SUBSECRETARIA DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO División de Desarrollo Regional MANUAL DE OPERACIONES Procedimientos BM-BID Código: PB 7 Edición: segunda Fecha: Enero 2006 Paginas: 8 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE ADQUISICIONES Programa PER-BM Nª 1475 OC-CH INDICE ABREVIATURAS ANTECEDENTES DEL PROGRAMA ORGANISMO EJECUTORES SOLICITUDES DE FONDOS Y TRANSFERENCIAS DE SUBDERE A GOREs LICITACION PUBLICA PARA ADQUISICION DE BIENES CONCURSO PUBLICO O PRIVADO DE MERITO Y/O PRECIO RENDICIONES DE GASTOS, CONTABILIDAD Y AUDITORIA Redactado por: Unidad Control Procedimientos Aprobado por: Dpto Operaciones ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER ABREVIATURAS BID DO CGR GORE R/C SUBDERE UCR UCyP UT UTER : Banco Interamericano de Desarrollo : Departamento de Operaciones : Contraloría General de la República : Gobierno Regional : Rendición de Cuentas : Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo : Unidad de Control Regional : Unidad de Contabilidad y Presupuesto : Unidad Técnica : Unidad Técnica de Electrificación Rural 2 ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER ANTECEDENTES En el marco de políticas de desarrollo regional del país y de convenios de financiamiento internacional suscritos con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Subsecretaria de Desarrollo Regional, SUBDERE, actuará de Organismo Ejecutor del Programa Electrificación Rural, a través de su División de Desarrollo Regional. En materias financiero contables participarán, en el nivel nacional, el Departamento de Operaciones a través de su Unidad de contabilidad y Presupuesto y en el nivel regional las UCRs de las regiones donde se ejecute el Programa (regiones de más bajos índices de electrificación, inicialmente regiones IV, IX y X). El Programa está previsto para ser ejecutado en un período estimado de cuatro años, cuenta con un presupuesto total de 57,2 millones de dólares, financiado con 30 % de aporte nacional y 70% de crédito del BID (Préstamo 1475/OC-CH). Las partidas presupuestarias anuales son las consideradas en la Ley de Presupuestos del sector público, para el año 2004 incluye Mill$ 8.477 (Subdere, Provisión FNDRElectrificación Rural, partida 33.87.004). De acuerdo con los propósitos del Programa se contempla el financiamiento para: a) subsidios estatales en extensión de redes eléctricas y b) proyectos de autogeneración eléctrica. La Subdere será el organismo ejecutor con apoyo de la Comisión Nacional de Energía (CNE) y GOREs de las Regiones integradas al Programa Los procedimientos financiero contables aquí descritos corresponden a la relación Subdere GOREs, principalmente, y para los procesos de transferencia de fondos, licitaciones, ejecución de gastos e inversión y rendiciones de gastos. A continuación se presentan diagramas de flujos de los principales procesos -elaborados sobre la base de las normas y procedimientos del Programa-, y las instituciones nacionales y personas participantes en la ejecución y control de los proyectos del Programa. Los diagramas son: • Diagrama de Organismos Ejecutores, presenta los organismos responsables de la ejecución del Programa. • Solicitudes de Fondos y Transferencias de Subdere a GOREs, se refiere a peticiones según programas de caja de GOREs • Licitación Pública para la adquisición de Bienes, trata sobre el proceso para licitaciones para adquisición de bienes de montos menores o iguales a US$ 300.000, equivalentes en pesos. • Concurso Privado de Mérito y/o Precios, considera los procedimientos para concursos privados de firmas consultoras y consultores individuales, por mérito y/o precios • Rendiciones de gastos, contabilidad y auditoría, se refiere al flujo de información para las rendiciones de cuentas de contratistas a GOREs, UCRs y al nivel central 3 ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER SUBDERE División Desarrollo Regional UCP/UCR Programa PER Comisión Nacional de Energía ORGANISMOS EJECUTORES DEL PROGRAMA SUBDERE División Desarrollo Regional T R A N S F E R E N C I A S UCRs IV, IX, X D E GOREs Regiones de bajos indices electrificación D E F O N D O S R E N D I C I O N E S G A S T O S e PROYECTOS contratistas y consultores I N V E R S I Ó N EJECUCION DE GASTOS E INVERSION 4 ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER SUBDERE División Desarrollo Regional UCP/UCR Programa PER GOREs SOLICITUD DE FONDOS Y TRANSFERENCIAS DE SUBDERE A GOREs UCRs DO DAF TESGRAL DIPRES inicio - consulta program de caja - Solicita fondos Solicitud fondos - verifica petición - envia solicitud a DO - resume petición - consulta a Dipres -verifica ppto - Solicita a DAF - recibe petición - autoriza - formaliza petición de giro a Tesgral - verifica - efectua transferencia - Recepciona - Transfiere a GOREs - Informa a DO control control - Recepciona - contabiliza - usa fondos - rinde gastos a proceso R/Gtos 5 ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER SUBDERE D ivisión D e sa rro llo R egio nal U C P /U C R P rogram a P E R C ontra tistas P ro ve edores LIC ITA C IO N P U B LIC A P A R A A D Q U IS IC IÓ N D E B IE N E S - M onto s m enores de U S $ $ 3 00.0 00 - N orm as del pu nto 4.01 E stipula ciones E spe ciales del C ontra to de P réstam o y A nexo B sobre P ro ce so s de Licitación U T-U TE R GOREs UCRs B ID D escripciones in icio - elabora bases - prop one B ases licitació n no visa aprueba - invita, - publica - ve nde bases si B ases licitació n - com pran bases prepa ra n o ferta consultan presentan ofe rta ofertas oferta s - nom bra com is - ape rtura - verifa req uisito oferta s visa - Inform e d e a djud icación y - borrador de con trato no A p ru eba - A dju dica - contrata visa V isa e x-a nte revisa expost si copia cop ia - Firm a cont - en trega gtía contro l control con trol 6 ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER CONCURSO PUBLICO O PRIVADO DE MERITO Y/O PRECIOS - Recursos Humanos (firmas consultoras y consultores individuales) - Clausula 4.08 de Estipulaciones Especiales del Contrato y Anexo C sobre Consultores y Expertos SUBDERE División Desarrollo Regional UCP/UCR Programa PER Consultores Contratistas UT-UTER GOREs UCRs BID Descipción inicio - elabora base - propone Bases licitación no aprueba - invita o publica - envía bases - reciben bases preparan oferta consultan presenta oferta si Bases licitación ofertas ofertas Ofertas - sobre 1 - sobre 2 - nombra comis apertura verifica requis selecciona visa - revisión ex post - Informe de adjudicación y - borrador de contrato no Aprueba visa Sobre 2 si - Adjudica - contrata - devuelve sobre Nº 2 copia copia -contrato firmado y Gtía control control control 7 ________________________________________________________ Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PER SUBDERE D ivisió n D e sa rro llo R e g io n a l U C P /U C R P ro g ra m a P E R C o n tra tista s C o n su lto re s R E N D IC IO N E S D E G A S T O S , C O N T A B IL ID A D Y A U D IT O R IA U T -U T E R GOREs U C yP UCRs C G R -B ID in icio e je cu ta g a sto s R in d e cu e n ta s b o le ta s fa ctu ra s e sta d o d e pago F in V isa re n d icio n e s a rch V e rifica co n ta b iliza e n via a U C R a rch R e ce p cio n a o b ra te rm in a d a re cib e o b ra s -re cib e g tía s y d e vu e l a co n tra tista -C o n ta b iliza -d e vu e l g tía s V e rifica co n ta b iliza e n via a U C P R e cib e y ve rif R /G a sto s a rch R e ce p cio n a a n te ce d e n te s te rm in o o b ra s C o n so lid a y p re p in fo rm a B ID CGR p ro ce so d e a u d ito ría R e n cd ició n de g a sto s E sta d o s fin a n cie ro s a u d ita d o s B ID R e cib e R /G a sto s y EF a u d ita d o s F in gts 8