Tipología documental de las Administraciones Públicas

Tema 7: La tipología documental propia de las Administraciones públicas
La actividad administrativa tiene un carácter documental. Toda actividad de la administración tiene que dejar
un testigo: una función de constancia y una función de comunicación.
El soporte en el que se materializan los actos de la Administración, son los documentos. Los documentos son
la forma externa de representar la forma de la Administración, tienen dos funciones:
• De Constancia: El documento al constituirse en un soporte material asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas y se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de mostrar su
existencia, efectos, sus posibles errores y vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a
esas informaciones.
• De Comunicación: Los documentos administrativos son el medio de transmisión de los actos de la
Administración, y es un medio de transmisión que puede ser interno entre las unidades que componen
la organización Administrativa o externo como forma de comunicación de la Administración con los
ciudadanos.
Los documentos están condicionados por 4 elementos:
. Génesis: Los documentos nacen espontáneamente al gestionar el interés de las A.Públicas y por ello
constituyen la memoria de las actividades administrativas y de su sujeción a las normas.
. Contenido: Sirven de testimonio los documentos de los derechos y obligaciones de la Administración y los
ciudadanos, con una doble función:
• Servir de garantía y de justificación de la gestión adva.
• Servir como medio secundario de prueba.
• Carácter único: Cada documento constata un hecho jurídico único como consecuencia de una
actividad o trámite en un procedimiento administrativo.
• Carácter seriado: Los documentos administrativos se producen en serie a partir de un asunto desde
su inicio hasta su resolución reflejando secuencialmente las actuaciones del procedimiento
administrativo.
Los documentos Administrativos tienen que tener 3 características:
• Producción de efectos: Deben producir efectos tanto en la propia organización administrativa como frente a
terceros. No tienen porque ser efectos jurídicos.
• La emisión por un órgano advo: El productos debe ser no de los órganos de la Administración Pública y
debe estar expresamente facultado para realizar esa emisión.
• Validez de la emisión: Los documentos deben cumplir con unos requisitos formales y sustantivos según las
normas reguladoras de la Administración Pública.
Se suelen distinguir 3 tipologías específicas de documentos administrativos:
• Documentos generados por las Administraciones públicas para comunicarse con los administrados:
− Certificados: Documentos que aseguran la certeza de algún hecho bajo la responsabilidad de la persona de
la Administración Pública que los autoriza.
Son documentos que acrediten la existencia de una información para que sirvan como prueba legal. Son
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declaraciones de conocimiento que ponen de manifiesto una constancia en un expediente o en un archivo y
son documentos solemnes en los que quien realiza la certificación responde de su contenido.
• Notificaciones: Documentos por los que se comunica a los ciudadanos resoluciones y actos
administrativos que afecten a sus derechos e intereses. Tienen que dejar constancia de que se han
practicado.
• Resoluciones: Documentos que ponen fin a los procedimientos administrativos solucionando las
cuestiones planteadas en los expedientes y haciendo imposible su continuación.
• Acuerdos: Documentos de decisión que recogen decisiones unilaterales de órganos competentes
sobre iniciación y tramitación de procedimientos con carácter previo a las resoluciones, y que se
dictan previo informe o propuesta.
• Documentos generados por las Administraciones Públicas para comunicarse con otras Administraciones y
Organismos Públicos:
• Oficios: Documentos Administrativos rigurosos e informales para la comunicación de asuntos
oficiales. Son documentos para transmitir.
• Notas interiores: Documentos de transmisión menos formales, que se diferencian de los oficios por
el ámbito de actuación que normalmente es dentro de un órgano administrativo.
• Propuestas de resolución: Documentos que fundamentan el sentido de las resoluciones concretando
en forma de propuesta cual debe ser su orientación y que normalmente se elevan por un funcionario a
un nivel superior de decisión.
• Informes: Documentos que presentan sistemática o cronológicamente informaciones para que se
pueda juzgar y evaluar una resolución. Los emiten órganos o funcionarios distintos de los que vana
proponer o realizar la resolución. Son de distintos tipos: Preceptivos, Facultativos, vinculantes...
• Actas: Documentos solemnes que se redactan como constancia y para el control de actos,
circunstancias, hechos o acuerdos de reuniones oficiales celebradas por un órgano colegiado.
• Documentos generados por los administrados para dirigirse a la Administración Pública:
• Solicitudes: Peticiones formales que se dirigen por los ciudadanos a una autoridad a un organismo.
EJ: Instancia.
• Denuncias: Documentos en los cuales los ciudadanos voluntariamente o en cumplimiento de una
obligación legal, comunican unos hechos originando un procedimiento.
• Alegaciones: Documentos de aportación de informaciones y elementos de juicio en procedimiento,
que deben ser tenidos en cuenta para redactar la propuesta de resolución.
• Recursos: Documentos que expresan la disconformidad de los ciudadanos ante decisiones y
resoluciones de la Administración, son documentos que sirven de garantía a los ciudadanos para
poder enmendar o eliminar perjuicios.
• Cartas: Documentos de contenidos muy genéricos que dirigen por motivos personales los ciudadanos
o la Administración.
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