MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA
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CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.1/22 1. INTRODUCCIÓN El proceso de la contratación estatal en ejercicio de la función pública, exige por regla general, que todas las entidades realicen una oportuna programación de los gastos necesarios para el desarrollo de la labor misional que les ha sido encomendada. Esta programación permitirá a la entidad controlar la correcta ejecución de su presupuesto y atender con oportunidad las solicitudes que le presenten sus respectivos usuarios. A pesar de ello, dentro del giro ordinario de las operaciones de la entidad, pueden también presentarse situaciones totalmente imprevistas que conlleven a erogaciones de mínima cuantía las cuales por su urgencia requieren de un mecanismo ágil y oportuno, que respondan a las mismas. Para este efecto, la creación y adecuado uso de las CAJAS MENORES apunta al cumplimiento de este objetivo con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de las entidades. El presente manual define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la creación, operación, control y cancelación de una CAJA MENOR por parte del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA y sus Seccionales, de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha expedido. La elaboración del presente manual, se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la materia, y en especial la contenida en el Régimen de Contabilidad Pública, como herramienta indispensable para la uniformidad de los registros contables. 2. MARCO LEGAL La constitución, funcionamiento, manejo, legalización y reembolso de los gastos y legalización definitiva de las Cajas Menores para cada vigencia fiscal, estarán sujetas al estricto cumplimiento de las normas establecidas en el presente manual, y en especial: a) La ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios. Contratación administrativa pública. b) El Estatuto Tributario, en especial lo relacionado con la clasificación de los contribuyentes, sus obligaciones tributarias, su responsabilidad sobre el impuesto al valor agregado IVA, la aplicación del procedimiento de retención en la fuente y la obligación de exigir la inscripción tributaria en el RUT. c) Resolución anual del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería por la cual se realiza la apertura de las cajas menores del COPNIA y sus Seccionales. d) Las demás normas concordantes y complementarias de la materia, en especial las relacionadas con la aplicación de los principios de eficiencia, economía y transparencia, y la política de austeridad del gasto público. 3. DEFINICIÓN Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de la Entidad, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la administración del COPNIA. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.2/22 4. ALCANCE Las disposiciones contenidas en el presente manual son aplicables al Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA y sus Consejos Seccionales. Este procedimiento cubre el manejo y administración de la caja menor – gastos generales – adquisición de bienes y servicios de menor cuantía que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles en el COPNIA, los cuales en un momento dado puedan ser cubiertos con recursos de los fondos fijos de caja menor que la constituya. 5. CONSTITUCIÓN La caja menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Director General del Consejo, en la cual se indicará claramente su monto, la clase de gastos que se pueden realizar, la cuantía asignada a cada uno de ellos y el responsable de su manejo durante toda la vigencia. 6. ASPECTOS GENERALES 6.1 Destinación del dinero El dinero que se entregue a cada funcionario responsable del manejo de una caja menor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, podrá ser destinado única y exclusivamente para sufragar gastos que tengan el carácter de “urgente” y que estén autorizados según lo especificado en la Resolución de constitución de caja menores del Consejo para cada año y lo contenido en este manual. Se denominan gastos urgentes, aquellos que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que por lo tanto no son susceptibles de programación. Los demás gastos deben tramitarse en el Consejo Nacional por medio de un requerimiento de servicio o de suministro, según corresponda. No podrán pagarse con cargo a una caja menor gastos suntuarios o correspondientes a conceptos de adquisición de bienes ya definidos, erogaciones periódicas o permanentes. 6.2 Requisitos tributarios Antes de adquirir un bien o servicio con cargo a las cajas menores, el funcionario responsable de su manejo debe tener la certeza de que la persona natural o jurídica con quien va a establecer el vinculo comercial, cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, como son estar inscrito en el Registro Único Tributario RUT y expedir facturas o documento equivalente en caso pertenecer al Régimen Común del impuesto a las ventas. Por lo anterior, el responsable de caja menor siempre deberá solicitar a cada nuevo proveedor de bienes o servicios una copia del RUT, la cual se anexará al primer comprobante de caja menor que se elabore a nombre de dicho proveedor. Las áreas de contabilidad y presupuesto del Consejo se abstendrán de tramitar legalizaciones y reembolsos o legalizaciones definitivas de los gastos de las cajas menores cuando se omita este procedimiento. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.3/22 También es obligación de cada uno de los responsables de caja menor, el practicar los descuentos tributarios (retención en la fuente, retención por ICA y retención de IVA) en la adquisición de bienes y servicios cuando las normas fiscales así lo prevean. De no practicarse dichos descuentos, será el funcionario responsable de la caja menor quien asuma el pago de dichas retenciones además del monto de la sanción que ocasionaría la corrección de una declaración tributaria. Los descuentos tributarios siempre deberán quedar registrados en el respectivo comprobante de caja menor. Para efectos de la retención en la fuente, todas las compras que se hagan a un mismo proveedor durante un mismo mes, se sumaran a fin de determinar si hay lugar a deducción por retención en la fuente. En caso de que aplique la retención, ésta se deberá realizar sobre todos y cada uno de los pagos del mes, así estos individualmente no hayan estado inicialmente sujetos a retención. 6.3 Clasificación tributaria y requisitos de facturación Las personas naturales y jurídicas están clasificadas por la DIAN, para efectos del impuesto a las ventas, en contribuyentes del Régimen Simplificado y contribuyentes del Régimen Común. 6.3.1 Régimen Simplificado Las personas naturales o jurídicas clasificadas por la DIAN en el régimen simplificado, no son responsables del IVA y no están obligadas a expedir factura. Para soportar contablemente los gastos en que incurra el COPNIA, al adquirir con recursos de caja menor, bienes o servicios de personas inscritas en el Régimen Simplificado, solo se necesitará que el beneficiario del pago perteneciente al régimen simplificado firme el respectivo comprobante de caja menor expedido por la entidad. ver (ANEXO 1) - Comprobante de caja menor En el caso de que los responsables del Régimen Simplificado decidan expedir una factura de venta como documento soporte de las operaciones comerciales que realizan, esta deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios c. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. d. Fecha de su expedición. e. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. f. Valor total de la operación. g. No incluir ningún valor por concepto de IVA CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.4/22 6.3.2 Régimen Común Al Régimen Común pertenecen las persona naturales o jurídicas que son responsables del IVA y obligadas a expedir factura conforme los requisitos mínimos indicados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y que se transcriben a continuación: a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria o NIT del vendedor o de quien presta su servicio; c) Nombre y NIT del Consejo cuando se trate de facturas expidas por talonario; d) Numeración consecutiva de facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; h) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, i) Discriminación del IVA cobrado Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o maquina registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entiende cumplidos los requisitos de impresión previa. Igualmente debe indicarse en la factura, ya sea a través de medio mecánico, sello o manual, o estar preimpreso en la factura de venta, el número y la fecha de la Resolución de autorización de la DIAN, para el rango de la numeración habilitada. 7 PROCEDIMIENTO 7.1 Primer giro de caja menor: El giro que corresponde a la apertura de las cajas menores del COPNIA, se realizará una vez el Director General del Consejo haya suscrito la Resolución de Constitución de las Caja Menor del COPNIA y sus Seccionales, y que adicionalmente, el área de presupuesto haya emitido el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal para las cajas que se requiere abrir. Ningún responsable del manejo de caja menor podrá efectuar gastos con cargo a dicho fondo sin que antes se haya expedido la Resolución de cajas menores y se hayan girado por parte del área de Tesorería del COPNIA el dinero asignado. 7.2 Apertura del libro de caja menor: Con la recepción del primer giro de caja menor del año, el responsable del manejo de la caja menor deberá proceder a la apertura del libro y registrar diariamente en él las operaciones realizadas durante cada vigencia. El libro de caja menor se llevará utilizando el programa SICAME. Cuando se efectué un gasto con cargo a la caja menor, se debe registrar en el libro: Fecha El numero de comprobante CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.5/22 El beneficiario del pago Valor del gasto Valor de las deducciones Valor de los reembolsos (retiros efectivos de dinero) Saldo de la caja menor El libro de caja menor se imprime conforme se cierran las operaciones de cada mes. Finalizado el año este libro se remite el COPNIA Nacional junto con los documentos de legalización definitiva del fondo de caja menor. Con periodicidad mensual el responsable de caja menor debe hacer una copia de seguridad de los archivos correspondientes al programa SICAME. Finalizado el año y legalizado el fondo de caja menor, la última copia de seguridad deberá ser remitida al área de sistemas para custodia. 7.3 Destinación: El dinero asignado a las cajas menores debe destinarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto del COPNIA, que tengan el carácter de urgentes tal como quedo indicado en el numeral 6.1 de este manual y que además, correspondan a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución. 7.4 Prohibiciones: No se podrán realizar con cargo a las cajas menores, las siguientes operaciones: 1) Fraccionar compras de un mismo elemento; 2) Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes al COPNIA; 3) Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito; 4) Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones; 5) Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén de la entidad. 6) Cambiar cheques o efectuar prestamos, 7) Pagar gastos que no tengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como RUT, facturas, recibos de registradora, recibos de caja, etc. 8) Acumular reembolsos. 7.5 Monto de los gastos: Los gastos realizados no podrán superar los montos autorizados por cada rubro en la Resolución de Constitución; esto significa que cada vez que se solicite legalización y/o reembolso de los mismos, el valor máximo por cada rubro es el autorizado en la Resolución de Constitución de la respectiva caja menor. En caso de que las facturas de servicios públicos superen el monto establecido para su pago por caja menor, deberán remitirse oportunamente al COPNIA para su correspondiente trámite de pago a través del Nacional. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.6/22 Mientras es recibido el dinero del reembolso de caja menor, sólo será posible ejecutar gastos por el saldo que hubiere disponible en cada rubro al momento de generar la solicitud de reembolso. 7.6 Autorización de los gastos: El responsable de caja menor autorizará los gastos a efectuarse, para lo cual pondrá su visto bueno en cada uno de los comprobantes de caja menor. 7.7 Los comprobantes: Los comprobantes de caja menor llevarán una numeración consecutiva y serán consistentes con las fechas, valores, cuantías y objeto de las facturas o cuentas que soporten el gasto. El modelo del comprobante a utilizar para efectos de soportar los gastos de caja menor deberá siempre corresponder al establecido en el (ANEXO 1) de este manual (Comprobante de caja menor). En todos los casos, el comprobante de caja menor deberá elaborarse con el nombre, razón social y NIT de la persona o establecimiento donde se hizo la compra o se adquirió el servicio. Para compras realizadas a responsables del Régimen Común, el soporte idóneo lo constituirá la factura de venta expedida por el vendedor mediante talonario, computador o máquina registradora. El funcionario del COPNIA que realizó el gasto deberá firmar el comprobante y anexar la factura correspondiente. Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del régimen común, siempre deberá detallarse en el comprobante de caja menor, el valor del IVA correspondiente a la compra. El IVA que se registre en cada comprobante de caja menor deberá corresponder exactamente al valor del impuesto que aparece liquidado en la factura de venta respectiva. No se podrán aceptar facturas de venta de responsable del régimen común en donde no aparezca discriminado el valor del IVA. Los pagos de administración de propiedad horizontal que se realicen por caja menor, se soportarán con el respectivo recibo de caja emitido por parte de la administración del edificio, ya sea que el pago se realice en efectivo o a través de consignación en cuenta bancaria. En el caso de los servicios públicos, se entenderá realizado el pago si en la factura correspondiente aparece el sello o timbre de la entidad bancaria que recauda el valor del servicio. En caso de que el pago sea realizado a través de canales de recaudo diferentes a los bancos (puntos del Baloto, Supermercados, puntos de pago electrónico, etc,), siempre necesario adjuntar al comprobante el recibo de pago expedido por dichos sistemas. Para efectos de legalizar los gastos por servicio telefónico, es necesario siempre anexar al comprobante de caja menor, además de la factura del teléfono, el formato de “Control de Llamadas” (ANEXO 5) debidamente diligenciado, por medio del cual el responsable de caja menor autoriza a los funcionarios del seccional la realización de llamadas de larga distancia y a teléfonos celulares. Para el caso de la larga distancia CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.7/22 las llamadas que requieren autorización son aquellas que superen los 10 minutos de duración, inclusive si son a otras oficinas del COPNIA a nivel nacional. Las llamadas a celular deben ser autorizadas en su totalidad. Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del Régimen Simplificado o de personas naturales no comerciantes, el comprobante de caja menor se asimilará a un documento equivalente a una factura de venta y se convertirá en el soporte contable y tributario valido para este tipo de transacciones. No será necesario adjuntar ningún otro documento a este comprobante y bastará con que el mismo contenga la totalidad de la información que describe la adquisición y se encuentre firmado con número de cédula por el vendedor inscrito en el RUT, en señal de aceptación y como prueba del pago. En caso de que el responsable del Régimen Simplificado emita factura por la venta de bienes o servicios al COPNIA, esta deberá cumplir con todos los requisitos del numeral 6.3.1 de este manual, anexándose al comprobante de caja menor del que sirva de soporte contable, siendo necesario también en este caso que el vendedor firme dicho comprobante como prueba del pago realizado por el COPNIA. Los gastos de transporte reconocidos a funcionarios del COPNIA serán legalizados con la firma del comprobante correspondiente por parte del mismo funcionario. El gasto en transporte de taxi sólo está autorizado para personal del nivel profesional y excepcionalmente, del nivel técnico, si este ha sido autorizado por el jefe inmediato. Los transportes correspondientes a divulgación deben presentar el radicado del proceso en el sistema Work Flow (DI). En el caso de las reuniones técnico administrativas sólo se legalizarán dichos gastos si están soportados con factura de venta que cumpla los requisitos en este manual. Cabe recordar que para cada transacción se debe utilizar un comprobante de caja menor, el cual se diligenciará en su totalidad al momento de la compra o el gasto. Su numeración debe iniciarse con el comienzo de cada vigencia y su corte deberá coincidir con el último gasto del año. Cuando el comprobante de caja menor este soportado por factura o cuenta de cobro, se deberá registrar siempre en el detalle del comprobante el número de la factura o cuenta de cobro que se está pagando. Igualmente si el pago es de frecuencia periódica, ejemplo servicios públicos o administración, se deberá registrar adicionalmente el mes al cual corresponde el pago. El diseño de los comprobantes de caja menor estará a cargo del COPNIA. Los comprobantes de caja menor serán impresos de acuerdo con el modelo del programa SICAME, en original que servirá de soporte a los reembolsos que se efectúen. 7.7.1 Comprobantes provisionales de caja menor: La entrega de adelantos en dinero a funcionarios del Consejo, que tengan por objeto ejecutar compras o pagar servicios con fondos de la caja menor, estará soportada por comprobantes provisionales de caja menor hasta tanto no exista un comprobante definitivo que legalice la adquisición y cuente con soporte idóneo. El comprobante deberá estar CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.8/22 firmado por quienes entregan y reciben el dinero, y podrá ser elaborado en computador o corresponder a una forma preimpresa. 7.8 Manejo de fondos: Los fondos de caja menor del COPNIA se manejaran en efectivo, a excepción de los casos en los cuales el Consejo determine que por seguridad sea mejor hacerlo a través de una cuenta corriente. Los responsables del manejo de cajas menores en el COPNIA velaran por resguardar en forma segura los fondos y soportes de la caja menor. 7.9 Legalización y reembolso: Los reembolsos se tramitaran de acuerdo con la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto autorizado de cada rubro presupuestal y podrán solicitarse al finalizar el respectivo mes o cuando se haya consumido como mínimo un 70% de alguno o de todos los rubros presupuestales afectados, lo que ocurra primero. Se deberán reportar todos los gastos realizados hasta el momento del reembolso, con el fin de efectuar un corte de numeración y de fechas. Todo reembolso deberá contener solamente recibos de caja menor del mismo mes en que es generado. No podrán existir reembolsos que tengan recibos que cobijen compras o pagos de dos meses diferentes. Los reembolsos de cierre de mes deberán remitirse obligatoriamente al Consejo Nacional el último día hábil del respectivo mes, para efectos de cumplir con los cronogramas de cierre de los proceso presupuestal y contable del COPNIA. Los reembolsos de periodos intermedios del mes se enviarán al Consejo Nacional al día hábil siguiente a la fecha de elaboración del último comprobante de caja menor que esté relacionado, sin que dicha fecha de envío supere el día 23 de cada mes. 7.9.1 Para la legalización y reembolso se deben cumplir los siguientes requisitos: 1) Que los gastos relacionados con la caja menor hayan sido realizados después de haberse constituido la caja menor según la vigencia de la Resolución de cajas menores firmada por el Director General y, que el Consejo haya girado el valor correspondiente para iniciar operaciones. 2) Que se haya elaborado un cuadro donde se relacionan los gastos de caja menor (Ver aplicación SICAME) (ANEXO 2). 3) Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales y códigos contables de acuerdo a los autorizados en la Resolución de constitución de cajas menores. 4) Que los documentos soportes presentados sean los originales y se encuentren firmados por los beneficiarios del pago, con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT. 5) Que los comprobantes de caja menor estén diligenciados en su totalidad, de acuerdo con el formato establecido en este manual.(ANEXO 1). CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.9/22 6) Que la fecha del comprobante de gastos corresponda a la vigencia fiscal que se esta legalizando y al periodo del reembolso que se esta tramitando. 7.9.2 La legalización definitiva: La legalización definitiva de las cajas menores constituidas para la vigencia fiscal, se hará antes de finalizar el respectivo año, cumpliendo estrictamente con la fecha de cierre establecida por la Subdirección Administrativa y Financiera para este efecto. También se deberá hacer legalización definitiva del fondo de caja menor cuando el Consejo decida retirar dicho fondo de un seccional. Cuando se vaya a legalizar definitivamente la caja menor, los responsables del manejo de las mismas, deberán reintegrar el dinero no utilizado efectuando una consignación a favor del COPNIA en la cuenta No. 171-571700-85 de Bancolombiasucursal Chapinero- y utilizar el (ANEXO 2) para reportar los gastos de la legalización definitiva, discriminados estos por rubros presupuestales y códigos contables según corresponda. En este caso, los rubros autorizados podrán reportarse por debajo del 70% de su consumo. Adicionalmente, se deberá hacer un acta de cierre definitivo del fondo fijo de caja menor para la vigencia correspondiente, siguiendo para tal fin el modelo de actas aprobado en el Manual de Correspondencia y Archivo (ANEXO4). Para poder dar trámite a la legalización definitiva, se adjuntara el original de las facturas que soportan el gasto junto con sus respectivos comprobantes de caja menor, formatos debidamente diligenciados y la respectiva consignación, si hubiera lugar a ello. Adicionalmente, también se deberá adjuntar el listado del consumo anual de elementos y útiles de papelería, así como el original de libro de caja menor. El libro de caja menor reposará junto con los documentos correspondientes al cierre del fondo y el listado de elementos será trasladado al Técnico de Almacén y Servicios Generales, para efectos de consolidación de la información de los consumos del año de este tipo de elementos. El funcionario encargado del manejo de la caja menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de la legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar. 7.10 Cambio de responsable: Cuando se cambie el responsable de una caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha. Cuando el responsable del manejo de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, se encargará a otro funcionario temporalmente de su manejo, para lo cual solo se requiere de la entrega de fondos y documentos mediante arqueo de fondos, el cual debe quedar registrado en acta de acuerdo con el modelo establecido CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.10/22 (ANEXO 3) y firmada por los dos funcionarios que intervinieron en el recibo y la entrega de la misma. Del buen manejo de la caja menor y del cumplimiento de las normas, depende la prontitud de los diferentes trámites que tiene lugar para realizar los reembolsos correspondientes. 8 SOPORTE PRESUPUESTAL 8.1 Conceptos, rubros presupuestales y códigos contables a utilizar Los rubros presupuestales autorizados para el manejo y funcionamiento de las cajas menores autorizadas por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA para cada vigencia fiscal se encuentran especificados en la resolución de constitución, tanto para el COPNIA, como para sus seccionales. A continuación se hace un desglose de los rubros autorizados para el manejo de las Cajas Menores del Consejo: Rubro Presupuestal: 2.1.02.01 Adquisición de Bienes Corresponde a la compra de bienes muebles y servicios destinados a apoyar el desarrollo de la actividad de la entidad. Por este concepto se incluyen: Rubro Presupuestal: 2.1.02.01.01 Materiales y Suministros Adquisición de bienes fungibles de consumo final que no se deben inventariar por las diferentes dependencias y no son objeto de devolución. Por este rubro se deben incluir repuestos y accesorios, elementos de aseo y cafetería, empaste de libros, reuniones técnico administrativas, fotocopias y útiles y papelería de acuerdo con lo especificado en la siguiente lista, siempre y cuando dichos elementos no se encuentre disponibles en el almacén de la entidad. CODIGO 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 - 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 DESCRIPCION - 000001 000002 000003 000004 000005 000006 000007 000008 000009 000010 000011 ALMOHADILLA PARA SELLOS BANDAS DE CAUCHO - CAJA BISTURI BLOCK CARTA BOLIGRAFO TINTA NEGRA BOLIGRAFO TINTA ROJA BORRADOR DE NATA BOXER - FRASCO CASETTE GRABADORA PERIODISTA CD 700 MB CINTA ADHESIVA PARA CAJAS CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR CODIGO 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 - 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 DESCRIPCION - 000012 000013 000014 000015 000016 000017 000019 000020 000021 000022 000025 000026 000027 000028 000030 000035 000039 000040 000041 000042 000044 000045 000046 000047 000049 000050 000051 000052 000053 000054 000057 000058 000059 000060 000061 000062 000064 000065 000066 000068 000069 000070 CINTA ADHESIVA TRANSPARENTE 12 mm CLIPS PEQUEÑOS - CAJA CLIPS TIPO MARIPOSA - CAJA PEGANTE LIQUIDO COLBON CORRECTOR LIQUIDO - FRASCO CORRECTOR LIQUIDO - TIPO LAPIZ CUADERNO ARGOLLADO CUADRICULADO PEGANTE EN BARRA PEQUEÐO GANCHO LEGAJADOR PLASTICO REPUESTOS BISTURI GANCHO LEGAJADOR - METALICO CAJA GRAPAS PARA COSEDORA - GRANDES GRAPAS PARA COSEDORA - PEQUEÑAS LAPIZ NEGRO MARCADOR GRUESO PEGANTE EN BARRA GRANDE REFUERZOS ADHESIVOS RESALTADOR - COLORES ROLLO FOTOGRAFICO X 12 SACAGANCHOS SEPARADOR EN POLIETILENNO - 5 COLORES TACONOTAS POS-IT PEQUEÐO TIJERAS TINTA PARA SELLOS SELLOS DE OFICINA ACETATOS HUMEDECEDOR DE DEDOS PAPEL CARBON X HOJAS BLOCK OFICIO BOLSA PLASTICA CON CIERRE ESFERO TIPO ROLLER -NEGRO CARNETS FUNCIONARIOS CAJA DE CARTON MEDIANA TACO NOTAS - PAPEL REGLA PLASTICA DE 30 CM CHINCHES - CAJA PAPEL PERIODICO X PLIEGOS TAJALAPIZ PEQUEÑO MICROPUNTA HUELLERO PILAS DOBLE A (AA) BORRADOR TIPO LAPIZ Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.11/22 CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR CODIGO 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 012 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 - 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0002 0002 0002 0003 0003 0003 0003 0003 0001 0001 0001 0001 0001 0001 0002 0002 0002 0002 0002 0002 0002 0002 0002 0002 0003 0003 0003 0003 0003 0003 0003 0003 0003 0003 0003 Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.12/22 DESCRIPCION - 000072 000083 000091 000093 000098 000100 000104 000001 000002 000012 000009 000010 000012 000014 000015 000002 000003 000004 000005 000007 000009 000001 000002 000003 000004 000005 000006 000008 000009 000015 000017 000001 000002 000003 000004 000005 000007 000012 000013 000014 000016 000017 CARTON CORRUGADO - PLIEGO PILAS TRIPLE A (AAA) LIMPIATIPOS - PASTA HOJA PLASTICA PROTECTORA SEPARADORES DE CARTULINA BOLIGRAFO COLORES GANCHOS PARA EXPEDIENTE DEMANDA ARCHIVADOR A-Z CARTA ARCHIVADOR A-Z OFICIO CARATULAS - EXPEDIENTES DEMANDAS PAPEL CARTA BLANCO 75GR - RESMA PAPEL OFICIO BLANCO 75GR - RESMA PAPEL TERMICO FAX - ROLLO 30 MT SOBRE MANILA CARTA SIN/M SOBRE MANILA OFICIO SIN/M FIBRA LIMPIADORA- ESPONJA VERDE LIMPION EN TOALLA PAÑO ABSORVENTE DE MESA PAÑO TELA LIMPIA PISO PAPEL HIGIENICO -ROLLO SERVILLETAS-CAFETERIA AMBIENTADOR AEROSOL HIPOCLORITO DESINFECTANTE (DECOL O CLOROX) JABON LIQUIDO LOZA DETERGENTE POLVO JABON BARRA JABON LIQUIDO PARA MANOS LIMPIADOR DESINFECTANTE - FABULOSO LIMPIAVIDRIOS VARSOL GALON CERA EMULSIONADA ESPECIAL PARA PISO LAMINADO BALDE PLASTICO BOLSA PARA DESPERDICIO GRANDE CHURRUSCO DE BAÑO ESCOBA GUANTES - BAÐO MECHA PARA TRAPERO CHUPA PARA BAÑO RECOGEDOR DE BASURA TRAPERO GUANTES - BLANCO - ARCHIVO TAPABOCAS CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR CODIGO 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 014 - 0003 0003 0003 0004 0004 0004 0004 0004 0004 0005 0005 0005 0005 0005 0005 0005 0005 0005 CODIGO PRESUPUESTAL 2.1.02.01.01 2.1.02.01.01 2.1.02.01.01 2.1.02.01.01 2.1.02.01.01 2.1.02.01.01 2.1.02.01.01 Rubro Presupuestal: Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.13/22 DESCRIPCION - 000032 000033 000034 000001 000002 000003 000010 000011 000014 000002 000003 000004 000005 000007 000012 000016 000018 000019 BOLSA PARA BASURERA BOLSA PARA BAÐOS BOLSA PARA COCINA AROMATICAS EN CAJA AZUCAR SOBRE CAFE MOLIDO GARRAFON DE AGUA AZUCAR GRANNULADA FILTRO PARA CAFE ALCOHOL ANTISEPTICO 750CC CURAS X CAJA 100 UNIDADES GASA 3 X 3 ISODINE 120 CC ESPARADRAPO - ROLLO PARCHE OCULAR SULFATO DE PLATA - CREMA 15 GRM SOLUCION SALINA BAJALENGUAS - PALETA CONCEPTO CODIGO CONTABLE MATERIALES Y SUMINISTROS 51-11-14 UTILES Y PAPELERIA 51-11-14-02-01 EMPASTE DE LIBROS 51-11-14-02-02 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 51-11-14-02-03 ELEMENTOS REUNIONES TECNICAS 51-11-14-02-04 REPUESTOS ACCESORIOS Y 51-11-14-05 SIMILARES FOTOCOPIAS 51-11-22-01 2.1.02.02. Adquisición de Servicios Corresponde al pago que se hace a una persona natural o jurídica por la prestación de un servicio que complementa el desarrollo de las funciones de la entidad y permiten mantener y proteger los bienes que son de su propiedad o están a su cargo. Por este concepto se incluyen: Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.07 Servicios Públicos Corresponden a erogaciones por concepto de servicios de acueducto y alcantarillado, recolección de basuras, energía, teléfonos y demás servicios públicos domiciliarios. También se pueden incluir por este rubro su instalación y traslado. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR CODIGO PRESUPUESTAL 2.1.02.02.07 2.1.02.02.07 2.1.02.02.07 2.1.02.02.07 2.1.02.02.07 Rubro Presupuestal: CONCEPTO SERVICIOS PÚBLICOS ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ASEO ENERGIA ELECTRICA TELEFONO Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.14/22 CODIGO CONTABLE 51-11-17 51-11-17-01-01 51-11-17-01-02 51-11-17-02 51-11-17-03 2.1.02.02.15 Mantenimiento Los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes inmuebles, muebles y equipos. En este rubro se debe incluir la reparación de equipos, mantenimiento de computadores y equipos de oficina, mantenimientos o mejoras de las instalaciones u oficinas, además de las cuotas de administración de las oficinas del COPNIA que se encuentran en Régimen de Propiedad Horizontal. CODIGO CONCEPTO PRESUPUESTAL 2.1.02.02.15 ADMINISTRACIÓN 2.1.02.02.15 INMUEBLES 2.1.02.02.15 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 2.1.02.02.15 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN Rubro Presupuestal: CODIGO CONTABLE 51-11-11-01 51-11-15-01 51-11-15-04 51-11-15-08 2.1.02.02.05 Comunicaciones y Transporte Se cubren por este rubro los gastos tales como mensajería, correo, uso de cabina telefónica, alquiler de servicios en café internet, compra de tarjetas prepago, alquiler de líneas, embalajes y acarreo de elementos. Así mismo se incluyen los pagos correspondientes al servicio de Internet que no se contrate directamente por parte del COPNIA Nacional. CODIGO CONCEPTO PRESUPUESTAL 2.1.02.02.05 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 2.1.02.02.05 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS 2.1.02.02.05 SERVICIO DE CABINA TELEFONICA FAX O CAFÉ 2.1.02.02.05 TAXIS Y BUSES 2.1.02.02.05 TARJETAS PREPAGO 2.1.02.02.05 ACARREOS Y EMBALAJES 2.1.02.02.05 PARQUEADERO 2.1.02.02.05 SUSCRIPCIONES A INTERNET CODIGO CONTABLE 51-11-23-01 51-11-23-01-01 51-11-23-01-02 51-11-23-01-03 51-11-23-01-04 51-11-23-01-05 51-11-23-01-06 51-11-23-02 CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.15/22 9. SOPORTE CONTABLE Para el manejo de la caja menor se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además deben estar tramitados con letra legible o a maquina, como tampoco podrán alterarse los asientos en el libro de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, ni hacerse raspaduras; no deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o mutilarlas. 10. MEDIDAS DE SEGURIDAD - Salvaguardar en un lugar de acceso restringido los fondos destinados para caja menor y sus comprobantes. - Utilizar los fondos destinados para los gastos por caja menor de acuerdo con las instrucciones impartidas. - Contabilizar y registrar correctamente las operaciones presuspuestales y contables. - Dar cumplimiento a la Resolución de constitución y manejo. - Llevar el libro auxiliar de caja menor con las columnas necesarias para proveer la información relacionada con la fecha de las operaciones, los giros recibidos, concepto de los egresos, número de los comprobantes y saldos disponibles por cada rubro. 11. CONTROLES En procura de un manejo eficiente de la caja menor, se establecen parámetros que permitan al responsable de la misma y a la entidad proteger los recursos de la nación. Estos controles son previos y posteriores, entre los que se encuentran: - Numeración de comprobantes y reembolsos en orden consecutivo - Control del libro de caja menor - Arqueos sorpresivos y periódicos, por algún delegado - Cada responsable deberá controlar los avances de efectivo, la legalización de los dineros y responder por los fondos entregados - Control posterior de la Contraloría General de la República. 12. RECOMENDACIONES CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.16/22 Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el buen manejo de la caja menor: - Solicitar la asesoría necesaria al área de contabilidad del Consejo, cuando se presenten dudas respecto del manejo de la caja menor para la adquisición de bienes o servicios. - Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos. - Resguardar adecuadamente los fondos de la caja menor. 13. RESPONSABILIDADES El mal manejo de la caja menor conlleva las siguientes responsabilidades: - Administrativa Fiscal y pecuniaria, según sea el caso En todo caso, cuando se presente una irregularidad en el manejo de la Caja Menor, el funcionario conocedor de la misma, informará a la Dirección General siguiendo el conducto regular. Cada responsable del manejo de caja menor deberá asegurar la calidad de la información que se registra en los respectivos comprobantes de caja menor, tratándose de fechas, conceptos de gasto, descripción de la operación, valor o monto de las mismas y/o valor o monto de los impuestos y deducciones. Las sanciones o multas en las cuales pudiera incurrir el COPNIA por falta de oportunidad en el envío de reembolsos, baja calidad en el registro de información en los comprobantes o errores en la práctica de deducciones tributarias, corren bajo responsabilidad de quien no asegura la calidad de los registros contables y/o presupuestales de la entidad desde el mismo momento en que se reciben los documentos soportes y se elaboran comprobantes de registro de operaciones. 14. ARQUEOS Es una herramienta que permite controlar el manejo de los fondos autorizados para adquirir bienes y servicios de carácter urgente. Para el registro del arqueo se debe utilizar el formato de “Acta de Arqueo de Caja menor” (ANEXO 3). Cada vez que se haga un reembolso o un arqueo sorpresivo se debe hacer el examen del libro de caja menor, registros y soportes y del dinero en efectivo, con el fin de establecer el saldo real a la fecha del procedimiento. Una vez efectuada la diligencia sorpresiva, se debe levantar un acta firmada por las partes que intervinieron en ella. La firma del reembolso de caja menor también se considera evidencia del arqueo. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.17/22 15. CONTROL COMPRAS DE UTILES Y PAPELERÍA Se efectuará a través del software elaborado por sistemas con el fin de llevar un control más riguroso de las compras de útiles y papelería, que realice el COPNIA o cualquiera de sus Seccionales. En adelante los responsables deberán registrar los elementos que se adquieran por estos rubros. En el caso de elementos no autorizados deberán solicitar telefónicamente el código a contabilidad para su registro. 16. ANEXOS ANEXO 1. Comprobante de caja menor Este formato se diligencia en el momento de hacer la compra y el pago; su numeración se realiza de acuerdo al orden de las compras. La imputación presupuestal consiste en registrar el rubro que se esta afectando y debe estar soportado por el original de la factura, comprobante de compra del bien o servicio aceptado por el vendedor, formato que debe ser visado por el responsable; así mismo el beneficiario debe firmarlo en el momento de recibir el pago, cuando esta condición aplique. CASILLA 1. COMPROBANTE DE CAJA MENOR No____. En este campo debe aparecer el número consecutivo a partir del número uno (1) en caso de iniciar el año o, el número consecutivo que corresponda al implantar este procedimiento en cada seccional, y se irán utilizando de acuerdo con el orden de las compras hasta su legalización definitiva; es decir, que si la primera solicitud de reembolso termina por ejemplo en el número treinta (30), la siguiente solicitud debe iniciar con el número treinta y uno (31). Cuando se inicie una nueva vigencia, la numeración debe comenzar nuevamente desde el número uno (1) CASILLA 2. FECHA. En este campo se registra la fecha de la compra del bien o servicio y debe coincidir con la fecha de la factura en los casos de compras al Régimen Común o, con la fecha real del gasto cuando se compre a responsables del Régimen Simplificado o la fecha del gasto de transporte. CASILLA 3. IDENTIFICACIÓN DEL CONSEJO Y EL SECCIONAL. Corresponde al nombre del COPNIA y el del Seccional que genera el comprobante de caja menor. CASILLA 4. PAGÓ A - NIT o C.C. Corresponde al nombre o razón social de la empresa o persona natural proveedor de los bienes o servicios, al igual que el número de identificación. El nombre y número de identificación debe coincidir con la factura en los casos en que esta sea expedida. CASILLA 5. CÓDIGO. En esta casilla se debe anotar el código y/o cuenta del rubro al cual se imputa el gasto, según lo autorizado en la Resolución de Constitución de cajas menores correspondiente y lo descrito en el numeral 8.1 de este manual. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.18/22 CASILLA 6. CANTIDAD. Esta casilla se refiere al volumen de bienes o servicios adquiridos en cada transacción. CASILLA 7. CONCEPTO. Descripción breve del bien o servicio adquirido. Lo anterior incluye obligatoriamente el número de factura o cuenta de cobro que se paga y el periodo al que corresponde el pago en el caso de servicios periódicos como los servicios públicos o la administración. CASILLA 8. VALOR. Se registra el valor total de la factura, en números, incluido IVA si se trata de adquisiciones efectuadas a responsables del Régimen Común o, el valor total del gasto si se trata de compras efectuadas a responsables del Régimen Simplificado. En caso de adquisiciones sobre las cuales se deba practicar retenciones por impuestos este valor corresponderá al total menos el valor de las retenciones. CASILLA 9. TOTAL. Corresponde al total de la sumatoria de los ítems adquiridos y registrados en el comprobante de caja menor, incluido el IVA. CASILLA 10. VALOR ANTES DE IVA. En las adquisiciones de bienes y servicios a responsables del Régimen Común, se refiere al valor bruto compra antes de adicionar el IVA. CASILLA 11. IVA. Impuesto al Valor Agregado (IVA) que aparece registrado en las respectivas facturas de venta expedidas por los responsables del Régimen Común. CASILLA 12. TOTAL IVA INCLUIDO. Sumatoria total de las casillas 10 y 11. CASILLA 13. RETEFUENTE. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto de renta en los casos que aplique. CASILLA 14. RETEICA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto de industria y comercio en los casos que aplique. CASILLA 15. RETEIVA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto al valor agregado (IVA) los casos que aplique. CASILLA 16. NETO. Valor neto pagado al vendedor una vez descontadas las retenciones de impuestos. CASILLA 17. SON. Se registra el valor de los ítems, en letras, incluido IVA si se trata de adquisiciones efectuadas a responsables del Régimen Común o, el valor total del gasto si se trata de compras efectuadas a Responsables del Régimen Simplificado. CASILLA 18. FIRMA O Vo. Bo. DEL RESPONSABLE DE CAJA MENOR. Debe estar firmado por la persona que tiene a cargo el manejo de la caja menor de conformidad con la Resolución de constitución o su respectiva modificatoria, si existiese. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.19/22 CASILLA 19. FIRMA O SELLO DEL BENEFICIARIO. Cuando se trate de Responsables del Régimen Simplificado, debe firmar la persona que recibió el pago por la transacción comercial, indicando en la parte inferior del recuadro el número de su documento de identidad. En los casos que se adquieran bienes o servicios de personas pertenecientes al Régimen Común, el comprobante deberá llevar anexa la factura que identifica plenamente el gasto y deberá estar firmado por el funcionario que lo realizó. ANEXO 2. Relación de comprobantes de caja menor Los datos que deben ser registrados en este formato y que se explican a continuación, deben coincidir exactamente con los datos anotados en los comprobantes de caja menor. CASILLA 1. SECCIONAL. Se debe indicar el nombre del Seccional que esta ejecutando los gastos de caja menor. CASILLA 2. CIUDAD. Se debe indicar cual es la ciudad donde se ubica el Seccional que ejecuta los gastos de caja menor. CASILLA 3. REEMBOLSO DE GASTOS O LEGALIZACIÓN DEFINITIVA. Se debe marcar con una equis (x) según corresponda a un reembolso ordinario o a la legalización definitiva de gastos. CASILLA 4. NUMERO. Si se trata de un reembolso de gastos, se debe llenar la casilla con el número consecutivo de reembolso que corresponda. CASILLA 5. COMPROBANTES. Relacionar de que número a qué número de comprobante están incluidos en el reembolso. CASILLA 6. PERIODO A LEGALIZAR. Se debe indicar la fecha del primero y ultimo comprobante de caja menor, que harán parte del reembolso o la legalización a tramitar. CASILLA 7. PRESUPUESTO. Corresponde al monto total autorizado en la Resolución de apertura de caja menor, distribuido por rubros presupuestales. CASILLA 8. EJECUTADO. A esta columna se debe trasladar el valor total ejecutado por rubro que se desprenda de la relación de gastos de caja menor del periodo, sin incluir retenciones tributarias. CASILLA 9. TOTAL. Se debe totalizar en esta fila la columna 8. CASILLA 10. TOTAL CON RETENCIONES. Valor neto de los gastos una vez se han restado las retenciones tributarias. CASILLA 11. EFECTIVO EN CAJA. Se debe indicar el monto de efectivo que quedo disponible al momento de realizar el reembolso. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.20/22 CASILLA 12. RUBRO Y DESCRIPCCIÓN. Se debe anotar el rubro presupuestal al cual corresponde el gasto, de acuerdo con la codificación contenida en este manual y su descripción. CASILLA 13. CUENTA Y DECRIPCCIÓN. Número y descripción de la cuenta relacionada con los comprobantes. CASILLA 14. NUMERO DE RECIBO. En este campo se debe indicar el número del comprobante de caja menor y su relación se hará en forma consecutiva pero en todo caso, teniendo en cuenta el rubro presupuestal al que corresponda CASILLA 15. FECHA. En este campo se registra la fecha de la compra del bien o servicio, la cual debe coincidir con la fecha de la factura en los casos que la negociación se haga con responsables del régimen común o, la fecha del gasto cuando se trate de operaciones realizadas con el responsables del Régimen Simplificado. CASILLA 16. BENEFICIARIO. Corresponde al nombre del beneficiario del pago de acuerdo con la información del RUT. CASILLA 17. C.C. o N.I.T. Corresponde al número de identificación del beneficiario del pago de acuerdo con la información del RUT. CASILLA 18. BASE. Corresponde al valor de la compra antes de IVA. CASILLA 19. IVA. Corresponde al valor del IVA facturado por los responsables del Régimen Común y que aparece registrado en la respectiva factura de venta. CASILLA 20. VALOR. Corresponde al monto total del gasto efectuado. CASILLA 21. RETEIVA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto al valor agregado (IVA) los casos que aplique. CASILLA 22. RETEFUENTE. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto de renta en los casos que aplique. CASILLA 23. RETEICA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto de industria y comercio en los casos que aplique. CASILLA 24. VR.(-)RET. Valor neto pagado al vendedor una vez descontadas las retenciones de impuestos. CASILLA 25. TOTAL CUENTA. Corresponde a la suma de todos los comprobantes que integran una misma cuenta. CASILLA 26. TOTAL RUBRO. Corresponde a la sumatoria de todos las cuentas que componen un mismo rubro presupuestal. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.21/22 CASILLA 27. CANTIDAD DE COMPROBANTES. Se debe indicar el número de comprobantes que se relacionan en el reembolso. CASILLA 28. TOTAL GASTO. Corresponde a la sumatoria total de los rubros que componen la relación de gastos y que en definitiva indica el monto total a rembolsar desde el punto de vista presupuestal. CASILLA 29. TOTAL NETO. . Corresponde a la sumatoria total de los rubros que componen la relación de gastos, descontadas las retenciones tributarias. CASILLA 30. ELABORÓ. Debe indicar el nombre completo y la firma de quien elaboró la relación. Se debe indicar también, la fecha en que se elaboró el reembolso. CASILLA 31. APROBÓ. Debe indicar el nombre completo y la firma del responsable de la caja menor. Se debe indicar también, la fecha en que se aprobó el reembolso. CASILLA 32. REVISÓ. Esta casilla la diligencia el revisor del COPNIA en las oficinas de Bogotá y pone la fecha en que se efectúa dicha revisión. ANEXO 3. Acta de arqueo de caja menor El acta de arqueo de caja menor se debe elaborar como soporte documental del control que ejecuta la administración sobre los fondos entregados a cada uno de los responsables de caja menor. En ella debe registrarse el valor del fondo entregado, el valor los gastos debidamente amparados por soportes validos, el valor del dinero en caja y el monto de los sobrantes o faltantes de dinero, si estos existieran. ANEXO 4. Acta de cierre de caja menor El acta de cierre de caja menor se debe elaborar conjuntamente con la legalización definitiva de gastos y en ella debe aparecer el valor de la legalización de gastos de caja menor, cuidando que los rubros utilizados no superen el máximo asignado en la Resolución de constitución o en las modificatorias si estas existiesen. También debe contener el valor y el soporte de la consignación del dinero sobrante en el fondo, al corte de la numeración. ANEXO 5. Control de llamadas 17. CONTROL DE CAMBIOS No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Octubre de 2003 Primera emisión 2 Febrero de 2005 Se homologo la codificación contable y presupuestal para el registro de gastos por caja menor. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR No. Fecha Vigente a partir de Septiembre 2012 4a. Actualización Pág.22/22 Descripción del cambio o modificación Se ajustó la parte introductoria del manual modificando la presentación, el marco normativo, la definición y el alcance. Se ajustó el formato de presentación al modelo actual que siguen los manuales del COPNIA. Se señalaron obligaciones tributarias de los responsables de la caja menor. Se incluyeron como “prohibiciones” i) el adquirir elementos cuya existencia este comprobada en el almacén y ii) pagar gastos que no tengan los documentos soportes para su legalización. 3 Agosto de 2011 Se actualizó el número de cuenta a donde se deben consignar los dineros remanentes después de la legalización definitiva de una caja menor. Se hicieron aclaraciones sobre soportes específicos para cierto tipo de pagos realizados por caja menor, como es el pago de administraciones y servicios públicos. Se volvieron a incluir códigos presupuestales distintos de los códigos contables, para el registro de los gastos por caja menor. Se actualizó el listado de elementos de útiles y papelería que se autoriza adquirir por caja menor, siempre y cuando dichos elementos no estén disponibles en el almacén del COPNIA. Se incluyó el formato de control de llamadas (ANEXO4) como documento obligatorio para la legalización del pago del servicio telefónico. Se incluyeron instrucciones sobre descuentos tributarios y registro del IVA en soportes de adquisiciones realizadas por caja menor. 4 Septiembre de 2012 Se actualizaron condiciones para la elaboración de comprobantes de caja menor y legalización de gastos Se actualizaron los anexos correspondientes a los comprobantes de caja menor y el cuadro de reembolso y/o legalización de gastos Se incorporaron instrucciones administrativas que habían sido impartidas mediante el memorando NAL-CI-2012-00098 FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión de Contabilidad ACTUALIZÒ LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÒ Y APROBÓ ANEXO 2 ANEXO 1
