Oficio 115-019234 del 1 de febrero de 2008 REF. REGISTRO DE

Oficio 115-019234 del 1 de febrero de 2008
REF. REGISTRO DE INGRESOS COSTOS Y GASTOS CUANDO SE CONSTITUYE UN
PATRIMONIO AUTONOMO – FIDEICOMISO DE ADMINISTRACIÓN
Se recibió su escrito radicado en este Despacho el día 12 de diciembre del año en curso bajo el
número 2007-01-194576, y posteriormente el día 27 de diciembre con el número 2007-01-200162
mediante el cual consulta:
1. El registro contable de los ingresos, costos y gastos de un proyecto que desarrolla una constructora,
quien de acuerdo con el contrato remitido a esta Entidad es la beneficiaria de un patrimonio
autónomo y desarrolla el proyecto de la construcción, en donde el tradente-Indetel S.A es el actual
titular del derecho de dominio inscrito respecto del inmueble sobre el que se desarrollara el
proyecto, quien lo transfiere por cuenta del Fideicomitente; La Fiduciaria, es la sociedad
Fiduciaria Central, entidad de servicios financieros encargada de administrar los bienes que
conforman el patrimonio autónomo; y el fideicomitente es el constructor, así mismo cual es la
contabilización de los encargos fiduciarios entregados a la constructora a título de anticipos para
el desarrollo del proyecto.
2. Cual es el manejo contable de los encargos fiduciarios de INVERSIÓN con DESTINACIÓN
ESPECIFICA recibidos por la constructora para la ejecución de la obra cuando no hay venta sino
beneficiario de área ?
Los interrogantes de la consulta mencionados anteriormente, fueron aclarados en la reunión llevada
a cabo el pasado 21 de diciembre, en donde el señor Cesar E Torres, hace claridad al tema consultado,
respecto de que el bien entregado en fiducia no es de propiedad de la constructora y por tal razón, el
derecho fiduciario esta siendo cancelado por el constructor al tradente a través de la ejecución del
proyecto.
Antes de atender el tema por usted consultado, es preciso advertir que este Despacho con
fundamento en el artículo 25 del C. C. A., profiere los conceptos de carácter general y
abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las
materias de su competencia, más no le es dable mediante esta instancia emitir
pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas.
Señalado lo anterior, para poder determinar la manera en que se deben realizar los registros, reflejando
en debida forma el hecho económico en la contabilidad es necesario precisar;
1.
El Código de Comercio en su artículo 1226 define la fiducia mercantil como un negocio jurídico
en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes
especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para
cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero
llamado beneficiario o fideicomisario.
2.
Entre las clases de fiducia tenemos la de administración y de garantía. La primera consiste en
la transferencia de unos bienes para que una entidad fiduciaria los administre en beneficio del
constituyente o del fideicomisario. La fiducia en garantía es aquella en donde el deudor transfiere
determinados bienes a una entidad fiduciaria con el objeto de respaldar el cumplimiento de una o
más obligaciones principales.
De la celebración del contrato de fiducia surgen a la vida jurídica los derechos fiduciarios, los
cuales, al menos en principio, le corresponderán al fideicomitente. Tales derechos no son otra
cosa que aquellos que le corresponden al fideicomitente con relación al patrimonio autónomo,
derechos que tienen la característica de ser bienes inmateriales.
3.
El Decreto 2649 de 1993, en los artículos 47 y 53 dispone que para que un hecho económico
realizado pueda ser reconocido en la contabilidad se requiere que corresponda a un elemento de
los estados financieros, pudiendo ser medido y representado de manera adecuada, lo que permite
una correcta clasificación según su naturaleza, de manera que se registre en las cuentas
apropiadas.
4.
El artículo 96 ibídem, establece que en cumplimiento de las normas de realización, asociación
y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado
registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y el período
correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.
5.
El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes, reglamentado por el Decreto 2649 de 1993,
dentro del grupo 28- Otros pasivos, ha destinado la subcuenta 2805-Anticipos y avances
recibidos, para el registro de las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes
como anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento
de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados, que han de ser aplicados con la
facturación o la cuenta de cobro respectiva.
Así mismo en la dinámica de esta cuenta indica que se acredita:
a)
Por los valores de los depósitos de los clientes, y
b)
Por los valores recibidos anticipadamente para ventas.
Y se debita por:
a)
Por el valor de los depósitos aplicados al objeto para el cual fueron recibidos;
b)
Por el valor de la aplicación de los anticipos en la facturación, y
c)
Por el valor de las devoluciones parciales o totales de los anticipos o avances recibidos.
Por lo anterior, las cuentas que se deben manejar en el registro de las entradas y salidas de dinero para
la ejecución del proyecto a realizar por la constructora son las siguientes:
28 Otros Pasivos
2805 Anticipos y avances recibidos
280510 Sobre contratos
Bajo el siguiente supuesto, ilustramos el manejo contable del tema objeto de consulta:
Encargos fiduciarios girados a la constructora $ 3.000 (miles de pesos)
Compras realizadas por la constructora
Compras al Depósito ABC Ltda.
Subtotal
$ 1.250
Iva por Pagar
$
Retención en la fuente 3.5%
Bancos
200
$ 44
$ 1.406
Pagos por Consultoría Ingenieros Asociados Ltda.
Valor contrato
$ 1.500
Retención en la fuente 11%
Cuenta por pagar
165
1.335
Pago de servicios públicos $ 100
1) Asiento para efectuar el registro de los ingresos recibidos de la fiduciaria por los encargos
fiduciarios:
1110 Bancos
$ 3.000
280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $3.000
2) Cuando se realiza compras al Depósito ABC Ltda. tenemos:
280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $ 1.250
2408 Impuestos sobre las ventas por pagar $ 200
2365 Retención en la fuente por pagar
1105 Bancos
$
44
$1.406
3) Cuando se recibe la cuenta de cobro por Ingenieros Asociados Ltda., tenemos:
280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $ 1.500
2365 Retención en la fuente por pagar
233525 Honorarios
$1.335
$ 165
4) Cuando se realizan pagos por servicios públicos, tenemos:
280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $ 100
(Servicios públicos)
1105 Bancos
$ 100
5) La constructora como beneficiaria del patrimonio autónomo registra su beneficio, que es el recibir
a la liquidación del fideicomiso los resultados de la ejecución del proyecto así:
4130 Construcción
$ 150
280510 Anticipos y Avances Recibidos-Sobre contratos $ 150
(Utilidad Contrato )
A su vez la fiduciaria por cada patrimonio autónomo que constituya debe registrar los ingresos (para
el caso las ventas de cada unidad de vivienda de interés social) y como costos los que le reporta la
constructora periódicamente según lo pactado, así como llevar el control de los encargos fiduciarios.
Al final de la liquidación del contrato, la constructora conciliara con la fiduciaria y realizará los
ajustes correspondientes.
Los registros descritos proceden para los dos interrogantes planteados en su consulta inicial,
independientemente que en el primero se trasfiera la propiedad a los compradores de cada vivienda y
en el segundo sean únicamente beneficiarios de área.
Por otra parte, en lo que respecta a los derechos fiduciarios que la constructora adquirió a Indetel
S.A., hasta tanto no sean cancelados en su totalidad y se formalice su compra, no se podrán registrar
como derechos fiduciarios. A la liquidación del patrimonio autónomo, la fiduciaria certificara que el
valor de los derechos fiduciarios es cero, y la constructora acreditara la cuenta 1625 Derechos y
debitara la cuenta 280510- Anticipos y avances recibidos- Sobre Contratos en el caso de haberlos
adquirido.
Finalmente, si al momento de preparar los estados financieros existieren montos por cobrar a la
fiduciaria, se deben presentar dentro del rubro de cuentas por cobrar.