Informe de gestión del Consulado en Houston Determinar la

AUDITORIA GENERAL. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO
INFORME DEL ESTUDIO
DE AUDITORIA:
GESTIÓN DEL
CONSULADO DE COSTA
RICA EN HOUSTON,
TEXAS, ESTADOS
UNIDOS
Diciembre de 2015
Contenido
Contenido ............................................................................................................................................ 2
1.
Introducción:................................................................................................................................ 3
1.1. Origen ....................................................................................................................................... 3
1.2
Objetivo General.................................................................................................................... 3
1.3
Objetivos Específicos ............................................................................................................. 4
1.4 Metodología ............................................................................................................................. 4
1.5. Alcance ..................................................................................................................................... 6
1.6
Antecedentes ......................................................................................................................... 6
2. RESULTADOS ................................................................................................................................... 8
2.1
Sobre la cantidad de personal asignado para el ejercicio de las funciones......................... 8
2.2
Sobre el disfrute oportuno de las vacaciones.................................................................... 11
2.3
Sobre la necesidad de realizar Consulados Móviles ...................................................... 12
2.4
Sobre la seguridad de los documentos para el servicio consular ...................................... 15
2.5 Sobre el uso y custodia de las claves de acceso a los sistemas de información en el
Consulado ...................................................................................................................................... 15
2.6 De los recursos financieros del Consulado ............................................................................. 16
2.7 De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la información financiera de las
Embajadas, Consulados y Representaciones ................................................................................ 18
3. Conclusiones.................................................................................................................................. 19
4. Recomendaciones ......................................................................................................................... 20
2
Informe del Estudio de Auditoría "Gestión en el Consulado de
Costa Rica en Houston, Texas, Estados Unidos”
1.
Introducción:
1.1. Origen
El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los
Planes Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2014 y 2015. Se
fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, artículo
22 inciso a) “Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en
relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional”.
La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, en adelante
la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar estudios en el Servicio
Exterior al representar el 57,55% del presupuesto del Ministerio, en la
Calificación de Riesgo realizada por esta Auditoría, resultó con un 67,55%
que lo clasifica dentro de los procesos institucionales en un nivel de riesgo
“alto”.
1.2
Objetivo General
Determinar la eficiencia, eficacia y uso racional de los recursos asignados
al Consulado General de Costa Rica en Houston, Texas, Estados Unidos,
en adelante el Consulado.
3
1.3
•
Objetivos Específicos
Verificar si la administración y control utilizados por el Ministerio
permiten al Consulado una adecuada gestión.
*
Determinar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y
seguimiento facilitan los servicios consulares a los usuarios residentes
e interesados.
* Determinar si la capacidad de los recursos asignados en el Consulado
proporcionan eficiencia en el servicio.
* Verificar si los bienes patrimoniales asignados al Consulado se
encuentran debidamente registrados y custodiados.
1.4 Metodología
En el desarrollo del estudio se utilizó la Ley General de Control Interno
No. 8292,
las
Normas de Control Interno para el Sector Público, las
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las
directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores
y Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el
propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos.
Se efectuó una visita a las instalaciones del Consulado General de Costa
Rica, ubicado en la ciudad de Houston, Texas, Estados Unidos, donde se
efectuaron diversas pruebas de auditoría entre las que se incluyen:
-Entrevista al funcionario y al personal contratado localmente,
-Verificación de los activos patrimoniales.
4
-Encuesta de evaluación del ambiente laboral,
-Encuesta de satisfacción de los usuarios de los servicios consulares.
-Examinar las condiciones del inmueble y su seguridad.
-Examen de las condiciones de seguridad de los documentos consulares.
-Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios,
-Revisión del protocolo del Cónsul.
-El suministro de información referente a seguros y contratos del
Consulado.
-Examen de la información financiera: Revisión de los de gastos de oficina
en el exterior, conciliación de cuenta corriente.
-Revisión de la plataforma informática y los respaldos de la información
vía electrónica.
-Revisión de los archivos.
-Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno.
Además, se recopiló información en la Dirección General del Servicio
Exterior y otras dependencias de este Ministerio y se realizaron otra serie
de pruebas entre las que se incluyen:
 Estudio exhaustivo de los informes de gastos de oficina en el
exterior que incluye conciliación bancaria y conciliación del
superávit
del
Consulado
con
el
saldo
de
cuenta
corriente
conciliada.
 Revisión de las estadísticas de los informes de los servicios
consulares.
5
 Investigación respecto de la suficiencia de los recursos humanos y
materiales respecto de los servicios que debe brindar el Consulado.
 Revisión del expediente del funcionario nombrado en el Consulado.
 Confrontación de los registros de vacaciones con respecto a los
informes de las entradas y salidas de Costa Rica.
 Investigación en la plataforma de internet de opiniones sobre los
servicios del Consulado de Costa Rica en Houston.
 Diversas consultas a instancias internas del Ministerio.
1.5. Alcance
El estudio comprende el período del 1 de enero de 2013 al 30 de
setiembre de 2014, ampliándose en los casos en que se estimó
conveniente.
1.6
Antecedentes
El Consulado se encuentra ubicado en el 3100 Wilcrest Dr. Suite 260, el
inmueble dispone de un parqueo para los visitantes,
las oficinas son
espaciosas y cuentan con buena iluminación.
En el ámbito de acción tiene jurisdicción sobre los estados de Arkansas,
Louisiana , Mississippi, Nuevo México, Colorado, Nebraska, Kansas,
Oklahoma y
el Estado de Texas; brinda servicios de solicitud y retiro
pasaportes nuevos, cédulas de identidad, permisos de salida, poderes,
residencias, solicitud de visas y permisos de salida entre otros.
Al momento de la visita y de conformidad con información suministrada
por la Dirección General de Servicio Exterior del Ministerio, laboraba para
el Consulado el señor Esteban Penrod Padilla, Cónsul General en Texas,
6
Estados Unidos, según Acuerdo de nombramiento Nº 064-2013-SE-RE,
del 1º de abril de 2013, asimismo cuenta con dos señoras costarricenses
contratadas localmente, por medio tiempo, para atender asuntos
administrativos y labores de apoyo.
Cabe señalar que producto de las encuestas de evaluación de los
servicios consulares y la información que se obtiene en la red de internet
y en particular en las redes sociales, el Consulado brinda a sus usuarios
servicios oportunos, de calidad y en general califican como muy
satisfactorios; los usuarios opinan además que el servicio ha sido objeto
de mejoras sustantivas por parte del personal con que actualmente
cuenta el Consulado.
7
2. RESULTADOS
De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General al
Consulado General de Costa Rica en Houston, Texas, Estados Unidos, se
determinó que los controles y procedimientos practicados proporcionan
una seguridad razonable en aspectos específicos como la información del
Consulado a los usuarios potenciales, el registro y custodia de activos, los
aspectos financieros y su control.
Se hallaron algunas debilidades
susceptibles a su mejoramiento que se citan seguidamente:
2.1 Sobre la cantidad de personal asignado para el ejercicio de las
funciones
No obstante lo indicado en los antecedentes de este estudio;
los grandes
esfuerzos que realizan el único funcionario designado por el Ministerio en
el Consulado y las dos costarricenses contratadas localmente podrían
resultar
insuficientes
para
cubrir
integralmente
las
obligaciones
funcionales y la demanda de servicios de los usuarios consulares dentro
de las que se citan las más usuales:
 Trámites de cédulas de identidad.
 Solicitudes de emisión de pasaportes.
 Trámites de salvoconductos
 Trámites de visas.
 Exhortos
 Atención de costarricenses presos.
 Notariado consular
 Atención de llamadas telefónicas (por la tarde)
De conformidad con la información disponible en la página de internet del
Tribunal Supremo de Elecciones están empadronados en la jurisdicción
del Consulado un mil doscientos cuarenta y cuatro costarricenses con
derecho al voto, esta cifra no incluye los menores de edad, los ilegales y a
8
quienes no han realizado el proceso de empadronamiento para el proyecto
de voto en el exterior.
En el mismo orden de ideas la publicación “El perfil de la población de
origen costarricense en Estados Unidos. Noviembre de 2012” en Houston
Texas había al año 2010: 6982 costarricenses. Fuente: http://www.cemlaremesas.org/principios/pdf/perfilpoblacioncr.pdf, disponible en internet el
16 de junio de 2015 a las 11:00 a.m.
La ausencia de al menos un funcionario más con la figura de cónsul limita
la calidad del servicio, cuando el único funcionario oficial se encuentre en
período de vacaciones, o bien exista el riesgo de que sufra quebrantos de
salud, ó que por motivos inherentes al cargo tenga que apersonarse a
lugares alejados que forman parte de la jurisdicción, situaciones que no
permitirían el servicio continuo y oportuno.
También cabe hacer notar lo informado al respecto por el señor Penrod
Padilla en el oficio CGCRH2014-0128 de fecha 24 de octubre de 2014,
dirigido a esta Auditoría General:
Es necesario mencionar el hecho que antes de mi llegada había tres funcionarios a
tiempo completo y una secretaria a tiempo completo. O sea, cuatro personas a
tiempo completo. En junio de 2013 me entere a mi llegada que el Sr. Paul Cheng
había pedido traslado a Noruega por lo que desde entonces he insistido en la gran
necesidad de contar en esta plaza con más recursos humanos. Siendo Houston la
entrada de América Latina para los indocumentados genera un gran trabajo
extraordinario. Aparte de los indocumentados nacionales que entran por México a
los Estados Unidos, recientemente hace tan solo unos meses atrás fue necesario dar
seguimiento al tema de menores inmigrantes ilegales también. Hemos tenido casos
de náufragos en necesidad de retorno expedito a Costa Rica, desaparecidos que ha
requerido hacer investigaciones empezando por hospitales, policía, también varios
casos de encarcelados cumpliendo penas y solicitando ayuda.
Sin contar los casos de violencia doméstica, abusos de derechos laborales, reclamos
de pensiones, etc.
En síntesis la carga laboral de este consulado en relación a otros consulados es
mucho más pesada que en otros lugares por lo que se requiere sin duda de más
personal.
9
Mi horario de trabajo normal en este Consulado General oscila entre 10 a 12 horas
y ocasionalmente en fines de semana. Desde mi casa durante los fines de semana
continúo contestando correos debido a la gran carga de trabajo que tiene este
Consulado. No he tenido vacaciones en más de dos años ya que al haber falta de
personal, sobre carga de trabajo y soy la única persona autorizada a firmar en este
consulado general. Eso sin contar la asistencia a eventos que se me convoca y las
actividades extracurriculares fuera de este consulado.
Al respecto se consultó a María Amalia Ruiz Schmidt, funcionaria del
Departamento Consular del Ministerio, e indicó que el Consulado en
Houston tiene en la actualidad dos plazas asignadas de las cuales una
está vacante; situación que se pudo corroborar en la consulta de la
relación de puestos de julio de 2015.
En el Oficio de la Comisión Calificadora CCSE-0047-15 del 24 de abril de
2015, referente a los resultados del concurso interno; se evidenció que la
plaza vacante de Consejero y Cónsul en Houston fue declarada en inopia al
no haber sido objeto de oferta por parte de los funcionarios de la carrera
diplomática del Ministerio, en el mes de diciembre de 2015 se realizó el
nombramiento como Cónsul General al señor Carlos Humberto Pacheco
Murillo, según consta en el Acuerdo Ejecutivo N° 0135-2015-SE-RE del 02
de diciembre de 2015.
Es importante resaltar lo señalado en el Estudio del Servicio Exterior:
Misiones diplomáticas y consulares de Costa Rica en el exterior, del 5 de
agosto de 2015, relativo a este Consulado:
“Es necesario y prioritario, con carácter de urgencia el nombramiento de un funcionario de la tercera
categoría de carrera diplomática como Consejero y Cónsul, que pueda asumir responsabilidades como
encargado de oficina en momento del cambio del Jefe de Oficina Consular.
Esa oficina debe contar con dos funcionarios de la carrera diplomática, permanentemente, en atención
a la extensa jurisdicción.
10
Es necesario el nombramiento de un funcionario de la segunda categoría y otro de la tercera categoría
del Régimen del Servicio Exterior.
Un único funcionario es insuficiente para cubrir la totalidad de los trámites que requieren la
intervención de alguien con capacidad de firmar, adicionalmente resulta difícil hacer frente a otros
requerimientos como la atención de presos y la posibilidad de hacer consulados móviles.”
Un funcionario es insuficiente para cubrir la totalidad de los trámites que
requieren la intervención de alguien con capacidad de firmar. El
seguimiento a toda la carga de gestiones de los juzgados de Costa Rica
para las declaraciones testimoniales, confesionales, elaboración de cálculo,
revisión de visas, coordinación con abogados para la elaboración de
escrituras públicas, entre otros, requieren la presencia del cónsul general
o alguien que lo represente. Adicionalmente resulta difícil hacer frente a
otros requerimientos como la atención de presos y la posibilidad de hacer
consulados móviles.
Otro asunto a considerar es el riesgo de salud que está corriendo este
funcionario que podría llevarlo desde el estrés hasta la fatiga crónica.
2.2 Sobre el disfrute oportuno de las vacaciones
A la fecha de nuestra visita el Cónsul General acumulaba treinta y ocho
días de vacaciones, durante el 2013 y hasta el 15 de diciembre de 2014, el
Cónsul General solo logró tomar catorce de los cincuenta y dos días de
vacaciones
por
disfrutar,
circunstancia
que
ocasiona
un
posible
incumplimiento en las regulaciones y no permite el descanso periódico
como beneficio a su salud física y mental.
Esta situación según lo externado por el señor Penrod Padilla, acontece
debido a la carencia de personal con capacidad de firmar en el Consulado.
11
A pesar de la limitación de recursos que tiene esta Cartera para la
atención de las representaciones en el exterior, de alguna manera se debe
evitar la práctica de crear funcionarios indispensables (aquellos sin cuya
presencia no es posible continuar con los procesos).
Por lo tanto, debe tenerse presente que el propósito de las vacaciones
consiste en permitir que los funcionarios disfruten de un descanso
periódico que les permita mantener adecuadamente la salud, la integridad
física y mental para servir eficaz y eficientemente.
Cabe señalar que a la fecha de cierre de este estudio, el señor Penrod
Padilla cuenta con dieciocho días de vacaciones correspondientes al
período 2013-2014 y en diciembre de 2015 completará otro período de
veintiséis días por lo que acumulará nuevamente casi dos períodos de
vacaciones.
2.3 Sobre la necesidad de realizar Consulados Móviles
La jurisdicción del Consulado es muy amplia y dificulta el traslado de
usuarios potenciales a las instalaciones en que se brinda el servicio,
requiriendo invertir hasta 16 horas y media de tiempo para el traslado, lo
que podría provocar problemas a los costarricenses que requieren de
servicios consulares. El cuadro inserto muestra los tiempos y las
distancias requeridas para el traslado de los distintos estados y ciudades
que conforman la jurisdicción a Houston en donde se ubica el Consulado.
12
Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto
Tiempo y distancia de traslado jurisdicción del Consulado en Houston
Estado
Misisipi
Nuevo Mexico
Colorado
Nebraska
Kansas
Oklahoma
Arkansas
Lousiana
Austin
Dallas
San Antonio
Fuente:
Tiempo
7 horas, 22 minutos
12 horas
16 horas, 28 minutos
14 horas, 22 minutos
11 horas, 18 minutos
6 horas, 40 minutos
7 horas, 27 minutos
4 horas, 18 minutos
2 horas, 23 minutos
3 horas, 37 minutos
2 horas, 44 minutos
Distancia
808 kilómetros
1265 kilómetros
1740 kilómetros
1580 kilómetros
1184 kilómetros
732 kilómetros
770 kilómetros
444 kilómetros
248 kilómetros
401 kilómetros
304 kilómetros
https://www.google.co.cr/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q
13
El cuadro y mapa muestran distancias que alcanzan hasta casi los 2000
kilómetros para llegar al consulado costarricense según la jurisdicción,
distancia que pueden presentar dificultades principalmente en tiempo y
costos de traslado para los costarricenses.
Así las cosas, es oportuno considerar la posibilidad de realizar consulados
móviles en los lugares más lejanos de la jurisdicción de manera que
faciliten los trámites a aquellos usuarios que requieren los servicios.
14
2.4 Sobre la seguridad de los documentos para el servicio consular
El Consulado custodia documentos tales como pasaportes y cédulas de
identidad por entregar, así como otros documentos migratorios, en un
archivo que si bien cuenta con llave, la misma no se estaba usando al
momento de nuestra visita.
Tal y como se ha señalado en informes anteriores, los pasaportes y demás
documentos migratorios
son documentos de carácter legal, altamente
sensibles, por lo tanto constituyen un alto riesgo por el valor que
adquieren especialmente cuando se encuentran en posesión de terceras
personas los cuales pueden hacer mal uso de estos documentos, en
consecuencia es importante reiterar el debido cuidado que se debe
mantener para asegurar la debida seguridad con el propósito de minimizar
el riesgo.
Es importante hacer notar que esta situación se le advirtió al señor Penrod
Padilla e inmediatamente subsanó el uso de la llave en el archivo en que se
custodian los documentos.
2.5 Sobre el uso y custodia de las claves de acceso a los sistemas de
información en el Consulado
Las distintas claves de acceso a los computadores para los distintos
programas y aplicaciones, tanto del Funcionario Diplomático como del
personal contratado localmente, son custodiadas todas ellas en una
carpeta en el escritorio de la secretaria.
Esta situación es contraria a lo dispuesto por la Contraloría General de la
República en las Normas técnicas para la gestión y el control de las
15
Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), que en su apartado 1.4
señala al respecto lo siguiente:
La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso,
divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores
disfuncionales.
El hecho de que las distintas claves estén bajo la custodia y el
conocimiento de una persona incrementa el riesgo de uso indebido y la
posibilidad de que personas ajenas al Consulado se apoderen de dichas
claves que les permitan ingresar a los sistemas y programas del Consulado
y de este modo a la información de los residentes.
2.6 De los recursos financieros del Consulado
El Consulado en Houston experimentó una disminución sostenida del
saldo en cuenta corriente durante los años 2012 al 2014, tal y como puede
observarse en el gráfico siguiente:
Esta situación es el resultado de los pagos que realizó y sigue realizando
al personal contratado localmente para reemplazar en parte la escasez de
funcionarios
nombrados por la Cancillería, de manera que se pueda
brindar el servicio consular. Las erogaciones por el concepto de pago de
servicios personales pasaron de $7,880 en el tercer trimestre de 2013 a
$10,200 en un trimestre promedio del año 2014, lo que implica un
aumento de $2,320 por trimestre, incremento que significó el 15,47% de la
asignación para gastos de oficina del Consulado.
16
M INISTERIO DE RELACION E S EXTERIOR ES Y CULTO
CONSULAD O DE COSTA RICA EN HOUSTON
EFECTIVO DISPONIB L E
2012-2014
23.928,63
22.000,51
16.200,82
16.010,46
15.134,59
11.205,87
10.906,71
6.432,30
4.549,37
I-2012
II-2012
III-2012
IV-2012
I-2013
II-2013
III-2013
IV-2013
III-2014
De conformidad con lo indicado por señora Ana Nidia Rojas Padilla,
funcionaria de la Dirección General de Servicio Exterior, la asignación
presupuestaria para el 2015, subió a $6,000 mensuales con un
incremento de $1,000.00, cantidad que contribuye temporalmente a
mitigar la situación financiera de la sede consular pues cubre las
erogaciones “fijas” del Consulado pero deja al descubierto un fondo que
permita hacer frente a requerimientos de efectivo de carácter urgente pero
extraordinario.
17
2.7
De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la
información financiera de las Embajadas, Consulados y
Representaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no cuenta con una
plataforma informática para
el registro, control y seguimiento de la
partida de gastos de oficina en el exterior que permita el traslado digital de
la información y
que incluya el envío de los documentos soporte
escaneados.
Esta situación ha sido una constante en las entrevistas con los
funcionarios diplomáticos que por su formación académica carecen de los
conocimientos financiero-contables suficientes para el desarrollo de este
tipo de informes; así también el costo del envío de documentos es oneroso
para la el presupuesto de este Ministerio, máxime si se toma en cuenta las
normativas relacionadas con la agilización de trámites y las políticas de
cero papel, esto aunado a la evaluación “manual” de cerca de sesenta y
cinco informes que realizan los funcionarios de la Dirección Financiera.
A manera de ejemplo el costo de un correo (Courier), para el envío
trimestral del informe de liquidación de gastos de oficina en el exterior es
de $45 aproximadamente y si calcula por las sesenta y cinco Misiones
Diplomáticas y Consulados, esto implica un costo cercano a los $12,000
anuales (¢6.5 millones), costo que no incluye el papel, las copias y el
tiempo que los funcionarios deben dedicar a la confección, revisión y
rectificación de informes financieros.
18
3. Conclusiones
3.1
El Consulado de Costa Rica en Houston Texas, tiene una jurisdicción
muy extensa con una población aproximada a los 5000 costarricenses,
cuya asignación de recursos humanos y fondos públicos resultan
significativamente limitados, circunstancia que afecta la eficiencia de
sus operaciones.
3.2
El Consulado no realiza frecuentemente Consulados móviles,
como
alternativa para atender una jurisdicción tan extensa.
3.3
El personal destacado en el Consulado resulta insuficiente para la
atención óptima de los usuarios que lo visitan, además se extreman
las cargas de trabajo, situación que puede quebrantar la salud del
personal actual.
3.4
La limitación de personal incide en el disfrute oportuno de las
vacaciones
del
funcionario
destacado
en
el
Consulado,
de
conformidad con la regulación vigente.
3.5 La Representación requiere de mejores políticas para la seguridad de
los documentos en custodia. También de medidas adecuadas para el
acceso a la información confidencial.
19
3.6 El efectivo disponible disminuyó considerablemente durante los años
2013 y 2014, esta tendencia es producto de la contratación de
personal local, lo que podría incidir a que en un corto tiempo el
Consulado experimente dificultades financieras para cubrir cualquier
imprevisto en sus erogaciones.
4. Recomendaciones
4.1 Al Señor Ministro
4.1.1 Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se
pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta
Auditoría General sobre los resultados obtenidos.
4.2 A la Dirección General de Servicio Exterior
4.2.1 Evaluar la posibilidad de llenar la plaza vacante del Consulado con
personal diplomático o en su defecto con funcionarios en comisión. (Ver
punto 2.1)
4.2.2
Tomar las medidas administrativas necesarias para que los
funcionarios disfruten oportunamente sus vacaciones. (Ver punto 2.2)
4.2.3 Coordinar con otras instancias de la Administración Pública
(Registro
Civil,
Dirección
General
de
Migración
y
Extranjería),
la
posibilidad de que faciliten los recursos técnicos (software y hardware)
necesarios para la realización de consulados móviles. (Ver punto 2.3)
20
4.2.4 Evaluar la posibilidad de incrementar los recursos financieros del
Consulado. (Ver punto 2.6)
4.3 Al Consulado de Costa Rica en Houston
4.3.1
Mantener en vigencia las medidas necesarias para que los
documentos de alta sensibilidad utilizados en el servicio consular se
resguarden en un sitio o espacio seguro.
4.3.2
(Ver punto 2.4)
Personalizar las claves para cada usuario de manera que cada
funcionario se responsabilice por el uso de las suyas. (Ver punto 2.5)
Elaborado por: Viviana Góndrez Morales y Gloria González Solis
Supervisado por: Alexander Loaiza Carvajal
21