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Plan Operativo de Bienes Servicio e
Infraestructura
Versión 1.0
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Código del Documento: POBSI
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Infraestructura Versión 1.0
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
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Plan Operativo de Bienes, Servicios e Infraestructura
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Plan Operativo de Bienes Servicios e
infraestructura.doc
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Terminado
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n
Descripción
20 de noviembre
de 2008.
1.0
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1. Introducción ............................................................................. 4
1.1. Propósito .............................................................................. 4
1.2. Objetivos .............................................................................. 4
1.3. Alcance ................................................................................ 4
1.4. Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas .......................................... 4
1.5. Audiencia ............................................................................. 4
1.6. Referencias ........................................................................... 5
2. Adquisición de Bienes y Servicios .................................................... 5
2.1. Requisición de Bienes y Servicios .................................................. 5
2.2. Cotización y Selección de Proveedor ............................................. 6
2.3. Orden de Compra. ................................................................... 7
2.4. Recepción y Evaluación del Proveedor ........................................... 8
3. Evaluaciones del Proveedor ........................................................... 9
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1. Introducción
1.1. Propósito
El propósito de este documento es definir todos los procedimientos
para la adquisición de bienes y servicios, así como las actividades
necesarias para el resguardo de estos bienes.
1.2. Objetivos
El objetivo de esta Plan Operativo de Bienes, Servicios e
Infraestructura es cumplir con el proceso de gestión de recursos de la
empresa.
1.3. Alcance
El plan operativo de Bienes, Servicios e Infraestructura tiene un alcance
de toda la empresa.
1.4. Definiciones, Acrónimos y Abreviaturas
RGR:
Responsable de Gestión de Recursos
RBSI:
Responsable de Bienes, Servicios e Infraestructura
RCO:
Responsable de Conocimiento de la Organización
1.5. Audiencia
Rol
RGR: Responsable de Gestión de Recursos
Participación
Responsable de la
creación
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RBSI: Responsable de Bienes, Servicios e
Participa en la creación
Infraestructura
1.6. Referencias
Nombre del
Archivo del
Documento
Ninguno
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Fecha de
Publicación
NMX-I-059-NYCE-2005
Agosto
Tecnología de la Información- 2005
Software-Modelos de Procesos y
Evaluación para Desarrollo y
Mantenimiento de Software.
Organización
que lo Publica
de
NYCE A.C.
2. Adquisición de Bienes y Servicios
Para que la empresa pueda adquirir un bien o servicio, este debe de pasar
por los siguientes pasos:
2.1. Requisición de Bienes y Servicios
Un bien o servicio puede ser solicitado de dos maneras: Dentro de
un plan de adquisiciones y capacitación o por medio de una solicitud de
bien o servicio.
Mediante el plan de adquisiciones y capacitación.
El RGR recibe los planes de adquisiciones y capacitación por parte
del RGN, RGP, RGPY y RAPE, y también elabora su propio plan de
adquisiciones y capacitación dentro de su proceso de gestión de
recursos.
El RGR autoriza las compras o el contrato de los servicios e
informará al RBSI a través del documento:
STD-POBSI-Requisitos de Adquisición.xls
Mediante solicitud de bienes o servicios.
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Podrán solicitar bienes o servicios todos los recursos humanos de la
organización.

El solicitante del bien o servicio se encarga de llenar el documento:
STD-Solicitud de Bien o Servicio.xls
Especificando claramente la cantidad, descripción del bien o
servicio, fecha de solicitud y fecha de entrega (fecha de ingreso
requerida), poniendo su nombre y firma.

El solicitante entrega la solicitud de bien o servicio al RGR

El RGR autoriza con su firma y nombre la solicitud de bien o
servicio, y le asigna un Número consecutivo a dicha solicitud.

Si la solicitud de bien o servicios es autorizada por el RGR la entrega
al RBSI; en caso contrario solamente la archiva.
2.2. Cotización y Selección de Proveedor
Teniendo la autorización del RGR para adquirir un bien o servicio, el
RBSI realizará las siguientes actividades.

Buscará como mínimo dos proveedores que nos puedan proveer del
bien o servicio solicitado, y solicita las cotizaciones del bien o servicio,
agregando al documento:
STD-Solicitud de Bien o Servicio.xls
El nombre del proveedor, descripción del producto, cantidad, precio
unitario, importe y la evaluación del proveedor.

Si en la primera cotización, el precio del bien o servicio es igual o
menor a $ 700.00 (Son: setecientos pesos 00/100 M.N.), bastará con
realizar una sola cotización.

Si el proveedor de un bien o servicio es interno no será necesario
cotizar el costo del bien o servicio.
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Selección del proveedor.

Una vez teniendo al menos dos cotizaciones, el RBSI en conjunto con
el solicitante eligen al proveedor, considerando las siguientes
características para seleccionarlo:
a) Precio. Se toma en consideración al que tenga el precio más accesible
o razonable.
b) Disponibilidad del producto o servicio y Tiempo de entrega (plazo que
transcurre desde que el producto es comprado hasta que llega a
nuestras manos).
c) Calidad del producto o servicio, es decir; como se ajustan las
características de los productos o servicios del proveedor a nuestras
necesidades y expectativas.
d) Si alguno de los proveedores cuenta con evaluaciones hechas por el
RBSI, se tomará en cuenta esta evaluación.

d) En caso de tratarse de un proveedor único (siendo este el único que
ofrece el bien o servicio en particular), el RBSI asentará en la parte de
observaciones de la solicitud de bien o servicio, que se trata de
proveedor único.
e) En caso de compras debidas a una situación de urgencia, premura o
por un caso fuera de serie, se elige, de los dos proveedores al que
ofrezca menor tiempo de entrega, asentando el motivo de la elección
en la parte donde dice observaciones.
2.3. Orden de Compra.

Una vez elegido el proveedor, el RBSI agrega a la solicitud de bien o
servicio los datos de orden de compra, asentando claramente el
nombre del proveedor, el nombre del producto, la cantidad, precio
e importe.

El RBSI elabora una orden de compra en el documento:
STD-Orden de compra.xls
y la entrega al proveedor para que suministre dicho bien o servicio.
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Una vez realizada la orden de compra, el RBSI agrega los datos de
proveedor, producto, cantidad, precio e importe en el documento:
STD-Solicitud de Bien o Servicio.xls
2.4. Recepción del Proveedor

Una vez que el proveedor nos hace entrega de la factura y del bien
o servicio solicitado, el RBSI asienta en el documento:
STD-Solicitud de Bien o Servicio.xls
La fecha de recepción (fecha en que se recibe el bien o servicio).
 El RBSI llena el documento:
STD-Asignación de Bien o Servicio.doc, asentando el tipo, ya sea bien
o servicio, ID del bien o servicio que deberá coincidir con el ID en el
registro de bienes y servicios, la marca del bien o servicio, la
descripción detallada del bien o servicio, la fecha de compra, el
precio de compra, la vida útil del bien, el período para la realización
de cada servicio, el nombre del responsable, y se lo hace firmar por
el responsable cuando este recibe el bien o servicio, pudiéndose
también aceptar el bien o servicio con un correo de aceptación,
especificando el usuario en su correo la leyenda “recibí de
conformidad” mencionando el bien o servicio referido en la
asignación, enviando este correo de repuesta al RBSI y al RGR.
El ID del bien se forma de la siguiente manera:
El ID del bien estará formado por 6 dígitos y en algunos casos 7, éstos
serán separados de dos en dos por un guión (-), los primeros dos
representan al departamento al cual pertenece el bien (AD
“Administración”, VE “Ventas”, ST “Soporte Técnico”, CA “Centro
de Atención y Soporte”, ID “Investigación y Desarrollo”); los dos
dígitos siguientes se toman del nombre del bien (Ej. ES “Escritorio”,
SI “Silla”, TE “Teléfono”); y los dos próximos dígitos son los que
identifican a la persona a la cual pertenece el bien, para lo cual se
enumeran los integrantes de cada departamento por separado; se
asigna un dígito mas al final de este cuando una persona tiene
asignados dos o mas bienes con las mismas características, el cual es
un número iniciando del 1 y terminando hasta el número de veces
que se repita el bien.
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 El RBSI Registra, agregando el bien o servicio en el documento:
STD-Registro de Bienes o Servicios.xls
De la siguiente manera:
a) En el caso de bienes de consumo, asienta la ID de la solicitud,
marca, descripción, fecha de compra, precio de compra, vida útil,
período de servicio, y asignación (persona asignada).
b) En el caso de servicios únicos, asienta la ID de la solicitud, el
proveedor, la descripción, la fecha, el precio, la vida útil, período
de servicio y asignación (persona asignada).
c) En el caso de servicios recurrentes, asienta la ID de la solicitud, el
proveedor, el tipo de servicio, la descripción del servicio, fecha de
contratación, precio, período de pago, día de pago, vigencia del
contrato, vida útil, período de servicio y asignación (persona
asignada).
d) En el caso de bienes inventariados (activos fijos), asienta la ID del
bien, marca, número de serie, descripción del bien, monitor,
procesador, RAM, DD, unidad óptica, estos últimos cinco en caso
de equipo de cómputo, otros, fecha de compra, precio de compra,
vida útil, período de servicio, fecha último mantenimiento, fecha
del próximo mantenimiento y asignación (persona asignada).
e) En el caso de autos, asienta la ID, modelo, fecha de compra,
descripción, placas, vida útil, período de servicio, fecha de
vencimiento del seguro, último kilometraje, fecha del último
mantenimiento, kilometraje del próximo mantenimiento, valor
comercial y asignación (persona asignada).
3. Evaluaciones del Proveedor

Una vez recibido el bien o servicio por el solicitante, y registrado en
el registro de bienes o servicios de la empresa, el solicitante en conjunto
con el RBSI, realizan la evaluación del proveedor.

El RGR actualiza el documento:
STD-POBSI-Requisitos de Adquisición.xls
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Modificando el estado del requisito (surtido o entregado).
Para evaluar al proveedor se toman en cuenta los siguientes aspectos, y
poniendo una calificación del 1 al 5 (1 malo, 5 excelente), para cada
aspecto; esto es para medir el grado de satisfacción.
a) Precio. Se toma en consideración al que tenga el precio más accesible
o razonable.
b) Disponibilidad del producto o servicio y Tiempo de entrega (plazo que
transcurre desde que el producto es comprado hasta que llega a
nuestras manos).
c) Calidad del producto o servicio, es decir; como se ajustan las
características de los productos servicios del proveedor a nuestras
necesidades y expectativas.
El solicitante evaluará el bien o servicio con la siguiente pregunta:
1.- ¿En que grado de satisfacción, el bien o servicio suministrado cumple
con las necesidades y expectativas de la organización?
1
2
3
4
5
Esta evaluación se asentará en el documento:
STD-Asignación de bien o servicio.doc
La calificación obtenida en esta evaluación se asentará en la columna de
evaluación del bien del documento Registro de Bienes o Servicios.
El RBSI evaluará al proveedor con las siguientes preguntas:
1. ¿En que grado de satisfacción el precio que ofreció el proveedor le
pareció accesible o razonable?
1
2
3 4 5
2. ¿En que grado de satisfacción la disponibilidad y tiempo del producto o
servicio cumplió con las necesidades de la organización?
1
2 3
4
5
3. ¿En que grado de satisfacción, el bien o servicio suministrado cumple
con las necesidades y expectativas de la organización?
1
2
3
4
5
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El RBSI asienta estas evaluaciones en el documento:
STD-Solicitud de Bien o Servicio.xls
En su parte inferior derecha.
Al final, la suma de ambas evaluaciones (la que realiza el RBSI y la
realizada por el solicitante) se suma y se divide entre cuatro, y el
resultado se redondea. Así se obtiene la calificación de esta compra.
El RBSI pone en el documento:
STD-Catalogo de proveedores.xls
En la hoja o pestaña del proveedor correspondiente, la evaluación
de esta compra. En esta hoja de Excel debe abrir una pestaña para
cada proveedor. En la hoja o pestaña proveedores se va calculando la
evaluación acumulada de todos los proveedores, pudiendo sacar un
promedio acumulado de evaluaciones realizadas a cada proveedor.
4. Plan de Mantenimiento Correctivo y Preventivo
El RBSI planeará y llevará a cabo un plan de mantenimiento preventivo
y correctivo de los bienes inventariados, unidades de transporte e
infraestructura de la organización.
STD-Plan de Mantenimiento.doc

Cada que se adquiera un bien el RBSI actualizará el plan de
mantenimiento preventivo y correctivo, de esta manera quedara
considerado para futuros mantenimientos.
Los bienes que serán considerados en el plan de mantenimiento serán
los siguientes:
o Instalaciones de la empresa
o Teléfonos
o Escritorios
o Sillas
o Sillones
o Aires Acondicionados
o Libreros
o Mamparas
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o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
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Frigo bar
Microondas
Impresoras
Scanner
Fax
Proyector
Copiadora
Equipos de computo
Servidores
Unidades de transporte
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