V Auditoría de Cuentas por Pagar

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Área Auditoría
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Auditoría de Cuentas por Pagar
Informe especial
Ficha Técnica
Autor:C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título:Auditoría de Cuentas por Pagar
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 209 - Segunda
Quincena de Junio 2010
1.Introducción
El paso inicial en la Auditoría de Cuentas
por Pagar, es la preparación de una lista
de obligaciones pendientes al final del
año fiscal. En este momento, los totales
de los distintos papeles de trabajo deben
compararse con sus respectivos saldos de
mayor y cuadrar cualquier diferencia, si
existen muchas cuentas individuales, se
pueden seleccionar distintos grupos y
comparar el total de los mismos con los
totales mantenidos para tal propósito.
En este caso, los grupos seleccionados
individualmente corresponderán con los
seleccionados para la confirmación.
2. Definición
Las cuentas por pagar representan todas
las cuentas correspondientes a las deudas
contraídas por las compras de mercaderías y comprendidas dentro del ciclo de
compras, están vinculadas a las deudas
con los proveedores de bienes y servicios,
y son necesarios para el desarrollo de las
actividades de las empresas.
3. Confirmación de Cuentas por
Pagar
La selección de las cuentas por pagar
para circulares con requerimientos de
confirmación concernientes a los saldos
a pagar al final del ejercicio fiscal; es una
de las áreas que requiere la utilización
del criterio del auditor. A menos que la
selección de las cuentas por pagar se
haga estadísticamente, esta parte del
programa de auditoría requeriría que el
auditor esté atento a los peligros de una
selección inapropiada de las cuentas.
Debido a que su principal énfasis se
refiere a la valorización del pasivo, es reN° 209
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comendable seleccionar los proveedores
más significativos, aunque en los registros
no reflejen los saldos importantes al final
del año. La selección de estas cuentas
para ser confirmadas de cumplir con los
siguientes requisitos:
• Confirmar la existencia de las cuentas
por pagar con saldos individuales significativos, además de una selección
representativa de todos aquellos con
saldos menores.
• La detección de cualquier pasivo
no registrado, por mercancías y/o
servicios recibidos antes del final del
período, especialmente de aquellas
mercancías pudo contarse con existencias, sin registrar el pasivo.
• La existencia de desacuerdos con los
proveedores de la empresa en cuanto
a precios, cantidades, etc.
• La detección de cualquier irregularidad
que pueda surgir a través de la colisión
de dos o más empleados dentro de la
organización, que estén en posición
de influir en el gasto de fondos por
mercancías y servicios no existentes.
En este caso, el auditor debe enviar
requerimiento de confirmación, o una
selección representativa, de todas las
cuentas con las que la empresa hizo
negocios durante el año que se revisa
o se verifica.
4.Valuación
• Los tributos debidamente sustentados
con documentos por pagar emitidos
por terceros en moneda nacional se
deben registrar al valor nominal.
• Al cierre del ejercicio económico los
saldos de las subcuentas de tributos por
pagar se presentan a su valor nominal
de valoración. Los saldos deben figurar
en el balance general, asu valor nominal señalado en los documentos por
pagar más los intereses incorporados
al valor nominal de medición.
• Al cierre del ejercicio, los saldos de las
cuentas por pagar se presentan a su
valor nominal, los saldos en moneda
extranjera por obligaciones con terce-
ros se presentan en moneda nacional
al tipo de cambio promedio, vigente
a la fecha del cierre del ejercicio.
• Con el propósito de una presentación
adecuada en el balance general, el
saldo que deba ser liquidado a largo
plazo será objeto de reclasificación para
ser mostrado como pasivo no corriente
bajo el concepto de largo plazo.
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5.Objetivos
El Auditor debe tener una opinión razonable de las cuentas por pagar, como:
• Proporcionar el detalle para comparar
con el saldo de la cuenta mayor.
• Los saldos de los proveedores deben
ser razonables y el importe de las
compras deben guardar relación con
el giro de negocio de la entidad.
• Verificar la existencia y la autorización
correspondiente para cada pedido debiendo estar debidamente sustentado.
• Comprobar que los saldos de pasivos
están valorados, adecuadamente descritos. Y clasificados en los estados
financieros.
• Asegurarse que los pagos realizados
estén adecuadamente autorizados.
• Cerciorarse que la contabilización se
ha realizado de acuerdo a las normas
contables vigentes, en referencia a los
intereses devengados y gastos.
• Verificar que los saldos de las cuentas
por pagar representen deudas de la
entidad.
• Realizar un análisis selectivo de antigüedad de los saldos.
• Confirmar que los sistemas de control
interno utilizados en esta área son
eficientes y eficaces.
6.Valorización de las cuentas
por pagar y su presentación
Los pasivos por la adquisición de bienes deben estar en su valor nominal. Los intereses
con vencimiento superior a un año deberán
registrarse en el balance como gastos a
distribuir en varios ejercicios, imputándose
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anualmente a resultados de acuerdo con un
criterio financiero.
El reconocimiento de las deudas se debe
ene l momento del nacimiento de la obligación de pago; es decir, cuando se produce el
traspaso de propiedad, que suele coincidir
con la recepción de la mercadería.
Los saldos deudores de proveedores,
aparecerán, en el activo del balance como
adelantos:
a) Deudas en moneda extranjera
Las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo
de cambio vigente en el mercado en
momento de perfeccionarse el contrato. De alterarse la paridad monetaria
de la deuda se calculará al final del
ejercicio en que la modificación se
haya producido, aplicando el nuevo
cambio resultante de la misma.
Las diferencias positivas o negativas
que pudieran surgir por razón únicamente de variaciones de cotización de
mercado de divisa extranjera, deberá
registrarse al final del ejercicio cargándose a resultado.
b) Deudas recogidas en efecto por
pagar
Las deudas formalizadas en efectos
comerciales deben contabilizarse
en cuentas diferentes y por el Plan
Contable, establece que el saldo de
la cuenta proveedores, será el de la
deudas con proveedores formalizadas en efectos de giro aceptados. Los
efectos aceptados deben figurar en el
balance hasta su vencimiento.
7.Evaluación del Control y de
Riesgos
Se deben considerar los siguientes aspectos:
• Control de las cuentas por pagar y
las compras mediante la creación de
registros contables.
• Correcta segregación de funciones entre
la recepción de los bienes y servicios, el
registro contable, autorización y ejecución de pagos.
• Obtener confirmaciones periódicas de
saldos con proveedores y entidades públicas por obligaciones de la entidad.
• Mejoras de control interno con establecimiento de documentación interna y
registrar notas de cargo, abono, orden
de pedido, etc.
• Los pasivos no se registran y los productos obtenidos se usan para propósitos
distintos a la entidad.
• Los cálculos de los pasivos acumulados
es inadecuado debido a errores, los
pasivos no se registran por los bienes
y/servicios recibidos.
• Las rutinas de validación identifican
errores, pero no se corrigen.
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• Los pasivos se registran más de una
vez, por más del monto autorizado o
de precios debidamente excesivos.
• El riesgo de error puede variar de una
entidad a otra, el que se ve afectado por
la gran complejidad de las operaciones,
en la cual las normas tributarias son
claras y ambiguas.
• Los impuestos retenidos por la entidad
son pagados en forma extemporánea a
las fechas establecidas por la administración tributaria.
• Los auditores aplican procedimientos
para alcanzar tales objetivos.
• El riesgo del error es bajo en relación
con las operaciones normales de remuneraciones, no obstante los auditores
aplican procedimientos sustantivos para
las planillas de remuneraciones en lugar
de otorgar confianza a los controles
debido a que es más eficiente.
• No se registran pasivo al cierre del período por los gastos relacionados con
remuneraciones.
• Existen errores de cálculo en el registro
de los beneficios obtenidos por los
empleados, pendientes de pago.
• Los pagos de planilla se calculan incorrectamente, las cuentas no se codifican
adecuadamente.
• Las deducciones se hacen pero no se
registran y las cantidades son inadecuadas.
• El riesgo de control es mayor para
este objetivo de auditoría, los procedimientos de control de una entidad
pueden estar orientadas a proporcionar
seguridad de los bienes y servicios
registrados que sean válidos, aunque
el control interno sea efectivo, obtiene
toda la evidencia necesaria mediante
procedimientos sustantivos de auditoría
que da confiabilidad al control.
• Un control efectivo en los gastos es
esencial para el éxito de la mayoría
de las entidades, por lo tanto la gran
mayoría de ellas presta atención a los
procedimientos que aseguren que las
obligaciones sean válidas y estar registradas adecuadamente.
• Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos
y un número reducido de transacciones.
8. Programas
Hecho por:
Auditor
L.E.B.P.
Fecha
01-01-10 al
15-01-10
Ref.P/T
FI –A.
• Aplicar el cuestionario de control interno de
•
•
•
•
•
•
•
•
las cuentas por pagar, con el fin de verificar,
Evaluar el grado de solidez del mismo y la
Eficiencia administrativa en la entidad.
Evaluar y seleccionar las partidas más representativas y revisar las facturas y documentos
originales del proveedor y acreedor.
Verificar que las o/c, las facturas del proveedor
estén registradas en el libro de registro de
compras y esté de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
Revisar la documentación sustentado de los
Comprobantes de pago (facturas, orden de
pedido, orden de compra, guía de remisión,
etc.), verificando que estén debidamente
autorizados.
Realizar confirmación de los saldos más
importantes de los proveedores, así como la
circularización al final del período, si hubiera
respuestas con observaciones, Se investiga y
recomienda las aclaraciones respectivas.
Comprobar la adecuada clasificación de
cuentas a corto y largo plazo.
Examinar la correcta distinción entre los Proveedores y efectos comerciales por pagar.
Realizar la prueba de corte de operaciones
para comprobar que no se han contabilizado
operaciones en fechas diferentes a las que se
produjeron.
Realizar el análisis de las cuentas partidas más
antiguas o en litigio.
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