Criterios de Operación para el Sistema Red de Archivos

CRITERIOS DE OPERACIÓN PARA
EL SISTEMA RED DE ARCHIVOS DE
LOS CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL
PRESENTACION
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS DE LA ARCHIVISTICA
DEFINICION DE ARCHIVOS
FUNCIONES DEL ARCHIVO
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
EXPEDIENTE - CARATULA
CUSTODIA
CLASIFICACION DE INFORMACION
SISTEMA RED ARCHIVOS
COORDINACION DE ARCHIVOS
UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACION
ARCHIVO HISTORICO
FUNCIONES ESPECÍFICAS
INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA
CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL
GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS
INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS
ANEXOS (FORMATOS)
1
PRESENTACION
EL PRESENTE DOCUMENTO DESCRIBE LOS CRITERIOS DE OPERACIÓN PARA EL SISTEMA RED DE
ARCHIVOS DE LOS CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C EN LA ORGANIZACIÓN DE SUS ARCHIVOS Y
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES QUE SE GENEREN, OBTENGAN Y ADQUIERAN.
ESTOS CRITERIOS RESULTAN APLICABLES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE CIJ
EN
CUMPLIMIENTO CON EL ARTICULO 32 DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACION PUBLICA GUBERNAMENTAL Y LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN
Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL D.O.F. 20/FEB/2004.
EN ESTE SENTIDO RESULTA INDISPENSABLE QUE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES EN PODER DE
LOS SERVIDORES PUBLICOS, SE ORGANICEN Y CONSERVEN BAJO CRITERIOS UNIFORMES QUE PERMITAN
SU LOCALIZACION EXPEDITA, DISPONIBILIDAD E INTEGRIDAD.
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DEFINICION DE ARCHIVO
CONJUNTO ORGANICO DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y/O RECIBIDOS POR LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL INDEPENDIENTEMENTE DE SUS CARACTERISTICAS, FORMA O
SOPORTE MATERIAL EN EL QUE SE ENCUENTRE EN EL TRANSCURSO DE SU GESTION Y PARA SERVIR COMO
FUENTES DE INFORMACION A LA HISTORIA, LA INVESTIGACION Y LA CULTURA
FUNCIONES DEL ARCHIVO
•
•
•
•
•
ORGANIZAR Y PONER EN SERVICIO LA DOCUMENTACION ADMINSTRATIVA EN APOYO A LA TOMA DE
DECISIONES
ELABORAR INSTRUMENTOS DE ACCESO A LOS ARCHIVOS, MEDIANTE LA DESCRIPCION DOCUMENTAL
QUE FACILETE EL ACCESO A LA INFORMACION
APLICAR PRINCIPIOS Y TECNICAS DE VALORACION, SELECCIÓN Y BAJA DE DOCUMENTOS
UBICAR A LOS ARCHIVOS EN AREAS Y LOCALES ADECUADOS PARA GARANTIZAR SU CONSERVACION
MANTENER ORGANIZADA LA DOCUMENTACION EN SUS DIFERENTES ETAPAS.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL
ES EL PRINCIPIO QUE ESTABLECE LA DIRECTRIZ FUNDAMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN
DE CUALQUIER
ARCHIVO; LOS DOCUMENTOS DEBEN PERMANECER DENTRO DEL FONDO DEL QUE PROCEDEN Y AL INTERIOR DE
ESTE, EN EL ORDEN QUE SE LE ASIGNARON EN LA OFICINA DE ORIGEN.
3
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
FASES
ACTIVA
VALORES
USOS
USUARIOS
PRIMARIOS
INSTITUCIONAL
AREA GENERADORA EN
ATENCION A SUS
ACTIVIDADES
LEGAL
JURIDICO
O
CONSTANTE
ARCHIVO
TRAMITE
ADMINISTATIVO
CONTABLE
O
FISCAL
SEMIACTIVA
PRIMARIOS
LEGAL
JURIDICO
O
INSTITUCIONAL
OCASIONAL
AREA GENERADORA
CONCENTRACION
ADMINISTATIVO
CONTABLE
O
FISCAL
INVESTIGADOR Y PUBLICO
EN GENERAL
SECUNDARIO
INACTIVA
EVIDENCIAL
TESTIMONIAL
INFORMATIVO
SOCIAL
HISTORICO
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DOCUMENTO DE ARCHIVO:
ES EL TESTIMONIO MATERIAL DE UN HECHO O ACTO, ELABORADO DE ACUERDO A DETERMINADAS
CARACTERISTICAS DE TIPO MATERIAL Y FORMAL Y QUE SE ENCUENTRA PLENO SENTIDO EN TANTO OCUPA
UN LUGAR DETERMINADO DENTRO DEL CONJUNTO.
CLASES DE DOCUMENTO:
DE APOYO INFORMATIVO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
•
•
•
AQUELLOS
QUE
TIENEN
VALORES
ADMINISTRATIVO, LEGALES, CONTABLES.
TAMBIEN AQUELLOS CON VALOR EVIDENCIAL,
TESTIMONIAL Y CIENTIFICO
•
•
•
EJEMPLARES DE REVISTAS
•
•
•
INTEGRADOS POR UNIDADES TEMATICAS
•
COPIAS DE TALONARIOS, VALES DE ALMACEN,
FAXES, TARJETAS,
•
FOTOCOPIAS
POR TIPO DE ASUNTO
EDICIONES
COPIAS (SIRVEN DE CONTROL)
CARECEN DE VALORES DOCUMENTALES
CARPETAS
(INTEGRADAS
POR
DOCUMENTACION SUELTA PARA CONTROL
INTERNO)
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EXPEDIENTE
ES LA UNIDAD CONSTITUIDA POR UNO O VARIOS DOCUMENTOS ORDENADOS Y RELACIONADOS POR UN MISMO
TEMA, ACTIVIDAD O TRÁMITE DE LA INSTITUCION.
POR LO TANTO ADEMAS DE CONTENER DOCUMENTOS, LOS EXPEDIENTES SE DEBEN FORMAR CON LA PORTADA
O GUARDA EXTERIOR, LA QUE DEBE INCLUIR DATOS DE IDENTIFICACION DEL MISMO, CONSIDERANDO EL
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA
CARATULA DEL EXPEDIENTE: ELEMENTOS BASICOS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FONDO
SECCION
SERIE
FORMULA IDENTFICADORA DE LOS EXPEDIENTES
FECHA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE
ASUNTO
VALOR DOCUMENTAL
VIGENCIA DOCUMENTAL
Nº TOTAL DE HOJAS CONTENIDAS EN EL EXPEDIENTE
CLASIFICACION DE LA INFORMACION
CUSTODIA – GUARDA DOCUMENTAL
ES LA RESPONSABILIDAD JURIDICA QUE IMPLICA EL CONTROL Y ADECUADA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS
DE LA INSTITUCION.
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CLASIFICACION DE LA INFORMACION
•
INFORMACION CONFIDENCIAL:
ES TODA AQUELLA QUE CONTENGA DATOS PERSONALES, LA ENTREGADA CON TAL CARÁCTER POR LOS
PARTICULARES
•
INFORMACION RESERVADA:
ES TODA AQUELLA QUE COMPROMETA
-LA SEGURIDAD NACIONAL, PUBLICA, LA DEFENSA NACIONAL,
-LA ESTABILIDADA FINANCIERA, ECONOMICA, MONETARIA,
-PONGA EN RIESGO LA VIDA, SEGURIDAD Y SALUD DE CUALQUIER PERSONA
-CAUSE PERJUICIO EN LA PREVENCION Y PERSECUSION DE LOS DELITOS,
-IMPARTICION DE LA JUSTICIA, RECAUDACION DE LAS CONTRIBUCIONES.
-LAS AVERIGUACIONES PREVIAS
-EXPEDIENTES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LOS PROCEDIMIENTOS DE RESPONSABILIDAD
DE SERVIDORES PUBLICOS EN TANTO NO SE HAYA DICTADO LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA
•
INFORMACION PUBLICA:
ES TODA AQUELLA QUE NO SE ENCUENTRE CLASIFICADA COMO RESERVADA O CONFIDENCIAL.
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SISTEMA RED DE ARCHIVOS
COORDINACION DE ARCHIVOS
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• VINCULAR EN UNA SOLA PERSPECTIVA FUNCIONAL A LAS DIVERSAS UNIDADES ENCARGADAS DEL
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y LOS ARCHIVOS A NIVEL INSTITUCIONAL.
• GARANTIZAR LA ADECUADA PLANEACION OPERACIÓN Y CONTROL DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES
DE LA INSTITUCION.
• APOYAR AL COMITÉ EN EL ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECIFICOS EN MATERIA DE
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVOS.
• ELABORAR LOS INTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO EN COORDINACION CON LOS ARCHIVOS DE
TRÁMITE, CONCENTRACION E HISTORICO.
• ESTABLECER Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE CAPACITACION Y ASESORIA ARCHIVISTICA PARA LA
INSTITUCION.
• HACER CUMPLIR LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA NORMALIZACION ESTABLECIDA POR EL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION.
UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• PLANEAR, ORGANIZAR, COORDINAR Y SUPERVISAR EL EFICIENTE MANEJO Y CONTROL DE LA
CORRESPONDENCIA QUE ES RECIBIDA Y DESPACHADA POR LA INSTITUCION EN EL DESARROLLO DE SUS
FUNCIONES.
ARCHIVO DE TRÁMITE
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• PLANEAR, ORGANIZAR, COORDINAR, SUPERVISAR Y PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES
EN EL SERVICIO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION EN TRÁMITE.
• ESTABLECER Y HACER EFECTIVOS LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO.
• EFECTUAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACION OFICIAL MANEJADAS POR
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
8
•
•
CLASIFICAR DE MANERA PRECISA Y CORRECTA LOS DOCUMENTOS, INTEGRAR Y MANTENER EN
CONSTANTE ORDEN LOS EXPEDIENTES DENTRO DEL ACERVO
EFECTUAR Y REGISTRAR LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA AL ARCHIVO DE
CONCENTRACION.
ARCHIVO DE CONCENTRACION
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
PLANEAR, ORGANIZAR, COORDINAR, SUPERVISAR Y PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES
ASI COMO EL CORRECTO TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACION SEMIACTIVA DE LA
VIGILAR LA CORRECTA VALORACION DE LOS EXPEDIENTES PRESCRITOS Y LA BAJA PARCIAL O
DEFINITIVA, ADECUADA Y OPORTUNA DE LOS MATERIALES QUE ASI LO AMERITEN.
RECIBIR DEL ARCHIVO DE TRAMITE LOS EXPEDIENTES CUYA ETAPA ACTIVA HAYA CONCLUIDO,
CERCIORANDOSE DE QUE LA TRANSFERENCIA SE EFECTUE DE ACUERDO A LAS NORMAS ESTABLECIDAS
AL RESPECTO Y BAJO EL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION.
ANALIZAR CUIDADOSAMENTE LA DOCUMENTACION CUYOS VALORES PRIMARIOS HAYAN PRESCRITO Y
DETERMINAR EL TRATAMIENTO QUE CORRESPONDA., SELECCIONAR Y EVALUAR LA DOCUMENTACION
CON CARÁCTER HISTORICO, ASI COMO EL DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACION.
ARCHIVO HISTORICO
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• PLANAR, ORGANIZAR, COORDINAR , SUPERVISAR Y PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES
ASI COMO EL CORRECTO TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACION HISTORICA DE LA ENTIDAD RECIBIR
DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION LA DOCUMENTACION HISTORICA PRODUCIDA POR LA INSTITUCION.
• DIFUNDIR EL ACERVO HISTORICO- DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION.
• FACILIATAR AL PÚBLICO USUARIO LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA DEL ARCHIVO HISTORICO.
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INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA
INSTRUMENTO TECNICO Y DE CONSULTA QUE MUESTRA LA CLASIFICACION Y JERARQUIZACION DE LA
DOCUMENTACION DE UN ARCHIVO.
CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL
INSTRUMENTO ARCHIVISTICO QUE PERMITE ESTABLECER LOS PLAZOS DE CONSERVACION DE LOS
DOCUMENTOS EN SU FASE (ACTIVA Y SEMIACTIVA) DEPENDIENDO DE SUS VALORES DOCUMENTALES Y A
DEMAS DE DETERMINAR EL DESTINO FINAL DE LOS DOCUMENTOS.
GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS:
ESQUEMA GENERAL DE DESCRIPCION DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCION
QUE INDICA SUS CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES CONFORME AL CUADRO DE CLASIFICACION
ARCHIVISTICA Y SUS DATOS GENERALES
INVENTARIOS DOCUMENTALES
INSTRUMENTOS DE CONSULTA QUE DESCRIBEN LAS SERIES Y EXPEDIENTES DE UN ARCHIVO Y QUE PERMITEN
SU LOCALIZACION SE APLICAN TRES DIFERENTES INVENTARIOS:
• INVENTARIO GENERAL
• INVENTARIO DE TRANFERENCIA (Primaria)
• INVENTARIO DE BAJA (Baja Documental)
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CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
CARÁTULA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL A.C.
FONDO
SECCIÓN
SERIE
No. DE EXPEDIENTE
FECHA DE
APERTURA
ASUNTO
Día
VALOR DOCUMENTAL
VIGENCIA DOCUMENTAL
Mes
Año
CLASIFICACIÓN
RESERVADA
CONFIDENCIAL
RESERVADA Y
CONFIDENCIAL
FECHA DE CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN
TIEMPO DE RESERVA EN AÑOS
Día
TOTAL DE HOJAS
PÚBLICA
Mes
Año
Día
Mes
Año
FUNDAMENTO LEGAL
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CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE
UNIDAD ADMINISTRATIVA.
FONDO
CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C.
SECCION
SERIE
ESTADO DE TRAMITE
nº
DE
EXPEDIENTE
ASUNTO
ELABORO
D/M/A
HOJA
DE
VIGENTE TRANS.
SI - NO PRIM
CLASIFICACION DE LA INFORMACION
RESERVADA
CONFIDENCIAL
PUBLICA
OBSERVACIONES
AUTORIZO
DIR. GRAL. ADJ, DIR-AREA, SUBDIR .JEFE DE DEPTO
REVISO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
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CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
(DEL ARCHIVO DE TRAMITE AL DE CONCENTRACION)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCION
SERIE
TIEMPO
GUARDA
Nº DE EXP
AUTORIZO
DIR. GRAL. ADJ, DIR-AREA,
SUBDIR , JEFE DE DEPTO
ASUNTO
FECHA
RECIBE
TITULAR DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACION
*Nota: DE ACUERDO CON EL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL
DE
Nº DE HOJAS PRECAUCIONAL
FECHA
DD / MM / AA
Nº DE CAJA ________
HOJA ________DE___________
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*
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCION
SERIE
Nº DE
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
PLAZO DE VIGENCIA
*
FUNDAMENTO LEGAL
AUTORIZO
DIR. GRAL. ADJ, DIR-AREA,
SUBDIR .JEFE DE DEPTO
RECIBE
TITULAR DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACION
*Nota: DE ACUERDO CON EL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL
FECHA
DD / MM / AA
Nº DE CAJA ________
HOJA ________DE___________
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CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C.
CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACION
Unidad Administrativa
Nº de Caja
Sección
Nº de expedientes que
contiene la caja
Fechas extremas
Fecha de Baja Documental
Vigencia Documental
(Concentración)
Clave topográfica
Observaciones
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