Cobros - Prinex

ÁREA ECONÓMICO-FINANCIERA
Cuentas a Cobrar
Cuentas a Cobrar
Índice
Cuentas a Cobrar ........................................................................................................................... 5
Cuestiones Previas...................................................................................................................... 5
Introducción ............................................................................................................................... 5
Funciones de Cuentas a Cobrar ......................................................................................................5
Clientes ......................................................................................................................................5
Formato Vencimientos en Cartera ..................................................................................................6
Familias de Vencimientos ..............................................................................................................6
Facturas Emitidas.........................................................................................................................7
Numeración de Facturas................................................................................................................7
Formato de Facturas.....................................................................................................................7
Facturas...................................................................................................................................... 8
Consideraciones Generales ............................................................................................................8
Consideraciones Generales ............................................................................................................9
Alta de Clientes / Deudores .........................................................................................................10
Trabajar con Clientes/Deudores ...................................................................................................11
Emitir Facturas ..........................................................................................................................14
Modificar Factura .......................................................................................................................19
Reimprimir Facturas ...................................................................................................................20
Anulación de Facturas.................................................................................................................26
Devengar Impuesto Diferido ........................................................................................................27
Modificar Vencimientos Previstos..................................................................................................28
Cobros ...................................................................................................................................... 30
Cobrar Facturas .........................................................................................................................30
Anular Cobro Factura ..................................................................................................................32
Pagar Abonos ............................................................................................................................33
Anular Pago de Abono.................................................................................................................35
Anticipos de Clientes ..................................................................................................................36
Vencimientos ............................................................................................................................ 37
Carga y Modificaciones ...............................................................................................................37
Reimpresión de Vencimientos ......................................................................................................46
Cobro de Vencimientos ...............................................................................................................47
Renovación Vencimientos ............................................................................................................49
Anular Cobro de Vencimientos .....................................................................................................51
Anular Renovación de Vencimiento ...............................................................................................52
Impagados (Manual) ..................................................................................................................53
Impagados (Soporte Magnético) ..................................................................................................55
Vencimientos. Dudoso Cobro .......................................................................................................55
Vencimientos Reclamación Judicial ...............................................................................................56
2
Reclamación Vencimientos Negociados .........................................................................................57
Recepción Vencimientos Reclamados ............................................................................................58
Reimprimir Carta de Reclamación.................................................................................................59
Anular Reclamación de Vencimientos ............................................................................................60
Remesas ................................................................................................................................... 60
Consideraciones Generales ..........................................................................................................60
Al Cobro....................................................................................................................................62
Al Descuento .............................................................................................................................65
Otras Remesas ..........................................................................................................................68
Reimprimir Remesa ....................................................................................................................72
Anular Remesa ..........................................................................................................................73
Abonar Remesa .........................................................................................................................74
Anular Abon/Liquid. Remesa........................................................................................................79
Utilidades.................................................................................................................................. 80
Devengo de Impuesto Repercutido ...............................................................................................80
Reimprimir Informe Devengo.......................................................................................................83
Anular Proceso de Devengo .........................................................................................................84
Reclasificar Largo/Corto Plazo ......................................................................................................84
Carga Inicial Impagados .............................................................................................................85
Unificar Código de Cliente ...........................................................................................................85
Trabajar con Cheques .................................................................................................................86
Remesar Cheques ......................................................................................................................87
Trabajar con Remesas de Cheques ...............................................................................................88
Mailing de Clientes .....................................................................................................................89
Mailing de Cobros.......................................................................................................................94
Cobro de Facturas Extracontables ................................................................................................97
Cobro de Vencimientos Extracontables........................................................................................ 100
Consultas ................................................................................................................................ 101
Consideraciones Generales ........................................................................................................ 101
Situación General de la Cartera.................................................................................................. 102
Saldos por Fecha de Vencimiento ............................................................................................... 103
Cartera Valorada...................................................................................................................... 104
Vencimientos Cartera/Cuenta Contable ....................................................................................... 105
Impuesto Pendiente de Devengo ................................................................................................ 106
Situación de Clientes a Fecha .................................................................................................... 108
Extracto de Clientes ................................................................................................................. 110
Retenciones de Clientes ............................................................................................................ 111
Facturación por Cliente ............................................................................................................. 113
Vencimiento por Cliente/Familia ................................................................................................. 114
3
Cuentas a Cobrar
Historia de un Vencimiento........................................................................................................ 117
Listado de Clientes ................................................................................................................... 117
Detalle Facturas ....................................................................................................................... 118
Facturas Pendientes de Cobro .................................................................................................... 121
Operaciones de Clientes ............................................................................................................ 122
Detalle de Cobros..................................................................................................................... 123
Anticipos Pendientes................................................................................................................. 125
Situación de Remesas............................................................................................................... 126
Situación Líneas de Descuento................................................................................................... 127
4
Cuentas a Cobrar
Cuestiones Previas
En la estructura de Prinex21, Cuentas a Cobrar (Área Administración) es el módulo que se encarga de
complementar a los restantes en lo que se refiere a la gestión de cobro a terceros.
Con el módulo Gestión de Ventas establece una relación bidireccional:
ƒ
"Alimenta" automáticamente los archivos de Cuentas a Cobrar, pasando el detalle de todos los
vencimientos aceptados por los clientes en operaciones de venta de inmuebles.
ƒ
A su vez, Cuentas a Cobrar informa a Gestión de Ventas de la situación de los vencimientos de cada
operación y cliente, de forma que las consultas de situación, liquidaciones y movimientos contables
generados desde este módulo, utilicen los datos en su último nivel de actualización.
El módulo Arrendamientos utiliza como propias las facilidades para el envío de recibos al banco, cobro
de recibos, seguimiento de impagados, etc., que son propias de Cuentas a Cobrar.
Introducción
Funciones de Cuentas a Cobrar
El conjunto de procesos que componen Cuentas a Cobrar están diseñados para cumplir dos tipos de
tareas:
ƒ
Gestionar y administrar los vencimientos nacidos por la actividad de otros módulos (Ventas y
Alquileres). Esta gestión debe entenderse en el sentido más amplio del término, ya que abarca desde
el simple envío de los documentos en gestión de cobro al banco, hasta la emisión de las facturas por el
devengo del impuesto diferido en el caso de cobros por ventas de inmuebles «sobre plano».
ƒ
Permitir la emisión (y posterior seguimiento) de facturas manuales que correspondan, bien a
actividades ajenas a la promoción inmobiliaria, bien a aspectos concretos de la propia actividad que no
son cubiertos con el resto de módulos de Prinex21. Es decir, facilitar las herramientas de una
facturación tradicional con su gestión posterior de cobros de las facturas emitidas.
Además de estas dos funciones, Cuentas a Cobrar interacciona con el resto de los módulos
administrativos de Prinex21, realizando tareas tales como: generar los asientos contables que
registran los eventos que se producen en la administración de los vencimientos y la facturación manual.
Para este enlace contable, Cuentas a Cobrar necesita saber la sociedad para la que se están registrando
los movimientos, de la misma forma que Gestión de Ventas le obliga a tener seleccionada una
promoción. Este "posicionamiento" por sociedad se realiza con la pantalla general de selección de
sociedad utilizada también en Contabilidad y Cuentas a Pagar y que se explica en el capítulo dedicado a
Contabilidad .
También es necesario recordar que los asientos que se generan en este módulo (igual que los generados
en cualquiera de los módulos de gestión), pertenecen a algún ejercicio contable y que la apertura de
estos ejercicios se realiza en Contabilidad.
Clientes
Cualquier tercero que mantenga una relación deudora con su organización empresarial Prinex21
lo considera genéricamente como "cliente".
Para la correcta identificación de los clientes, el sistema dispone de un archivo general de clientes
(base de datos de clientes), donde cada uno de ellos tiene una ficha con su número, y en la que se
guardan tanto sus datos fiscales, como los datos necesarios para realizar los enlaces contables de los
movimientos de gestión.
Este archivo de clientes es manipulable de tal forma que puede realizar altas, bajas y modificaciones en
los datos de la ficha de clientes. No obstante lo anterior, debe tener en cuenta que la mayoría de clientes
entrarán en este archivo de forma automática, puesto que cuando una persona física o jurídica aparece
la primera vez en algún otro módulo (Gestión de Ventas y Alquileres), el sistema cumplimenta la ficha
con los datos que conoce en ese momento y le asigna el número de cliente que le corresponda según la
numeración secuencial utilizada en la aplicación.
El archivo de clientes es compartido por todas las sociedades que figuran en el sistema, y es
posible llegar a su mantenimiento desde varios procesos. Todos llevan el mismo título, Trabajar con
5
Cuentas a Cobrar
Clientes Deudores, y se encuentran en estos menús: Maestros, módulo Configuración; Clientes, Gestión
de Ventas; Contratos, Arrendamientos y en este mismo: Facturas, Cuentas a Cobrar
Formato Vencimientos en Cartera
En la descripción de los procesos que componen Cuentas a Cobrar es imprescindible utilizar los
conceptos "Vencimiento" y "Familia de Vencimientos".
Con la denominación genérica de vencimiento, señalamos en realidad, cualquier cobro aplazado que
figura en Cuentas a Cobrar. Para Prinex21, en el momento en que se asocian un cliente, un importe y
una fecha de vencimiento, existe una entrada individual en la cartera, y a cada entrada de éstas la
denomina con carácter general, vencimiento.
Cada uno de estos vencimientos tiene una serie de atributos que lo definen perfectamente y que
determinan su comportamiento durante su vida útil.
Así, cada cobro puede estar documentado con un soporte determinado, puede tener un número de
referencia, encontrarse en un estado determinado, etc. También, conviene señalar, que para cada
vencimiento el sistema almacena automáticamente información de interés contable, tal como la cuenta
de cartera en la que se contabilizó su nominal.
Los Formatos utilizados en Cartera para la identificación de los vencimientos son:
'1' - Letra/Efecto
'2' - Recibo
'5' - Pagaré
'9' - Otros no documentados
'11'- Subven. Cliente
'12'- Subven. Promotor
El tratamiento que reciben los vencimientos para los formatos que acabamos de mencionar es, en todos
los casos, idéntico en cuanto a las posibilidades de cobro y negociación. Su tipificación permite, no
obstante, utilizar distintas cuentas contables en el seguimiento de los cobros.
Un caso excepcional lo constituye el formato:
'10' - Hipoteca es un caso excepcional de formato:
Cuando se formaliza un contrato de venta, el sistema incorpora en Cartera un "vencimiento" cuyo
nominal corresponde al importe total del préstamo hipotecario. Este documento no es en ningún caso
remesable y su cobro directo en Cartera sólo puede llevarse a cabo con posterioridad a la Entrega de
Llaves. Cualquier variación (Modificación o Subrogación de Hipoteca) que resulte necesario efectuar
sobre esta entidad, debe realizarse en el módulo de Gestión de Ventas. Por otra parte, este dato es
accesible en las consultas de la Cartera.
Finalmente, debemos señalar que los vencimientos provenientes de la Gestión de Ventas pueden,
ocasionalmente, contener importes en negativo. Esta circunstancia es de carácter excepcional y se
origina cuando se producen regularizaciones de precios a la baja en contratos vigentes. En este caso, si
el usuario determina el aplazamiento del importe minorado, entran en Cartera estas diferencias para su
compensación.
Familias de Vencimientos
La denominada "Familia de Vencimientos" hace referencia al conjunto de documentos de cobro que
nacen en el sistema conjuntamente y debido a un motivo determinado.
Los vencimientos que componen una familia comparten Fecha y Lugar de Expedición, Librados
(clientes), Domicilio de Cobro, etc. El ejemplo más claro de una familia de vencimientos son los que
nacen por la firma de una operación de venta (en Gestión de Ventas). Todos ellos forman una familia
cuya expedición responde a la venta de las unidades. También en la familia de vencimientos se guarda
automáticamente información de interés contable, tal como la cuenta de impuesto diferido que se debe
utilizar en el devengo periódico.
Como todo objeto que reside en el sistema, tanto las familias de vencimientos como los propios
vencimientos tienen un código o número que los identifica de forma inequívoca. Este código, que es
compuesto automáticamente por el sistema, tiene esta estructura:
ƒ
4 Dígitos: Pueden ser el número de promoción o el año de emisión.
1 Dígito: Indica el origen de la familia:
'1'- Gestión de Ventas
'0'- Carga Manual
6
'2'- Emisión de Recibos de Alquiler
'9'- Cobros de Facturas de Emisión Manual
ƒ
4 Dígitos: Referencia del evento por el que nace la familia. Para ventas de Gestión de Ventas
es el número o referencia de acto u operación.
Para formar el número de vencimientos, se añaden 3 dígitos más al código de familia. Estos
tres dígitos van numerando, en secuencia, los vencimientos dentro de la familia.
De este modo, el vencimiento número 007 / 1 / 0012 / 002, sabemos que tiene su origen en una
venta de Gestión de Ventas (origen '1'), que pertenece a la promoción 7, y que es el segundo
vencimiento del contrato u operación número 12.
Facturas Emitidas
Uno de los productos u objetos típicos que se obtienen de la gestión realizada con Cuentas a Cobrar, son
las facturas emitidas (o abonos), bien correspondan éstas a emisión estrictamente manual, bien a
devengos diferidos de impuesto en el momento del cobro de cada uno de los vencimientos.
Las facturas emitidas se almacenan en un archivo diario de impuesto repercutido, desde el que el
sistema obtiene información, tal como el Libro de Facturas Emitidas y los datos de base para elaborar las
liquidaciones periódicas del impuesto.
Debe recordar que en Prinex21 el impuesto repercutido existe en cuanto figura en este diario, y no
porque se efectúen apuntes en determinadas cuentas de contabilidad (477 en este caso). Como ya se ha
explicado, la información fluye de gestión hacia contabilidad, y debido a ésto, los apuntes en las cuentas
contables son simple reflejo de la existencia de un objeto concreto que, en el caso que nos ocupa, es la
factura emitida.
Por último reseñar que además de facturas y abonos, existe el objeto "Cargos varios" (y su
correspondientes "Abonos varios"). Estos Cargos varios se utilizarán cuando el movimiento con el
cliente no esté sujeto a impuesto y, por tanto, no deba figurar en los correspondientes Libros de
Facturas. Note que decimos, "no estar sujeto al impuesto", ya que ésto es diferente de "estar exento del
impuesto".
Los cargos varios, por definición, no llevan impuesto, pero un cargo vario NO es lo mismo que una
factura con tipo cero (0) de impuesto, aunque ambos objetos en su resultado final puedan parecer
idénticos. Quizá el ejemplo más evidente de la utilización de cargos varios, sea el supuesto de
cantidades suplidas por cuenta de sus clientes. En general, cuando reclame el cobro de las cantidades
suplidas no emitirá factura sino que las justificará con un cargo vario.
Numeración de Facturas
En el apartado Facturas Emitidas del capítulo Introducción, se ofrece un detalle de la composición del
número de las facturas emitidas. El sistema le ofrece cierto grado de flexibilidad en cuanto al
tratamiento de las series de facturación, llegando incluso a permitir que entre los datos que se
introducen para una operación de venta, se indique la serie que se utiliza para todas las facturas
emitidas para esa operación.
No obstante lo anterior, la experiencia demuestra que es mucho más operativo no tener muchas series
de facturación, y en la práctica es más manejable utilizar una serie para emisión directa de
facturas (por defecto, 99), otra serie para la emisión de facturas de devengo periódico de
impuesto (por defecto, 90), y en caso de tener alquileres, otra para la actividad de
arrendamientos (por defecto, 50). En instalaciones con una estructura de delegaciones, lo más
habitual es hacer coincidir la serie de emisión directa con el número de delegación.
NOTA: la serie de facturación '00' queda reservada para numerar los cargos varios.
Formato de Facturas
Prinex21 proporciona dos sistemas de impresión de las facturas emitidas: el estándar, que
permite realizar algunas parametrizaciones pero cuyo diseño es 'cerrado' y el formato diseñado por el
usuario en WORD .
El formato estándar de las facturas emitidas está predeterminado, aunque dispone de cierto grado de
flexibilidad que pasamos a detallar:
1.
Puede optar entre imprimir o no los datos de la sociedad que expide la factura. Si han de
imprimirse estos datos, se toman los que figuren en la ficha de la sociedad (proceso
Sociedades, menú Maestros, Configuración, área Herramientas). Cuando se imprimen los datos
7
Cuentas a Cobrar
de la Sociedad, el Nombre y Domicilio de la misma, se colocan en la parte superior del impreso
y los datos del registro mercantil se colocan en la parte inferior, como pie de hoja.
2.
Si imprime los datos de sociedad, puede elegir la columna de inicio de la impresión.
3.
Si tiene delegaciones puede imprimir los datos de la delegación, que son los que figuran en la
ficha de delegación (proceso Delegaciones, menú Maestros, módulo Configuración).
4.
En la parte superior del cuerpo de la factura siempre aparecen el Nombre del cliente y sus datos
fiscales (Nif, Dirección, etc), pero puede optar por imprimirlos alineados a la izquierda o
alineados a la derecha. Esta opción es útil para ajustar la impresión a los sobres con ventanilla,
de tal forma que se pueda ensobrar directamente el documento y enviarlo al cliente.
5.
Puede indicar la línea de comienzo de impresión del cuerpo de la factura, con lo que ajusta la
ubicación vertical de la parte impresa.
Todas estas opciones están disponibles para que la impresión de facturas se ajuste al formato de papel
que tenga cada instalación, pensando que la mejor opción para la emisión de facturas es utilizar la
papelería general de la empresa. La modificación de estos valores puede realizarla en la pantalla de
Parámetros Básicos, Parámetros Generales, menú Configuración, Área Herramientas.
El formato diseñado en WORD permite al usuario definir por completo el aspecto de las facturas.
También existe la opción de ajustar el contenido de la factura (el texto literal que se imprime en cada
una de ellas) para las que no procedan de emisión manual, ya que en este caso no hay problema porque
el texto es absolutamente libre.
En el caso de las facturas que tienen su origen en emisión automática y semiautomática, el sistema
utiliza, si existen, los textos modelos que pueden manipularse con la opción Conceptos de Facturas,
(Facturas a Emitir/ Configuración, área Herramientas). Estos textos modelo, de los que hay uno para
cada evento por el que puede emitirse una factura, son de composición opcional, y si no existen el
sistema compone un concepto por defecto que, en la mayoría de ocasiones, es suficiente y ajustado a
las necesidades de los usuarios.
Facturas
Consideraciones Generales
De manera adicional a la gestión de actividades estrictamente inmobiliarias, Prinex21 permite la gestión
de otro tipo de actividades que, en su vertiente de cuentas a cobrar, se resuelve con las utilidades que
se engloban en la llamada facturación manual.
Ya se ha comentado que la facturación manual tiene carácter excepcional y debe utilizarla bien
para gestión de actividades no inmobiliarias, bien para aspectos de esa gestión que no estén
resueltos con otros módulos del sistema. Es probable que si usted es un promotor típico no necesite
utilizar estas facilidades, ya que todas las facturas que emita por su actividad saldrán de Gestión de
Ventas.
Como no podía ser de otra forma, los procesos de la facturación manual enlazan con el resto de
módulos del sistema, de tal forma que realizan los asientos contables de emisión y cobro de facturas,
pueden imputar ingresos a las partidas correspondientes al Control Presupuestario y pueden añadir
nuevos vencimientos aplazados a los que ya figuran en cartera, si es que las facturas no se cobran con
documentos de contado. Por supuesto, la relación de clientes que se utiliza es la general del sistema, en
la que ya figuran los compradores (o inquilinos) y a la que puede añadir aquellos clientes que estime
oportuno.
Dos ejemplos típicos de utilización de facturación manual son:
ƒ
La/s sociedad/es dedicada/s a la promoción pertenecen a un grupo de empresas donde hay
otras empresas que tienen una actividad no inmobiliaria. Para no utilizar más de un sistema de
gestión en el grupo, las actividades no inmobiliarias se gestionan con Prinex21.
ƒ
El usuario de Prinex21 es un gestor de cooperativas, y la facturación periódica por servicios de
la gestora a las cooperativas se puede hacer con la facturación manual.
No obstante todo lo anterior, en determinados supuestos es necesario recurrir a estos procesos
manuales para completar o cerrar movimientos que han tenido su origen en otros módulos del sistema.
Aunque hay otros, dos buenos ejemplos de lo antedicho los tenemos en sendos procesos de Gestión de
Ventas:
ƒ
8
Contabilizar Ventas: en este proceso es posible dar validez contable a la venta dejando
pendiente de cobro, parte o la totalidad de la factura correspondiente a la entrada. Si quedaron
cantidades pendientes de cobro, éstas se reciben posteriormente usando el proceso Cobrar
Facturas.
ƒ
Resolver Contratos: en este proceso es posible dejar pendiente de pago el abono que se
emite por las cantidades que se devuelven al cliente por la finalización del contrato. Si
quedaron cantidades pendientes de pago, éstas se entregarán posteriormente usando el
proceso Pagar Abonos.
Consideraciones Generales
De manera adicional a la gestión de actividades estrictamente inmobiliarias, Prinex21 permite la gestión
de otro tipo de actividades que, en su vertiente de cuentas a cobrar, se resuelve con las utilidades que
se engloban en la llamada facturación manual.
Ya se ha comentado que la facturación manual tiene carácter excepcional y debe utilizarla bien
para gestión de actividades no inmobiliarias, bien para aspectos de esa gestión que no estén
resueltos con otros módulos del sistema. Es probable que si usted es un promotor típico no necesite
utilizar estas facilidades, ya que todas las facturas que emita por su actividad saldrán de Gestión de
Ventas.
Como no podía ser de otra forma, los procesos de la facturación manual enlazan con el resto de
módulos del sistema, de tal forma que realizan los asientos contables de emisión y cobro de facturas,
pueden imputar ingresos a las partidas correspondientes al Control Presupuestario y pueden añadir
nuevos vencimientos aplazados a los que ya figuran en cartera, si es que las facturas no se cobran con
documentos de contado. Por supuesto, la relación de clientes que se utiliza es la general del sistema, en
la que ya figuran los compradores (o inquilinos) y a la que puede añadir aquellos clientes que estime
oportuno.
Dos ejemplos típicos de utilización de facturación manual son:
ƒ
La/s sociedad/es dedicada/s a la promoción pertenecen a un grupo de empresas donde hay
otras empresas que tienen una actividad no inmobiliaria. Para no utilizar más de un sistema de
gestión en el grupo, las actividades no inmobiliarias se gestionan con Prinex21.
ƒ
El usuario de Prinex21 es un gestor de cooperativas, y la facturación periódica por servicios de
la gestora a las cooperativas se puede hacer con la facturación manual.
No obstante todo lo anterior, en determinados supuestos es necesario recurrir a estos procesos
manuales para completar o cerrar movimientos que han tenido su origen en otros módulos del sistema.
Aunque hay otros, dos buenos ejemplos de lo antedicho los tenemos en sendos procesos de Gestión de
Ventas:
ƒ
Contabilizar Ventas: en este proceso es posible dar validez contable a la venta dejando
pendiente de cobro, parte o la totalidad de la factura correspondiente a la entrada. Si quedaron
cantidades pendientes de cobro, éstas se reciben posteriormente usando el proceso Cobrar
Facturas.
ƒ
Resolver Contratos: en este proceso es posible dejar pendiente de pago el abono que se
emite por las cantidades que se devuelven al cliente por la finalización del contrato. Si
quedaron cantidades pendientes de pago, éstas se entregarán posteriormente usando el
proceso Pagar Abonos.
9
Cuentas a Cobrar
Alta de Clientes / Deudores
El archivo de clientes es compartido por todas las sociedades que figuran en el sistema, y es posible
llegar a su mantenimiento desde varios procesos. Todos llevan el mismo título, Mantenimiento de
Clientes, y se encuentran en estos menús: menú Maestros/módulo Configuración; menú
Clientes/módulo Gestión de Ventas; menú Contratos/módulo Arrendamientos y menú Maestros/módulo
Juntas de Compensación.
En esta pantalla se agrupan todas las opciones y procesos que gestionan la información relativa a
los clientes que compran algún inmueble, así como las condiciones de cada operación y todos
los procesos relativos a la emisión de documentos de ventas (recibos, contratos, etc). Los
detalles de cada opción del archivo de clientes se explican en el siguiente punto Trabajar con Clientes
/ Deudores.
Puede darse la circunstancia de que dos o más propietarios estén en Circunstancias Especiales, como
que estén en Litigio o pendientes de Herencia. En este caso, cuando demos de alta a los clientes lo
haremos como cliente en Litigio, en Comunidad de bienes o pendientes de Herencia.
10
Trabajar con Clientes/Deudores
La entrada al proceso Trabajar con Clientes/Deudores (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Cobrar)
presenta una pantalla similar a la de la ficha del cliente, donde puede realizar búsquedas por Código,
NIF, Nombre o Apellidos del cliente.
Dispone del botón
Detalles que presenta una ventana con todas las operaciones de venta en las
que figura este cliente. También puede
Al
Añadir /
Imprimir la ficha del cliente seleccionado.
Modificar el proceso presenta las siguientes pestañas:
___________________________________________________________________________________
__________________
11
Cuentas a Cobrar
Datos Generales
ƒ
Código: número de cliente dentro del sistema. Dato no modificable. Este es un número único
de hasta seis dígitos y asignado por el sistema. Para la asignación de este número, Prinex21 se
apoya en el dato CIF/NIF, ya que si al añadir un nuevo cliente el CIF/NIF ya existe, no se abre
una nueva ficha y se utiliza el código ya existente.
ƒ
CIF/NIF: número del documento que identifica al cliente. En el caso de ser un NIF, se valida
que la letra introducida sea la correcta (el sistema informa del valor correcto si el introducido es
erróneo). Para el resto de tipos de documento no se realiza validación alguna. Dado que este
dato puede figurar en relaciones entregadas a terceros (el ejemplo más ilustrativo es el soporte
magnético con la declaración en formato 347 para Hacienda), le recomendamos que introduzca
valores reales y, en la medida de lo posible, exentos de puntos, guiones y demás caracteres
especiales (en los formatos que utiliza Hacienda no se permiten este tipo de caracteres).
ƒ
Tipo de Documento: indica el tipo de documento al que corresponde el número del ítem
anterior. Los valores son Nif, para personas físicas españolas; Cif, para empresas Pasaporte o
Tarjeta de residencia, para personas físicas extranjeras.
ƒ
Id. de Cliente: es un valor opcional y consiste en un sinónimo o identificación alternativa del
cliente. En muchas pantallas de Cuentas a Cobrar, se puede acceder al cliente bien por su
número (que es la entrada principal), bien por su Id. Este identificativo de cliente puede tener
letras y números.
ƒ
Apellidos y Nombre.
ƒ
Estado Civil: seleccione un estado válido según la tabla de valores permitidos.
ƒ
Persona Física/Jurídica: indique uno de los valores posibles, Física o Jurídica.
ƒ
Domicilio, Población, Provincia, Código Postal, Teléfono, Fax, e-mail, Telefono2, Movil,
Pais, Nacionalidad, Sexo, Fecha de Nacimiento: dirección completa del cliente.
ƒ
Tipo de Tercero: es un calificativo que tiene dos opciones Cliente o Deudor. Como quiera
que para Prinex21 todos son llamados genéricamente "clientes", la utilidad de esta calificación
reside en su uso en Contabilidad (siempre que tenga activado el desarrollo de cuentas por
código de tercero), ya que los informes de terceros de ese módulo permiten
clasificar/seleccionar por este calificativo.
ƒ
Calificativo: Indicar si pertenece a una Comunidad de Bienes o de Servicio.
ƒ
Texto Facturas: Campo literal para las facturas.
ƒ
Excluir del mailing: Facilita la exclusión de los clientes del mailing y de información comercial.
(En cumplimiento de la Ley 34/2002 de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la
información y de Comercio Electrónico (LSSICE).
ƒ
Cuenta Cliente, Anticipos, Suplidos, Impagados, Reclamación Judicial y Retención
Garantía: cuenta de mayor y subcuenta que el sistema utilizará en los movimientos
correspondientes a este cliente. En las fichas que el sistema inserta automáticamente por la
actividad en otros módulos, pueden no estar completas todas y cada una de estas cuentas. No
obstante, no es obligatorio que cumplimente todas, puesto que únicamente tienen utilidad
cuando se produce un movimiento del tipo correspondiente a cada una de ellas.
___________________________________________________________________________________
__________________
Operación de Compra
Presenta una relación de las operaciones de compra realizadas por el tercero.
___________________________________________________________________________________
__________________
Operación de Alquileres
Muestra la relación de las operaciones de alquiler realizadas por el tercero.
___________________________________________________________________________________
__________________
12
Formas de Cobro
Permite introducir la forma de cobro que este cliente tiene por defecto para las facturas de emisión
manual. Recalcamos lo anterior, para las posibles facturas de emisión manual, ya que estos datos no
influyen en los compromisos formalizados en operaciones de venta de Gestión Comercial o en emisión de
recibos de Gestión de Alquileres. Esta forma de cobro se expresa como porcentaje del total facturado,
tipo de cobro y días de vencimiento.
___________________________________________________________________________________
__________________
Observaciones
En esta pestaña podemos incluir un texto con las observaciones que queramos respecto al cliente.
___________________________________________________________________________________
__________________
Facturas
Desglose de facturas con Fecha de Vencimiento, Importe, Situación, Tipo y Número.
Dentro de esta opción y mediante el botón
Importe y Concepto.
Detalles podemos ver cada factura detallada por
___________________________________________________________________________________
__________________
Con el botón
Ficha de Contacto se accede a la pantalla Mantenimiento de fichas del cliente
para consultar o efectuar modificaciones de los datos del mismo.
Puede presentar dos estados: Alta o Modificación.
ƒ
Si es Cliente y No es Presunto: Permite dar de alta como Presunto. Esta posibilidad es
especialmente interesante en los casos de arranque del módulo de Gestión de Ventas, cuando
éste se produce a posteriori de la implantación de Administración Comercial.
ƒ
Si es Presunto y No es cliente: Permite dar de alta como cliente desde presunto.
ƒ
Si es Presunto y Cliente: Permite ir de la ficha de presunto a la ficha del cliente y viceversa
Este botón sólo estará disponible si se dispone del Módulo Gestión de Ventas
13
Cuentas a Cobrar
Emitir Facturas
Emitir Facturas
El proceso Emitir Factura (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite emitir Facturas
Manuales.
ƒ
Tipo de Cliente:
Externo. Indica un cliente de los que figuran en el archivo maestro de clientes.
Sociedad del grupo, entendiendo por tal que el cliente al que facturamos es una sociedad del grupo
cuya gestión se lleva con Prinex21.
ƒ
14
Código de Cliente: número del cliente. Si el ítem anterior es Sociedad del Grupo, este número
debe ser el de una de las sociedades que figuran en el archivo de sociedades del sistema.
ƒ
Tipo de Factura. Tipo de documento que va a emitir: Factura, Abono, Cargos Varios o Abonos
Varios.
Si desea que la dirección fiscal para esta factura sea diferente a la que figura en la ficha del cliente,
deberá introducirla en la Pestaña de Dirección.
Datos de Factura
Los datos económicos de la factura se cumplimentan en esta pestaña . Aquí se incluye:
ƒ
Fecha de Factura: fecha del documento y del movimiento contable.
ƒ
Serie: serie de facturación.
ƒ
Importe Bruto: importe total de la base imponible.
ƒ
Retención (Porcentaje, Base de la Retención y forma de Aplicación): si emite facturas
que incluyan una retención (por ejemplo, por garantía), indique el porcentaje de retención, la
base a la que se aplica esa retención y si la retención calculada se descuenta Antes de
impuestos o Después de impuestos.
ƒ
Impuesto Detallado: este ítem puede quedar en blanco
o puede rellenarlo con
dando
lugar al submenú. Cumpliméntelo en aquellos casos en los que la base imponible total deba
desglosarse en varias bases imponibles porque hayan de aplicarse varios porcentajes de
impuesto. Si la factura tiene sólamente un porcentaje, deje este ítem sin rellenar.
ƒ
Porcentaje de Impuesto: tipo impositivo a aplicar. Debe ser un porcentaje válido según la
tabla general de porcentajes de impuesto. Esta tabla de porcentajes se manipula mediante las
opciones Tipos Iva / Tipos Igic, proceso Parámetros Generales (Básico), menú Configuración,
área Herramientas.
ƒ
Diario: diario de facturación al que pertenece esta factura. Debe ser uno de los declarados en
el sistema (Diarios de Facturación).
ƒ
Cuenta Cliente: cuenta contable donde se realiza el apunte al debe en el asiento
correspondiente a esta factura. Por defecto, se utiliza el valor del ítem Cuenta de Cliente de la
ficha del cliente.
ƒ
Distribución Detallada: indica si la contabilización o la imputación presupuestaria del importe
de esta factura se realiza con desglose, esto es, a varias cuentas contables y/o varias partidas
de Control Presupuestario.
Si queda en blanco
se toman los ítems Cuenta y Promoción/Partida
de esta misma pestaña; si coloca el valor
, aparece la pestaña.
ƒ
Cuenta: cuenta contable donde se contabiliza el importe bruto. En general, será una cuenta del
grupo 7, aunque puede tomar cualquier valor de los que existen en el plan. Dato obligatorio.
ƒ
Promoción / Partida: códigos de imputación de Control Presupuestario a los que se imputa el
importe de la factura. Consulte el capítulo dedicado a Control Presupuestario para más detalles
sobre las partidas de presupuesto. Dato opcional.
Concepto
ƒ
Cabecera: texto libre que, si tiene contenido, aparece en la cabecera de la factura debajo del
nombre del cliente.
ƒ
Pie: texto libre que, si tiene contenido, aparece en un recuadro en la parte inferior del cuerpo
de la factura. Utilícelo para textos del tipo "Pago por talón" y similares.
ƒ
Cuerpo: texto libre en el que debe teclear el concepto de la factura. Ponga atención a las
opciones para el manejo de esta ventana de edición de texto (guardar, cancelar, copiar, etc).
Una vez cumplimentados todos los datos, se presenta el asiento contable correspondiente. En
este asiento, la cuenta del impuesto (si aparece), se toma de las cuentas que están declaradas en la
tabla de diarios de facturación. Si se facturó con retención, la línea de retención aparece sin cuenta
contable y debe cumplimentar este dato.
15
Cuentas a Cobrar
Líneas de Asunto
Observará que en el concepto no aparece el número de factura. Esto es debido al que el sistema numera
la factura una vez que se confirme el asiento y no antes. Es decir, la factura se crea y se archiva siempre
que tenga validez contable. No obstante, no debe preocuparse de este asunto, puesto que una vez
numerada la factura, el concepto de los apuntes se modifica de forma automática.
NOTA: si la emisión de la factura se realiza a una empresa del grupo aparecen dos asientos. El
primero, el de emisión en la sociedad emisora; el segundo, el de recepción en la sociedad
receptora. También es automática la entrada en los diarios de impuesto soportado de la
sociedad receptora de la factura. Este tipo de movimientos se denominan "movimientos
intercompañía".
Como resultado final, el sistema informa del número de factura asignado y pregunta si desea imprimir la
factura y/o si desea cobrarla.
El resultado de pedir la impresión es evidente (el documento en papel), y si opta por cobrar la
factura, aparece directamente la pantalla principal de cobro de facturas. Repare en el hecho de que
para el sistema el nacimiento de la factura no está ligado obligatoriamente a la impresión de la misma.
Una cosa es emitir la factura (crearla y anotarla en los archivos) y otra obtener una copia en papel.
Emitir Facturas Duplicando
Este nuevo punto de menú nos muestra una ventana con varios filtros para ver las facturas que existen
y poder seleccionar la que queremos duplicar.
16
Factura Similar
Permite seleccionando previamente el cliente, duplicar una factura ya emitida en el sistema, modificando
los datos básicos de la misma.
Pulsamos
y al terminar todo nos mostrará una ventana con la primera factura y la duplicada.
17
Cuentas a Cobrar
Detalles
Si pulsamos detalles nos muestra la siguiente ventana:
Asiento
Si pulsamos Asiento nos muestra los datos del Asiento Contable.
18
Modificar Factura
Mediante el proceso Modificar Factura (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Cobrar) es posible variar
algunos datos de las Facturas. En la pantalla de entrada al proceso, el sistema solicita el número de
factura que se va a tratar o, en su defecto, el código del cliente afectado. En este segundo caso, se
presentan las facturas pertenecientes al cliente seleccionado.
Una vez realizada la selección, se presenta una pantalla con la información modificable de la factura
indicada.
Datos Generales
ƒ
Fecha de Factura: la modificación de la fecha de la factura implica la modificación automática
de la fecha del asiento contable al que pertenece. La razón de tal efecto es obvia: de no existir
concordancia entre el dato contable y de gestión se producirían descuadres entre la información
registrada en los libros de facturas y los saldos de las cuentas contables. La fecha es
modificable siempre que no haya sido enviada a la Central.
ƒ
Cuenta Cliente: se refiere a la cuenta de cargo de la factura. La modificación de este dato NO
implica la variación del mismo en el asiento relacionado. Puede modificarse siempre que la
factura no esté liquidada ni enviada a la Central.
ƒ
Población: este ítem se refiere al domicilio impreso en la factura.
Concepto
La pestaña presenta el concepto, pie y cabecera de la factura para su modificación.
Impuestos
En esta opción, es posible cambiar el Diario de Facturación al que pertenece el documento. Si necesita
realizar otro tipo de modificaciones como cambiar el porcentaje del impuesto o la base imponible, debe
realizar la anulación o abono de la factura.
Distribución Presupuestaria
Permite cambiar el Código de Partida Presupuestaria que se asignó en el momento del alta de la
factura.
19
Cuentas a Cobrar
Reimprimir Facturas
Utilice Reimprimir Facturas (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Cobrar) cuando necesite obtener una
copia impresa de las facturas emitidas por el sistema.
En la pantalla de selección puede incluir varios criterios que determinan el conjunto de documentos a
imprimir:
En concreto, puede seleccionar por:
Obviamente, los criterios de selección utilizados se complementan, de tal forma que si teclea un código
de cliente y un rango de fechas, se imprimen las facturas de ese cliente en el período seleccionado.
Cliente
Tipo (Todos, Externo o Sociedad de Grupo)
Persona (Física o Jurídica)
Código
Número de Factura: Desde / Hasta
20
Fecha de Factura: Desde / Hasta
Al seleccionar esta opción la aplicación nos imprime el original de la factura .
Si no seleccionamos la opción
posibilidades:
la aplicación nos muestra las siguientes
Si le pedimos una Copia, el documento impreso nos señalará que es una copia, indicándolo con esta
palabra en la parte superior del documento como podemos observar a continuación:
21
Cuentas a Cobrar
Y si por lo contrario, lo que pretendemos es un Duplicado, el documento impreso nos mostrará que es
un duplicado con esta misma palabra en su parte superior:
Obviamente, los criterios de selección utilizados se complementan, de tal forma que si teclea un código
de cliente y un rango de fechas, se imprimen las facturas de ese cliente en el periodo seleccionado.
__________________________________________________________
22
Una vez realizada la selección, el sistema solicita la Impresora por la que se efectuará la salida, con
variación respecto a cualquier otro informe.
En el Módulo de Arrendamientos (Impresión de Facturas), así como en el proceso de Reimpresión de
Facturas del Módulo de Cuentas a Cobrar, existirá la opción de enviar las facturas en formato PDF,
adjuntas a un email.
Existirá la opción de marcar y desmarcar
imprimir.
aquellas facturas que no deseemos enviar vía email o
Al pulsar
Prinex21 Enviará el email con la factura adjunta en formato PDF. Al pulsar
Imprimirá dichas facturas en formato PDF, Word, o por Pantalla.
23
Cuentas a Cobrar
En función de los filtros seleccionados, el sistema dará opción a Enviar vía email las facturas adjuntas
en formato PDF a nuestros clientes ó Imprimir las facturas.
ƒ
Pantalla: Presenta en pantalla la factura para su consulta. Es susceptible de impresión en
papel.
ƒ
Impresora. Estándar Prinex: consiste en la generación de la factura impresa según un
formato de carácter general que no requiere ningún tipo de configuración previa.
ƒ
Modelo WORD: permite al usuario utilizar un formato definido por el mismo en WORD. Para el
empleo de esta opción debe de crear el patrón que se va a usar mediante la opción Facturas a
Emitir, menú y módulo Configuración, Área Herramientas.
Se recuerda al usuario que dispone de múltiples variables para elaborar los modelos de facturas:
ƒ
PDF: En esta versión se incorpora la funcionalidad de generar facturas, así como informes
PRINEX21 en formato digital.
Al entrar en la aplicación y Registrar los OCX, PRINEX21 creará una impresora denominada PrinexPDF,
la cual permitirá generar dicho documentos en formato *.PDF.
A la hora de imprimir un documento bien sea un informe o bien sea una factura, el sistema agregará al
control de impresión la opción de obtener el informe en formato PDF.
Si el equipo que estuviera obteniendo dicho informe no tuviera instalado el programa Adobe Acrobat
Reader, no abrirá dicho documento, sino que guardará el mismo en el directorio temporal.
__________________________________________________________
24
Configuración de los Parámetros Generales:
La configuración de los parámetros de la emisión de email se encontrará en los parámetros generales del
módulo básico y configuración:
Herramientas / Config. / Config. / Parámetros Generales / Básico: Pestaña de Configuración > Correo
El sistema solicitará los siguientes campos para la emisión de mailing. A través de esta opción se podrá
personalizar el cuerpo del mensaje con el que se envíe la factura adjunta, así como la dirección de
correo de envío y su remitente.
El sistema solicitará el Servidor SMTP para el envío de dichos emails. Si dicho servidor requiriera
autentificación, al marcar este check el sistema solicitará el usuario y la password de autentificación.
El siguiente punto será la dirección de correo (origen) para envío de facturas. Esta dirección será la que
aparezca como “supuesto” remitente en los correos que enviemos a nuestros clientes.
La descripción de la dirección de correo (origen) para envío de facturas, mostrará una descripción de la
dirección arriba comentada (Ejemplo: Departamento de Facturación), para que se muestre como
remitente.
Si deseamos que los emails enviados se envíen con copia a otra dirección de correo marcaremos la
opción enviar copia de envíos de facturación y a continuación escribiremos la dirección de correo
electrónico donde se recibirán copia de los mensajes enviados.
A través de “Plantilla para envío de Facturas” podremos parametrizar el texto del email así como su
formato.
25
Cuentas a Cobrar
Anulación de Facturas
El proceso Anulación de facturas (Menú Facturas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite la eliminación
(o abono) de un documento del libro de facturas. En la entrada al proceso se solicita el número de
factura o, en su defecto, el código de cliente para facilitar su localización.
Es importante señalar que sólo es posible ejecutar esta opción en el caso de que la factura procesada
provenga de la incorporación manual de la misma, esto es, que su origen no sea un módulo de
gestión. Si resulta necesario ejecutar este proceso para documentos provenientes de otros módulos,
debe acudir a los mismos y realizar esta operación mediante los procesos destinados a esta función.
Anulación
Una vez seleccionada la factura (válida para la operación), el sistema ofrece las siguientes opciones:
Al
26
ƒ
Borrar Asiento y Factura: La opción de borrado elimina por completo el documento
seleccionado del libro de facturas y su asiento contable asociado. El empleo de esta utilidad se
ve limitado en el caso de que el documento tratado haya entrado en un liquidación de
impuestos, ya que de no ser así se estaría eliminando una factura ya declarada.
ƒ
Contraasiento y Abono: Genera de forma automática un abono de la factura seleccionada,
generando, además, su correspondiente asiento contable.
Confirmar la operación se produce la anulación de la factura por el procedimiento elegido.
Devengar Impuesto Diferido
Este proceso permite devengar el impuesto diferido de las facturas emitidas manualmente.
El sistema solicitará al notario la factura sobre la que se realizará dicho devengo así como la cuantía de
este.
Detalles
Si pulsamos detalles nos muestra la siguiente ventana:
27
Cuentas a Cobrar
Modificar Vencimientos Previstos
Cuentas a Cobrar / Facturas / Modificar Vencimientos Previstos
Se añade en Cuentas a Cobrar un proceso similar al que existe en Cuentas a Pagar / Facturas / Modificar
Vencimientos Previstos.
Al emitir una factura nos aparece una nueva ventana para introducir la previsión de cobro de la factura.
Una vez añadido dicho cobro podremos modificarlo entrando en CUENTAS A COBRAR / Facturas /
Modificar Vencimientos Previstos.
28
29
Cuentas a Cobrar
Cobros
Cobrar Facturas
Los procedimientos aquí ubicados se refieren al registro de cobros de facturas y NO de vencimientos
(que se tratan en el menú del mismo nombre).
Este proceso permite cobrar las facturas emitidas pendientes de cobro y registrar el asiento
contable asociado a dicho cobro. (Menú Cobros / Módulo Cuentas a Cobrar)
La pantalla inicial, que permite la selección de las facturas a cobrar, es la siguiente:
ƒ
Número de Factura: código de la factura a cobrar (año, serie y número).
ƒ
Tipo de Cliente: Externo o Sociedad del grupo.
ƒ
Código de Cliente: si no conoce el número de la factura a cobrar, o desea cobrar más de una
factura a la vez, indique el número del cliente al que pertenecen las facturas. Como norma
general, se permite la selección de un único cliente, aunque existe una excepción a esta regla.
La excepción se da en el supuesto de confirmación de ventas en las que no se da por cobrada la
totalidad de la entrada y, además, en la operación hay varios compradores que participan en la compra
con algún porcentaje. Como es sabido, en el caso de varios compradores con porcentaje de
participación, el sistema expide tantas facturas como compradores estén declarados, de tal forma que la
suma de todas esas facturas arroja como resultado final la cifra correspondiente (la entrada, para la
cuestión que nos ocupa).
En estos casos hay varias facturas que se quedan pendientes de cobro, pero es bien cierto que cuando
reciba el dinero de los clientes éstos no van a entregar varios documentos de pago (talones, por
ejemplo), sino que entregarán uno solo que deberá anotarse en contabilidad como un asiento único.
Estamos, pues, ante el caso de que un cobro liquida y salda más de una factura. Para eso está
disponible la opción de introducir más de un cliente, para saldar varias facturas relacionadas con un
único movimiento de cobro.
Debemos contemplar las siguientes situaciones:
30
a) Si entró con selección de cliente, se presenta la lista de las facturas pendientes de cobro para ese
cliente. En esa lista puede seleccionar una o varias facturas.
b) Si el cliente al que pertenece la factura tiene algún abono pendiente de cobro, se presenta la lista
de estos abonos. En esa lista tiene opción (no es obligatorio) de marcar uno o varios abonos que se
«cruzan» con las facturas que se pretenden cobrar. Con ese cruce, el sistema cancela las facturas y
abonos por tanto importe como le sea posible, dejando pendiente de cobro (o pago) la diferencia. En
definitiva se realiza una compensación entre las cantidades a cobrar y las cantidades a pagar.
Detalles: Permite consultar las facturas y los abonos a cobrar / pagar antes de seguir con el
proceso.
Cobros a Efectuar:
En la pantalla principal de cobro indique la forma en la que cancela la factura. Se permiten cobros
parciales y más de una línea o forma de cobro. Cada línea tiene la siguiente información:
ƒ
Forma de Cobro: debe ser un tipo de los permitidos.
ƒ
Importe. Teclee importe.
ƒ
Vencimiento: obligatorio si el cliente entrega una letra, un recibo o un pagaré.
ƒ
Referencia: número de talón, letra, o documento entregado. Opcional.
ƒ
Cta. Ingreso: está habilitado únicamente para formas de cobro tipo contado (caja, talón,
etc.) y para el tipo '7' (compensación). Es la cuenta del apunte al debe del asiento del cobro. En
el caso de cobro por compensación, puede introducir cualquier cuenta del plan. Esta forma de
cobro por compensación es muy útil cuando se desea liquidar la factura con un movimiento
contable a cuentas diferentes a las de tesorería.
Liquidación:
Presenta el resumen de la liquidación de la factura con el total de la/s facturas seleccionadas, Importe
de los cobros o de los abonos/anticipos y el Total Pendiente. Permite modificar la fecha de cobro.
Siguiente: Una vez confirmada la pantalla en la que ha declarado la forma en la que cobra la
factura, aparece el asiento contable asociado.
No obstante, si entre las formas de cobro figura alguna de aplazado (letra, recibo, etc.), el sistema crea
una familia de vencimientos, cuyos datos debe cumplimentar en una serie de pestañas presentadas
para tal fin. Estas pestañas son tres: datos de familia (lugar de expedición, fecha, etc.); detalle de
confirmación de los vencimientos que se están recibiendo; resumen general de vencimientos
recibidos. En la última pestaña debe incluir las cuentas de vencimientos en cartera donde se contabiliza
la recepción de este cobro.
En el asiento contable, la cuenta de 'haber' se toma automáticamente de los documentos que se
están cobrando, y las cuentas de 'debe' se toman de la pestaña principal de cobro (o de la pantalla de
cuentas por vencimientos, si se creó una familia de Vencimientos).
NOTA: si está cobrando una factura emitida a una sociedad del grupo (de las que están
gestionadas con Prinex21) el movimiento de cobro realiza automáticamente el movimiento de
pago en la otra sociedad. Es otro caso de los denominados "movimientos intercompañía".
31
Cuentas a Cobrar
Anular Cobro Factura
Mediante el proceso Anular Cobro Factura (Menú Cobros / Módulo Cuentas a Cobrar) es posible dejar
en situación pendiente de cobro una factura ya liquidada.
Para la ejecución de este proceso se solicita el número de factura cuyo cobro se desea anular o, en su
defecto, el cliente al que pertenece.
Realizada la selección, el sistema presenta la ventana de Anulación de cobros de facturas que, mediante
las flechas de selección permiten pasar las facturas de un estado a otro.
A continuación se genera el contraasiento correspondiente y libera el cobro de la factura tratada.
32
Pagar Abonos
El proceso Pagar Abonos (Menú Cobros / Módulo Cuentas a Cobrar) permite liquidar los abonos
pendientes de pago a los clientes.
Como regla general (no en Prinex21 sino en la gestión real), los abonos no se pagarán directamente
sino que serán compensados con facturas que tengan pendientes los clientes. Aún así, se dan
circunstancias en las que el pago directo del abono es necesario (por ejemplo la devolución de
cantidades al cliente por la resolución de un contrato).
Es importante reseñar que la liquidación de abonos compensando con facturas, únicamente se
realiza usando el proceso Cobrar Facturas, ya que si entra directamente en Pagar Abonos, el sistema
asume que se va a realizar un pago directo.
La mecánica operativa para el pago es muy similar a la descrita para el cobro, con una selección inicial
por número de documento o número de cliente. La pantalla principal del proceso (donde se indica la
forma de pago), es la misma que se utiliza para pagar facturas a los proveedores y le remitimos a la
explicación de ese proceso en el módulo dedicado a la Cuentas a Pagar.
Detalles:
Permite consultar los abonos a pagar antes de seguir con el proceso.
En realidad, el pago de abonos es una conexión directa entre ambas carteras (Cobros y Pagos),
de modo que la cancelación de un documento referido a clientes, lleva a realizar un movimiento que es
similar al que se verifica cuando paga a los proveedores.
Con este diseño, Prinex21 le permite, por ejemplo, entregar un pagaré con una fecha de compromiso al
cliente, y ese pagaré estará en la Cartera de Pagos junto con los que entregue a sus proveedores.
33
Cuentas a Cobrar
Al finalizar se ofrece un resumen de pago con Núm. de Pago, Importe, Vencimiento y Forma de Pago,
Referencia y Cuenta. También puede imprimir el documento de pago como carta pagaré o pagaré o
bien imprimir una carta de envío.
34
Anular Pago de Abono
El proceso Anular Pago de Abono (Menú Cobros / Módulo Cuentas a Cobrar) permite dejar en
situación pendiente un abono pagado y es similar al proceso Anulación de Cobros referido con
anterioridad.
Una vez seleccionado el abono, el sistema genera el contraasiento contable correspondiente.
Es importante aclarar que este tratamiento sólo procesa documentos de abono materialmente
pagados y NO aquéllos que se han compensado en el cobro de otras facturas.
35
Cuentas a Cobrar
Anticipos de Clientes
El proceso de Anticipos de Clientes (Menú Cobros / Módulo Cuentas a Cobrar) permite registrar
cantidades entregadas por terceros sin mediar un documento previo de cargo.
Este tratamiento recoge los importes registrados sin tener en consideración cantidad alguna en concepto
de impuestos, por lo que está orientado más a la recepción de cantidades en concepto de provisión que
de un auténtico anticipo que, como tal, estaría sujeto a impuestos.
Las opciones disponibles en este proceso son:
ƒ
Es la encargada de realizar el registro de alta del anticipo. La mecánica de este proceso es similar a
la del cobro de facturas ya explicada.
Además de los datos de cobro se solicita la cuenta contable y la partida presupuestaria dado
que, el movimiento generado, provoca una variación del flujo de caja gestionado por el módulo
Presupuestario y Tesorería.
ƒ
Esta opción implica también la cancelación del anticipo, pero, a diferencia de la anterior, no registra
simplemente la anulación sino que permite gestionar la devolución como un pago a una fecha
concreta a similitud del Pago de Abonos de Facturas.
ƒ
Mediante esta opción se Modifica un anticipo generado con anterioridad.
ƒ
Mediante esta opción se elimina un anticipo generado con anterioridad. Al igual que en la Anulación
de Cobro de Facturas, el sistema genera el contraasiento correspondiente.
Tanto para Devolución como para Anulación,
devueltos/anulados en pesetas, Euros o ambos.
36
el
sistema
ofrece
considerar
los
nominales
Vencimientos
Carga y Modificaciones
Carga Manual de Vencimientos
El proceso Carga Manual de Vencimientos (Carga y Modificaciones / Menú Vencimientos / Módulo
Cuentas a Cobrar permite la incorporación directa y sin mediar otros módulos de documentos de
cobro en Cartera.
Dada la conexión de las distintas áreas de Prinex21, la entrada natural de vencimientos, recibos y demás
cantidades aplazadas, es el propio módulo origen (Ventas, Reformas, Alquileres). Por ello, este punto
será de uso excepcional, si bien es llamado, por otros procesos que lo requieren (por ejemplo, el
Cobro de Facturas mediante cantidades aplazadas y por tanto susceptibles de entrar en Cartera).
En la entrada al proceso se solicita:
ƒ
Tipo de Cliente: Externo o Sociedad de Grupo
ƒ
Código del Cliente
NOTA: Una excepción a lo dicho acerca de este proceso, la constituye la incorporación directa
de operaciones comerciales de venta de inmuebles para aquellos casos en los que, al iniciar la
gestión con Prinex21, existen vencimientos vivos en operaciones cuyas entregas de llaves ya
se han realizado. Para ampliar detalles acerca de este tipo de transacciones le recomendamos
que lea el capítulo destinado al arranque de Cuentas a Cobrar.
En esta pantalla aparecen distintas pestañas:
37
Cuentas a Cobrar
Datos de Familia:
Son los datos de la familia de vencimientos que se están creando: concepto, fecha y lugar de
expedición, domicilio de cobro, si se devenga o no el impuesto al vencimiento y cuenta de impuesto
diferido (si procede).
Se añade el CÓDIGO INTERNACIONAL BANCARIO "IBAN" .
Librados: Si van a coexistir más librados junto al principal los incluiremos aquí.
Vencimientos:
ƒ
Formato: Efecto, recibo, cheque, transferencia, pagaré, etc.
ƒ
Fecha Vto.: desde ésta se calculará la fecha de los vencimientos restantes.
ƒ
Nominal: Importe nominal, impuestos incluidos.
ƒ
Refª FNMT: número del papel de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en el que está
documentado este vencimiento.
ƒ
Marca Negociabilidad: determina si se trata de documentos remesables: Negociable, No
negociable o Condicional.
ƒ
Pago a Llaves: Si la fecha de vencimiento se corresponde o no con la entrega de llaves.
ƒ
Timbre: Importe (automático).
ƒ
Plazo: Corto o largo (automático).
Múltiples, permite generar vencimientos de forma automática, indicando número,
El botón
formato, importe, periodicidad y marca de negociabilidad.
Finalmente, en la pestaña "Resumen" se solicitan la cuentas de cartera de corto y largo plazo para la
posterior realización del asiento contable. La cuenta o cuentas indicadas se emplearán para la realización
del cargo. La cuenta de abono es tomada por el sistema de la cuenta de cliente asignada en la ficha del
tercero.
En esta misma pestaña se solicita el Nº de promoción a la que se imputan los vencimientos. Toma
para estos efectos la promoción a la que se imputó la factura. Si la factura no se hubiera imputado a
ninguna promoción, o se hubiera imputado a más de una, el proceso arrastraría la promoción 999.
NOTA: Para la incorporación de vencimientos "No documentados" (considerados por el
sistema como no aceptados), la contabilización de los mismos es de carácter opcional.
38
Anular Vencimientos de Carga Manual
El proceso Anular Vencimientos de Carga Manual (Carga y Modificaciones / Menú Vencimientos /
Módulo Cuentas a Cobrar) permite eliminar de la Cartera documentos de cobro aplazado
incorporados por error a la misma.
Los vencimientos procesados sólo pueden provenir de Carga Manual, puesto que en otro caso
(Ventas, Alquiler), debe acudir al módulo origen a realizar la corrección.
Por tanto, el estado de los vencimientos tratados debe ser el de "En Cartera".
El proceso solicita el número de vencimiento o el cliente al que pertenece el mismo.
Anular
Una vez seleccionados los documentos que se han de eliminar, el sistema genera el contra-asiento
correspondiente quedando, desde ese momento, el vencimiento en situación Anulado.
39
Cuentas a Cobrar
Datos de Familias
Mediante el proceso Datos de Familias (Carga y Modificaciones / Menú Vencimientos / Módulo Cuentas
a Cobrar) es posible modificar los datos que afectan a un grupo de documentos de cobro que
tienen en común el mismo acto de su aceptación: fecha de expedición, domicilio de cobro, etc y
que habitualmente denominamos como vencimientos de la misma "familia" (tal ocurre con las
cantidades aplazadas de un Contrato, por ejemplo).
En la entrada al proceso se solicita el número de familia (las tres primeras partes del vencimiento) o,
como es habitual, el de el cliente si aquél se desconoce.
Efectuada la selección de la familia que se va a procesar, el sistema presenta los siguientes datos:
Datos de Familia
ƒ
Concepto, Fecha y Lugar de Expedición y Datos de Domiciliación (Nº Cuenta y entidad
bancaria) de la operación procesada. Se pueden variar todos los campos.
Se añade el CÓDIGO INTERNACIONAL BANCARIO "IBAN" .
ƒ
Cuentas:
Impuesto Diferido: la utilizada en la contabilización de los vencimientos (por este concepto) y que
empleará el sistema como cuenta de cargo en el proceso de Actualización Periódica (devengo de
Impuestos), menú Utilidades.
Intereses Diferidos: si los vencimientos se componen de principal e intereses, en este ítem se recoge
la cuenta utilizada para la periodificación del devengo de los mismos (que se produce en el mencionado
proceso de Actualización Periódica).
Intereses Renovación Diferidos: tiene la misma funcionalidad que la anterior pero referida al
concepto Intereses por Renovación.
________________________________________________________
40
Librados
Permite modificar o añadir librados en la operación. Estos datos son empleados por el sistema para la
elaboración de las facturas.
____________________________________________________________________
Vencimientos
Accede al proceso de Datos de Vencimientos que seguidamente se explica.
41
Cuentas a Cobrar
Datos de Vencimientos
Cuando sea necesario variar alguno de los datos que el sistema almacena para cada uno de los
vencimientos, puede utilizar el proceso Datos de Vencimientos. (Carga y Modificaciones / Menú
Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar)
Para vencimientos en situación "cartera" este proceso tiene una aplicación interesante, ya que
permite cambiar directamente la fecha de vencimiento.
El proceso solicita la identificación del vencimiento a cambiar, permitiendo también la entrada por
número de cliente. En este caso el proceso lleva a la pantalla de selección con todos los vencimientos de
un cliente.
Una vez seleccionado el vencimiento se pueden modificar los "Datos Generales" siguientes:
ƒ
Fecha de vencimiento del documento de cobro. Puede cambiarla siempre que el vencimiento esté
"en cartera".
Observe que esta manipulación es útil si ha pactado con su cliente un simple cambio de fecha sin cargo
de intereses o generación de nuevos cobros. En caso de tener que generar otros vencimientos a cambio
del original o si desea cargar intereses por el cambio, debe utilizar el proceso Renovar Efectos que
permite este tipo de transacciones.
ƒ
Formato: Efecto, Recibo, Cheque, Transferencia, Pagaré. En instalaciones que estén contabilizando
ventas con modalidad "sectorial", el cambio de este ítem a '9' o desde '9' puede producir una
contabilización (recuerde que en esta modalidad, los cobros tipo '9' no deben figurar en
contabilidad).
ƒ
Referencia FNMT: número del papel de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en el que está
documentado este vencimiento.
ƒ
Marca Negociabilidad: indica la capacidad que tiene este vencimiento para ser negociado en una
remesa: Negociable, No Negociable o Condicional.
Este dato es utilizado por el proceso de elaboración de remesas para saber qué vencimientos pueden ser
candidatos a figurar en una remesa. Los vencimientos no negociables no podrán ser remesados. Los
vencimientos condicionales, pueden ser remesados pero el sistema avisa de su tratamiento durante la
elaboración de la remesa.
ƒ
Cuenta de Cartera: cuenta en la que está contabilizado el nominal de este vencimiento mientras su
situación sea "en cartera". Esta cuenta es usada por el sistema para componer los asientos en los
que aparece este vencimiento. Para entradas desde ventas inmobiliarias, el sistema toma
automáticamente la cuenta de cartera usada en la contabilización de la venta. Es posible que esta
cuenta aparezca a cero si se trata de un vencimiento con formato '9' y en su instalación está
utilizando la modalidad "sectorial" de contabilización de ventas.
Si modifica esta cuenta y la situación actual del vencimiento es "en cartera", el sistema pregunta si
desea hacer en ese momento la contabilización del traspaso del nominal del vencimiento desde la
antigua cuenta a la nueva.
Ponga especial cuidado en la realización de estos cambios, puesto que si renuncia al asiento puede dejar
descuadrada la información contable respecto de la información de gestión.
ƒ
42
Pago a Entrega Llaves: indicador de si el cobro está o no ligado a la entrega de llaves.
Historia de Vencimientos
Cada estado por el que pasa un documento de cobro (en cartera, remesado, etc.), genera un
movimiento en el fichero histórico de vencimientos con el fin de poder reconstruir en los distintos
informes de Cartera, la situación en la que se encontraban los cobros en las fechas solicitadas. (Carga y
Modificaciones / Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar)
Estas fechas con las que entran los movimientos en el mencionado fichero, se corresponden, por lo
general, con las que se indicaron en la respectiva transacción (registro de cobro, impagado, etc).
Ante posibles errores cometidos en la asignación de este dato, caben dos alternativas: bien, anular la
operación realizada (lo cual no es siempre posible por distintas razones operativas) o bien, modificar la
fecha de estas transacciones.
Mediante la opción Historia de Vencimientos es posible acceder a la situación por la que ha
pasado un vencimiento a lo largo del tiempo con el fin de modificar la mencionada fecha.
43
Cuentas a Cobrar
Modificación Masiva de Familias
Para modificar varios datos de Familias de Vencimientos de una sola vez, podemos utilizar el proceso
Modificación Masiva de Familias: Módulo Cuentas a Cobrar / Vencimientos / Carga y
Modificaciones
Para ello en dicha Opción se nos abrirá la siguiente Pantalla:
Donde encontraremos varias Posibilidades de Criterios de Selección:
44
Modificación Masiva de Vencimientos
Cuando deseemos rectificar varios Vencimientos de una sola vez, podemos utilizar el proceso
Modificación Masiva de Vencimientos: Módulo Cuentas a Cobrar / Vencimientos / Carga y
Modificaciones
Para ello al ir a esta Opción se nos abrirá la siguiente Pantalla:
Donde encontraremos varias Posibilidades y Criterios de Selección:
Fechas de Vencimiento: Desde-Hasta
Importes: Mínimo y Máximo en Pesetas o Euros
Delegaciones
Vencimientos Nominados en: Pesetas, Euros y Todos
Filtros por Librado/Promoción
Formatos: Efectos, Recibos, Pagarés y No Documentados
45
Cuentas a Cobrar
Reimpresión de Vencimientos
Mediante el proceso Reimpresión de Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) es
posible imprimir cualquier documento de cobro residente en Cartera sea cual sea su origen
(Ventas, Alquileres o Carga Manual).
El sistema solicita el cliente o el número de la familia de los documentos que se van a imprimir.
Seguidamente se presentan todos los que corresponden a la selección efectuada.
Una vez seleccionados se solicita el modelo que contiene el formato del documento que se va a imprimir.
Estos formatos se definen el proceso Documentos de Cobro/Pago, menú Configuración, Área
Herramientas.
46
Cobro de Vencimientos
El proceso Cobro de Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
registrar el cobro directo ("por ventanilla") de cualquier vencimiento que figure en la cartera. Es
importante que sepa distinguir cuándo debe utilizar este proceso ya que los cobros directos no son la
norma general, puesto que la mayoría de los vencimientos aceptados se harán efectivos mediante las
correspondientes remesas a los bancos.
Este cobro directo queda reservado por tanto para hacer efectivos los cobros no aceptados,
cobros de impagados (si es que éstos no se vuelven a remesar), cobros anticipados a la fecha de
vencimiento, etc.
El proceso de cobro puede ejecutarse, también, directamente una vez confirmada la entrega de
llaves para una operación. En ese caso, se omite la pantalla de selección y el sistema muestra la lista de
vencimientos pendientes para la operación tratada.
Cuando cobre un vencimiento, el sistema realizará las tareas que sean necesarias para registrar
oportunamente el movimiento. Así, para vencimientos que pertenezcan a operaciones de venta para las
que no se han entregado llaves, se devengará automáticamente el impuesto con la correspondiente
expedición de factura. Para cobros de vencimientos impagados se consideran los posibles gastos de
devolución.
La pantalla de cobro de vencimientos solicita los siguientes datos:
ƒ
Fecha de Cobro: Fecha efectiva del cobro. Esta fecha se emplea para componer el asiento
contable.
ƒ
Número de Vencimiento: Si desea cobrar un solo vencimiento y sabe su número, indíquelo
aquí.
ƒ
Tipo de Cliente: Externo o Sociedad del grupo.
ƒ
Código de Cliente: Nº de cliente o sociedad del grupo cuyos vencimientos desea ver.
ƒ
Calcular Intereses: Márquela si desea calcular intereses para el cobro que va a realizar. El
cálculo de intereses es útil si desea añadir intereses por mora o intereses por pronto pago.
Debe indicar los porcentajes de interés que se van a aplicar:
47
Cuentas a Cobrar
INTERESES:
Tipo de Interés: Indique si los porcentajes que se aplicarán al cobro son los que figuran en el Contrato
o los que se establecen en esta misma pantalla como valores por Defecto. En caso de optar por Según
Contrato, los porcentajes empleados son los que figuran en los Datos Económicos de la Promoción a la
que pertenezcan los vencimientos cobrados.
% Interés Demora y Descuento: Porcentajes a aplicar, respectivamente, a cobros con vencimiento
anterior y posterior a la fecha de cobro. Repare en que el sistema aplica intereses en función de la fecha
de vencimiento de los vencimientos cobrados y de la fecha efectiva de cobro.
% Impuesto sobre Intereses: Si desea añadir impuestos a los intereses calculados, indique aquí el
porcentaje y el Tipo de Impuesto (puede ser I.G.I.C., I.V.A. o I.P.S.I.).
Dado que en un mismo movimiento de cobro puede cobrar más de un vencimiento, en caso de activar el
cálculo de intereses el sistema aplica a cada vencimiento el que proceda según su fecha de vencimiento.
NOTA: El cálculo de intereses se realiza en función de dos fechas. Una, la de vencimiento y
otra, la de cobro efectivo. Observe que para una misma fecha de vencimiento, el sistema
puede considerar cobro anticipado o cobro con demora según sea la fecha de cobro.
ƒ
Ver Liquidación: Márquela si desea que al seleccionar el/los vencimientos aparezca la pantalla
de liquidación de intereses
Si seleccionó un cliente, se presenta la lista de vencimientos pendientes para ese cliente. Si, por el
contrario, introdujo el número de un vencimiento concreto, sólo aparecerá dicho vencimiento.
Sobre la lista, marque el o los vencimientos que desea cobrar.
Si marca uno, aparece a continuación la pantalla de liquidación de cobro.
Si marca más de uno, aparece la pantalla resumen de liquidación de cobro.
La pantalla resumen de liquidación de cobro muestra una lista con los vencimientos seleccionados y
el importe a cobrar para cada uno. Este importe a cobrar es el resultado del cálculo de la liquidación de
cobro, en el que se tienen en cuenta el nominal del vencimiento, los intereses calculados, los posibles
gastos de devolución en el caso de impagados y las entregas a cuenta anteriores, si es que éstas
existen.
Desde la pantalla resumen de liquidación de cobro puede acceder a la liquidación individual de
cada vencimiento por si desea modificarla. También puede solicitar la impresión de la lista en papel por
si desea entregarla a su cliente, o simplemente usarla para su propio control. Por último, es posible
modificar la cantidad que cobra para cada vencimiento, ya que en determinados supuestos se permiten
cobros parciales.
La pantalla de liquidación de cobro a la que puede llegar bien por selección de un único vencimiento
a cobrar, bien por el detalle de la lista de vencimientos, le permite establecer exactamente la cantidad a
cobrar, así como visualizar los conceptos que entran a formar parte de esa liquidación:
ƒ
Porcentaje de Interés: Por vencimiento se presenta el que proceda según los criterios
indicados en la pantalla de intereses.
ƒ
Importe de Intereses (Por demora o descuento por pronto pago): importe de los intereses a
cobrar o deducir. Si teclea porcentaje, se calcula automáticamente el importe.
ƒ
Importe Cobrado: Importe realmente cobrado en esta transacción. Puede ser un cobro parcial
excepto para vencimientos aceptados anticipados. Es decir, si el tipo de vencimiento es Efecto,
Recibo o Pagaré y su fecha de vencimiento es posterior a la del cobro (intenta realizar un cobro
anticipado), debe cobrar el total del vencimiento.
Una vez confirmado el movimiento de cobro, se presentará el asiento contable oportuno. Para la
composición de este asiento, el sistema sigue estas normas:
1.) Si cobra vencimientos de una operación pendiente de entregar llaves, se emite la factura
correspondiente y se contabiliza el devengo del impuesto.
2.) Si hay intereses de mora o descuento, aparece el apunte a la cuenta de ingreso o gasto que
haya establecido en los conceptos GEIF y GEDP dentro de la lista de cuentas que se manipulan con el
proceso Cuentas Básicas, menú Maestros, Contabilidad.
3.) Si cobra un vencimiento que esté remesado y no abonado, se emite una carta de reclamación a
la entidad bancaria donde se envió la remesa.
4.) Para el apunte al `haber' se toma la cuenta de cartera que figure en el vencimiento, y que para
vencimientos de ventas inmobiliarias se toma automáticamente de la cuenta de vencimientos en cartera
que ha figurado en el asiento de confirmación de contratos.
Presentado el asiento según las opciones seleccionadas, el proceso imprimirá las facturas, justificantes,
etc. según los ítem marcados.
48
Renovación Vencimientos
En Prinex21 se entiende por renovación el movimiento por el cual, uno o varios vencimientos en
vigor, son sustituidos por otros nuevos que tienen nuevos nominales y nuevos vencimientos.
(Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar)
Ya se ha comentado en el apartado anterior, Datos de Vencimientos, que si lo que pretende es un simple
cambio de fecha de vencimiento sin variación alguna del nominal, es mejor utilizar aquella utilidad,
quedando reservada la renovación para los casos en los que se renueva con intereses, o se
produce un cambio múltiple en el que un vencimiento se convierte en varios, varios se convierten en
uno, etc.
El inicio del proceso de renovación es muy similar al explicado en el caso del cobro, ya que la primera
pantalla solicita un número de vencimiento o un cliente.
Si elige la entrada por cliente, se muestra la lista de los vencimientos pendientes de ese cliente
(impagados, remesados no vencidos, y en cartera). También se debe teclear la fecha efectiva de
renovación y si se desea o no manejar intereses.
Una vez seleccionados los vencimientos a renovar se muestra el detalle de liquidación (si se renueva
solamente uno), o el resumen de liquidación (si está renovando varios).
En el caso de resumen de liquidación puede consultar la liquidación individual de cada vencimiento. El
sistema considera en la liquidación de cada vencimiento los posibles gastos de devolución de impagados
y las entregas a cuenta (pagos parciales) que se hayan producido.
Cuando active la opción
Siguiente, aparece la pantalla donde debe indicar los nuevos
vencimientos que va a pactar con el cliente. Aquí puede introducir tantos vencimientos como desee,
siempre teniendo en cuenta que el total de las líneas que ha tecleado debe coincidir con el
importe total que está renovando:
Fecha de Vencimiento, Formato e Importe son los tres datos que debe introducir para cada línea en
la que se desglosa la renovación.
Una vez introducidos los nuevos vencimientos, active la opción
Siguiente y el sistema presentará
los nominales reales a renovar en cada uno de los plazos que acaba de indicar.
Si no está manejando intereses, los nominales reales de los nuevos vencimientos son exactamente
los importes que ha introducido en la pantalla anterior.
Si ha optado por activar el cálculo de intereses, cada vencimiento nuevo es incrementado con los
intereses (e impuesto sobre esos intereses, si procede) que resulten del cálculo realizado por el sistema.
Para ese cálculo se toman en cuenta las fechas de los vencimientos originales, las nuevas fechas de
vencimiento y los importes que se están renovando. No obstante lo anterior, está habilitada la opción de
49
Cuentas a Cobrar
modificar la columna de intereses por si desea añadir, cambiar o eliminar cantidades sobre las calculadas
por el sistema.
Una vez fijados los nominales de los nuevos vencimientos, active la opción
pantalla de datos referida a la familia de vencimientos que se va a generar.
Siguiente. Aparecerá la
Observe que cuando realiza una renovación se está creando una familia que agrupa los nuevos
vencimientos (recuerde que una familia de vencimientos es el grupo de éstos que nacen al tiempo, por
una causa determinada y con una fecha de expedición común).
Si está renovando vencimientos que pertenecen a ventas realizadas en Gestión de Ventas, esta nueva
familia queda automáticamente relacionada con la operación principal, de manera que, en las consultas
relativas a operaciones de venta, los nuevos vencimientos aparecen en su lugar natural junto a otros
originales que no se hayan renovado.
Los vencimientos renovados se marcan con un estado especial y, todos los vencimientos, se
eliminan de la gestión de la venta.
Casi todos los datos de la pestaña de "Datos de Familia" aparecen cumplimentados, con las siguientes
excepciones:
ƒ
Lugar de Expedición: indique el código de la provincia de expedición. Debe ser correcto según
la tabla de provincias.
ƒ
Cuenta de Intereses Renovación Diferidos: cumplimente esta cuenta únicamente si la
renovación ha generado intereses a cobrar. Es decir, si durante la renovación se han cargado
intereses, ésta es la cuenta donde se anotan y de la que se irán extrayendo conforme
devenguen esos intereses en el momento del cobro efectivo de los mismos.
Después de la pantalla de datos de familia, en la pestaña "Vencimientos" aparece el resumen de los
nuevos vencimientos generados, de forma que para cada uno de ellos puede indicar:
ƒ
Referencia FNMT
ƒ
Marca Negociabilidad
ƒ
Pago a Llaves
(consulte el apartado Carga Manual de Vencimientos para el detalle del significado de estos ítems)
En la pestaña "Resumen" se deben indicar las cuentas contables que el sistema va a utilizar para
contabilizar los nuevos vencimientos generados.
Los ítem de esta pestaña aparecen agrupados por tipo de vencimiento (letra, recibo, pagaré,...), y en
cada grupo pueden aparecer importes a corto y a largo plazo. Declare las cuentas que vaya a utilizar,
bien entendido que éstas aparecen en el asiento final y se almacenan en cada uno de los vencimientos
generados. Especial atención merece este item:
No Documentados. Contabilizar Alta: No lo marque si en su instalación está contabilizando las
ventas de inmuebles en modalidad "sectorial", ya que estos vencimientos no deben reflejarse en
contabilidad. Por el contrario, si las ventas las contabiliza según el método "compromiso" debe marcarlo.
En este segundo caso, los vencimientos "no documentados" suelen contabilizarse en la cuenta del
cliente.
Al final aparece el asiento contable que el sistema monta según estas reglas:
1.) Los apuntes al debe utilizan las cuentas tecleadas en pantalla.
2.) Los apuntes al haber de los vencimientos que han sido renovados utilizan las cuentas oportunas
según la situación en la que se encuentren éstos. Si está renovando vencimientos impagados, recuerde
las posibilidades de contabilización de gastos de devolución que se explicaron en el apartado Impagados.
3.) Si hubiese intereses de renovación, aparecen al haber en la cuenta que a tal vencimiento se
declaró en los datos de la nueva familia.
Finalizada toda la operación el sistema informa del número de familia de los nuevos efectos.
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Anular Cobro de Vencimientos
El proceso Anular Cobro de Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
retroceder a la situación anterior un documento de cobro aplazado que se haya liquidado por
error.
La eliminación del cobro sólo es posible si el documento se cobró mediante el proceso Cobrar
Vencimientos del mismo menú.
Como en la mayoría de procesos de anulación, ésta se puede llevar a cabo mediante el borrado del
asiento y la factura o mediante contraasiento y abono.
Al finalizar se ofrece la salida por pantalla o impresora de la Anulación de factura.
51
Cuentas a Cobrar
Anular Renovación de Vencimiento
El proceso Anular Renovación de Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
retroceder a la situación anterior de un documento de cobro que se haya renovado.
La eliminación de la renovación de un cobro sólo es posible si el documento ha sido Renovado mediante
el proceso Renovar Vencimientos del mismo menú.
Como en la mayoría de procesos de anulación, ésta se puede llevar a cabo mediante el borrado del
asiento y la factura o mediante contraasiento y abono.
Si elegimos la opción de Borrado de Asiento nos aparecerá la siguiente ventana:
52
Si por lo contrario elegimos la opcién de Contraasiento, nos llevará a esta pantalla:
Al pulsar Confirmar, finalizará el proceso.
Impagados (Manual)
El proceso de Impagados (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) permite gestionar las
devoluciones de vencimientos que, una vez negociados, son devueltos por el banco por resultar
fallidos.
La recepción manual de impagados permite introducir éstos mediante un proceso de carga en pantalla a
partir de la comunicación remitida por el banco.
En la pantalla inicial del proceso aparecen los vencimientos impagados con el nombre del librado,
importe, fecha de vencimiento, nominal impagado y gastos de devolución.
Si deseamos
ƒ
Añadir uno nuevo, aparece una pantalla que nos pide:
Número de Vencimiento: referencia del vencimiento (Promoción/Origen/Familia/Orden) que
desea marcar como impagado. El vencimiento debe pertenecer a la sociedad en la que está
posicionado y estar en una situación que permita el movimiento de impago. El sistema admite
marcar como impagado a un vencimiento que se encuentre "en cartera" (no ha sido negociado)
o "remesado/vencido" (el vencimiento figura en una remesa y ha llegado a su vencimiento).
NOTA: El estado "vencido" es gestionado por la utilidad de devengo
periódico del impuesto, por lo que le recordamos la importancia de
ejecutar dicha utilidad con regularidad (más detalles en Remesas).
ƒ
Número de Recibo: dado que este proceso es común para los vencimientos de ventas y los
recibos creados por la facturación de alquiler, si está marcando como impagados recibos de
alquiler utilice este ítem para indicar el recibo en cuestión (Año/Núm.Recibo).
53
Cuentas a Cobrar
Si no sabe el número del vencimiento (porque el banco no se lo comunica o porque no imprimió
originalmente esta referencia en el vencimiento), puede acceder a la ayuda de búsqueda de
vencimientos pulsando en la lista desplegable que aparece en el Orden del Nº de Vencimiento. Esto
permite localizar y seleccionar el vencimiento deseado, previo filtro del contenido de la cartera según los
criterios Cliente, Código, Fecha de Vencimiento y Situación.
Una vez indicado el vencimiento a marcar como impagado, los datos de éste aparecen en la pantalla y
es posible teclear los ítems:
ƒ
Nominal Impagado: por vencimiento se presenta el valor del nominal original, aunque puede
registrar devoluciones parciales.
ƒ
Gastos Devolución: importe de los gastos que el banco le carga por esta devolución.
Puede introducir varios impagados al tiempo.
Cuando termine la tarea de introducción active la opción
Siguiente. Inmediatamente después
aparece el asiento que refleja el impago de los vencimientos señalados.
Para la composición del asiento de los vencimientos impagados el sistema sigue estas normas:
1.) El movimiento al debe por el importe nominal impagado se realiza a la cuenta que figure en el
ítem Cuenta Impagados de la ficha del cliente.
Este ítem es manipulable en el mantenimiento del archivo de clientes. Para los clientes cuya ficha es
dada de alta automáticamente por el sistema (porque han entrado por una venta registrada en Gestión
de Ventas, por ejemplo), el valor de esta cuenta se toma del modelo de cuenta que esté declarado a
nivel de configuración. El valor por vencimiento es 4315.0000000
2.) El movimiento al debe por el importe de los gastos de devolución irá a la cuenta que esté declarada
en configuración, según la opción elegida entre las disponibles: cuenta del Cliente, cuenta de
Impagados, cuentas de Gastos/Ingresos. Opción por vencimiento, cuenta de Cliente. Si se configura la
de Gastos/Ingresos, la cuenta de gasto a su vez se toma del modelo que para este movimiento figure en
la tabla básica de cuentas (proceso Cuentas Básicas, menú Maestros, Contabilidad).
NOTA: Para manipular las opciones de configuración comentadas en los apartados anteriores
utilice el proceso Parámetros Generales (Cobros), menú Configuración, área Herramientas.
3.) El movimiento al haber se realizará a la/s cuenta/s que proceda, según la situación de los
vencimientos marcados. Si estaban en cartera, se utiliza la cuenta de cartera; si estaban en una remesa
y abonados, la cuenta del banco, etc.
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Impagados (Soporte Magnético)
El proceso Impagados (Soporte magnético) (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
registrar de forma masiva un conjunto de documentos de cobro en situación de impagado.
El tratamiento solicita el nombre del fichero donde se ubican los datos y el formato bajo el cual se
generó el fichero original de la remesa.
Como consecuencia de la ejecución de este proceso se contabiliza el asiento contable del
impagado, y el documento (efecto, recibo) queda de forma automática en esta situación.
Es evidente que para utilizar esta opción es necesario que pacte con los bancos que vayan a remitirle la
información sobre devoluciones de esta manera.
Además debe tener en cuenta que es posible recepcionar impagados en soporte magnético, siempre y
cuando la remesa en la que se negociaron los vencimientos también haya sido entregada en soporte
magnético. Esto es así debido a que en ambos soportes se envían los códigos de control necesarios para
localizar los vencimientos dentro del sistema.
Vencimientos. Dudoso Cobro
Este tratamiento permite realizar la provisión del gasto de aquellos vencimientos que, transcurrido
cierto tiempo desde su fecha de vencimiento, siguen en situación de pendientes de cobro y de los
que existe la clara perspectiva de que éste no llegue a materializarse. (Menú Vencimientos / Módulo
Cuentas a Cobrar)
Este proceso permite, también, deshacer la provisión provocando el retorno de los vencimientos
tratados a su anterior situación, así como marcar el vencimiento como incobrado.
La transición al estado de Dudoso Cobro puede llevarse a cabo para documentos en situación: En
Cartera, Impagados y Reclamados Judicialmente.
El proceso en la primera pantalla, solicita un número de código o de cliente y el tipo de documento a
considerar: Vencimientos, facturas o todos.
TIPO DE PROCESOS:
PROVISIONAR VENCIMIENTOS PENDIENTES
PROVISIONAR:
El proceso solicita las Cuentas: Cliente de Dudoso Cobro (4350), Provisión (4900) y Dotación a la
Provisión (6940).
TRABAJAR CON VENCIMIENTOS PROVISIONADOS
Para deshacer la provisión provocando el retorno de los vencimientos tratados a su anterior situación
cuenta con dos opciones:
Anular: El proceso pide confirmación de la anulación.
Incobrable: El sistema solicita la Cuenta de Pérdidas y la de Provisión Aplicada.
Si se registra el cobro de un documento en situación de Dudoso Cobro, el propio sistema realiza el
asiento de cancelación de la provisión.
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Cuentas a Cobrar
Vencimientos Reclamación Judicial
El proceso Vencimientos Reclamación Judicial (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar)
realiza el tránsito de vencimientos que se encuentran en situación de pendientes de cobro a la de
vencimientos reclamados por vía judicial.
Este mismo procedimiento actúa de forma reversible, esto es, permite transitar los documentos
seleccionados a su situación anterior.
El tratamiento procesa documentos en situación: En Cartera e Impagados y realiza el asiento
contable correspondiente solicitando la cuenta de reclamación oportuna.
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Reclamación Vencimientos Negociados
Mediante el proceso de Reclamar Vencimientos Negociados (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a
Cobrar) el sistema "marca" documentos de cobro que se encuentran en situación de Remesados con
el fin de conseguir la vuelta a su anterior situación.
El estado reclamado es de carácter transitorio y no produce ningún tipo de contabilización. Los
documentos que se encuentran en esta situación quedan pendientes de la recepción definitiva.
La operativa del proceso presenta una ventana donde debe añadir los documentos de cobro a negociar.
Puede seleccionarlos mediante la pantalla de búsqueda de vencimientos. Una vez buscado y
seleccionado el vencimiento a negociar y aceptando el proceso, el sistema presenta un mensaje para su
conformidad.
Adicionalmente, el sistema genera una carta a la entidad bancaria solicitando el rescate de los
documentos procesados.
57
Cuentas a Cobrar
Recepción Vencimientos Reclamados
Mediante el proceso Recepción Vencimientos Reclamados (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a
Cobrar) se transitan los vencimientos que se encuentran en situación de Reclamados a su
anterior estado.
El sistema solicita el destinatario al que se ha solicitado la devolución de los documentos que se
desea recepcionar y el importe de los gastos (si los hay) que se hayan podido originar.
Seguidamente se presenta la relación de los documentos de cobro que se encuentren en situación
Reclamado para la entidad indicada y una vez seleccionados los mismos (individual o masivamente), se
genera el asiento contable que devuelve a su situación anterior los vencimientos procesados.
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Reimprimir Carta de Reclamación
Reimprimir Carta de Reclamación (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar) genera, por
pantalla o impresora, la impresión de la carta de solicitud de recuperación de vencimientos.
El proceso solicita del Código del documento solicitado (o bien seleccionarlo de los que aparecen en el
menú desplegable), y el Tipo (banco o proveedor).
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Cuentas a Cobrar
Anular Reclamación de Vencimientos
El proceso Anular Reclamación de Vencimientos (Menú Vencimientos / Módulo Cuentas a Cobrar)
elimina la marca de reclamación para los vencimientos solicitados.
Este procedimiento está especialmente pensado para el caso de que se haya realizado por error la
reclamación de uno o varios vencimientos.
Para ello, el proceso solicita del Código del documento solicitado (o bien seleccionarlo de los que
aparecen en el menú desplegable), y el Tipo (banco o proveedor).
ANULACIÓN
En la pantalla se mostrarán todos los documentos que coincidan con el Tipo y Código introducidos, y
seleccionando, individual o masivamente, se procederá a eliminarlo/s de la lista de reclamación.
Remesas
Consideraciones Generales
Una de las principales funciones del módulo Cuentas a Cobrar consiste en la elaboración, seguimiento
y control de las remesas de efectos (cobros aplazados en general). Todos los procesos que
afectan directamente a las remesas se engloban en el menú Remesas.
En Prinex21, una remesa es cualquier conjunto de vencimientos que al tiempo y por una razón
determinada van a un destino común.
Así, el sistema puede hablar de los siguientes tipos de remesas:
ƒ
Al cobro: Los vencimientos se envían a una entidad bancaria para su gestión de cobro.
ƒ
Al descuento: Los vencimientos se envían a una entidad bancaria para su descuento, esto es,
el cobro anticipado antes de la fecha de vencimiento.
ƒ
En garantía: Los vencimientos se depositan ante un tercero como garantía de alguna
transacción.
ƒ
Endoso a terceros: Los vencimientos se endosan a un tercero (normalmente un proveedor)
para liquidar una deuda.
ƒ
Endoso intercompañía: Los vencimientos los endosa la sociedad origen a otra sociedad del
grupo (entiéndase otra sociedad de las que también están gestionadas en la instalación de
Prinex21).
ƒ
Cambio de ubicación: Los vencimientos de una delegación se ceden a otra para su gestión.
La mecánica para la confección de las remesas en similar en todos los casos, variando únicamente
los asientos contables generados, y las entidades involucradas en la remesa (en algunos casos los
bancos, en otros los proveedores, etc.).
Todas las remesas elaboradas llevan un número que las identifica de una forma inequívoca. Este
número se asigna de forma secuencial dentro de cada sociedad.
60
Cada vencimiento registrado en el sistema es un objeto individual, con una serie de atributos
asociados, que permiten su manejo y gestión de una forma automatizada. Algunos de esos atributos son
de significado evidente, tales como Importe, Librado (cliente), Fecha de Vencimiento, Tipo de Cobro, etc.
Respecto a otros atributos, también muy importantes en la gestión, conviene reseñar alguna anotación
particular:
ƒ
Estado: Es un código que indica cómo se encuentra el vencimiento desde el punto de vista de
seguimiento. El sistema lo administra automáticamente y puede tener distintos valores: en
cartera, remesado, impagado, cobrado, etc.
ƒ
Marca de Negociabilidad: Indica si el vencimiento es o no es negociable; es decir, si puede o
no aparecer en una remesa. Por defecto, los vencimientos tipo ‘9’ son 'No negociables' y el
resto de tipos sí lo son.
ƒ
Sociedad Emisora: Sociedad en cuya cartera «nacieron» los vencimientos. Por ejemplo,
para vencimientos que provienen de una operación de venta en Gestión Comercial, la sociedad
emisora es la sociedad que gestiona la promoción.
ƒ
Sociedad Tenedora: Es la sociedad en cuya cartera figura actualmente el vencimiento.
Cuando el vencimiento «nace» las sociedades tenedora y emisora son la misma, pero la
sociedad tenedora puede cambiar si realiza una remesa de endoso intercompañía. Obviamente,
la sociedad que puede remesar un vencimiento es la tenedora, aunque para determinados
asientos contables el sistema utiliza de forma automática la sociedad emisora.
ƒ
Delegación Emisora y Tenedora: Es un atributo similar a los anteriores, pero referido al
concepto delegación.
En este capítulo vamos a describir en detalle los dos tipos de remesas más habituales, cobro y
descuento, que además son aquellas remesas que permiten ir haciendo efectivos los cobros aceptados
por los clientes.
Para la elaboración de estas remesas es obligatorio que haya declarado previamente alguna
cuenta bancaria en Contabilidad, puesto que estas cuentas son los destinos naturales de las
remesas. El mantenimiento de los datos de bancos se realiza mediante el proceso Cuentas
Bancarias, menú Maestros, módulo Contabilidad de este mismo Área.
Por último, tenga en cuenta que existen unas variables que se mantienen en el proceso Parámetros
Generales (Cobros), menú Configuración, módulo Configuración, Área Herramientas, que modifican el
comportamiento del sistema en la gestión de remesas. Tales parámetros son:
ƒ
Permitir o no la emisión de remesas en soporte magnético en alguno de los formatos
reconocidos por el CSB. Valor por defecto en la instalación, Sí.
ƒ
Activar o no la negociabilidad de los cobros No documentados. Valor por defecto en la
instalación, No negociables.
ƒ
Utilizar en los asientos que genere Cuentas a Cobrar, las cuentas contables de
vencimientos remesados y riesgo por descuento según indique la ficha de cada banco, o según
indique la tabla general de cuentas básicas.
Valor por defecto en la instalación, cuentas Generales.
Las cuentas individuales de banco para estos conceptos están en la ficha que se manipula con el
proceso Cuentas Bancarias, menú Maestros, Contabilidad.
Los valores de las cuentas contables generales del sistema se manipulan con el proceso Cuentas
Básicas, menú Maestros, Contabilidad.
61
Cuentas a Cobrar
Al Cobro
Con el proceso Al Cobro (Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar), puede confeccionar remesas
en gestión de cobro.
La pantalla inicial de selección de los vencimientos a tratar es la común a todos los tipos de remesas, y
en ella puede establecer los criterios de filtro y selección del papel con el que se va a componer la
remesa.
En la pantalla de Remesas al Cobro aparecen dos pestañas: Selección por Criterios y Selección
Individual.
Selección por Criterios
Normalmente el criterio fundamental es la selección por fecha de vencimiento, aunque existen otros
tales como importe nominal, librados y promociones.
62
ƒ
Fecha de Vencimiento (Desde y Hasta): período de tiempo entre el que debe estar la fecha
de vencimiento de los documentos candidatos a remesar.
ƒ
Importe (Mínimo y Máximo): Rango de importes en los que debe estar el nominal de los
efectos candidatos.
ƒ
Delegación: Delegación tenedora de los efectos.
ƒ
Formatos: Tipos de cobro a tratar. Por defecto se utilizan todos los que figuren como
remesables: Efectos, Recibos, Pagarés, No documentados.
ƒ
Delegación: Delegación a la que pertenecen las remesas.
ƒ
Filtro por Librado/Promoción: Actívela si desea crear una lista de clientes de forma que,
los que figuren en ella, puedan ser incluidos u omitidos. Si no se activa, se utilizarán todos los
clientes.
ƒ
Incluir Vencimientos Impagados: Márquela si desea incluirlos.
ƒ
Incluir Gastos de Impagados: Permite añadir al nominal del impagado el importe de los
gastos para su negociación.
ƒ
Destinatario: Indique la entidad bancaria o bien deje que
automáticamente los canales de cobro que se hayan establecido.
el
sistema
confeccione
Selección Individual
Esta opción de selección individual es útil en aquellas ocasiones en las que desee remesar unos
vencimientos concretos y conocidos. Puede introducir los números de los vencimientos que desea
remesar o buscar todos los vencimientos de un cliente concreto y seleccionar el que desea remesar.
NOTA: Además de los filtros indicados en pantalla, no olvide que el sistema trata los
vencimientos cuya sociedad tenedora sea aquélla en la que está posicionado.
Ejecución del Proceso
Una vez indicada la selección, se buscan todos los vencimientos con situación "en cartera", que sean
remesables y se ajusten al filtro que haya establecido.
Localizados, se informa del número total de los que se han encontrado y del nominal total que
suman. Debe declarar la fecha en la que realiza la remesa.
Una vez indicada la fecha, tiene que elaborar las remesas propiamente dichas. Note que decimos las
remesas. Utilizando la lista de vencimientos candidatos puede hacer envíos a varios bancos, e incluso
dejar sin remesar los vencimientos que desee.
En esta misma pantalla dispone de la opción "CUENTAS" que le permite asignar otra distinta a la
utilizada por defecto.
63
Cuentas a Cobrar
"CREACIÓN DE REMESA"
Para crear una remesa, active la opción
candidatos disponibles.
Añadir con lo que se presenta la lista de vencimientos
En esta pantalla aparecen los vencimientos sin asignar y los vencimientos asignados a la remesa.
Para asignar un vencimiento selecciónelo y utilice las flechas de control que aparecen entre las dos
ventanas.
En esta misma pantalla se asigna el Destinatario. Permite indicar el banco al que se envían los
vencimientos marcados. Este banco debe estar declarado en la lista de cuentas bancarias de la sociedad
(recuerde que esta lista se manipula en Contabilidad).
Al
Aceptar, nos aparecen las remesas confeccionadas y si está todo correcto, al pasar a la pantalla
siguiente vemos la contabilización del asiento que refleja las remesas realizadas.
Antes de confirmar, puede manipular las remesas como desee hasta ajustarlas a sus necesidades. Para
la elaboración del asiento, el sistema toma las cuentas de cartera que figuran en cada vencimiento, y las
cuentas de efectos remesados al cobro, de tabla general o por banco, según proceda.
Confirmar
Una vez confirmado el asiento, las remesas son firmes y se procede a su impresión, si ha activado
dicha opción.
Si tiene activada la opción de remesar en soporte magnético, el sistema pregunta si desea obtener
este tipo de soporte. Si no desea soporte magnético, se imprime la remesa en papel. En el caso de optar
por soporte magnético, debe indicar el formato que desea entre los permitidos por Prinex21 y
reconocidos por el CSB, así como el nombre del fichero donde el sistema dejará la información.
Si se imprimen en papel, se obtiene un listado para cada remesa con los datos del cedente
(tomados del archivo maestro de sociedades), datos del destinatario (tomados de la ficha de cuentas
bancarias), y la relación individual de los vencimientos remesados.
64
Si necesita reimprimir una remesa o generar de nuevo el soporte magnético, puede utilizar el proceso
Reimprimir Remesa, de este mismo menú.
NOTA: Las columnas que figuran en este listado, así como la disposición de las mismas, es
configurable para cada destinatario. Esta configuración se manipula en la ficha de la cuenta
bancaria del módulo Contabilidad.
Al Descuento
Las remesas de efectos para su descuento (Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar) son el otro
tipo de remesas más habituales en la gestión de una promotora.
En esencia, la mecánica para elaborar la remesa no cambia respecto a lo indicado para las remesas al
cobro, excepto en los siguientes puntos:
ƒ
Una vez elegidos los efectos candidatos a remesar, es posible indicar los destinatarios
manualmente, tal y como se hace en las remesas al cobro. Además de la asignación manual, el
sistema habilita la opción Optimización, que puede proponer los destinos de los efectos.
65
Cuentas a Cobrar
ƒ
En la pantalla de remesas confeccionadas se presenta una columna con los gastos estimados
del descuento. Estos gastos son simplemente un dato informativo, y se calculan tomando en
cuenta las condiciones de descuento que se declararon en la ficha de la entidad bancaria.
En el informe Situación de Remesas, se comparan los gastos estimados con los realmente
adeudados por los bancos, de forma que se dispone de un elemento añadido de control y
seguimiento.
ƒ
En la asignación manual de destinatario puede elegir cualquier cuenta bancaria. Si elige una
que no tenga línea de descuento, o que ésta se utilice por encima de los límites establecidos, el
sistema avisa de la circunstancia pero permite forzar el envío. Recuerde que la línea de descuento y
sus condiciones se declaran en la ficha de Cuentas Bancarias, menú Maestros, módulo Contabilidad
de esta misma área.
ƒ
El sistema gestiona automáticamente el consumo de cada línea de descuento declarada.
Al elaborar las remesas se consumen las líneas. Al ir verificándose los vencimientos de los efectos
remesados al descuento, se va liberando la línea del banco en el cual estaba remesado el efecto.
ƒ
El asiento que se monta para reflejar las remesas elaboradas, utiliza como cuenta del apunte al
debe, la cuenta de efectos en descuento.
Optimizar
Como se ha dicho anteriormente, la elaboración de remesas al descuento incluye una opción especial
que consiste en que el sistema proponga los destinatarios del papel a descontar.
Para elaborar esa propuesta el sistema toma los efectos candidatos y los ordena según su fecha de
vencimiento. Luego va "colocando" todos y cada uno de los efectos en las líneas de descuento que
ofrezcan las mejores condiciones, siempre tomando en cuenta el importe nominal y el plazo hasta la
fecha de vencimiento.
Es evidente que se toman en cuenta los límites de las líneas (en importe y plazo), así como el consumo
de las mismas en el momento de realizar la remesa. De este modo, la optimización no toma en cuenta
bancos sin línea y no propone un envío por encima de los límites máximos fijados.
66
Cuando se activa esta opción, se presenta una pantalla donde se indican los criterios a seguir para el
proceso de cálculo:
ƒ
Importe a Conseguir: importe máximo tope de las remesas propuestas. Su significado depende
del item siguiente.
ƒ
Tipo de Importe: indique si el importe total anterior se refiere a Nominal a remesar o a Líquido
a conseguir. En general, será más conveniente utilizar la opción Líquido a conseguir, puesto que
cuando se elaboran estas remesas lo que se busca suele ser una cantidad efectiva determinada.
ƒ
Fecha Estimada de Abono: fecha de base para el cálculo de gastos. Por defecto se propone el día
posterior a la fecha de las remesas.
Parece evidente que durante el Proceso de Optimización, es prácticamente imposible conseguir de forma
exacta el importe que se ha seleccionado. Por esta razón, el sistema siempre muestra una pantalla con
dos importes reales a conseguir, uno por exceso y otro por defecto. Debe optar por el que más le
convenga.
67
Cuentas a Cobrar
Otras Remesas
En Garantía
La mecánica del proceso En Garantía (Otras Remesas / Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar) de
elaboración es la misma que la ya expuesta en Remesas Al Cobro.
La única diferencia entre la elaboración de unas y otras es la distinción en el destinatario. En el caso
que nos ocupa el destinatario puede ser bien un Banco, bien un Proveedor.
Otra diferencia de tratamiento es que estas remesas no requieren ser abonadas. Excepcionalmente,
las creadas En Garantía podrían llegar a serlo si fuese preciso.
68
Endoso a Proveedores
Las remesas Endoso a Proveedores (Otras Remesas / Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar)
generan en la Cartera de Pagos un movimiento en concepto de «Anticipo».
Mediante el proceso Pago de Facturas, menú Pagos, Cuentas a Pagar, se realizará la cancelación
oportuna de la deuda.
Como ya se ha indicado, la mecánica operativa es similar a la de Remesas al Cobro.
69
Cuentas a Cobrar
Endoso Intercompañía
El proceso es el mismo que para las Remesas al Cobro, pero debemos indicar qué Sociedad va a ser la
destinataria de las remesas.(Otras Remesas / Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar)
70
Cambio de Delegación
El proceso Cambio de Delegación (Otras Remesas / Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar) es el
mismo que para las Remesas al Cobro, pero debemos indicar qué Delegación va a ser la destinataria de
las remesas.
71
Cuentas a Cobrar
Reimprimir Remesa
Mediante el proceso Reimprimir Remesa (Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar) es posible
volver a imprimir una remesa ya generada.
Para ello se solicita el número de la misma o, si se desconoce éste, el destinatario. También es posible
filtrar la información por fechas.
Localizadas las remesas, el proceso las muestra en pantalla, facilitando, además del proceso de
impresión, otras consultas:
Abonos / Cargos
Muestra el detalle del abono/cargos de la remesa seleccionada.
Vencimientos
Muestra los vencimientos incluidos en la remesa y el importe total de la misma.
Imprimir
Genera la impresión de la remesa seleccionada por pantalla o impresora.
Soporte
Este procedimiento, además de reimprimir una remesa, permite generar nuevamente el fichero para
su grabación en soporte magnético.
Para ello, deberá selecionar los "Formato de Soporte" para cada tipo de vencimiento, indicando los
datos de salida para cada soporte, según la Norma a utilizar.
72
Anular Remesa
El proceso Anular Remesas (menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite cancelar remesas
elaboradas y NO abonadas.
Dos son los motivos principales para utilizar la anulación de remesas:
ƒ
Subsanar errores de elaboración por haber confirmado remesas que luego se desean eliminar
en su totalidad.
ƒ
Quitar vencimientos concretos de una remesa, bien por haber sido incluidos erróneamente,
bien porque al entregar la remesa en el banco, éste rechaza la gestión del vencimiento.
En ningún caso debe utilizar la anulación de remesas como un sustituto de la gestión de
impagados, puesto que la anulación que estamos describiendo significa simplemente que no se
consumó la gestión del vencimiento (al cobro o al descuento), y no que se diera un fallido una vez
intentado el cobro.
El proceso le permite seleccionar la remesa a anular:
ƒ
Número de Remesa: si sabe el número exacto de la remesa a tratar, indíquelo aquí. Si no lo
conoce, use los siguientes ítems que filtrarán la lista de remesas elaboradas. Si deja todos los
ítems en blanco, se presenta la lista completa de remesas.
ƒ
Tipo de Remesa: seleccione las remesas a mostrar: Al descuento, al cobro, en garantía,
endoso a proveedores, endoso intercompañía, cambio de delegación o todas.
ƒ
Fecha Desde/Hasta: se muestran las remesas incluidas en ese período.
ƒ
Destinatario: se muestran las remesas cuyo código de destinatario sea el indicado en este
ítem. Normalmente será un código de banco.
ƒ
Delegación: selecciona las remesas de esta delegación.
Anulación
Si no ha tecleado una remesa en concreto, el sistema presenta la lista de las seleccionadas ordenadas
por fecha, (primero la más reciente). Sobre la lista presentada, seleccione la remesa con la que desee
trabajar.
73
Cuentas a Cobrar
La pantalla informa de los siguientes datos de la remesa: Nº, Tipo, Fecha, Destinatario, Importe y Nº de
documento.
Una vez seleccionada la Remesa, se presenta la lista de vencimientos en disposición de ser anulados y
seleccionamos con las flechas de control los que deseamos eliminar de la remesa.
Como paso final del proceso, el sistema presenta el asiento contable que refleja la anulación realizada, y
coloca los vencimientos tratados en situación "en cartera".
Los botones
Abonos / Cargos y
vencimientos de la remesa seleccionada.
Vencimientos permiten consultar el detalle de los abonos y
Abonar Remesa
Las remesas elaboradas y entregadas a las entidades bancarias son abonadas por éstas y ese
movimiento de recepción de dinero líquido se registra en Prinex21 mediante los procesos Abonar
Remesas.
Observe que para el sistema, los pasos de elaboración y abono son dos eventos perfectamente
diferenciados, llevando cada uno su asiento contable.
Antes se ha mencionado, que el abono se registra utilizando los procesos Abonar Remesas, y se ha dicho
así, en plural, porque realmente existen dos formas de acceder al abono: por Remesa y por Banco.
Cada una de estas entradas responde a una forma concreta de gestionar la relación con los bancos, y
debe utilizar la que más se ajuste a sus necesidades. Sepa que la diferencia entre ambas está
únicamente en la forma de seleccionar lo que el banco abona, ya que por lo demás ambos métodos
son exactamente iguales.
74
ACCESO POR REMESA
Se selecciona una remesa en concreto y con ella se trabaja. Suele ser la opción más habitual, puesto
que lo normal es que los vencimientos aceptados estén en la cartera física de la sociedad, y de ella se
vayan extrayendo con sucesivas remesas para su gestión en el banco.
Normalmente estas remesas agrupan vencimientos de un período de tiempo determinado y concreto.
ACCESO POR BANCO
Se seleccionan varias remesas que han ido al mismo banco y se trabaja conjuntamente con todas
ellas como si fuese una sola.
Esta forma de selección es útil en aquellas promotoras que no realizan remesas periódicas al banco, sino
que entregan los vencimientos físicos cada vez que se firma un contrato, y la entidad va abonando los
vencimientos conforme llega su vencimiento.
Note que, en este caso, es necesario realizar una remesa por cada contrato (o grupo de contratos), pero
que llegada una fecha de vencimiento, el banco abonará vencimientos de varias remesas, por lo que
utilizar el método de selección descrito en el párrafo anterior sería poco operativo.
La pestaña de Acceso por remesa es similar a la que se explicó en el proceso Anular Remesas.
La pestaña de selección para la entrada de Acceso por banco también es similar a las anteriormente
citadas, si bien no tiene habilitado el ítem Número de Remesa ni tampoco el de Promoción.
75
Cuentas a Cobrar
Proceso
Abonar: Una vez elegida la remesa con la que desea trabajar (o varias, si entró en la modalidad
por bancos), debe pulsar la opción abonar y aparecerán los Vencimientos que figuran en la remesa y
que están pendientes de abono.
Vencimientos a abonar:
Seleccione el/los Vencimiento/s que el banco le abona y con los botones
de Vencimientos a abonar.
76
/
páselos a la ventana
La opción
Gastos abre la pestaña "Liquidación", que es donde se registra el cargo de gastos por
parte del banco y motivados por esta remesa, permitiendo registrar al tiempo el abono y el adeudo.
ƒ
Fecha de Contabilización: fecha del movimiento que luego se coloca como fecha del asiento que
genera el sistema.
ƒ
Importe Bruto: importe de gastos cobrado por el banco (antes de impuestos).
ƒ
Impuesto: si los gastos que se registran están sujetos a impuesto (por ser servicios bancarios, por
ejemplo), indique el porcentaje a aplicar.
ƒ
Sobre: base de cálculo del impuesto.
ƒ
Diario: número de diario de facturación de impuesto soportado.
NOTA: Si teclea porcentaje de impuesto y código de diario, se asume que está recibiendo una
factura del banco y el sistema compone automáticamente una factura con estos datos y la
anota en el diario de impuesto soportado.
ƒ
Distribución, Promoción y Partida: si desea que el importe de los gastos que está registrando se
anote en el seguimiento presupuestario de las promociones, indique los códigos de promoción y
partida de presupuesto a los que los imputa. (Consulte el capítulo dedicado a Presupuestario y
Tesorería para una explicación detallada sobre los presupuestos y su seguimiento).
Una vez cumplimentada la pantalla, el sistema compone el asiento contable que refleja el
movimiento producido. Para la composición del asiento contable el sistema tiene en cuenta las siguientes
reglas:
a.) La cuenta contable del apunte al haber será la de vencimientos en gestión de cobro si la
remesa es al cobro, y la de riesgo por vencimientos descontados si la remesa es al descuento.
Recuerde que en el momento del vencimiento de los vencimientos, la utilidad Devengo Periódico del
Impuesto contabiliza automáticamente la rebaja del riesgo junto con la rebaja de los vencimientos
en gestión de descuento.
77
Cuentas a Cobrar
b.) Si hubo gastos, el apunte a la cuenta del banco se hace por el importe neto (nominal
abonado menos gastos). Si su entidad bancaria anota en su cuenta dos movimientos individuales
(uno para el abono y otro para los gastos), debe hacer en Prinex21 también dos movimientos
individuales, uno abonando los vencimientos y otro registrando los gastos.
c.) Si hubo gastos, éstos se contabilizan en la cuenta que se indique en el sistema para este
concepto. Si los gastos llevan impuesto, se añade la cuenta de impuesto soportado.
d.) La cuenta contable para el concepto gastos se toma de la tabla que se gestiona con el
proceso Cuentas Básicas, menú Maestros, Contabilidad. La cuenta contable del riesgo se toma
también de esa tabla, a menos que tenga activada la opción de utilizar las cuentas por banco, en
cuyo caso se toman de la ficha de los bancos a los que se envió la remesa.
Una vez finalizado el Abono de una Remesa, los vencimientos tratados quedan en la siguiente
situación según el tipo de que se trate:
ƒ
"Al Cobro" o "En Garantía": quedan en situación Cobrados por Remesa.
ƒ
"Al Descuento: permanecen en situación Remesados hasta llegado su vencimiento, momento
en el que al ejecutarse el proceso de Actualización Periódica (devengo de Impuestos), alcanzan
el estado de Cobrados por Remesa.
78
Anular Abon/Liquid. Remesa
Este proceso permite retornar la situación de una remesa a 'pendiente de abono' ante un
posible error en realización del abono de la misma. (Menú Remesas / Módulo Cuentas a Cobrar)
Para ello el sistema solicita el número de asiento contable con el que se registró dicho abono y
seguidamente presenta el contraasiento correspondiente. También puede teclear el número de la
misma o, si se desconoce éste, el destinatario o filtrar la información por fechas.
Seleccionados los criterios de búqueda de las remesas abonadas, se muestran en pantalla las remesas
localizadas.
Marque la remesa que desee anular y pulse
abonos y cargos de la remesa.
Abonos / Cargos . La ventana muestra el detalle de
Antes de ejecutar este proceso el sistema realiza diversas validaciones que, de no ser superadas,
impiden la ejecución del proceso. Una causa que imposibilita este tratamiento es la de que algún
vencimiento que componga la remesa, haya sufrido otras transiciones (como por ejemplo a estado
Impagado).
Como en otros procesos, puede realizar la anulación borrando asiento o realizando contraasiento.
Anulación:
Ejecuta el proceso de anulación del abono del vencimiento elegido. Si alguno de los vencimientos tuviera
movimientos posteriores, el sistema le informará de que no puede realizarse la anulación.
79
Cuentas a Cobrar
Utilidades
Devengo de Impuesto Repercutido
Debido a las especiales características que tienen las ventas inmobiliarias "sobre plano" (en Prinex21,
ventas sin entrega), junto con las normas aplicables para el devengo y liquidación del impuesto
repercutido, resulta que una de las tareas más laboriosas que deben realizar los administrativos que
gestionan empresas promotoras es la anotación y control del devengo del impuesto en el
momento del cobro efectivo de las cantidades aplazadas, antes de la entrega del bien
inmueble (en Prinex21, antes de la entrega de llaves).
Afortunadamente, utilizando Prinex21, esta gestión se simplifica en extremo, quedando reducida a la
ejecución periódica de una utilidad que se encarga de realizar todo el trabajo.
El proceso que gestiona el devengo periódico del impuesto repercutido tiene utilidad, únicamente, para
aquellos cobros aplazados que haya negociado mediante remesas a bancos. (Menú Utilidades /
Módulo Cuentas a Cobrar)
El resto de cobros (los que se hacen con el proceso Cobrar Vencimientos, menú Vencimientos),
devengan su impuesto en el momento de verificarse el movimiento.
Las tareas que automáticamente realiza este proceso para los efectos que entren en el
tratamiento son:
ƒ
Si trata algún efecto que figura en una remesa al descuento, realiza el asiento contable de
cancelación del riesgo.
ƒ
Si se tratan efectos remesados al descuento, actualiza los datos de las líneas de descuento. Para
esta actualización (liberar la línea) se tienen en cuenta los días de margen desde el vencimiento, dato
éste que figura en la ficha de bancos (para más detalles, ver el capítulo Contabilidad del archivo
Maestro de bancos).
ƒ
Para los efectos tratados que correspondan a operaciones de venta «sobre plano» (que no han
entregado llaves), se devenga el impuesto, con su correspondiente contabilización y la anotación de
la factura en los diarios de impuesto repercutido.
Para la realización del asiento, el sistema toma como cuenta de impuesto repercutido la que figura en las
tablas generales (diarios de facturación) para este concepto, y como cuenta de impuesto diferido la que
figura en la familia de efectos (este dato se guarda automáticamente al contabilizar el contrato en
Gestión Comercial).
Para los efectos tratados que correspondan a operaciones en las que existen intereses y éstos se
consideraron «a devengar», se contabiliza y factura ese devengo de intereses.
ƒ
Los asientos emitidos serán imputados al centro de coste que se tenga definido para cada
Promoción. Este centro de coste se asigna cuando determina las condiciones generales que deben
cumplir las formas de pago de la promoción, en Datos Económicos Básicos, pestaña Económicos
de la opción Trabajar con Promociones, punto de menú Inmuebles, del módulo Administración
Comercial, Área Inmobiliaria.
ƒ
Para todos los efectos tratados en Remesas Al Descuento, y otros tipos de remesas distintos de
las de Al Cobro y En Garantía, se coloca el estado Cobrado por Remesa y a partir de ese momento el
cobro es efectivo en todos los módulos.
Le aconsejamos que tome como norma fija de explotación la ejecución de este proceso cada
cierto tiempo. De hecho, el sistema le avisará si transcurren más de siete (7) días desde la última vez
que lo hizo. Este aviso se produce antes de presentar el menú principal de módulos y le lleva
directamente a la pantalla de selección de criterios de ejecución (que se explica más adelante).
No debe preocuparle ejecutar por error dos veces la utilidad con los mismos criterios de selección,
puesto que el sistema no trata dos veces el mismo efecto.
Tenga en cuenta que el sistema devenga el impuesto correspondiente a los cobros negociados en
remesas mediante este proceso y con ningún otro más, de forma que es importantísima la ejecución
periódica de la utilidad que estamos describiendo o de lo contrario en sus diarios de impuesto
repercutido faltarán todas las facturas que vienen de estos cobros aplazados y negociados en
remesas.
Esta utilidad trata únicamente los efectos que están negociados, de modo que aquellos que estén
En Cartera (no figuran en una remesa) nunca devengarán su impuesto con esta utilidad.
Por último, señalar que debido a la integración de datos garantizada por el diseño de Prinex21, aquellos
vencimientos que correspondan a operaciones que ya hayan entregado llaves (trámite éste que se
realiza en Gestión de Ventas), no generarán devengo del impuesto ni factura asociada, puesto que con
la entrega de llaves se facturó el total de la operación.
80
Proceso
La ejecución de este proceso se puede llevar a cabo en modo Simulación o Real, según la
opción seleccionada. En el primer caso, sólo se emite un informe con los vencimientos candidatos a ser
procesados sin realizarse actualización alguna de los datos.
La selección que se presenta al iniciar el tratamiento es la siguiente:
ƒ
Sociedad: sociedad a cuya cartera se aplica la utilidad. Opcional.
ƒ
Delegación: delegación a cuya cartera se aplica la utilidad. Opcional.
ƒ
Promoción: promoción a cuya cartera se aplica la utilidad. Opcional
ƒ
Fecha de Proceso: fecha hasta la que se consideran los vencimientos. Cualquier efecto con
vencimiento posterior a esta fecha no será tratado por el proceso. Por defecto, se presenta la fecha
del día, valor que habitualmente será el que deba utilizar. No obstante, el sistema le permite colocar
cualquier fecha (aunque sea posterior a la fecha del día).
Puesto que esta utilidad va a generar asientos contables, el sistema verifica que para la sociedad
seleccionada (o para todas las del sistema si el ítem Sociedad quedó en blanco), esté abierto el
correspondiente ejercicio contable. Si no es así, seleccione sociedades que tengan ejercicios, o abra
éstos en Contabilidad.
NOTA: esta fecha se usa como criterio exclusivo para las tareas de cancelación del riesgo y
actualización de líneas de descuento, de modo que a las antedichas tareas no se aplican los
criterios de selección adicionales que figuran a continuación en esta pantalla.
ƒ
Fecha de Facturas: fecha que se asignará a la factura y a su correspondiente asiento contable de
devengo de impuesto. Con Fecha de Vencimiento, cada factura/asiento lleva la fecha de
vencimiento del efecto tratado. Con Fecha de proceso, todas las facturas (y asientos) emitidos,
llevarán como fecha la indicada por el ítem Fecha de Proceso.
ƒ
Vencimientos a Procesar: Solo los Abonados, o Todos los vencidos. Como ya se ha explicado,
para que la utilidad trate un vencimiento, éste debe figurar en una remesa y además cumplir que su
fecha de vencimiento sea igual o anterior al valor indicado en el ítem Fecha de Proceso.
Ahora bien, además se puede establecer una condición adicional que consiste en decir que se traten
únicamente los efectos abonados (trámite que se realiza mediante el proceso Abonar Remesas, menú
Remesas). Para activar esta condición adicional, ponga en este ítem el valor Sólo los Abonados. Con esta
opción se asegura que el sistema devenga impuesto exclusivamente de los cobros de los que tenemos
certeza. El valor Todos los Vencidos inhabilita esta opción.
ƒ
Serie de Facturas según Contrato: Si lo marca, el sistema aplica a las facturas que vaya a emitir
la serie que figura en cada contrato (recuerde que es un dato adicional de cada operación). Si lo deja
en blanco, se toman las series que declare en los siguientes ítem de esta pantalla.
Para evitar saltos en la numeración de facturas, suele dejarse sin marcar la opción anterior junto con la
serie por defecto '90', ya que de este modo las facturas por devengo diferido de vencimientos tienen su
propia serie diferente a la de emisión manual o semiautomática.
ƒ
Serie por Defecto (una para IVA, otra para IGIC): serie a utilizar en la numeración de facturas si no
utiliza las que figuran en cada contrato.
NOTA: si su instalación gestiona ventas con IVA y ventas con IGIC, NO utilice la misma serie para
ambos impuestos, o de lo contrario tendrá diarios de facturación de diferentes impuestos mezclando
facturas con la misma serie.
ƒ
Imprimir Facturas: Márquela si desea que se impriman en este momento las facturas generadas. Lo
habitual es no marcarlo, y utilizar el proceso Reimprimir Facturas, menú Facturas para obtener en
papel aquellas que sea necesario. Recuerde que la impresión o no de las facturas es indiferente,
puesto que la factura nace o se genera por el simple hecho de que el sistema la anota en sus diarios
de facturación.
Una vez iniciado el proceso, irán apareciendo mensajes que informan de los efectos tratados. No es
necesaria ninguna intervención adicional por su parte para la contabilización y facturación.
La adecuada ejecución de esta utilidad resulta fundamental para la correcta gestión de las promociones
por lo que es conveniente señalar, que debe optar por los criterios de selección más acordes con su
forma de trabajar.
En general, las opciones que por defecto propone el sistema son las adecuadas para una
gestión tradicional en una promotora tipo, pero puede haber instalaciones en las que sea necesario
realizar algún cambio.
81
Cuentas a Cobrar
Pongamos dos ejemplos:
ƒ
Imagine que por la razón que sea (y ésta no viene al caso), en su empresa se reciben las
notificaciones del banco informando del abono de remesas con mucho retraso. Esto significa que el
movimiento de abonar la remesa que debe efectuar en Prinex21 también se hará con ese mismo
retraso. Es obvio, que si en la pantalla de selección opta por Vencimientos a Procesar, el devengo del
impuesto se registra en el sistema con ese ya famoso retraso. Puede ocurrir, en un caso muy
desfavorable, que en el momento de hacer la liquidación del impuesto (cerca del día 20 de un mes
cualquiera) haya efectos que no han devengado su impuesto aunque por su fecha de vencimiento sí
deberían haberlo hecho. Obviamente, esa liquidación no contemplará esas facturas porque todavía no
se han emitido.
Parece evidente que si tiene esta forma de trabajar, es mejor que seleccione tratar Todos los
vencidos, aunque tenga el efecto secundario de -en algunos casos excepcionales-, haber devengado
el impuesto en un vencimiento que luego no sea efectivamente abonado.
ƒ
Imagine ahora que en su instalación desea llevar una serie de facturación para cada promoción. Para
conseguirlo, en cada operación de venta deberá poner la serie que proceda y siempre marcar el ítem
Serie de Facturas según Contrato.
No obstante, tal y como ya se ha citado en este manual, la experiencia demuestra que es mucho más
operativo utilizar series generales de facturación (‘99’ para manuales y semiautomáticas; ‘90’ para
facturas creadas por esta utilidad de devengo de impuesto; ‘50’ para Gestión de Alquileres).
Finalmente, el proceso genera por impresora, pantalla o a hoja de cálculo, la impresión del informe
del Devengo del Impuesto, según criterios seleccionados.
82
Reimprimir Informe Devengo
Mediante la opción Reimprimir Informe Devengo (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar) el
sistema permite imprimir el detalle de los efectos tratados en el proceso automático del
devengo anteriormente tratado.
En la entrada al proceso el sistema presenta una lista con todas las ejecuciones que se han efectuado
del mencionado tratamiento.
Imprimir, se imprimen los apuntes efectuados, relacionando los documentos
Activando la opción
tratados y los datos de contabilización y facturación.
83
Cuentas a Cobrar
Anular Proceso de Devengo
La utilidad Anular Proceso de Devengo (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
realizar la anulación de una ejecución del proceso de Actualización Periódica, que se haya
realizado erróneamente.
Los efectos que produce este tratamiento son los de dejar los vencimientos tratados en la situación
previa a la ejecución del devengo, eliminando las facturas y asientos generados.
Como en otros procesos de
Anulación, queda a criterio del usuario el modo de realizar la baja:
Reclasificar Largo/Corto Plazo
La utilidad Reclasificar Largo/Corto Plazo (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar), permite
"mover" la cartera en las cuentas de Corto y Largo Plazo.
Para ello, el sistema solicita la fecha inicial de proceso y selecciona los vencimientos comprendidos entre
ésta y la calculada a partir del ítem límite de días de Corto Plazo indicado en el proceso Parámetros
Generales (Cobros), menú Configuración, área Herramientas.
/
Seguidamente se presentan los vencimientos comprendidos en la selección para que el usuario
asigne/elimine la cuenta o cuentas correspondientes.
De resultas de esta operación, el sistema genera el asiento contable del traspaso.
84
Carga Inicial Impagados
Este procedimiento permite incorporar a la Cartera vencimientos en situación de 'Impagado' sin
realizar contabilización alguna, lo cual puede resultar práctico cuando se desea incorporar este
tipo de información originariamente anterior a la implantación de Prinex21.
No obstante, debe tener en cuenta que a través de los módulos de gestión (Ventas, Alquileres), puede
también, incorporar vencimientos anteriores y situarlos en el estado de Impagado, por lo que la opción
que estamos tratando, suele emplearse en contadas y excepcionales ocasiones.
La información que nos solicita el proceso es: el cliente (creado con anterioridad) y los datos de los
vencimientos y cobros a cuenta (si los hay).
Unificar Código de Cliente
La utilidad Unificar Código de Cliente (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar) sustituye el
código de un cliente de todos los ficheros de gestión (sin alterar la Contabilidad), por otro
indicado por el usuario.
La ejecución de este proceso implica que todas las facturas, vencimientos, operaciones de venta, etc., se
trasladarán al nuevo, desapareciendo por completo el anterior, incluso del fichero maestro de
clientes.
Dado el alcance de esta operación, su empleo debe ejercerse observando una cierta cautela por
las consecuencias que de él se derivan.
No obstante, puede resultar de utilidad cuando se realiza la migración de datos de antiguos sistemas,
donde, con frecuencia, existe duplicidad de clientes.
85
Cuentas a Cobrar
Trabajar con Cheques
Aunque el conducto de cobro más habitual de las promotoras lo constituyen los documentos de cobro
aplazado (efectos, recibos, pagarés), Prinex21 proporciona un tratamiento específico para la gestión
masiva de cheques.( Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar)
Para activar este tratamiento es preciso indicarlo en el proceso Parámetros Generales (Cobros), menú
Configuración, Área Herramientas.
En todos los procesos de cobro de la aplicación, si el conducto empleado es el cheque y el sistema
encuentra activado el mencionado parámetro, se piden los datos del mismo (banco, sucursal, importe,
fecha, etc).
Datos de Selección
Mediante el proceso de Trabajar con Cheques se accede al archivo de cheques mediante distintos
criterios de selección (factura, fecha,cliente, situación, etc.).
Una vez realizada la selección mediante los criterios de la pantalla, el proceso muestra los documentos
de esta índole que se ajusten a ella.
Mediante los botones
Trabajar y
documentos existentes o con
Modificar el sistema permite modificar datos relativos a
Añadir, incorporar nuevos cheques de forma manual.
Además de los datos propios del cheque, la información que se aporta en este mantenimiento es la que
permite relacionar este documento de cobro con el origen que lo produce (factura, vencimiento
pendiente, operación comercial, etc.).
El ítem Situación determina si el cheque se ha remesado o no.
Aunque la transición se lleva a cabo de forma automática en el momento de generar una remesa, es
posible "marcar" de forma manual este estado.
86
Remesar Cheques
Para generar una remesa de cheques (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar) el sistema permite
"filtrar" los documentos que se van a procesar.
La mecánica de selección es similar a la del proceso anterior.
Siguiente
Una vez presentados los documentos, seleccione los que van a formar parte de la remesa.
El sistema solicitará la Fecha y el Código de Destinatario para, seguidamente, confeccionar el asiento
contable.
Finalmente, se imprime la remesa con la relación de cheques que la componen.
87
Cuentas a Cobrar
Trabajar con Remesas de Cheques
El proceso Trabajar con Remesas de Cheques (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
acceder a las remesas ya confeccionadas.
Detalles: Puede consultar los
Imprimir: Las remesas seleccionadas:
Suprimir
Mediante los tipos habituales de Anulación:
88
Mailing de Clientes
Emitir Mailing y Etiquetas
El proceso de Emisión de Mailing y Etiquetas permite (Mailing de Clientes / Menú Utilidades / Módulo
Cuentas a Cobrar) la generación masiva de documentos personalizados de forma selectiva.
La pantalla de
cliente.
Criterios de selección presenta unas características similares a la ficha de datos del
ƒ
Inmueble y Promoción.
ƒ
Estado de la operación: reservadas, vendidas, entregadas, etc.
ƒ
Dirección de envío (cliente o ubicación) y el volumen (carta por comprador o por operación.
ƒ
Tipo de Inmueble para Dirección
Apartamento, chalet, garaje, etc.
ƒ
Incluir clientes con Protección de Datos
Marcar si el cliente buscado desea que sus datos estén protegidos a efectos comerciales.
Una vez realizado el filtro inicial se presenta una lista con los registros (clientes) candidatos, donde debe
de seleccionar los que tengan que ser procesados por el sistema.
A continuación debe activar el botón de
Modelo
Mailing o
Etiquetas y especificar el Nombre del
que va a emplear en el proceso de emisión.
e-mail: Para enviar correos electrónicos a los clientes.
89
Cuentas a Cobrar
SMS:
Para enviar mensajes de texto a los móviles de los clientes:
Una vez seleccionados aquellos clientes o presuntos a los que se quiera enviar el mensaje SMS
pulsaremos en el icono 'SMS'
En la ventana que a continuación se muestra se podrá visualizar la siguiente información:
En la parte izquierda de la ventana nos aparecerá la lista de los móviles a los que enviaremos el mensaje
SMS.
En la parte derecha podremos incluir el nombre del remitente con el cual se enviarán los mensajes.
El cuerpo del mensaje se podrá confeccionar manualmente en el espacio destinado a tal efecto. A través
del icono 'Mensajes' , podremos acceder a un mantenimiento de mensajes prediseñados por el usuario
Prinex21 para su utilización.
90
Será posible personalizar el cuerpo del mensaje a través del icono
Personalizar. Al pulsar esta
opción se mostrará la relación de variables que se pueden utilizar en la confección del mensaje SMS.
Los mensajes tendrán un máximo de 160 caracteres, incluidos los campos de personalización agregados
al cuerpo del mensaje.
Existirá un apartado para detallar las opciones de envío diferido en el caso de querer que los mensajes
se envíen a una hora y fecha determinadas. A través del icono "Trabajar Lista" podremos
seleccionar o deseleccionar los móviles destino, en función de ciertos parámetros que validarán la
duplicidad de datos. Se podrá seleccionar como parámetros que el número de móvil esté repetido, así
como el nombre del contacto o su número de documento.
Una vez confeccionado el mensaje y con los destinatarios seleccionados, el botón "Enviar" nos mostrará
una relación de aquellos mensajes que no superan o por el contrario exceden de los 160 caracteres y por
lo tanto no serán válidos para el envío.
Si la previsualización de los mensajes fuera correcta y ningún mensaje excediera de los 160 caracteres,
podríamos proceder al envío de mensajes a través de la opción Enviar.
El módulo de Mensajería SMS contaría con las siguientes opciones de menú:
CONFIGURACIÓN:
A.- Gestión de Bonos
B.- Histórico de Envíos
C.- Actualizar Estado de los Envíos
D.- Maestro de Mensajes
PARA MÁS INFORMACIÓN VER MÓDULO "MENSAJERÍA SMS" EN EL ÁREA DE HERRAMIENTAS
COMUNES.
91
Cuentas a Cobrar
Modelos de Etiquetas
Mediante el proceso de modelo de etiquetas (Mailing de Clientes / Menú Utilidades / Módulo Cuentas a
Cobrar) puede definir el formato se va a emplear en el proceso de emisión. La parametrización se
adapta a los distintos modelos de etiquetas normalizados para su emisión por medios informáticos.
Antes de comenzar a definir la estructura del modelo que va a emplear, es importante que imprima la
Plantilla de Posiciones (mediante la opción del mismo nombre ubicada en este proceso). Este medio le
servirá de orientación para colocar debidamente los datos de las etiquetas y especialmente los ajustes
de salto de página.
Cumplimente los datos solicitados en la pantalla que se presenta al activar la opción
Modificar
Los ítems solicitados son:
ƒ
Columna y Línea de la Primera Etiqueta.
ƒ
Columna de la Segunda.
ƒ
Línea de la Tercera: se entiende como tal, la ubicada inmediatamente a continuación de la
primera, en posición vertical.
ƒ
Número de Etiquetas (en Vertical y Horizontal).
ƒ
Líneas por página. Opcional.
ƒ
Formato de la página: H)orizontal o V)ertical.
ƒ
Tipo de Impresión: mediante Secuencias de E)scape o bajo W)indows. Se recomienda
preferentemente el uso de la segunda opción mencionada, puesto que la primera requiere
ciertos conocimientos en el manejo de configuraciones de impresora.
ƒ
FONT: permite especificar el ancho de letra (10,12,15, etc). Asimismo, el valor aquí introducido
repercute en el interlineado del documento (número de líneas por página). En este sentido,
comprobará que a mayor valor de FONT, el tamaño de letra disminuye y el número de líneas
aumenta.
Cuando se
Añade un modelo, el sistema asigna de forma automática la extensión .DOC al
archivo y el botón abre Word para su edición.
Para imprimir con el formato propio de etiquetas debe utilizar las herramientas que proporciona Word
para la definición de este tipo de documentos (en el menú de Herramientas, opción Combinar
Correspondencia).
La colocación de variables se realiza desplegando el botón ubicado en la barra de tareas titulado:
Insertar Campos de Combinación y seleccionando el dato deseado (Nombre, Dirección, etc.).
92
Modelos de Mailing
Al igual que otros procesos de Modelos de Mailing (Mailing de Clientes/Cobros / Menú Utilidades /
Módulo Cuentas a Cobrar), los modelos para clientes permiten mantener en WORD los documentos que
servirán de patrón para la emisión de cartas personalizadas.
Añadir o
Modificar, se abre un cuadro de diálogo donde el
Cuando se activa la opción
usuario selecciona el modelo (si éste existe) o le asigna un nombre con la extensión .DOC (si se está
creando).
Al activar el botón
Aceptar, se abre WORD y aparece en la barra de tareas un icono titulado:
Insertar Campos de Combinación. Si se activa el mismo, aparecerá una lista de las variables
disponibles para la confección de mailings (Nombre, Dirección, etc.). Basta con seleccionar el dato
deseado, para que WORD lo inserte en el documento-
ƒ
<<Población>>: imprime Población y provincia (ARANJUEZ (MADRID)
ƒ
<<Población_ Solo>>: imprime población (ARANJUEZ)
ƒ
<<Provincia>>: imprime provincia (MADRID)
Basta con seleccionar el dato deseado, para que WORD lo inserte en el documento.
NOTA: Ocasionalmente, y según la configuración de WORD empleada, puede aparecer en la
apertura del documento una ventana para confirmar la selección de la tabla de variables
(TITULOS.TXT), donde debe de activar la opción “Aceptar”. También es posible que el sistema
le solicite el carácter de separación de campos. Si esto ocurre, debe de seleccionar el
carácter: ";" (punto y coma).
93
Cuentas a Cobrar
Mailing de Cobros
Emitir Carta Recordatorio Vencimiento
El proceso Emitir Carta Recordatorio Vencimiento (Mailing de Cobros / Menú Utilidades / Módulo
Cuentas a Cobrar) permite generar documentos personalizados a modo de notificación de avisos
de próximos vencimientos o en general de cantidades pendientes de cobro.
El sistema solicita como Filtros de selección: Sociedad, Delegación, Promoción, Cliente, Situación
de los documentos de cobro: (En Cartera, Impagado, etc.) y Formato: (Efecto, Recibo, Pagaré, etc.).
En cuanto a los documentos procesados se puede realizar una selección por Fechas de vencimientos
desde/hasta.
Tipo de Documento: Para el caso de que exista más de una cantidad aplazada para un mismo
cliente, se indicará si se emitirá un documento por Vencimiento o se agruparán todos los de un
mismo Cliente.
Una vez realizada la selección el sistema solicita el modo y nombre del documento que se va a utilizar
como patrón para la confección de este tipo de mailing:
El envío puede realizarse individual o masivamente.
94
Mailing,
Etiquetas y
e-mail.
Emitir Justificante de Cobro
Mediante el proceso Emitir Justificante de Cobro (Mailing de Cobros / Menú Utilidades / Módulo
Cuentas a Cobrar) se pueden confeccionar recibos acreditativos del cobro de cantidades
aplazadas.
Los Filtros de selección generales son: Sociedad, Delegación, Promoción y Cliente.
Se especifica, además el Tipo de Documento que se va a procesar, esto es, Facturas o
Vencimientos cobrados y el rango de fechas desde/hasta de los Cobros que se va a considerar.
Después de realizar la selección, debe indicar, igualmente, el nombre del
va a emplear.
modelo de mailing que se
95
Cuentas a Cobrar
Modelos de Mailing
Al igual que otros procesos de Modelos de Mailing (Mailing de Clientes/Cobros / Menú Utilidades /
Módulo Cuentas a Cobrar), los modelos para clientes permiten mantener en WORD los documentos que
servirán de patrón para la emisión de cartas personalizadas.
Añadir o
Modificar, se abre un cuadro de diálogo donde el
Cuando se activa la opción
usuario selecciona el modelo (si éste existe) o le asigna un nombre con la extensión .DOC (si se está
creando).
Al activar el botón
Aceptar, se abre WORD y aparece en la barra de tareas un icono titulado:
Insertar Campos de Combinación. Si se activa el mismo, aparecerá una lista de las variables
disponibles para la confección de mailings (Nombre, Dirección, etc.). Basta con seleccionar el dato
deseado, para que WORD lo inserte en el documento-
ƒ
<<Población>>: imprime Población y provincia (ARANJUEZ (MADRID)
ƒ
<<Población_ Solo>>: imprime población (ARANJUEZ)
ƒ
<<Provincia>>: imprime provincia (MADRID)
Basta con seleccionar el dato deseado, para que WORD lo inserte en el documento.
NOTA: Ocasionalmente, y según la configuración de WORD empleada, puede aparecer en la
apertura del documento una ventana para confirmar la selección de la tabla de variables
(TITULOS.TXT), donde debe de activar la opción “Aceptar”. También es posible que el sistema
le solicite el carácter de separación de campos. Si esto ocurre, debe de seleccionar el
carácter: ";" (punto y coma).
96
Cobro de Facturas Extracontables
El proceso Cobro de Facturas Extracontables (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
cobrar una factura sin montar asiento contable, asignándole el número de documento que
nosotros le indicamos.
ƒ
: Con este check le diremos si deseamos o no justificante de la operación.
ƒ
Si sabemos el Número de la Factura a cobrar o la fecha para localizarla, lo introducimos en los
siguentes campos:
Al pulsar
ƒ
nos saldrá la factura que buscamos.
Tambien tenemos la opción para decirle el cliente cuya factura vamos a cobrar.
Si pulsamos
nos saldrán todas las facturas pendientes de cobro de nuestro cliente.
97
Cuentas a Cobrar
En este caso tenemos una factura , la seleccionamos y pulsamos
Siguiente
Nos aparecerá la siguiente pantalla:
ƒ
Estos campos son obligatorios. Le decimos el Ejercicio y Número de documento del asiento ya
existente al que queremos ligar el cobro de la factura.
98
ƒ
Después añadimos la forma de cobro y la cantidad, o si lo preferimos seleccionamos un Abono o
un Anticipo en la segunda pestaña.
ƒ
Después de introducir la forma de cobro, nos vamos a la pestaña Liquidación
ƒ
Si estamos conformes con todos los datos pulsamos
factura de gestión con el asiento que le hemos indicado.
Siguiente y ya estará unida la
Para comprobar lo que hemos hecho, podemos ir a Consultar el Detalle del cobro de nuestra factura y
veremos que tiene el número de documento que le hemos indicado.
99
Cuentas a Cobrar
Cobro de Vencimientos Extracontables
El proceso Cobro de Vencimientos Extracontables (Menú Utilidades / Módulo Cuentas a Cobrar)
permite cobrar vencimientos sin montar asiento contable, asignándole el número de documento
que nosotros le indicamos.
ƒ
Si sabemos el Número de la Vencimiento, la Promoción o el Número de la Operación, para
localizar el vencimiento que queremos cobrar, lo introducimos en los siguentes campos:
Al pulsar
ƒ
nos saldrá el Vencimiento que buscamos.
Tambien tenemos la opción para decirle el cliente cuyo Vencimiento vamos a cobrar.
Si pulsamos
cliente.
100
nos saldrán todos los Vencimientos pendientes de cobro de nuestro
En este caso tenemos varios Vencimientos, seleccionamos uno y pulsamos
Siguiente
Nos aparecerá la siguiente pantalla:
Estos campos son obligatorios. Le decimos el Ejercicio y Número de documento del asiento ya
existente al que queremos ligar el Cobro del Vencimiento.
Si estamos conformes con todos los datos pulsamos
con el asiento que le hemos indicado.
, y ya estará unido el Vencimiento
Para comprobar lo que hemos hecho, podemos ir a Consultar la historia del vencimiento y veremos que
en el cobro tiene el número de documento que le hemos indicado.
Consultas
Consideraciones Generales
En el menú Consultas, se agrupan todos los procesos que, bien por pantalla, bien mediante informes en
papel, permiten acceder a la información de los principales elementos de gestión administrados por el
módulo:
ƒ
Clientes
ƒ
Vencimientos
ƒ
Facturas
ƒ
Remesas
Como es habitual en Prinex21, el término 'consulta' se aplica a aquellos procesos cuyo medio de
presentación de datos es la pantalla.
Informe o listado se aplica en los casos en los que la salida de información está diseñada para aparecer
en papel (note que cualquier listado puede obtenerse por la impresora "pantalla").
101
Cuentas a Cobrar
Situación General de la Cartera
El proceso Situación General de la Cartera (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
mostrar el contenido general de la cartera aplicando diversos criterios de clasificación y selección.
Los criterios de filtrado para la obtención del mismo, son los siguientes:
ƒ
Sociedades, Delegaciones, Promociones, Situación, Banco, Cliente,Formato, Fecha de
Vencimiento: si desea filtrar el contenido final indique aquí los códigos seleccionados. Como
siempre, si no especifica ningún código, se asume "todos". Por defecto, el sistema siempre
propone la selección de la sociedad en la que esté posicionado, aunque esta selección puede
modificarse.
Ponga especial atención a la selección Situación, ya que este filtro permite considerar o no los
vencimientos según su estado dentro de la cartera. Si no indica situación alguna, el sistema
considera para el proceso todos los vencimientos sea cual sea su estado. Normalmente esta
selección tan amplia no es la deseada, por lo que se recurre casi siempre a indicar algún
estado, siendo los más habituales "en cartera" e "impagados".
102
ƒ
Fecha de Vencimiento (Desde, Hasta, Agrupación): estos tres ítems permiten establecer el
filtro por fecha de vencimiento.
ƒ
Formato: filtro en función del tipo de documento en el que se ha documentado el efecto.
ƒ
Negociables, Condicionales y No Negociables: Márquelo para la inclusión de cada categoría
de negociabilidad. Recuerde que un vencimiento cualquiera de los que figuran en la cartera
puede ser remesable, no remesable y remesable condicionalmente.
ƒ
Gastos Impagados: Si lo marca, los vencimientos listados que estén en situación de impago
añaden a su nominal los gastos de devolución. Si no lo marca, los gastos de devolución no se
consideran y se utiliza el nominal impagado del efecto.
ƒ
Tipo de Informe: este ítem se habilita únicamente en caso de solicitar informe. Puede optar
entre un informe con Detalle (una línea con cada efecto) o únicamente a nivel de Totales. En el
caso de optar por "totales" se presentan totales sin el detalle de los efectos que los componen.
ƒ
Puede agrupar el informe cada X meses.
Para el informe detallado, cada vencimiento presenta las siguientes columnas:
ƒ
Número de Vencimiento: referencia Prinex21
ƒ
Librado
ƒ
Fecha de Vencimiento
ƒ
Importe
ƒ
Formato: formato o tipo del vencimiento. 1=Efecto,
10=Hipoteca, 11=Subv. Cliente, 12=Subv. Promotor
ƒ
Negociabilidad: en blanco, negociable; 'N', no negociable; 'C', negociabilidad condicional
ƒ
Totales por Sociedad
2=Recibo,
5=Pagaré,
9=Otros,
Al entrar en este Punto de Menú: “Situación General de la Cartera”, comprobamos que
podemos generar dicho informe con una fecha en concreto que le facilitaremos
anteriormente.
Saldos por Fecha de Vencimiento
El informe Saldos por Fecha de Vencimiento (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) muestra
una matriz en la que el contenido es el nominal de los efectos tratados.
La selección es similar en formato y mecánica de uso a la explicada en el apartado anterior.
En el informe, las filas se agrupan en función de su fecha de vencimiento, y las columnas acumulan en
función de la situación de aquéllos.
ƒ
Las filas o líneas que presenta el informe agrupan los efectos en los siguientes tramos de
fecha (siempre relativas al día de obtención del listado): 30 días, 60 días, 90 días, 180 días,
1 año, 2 años, 3 años, más de 3 años.
ƒ
Las columnas del informe, articuladas según la situación de los efectos son éstas: en
cartera, reclamado, descontado, en gestión de cobro, entregado en garantía,
impagado y total general de las columnas anteriores. Observe que el sistema considera
aquellas situaciones que de forma genérica podemos considerar "pendientes", excluyendo de
forma automática el resto.
103
Cuentas a Cobrar
Cartera Valorada
El informe, Cartera Valorada (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar), permite realizar la
valoración de la Cartera, efectuando el cálculo del coste financiero estimado a una fecha
concreta.
"Filtros" Para la realización del informe el sistema permite filtrar los vencimientos por sociedad, cliente
y estado (sólo En Cartera o Todos los pendientes).
El tipo de informe a obtener puede ser Detallado o por Totales. También puede optar por imprimir
solo los efectos en Cartera o Todos los pendientes de cobro.
Se solicita además la tasa de interés aplicable y la fecha de cálculo.
El informe obtenido detalla para cada cliente los vencimientos tratados con el importe Nominal y
el Valor Actual calculado en el proceso.
104
Vencimientos Cartera/Cuenta Contable
Vencimientos Cartera/Cuenta Contable (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar)permite listar
el detalle de los efectos que se encuentran en situación "en cartera", agrupando por el
número de cuenta en el que su nominal está contabilizado. En general, sirve para cuadrar y
comprobar cuentas tales como la 4310 y similares.
Los datos solicitados son:
ƒ
Cliente: si desea listar la información de un único cliente, indique aquí su código. Si deja en blanco
este ítem, se listan todos los clientes.
ƒ
Incluir Efectos con Cuenta 0: Márquelo si desea los efectos cuya cuenta de contabilización es cero
(0). Esto tiene utilidad si en su instalación contabiliza las ventas en modalidad "sectorial", ya que en
este caso los efectos no aceptados por los clientes (tipo 9) no tienen reflejo en la contabilidad, y por
tanto llevan su cuenta a ceros (no están contabilizados).
ƒ
Tipo de Informe: este ítem permite listar en formato Totales (una línea por cuenta contable), o
Detallado (una línea por efecto con los totales a nivel de cuenta contable). En caso de optar por un
informe en detalle, para cada efecto se imprime su número, librado, fecha de vencimiento y nominal.
105
Cuentas a Cobrar
Impuesto Pendiente de Devengo
El proceso Impuesto Pendiente de Devengo (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) es similar
al anterior, pero considera no sólamente el nominal del efecto, sino también la parte de éste que
corresponde a impuesto pendiente de devengo. Recuerde que cuando se contabiliza una venta sin
entrega (sobre plano) los vencimientos que se pactan con el cliente en el contrato de compra-venta,
llevan incluido en su nominal una parte que corresponde al impuesto que irá devengando conforme se
verifiquen los cobros.
Este informe sirve para comprobar el saldo las cuentas donde se hayan registrado estos importes
pendientes de devengo y que llamamos con carácter general "cuentas de impuesto diferido".
Si se sigue la recomendación del Plan General Contable para empresas inmobiliarias, las cuentas que
registran el impuesto diferido son las de anticipos de clientes. Si utiliza la contabilización según la
modalidad "compromiso", es casi seguro que la cuenta de impuesto diferido será la propia del cliente. En
todo caso, tenga en cuenta que estos aspectos son configurables mediante los modelos de asiento que
se manipulan en el módulo Base.
La pantalla de selección permite indicar si se tratan o no los efectos que no tienen cuenta de
cartera asignada (tipo '9' para modalidad "sectorial") y si el formato del informe es el que ofrece
el detalle por efecto o el que se limita a mostrar los totales a nivel de cuenta contable.
Aunque el objetivo de este proceso es tratar los importes correspondientes al impuesto diferido que
tiene cada vencimiento, observe que en el formato de listado en detalle también se muestra el nominal
del efecto. Para determinados vencimientos si compara el importe del impuesto con el nominal total,
puede notar cierta incoherencia que no es tal (por ejemplo, que todo el nominal se considera como
impuesto).
106
Recuerde que, en el momento de contabilizar la venta, el sistema almacena automáticamente el
desglose del nominal en pesetas/€ promotor e impuesto, pero considerando los totales generales de la
operación. Siguiendo esta mecánica, los vencimientos típicos de toda operación que formalizan el
impuesto correspondiente a la parte de hipoteca, serán "todo impuesto", y en el informe que estamos
explicando producirán que el nominal y el importe de impuesto sean exactamente el mismo.
107
Cuentas a Cobrar
Situación de Clientes a Fecha
La consulta Situación de Clientes a Fecha (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
obtener un listado con el detalle de los distintos movimientos realizados en un cliente (facturas,
anticipos, cobros aceptados, etc.) agrupados por la cuenta contable donde se realizó la
imputación de dichos movimientos.
En la entrada al proceso el sistema solicita la siguiente información:
ƒ
A Fecha: día límite en la información procesada.
ƒ
Cliente (en blanco, todos).
ƒ
Sociedad: la que figura en la pantalla.
ƒ
Documentos a considerar: permite filtrar la información que se puede tratar. Facturas, Anticipos,
Cartera.
ƒ
Cuentas a considerar: Desde, Hasta, Delegación, Promoción. En estos ítem se puede restringir el
tratamiento a los datos asociados a determinadas cuentas contables mediante los filtros DesdeHasta, y/o las relativas a una Delegación o Promoción determinada.
En instalaciones con grandes volúmenes de datos, este filtro permite optimizar el proceso reduciendo su
tiempo de ejecución de forma considerable.
ƒ
Tipo de Informe: Detalle por Cuentas (para cada cuenta, se listan todos los movimientos
ordenados y totalizados por cliente), Totales por Cliente (acumulado de movimientos de cada
tercero). Si no marca ninguno se emiten ambos informes.
ƒ
Considerar secuencia de entrada: Si lo marca, el acceso al histórico de movimientos se hará por
el orden de entrada al mismo; si lo deja en blanco se hará por la fecha de entrada.
ƒ
Totales por Cuenta: El Listado totaliza por Cuenta Contable, sin detallar la composición del saldo.
108
El formato del informe de salida para el Detalle por Cuentas presenta la siguiente información:
ƒ
Cuenta: la utilizada para cada movimiento cuyo detalle vemos en el informe. Es el dato por el
cual se ordena la información en el presente listado.
ƒ
Cliente: dentro de cada cuenta se lista el tercero o terceros con algún movimiento en la misma
ƒ
Referencia (Tipo de Documento, Número), Fecha, Importe, Importe Pendiente: esta
información configura cada una de las líneas de detalle del informe.
ƒ
Total Cliente: importe total de movimientos del tercero.
ƒ
Total Cuenta: importe total de movimientos para la cuenta. Este dato será la suma de totales
de clientes.
ƒ
Saldo Contable: saldo de la cuenta en Contabilidad.
ƒ
Diferencia: la obtenida entre el Total Cuenta y el Saldo Contable.
Como se puede apreciar, mediante este informe se detectan posibles diferencias entre la información
contable y de gestión. Si existe algún descuadre deberá comprobar si se han realizado imputaciones
manuales sobre las cuentas afectadas.
El informe de Totales por Cliente imprime una línea para cada tercero acumulando los siguientes
datos: Facturas Pendientes, Efectos Pendientes, Gastos Impagados, Anticipos Pendientes y Total.
109
Cuentas a Cobrar
Extracto de Clientes
Extracto de Clientes (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar)
En este Punto de Menú podremos ver las Operaciones que hemos realizado con Terceros (abonos,
facturas emitidas por administración comercial, arrendamientos ...) desde los distintos Módulos de
PRINEX con los que hemos operado.
Seleccionamos
y pulsamos
Presenta Las Cuentas del Cliente seleccionado con las columnas Fecha, Documento, Concepto,
Debe/Haber y Saldo.
Podremos tambien consultar el "Asiento"
Si seleccionamos
siguiente ventana:
110
en la parte superior o pulsamos
Imprimir nos aparecerá la
Genera la impresión del Extracto de Clientes.
ƒ
En Pantalla o en Impresora
ƒ
Hoja de Cálculo
Al pulsar "Imprimir" podremos imprimir directamente, o por pantalla, o volcar datos a esta Macro en
la Hoja de Cálculo:
ƒ
En PDF
En esta versión se incorpora la funcionalidad de generar facturas, así como informes PRINEX21 en
formato digital.
Al entrar en la aplicación y Registrar los OCX, PRINEX21 creará una impresora denominada PrinexPDF,
la cual permitirá generar dicho documentos en formato *.PDF.
A la hora de imprimir un documento bien sea un informe o bien sea una factura, el sistema agregará al
control de impresión la opción de obtener el informe en formato PDF.
Si el equipo que estuviera obteniendo dicho informe no tuviera instalado el programa Adobe Acrobat
Reader, no abrirá dicho documento, sino que guardará el mismo en el directorio temporal.
Retenciones de Clientes
Retenciones de Clientes (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar).
En este informe se mostrarán las Retenciones de Garantía provenientes de las Facturas Emitidas desde
Cuentas a Cobrar.
Se informará adicionalmente del Importe Pendiente de Devolución en concepto de Retención de
Garantías así como del Número de Factura que la originó.
111
Cuentas a Cobrar
Si seleccionamos "Consultar" nos muestra la siguiente pantalla:
Si seleccionamos "Imprimir" , la aplicación nos llevará directamente a la ventana de "Control de
Impresión"
112
Facturación por Cliente
Facturación por Clientes (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar).
El sistema permitirá obtener la Facturación Emitida entre un Periodo de Fechas, filtrando por Sociedad,
Delegación, Promoción, Cliente o Centro de Coste.
Si seleccionamos Filtros para y Promoción y Centro de Coste al mismo tiempo nos saldrá el siguiente
mensaje:
Si filtramos solo por Promoción, ó solo por Centro de Coste, la aplicación nos abre directamente el
"Control de Impresión"
113
Cuentas a Cobrar
Vencimiento por Cliente/Familia
La consulta Vencimiento por Cliente/Familia (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
consultar o listar los vencimientos que pertenecen a un cliente o a una familia en concreto.
La selección puede hacerse por Cliente o por Familia.
En caso de seleccionar la entrada por cliente, el sistema presenta todos los vencimientos de éste,
con independencia del origen de los mismos (pueden ser varias operaciones de venta inmobiliaria, cobro
de facturas de emisión manual, etc.).
Si la entrada es por familia, el sistema presenta únicamente los vencimientos que correspondan al
Número de familia.
Es evidente, que para presentar la información, el sistema tiene en cuenta la sociedad en la que esté
posicionado, puesto que se muestran los vencimientos en los que figure como sociedad tenedora. En la
pantalla de relación de vencimientos, dispone de una serie de opciones adicionales sobre cada uno de los
mostrados en la pantalla:
ƒ
114
Historia: Historia de un vencimiento. Pasos o trámites que ha dado este efecto desde que
apareció en el sistema. Para cada paso puede consultar el asiento contable asociado.
ƒ
ƒ
Bases de Facturación: Muestra el desglose del nominal en base imponible e impuesto, así
como la situación interna de facturación del efecto.
Entregas
Detalle de Entregas: Muestra, si las hay, las posibles entregas a cuenta o cobros parciales que se han
realizado para este efecto. Puede consultar el asiento contable asociado.
ƒ
Familia
Datos Familia: Presenta los datos de la familia a la que pertenece el efecto. En los datos de la familia
aparece la cuenta de impuesto diferido en la que el sistema refleja las cantidades pendientes de devengo
fiscal.
Se añade el CÓDIGO INTERNACIONAL BANCARIO "IBAN" .
115
Cuentas a Cobrar
ƒ
Imprimir
Genera un informe de los vencimientos para el cliente/familia seleccionado. En él figuran: Núm de
Vencimiento, Nominal, Fecha Vto., Sociedad, Delegación y Situación.
Vencimientos por cliente
Vencimientos por familia
116
Historia de un Vencimiento
La consulta Historia de un Vencimiento (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) genera un
informe de la situación por la que ha pasado un vencimiento a lo largo del tiempo.
La entrada al proceso es la misma que la de Historia de Vencimientos (Carga de Vencimientos /
Vencimientos), presentando la búsqueda por Número de Vencimiento. Si no lo conoce, puede acceder
a una búsqueda más detallada por Cliente, Promoción, Origen del vencimiento (Manual, Cobro de
factura, etc.), Fechas del vencimiento (desde/hasta) y Situación del mismo (impagado, remesado, etc.).
Decidido el criterio, el proceso presenta en pantalla los vencimientos que se acojan a la
selección. Localizado el que nos interese, se accede a la historia del vencimiento en cuestión.
Imprimir
Permite la impresión de cada vencimiento por pantalla, impresora o a hoja de cálculo.
Los datos de la cabecera son: Promoción, Cliente, Núm., fecha Importe y Formato del
Vencimiento, y desglosado por columnas: Orden, Fecha, Sociedad y Delegación, Núm. de
documento y Situación del mismo.
Listado de Clientes
Listado de Clientes (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) emite una relación de TODOS los
clientes que se encuentran en el fichero maestro.
Para la realización del informe el sistema permite acotar la selección por código de cliente desde/hasta
y por apellidos desde/hasta.
La ordenación del listado puede obtenerla por orden alfabético, CIF/NIF, o número de cliente.
117
Cuentas a Cobrar
Los datos que figuran en el listado son Código, Apellidos y Nombre, CIF/NIF, Domicilio, Población,
C.P. y Teléfono.
Detalle Facturas
La consulta Detalle de Facturas (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite acceder al
contenido de cada una de las facturas emitidas por el sistema, sea cual sea el origen de las
mismas.
La selección que puede realizar en la pantalla inicial es por número de factura o bien por cliente y,
dentro de éste, elegir un rango de fechas. Si no elige una factura en concreto siempre debe seleccionar
un cliente.
118
Observe que puede solicitar:
en pantalla y acceder con el botón
Detalles, a la opción Consulta de facturas para
visualizar los pormenores de cada factura y si lo desea, imprimir la misma.
La Consulta de facturas presenta la siguiente información:
ƒ
Delegación:
Se incluye el dato correspondiente a la delegación para el detalle de las facturas emitidas.
ƒ
Importes: Resumen total de la factura con : Importe bruto, IVA, Total, Cobrado y Pendiente y el
Detalle del Impuesto.
ƒ
Concepto: Presenta una ventana con el texto reproducido en la factura a título de texto descriptivo.
ƒ
Distribución Presupuestaria: Muestra la partida presupuestaria asociada.
ƒ
Cobrado Fra.: Enlaza con el proceso de Detalle de Cobros del mismo menú de Consultas.
ƒ
Pendiente Fra.: Visualiza el importe pendiente de cobro de la factura con su fecha prevista de
realización con base en las Condiciones de Cobro del cliente.
119
Cuentas a Cobrar
Imprimir: Genera la impresión de la factura por pantalla, impresora o en formato Word.
El informe en papel, detallado o por totales.
El informe detallado desglosa para cada línea, la fecha y Número de la factura, Nº de
Documento, ImporteTotal e Importe Pendiente.
El informe por totales se desglosa en Nombre de Cliente, Importe Total e Importe Pendiente.
120
Facturas Pendientes de Cobro
El proceso Facturas Pendientes de Cobro (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
mostrar todas aquellas facturas emitidas que tienen alguna cantidad pendiente de cobro.
La selección inicial permite acotar por Cliente (puede ver todos) y por Tipo de Factura (facturas o
abonos)..
Una vez realizada la selección, las facturas que están pendientes de cobro, ya sea total o parcialmente,
se muestran por pantalla en una relación con los datos principales de las mismas: titular, número de
factura, fecha e importe.
Para cada factura puede consultar el
Detalles de su composición, con las mismas opciones y
formatos a los que tiene acceso en la consulta Detalle de Facturas.
Imprimir en papel, el listado aparece ordenado por cliente y, además de los datos de
Si solicita
cada factura, se incluye la fecha y forma prevista de cobro, según los datos que figuran en la ficha del
cliente.
NOTA IMPORTANTE: excepto en los casos en los que se especifica explícitamente lo contrario, todas
las consultas existentes en Cartera de Cobros tratan los datos en el estado vigente en la fecha de la
consulta, no siendo posible su obtención "a fecha".
121
Cuentas a Cobrar
Operaciones de Clientes
Esta consulta permite acceder a la información de carácter comercial (tanto de Ventas como de
Arrendamientos) de un cliente.
Para ello, el sistema solicita la promoción, donde se sitúa la operación que se desea analizar, el código
del cliente y el tipo de operación Venta y/o Alquiler.
Seguidamente, se presentan por pantalla los datos de la transacción seleccionada. Si la selección se hizo
por cliente, se presentarán todas las transacciones de venta o alquiler de ese cliente.
El botón
Detalles visualiza los datos comerciales relativos al cliente seleccionado.
Imprimir
La impresión del informe presenta la Situación Actual del Cliente, según criterios seleccionados.
122
Detalle de Cobros
El proceso Detalle de Cobros (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar), es similar a la consulta por
pantalla del proceso Detalle de Facturas analizado anteriormente, pero referido a los cobros,
permitiendo acceder al contenido de cada uno de los cobros, sea cual sea el origen de las
mismos.
En su pantalla inicial se selecciona el cobro (de forma directa o a través del número de cliente).
Si desconoce este dato, puede realizar una búsqueda por cliente y en un periodo entre fechas. A
continuación se presenta la relación de el/los cobros.
Seleccionado el que nos interese, el proceso accede a la pantalla Consulta de Cobros.
,
123
Cuentas a Cobrar
ƒ
Asiento de Contabilización: Corresponde al movimiento contable de liquidación de la
factura.
ƒ
Historia del Vencimiento: Esta opción está disponible únicamente en los documentos de
cobro aplazado (efectos, recibos, etc). Relaciona las situaciones por las que ha pasado el documento
desde que apareció en el sistema. Para cada paso puede consultar el asiento contable asociado.
ƒ
Detalles de Factura: Enlaza con la consulta del mismo nombre presentando el documento
vinculado con el cobro. Puede realizar copia impresa por pantalla, impresora o documento Word del
mismo.
124
Anticipos Pendientes
En la entrada al proceso Anticipos Pendientes (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) el
sistema solicita el código de cliente que se va a procesar, si bien puede obtener la información de todos
los anticipos pendientes, sea cual sea el cliente, dejando en blanco este ítem.
Una vez elegido el cliente, se presenta la relación de anticipos pendientes de imputar a facturas
total o parcialmente.
Detalles, visualiza información adicional al mismo (datos de contabilización, facturas
La opción
relacionadas, si las hay, etc.).
125
Cuentas a Cobrar
Imprimir
Genera un informe de los Anticipos de Clientes pendientes de imputar.
Los datos que figuran son los siguientes: Cliente, Núm. y Forma de Cobro, Fecha de Vencimiento,
Importe Total e Importe Pendiente.
Situación de Remesas
El proceso de Situación de Remesas (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar), permite consultar
o listar los datos acumulados de las diferentes remesas que se han elaborado en el sistema, para
la sociedad en la que esté ubicado.
Los datos de importes abonados y gastos cargados por el banco se toman automáticamente de la
información que se suministra mediante los procesos de abono de remesas.
La pantalla de selección solicita:
ƒ
Número de Remesa: Si quiere consultar una remesa y sabe su número, indíquelo en este ítem. Si
desea una selección general, utilice los ítems posteriores para establecer los filtros deseados.
ƒ
Tipo de Remesa: Presenta las remesas del tipo seleccionado (cobro, descuento, garantía, etc.).
ƒ
Fechas Desde/Hasta: Muestra remesas cuya fecha de elaboración esté comprendida entre las
indicadas.
ƒ
Destinatario: Presenta remesas con el destinatario indicado. Para cobro y descuento será un
banco; para otro tipo de remesas (garantía, endoso) puede ser un proveedor.
ƒ
Delegación: Muestra las remesas de la delegación tecleada.
126
Se presenta una lista con las remesas que cumplen los criterios de filtro, y puede elegir una de ellas
para consultar los acumulados de la misma.
Una vez en la pantalla de detalle de la remesa, tiene disponibles estas opciones:
ƒ
Detalle Abonos/Cargos: Presenta la relación de documentos contables en los que se ha
hecho efectiva la remesa y/o se han cargado gastos para la misma.
ƒ
Vencimientos: Muestra los vencimientos que han compuesto la remesa con la indicación de si
han sido o no abonados.
ƒ
Consulta de Asiento: Visualiza el asiento correspondiente a la generación de la remesa.
ƒ
Imprimir: Permite obtener una copia de la remesa seleccionada.
El informe se clasifica por Delegación y Tipo de remesa. Para cada remesa se muestra: Número,
Fecha de Elaboración, Destinatario, Importe Remesa, Importe Abonado, Fecha del último
movimiento de Abono, Gastos Estimados (únicamente aparece para remesas "al descuento"),
Gastos Adeudados, Fecha del último Adeudo.
Situación Líneas de Descuento
El proceso Situación de Líneas de Descuento (Menú Consultas / Módulo Cuentas a Cobrar) permite
conocer el estado de las líneas de descuento declaradas en el archivo de Cuentas Bancarias de
Contabilidad.
En la pantalla inicial se indica la fecha para la que queremos que el sistema indique la situación que
tendrán las líneas en el día indicado. Tenga en cuenta que el consumo de las líneas de descuento se
realiza al formalizar las remesas, y su liberación en el momento de producirse el vencimiento de los
efectos. Esta fecha no puede ser anterior al día en curso.
Una vez seleccionada la fecha, aparece una línea para cada banco declarado en el sistema con los
importes del límite de la línea y el disponible en la fecha de la consulta.
127
Cuentas a Cobrar
Desde esta pantalla se puede solicitar:
ƒ
Imprimir Detalle: Impresión del Informe al detalle de cada Línea de Descuento.
ƒ
Imprimir Lista: Impresión del Informe de Totales.
ƒ
Detalles: Presenta en pantalla las fechas en las que se va quedando libre la línea
consultada, con los importes Dispuesto y Disponible. El botón imprimir, genera el mismo listado
que el de Impresión de Detalle.
Para la presentación de datos, el sistema toma en consideración las fechas de vencimiento real de cada
uno de los efectos que figuran en las remesas enviadas al banco que se está consultando.
128