EEQ. Parte importante del clima laboral es el ambiente físico de trabajo. Por esa razón se recomienda emprender gestiones para construir un edificio propio de la EEQ, con las condiciones necesarias para recibir al personal y evitar su dispersión. La EEQ es una de las 25 más grandes empresas ecuatorianas, y necesita un edificio de primer orden, adaptado a sus necesidades. Gerencia de comercialización Comunicación externa Pago factura a tiempo. Se emprenderá una campaña masiva que motive al pago oportuno, informando sobre las facilidades existentes para la cancelación de la factura y sugiriendo evite las molestias que provoca la mora. Lectura de factura. El diseño de la factura todavía produce dificultades de lectura a los clientes. Se emprenderá una campaña con el objetivo de revertir esta situación. Sistema rural de información. Es importante fortalecer el sistema de información para agencias rurales como Quijos, Baeza, Pedro Vicente Maldonado, San Miguel de los Bancos, Nanegalito y Puéllaro, especialmente orientada a encaminar reclamos de los clientes. Para estos públicos es fundamental tomar en cuenta a las radios locales. Bases de datos clientes. Es vital contar con una base de datos de los clientes incluidos correos electrónicos y números de celular. Con esta herramienta se podrán crear mecanismos de comunicación digitales y SMS, que reforzarán la estrategia de comunicación que incluyen campañas y acciones a nivel de opinión pública. Comunicación interna Trato cordial al cliente. Es necesaria una campaña interna orientando y motivando a los trabajadores para otorgar un trato con calidad y calidez a los clientes. Estas acciones deben unirse a mejoras de infraestructura y aplicación de la imagen corporativa, especialmente en áreas vinculadas a la atención al público. 116 Guía de servicios. Es importante que la empresa cuente con una guía de servicios de uso interno, para que los trabajadores puedan dirigir a los clientes a las áreas correspondientes. Se puede pensar en una guía impresa con aplicaciones digitales en intranet. Información sobre encuestas. Es importante compartir con los trabajadores los resultados de las encuestas de satisfacción de los clientes. Es necesario que los empleados conozcan las fortalezas y debilidades para apuntalar procesos o proponer soluciones. Gerencia de Distribución Comunicación externa Soterramiento de cables. Se debe implementar una campaña informativa y publicitaria que destaque la intervención en este importante proyecto de la ciudad, ejecutado en coordinación con otras instituciones como el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y la Corporación Nacional de Telecomunicaciones. Suspensiones programadas. Se debe reforzar mediante campañas comunicacionales, en trabajo conjunto con la Dirección de Distribución, el anuncio de suspensiones programadas, que están generando índices desfavorables en la encuesta de satisfacción de la CIER. Seguridad en el uso de la electricidad. Es necesario llevar adelante una campaña de información, concienciación y educación sobre la seguridad y peligros en el uso de la electricidad (construcciones cerca de las redes) para evitar electrocuciones en las líneas. Es importante trabajar en mensajes y acciones preventivas. Uso eficiente de la energía. Además de campañas sobre los peligros de la energía, se debe insistir en campañas sobre el uso eficiente de la energía. Se debe fortalecer la incursiones pedagógicas / lúdicas en escuelas y colegios. Se puede diseñar actividades artísticas para educar y concienciar a los clientes sobre esta temática. Cortes de ramas. Se requiere campañas de información y publicidad para informar a la ciudadanía sobre el corte de ramas que efectúa la empresa. Este es un aspecto que genera una percepción positiva entre los clientes y se debe potenciarlo. Comunicación interna Seguridad en líneas. Se debe reforzar los planes de prevención de accidentes para los trabajadores que trabajan en líneas eléctricas. Es importante efctuar campañas informativas para fomentar la seguridad en el trabajo. Trabajo en equipo. Se requieren campañas internas para fomentar el trabajo en equipo y generar sinergias entre los equipos operativos y los equipos administrativos. Gerencia de Generación Comunicación externa Nuevas centrales de generación. Es necesario informar y promocionar los avances de las nuevas centrales que construye la EEQ y que serán un aporte a la generación hidroeléctrica nacional y al cambio de matriz energética, acciones promovidas por el Ministerio Coordinador de los Sectores Estratégicos y el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable. Medio ambiente. Es importante difundir los avances en materia ambiental que ha conseguido la empresa mediante campañas de información y publicidad. Se puede impulsar campañas para el cuidado de cuencas hidrográficas y siembra de árboles. 117 Comunicación interna Cuidado Ambiental. Se puede efectuar una campaña interna que promueva el cuidado del medio ambiente entre trabajadores y funcionarios, para posicionar la importancia del cambio de matriz energpetica y el uso de energías limpias. Gerencia de Planificación Comunicación externa Plan de expansión. Es adecuado difundir las obras contempladas en el plan de expansión del servicio de la institución, en toda área de concesión mediante campañas de información y publicidad. Comunicación interna Plan estratégico y planes operativos. Se sugiere difundir de manera permanente, mediante campañas internas y reuniones de trabajo, los planes estratégicos y operativos para fortalecer el compromiso de los empleados en su desarrollo y ejecución. Gerencia Administrativa Financiera Comunicación externa Logros financieros. Se plantea difundir los logros financieros más importantes en la gestión de la empresa, destacando su eficiencia y sostenibilidad en finanzas. Comunicación interna Transición a Empresa Pública. La transición a Empresa Pública altera el desenvolvimiento institucional y laboral que obliga a tomar acciones administrativas, que demandarán el respaldo de programas de comunicación, para convertir los cambios en oportunidades de desarrollo interno. Clima Laboral. Se requieren campañas y acciones de comunicación que promuevan el trabajo en equipo y fomenten un clima laboral adecuado. Capacitación. Además de desarrollar un plan de capacitación para potenciar conocimientos técnico – profesionales, es necesario implementar programas específicos orientados a crear hábitos de trabajo en equipo, comunicación efectiva y liderazgo. Responsabilidad Social Empresarial Comunicación externa Soporte institucional. La Responsabilidad Social es uno de los soportes del modelo de gestión sostenible. Desde el ámbito comunicacional se debe apoyar sus iniciativas y difundirlas permanentemente mediante campañas de información. Gestión comunitaria. Se recomienda actividades de comunicación comunitarias para difundir las dimensiones de la RSE y los proyectos que se llevan a cabo como las campañas en colegios y escuelas sobre el uso eficiente de la electricidad, la campaña de erradicación del trabajo infantil en la cadena de valor, etc. Se debe pensar en actividades lúdicas y artísticas que facilitan el acercamiento comunitario. Relaciones interinstitucionales. Desde el ámbito comunicacional se apoyará las relaciones con diversas instituciones que puedan fortalecer la gestión de Responsabilidad Social Empresarial, sobre todo con los municipios y los ministerios Coordinador de Sectores estartégicos, Electricidad y Energías Renovables y Relaciones Laborales. 118 Comunicación interna RSE al interior. Se requiere crear campañas de comunicación y programas de capacitación sobre RSE para todos los empleados de la empresa. Estos deben guardar relación con derechos humanos, medio ambiente, uso eficiente de la energía, etc. 6. Presupuesto Referencial Plan Estratégico de Comunicación Presupuesto Referencial Concepto Costo en USD por año Año 1 Año 2 Total Campañas publicidad masivas radio, prensa, TV 2,260,000.00 Relaciones públicas y eventos 80,000.00 Campañas internas de comunicación 80,000.00 1,180,000.00 80,000.00 80,000.00 1,080,000.00 160,000.00 160,000.00 Creación y mantenimiento de plataformas digitales para web, redes sociales, intranet 48,000.00 96,000.00 Producción contenidos audiovisuales 70,000.00 70,000.00 Elaboración productos impresos, banners, gigantografías 80,000.00 Campañas comunitarias TOTAL 35,000.00 1,533,000.00 140,000.00 40,000.00 35,000.00 1,433,000.00 48,000.00 40,000.00 70,000.00 2,966,000.00 *Este presupuesto contempla la puesta al aire de, al menos, 12 campañas publicitarias por año (una por mes). Se calcula el costo aproximado de cada campaña en USD 90 mil dólares, que incluye la estrategia creativa y el pautaje en medios. En el presupuesto del Año 1 se incluye las campañas de Uso eficiente de la energía y Responsabilidad Social Empresarial, diseñadas como parte de esta consultoría. Métodos de evaluación El Plan Estratégico de Comunicación, al estar atado a la estrategia de la organización, es susceptible de ser evaluado a través de las mediciones de los índices de gestión de la empresa. Este método puede complementarse evaluando el nivel cumplimiento de los objetivos estratégicos de la EEQ, además de tomar en cuenta otras mediciones como los índices generados por la encuesta CIER en los ámbitos de Información y Comunicación e Imagen. Recomendaciones Generales Comunicación interna Problema: Se requiere apuntalar la percepción positiva que tienen los funcionarios de la EEQ respecto de su empresa. Objetivo estratégico: Incrementar el desarrollo del talento humano. Estrategia de comunicación: Robustecer los sistemas comunicacionales de información interna. 119 Acciones: Integrar los medios internos de la EEQ (periódico - revista Contacto, Intranet, boletines informativos, correo electrónico interno, carteleras, etc.) emitiendo mensajes unificados de manera sostenida y periódica. abriendo nuevos ejes temáticos tanto en el periódico Contacto como en su Revista Anual, inclusive en el Intranet, que posibilite abordar temas ya no solo de interés del funcionario sino de los miembros de la familia del funcionario. La Entrega del periódico en el lugar de residencia del colaborador, con la intensión de multiplicar el número de lectores del periódico, así como incluir a los entornos familiares al proceso comunicacional de la Empresa y apuntalar la identidad e imagen corporativa. Temporalidad: Edición quincenal del periódico-revista Contacto. Emisión de al menos dos boletines informativos internos por semana. Actualización semanal de las carteleras de la EEQ. Costo referencial: USD 3.000 por cada edición de Contacto. USD 100 por cada emisión de boletines informativos internos. USD 100 por cada actualización de cartelera. 2. Problema: Es necesario apuntalar la articulación comunicacional entre los diversos procesos de las gerencias y estrechar la relación con la Dirección de Comunicación. Objetivo estratégico: Incrementar el desarrollo del talento humano Estrategia de comunicación: Robustecer los sistemas comunicacionales internos, agilitando el flujo informativo, cara a cara, entre los diversos niveles de la empresa. Acciones: Sistematizar las reuniones entre la gerencia y las diferentes áreas, llevando un registro de los temas tratados y los responsables de las decisiones adopatadas en esos encuentros. Crear vocerías internas para mantener una relación fluida con la Dirección de Comunicación. Temporalidad: Reuniones semanales entre las áreas y la gerencia general. Reuniones semanales entre las diversas gerencias y los funcionarios operativos. Reuniones semanales entre los voceros internos y la Dirección de Comunicación. Costo referencial: USD 100 por semana (cofee breaks, material impreso) 3. Problema: Existe una dispersión del personal al estar separado en diversos edificios, lo que provoca dificultades de comunicación. Existen medios electrónicos que fortaleciéndolos, podrían ayudar a aplacar este problema. Objetivo estratégico: Incrementar el desarrollo del talento humano / Incrementar el uso de tecnología de punta que optimice la gestión. Estrategia de comunicación: Potenciar el uso de medios digitales para difundir información interna Acciones: Utilizar la intranet y el correo electrónico para difundir información interna, replicando electrónicamente los mensajes emitidos por los medios tradicionales como Contacto, boletines informativos, carteleras, reuniones, en versiones digitales. Temporalidad: Replicar la información digital de acuerdo a la periodicidad de los medios tradicionales. Se puede hacer uso de las herramientas electrónicas si existe la necesidad de comunicar algo de manera urgente. Costo referencial: USD 3.000 por potenciación medios digitales 4. Problema: Existe una parte del personal que requiere motivación para cohesionar equipos de trabajo, mantener un clima laboral adecuado, implementar acciones de RSE y mejorar la atención a los clientes externos e internos. Objetivo estratégico: Incrementar el desarrollo del talento humano 120 Estrategia de comunicación: Efectuar campañas internas sostenidas con mensajes de motivación, trabajo en equipo, liderazgo, temas de Responsabilidad Social Empresarial y atención al cliente. Acciones: Efectuar campañas internas sostenidas, diseñadas en función de las necesidades intistucionales y con el aporte de la Dirección de Talento Humano, que integren todos los medios tradicionales y digitales de comunicación interna. Temporalidad: Efectuar al menos una campaña mensual. Costo referencial: USD 2.000 por campaña 5. Problema: Existe incertidumbre en una parte del personal por la transición de la EEQ a empresa pública Objetivo estratégico: Incrementar el desarrollo del talento humano Estrategia de comunicación: Efectuar acciones de comunicación interna permanentes que informen al personal sobre el proceso de transición. Acciones: Diseñar mensajes que informen sobre los aspectos positivos y las oportunidades institucionales y laborales que conlleva la transición a empresa pública, para difundirlos mediante los medios internos tradicionales y digitales, reduciendo la influencia de los rumores. Mantener reuniones permanentes con todo el personal para abordar esta temática. Temporalidad: Se debe informar cada vez que la situación lo amerite. Se recomienda informar sobre el tema quincenalmente, de ser posible, o al menos con una periodicidad mensual. Costo referencial: USD 3.000 Comunicación externa 1. Problema: Se requiere apuntalar la imagen institucional positiva que tienen los públicos externos, en especial los clientes residenciales. Objetivo estratégico: Incrementar la satisfacción de los consumidores por la calidad del producto y servicio. Estrategia de comunicación: Robustecer la difusión de los atributos que hacen que la empresa tenga una buena imagen entre los públicos externos. Acciones: Efectuar campañas masivas de comunicación (publicidad) tradicional y digital, acompañadas de acciones informativas en los medios de comunicación servicio, buen servicio al cliente, facturación justa, soterramiento de cables, corte de ramas, empresa que informa sobre su actuación, empresa responsable socialmente, entre otras. Temporalidad: Se recomienda salir al aire, al menos, con una campaña mensual. Costo referencial: USD 90.000 por campaña 2. Problema: Responder a la expectativa del uso de medios electrónicos y redes sociales que poseen los clientes externos para relacionarse con la EEQ. Objetivo estratégico: Incrementar la satisfacción de los consumidores por la calidad del producto y servicio / Incrementar el uso de tecnología de punta que optimice la gestión Estrategia de comunicación: Potenciar los medios electrónicos existentes y crear nuevos canales digitales y de redes sociales, para fortalecer la relación con los públicos externos y responder a sus expectativas de una manera más veloz y en línea. 121 Acciones: Implementar una plataforma comunicacional electrónica que funcione articulada y sostenidamente, replicando los mensajes de los medios tradicionales y creando productos específicos para los públicos que buscan información digital. Es importante dotar a la web de información útil y servicios que mejoren la relación con los clientes, como la activación del canal SMS (mensajes de texto) y un chat en línea para atender requerimientos en tiempo real. Se recomienda fortalecer el Twitter de la EEQ poniendo al aire nuevos canales en redes sociales (Facebook, MySpace, YouTube, Flickr, etc.) que genere vínculos más cercanos con los clientes, replicando los mensajes emitidos por los medios tradicionales en formatos digitales, y subiendo fotografías y videos institucionales para mantener las redes actualizadas. Es importante que las campañas masivas se repliquen mediante las redes. Se pueden subir los videos institucionales y las entrevistas a funcionarios a Youtube. Temporalidad: Se recomienda una actualización permanente de la web (al menos 1 vez a la semana) y las redes sociales (por lo menos tres veces por semana). Costo referencial: USD 4.000 por mes de mantenimiento canales electrónicos. 3. EEQ Problema: Se necesita fortalecer la difusión de las acciones de Responsabilidad Social de la Objetivo estratégico: Incrementar la satisfacción de los grupos de actores con una gestión socialmente responsable. Estrategia de comunicación: Crear vínculos con la ciudadanía y fortalecer mecanismos para posicionar entre la opinión pública el modelo de gestión sostenible. Acciones: Continuar y fortalecer la participación de la EEQ en ferias ciudadanas, diálogos comunitarios y encuentros en colegios y escuelas para difundir información relacionada con derechos humanos, medio ambiente, uso eficiente de la energía, orientaciones sobre riesgos eléctricos, deberes y derechos de los consumidores entre otros, mencionados en la encuesta CIER. Temporalidad: Participar en ferias o encuentros comunitarios, al menos una vez por mes. De ser posible, hacerlo cada 15 días. Costo referencial: USD 2. 000 por mes 4. Problema: Se requiere fortalecer la relación con los públicos externos mediante una presencia informativa de la EEQ en los medios de comunicación masiva. Objetivo estratégico: Incrementar la satisfacción de los consumidores por la producto y servicio. calidad del Estrategia de comunicación: Diseñar un plan de relaciones públicas que permita la presencia del gerente y funcionarios en los medios de comunicación masiva para informar de los logros institucionales de la EEQ. Acciones: Fortalecer las relaciones con los medios de comunicación y los periodistas que cubren la información del sector eléctrico para gestionar, a través de ellos, entrevistas en los medios de comunicación en las que participen el gerente y los funcionarios de la EEQ. Se debe también efectuar encuentros periódicos con los medios(conversatorios, ruedas de prensa). Es importante poner énfasis en la relación con los medios públicos como El Telégrafo, Radio Pública, Ecuador TV, Gama TV y TC Televisión, dada la transición de la EEQ a empresa pública. Temporalidad: Tener una relación permanente con los medios mediante la emisión de información, al menos, tres veces por semana. Costo referencial: USD 2. 000 por mes en acciones de relaciones públicas. 122 5. Problema: Según los resultados de la encuesta CIER existen problemas al comunicar a los clientes sobre las interrupciones programadas del servicio. Objetivo estratégico: Incrementar la satisfacción de los consumidores por la calidad del producto y servicio. Estrategia de comunicación: Utilizar medios electrónicos y comunicación directa con los clientes para informar sobre las interrupciones del servicio, existir una disposición superior de no utilizar medios masivos para este fin. Acciones: Utilizar las plataformas digitales de la EEQ como la web, las redes sociales, el correo electrónico y el envío de mensajes a celular para comunicar a los clientes sobre las suspensiones programadas del servicio. Es importante ampliar y actualizar constantemente las bases de datos de los correos electrónicos y de los números de celular de los clientes, para que el envío de electrónicos y mensajes a celular sean efectivos. correos Se puede utilizar, además, la comunicación directa a través de los técnicos que visitan los sectores afectados y las pantallas colocadas en agencias de la EEQ cercanas a las zonas de la suspensión, para informar sobre los cortes programados y mejorar así los índices CIER. Temporalidad: Esta estrategia debe programarse de acuerdo al cronograma de suspensiones programadas, para informar al cliente con al menos 4 días de anticipación. Costo referencial: USD 1. 000 por cada anuncio de suspensión programada por los diversos medios. El costo promedio de envío de SMS es de 4 centavos por mensaje. 9. Consideraciones finales • La comunicación es el proceso mediante el cual la EEQ convertirá la estrategia en tarea de todos. Establecer un proceso de comunicación permitirá motivar a sus funcionarios, a través de un mejor entendimiento de la estrategia y del desempeño efectivo frente a la misma. • Para garantizar la eficacia de la estrategia comunicacional, toda actuación en este ámbito debe estar ligada al Plan Estratégico de la EEQ. No deben existir acciones aisladas y sin un objetivo concreto. Toda comunicación debe tener una repercusión social favorable dentro o fuera de la empresa. Es importante subrayar que para incrementar la eficacia de la estrategia comunicacional, todas las campañas (internas o externas) deben ser sistemáticas, continuas, coherentes, simultáneas (radio, prensa, tv, medios digitales, institucionales, comunitarias, etc.). Se recomienda dar periodicidad a estas acciones para mantener una relación constante con los públicos. • La estrategia de comunicación implementa un espacio para que los funcionarios de la EEQ que influencian la estrategia retroalimenten a la Gerencia General y aporten con ideas e información valiosa, al momento de tomar de decisiones . • El plan estratégico de comunicación de la EEQ requiere el involucramiento directo de sus líderes. De lo contrario, la estrategia no será interiorizada por los funcionarios y trabajadores. • La estrategia de comunicación debe ser gerenciado de manera que asegure la creación de valor. Es importante identificar, seleccionar y priorizar los proyectos e iniciativas estratégicas que la EEQ debe desarrollar para obtener los resultados planificados, aplicando estrategias comunicacionales adaptadas a los públicos identificados en las investigaciones cualitativas y cuantitativas. 123 • Es importante destacar la gestión de la Dirección de Comunicación como unidad asesora en el ámbito comunicacional. Por tanto, es allí donde se debe centralizar la información que generen las diversas área de la empresa. • Se recomienda dar una importancia especial a la comunicación y difusión de los valores intangibles de la empresa como su reputación corporativa, atención al cliente y la responsabilidad social empresarial, pues la investigación revela que son aspectos valorados como positivos por los públicos. • Es relevante tomar en cuenta que la EEQ está en un proceso de transición para convertirse en Empresa Pública. Por ello, es indispensable considerar las repercusiones políticas que puedan tener las acciones de comunicación de la antes de ejecutarlas. • Se recomienda la creación de un área de marketing que apoye las acciones de comercialización en coordinación con la Dirección de Comunicación. • Se sugiere, basándose en los lineamientos estratégicos comunicacionales, construir un Plan de Crisis para afrontar o anticiparse a emergencias institucionales que puedan generar problemas de opinión pública. • El slogan ―Siempre Junto a ti‖ es un elemento importante de la imagen institucional que genera un vínculo muy fuerte con los clientes por lo que recomienda incluir en todos los productos comunicacionales que genere la EEQ. Además de estar presente en los medios impresos, se sugiere aplicarlo en audiovisuales, audios, medios electrónicos e incorporarse a la cultura organizacional, por ejemplo, al momento de contestar los teléfonos en el call center. • Se sugiere que la política comunicacional de la EEQ tenga un carácter estratégico integral e integrado, que no permita actividades de comunicación aisladas. Está política debe difundirse mediante acciones comunicativas como publicaciones impresas y en versión electrónica. 10. Bibliografía Capriotti, Paúl. Planificación Estratégica de la Imagen Corporativa. Ed. Ariel. Barcelona. 1999. Chandler, Alfred. Strategy and Structure: Chapters in the History of the American Enterprise. MIT Press. Cambridge. 1962. Kaplún, Gabriel. ―Seis maneras de pensar la imagen organizacional‖. En Revista Aportes. UPSA. Santa Cruz de la Sierra. 2004. Maldonado, Luis Alfredo. Construyendo los principios humanos y estratégicos de la comunicación interna: caso Empresa Eléctrica Quito. Tesis. Universidad Andina Simón Bolívar. Quito. 2009. Morin, Edgar. Los siete saberes necesarios a la educación del futuro.Unesco.Bogotá. 2001. Morin, Edgar. La vía para el futuro de la humanidad. Paidós. Barcelona. 2011 Costa, Pere-Oriol. ¨Comunicación corporativa¨, en: Justo, Villafañe (et alt). Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional. Ed. Gestión 2000. Barcelona. 2001. Prieto, Daniel. Diagnóstico de comunicación. CIESPAL. Quito.1985. Jordi Ventura. ¨Comunicación corporativa¨, en: Justo, Villafañe (et alt). Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional. Ed. Gestión 2000. Barcelona. 2001. Uranga, Washington, Laura Moreno y Claudia Villamayor. Diagnóstico y planificación de la comunicación. Ediciones para la Comunicación. La Crujía. 1994. 124 Anexo 2. Plan Estratégico EEQ 2014-2023 Lo puede encontrar en el siguiente Link: http://www.eeq.com.ec:8080/transparencia/lotaip2015?p_p_auth=8PLoFs3h&p_p_id=20&p_p_lifecycle=0&p_p_state=normal&p_p_mode=view& _20_struts_action=%2Fdocument_library%2Fview_file_entry&_20_redirect=http%3A%2F%2Fw ww.eeq.com.ec%3A8080%2Ftransparencia%2Flotaip2015%3Fp_p_id%3D3%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dmaximized%26p_p_mode%3Dv iew%26_3_groupId%3D0%26_3_keywords%3Dplan%2Bestrat%25C3%25A9gico%26_3_struts_a ction%3D%252Fsearch%252Fsearch%26_3_redirect%3D%252Ftransparencia%252Flotaip2015%26_3_y%3D2%26_3_x%3D5&_20_fileEntryId=3410977 125 Anexo 3. Plan de comunicación 2015 126 127 128 129 130 131 132 133 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 134 DE 9 Anexo 4. Formularios Sistema de Gestión de la Calidad (Comunicación). INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS ELABORADO: REVISADO: Periodista de la Dirección de Directora de Comunicación Social Comunicación Social FECHA: FECHA: 2014-08-12 2014-08-12 APROBADO: Gerente General FIRMA: FIRMA: FIRMA: (La firma autógrafa aparece en el documento original) (La firma autógrafa aparece en el documento original) CONTENIDO: 5. 6. 7. 8. Hoja de modificaciones Objeto Alcance Instructivo 3.1 Campañas publicitarias 134 FECHA: 2014-08-12 (La firma autógrafa aparece en el documento original) INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 135 DE 9 3.2 Boletines de prensa, mensajes en redes sociales e infografías 3.3 Atención a medios de comunicación 3.4 Reverso de factura 3.5 Artes para publicaciones del sector eléctrico 3.6 Participación en ferias 3.7 Monitoreo de medios 3.8 Actualización de Base de Datos 4. Anexos 4.1 Formato para elaboración de boletines de prensa 4.2 Formato para registro de infografías 4.3 Formato para registro de entrevistas en medios de comunicación 0. HOJA DE MODIFICACIONES # REVISIÓN TIPO DE MODIFICACIÓN REVISADO 135 APROBADO FECHA INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 136 DE 9 6. OBJETO Este instructivo establece la metodología que debe aplicarse para la elaboración de los productos comunicacionales externos. 7. ALCANCE Este instructivo lo administra y controla el Subproceso de Gestión de Comunicación Social para la elaboración y difusión de los productos comunicacionales externos y su aplicación cubre a todos los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. 8. INSTRUCTIVO El Subproceso de Gestión de Comunicación Social elabora diferentes productos comunicacionales y actividades para el público externos como: Campañas publicitarias Boletines de prensa Infografías Reversos de factura Artes para publicaciones del sector Participación en ferias Monitoreo de medios Actualización de base de datos De cada uno de los productos se dispone de un archivo digital. 3.1 CAMPAÑAS PUBLICITARIAS La Directora de Comunicación Social planifica las campañas publicitarias, define el tema y la propuesta conceptual, que sirve de base creativa para el desarrollo de las piezas publicitarias. Junto al Analista del área la Directora de Comunicación Social determina los productos que contendrá la campaña, de acuerdo a aspectos publicitarios y de marketing, realiza la selección de medios, programas y horarios para la difusión, de conformidad con los lineamientos de la Gerencia General. El Gerente General aprueba la elaboración de las campañas publicitarias. La Directora de Comunicación Social y el Analista del área inician el proceso de contratación pública por régimen especial: Solicitud de aprobación de disponibilidad presupuestaria, conformación de comisión técnica, elaboración de formulario de inicio de proceso. Preselección de oferentes previa a su invitación para presentar ofertas. Elaboración y revisión de pliegos. Presentación de ofertas e informe técnico de las mismas. Asistencia a sesión de negociación con oferente ganador. 136 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 137 DE 9 La Directora de Comunicación Social envía a la empresa adjudicada, en el proceso de contratación pública, el texto de la propuesta conceptual para la elaboración del guion técnico de las piezas publicitarias. La Directora de Comunicación Social aprueba los guiones técnicos que envía a la empresa adjudicada para que realice la producción y asigna a un periodista para el acompañamiento de la grabación y filmación de las piezas publicitarias. La Directora de Comunicación Social revisa los productos publicitarios y realiza recomendaciones, una vez que estas se realicen, solicita la aprobación al Gerente General para proceder con la difusión de los productos publicitarios en los medios seleccionados, de conformidad con el contrato. La Directora de Comunicación Social solicita al Analista revise el informe presentado por la contratista para la elaboración del acta de entrega recepción de los productos para que se proceda al pago. 3.2 BOLETINES DE PRENSA, MENSAJES EN REDES SOCIALES E INFOGRAFÍAS La Directora de Comunicación Social asigna fuentes informativas a los periodistas del área y es responsabilidad de cada uno de ellos armar su base de datos con número de teléfono fijo, extensiones y celular de los gerentes de área, directores, jefes departamentales y personal operativo, quienes serán los contactos para la obtención de datos informativos. La base de datos se entrega a secretaría del área para que cree una base de datos general. La Directora de Comunicación Social y los periodistas plantean temas para los boletines de prensa, de acuerdo a las necesidades de difundir informaciones de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad y por necesidades de información de los medios de comunicación y de la ciudadanía. Los periodistas de acuerdo a las fuentes informativas asignadas por la Directora de Comunicación Social investigan el tema en documentos, recopilan cifras estadísticas, realizan la cobertura de actos institucionales, entrevistas y elaboran los textos. Definen la necesidad de fotografías y coordinan con el diseñador gráfico - fotógrafo para que realice las tomas respectivas. Cuando las informaciones se basan en entrevistas, los se conservan en archivos digitales fácilmente identificables y recuperables. La Directora de Comunicación Social designa a un periodista para que recopile las grabaciones y mantenga un archivo total. El diseñador gráfico – fotógrafo mantiene un archivo fotográfico digital. Los boletines de prensa elaborados por los periodistas son corregidos por la Directora de Comunicación Social. Una vez corregido el boletín de prensa, el periodista redacta los tuits que aprueba la Directora de Comunicación Social. El boletín de prensa corregido el periodista remite a secretaría del área para el envío a los medios de comunicación, de acuerdo a la base de datos que dispone la Dirección de Comunicación Social y los tuits al periodista que está a cargo de la cuenta de la EEQ en la red social Twitter. 137 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 138 DE 9 El periodista envía los boletines de prensa y su respectiva fotografía en JPG al diseñador gráfico para su publicación en la página Web y al periodista encargado de las redes sociales para su publicación en la cuenta de la EEQ en la red social Facebook. Los boletines de prensa tienen la siguiente estructura, según el formato CÓDIGO: GEC-GCS-P001I002-F001. Encabezado con el diseño de boletín de prensa Número de boletín y fecha de envío Título Lead Cuerpo de la información Fotos y sus respectivos pies Fuente Números de contacto y direcciones de la página Web y redes sociales de la EEQ. Tuits, mensajes elaborados con 140 caracteres en base al boletín de prensa. En base a la información de los boletines de prensa un periodista asignado por la Directora de Comunicación Social elabora los textos para las infografías que se difunden en las pantallas ubicadas en las agencias de la EEQ, urbanas y rurales. Una vez corregidos por la Directora de Comunicación Social se entregan al diseñador gráfico para la elaboración del producto final, luego se envían a la empresa contratada para su transmisión. El periodista designado por la Directora de Comunicación Social conserva en archivo digital los textos e infografías, los temas se registran en el formato CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002-F002. 3.3 ATENCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN La Directora de Comunicación Social atiende el pedido de los medios de comunicación referentes a entrevistas, solicita el tema, el tiempo de la entrevista, la fecha, hora y día; y, el nombre del entrevistador. La Directora de Comunicación Social coordina con el Gerente General para su aprobación, de ser favorable el pedido de entrevista se gestiona su asistencia o la designación de un delegado. La Directora de Comunicación Social determina al periodista que acompañe a la entrevista y realice la grabación respectiva. Para atender otros pedidos de información de los medios de comunicación, la Directora de Comunicación Social de acuerdo al tema designa al periodista para que recopile los datos requeridos, presente a la Directora de Comunicación Social para la respuesta al medio. 3.4 REVERSO DE FACTURA La Directora de Comunicación Social en coordinación con el Gerente General determina el tema del reverso de factura, que se realiza mensualmente. La Directora de Comunicación Social de acuerdo al tema designa al periodista para que redacte el texto. La Directora de Comunicación Social aprueba el texto y solicita al Diseñador Gráfico la elaboración del arte. Este arte es aprobado por el Gerente General. 138 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 139 DE 9 Luego de la aprobación del arte, el Diseñador Gráfico envía el arte a los responsable de la Gerencia de Comercialización para su impresión. 3.5 ARTES PARA PUBLICACIONES DEL SECTOR ELÉCTRICO El Gerente General autoriza la participación de la EEQ en publicaciones del sector eléctrico o de instituciones vinculadas a la Empresa. La Directora de Comunicación Social selecciona el tema y redacta una propuesta de texto que envía al diseñador gráfico para la elaboración del arte, el mismo que es aprobado por el Gerente General para la publicación. El analista del área realiza el trámite correspondiente hasta concluir con el pago, previa verificación de la publicación del arte y la presentación de la factura. 3.6 PARTICIPACIÓN EN FERIAS El Gerente General aprueba la participación en las ferias que sirvan para la promoción de la gestión institucional de la EEQ. La Directora de Comunicación Social designa al personal para la atención en el stand, proporcione información sobre la EEQ, se transmitan videos y se distribuya el material promocional a los asistentes. 3.7 MONITOREO DE MEDIOS Un periodista del área designado por la Directora de Comunicación Social realiza el monitoreo diario de las informaciones de la EEQ y del sector eléctrico, publicados en los medios de comunicación: radio, prensa, televisión, medios digitales, agencias de noticias y redes sociales. 3.8 ACTUALIZACIÓN DE BASE DE DATOS Los periodistas designados por la Directora de Comunicación Social actualizan trimestralmente la base de datos de los medios de comunicación y se entrega a la secretaría para una base de datos total. La secretaria del área elabora una base de datos de autoridades y funcionarios de instituciones vinculadas a la EEQ, que la actualiza cada seis meses o cuando lo amerite por razones institucionales. 139 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 140 DE 9 ANEXOS 4.1 Formato para presentación de boletines de prensa FORMATO PARA PRESENTACIÓN DE BOLETINES DE PRENSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002-F001 DCS/000 PÁGINA 1 FECHA: día / mes / año TÍTULO DEL BOLETÍN DE PRENSA LEAD CUERPO DE LA INFORMACIÓN FOTO PIE FUENTE TUITS Página Web: www.eeq.com.ec Twitter: @ElectricaQuito Facebook: www.facebook/.com/ElectricaQuito Dirección de Comunicación Social Teléfono 39 64 700 Ext. 2208 / 2216 / 2237 / 2255 140 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES EXTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002 PAGINA: 141 DE 9 4.2 Formato registro de infografías FORMATO PARA REGISTRO DE INFOGRAFÍAS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002-F002 FECHA: No. REPETICIONES: TEMAS: No. 1 2 3 4 5 6 ELABORADO POR: APROBADO POR: 4.3 Formato para entrevista en medios de comunicación FORMATO PARA ENTREVISTA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I002-F003 Fecha: En vivo: Hora: Pregrabado: Entrvistado: Tema: Entrevistador: MEDIO DE COMUNICACIÓN Dirección: Teléfono: Contacto: Correo electrónico: Teléfono o celular: Radio: Prensa: Digital: Dial: Televisión: Fecha publicación: Dirección electrónica: 141 No. de entrevista: 00 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 PAGINA: 142 DE 10 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS ELABORADO: REVISADO: Periodista de la Dirección de Directora de Comunicación Social Comunicación Social FECHA: FECHA: 2014-08-12 2014-08-12 APROBADO: Gerente General FIRMA: FIRMA: (La firma autógrafa aparece en el documento original) FIRMA: (La firma autógrafa aparece en el documento original) FECHA: 2014-08-12 (La firma autógrafa aparece en el documento original) CONTENIDO: 0. 1. 2. 3. Hoja de modificaciones Objeto Alcance Instructivo 4.1 Periódico interno y revista de aniversario 4.2 Cuaderno de trabajo 4.3 Boletines de prensa para Intranet 4.4 Carteleras Informativas 4.5 Síntesis Informativa 4.6 Agenda Cultural 5 Distribución 6 Respaldo de los trabajos 7 Anexos 7.1 Formato de entrevista interna para periódico y revista 7.2 Formato para registro de carteleras 7.3 Formato entrega de productos comunicacionales internos a funcionarios y trabajadores 7.4 Formato hoja de ruta para cambio de carteleras 142 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 PAGINA: 143 DE 10 7.5 Formato Acta de Reunión 7.6 Formato archivo de fotografías, audio, video y artes. 0. HOJA DE MODIFICACIONES # REVISIÓN TIPO DE MODIFICACIÓN 143 REVISADO APROBADO FECHA INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 PAGINA: 144 DE 10 9. OBJETO Este instructivo establece la metodología que debe aplicarse para la elaboración de los productos comunicacionales internos. 10.ALCANCE Este instructivo lo administra y controla el Subproceso de Gestión de Comunicación Social para la elaboración y difusión de los productos comunicacionales al interior de la EEQ, su alcance cubre a todos los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. 11.INSTRUCTIVO El Subproceso de Gestión de Comunicación Social elabora diferentes productos comunicacionales internos, como: Periódico mensual Revista de aniversario Cuaderno de Trabajo Carteleras informativas Boletines de Intranet Síntesis informativa Agenda cultural Atención a requerimientos de impresos de los procesos y subprocesos La Directora de Comunicación Social asigna fuentes informativas a los periodistas del área y es responsabilidad de cada uno de ellos armar su base de datos con número de teléfono fijo, extensiones y celular de los gerentes de área, directores, jefes departamentales y personal operativo, quienes serán los contactos para la obtención de datos informativos. Esta base de datos debe ser actualizada trimestralmente. La Directora de Comunicación Social asigna a los periodistas la actualización. La base de datos que obtenga cada periodista entregan a secretaría del área para que cree una base de datos general. 3.1 PERIÓDICO INTERNO Y REVISTA DE ANIVERSARIO La Directora de Comunicación Social realiza reuniones con su equipo de periodistas para plantear los contenidos para el periódico mensual y una vez al año para la revista de aniversario y asigna a los periodistas los temas a abordarse. Los periodistas elaboran los textos correspondientes, para lo cual realizan coberturas informativas de actos institucionales, entrevistas, revisión de documentos, instructivos y material relacionado. De realizarse la entrevista se elabora un cuestionario que se registra en el formato CÓDIGO GECGCS-P001-I001-F001, que será revisado por la Directora de Comunicación Social. La Directora de Comunicación Social revisa la estructura, estilo y redacción de la información, los periodistas realizan las correcciones y envía la información a la fuente para su validación. 144 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 PAGINA: 145 DE 10 Una vez validados y aprobados los textos por la Directora de Comunicación Social, los periodistas envían digitalmente al diseñador gráfico, se adjuntan las fotografías en formato JPG con su respectivo pie de foto, para el diseño de producto comunicacional interno. Los artes finales del periódico y la revista los aprueba el Gerente General. Luego de esta aprobación, la Directora de Comunicación Social dispone al diseñador gráfico envíe los artes a la empresa seleccionada en el proceso de contratación pública para su impresión. Cuando se recibe el producto impreso, el administrador del contrato verifica que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas y se procede con la distribución del producto al personal, que se detalla en el inciso 4 de este instructivo. 3.2 CUADERNO DE TRABAJO El Cuaderno de Trabajo del Subproceso de Gestión de Comunicación Social es una herramienta que sirve para fortalecer la cultura corporativa, por lo que su contenido incluye temas de la Filosofía Corporativa de la EEQ como misión, visión, políticas institucionales, objetivos estratégicos, valores, entre otros. Para la elaboración del cuaderno de trabajo, la Directora de Comunicación Social designa a los periodistas para que redacten los textos y dispone al diseñador gráfico que seleccione las fotografías para graficar los temas. La Directora de Comunicación Social aprueba los textos y las fotografías seleccionadas y entrega en digital al diseñador para la elaboración de los artes. La Directora de Comunicación Social revisa los artes y solicita al Gerente General su aprobación. Luego de esta aprobación el diseñador gráfico envía los artes en digital a la empresa seleccionada por el proceso de contratación pública para la impresión. Cuando se recibe el producto impreso, el administrador del contrato verifica que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas y se procede con la distribución del producto al personal, que se detalla en el inciso 4 de este instructivo. 3.3 BOLETINES DE PRENSA PARA INTRANET Se sigue el mismo procedimiento para la elaboración de los boletines de prensa enviados a los medios de comunicación, que consta en el inciso 3.2 del Instructivo para la Elaboración de Productos Comunicacionales Externos. 3.4 CARTELERAS INFORMATIVAS La Directora de Comunicación Social designa un periodista para la elaboración de las carteleras informativas. El periodista selecciona cinco temas de interés y vigencia en base a los boletines de prensa realizados y según formato CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I001-F002. Cada información que se colocará en las carteleras llevará en la parte inferior derecha el mes y año de publicación. El cambio de carteleras informativas se realiza mensualmente. La Directora de Comunicación Social designa a dos personas responsables de esta actividad, que cambian la información en cada uno de los sitios de trabajo, según formado de hoja de ruta CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I001-F004. 3.5 SÍNTESIS INFORMATIVA 145 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 PAGINA: 146 DE 10 Un periodista designado por la Directora de Comunicación Social realiza diariamente la síntesis informativa, en base al monitoreo de medios, radio, prensa, televisión, Internet y redes sociales. La Directora de Comunicación Social revisa y corrige la síntesis informativa diaria y la envía al Gerente General. El periodista responsable la publica en Intranet para el acceso a todo el personal. 3.6 AGENDA CULTURAL La Directora de Comunicación Social designa a una persona para la elaboración de la agenda cultural diaria, en base a la investigación de la información que se publica en los medios o que solicita a entidades culturales. La agenda cultural es revisada y corregida se publica en Intranet y se comparte con todo el personal mediante el correo electrónico masivo. 4 DISTRIBUCIÓN Para los productos comunicacionales como periódico mensual, revista de aniversario, cuaderno de trabajo y productos promocionales el analista del área realiza el trámite de contratación pública por régimen especial: • Solicitud de aprobación de disponibilidad presupuestaria, conformación de comisión técnica, elaboración de formulario de inicio de proceso. • Preselección de oferentes previa a su invitación para presentar ofertas. • Elaboración y revisión de pliegos. • Presentación de ofertas e informe técnico de las mismas. • Asistencia a sesión de negociación con oferente ganador. Una vez impresos, la Directora de Comunicación Social y el administrador del contrato designado verifican que el trabajo cumpla las especificaciones técnicas solicitadas en cada producto. El administrador del contrato designado por la Directora de Comunicación Social realiza el acta de entrega recepción del producto para el trámite de pago. La Directora de Comunicación Social designa a una persona para la entrega de los productos comunicacionales al personal de la EEQ, que se lo hace por medio del listado proporcionado por la Dirección de Talento Humano y la colaboración de los habilitados. La persona encargada respalda la entrega del producto comunicacional en el formato CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001-F003, que registra la firma de los habilitados y el número de productos que lleva. 5 RESPALDO DE LOS TRABAJOS El diseñador gráfico respalda en un disco duro externo los artes del periódico mensual, la revista de aniversario, el cuaderno de trabajo, las fotografías, los audios y los videos que se realizan en la Dirección de Comunicación Social. Lleva un registro de los mismos, según formato CÓDIGO: GECGCS-P001-I001-F006. Un periodista designado por la Directora de Comunicación Social mantiene un archivo de las informaciones redactadas para el periódico mensual, la revista de aniversario y el cuaderno de trabajo, con las correcciones y la validación. 146 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 PAGINA: 147 DE 10 6 ANEXOS 6.1 Formato de entrevista interna para periódico y revista: FORMATO DE ENTREVISTA INTERNA, PARA PERIÓDICO Y REVISTA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001-F001 No. de entrevista: 00 FECHA: PERIODISTA: FUENTE: TEMA: No. PREGUNTAS ELABORADO POR: APROBADO POR: 147 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 PAGINA: 148 DE 10 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 6.2 Formato para registro de carteleras FORMATO REGISTRO DE CARTELERAS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 MES: CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001-F002 No. 00 TOTAL CARTELERAS: No. TEMAS: 1 2 3 4 5 ELABORADO POR: APROBADO POR: 6.3 Formato entrega de productos comunicacionales internos a funcionarios y trabajadores FORMATO ENTREGA DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS A FUNCIONARIOS Y TRABAJADORES SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001-F003 PRODUCTO: HABILITADO NOMBRE CANTIDAD ÁREA 148 MES YAÑO: FECHA FIRMA INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 PAGINA: 149 DE 10 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 6.4 Formato hoja de ruta para cambio de carteleras FORMATO HOJA DE RUTA PARA CAMBIO DE CARTELERAS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I001-F004 REVISIÓN: 00 FECHA: MES: DEPENDENCIAS No. DEPENDENCIAS Ed. Las Casas Agencia Chiriyacu Ed. Álvarez Agencia Sangolquí Ed. Mariana de Jesús Agencia Conocoto Ed. Torre Alba Agencia Carapungo Centro de Operaciones El Dorado Agencia Aeropuerto Agencia Centro Agencia El Inca Agencia Sur (Ajaví) Centro de Control Scada Observaciones: Responsable: Nombre Firma 6.5 Formato Acta de Reunión FORMATO ACTA DE REUNIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I001-F005 Fecha: Acta No. PARTICIPANTES No. Nombre Cargo DESARROLLO DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES Elaborado por Secretaria de DCS Aprobado por Directora de Comunicación Social 149 No. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PRODUCTOS COMUNICACIONALES INTERNOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001 PAGINA: 150 DE 10 6.6 Formato archivo de fotografías, audio, video y artes. FORMATO ARCHIVO DE FOTOGRAFÍAS, AUDIO Y VIDEO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001-I001-F006 MES: FOTOGRAFÍAS No. TEMA FECHA AUDIO No. TEMA FECHA VIDEO No. TEMA FECHA ARTES No. TEMA Elaborado por: Aprobado por: 150 FECHA PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 151 DE 9 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ ELABORADO: Periodista de la Dirección Comunicación Social REVISADO: APROBADO: de Directora de Comunicación Social Gerente General FECHA: FECHA: FECHA: 2014-08-12 2014-08-12 2014-08-12 FIRMA: FIRMA: FIRMA: (La firma autógrafa aparece en el documento original) (La firma autógrafa aparece en el documento original) (La firma autógrafa aparece en el documento original) CONTENIDO: 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Hoja de modificaciones Objeto Alcance Referencias Definiciones Responsabilidad y autoridad Políticas Procedimiento Anexos a. Instructivo para la elaboración de productos comunicacionales internos CÓDIGO: GEC-GCSPOO1-I001 b. Instructivo para la elaboración de productos comunicacionales externos CÓDIGO: GEC-GCSPOO1-I002 151 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 152 DE 9 c. Formato para registro mensual de actividades CÓDIGO: GEC-GCS-P001-F001 0. HOJA DE MODIFICACIONES # REVISIÓN TIPO DE MODIFICACIÓN REVISADO 152 APROBADO FECHA PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 153 DE 9 1. OBJETO Establecer la metodología para el sistema de comunicación que utilizará el Subproceso de Gestión de Comunicación Social para informar a los públicos interno y externo, sobre la gestión que realiza la EEQ, fortalecer la imagen institucional y consolidar la cultura corporativa, con la finalidad de motivar la integración, identidad, pertenencia del personal con la Empresa y que el público externo conozca el trabajo que se realiza para brindar un servicio eléctrico de calidad. 2. ALCANCE El presente procedimiento lo administra y controla el Subproceso de Gestión de Comunicación Social y permite la coordinación de los productos comunicacionales con todos los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la EEQ, en el área de servicio. 3. REFERENCIAS Ley Orgánica de Comunicación Plan Estratégico de la EEQ 2012 – 2015 Plan Nacional para el Buen Vivir 2013 - 2017 Norma ISO 9001: 2008 – Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos Reglamentos e instructivos internos de la EEQ 4. DEFINICIONES La Ley Orgánica de Comunicación define que la información es un derecho ciudadano. Comunicación: Proceso de interacción social basado en el intercambio de códigos, mediante el cual los seres humanos comparten ideas o mensajes. Comunicación Social: Proceso en el que intervienen dos o más seres o comunidades humanas que comparten experiencias, conocimientos, sentimientos, aunque sea a distancia, a través de diversos medios, como prensa, radio, televisión, Internet y redes sociales. En este intercambio, los seres humanos establecen relaciones entre sí y pasan de la existencia individual aislada a la existencia social comunitaria. La comunicación tiene que ser dinámica, planificada y concreta, constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada en una retroalimentación constante. Comunicación Social Interna: Es el conjunto de productos comunicacionales dirigidos a los integrantes de una empresa o institución, a fin de dar a conocer la filosofía corporativa, las gestiones cumplidas por la Institución y la valoración de las actividades que el personal desarrolla en las diferentes áreas. En la comunicación social interna “… la alta dirección debe asegurarse de que se establecen los proceso de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad”. Con la 153 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 154 DE 9 aplicación del Procedimiento de Comunicación Social Interna se cumplirá lo que establece esta Norma ISO 9001 – CALIDAD 5.5.3 Comunicación Social Externa: Es el conjunto de actividades que se realizan para informar al público externo la gestión de una Empresa, como el quehacer institucional, programas y proyectos que empresa, acciones que fomentan la imagen corporativa de la organización. Audiencias: Son los actores sociales seleccionados a quienes se dirigen los mensajes contenidos en los productos comunicacionales, por tanto, son los “receptores” fundamentales de los sistemas y procesos de comunicación. Difusión: Es el proceso estructurado, orgánico y sistemático de comunicación para diseminar la información sobre la gestión institucional y de interés de la audiencia. Imagen institucional: Es la forma en que una organización es realmente percibida por sus audiencias internas o externas, como consecuencia de sus actos, comportamientos y los resultados de sus acciones a través del tiempo, especialmente las de comunicación. Información: Es el conjunto de expresiones humanas, verbales, no verbales o escritas, en forma de datos, descripciones, explicaciones y predicciones de hechos, fenómenos y realidades sociales o naturales que las organizaciones postulan como insumos de los procesos de comunicación intencional. Mensaje: Es una idea que se quiere transmitir. Actividades de comunicación social: Son las acciones relacionadas con el uso de medios y procesos de comunicación, en referencia a un contenido determinado, que articulan mensajes en función de uno o varios objetivos y estrategias de comunicación. Estrategia: Es una manera de alcanzar un fin, o los caminos alternativos para lograr un objetivo. Identidad Corporativa: Es un conjunto de atributos y valores que toda empresa posee: su personalidad y su razón de ser. La imagen que refleje la empresa a través de la personalidad, la hará identificarse de las demás, y colocarse en mayor o menor escala. La empresa se dará a conocer a través de sus propias normas, comportamientos y cultura. Cultura Corporativa: La cultura corporativa concreta lo que las personas en una empresa valoran, su código de conducta y su estilo de comunicación y colaboración. Aspecto Ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. 154 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 155 DE 9 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD El responsable de elaborar este documento es el equipo de trabajo de la Dirección de Comunicación Social. El responsable de revisar este procedimiento es la Directora de Comunicación Social. La aprobación de este documento es responsabilidad del Gerente de General. Todo el personal del Subproceso de Gestión de Comunicación Social es el responsable de cumplir con este procedimiento, al igual que los responsables de procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad, en los ámbitos competentes a comunicación. La autoridad para hacer cumplir este procedimiento es el Gerente General, la Directora de Comunicación Social y los responsables de procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Las modificaciones se realizarán de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos. El historial de cambios o modificaciones de cada documento se detallaran en el inciso 0, que corresponde a la Hoja de Modificaciones. 6. POLÍTICAS Todos los productos comunicacionales deben contar con la autorización del Gerente General, a excepción de los boletines de prensa diarios, infografías, mensajes para redes sociales, carteleras, síntesis informativa diaria, agenda cultural diaria que son corregidos y aprobadas por la Directora de Comunicación Social. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Para dar soporte al cumplimiento del objetivo estratégico de Incrementar la Satisfacción de los Grupos de Interés con una Gestión Socialmente Responsable, por la comunicación con los grupos de actores uno de los pilares en la gestión social y ambiental de la EEQ, la Directora de Comunicación Social planifica campañas de difusión y promoción, cuyo procedimiento consta en el Instructivo de Comunicación Externa. 7.2 La Directora de Comunicación Social y el equipo de periodistas establecen las necesidades de comunicación de las gerencias, direcciones y dependencia de la EEQ. La Directora de Comunicación Social determina y asigna responsabilidades a los periodistas para proceder con la investigación del tema en documentos, entrevistos o cobertura informativa y coordina con el fotógrafo para la cobertura gráfica. 155 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 156 DE 9 De acuerdo a la información que recopilan los periodistas, la Directora de Comunicación Social determina el producto comunicacional a realizarse, que pueden ser: boletines de prensa para medios de comunicación y página Web, artes para revistas del sector eléctrico, artes para reverso de factura, mensajes para redes sociales, infografías para las pantallas de agencias, notas informativas para el periódico mensual y la revista de aniversario “Contacto”, carteleras informativas, Intranet y cuaderno de trabajo. Una vez que la Directora de Comunicación Social define el producto comunicacional, se procede a su elaboración en base a la información obtenida. Los periodistas elaboran el producto comunicacional seleccionado, la Directora de Comunicación Social revisa y si hay cambios el periodista realiza la corrección. Una vez aprobados los textos remite al diseñador gráfico para la elaboración de los artes. La Directora de Comunicación Social solicita al Gerente General la aprobación de los artes, salvo en los casos de los productos enunciados en el inciso 6 de POLÍTICAS. Aprobados los artes por el Gerente General la Directora de Comunicación Social dispone al diseñador el envío de los archivos digitales a la empresa seleccionada mediante el proceso de contratación pública para la impresión. En los productos comunicacionales como boletines de prensa diarios, infografías, mensajes para redes sociales, carteleras, síntesis informativa diaria, agenda cultural diaria, una vez aprobados por la Directora de Comunicación Social se difunden en los medios correspondientes. 7.3 Cuando los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad requieran de impresos, como hojas volantes, roll up, folletos, trípticos deben solicitar a la Directora de Comunicación Social por escrito y proporcionar los textos respectivos. La Directora de Comunicación Social solicita aprobación al Gerente General. Luego de esta aprobación, la Directora de Comunicación Social revisa los textos y dispone al diseñador gráfico la elaboración del arte, el mismo que es validado por el área requirente. El analista solicita el precio referencial e inicia el trámite de contratación pública. 7.4 Para guardar la imagen corporativa, toda actividad que requiera de presentaciones en Power Point o similares debe utilizar las plantillas proporcionadas por el Subproceso de Gestión de Comunicación Social, que serán actualizadas por el diseñador gráfico cada dos años, revisadas por la Directora de Comunicación Social y aprobadas por la Gerencia General. En estas presentaciones el área que utilice estas láminas debe colocar la misión, visión, política de la calidad, política de salud y seguridad ocupacional y otro elemento relevante de la filosofía corporativa, que tenga relación con la presentación. 156 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 157 DE 9 7.5 Considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa Eléctrica Quito tiene incorporado al Subproceso de Gestión de Participación Socio Ambiental y que se debe cumplir con la legislación nacional vigente en materia de gestión ambiental para la entrega del servicio de energía eléctrica, es necesario tomar en cuenta lo que señala la Norma ISO 14001 en relación con la comunicación que establece que “la organización debe decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisión”. Esta comunicación externa se debe gestionar en coordinación con las áreas que manejan el tema de Gestión Ambiental. Si la decisión es comunicarla, el Subproceso de Gestión de Comunicación Social establece los métodos para realizar esta comunicación. Se aplica el procedimiento enunciado en el numeral 7.1, para la elaboración del producto: boletines de prensa para los medios de comunicación, infografías para las pantallas de las Agencias, grabación de cuñas radiales y videos y su respectiva difusión, mensajes en redes sociales o impresos. El contenido de los productos comunicacionales se basa en el material informativo proporcionado por la Dirección de Participación Socio Ambiental y la Unidad de Gestión Ambiental. 7.6 El Sistema de Gestión de la Calidad tiene incorporado el Subproceso de Gestión de la Seguridad Industrial y el Subproceso de Gestión de Bienestar Social, que tienen relación directa con la seguridad y salud en el trabajo de la EEQ, por lo que es importante mantener una apropiada coordinación de la comunicación de acuerdo a lo que establece la Norma OHSAS 18001 sobre seguridad, en el numeral 4.4.3 de comunicación, participación y consulta. Se debe mantener una eficaz comunicación con el personal en aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, en particular con los peligros a los que están expuestos. Estas acciones de comunicación deben generar productos comunicacionales en coordinación con las áreas responsables de la seguridad y salud en el trabajo. La comunicación con otras áreas interesadas externas se coordina con los responsables de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad, que deben entregar la información respectiva. 7.7 Los productos comunicacionales se guardan en archivos digitales. Los boletines de prensa los respalda digitalmente la periodista designada por la Directora de Comunicación Social. Las fotografías, videos, audio, artes del periódico y revista Contacto, de publicaciones del sector eléctrico, reversos de facturas los respalda digitalmente, el diseñador gráfico en el disco duro externo según el tamaño y peso de los archivos. 157 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA EEQ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00 CÓDIGO: GEC-GCS-P001 PAGINA: 158 DE 9 Las infografías para las pantallas las respalda digitalmente el periodista designado por la Directora de Comunicación Social. 8 ANEXOS Instructivo para la elaboración de productos comunicacionales internos CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I001 Instructivo para la elaboración de productos comunicacionales externos CÓDIGO: GEC-GCS-POO1-I002 Formato para registro mensual de actividades CÓDIGO: GEC-GCS-P001-F001 FORMATO PARA REGISTRO MENSUAL DE ACTIVIDADES GCS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CÓDIGO: GEC-GCS-P001-F001 REVISIÓN: 00 ACTIVIDADES No. de Formato: 00 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Reuniones realizadas Elaboración de Boletines de Prensa Noticias publicadas en la Web Boletines en la Intranet Reversos de factura Tuits enviados Notas publicadas en Facebook Carteleras informativas Agendas culturales Infografías Elaboración de artes para publicaciones del sector eléctrico Síntesis informativa Redacción y diseño del periódico Interno "Contacto", primera edición Entrevistas en medio de comunicación Proceso para campaña radial y video en pantallas "Presencia y Gestión Institucional" Elaborado por: Aprobado por: Lic. Carolina Gualotuña Dra. Fanny Grijalva PERIODISTA DIRECTORA DECOMUNICACIÓN SOCIAL 158 TOTAL Anexo 5. Productos comunicacionales EEQ. 159 160 Anexo 6. Guía de uso de la imagen corporativa 161 + 162