SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL CONSOLIDADO PLAN DE MEJORAMIENTO COLEGIOS DISTRITALES 2015-2016 9 11 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 1.6. REVISADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL CONSEJO DIRECTIVO NO SE OBSERVÒ QUE SE FABIO LOZANO 1. GOBIERNO JAIME CAMPO ACTUALIZARA EL MANUAL CON LOS LINEAMIENTOS SIMONELLI ESCOLAR Y DIRECTRICES DADAS POR LA SECRETARIA DE EDUCACION DESCONOCIMIENTO EN LA APLICACIÓN DE LA NORMA RESPECTO A LA AUSENCIA DE UNA ORGANIZACIÓN APLICACIÓN DEL DECRETO 1510 DE 2013 CLARA PARA LA TOMA DE Y LAS CIRCULARES 16 Y 30 DE 2014 DE LA DECISIONES. SECRETARIA DE EDUCACION. A PARTIR DE JUNIO 11 PARA LA FECHA DEL 8 DE MAYO DE 2014 EN LA EN LA REJUNION ORDINARIA DEL 11 DE JUNIO DE DE 2015 EN QUE SE APROBO EL REGLAMENTO DE 2015 SE PRESENTARA ESTA NORMATIVIDAD AL INMEDIATO REUNION CONTRATACION NO SE CONOCIA LA TOTALIDA DE CONSEJO DIRECTIVO Y SE HARAN AJUSTES AL CONTINUO DE LA NORMA REGLAMENTO DE ACTOS Y CONTRATOS. CONSEJO DIRECTIVO RECTORA GRACIELA Y AMANDA DIAZ GUERRERO Y CONSEJO DIRECTIVO 1. ACTUALIZAR MANUAL Y REGLAMENTO DE OBLIGACIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. 2015 1.7 REVISADAS LAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO SE OBSERVO QUE DICHO DOCUMENTO NO ESTIPULA CUALES SON LAS FUNCIONES DE FABIO LOZANO 1. GOBIERNO ESTE ORGANO COLEGIAL, POR LO ANTERIOR SE JAIME CAMPO SIMONELLI ESCOLAR RECOMIENDA ATENDER LAS DIRECTRICES ESTABLECIDAS POR LA SECRETARIA DE EDUCACION EN LA GUIA PROSUPUESTAL DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS. 1.EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR A PARTIR CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA DE JUNIO 11 PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA FALTA DE LEGITIMIDAD EN LA POR DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA NO SE INCLUIR EN EL REGLAMENTO INTERNO DEL DE 2015 EN INMEDIATO MANIPULACION Y ADULTERACION APLICACIÓN DE LAS DECISIONES INCLUYO EN EL REGLAMENTO DE CONSEJO CONSEJO DIRECTIVO LAS FUNCIONES QUE REUNION CONTINUO LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.2. FALTA DEL CONSEJO DIRECTIVO DIRECTIVO . NUMERE LA RESOLUCION 2352 DE 2013 DE DE RIGUROSIDAD EN LA ELABORACION, CONSEJO APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS DIRECTIVO RECTORA GRACIELA Y AMANDA DIAZ GUERRERO Y CONSEJO DIRECTIVO 1. ACTUALIZAR REGLAMENTO DE OBLIGACIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. 2015 1.8. REVISADAS LAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE NO SE UTILIZABA EL FORMATO DE ACTAS DE REUNIONES FABIO LOZANO 1. GOBIERNO JAIME CAMPO ESTABLECIDO POR LA SED DE BOGOTA, PERO SIMONELLI ESCOLAR ALGUNAS NO FIRMADAS EN SU TOTALIDAD , INCUMPLIENDO CON LAS DIRECTRICES INSTITUCIONALES . 1.EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA FALTA DE LEGITIMIDAD EN LA MANIPULACION Y ADULTERACION APLICACIÓN DE LAS DECICIONES LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.2. FALTA DEL CONSEJO DIRECTIVO DE RIGUROSIDAD EN LA ELABORACION, APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA MANIPULACION Y ADULTERACION LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS. FALTA DE RIGUROSIDAD Y OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS. MODIFICACION DE ESTATEGIAS QUE GARANTIZEN EL CUMPLIMIENTO OPORTUNA DE LA A PARTIR INMEDIATO ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS. DE ENERO CONTINUO IMPLEMENTAR EL FORMATO DE ACTAS SGC-IF-005 DE 2015 ACTA DE REUNION RECTORA UTILIZACION DEL GRACIELA FORMATO SGC-IFY AMANDA DIAZ 005 ACTA DE NINGUNA GUERRERO Y REUNION DESDE CONSEJO EL MES DE ENERO DIRECTIVO DE 2015 2015 1.8. REVISADAS LAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE NO SE UTILIZABA EL FORMATO DE ACTAS DE REUNIONES FABIO LOZANO 1. GOBIERNO JAIME CAMPO ESTABLECIDO POR LA SED DE BOGOTA, PERO SIMONELLI ESCOLAR ALGUNAS NO FIRMADAS EN SU TOTALIDAD , INCUMPLIENDO CON LAS DIRECTRICES INSTITUCIONALES . 1.EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA FALTA DE LEGITIMIDAD EN LA MANIPULACION Y ADULTERACION APLICACIÓN DE LAS DECICIONES LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.2. FALTA DEL CONSEJO DIRECTIVO DE RIGUROSIDAD EN LA ELABORACION, APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA MANIPULACION Y ADULTERACION LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS. FALTA DE RIGUROSIDAD Y OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS. MODIFICACION DE ESTATEGIAS QUE GARANTIZEN EL CUMPLIMIENTO OPORTUNA DE LA ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS. IMPLEMENTAR EL FORMATO DE ACTAS SGC-IF-005 ACTA DE REUNION 2015 1.9 VERIFICADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO LA NO PRSENTACION POR PARTE DEL RECTOR (A) DE FABIO LOZANO 1. GOBIERNO JAIME CAMPO LOS ESTADOS CONTABLES, E IGUALMENTE SE SIMONELLI ESCOLAR OBSERVO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO NO VERIFICO LA ASISTENCIA Y PRESENTACION DE LOS ESADOS CONTABLES, SE LE PRESENTA AL CONSEJO SE PRESENTA LA INFORMACION FINANCIERA AL MENSUALMENTE LA INFORMACION FALTA DE RIGUROSIDAD EN LA CONSEJO DIRECTIVO ACORDE CON LOS ESTADOS FINANCIERA DE INGRESOS Y GASTOS NORMA Y PRESENCIA DEL CONTABLES PERO EN LA REDACCION DEL ACTA DEBIDAMENTE SOPORTADOS A TRAVEZ CONTADOR NO SE ESPECIFICA EL TERMINO ESTADO DE LA AUXILIAR FINANCIERA. FINANCIERO 2015 1.10-REVISADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL CONSEJO DIRECTIVO SE OBSERVO QUE ESTE ORGANO COLEGIAL NO SE REALIZO CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA ADECUADA EJECUCION DEL CONTRATO D LA TIENDA ESCOLAR. FABIO LOZANO 1. GOBIERNO JAIME CAMPO 1.11 REVISADAS ACTAS DE REUNION DEL NO APLICA SIMONELLI ESCOLAR CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE NO SE REALIZO CONTROL Y SEGUIMIENTOS A LA EJECUCION DEL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR, NI TAMPOCO QUE SE HUBIESE REALIZADO LA EVALUACION ANUAL DE SERVICIOS. 2015 1.12 REVISADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE ESTE FABIO LOZANO 1. GOBIERNO ORGANO COLEGIAL NO ADOPTO LA RESOLUCION JAIME CAMPO SIMONELLI ESCOLAR 2280 DE 2008, COMITE DE MANTENIMIENTO ESCOLAR Y NO SE EVIDENCIO REUNIONES COMO APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES. 2015 1.13REVISADAS LAS ACTAS DE LA REUNION DEL FALTA DE RIGUROSIDAD EN LA FABIO LOZANO 1. GOBIERNO CONSEJO DIRECTIVO, SE EVIDENCIO QUE NO SE JAIME CAMPO ELABORACION, LECTURA, APROBACION Y SIMONELLI ESCOLAR ENCUENTRAN ALGUNAS ACTAS ELABORADAS Y NO FIRMA DE ACTAS ANTERIORES CUMPLEN EL MINIMO DE LAS FIRMAS. 2015 3.5. EVIDENCIA DEL NO CUMPLIMIENTO DEL FABIO LOZANO 3, PROCESO JAIME CAMPO MEMORANDO FINANCIERO DF-5400-02 DEL 16 DE ADMINISTRATIVA SIMONELLI CONTABLE ENERO DEL 2014 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO NO APLICA LAS NECESIDADES DE MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL SE HAN ATENDIDO POR INEXISTENCIA DE ACTAS PRIORIDADES TANTO EN LO PREVENTIVO REUNIONES DEL COMITÉ COMO EN LO CORRECTIVO DESDE RECTORIA, ALMACEN Y PAGADURIA EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA TIEMPO DE SE ESTABAN ATENDIENDO LAS NECESIDADES DE CITAR A REUNION A LOS INTEGRANTES DEL JUNIO MANERA DIRECTA COMITÉ PERIODICAMENTE 2015 MODIFICACION DE ESTATEGIAS QUE GARANTIZEN LA ELABORACION OPORTUNA DE LA S ACTAS Y JUNIO SUS FIRMAS. LA RIGUROSIDAD EN LA LECTURA DE 2015 LAS ACTAS EN CADA SESION DEL CONSEJO DIRECTIVO. ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. ELABORACION DE RECTORA LOS ESTADOS GRACIELA FINANCIEROS MES Y AMANDA DIAZ A MES Y GUERRERO Y PRESENTADOS CONSEJO OPORTUNAMENTE DIRECTIVO A LA SECRETARIA DE EDUCACION. ABIERTO RECTORA GRACIELA Y AMANDA DIAZ GUERRERO Y CONSEJO DIRECTIVO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. DE INMEDIATO CONTINUO Y RECTORA GRACIELA NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. DE INMEDIATO CONTINUO LAS ACTAS RECTORA Y PENDIENTES Y ADMINISTRATIVO ESTAN EN ENCARGADO PROCESO DE ELABORACION ELABORACION DE ACTAS PENDIENTES Y LECTURA DE ESTAS EN CONSEJO DIRECTIVO VIGENTE PARA FIRMA Y APROBACION. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. A PARTIR DE JUNIO 11 PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO EL INFORME DE 2015 EN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE SE INMEDIATO REUNION REPORTAN A LA SECRETARIA DE EDUCACION E CONTINUO DE INCLUIRLOS EN EL ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO. CONSEJO DIRECTIVO LA CONTADORA DEL COLEGIO SI CUMPLE CON LO ESTIPULADO EN EL MEMORANDO DF-540002 DEL CONTINUAR CON LO PACTADO EN EL CONTRATO 2014, Y PARA CONSTANCIA ENTREGO FOTOCOPIA DE SERVICIOS PROFESIONALES DEL CERTIFICADO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL AUDITOR ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES UTILIZACION DEL RECTORA A PARTIR FORMATO SGC-IFORDENADORA DEL 01 DE 31 DICIEMBRE 005 ACTA DE DEL GASTO Y JULIO DE DE 2015 REUNION DESDE CONSEJO 2015 EL MES DE ENERO DIRECTIVO DE 2015 EL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR SE EVALUO EN LA PARTE FINANCIERA A TRAVEZ DEL AUXILIAR CONFORMAR EL COMITÉ EVALUADOR Y FINANCIERO Y DE LA PARTE DE EJECUCUCION SOCIALIZAR LOS RESULTADOS EN EL CONSEJO N/A DEL SERVICIO A LA COMUNIDAD A TRAVEZ DEL DIRECTIVO. REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO. EN EL AREA ENCARGADA DE ELABORAR LAS ACTAS EN ESTOS MESES (FINAL E INICIO DE AÑO) ALTA EXPOSICIÓN AL RIESGO DE SE ENCUENTRA UN GRAN VOLUMEN DE TRABAJO INCURRIR EN DECISIONES QUE EN LOS PROCESOS DE MATRICULA POR ESTA SURTEN LOS PROCEDIMIENTOS RAZON EL TIEMPO RESULTA SER INSUFICIENTE. DE MANERA ADECUADA. FALTA DE RIGUROSIDAD EN LA LECTURA Y FIRMA DE LAS ACTAS. AFECTACION DE LA GESTION COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO INMEDIATO CONTINUO CONTADOR ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 2015 3.6. NO CUMPLIMIENTO EN LA PUBLICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, INCUMPLIENDO EL FABIO LOZANO 3, PROCESO JAIME CAMPO ART 36 DE LA LEY 734 DE 2002 Y EL MEMORANDO ADMINISTRATIVA SIMONELLI CONTABLE FINANCIERO DF-5400-02 DEL 16 DE ENERO DEL 2014 AFECTACION DE LA GESTION SE SUPLIO, POR ESTAR PUBLICADOS MES A MES SE PUBLICARA MES A MES CON LOS DEMAS ABRIL LOS INGRESOS, EJECUCION Y CONTRATOS INFORMES FINANCIEROS LOS ESTADOS 2015 EFECTUADOS FINANCIEROS DE INMEDIATO CONTINUO Y 2015 JAIME CAMPO FABIO LOZANO 3, PROCESO 3,7 FALTA DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA ADMINISTRATIVA SIMONELLI CONTABLE DE LA DIAN Y TESORERIA DISTRITAL AFECTACION DE LA GESTION CONSULTAR UNA O DOS VECES AL AÑO LOS ESTADOS DE CUENTA DE LA DIAN Y DE SE ADJUNTA EL DOCUMENTO DE LA DIAN Y JUNIO TESORERIA PARA CORROBORAR QUE EL COLEGIO TESORERIA DISTRITAL 2015 ESTA AL DIAN EN LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE INMEDIATO CONTINUO Y RECTORA CONTADOR 2015 JAIME CAMPO FABIO LOZANO 5,PROCESO DE 5.7 LITERAL C SIMONELLI CONTRATACION ADMINISTRATIVA AFECTACION DE LA GESTION SE ADJUNTA FOTOCOPIA PROCEDIMIENTOS CONTABLES LOS REALIZAR SEGUIMIENTO Y ACTUALIZAR EN EL JUNIO MOMENTO EN QUE LA NORMATIVIDAD CAMBIE 2015 DE INMEDIATO CONTINUO RECTORA, Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR NINGUNA 2015 JAIME CAMPO FABIO LOZANO 5,PROCESO DE 5.7 LITERAL I SIMONELLI CONTRATACION ADMINISTRATIVA AFECTACION DE LA GESTION SE SUPLIO, POR ESTAR PUBLICADOS MES A MES LOS ESTADOS FINANCIEROS SE PUBLICARAN MES JUNIO LOS INGRESOS, EJECUCION Y CONTRATOS A MES CON LOS DEMAS INFORMES FINANCIEROS 2015 EFECTUADOS DE INMEDIATO CONTINUO RECTORA, Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR NINGUNA 2015 JAIME CAMPO FABIO LOZANO 5,PROCESO DE 5.7 LITERAL J SIMONELLI CONTRATACION ADMINISTRATIVA AFECTACION DE LA GESTION SE PRESENTA LA INFORMACION FINANCIERA AL CONSEJO DIRECTIVO ACORDE CON LOS ESTADOS CONTABLES PERO EN LA REDACCION DEL ACTA NO SE ESPECIFICA EL TERMINO ESTADO FINANCIERO DE INMEDIATO CONTINUO RECTORA, Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR NINGUNA 2015 REVISADO EL 100% DE LOS COMPROBANTES D FABIO LOZANO 5,PROCESO DE EEGRESO SE EVIDENCIO FALTA DE SOPORTE DE JAIME CAMPO ADMINISTRATIVA SIMONELLI CONTRATACION PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL EN PERSONA NATURAL AFECTACION DE LA GESTION LA MAYORIA DE LOS CONTRATOS EFECTUADOS POR LA INSTUITUCION AL HACERLES EL CALCULO DEL 40% DA UN VALOR INFERIOR AL SALARIO SOLICITAR LA INFORMACION AL CONTRATISTA Y JUNIO MINIMO. TENIENDO EN CUENTA LA DIRECTRIZ DE SE ADJUNTAN PLANILLAS DE PAGO EN 8 FOLIOS 2015 LA NORMA NO SE PUEDE COTIZAR POR DEBAJO DEUN SALARIO MINIMO. 2015 REVISADO EL 100% DE LOS COMPROBANTES D FABIO LOZANO 5,PROCESO DE EEGRESO SE EVIDENCIO CONTRATACION CON UN JAIME CAMPO SIMONELLI CONTRATACION TERCERO PARA LA REALIZACION DE LA CEREMONIA DE GRADO. 2015 ESTIMULAR A LOS ESTUDIANTES REVISADO EL 100% DE LOS COMPROBANTES D E SE SOLICITO EN EL PROYECTO NUMERO QUE PARTICIPARON CON SU FABIO LOZANO 5,PROCESO DE EGRESO SE EVIDENCIO FALTA DE SOPORTE DE JAIME CAMPO 4 DE TIEMPO LIBRE: " CELEBRACION DE TALENTO Y HABILIDADES SIMONELLI CONTRATACION PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL EN PERSONA ESTUDIANTES FESTIVAL DE TALENTOS" ARTISTICAS EN EL PROYECTO NATURAL NUMERO 4 DE TIEMPO LIBRE LOS ARTICULOS ADQUIRIDOS EN EL COMPROBANTE N=. 084 DEL 22 DE SEPTIEMBRE DE 2014 SE COMPRARON TENIENDO EN CUENTA SE ADJUNTA PROYECTO NUMERO 4 TIEMPO LIBRE EL PROYECTO NUMERO 4 Y FUERON 3 FOLIOS ENTREGADOS A LOS ESTUDIANTES EN SU TOTALIDAD 2015 6,6, SE EVIDENCIO QUE EL COLEGIO NO UTILIZA LOS FORMATOS APROBADOS POR LA DIRECCION 6, PROCESO DE DE DOTACIONES ESCOLARES PARA EL INGRESO Y FABIO LOZANO JAIME CAMPO ALMACEN E SALIDA DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS, DE ADMINISTRATIVO SIMONELLI INVENTARIOS CONSUMO CONSUMO Y CONSUMO CONTROLADO ADQUIRIDOS A TRAVEZ DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS 2015 JAIME CAMPO FALTA DE ESPACIOS ADECUADOS PARA REALIZAR EN EL COLEGIO ESTA CEREMONIA. NO SE DILIGENCIA LA SOLICITUD DEL ESPACIO EN LA NO SE DILIGENCIA LOCALIDAD DEBIDO A LAS CONDICIONES ANTE EL DILE DE VULNERABILIDAD QUE SE PUEDEN PRESENTAR PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA 6, PROCESO DE 6.8. SE EVIDENCIA QUE LOS FORMATOS DE FABIO LOZANO ALMACEN E INVENTARIOS INDIVIDUALES NO ESTAN ADMINISTRATIVO SIMONELLI INVENTARIOS DILIGENCIADOS EN FORMATO CORRECTO 6.9. EN LAS SEDES B Y C NO SE ENCUENTRAN 6, PROCESO DE FABIO LOZANO ACTUALIZADOS LOS INVENTARIOS POR JAIME CAMPO ALMACEN E ADMINISTRATIVO SIMONELLI DEPENDENCIA Y NO SE PUDO INSPECCIONAR INVENTARIOS PORQUE LOS DOCENTES ESTABAN EN PARO 2015 6, PROCESO DE 6.10 LOS INVENTARIOS REPORTADOS TIENEN FABIO LOZANO JAIME CAMPO ALMACEN E DIFERENCIA CON LO REPORTADO POR LA ADMINISTRATIVO SIMONELLI INVENTARIOS CONTADORA 2015 7,1 EN EL MAPA DE RIESGOS NO SE EVIDENCIAN DE LAS ACCIONES DE MITIGACION PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO RESIDUAL, SE INCUMPLIO CON LAS FECHAS DE SEGUIMIENTO JAIME CAMPO FABIO LOZANO 7, MAPA SIMONELLI RIESGO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO EFECTO 2015 CAUSA DE PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO EL INFORME DE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE SE JUNIO REPORTAN A LA SECRETARIA DE EDUCACION E 2015 INCLUIRLOS EN EL ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO. DE SOLICITUD CONDICIONES DE VULNERABILIDAD Y SEGURIDAD SE DILIGENCIARA EL OFICIO PARA EFECTUAR LA OCTOBRE DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA SOLICITUD ANTE LA DILE 2015 CONTADOR NINGUNA Y AUXILIAR FINANCIERO INMEDIATO CONTINUO NINGUNA Y AUXILIAR FINANCIERO AUXILIAR FINANCIERO AFECTACION DE LA GESTION LA INSTITUCION MANEJA UN PROGRAMA (APLICATIVO) DE MANEJO DE INVENTARIOS Y EL FORMATO QUE IMPRIME TIENE LA MISMA INFORMACION QUE EL DE LA DIRECCION DE DOTACIONES ESCOLARES IMPLEMENTAR A PARTIR DE LA FECHA EL FORMATO APROBADO POR DIRECCION DE 01/06/2015 DOTACIONES ESCOLARES EL CUAL FUE DESCARGADO DE ISOLUCION EL FORMATO SE MANTENDRA A PARTIR DE RECTORA ESA FECHA EN ALMACENISTA TODAS LAS ENTRADAS Y SALIDAS AFECTACION DE LA GESTION LAS ACTAS DE ENTREGA DE LOS ELEMENTOS SE REALIZAR ANUALMENTE LA VERIFICACION DE LOS DILIGENCIABAN EN EXCEL Y NO CUMPLE CON LAS INVENTARIOS INDIVIDUALES EN LOS FORMATOS 01/06/2015 ESPECIFICACIONES REQUERIDAS CORRESPONDIENTES RECTORA ALMACENISTA Y AFECTACION DE LA GESTION REALIZAR ANUALMENTE LA VERIFICACION DE LOS LOS INVENTARIOS SI ESTAN ACTUALIZADOS YA INVENTARIOS INDIVIDUALES EN LOS FORMATOS 01/06/2015 QUE LA ASIGNACION ACTUAL ES LA VIGENTE ESTABLECIDOS RECTORA ALMACENISTA Y AFECTACION DE LA GESTION EL POCESO DE DEPURACION HA SIDO DISPENDIOSO YA QUE DURANTE MUCHOS AÑOS EL COLEGIO NO CONTO CON UN FUNCIONARIO ENCARGADO DEL ALMACEN, PERO EL PROCESO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO Y DEPURACION SE HA VENIDO TRABAJANDO Y SE TERMINO EN EL MES DE MAYO DE 2015 RECTORA ALMACENISTA Y AFECTACION DE LA GESTION DEFINIR LAS ACCIONES DE MITIGACION EN LOS NO SE ABRIO EL APLICATIVO Y SE PRESENTÓ RIESGOS QUE LO REQUIEREN, CONOCIMIENTO Y FALTA DE CAPACITACIÓN PARA LA PERSONA APLICACIÓN DEL INSTRUCTIVO DE MAPA DE 01/07/2015 ENCARGADA DE REALIZAR EL MAPA DE RIESGO RIESGOS Y CUMPLIR CON LAS FECHAS ESTABLECIDAS PARA EL DEBIDO SEGUIMIENTO. PROGRAMAR UNA REUNION CON LA FUNICIONARIA DE DOTACIONES ESCOLARES PARA QUE SE DESCARGUEN BAJAS REALIZADAS Y 01/07/2015 ARREGLAR LAS DIFERENCIAS CORRESPONDIENTES RECTORA AMANDA DIAZ NINGUNA Y La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. CONOCIMIENTO DEL INSTRUCTIVO Y REGISTRAR EL SEGUIMIENTO NINGUNA CORRESPONDIEN TE AL PRIMER CUATRIMESTRE DE 2015 ABIERTO ABIERTO ABIERTO ABIERTO ABIERTO ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. 11 12 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 JAIME CAMPO 8, CUMPLIMIENTO FABIO LOZANO 8.1 FALTA DE CONOCIMIENTO Y APLICACIÓN DE LA DE LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVO SIMONELLI DIRECTIVA 003 DE 2013 003 DE 2013 2015 JAIME CAMPO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 8, CUMPLIMIENTO FABIO LOZANO DE LA DIRECTIVA 8.2 SIMONELLI 003 DE 2013 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE GOBIERNO CERVANTES ESCOLAR SAAVEDRA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PRESUPUESTO CERVANTES VIGENCIA 2013 SAAVEDRA 2015 2015 2015 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 SOCIALIZACION Y APLICACIÓN DE LA DIRECTIVA 003 DE 2013 AFECTACION DE LA GESTION 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ABIERTO ESTADO ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. FALTA DE CAPACITACION PARA EL MOMENTO, ADECUACION DE ESPACIOS PARA EL ARCHIVO Disposción inmedianta del Comité de Tienda Escolar a No se evidenció la ejecución de control y seguimiento a El seguimiento se hizo por parte del comité Posible incumplimiento a las Como ya se indico el seguimiento se hizo pero no fue fin de adelantar el seguimiento y control al contrato para la adecuada ejecución del Contrato de Tienda Escolar pero no se reportó al Consejo Directivo en sus directirces dadas en la Resolución 219 tratado en las reuniones ordinarias del Consejo 20/03/2015 la vigencia actual y hacer reportes al Consejo Directivo para la vigencia auditada. reuniones ordinarias. de 1999. Directivo. en sus reuniones ordinarias. Los proyectos de inversión fueron requeridos a los docentes jefes de área y los mismos Se evidenció una una baja ejecución presupuestal del fueron viabilizados en el formato dispuesto 61% que obedece a la baja ejecución en los rubros para ello, al momento de la contratación no descritos en el informe. se logró que los proponentes cumplieran con los requisitos contractuales en cuanto a documentos. No ejecución del 100% del presupuesto e incidiendo en el PEI por no desarrollarse la totalidad de los proyectos propuestos por las áreas y repercutiendo en los estudiantes quienes no recibieron los beneficios propuestos. Las invitaciones públicas se adelantaron a fin de poder seleccionar los proponentes que cumplieran con los requisitos y poder suplir así los requerimientos hechos en cuanto a materiales y los procesos propios de cada proyecto formulado. Buscar todas las alternativas posibles a fin de poder alcanzar una ejecución del 100% del presupuesto para la vigencia actual y las futuras. Establecer en el Manual de Contratación todos y cada uno de los requisitos para 20/03/2015 la contratación de mínima cuantía de conformidad con el Decreto 4791 de 2008 y las demás normas vigentes en esta materia. Generar acciones de control y seguimiento de toda la información que brinda el Fondo de Servicios El Auxiliar Financiero se confió de la buena fe de Educativos, estar atentos a la actualización de la quienes aportaban los documentos por tratarse de misma, requerir a todos y cada uno de los contratistas 20/03/2015 personas con quienes se había venido contratando y de involucrados en dichas deficiencas a fin de que quienes probablemente no se debía desconfiar. subsanen las mismas aportando los documentos propios de cada una de ellas. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Evidencia de inconsistencias en el pago de seguridad COLEGIO social, no reposa la planilla de pago de la seguridad EVALUACION A LA MIGUEL DE social del contratista, planilla de pago correspondiente a EJECUCION DE CERVANTES otro período al del servicio prestado, carné de salud GASTOS SAAVEDRA como beneficiario en los comprobantes de egreso relacionados en el informe (22comprobantes de gereso) ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Buscar la capacitación desde la SED con las COLEGIO Reporte de información incompleta EVALUACION A LA depedencias competentes, abrir invitación pública a fin MIGUEL DE No adecuado manejo del programa SIG "Sistema de No contar con la adecuada capacitación en el evidenciandose en la incoherencia e Falta de capacitación en el manejo del programa EJECUCION DE de adquirir un programa actualizado que permita el 20/03/2015 CERVANTES Inventarios de Pagaduria" . manejo del programa referido. incogruencia de los informes que se referido. GASTOS mejor manejo y disposición de la información pertinente SAAVEDRA dan a los entes que los requieren. al FSE. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Falta de control por parte del Auxiliar No adelantar una adecuada labor en el Financiero al momento de la recepción de los desarrollo de las funciones propias de documentos, partiendo del principio de la quienes están encargados del FSE buena fe de quienes contrataron. COLEGIO Posible incumplimiento a las EVALUACION A LA Supuesta duplicidad de dos comprobantes de egreso con La información no se venía manejando de acuerdo con MIGUEL DE Mala comunicación con la auditora y falta de disposiones contenidas en la Guía de EJECUCION DE diferente beneficiario, concepto y fecha como se indica las disposiciones vigentes en esta materia y una mala CERVANTES manejo de archivo por parte del colegio Apoyo de 2013 para los FSE, mal GASTOS en el informe comunicación con la funcionaria auditora. SAAVEDRA manejo de la la información. Ubicación inmediata de los comprobantes relacionados como duplicados y aclaración de cada uno de ellos. 20/03/2015 Mejora en el manejo del archivo desde las disposiciones vigentes en esta materia 20/10/2015 Rector, Secretarios del Comité de Tienda Escolar y Consejo Directivo. 20/10/2015 Rector, Consejo Directivo y Auxiliar Financiero. Elección e instalación del Comité de Tienda Escolar para la vigencia actual, explicación de sus funciones y diseño de formatos para adelantar la labor de seguimiento y control Elaboración y aprobación del Manual de Contratación actualizado a las normas vigentes y socialización del mismo con todos los integrantes del Consejo Directivo y demás miembros de la comunidad educativa. Se evidencio en acta del 2015, la elecciòn del comité de tienda escolar, igualmente existe informe de este comité del servicio prestado CERRADO por la tienda escolar, la atenciòn a los estudiantes y el pago del canon. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Revisado el cierre de la vigencia 2015, se observò una ejecuciòn del 100% de los proyectos de Inversiòn. CERRADO Cerrado en acta del 23 de octubre del 2015. CERRADO en acta del 16 de Junio del 2016 20/10/2015 Rector en su condición de ordenador del gasto y Auxiliar Financiero como persona responsable de la preparación y presentación de informes documentales sobre el FSE Requerimiento a todos y cada uno de los contratistas involucrados en las deficiencias reportadas para que subsanen los documentos no allegados en su oportunidad y por tratarse de seguridad social que adelanten las acciones necesarias ante las empresas cortrespondientes y puedan así cumplir con dichos requisitos. Ya se adelantaron los requrimietnos a todos los contratistas involucrados y se adjunta al presnete certificación d epago de Orlando Yasno Cuesta. DISCIPLINARIO En los comprobantes de egreso del 2015 se realizò seguimeinto al pago de ABIERTO seguridad social de las personas que prestan servisios a la instituciòn. 20/10/2015 Rector, Consejo Directivo, Comité de Compras y Auxiliar Financiero Elaboración del Plan de Mejoramiento, diseño e implementación del proceso contractual para adquirir el programa contable actualizado. El programa de inventarios fue actualizado, el cual fue alimentado. CERRADO CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 20/10/2015 Ubicación inmendiata de los comprobantes relacionados como duplicados y dispisición del Rector y Auxiliar manejo del archivo Financiero de conformidad con las disposciones emanadas desde la SED. Inclusión en el presente plan de mejoramiento. Se revisaron los egresos e ingresos donde se observa que no repite la numeraciòn y se encuentran en CERRADO orden cronològico. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Capacitación en el Manejo de los FSE. Se proyectó capacitación con los integrantes del Consejo Directiv a fin de exponer el nuevo Manual de Contrtación para su aprobación en el cual se incluye la actualización a las normas vigentes a fin d eno volver a ometer los errores mencionados. Disposición de los documentos requeridos, ya fueron enviados en la comunicación de explicación al informe preliminar fueon relacionados en los archivos adjuntos. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo. Se adjunta al presente plan de mejoramientyo copia de los pagos efectuados por el colegio en las vigencias 2012, 2013 einicio del 2014 Ubicación del formato, diligenciamiento del mismo y radicación ante los bancos, ya se radico la correspondiente solicitud y se adjunta copia al presente plan de mejoramiento. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Se revisaron los comprobantes de egreso por concepto de mantenimeinto observandose que la informaciòn en el contrato, orden de CERRADO pago y cuenta de cobro es consistente. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Se nombra ciertos comprobantes de egreso COLEGIO EVALUACION A LA correspondientes al rubro de mantenimiento de la Mala comunicación con la auditora por cuanto MIGUEL DE No se puede tener certeza sobre lo NO existe explicación válida por cuanto no hay certeza Capacitación oportuna y eficaz en las normas y manejo EJECUCION DE entidad, que presentan defiencias en cuanto a la se nombra ciertos comprabantes pero no se 20/03/2015 CERVANTES informado por la auditora. sobre lo informado. de los FSE . GASTOS descripcion de cantidades, valores unitarios de manera relacionan y mucho menos se describen. SAAVEDRA global... 20/10/2015 Rector y Auxiliar Financiero. Miembros del Consejo Dircetivo de la vigencia actual. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTABLE SAAVEDRA No se observó la existencia de las conciliaciones bancarias de los saldos de las cuentas de ahorro y Mala comunicación con la auditora. corriente. Incluir el hallazgo en el plan de Las conciliaciones existen y no fueron auditadas por Disposición de las conciliaciones a fin de que sean 20/03/2015 mejoramiento mala comunicación con la funcionaria. auditadas en el momento que sean solicitadas. 20/10/2015 Auxiliar Financiero 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTABLE SAAVEDRA Que supuestamente no se cuenta con la información tributaria para verificar lo correspondiente a las obligaciones por parte del colegio, supuestos excedentes Mala comunicación con la auditora. que no fueron informados por el contador, no verificación en la Secretaría de Haciemda Distrital sobre el estado actual del colegio. El colegio para la vigencia auditada se encontraba a Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la Incluir el hallazgo en el plan de paz y salvo por concepto de los impuestos que debe letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/03/2015 mejoramiento declarar tanto en la DIAN como los impuestos procesos enlos cuales se encontratron deficiencias. Distritales. 20/10/2015 Rector y Auxiliar Financiero 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTABLE SAAVEDRA No se evidencia la ejecución de los procesos requeridos Desconocimiento del proceso a seguir por El pago de un impuesto por el cual el para que las cuentas del colegio sean excentas del Desconocimiento de los procedimientos pertinentes. falta de capacitación. colegio esta excento. impuesto al 4 por mil. Ubicación y diligenciamiento del formato diseñado para tal efecto, radicación ante los bancos en los cuales el 20/03/2015 colegio tiene cuentas para así alcanzar la excención recomendada. 20/10/2015 Rector y Auxiliar Financiero 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTABLE SAAVEDRA Incumplimiento de algunas de las funciones por parte del No inclusión de estas obligaciones en el contador en especial lo referente a la emisión del contrato del contador para la vigencia procedimiento del plan de manejo contable, proceso de auditada tesoreria, manejo de almacen e inventarios. Para la invitación pública que busca contratar este servicio se tendrán en cuentas todas y cada una de las 20/03/2015 observaciones hechas por el auditor para la vigencia actual y las futuras. 20/10/2015 Proyección de la invitación pública para contratar el Rector, Consejo servicio de contador Directivo y Auxiliar incluyendo todas las Financiero. observaciones hechas por el auditor. El colegio cuenta con los respectivos manuales de contabilidad, tesoreria e inventarios. CERRADO CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Inlcuir en el plan de mejoramiento la recomendación hecha, elección e instalación del comité de seguimiento 20/03/2015 y control al contrato de tienda escolar para la presente vigencia y las futuras. 20/10/2015 Rector, Consejo Directivo, Auxiliar Financiero y miembros del Comité de Tienda Escolar. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo, definición de formatos para adelantar el segumiento semanalmente y asi poder reportarlo en las reuniones ordinarias del Consejo Directivo. Se evidencio en acta del 2015, la elecciòn del comité de tienda escolar, igualmente existe informe de este comité del servicio prestado CERRADO por la tienda escolar, la atenciòn a los estudiantes y el pago del canon. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Posible incumplimiento por parte del arrendatario a las obligaciones No se adelanto el seguimiento y control al contrato Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la pactadas en el contrato respecto del según el deber ser por desconocimiento de dicho letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/03/2015 canón de arrendamiento y falta de procedimiento. procesos enlos cuales se encontratron deficiencias. seguimiento por parte del Consejo Directivo. 20/10/2015 Rector, Consejo Directivo, Auxiliar Financiero y miembros del Comité de Tienda Escolar. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo. Seguimiento mes a mes del pago oportuno al contrato de tienda CERRADO escolar. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTRACTUAL SAAVEDRA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTRACTUAL SAAVEDRA Posible incumplimiento en la vigencia auditada del PGCP y de las Por desconocimento no se incluyeron estas disposiciones emanadas desde la obligaciones en el contrato suscrito con el contador. SED en este sentido. Como ya se indicó el control se hizo por No se reporto el seguimiento al Consejo Directivo en Supuesto incumplimiento a lo No se realizó control y seguimiento al contrato de tienda quienes tenian asignada dicha función, no se sus sesiones ordinarias, pero el mismo se hizo por establecido en el artículo 10 de la escolar para la vigencia auditada reporto dicho seguimiento al Consejo parte de quienes tenian asignada la funcion para la Resolución 234 de 2010. Directivo en sus reuniones ordinarias. vigencia auditada. Falto más control y seguimiento a la Incumplimiento en el pago de los canones de ejecución del contrato de tienda escolar y no arrendamiento pactado, no pago oportuno del mismo. se reporto el que se hizo oportunamente al Consejo Directivo. Se evidenciò que tanto el contador como el auxiliar finacnieron estan realizando las concicliaciones CERRADO bancarias mensualmente. CERRADO en acta del 16 de Junio del 2016 Los egresos por concepto de pago de impuestos cuentan con la declaraciòn, recibo de pago y CERRADO auxiliar de la cuenta de impuestos. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Se observa oficio dirigido al bacno solcitando la exoneraciòn del CERRADO impuesto del 4 x 1000. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTRACTUAL SAAVEDRA El contrato suscrito por este concepto cuenta Presunto incumplimiento a lo establecido en le numeral con el aval del Consejo Directivo del colegio No se considera que tenga efectos de 11, artículo 11 del Decreto 4791 de 2008 por contrato del como lo establece la norma citada y no se algún tipo por cuanto el contrato esta El contrato esta ajustado a las normas que lo regulan. instructor de la banda musical de paz del colegio. requiere de solicitud a la SED como lo indica ajustado a las normas que lo regulan. la auditora. Adelantar las acciones necesarias a la especificidad del contrato relacionado, por cuanto se hara la respetiva 20/03/2015 consulta. 20/10/2015 Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo, elaboración d ela solicitud correspondiente a la Rector, Consejo Secretaría de Directivo. Educación a fin de obtener un concepto respecto de la plicación d ela norma citada para este tipo de contratación. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MIGUEL DE PROCESO CERVANTES CONTRACTUAL SAAVEDRA Cumplimiento de los requisitos en materia contractual establecidos en el Manual de contratación adoptado por el Consejo Directivo del Colegio para la Vigencia Auditada citados en numerales anteriores del informe ejecutivo. Actualización del manual de Contratación acorde con las observaciones hechas, las normas vigentes. Capacitación de los funcionarios y adquisición del 20/03/2015 programa contable que permita manejar adecuadamente dichos procesos. 20/10/2015 Elaboración de plan Rector, Auxiliar de mejoramiento y Financiero y puesta en desarrollo Consejo Directivo. del mismo. Se verificò el cumplimiento al manual de contrataciòn de los -20 CERRADO SMMLV del colegio. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Verificados los inventarios se observò que estos cumplen con todos los requistos y se encuentran CERRADO actualizados. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Supuesto incumplimiento a lo La supuesta no exigencia de documentos a establecido en el Manual de El colegio en la medida que ha venido desarrollando los los proveedores, la firma de la minuta y Contratación adoptado por el colegio y procesos, se ha ajustado a lo dispuesto en el Manual soportes. Elllo debido a mala comunicación las normas de materia contractual de Contratación y las demás disposiciones vigentes. con la auditora. vigentes. A partir de la fecha se pìede autorizaciòn a la SED para este tipo CERRADO de contratos. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO EVALUACION Falta de una relación real y efectiva de Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer Manejo de inventarios con el programa de Sistema de MIGUEL DE MANEJO DE Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el Inventario de Pagaduria, no estan cuantificados en 20/03/2015 CERVANTES ALMACEN E actualización en los procesos. puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios. presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios, cantidad y valor, falta de serial y numero de placa. SAAVEDRA INVENTARIOS de tipo disciplinario. cuantificar codificar los elementos que lo integran. 20/10/2015 Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo Funcionario del mismo. encargado de Programación de almacen, Rector y rueniones de Auxiliar capacitaciónpara los Finanaciero. funcinarios involcrados en dicho proceso. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO EVALUACION Falta de una relación real y efectiva de Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer MIGUEL DE MANEJO DE No cuantificación de elementos de inventario de Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el 20/03/2015 CERVANTES ALMACEN E laboratorio de quimica y fisica. actualización en los procesos. puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios. presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios, SAAVEDRA INVENTARIOS de tipo disciplinario. cuantificar codificar los elementos que lo integran. 20/10/2015 Funcionario encargado de almacen, Rector y Auxiliar Finanaciero. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo. Se actualizaron los inventarios del laboratorio de quimica. CERRADO CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Revisada la gestion documental que COLEGIO CUMPLIMIENTO evidencia que los documentos no se MIGUEL DE DIRECTIVA 003 DE debidamente archivados, ni organizados CERVANTES 2013 cronologico, carecen de foliación, y la SAAVEDRA encuentra fragmentada en dependecias. 20/10/2015 Rector, funcionarios encargados del manejo de la documentación de correspondencia y demás propia del colegio. Proceso de capacitción, diseño de instrumentos de control al manejo de la documentación y correspondencia de entrada y salida, codificación de la misma. Se evidencio que la informaicòn del colegio se encuentra archivada y legajada por orden cronologico. CERRADO CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Revisada la gestion documental para atender quejas y COLEGIO Solicitud de capacitación en este sentido a las CUMPLIMIENTO reclamos se evidenció que se dio respuesta oportuna a Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión MIGUEL DE Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto DIRECTIVA 003 DE los mismos, pero que no se cuenta con aplicativo manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden 20/03/2015 CERVANTES acuerdo con el SIG diligenciamiento de los instrumentos de control de la 2013 especial de radicación de registro de correspondencia como de salida. en el manejo de la información. SAAVEDRA correspondencia. interna y externa. 20/10/2015 Rector, funcionarios encargados del manejo de la documentación de correspondencia y demás propia del colegio. Proceso de capacitción, diseño de instrumentos de control al manejo de la documentación y correspondencia de entrada y salida, codificación de la misma. El colegio lleva en una AZ las PQR, donde observa los soportes del tramite y la respuesta final en cada CERRADO una. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 08/05/2015 Elaboración Rector, Secretaria progresiva de las de Rectoría y Acta de Consejo Consejo Directivo Directivo pendientes vigencia 2014 Se observò en las actas del 2015, que las actas se encuentran al dia y CERRADO debidamente firmadas. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 08/05/2015 Elaboración Rector, Secretaria progresiva de las de Rectoría y Acta de Consejo Consejo Directivo Directivo pendientes vigencia 2014 Se observò en la vigencia 2015, el empalme del Consejo Directivo CERRADO entrante y saliente. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 2015 2015 reposa, se Solicitud de capacitación en este sentido a las encuentran Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto por orden manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden 20/03/2015 acuerdo con el SIG diligenciamiento de los instrumentos de control de la misma se como de salida. en el manejo de la información. correspondencia. A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a dejar al día las actas del consejo directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y se recogerán las firmas que están pendientes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Consejo Directivo 1.2. Actas Consejo Directivo no se encuentras todas en Gestión de la Secretaria de Rectoría físico Actas del Consejo Desactualizadas Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se 13/04/2015 atrasos en la gestión recogerán las firmas correspondientes; a partir de la fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en la reunión posterior. Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias. A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a dejar al día las actas del consejo directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y se recogerán las firmas que están pendientes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Consejo Directivo 1.3. No se evidencia registro de empalme e instalación Gestión de la Secretaria de Rectoría del consejo Directivo saliente y entrante. Actas del Consejo Desactualizadas Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se 13/04/2015 atrasos en la gestión recogerán las firmas correspondientes; a partir de la fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en la reunión posterior. Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a dejar al día las actas del consejo directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y se recogerán las firmas que están pendientes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO 1.4. No se observa presentación por parte del recto el presupuesto, plan de compras y flujo de caja para la Gestión de la Secretaria de Rectoría vigencia 2015 Consejo Directivo Actas del Consejo Desactualizadas Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se 13/04/2015 atrasos en la gestión recogerán las firmas correspondientes; a partir de la fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en la reunión posterior. 08/05/2015 Elaboración Rector, Secretaria progresiva de las de Rectoría y Acta de Consejo Consejo Directivo Directivo pendientes vigencia 2014 Se realizò el respectivo plan compras para la vigencia 2015, presenta trimenstralmente el flujo caja. CERRADO en acta del 22 octubre del 2015 de se de CERRADO de 08/05/2015 Elaboración Rector, Secretaria progresiva de las de Rectoría y Acta de Consejo Consejo Directivo Directivo pendientes vigencia 2014 se evidencio que el Consejo Directivo mediante acuerdo expidio CERRADO su reglamento. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 08/05/2015 Elaboración Rector, Secretaria progresiva de las de Rectoría y Acta de Consejo Consejo Directivo Directivo pendientes vigencia 2014 En las actas del Consejo Directivo se observò la presentaciòn de la ejecuciòn de ingresos y gastos de la CERRADO institcuòn por parte de la auxiliar contable y el contador. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/06/2015 Llamado a ofertas, Rector, Secretaria adjudicación y de Rectoría y elaboración contrato Consejo Directivo año escolar 2015 Se tiene en la egenda de acta el seguimeinto al contrato de tienda CERRADO escolar. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 30/06/2015 Estudio de Rector y Consejo normatividad Directivo vigente Se realizò la conformaciòn del comité de mantenimiento para la vigencia 2015 y se realizo CERRADO diagnostico de las necesidades de la instituciòn. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias. A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a dejar al día las actas del consejo directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y se recogerán las firmas que están pendientes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO 1.5. No se evidencio que el consejo Directivo expidiera su reglamento interno de funcionamiento del consejo Gestión de la Secretaria de Rectoría Directivo Consejo Directivo Actas del Consejo Desactualizadas Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se 13/04/2015 atrasos en la gestión recogerán las firmas correspondientes; a partir de la fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en la reunión posterior. Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias. A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a dejar al día las actas del consejo directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y se recogerán las firmas que están pendientes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO 1.7. No se pudo verificar que el rector y la auxiliar financiero presentaron al consejo Directivo la ejecución Gestión de la Secretaria de Rectoría mensual de ingresos y gastos del FSE Consejo Directivo Actas del Consejo Desactualizadas Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se 13/04/2015 atrasos en la gestión recogerán las firmas correspondientes; a partir de la fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en la reunión posterior. Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias. A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a dejar al día las actas del consejo directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y se recogerán las firmas que están pendientes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO 1.8. No se observó en las actas del Consejo Directivo Gestión de la Secretaria de Rectoría - Actas del Consejo que se haya realizado control y seguimiento de la Consejo Directivo Desactualizadas adecuada ejecución del contrato de la tienda escolar. Consejo Directivo Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están pendientes, con su respectivo consecutivo y se recogerán las firmas correspondientes; a partir de la fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en 13/04/2015 atrasos en la gestión la reunión posterior. Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Comi te mantenimiento de 1.9. No se conformo el comité de mantenimiento Gestión del Rector El consejo directivo a partir de la fecha realizara el correspondiente seguimiento a la tienda escolar cada 2 meses, dejando constancia un acta del respectivo seguimiento y control que esta haciendo frente a los pagos que realiza la Tienda Escolar. A partir de la fecha se conformara el comité de Mantenimiento, el cual se reunirá mínimo 3 veces al año, y dejara constancia por medio de un acta de la Debido a la poca capacitación que a ofrecido la S.E.D. respectiva reunión, la cual tendrá un plazo máximo de 5 Falta de eficiencia en la gestión este tema, el conocimiento sobre su conformación y días hábiles para ser elaborada y firmada; radicando el 13/04/2015 administrativa desarrollo no ha sido el más adecuado para realizar la original en la oficina de rectoría, de tal manera que se gestión. lleve una carpeta debidamente ordenada sobre el comité de mantenimiento. Se invitara de manera escrita al gestor territorial 8 días hábiles antes de la reunión para que pueda asistir. la 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Ejecución Gastos de 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Ejecución Gastos de 3.5. La ejecución del rubro Agenda y manual de Gestión del Rector convivencia es ineficaz 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Ejecución Gastos de 3.6. Se evidencio la adquisición de compra de elementos Gestión del Rector para la celebración el día de la familia 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Ejecución Gastos de 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Proceso contractual 5.1. Selección objetiva con comité de compras 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO 3.4. Rubro Mantenimiento de la Entidad tuvo una ejecución del 176,78% sobre el valor del plan de Gestión del Rector compras. 4.6. Las cotizaciones y contratos no realiza la descripción de cantidades, valores unitarios ni mano de Gestión del Rector obra. Gestión del Rector 5.3. La arrendataria no realizo los pagos de tienda Proceso contractual escolar en los primeros 5 días de cada mes y el consejo Gestión del Rector y Consejo Directivo directivo no realizo el seguimiento respectivo. 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 A partir de la fecha se conformara el comité de Mantenimiento, el cual se reunirá mínimo 4 veces al año, y dejara constancia por medio de un acta de la respectiva reunión, la cual tendrá un plazo máximo de 5 días hábiles para ser elaborada y firmada; radicando el original en la oficina de rectoría, de tal manera que se lleve una carpeta debidamente ordenada sobre el El mayor gasto generado en el rubro de mantenimiento comité de mantenimiento. obedeció a necesidades que tuvo el colegio en sus Falta de eficiencia en la gestión sedes y que por tal razón fue necesaria ejecutarse para El comité de mantenimiento a partir de la fecha, 13/04/2015 administrativa la prestación del servicio educativo y conservación de efectuara la evaluación diagnóstica del estado en que se la planta física del colegio encuentran las instalaciones y dotaciones del plantel. Este diagnóstico debe ser realizado conjuntamente con el área de Almacén y el rector, quienes se obligarán a realizar periódicamente, según un programa establecido, la inspección de todas las áreas y equipos del edificio. Se invitara de manera escrita al gestor territorial 8 días hábiles antes de la reunión para que pueda asistir. Durante la vigencia 2014 no se ejecuto este rubro Durante la vigencia 2014 no se ejecuto este rubro debido a que el manual se encontraba en actualización debido a que el manual se encontraba en actualización Falta de eficiencia en la gestión por parte de los coordinadores. por parte de los coordinadores. 13/04/2015 administrativa Actualmente se encuentra en impresión en la Imprenta A partir de la fecha se ejecutara este rubro en cada Distrital. vigencia. A partir de la fecha la institución atenderá las directrices que se indiquen por la SED a través de la Guía de Apoyo Presupuestal y Lineamientos presupuestales para el año fiscal vigente. Incumplimiento con lo establecido en Atendiendo los preceptos presupuestales, los obsequios el Decreto 2209 de 1998 y Resolución o bonos no están como gastos suntuosos, se 13/04/2015 A partir de la fecha la Institución no celebrara 4047 de 2011 enmarcan como una actividad institucional. actividades como Día de la familia, Día del Niño y demás actividades en las que se daban obsequios, se realizaran de manera lúdica que incentiven a los estudiantes con materiales didácticos. A partir de la fecha se atenderán las directrices para que en el año fiscal vigente las cotizaciones de mantenimiento se separe el valor de la mano de obra y de los materiales. Debido a que la mayoría de los contratos de En la medida que sean ítems que maneje el colegio No permite diferenciar cual es el valor mantenimiento se realizan a todo costo no se especifica dado que no somos arquitectos ni ingenieros para poder 13/04/2015 de los materiales ni mano de obra la totalidad de los materiales discriminando mano de valorar adecuadamente este tipo de trabajo, además por obra. cuanto no queremos incurrir en errores de mayores costos en obra que le es prohibido atender a los colegios. Es decir que los colegios no pueden efectuar anticipos ni adiciones a los contratos inicialmente elaborados. A partir de la fecha se conformara el comité de compras el cual evaluara las ofertas y cotizaciones, mayores a 8 Para mitigar este riesgo se realizan los cuadros SMMLV, este comité asesorara y recomendara a la comparativos en el que se refleja la selección objetiva Institución en lo relativo a la adquisición de bienes y que se realiza, realizando cada uno de los pasos como No permite reflejar el principio de servicios para la entidad. son su respectiva publicación, el almacenista realiza la 13/04/2015 selección objetiva verificación de las ofertas quien realiza los cuadros Las compras menores a 8 SMMLV, el Almacenista comparativos que luego son analizados por el realizara el respectivo cuadro comparativo, que luego ordenador del gasto. será entregado al Ordenador del Gasto quien tomara la respectiva decisión. Afecta el flujo de caja del Colegio El auxiliar Financiera hizo el respectivo seguimiento de pagos a la tienda escolar, a través del cuadro control mensual establecido o sugerido por la dirección financiera de la SED. La mora o no pago oportuno de la arrendataria no implica el no cumplimiento del pago del canon del arrendamiento. Por el contrario la fortaleza en el control general por la pagaduría es lo que ocasiono que a diciembre 31 no existiera saldo por recaudar en dicho contrato. 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO A partir de la fecha se conformara el comité de tienda escolar quienes velaran por el cumplimiento de la Resolución 234 de 2010, y se reunirán 4 veces al año 13/04/2015 dejando constancia por medio de un acta que debe ser elaborada y firmada máximo 5 días hábiles después de haber realizado la reunión. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 13/10/2015 Elaboración ppto Rector y Consejo año fiscal 2015 y su Directivo plan de compras Se lleva un control de lo presupuestado y las adiciones al rubro de mantenimiento con relaciòn CERRADO al total de ingresos de la instituciòn. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Actualización Manual de Rector y Consejo Convivencia y Directivo entrega de material a la imprenta distrital Se actualizo el manual de convivencia y se realizò la impresiòn CERRADO de las agendas. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Aplicabilidad de la Rector y Consejo normatividad Directivo vigente y Plan de Compra del colegio. DISCIPLINARIO Se observa que en la vigencia 2015 no se han ABIERTO comprado elementos para rifas del dia de la familia. 13/10/2015 Rector y Consejo Aplicabilidad de las Directivo directrices. Se evidencia en las cotizaciones de los elementos adquirido por la instituciòn la discriminaciòn de los CERRADO artoculos en cantidades y costos unitarios. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Rector y Consejo Aplicabilidad de las Directivo directrices. En los comprobantes de egreso del 2015 se onserva la realizaciòn de los cuadros comprataivos . CERRADO CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Llamado a ofertas, Rector y Consejo adjudicación y Directivo elaboración contrato año escolar 2015 El comité de seguimiento de tienda escolar realiza control del pago mensual segùn lo pactado en el CERRADO contrato. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Sistematización, valorización y firma del inventario por responsables. Revisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 En todo caso se aclara que la arrendataria indico dificultades económicas de la población para asumir un mayor consumo y por cuanto el refrigerio escolar sufrió moderado aumento en su distribución en el colegio. El inventario individual de la dependencia de la secretaria académica Jornada Mañana a cargo de la Señor Carolina Álvarez ya se realizo la respectiva actualización y se le hizo entrega formal del mismo. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Almacén inventarios e 6.4. Inventario desactualizado y entrega de inventario Gestión de almacén y Rector individual Inventario desactualizado El inventario se encuentra sistematizado, valorizado y firmado por responsable, se presentan situaciones en las que el responsable traslada los elementos sin informar almacén. A partir de la fecha se mantendrá actualizado, impreso y firmado el inventario de cada una de las dependencias y docentes, este documento debe tener fecha de la 13/04/2015 vigencia 2015 y se generara una nueva cada año si cambia o de lo contrario que genera un impreso cada 2 años. En todo caso se advierte que el colegio tiene un sistema de control de sus inventarios, lo que le es pertinente es continuar con el proceso de actualización del mismo. Rector y Almacén 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO A partir de la fecha la institución se compromete a realizar el procedimiento documental que corresponda dentro de los parámetros que las instalaciones lo permitan y el recurso económico y humano que se tenga para tal fin. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Directiva 2013 003 7.2. Expedir manuales de procedimientos relacionados de con el manejo de documentos para garantizar eficiencia Rector y consejo Directivo y oportunidad en el tramite. Falta de uniformidad documentación archivada. en la La SED no ha dado capacitación frente al tema de Se solicitara acompañamiento de la SED y capacitación 13/04/2015 archivo y documentación. frente al tema de documentación y archivo para que de esta manera se pueda elaborar un manual que sea pertinente para la institución teniendo en cuenta que se debe tener un administrativo destinado a esta labor. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 13/10/2015 Rector Solicitud de acompañamiento y capacitación de la SED a los funcionarios del colegio Gustavo Restrepo. Se evidencia que el colegio cuenta con sus respectivos manuales de contrataciòn, tesoreria, inventarios CERRADO y de convivencia. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Modelo de tablas de Rector y Secretaria control y de Rectoría seguimiento de correspondencia El colegio mediente bitacora lleva un control de la correspondencia en entrada y salida, donde se especifica fecha de ingreso, CERRADO procedencia, asunto, a quien va dirogido y fecha de respuesta. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 13/10/2015 Rector Elaborar cronograma de socialización con administrativos. El rector en las reuniones de administrativos hace seguimiento a las funciones a cada uno de los CERRADO funcionarios. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Valoración del costo económico y presupuestal que implica el montaje de este proceso al colegio. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO Directiva 2013 003 de 7.4. No se cuenta con aplicativo para registro de Rector correspondencia interna y externa. Las respuestas no son oportunas A partir de la fecha la secretaria de rectoría se compromete a implementar tablas de control y seguimiento a la correspondencia interna, para que se pueda evidenciar que las respuestas han sido oportunas y concisas. Esta tabla debe contener Fecha de recibido, La dependencia de rectoría cuenta con un aparato de Tema, nombre de quien radica, a que dependencia se recepción de correspondencia en el que indica la fecha 13/04/2015 designa, fecha de respuesta, consecutivo y Que de recibido datos del colegio y consecutivo. documentos están soportando la respuesta. Se solicitara a la SED si es posible adquirir un aplicativo para correspondencia, o si ellos están en la posibilidad de suministrarlo. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO GUSTAVO RESTREPO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO 1. 2. GOBIERNO Las actas del Consejo Directivo no se encuentran MANUELA AYALA Desconocimiento de la norma ESCOLAR elaboradas en el formato de ISOLUCION GAITAN 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO No se observó en las actas del Consejo Directivo no hay 1.7. GOBIERNO MANUELA AYALA control ni seguimiento a la ejecución del contrato de Desconocimiento de la norma ESCOLAR GAITAN Tienda Escolar 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 3.1.1., 3.1.1.2. y COLEGIO Comprobantes de egreso: inconsistencias en el pago de 3.3 EVALUACION Desconocimiento de normas por parte de MANUELA AYALA la seguridad social; irregularidades en las funciones del Incumplimiento a la norma A LA EJECUCION auxiliar financiero GAITAN auxliar fiananciero DE GASTOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO No se cuenta con la respectiva carpeta de impuestos 4.4. PROCESO MANUELA AYALA independientes al consecutivo de los comprobantes de Desconocimiento de la norma CONTABLE GAITAN ingreso 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO 4. 5. PROCESO Dos declaraciones a la Dian con excedente y pendiente No se sabía de la existencia de estas dos MANUELA AYALA Incumplimiento a la norma CONTABLE del estado de cuenta de la SHD novedades GAITAN Directiva 2013 003 de 7.5. Debilidad en el cumplimiento de las funciones de los Rector administrativos. Incumplimiento en las funciones Incumplimiento a la norma Incumplimiento a la norma Incumplimiento a la norma A partir de la fecha el rector se compromete a socializar Los administrativos cumplen con sus funciones como las funciones con la secretaria de rectoría, recordándole se refleja en los informes emitidos por las la importancia que tiene cada una de sus funciones, 13/04/2015 dependencias y en las evidencias aportadas por cada esto se dejara por escrito ya sea mediante oficio o acta uno de ellos al momento de ser evaluados. de reunión. Desconocimiento de la politica A partir de la fecha de llevará en acta en el mencionado abr-15 formato oct-15 Rector y Secretaria de Rectoría No habia sido necesario Se nombro el comité de seguimiento de la Tienda abr-15 Escolar 15-oct-15 Auxiliar financiera, Personero estudiantil, Cooridinadores de Convivencia, Docente y Padres de Familia Recarga de trabajo La auxiliar financiera con radicado interno presento el plan a seguir 15de 2015 Auxiliar financiera Se presentó dos días despues El rector oficio a la auxiluiar financiera sobre abrir la feb-17 carpeta de impuestos de manera independiente Desconocimiento del estado de cuenta Asistencia a la DIAN y a la SDH por parte del Rector y 17 de Agosto de 12 de febrero Rector y Contador Contador 2015 No 64 feb-15 07-jul Agosto Auxiliar finanaciera Se ha intentado abril ISOLUCION para tener el formato de actas y ha sido imposible. Se ha conseguido una copia através de otro colegio Se nombro el comité, se ofició al contratista y se ha realizado el seguimiento por parte del rector, de la auxiliar financiera y de los coordinadores El rector oficio a la funcionaria sobre sus funciones y directrices a seguir El rector oficio a la auxiliar fianaciera sobre funciones y directrices. Ya se radicó en el informe anterior las evidencias al respecto El rector y el contador realizaron las gestiones ante la DIAN y dicha entidad orientó que simplemente se deben presentar las dos declaracuines, labor que ya se hizo;con relación a la secretaría de Hacienda Distrital se pidió el estado de cuenta y se encuentra al dia el colegio. Ya se radicó en el informe anterior las evidencias al respecto El colegio elabora las actas en el formato establecido por la SED. CERRADO CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 Se observa que el Consejo Directivo esta realizando seguimeinto al contrato de tienda escolar. CERRADO CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 Abierto Disciplinario ABIERTO El colegio tiene apartir del 2015 una carpeta de impuestos en la cual se encuentra la declaraciòn, recibo de CERRADO pago y auxiliar de la cuenta de los impuestos cancelados. CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 El colegio realizo el proceso de la correciòn de las declaraciones. CERRADO CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 11 12 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO 5.2. TIENDA Inexistencia del grupo supervisor de la Tienda Escolar y MANUELA AYALA Desconocimiento de la norma ESCOLAR de la planilla de seguimiento GAITAN 2015 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 6.1.EVALUACION COLEGIO MANEJO DE MANUELA AYALA Pendiente actualizacion de inventarios ALMACEN E GAITAN INVENTARIOS Desconocimiento de la norma 13 EFECTO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Se nombro el comité de seguimiento de la Tienda feb-15 Escolar 30-ago-15 Incumplimiento a la norma el aplicativo para el manejo de inventarios dejó de funcionar a mediados del año 2014, debido a que necesita crear archivos temporales para ejecutarse correctamente, los cuales por ser temporales son borrados por el equipo, desde ese entonces se llamo a los contratistas pero al parecer esa empresa ya no realizar el cargue de la información en una plantilla de feb-15 existe, lo que llevó a realizar el cargue de la excel información en una plantilla de excel, aun así la información está debidamente registrada en este archivo de excel y como se pudo evidenciar en el desarrollo de la auditoria los saldos de almacén se encuentran actualizados. 15-ago-15 Almacenista se esta realizando el cargue de la informacion en una plantilla de excel El colegio realizó mantenimiento al programa de inventarios y se alimento con los saldos del kardex. CERRADO CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 Alamacenista Se le esta solicitando a la auxiliar financiera, expedir copia firmada de los contratos y copia de la factura para la realizacion de las entradas de almacen. No se ha cancelado ningún contrato sino se cuenta con el ingreso al almacén y su Visto Bueno Revisadas las entradas de almacen contra las compras que realizó el colegio en el 2015, se observo que CERRADO todas fueron elaboradas en orden cronologico. CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 30-ago-15 Almacenista Se esta realizando el el traslado de elementos entre las distintas aulas y se esta actualizando el inventario con acompañamiento del docente respectivo. Revisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes. CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 30-ago-15 Consejo Directivo En la reunion del Consejo Directivo del dia 5 de marzo se firmo el Manual correspondiente Revisado el manual de inventarios se observó que este fue aprobado CERRADO por el Consejo Directivo. CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 No se conocia el requerimiento y siempre se ha hecho Elaboracion de formato word que contenga numero de Marzo 11 de 05-ago de manera manual radicado, a quien se le asigna y tiempo de respuesta. 2015 Elaboracion y Rector, Secretaria diligenciamiento del de Rectoria mismo Se observó que el rector hace segumiento a las funciones de los administrativos en la reuniones. CERRADO CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 No se conocia el requerimiento y siempre se ha hecho SEGUIMIENTO TIENDA ESCOLAR de manera manual Comité de Supervision de Tienda Escolar, Pagador y Rector Revisadas las actas del Consejo Directivo se observó que se realizó el respectivo empalme de consejo CERRADO saliente y entrante. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 el aplicativo de inventarios es de suma importancia ya el kardex se actualiza automaticamente y la infromacion se presenta Incumplimiento a la norma en forma oprtuna, reduciendo el tiempo empleado en el proceso de actualizacion del kardex. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA al recibir los elementos directamente en el 6.3. EVALUACION area que los solicita se realiza el recibido a COLEGIO MANEJO DE Pendiente actualizacion de inventarios con elementos satisfacion con la remision o factura MANUELA AYALA Incumplimiento a la norma ALMACEN E sobrantes o faltantes entregada por el proveedor, pero se deja GAITAN INVENTARIOS pendikente realizar la entrada correspondiente. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 7.2. COLEGIO CUMPLIMIENTO Pendiente expedir Manual de procedimientos MANUELA AYALA DE DIRECTIVA 003 Almacen por parte del Consejo Directivo GAITAN DE 2013 Desconocimiento de la norma Incumplimiento a la norma 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 7.4. COLEGIO CUMPLIMIENTO Inexistencia de aplicativo especial de radicacion de MANUELA AYALA Desconocimiento de la norma DE LA DIRECTIVA correspondencian interna y externa GAITAN OO3 DE 2013 Incumplimiento a la norma COLEGIO PABLO GOBIERNO NERUDA ESCOLAR 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO Desconocimiento de esta exigencia 6.2. EVALUACION COLEGIO MANEJO DE Pendiente entrada de almacen de la vigencia 2014 MANUELA AYALA ALMACEN E correspondiente a la factura 50623 de la Pannamericana GAITAN INVENTARIOS ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 16 TIEMPO Incumplimiento a la norma 2015 2015 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Personero estudiantil, Cooridinadores de Se nombro el Convivencia, comité, se ofició al Delegados de contratista Docente y delegados de Padres de Familia ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA de 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA No se observó en las actas del Consejo Directivo que se haya realizado control y seguimiento de la adecuada ejecucion del contrato de la tienda escoalr, ni tampoco que se hubiese realizado la evaluacion anual del servicio Revisiones de seguimineto (proyectadas 4 según lo normado en la Resolucion 219 de a999 Incumplimiento a la norma una cada dos meses) Numeral 3 y 4 del Art, 4 y numeral 6 del Art. 6, situacion que no permite evaluar las falencias o fortalezas, que ha debido ser estudiada el pago oportuno en las fechas estipuladas. respecto a la entrada de la factura 50632 de panamericana me permito informar que ya se realizó la entrada de almacén n° 054 en la plantilla de excel (anexo 2 copias). respecto a la entrada de almacén 053, donde se evidenció que se realizó el soporte con la cotización n° 329, me permito informar que ya se reemplazó la cotización por la copia de la factura n° 0247 (anexo 3 copias), la cual guarda coherencia y veracidad respecto realizar la entrada de almacén, solicitar copia de la de la cotización, el contrato y la entrada de almacén factura correspondiente para la elaboración de la feb-15 correspondiente. también es importante mencionar que entrada de almacén las entradas de almacén se realizan verificando cantidad, unidad de medida y demás especificaciones descritas en el respectivo contrato como lo establece el numeral 7, titulo 3 ingresos y altas de almacén”, sub titulo 3.1. “proceso administrativo”, no obstante se procederá a partir de la fecha a solicitar copia de la factura correspondiente para la elaboración de la entrada de almacén. respecto a este punto me permito informar que algunos de los elementos sobrantes, son elementos que ya fueron dados de baja y la sed no ha dado fecha de entrega en la bodega destinada para tal fin, otros actualizar los inventarios individuales corresponden a elementos a los cuales no se les ha dado ingreso debido a que corresponden al proyecto de wi fi aruba y el contratista no ha realizado el acta de entrega correspondiente. feb-15 A este punto me permito informar que todo lo relacionado con seguros para mitigar los costos por perdida de elementos, la Institución no contrata directamente las pólizas, éstas son contratadas directamente por la SED, la Institución lo que hace es que mensualmente, a través del formato de Ingresos y Bajas informa a la oficina de Dotaciones Escolares acerca de los elementos adquiridos para que sean incluidos en las pólizas correspondientes. Solicitar capacitacion referente a Tabla de Retencion Al mismo punto referente al proceso de gestión feb-15 Documental por parte de la SED documental, se entrará a cotizar todo lo referente al proceso de adquisición de cajas para archivo, carpetas y demás elementos que cumplan las Normas emanadas por el Archivo General de la Nación, dejando claro que este proceso de adquisición y adecuación es bastante complejo razón por la cual correspondería al Consejo Directivo, establecer el cronograma para la implementación del mismo. 2015/05/18 15-ago-15 2015/11/30 Hacer bimestralmente la evaluacion al servicio prestado Se evidencio en acta del 2015, la elecciòn del comité de tienda escolar, igualmente existe informe de este comité del servicio prestado CERRADO por la tienda escolar, la atenciòn a los estudiantes y el pago del canon. CERRADO en acta del 27 de octubre del 2015 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS COLEGIO PABLO EVALUACION NERUDA GASTOS 12 13 CAUSA EFECTO Revisado el 100% de los comprobantes de egreso en la vigencia auditada se observo estan desactualizados el RUT, lo anterior denota incumplimiento al manual de tesoreria y a lo normado en la guia de apoyo presupuestal y contractual para los F.S.E. e igualmente incumplimiento de lo reglado en el Art. 5 del Acuerdo No. 7 , mediante el cual se reglamenta la contratacion DE inferior a 20 S.M.L.V. y el incumplimiento a las Presentados/Faltantes directrices dadas por la Direccion Financiera de la SED en la Resolucion No. 2352 de 2013 por medio de la cual se adopta laguia de apoyo presupuestal y contractual para los F.S.E. y el manual para la administracion de la tesoreriaFSE, del mismo modo al manual de contratacion del acolegio adoptado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo No. 06 del 08 de mayo de 2013 (Folio del 42 al 87). EVALUCAION COLEGIO PABLO EJECUCION NERUDA PRESUPUESTAL Se observo respecto a la gesion presupuestal en proyectos de inversion , que se hace necesario realizr ajustes en la planeacion presupuestal que permita llegar a unos porcentajes de optimizacion, en rubros presupuestales de proyectos de inversion como son Medio Ambiente y Prevencion de Desastres Escuela y Ejecucion de proyectos otros proyectos, en los que se pudo evidenciar que no se inversion/Presupuesto asignado ejecutó; situacion que afecta a los estudiantes, tode vez que el proposito del presupuesto en los proyectos de inversion es fortalecer los proyectos que son presentados por los docentes y que tienen un impacto positivoen la formacion pedagogica de los estudiantes. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO PABLO PROCESO NERUDA CONTABLE En el desarrollo de l auditoria se cruzo los saldos de las conciliaciones bancarias contra los saldos de los extractos de las cuentas corriente, de ahorros y el libro auxiliar de bancos; donde se observo que en el mes de Recursos recibidos/Recursos registrados junio de 2014, se cometio un error involuntario en la digitalizacion del ingreso provenientes de la SED segun REsolucion 153 del 19 de junio de 2014, por la suma de ($7.986.282) y digitado por la suma de ($7.686.283). Incumplimiento a la norma 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA DESCONOCIMIENTO 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO SOLICITUD DE COCUMENTACION 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 2015/05/19 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 2015/06/30 Pagador Revisar oportunamente la presentacion del RUT actualizado. Revisados los egresos del 2015 se observó que ha todos se les solicito el RUT y el RIT de los proveedores y CERRADO contratistas de la institución. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015. Se observó en las actas del consejo directivo el seguimeinto a los CERRADO proyectos de inversión. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Incumplimiento a la norma Hacer bimestralmente la evaluacion al servicio prestado Hacer bimestralmente la evaluacion al servicio prestado 2015/05/20 2015/12/05 Hacer seguimiento mensual a la Lideres de ejecucion proyectos, presupuestal en los Pagador, Rector proyectos de inversion Incumplimiento a la norma Registrar oportunamente los ingresos 2014/07/31 Contadora Revisar oportunamente los registros contables y sus conceptos Revisadas las conciliaciones bancarias del 2015 se observa el registro oportuno de todas las CERRADO partidas conciliatorias. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Con bae en la informacion contenida en los soportes de los comprobantes de egreso por el rubro de mantenimiento entidad, se observó que tanto los datos contenidos en el contrato , como en la respectiva cuenta de cobro o documento equivalente, se realiza la descripcion de cantidades, valores unitarios y totales de COLEGIO PABLO PROCESO DE manera global, situacion que no permite diferenciar cual Cuentas de cobro/Contartos de obra NERUDA CONTRATACION es el valor de los materiales y cual el valor del servicio de mano de obra. Por lo anterior no se puede constatar si el contratista esta liquidando correctamente los pagos a seguridad social y tanto el ordenador del gasto como el auxiliar financiero incurren en no verificar el cumplimiento de la norma establecida en el Art. 23 del Decreto 1703 de 2002. Incumplimiento a la norma Discriminar la cuentas de cobro en mano de obra y Discriminar la cuentas de cobro en mano de obra y 2015/05/22 elementos elementos 2015/12/05 Pagador Actualemnte se solicita a todos los proveedores de contratos de obra discriminar el costo de materiales y mano de obra Revisados los comprobantes de egerso se observa en la cuenta de ocbro o factura la discriminación de CERRADO mano de obra y compra de elementos. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA Revisado el Manual de Contratacion inferior a los 20 SMMLV se evidenció que el mismo no se encuentra actualizado, por lo anterior se recomiendo atender lo establecido en las cirdulares No. 16 del 22 de abril de 2014, en punto especifico atender los lineamientod dados por la Dirección de Contratación así como de COLEGIO PABLO PROCESO DE incorporar en dicho manual lo establecido en relacion Manual Actualizado NERUDA CONTRATACION con la publicidad, lo anterior en aras de que el manual que es la carta de navegacion contractual de la institucion guarde armonia con los principios de la contratacion estatal y se encuentre acorde con las actualizaciones que deriven a la luz de la expedicion del DEcreto 1510 de 2013. Incumplimiento a la norma Revisar oportunamente los registros contables y sus Revisar oportunamente los registros contables y sus 2015/05/23 conceptos conceptos 2015/03/12 Rector, Directivo Se actualizo y se Consejo aprobo el Manual por Consejo Directivo. Revisado el manual de contratación a los -20 SMMLV se observo que se esta dando cumplimiento. CERRADO CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Incumplimiento a la norma Actualemnte se solicita a todos los proveedores de Actualemnte se solicita a todos los proveedores de contratos de obra discriminar el costo de materiales y contratos de obra discriminar el costo de materiales y 2015/05/24 mano de obra mano de obra Elaborar los inventarios individuales y hacer seguiiento constante. Revisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO PABLO INVENTARIO NERUDA Se realizó la verificación del inventario individual por dependencias de las aulas de sistemas, laboratorio de física, química, biología y secretaria; observandose que no hay un inventario; existe actas de entrega de algunos de los elementos, donde especifica, el articulo, la cantidad y la referencia sin valorizacion con fechas de vigencias anteriores, igualmente se evidencio listados impresos del programa Si Capital donde solo se encuentran los articulos adquiridos con los recursos del Inventario por areas/Total de areas FSE, listados que no se encuentran firmados. El colegio no puede establecer procedimientos que no esten de acuerdo con las directrices y lineamientos establecidas por la Direccion de Dotaciones, que establece que la institucion realizara los inventarios individuales por dependencias en los formatos aprobados y establecidos por dicha área que es la competente para regular lo relacionado por la materia. de Registrar oportunamente los ingresos 2015/05/21 2015/07/23 Almacenista 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO PABLO Directiva NERUDA 2013 003 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO PABLO Directiva NERUDA 2013 003 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO PABLO Directiva NERUDA 2013 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE DE 003 12 13 CAUSA En cumplimiento a la Directiva 003 de 2013, expedida por la Alcaldia Mayor de Bogotá, se hace necesario que el Consejo Directivo expida el manual de procedimientos del área de almacén, con el fin de asegurar que se disponga de los medios de conservacion y seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes que de forman parte del mobiliario de oficinas y puesto de Manual trabajo del colegio, con especial énfasis en los sitios solicitados donde se almacenan elementos. Del mismo modo frente a la gestion documental se debe expedir manuales de procedimientos relacionados con el manejo de documentos en el colegio que garanticen no solamente su eficiente y oportuno trámite, sino también su efectiva salvaguarda. Revisada la gestion docuemental en el colegio se evidenció que algunas carpetas hay varias copias del de mismo documento, igualmente que no siempre se Manual encuentran en orden cronologico y que carece de solicitados foliacion, no se observó implementación de las tablas de retención documental. de procedimeitos/Manuales de procedimeitos/Manuales En lo referente al manual de funciones, si bien todos los funcionarios manifestaron que conocían las funciones inherentes a su cargo las cuales están se encuentran publicadas en la agenda anual de docentes, en el desarrollo de la auditoria se pudo evidenciar que existe de debilidades, en el cumplimiento estricto de las mismas, Desconocimiento de la norma tal y como se observó en los ítem (6.3 del presente informe), se sugiere que en las reuniones periodicas que adelanta la institucion se revise el cumplimiento de la funsiones para evitar acciones y/o omisiones que puede repercutir en faltas disciplinarias. 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO Incumplimiento a la norma Se actualizo y se aprobo el Manual por Consejo Se actualizo y se aprobo el Manual por Consejo 2015/05/25 Directivo. Directivo. 2015/07/23 Almacenista Mantener actualizados los manuales de procedimientos. Mediande acuerdo se implemento el manual de inventarios del colegio. CERRADO CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Incumplimiento a la norma Elaborar los inventarios individuales y hacer seguiiento Elaborar los inventarios individuales y hacer seguiiento 2015/05/26 constante. constante. 2015/10/09 Implementar en Rector, Pagador, forma adecuada el Almacenista, manejo de gestion Secretarias documental. El colegio lleva adecuadamente el archivo de la información por tema CERRADO y vigencia. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 Incumplimiento a la norma Mantener actualizados procedimientos. 2015/12/05 Hacer seguimiento Rector, Pagador, continuo al Almacenista, cumplimiento de las Secretarias funciones. El rector en las reuniones de administrativos hace seguimiento a las funciones a cada uno de los CERRADO duncionarios. CERRADO en acta del 23 de octubre del 2015 manuales de Mantener actualizados los manuales de procedimientos. 2015/05/27 GOBIERNO ESCOLAR Disposción inmedianta del Comité de Tienda Escolar a No se evidenció la ejecución de control y seguimiento a El seguimiento se hizo por parte del comité Posible incumplimiento a las Como ya se indico el seguimiento se hizo pero no fue fin de adelantar el seguimiento y control al contrato para la adecuada ejecución del Contrato de Tienda Escolar pero no se reportó al Consejo Directivo en sus directirces dadas en la Resolución 219 tratado en las reuniones ordinarias del Consejo 20/01/2015 la vigencia actual y hacer reportes al Consejo Directivo para la vigencia auditada. reuniones ordinarias. de 1999. Directivo. en sus reuniones ordinarias. 04/12/2015 Rector, Secretarios del Comité de Tienda Escolar y Consejo Directivo. PRESUPUESTO VIGENCIA 2013 Los proyectos de inversión fueron requeridos a los docentes jefes de área y los mismos Se evidenció una una baja ejecución presupuestal del fueron viabilizados en el formato dispuesto 61% que obedece a la baja ejecución en los rubros para ello, al momento de la contratación no descritos en el informe. se logró que los proponentes cumplieran con los requisitos contractuales en cuanto a documentos. 04/12/2015 Rector, Consejo Directivo y Auxiliar Financiero. Evidencia de inconsistencias en el pago de seguridad social, no reposa la planilla de pago de la seguridad EVALUACION A LA social del contratista, planilla de pago correspondiente a DE EJECUCION DE otro período al del servicio prestado, carné de salud GASTOS como beneficiario en los comprobantes de egreso relacionados en el informe (22comprobantes de gereso) 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA los COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO EFECTO No ejecución del 100% del presupuesto e incidiendo en el PEI por no desarrollarse la totalidad de los proyectos propuestos por las áreas y repercutiendo en los estudiantes quienes no recibieron los beneficios propuestos. Las invitaciones públicas se adelantaron a fin de poder seleccionar los proponentes que cumplieran con los requisitos y poder suplir así los requerimientos hechos en cuanto a materiales y los procesos propios de cada proyecto formulado. Buscar todas las alternativas posibles a fin de poder alcanzar una ejecución del 100% del presupuesto para la vigencia actual y las futuras. Establecer en el Manual de Contratación todos y cada uno de los requisitos para 20/01/2015 la contratación de mínima cuantía de conformidad con el Decreto 4791 de 2008 y las demás normas vigentes en esta materia. Generar acciones de control y seguimiento de toda la información que brinda el Fondo de Servicios Falta de control por parte del Auxiliar El Auxiliar Financiero se confió de la buena fe de No adelantar una adecuada labor en el Educativos, estar atentos a la actualización de la Financiero al momento de la recepción de los quienes aportaban los documentos por tratarse de desarrollo de las funciones propias de misma, requerir a todos y cada uno de los contratistas 20/01/2015 documentos, partiendo del principio de la personas con quienes se había venido contratando y de quienes están encargados del FSE involucrados en dichas deficiencas a fin de que buena fe de quienes contrataron. quienes probablemente no se debía desconfiar. subsanen las mismas aportando los documentos propios de cada una de ellas. 01/04/2015 Rector en su condición de ordenador del gasto y Auxiliar Financiero como persona responsable de la preparación y presentación de informes documentales sobre el FSE Elección e instalación del Comité de Tienda Escolar para la vigencia actual, explicación de sus funciones y diseño de formatos para adelantar la labor de seguimiento y control Elaboración y aprobación del Manual de Contratación actualizado a las normas vigentes y socialización del mismo con todos los integrantes del Consejo Directivo y demás miembros de la comunidad educativa. Requerimiento a todos y cada uno de los contratistas involucrados en las deficiencias reportadas para que subsanen los documentos no allegados en su oportunidad y por tratarse de seguridad social que adelanten las acciones necesarias ante las empresas cortrespondientes y puedan así cumplir con dichos requisitos. Ya se adelantaron los requrimietnos a todos los contratistas involucrados y se adjunta al presnete certificación d epago de Orlando Yasno Cuesta. ESTADO se eviendio en las actas de Consejo Directivo Control y Seguimeinto al pago oportuno al contrato de la CERRADO tienda escolar. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Revisada la ejecuiòn de la vigencia 2015 se observò una ejecuciòn del 83%, por lo anterior se cierra el CERRADO hallazgo. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Revisados los egresos de la vigencia 2015, se onservò que se estan solicitando el respectivo pago CERRADO de seguridad social a cada uno de los contratistas de la instituciòn. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO VEINTE JULIO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO Posible incumplimiento a las EVALUACION A LA Supuesta duplicidad de dos comprobantes de egreso con La información no se venía manejando de acuerdo con Mala comunicación con la auditora y falta de disposiones contenidas en la Guía de DE EJECUCION DE diferente beneficiario, concepto y fecha como se indica las disposiciones vigentes en esta materia y una mala manejo de archivo por parte del colegio Apoyo de 2013 para los FSE, mal GASTOS en el informe comunicación con la funcionaria auditora. manejo de la la información. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO PROCESO DE CONTABLE 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Buscar la capacitación desde la SED con las Reporte de información incompleta EVALUACION A LA depedencias competentes, abrir invitación pública a fin No adecuado manejo del programa SIG "Sistema de No contar con la adecuada capacitación en el evidenciandose en la incoherencia e Falta de capacitación en el manejo del programa DE EJECUCION DE de adquirir un programa actualizado que permita el 20/01/2015 Inventarios de Pagaduria" . manejo del programa referido. incogruencia de los informes que se referido. GASTOS mejor manejo y disposición de la información pertinente dan a los entes que los requieren. al FSE. 2015 2015 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Ubicación inmediata de los comprobantes relacionados como duplicados y aclaración de cada uno de ellos. 20/01/2015 Mejora en el manejo del archivo desde las disposiciones vigentes en esta materia 01/05/2015 Rector, Consejo Directivo, Comité de Compras y Auxiliar Financiero Elaboración del Plan de Mejoramiento, diseño e implementación del proceso contractual para adquirir el programa contable actualizado. Ubicación inmendiata de los comprobantes relacionados como duplicados y dispisición del manejo del archivo de conformidad con las disposciones emanadas desde la SED. Inclusión en el presente plan de mejoramiento. Capacitación en el Manejo de los FSE. Se proyectó capacitación con los integrantes del Consejo Directiv a fin de exponer el nuevo Manual de Contrtación para su aprobación en el cual se incluye la actualización a las normas vigentes a fin d eno volver a ometer los errores mencionados. Disposición de los documentos requeridos, ya fueron enviados en la comunicación de explicación al informe preliminar fueon relacionados en los archivos adjuntos. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo. Se adjunta al presente plan de mejoramientyo copia de los pagos efectuados por el colegio en las vigencias 2012, 2013 einicio del 2014 Ubicación del formato, diligenciamiento del mismo y radicación ante los bancos, ya se radico la correspondiente solicitud y se adjunta copia al presente plan de mejoramiento. 01/05/2015 Rector y Auxiliar Financiero Se nombra ciertos comprobantes de egreso EVALUACION A LA correspondientes al rubro de mantenimiento de la Se nombra ciertos comprabantes pero no se No se puede tener certeza sobre lo NO existe explicación válida por cuanto no hay certeza Capacitación oportuna y eficaz en las normas y manejo DE EJECUCION DE entidad, que presentan defiencias en cuanto a la 20/01/2015 relacionan y mucho menos se describen. informado por la auditora. sobre lo informado. de los FSE . GASTOS descripcion de cantidades, valores unitarios de manera global... 01/05/2015 Rector y Auxiliar Financiero. Miembros del Consejo Dircetivo de la vigencia actual. No se observó la existencia de las conciliaciones No se observó la existencia de las Incluir el hallazgo en el plan de Las conciliaciones existen y no fueron auditadas por Disposición de las conciliaciones a fin de que sean bancarias de los saldos de las cuentas de ahorro y conciliaciones bancarias de los saldos de las 20/01/2015 mejoramiento mala comunicación con la funcionaria. auditadas en el momento que sean solicitadas. corriente. cuentas de ahorro y corriente. 20/01/2015 Auxiliar Financiero Que supuestamente no se cuenta con la información tributaria para verificar lo El colegio para la vigencia auditada se encontraba a correspondiente a las obligaciones por parte Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la Incluir el hallazgo en el plan de paz y salvo por concepto de los impuestos que debe del colegio, supuestos excedentes que no letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/01/2015 mejoramiento declarar tanto en la DIAN como los impuestos fueron informados por el contador, no procesos enlos cuales se encontratron deficiencias. Distritales. verificación en la Secretaría de Haciemda Distrital sobre el estado actual del colegio. 20/01/2015 Rector y Auxiliar Financiero 01/04/2015 Rector y Auxiliar Financiero 01/05/2015 Proyección de la invitación pública para contratar el Rector, Consejo servicio de contador Directivo y Auxiliar incluyendo todas las Financiero. observaciones hechas por el auditor. DE PROCESO CONTABLE Que supuestamente no se cuenta con la información tributaria para verificar lo correspondiente a las obligaciones por parte del colegio, supuestos excedentes que no fueron informados por el contador, no verificación en la Secretaría de Haciemda Distrital sobre el estado actual del colegio. PROCESO CONTABLE No se evidencia la ejecución de los procesos requeridos Desconocimiento del proceso a seguir por El pago de un impuesto por el cual el para que las cuentas del colegio sean excentas del Desconocimiento de los procedimientos pertinentes. falta de capacitación. colegio esta excento. impuesto al 4 por mil. Ubicación y diligenciamiento del formato diseñado para tal efecto, radicación ante los bancos en los cuales el 20/01/2015 colegio tiene cuentas para así alcanzar la excención recomendada. PROCESO CONTABLE Incumplimiento de algunas de las funciones por parte del No inclusión de estas obligaciones en el contador en especial lo referente a la emisión del contrato del contador para la vigencia procedimiento del plan de manejo contable, proceso de auditada tesoreria, manejo de almacen e inventarios. Para la invitación pública que busca contratar este servicio se tendrán en cuentas todas y cada una de las 20/01/2015 observaciones hechas por el auditor para la vigencia actual y las futuras. Posible incumplimiento en la vigencia auditada del PGCP y de las Por desconocimento no se incluyeron estas disposiciones emanadas desde la obligaciones en el contrato suscrito con el contador. SED en este sentido. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO La instituciòn cuenta con un programa presupuestal para el manejo de los recursos de la SED y CERRADO la informaciòn verificada es coherente. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Se verificaron los egresos de la vigencia 2015, los cuales se encuentran en orden cronológico. CERRADO CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Se evidencio aprobaciòn al manual de contratacion a los menos 20 CERRADO SMMLV. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Se observa en la informaciòn contable reposan las conciliaciones CERRADO bancarias. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Se observa que el colegio envio oficio a la DIAN para la aclaraciòn de las declaraciones con CERRADO excedentes. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 verificados los extractos bancarios se observa que la entidad financiera ya no realiza la retenciòn del CERRADO impuesto del 4 x 1000 al colegio. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 El colegio cuenta con los respectivos manuales de procediciemnto contable, tesoreria e CERRADO inventarios. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 13 EFECTO 14 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Inlcuir en el plan de mejoramiento la recomendación hecha, elección e instalación del comité de seguimiento 20/01/2015 y control al contrato de tienda escolar para la presente vigencia y las futuras. 04/12/2015 Rector, Consejo Directivo, Auxiliar Financiero y miembros del Comité de Tienda Escolar. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo, definición de formatos para adelantar el segumiento semanalmente y asi poder reportarlo en las reuniones ordinarias del Consejo Directivo. Posible incumplimiento por parte del arrendatario a las obligaciones No se adelanto el seguimiento y control al contrato Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la pactadas en el contrato respecto del según el deber ser por desconocimiento de dicho letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/01/2015 canón de arrendamiento y falta de procedimiento. procesos enlos cuales se encontratron deficiencias. seguimiento por parte del Consejo Directivo. 01/1052015 Rector, Consejo Directivo, Auxiliar Financiero y miembros del Comité de Tienda Escolar. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo. Se observaropn dos cumnicados al arrendatario recordandole el pago CERRADO oportuno.CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Para la contrataciòn del instructor de la banda el colegio solicito CERRADO autorizaciòn a la SED. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE PROCESO CONTRACTUAL Como ya se indicó el control se hizo por No se reporto el seguimiento al Consejo Directivo en Supuesto incumplimiento a lo No se realizó control y seguimiento al contrato de tienda quienes tenian asignada dicha función, no se sus sesiones ordinarias, pero el mismo se hizo por establecido en el artículo 10 de la escolar para la vigencia auditada reporto dicho seguimiento al Consejo parte de quienes tenian asignada la funcion para la Resolución 234 de 2010. Directivo en sus reuniones ordinarias. vigencia auditada. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE PROCESO CONTRACTUAL Falto más control y seguimiento a la Incumplimiento en el pago de los canones de ejecución del contrato de tienda escolar y no arrendamiento pactado, no pago oportuno del mismo. se reporto el que se hizo oportunamente al Consejo Directivo. Se observa que el cogio nombro al comité de seguimiento al contrato CERRADO de tienda escolar. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE PROCESO CONTRACTUAL El contrato suscrito por este concepto cuenta Presunto incumplimiento a lo establecido en le numeral con el aval del Consejo Directivo del colegio No se considera que tenga efectos de 11, artículo 11 del Decreto 4791 de 2008 por contrato del como lo establece la norma citada y no se algún tipo por cuanto el contrato esta El contrato esta ajustado a las normas que lo regulan. instructor de la banda musical de paz del colegio. requiere de solicitud a la SED como lo indica ajustado a las normas que lo regulan. la auditora. Adelantar las acciones necesarias a la especificidad del contrato relacionado, por cuanto se hara la respetiva 20/01/2015 consulta. 01/05/2015 Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo, elaboración d ela solicitud correspondiente a la Rector, Consejo Secretaría de Directivo. Educación a fin de obtener un concepto respecto de la plicación d ela norma citada para este tipo de contratación. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE PROCESO CONTRACTUAL Cumplimiento de los requisitos en materia contractual establecidos en el Manual de contratación adoptado por el Consejo Directivo del Colegio para la Vigencia Auditada citados en numerales anteriores del informe ejecutivo. Actualización del manual de Contratación acorde con las observaciones hechas, las normas vigentes. Capacitación de los funcionarios y adquisición del 20/01/2015 programa contable que permita manejar adecuadamente dichos procesos. 01/05/2015 Elaboración de plan Rector, Auxiliar de mejoramiento y Financiero y puesta en desarrollo Consejo Directivo. del mismo. Revisados los egresos de la vigencia 2015, se observa que todos los docuemntos seneucntran CERRADO debidamente firmados. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Una vez llegado el funcionario se observa que el colegio realizò el levantamiento de inventarios de la CERRADO instituciòn. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 Supuesto incumplimiento a lo La supuesta no exigencia de documentos a establecido en el Manual de El colegio en la medida que ha venido desarrollando los los proveedores, la firma de la minuta y Contratación adoptado por el colegio y procesos, se ha ajustado a lo dispuesto en el Manual soportes. Elllo debido a mala comunicación las normas de materia contractual de Contratación y las demás disposiciones vigentes. con la auditora. vigentes. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE EVALUACION Falta de una relación real y efectiva de Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer Manejo de inventarios con el programa de Sistema de MANEJO DE Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el Inventario de Pagaduria, no estan cuantificados en 20/01/2015 ALMACEN E actualización en los procesos. puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios. presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios, cantidad y valor, falta de serial y numero de placa. INVENTARIOS de tipo disciplinario. cuantificar codificar los elementos que lo integran. 01/05/2015 Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo Funcionario del mismo. encargado de Programación de almacen, Rector y rueniones de Auxiliar capacitaciónpara los Finanaciero. funcinarios involcrados en dicho proceso. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO DE EVALUACION Falta de una relación real y efectiva de Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer MANEJO DE No cuantificación de elementos de inventario de Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el 20/01/2015 ALMACEN E laboratorio de quimica y fisica. actualización en los procesos. puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios. presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios, INVENTARIOS de tipo disciplinario. cuantificar codificar los elementos que lo integran. 01/05/2015 Funcionario encargado de almacen, Rector y Auxiliar Finanaciero. Elaboración de plan de mejoramiento y puesta en desarrollo del mismo. Se verifico que los inventarios se encuentran cuantificados en CERRADO cantidad y valor unitario. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 COLEGIO VEINTE JULIO Revisada la gestion documental que CUMPLIMIENTO evidencia que los documentos no se DE DIRECTIVA 003 DE debidamente archivados, ni organizados 2013 cronologico, carecen de foliación, y la encuentra fragmentada en dependecias. 01/05/2015 Rector, funcionarios encargados del manejo de la documentación de correspondencia y demás propia del colegio. Proceso de capacitción, diseño de instrumentos de control al manejo de la documentación y correspondencia de entrada y salida, codificación de la misma. La documentaciòn revisada en el seguimiento al plan de mejoramiento la informaciòn se CERRADO encuentra archivada en forma cronologica y por tema. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 01/05/2015 Rector, funcionarios encargados del manejo de la documentación de correspondencia y demás propia del colegio. Proceso de capacitción, diseño de instrumentos de control al manejo de la documentación y correspondencia de entrada y salida, codificación de la misma. Revisado el cumplimiento de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento, se retira el CERRADO hallazgo. CERRADO en acta del 22 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA reposa, se Solicitud de capacitación en este sentido a las encuentran Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto por orden manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden 20/01/2015 acuerdo con el SIG diligenciamiento de los instrumentos de control de la misma se como de salida. en el manejo de la información. correspondencia. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO VEINTE JULIO Revisada la gestion documental para atender quejas y Solicitud de capacitación en este sentido a las CUMPLIMIENTO reclamos se evidenció que se dio respuesta oportuna a Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto DE DIRECTIVA 003 DE los mismos, pero que no se cuenta con aplicativo manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden 20/01/2015 acuerdo con el SIG diligenciamiento de los instrumentos de control de la 2013 especial de radicación de registro de correspondencia como de salida. en el manejo de la información. correspondencia. interna y externa. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN 2.1 Actas del Consejo Directivo no cumplen con el EL 2. GOBIERNO formato establecido para su diligenciamiento. SGC-IF ESCOLAR 005 ACTA DE REUNION INSOLUCION. Se encontraron actas en formato diferente al SGC SED No cumple con las exigencias del SGC Se maneja un formato Institucional de la SED características similares a las exigidas. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2. GOBIERNO 2.2 Faltan actas del Consejo Directivo 2014:4,6,9 ESCOLAR Faltan actas No se conoce lo tratado en estas El Rector es nuevo y no conoce que paso con estas Averiguar que paso con estas actas reuniones de Consejo Directivo actas. que tiene Consignar actas de acuerdo al formato del SGC de la Junio SED Mayo Se observò que el coelgio esta elaborando las actas en el formato CERRADO establecido por la SED. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Rector Junio Rector Se pregunto a miembros del Consejo Directivo Revisadas las actas del 2015, se observa que estas se encuentran completas en orden cronologico y CERRADO debidamente firmadas. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 11 12 13 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2. GOBIERNO 2.4 Empalme Consejo Directivo 2014 ESCOLAR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2. GOBIERNO 2.5 No se encontró documento de convocatoria elección Faltan documentos convocatoria ESCOLAR de personero y contralor personero y contralor ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Falta de conocimiento del Consejo No se evidencio empalme Consejo Directivo Directivo entrante sobre la situación El Rector es nuevo y no sabe que sucedió. entrante y saliente 2014 2013 elección Incumplimiento Resolución 3612 de El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto 2010 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Realizar empalme entre el Consejo Directivo entrante y mayo el saliente. mayo Rector Averiguar por estas resoluciones Junio Rector Mayo En Reunión del 14 de mayo Consejo Directivo 2014 22015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN 2.6 No se observo acta del Consejo Directivo que se EL 2. GOBIERNO No se encontró Acta control y seguimiento a Incumplimiento Resolución 219 de haya realizado control y seguimiento de la adecuada El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto ESCOLAR Tienda escolar 1999 ejecución del contrato tienda escolar Realizar control y seguimiento a l Contrato tienda Mayo escolar vigencia 2015 Noviembre Rector En reunió del 14 de mayo de 2015 el Consejo Directivo conformo comité de seguimiento tienda escolar y a través de Rector se hicieron unos requerimiento a la responsable de la tienda escolar 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2. GOBIERNO 2.7 No se constituyo Comité de Mantenimiento 2014 ESCOLAR Incumplimiento al Manual de uso, conservación y mantenimiento de los El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto Colegios de la SED Para el 2015 ya se constituyo el Comité de Mantenimiento el 14 de mayo de 215 según acta N° 6 Mayo del Consejo Directivo Junio Rector En reunió del 14 de mayo de 2015 el Consejo Directivo conformo comité de mantenimiento 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN No se encontró Acta del Consejo Directivo EL 2. GOBIERNO 2.8 No se evidencio aprobación de las modificaciones sobre aprobación de modificaciones Incumplimiento Decreto 4791 de 2009 El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto ESCOLAR presupuestales 2014 por el Consejo Directivo presupuestales 2014 Para el 2015 se archivaran correctamente las actas del Mayo consejo directivo Noviembre Rector Carpeta especifica para esto 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 3. EVALUACION 3.5 Cierre del presupuesto 2014 sin la firma del Rector No se encontró firmado, por el ordenador del Hallazgo administrativo PRESUPUESTAL LUIS ALBERTO ORTIZ gasto, el cierre presupuestal de 2014. Se enviaran los documentos al Rector Luis Alberto Ortiz Junio para sus respectivas firmas. Auxiliar Financiero Se comunico telefónicamente con el rector Luis Alberto Ortiz para mandar los documentos para firmar 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 3. EVALUACION 3.6 No se han ejecutado los presupuestos de PIMA Los docentes no han realizado los respectivos La inversión no se ejecuta a tiempo PRESUPUESTAL 2013, 2014 y Pahcamama 2014 gastos 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL No se encontró Mantenimiento Acta del Comité de El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto Los docentes, a pesar de que se les ha insistido, no Insistir y acompañar a los documentos realizan los gastos correspondientes a estos rubros. procedimientos para realizar estos gastos. 4. EVALUACION A Los docentes que presentan los Los docentes, a pesar de que se les ha insistido, no Baja gestión presupuestal en proyectos de inversión Se ha gestionado el 67% del proyectos de Insistir y acompañar a los documentos LA EJECUCION proyectos no ejecutan estas realizan los gastos correspondientes los proyectos de 2014 inversión procedimientos para realizar estos gastos. DEL GASTO inversiones inversión 4. EVALUACION A 4.3 No se evidencia un documento que dé cuenta de las LA EJECUCION No se encuentra un plan de mantenimiento prioridades de mantenimiento de la Institución. DEL GASTO El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto. Según el almacenista el contratista pido elementos No se clarifica una planeación sobre el desproporciandamente y sobro material que se va a mantenimiento de la Institución usar en el mantenimiento preventivo y correctivo de la Institución. 5. PROCESO DE 5.3 Inventarios con un diferencia de $56.123.585 en lo Se ha venido depurando esta diferencia con la EVALUACION reportado por el contador y lo registrado por la Dirección contadora y la Direccionde Dotaciones Inventarios no se encuentran al día CONTABLE de Dotaciones Escolares escolares Se ha venido trabajando en esta depuración 5. PROCESO DE Formulario con stiker de la DIAN pero sin 5.5 Se observa una declaracion con excedente ante la Declaracion impuesto retefuente y rete EVALUACION sello de pago. Cheque girado el 9 de abril y No se tiene explicacion. DIAN IVA con excedente CONTABLE cobrado el 16 de abril. en los en los Junio Junio Junio Auxiliar Financiero Junio Junio Auxiliar Financiero Se dialogo con los docentes para que realicen estos gastos lo antes posible y de acuerdo a las exigencias contractuales. Se le exigió a los docentes para que realicen estos gastos lo antes posible o de lo contrario serán realizados por el Rector y teniendo en cuenta los proyectos. Se instalara el Comité de Mantenimiento y se priorizarán las obras según acta del gestor territorial 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Revisadas las actas del Consejo Directivo se evidencia que se realizò el empalme del consejo entrate y CERRADO saliente. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Revisada la carpeta de gobierno escolar se observa el debido proceso para la eleccion del CERRADO personero y contralor de la instituciòn. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Se observò que el Consejo Directivo solicita informe del comité de seguimiento al contrato de tienda CERRADO escolar. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Se observò documento de instalaciòn del comité de mantenimeinto para la vigencia CERRADO 2015. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 En la vigencia 2015, en las actas del Consejo Directivo se observò que se aprobaron las adicciones, modificaiones y traslados al CERRADO presupuesto incial para la vigencia. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Revisado el cierre presupuestal se observò que este esta debidamente firmado por el rector y el auxiliar CERRADO financiero. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Para la vigencia 2015, se oberva que el colegio ejecuto los proyectos de destinaciòn especifica de CERRADO vigencias anteriores. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Para la vigencia 2015, se oberva una ejecuìn del 80%, de los CERRADO proyectos de inversiòn. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 El comité ya esta autorizado por el Consejo Directivo. El gestor territorial realizó una visita a la Institución y se Junio tienen un acta con los requerimientos de mantenimiento de las dos sedes. Junio Rector Terminar esta depuración y poner al día los inventarios Junio Junio Revisión Auxiliar de almacén depuración Inventario. Solicitar a la DIAN aclaracion sobre esto. Mayo Junio Auxiliar Financiero Solicitud a la DIAN para aclarar esta situacion. El colegio presentò a la DIAN, formato aclaratorio de la declaraciòn CERRADO con excedentes. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Auxiliar financiero Solicitud a los contratistas de separar materiales de obra de mano. Revisados los comprobantes de egreso se observò que las cotizaciones se esta discriminando el valor en cada una de las CERRADO actividades contratadas, asi como la compra de elementos. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Solicitar a los contratistas separar material de obra de 5. PROCESO DE 5.6 Los datos contenidos en los soportes de los No se puede constatar si el contratista Por impouestos se liquida la mayor cantidad en mano En los soportes no permite diferenciar valor mano y especificar en cada uno de los soportes, esto EVALUACION comprobantes de egreso por el rubro de mantenimiento esta liquidando correctamente los de obra y a partir de este valor se liquidaba el pago de Junio de materiales y valor obra de mano con el fin de verificar el pago correcto de la seguridad CONTABLE los valores se dan en forma global pagos a seguridad social seguridad social. social. Noviembre y del Se observa que el colegio aprobo el plan de mantenimeinto para la CERRADO viegncia 2015. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Se observò que el colegio realizò la depuraciòn de los inventarios en la CERRADO oficina de Dotaciones. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 14 13 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 6. PROCESO 6,1 No se encuentra actualizado el CONTRACTUAL contratacion con respecto a la publicidad 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 6. PROCESO 6,3 No se evidencio control al cumplimiento de la tienda No se hace seguimiento al contrato de tienda Incumplimiento a la normatividad CONTRACTUAL escolar 2014 escolar 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL manual de No se cumple con la circular 16 de abril de Incumplimiento a la normatividad 2014 7. EVALUACION Y 7.2 Diferencias encontradas en los inventarios. Incumplimiento en lo MANEJO DE LOS No se han dado de baja algunos elemntos del inventario. resolucion 001 de 2001 INVENTARIOS No se han entregado capas y tablet 7. EVALUACION Y MANEJO DE LOS 7,3 No se utiliza el formato oficial para inventarios INVENTARIOS COLEGIO JAZMIN 7.4 No se encuentra conectado el gas en el laboratorio de fisica; se encuentran elementos que no estan en el inventario. En el aula de CISCO se encuentran elementos que no 7. EVALUACION Y EL estan en el inventario. MANEJO DE LOS El laboratorio de quimica no tiene gas y se encuentran INVENTARIOS elemntos fuera del inventario y faltan algunos elelmentos. En el aula de musica los elementos estan en bolsas negras. 8.CUMPLIMIENTO EL DIRECTIVA 003 8,1 Documentos sin archivar debidamente 2013 normado en Noviembre Realizar control al contrato de la tienda escolar en el Mayo 2015 Noviembre El seguimiento se hace pero no se deja registro Se venia realizando la depuración de los inventario y ya quedaron al día. Por no existir un sitio para guardar las capas estas la Falta control en los inventarios y en Se debe actualizar permanentemente el inventario, permanencia en el almacén. Mayo los elemento para dar de baja entregar los elementos a los docentes Las Tablet se están entregando pero no tenemos armarios para guardarlas por eso permanecen en el almacén. Los inventarios estan pero no en el formato No se cumple con la resolucion 001 Disponer de los inventario en los formatos oficales. oficial 2001 y la Directiva 003 2013 Actualizar los inventario en los formatos oficiales. 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO JAZMIN EL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA La revision a los comprobantes de egreso se realizo En los comprobantes de pago de impuestos de sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua 3,5,1 analisis de RETEFUENTE, , RETEICA, Y CONTRIBUCION Todas las planillas de retenciones efectuadas Las planillas evidencian los montos y como pagador en dos instituciones. Todas las planillas Seguir elaborando comprobantes de ESPECIAL, no se adjuntan la relacion de retenciones se encuentran anexas periodos de las retenciones., de retenciones efectuadas se encuentran anexas y se efectuadas. egreso efectuadas encuentran en carpetas independientes para un buen registro. QUIBA ALTA 3,5,2 Revision comprobantes de egreso (documentacion soportes legales de proveedores RUT, RIT, CAMARA DE COMERCIO Y ANTECEDENTES)) Dentro de la revision efectuada al 100% de los comprobantes de egreso se observa en el 51% que equivalen a 37 de 72 comprobantes, falta de soportes de RUT, RIT, CAMARA DE COMERCIO Y ANTECEDENTES. En algunos casos no se pidio el RIT, basados en la tabla del Manual de contratacion para Pedir el RIT refuerza esa vigencia donde no aplica pedirlos para los documentacion exigida. montos en que se contrate por valores iguales o menores a 5 SMMLV. 3,5,3 Revision comprobantes de egreso (soportes de pago de seguridad social) Verificados los comprobantes de egreso al 100%, se observa en el 37.5% que equivale a 27 de 72 se evidencio lfalta de soportes de pago de seguridad social y/o certificacion de pago expedida por el revisor fiscal para personas juridicas, incumpliendo lo definido en el inciso 1 del art. 50 ley 789 de 2002 y el inciso del art., 41 de la ley 80 de 1993 y presunta incidencia disciplinaria contemplada en la ley 734 de 2012 y ley 1474 de 2011 estatuto anticorrupcion. La revision a los comprobantes de egreso se La revision a los comprobantes de egreso se realizo realizo sin la compañia del auxiliar financiero, sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua quien actua como pagador en dos La falta de documentacion inhabilita como pagador en dos instituciones, no fue tenida en instituciones. Por tal razon la documentacion los procesos contractuales. cuenta despues al anexarla con el informe preliminar no pudo ser entregada al auditor en su para cancelar el hallazgo momento 2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA Mayo El gas no se necesita en el laboratorio de fisica. Los elementos fuera del inventario son del docente que se retiro y no se los llevo. Los elementos de CISCO no se habian actualizado en el inventario. No se tienen actualizado los Se han incorporados elementos pero no se han Actualizar los inventarios individuales, retirar los El laboratorio de quimica el gas no se instala inventarios individuales y en lugares actualizados en los inventarios. En el momento njo se elementos que no son de los inventarios y organizar Mayo por seguridad de los estudiantes. y los adecuados. han organizado las estanterias para algunos elementos. elelemntos en las estanterias respectivas. elementos fuera del inventario seran revisados y actualizados. Los elementos de musica no tienen una estanteria para su conservacion. Se tiene el archivo y se dispone de el pero no Se archiva correctamente según reglamentacion. documentacion incrrectamente Se conoce pero no se cumple en su totalidad Se incumple el manual de funciones el manual. 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Se han publicado las necesidades a contratar, en la cartelera de la Institución, pero no se ha dejado Seguir publicadno pero dejar evidencia de la publicacion junio evidencia. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 8.CUMPLIMIENTO DIRECTIVA 003 8,2 Incumplimiento manual de funciones 2013 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO la Se archiva cronologicamente pero no señido a las Actualizar el archivo de acuerdo a las normas normas No se tiene claridad en el manual de funciones 8.CUMPLIMIENTO 8,3 No se cuenta con un aplicativo de Radicacion para Se reciben las quejas, se contestan y se Se incumple con un aplicativo de DIRECTIVA 003 No se tienen seguimiento de las quejas y reclamos quejas y reclamos archivan radicacion de quejas y reclamos 2013 En algunos casos no se pidio el RIT, basados en la tabla del Manual de contratacion para la vigencia 2014 la donde no aplica pedirlos para los montos en que se contrate por valores iguales o menores a 5 SMMLV. Algunos proveedores no actualizaron dicha documentacion 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Se ha dejado evidencia de las publicaciones y en el SECOP se Auxiliar Financiero publicaran las evidencias contractuales realizadas en el año 2015. Se realizo un control del Consejo Comité de auditoria Directivo y se delego creado por el al Rector para que Consejo Directivo hiciera los Acta 6 de 2015 requerimientos en forma escrita. ESTADO Se verificó la publicación de todos los contratos en la página de la CERRADO SECOP. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 El comité de seguimiento de tienda escolar realiza control del pago mensual segùn lo pactado en el CERRADO contrato. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Noviembre Con apoyo de la contadora se esta depurando los inventarios. Se ntregaron las cpas y Auxiliar de almacen las tablet se estan entregando aunque se esta haciedno la solicitud para los muebles donde se guardaran. Se evidencio que el colegio realizo el proceso de bajas de elementos devolutivos, asi mismo tiene un CERRADO ocntrol de los elemntos que se prestan a los docentes. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Julio Auxiliar de almacen Se estan actualizando los inventarios en el formato oficial. Revisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes.CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 julio Se estan actualizando los inventarios individuales y en el formato oficial. Auxiliar de almacen Se esta organizando los elementos de la sala de musica en estanterias. evisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Revisada la información solcitada en el seguimiento al plan de mejoramiento, se evidencia que esta se encuentra debidamente CERRADO organizada y archivada por vigencia y tema. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Revisado el cumplimiento de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento, se retira el CERRADO hallazgo. CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 El colegio cuenta con una bitacora para el control de las P,Q,R ; como control de la respuesta oportuna. CERRADO CERRADO en acta del 28 de octubre del 2015 Mayo Noviembre Auxilaiares administrativos Actualizarse en las normas del manual de funcuiones y Mayo cumplirlas Noviembre Personal general Actualizar un procedimiento para quejas y reclamos Mayo Noviembre Administrativos 5-May-15 6-Oct-15 Auxiliar Financiero Elaboracion planillas retenciones cada periodo Auxiliar Financiero Modificacion del manual de solicitar contratacion en documentacion cuanto a lo que completa de acuerdo tiene que ver con al manual. pedir el RIT para todos los casos CERRADO Auxiliar Financiero Se esta Solicitando a los proveedores y contratistas las autoliquidaciones actualizadas correspondientes a los periodos a contratar y por los valores que los obliga la ley. CERRADO las planillas de retenciones Modificar la tabla de manual de contratacion e incluir pedir a todos y cada uno de los contratistas que tengan alguna relacion contractual con el colegio toda la documentacion como son RIT, RUT, CAMARA DE 5-May-15 COMERCIO Y ANTECEDENTES ACTUALIZADOS, tanto para el momento de la firma del contrato como para cuando se realice la orden de pago. Solicitar a los proveedores y contratistas las autoliquidaciones actualizadas correspondientes a los 5-May-15 periodos a contratar y por los valores que los obliga la ley. 6-Oct-15 6-Oct-15 en de de para CERRADO solicitar documentacion completa de acuerdo al manual. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 3,5,4 Verificacion de comprobantes de egreso ( soportes de documentos proceso de eleccion de contratistas) En la verificacion de comprobantes de egreso, se realizo revision de los 72 comprobantes de egreso que genero el colegio en la vigencia 2014, de los cuales se describen a continuacion, donde se evidencio incumplimiento al reglamento interno de contratacion, por la ausencia de documentos soportes del proceso de eleccion de los contratistas como son cuadros comparativos de precios y cotizaciones de otros proveedores situacion que se genera debido a que no se completo el proceso de tesoreria, contratacion, situaciion que no permite darle cumplimiento a la guia de apoyo presupuestal contractual para los FSE; al manual para la administracion de tesoreria FSE y el acuerdo ((2) N0. 01 de mayo de 2011 por medio del cual se adopto el Reglamento interno de contratacion 12 13 14 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA La revision a los comprobantes de egreso se realizo sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua como pagador en dos instituciones. Por tal razon la totalidad de la documentacion no pudo ser entregada al auditor en su momento La revision a los comprobantes de egreso se realizo sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua como pagador en dos instituciones. Los soportes se anexaron al dia siguiente y el auditor respondio que se La falta de documentacion inhabilita los enviaran con el informe preliminar; al enviarse con los procesos contractuales. dicho informe.no fueron tenidos en cuenta para ese informe. NOTA ACLARATORIA: EL REGLAMENTO DE CONTRATACION Y MANUAL DE TESORERAIA SE ADOPTO EN LA FECHA 21 DE MARZO DE 2.014. 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Se siguen realizando los cuadros comparativos basados en las cotizaciones presentadas y recibidas de acuerdo al manual de contratacion para efectos de una selección objetiva ESTADO Seguir realizando los cuadros comparativos basados en las cotizaciones presentadas y recibidas de acuerdo al 5-May-15 manual de contratacion para efectos de una selección objetiva 6-Oct-15 Auxiliar Financiero Estar pendiente del momento de iniciar un libro contable 6-May-15 firmar el acta de apertura 6-Oct-15 Ordenador gasto del Firma de los libros Ninguna contables existentes Volver a la DIAN para exigir normalizacion de dicho 6-May-15 estado de cuenta. 6-Oct-15 Ordenador gasto del QUIBA ALTA 5.1.2Contrato Se realizo otro-si al contrato para modificar En fechas especificas no programadas, los alumnos no Realizar un contrato global de manera que el contratista Se evidencia una diferencia de $635900 entre el valor del El ingreso se reduce en el rubro según tienda escolar algunas fechas que perjudican al contratista asisten al colegio por lo cual se llega a un acuerdo con tenga en cuenta esas fechas para asi poder realizar una 6-May-15 contrato y lo cancelado . lo proyectado vigencia 2014 por la inasistencia de los alumnos. el contratista realizando otro-si. proyeccion real. 6-Oct-15 Para esta Rectora y auxiliar vigencia(2015) se ninguna financiero realizo un contrato global. FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA Realizar un seguimiento junto con el comité de No se evidencia seguimiento por parte de la supervisión El comité de supervision no cumplio con la La calidad del servicio puede verse La tarea encomendada al comité de supervision no se supervision de manera periodica y con fechas exactas y 6-May-15 del contrato tarea encomendada. afectada. realizo con la espectativa señalada. programadas. 6-Oct-15 Rectora, auxiliar financiero, comité de supervision de tienda escolar. Se conforma el comité de realizar el supervision de seguimiento en los tienda escolar para periodos señalados darle el seguimiento correspondiente. FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA No hay inventario detallado de consumibles lo que No hay informacion veraz, pór lo cual genera falta de control y verificación del uso razonable El sotfware de manejo de inventario se no se puede verificar o comparar el de estos insumos que además indique que no hay encontraba en actulizacion inventario fisico contra el inventario en detrimento en la compra y asignación de estos sistema elementos 06/08/2015 ALMACENISTA Actualizacion inventario comparativo CERRADO 06/08/2015 ALMACENISTA COMPLETAR INVENTARIO PARA LA VIGENCIA 2015 POR DEPENDENCIAS COMPLETAR INVENTARIO PARA LA VIGENCIA 2015 POR DEPENDENCIAS CERRADO seguir trabajan acorde alas normas establecidas en la Resolucion 01 de 2001 de la SDH y acogido mediante resolución No. 8287 del 25 de octubre de 2001 por la 06/05/2015 SED para el manejo y control de inventarios. Solicitar asesoria a direccion de dotacioes escolares, respecto al tema 06/08/2015 Comité mantenimiento asesoria de la direccion de Y dotaciones escolares DEL y ajustes acorde a la indicaciones dadas por direccion de dotaciones. CERRADO Actualizar sotfware AS INVENTARIOS 06/08/2015 ALMACENISTA, RECTORIA Actualizacion 6-Oct-15 Rectoría Establecer la tabla de Solicitud al Archivo retención de la SED capacitación institución y sobre tablas de organización del retención archivo CERRADO Establecer el proceso de gestión documental en la IE en cuanto a recibo de correspondencia y archivo de la misma y archivo de carpetas de las dependencias CERRADO capacitacion CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2015 2015 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA Las actas de apertura de los libros oficiales (Mayor y 4.5 Evaluación de Balance, Libro Diario y auxiliares) no se encuentran La no firma de las actas de los libros Al momento de recibir la institución como rectora en Descuido del ordenador del gasto al recibir la contabilidad y firmadas por el ordenador del gasto , incumpliendo lo invalida la información contable de la encargo no se verificaron las actas de apertura de los documentación y no firmarla tesoreria definido en el numeral 7 del Art 6 del decreto 4791 de institución libros contables si no solo la información interna 2007 En reiteradas ocaciones la rectora y el auxiliar 4.9Analisis al La DIAN no ha normalizado estos dos Se verefició la presentación y pago de impuestos de El estado de cuenta presenta financiero se presentaron a la DIAN para normalizar comportamiento excedentes, a pesar de que en reiteradas Retención en la Fuente, se evidencio declaración de excedente a favor del colegio pero no dichos excedentes y se hablo con diferentes tributario de la ocaciones La rectora, el auxiliar financiero y retefuente del periodo 11 de 2010, periodo 4 de 2011 y muestra la realidad. De todas formas funcionarios los cuales según ellos se comprometian a institución vigencia en compañía del contador se han acercado a periodo 6 de 2012 con excedente el colegio tiene los soportes. actualizar dicho inconveniente y a la fecha no ha 2014 dichas oficinas. sucedido nada positivo. 6.1 Inventario consumibles de 6.2 Inventarios por No existen inventarios por dependencia dependencias El dia que se realizo la auditoria, se informo al señor Fedederico Molina que el sotfware AS INVENTARIOS Actualizar sofware para que se pueda realizar un se encontraba en actualizacion, y el informe que solicito 06/05/2015 inventario comparativo entre el sistema y el fisico el auditor fue el de la vigencia 2015 en ningun momento el 2014 por lo tanto no se verifico. despues der revisar los inventarios individuales del 2014 y los que se habian entregado hasta el dia de la auditoria para la vigencia 2015, al auditor el señor Al no haber reponsables directos de el Audifor Federico Molina reviso los Federico Molina, le parecio, ô considero que no le los bienes devolutivos, se incrementa inventarios individuales 2014 y los que se servian, se le informo que estaban elaborados acorde a el riesgo por perdidas o deterioro por habian realizado para la vigencia 2015 las normas establecidas en la Resolucion 01 de 2001 mal uso. de la SDH y acogido mediante resolución No. 8287 del 25 de octubre de 2001 por la SED para el manejo y control de inventarios. No se hace entrada a almacen a los materiales que hacen parte de los contratos de mantenimiento que se Los contratos de mantenimiento se realizan a todo 6.3 Entrada a realizan en la institución en especial tubos fluorescentes costo, se hace la evaluacion tecnica del area o almacen de los y balastros, ya que no se le exige a los contratistas que dependencia a intervenir y se saca a licitacion una vez materiales que Control de elemetos o materiales presenten la cuenta por separado de los materiales Son contratos de mantenimiento a todo costo. adjudicado el contrato se ejecutan los trabajos bajo el hacen parte de sobrantes de obra comprados y mano de obra, por lo que no se puede control y vigilancia del comite de mantenimiento contratos de determinar si todos los elementos comprados se quienes dan la aprobacion de recibido a satisfaccion de mantenimeinto utilizaron o quedan sobrantes que deben pertenecer a la acuerdo a lo contratado. institución se establecio contacto con el proveedor del sofware AS INVENTARIOS, en los primeros dias del mes de enero Se requiere la actualización del As financiero y de 2015 y se acordo la actulizacion del software, una 6.4 Programa As Informacion desactualizada en el capacitación al auxiliar administativo encargado del Inicio de vigencia 2015 vez el sotfware estuviera actualizado acorde con los financiero manejo y control de inventarios almacen lineamientos dados por la SED para el manejo de inventarios y supeditados al giro presupuestal 2015 para el respectivo contrato. seguir trabajan acorde alas normas establecidas en la Resolucion 01 de 2001 de la SDH y acogido mediante resolución No. 8287 del 25 de octubre de 2001 por la 06/05/2015 SED para el manejo y control de inventarios. Y con asesoria de la direccion de dotaciones escolares 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA 7.1 Tabla retención documental 6-Sep-15 Rectoría 6-Sep-15 rectoria de 06/05/2015 La SED no ha dado a los colegios las Puede haber impresición en el archivo Hasta el momen to el archivo se ha manejado de La institución no tiene implementada la tabla de Establecer el proceso de gestión documental en la directrices de retención documental por lo que documental y generar perdida de manera empírica dado la falta de personal de planta y 6-May-15 retención documental institucón el archivo institucional se lleva empíricamente algún documento clave de la IE la falta de directrices de la SED 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA La institución no tiene un aplicativo de manejo de correspondencia, esta se registra la que sale y entra de Su puede extraviar documentación de Hasta el momento el archivo se ha manejado de 7.2 Aplicativo de forma manual, las carpetas en secretaria, rectoría y No existe un modelo de gestión documental Establecer el proceso de gestión documental en la la IE, los procesos de búsqueda se manera empírica dado la falta de personal de planta y 5-May-15 correspondencia pagaduría no se encuentra foliadas , las en la institución institucón hacen lento la falta de directrices de la SED correspondencia no cuenta con numeración de entrada y salida 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA En cuanto a la perdida de elementos los funcionarios Perdida deliberada de elementos sin Falta mas rigor por parte de algunos funcionarios capacitar a todos los funcionarios en el manejo de los 7.3 Salva guarda administrativos y el personal docente deben fortalecer la cambio de lugar de los elementos sin previa ninguna responsabilidad, deterioro del respecto al cuidado de los elementos en el manejo de inventarios y las posibles consecuencias legales frente a 1-May-15 de elementos salvaguarda y el cuidado de los bienes a su cargo en autorizacion. inventario. los inventarios. la perdida de estos elementos. aras de prevenir posibles perdidas. de CERRADO Se han solicitado los pedir nuevamente el estados de cuenta estado de cuenta nuevamente REVISION ANALISIS HALLAZGO entrega inventarios indiduales actualizar CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO de 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS QUIBA ALTA 7.4 Manual funciones equipo administrativo 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ QUIBA ALTA La luz en la vereda no es estable y es La luz en la vereda es itermiente y tiene picos de 9.7 Mantenimiento En la mayoria de los salones los balstros se encuentran Malaa iluminación y deterioro en el intermitenete lo que hace que se quemen voltaje, por tanto hay una quema continua de balastros Gestionar ante SED y Codensa para arreglo de la red de las aulas de fundidos y la luz no es la óptima para el desarrollo de la patrimonio por el cambio continuo de 06/05/2015 continuamente los abalstros y bombillos y y lámparas, pese al mentenimiento eléctrico ser eléctrica clase clase balastros y lámparas equipos eléctricos requiere uin cambio en toda la red eléctrica 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED GOBIERNO ESCOLAR 2,5 No se evidencio en las actas del consejo directivo del El Consejo directivo no le hizo seguimiento, ni No se hizo seguimiento de acuerdo a 2014 seguimiento al contrato de la tienda escolar ni evaluación al contrato de tienda escolar de Por omision no se constituyo en Comité. lo estipulado en la norma evaluacion anual del servicio acuerdo a la Resolucion. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED GOBIERNO ESCOLAR Error involuntario por parte de la secretaría al 2,6 Se observo que las actas 02 se elaboró con año de Descuido en la elaboración de las Por descuido y no leer bien se firmaron actas con Tener mas cuidado en la elaboración y aprobación de Abril 30 de elaborar las actas y del Consejo Directivo al oct-15 vigencia 2013 y acta 05 tiene enmendadura en el folio 28 actas, fechas anteriores las Actas del Consejo Directivo. 2015 aprobarlas y firmarlas Consejo Directivo GOBIERNO ESCOLAR 2,7 SE observó que enn la vigencia 2014 se constituyo el comité de mantenimiento, pero el gestor territorial no estaba haciendo parte de dicho comité, tampoco se El gestor territorial no hizo parte del comité No se da cumplimiento a la norma evidenciaron actas de reuniones durante la vigencia no de mantenimiento se observa participación de los miembros elegidos de acuerdo al acta Nº 006 de 2014 Se conformó el comité de mantenimiento de acuerdo al manual de uso, conservación y Rectoria y Almacen mantenimiento de los colegios de la SED con la participación del gestor territorial. Actas 01 y 02 de 2015. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 Se hizo convocatoria atraves de la pagina web del Colegio www.clegiolamerced .edu.co en dos oportunidades y solo se presento un proponente. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA se evidencio mediante las entrevistas realizadas al equipo administrativo de planta de la institucion cuentan de con manual de funciones y procedimientos sin embargo El equipo administrativo no reaslizo ninguna del en el desarrollo de la auditoria se observo entrevista con el auditor para tocar dicho Mal funcionamiento de cada area desconociemiento del manual del manejo de inventarios tema. los cuales no se encuentran debidamente actualizados asi mismo las funciones del auxiliar financiero inherentes al desempeño del cargo. TIEMPO El equipo administrativo no recibio ninguna entrevista para tratar dicho tema y cada uno de los funcionarios posee y conoce el manual de funciones inherentes a su Mantener en cada puesto de trabajo el manual de 1-May-15 cargo.Cada funcionario asistio, y recibio una induccion funciones. inicial y ademas van a todas las capacitaciones a que la SED los envia para actualizacion. 15-Dec-15 06/08/2015 Hacerle seguimiento al cumplimiento del contrato de Abril 30 de oct-15 tienda escolar de la vigencia 2015 2015 El comité se constituyo pero no el gestor territorial no Crear el comité de acuerdo a la norma 'para el año 2015 Abril 30 de se presento ni hizo parte de dicho comité y en las oct-15 y desarrollar las actividades exigidas. 2015 reuniones n asistieron los miembros elegidos CERRADO Rectoría Derecho de petición a la SED y Codensa para arreglo de la Cambio de red, según red eléctrica. respuesta de la SED Levantamiento de y de Codensa estudio eléctrico para posible solución CERRADO FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED GOBIERNO ESCOLAR 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED GOBIERNO ESCOLAR 2,9 No se evidencia en ninguna de las actas del consejo El Consejo directivo no conformo el grupo directivo del 2014 la elección del grupo veedor, ni las veedor del contrato de tienda escolar de No se da cumplimiento a la norma actividades a desarrollar acuerdo a la Resolucion. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED GOBIERNO ESCOLAR 2,10 En acta 09 del Consejo Directivo se aprobó el acta Se inumplio con no dejar los soportes Dejar los soportes y relación de los elementos dados de de baja de los inventarios 02 de mayo de 2014, la cual No se adjunto el acta ni los elementos dados Por omiosion no se dejaron soportes de loes elementos Abril 30 de que sirven como prueba y garante de baja que sirven como soporte a las actas del Consejo oct-15 no se adjunta, ni se relacióna los elementos dados de de baja al acta de Consejo Directivo dados de baja en las actas del consejo directivo. 2015 la transparencia de los procesos Directivo. baja. Almacenista 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED EVALUACION PROCESO PRESUPUESTAL 3.4.1 No se Adjunta la Relación de retenciones No se adjunto la relación de las retenciones Se incumpplio con no efectuadas. efectuadas en el pago de impuestos. soportes respectivos Pagaduria 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED LA MERCED EVALUACION PROCESO PRESUPUESTAL EVALUACION PROCESO PRESUPUESTAL 3.4.2 Falta de soportes del pago de seguridad social 3.4.3 Se incumplio con la ausencia de documentos soportes como cuadros comparativos, cotizaciones y facturas sin firmar, falta de documentos de los vehiculos en los contratos de transporte. En algunos contratos no se adjuntaron las respectivas planillas (persona natural) y No se da cumplimiento a la norma certificaciones de aportes (persona jurídica) no se tuvieron en cunta la base del 40% Por omisión no se adjuntaron los soportes respectivos Generar la relacion de las retenciones efectuadas en Abril 30 de oct-15 cada periodo 2015 No se adjunta la respectiva planilla o certificación de Se solicitara a los proveedores la respectiva planilla o Abril 30 de oct-15 pago a la seguiridad social y aportes parafiscales. certificacion del pago de aportes para su verificacion 2015 Se se hicieron los respectivos cuadros En algunos comprobantes se anexaron cotizaciones y comparativos, se recibieron facturas y No se da cumplimiento a la guia facturas sin firmar, no se hicieron cuadros contizaciones sin firmar por el proveedor, no presupuestal comparativos y no se anexaron al respectivo se anexaron documentación de los vehiculos. comprobante los documentos de los vehiculos. Hacer los respectivos cuadros comparativos y exigir las cotizaciones y facturas firmadas por los proveedores, Abril 30 de oct-15 Anexar los documentos de los vehiculos para los 2015 contratos de transporte. Realizar seguimiento continuo al contrato de tienda escolar y dejarlo por acta. Revisar y aprobar las actas de Consejo Directivo con sus fechas correspondientes. Rectoria y Consejo Directivo 2015 dejar los ESTADO Solicitud a cada funcionario del manual de funciones ninguna expuesto a la vista en cada dependencia. El Consejo Directivo en reunón anterior a la selección del contratista (2014) solicito a cada miembro de que No se ve una selección objetiva por se trajeran hojas de vida para seleccionar una de ellas Hacer convocatoria a traves de la pagina del colegio que no se anexa todo el proceso de Enero 16 de Febrero 27 de para contratarlo para que ejecutara la mano de obra de para seleccionar el contratista de la mano de obra de Rectoria, pagaduria convocatoria a cada uno de los 2015 2015 trabajos menores continuamente. en reunion del 21 de trabajos menores. comprobantes de egreso enero se selecciono por parte del consejo directivo a una persona de tres que presentaron hojas de vida Conformar el Comité o grupo veedor y asignarle las Por omision no se constituyo el grupo veedor ni se le Abril 30 de actividades a desarrolla en la supervicion del contrato Mayo de 2015 asignaron actividades. 2015 para el año 2015 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Cada funcionario (Almacenista, secretaria, pagador) 2,8 No es idoneo hacer el contrato del todero, debido a que no se tiene en cuenta por parte del colegio: la transparencia, selección objetiva, principio de la necesidad, y armonia en el plan de compras, lineamientos con el manuan de uso, conservación y mantenimiento de los colegios de la SED, 2015 El Colegio por su tamaño, antigüedad, por estar cerca a una via altamente transitada por vehiculos pesados (transmilenio, tractocamiones) y por la intervención de la planta fisica por parte de la SED nos obliga a contratar una persona por casi todo el año COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Rectoria y Consejo Directivo Conformar el comité o grupo veedor del contrato de tienda escolar Dejar la relación de los elementos dados de baja, para soporte de las actas del Consejo Directivo. Seguir generando la Se Anexaron las relacion de respectivas descuentos y relaciones en los adjuntarla al impuestos que se comprobante de han pagado egreso se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 Pagaduria Se solicitaron las planillas y certificaciones para verificar el pago de los aportes y se encuentran archivados en la oficina de pagaduria Seguir solicitando la respectiva planilla o certificación del pago de la seguridad social y aportes parafiscales. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 Pagaduria Se ha exigido la firma de las cotizaciones y facturas por parte de los proveedores. Se han hecho cuadros comparativos. Seguir exigiendo la firma en cotizaciones, facturas por parte de los proveedores. Seguir haciendo los respectivos cuadros comparativos. Anexar los documentos de los vehiculos en contratos de transporte. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 11 12 13 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED EVALUACION PROCESO PRESUPUESTAL 3.4,.4 En los contratos de mantenimiento no se adjunta No se anexó los reportes de En el recibido a satisfaccion no se detalla los relación de los trabajos ejecutados y tampoco se seguimiento a los contratos ni se Falta de anexar el seguimiento y detallar el recibido a Anexar y detallar los trabajos realizados en los contratos Abril 30 de trabajos realizados ni se le adjunta el oct-15 evidencia el seguimiento por parte del funcionario que detallo la relación de los trabajos satisfaccion en los contratos de mantenimiento. de mantenimiento. 2015 seguimiento por parte del supervisor. debe supervisar el cumplimiento de estas tareas. realizados. Almacenista 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED PROCESO CONTRACTUAL 5,1,1 Se observo que los pagos del canon de Se encontraron comprobantes de ingreso con arrendamiento de la tienda escolar no se realizaron en El colegio no pudo disponer del dinero En reiteradas ocasiones se le solicito verbalmente el Conformar el Comité de Supervision del contrato para el Abril 30 de fechas posteriores a las pactadas en el oct-15 las fechas pactadas en el contrato, por otra parte no se en las fechas pactadas pago de la obligacion año 2015 2015 contrato evidencio el seguimiento de la supervision del contrato Rectoria y consejo Directivo 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED PROCESO CONTRACTUAL 5.4.2 En el Arqueo de caja menor 2015 se encontro un Falta de diligenciamiento de los recibos Falta de diligenciamiento de los recibos provionales y faltante, a si mismo se encontraron comprobantes de Incumplimiento de la norma sobre Elaborar y hacer firmar los recibos provisionales y Abril 30 de provisionales y la firma de los mismos por falta de la firma de autorizacion por parte de la oct-15 caja menor sin la firma de autorización por parte del manejo de caja menor hacerlos autorizar por parte de la ordenadora del gasto. 2015 parte de la ordenadora del gasto. ordenadora del gasto. ordenador del gasto y vales provisionales sin firma. Funcionario Responsable Caja Menor Rectoria 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED PROCESO CONTRACTUAL 5.4.3 No se evidencio la existencia de actas de arqueo No hay control constante en la Ni la Rectora, Auxiliar financiero ni contador En ningun momento se realizaron arqueos a la caja Realizar mensualmente arqueos de caja menor por Abril 30 de de la caja menor por parte del Rector, auxiliar financiero utilización de los fondos entregados a oct-15 realizaron arqueos a la caja menor. menor parte de la Rectora y auxiliar Financiero. 2015 y/o contador. caja menor Rectoria Pagaduria 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED PROCESO CONTRACTUAL 5.4.4 No se evidenciaron libros por rubros de caja Los libros se llevan en excell, pero no se Desorganizados los libros de caja menor. imprimieron ni se organizaron . menor Funcionario Responsable Caja Menor 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED Por el gran movimiento de los elementos de las aulas MANEJO DE 6.2 Se debe reclasificar los elementos que se tienen en Se llevan inventarios individuales en forma Se genera cierto descontrol en el de clase no se mantienen actualizados Se individualizaran los inventarios y se actualizaran Abril 30 de ALMACEN E el inventario global a inventarios por dependencias e oct-15 manual en las aulas de clase. manejo de los inventarios de las aulas automaticamente, si no manualmente y cada vez que automaticamente 2015 INVENTARIOS inventarios individuales. se hace inventario general Almacenista 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ LA MERCED CUMPLIMIENTO 8,1 A la fecha de la visita el colegio no tiene DIRECTIVA 003 Desconocimiento de la directiva implementada la tabla de retencion documental DEL 2013 Todas dependencias 2015 CLAUDIA ISABEL LA FLORESTA GOBIERNO PERILLA SUR ESCOLAR DAZA/FEDERI CO MOLINA 2015 2015 CLAUDIA ISABEL LA FLORESTA PROCESO PERILLA SUR PRESUPUESTAL DAZA/FEDERI CO MOLINA CLAUDIA ISABEL LA FLORESTA PROCESO PERILLA SUR CONTABLE DAZA/FEDERI CO MOLINA CAUSA 1,7- AL REVISAR LAS ACTAS DE REUNIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO, NO SE OBSERVO QUE LA VIGENCIA 2014, ESTE ORGANO HAYA REALIZADO SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIA SEGUMIENTO SEGÚN LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCIÓN 219 DE CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR. 1999 NUMETALES 2 Y 3. ES DE SUMA IMPORATANCIA QUE SE ADELANTE UN ADECUADO SEGUIMIENTO Y QUE AL FINAL DEL CONTRATO SE REALICE LA EVALUACION FINAL EFECTO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO Imprimir los libros general y por rubros y organizarlos Abril 30 de oct-15 en una carpeta. 2015 No se cumple con los parametros de No se maneja la tabla de retencion documental ya que Solicitar capacitacion y acompañamiento por parte de la Abril 30 de oct-15 archivo no se ha implementado la norma SED para implementar la directiva 2015 AL INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA (1). PROYECTO No. 2 ESCUELA CIUDAD ESCUELA- NO SE EJECUTARON LOS RECURSOS CORRESPONDIENTES A 2.8 REVISADO EL RUBRO DE GASTOS DE $890.000. (2). PROYECTO No. 8 INVERSIÓN SE VERIFICO QUE EN LOS PROYECTOS FORMACIÓN TECNICA NO SE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA QUE SE ESTABLECEN A CONTINUACIÓN LA EJECUTARON RECURSOS POR VALOR DE EJECUCIÓN FUE 0%: $1.213.000.(3). PROYECTO No. 11 OTROS PROYECTOS NO SE EJECUTARON RECURSOS POR VALOR DE $7.814.571. 3.8 AL REVISAR LAS ACTAS DE DIRECITVO NO SE EVINDENCIA CONTADORA HAYA PRESENTADO LOS CONTABLES AL CONSEJO DIRECTIVO ESTABLECE EL DECRETO 4391 DE 2008. EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA CONSEJO QUE LA NO SE EVINDENCIA QUE LA CONTADORA INFORMES HAYA PRESENTADO LOS INFORMES INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA COMO LO CONTABLES AL CONSEJO DIRECTIVO PARA EL AÑO 2015 SE CONFORMARA EL COMITÉ SE ALCANZO A CONFORMAR EL COMITÉ, PERO NO DE SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA SE LEVANTARON LAS ACTAS RESPECTIVAS DEL ESCOLAR Y SE LEVANTARAN LAS ACTAS 29/05/15 SEGUIMIENTO AL CONTRATO. CORRESPONDIENTES. (MINIMO UNA POR SEMESTRE) (1).ESTOS RECURSOS SE VIENEN ADICIONANDO YA QUE SON DE DESTINACIÓN ESPECIFICA, LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN YA NO TIENE ESTE PROYECTO Y NO NOS HA AUTORIZADO PODER DESTINARLOS PARA OTRO PROYECTO. (2) ES UN RECURSO ASIGNADO EN EL AÑO 2011 POR PLAN INSTITUCIONALDE MEJORAMIENTO ANUAL (PIMA RESOLUCION 743 DE MARZO 9 DE 2011. (3) SON RECURSOS CON DESTINACION ESPECIFICA PROYECTO PIECC Y PIMA 2013 (1).REMITIR OFICIO A LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN SOLICITANDO AUTORIZACIÓN PARA SALIDA PEDAGOGICA (2.) SE SOLICITARA POR ESCRITO A LA DIRECCIÓN DE EVALUACION DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN AUTORIZACIÓN PARA ANEXAR ESTE RECURSO AL PROYECTO DE 01/06/2015 INVERSIÓN DEL AÑO 2015 TITULADO "LA LECTURA 01/06/2015 Y LA ESCRITURA EN LENGUA MATERNA Y EXTRANJERA ME PERMITEN CONOCER EL MUNDO"(3)L ESTOS RECURSOS FUERON EJECUTADOS EN LOS MESES DE FEBRERO A MAYO Y RECURSOS PIMA 2013 SE EJECTARON EN EL MES DE MAYO LA SECRETARIA DE ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO NO DEJO EL REGISTRO RESPECTIVO PARA EL AÑO 2015 DEJAR REGISTRADO EN LAS EN EL ACTA DEL INFORME PERO EFECTIVAMENTE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO LOS INFORMES 01/06/15 LA CONTADORA PRESENTO LOS INFORMES CONTABLES PRESENTADOS PORLA CONTADORA. CONTABLES. 04/12/15 04/12/2015 04/12/2015 04/12/15 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Seguir anexando y Se han anexado y se realizó verificación de detallando los detallado los rabajos cumplimiento de la acción de trabajos realizados CERRADO realizados en mejoramiento, según acta de fecha por los contratistas de mantenimiento. 28/10/2015 mantenimiento. Se diligiencian los respectivos recibos provisionales o de definitivos y se y hacen autorizar por parte de la señora Rectora. Conformar el Comité de Supervision del contrato para el año 2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 Seguir diligenciando los recibos y hacerlos firmar y autorizar por parte de la señora Rectora. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 Realizar Se ha realizado un períodicamente arqueo de caja arqueos de caja menor menor. Se imprime los libros general y por rubro al momento Seguir imprimiento y de de solicitar el organizando los libros reembolso y se de caja menor. organiza en una carpeta. Seguir Ya se han individualizando y individualizado y actualizando los actualizado en un inventarios de las 50% los inventarios. aulas y Solicitar capacitacion y acompañamiento por parte de la SED para implementar la directiva las CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONSEJO ACTAS SEGUIMIENTO AL DIRECTIVO SEGUIMIENTO CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR. DE se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 28/10/2015 CERRADO RECTOR (1)SOLICITUD POR ESCRITO A LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN AUTORIZANDO LA ASIGNACION DE ESTE RECURSO PARA UNA SALIDA PEDAGOGICA. (2) OFICIO A LA DIRECCIÓN DE EVALUACION DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN SOLICTANDO VIABILIZACION PARA EJECUCION DE RECURSOS (3) SE REALIZO LA EJECUCION DE RECURSOS PRIMER SEMESTRE DE 2015. (1.) OFICIO DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN AUTORIZANDO UNA SALIDA PEDAGOGICA Y A PROBACIÓN POR EL CONSEJO DIRECTIVO. (2) OFICIO DE LA DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN AUTORIZANDO ANEXAR EL RECURSO AL PROYECTO Y A PROBACIÓN POR EL CONSEJO DIRECTIVO. (3) SE REALIZO LA EJECUCION DE RECURSOS PRIMER SEMESTRE DE 2015 CERRADO RECTOR INFORMAR A LA SECRETARIA DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO SOBRE ESTE HALLAZGOPARA QUE EN LO SICESIVO SE REGISTRE ESTE PUNTO EN LAS PROXIMAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL 2015 REGISTRAR EN ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO FECHAS DE PRESENTACION Y PUBLICACION DE INFORME CONTABLE. CERRADO 11 12 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 CLAUDIA ISABEL LA FLORESTA PROCESO PERILLA SUR CONTRACTUAL DAZA/FEDERI CO MOLINA 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO 2015 JAIME CAMPO 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO no presentacion de No hay evidencia en las actas de la presentacion del los estados falta de acuiciocidad Estados Financieros contables al CD 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO Faltan actas de reuniones del comité de no hay actas de reuniones del comité mantenimiento escolar INSTITUCION EDUCATIVA ANTONIO NARIÑO ANTONIO NARIÑO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 4.2 EN ELCONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIO SOPORTE DOCUMENTAL QUE PERMITIERA ESTABLECER LA CONFORMACIÓN DE UN GRUPO DE SUPERVISIÓN AL CONTRATO DE ARENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR INCUMPLIENDOLO ESTABLECIDO EN EL Art 10 DE LA RESOLUCIÓN 234 DE 2011. CAUSA 14 13 EFECTO NO SE EVIDENCIO SOPORTE DOCUMENTAL QUE PERMITIERA ESTABLECER LA CONFORMACIÓN DE UN INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA GRUPO DE SUPERVISIÓN AL CONTRATO DE ARENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR no aprobacion de tramites garantias y constancias para no evidencia del tramite / formato contratacion hasta 20 smmlv 2014 2015 JAIME CAMPO 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO Mapa de Riesgos 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO falta relacionar acuerdos de adicion y/o no evidencia de los acuerdos financieros traslados presupuestal en actas de CD se hicieron verbales y no escritas se hicieron verbales y no escritas COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 no hay evidencia escrita de las actas el cual no esta fueron de forma oral y no escrita RECTOR 06/04/5015 30/03/2016 Miembros de Consejo Directivo apartir de la fecha elaborar actas escritas de dichas 06/04/5015 reuniones 30/03/2016 comité mantenimiento rector aplicación del formato según la norma art 5 fueron de forma oral y no escrita apartir de la fecha elaborar actas escritas de dichas 06/04/5015 reuniones falta de acuiciocidad proxima reunion del CD aprobacion del cuadro de trámite de garantias y constancias ´para contratación 06/04/5015 hasta 20 smmlv Falta de acuiciocidad incumplimiento numeral decreto 4791/2008 falta de acuiciocidad no cumplimiento con resolucion 2352 fueron mencionados en las actas pero sin detalles a partir de la fecha plasmar en las actas de CD dichos 06/04/5015 de 2013 especfificos acuerdos para su proceso delegalizacion falta de acuiciosidad incongruencia riesgo y causa falta de acuiciocidad realizar ajustes perinentes con asesoria de la oficina 06/04/5015 asesora de planeacion algunos documentos no se encuentran debidamente gestion documental falta de acuiciocidad foliados los archivos en las diferentes dependencias se incumple con lo normado en la ley falta de acuciocidad 594 de 2000 sobre gestion documental a partir de la fecha 6/04/2015 realizar la foliacion de los 06/04/5015 documentos faltantes en las diferentes dependencias 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO firmas docentes en firma de 3 docentes en las actas actas de CD deben firmar solo 2 docentes incumplimiento articulo 21 resolucion el colegio cuenta con 3 jornadas 1860 del 94 participacion a un docente por jornada 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO presentacion flujo de caja del no se presento el flujo de caja ajustado se venia presentando mensualmente ajustes respectivos 2015 JAIME CAMPO ANTONIO NARIÑO manual tesoreria de no se adopto el manual de tesoreria falta de acuiciocidad incongruencia entre riesgos y causas asociadas entre 6 indicadores, sin incumplimiento de lo normado en la se realizaba mensual y sin ajustes resolucion 2352 de 2013 incumplimiento de lo normado en la desconocimiento de la norma resolucion 2352 de 2013 y se le da INSTALACIÓN COMITÉ SUPERVISÓN CONTRATO, ACTAS INSTALACIÓN 04/12/15 incumpli imiento de lo normado en legalizado y aprobado por firma de los miembros de A partir de lafecha y en las reuniones ordinarias y numeral 4 articulo 5 decreto CD en los estados contables directamente y no extraordinarias de C.D., informar y plasmarl en las 06/04/5015 4791/2008 relacionados en acta de CD respectivas actas. no hay evidencia escrita de las actas 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO SE CONFORMO EL GRUPO DE SUPERVISION AL INSTALAR EL COMITÉ DE SUPERVISÓN AL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO A LA TIENADA CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR Y LEVANTAR LAS 29/05/15 ESCOLAR PERO NO SE DEJARON LAS EVIDENCIAS ACTAS RESPECTIVAS AL SEGUIMIENTO. PERTIENENTES. Aprobacion del reglamento interno No aprobacion del reglamento interno de CD por la no desconocimiento del formato de acuerdo de incumplimiento al literal P del articulo se realiza un reglamento interno de funcionamiento elaboracion del acuerdo para tal fin funcionamiento de CD 23 decreto 1860 del 94 relacionado como acuerdo de CD, de CD Faltan actas de reuniones del comité de no hay actas de reuniones del comité mantenimiento escolar 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA a partir de lafecha solo firmaran dos docentes 06/04/5015 30/03/2016 miembros CD 30/03/2016 comité mantenimiento rector DE ACTAS AL SEGUIMIENTO CONTRATO. DE NINGUNA de / de / 30/03/2016 miembros CD 30/03/2016 rector y secretaria de CD 30/03/2016 rector y prof Johanna Santana 30/03/2016 funcionarios administrativos 30/03/2016 miembros de CD presentar al CD ajustado y cada tres meses a partir de 06/04/5015 la fecha 30/03/2016 aux financiero y ordenador de gasto adoptar el manual de tesoreria a partir de la fecha 30/03/2016 aux fiananciero 06/04/5015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES DE AL ESTADO CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. ABIERTO ABIERTO NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de febrero de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. ABIERTO ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 12 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS ANTONIO NARIÑO arqueo de chequeras, caja no se realiza fuerte y correspondientes elaboracion de acta respectva dichos CAUSA arqueos ni sus actas 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA falta de acuiciocidad incumplimiento de lo normado en la se realizaba revision pero no en la periodicidad aplicación de la norma a partir de la fecha resolucion 2352 de 2013 item 3 y 15 correspondiente y actas No hay contrato escrito incumplimiento 1999 2015 JAIME CAMPO 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO Contrato arrendamiento espacio fotocopiadora minipapelería 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO Cobro de pliegos de condiciones para la Se evidencian cobros de seis (6) pliegos de $5.000 c/u $30.000.oo en total que ingresaron al Fondo Infracción a la ley 1474 de 2012 adjudicación de la por los pliegos de condiciones de Servicios Educativos por ese concepto. Tienda Escolar 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO No se elabora ni se publica la relación mensual de Proceso contractual No hay evidencia de dicha publicación contratos 2015 2015 2015 2015 2015 JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO ANTONIO NARIÑO ANTONIO NARIÑO ANTONIO NARIÑO 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 06/04/5015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES 30/03/2016 aux fiananciero Arqueos correspondientes a NINGUNA partir del 6 de Abril/2015 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. 30/03/2016 Ordenador del Firma de contrato 6 NINGUNA gasto y contratista de Abril de 2015 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. 30/03/2016 Ordenador del gasto y Consejo Directivo NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. 30/03/2016 Rector Ordenador del gasto NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. de de No existe contrato firmado y resolución 219 Se firmó un contrato escrito a partir del 6 de Abril de los de Había contrato verbal con control y seguimiento en un corrientes con vigencia hasta el 30 de noviembre de 06/04/5015 cuaderno 2015. Ley antitrámite de 2014, Ley antitrámite. A partir del 2015 no se volverá a cobrar ningún valor por 06/04/5015 dichos pliegos, se enviarán por medio electrónico No se cumple con lo normado en el Todos los miembros de la comunidad saben que Se publicarán todos los contratos que se lleven a cabo numeral 3 del artículo 19 del Dto pueden tener acceso a todos los contratos en 06/04/5015 en la página web y en sitio visible del colegio. 4791/2008 Pagaduría. Contratacion Contrato de impresión de Manuales de Convivencia con No se solicitó inicialmente a través de la Incumplimiento de lo normado en el falta de acuiciocidad un tercero Imprenta Distrital Dto reglamentario 058/2008. A partir del 6/04/2015 se solicitará por escrito a la Imprenta Distrital la impresi{on del Manual de 06/04/5015 Convivencia Contratacion Contratación con un tercero para la celebración de la No se gestionó inicialmente ante el DILE, la Incumplimiento con lo normado en la Ceremonía de Grados de las tres jornadas para el año falta de acuiciocidad consecución del sitio para la Ceremonia resolución 2352 de 2013. 2014 A partir del 6/04/2015 se gestionará ante el DILE la consecución del sitio para la Ceremonia de Graduación 06/04/5015 de las tres jornadas año 2015 Contratacion Incumplimiento del inciso 2do. Y el Se presumió equivocadamente que la certificación de A partir del 6/04/2015 en adelante se exigirá Falta de algunos soportes del pago a la Seguridad Social Hubo confusión en pago de seguridad social y parágrafo primero del artículo 41 de afiliación al Sistema de Salud reemplazaba el soporte taxativamente los soportes reglamentarios en todos los 06/04/5015 en persona natural y jurídica constancia de afiliación a salud Ley 80 del pago a la Seguridad Social, en algunos casos. casos. ANTONIO NARIÑO manual tesoreria de ANTONIO NARIÑO arqueo de chequeras, caja no se realiza fuerte y correspondientes elaboracion de acta respectva no se adopto el manual de tesoreria dichos arqueos 2015 JAIME CAMPO ANTONIO NARIÑO Proceso contractual 2015 JAIME CAMPO ANTONIO NARIÑO Faltan actas de reuniones del comité de no hay actas de reuniones del comité mantenimiento escolar falta de acuiciocidad ni sus actas falta de acuiciocidad No se elabora ni se publica la relación mensual de No hay evidencia de dicha publicación contratos se hicieron verbales y no escritas incumplimiento de lo normado en la desconocimiento de la norma resolucion 2352 de 2013 adoptar el manual de tesoreria a partir de la fecha incumplimiento de lo normado en la se realizaba revision pero no en la periodicidad aplicación de la norma a partir de la fecha resolucion 2352 de 2013 item 3 y 15 correspondiente y actas 06/04/5015 06/04/5015 30/03/2016 30/03/2016 30/03/2016 30/03/2016 30/03/2016 Rector Ordenador del gasto, Pagador Rector Ordenador del gasto, Pagador ABIERTO ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA aux fiananciero NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. aux fiananciero Arqueos correspondientes a NINGUNA partir del 6 de Abril/2015 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. Rector Ordenador del gasto, Pagador 30/03/2016 Rector Ordenador del gasto apartir de la fecha elaborar actas escritas de dichas 06/04/5015 reuniones 30/03/2016 comité mantenimiento rector fueron de forma oral y no escrita El 8/04/2015 se envio a la Imprenta Distrital una solicitud para la impresión de los Manuales de Convivencia del plantel. El 10 de Abril de 2015 se envio solicitud por escrito a la Dirección Local para buscar su colaboración en la consecución de un NINGUNA auditorio para la Ceremonía de Grado de Promoción 2015 de los alumnos Graduandos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. No se cumple con lo normado en el Todos los miembros de la comunidad saben que Se publicarán todos los contratos que se lleven a cabo numeral 3 del artículo 19 del Dto pueden tener acceso a todos los contratos en 06/04/5015 en la página web y en sitio visible del colegio. 4791/2008 Pagaduría. no hay evidencia escrita de las actas ESTADO de / ABIERTO ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO 2015 ANTONIO JAIME CAMPO NARIÑO 2015 JAIME CAMPO 2015 2015 2015 ANTONIO NARIÑO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Contratacion Contratación con un tercero para la celebración de la No se gestionó inicialmente ante el DILE, la Incumplimiento con lo normado en la Ceremonía de Grados de las tres jornadas para el año falta de acuiciocidad consecución del sitio para la Ceremonia resolución 2352 de 2013. 2014 A partir del 6/04/2015 se gestionará ante el DILE la consecución del sitio para la Ceremonia de Graduación 06/04/5015 de las tres jornadas año 2015 Contratacion Incumplimiento del inciso 2do. Y el Se presumió equivocadamente que la certificación de A partir del 6/04/2015 en adelante se exigirá Falta de algunos soportes del pago a la Seguridad Social Hubo confusión en pago de seguridad social y parágrafo primero del artículo 41 de afiliación al Sistema de Salud reemplazaba el soporte taxativamente los soportes reglamentarios en todos los 06/04/5015 en persona natural y jurídica constancia de afiliación a salud Ley 80 del pago a la Seguridad Social, en algunos casos. casos. Inventarios ante Desactualizacion de los invntarios Direccion de Diferencia de $181,625,000 entre contabilidad de la Falta de actualizacion de las bases de datos Se encuentran en depuracion por parte de los entre la institucion y la DDE de la A partir de la fecha actualizar los inventarios Dotaciones institucion y el aplicativo de la DDE de contabilidad e inventarios funcionarios (contador y almacenista) SED Escolares (DDE) RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 1.2. En el informe de los segundos evaluadores de la oficina de control interno de la SED , enviado mediante radicado 2014 - 6973 del dia 6 de Febrero de 2014 se reporta el hallazgo 4.3.2.2. relacionado con el uso que el colegio le ha dado al aplicativo AS FINANCIERO versión 5,0 , aplicativo de inventarios, en el sentido de que este no está prestando el servicio que el Almacén del Colegio necesita. En la Auditoria realizada para al avigencia 2014, una vez entrevistada la almacenista señora Claudia Peñuela , y revisada las planillas de 1. EVALUACION inventarios , se evidencia que de nuevo se configura el AL PLAN DE hallazgo establecido en la auditoria de las vigencias MEJORAMIENTO 2011-2012-2013 pues argumenta la señora que es muy ADMINISTRATIVA AUDITORIA dificíl utilizar el aplicativo AS FINANCIERO y que no se VIGENCIA 211. le ha capacitado, por lo cual elabora las planillas de 2012, 2013 inventarios, en Excel. Además se constató que la acción correctiva propuesta en el plan de mejoramiento enviado a la oficina de control interno, no se ha cumplido. La rectora del colegio incumple lo establecido en el Manual de procesos y procedimientos del control interno en el área almacén y contratación , por lo cual incumple el numeral 1 del articulo 34 de la ley 734 de 2003, relacionados con los deberes del funcionario público. Se configura un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 2.3. Al revisar el acta 04 del 07 de Abril de 2014, del Consejo Directivo se evidenciaron la instalación y 2, EVALUACION posesión del nuevo Consejo Directivo mediante acta N° DEL GOBIERNO ADMINISTRATIVA 004 de 2014, pero no se evidenció la elección de los ESCOLAR docentes ni de los padres de familias como representates a este órgano colegial RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 2.5. Analizando las actas de reunión del Consejo Directivo no aparece ninguna evidencia que dé cuenta de la presentación por parte del Rector (a) de los estados contables, estableciéndose el incumplimiento por parte 2, EVALUACION del Consejo Directivo de lo normado en el numeral 4) del DEL GOBIERNO Articulo 5 deñ Decreto reglamentario 4791 de 2008 . Es ADMINISTRATIVA ESCOLAR importante dar a conocer los estados contables dado que se debe dar cuenta del manejo que se da a los recursos de los FSE en los colegios distritales . Se establece un hallazgo administrativo ( folios 16 al 47 carpeta de evidencias). 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 06/04/5015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 30/03/2016 El 10 de Abril de 2015 se envio solicitud por escrito a la Dirección Local para buscar su colaboración en la Rector Ordenador consecución de un NINGUNA del gasto, Pagador auditorio para la Ceremonía de Grado de Promoción 2015 de los alumnos Graduandos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. 30/03/2016 Rector Ordenador del gasto, Pagador La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. 30/03/2016 almacenista AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN .2. El programa de inventarios AS FINANCIERO es una herramienta para agilizar los procesos de almacén, la almacenista está cumpliendo con el numeral 1 del Art 34 de la Ley 734 de 2003 -2002, ya que efectúa sus deberes como funcionario público al tener su trabajo al día por cuanto está realizando el control del inventario en planillas en EXCEL, se aclara que el AS FINANCIERO le ayuda en otros procesos diferentes a estas planillas. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN El acta que ustedes denominan 04 del 7 de abril de 2014 y la siguiente del 8 de abril de 2014 (relacionadas por quien las diligenció como No. 001 y 002), 1, Dejar claramente registrado en las Actas del Consejo MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 Rectora, documentos que refiere los auditores son anteriores a Directivo la elección de los docentes y padres de 2015 DE 2015 Directivo mi designación como ordenadora del gasto, por lo tanto familias como representantes a este órgano colegiado. las falencias encontradas no corresponden a mi gestión y ninguna de las dos está firmada por mí. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN El Contador fue contratado en el mes de Junio de 2014, ya que la rectora fue nombrado a mediados del mes de Mayo con la Resolución Nº 868 del 13 de mayo de 2014, en consecuencia antes de esta fecha no hay evidencia de presentación de los estados contables al Consejo Directivo. Se presentaron dos informes, el primero fue presentado el 23 de julio de 2014, Acta de reunión 005, punto 4 de la agenda y el segundo al Cierre de Diciembre de 2014 el día 29 de Enero de 2015 (en trámite de firmas). La actividad se realizó con la frecuencia de ley, aunque no haya quedado debidamente registrado en el acta referida. NINGUNA ABIERTO 1, Solicitar la capacitación a los proveedores del programa para mejorar el uso del mismo por parte de la MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 Almacenista . ALMACENISTA 2015 DE 2015 2, Utilizar el aplicativo AS FINANCIERO para registrar los inventarios de la institución Consejo 1, Seguir cumpliendo con el numeral 4 del Articulo 5 del Decreto reglamentario 4791 de 2008, referente a la presentacion de los estados financieros en forma CONSEJO trimestral al Consejo Directivo MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 DIRECTIVO, 2. Verificar que en el acta quede registrado 2015 DE 2015 CONTADOR efectivamente, por parte de quien la realice, que se presentaron y explicaron los estados financieros al Consejo Directivo de la institución. ESTE AÑO SE HAN PRESENTADO LOS INFORMES CORRESPONDIEN TES Y SE ESTÁ VERIFICANDO QUE QUEDEN REGISTRADOS DEBIDAMENTE EN EL ACTA. ABIERTO 1, Solicitar capacitación a la Almacenista en el funcionamiento del Aplicativo As Financiero 2, Utilizar el aplicativo AS FINANCIERO para el registro del inventario de los FSE La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. 1, Dejar claramente registrado en las Actas del Consejo Directivo la elección de los docentes y padres de familias como representates a este órgano colegial La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Seguir presentando institución con la acción correctiva trimestralmente al plasmada en el plan de CERRADO Consejo Directivo los mejoramiento, por lo anterior se Estados financieros cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 5, ALMACEN INVENTARIOS 5.1. Revisada la información de almacén , se evidenció que el formato utilizado para la entrada y salidas del almacén no es el modelo aprobado por la Secretaría de Educación , estos son elaborados por la almacenista, E estos se encuentran firmados por la rectora, almacenista ADMINISTRATIVA y funcionarios , algunos elementos no contienen el Código de Catálogos de la Resolución 2039 de 2008/ expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital. Se configura un hallazgo administrativo. ( Folios 323 al 369 de carpeta de evidencias). 5, ALMACEN INVENTARIOS 5.2 Según acta del día 19 de Febrero de 2015 en donde se da certeza de la verificación física de inventario en la sala de informática del Colegio, se encontró que no aparece el equipo portátil registrado en la Planilla de Inventarios con serial 4M85NP1 el cual fue enviado mediante acta de entrega del día 18-11-2011 por el Fondo de Desarrollo Local de Fontibón. De la pérdida del equipo portátil se dio reporte mediante denuncia a las autoridades competentes y a la DILE de Fontibón con radicado I-2012-003939 del día 26 de Enero de 2012 a la direccion de dotaciones . Si bien es cierto que la almacenista ha reportado la perdidad de los computadores a la SED, y que esta devolvió dos E computadores, no se encontró documento que dé cuenta ADMINISTRATIVA de la devolucón y de que estos equipos fueron ingresados en el inventario. Dado que la almacenista expresa que los computradores no hansido incluidos en el inventario del Colegio porque no sabe cómo registrarlos si en el inventario del Fondo o en el de la SED y que no hay soporte de recuperación de los computadores extraviados, se evidencia un presunto detrimento patrimonial por incumplimiento de la Resolución 001 de 2001 de Secretaria de Hacienda y un incumplimiento a los deberes del funcionario Público consagrados en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 Código único Disciplinario. Se establece un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. 5.3 Se evidencia a su vez que los bienes adquiridos por el Colegio a través del Fondo de Servicios Educativos no se encuentra plaquetizados como la rectora lo expresa E en el plan de mejoramiento, es decir esta situación ADMINISTRATIVA continua pendiente de acción correctiva . Se configura un hallazgo administrativo. ( Folios 278 al 369 de carpeta de evidencias) 2015 RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 2015 RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 5, ALMACEN INVENTARIOS RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 7.3 revisado el comprobante de egreso número 38 del 5 de Diciembre de 2014 se evidencia la ejecución de recursos por el rubro Derechos de Gardo por concepto 7, PROCESO DE de reconocimiento de bachilleres 2014; este gasto se ADMINISTRATIVA CONTRATACION debió realizar por el proyecto de Formación de Valores incumpliendo lo establecido en la resolución 2352 de 2013, Guía Financiera para los FSE. hallazgo administrativos. (Folio 577 y 578, carpeta de evidencias) RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 7.4 Al revisar la contratación del colegio, se evidenció que no se elabora y publica la relación mensual de contratos, el señor rector debe garantizar la publicación mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos celebrados durante el preíodo 7, PROCESO DE transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se ADMINISTRATIVA CONTRATACION indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato, se incumple con lo normado en el numeral 3 del artículo 19 del decreto 4791 de 2008 sobre Rendición de Cuentas y Publicidad. Hallazgo administrativo. 2015 2015 13 14 15 16 TIEMPO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO ESTADO AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Se revisó el formato de entradas y salidas del almacén y actualmente se está utilizando el aprobado por la Secretaria de Educación, como también el formato de la SED para los inventarios individuales. Anexo acta realizada con la profesional asesora de Dotaciones Escolares. En concepto de Dotaciones Escolares en el año 2014 y 2014 el formato en el cual se están registrando los inventarios es el que ellos conocen, por lo tanto es un documento legalmente aceptado por la SED que se encuentra en ISOLUCION y fue remitido por la contratista de la DDE, Paola Ariza, a la señora almacenista a través de correo electrónico, lo cual se corrobora en el acta de marzo de este año. Se anexan dos (2) actas de reunión celebrada el 30 de septiembre de 2014, con la presencia de la Almacenista CLAUDIA PEÑUELA, Profesional Contratista DDE PAOLA ARIZA y Rectora FARIDE FLÓREZ y la última del día 8 de abril de 2015 en la cual se refiere que los inventarios individuales se encuentran diligenciados en el formato de la SED, así como que no se presentan irregularidades en el manejo de los inventarios globales del colegio. 1. Elevar consulta por escrito a la Subsecretaría de Gestión Institucional para que nos certifiquen el formato legalmente autorizado por la entidad para entradas y salidas de Almacén. 2. Solicitar acompañamiento permanente de la Dirección de Dotaciones Escolares en el tema de inventarios y MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 manejo correspondiente. ALMACENISTA 2015 DE 2015 3. Para la entrada y salida de elementos del almacén utilizar el modelo aprobado por la Secretaría de Educación. 4. Colocar a cada elemento el Código, de acuerdo al Catálogo de la Resolución 2039 de 2008/ expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital. 1. Para la entrada y salida de elementos del almacén utilizar el modelo aprobado por la Secretaría de Educación. 2, Colocar a cada elemento el Código, de acuerdo al Catálogo de la Resolución 2039 de 2008/ expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN La pérdida del elemento (computador) equipo portátil con serial 4M85NP1 fue en el año 2012, vigencia en la cual no era yo la rectora de la institución; existen los soportes y evidencias del reporte de este hurto ante los entes competentes en su momento. La almacenista CLAUDIA PEÑUELA manifiesta que ha reportado e informado como consta en documentación que se anexa 20 folios, incluido oficio dirigido a Control Interno, radicado E-2014-203638, la reposición realizada por la compañía de seguridad de dos (2) portátiles marca DELL fue presuntamente recibida por la anterior rectora MERCEDES SUÁREZ OSORIO, la almacenista recibió los portátiles y papeles de liquidación del siniestro del Secretario de Rectoría de esa época JOHNATHAN HEMELBERG. Actualmente estos dos portátiles de reposición están identificados con seriales HG1XJW1 y 8NDLHW1, físicamente ubicados en la sala de informática del 2 piso, registrados en inventario individual de aula a cargo de los docentes SANDRA MONTAÑO (J.M) y ALEXANDER CAÑÓN (J.T). En relación con el registro de estos elementos en el inventario institucional de la SED, manifiesta la Sra. CLAUDIA PEÑUELA (Almacenista) que elevó consulta sobre ello a Dotaciones Escolares para formalizar el inventario y recibe respuesta S-2015-30486, fechada el 27 de febrero de 2015, de la Dra. CLAUDIA MARCELA CHAVEZ SANMIGUEL en la cual la DDE expresa lo siguiente: 1. Formalizar la reposición de los dos equipos portátiles en el inventario de los FSE a través del Consejo Directivo. .2, Asesorar a la Almacenista en el registro de MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 ALMACENISTA elementos al inventario. 2015 DE 2015 3, Solicitar apoyo de la Dirección de Dotaciones Escolares a los procesos institucuionales de inventarios de FSE 1. Formalizar el ingreso a los FSE de los dos equipos entregados en reposición ante el Consejo Directivo de la institución 2 Asesorar a la Almacenista en el registro de elementos al inventario. 3. Formalizar la solicitud de apoyo a la Dirección de Dotaciones Escolares para registro de bienes del FSE. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN En los compromisos del Comité de Sostenibilidad Financiera celebrado el año pasado quedó establecida esta tarea. Se ratifica esta tarea con Dotaciones Escolares y se establece un plan para la plaquetización de los elementos del inventario. 1, Plaquetizar los bienes adquiridos por el Colegio a través del Fondo de Servicios Educativos 2. MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 Continuar realizando los comités de sostenibilidad para ALMACENISTA 2015 DE 2015 hacer seguimiento al cumplimiento de tareas por parte de los responsables de las dependencias. 1, Plaquetizar los bienes adquiridos por el Colegio a través del Fondo de Servicios Educativos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Con relación al Comprobante de Egreso Nº 38 de 5 Diciembre 2014 el reconocimiento a los bachilleres del 2014 se emitió por el Rubro Derechos de Grado ya que AUXILIAR es para la actividad de Graduación y nada tiene que ver 1, Registrar los gastos de reconocimientos de MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 FINANCIERO con el proyecto de Formación de Valores, considero bachilleres por el proyecto de Formación de Valores 2015 DE 2015 RECTORA que no existe una norma legal que taxativamente exija que los gastos de reconocimiento de bachilleres sean un proyecto Y 1, Registrar los gastos de reconocimientos de bachilleres por el proyecto de Formación de Valores La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Reitero la dificultad para que el anterior Auxiliar Financiero HAROLD AFANADOR MONTAÑEZ realizara sus funciones a cabalidad, conociendo como decía la 1, Elaborar y publicar mensualmente la relación de legislación tributaria y jurídica, máxime cuando su AUXILIAR contratos en lugar visible y de fácil acceso, en la que MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 permanencia era de lunes a viernes en la institución. En FINANCIERO por lo menos se indique el nombre del contratista, 2015 DE 2015 este momento la Auxiliar Financiera, a pesar de asistir RECTORA objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato. tan solo dos días a la semana, cumple las funciones en su jornada laboral y está al tanto de los procesos de su dependencia con responsabilidad y compromiso. Actualmente se elabora y publica mensualmente la relación de contratos en lugar visible y de fácil Y NINGUNA acceso , en la que se indica el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 13 CAUSA EFECTO 7.5 Revisado el comprobante de egreso número 16 del 1 de octubre de 2014 se evidenció que el comprobante 7, PROCESO DE de egreso, el acta de inicio y el contrato número 05 del 1 ADMINISTRATIVA CONTRATACION de septiembre de 2014, no se encuentran firmados. (Folios 196 al 199, carpeta de evidencias) . 14 15 16 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Efectivamente la constancia de recibido del Comprobante de Egreso Nº 05 de 1 Septiembre de 2014 no se encuentra firmado por el contratista el señor William Gómez, se aclara este fue firmado posteriormente a la visita de los Auditores en razón a que se debía hacer efectiva la póliza reposición de vidrios que paga la SED para cubrir los daños a la infraestructura en este caso de rotura de vidrios y para corroborar por parte de la Rectora que el proveedor si recibió el cheque del pago por los trabajos efectuados, se anexa copia del correo de trámite del cobro de la póliza. Este proceso corresponde a la responsabilidad del Auxiliar Financiero HAROLD AFANADOR, desconozco por qué no hizo firmar al contratista al entregar el cheque. Folios 207-208 1. El (la) Auxiliar Financiero (a) debe garantizar que el contratista y/o proveedor firme todos los documentos soportes, entre ellos el Comprobante de Egreso, a la entrega del cheque. 2. No se realizará la entrega de cheques por parte de la entidad a los proveedores y/o contratistas si no se encuentran debidamente firmados los documentos soporte y el AUXILIAR Comprobante de Egreso respectivo. 3. MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 FINANCIERO Seguir contando con el acompañamiento de la 2015 DE 2015 RECTORA profesional de apoyo a los FSE para que revise los procesos finacieros y presupuestales de la institución. 4. El Contador debe realizar las funciones propias de su contratación, asesorando e informando (la) Ordenadora del Gasto cualquier novedad que observe y no corresponda a lo normado, para que éste(a) tome las decisiones del caso. 2015 RODRIGO JAIME CAMPO ARENAS BETANCOURT 2015 1,1 Revisadas las se evidenció incumplimiento por parte del rector en el No se conformó un grupo distinto del Consejo JAIME CAMPO SAN FRANCISCO actas del Consejo rtículo 10 de la resolución 234 de 2010 al no conformar No cumplimiento de la norma. Directivo Directivo el grupo de spervisión de la tiemda escolar 2015 1,2 Revisadas las actas de reunión del conejo directivo JAIME CAMPO SAN FRANCISCO se evidenció no adopción de la resolución 2280 de 2008 2015 El decreto 4791 de 2008 reglamentario de la ley 80 de con el fin de gaantizar los principios de moralidad, No se tenía evidencia de la convocatoria y del Siu se realizó la reunión de rendición de cuentas pero Tomar las evidencias de la rendición de cuentas del año JAIME CAMPO SAN FRANCISCO 1993 establece la Pareciera que no se hubiera realizado. MAYO imparcialidad, publicidad y transparencia. acta de reunión. no se tomóo evidencia de su realización. lectivo vigente. rendición de cuentas y publicidad 2015 4,1 Revisado el proceso de tesorería se evidenció la presentación del flujo de caja inicial mensualizado por parte del rector al Consejo Directivo. Cumpliendo con lo normado en la Resolución 2352 de 2013, ítems 3. JAIME CAMPO SAN FRANCISCO “PROGRAMACION PRESUPUESTAL”. Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación estudio y aprobación del presupuesto del colegio. Flujo de Caja programado para el mes por flujo de caja de pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir, los giros efectivamente realizados y los giros efectivamente recibidos una vez ajustado el flujo de caja No presentación debe presentarse mínimo cada tres meses por parte del requerimiento rector al Consejo Directivo, para su seguimiento, procedimiento que no se está cumpliendo por lo anterior se clasifica como hallazgo administrativo. 2015 4,2 Revisada la información de tesorería se evidencio que la institución constituyo una caja JAIME CAMPO SAN FRANCISCO menor mediante Resolución Rectoral N° 09 del 09 de marzo de 2015 para la vigencia 2015, d el manejo de la caja menor se evidencio lo siguiente…. Facturas sin nombre de la institución, gastos por el rubro de trasporte sin soportes de la planilla de los recorridos efectuados por los funcionarios en las diligencias Desconbocimiento de la norma institucionales, trasporte a reunión de rectores, compra de borradores y tajalápiz pruebas del ICFES. Por lo anterior se Clasifican este hallazgo de tipo administrativo AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN para divulgar, implementar y ejecutar los planes de mantenimiento escolar. Se realizaron reuniones pero no No hacer las actas de las reuniones quedan evidencias en actas del Comité de Mantenimiento periodica No cumplimiento de la norma. de este incumplimiento a la normatividad 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Se pensó que el mismo consejo directivo podría ser el Nombrar el equipo veedor de la tienda escolar para la junio veedor. vigencia 2015 Ya se ofreció la explicación que por descuido no se Realizar dos reuiones del Comité de Mantenimiento del junio realizaron las actas. año 2015 y levantar las actas de la vigencia. solo se presento al inicio y fin de año este sin tener presentarlo como mínimo trimestralmente al Consejo junio claridad que era trimestral Directivo para su aprobación Poco control del recurso de caja Tener en cuenta la normatividad y las recoemtndaciones Nunca habia sido responsable de la caja menor de una menor, por falta de registros dçen para el control y registro de los recursos de la caja junio institución educativa. planilla del recorrido del transporte. menor. noviembre 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES 1. Se firman los comprobantes de egreso y sus soportes por el proveedor y/o contratista antes de la entrega del cheque. 2. Siempre se solicitan las Y evidencias del NINGUNA trabajo realizado o la entrada a almacén para proceder a la firma de los cheques correspondientes a la prestación de servicios y/o suministro de elementos. Rector/ CESAR A. LOPEZ MALAGON noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON NOVIEMBRE CESAR ALBERTTO LOPEZS MALAGON noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON Y FREDDY JERSSON LOPEZ CELY noviembre AIFA MUÑOZ Y ELVIRA BELLO RINCON ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 27 de octubre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. 11 12 13 14 15 16 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 se evidencio servicio de internet con la Empresa de Teléfono de Bogotá, no se cumple con la circular del 25 de enero de 2012 sobre prohibición de servicios de Internet, en los Decretos por los cuales se liquida el 5,1 Revisados el presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de gastos e 100% de los inversión de Bogotá Distrito Capital, se establece que el JAIME CAMPO SAN FRANCISCO comprobantes de rubro de servicios públicos es únicamente para sufragar egreso los servicios facturados de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas y telefonía fija de los inmuebles e instalaciones en las cuales funcionan las entidades de la Administración distrital, siendo así, no es posible pagar los servicios de internet Incumplimiento a la normatividad presentar de manera inmediata a la Empresa de Telefonos de Bogota la cancelación del servicio de junio Internet 2015 se evidenció contratación con un tercero para la realización de la ceremonia de grados de los alumnos de la institución promoción 2014, incumpliendo con lo normado en la Resolución 2352 de 2013, los colegios 5,2 Revisados el que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de 100% de los Incumplimiento con lo reglamentado en la JAIME CAMPO SAN FRANCISCO ceremonias, coordinaran con el respectivo director local Incumplimiento a la normatividad comprobantes de resolición 2352 /13 de educación, el lugar de la ceremonia de graduación, si egreso al gestionar ante el director local , el mismo no se logre o no sea posible , el rector – ordenador del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro Derechos de Grado, alquilar lugar de a ceremonia. a partir de la presente vigencia se solicitara a la No se tenia claro el procedimiento a aplicar para este Dirección Local el espacio para poder desarrollar esta junio tipo de contratación actividad 2015 5,3 Revisados el 100% de los se evidenció falta de soporte del pago a la seguridad JAIME CAMPO SAN FRANCISCO comprobantes de social en persona natural y jurídica. egreso En el momento de recibir la pagaduria (julio) los anexar todos los soportes de habilitacion jurica a cada soportes se encontraban en un kardes de proveedores y junio contrato no anexos a cada comprobantes INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO Faltantes en los documentos soportes a los Incumplimiento a la normatividad comprobantes de egreso 2015 5,4 Revisados el contrato por el suministro de toner y tintas para 100% de los impresoras. Inconsistencia en la contratación al evaluar JAIME CAMPO SAN FRANCISCO Incumplimiento de la normatividad interna comprobantes de las ofertas el mismo rector, no presentándose egreso trasparencia en la evaluación 2015 5,5 Revisados el egreso se evidenció incentivos educativos para alumnos 100% de los grado 11 de la vigencia 2014, de acuerdo a la JAIME CAMPO SAN FRANCISCO Incumplimiento a la normatividad comprobantes de Resolución Rectoral N° 12 de 08 de septiembre de 2014. egreso Además Incentivos para la semana cultural. 2015 se evidenció gasto por el proyecto N° 10 Investigación y Estudios para una salida pedagógica al desierto de la Tatacoa, (Proyecto de astronomía), para 5,6 Revisados el 17 personas, contrato celebrado con una persona natural 100% de los que no presentó copia de la Resolución que expide el JAIME CAMPO SAN FRANCISCO Incumplimiento a la normatividad comprobantes de Ministerio de Trasporte para prestar el servicio de egreso trasporte escolar, estas salidas deben ser aprobadas por la Dirección de Preescolar y Basica Primaria de la Secretaria de Educación bajo el rubro de Escuela Ciudad Escuela. 2015 5,7 Revisados el evidencio que la entrada de almacén N° 38 del 01 100% de los de octubre de 2014 por valor de $2.796.940, no coincide JAIME CAMPO SAN FRANCISCO faltan soportes en los comprobantes comprobantes de con el valor del contrato $3.638.690, además faltan egreso entrada a almacen del comprobante 122. 2015 se evidenció utilización indebida de rubro, el gasto debió 5,8 Revisados el realizarse por rubros establecidos en la resolución 2352 100% de los JAIME CAMPO SAN FRANCISCO de 2013, entre ellos por otros materiales y suministros y Gasto en rubro indebido comprobantes de no por el Poruecto N° 6, otros por derecho de grado y no egreso por Proyecto N° 8. EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO cuando la contrtación lo requiera evaluación para falta de garantias al proceso de No fue posible realizar reuniones periodicas durante adjudicar un contrato se citara el comité de compras junio contratación esa vigencia con e comité de compras para definir el proceso incumplimiento a la normatividad se ejecuto como proyecto de inversión aprobado para aplicar la normatividad correspondiente y no desarrollar junio esa vigencia este tipo de actividades incumplimiento a la normatividad Toda salida pedagógica estará dentro del plan anual de se ejecuto como proyecto de inversión aprobado para salidas pedagogicas y se aplicara toda la normatividad junio esa vigencia correspondiente noviembe CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON noviembe CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON Y FREDDY JERSSON LOPEZ CELY noviembe FREDDY JERSSON LOPEZ CELY noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON, FREDDY JERSSON LOPEZ CELY, DIANA POSADA Y PERSONA QUE AYUDA AL PROCESO noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON Y FREDDY JERSSON LOPEZ CELY noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON Y FREDDY JERSSON LOPEZ CELY FREDDY JERSSON LOPEZ CELY Y DIANA POSADA incumplimiento a la normatividad incumplimiento con resolucion 2352 no corresponden a la proclamacion de bachilleres si no incluirlos dentro del rublo de derechos de grado a ceremonia de certificaciones de grado noveno 2015 5,9 Revisados el se evidenció gasto de 147 sombrillas y 30 balones para 100% de los JAIME CAMPO SAN FRANCISCO el dia de la familia, premiaciones y menciones Incumplimiento a la normatividad comprobantes de especiales grados 2014 por los 25 años del colegio. egreso incumplimiento a la normatividad lograr entender que a los docentes encargados que este no ejecutar este tipo de actividades tipo de actividades no se pueden realizar 2015 6,1 Revisado el JAIME CAMPO SAN FRANCISCO diligenciamiento del se evidencio que no se utilizan los códigos de Catálogos Incumplimiento a la normatividad formato de entrada el colegio cuenta con un programa de inventarios INVESTA, se le informo al proovedor del programa incumpliendo la resolución 2039 de actualizar los codigos cubs con el programa y la para que lo arregle, de igual los codigos cubs en la junio 2008 resolucion para que aparezcan los codigos de catalogos resolucio 2039 no se encuentran todos los codigos cubs que se manejan en el programa. junio junio noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON Y FREDDY JERSSON LOPEZ CELY noviembre CESAR ALBERTO LOPEZ MALAGON Y FREDDY JERSSON LOPEZ CELY agosto DIANA POSADA 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 4 de noviembre de 2015. actualizacion en el programa de los codigos de catalogo NINGUNA de la resolucion 2039 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. 11 12 13 14 15 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 6,2 Revisada la se evidenció que se lleva a cabo el control de los bienes JAIME CAMPO SAN FRANCISCO información del de consumo controlado … pero el kardex se encuentra Incumplimiento a la normatividad almacen desactualizado. a la fecha de la visita el programa de inventarios incumplimiento a la resolución 8287 investa no se habia actualizado 2015 con las actualizar el kardex con las existencias a la fecha de 2001. existencias en el almacen 2015 6,3 Se realiza visita Aula de informática, aula de bilinqguismo, aula de JAIME CAMPO SAN FRANCISCO a las siguientes informática, laboratorio de química y se recomienda no actualizar los inventarios dependencias actualizar los inventarios personales. incumplimiento de la norma 2015 6,4 Visitadas las como evidencia que los inventarios por dependencia no JAIME CAMPO SAN FRANCISCO sedes B y C se se encuentran actualizados, ni se pudo inspeccionar las no actualizar los inventarios por dependencia encuentra aulas ni los responsables de la custodia de los bienes. 2015 JAIME CAMPO SAN FRANCISCO 2015 7,1 Fue solicitado Descuido en el manejo de las claves del JAIME CAMPO SAN FRANCISCO al rector soporte del que no se pudo imprmir por falta de la clave de Isolución Incumplimiento a la normatividad programam isolucion mapa de reisgos 2015 JAIME CAMPO SAN FRANCISCO 2015 2015 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO 6,5 Los inventarios reportados por el Colegio a la representan una diferencia de $ 105.702.607 entre la No actualización de Dirección de contabilidad y lo reportado a DDE. cumplimiento de funciones. Dotaciones Escolares 8,2 No se tiene conocimiento de la directiva 003 de 2013, inventarios EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO agosto DIANA POSADA A la fecha no se habia actualizado en el programa de Verificar el inventario individual por docentes y areas junio inventarios. para ingresarlo al programa de investa agosto DIANA POSADA actualizacion en el NINGUNA programa incumplieiento a las funciones y la a la fecha de la visita la señora leonor rojas apoyo de Verificar el inventario individual por docentes y areas junio normatividad. inventario de sedes no tenia organizado su archivo, para ingresarlo al programa de investa agosto actualizacion en el programa de DIANA POSADA Y inventarios NINGUNA LEONOR ROJAS individuales por area y docente ni Diferencia en los valores de los Desde el 2014 se le pidio informacion a la Señora Actualizar las bajas de los elementos entregados a junio inventarios. Nohora Villarreal y no pudo ser posible S.E.D. año 2014 agosto actualizacion de DIANA POSADA Y documentos de JOSE bajas para informar DOMINGUEZ y sanear la contabilidad noviembre CESAR LOPEZ NOVIEMBRE MARCELA/ AIFA / ELVIRA /FREDDY/ DIANA Realizar el Mapa de riesgos correspondiente a la junio vigencia 2014 y 2015 No se pudo imprimir por falta de clave Hasta el momento prcedimiento. se esta implementando el Aplicar las recomendaciones de la directiva 003 del JUNIO 2013 para la organización de la Gestión Documental. JORGE ELIECER EVALUACION GAITAN PRESUPUESTAL VANESSA CASTILLA JORGE ELIECER EVALUACION GAITAN PRESUPUESTAL 3,8,3 VERIFICADOS LOS COMPROBANTES DE EGRESO AL 100% SE OBSERVO QUE 38,37% EQUIVALENTE AL 66 DE 172 COMPROBANTES DE EGRESO NO CUENTAN CON SOPORTES DE PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y/O CERTIFICACION DE PAGO EXPEDIDA POR REVISOR FISCAL PARA Falla en el proceso PERSONAS JURIDICAS INCUMPLIENDO LO documentación. DEFINIDO EN EL INCISO 1 DEL ARTICULO 50 DE LAY 789 DE 2002 Y EL INCISO 1 DEL ARTICULO 41 DE LA LEY 80 DE 1993, Y PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONTEMPLADA EN LA LEY 734 DEL 2012 Y LA LEY 74 DEL 20111 ESTAUTO ANTICORRUPCION. VANESSA CASTILLA 4.4.SE REALIZO ANALISIS AL COMPORTAMIENTO TRIBUTARIO DURANTE LA VIGENCIA 2014,SE VERIFICO LA PRESENTACION Y PAGO DEL IMPUESTO DE RETENCION EN LA FUENTE.SE REALIZO CONSULTA DE ESTADO DE CUENTA EN LA PAGINA DE LA DIAN Y SE EVIDENCIO EVALUACION DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE DEL Se solicito a la Direccion de Impuestos y Aduanas JORGE ELIECER No se realizaron los pagos fiscales Cobro de obligaciones fiscales con la CONTABILIDAD Y PERIODO 4 DE 2010 POR $4000 CON EXCEDENTE Y Nacionales el estado de cuenta con el fin de aclarar la GAITAN correspondientes a las declaraciones DIAN. TESORERIA DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE DEL diferencia presentada. PERIODO 5 DE 2010 POR $ 4000 ,POR LO ANTERIOR LA INSTITUCION DEBE SOLICITAR ESTADO DE CUENTA EN LA DIAN .POR LO ANTERIOR SE CONSTITUYE UN HALLAZGO ADMINISTRATIVO QUE DEBERA QUEDAR INCLUIDO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL COLEGIO de exigencia exigencia ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES junio por lo tanto se encuentra incumplimiento de algunas funciones y no se lleva la tabla documental de los Desconocimiento de la norma directiva 003 de Desorden documental archivos donde se tenga radicado el historial de los 2008 soportes documentales de la institución. de 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO actualizacion kardex 3,8,2 DENTRO DE LA REVISION EFECTUADA AL 100% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO SE OBSERVA QUE EL 3,48% QUE EQUIVALEN A 6 DE 172 COMPROBANTES NO PRESENTAN SOPORTES DE RUT,RIT Y/O ANEXAN CAMARA DE COMERCIO VENCIDA, LO ANTERIOR ES UN INCUMPLIMIENTO A LO NORMADO EN LA GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS, CAPITULO 2 . Falla en el proceso PAGO DE COMPROMISOS , ASI COMO LOS documentación. ESTATLECIDOS EN LE ARTICULO 4 DEL ACUERDO 005 DE 2014. ES DE SUMA IMPORTANCIA QUE LA INSTITUCION DE ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES QUE ESTABLECE EN SU REGLAENTO INTERNO EN ARAS DE QUE SE CUMPLAN LOS TRAMITES CON LAS GARANTIAS Y DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA UNA SELECCION OBJETIVA Y TRANSPARENTE. VANESSA CASTILLA 16 TIEMPO En aras del cumplimiento de la ley antitramites Ley 1474 de 2011, ley 965 de 2005 y de uso ambiental Ley 99 de 1993; a la consulta de los requisitos de los En la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta estos de No tener actualizada la información de JULIO proveedores se observo en sus páginas web con el fin aspectos y se encuentran adjuntos estos soportes a los los proveedores. 2015 de optimizar los recursos de la institución se acepta la comprobantes observación de la visita y se adjuntará en cada comprobante de egreso la documentación solicitada. Para revisar la contratación y en cumplimiento a la Ley anti tramites los aportes de seguridad social como de personas naturales y jurídicas se realizaban mediante En la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta estos de Genera inconsistencia en cuanto la JULIO el aplicativo de FOSYGA, entidad que determina aspectos y se encuentran adjuntos estos soportes a los transparencia en la contratación. 2015 mediante la web la situación en cuanto a estos aportes, comprobantes se tiene en cuenta la observación y será incluido en el Plan de Mejoramiento. Ya se recibio respuesta de la DIAN declarando prescrita la accion de cobro de las obligaciones fiscales por JULIO RETENCION DEL AÑO 2010 PERIODO 4 POR $4.000, 2015 Con el numero de acto 20151005001741 de NINGUNA NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO DE DICIEMBRE DE AAFF 2015 Se han venido adelantando jornadas de actualizacion de documentacion por NINGUNA parte de los proveedores y ajustes a los procesos internos a que hubiere lugar. CERRADO DE DICIEMBRE DE AAFF 2015 Se han venido adelantando jornadas de actalizacion de documentacion, ajustes a los NINGUNA procesos internos a que hubiere lugar. Solicitud de documentos requeridos en físico. CERRADO RIGOBERTO DE DICIEMBRE DE MIRANDA 2015 BOLAÑOS SOLICITUD DE ESTADO DE NINGUNA CUENTA ANTE LA DIAN. CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 13 14 15 16 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 VANESSA CASTILLA 5.2.1.REVISADO EL PAGO MENSUAL DEL CANON DE ARRENDAMIENTO SE OBSERVO QUE NO SE DIO CABAL CUMPLIMIENTO A LO ESTIPULADO EN LA CLAUSULA 2 DEL PRESENTE CONTRATO EL VALOR DEL PRESENTE CONTRATO ASCIENDE A ($12.772.000) DOCE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y DOS MIL PESOS QUE EL ARRENDANTARIO PAGARA ANTICIPADO DURANTE LOS PRIMEROS 5 DIAS DE CADA MES LA SUMA DE ($1.236.000).UN MILLON DOSCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL PESOS M/CTE)SEGUN PARRAFO PRIMERO PROCESO No se esta haciendo seguimiento al contrato de la JORGE ELIECER DE LA CLAUSULA SEGUNDA LOS DIAS DE NO Falta de seguimiento al contrato de la tienda Afectación negativa del estado de Para la vigencia 2015, se tuvo en cuenta en todos sus JULIO CONTRATUACTUA tienda escoalr de acuerdo a lo establecido en el mismo GAITAN ASISTENCIA DE LOS ALUMNOS DE LOS CURSOS escolar, tesoreria de la institución. aspectos 2015 L . ,NO LABORADOS POR LA ACTIVIDAD O JORNADAS PROPIAS DE LA INSTITUCION SERAN DESCONTADOS DEL VALOR MENSUAL DE CANON AREENDAMIENTO LOS CUALES SERAN JUSTIFICADOS Y COMUNICADOS POR ESCRITO AL ARRENDATARIO POR LA RECTOR ORDENADORA DEL GASTO DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ,Y EL REGISTRO DE ESTOS DEBE SER LLEVADO A UN LIBRO ESPECIAL EN CUAL EN CADA SUCESO DEBE SER FIRMADO POR LA RECTORA Y EL ARRENDANTARIO . 2015 VANESSA CASTILLA EVALUACION JORGE ELIECER PROCESO GAITAN PRESUPUESTAL Se subio a la pagina de contrataciona al vista el proyecto (SALA DE BILINGUISMO) y al no haber oferentes , se determino dejar para la vigencia 2015 esta contratacion. En cuanto al proyecto (FORMACION TECNICA PARA EL TRABAJO) la docente del area de SOCIALES encargada del proyecto se retiro de la institucion y no se pudo terminar su ejecucion. VANESSA CASTILLA 5,1 VERIFICADO EL MANUAL INTERNO DE CONTRATACION INFERIOR A LOS 20 SMMLV, SE EVIDENCIA QUE LA INSTITUCION NO TIENE ACTUALIZADO DICHO MANUAL INCUMPLIENDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS CIRCULARES No.16 DEL 22 DE ABRIL DE 2014 Y 30 DE 25 DE JULIO DE 2014.ES UNA IMPORTANCIA QUE SE ATIENDA LOS LINEAMIENTOS Y PARAMETROS ESTABLECIDOS POR LA SECRETARIA DE EDUCACION EN ARAS DE QUE LA CONTRATACION GUARDE ARMONIA CON LO REGLADO EN EL DECRETO 1510 DE 2013,DONDE SE ESTABLECE QUE LA CONTRATACION QUE ADELANTE EL COLEGIO SE DEBE PUBLICAR EN EL EL REGLAMENTO DE CONTRATACION FUE PROCESO No tener actualizado normativamente el JORGE ELIECER SECOP.ASI MISMO EL ARTICULO 4 DEL MANUAL DE Genera inconsistencia en cuanto la APROBADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO EL DIA CONTRATUACTUA manual y por lo tanto no realizar contratacion GAITAN CONTRATACION CONTRAVIENE LO ESTIPULADO EN transparencia en la contratación. 12 DE MARZO DE 2014,SEGÚN ACUERDO No.4 L de acuerdo a las normas vigentes. EL INCISO 1 ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002 Y EL FIRMADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO INCISO 1 DE ARTICULO 41 DE LA LEY 80 DE 1993 Y PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONTEMPLADA EN LA LEY 734 DE 2012 Y LEY 1474 DE 2011 ESTATURO ANTICORRUPCION .AL EXCLUIR DE LA PRESENTACION DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL LOS CONTRATOS INFERIORES A 1 SMMMLV,TODA VEZ QUE ESTE DOCUMENTO RIGE LAS DIRECTRICES Y LOS LINEAMIENTOS PAR ALA CONTRATACION SE CONSTITUYE UN HALLAZGO CON CARACTER ADMINISTRATIVO QUE DEBE SER INCLUIDO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL COLEGIO 2015 2015 VANESSA CASTILLA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 JORGE ELIECER MAPA GAITAN RIESGOS CAUSA EFECTO 3,6,1 SE OBSERVO QUE LA EJECUCION PRESUPUESTAL EN EL RUBRO DE PROYECTOS DE No se permitio a los estudiantes gozar INVERSION LA E3JECUCION FUE DEL 22.26%. LA Aunque este poyecto de inversion se subio a de mayores beneficios que MUY BAJA EJECUCION SE PRESENTA EN LOS la pagina CONTRATACION A A LA VISTA. contribuyeran en sus procesos de RUBROS DE .OTROS PROYECTOS SALA DE No hubo oferentes . formación en la busqueda de una BILINGUISMO Y FORMACION TECNICA PARA EL educacion digna. TRABAJO . EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO RIGOBERTO DE DICIEMBRE DE MIRANDA 2015 BOLAÑOS SOLICITUD AL ARRENDATARIO DE LOS RECIBOS NINGUNA DE PAGO MENSUALMENTE. CERRADO Para la vigencia 2015, en el proyecto de BILINGUISMO ya se compraron los computadores , y en cuanto al JULIO proyecto FORMACION TECNICA PARA EL TRABAJO 2015 este ya se esta ejecutando. RIGOBERTO DE DICIEMBRE DE MIRANDA 2015 BOLAÑOS CONTRATOS YA REALIZADOS Y EN NINGUNA PROCESO DE EJECUCION. CERRADO PARA LA VIGENCIA 2015 SE ADOPTO EL MANUAL DE CONTRATACION SEGÚN ACUERDO No.,008 DE JULIO FECHA 28 DE MAYO DE 2015 Y REPOSA EN EL 2015 ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO No.007 RIGOBERO DE DICIEMBRE DE MIRANDA 2015 BOLAÑOS SE HA IDO IMPLEMENTADO EL NUEVO MANUAL NINGUNA APROBADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO CERRADO DE DICIEMBRE DE 2015 Revision de proceso años anteriones.Confront acion con el resultado de evaluacion institucional. Propuesta al Consejo Academico y Directivo. NINGUNA Elaboracion del documento. Registro de la informacion en el sistema.Verificacion y seguimiento . Evaluacion final y ajustes año siguiente. CERRADO 9,2 MATRIZ LOFA. No se evidencia documentacion concerniente a los seguimientos programados para realizarse durante el año, ni clasificacion de la matriz LOFA dentro del contexto estrategico. Toda vez que las La capacitacion recibida del mapa de riesgos debe politicas de Administracion del Riesgo en su conjunto le Asesoria general, que no permite DE Posible error al subir la informacion al hacerse personalizada, ojala en cada colegio. La Recibir la asesoria individualizada y verificar su JULIO permiten a la Instituci nEDucativa identificr, evalkuar y seguimiento individual. Poco manejo del sistema asesoria en el proceso de registro de la informacion al cumplimiento. 2015 gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos sistema sistema debe mejorar como externos , y emprender las accionhes de control necesarias, se constituye un hallazgo administratuicvo que dbera quedar incluido en el plan de mejoramiento de la institucion. LUIS CHAVES 11 AÑO AUDITO RIA 13 14 INSTITUCION EDUCATIVA FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.1 No se evidencio que los organos que componen el Gobierno Escolar elegidos para el 2014 (Consejo Directivo y Consejo GARCES NAVAS Académico), presentaran sus informes de rendiciones de cuentas al finalizar cada semestre a los representados FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.3 No se evidencio la Resolución rectoral de convocatoria a 2.3 No se evidencio la Resolución rectoral de GARCES NAVAS elecciones y el convocatoria a elecciones y el tablecimiento de los Falta de aplicación de la norma establecimiento de respectivos Comités Electorales los respectivos Comités Electorales 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.4 No se evidenciaron las actas de elección en las cuales el Consejo Directivo GARCES NAVAS debe registrar los resultados de los procesos electorales en el Sistema de Apoyo Escolar. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.7 No se evidencio la elección del comité de ambiente 2.7 No se evidencio la elección del comité de ambiente GARCES NAVAS escolar ni de los escolar ni de los Vigias ambientales JM Y JT para la Falta de aplicación de la norma Vigias ambientales vigencia 2014 JM Y JT para la vigencia 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.10 No se realizó control y seguimiento a la ejecución del 2.10 No se realizó control y seguimiento a la ejecución contrato de la Falta de seguimiento por parte del comité GARCES NAVAS del contrato de la tienda Escolar, asi como tampoco la ejecución fallida del contrato tienda Escolar, asi interventor evaluación a la ejecucion del contrato. como tampoco la evaluación a la ejecucion del contrato. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.11 Se evidenció que las actas no cumplen con el formato establecido para su diligenciamiento GARCES NAVAS SGC-IF005, Acta de reunión del aplicativo ISOLUCION, no se encuentran foliadas. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.12 En el comité de Mantenimiento, no se realizo 2.12 En el comité de Mantenimiento, no se realizo falta de legalidad en la conformación del falta de legalidad en la conformación GARCES NAVAS convocatoria al convocatoria al Gestor Territorial del Area de Plantas Se Invitó al Gestor pero no se dejo evidencia comité. del comité. Gestor Territorial Fisicas de la SED del Area de Plantas Fisicas de la SED 2015 2015 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 2.1 No se evidencio que los organos que componen el Gobierno Escolar elegidos para el 2014 (Consejo En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que La no elaboración de actas que sustenten las falta de información referente a las Directivo y Consejo Académico), presentaran sus lo conforman, mi compromiso anexar los datos que lo conforman, mi compromiso anexar los datos que 13/07/2015 reuniones reuniones de los organos colegiados informes de rendiciones de cuentas al finalizar cada faltan en Acta que la conforman faltan en Acta que la conforman semestre a los representados 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 31/12/2015 Secretaria Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 13/07/2015 31/12/2015 Secretaria Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 13/07/2015 31/12/2015 Secretaria Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 falta de documento que soporte las Hubo comité de vigia ambientales, pero no se evidencio De ahora en adelante todo comité se nombrara y se 13/07/2015 reuniones por Acta realizara una Acta… 31/12/2015 Secretaria Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 13/07/2015 31/12/2015 Secretaria Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 13/07/2015 31/12/2015 Secretaria Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 13/07/2015 31/12/2015 Rectoria se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 falta de legalidad en las convocatorias No se genero la resolucion rectoral en el proceso, por para los comites desconocimiento 2.4 No se evidenciaron las actas de elección en las falta de información referente a las cuales el Consejo Directivo debe registrar los resultados La no elaboración de actas que sustenten las reuniones de los organos colegiados a Si se encuentran las Actas de Personero y Contralor. de los procesos electorales en el Sistema de Apoyo reuniones sus representados Escolar. 2.11 Se evidenció que las actas no cumplen con el formato establecido para su diligenciamiento SGCFalta de aplicación de la norma IF005, Acta de reunión del aplicativo ISOLUCION, no se encuentran foliadas. 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Si se encuentran las Actas de Personero y Contralor. si se encuentra el contrato de la Tienda Escolar falta de legalidad en la presentación de los documentos Implementación ISOLUCION de los formatos establecidos Invitar al Gestor para la conformación del comité en 11 AÑO AUDITO RIA 14 13 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.13 Se evidenció incumplimiento por parte del Consejo Directivo de la Función de verificar la existencia y GARCES NAVAS presentación de los estados contables por parte del rector, con la periodicidad señalada por los organismos de control 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ GARCES NAVAS FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.1En los comprobantes de pago de impuestos de Retefuente, Rete 3.5.1En los comprobantes de pago de impuestos de No se adjuntan planillas de las retenciones No se puede confrontar los pagos GARCES NAVAS ica y Contribución Retefuente, Rete ica y Contribución Especial, no se No se adjuntan planillas de las retenciones efectuadas efectuadas efectuados Especial, no se adjunta la relación de retenciones efectuadas. adjunta la relación de retenciones efectuadas. FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.2. Se evidenció falta de soportesen los comprobantes de egreso tales como: Factura, GARCES NAVAS Cuenta de Cobro, Rut, Rit, Camara de comercio, Pólizas y certificados de antecedentes disciplinarios 3.5.2. Se evidenció falta de soportesen los comprobantes de egreso tales como: Factura, Cuenta transpapelación de la información de Cobro, Rut, Rit, Camara de comercio, Pólizas y certificados de antecedentes disciplinarios No hay soporte efectuados de los 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.3. Se evidenció falta de soporte de pago de Seguridad 3.5.3. Se evidenció falta de soporte de pago de Social y /o GARCES NAVAS Seguridad Social y /o certificación de pago expedidas por transpapelación de la información certificación de Revisor Fiscal para personas juridicas. pago expedidas por Revisor Fiscal para personas juridicas. No hay soporte efectuados de los 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.5. Se evidenció falta de firmas de 3.5.5. Se evidenció falta de firmas de los contratistas en GARCES NAVAS los contratistas en transpapelación de la información el los documentos soportes del pago. el los documentos soportes del pago. 2015 2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 2.13 Se evidenció incumplimiento por parte del Consejo Directivo de la Función de verificar la existencia y No se registro en el acta la presentación de incumplimieto a lo establecido en el Se presentaron los informes periodicos pero no se dejo Fijar los informes periodicamente y hacer claridad en presentación de los estados contables por parte del 13/07/2015 dichos estados contables decreto 4791 de 2008 evidencia en acta de su presentación. acta de su exposición rector, con la periodicidad señalada por los organismos de control 31/12/2015 Contador Fijación en cartelera de los informes financieros y exposición en Consejo Directivo se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 3.4 La no ejecución Los rubros de Inversión son financiados con del 100% del 3.4 La no ejecución del 100% del presupuesto de La no ejecución al 100% de los Los rubros de Inversión son financiados con recursos Que la SED transfiera los recursos a tiempo para poder recursos de la SED y las transferencias llegan 13/07/2015 presupuesto de inversión. proyectos de inversión de la SED y las transferencias llegan demasiado tarde. ejecutar en inversión demasiado tarde. inversión. 31/12/2015 Auxiliar Financiero informe sobre las transferencias de la SED, las cuales estan en un 20% de ejecución. CERRADO 13/07/2015 31/12/2015 Auxiliar Financiero Impresión planillas retenciones giros Documentos traspapelados por cambio de impresiones Archivo eficiente en el momento del pago. de comprobantes 13/07/2015 31/12/2015 Auxiliar Financiero Archivo eficiente en el momento del pago. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 giros Documentos traspapelados por cambio de impresiones Archivo eficiente en el momento del pago. de comprobantes 13/07/2015 31/12/2015 Auxiliar Financiero Archivo eficiente en el momento del pago. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 No hay legalidad por falta de las Documentos traspapelados por cambio de impresiones Verificar las firmas en todos los documento, soportes 13/07/2015 firmas de comprobantes del pago 31/12/2015 Auxiliar Financiero verificación de las firmas al momento del los giros se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 incumplimieto a lo establecido en las Documentos traspapelados por cambio de impresiones Solicitud a los proveedores circulares para salidas pedagogicas de comprobantes necesarios para la contratación 13/07/2015 31/12/2015 Auxiliar Financiero Verificación de documentación requerida para contratacion se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 Saldos por declaraciones presentadas despues de la Presentación oportuna de los formularios de pago de 13/07/2015 fecha limite de pago impuesto 31/12/2015 Auxiliar Financiero Solicitud Estado de y Contador cuenta en la DIAN 3.5.6 Se evidenció que en los comprobantes de egreso por concepto de pago GARCES NAVAS de transporte no se adjuntan los seguros de vehiculos ni las polizas correspondientes 4.5. Se evidenció en el estado de GARCES NAVAS cuenta de la DIAN , declaraciones con excedentes. 3.5.6 Se evidenció que en los comprobantes de egreso por concepto de pago de transporte no se adjuntan los No se solicita esta información seguros de vehiculos ni las polizas correspondientes 4.9. Se evidenció en el estado de cuenta de la DIAN , Saldos por declaraciones presentadas Declaraciones con excedente. declaraciones con excedentes. después de la fecha límite de pago Adjuntar planillas de las retenciones efectuadas de los documentos de de la la se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 11 AÑO AUDITO RIA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.1.1. Contrato de Tienda Escolar, se evidencia una diferencia entre el valor contratado y el valor cancelado por el arrendatario, no se observó expedición de paz y salvo al termino del contrato, no se evidenció el trámite para hacer efectiva la poliza de GARCES NAVAS cumplimiento. Tampoco se evidenció el cumplimiento de la claurula 8 Clausula penal pecuniaria, en donde se debe pagar una sanción del 75% del contrato. No se evidenció seguimiento por parte de la supervisión del contrato. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.3 Se evidencia que la institución no tiene actualizado su 5.3 Se evidencia que la institución no tiene actualizado GARCES NAVAS manual de su manual de contratación para compras menores a Desactualización en la norma contratación para 20SMMLV compras menores a 20SMMLV Desactualización en la norma FEDERICO MOLINA ORTIZ 6.1 Se tomo una muestra de los materiales y suministros en 6.1 Se tomo una muestra de los materiales y suministros GARCES NAVAS almacen en almacen encontrando diferencias en el kardex vs. no existe control de kardex automatizado encontrando Existencias reales. diferencias en el kardex vs. Existencias reales. 6.2 Los inventarios por dependencias, se encuentran desactualizados. No se están elaborando formatos establecidos por la SED para el manejo de los bienes. 6.3 No se evidenciaron entradas de almacen en la totalidad de los comprobantes de egreso. 6.4. Se evidenció que la institución no cuenta con un programa para el manejo de inventarios 7.1 el colegio no tiene implementada la tabla de retención documental CAUSA 5.1.1. Contrato de Tienda Escolar, se evidencia una diferencia entre el valor contratado y el valor cancelado por el arrendatario, no se observó expedición de paz y salvo al termino del contrato, no se evidenció el trámite para hacer efectiva la poliza de cumplimiento. Tampoco Incumplimiento por parte del contratista se evidenció el cumplimiento de la claurula 8 Clausula penal pecuniaria, en donde se debe pagar una sanción del 75% del contrato. No se evidenció seguimiento por parte de la supervisión del contrato. 14 13 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 13/07/2015 31/12/2015 Auxiliar Financiero y comité interventor del contrato Seguimiento a los pagos y a la ejecución del contrato se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 13/07/2015 02/06/2015 Actualización de Auxiliar Financiero dichos manuales y y Contador procedimientos se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 desconocimiento de las existencias en No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el 13/07/2015 almacen información mejoramiento del proceso 02/06/2015 Almacenista Abierto Abierto Incumplimiento por parte del contratista por baja Falta de recaudo eficiente en el demanda del servicio y terminación del contrato antes Seguimiento y control al nuevo contrato presupuesto del tiempo pactado 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ GARCES NAVAS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ GARCES NAVAS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ GARCES NAVAS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ GARCES NAVAS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.2 El colegio no tiene un aplicativo de manejo de 7.2 El colegio no tiene un aplicativo de manejo de No se tiene un sistema automatizado para el correspondencia. Perdida de comunicaciones GARCES NAVAS correspondencia. La correspondencia no esta foliada no recibo y el envio de las comunicaciones La correspondencia entrantes como salientes tiene fecha y hora de envio o recibo. escritas no esta foliada no tiene fecha y hora de envio o recibo. En el momento de la aprobación de los manuales no se Actualización de dichos manuales y procedimientos tenian los manuales implementados por la SED 6.2 Los inventarios por dependencias, se encuentran No se tiene una herramienta para automatizar desactualizados. No se están elaborando formatos inventarios desactualizados el proceso establecidos por la SED para el manejo de los bienes. No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el 13/07/2015 información mejoramiento del proceso 02/06/2015 Almacenista 6.3 No se evidenciaron entradas de almacen en la No se tiene una herramienta para automatizar entradas de almacen desactualizadas totalidad de los comprobantes de egreso. el proceso No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el 13/07/2015 información mejoramiento del proceso 02/06/2015 Almacenista 6.4. Se evidenció que la institución no cuenta con un No se tiene una herramienta para automatizar Desactualización en los inventarios programa para el manejo de inventarios el proceso No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adquisición de un programa de inventarios que facilite 13/07/2015 información la labor 02/06/2015 Almacenista Abierto Dificultad en el sistema de archivo de No se tiene claridad sobre el manejo de la información capacitación sobre el manejo de las tablas de retención 13/07/2015 la institución documental documental 31/12/2015 Secretarias institucionales CERRADO 31/12/2015 Secretarias institucionales se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 7.1 el colegio no tiene implementada la tabla de Falta de aplicación de la norma retención documental tanto No se tiene un sistema automatizado para el recibo y el Adecuar de una herramienta que se tienen para el 13/07/2015 envio de las comunicaciones escritas mejoramiento del proceso se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 27/10/2015 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 7.3. Los funcionarios Administrativos y personal docente deben fortalecer la GARCES NAVAS salvaguarda y cuidado de los bienes a su cargo con el fin de prevenir posibles perdidas. 7.4. Desconocimiento del manual de manejo de inventarios por GARCES NAVAS parte del equipo administrativo y desactualización de los manuales de funciones. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 12 14 13 CAUSA EFECTO 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 7.3. Los funcionarios Administrativos y personal docente Pérdida de elementos por descuido de los deben fortalecer la salvaguarda y cuidado de los bienes Detrimento patrimonial por pérdida funcionarios a cargo a su cargo con el fin de prevenir posibles perdidas. COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO No se tiene responsabilidad en el uso y conservación Comprometer a los funcionarios responsables con el 13/07/2015 de los elementos devolutivos de la institución uso y conservacion de los elementos. 31/12/2015 Almacenista CERRADO 7.4. Desconocimiento del manual de manejo de Pérdida de elementos y Desconocimiento de manejo de inventarios y No se tiene conocimiento sobre los diferentes manuales Concientización y capacitación sobre los manuales de inventarios por parte del equipo administrativo y desconocimiento y extralimitación de 13/07/2015 del manual de funciones en la institución. uso y conservación de elementos y manual de funciones desactualización de los manuales de funciones. funciones 31/12/2015 Almacenista CERRADO DEL 2,1 Las actas suscritas de las sesiones del Consejo Directivo , se evidencia que no se encuentran numeradas 2. GOBIERNO Descnocimiento del proceso de Archivo y Debilidad por falta de manejo de la Se acepta la observacion presentada y a partir de la Foliar las correspondientes actas y sus anexos en cada ni foliadas con sus anexos , lo que genera una debilidad 24/07/2015 ESCOLAR Getion Documental documentacion fecha de procedera a coorregir reunion institucional al no tener un adecuadoi control al manejo de documentacion , archivo y consevacion . 28/08/2015 Rectoria COLEGIO ESTRELLA SUR DEL 2,9 A pesar de que el Consejo Directivo pudo conocer la ejecucion de los ingresos recibidos y gastos ejecutados 2. GOBIERNO en la Vigencia 2014, se presenta una ejecucion Baja ejecucion presupuestal ESCOLAR presupestal de 76,99 muy baja que debe ser mejorada al 100 % en la vigencia 2015, los recursos recibidos en cada vigencia son para ejecutarlos al màximo . El ultimo giro de los recuros para la vigencia 2014 lo A partir de la fecha se procedera a realizar seguimineto realizaron a fin de año y algunos encargados delos 24/07/2015 mesual para mejorar la ejecucion proyectos no lo ejecutaron 04/12/2015 RectoriaPagaduria Consejo Directivo Revisada la ejecución presupuestal se observó una ejecución del 92%. CERRADO CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 COLEGIO ESTRELLA SUR 3,6 Se observó una baja gestión presupuestal en los proyectos de inversion de 2014 del 42,12 % a pesar de comunicaciones por parte de la Rectora a los docentes Los docentes a cargo del Proyecto no 3. EJECUCION solicitando la ejeccucion de los proyectos Fomento a la Baja ejecucion DEL ejecutaron los recursos en la fecha PRESUPUESTAL Cultura y Formacion de Valores , se recomienda hacerle Inversion establecida seguimiento a la ejecucion de los Proyectos de Imversion desde el comienzo de cada vigencia , no en el ultimo trimestre . A partir de la fecha se procedera a realizar seguimiento de Se solicito a los docentes de forma escrita para la mesual para mejorar la ejecucion en su tiempo 24/07/2015 ejecucion de los recursos planteado 10/16/2015 Rectoria - Consejo Directivo Revisada la ejecución presupuestal de los proyectos de inversión se observó una ejecución del 84%. CERRADO CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR 3,9,3 Con base en la informacion contenida en los Comprobantes de Egresos en el rublo de Mantenimiento de la entidad , se observo que los totales son de manera global, situacion que no permite diferencoar cual es le valor de los materiales y cual es el valor del servivcio de 3. EJECUCION DEL la mano de obra , por lo naterior no se puede contatar si Falta de unificacion de criterios en la norma PRESUPUESTAL el contratista esta liquidando correctamente los pagos de seguridad social y tanto la Ordenadora del Gasto como la Auxiliar Financiera incurren en no verificar el cumplimineto de la Norma establecida en el Art. 23 del Dcereto 1703 de 2002 . 24/07/2015 30/07/2015 Rectoria Pagaduria Revisadas las cotizaciones de los egresos girados en la vigencia 2015, se observó discriminación en CERRADO cantidad, valor unitario, mano d eobra y servicios. CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR 5. DEL CONTRATACION 5,3 No se evdencio que el Consejo Directivo analizaron los pagos realizados por la arrendataria a la IED , se observó que no fueron hechos los 5 primeros dias Pago realizado calendarios del mes correspondiente como reza en el estipuladas contrato en la clausula Tercera , dando incumplimiento a lo pactado , afectando el flujo de caja de la Institucion . el A partir de la fecha se procederá a realizar seguimineto 24/07/2015 mesual junto con el consejo Directivo 04/12/2015 Rectoria pagaduria Consejo Directivo Se constituyo el comité de seguimiento al contrato de tienda CERRADO escolar. CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR DEL 6. INVENTARIO 6.4 El día 3 de junio del 2015, se procedió a realizar el inventario físico de elementos consumibles de la institución en presencia de la Señorita Viviana Paola Alto flujo de elementos consumibles Díaz (almacenista) arrojando los siguientes deferencias de resultados: Colbon 3 - Candado Grande 4 Candado Pequeño 4 - Aerosol -1 , Cartucho colores 3 Almacenista Se observó que el colegio adquirio un programa de inventario, las entradas y salidas de almacen se realizan oportunamente y cuentan CERRADO con su respectivo soporte. CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 fuera Baja ejecucion presupuestal de las en proyectos Que la informacion soporte de los contratos no es clara la liquidacion para el pago de aportes de Seguridad Social Falta de unificacion de criterios en la norma - En charla dada por el Dr. CARLOS FERRNANDO LINARES de contratacion de la SED , manifesto que para los Se solictara por escrito la aclaracion de la norma . conntratos de obra no aplica el concepto de la base del 40%, toda vez que esto es aplicable para los contratos de prestacion de servicio . fechas Afectacion de flujo de caja de la Se envio carta por parte Institucion incumplimiento del contrato Kardex desactualizado de Rectoria por A partir de la fecha se actulizara el kardex en tiempo las descargas en el sistema se realizan al finalizar la real a travez del programa de inventario , cumplinedo la 24/07/2015 jornada laboral norma 31/08/2015 Revisadas las actas del Consejo Directivo estas se enceuntran archivadas con sus soportes en CERRADO orden cronologico. CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 - - 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ESTRELLA SUR ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS DEL 6. INVENTARIO DEL 7. CIRCUALR 003 DEL 7. CIRCUALR 003 GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 6.7 Se realizó el inventario aleatorio de las siguientes dependencias de las diferentes sedes, en los cuales no se especificó fecha de entrega del inventario: • Sede D: Biblioteca: No están incluidos en el inventario la mapoteca, los extintores y una mesa de cinco secciones. • Sede A: Aula de sistemas el inventario tiene enmendaduras y tachones, en el aula no se encontraba el trípode, tres grabadoras, siete sillas verdes, una mesa personal y no se encuentra incluido en el inventario un archivador metálico de dos cuerpos. • Sede B: Aula de informática: Se evidencia dos computadores para dar de baja, hay 70 computadores que no se encuentran en el inventario, la funcionaria manifiesta que la sede es muy pequeña y no tienen otro A la fecha de la visita no se tenia actualizado el lugar para guardar las Tablet y el docente responsable inventario por dependecnias por cuanto se habian del aula no se hace cargo por que el no los utiliza. Desactulizacion de los inventarios Desactulizacion de la imnformacion realizado algunos traslados de elementos por • Sede C: Se verifico el inventario de la Docente Blanca necesidades del servicio . Lucia Triviño, donde funciona la emisora de la sede, el inventario se encuentra con tachaduras y enmendado; se observó en el aula un telón de video beam, dos muebles de biblioteca con rodachines y cinco muebles metálicos que no se encuentran en el inventario, la almacenista manifiesta que el telón se encuentra en el inventario de Orientación y que por espacio se guarda en esta aula. Las diferencias encontradas en los inventarios físicos de consumibles denotan debilidades y fallas en el registro de cada uno de los artículos incumpliendo a lo normado en la resolución 001 de 2001 de la secretaria de Hacienda del Distrito, “Manual de Procedimiento y Contables para el Manejo y Control de los Bienes de los Entes Públicos del Distrito Capital” Por lo anterior es necesario que se establezcan las 7.1 Para la fecha de la visita el Colegio no tiene implementada la tabla de retencion documental descrita en el numeral 2,1 del presente informe, herramienta que le permita orientar la organización y manejo del archivo de la gestión institucional, incumpliendo en lo normado Se ha solicitado a la S.E.D y Archivo distrital Descnocimiento del proceso de Archivo y Debilidad por falta de manejo de la en la Ley 594 de 2000. Por lo anterior se sugiere solicitar Capacitacion para el manejo del archivo sin tener Getion Documental documentacion capacitación y acompañamiento por la Oficina de resultados Archivo SED, con la finalidad de capacitar tanto a funcionarios administrativos como docentes y directivos en el manejo documental en el colegio y manejo dearchivo muerto de la institución. 7.3 En lo referente al manual de las funciones, si bien todos los funcionarios manifestaron que conocian las funciones inherentes a su cargo las cuales se encuentran publicadas en la agenda anual de docentes, en el desarrollo de la auditoria se pudo evidenciar que existe debilidades en el cumplimiento estricto de las mismas, Debilidad en el cumplimiento de las funciones Demora en ejecucion de funciones tal como se observo en los item 6.4 y 6.7 del presente informe. Se sugiere que en las reuniones periodicas que adelanta la institución se revise el cumplimiento de las funciones para evitar acciones y/o omisiones que puede repercutir en faltas disciplinarias. 1.8. Revisadas las actas de reunión del Consejo Directivo se evidenció que no hubo aprobación por parte del Consejo Directivo del proceso de llamado a oferta para la adjudicación de la tienda escolar para la vigencia 2014, pero existe soporte de aviso público de convocatoria, evaluación de las ofertas recibidas por parte de dos funcionarios (coordinador y bibliotecóloga) de la cual seleccionaron la propuesta del señor, Edgar Castro, de lo anterior se observa incumplimiento a lo 1. EVALUACIÓN establecido en el numeral 2° del artículo 4° de la DEL GOBIERNO Resolución 219 de 1999, que establece: "Analizar las ESCOLAR propuestas presentadas, con base en los términos de referencia aprobados yrecomendar la más favorable al plantel educativo conforme a los criterios establecidos en los términos", evidenciándose que no se surtió el procedimiento adecuadamente por parte de este órgano colegioal al no cumplir con lo reglado. Se solicita adelantar las medidas pertientes e incluir en el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. (Ver folios 25 al 37 y 65 al 70, carpeta de evidencias). Faltó la protocolización de la aprobación del proceso de contratación de la tienda escolar para la vigencia 2014, en las actas del Consejo Directivo, 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO A partir de la fecha se Actualizara los inventarios con la instalaciion del nuevo programa y nuevamente se les notificara a los docentes y administrativos que ante 24/07/2015 cualquier movimiemto y traslado de elementos debe ser notificado al almacen Se volvera a solicitar la pronta capacitaion para 24/07/2015 subsanar este hallazgo En las reuniones periodicas administrativas se llevaran Falta de control y seguimineto de las funciones control y revision de l cumplimineo de las funciones de 24/07/2015 realizadas cada dependencia Proceso de selección de la tienda escolar para la vigencia 2014, Faltó evidenciar en las actas del Consejo Directivo, el En la próxima reunión del Consejo Directivo legalizar la incompleto al faltar la protocolización proceso de selección de la tienda escolar para la protocolización de aprobación del proceso de selección 09/06/2015 de aprobación del proceso de vigencia 2014 de la tienda escolar para la vigencia 2014. selección por parte del Consejo Directivo. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 16/10/2015 Almacenista Revisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes. CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 Indefinido Rectoria - SED Administrativos Revisada la información solcitada en el seguimiento al plan de mejoramiento, se evidencia que esta se encuentra debidamente CERRADO organizada y archivada por vigencia y tema.CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 04/12/2015 Rectoria Revisado el cumplimiento de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento, se retira el CERRADO hallazgo. CERRADO en acta del 21 de octubre del 2015 10/08/2015 Rectoría, Contador, Auxiliar Financiera, Secretaria del Consejo Directivo En la próxima reunión del Consejo Directivo legalizar la protocolización de aprobación del proceso de selección de la tienda escolar para la vigencia 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS GRAN COLOMBIANO 1.9. Revisadas las actas de reunión del ConsejoDirectivo se evidenció que no se aprobó para la vigencia 2014, los tramites, garantías y constancias para la contratación inferior a 20 SMMLV, incumpliendo con el reglado en el numeral 6 del artículo 5 del Decreto 4791 de 2008, igualmente se observó que no se actualizó el manual de los lineamientos j y directrices 1. EVALUACIÓN dadas por la Secretaría de Educación en las circulares DEL GOBIERNO No 16 del 22 de abril de 2014 y No. 30 del 25 de julio ESCOLAR de 2014, es de suma importancia que se atiendan los parámetros establecidos por la SED en aras de que la contratación guarde armonía con lo reglado en el Decreto 1510 de 2013 (Ver folios 25 al 37 y 78 al 79, carpeta de evidencias). Por lo anterior, se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. JAIME CAMPO 13 EFECTO Existe Manual de Contratación para Existe Manual de Contratación para montos montos inferiores a 20 SMMLV, inferiores a 20 SMMLV, aprobado por el aprobado por el Consejo Directivo, Consejo Directivo, aproibado en Acta 131 de aproibado en Acta 131 de Abril 29 de Abril 29 de 2014, numeral 6A. 2014, numeral 6A. 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Existe Manual de Contratación para montos inferiores a Existe Manual de Contratación para montos inferiores a 20 SMMLV, aprobado por el Consejo Directivo, 20 SMMLV, aprobado por el Consejo Directivo, NA aproibado en Acta 131 de Abril 29 de 2014, numeral aproibado en Acta 131 de Abril 29 de 2014, numeral 6A. 6A. Parece que el Consejo Directivo no Ya se está subsanando esta dificultad para el 2015. En tuviera un reglamento, cuando lo que Se omitió en el acta de instalación 2014, la decisión de la instalación se entregó copia del vigente y está para may-15 faltó fue legalizar la continuidad del continuidad del mismo reglamento ser aprobado con ajustes en la reunión de junio existente. GRAN COLOMBIANO 1.11. Revisadas las actas de reunión del ConsejoDirectivo se evidenció que la no presentación por parte de la rectora de los estados contables, e igualmente se observó que el Consejo Directivo no verificó la existencia y presentación de los estados contables, incumpliendo con lo reglado en el numeral 4 del artículo 5 del Decreto reglamentario 4791 de 2008, 1. EVALUACIÓN que establece, , "Verificar la existencia y presentación de DEL GOBIERNO los estados contables por parte del rector o director ESCOLAR rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes por el Contador General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control", lo que conlleva a que no haya un control y seguimiento efectivo a los estados contables de la institución. (Ver folios 27 al 37, carpeta de evidencias). Por lo anterior se clasifica el hallazgo de tipo administrativo. Los Estados Contables del COLEGIO GRANCOLOMBIANO de la vigencia 2014, existen fisicamente en los archivos del área financiera y se tramitaron oportunamente a la SED, de acuerdo con el cronograma establecido, solo falta la protocolización de su presentación al Consejo Directivo, dando cumplimiento a lo normatizado en el Decreto Nacional 4791 de 2008. GRAN COLOMBIANO 1.12. Revisadas las actas de reunión del Consejo Directivo no se evidenció soportes que den cuenta del control y seguimiento a la ejecución del contrato de la tienda escolar, ni tampoco que se hubiese realizado la evaluación anual de servicios según lo normado en el númeral 3 y 4 del Art. 4 y numeral 6 del Aet 6, de la Resolución 219 de 1999, situación que no permite 1. EVALUACIÓN evaluar las falencias o fortalezas que ha debido ser DEL GOBIERNO estudiada, igualemtne no se conformó el grupo de ESCOLAR supervisión de dicho contrato el cual pemitiría evaluar el servicio que presta la tienda escolar a la comunidad educativa, incumpliendo con lo normado en el artículo 10 de la Resolución 234 de 2010, (Ver folios 25 al 37, carpeta de evidencias). Por lo anterior, se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO Los Estados Contables del COLEGIO GRANCOLOMBIANO de la vigencia 2014, existen fisicamente en los archivos del área financiera y se tramitaron oportunamente a la SED, de acuerdo con el cronograma establecido, solo falta la protocolización de su presentación al Consejo Directivo, dando cumplimiento a lo normatizado en el Decreto Nacional 4791 de 2008. Los Estados Contables del COLEGIO GRANCOLOMBIANO de la vigencia 2014, existen fisicamente en los archivos del área financiera y se tramitaron oportunamente a la SED, de acuerdo con el cronograma establecido, solo falta la protocolización de su presentación al Consejo Directivo, dando cumplimiento a lo normatizado en el Decreto Nacional 4791 de 2008. El informe que la rectora presenta periódicamente lo basa en ejecución persupuestal, tal como consta en las actas. Con el seguimiento llevado a cabo por A pesar de no contar con la evidencia escrita, la comunidad, Rectoría y el Consejo A pesar de no contar con la evidencia escrita, el control el control al funcionamiento y servicio Directivo, se logró la prestacion de un al funcionamiento y servicio prestado por la tienda prestado por la tienda escolar se cumplio servicio eficiente por parte del escolar se cumplio durante el período de ejecución. durante el período de ejecución. contratista de la tienda escolar. 1.13. Revisadas las actas de reunión del ConsejoDirectivo, se evidenció que solo se llevaron a cabo las siguientes reuniones ordinarias:Acta No. 130 del 10 de febrero de 2014, No. 131 del 29 de abril de 2014, No. 132 del 11 de julio de 2014, No. 133 del 12 de septiembre de 2014, 134 y 135 de noviembre de 1. EVALUACIÓN 2014, CAPITULO III. DE LAS REUNIONES - Se había llegado a un acuerdo verbal con los Se incumple la norma, en beneficio de DEL GOBIERNO CONVOCATORIAS, Artículo 8 - "El Consejo Directivo , miembros del Consejo para realizar reunioens contar con la asistencia de todos los ESCOLAR se reunirá ordinariamente una (1) vez por mes". Anexo cada seis o siete semanas. estamentos. No. 4 de la Resolución 2352 de 2013, Guía Presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos. (Ver folios 25 al 37, capeta de evidencias). Por los anterior, se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Incluir en el informe financiero a Consejo Directivo la presentación por parte de la Señora Rectora y el Contador de los Estados Contables de la vigencia 2014, 09/06/2015 para dar cumplimiento al numeral 4 del artículo 5o del Decreto 4791 de 2008 Conformar el grupo deveedores del contrato de tienda escolar y dejar constancia en las Actas del Consejo Directivo, del seguimiento a la prestación del este 09/06/2015 servicio. Efectuar la evaluación semestral y final a la prestación de los servicios de la tienda escolar. Esta medida se tomó porque queda difícil para padres y rectora cumplir con reuniones mensuales, por los Realizar al menos el 80% múltiples compromisos y tareas que hay que atender. determinadas pro la norma. Se hacen reuniones extraordinarias cuando el caso lo amerita. de las reunuiones 17 TIEMPO 1.10. Revisadas las actas de reunión del ConsejoDirectivo se evidenció que no fue aprobado el Reglamento Interno de funcionamiento del Consejo Directivo, observánsose que se no dio cumplimiento con lo reglado en literal P , del artículo 23 del Decreto 1860 de 1994, que establece: " Darse su propio reglamento". Con la finalidad de definir los condicionamientos internos del funcionario de dicho 1. EVALUACIÓN Consejo. Por lo anterior se recomienda atender las El Consejo Directivo funciona con el mismo DEL GOBIERNO directrices establecidas por la Secretaría de Educación reglamento desde el 2009. Faltó registrar en ESCOLAR en la Guía Presupuestal de los Fondos de Servicios el acta de instalación este hecho Educativos, anexo No. 4 de la Resolución 2352 de 2013. (Ver folios 25 al 37, carpeta de evidencias) En consecuencia el Colegio debe adelantar las acciones que permitan dar cumplimiento a lo citado en la norma. Por lo anterior, se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de mejoramiento pra su posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno . GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO JAIME CAMPO 12 CAUSA 09/06/2015 NA jun-15 10/08/2015 01/12/2015 02/12/2015 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Ya existe Manual de Contratación para montos inferiores a 20 SMMLV, aprobado por el Consejo Directivo, aproibado en Acta 131 de Abril 29 de 2014, numeral 6A. Existe Manual de Contratación para montos inferiores a 20 SMMLV, aprobado por el Consejo Directivo, aproibado en Acta 131 de Abril 29 de 2014, numeral 6A. Legalizar el Manual ed Contratación para 2015, porque ya existe el de 2014. Quien realizó la visita lelvó copia ed éste. Rectora Entrega de reglamento anterior para revisión y ajuste, según consta en el acta 02-2015 del Consejo Directivo La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Aprobar el nuevo institución con la acción correctiva reglamento en la plasmada en el plan de CERRADO reunión de junio del mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. Rectoría Contador y ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. Presentar por parte de la Señora Rectora y el Contador al Consejo Directivo los Estados Contables de la vigencia 2014, para dar cumplimiento al numeral 4 del artículo 5o del Decreto 4791 de 2008 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. Conformar el grupo de veedores del contrato de tienda escolar y dejar constancia en las Actas del Consejo Directivo, del seguimiento a la prestación del este servicio. Efectuar la evaluación anual y final a la prestación de los servicios de la tienda escolar. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. RECTORIA, CONSEJO DIRECTIVO, COMUNIDAD EDUCATIVA Se trató el caso en Equipo ed Gestión Institucional, para que desde este organismo se cosntituyan lso equipos por sede. RECTORA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Se comunicó esta Realizar al menos institución con la acción correctiva dificultad al Consejo cinco reuniones en el plasmada en el plan de CERRADO Directivo segundo semestre. mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 7 de julio de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 1.14. En general se pudo verificar que los temas abordados en las reuniones del Consejo Directivo, no solo atendieron los temas presupuestales sino también los temas de convivencia, pedagógicos y académicos ; a pesar de que el Consejo Directivo pudo conocer la 1. EVALUACIÓN ejecución de ingresos recibidos y gastos ejecutados en DEL GOBIERNO la vigencia 2014, se presenta una ejecución ESCOLAR presupuestal regular que debe ser mejorada al 100% en la vigencia 2015, los reucrso recibidos en cada vigencia sonpara ejecutarlos al máximo. por lo anterior, se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. 12 CAUSA La ejecución de recursos no se lleva al 100%, con el fin de dejar excedentes financieros que permitan el normal funcionamiento del Colegio en el inicio de año, por cuanto el giro de recurso del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no se contara con estos excedentes sería imposible el desarrollo de las actividades academicas y administrativas de la Institución. 13 EFECTO Se permite el normal funcionamiento del Colegio al inicio de año, al contar con recursos que permiten atender las necesidades de mantenimiento y dotación de elementos tanto enla parte pedagogica como administrativa. GRAN COLOMBIANO 2.4 Verificadas los soportes de los estados de tesoreria de la vigencia 2013 ($75.541.312) y 2014 ($73.452.865), se observo que existen en cada periodo fiscal recursos por excedentes financieros muy altos, presentados en la vigencia 2014, una ejecución presupuestal en gasto del 81%, medianteacta reunion se le pregunta a la sra Rectora por que de los excedentes financieros altos y manifesto que ha sido intencional a traves de los años y 2. EJECUCION DE lo hace con el proposito de disponer de fondos para el GASTOS inicio de cada año lectivo, ya que la SED gira muy tarde y a comienzo de año se necesita compar comprar materiales para inicio de labores académicas como materiales de trabajo para docentes, tintas y papael para guia de estudiantes, además tambien se necesita recursos para calamidades que se presentan en la planta fisica especialmente con las casetas prefabricadas que existen en la sede A y b, que a todo momento hay que mandar a reparar. La ejecución de recursos no se lleva al 100%, con el fin de dejar excedentes financieros que permitan el normal funcionamiento del Colegio en el inicio de año, por cuanto el giro de recurso del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no se contara con estos excedentes sería imposible el desarrollo de las actividades academicas y administrativas de la Institución. GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 2.5 Sobre la baja ejecución en los proyectos de inversion manifesto verbalmente que en el colegio existen macroproyectos que son liderados por los coordinadores y que a su vez programan la ejecución de los recursos con los docentes, se recomienda primero que todo que los 2. EJECUCION DE recursos asignados en cada vigencia son para GASTOS ejecutarlos al 100% excepto las reservas por contador y sistematización de boletines, igualmente se le recomienda no realizar traslados de recursos de proyectos de inversion a gastos de funcionamento, hay que darle mas prioridad e importancia a los proyectos. Gran parte de la demanda para ejecución de los proyectos de inversión se cargó al rubro de materiales y suministros, porque estos se habían considerado con transferencias SED y, Da la sensación que los proyectos de según lo informado en las caapciatciones, inversión no cumplieron sus metas, lo sólo podía tomarse de éstas, que fueron que no corresponde a la realidad terminados ed consignar a finales del año lectivo y los proeyctos no podían pararse por falta de recursos. GRAN COLOMBIANO 3.7 Se hace la salvedad que en el acta de solicitud de la documentación requerida para la evaluación al Fondo de servicio Educativo, fue solicitada el día 5 de mayo de 3. EVALUACION 2015, Estado de cuenta de las retenciones cancelados AL PROCESO por esta institución en la vigencia 2014 y anteriores CONTABLE (DIAN y Tesoreria Distrital), documentos que a la culminacion de la auditoria no fue entregado por el funcionario responsable, ni por el contador. A pesar de no haberse allegado los estados de cuenta de la DIAN y de la SHD, el cumplimiento del pago de las retenciones efectuadas por los diferentes concepto se han efectuado a tiempo y en su totalidad, de tal manera que no existen requerimiento al Colegio por el incumplimiento a estas obligaciones. JAIME CAMPO JAIME CAMPO Se permite el normal funcionamiento del Colegio al inicio de año, al contar con recursos que permiten atender las necesidades de mantenimiento y dotación de elementos tanto enla parte pedagogica como administrativa. 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 La ejecución de recursos no se lleva al 100%, con el fin de dejar excedentes financieros que permitan el normal funcionamiento del Colegio en el inicio de año, por cuanto el giro de recurso del MINISTERIO DE Reducir la cantidad dejada como excedenets EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE financieros, previendo demanda de insumos y dejando 08/10/2015 EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no se contara éstos adquiridos en la vigencia. con estos excedentes sería imposible el desarrollo de las actividades academicas y administrativas de la Institución. La ejecución de recursos no se lleva al 100%, con el fin de dejar excedentes financieros que permitan el normal funcionamiento del Colegio en el inicio de año, por cuanto el giro de recurso del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no se contara con estos excedentes sería imposible el desarrollo de las actividades academicas y administrativas de la Institución. 17 TIEMPO Se requiere que el giro de recursos por parte del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, se efectúen al comienzo del año academico, con el fin de contar con flujo de efectivo para atender las N/A necesidades propias de la Institución Educativa y poder ejecutar el presupuesto del año anterior al 100%, de tal forma que el Colegio no se vea abocadoa situaciones de emergencia que no puedan ser atendidas por no contar con los recursos necesarios para este fin. Dado que la información era que los proyectos de inversión se ejecutaban con transferencias SED, para Ejecutar de acuerdo a lo presupuestado, a tarvés de los no parar las actividades se recurrió al rubro de rubros, eviatndo en lo posible y sin afectar el servicio, 09/06/2015 materiales y suministros y Actividades Científicas, para traslados o cambios. cumplir con lo propuesto en el POA y en la planeación del Macroproyecto. Protocolizar documentalmente a la oficina de Cntrol Interno, los pagos de Tramitar ante la DIAN y la SHD los estados de cuenta Tramitar ante la DIAN y la SHD los estados de cuenta obligaciones tributarias que han sido que permitan evidenciar el pago de las obligaciones que permitan evidenciar el pago de las obligaciones 09/06/2015 atendidas oportunamente y por el tributarias del Colegio. tributarias del Colegio. valor total de estas. 05/12/2015 N/A 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES RECTORIA CONSEJO DIRECTIVO Que el giro de recursos por parte del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, se efectúen al comienzo del año academico, con el fin de contar con flujo de efectivo para atender las necesidades propias de la Institución Educativa y poder ejecutar el presupuesto del año anterior al 100%, de tal forma que el Colegio no se vea abocadoa situaciones de emergencia que no puedan ser atendidas por no contar con los recursos necesarios para este fin. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. Que el giro de recursos por parte del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, se efectúen al comienzo del año academico, con el fin de contar con flujo de efectivo para atender las necesidades propias de la Institución Educativa y poder ejecutar el presupuesto del año anterior al 100%, de tal forma que el Colegio no se vea abocadoa situaciones de emergencia que no puedan ser atendidas por no contar con los recursos necesarios para este fin. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. RECTORIA CONSEJO DIRECTIVO 03/12/2016 RECTORA CONSEJO DIRECTIVO 09/07/2015 AUXILIAR FINANCIERA CONTADOR Y Y Y Y Utilización para el 2015 de los dienros asigandos a cada rubro, evitando , en lo posible, traslados. Esto está condicioando a la recepción oprotuna de lso fondos, porque la prioridad es la ejecución de lo planeado. Tramitar ante la DIAN y la SHD los estados de cuenta que permitan evidenciar el pago de las obligaciones tributarias del Colegio. ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA GRAN COLOMBIANO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 4.5 Revisado el proceso en la tesoreria se evidencio que los libros de bancos y las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorro y corriente no fueron elaboradas por la auxiliar financiera incumpliedo con las obligaciones plasmadas en la Resolución 2352 de 2013, guia financiera, item 4.8 CONCILIACIONES BANCARIAS. "Es el procedimiento mediante el cual se compara la información contenida en el extracto bancario contra la información contenida en el libro auxiliar de bancos con el fin de determinar si existen partidas conciliatorias, proceder a su identificación y documentación respectiva, las conciliaciones de los ingresos deben ser permanentes, oportunas y veraz". 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA A pesar de que en el área financiera del Colegio se está implementando la elaboración de os libros de bancos, proceso que ya esta desarrollando Se está implementando en el aplicativo AS para el año 2015, el área de Se está implementando en el aplicativo AS FINANCIERO, la elaboración de los libros de contabilidad lleva puntualmente y mes FINANCIERO, la elaboración de los libros de bancos y bancos y efectuar las correspondientes a mes los libros de bancos y se efectuar las correspondientes conciliaciones bancarias. conciliaciones bancarias. efectúan las correspondientes conciliaciones bancarias, situación que permite llevar un estricto control sobre los recursos del Colegio. 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Los libros de bancos y conciliaciones de las cuentas bancarias de ahorros y corriente, al momento de culminar la visita de Control Interno ya se encontraban al día, situación que no se refleja en el correspondiente N/A informe.Igualmente los libros de bancos y sus conciliaciones de la vigencia 2015 se encuentran elaborados hasta el mes de Mayo de 2015 GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 4.6 Revisada la información de tesoreria se evidencio 4. EVALUACION que la vigencia 2014, no se adopto el manual de AL PROCESO DE tesoreria mediante acuerdo No. 002 del 08 de mayo de TESORERIA 2014, incumpliendo con lo normado en la Resolución No.2352 de 2013. A pesar de no haberse adoptado el Manual de Tesorería, se siguieron los procedimientos que han permitido salvaguardar los recursos de la Institución. Falta llevar al Consejo Directivo el Manual de Tesorería, Protocolizar procedimientos que se para que sea adoptado y de esta forma protocolizar llevan a cabo para la salvaguardo y procedimiientos que se llevan a cabo para el adecuado correcto manejo de los recursos control interno de los recursos de efectivo de la financieros del Colegio. Institución. GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 4.7 Revisado el proceso de tesoreria se evidencio la presentación del flujo de caja inicial mensualizado por parte del rector al Consejo Directivo, cumpliendo con lo normado en la Resolución 2352 de 2013, items 3. "PROGRAMACION PRESUPUESTAL". Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, 4. EVALUACION presentación, estudio y aprobación del presupuesto del AL PROCESO DE colegio. Numeral 3.5. FLUJO DE CAJA COMO TESORERIA INSTRUMENTO DE PROGRAMACION Y EJECUCION PRESUPUESTAL. "establece que al cierre de cada mes se debe reempazar el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir, los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos, una vez ajustados el flujo de caja debe presentarse minimo cada tres (3) meses por parte del rector al Consejo Directivo parasu seguimiento". A pesar de no actualizarse fisicamente el flujo de caja, en la practica se tiene en cuenta para la ejecución presupuestal de cada uno de los rubros y sus correspondiente financiación de acuerdo con la fuente de recursos correspondiente. Plasmar fisicamente el flujo de caja como instrumento de planeación financiera, para protocolizar procedimientos que en la práctica se ejecutan para la correcta ejecución de los recursos. A pesar de no actualizarse fisicamente el flujo de caja, en la practica se tiene en cuenta para la ejecución Plasmar fisicamente la planeación financiera de los presupuestal de cada uno de los rubros y sus recursos en el flujo de caja y llevarlo al Consejo 09/06/2015 correspondiente financiación de acuerdo con la fuente Directivo para su seguimiento. de recursos correspondiente. GRAN COLOMBIANO 4.8 Revisado el proceso de tesoreria se evidencio la elaboraciín de los comprobantes de ingresos No.1 de enero, No.2 de febrero, No.3 de junio, No.4 y 5 de noviembre de 2014, por recursos recibidos recibidos a traves de la cuenta de ahorro del Fondo de Servicio 4. EVALUACION Educativo, observandose que no elaboraro en su AL PROCESO DE totalidad los comprobantes de ingreso de la vigencia TESORERIA 2014, es imprescindible que los comprobantes se elaboren con la finalidad de confirmar los ingresos que recibe la institución y dar fe de la información presupuestal. Se incumple con lo normado en el numeral No.3.5, de la Resolución 2352 de 2013, Manual de Tesoreria. Se utilizó como apoyo financiero de la entrada de recursos al Colegio la información contable, sin embargo si hubo un seguimiento puntual al movimiento de flujo de efectivo para conocer con cuanto y que fuentes de financiación se contaba para la ejecución de los recursos programados. Registrar en su totalidad la entrada de recursos, que en la práctica se tuvieron en cuenta para conocer la procedencia de los recursos y el valor de estos. Se utilizó como apoyo financiero de la entrada de recursos al Colegio la información contable, sin Registrar en su totalidad la entrada de recursos, que en embargo si hubo un seguimiento puntual al movimiento la práctica se tuvieron en cuenta para conocer la 09/06/2015 de flujo de efectivo para conocer con cuanto y que procedencia de los recursos y el valor de estos. fuentes de financiación se contaba para la ejecución de los recursos programados. GRAN COLOMBIANO 4.9 Revisando la información de tesoreria se evidencio que no se realizan arqueos de la caja fuerte, incumpliedo con lo normado en la Resolución 2352 de 2013. items 3.15 "Se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y el 4. EVALUACION Ordenador del gasto", Igualmente no se realizaron actas AL PROCESO DE de arqueo de chequera, incumpliendo con la Resolución TESORERIA 2352, items 4.2 "El Auxiliar administrativo con funciones financieras verificara diariamente, el contenido de las chequeras, contando uno a uno los cheques, llevando el respectivo control. Cada vez que se realice aqueo de cheques debe suscribirse acta firmada por el Ordenador del Gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras". Por medidas de seguridad, se efectuan los arqueos de la caja fuerte y de la chequera correspondientes, solamente que no se dejan plasmados en las actas correspondientes. No existe evidencia fisica de los Por medidas de seguridad, se efectuan los arqueos de Elaborar las actas correspondientes de los arqueos de arqueos de la caja fuerte y las la caja fuerte y de la chequera correspondientes, la caja fuerte y chequeras, que en la práctica se realizan 09/06/2015 chequeras, que en la práctica se solamente que no se dejan plasmados en las actas por medidas de seguridad. realizan. correspondientes. GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 4.10. Mediante Resolución No.01 de 2014, constituyo en la vigencia 2014 Caja Menor de lo cual se evidenció lo siguiente: 1. Recibo de caja menor con fecha 09 de julio 4. EVALUACION de 2014, cancelando un punto adicional de Directv, por AL PROCESO DE valor de $40.000, 2. Facturas sin los requisitos plenos TESORERIA establecidos por el Estatuto trinutario. 3. Facturas sin el nombre de la institución. 4. Recibos de caja menor por transportes sin la planilla de recorrido. Se pagaron alguno servicios, de acuerdo algunas necesiades de la institución. El Directv prepago fue una aletrnativa para el No se evidencia efecto adverso y/o trabajo de las clases,. Factuars de poco valor, que genere mal manejo de la Caja como las que se manejan en Caja menor en Menor. la mayoría de establecimeitnos no tienen estos requerimientos. JAIME CAMPO JAIME CAMPO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Llevar al Consejo Directivo el Manual de Tesorería, para que sea adoptado y de esta forma protocolizar procedimiientos que se llevan a cabo para el adecuado 09/06/2015 control interno de los recursos de efectivo de la Institución. Se ha entendido la Caja menor como el recruso para solución inmediata, en locales cercanos. La mayorái de Ser más estrictos en la exigencia, dentro del marco de 01/07/2015 los estabelcimeitnos no disponen de facturas legales, y los recursos disponibles. se da prioridad a N/A 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Los libros de bancos y conciliaciones de las cuentas bancarias de ahorros y corriente, al momento de culminar la visita de Control Interno ya se encontraban al AUXILIAR día, situación que FINANCIERA/CON NINGUNA no se refleja en el TADOR correspondiente informe.Igualmente los libros de bancos y sus conciliaciones de la vigencia 2015 se encuentran elaborados hasta el mes de Mayo de 2015 ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 10/08/2015 RECTORIA/ AUXILIAR FINANCIERA Llevar al Consejo Directivo el Manual de Tesorería, para que sea adoptado y de esta forma protocolizar procedimiientos que se llevan a cabo para el adecuado control interno de los recursos de efectivo de la Institución. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 7 de julio de 2016. 10/08/2015 AUXILIAR FINANCIERA/CON TADOR Plasmar fisicamente la planeación financiera de los recursos en el flujo de caja y llevarlo al Consejo Directivo para su seguimiento. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 7 de julio de 2016. AUXILIAR FINANCIERA Registrar en su totalidad la entrada de recursos, que en la práctica se tuvieron en cuenta para conocer la procedencia de los recursos y el valor de estos. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 10/08/2015 AUXILIAR FINANCIERA Elaborar las actas correspondientes de los arqueos de la caja fuerte y chequeras, que en la práctica se realizan por medidas de seguridad. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 01/12/2015 Resposable Manejo ed Menor 10/08/2015 del Caja La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Cumplimiento de lo plasmada en el plan de CERRADO acordado. mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO 12 13 14 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS GRAN COLOMBIANO 5.5.Revisada el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio servicio de internet con la Empresa de telefonos de Bogotá, se incumple con lo normado en el numeral 7, del articulo 11 del Decreto 791 de 2008 y circular del 25 de enero de 2012 sobre prohibición de servicios de internet, "En los decretos por los cuales se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e ingresos y de gastos e Inversión de Bogotá Distrito Capital, se establece que el rubro de servicios públicos es El servicio de Internet que provee la SED presenta únicamente para sufragar los servicios facturados de EVALUACION muchas dificultades, reflejadas en congestión, mala energia electrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas y EJECUCION DE El mal servicio de internet que provee la SED señal, interferencias, imposibilidad a veces de descarga telefonia fija de los inmueble e intalaciones en las cuales Por ofrecer un mejor servicio se Cancelación del GASTOS, y que dificulta la realización oportuna ed ed archivos, etc. Con el fin de atender de manera funcionan las entidades de la administración Distrital, incumple una norma. preceptuado. COMPROBANTES algunos procesos. eficiente el servicio se contrató un servicio adicional de siendo así, no es posible pagar los servicios de internet DE EGRESO ETB para oficinas, del cual se han beneficiado los por demanda, avantel, telefonia celular, larga distancia ni docentes para registro de notas. otros operadores y servivio de información 113, que se solicitan a traves de la factura de telefonia local". "En concordancia con lo anterior, y debido que alguno Directivos Docentes han solicitado intenet por demanda y otros servicios, queda prohibido a partir de la fecha, realizar estas solicitudes por telefonia local, de hacerlo el responsable o peticionario debera cancelar la factura de telefono de manera personal con los servicios anexos solicitador por el" CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 INSTITUCION EDUCATIVA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO servicio en cumplimiento de lo 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 15/05/2101 RECTORA, AUXILIAR FINANCIERA GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 5.6. Revisados el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio falta de soportes del pago a la seguridad social en perona natural y juridica, incumpliendo con lo reglado en la Ley 1150 de 2007. El inciso segundo y el paragrafo 1. del articulo 41 de ley 80 quedaran así: el proponeste y el contratista deberan acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de seguridad Social integral. EVALUACION Parágrafo 1. El requisito establecido en la parte final del En algunos casos, no cumplir con la EJECUCION DE En algunos casos se han efectuado pagos En algunos casos se han efectuado pagos sin el pago Exigir a los contratistas el pago de los aportes a la inciso segundo de este articulo, debera acreditarse para exigencia del pago de los aportes a la GASTOS, sin el pago por parte del Contratista de los por parte del Contratista de los aportes a la seguridad seguridad social, antes de efectuarle el correspondiente 09/06//2015 la realización de cada pago derivado del contrato estatal. seguridad social, por parte del COMPROBANTES aportes a la seguridad social. social. pago de la obligación por parte del Colegio. El servidor público que sin justa causa no verifique el Contratista. DE EGRESO pago de los aportes a que se refiere el presente articulo, incurrira en causal de mala conducta, que sera sancionada con arreglo al regimen disciplinario vigente, incumplimiento de lo normado en esta ley. Como quiera que la norma expresamente establece dicha omisión como condusta de tipo disciplinario, se correra traslado a la oficina de asuntos disciplinarios para que de encontrar merito inicie las investigaciones a que haya lugar. GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO 5.7 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio contratacion con un tercero para realización de la ceremonia de grados de los alumnos de la institución promoción 2014, incumpliendo con lo EVALUACION normado en la Resolución 2352 de 2013, "Los colegio Ha sido una costumbre celebrar los grados y clausura EJECUCION DE que no cuenten con aula multiple, teatro o lugar de El colegio carece de espacios adecuados para Se incumple la norma al no solicitar en las mejores condicioens y esto ha sido una Solicitar previamente a la Dirección Local, la posibilidad GASTOS, ceremonias, coordinaran con el respectivo Director Local reunir a más de 600 personas que asisten a previamente espacios con el director 01/06/2015 aletrnativa para motivar mejores resultados en lso de un espacio adecuado. COMPROBANTES de educación, el lugar de la ceremonia de graduación, si grados y clausura de cada año lectivo Local. estudiantes, que no desean perderse esta ceremonia. DE EGRESO al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio de la ceremonia, el mismo no se logre o no sea posible, el rector, ordenadora del gasto puede con los recursos aprobados para el rublo de Derechos de Grado, alquiler el lugar de la cermonia. GRAN COLOMBIANO EVALUACION EJECUCION DE GASTOS, COMPROBANTES DE EGRESO 5.8 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio contrato con una persona natural que no cumple con la actividad economica contratada, incumpliendo con lo normado en la ley 80 de 1993, Ley General de Contratación, al no cumplir con el principio de objetividad en la contratación estatal poniendo en riesfo a la institución y a los resursos de la misma. A pesar de no tener homologadas las Falta de homologación de sus Verificación que la actividad a realizar y/o servicio a Verificación que la actividad a realizar y/o servicio a actividades en la Camara de Comercio, son actividades de servicios en el registro prestar se encuentre homologada en el Registro de la prestar se encuentre homologada en el Registro de la 09/06//2015 personas idoneas para la realización de los de la Camara de Comercio. Cámara de Comercio. Cámara de Comercio. servicios que prestaron a la Institución. 2015 GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO EVALUACION EJECUCION DE GASTOS, COMPROBANTES DE EGRESO 5.9 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio utilización indebida del rubro afectado incumpliendo con la Resolución 2352 de 2013, ejecución de recursos por los rubros establecidos de acuerdo a su definición Se registraron los gastos por los rubros que entendimos eran los adecuados para la Incidencia de clasificación de los ejecución de estos recursos, Sin embrago gastos en la ejecución presupuestal. tendremos en cuenta sus observaciones para causarlos por los rubros señalados. Se registraron los gastos por los rubros que entendimos eran los adecuados para la ejecución de estos recursos, Sin embrago tendremos en cuenta sus observaciones para causarlos por los rubros señalados. 2015 GRAN JAIME CAMPO COLOMBIANO EVALUACION EJECUCION DE GASTOS, COMPROBANTES DE EGRESO 5.10 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio contratos con tercero sin surtir efecto inicialmente con la Imprenta Distrital, incumpliendo con el Decreto 058 de 2008, sobre impresos en las Entidades Distritales. Lasimpresionesquesecontrataronconterceros, sondocumentosdesumaurgencia,paraeldesarr ollopedagógicoyadministrativodelaInstitución, quenosoportaneltiempodetrámiteantelaImpren taDistrtital. Lasimpresionesquesecontrataronconterceros,sondocum ramitarantelaImprentaDistrital,losdocumentosyformasim entosdesumaurgencia,paraeldesarrollopedagógicoyadm presas,quepuedansoportareltiempodetrámitequeserequi 09/06/2015 inistrativodelaInstitución,quenosoportaneltiempodetrámi ereparatalfinenlaImprentaDistrital. teantelaImprentaDistrtital. 2015 JAIME CAMPO Contarconinformaciónydocumentosenf ormaoportuna,paranoentorpecerelnor maldesarrollodelaInstitución,ensuslab oresdepedagogíayadministrativas. 17 TIEMPO Causar el transporte de los estudiantes por Salidas Pedagógicas, compra y arreglo de arboles para jardines 09/06//2015 por sostenimiento de plantas y animales, trasteos de bajas por transporte. 01/06/2015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Cancelación del servicio de internet No por telefonía local, a pendientes partir de junio de actividades. 2015 ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la quedan institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. Exigir a los contratistas el pago de los aportes a la seguridad social, antes de efectuarle el correspondiente pago de la obligación por parte del Colegio. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. AUXILIAR FINANCIERA Verificación que la actividad a realizar y/o servicio a prestar se encuentre homologada en el Registro de la Cámara de Comercio. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 10/08/2015 AUXILIAR FINANCIERA Causar el transporte de los estudiantes por Salidas Pedagógicas, compra y arreglo de arboles para jardines por sostenimiento de plantas y animales, trasteos de bajas por trasnporte. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 09/06/2015 RECTORIA/AUXILI AR FINANCIERA TramitarantelaImpren taDistrital,losdocume ntosyformasimpresas, quepuedansoportarelt iempodetrámitequese requiereparatalfinenla ImprentaDistrital. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 7 de julio de 2016. 10/08/2015 AUXILIAR FINANCIERA 01/12/2016 RECTORA AUXILIAR FINANCIERA 10/08/2015 Y 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO 12 14 13 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS GRAN COLOMBIANO 5.11 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso, se evidencio incumplimiento de lo normado en el articulo 10 de la resolución 4047 de 2011, Prohibiciones. El rector como ordenador del gasto no puede con recursos EVALUACION del Fondo de Sevicios Educativos: a) otorgar donaciones EJECUCION DE (regalos, obsequios, agasajos, dadivas, ofrendas, GASTOS, presentes, donativos y subsidios, b) financiar el pago de COMPROBANTES gastos suntuarios, c) financiar la capacitación a DE EGRESO funcionarios, d) contratar servicios técnicos y profesionales para el desarollo de actividades educativas, y las demás establecidas en los actos administrativos vigentes. GRAN COLOMBIANO Se recibió el Almacén en agosto de 2013, año en el cual se levantaron inventarios por Dependencias, en el año 2014 lo dediqué a hacer saneamiento tanto de FSE como SED, 6. EVALUACION 6.8 Revisada la información de almacén se evidenció adicional se hicieron 2 bajas debidamente AL PROCESO DE que los inventarios por dependencias no se encuentran entregadas en marzo y diciembre de 2014, ya Pendiente ALMACEN E actualizados, tiene fecha de elaboración de Diciembre de finalizando año debido a la ocupación de los Dependencias. INVENTARIOS 2013 (Ver folios 528 al 531, carpeta de Evidencias) diferentes docentes y corrdinadores respecto al cierre de año no fur posible adelantar este proceso, Sumando a las labores normales se hizo un adelantamiento del trabajo atrasado, para permitir iniciar inventarios sobre lo real. GRAN COLOMBIANO 6.9 Revisada la información de Almacén se evidenció que los bienes devolutivos adquiridos por el colegio a través del Fondo de Servicios Educativos no se encuentran plaquetizados incumpliendo con lo normado 6. EVALUACION en la Resolución 001 de 2001 expedida por la Secretaría AL PROCESO DE de Hacienta Distrital y adoptada por la Secretaría de ALMACEN E Educación mediante Resolución 8287 de 2001. (Ver INVENTARIOS folios 446 al 475, carpeta de evidencias) Por lo anterior, se colicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de la oficina de Control Interno. GRAN COLOMBIANO 8.1.Se reviso el conocimiento y cumplimiento del manual de funciones a los siguiente funcionarios: Rctora; Nydia Margoth Caicedo Cuenca, Auxiliar Financiera: Liliana Cadena Olaya, Almacenista Nayla Gelvez Pacheco, Secretaria Cecilia Sanchez. Mediante entrevista y verificación del cumplimiento de algunas funciones establecidas en el manual, se evidencio que en general los funcionarios entrevistados conocen sus funciones establecidas en la Resolución de nombramiento, pero no tienen conocimiento de la Directiva 003 de 2013, 8. CUMPLIMIENTO expedida por la Alcaldia de Bogotá, se le manifiesta que Las dos funcionarias DE LA DIRECTIVA la directiva hace alusión al cumplimiento de las nuevas en los cargos 003 DE 2013: funciones, de la custodia de los bienes y de la custodia y conservación de los documentos públicos, en el desarrollo de la auditoria se evidenció incumplimiento de funciones por parte de la auxiliar financiera las cuales se relacionan en el item 2,4 y 5, de la almacenista, las cuales se relacionan en el item 6, por lo anterior se recomienda que se establezcan estrategias que permitan a la ordenadora del gasto junto con su equipo administrativo un mayor control para el cumplimiento de las funciones que deben desarrollarse en la institución. GRAN COLOMBIANO 8.2 De conformidad con la Directiva 003 de 2013 se pudo evidenciar que existe una adecuada salvarguarda de los bienes y una correcta conservación de los documentos públicos, se observó que el colegio ha adquirido carpetas de acuerdo a lo normado en la Ley 594 de 2000, sobre archivo documental, iniciando de una 8. CUMPLIMIENTO manera adecuada el archivo de los documentos DE LA DIRECTIVA No hay una clara, fuera de la omisión presupuestales, sin embargo se hace necesario foliar la 003 DE 2013: información presupuestal, de tesoreria, de contratación, de almacen, la carpeta de actas de reuniones del Consejo Directivo y sus soportes, además se debe llevar una tabla de archivo documental donde se tenga radicado el historial de los soportes documentales de la institución. CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Se llevaron a cabo actividades, propias del Propender por el cumplimiento de los Se llevaron a cabo actividades, propias del bienestar y bienestar y objetivos de una Institución Revisar la forma como se aplica lo estipualdo en el objetivos institucionales y de bienestar objetivos de una Institución Educativa y que están 09/06/2015 Educativa, expresados en los proyectos y Pacto de Convivencia, en materia de estímulos de la comunidad educativa. definidas como estímulos en el Pacto de Convivencia para beneficio de los niños, niñas y jóvenes. inventarios Se recibió el Almacén en agosto de 2013, año en el cual se levantaron inventarios por Dependencias, en el año 2014 lo dediqué a hacer saneamiento tanto de FSE como SED, adicional se hicieron 2 bajas debidamente por entregadas en marzo y diciembre de 2014, ya Levantar Inventarios por dependencia. finalizando año debido a la ocupación de los diferentes docentes y corrdinadores respecto al cierre de año no fur posible adelantar este proceso, Sumando a las labores normales se hizo un adelantamiento del trabajo atrasado, para permitir iniciar inventarios sobre lo real. Como es de su conocimiento recibí el almacén en un atraso y estado lamentable, Como ya lo comenté recibí el almacén en un atraso y estuve depurando los diferentes elementos y estado lamentable, estuve depurando los diferentes Nunca se ha plaquetizado los bienes Organizar por fecha de ingreso bajas no firmadas en vigencias anteriores elementos y bajas no firmadas durante el año 2014, Devolutivos del Ied. devolutivos y proceder a plaquetizar. durante el año 2014, esto además de las esto además de las funciones normales que demanda funciones normales que demanda esta esta dependencia. dependencia. son 01/06/2015 los elementos 01/06/2015 Algunos procesos no se han realizado conforme a la norma, sin embargo no relativamente Están en proceso de copnocer todas las funciones y Disponer a la mano de las normas relativas a su se ha afectado la transparencia en la 01/06/2015 requerimientos en los procesos propios del cargo desempeño, para que si hay dudas, lo consulten. ejecución, ni ha habido malversación o desperdicio. Se incumple con requerimeintos ed la norma. algunos No se ha sido meticuloso en el manejo de archivo 17 TIEMPO Establecimeinto de plazos para cumplimeinto de este 01/06/2015 requerimiento. 02/12/2015 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES RECTORIA/AUXILI AR FINANCIERA Revisar las decisiones y eejcución de actividades, sin afectar políticas institucionales en materia de bienestar, tales como premiación en clausura y ceremonia de grado. ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Se ha continaudo institución con la acción correctiva Levantar Inventarios con el Saneamiento plasmada en el plan de CERRADO por dependencia. de Inventarios mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. ALMACENISTA Saneamiento Inventarios La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva de Plaquetizar elementos plasmada en el plan de CERRADO Devolutivos mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 01/06/2015 Rectora Entrega por correo de la directiva 003 NINGUNA para ser leída por cada funcionario 01/12/2015 Rectora y Funcionarias encargadas de la gestión documental, según el área de desempeño. 07/12/2015 01/12/2015 1. Comunicación escrita, desde rectoría, con las observaciones relativas a esta dificultad. 2. ajuste y mejora por parte de cada funcioanrio. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 2 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO JAIME CAMPO USAQUEN 1.3. Cumplimiento de la Resol. 3612 del 27 de diciembre de 2010 "directrices y programación para la conformación del gobierno escolar y de las instancias de participación y representación al ainterior de los colegios oficiales de Bogota. 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 1.13. Resolución 219 de 1999 numeral 3 y 4 del No hubo seguimiento y control por parte del consejo No se nombro el comité evaluador de la no permite evaluar las falencias o Nombramiento de dicho comité para las proximas art. 4 y numeral 6 directivo a la ejecución del contrato de tienda escolar y No se nombro el comité evaluador de la tienda escolar. 04/08/2015 tienda escolar. fortalezas elecciones de la tienda escolar del art. 6 - no se nombro el comité evaluador resolución 234 de 2010 31/12/2015 Consejo Directivo 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 2.5. consistencia de Verificados los soportes del Estado de Tesoreria de la la información en el vigencia 2014 se observó una diferencia por valor de Estado de $793,769 tesoreria. En la elaboración del Estado de tesoreria no Generación de inconsistencia en la En la elaboración del Estado de tesoreria no se tubieron Verificar todas las partidas para la elaboración del se tubieron en cuenta los gastos financieros liquidación del excedente financiero en cuenta los gastos financieros por valor de $700.757, estado de tesoreria al momento de la liquidación del 04/08/2015 por valor de $700.757, valor existente en los para la siguiente vigencia valor existente en los libros contables excedente financiero libros contables 31/12/2015 Pagaduria Contador - 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 4.8.Obligaciones de los entes distritales La entidad financiera no ha marcado la Descuento del Gravamen Se evidenció en los extractos de la cuenta corriente la La entidad financiera no ha marcado la cuenta para el Elevar las correspondientes solicitudes a los entes para frente a los cuenta para el no descuento de dicho constituyendo un gasto con cargo al 04/08/2015 aplicación del impuesto de guerra 4 x 1000 no descuento de dicho gravamen el no descuento del gravamen gravamenes gravamen presupuesto financieros 31/12/2015 Pagaduria Rectoria - JAIME CAMPO USAQUEN 5.1. Publicación mensual en lugar visible y de fácil acceso de la Se evidenció que no se publica mensualmente en Desinformación por parte de la No se publicó la relación de los contratos no se Publica mensualmente la relación de la relación de cartelera la relación de contratos elaborados por la comunida educativa respecto de la Publicación mensual de la contratación en cartelera elaborados por la institución contratación contratos y institución contratación. convenios celebrados durante el periodo. JAIME CAMPO USAQUEN 5.2. Seguimiento a la ejecución y Se evidenció el no recaudo de $519.100 por concepto de No se efectuó reducción en el rubro de tienda Falta de ejecución presupuestal de Se descontaron dias no laborados pero no se efectuo la Soportar suficientemente los dias descontados y ajustar recaudo del 04/08/2015 ingresos por tienda escolar escolar ingresos correspondiente reducción. el presupuesto contrato de Tienda Escolar. JAIME CAMPO USAQUEN 5.3. Cumplir de acuerdo a los lineamientos dados por la SED con la actividad de conciliar Se evidenció la no elaboración del acta de gestión en mensualmente los cuanto a la conciliación mensualmente los cierres No se elebora acta de gestión cierres financieros, financieros, cierre de almacén y de caja menor. cierre de almacén y de caja menor, y dejar documentada mediante acta de gestión. JAIME CAMPO USAQUEN 5.5. Cumplimiento del parágrafo 1 del Se evidenció la falta de documentos soporte de articulo 41 de la ley seguridad social y parafiscales en algunos comprobantes No se archivan en el momento del pago 80, acreditación del de egreso pago de aportes parafiscales JAIME CAMPO USAQUEN 5.6. Resolución 2352 de 2013 manual de Tesorería 4,7 registro de gasto, pago o cancelación de obligaciones. JAIME CAMPO USAQUEN 5.7.Decreto reglamentario 084 de 2008 "los impresos en las Se evidenció la contratacion con un tercero para la No se solicitó concepto para impresión a la Incumplimiento al entidades oficiales impresión de 2,000 periodicos institucionales. imprenta Distrital reglamentario 084 de 2008 deben solicitarse a traves de la imprenta distrital" 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 Que revisadas las actas de reuniodes de Consejo no se evidencio suficientemente la Directivo se evidenció que no hubo posesión del nuevo La descripción en el acta de la posesión no La posesión esta dada en el acta adjunta para este Suficiente redacción al momento de la elaboración del posesión y empalme del consejo 04/08/2015 consejo, igualmente que no existio empalme entre el fue suficiente. hallazgo. acta Directivo consejo directivo entrante y saliente. 04/08/2015 No queda evidencia de la conciliación No se elabora el acta como evidencia de la conciliación Elaborar el acta como evidencia de la conciliación 04/08/2015 mensual en los cierres financieros mensual en los cierres financieros mensual en los cierres financieros los soportes incompletos del pago Se evidenció que el comprobante de egreso no tiene la entrada de almacén que debe ser elaborada por la La almacenista no tiene un sistema que le Duplicidad de labores almacenista, el soporte evidenciado es elaborado por el permita hacer las entradas de almacen auxiliar financiero. quedan Se han traspapelado algunos soportes Archivar en el mismo instante que se hace efectivo el 04/08/2015 pago de las obligaciones La almacenista no tiene un sistema que le permita Elaboración por parte de la almacenista del documento 04/08/2015 hacer las entradas de almacen entrada de almacen. decreto No se solicitó concepto para impresión a la imprenta Para cualquier impreso solicitar concepto a la imprenta 04/08/2015 Distrital distrital antes de contratar con terceros 31/12/2015 31/12/2015 31/12/2015 31/12/2015 31/12/2015 31/12/2015 31/12/2015 Secretaria Rectoria - contador- PagadorAlmacenista Pagador Almacenista Pagador Ninguna Ninguna Pagaduría Pagaduria Rectoria 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Ninguna Ninguna ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES JAIME CAMPO USAQUEN 6.1. Resol. 001 de 2001 formato que los pagos no esten soportados por establecido por la Se evidenció que no cuenta con los soportes de las La almacenista no tiene un sistema que le La almacenista no tiene un sistema que le permita Elaboración por parte de la almacenista del documento la correspondiente entrada de 04/08/2015 Dirección de entradas de almacen permita hacer las entradas de almacen hacer las entradas de almacen entrada de almacen. almacen emitida por la almacenista. Dotaciones escolares 31/12/2015 Almacenista Ninguna JAIME CAMPO USAQUEN 6.2. Resol. 001 de 2001 formato Que no haya soporte legal de la salida establecido por la Se evidenció que no cuenta con los soportes de las La almacenista no tiene un sistema que le La almacenista no tiene un sistema que le permita Elaboración por parte de la almacenista del documento de los elementos comsumibles en el 04/08/2015 Dirección de salidas de almacen permita hacer las salidas de almacen. hacer las salidas de almacen. salida de almacen. fondo Dotaciones escolares 31/12/2015 Almacenista Ninguna JAIME CAMPO USAQUEN 6.4. Cumplir de acuerdo a los lineamientos dados por la SED con la actividad de conciliar Se evidenció la no elaboración del acta de gestión en mensualmente los cuanto a la conciliación mensualmente los cierre de No se elebora acta de gestión cierres financieros, almacén. cierre de almacén y de caja menor, y dejar documentada mediante acta de gestión. 2015 JAIME CAMPO USAQUEN Se evidencio que los inventarios por dependencias, se 6.5. Resol. 001 de encuentran desactualizados. No se están elaborando No se tiene una herramienta para automatizar 2001 Inventrios inventarios desactualizados formatos establecidos por la SED para el manejo de los el proceso Individuales. bienes. 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 6.6. Conciliación Se evidenció que existe una diferencia respecto del valor No se puede determinar cuales son inventarios FSE vs. de los inventarios FSE vs SED-FSE con corte a marzo No se tienen actualizados los inventarios FSE los elementos que difieren en los No se tienen actualizados los inventarios FSE SED-FSE de 2015 inventarios 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 6.7. Kardex Se evidencio que la institución no cuenta con un kardex no existe control de kardex automatizado de los elementos de consumo . 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 7.1.Mapa de riesgo El mapa fue subido a la pagina pero la Se evidenció que el mapa de riesgos no fue entregado responsable de su seguimiento fue Desactualización en el mapa por la institución. incapacitada 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 8.1. Desconocimiento de la directiva 003 de 2013 expedida por la Alcaldia de Bogotá. Se evidenció que los funcionarios del FSE no tienen conocimiento de la directiva 003 de 2013, en cuanto a Desconocimiento de la norma las funciones por parte del auxiliar financiero y Almacenista 2015 JAIME CAMPO USAQUEN 8.2.Ley 594 de El colegio no tiene implementada la tabla de retención 2000 sobre archivo Falta de aplicación de la norma documental documental 2015 JAIME CAMPO LUIS VARGAS GOBIERNO TEJADA ESCOLAR 1.7. Revisadas las acta de reunión de Consejo Directivo No existencia del Comité y carencia de no se evidenció la conformación del Comité de Falta de conocimiento de la conformación del recomendaciones sobre aspectos de Mantenimiento Escolar, ni su instalación ni actas de citado órgano escolar mantenimiento to en el colegio reunión. 2015 JAIME CAMPO LUIS VARGAS GOBIERNO TEJADA ESCOLAR 1.10. Verificadas las actas de reunión del Consejo Directivo se evidenció la no presentación por parte de la rectora de los estados contable, e igualmente se observó que el Consejo Directivo no verificó la existencia y presentación de los estados contables. 2015 2015 2015 El orden del día y aspectos estudiados en las reuniones de Consejo Directivo se centraron primordialmente en aspectos de carácter académico, omitiendo de manera involuntaria los aspectos Contables del F.S.E. No queda evidencia de la conciliación No se elabora el acta como evidencia de la conciliación Elaborar el acta como evidencia de la conciliación 04/08/2015 mensual en los cierres financieros mensual en los cierres financieros mensual en los cierres financieros No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el 04/08/2015 información mejoramiento del proceso 31/12/2015 contadorAlmacenista Ninguna 31/12/2015 Almacenista Adecuar las herramientas que se tienen para el 04/08/2015 mejoramiento del proceso 31/12/2015 Almacenistacontador desconocimiento de las existencias en No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el 04/08/2015 almacen información mejoramiento del proceso 31/12/2015 Almacenista 31/12/2015 Rectoria y grupo de gestión Conocimiento de la norma y puesta en marcha de la 04/08/2015 misma 31/12/2015 Pagador Almacenista y 31/12/2015 Pagador AlmacenistaRectoria Secretaria Coordinaciones. - Dificultad en el sistema de archivo de No se tiene claridad sobre el manejo de la información capacitación sobre el manejo de las tablas de retención 04/08/2015 la institución documental documental e implementación. No existe explicación, por cuanto el rector vigente se posesionó en el colegio en el mes de noviembre de Conformar, instalar y desarrollar las tareas del Comité 03/08/2015 2014 según resolución de traslado expedida por la de Mantenimiento Escolar. SED. 30/11/2015 Consejo Directivo En algunas reuniones de C.D. establecer en el orden del Desconocimiento por parte del Falta de un conocimiento concreto y especifico de las día la presentación de los Estados Contables por parte Consejo Directivo sobre el estado de funciones del C.D. y lo regulado en el Decreto 4791 de del Contador del F.S.E. con su correspondiente 27/07/2015 la contabilidad de la vigencia fiscal 2008. explicaciones a que de lugar. Además de la publicidad 2014 en lugar visible del colegio de los EE/FF. 04/12/2015 Rectoría - Consejo Directivo El mapa fue subido a la pagina pero la responsable de Retomar el mapa de risgos para alimentarlo y ponerlo 04/08/2015 su seguimiento fue incapacitada en marcha incumplimiento de funciones por parte Desconocimiento de la norma del auxiliar financiero y almacenista - ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Ninguna plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Ninguna plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Ninguna plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Ninguna plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Ninguna plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó Conocimiento d la Conformar, instalar y el cumplimiento por parte de la Resolución No.2280 desarrollar las tareas institución con la acción correctiva de 2008 "Manual de del Comité de plasmada en el plan de Mantenimiento Mantenimiento mejoramiento, por lo anterior se Escolar" Escolar. cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. Elaboración Realizar reuniones de La Oficina de Control Interno verificó permanente y Consejo Directivo el cumplimiento por parte de la oportuna de la para presentar los institución con la acción correctiva contabilidad del Estados Financieros plasmada en el plan de F.S.E. Publicidad en o Contables a cargo mejoramiento, por lo anterior se lugar visible del del Contador del cierra el hallazgo mediante acta de colegio de los EE/FF F.S.E. visita del 17 de febrero de 2016. del F.S.E. CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS LUIS VARGAS GOBIERNO TEJADA ESCOLAR JAIME CAMPO LUIS VARGAS PROCESO TEJADA TESORERIA LUIS VARGAS PROCESO TEJADA TESORERIA 2.6 . Verificados los soportes de los Estados de Tesorería, se observó que existe en la vigencia 2014, cruzados los valores entre los excedentes financieros al finalizar la vigencia y el saldo por ejecutar en gastos, se evidencia un faltante por valor de $396.229. 4.2. / 4.3. Verificada la información de tesorería, se evidenció que los ingresos por concepto del canon de arrendamiento del contrato tienda escolar y aquellos por DE certificados y constancias, se consignaron en la cuenta corriente que posee el F.S.E. Incumpliendo con lo normado en el Manual de Tesorería de la Res. 2352 de 2013. 2015 DE 2015 LUIS VARGAS PROCESO JAIME CAMPO TEJADA TESORERIA DE 2015 JAIME CAMPO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Falta de apoyo por parte de la Contadora del F.S.E. Existencia de diferencias bancarias, para el año fiscal 2014, que pudiese visualizar o que afectaron el disponible bancaria y detectar algún tipo de inconsistencia de carácter excedente financiero al cierre de la bancario a través de las conciliaciones b/rias del citado vigencia fiscal 2014. año fiscal. No garantizar que los ingresos por Verificadas los extractos bancarios se concepto del canon de tienda escolar constató que los citados ingresos se y certificados y constancias generen realizaron en la cuenta corriente No. algún tipo de rendimiento financiero al 21002035047 del Banco Caja Social. no estar incorporados en los saldos de cuenta de ahorros. 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Elaborar conciliaciones bancarias de manera uniforme entre el contador y pagaduría, junto con los análisis de tesorería que permitan establecer partidas que deban ser aclaradas o hechos económicos por registrar de 27/07/2015 manera oportuna en la contabilidad y presupuesto del F.S.E. para dar homogenidad a la información financiera del F.S.E. Elaboración de conciliaciones bancarias y estados de tesorería de manera conjunta o uniforme entre contador y pagador del colegio, para evitar riesgos de omisión en 04/05/2015 el registro de ingresos y gastos presupuestales, que afecten la información final. A través de comunicado tanto al contratista de Tienda Escolar para el año fiscal 2015 y siguientes, así como a No existe explicación, por cuanto el rector vigente se la Comunidad Educativa, informarles que los citados posesionó en el colegio en el mes de noviembre de pagos concepto del Canon de arrendamiento tienda 27/07/2015 2014 según resolución de traslado expedida por la escolar y certificados y constancia deben efectuar en la SED. cuenta de ahorros que posee el colegio en concordancia con la normatividad vigente de la S.E.D. 4.4. Revisada la información de tesorería se evidenció que los traslados de recursos se efectúan a través de talonario de la cuenta de ahorros, incumpliendo con lo Desconocimiento de lo establecido en la Incumplir con lo normado por la Desconocimiento de lo establecido en la Resolución normado por la SED, que señala que los traslados de Resolución 2352 de 2013 "Manual de S.E.D. E incumplir con las medidas 2352 de 2013 "Manual de Tesorería" expedido por la fondos bancarios deben realizarse mediante Tesorería" expedido por la SED. de control interno. SED. comunicación escrita firmada por el Ordenador del Gasto y Auxiliar Adtivo con funciones financieras. Poseer cuenta corriente y ahorros en una sola entidad bancaria y en la tarjeta establecer que los traslados de fondos solamente se efectuaran a través de 27/07/2015 comunicación escrita firmada por el Rector Ordenado del Gasto y Auxiliar Adtivo con Funciones Financieras del colegio No se logró evidenciar en los archivos de 4.6. Revisado el proceso en la tesorería se evidenció que Carencia de un verdadero control Desconocimiento de lo establecido en la Resolución pagaduría, la existencia de las conciliaciones Elaboración conciliaciones bancarias de las cuentas de las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorros y interno sobre los recursos bancarios o 2352 de 2013 "Manual de Tesorería" expedido por la 01/01/2015 bancarias elaboradas por el auxiliar ahorros y corriente por parte del auxiliar financiero. corriente no fueron elaboradas por el auxiliar financiero. financieros del F.S.E. SED. financiero. 4.7. Revisada la información del colegio, se evidenció DE que fue aprobado el Manual de Recaudo de Ingresos, N.A. pero no se evidenció que se haya adoptado el Manual de Tesorería expedido por la S.E.D. N.A. El Manual de Recaudo de Ingresos aprobado por el Consejo Directivo, señala en la parte final que se adopta el Manual de Tesorería expedido por la SE.D. N.A. Por lo que no entiende el hallazgo señalado por la visita. 17 TIEMPO No existe explicación, por cuanto el rector vigente se A través de la reuniones ordinarias o extraordinarias de posesionó en el colegio en el mes de noviembre de Consejo Directivo, establecer y discutir en el orden del 27/07/2015 2014 según resolución de traslado expedida por la día aspectos relacionados con la ejecución del contrato SED. de tienda escolar año académico 2015. Falta de apoyo por parte de la Contadora del F.S.E. Las diferencias en los saldos bancarios No poseer con exactitud el dato real para el año fiscal 2014, que pudiese visualizar o existentes entre la contabilidad y los libros de de los excedentes financieros al detectar algún tipo de inconsistencia de carácter pagaduría originó la diferencia, por la posible finalizar la vigencia fiscal 2014. bancario a través de las conciliaciones b/rias del citado omisión de algunos gastos bancarios. año fiscal. 4.1. Revisada la información de tesorería se evidenció elaboración del estado de tesorería al cierre de la No coincidencia de valores o saldos entre los DE vigencia 2014, no obstante lo anterior, existe diferencia libros de bancos de la contabilidad y de $75,000 y $13.000 entre lo reportado en el estado de pagaduría del F.S.E. tesorería con relación a la cuenta de ahorros y corriente. LUIS VARGAS PROCESO JAIME CAMPO TEJADA TESORERIA LUIS VARGAS PROCESO TEJADA TESORERIA 13 EFECTO No ejercer el control adecuado en En las reuniones de Consejo Directivo no se 1.1.1 Revisadas las actas de reunión del Consejo materia de ejecución del referido estableció en el orden del día análisis o Directivo no se evidenció seguimiento y control a la contrato, tanto en materia económica estudio a la ejecución del contrato de tienda ejecución del contrato de la tienda escolar. como en aspectos de calidad y escolar. servicio. LUIS VARGAS PROCESO JAIME CAMPO TEJADA PRESUPUESTAL JAIME CAMPO 12 CAUSA N.A. 04/12/2015 04/12/2015 04/12/2015 03/08/2015 04/12/2015 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Conformación Comité de Rectoría - Consejo Supervisión del Directivo contrato y seguimiento a su ejecución. A través de la reuniones ordinarias o extraordinarias de Consejo Directivo, establecer y discutir en el orden del día aspectos relacionados con la ejecución del contrato de tienda escolar año académico 2015. Pagaduría Contador F.S.E. Elaboración periódica de conciliaciones bancarias por parte Continuidad del contador y Proceso pagador, además de análisis y revisión del Estado de Tesorería. Pagaduría Contador F.S.E. Elaboración de conciliaciones bancarias y estados de tesorería de manera conjunta o uniforme entre contador y pagador Continuidad del colegio, para Proceso evitar riesgos de omisión en el registro de ingresos y gastos presupuestales, que afecten la información final. del ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva del plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. Pagaduría Rectoría Borrador comunicado sobre la cuenta bancaria donde deben efectuarse los pagos del canon de arrendamiento - tienda escolar dirigido al contratista del colegio y comunidad a la comunidad educativa para el pago por concepto de certificados y constancias. Oficializar comunicado sobre la cuenta bancaria donde deben efectuarse los pagos del canon de arrendamiento tienda escolar dirigido al contratista del colegio y comunidad a la comunidad educativa para el pago por concepto de certificados y constancias. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. Pagaduría Rectoría Poseer cuenta corriente y ahorros en una sola entidad bancaria y en la tarjeta establecer que los traslados de Análisis de la fondos solamente se - Resolución 2352 de efectuaran a través 2013 "Manual de de comunicación Tesorería". escrita firmada por el Rector Ordenado del Gasto y Auxiliar Adtivo con Funciones Financieras del colegio La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. 31/08/2015 Pagaduría Elaboración conciliaciones bancarias de las NINGUNA cuentas de ahorros Continuidad y corriente por parte Proceso del auxiliar financiero. N.A. N.A. N.A. N.A. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la - institución con la acción correctiva del plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO Adolecer de controles en los procesos contables y de pagaduría, no poseer De la revisión efectuada por el equipo auditor, los inventarios físicos del colegio no se evidenció la presentación ante C.D. consistentes frente a los registros sobre los Estados Contable, ni documentos contables, además de no informar al sobre procesos contables, etc. Consejo Directivo sobre el estado de la información contable de manera regular. 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA La contadora del colegio efectivamente no cumplió con establecer procedimientos de carácter contable ni presentó al Consejo Directivo los EE/FF, aún cuando ello, era actividad o actuación de la entidad educativa, por cuanto la profesional es contratista. El colegio no poseía para los años anteriores a 2015, de funcionario que desempeñara las funciones de almacén de ahí las fallas en la gestión de inventarios, no posee responsabilidad alguna la contadora, dicha gestión es institucional y más exactamente del Nivel Central de la S.E.D. 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Establecer los procedimientos de carácter contable y de gestión, a través del Contador del F.S.E. del colegio. Poseer funcionario asignado por la S.E.D. para el manejo y control de los inventarios, con el fin de dar consistencia a los inventarios del colegio, los cuales deben ser reportados al contador para la realización del 27/07/2015 proceso del Comité de Sostenibilidad de la Información Contable. Presentar a través del Rector Ordenador del Gasto los estados contables de acuerdo con las normas de la S.E.D., además por procesos de informar al máximo órgano escolar la situación contable y presupuestal de manera regular. 2015 5.5. No elaboró ni presentó por escrito procedimientos de los procesos contables por concepto de ingresos, LUIS VARGAS PROCESO DE gastos, inventarios, impuestos, etc. No presentó JAIME CAMPO TEJADA CONTRATACION trimestralmente al Consejo Directivo Los Estados Contables. No concilió o efectuó cierre periódico de almacén. 2015 De la revisión a determinados pagos a Dificultades en la contratación pública y 5.6. Revisados los comprobantes de egreso No. 29, 36, No cumplir con lo normado en la Ley Exigir a los contratistas del colegio el cumplimiento LUIS VARGAS PROCESO DE contratistas en el año fiscal 2014, se desconocimiento especifico de determinadas JAIME CAMPO 43, 47, 60, 66, 76 y 77; se evidenció falta de soportes del 100 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus estricto en lo concerniente a las planillas y aportes al 27/07/2015 TEJADA CONTRATACION comprobó fallas en los pagos a la seguridad obligaciones por parte de contratista frente a la pago a la seguridad social en persona natural. decretos reglamentarios. sistema de seguridad social. social. seguridad social. 2015 2015 2015 6.1. 6.2. 6.4. 6.8. 6.9. Dada la no existencia de funcionario para el manejo y control de los inventarios y PROCESO DE almacén, se evidenció la no realización de comprobantes No existencia de funcionario asignado por el LUIS VARGAS JAIME CAMPO ALMACEN E de ingresos o entradas y salidas de almacén en la Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y TEJADA INVENTARIOS compra de suministros. Los formatos de entradas y control de los inventarios del colegio. salidas de almacén deben corresponder a lo normado en la Resolución No. 001 de 2001. 6.3. 6.5. Revisada la información de almacén se PROCESO DE evidenció que en la vigencia fiscal 2014, no se LUIS VARGAS JAIME CAMPO ALMACEN E elaboraron lo formatos mensuales de ingresos y bajas de TEJADA INVENTARIOS los bines adquiridos por el colegio. Tampoco se elaboran acta de cierre financiero en almacén. JAIME CAMPO No existencia de funcionario asignado por el Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y control de los inventarios del colegio. Incluida dentro de sus funciones la elaboración y radicación mensual de Informe "FORMATO UNICO DE INGRESOS Y BAJAS". Tampoco hay actas de cierre financiero en almacén, 6.6. Se evidenció que los inventarios individuales, no PROCESO DE No existencia de funcionario asignado por el LUIS VARGAS poseen fecha de entrega y el formato no es el mas ALMACEN E Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y TEJADA adecuado con lo normado en la Resolución No. 001 de INVENTARIOS control de los inventarios del colegio. 2001. No poseer inventarios permanente actualizados o bajo control y por ende No existencia del funcionario para el manejo de adolecer tanto de entradas como de almacén e inventarios, el cual es de responsabilidad del salidas en almacén en desarrollo de Nivel Central de la S.E.D. los procesos contractuales del colegio. No elaborar ni reportar al SED el FORMATO UNICO DE INGRESOS Y BAJAS sobre los bienes adquiridos No existencia del funcionario para el manejo de por el colegio con procedencia FSE y almacén e inventarios, el cual es de responsabilidad del amparar los bines con la póliza global Nivel Central de la S.E.D. adquirida por la S.E.D. No contar actas de cierre que reflejen la situación el área de almacén. 17 TIEMPO Poseer funcionario para el manejo del almacén del colegio y elaboración de entradas y salidas de almacén 27/07/2015 sobre sobre los bienes de consumo, consumo controlado y aquellos de carácter devolutivo. Poseer funcionario para el manejo del almacén del colegio y elaboración mensual del "FORMATO UNICO 0/05/2015 DE INGRESOS Y BAJAS" sobre los bines devolutivos adquiridos por el colegio a través del F.S.E. No poseer un funcionario que se No existencia de funcionario asignado por el Nivel responsabilice por la actualización y Poseer funcionario para el manejo del almacén del Central de la S.E.D. para el manejo y control de los 0/05/2015 manejo del inventario a cargo del colegio. inventarios del colegio. colegio. 04/12/2015 04/12/2015 30/06/2016 30/06/2016 30/06/2016 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Creación Comité de Sostenibilidad de la Información Contable, asignación de funcionario para el manejo y control de los inventarios del colegio, a través del contador se estableció el Manual de Procedimientos y Consejo Directivo Procesos Contables, Rectoría - Almacén además de otros Pagaduría Manuales para Contador diversos procesos que aportó el mencionado profesional. Dichas gestiones se han desarrollado durante el año fiscal 2015. Se aclara que en las instalaciones del colegio se ha dado publicidad a los EE/FF. Presentar e informar por escrito al Consejo Directivo y de manera verbal, la información de los estados contables. Realizar el procesos de saneamiento de los inventarios del F.S.E. del colegio. Rectoría Pagaduría Rectoría Pagaduría Almacén Verificación de contratistas que Continuidad cumplan con las Proceso normas de seguridad social. El Nivel Central de la S.E.D., asignó al colegio funcionario para el manejo y control de almacén e inventarios. Almacén Rectoría - Almacén ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva del plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. Actualizar el inventario físico del colegio por procedencias, elaboración de entradas de salidas de almacén y para un mejor proceso y calidad adquirir un software o aplicativo para el manejo de inventarios. Los formatos de entrada y salidas de almacén deben corresponder a las normas legales. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. El Nivel Central de la S.E.D., asignó al colegio funcionario para el manejo y La Oficina de Control Interno verificó control de almacén el cumplimiento por parte de la e inventarios. Se institución con la acción correctiva están elaborando de Elaborar actas de plasmada en el plan de CERRADO manera mensual el cierre en almacén. mejoramiento, por lo anterior se FORMATO UNICO cierra el hallazgo mediante acta de DEINGRESOS Y visita del 17 de febrero de 2016. BAJAS, el cual se radica en la SED a través del CADEL local. El Nivel Central de la S.E.D., asignó al colegio funcionario para el manejo y control de almacén e inventarios. Actualizar el inventario físico del colegio por procedencias, elaboración de entradas de salidas Abierto de almacén y para un mejor proceso y calidad adquirir un software o aplicativo para el manejo de inventarios. Abierto 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 2015 JAIME CAMPO 6.7. De acuerdo a información por la Dir. Dotaciones PROCESO DE No existencia de funcionario asignado por el LUIS VARGAS Escolares de la .S.E.D. Existe una diferencia entre la ALMACEN E Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y TEJADA contabilidad del F.S.E. y el inventario físico del colegio INVENTARIOS control de los inventarios del colegio. en la suma de $116.057.053. No poseer un funcionario que se No existencia de funcionario asignado por el Nivel responsabilice por la actualización y Poseer funcionario para el manejo del almacén del Central de la S.E.D. para el manejo y control de los 0/05/2015 manejo del inventario a cargo del colegio. inventarios del colegio. colegio. 30/06/2016 Rectoría - Almacén El Nivel Central de la S.E.D., asignó al colegio funcionario para el manejo y control de almacén e inventarios. 2015 JAIME CAMPO 8.2. Se observó que de conformidad con la Directiva No. CUMPLIMIENTO 003 de 2013, el colegio no ha adquirido carpetas para un LUIS VARGAS DORECTIVA 003 mejor manejo del archivo documental en pagaduría y TEJADA DE 2013 sobre las actas de consejo directivo; es decir, mejorar la tabla de archivo documental. No poseer la información de pagaduría y Consejo Directivo Escases de recursos y otros operativos para Aplicar la tabla de archivo documental y foliar la debidamente foliados y bajo los adquisición de carpetas y aplicar las disposiciones en 0/05/2015 información de Consejo Directivo y pagaduría. parámetros de una Tabla de Archivo materia de tabla de archivo documental. Documental. 30/06/2016 Rectoría - Consejo Directivo Pagaduría -Nivel Central SED Continuidad con la salvaguarda de los bienes y archivos del colegio. 2015 CHORRILLOS/NI GOBIERNO JAIME CAMPO COLAS ESCOLAR BUENAVENTURA 31/08/2015 Se corrige Secretario del fechas de Consejo Directivo acuerdos No se evidenció que la información presupuestal, tesorería, contratación y actas de Consejo Directivo se encuentren foliados y bajo las normas especificas de una tabla de archivo documental. 1.1 No se mostro el año de la elaboracion de los El aplicativo no copio el año, solo el dia y el Hace falta el aspecto del año, para Sin embargo, en la parte inicial de cada acuerdo dice el Actualizar el año en los acuerdos observados acuerdos anexos al presupuesto mes completar correctamente los acuerdos año. Solo falta en la fecha que observo la visita EL PROCESO DE ELECCIONES DE GOBIERNO ESCOLAR SE TRABAJA CON CONSEJO ACADEMICO POR CONSIDERARSE UN TEMA DE FORMACIÓN DEMOCRATICA DE LA COMUNIDAD ESCOLAR MAS AFIN A TEMAS ACADEMICOS QUE A TEMAS ADMINISTRATIVOS 23/07/2015 EN EL MES DE ENERO DE CADA AÑO, EN SU PRIMERA REUNIÓN, EL CONSEJO DIRECTIVO, SE CONSEJO 1 AGOSTO 31 DE ENERO ORDENARÁ LA CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO DE 2015 DE 2016 ELECTORAL PARA EL PROCESO DE ELECCIONES RECTORIA DE GOBIERNO ESCOLAR 1.2 INSTALACION DEL COMITÉ ELECTORAL EL CONSEJO DIRECTIVO NO NO EXISTE EVIDENCIA DEL CONSTITUYO EL COMITÉ ELECTORAL PROCESO EN ACTAS DE CONSEJO PARA LAS ELECCIONES DE GOBIERNO DIRECTIVO ESCOLAR 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 1.4 FORMATO DE ACTAS DE REUNION A PARTIR DEL MES DE AGOSTO DE 2015, TODAS INCUMPLIMIENTO DE DIRECTRICES 1 DE NO SE LLEVAN LAS ACTAS DE REUNION DESCONOCIMIENTO DE LA OBLIGATORIEDAD DE LAS REUNIONES EN TODAS LAS INSTANCIAS DEL 31 DE ENERO DE LA SED. INADECUADO AGOSTO DE RECTORIA EN EL FORMATO SGC-IF-05 USO DEL FORMATO PARA TODAS LAS ACTAS COLEGIO, SE CONSIGNARAN EN EL FORMATO SGCDE 2016 CONTROL DOCUMENTAL 2015 IF-05 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA FALTA EVIDENCIA DE NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE LA 1.8 FALTA REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO CRITERIOSPARA EL ADOPCION DEL REGLAMENTO INTEERNO DIRECTIVO FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DEL CONSEJO DIRECTIVO DIRECTIVO 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA Para desarrollar el proceso solo se hicieron planillas, 1.7 Faltan actas del proceso de adjudicacion de tienda No se realizaron las actas tal y como lo Queda incompleto el proceso de con las firmas de los participantes, y se publico en Actualizar las actas, faltantes escolar ordena la resolucion 2.19 adjudicavion de tienda escolar cartelera 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA FALTA EVIDENCIA DE NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE LA 1.8 FALTA REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO CRITERIOSPARA EL ADOPCION DEL REGLAMENTO INTEERNO DIRECTIVO FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DEL CONSEJO DIRECTIVO DIRECTIVO 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 1.9 FALTA ADOPCION MANTENIMIENTO 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 1.10 No se aproBo en el consejo, el acuerdo de No quedo en actas, la revision del acuerdo contratacion inferior a 20ESMMLV 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA SE PRESENTO LA RELACION DE PAGOS DE LA NO SE REGISTRA EN LAS ACTAS EL 1.12 FALTA SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE LA DESORGANIZACION Y FALLAS EN TIENDA ESCOLAR EN EL INFORME PRESUPUESTAL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL TIENDA ESCOLAR LA TIENDA ESCOLAR MENSUAL SIN DETENERSE EN ANALIZARLO CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR DETALLADAMENTE DE MANUAL NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE LA DE ADOPCION DEL MANUAL DE MANTENIMIENTO POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO FALTA EVIDENCIA DEL CONOCIMIENTO SOBRE LOS CRITERIOS PARA EL MANTENIMIENTO DEL COLEGIO 23/07/2015 CHORRILLOS/NI PROCESO JAIME CAMPO COLAS PRESUPUESTAL BUENAVENTURA 2.3 No se elaboro, acuerdo de edicion por $68.150 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 2.6 Los excedentes Financieros presentados no No se presentó disminución del presupuesto No hay concordancia concuerdan con los presentados en ejecución de gastos por Escuela Ciudad Escuela y Tienda Escolar excedentes y lo ejecutado lo - NINGUNA - NINGUNA Correciones. En el Secretario del año 2015 se NINGUNA Consejo Directivo hicieron todas las actas DE CONSEJO DE DIRECTIVO RECTORIA - NINGUNA EL MANUAL DE MANTENIMIENTO FUE ADOPTADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO EN EL AÑO 2012 Y NO SE TENIA DIRECTRIZ PARA APROBARLO CONSECUTIVAMENTE CADA AÑO DE CONSEJO DE DIRECTIVO RECTORIA - NINGUNA A PARTIR DEL AÑO 2015, SE DEJARA CONSTANCIA 1 DE 31 DE APROBACION DE ADOPCION DEL MANUAL DE SEPTIEMBR AGOSTO MANTENIMIENTO POR PARTE DEL CONSEJO E DE 2015 2016 DIRECTIVO 31/08/2015 A PARTIR DE AGOSTO DE 2015 SE PRESENTARA 1 DE 31 MENSUALMENTE DETALLE DEL COMPORTAMIENTO SEPTIEMBR AGOSTO DE LA TIENDA ESCOLAR PARA SU SEGUIMIENTO E DE 2015 2016 ESPECIFICO No se hizo la adición por cuanto solo al final del mes se En el mes de diciembre no se reunió el El presupuesto queda con saldos sin Se adicina en la primera reunión de 2015 pero com conoce el resultado de ingresos y el consejo está en 23/07/2015 Consejo Directivo adicionar Excedentes Financieros vacaciones entre 31/08/2015 DE CONSEJO DE DIRECTIVO RECTORIA Al momento de la visita no se apreció la disminución y el reconocimiento de una Resolución de la Secretaria Revisar y mejorar la informacion de educación 23/07/2015 Secretario del Proyecto presentado NINGUNA Consejo Directivo DE CONSEJO DE DIRECTIVO RECTORIA ESTADO Actualizar el inventario físico del colegio por procedencias y proceder con el Comité de Abierto Abierto Sostenibilidad de la Información Contable a sanear y dar consistencia a los inventarios del colegio. Aplicar la tabla de archivo documental y foliar la información Abierto Abierto de Consejo Directivo y pagaduría. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Cambiar el aplicativo plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. EL CONSEJO DIRECTIVO ANALIZÓ SUS A PARTIR DEL AÑO 2015, SE DEJARA CONSTANCIA 1 DE 31 FUNCIONES PERO NO DEJO CONSTANCIA DE DE APROBACION DE REGLAMENTO INTERNO DEL SEPTIEMBR AGOSTO ADOPCION DE SU PROPIO REGLAMENTO EN EL CONSEJO DIRECTIVO E DE 2015 2016 ACTA DE REUNION Los miembros del consejo directivo, El colegio venia aplicando el acuerdo 09 de agosto 11 Ya se presento, proyecto de acuerdo, denominado no aproBaron para ese año un 23/07/2015 de 2010 manual de contestacion acuerdo 2015 5 EL CONSEJO DIRECTIVO ANALIZÓ SUS A PARTIR DEL AÑO 2015, SE DEJARA CONSTANCIA 1 DE 31 FUNCIONES PERO NO DEJO CONSTANCIA DE DE APROBACION DE REGLAMENTO INTERNO DEL SEPTIEMBR AGOSTO ADOPCION DE SU PROPIO REGLAMENTO EN EL CONSEJO DIRECTIVO E DE 2015 2016 ACTA DE REUNION las los 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES - Proyecto presentado PENDIENTE 31/08/2015 Ya se adicionó el Secretario del presupuesto de consejo Directivo y 2015 con rubros de NINGUNA Auxiliar Financiero Excedentes Financieros 31/08/2015 Auxiliar Financiero Correcion de aspectos enunciados los NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. Abierto CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO Abierto La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. 11 12 13 14 15 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 CHORRILLOS/NI PROCESO JAIME CAMPO COLAS CONTABLE BUENAVENTURA 3.3 FALTA ADOPCION DEL MODELO ESTANDAR DE NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE POSIBLE DESCONOCIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL ADOPCION DEL MODELO POR PARTE DEL PROCEDIMIENTOS DE DESCONOCIMIOENTO DE LA NORMA SISTEMA CONTABLE PUBLICO DISTRITAL CONSEJO DIRECTIVO SOSTENIBILIDAD CONTABLE 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 3.5 ESTADO CONTABLES FALTANTES 2015 CHORRILLOS/NI PROCESO JAIME CAMPO COLAS TESORERIA BUENAVENTURA 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 4.4 Hay una duplicidad de un comprovante de un ingreso El aplicavo que usa la pagaduria copio doble En la tarjeta de tienda escolar, hay un Se cometio un error de digitacion en el aplicativo, por $ 242.000 en la tarjeta presuepuestal de la tienda Corregir la tarjeta de tienda escolar en la arjeta por un error de digitacion sobrevalor de $ 242.000 usado por la pagaduria escolar 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 4.5 No se elaboraron de parte de auxiliar financiero, las No se realizaron las conciliaciones bancarias documentos separado 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 4,7 No se presento flujo de caja al consejo directivo 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 2015 CHORRILLOS/NI PROCESO DE JAIME CAMPO COLAS 5.2 Contrato de arrendamiento tienda escolar CONTRATACION BUENAVENTURA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 5 no se obtiene la veracidad de la falta de seguimiento en tiempo real informacion a tiempo no se imprimieron los reportes DE 4.2 El estado de tesoreria 2014 no concuerda con lo Hay una diferencia de $ 1,638.408 reportado en libro de bancos SE PROCEDE A PRESENTAR AL CONSEJO 1 DE 31 DIRECTIVO EL MODELO DE SOSTENIBILIDAD SEPTIEMBR AGOSTO CONTABLE PARA SU ADOPCION E DE 2015 2016 DE CONSEJO DE DIRECTIVO RECTORIA Imprimirla informacion en los primeros 10 dias habiles SEPTIEMBR OCTUBRE de cada mes vencido E DE 2015 2015 DE CONTADOR 23/07/2015 31/08/2015 Auxiliar Financiero Correccion de libro de bancos 23/07/2015 31/08/2015 Auxiliar Financiero Correccion de las tarjeta y cambio del aplicativo Hace falata en tesoreria realizar las El auxiliar financiero elabora en la misma pagina de Corregir y realizar las conciliaciones bancarias. Hacer conciliaciones bancarias y dejarlas 23/07/2015 bancos la conciliaciones bancaria mensualmente las conciliciones bancarias archivadas 31/08/2015 Auxiliar Financiero Se esta corrigiendo Mensualmente en las reuniones ordinarias del consejo No se sento en acta el informe que reporta No queda en acta que el consejo directivo se presenta el estado de tesoreria y unos Ser reiterativo por parte de rectoria en la elabaroacion 4.6 No se presento el flujo de caja a consideracion del mensualmente los ingesos y los egresos de conocio de parte de rectoria el infrome cuadros de ejecucon de ingresos y de egresos, de las actas para que quede los informes tal y como los 23/07/2015 consejo directivo presupuestos de flujo de caja pormenorizados por rubros, pero en la redaccion de las anuncia la visita de revision fiscal actas no queda como flujo de caja 31/08/2015 El presente año se estan llevando las Auxiliar Financiero actas en los y Rectoria formatos que solicita la secretaria de salud La presentación que se venia haciendo cada mes al Debe quedar en las actas literalmente y en documento No aparece en actas del Consejo Directivo Informe incompleto para el Consejo consejo directivo se denominaba Informe Financiero, separado el flujo de caja y archivar. Corregir lo 23/07/2015 literalmente el informe flujo de caja Directivo donde se expone las ejecuciones de Ingreso y Egreso solicitado incluyendo el flujo de caja 31/08/2015 En el año 2015 se Auxiliar Financiero estan elaborando y Rectoria dichos documentos 31/08/2015 Se estan agregando Auxiliar Financiero en cada cuenta los y Secretario sus respectivos Academico comprobantes 31/08/2015 Auxiliar Finanaciero conciliaciones La informacion esta incorrecta en Hubo un mal asiento en el aplicativo que maneja la Corregir en el libro de bancos el asiento mal elaborado pagaduria - 5 9 4.9 En los desembolsos 12 19 81 y 80 no hay soportes Hacen falta en cada cuenta de desembolso de Los egresos de la caja menor, esta Al momento de la visita los comprovantes estaban en Adicionar a cada cuenta los comprovantes de egreso 23/07/2015 de la caja menor caja menor los comprovantes de egreso incompleta de cuenta poder del encargado de la caja menor que aparecen en el acta de desembolso 5.3 LITERAL C CONTRATO SERVICIOS CONTADOR PRESTACION Por un error de la interpretacion dl contratista que se El presupuesto del colegio no recibio queja de periodos de timepo no laborados deberia El contrato de tienda escolar esta incompleto completo las obligaciones emanadas pagar menos, se le recomendo al contratista escribir al en su pago del contrato consejo directivo una peticion para que fueran reabajados algunos canones pero no lo hizo DE No se archivo el procedimiento contable en la no hay la informacion fisica para la falta de seguimiento en tiempo real oficina del pagodor respectiva consulta La rectoria y la pagadoria conminaron al contratista para que completara los canones de arrendamiento a lo 23/07/2015 cual, el contratista accedio y pago los faltantes de dicho contrato archivar la informacion en la oficina del Pagador para su SEPTIEMBR OCTUBRE consulta E DE 2015 2015 DE 2015 Al momento de la visita no se habian allegado 5.4 Faltan documentos en algunos comprobantes de Se incumple parcialmente con con la Por omision del auxiliar financiero los documentos no los documentos faltantes a las cuentas Completar la documentacion egreso ley 150 del 2007 se habian agregado a cada una de las cuentas correspondientes 23/07/2015 31/08/2015 Auxiliar Financiero 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 5.5 La ejecución de los recurso fue errada y faltaron solicitudes a DILE y el contratista no cumple con el No observación de normas objeto Cuenta incompleta 23/07/2015 31/08/2015 Auxiliar Financiero 2015 CHORRILLOS/NI ALMACEN JAIME CAMPO COLAS INVENTARIOS BUENAVENTURA 6.2 Salidas de almacén en formato distinto al establecido No elaborarcion en el formato establecido Los formatos no quedan con la La no continuación del prgrama Sicapital información requerida y completa E Para el año 2015 se esta utilizael programa Esparta SEPTIEMBR OCTUBRE para cumplir con los requisitos E DE 2015 2015 DE del La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Ninguna plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Seguir utilizando plasmada en el plan de formatos anunciados mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Seguir completando plasmada en el plan de documentacion mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CONTADOR CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA Mala interpretación de los contratos, falta de oficiar y Completar la documentación comparación camara de comercio y dian Consignacion faltante 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva de NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Revision y busqueda Revision y busqueda plasmada en el plan de CERRADO de documentos de documentos mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. Completar documentacion documentos faltantes 11 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 6.5 Faltan Actade cierre financiero de almacén y No elaboración de las actas contabilidad Elaboracion del acta de cierre a partir del 2015 en SEPTIEMBR OCTUBRE conjunto con el contador E DE 2015 2015 DE 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 6.6 Falta diligenciamiento de alfunas columnas en No diligenciamiento de los campos requeridos falta de control de la informacion e no creerla necesaria por estar el nombre de los Actualizacion de cada uno de los campos que requiere SEPTIEMBR OCTUBRE formatos individuales en el formato incompleta elementos a cargo el formato E DE 2015 2015 DE 2015 CHORRILLOS/NI JAIME CAMPO COLAS BUENAVENTURA 6.9 Actualizacion de inventarios individuales 2015 CHORRILLOS/NI 8. CUMPLIMENTO 8.2 Carpetas JAIME CAMPO COLAS DE LA DIRECTIVA documental BUENAVENTURA 003 DE 2013 2015 CHORRILLOS/NI 8. CUMPLIMENTO JAIME CAMPO COLAS DE LA DIRECTIVA 8.1 Desconocimiento de la directiva BUENAVENTURA 003 DE 2013 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS Adecuadas CAUSA y Tabla de EFECTO No contar con las carpetas adecuadas Desconocimiento de las establecidas en la directiva funciones No se evidencio: • Acuerdo que reglamente el flujo de caja anual para el presupuesto de la vigencia 2014. • Acuerdo de la aprobación del plan de mantenimiento 2.8 GOBIERNO para la vigencia fiscal 2014 Desconocimiento de la norma. ESCOLAR Lo anterior incumple lo normado en el decreto 4791 de 2008. Lo cual constituye un hallazagode caracter administrativo que debera sr incluido en el plan de mejormiento incompleta en Ejecución de proyectos de inversión (41%) baja TIEMPO los no creerla necesaria por estar el nombre de los Actualizacion de cada uno de los campos que requiere SEPTIEMBR OCTUBRE lementos el formato E DE 2015 2015 posible incumplimiento de funciones INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA desconocimiento de la norma Estudio e implementacion ALMACENISTA NINGUNA ALMACENISTA NINGUNA NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. CERRADO CERRADO 30/11/15 SECRETARIA CONSEJO DIRECTIVO Se presume que no se realizaron correspondientes al comité respectivo 30/11/15 RECTOR Instalar el comité y Se tienen los realizar las representantes del respectivas sesiones comité por parte de con el registro los docentes respectivo actas Se constituira el comité de presupuestos participativos 01/08/15 para la actual vigencia VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 4.1.2. Presunta falta de capacitacion a la persona que ejecia 10 de los 117 comprobantes no presentan soportes de No se aplico la norma la norma en la totalidad Desconocimiento de la Ley 80 y del CONTABILIDAD Y la pagaduria. No se exigieron a la totalidad de los Cumplir con la norma para todos los contratos. verificación de antecedentes de los contratos Reglamento del Consejo Diractivo TESORERIA contratos 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 4.8. No se evidencio actas de arqueo de cheques, ni arqueo Se ausencia de controles CONTABILIDAD Y de la caja fuerte. pagador TESORERIA 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 5.1. CONTRACTUAL 30/11/15 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 8 de julio de 2016. Abierto NOTA: La vigencia evaluada corresponde la del 2014, la cual no tuve a mi cargo. Y las personas encargadas A partir de la fecha y para el presupuesto de 2016 se de pagaduria, almacenista, y contador ya no estan en presentara al Consjeo Directivo e fujo de caja para su 01/08/15 la insitucion. Se presume una falta de comunicación seguimiento. entre la parte financiera y la rectoria las ESTADO PENDIENTE REGISTRO EN ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO DEL SEGUIMIENTO A LOS ESTADOS CONTABLES MAYO JUNIO JULIO EN NINGUNA VIRTUD DE QUE PARA LA VIGENCIA 2015. a la fecha se han tendo tres pagadores y se tiene contador desde el mes de Abril 2015 No se evidencio la publicación de los contratos Se presume desconocimiento de la norma realizados en la vigencia 2014 en SECOP NINGUNA AGOSTO DE PERMANENTE Auxiliar Financiero 2015 No fue necesario ejecutar algunos proyectos en virtud No se ejecutaron varios proyectos en virtud de Falta mayor seguimiento a la de que se gestionaron recursos por la implementacion Ejecutar los proyectos de inversion para la vigencia que llego dotacion y material por cuenta de ejecucionde los proyectos que 01/08/15 de los proyectos de la SED. No se ejcuto a cabalidad el 2015. los proyectos que la SED esta implementando desarrollan os docentes contrato de trasnporte de 40 x 40 periodicos al DE 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ALMACENISTA Adquisición de las carpetas para el adecuado archivo y esperar que la Direccion de Servicios Administrativos Causar una inadecuada custodia de No contar con las carpetas adecuadas y no contar con SEPTIEMBR DICIEMBRE DE elabore la tabla de retencion documental para los ALMACENISTA los documentos tabla de retencion documental E DE 2015 2015 colegios según información recibida en capacitacion del 03/07/2015 No se encontro evidencia como actas de la 2.10 GOBIERNO No se evidencio la conformación del comité Institucional conformacion del comité de presupuestos INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA ESCOLAR de presupuestos participativos 2014 participativos 3.5 PRESUPUESTO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Falta de control de la informacion e Desconocimeinto del proceso contable incompleta No diligenciamiento de los campos requeridos Información en los formatos formatos retencion EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Abierto RECTOR PAGADOR Se tienen los proyectos de inversion vigencia 2015. Se han Y avalado por parte del Consejo Directivo. Algunos ya empezaron a ejecutarse Los representantes de los proyectos deben presentar cronograma ajustado debido a la situacion de Paro del Magisterio. Algunos deben ajustarse al Abierto formato C4. Continuar proceso de licitacion de transporte escolar 40x 40. Y salidas pedagogicas Abierto Capacitacion al Y nuevo pagador de la institucion con respecto a la norma Continuar el proceso de acompañamiento por parte del asesor financiero de la localidad. Realizar control y seguimiento que verifique que se cumple con la norma CERRADO 01/08/15 30/11/15 RECTOR PAGADOR INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA Se presume falta de comunicación entre los diferentes Generar controles semanales para el arqueo de 01/08/15 estamentos de ejecucion presupuestal. cheques y caja fuerte. 30/11/15 Pagador Contador iNCUMPLIMIENTO DE LA NORMA se requiere la pulicacion de los contratos en la pagina Subir los contratos a la pagina de SECOP que a la 01/08/15 de SECOP fecha se hayn celebrado 30/11/15 Rector y Pagador y A la fecha se tienen al dia los respectivos arqueos de cheques y caja fuerte CERRADO capacitacion al nuevo pagador de la Publicar los contrato institucion con Abierto en el SECOP respecto a la norma y su desarrollo Abierto 11 12 14 13 16 15 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 5.4 CONTRACTUAL El posible incumplimiento de tanto de PRESUNTO DESCONOCIMIENTO DE LA Presunto desconocimiento del registro del proceso que Conformar el comité evaluador de la tienda escolar y las obligaciones de la tienda escolar 01/08/15 NORMA exige la contratacion de la Tienda escolar dejar el respectivo registro de la evaluacion enn actas como en la calidad del servicio 2015 VANESSA CASTILLA FERNANDO MAZUERA 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar SSA HERRERA CASTILLO 2.5 Presunto Incumplimiento de Funciones Consejo Desactualizacion de Manual de Contratación Realizar contratos no Directivo (1 a 4). para contratos menores a 20 SMLV. totalmente a las normas 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar SSA HERRERA CASTILLO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Instalar el comité y realizar las respectivas sesiones con el registro respectivo Socialiazar con los coordinadores y docentes los protocolos para los inventarios individuales y reporte de novedades. Avance en un 25% de confrontacion fisico de inventarios ESTADO RECTOR capacitacion a la nueva almancenista. Diseño de protocolos por parte del almacen a todos los 01/08/15 funcionarios del colegio.Solicitude acompañamiento a la Direccion de Dotaciones Escolares. 30/11/15 Rector Almacenista Actualizar los manuales de Tesoreria , contratación y reglamentos incorporando las ultimas circulares que Julio para el efecto apliquen. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroContador se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 2.7 Se evidencio que las actas cumplen con el formato Se puede presentar la perdida de establecido para su diligenciamiento SGC-IF.005 Acta de No foliar mi numerar actas de Consejo algun documento o que se tenga la Reunión del aplicativo de ISOLUCIÓN, pero se observó Directivo. informacion y no se pueda mostrar en que no se encuentran foliadas ni numeradas. una auditoria Foliar y numerar las actas de Consejo Directivo ,así como colocar todos los anexos de las reuniones que Julio sean pertinentes Diciembre RectoriaSecretaria Rectoria. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar SSA HERRERA CASTILLO 2.8 Se observó que en la vigencia 2014 se constituyó el Comité de Mantemiento pero no se incluyo el Gestor de Áreas Territoriales, el cual debe avalar el plan de No contar con la asesoria directa del manteniemiento anual de la Institución y así mismo se le Falta de prevision y organización de la funcionario, aunque se recibe de debe convocar a todas las reuniones que se lleven a convocatoria para la reunión. manera permanente a Rectoria en cabo, inclumpliendo los artículos 12 y 13 del Manual de otros momentos del año. Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la SED. Convocar al gestor a todas las reuniones. Julio Diciembre RectoriaSecretaria Rectoria. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar SSA HERRERA CASTILLO 2.9 No se observó que el Comité de Mantenimiento aprobará para la vigencia 2014 el Plan de Mantenimiento Se iba presentando en cada reunión los No tener por parte del comite una de la Entidad de acuerdo a lo estipulado en los art. 4 y 5 aspectos parciales de mantenimiento, mas no panoramica general de los aspectos del Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de el plan de mantenimineto general del año. generales de mantenimiento en el año. los Colegio de la SED. Someter a discusión y aprobación mantenimiento general a dicho comité. Julio Diciembre RectoriaSecretaria Rectoria. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Presupuestal SSA HERRERA CASTILLO 3.4 Ejecución correspondiente al 81%, evidenciándose Ajustes presupuestales y falta de requisitos que en el rubro de proyectos de inversión, la ejecución Dificultades en la ejecucion de algunos completos por parte de los lideres de algunos fue del 59% especialmente en los rubros 3313, 3316, proyectos de inversion. proyectos 3317 y 33111. Realizar mayor seguimiento tanto a los proyectos aprobados como a su ejecucion por parte de las áreas y Julio jornadas. Diciembre RectoriaFinancieroSecretaria Rectoria. Oficiar a Contador y Auxiliar Financiero. Realizar Julio controles periodicos por parte de Rectoria. Diciembre Rectoria-Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Oficiar al Auxiliar Financiero para que cumpla todos los requisitos del proceso precontractual y archivar de Julio manera logica la documentacion a din de hacerle revision periodica por parte de Rectoria. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 Oficiar al Auxiliar Financiero para que cumpla todos los requisitos del proceso precontractual y archivar de Julio manera logica la documentacion a din de hacerle revision periodica por parte de Rectoria. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. En la respuesta al informe por parte de la institucion se Se incorporara dicha información solicitada en cada explico dicha situacion y se acopiaron los datos de Julio salida efectuada. todos los vehiculos que prestan el servicio Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Coord. 40 horas. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 Se registran faltantes en la Sede C, coordinación y en el Laboratorio de Química Sede A. En la Sede D un TV Samsung de 40” y un equipo Sony con control no están relacionados en el inventario, No se diligencian a cabalidad los protocolos de prestamos de equipo. No se realiza Los inventarios no estan actualizados. permanente verificacion de los inventarios de Falta de control de los recursos y la institucion. La insitucion cuenta con un solo bienes de la institucion almacenista y tiene 6 sedes que dificulta que se haga un conrol mas permanente Los coordinadores y docentes deben diligenciar de manera permanente los protocolos de prestamo de equipos de sus respectivas dependencias. Deben estar en continua comunicación con la almacenista a fin de estar actualizados y verificados los inventarios individuales acordes Se Ilustrado al despacho que la IED Si se había gestionado ante DIAN Y SHD, Estado de Cuentas, Aportamos Oficio del 17/06/2015 Respueta SHD No. 2015EE153533-respecto al Estado de Cta DIAN, se halla en tramite anexamos Copia Radicado solicitud No. _______ de -__ de 2015,/ una vez obtengamos respuestas allegaremos Copias para lo correspondiente/ Agreguese que con antelacion se brindo a SED justificación relacionada con las supuestas diferencias que existirían en lo que hace a los Valores Retenidos x concepto de Pagos realizados q se Justifican así:Pendiente incluir explicacion del Auxiliar Financiero y del Contador. Aunque ya se absolvio, Aportamos relación detallada de cada uno de los 113 Comprobantes de que trata el Hallazgo, destacando que de los 49 supuestos Comprobantes a los que haría falta uno u otro soporte, Si existían y se allegan para aclarar el tema, aunque al momento de Auditoria, se hallaban en distinta Carpeta, dado que por Orden interno así s eviene procediendo, d elo cual los Sres. Auditores No solicitaron se aportran dichos instrumentos 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Presupuestal SSA HERRERA CASTILLO Falta de mayor asesoria y comunicación entre 3.5.1 Los valores retenidos no están acordes con los Presunto incumplimiento contador y Auxiliar Financiero y ademas pagos. normatividad. seguimiento de Rectoria 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Presupuestal SSA HERRERA CASTILLO 3.5.2 En revisón efectuada al 100% de los comprobantes de egreso se observa en el 43,4% que equivalen a 49 de 113 comprobantes, falta de soportes de RUT, RUT, CAMARA DE COMERCIO y ANTECEDENTES. Posibles dificultades en la organización y acopio de la documentacion por parte de Auxiliar Financiero y falta de mayor seguimiento a la labor por parte de Rectoria. Documentacion incompleta al momento de la auditoria lo que supone que no se estan solicitando la documentacion completa. 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Presupuestal SSA HERRERA CASTILLO 3.5.3 No se evidencia que las bases de cotización cumplan los requisitos de ley, así mismo en los soporte allegados (folio 246 al 293 de oficio E-2015-84364 de fecha 27 de mayo de 2014), se evidencia constancias de afiliación a las EPS, consignaciones y/o recibos de consignación los cuales no acreditan como soportes válidos para evidenciar el pago en la respectiva vigencia encontrando que el único soporte válido es el referido en el folio: 268 toda vez que es el que acredita el comprobante de pago de planilla, respecto de los folios 280n 281, 286 los mismo si bien tiene comprobante de pago no son válidos en el sentido de que no están relacionados dentro de la tabla expuesta en el informe preliminar numeral 3.5.3. No se encontraron las planillas de pago en los contratos referidos en el informe preliminar numeral 3.5.3. Posibles dificultades en la organización y acopio de la documentacion por parte de Auxiliar Financiero y falta de mayor seguimiento a la labor por parte de Rectoria. Tal como se plasmo en nuestra Respuesta al Informe, acompañamos relación de Comprobantes o Soportes que acreditan q cada proveedor Si aporto sus Documentacion incompleta al documentos de ley, entre ellos Cotizaciones, Facturas, momento de la auditoria lo que SGSS- EPS, Antecedentes, y aunque se señalan supone que no se estan solicitando la algunos casos en que supuestamente No existe # de documentacion completa. Resolucion Dian, o # Factura s ecarece, o No ingreso Almacén, brindamos respuesta y justificamos en cuadro adjunto 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Presupuestal SSA HERRERA CASTILLO 3.5.4 En la verificación de los egresos por concepto pagos al contratista KATERIN TOUR LTDA se observó No se le solicito en la licitación al contratista que no se adjuntan las relaciones de buses ni las que se diera esa informacion cada salida. planillas de asistentes verificados por monitores y/o docentes ni seguros de los vehículos. de la el plan de Conocer la norma 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES 30/11/15 6.3 ALAMCEN No se evidencio Comité Evaluador de la tienda escolar EFECTO capacitacion a la nueva almacenista. y 7 mesas de trabajo con la direccion de Dotaciones Escolares. uxiliar CERRADO CERRADO Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 CONTRATISTA 2015 FEDERICO MOLINA/VANE SSA CASTILLO FEDERICO MOLINA/VANE SSA CASTILLO INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 13 CAUSA EFECTO Documentacion incompleta al 3.5.5 Incumplimiento de funciones al existir una omisión momento de la auditoria lo que del auxiliar financiero con funciones de pagador, en el Falta seguimiento de Rectoria en este aspecto supone que no se estan solicitando la perfeccionamiento de los contratos. documentacion completa. 4.1 Las actas de aperturas de los Libros Oficiales (Mayor Falta de cumplimiento de la normatividad por y Balances, Libro Diario y Auxiliares) no se encuentran parte de los funcionarios y de seguimineto por elaboradas, incumpliendo lo definido en el numeral 7 del parte del Rector Art 6 del Decreto 4791 de 2008. COLEGIO ENRIQUE OLAYA Presupuestal HERRERA COLEGIO ENRIQUE OLAYA Contable HERRERA 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Realizacion de oficio al auxiliar financiero y seguimento Julio periodico por parte de Rectoria Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO CERRADO se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 Verificar que los libros de la presente vigencia cuenten Julio con acta de apertura y cierre Diciembre Para próxima convocatoria no se incluiran elementos de Julio miscelanea escolar, si no solo alimentos. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Contractual SSA HERRERA CASTILLO 5.1.2 Asignación espacio al contratista para el objeto de colocar una miscelánea para la venta a los estudiantes y profesores (según el numeral 16 de la clausula 2º) de; papeleria, internet, fotocopias, lo que va en contra de la politica de gratuidad establecida en el decreto 4807 de Los estudiantes manifiestan requerir este 2011 en articulo 2º establece que la gratuidad educativa servicio y en auditoria anterior no se habia se entiende como la execión del pago de derechos colocado como hallazgo. académicos y servicios complementarios, asi que de los giros por gratuidad que recibe la institucuión se debe incluir las fotocopias, internet y papeleria que necesitan los estudiantes para el desarrollo de sus actividades. 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Contractual SSA HERRERA CASTILLO 5.1.2.1 De acuerdo a lo estipulado en la resolución 234 de 2010 en su Art 3º: la tienda escolar es un espacio dentro de las instituciones destinado a la venta de Los estudiantes manifiestan requerir este alimentos para el servicio de la comunidad educativa, servicio y en auditoria anterior no se habia por lo tanto no se puede incluir dentro del contrato la colocado como hallazgo. venta de servicio de internet y misceláneos como papeleria, fotocopias y llamadas a celular. Para próxima convocatoria no se incluiran elementos de Julio miscelanea escolar, si no solo alimentos. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Contractual SSA HERRERA CASTILLO 5.4.1 La Institución no está publicando en el SECOP la información de todos los contratos como lo establece la circular 21 del 13 de mayo de 2014, tampoco se esta subiendo a la página web de la institución todos los contratos y los que se suben no son visibles aterceros, lo anterior contraviene lo estipulado en la ley 715 de 201 Art. 13 en cuanto a que debe haber siempre información pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que determine el reglamento. Las cuentas del fondo y su ejecucion se publican periodicamente en cartelera de pagaduria, en cuanto a la información del SECOP el Auxiliar Financiero manifiesta que es solo para contratos que superen los 20 SMLV Se le indicara al pagador que toda la informacion debe ser subida al SECOP y se realizara seguimineto por Julio parte de Rectoria. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Contractual SSA HERRERA CASTILLO 5.4.2 Contrato suscrito con KATERIN TOUR LTDA, servicios de transporte escolar proyecto 40x40, se evidencio en los soportes de los pagos realizados que no se relacionan los vehículos utilizados ni se adjuntan los seguros obligatorios contra accidentes de tránsito y de igual forma la revisión técnico mécanica y la póliza de responsabilidad de los vehículos, situación que pone en riesgo a los estudiantes antes posibles siniestros, lo anterior permite inferir que no se está realizando un análisis minucioso de los documentos necesarios para el proceso contratual. No se estipulo en la licitacion realizada que para cada egreso (salida pedagogica) se adjuntara dicha informacion ya que esta se adjunto y verifico desde la misma licitacion y lo que se hacen son controles peridicos por parte de la coordinadora de 40 horas. Atendiendo a la solicitd de los auditores se sacaran fotocopias de la información ya recibida por el colegio y Julio se anexaran a los comprobantes de egreso de cada salida. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Contractual SSA HERRERA CASTILLO Se entregaron los soportes y justificaciones pertinentes las cuales no fueron aceptadas por los auditores. Se le solicita al Auxiliar Financiero mayor rigurosidad en la elaboracion de docuentos precontractules y contractuales, mayor vinculación de los integrantes del Julio comité de mantenimiento en el recibido y verificacion de los procesos y se debe hacer mayor seguimineto por parte de Rectoria. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Abierto 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE Almacén ENRIQUE OLAYA SSA Inventarios HERRERA CASTILLO Falta consolidar la información en almacen El efecto es que no se puede tener un del proceso completo hasta la entrega de los kardex confiable, que muestre lo que elementos. hay y lo que falta adquirir. Actualizar la informacion de las entregas por persona y Julio hacerle mayor seguimiento por parte de Rectoria. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Almacen. CERRADO 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE Almacén ENRIQUE OLAYA SSA Inventarios HERRERA CASTILLO Realizar oficio a almacen y pagaduria indicando o recordando que todos los elementos deben tener un ingreso a almacen independientemente de que sean alquilados para una presentacion de tres horas, por lo Julio cual se requiere trabajo acelerado y sincronizado de las dos dependencias a fin de no afectar las actividades academicas por asuntos de no estar los funcionarios,etc. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Almacen. CERRADO 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE Almacén ENRIQUE OLAYA SSA Inventarios HERRERA CASTILLO Fortalecer los procesos de capcitación en ese aspecto. Julio Hacer mayor seguimiento por parte de Rectoria. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Almacen. CERRADO 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE Almacén ENRIQUE OLAYA SSA Inventarios HERRERA CASTILLO El parámetro existente por administrativos y las Solicitar mas capacitacion por parte de S.E.D a los dimensiones del colegio no permiten asignar dos funcionarios administrativos en majeo de herramientas Julio personas para almacén. T.I.C Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Almacen. 2015 FEDERICO COLEGIO MOLINA/VANE Almacén ENRIQUE OLAYA SSA Inventarios HERRERA CASTILLO 6.5 Se observó que el colegio mantiene gran cantidad de elementos como tableros nuevos, bicicletas nuevas en Posible daño de los materiales o La institución no cuenta con bodega de espacios que no permiten ser utilizados por los menor espacio pedagógico para almacenamiento. estudiantes y sin incluir en los inventarios de la utilizacion de los estudiantes institución. Instalar los tableros en los salones y los demas tratarlos de acomodar en unos espacios del colegio mientras se utilizan. Asi mismo las bicicletas se moveran de alli Julio cuando la secretaria de educación nos instale los cicloparqueaderos del proyecto AL COLEGIO EN BICI. Diciembre Rectoria- Auxiliar FinancieroSecretaria Rectoria. Almacen. 2015 FEDERICO COLEGIO Cumplimiento MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Directiva 003 SSA HERRERA 2013 CASTILLO 7.1 No esta implementada la tabla de retención documental, herramienta que permite orientar la Falta de aplicación de las capacitaciones Posible pérdida de correspondencia o de organización y manejo del archivo de la gestión dadas por nivel central a la Secretaria y respuestas tardias a solicitudes. institucional, incumplimiento en lo normado en la Ley tambien seguimiento de Rectoria 594 de 2000. Realizar oficios de recordacion a todo el personal administrativo y a S.E.D para que las capacitaciones Julio realizadas durante el año sean mas efectivas y hacer mayor seguimiento por parte de Rectoría. Diciembre RectoriaSecretaria Rectoria. 5.4.4 Inconsistencias cuantificadas en la suma de $6.688.415 correspondientes a las órdenes de servicios 05, 47, 53 y 70 de vigencia 2014 se observa un presunto detrimento patrimonial máxime cuando no se pudo verificar la entrada al almacén de la institución toda vez que las mismas no se elaboraron. 6.1 No se cuenta con un inventario detallado de consumibles en la Institución puesto que las entradas a e almacén y las salidas de almacén no se elaboran al tiempo y unicamente están firmadas por la auxiliar de almacén y el Rector sin indicar a quien se le están entregando los materiales. Efectivamente el colegio incluye guias para estudiantes eleboradas por docentes para todos los niveles y ademas cuenta con internet provisto por S.E.D Y telefono celular a disposicion de comunidad educativa. 6.2 Compras de elementos no tienen la entrada ni salida de almacén: Cartilla aplicación pruebas ser, Premios Se estimo que para el caso particular de e clausura proyecto medio ambiente, Arboles proyecto alquiler de vestuario, por ser "alquiler" y no medio ambiente y Alquiler de disfraces festival de compra, no requeria ingreso de almacén. danzas. e 6.3 La institución cuenta con el programa "ESPARTA" para el manejo de inventarios, el cual cumple con las Dificultades especificaciones que se requieren para tenerlos aplicativo. optimizados, se verifico que este programa se encuentra subutilizado. humanas para operar el Desactualizacion de la información. 6.4 No se cuenta con inventarios por dependencia En concordancia con el anterior hallazgo (hay e utilizados ya que no se manejan por el programa aplicativo pero se encuentra subutilizado), se ESPARTA sino por Excel y solo hay una persona ha tenido dificultdes para su manejo por parte encargada de actualizar la información. de la funcionaria almacenista e Abierto Abierto Abierto CERRADO se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS FEDERICO COLEGIO Cumplimiento MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA Directiva 003 SSA HERRERA 2013 CASTILLO FEDERICO MOLINA/VANE SSA CASTILLO FEDERICO MOLINA/VANE SSA CASTILLO COLEGIO Cumplimiento ENRIQUE OLAYA Directiva 003 HERRERA 2013 COLEGIO Cumplimiento ENRIQUE OLAYA Directiva 003 HERRERA 2013 7.2 El Colegio no tiene un aplicativo de maneja de correspondencia y la correspondencia institucional se registra la que entra y la que sale en un formato Excel, las carpetas que reposan en secretaria de rectoria y en pagaduria no se encuentran foliadas, la correspondencia recibida interna y correspondencia entregada interna no de cuenta con número de radicación, es de suma importancia que la institución implemente una tabla de seguimiento y control que dé cuenta de los responsables a quienes se les asigna la correspondencia el término en que dan respuesta a la misma y el trámite adelantado a la gestión. 7.3 En la pérdida de elementos los funcionarios administrativos y el personal docente deben fortalecer la de salvaguarda y cuidado de los bienes a su cargo en aras de prevenir posibles pérdidas. 7.4 Desconocimiento del manual del maneja de inventarios los cuales no se encuentran debidamente de actualizados así mismo las funciones del Auxiliar Financiero inherentes al desempeño del cargo. 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Falta de aplicación de las Falta de aplicación de las capacitaciones capacitaciones dadas por nivel central dadas por nivel central a la Secretaria y a la Secretaria y tambien seguimiento tambien seguimiento de Rectoria de Rectoria Realizar oficios de recordacion a todo el personal administrativo y a S.E.D para que las capacitaciones Julio realizadas durante el año sean mas efectivas y hacer mayor seguimiento por parte de Rectorìa. Diciembre RectoriaSecretaria Rectoria. se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 03/11/2015 Falta sensibilizacion sobre todo a docentes Riesgo de mal uso, no uso, o perdida sobre la responsabilidad del manejo de bienes de elementos. Continuar con oficios recordatorios al personal docente y administrativo. Solicitar capacitacion a la dirección de Julio dotaciones escolares. Diciembre RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen CERRADO No comunicación efectiva entre las Falta de aplicación de las capacitaciones dependencias de Almacen y dadas por nivel central a la Secretaria y Pagaduria de acuerdo a lo misional tambien seguimiento de Rectoria que tienen en común. Elevar Solicitud a nivel central para efectos de vincular a las próximas capacitaciones ofrecidas, estas temáticas Julio en particular y mayor seguimiento por parte de Rectoria. Diciembre RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen- Auxiliar Financiero CERRADO 2015 8.2 El proyecto "Huerta Escolar" no está cumpliendo con FEDERICO Evaluación COLEGIO la misiónalidad principal del mismo que es educar MOLINA/VANE Ambiental Decretos ENRIQUE OLAYA mediante la sensibilización hacia las plantas y a su SSA 1743 1994 y 684 HERRERA cuidado como parte de proyecto de protección del medio CASTILLO 2010 ambiente. Era una inciativa de aula de la jornada tarde, realizada en años anteriores que por su propia dinámica (ser de aula) dejó de funcionar. Recuperar la zona donde funcionaba para efectos recreativos de los estudiantes pequeños o asignarle ese Julio espacio al club de ciencias para que implemente alli un proyecto ambiental. Julio RectoriaSecretaria RectoriaCoordinacion Academica General CERRADO 2015 8.3 La institución no esta comprometida con el Proyecto Ambiental del Distrito Basura Cero, no cuenta con los FEDERICO Evaluación COLEGIO recipientes adecuados para el depósito de los distintos MOLINA/VANE Ambiental Decretos ENRIQUE OLAYA residuos en todas las dependencias de la institución. No SSA 1743 1994 y 684 HERRERA se observan campañas educativas a nivel de la CASTILLO 2010 comunidad para fomentar la manera adecuada del manejo de los residuos y el correcto reciclaje. El área de servicios generales resulta Los estudiantes requieren refuerzo asumiendo esfuerzos permanente a conductas y hábitos como la sobredimensionados en limpieza y recolección y selección de basuras y recoleccion por la falta de conciencia y desechos. organización de los estudiantes Asignarle mediante oficio a los cómites ambientales de jornada y al cub de ciencias que emprenda una tarea de promoción y prevencion del tema. Lo mismo que a los Julio integrantes del Consejo Estudiantil para que se conviertan en brigada permanente de prevención en baños de bachillerato en ambas jornadas. Julio RectoriaSecretaria RectoriaCoordinacion Academica General CERRADO 2015 9.1.2 Se constató que la Institución contrato la compra de insumos de papeleria para la vigencia 2014 con la empresa TODO INNOVA SAS en la cual de acuerdo con las cámaras de comersio que fueron suministradas los representantes legales fueron los señores Omar Sanchez Guarín y Omar David Sanchez Pardo. Las facturas de FEDERICO COLEGIO Queja Presentada venta no tienen toda la información requerida de la Auxiliar Financiero y Contador no revisaron MOLINA/VANE ENRIQUE OLAYA por el Señor Jorge resolución de facturación, faltando la fecha de la misma que la factura tuviera todos los requisitos SSA HERRERA Díaz para determinar se encontraba vigente, no se puede solicitados en la auditoria. CASTILLO determinar si esa resolución es para facturación en papel o electrónica, existen 2 facturas con el mismo nñumero pagadas en diferentes fechas del 14 de enero de 2014 y la otra del 9 de julio de 2014. En almacen no fue posible verifacr la forma en que se distribuyeron los insumos comprados puesto como se explicó en el punto 6.1. Incluir este aspecto dentro del oficio que se dirigirá a contador y Auxiliar Financiero, hacerle seguimiento por Para Rectoria este aspecto es un aprendizaje porque parte de Rectoría y además solicitarle al auxiliar desconocia que las facturas debian contener toda esa Julio financiero de la localidad que nos colabore con información mencionada. actualización y capacitación para dichos funcionarios incluyendo tambien a Rectoria. Julio RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen- Auxiliar Financiero 2015 10. La institución se encuentra en proceso de FEDERICO construcción del mapa de riesgos bajo la supervisión de COLEGIO Administración de MOLINA/VANE coordinadora académica general, docente media ENRIQUE OLAYA Riesgos (Mapa de SSA fortalecida quienes integran el comité de mapa de HERRERA Riesgos) CASTILLO riesgos, asesoradas por Luz Antonia Martínez asesor de planeación de la SED. Es necesario ampliar y fortalecer el trabajo sobre el mapa de riesgos incluyendo las necesidades emanadas Julio de este plan de mejoramiento y mayor comunicación con las dependencias de Almacen y Pagaduria. Julio RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen- Auxiliar Financiero CERRADO CERRADO 2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.1 No se evidencio que los organos que componen el Gobierno Escolar elegidos para el 2014 (Consejo Directivo y Consejo GARCES NAVAS Académico), presentaran sus informes de rendiciones de cuentas al finalizar cada semestre a los representados 2.1 No se evidencio que los organos que componen el Gobierno Escolar elegidos para el 2014 (Consejo En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que La no elaboración de actas que sustenten las falta de información referente a las Directivo y Consejo Académico), presentaran sus lo conforman, mi compromiso anexar los datos que lo conforman, mi compromiso anexar los datos que 13/07/2015 reuniones reuniones de los organos colegiados informes de rendiciones de cuentas al finalizar cada faltan en Acta que la conforman faltan en Acta que la conforman semestre a los representados 31/12/2015 Secretaria Rectoria COLEGIO JOSE GOBIERNO ASUNCION ESCOLAR SILVA 2.1 NO SE EVIDENCIO QUE LOS ORGANOS DE GOBIERNO ESCOLAR: CONSEJO DIRECTIVO Y CONSEJO ACADEMICO ELEGIDOS PARA LA VIGENCIA 2014 PRESENTARAN SUS INFORMES DE RENDICIONES DE CUENTAS AL FINALIZAR CADA SEMESTRE A LOS REPRESENTADOS, TAL COMO LO ESTABLECE LA RESOLUCION 3612 DE DICIEMBRE ELABORACION DE ALGUNAS ACTAS EN INCUMPLIMIENTO 27 DE 2010 ARTICULO 6, ESTE PROCESO VISIBILIZA LIBROS NORMATIVIDAD LA GESTION ADELANTADA POR LA INSTITUCION EDUCATIVA Y EL IMPACTO DEL TRABAJO INSTITUCIONAL ADEMAS DE GARANTIZAR LOS PRINCIPIOS DE MORALIDAD, IMPARCIALIDAD, PUBLICIDAD Y TRANSPARENCIA EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS PUBLICOS DE FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS 30/11/2015 DIRECTIVOS DOCENTES DE SE IMPLEMENTÓ PARA LAS ACTAS DE CONSEJO ELABORAR TODAS LAS ACTAS EN EL FORMATO 1/07/2015 DIRECTIVO Y CONSEJO ACADEMICO. SIG Abierto DIFUSION AMPLIAR REUNIONES EN NINGUNA Abierto CERRADO 11 12 14 13 16 15 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO JOSE GOBIERNO ASUNCION ESCOLAR SILVA 2.3 NO SE EVIDENCIO RESOLUCION RECTORAL DE CONVOCATORIA A ELECCIONES, ASI COMO CONVOCATORIA A LAS DIVERSAS ELECCIONES SE LLEVABA CONTROL VERBAL MAS NO INCUMPLIMIENTO AL CONTRATO SE LLEVABA CONTROL VERBAL MAS NO POR A PARTIR DE 2014 SE LLEVA UN CONTROL POR POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO EN 1/07/2015 POR ESCRITO POR PARTE DEL CONTRATISTA ESCRITO ESCRITO SU RESPECTIVA EVALUACION FUNCIONES DE ACUERDO CON LO NORMADO EN LA RESOLUCION 3612 DEL 27 DE DICIEMBRE DE 2010 ARTICULOS 1, 2, 3 , Y 4 30/11/2015 RECTOR EVALUACION POR ESCRITO, NINGUNA CONTROLES PERIODICOS CERRADO COLEGIO JOSE GOBIERNO ASUNCION ESCOLAR SILVA 2.7 SE EVIDENCIO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION NO CUMPLIO CON LAS SIGUIENTES FUNCIONES ESTIPULADAS EN EL DECRETO 4791 DE 2008 ART. 5 PARA LA VIGENCIA 2014 2,*- NO SE EVIDENCIO EN LAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO ELEGIDO PARA LA VIGENCIA 2014 APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION PARA COMPRAS INFERIORES A 20 SMMLV, SE OBSERVA ELABORACION DE 2 ACUERDOS PARA APROBACION . 3,*- ADOPTAR EL MANUAL DE CONVIVENCIA, NO SE EVIDENCIO APROBACION POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO. 4,*- SE EVIDENCIO REGLAMENTO DEL CON SEJO DIRECTIVO VIGENCIA 2014, EL CUAL NO TIENE EL NUMERO DE FIRMAS SUFICIENTES PARA SU APROBACION. CONFORMAR Y REALIZAR REUNIONES DEJANDO 1/07/2015 CONSTANCIA DE ASISTENCIA 30/11/2015 RECTOR DESIGNAR MIEMBROS NINGUNA CERRADO 2.9 SE OBSERVO EN LA VIGENCIA 2014 NO SE CONSTITUYO EL COMITÉ DE MANTENIMIENTO INCUMPLIENDO LO ESTIPULADO EN EL MANUAL DE USO, CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE LOS COLEGIO DE LA SED, QUE ESTABLECE QUE EL COMITÉ ES EL ENCARGADO DE PROMOVER Y REALIZAR LA GESTION DE MANTENIMIENTO PERIODICO DENTRO DEL PLANTEL EDUCATIVO Y LO COMPONEN CINCO MIEMBROS. EL RECTOR QUIEN LO PRESIDE, UN DOCENTE, UN REPRESENTANTE ESTUDIANTI, UN PADRE DE FAMILIA Y EL GESTOR TERRITORIAL DEL AREA DE PLANTAS FISICAS DE LA SED QUIENES EJERCERAN FUNCINES DURANTE EL PERIODO DE UN AÑO CALENDARIO ESCOLAR 1/07/2015 30/11/2015 RECTOR NINGUNA CERRADO PARA LA VIGENCIA 2014 SE REALIZARON MAYORES GASTOS EN EL RUBRO DE AFECTACION EN LOS PROGRAMAS MANTENIMIENTO CON EL PROPOSITO DE PARA EL AÑO 2015 SE TENDRA ENCUENTA UNA DE LA POLITICA EDUCATIVA DE 40 1/07/2015 ADECUAR Y MEJORAR LOS ESPACIONS PARA LOS MAYOR INVERSION EN EL RUBRO DE INVERSION X 40 ALUMNOS YA QUE SE ENCONTRABAN EN EXTREMO DETERIORO RECTORA AUXILIAR FINANCIERO Y 30/11/2015 ACATAMIENTO DE NINGUNA LA NORMA CERRADO PARA EL PAGO DE LA CONTRIBUCION ESPÉCIAL SE HA DEJADO LOS SOPORTES DE SU PAGO, PARA LOS PAGO DE IMPUESTOS DE RTE FTE RTE ICA SE HABIA ANEXADO EN EL MOMENTO DE SU EN EL MOMENTO DE LA VISITA NO SE FALTA DE OSOPORTES QUE PAGO PARA EFECTOR DEL IMPUESTO DEL CREE SE TENDRA ENCUENTA ANEXAR LOS SOPORTES HABIAN ANXADO EN LOS EVIDENCIE EL PAGO DE LOS LA INSTITUCION NO ESTA OBLIGADA A REALIZAR 1/07/2015 PARA SU RECSPECTIVO PAGO COMPROBANTES DE IMPUESTOS IMPUESTOS ESTE TIPO DE RETENCION SEGUN LO ESTABLECIDO EN EL DECRTO 1828 DE AGOSTO DE 2013, DOND SE ESTABLECE QUIENES SON LOS SUJETOS PASIVOS DE OBLIGACION A REALIZAR ESTA RETENCION RECTORA AUXILIAR FINANCIERO CONTADORA - 30/11/2015 PARA EL AÑO 2015 SE PROCEDERA ANEXAR LOS NINGUNA RESPECTIVOS SOPORTES CERRADO 30/11/2015 AUXILIAR FINANCIERO ACATAMIENTO DE NINGUNA LA NORMA CERRADO 30/11/2015 RECTORA AUXILIAR FINANCIERO PARA EL AÑO 2015 SE TRABAJARAN EN LA SOLICITUD DE ESTOS Y DOCUMENTOS DE SEGURIDAD NINGUNA SOCIAL ADJUNTADO SU CERTIFICACION EXPEDIDA POR EL REVISOR FISCAL CERRADO 30/11/2015 RECTORA AUXILIAR FINANCIERO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA INCUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO JOSE GOBIERNO ASUNCION ESCOLAR SILVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.4 SE OBSERVO RESPECTO A LA GESTION PRESUPUESTAL QUE ESTA TUVO UNA EJECUCION COLEGIO JOSE CORRESPONDIENTE AL 88% CON RESPECTO AL 3. PROCESO ASUNCION PRESUPUESTO DEFINITIVO, EVIDENCIANDOSE QUE DETERIORO DE LA PLANTA FISICA PRESUPUESTAL SILVA EN EL RUBRO DE PROYECTOS DE INVERSION, LA EJECUCION FUE SOLO DEL 61% QUEDANDO SIN EJECUTAR $15,183,030 DE FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.1 EN LOS COMPROBANTES DE PAGO DE COLEGIO JOSE IMPUESTOS DE RTE FTE, RTE ICA Y CONTRIBUCION 3. PROCESO ASUNCION ESPECIAL NO SE ADJUNTA LA RELACION DE PRESUPUESTAL SILVA RETENCIONES EFECTUADAS DE ACUERDO AL CUADRO ANEXO FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.2 DENTRO DE LA REVISION EFECTUADA AL 100% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO SE OBSERVA EN EL 11.5% QUE EQUIVALEN A 9 DE 78 COLEGIO JOSE COMPROBANTES FALTA DE SOPORTES DE RUT - ADOPCION POR PARTE DE LA 3. PROCESO INCUMPLIMIENTO ASUNCION RIT- CAMARA DE COMERCIO Y ANTECEDENTES, LO INSTITUCION, LA SOLICITUD DE LOS PRESUPUESTAL NORMATIVIDAD SILVA ANTERIOR ES UN INCUMPLIMIENTO A LO NORMADO SOPORTES EN LA GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOA, CAPITULO II 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.3 VERIFICADOS LOS COMPROBANTES DE EGRESO AL 100% SE OBSERVA EN EL 32.1% QUE EQUIVALEN A 25 DE 78 SE EVIDENCIO FALTA DE COLEGIO JOSE SOPORTES DE PÁGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y/O 3. PROCESO ASUNCION CERTIFICACIN DE PAGO EXPEDIDA POR REVISOR PRESUPUESTAL SILVA FISCAL PARA PERSONAS JURIDICAS, INCUMPLIENDO LO DEFINIDO EN EL INCISO 1 DEL ARTICULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 Y EL INCISO 1 DEL ARTICULO DE LA LEY 80 DE 1993 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ EL COLEGIO TRATANDO DE BAJAR COSTOS COLEGIO JOSE 3.5.4 EN LOS COMPROBANTES NO SE ADJUNTA CONTRATÓ AL SEÑOR ARTURO GARCIA MELO 3. PROCESO PRECIOS MAS COMPETITIVOS POSIBLE INCUMPLIMIENTO DE LA ASUNCION DOCUMENTOS DE POLIZA DE LOS VEHICULOS Y PARA REALIZAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PRESUPUESTAL OFRECIDOS POR EL CONTRATISTA. NORMATIVIDAD SILVA CUENTA DE COBRO PASAJEROS (ALUMNOS) A LOS DIFERENTES SITIOS DE INTERÉS, 2015 2015 SE OMITIA LA SOLICITU DE LA CERTIFICACION Y/O PAGO DE LA INCUMPLIMIENTO SEGURIDAD SOCIAL A LAS EMPRESAS NORMATIVIDAD JURIDICAS A DE TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO PARA LOS DIFERENTES CONTRATOS QUE REALIZA EL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO SE LA SOLICITA LOS SOPORTES COMO RUT - RIT - LOS PARA EL AÑO 2015 SE IMPLEMENTARAN ANTECEDENTES SE MIRABAN EN LAS PAGINAS DE SOLICITARAN LOS SOPORTES ENUNCIADOS CONTRALORIA Y PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION MAS NO SE IMPROMIAN Y 1/07/2015 EN LOS COMPROBANTES DE EGRESOS LA MENCIONADOS EN EL INFORME SE ENCUENTRA SE SOLICITAR A TODAS LAS PERSONAS JURIDICAS 1/07/2015 EL PAGO DE AFILIACION DE SEGURIDAD SOCIAL EN EL MOEMNTO DE SU CONTRATACION PERO SE OMITIA EN ALGUNAS OCACIONES SE ESTÁ COTIZANDO Y CONTRATANDO CON EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIO DE 1/07/2015 TRANSPORTE Y PERSONAS AUTORIZADAS POR EL MINISTERIO. - Y LOS ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ACATAMIENTO DE NINGUNA LA NORMA ESTADO CERRADO 11 12 14 13 16 15 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 4.5 SE REALIZO ANALISIS AL COMPORTAMIENTO TRIBUTARIO DE LA INSTITUCION DURANTE LA COLEGIO JOSE 4 EVALUACION VIGENCIA 2014, SE VERIFICO LA PRESENTACION Y EL PLANTEL PRESENTA UN EXCEDENTE EXCDENTES ASUNCION CONTABLE Y PAGO DE IMPUESTOS DE RTE.FTE., SE EVIDENCIO EN LAS DECLARACIONES CANCELADAS DECLARACIONES SILVA TESORERIA DECLARACION DE RTEFTE DEL PERIODO 12 DE 2008 Y PERIODO 01 DE 2012 Y CONEXCEDENTES, EL COLEGIO DEBE SOLICITAR ESTADO DE CUENTA FEDERICO MOLINA ORTIZ 4.7 LA DEPRECIACION DE PLANTA Y EQUIPO SE COLEGIO JOSE 4 EVALUACION RECLACIFICACION DE ELEMENTOS REALIZA EN EXCEL ELEMENTO POR ELEMENTO, LA AUMENTO VALORIZADO DEL ASUNCION CONTABLE Y DEVOLUTIVOS A CONSUMO Y A DIFERENCIA EXISTENTE CON LA BASE DE DATOS INVENTARIO DE LA INSTITUCION SILVA TESORERIA CONSUMO CONTROLADO CON LA OFICIAN DE DOTACIONES FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.1.2 SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DE LA TIENDA ESCOLAR NO FUERON CANCELADOS EN EL PLAZO PACTADO CONTENIDO EN LA CLAUSULA CUARTA COLEGIO JOSE DEL CONTRATO "FORMA DE PAGO" EL 5. PROCESO ASUNCION ARRENDATARIO SE OBLIGA A CANCELAR EL CONTRACTUAL SILVA CANON DE ARRENDAMIENTO, DENTRO DE LOS CINCO PRIMEROS DIAS HABILES SIGUINETES AL MES ANTERIOR EN LA CUENTA DE AHORROS DL COLEGIO FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.1.3 NO SE EVIDENCIO EL SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SUPERVISION DEL CONTRATO, INCUMPLIMIENDO CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 10 DE LA RESOLUCION 234 QUE ESTABLECE "SUPERVISION. LA RECTORIA CONSTITUIRA EN CADA JHORNADA, DURANTE EL COLEGIO JOSE LA FALTA DE EVALUACIN Y SUPERVISION 5. PROCESO TRANSCURSO DEL PRIMERO PERIODO ACADEMICO LA FALTA DE EVALUACIN Y SUPERVISION ELABORACION ASUNCION PERIODDO DEL MANEJO DE LA TIENDA INCLUMIENTO A LA NORMATIVIDAD CONTRACTUAL DEL CALENDARIO ESCOLAR, UN GRUPO DE PERIODDO DEL MANEJO DE LA TIENDA ESCOLAR ESCOLAR SILVA ESCOLAR SUPERVISION CONFORMADO POR UNA MADRE O UNPADRE DE FAMILIA, EL PERSONERO ESTUDIANTIL Y UN REPRESENTANTE DE LOS DOCENTES, PARA VIGILAR LA GESTION Y EL INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS EXPUESTAS EN ESTA RESOLUCION FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.4 DE ACUERDO CON LO REGLADO EN EL ARTICULO 36 DE LA LEY 734 DE 2002, QUE ESTABLECE: PARA EFECTOR DEL CONTROL SOCIAL DE QUE TRATA LA LEY 489 DE 1998, Y EL NUMERAL 1 DEL ARTICULO 19 DEL DECRETO 4791 DE 2008, COLEGIO JOSE 5. PROCESO RESPECTO A LA OBLIGACION DE PUBLICAR ASUNCION CONTRACTUAL MENSUALMENTE EN LAS DEPENDENCIAS DE LA SILVA RESPECTIVA INSTITUCION, EN LUGAR VISIBLE Y PUBLICO, LOS INFORMES DE GESTION, RESULTADOS, FINANCIEROS Y CONTABLES, NO SE EVIDENCIO EL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACION FEDERICO MOLINA ORTIZ 6.2 LA INSTITUCION CUENTA CON INVENTARIOS POR DEPENDENCIAS, POR LO QUE SE REALIZO INVENTARIO FISICO DE LAS SIGUIENTES DEPENDENCIAS DE LAS DOS SEDES ASI: DEPENDENCIA SECRETARIA, SE DEBE HACER TRASLADO DE ESCRITORIO PLACA 210 A LA SEDE B 6. EVALUACION COLEGIO JOSE Y TRASLADAR DE RECTORIA ESCRITORIO SE PROCEDERA DE INMEDIATO HA MANEJO DE ASUNCION EJECUTIVO, DEPENDENCIA ORIENTACION RETIRAR TRASLADO Y UBICAR LOS ELEMENTOS NINGUNA ALMACEN E SILVA SILLA COMPUTADOR SIN PLACA Y MICROFONO SIN EN CADA UNA DE SUS DEPENDENCIAS INVENTARIOS PLACA Y SIN MARCA DADOS DE BAJA, DEPENDECIA SALA DE PROFESORES, RETIRAR 2 PARLANTES KIM UN ESTABILIZADOR VOLTECH PLACA 3009 DAÑADOS ASI MISMO INCLUIR 22 MESAS CATEDRA, UN PAPELOGRAFO, 23 MESAS DE COMPUTO, 2 LOCKERS DE 6 COMPARTIMIENTOS, UNA GRECA SE PROCEDERA DE INMEDIATO HA TRASLADO Y A PARTIR DE LA FECHA SE LLEVARA UN CONTROL UBICAR LOS ELEMENTOS EN CADA UNA DE SUS MAS ADECUADO PARA QUE NO TRASLADEN 1/07/2015 DEPENDENCIAS ELEMENTOS SIN AUTORIZACION 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 6.3 SE EVIDENCIO QUE NO SE LE HACE ENTRADA A ALMACEN A LOS MATERIALES QUE HACEN PARTE DE LOS CONTRATOS DE MANTENIMIENTO QUE SE 6. EVALUACION COLEGIO JOSE REALIZAN EN LA INSTITUCION POR LO QUE NO SE EN EL MOMENTO DE RESIBIR LOS MANEJO DE ASUNCION PUEDE DETERMINAR SI TODOS LOS ELEMENTOS ELEMENTOS SE ENTREGABAN PARA SU NINGUNA ALMACEN E SILVA COMPRADOS SE UTILIZARON O SI POR EL FUNCIONAMIENTO INVENTARIOS CONTRARIO QUEDARON SOBRANTES DE ELEMENTOS QUE LE TIENE QUE PERTENECER A LA INSTITUCION OLVIDO DE REALIZARA EL INGRESO A LAMCEN 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.1 PARA LA FECHA DE LA VISITA EL COLEGIO NO TIENE IMPLEMENTACION DE LA TABLE DE COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO RETENCION DOCUMENTAL, HERRAMIENTA QUE LE POR DESCONOCIMIENTO NO SE UTILIZAN ARCHIVO QUE NO CUMPLE LO QUE NO SE HA ASUNCION DIRECTIVA 003 DE PERMITE ORIENTAR LA ORGANIZACIÓN Y MANEJO LAS TABLAS DE RETENCION ESTABLECE LA NORMA. PROCESO SILVA 2013 DEL ARCHIVO DE LA GESTION INSTITUCIONAL, INCUMPLIENDO EN LO NORMADO EN LA LEY 594 DE 2000 2015 2015 2015 2015 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA EN LA INSTITUCION PRESENTA UN EXCEDENTE EN LAS DECLARACIONES CANCELADAS POR TAL LAS MOTIVO SE REALIZARA EL DEBIDO PROCESO SOLICITUD DEL ESTADO DE CUENTA ANTE LA DIAN 1/07/2015 ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES CON EL FIN DE SUBSANAR ESTA OBSERVACION EL PLANTEL DARA CONTINUIDAD AL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE CON EL FIN DE SOLICITAR AL A SED OFICINA DE DOTACIONES VRIFICAR Y SUBSANAR LA INFORMACION DE LOS REUNION PARA IR SOLUCIONANDO LAS 1/07/2015 ESTADOS FINANCIEROS VS EL INVENTARIO DEL DIFERENCIAS EXISTENTES COLEGIO PARA IR PERFECCIONADO ESTE PROCESO 30/11/2015 CONTADORA 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO SOLICITAR ESTADO DE NINGUNA CUENTA ANTE LA DIAN CERRADO SE PROCEDERA A SOLICITAR INMEDIATAMENTE REUNION CON DOTACIONES - NINGUNA REUNION COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE CERRADO 30/11/2015 ALMACENISTA CONTADORA 30/11/2015 AUXILIAR FINANCIERO SE REALIZARA UN MEJOR SEGUIMIENTO A NINGUNA LOS PAGOS DE TIENDA ESCOLAR CERRADO 1/07/2015 30/11/2015 CONSEJO DIRECTIVO ELABORARAR EVALAUCION PERIDODICA DE NINGUNA LA TIENDA ESCOLAR CERRADO RESPECTO A LA PUBLICACION DE INFORMES DE EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS, ESTA SE A PARTIR DE LA VISITA SE REALIZARA SEGUIRA PUBLICANDOSE EN LUGARES VISIBLES, PUBLICACION DE LA EJECUCION EN UN LUGAR 1/07/2015 COMO A LA ENTRADA DE LA INSTITUCION, ASI VISIBLE COMO TAMBIEN EN LA PAGINA WEB DEL COLEGIO 30/11/2015 AUXILIAR FINANCIERO A PARTIR DE LA FECHA DE LA VISITA SE ESTA NINGUNA PUBLICANDO EN UNLUGAR VISIBLE CERRADO 30/11/2015 ALMACENISTA A PARTIR DE LA FECHA SE LLEVARA UN CONTROL MAS ADECUADO PARA NINGUNA QUE NO TRASLADEN ELEMENTOS SIN AUTORIZACION ABIERTO SSE REALIZAR CADA VEZ QUE HAYA UNA COMPRA 1/07/2015 30/11/2015 ALMACEN OLVIDO REALIZARA INGRESO LAMCEN ABIERTO APOYE EL CONSEGUIR EL ACOMPAÑAMIENTO Y APOYO DE 1/07/2015 LA SED. 30/11/2015 COMENZAR CON DIRECTIVAS, LA DOCENTES, Y SENSIBILIZACION NINGUNA FUNCIONARIOS Y CAPACITACION EN EL TEMA DEMORA DEL ARRENDATARIO EN EL INCUMPLIMIENTO AL CONTRATO DEMORA DEL ARRENDATARIO EN EL PAGO DE LA SE SOLICITA AL ARRENDATARIO PAGO DE LA MENSUALIDAD DE LA TIENDA DE ARRENDAMINTO DE TIENDA MENSUALIDAD DE LA TIENDA ESCOLAR SEGÚN CUUMPLIMIENTO DEL PAGO DEL CANO ESCOLAR SEGÚN CLAUSULA CUARTA ESCOLAR CLAUSULA CUARTA "FORMA DE PAGO" ARRENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR "FORMA DE PAGO" LOS INFORMES DE GESTION, RESULTADO, FINANCIERO Y CONTABLES NINGUNO SE PUBLICAN EN UN LUGAR VISIBLE COMO LA ENTRADA DE LA INSTITUCION 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO CONSEGUIDO QUIEN EVALAUCION DE LA EL DE 1/07/2015 TIENDA DE EL NINGUNA A CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 13 14 16 15 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.2 EL COLEGIO NO TIENE UN APLICATIVO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA NI CUENTA CON NÚMERO DE RADICACIÓN DEL MISMO SIMPLEMENTE A LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA SE LE DA UN RECIBIDO CON FECHA Y HORA, SE DETERMINA UNA VEZ REVISADA LA DEPENDENCIA LA CUAL DARÁ TRAMITE A LA RESPUESTA SE DA EN LOS TIEMPOS COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO ESTABLECIDOS POR LA NORMA A LOS ASUNCION DIRECTIVA 003 DE REQUERIMIENTOS, QUEJAS, DERECHOS DE SILVA 2013 PETICIÓN Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS DE LA SED, SIN EMBARGO ES DE SUMA IMPORTANCIA QUE LA INSTITUCIÓN IMPLEMENTE UNA TABLA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL QUE DÉ CUENTA DE LOS RESPONSABLES A QUIENES SE LE ASIGNA LA CORRESPONDENCIA EL TERMINO EN QUE DAN RESPUESTA A LA MISMA Y EL TRAMITE ADELANTADO A LA GESTIÓN 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.3 EN CUANTO A LA PERDIDA DE ELEMENTOS LOS COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS Y EL PERSONAL POSIBLES PERDIDAD ASUNCION DIRECTIVA 003 DE DOCENTE DEBEN FORTALECER LA SALVAGUARDA DEVOLUTIVOS SILVA 2013 Y CUIDADO DE LOS BIENES A SU CARGO EN ARAS DE PREVENIR POSIBLES PERDIDAS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.4 SE EVIDENCIO MEDIANTE ENTREVISTAS REALIZADAS AL EQUIPO ADMINISTRATIVO DE COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO PLANTA DE LA INSTITUCION QUE LOS CARGOS DE ASUNCION DIRECTIVA 003 DE LAS FUNCIONES CUENTAN CON MANUAL DE SILVA 2013 FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, SIN EMBARGO NO SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS NI SE SOCIALIZAN PERIODICAMENTE 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO JOSE 9. MAPA ASUNCION RIESGOS SILVA 9.1 EL MAPA DE RIESGOS SE ENCUENTRA EN PROCESO DE CONSTRUCCION BAJO LA SUPERVISION DEL DOCENTES JEFE DE AREA DE CIENCIAS ARMANDO GARCIA, SEGÚN ACTA REALIZADA EL DIA 12 DE MAYO DE 2014, MENCIONA QUE NO HA RECIBIDO RESPUESTA POR PARTE DE LA ASESORA DE PLANEACION DE LA SED GIOVANNA BAZANI, LUEGO DE HABER SUBIDO EL MAPA DE RIESGOS AL APLICATIVO ISOLUCION A DE PRINCIPIOS DE AÑO Y ENVIAR LAS CORRECIONES SOLICITADAS. TENIENDO EN CUENTA QUE NO SE EVIDENCIARON ACTAS DE REUNION, NI CONFORMACION DE UN COMITE QUE TRABAJE EL TEMA, Y TODA VEZ QUE LAS POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO EN SU CONJUNTO LE PERMITE A LA INSTITUCION EDUCATIVA IDENTIFICAR, EVALUAR YGESTIONAR AQUELLOS EVENTOS NEGATIVOS, TANTO INTERNOS CMO EXTERNOS, Y EMPRENDER LAS ACCIONES DE CONTROL NECESARIAS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 1. EVALUACIÓN 2.3. No se evidenció Resolución Rectoral de No se adjuntó laa Resolución de Rectoría No. GOBIERNO convocatoria a Elecciones, así como convocatoria a las 004 del 23 de enero de 2014 al Acta de Hallazgo Administrativo ESCOLAR diversas elecciones por parte del Consejo Directivo. Consejo Directivo. Existe la resolución de Rectoría convocando al proceso 01 de 30 Adjuntar todos aquellos soportes fundamentales a las electoral, sin embargo no se adjunto ni mencionó en septiembre noviembre Actas de Consejo Directivo Consejo. de 2015 2015 de Rectoría de Secretaria Rectoría de CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 2.8. Se evidenció que las actas no cumplen con el 2. EVALUACIÓN formato establecido para su diligenciamiento SGC-IF No consulta permanente GOBIERNO 005 Acta de Reunión del Aplicativo ISOLUCION, así actualizaciones de ISOLUCION ESCOLAR mismo se evidenció que no se encuentran foliadas y no se adjuntan todos los soportes. Designar a un funcionario administrativo para la 01 de 30 Falta personal administrativo que este retroalimentando consulta y retroalimentación de los documentos en septiembre noviembre estos procedimientos y los cambios de ISOLUCIÓN ISOLUCION. de 2015 2015 de Rectoría de Secretaria Rectoría de CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 3. EVALUACIÓN Las actas de Comité de Mantenimiento 2.9. No se observó que en vigencia 2014 se constituyerá GOBIERNO reposan en carpeta diferente a Consejo Hallazgo Administrativo el comité de Mantenimiento. ESCOLAR Directivo Existe comité de Mantenimiento institucional y se reune Adjuntar todos aquellos soportes fundamentales a las 01 de 30 de acuerdo a la normativa, sin embargo estas Actas Actas de Consejo Directivo sobre Comité de septiembre septiembre que fueron solicitadas durante la auditoria, no se Mantenimiento de 2015 2015 consideraron de acuerdo al hallazgo. de Rectoría de Secretaria Rectoría de CERRADO de Rectoría de Secretaria Rectoría de CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO EL PLANTEL NO CUENTA CON LOS POSIBLE FALTA DE OPORTUNIDAD ESTABLECER LOS MECANISMOS RECURSOS SUFICIENTES DISPONIBLES TODA LA CORRESPONDENCIA ES RESPONDIDA Y SEGUIMIENTO A LA PARA EL SEGUIMIENTO PARA ADQUIRIR UN APLICATIVO PARA EL POR EL IMPLICADO Y DE MANERA INMEDIATA. CORRESPONDENCIA. CORRESPONDENCIA. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA ESTADO 30/11/2015 IMPLEMENTAR SECRETARIOS Y ESTRATEGIAS DE NINGUNA RECTORIA SEGUIMIENTO CERRADO LA INSTITUCION SIGUE LOS PROCESOS ESTABLECIDOS POR LA SED PARA EL MANEJO SE REALIZARA MAS CONTROL Y CUIDADO DE LAS SALVAGUARDA Y CUIDADO DE LOS ELEMENTOS, 1/07/2015 POSIBLES PERDIDAS DE ELEMENTOS ACLARANDO QUE EL NIVEL DE PERDIDA ES INFERIOR AL 1% 30/11/2015 ALMACENISTA SE REALIZARA MAS CONTROL Y CUIDADO DE LAS NINGUNA POSIBLES PERDIDAS DE ELEMENTOS CERRADO EL COLEGIO SE ACOGE AL MANUAL DE ISOLUCION SIN EMBARGO COMO PLAN DE SE REVISARA MEJORAMIENTO SE HARA REVISION Y AJUSTE DE FUNCIONES LOS MISMOS 1/07/2015 30/11/2015 ALMACENISTA SE REVISARA Y AJUSTARA EL NINGUNA MANUAL DE FUNCIONES CERRADO EL COLEGIO ELABORO EL MAPA DE EL COLEGIO ELABORO EL MAPA DE RIESGOS RIESGOS ESTO SE PUDO SUBIR A LA CAIDA DE LA PLATAFORMA DE ESTO SE PUDO SUBIR A LA PLATAFORMA PERO SE REALIZAR EL MEJORAMIENTO Y CARGUE EN LA 1/07/2015 PLATAFORMA PERO SE DESARROLLO Y ISOLUCION SE DESARROLLO Y PRESENTO EN CUADRO DE PLATAFORMA DE ISOLUCION PRESENTO EN CUADRO DE EXCEL EXCEL 30/11/2015 RECTORA SE REALIZAR EL MEJORAMIENTO Y CARGUE EN LA NINGUNA PLATAFORMA DE ISOLUCION CERRADO E ELEMENTOS DETRIMENTO PATRIMONIAL EL COLEGIO SE ACOGE AL MANUAL DE ISOLUCION SIN EMBARGO COMO PLAN NINGUNA DE MEJORAMIENTO SE HARA REVISION Y AJUSTE DE LOS MISMOS de las 2.10. Se observó que las actas del Consejo Directivo No. 4. EVALUACIÓN 012 de 13 de noviembre de 2014 y No. 013 de 28 de Inansistencia de algunos estamentos GOBIERNO noviembre de 2014 no se encuentran firmadas, lo cual integrantes del Consejo Directivo a las ESCOLAR podría afectar la validez de las decisiones tomadas en reuniones. las mismas. Durante el año 2014 se presentó periodo de 3.4. Se observó respecto a la gestión presupuestal de 5. EVALUACIÓN Ley de Garantias hasta el 25 de junio de egresos que esta tuvo una ejecución correspondiente al PRESUPUESTO 2014. Los giros tanto del MEN como de la 80%. SED llegaron con 3 o 4 meses de retraso. 3.5.1. En los comprobantes de pago de impuestos de 6. EVALUACIÓN RETEFUENTE, RETEICA Y CONTRIBUCIONES Son procedimientos que se realizan pero no PRESUPUESTO ESPECIALES, no se adjunta la relación de retenciones se deja evidencia física efectuadas de acuerdo a cuadro anexo. 3.5.2. Dentro de la revisión efectuada al 100% de los comprobantes de egreso se observa en el 13.38% que Dificultad con algunos proveedores que no 7. EVALUACIÓN equivalen al 19 de 142 comprobantes, falta de soportes entienden la importancia de tener PRESUPUESTO de RUT, RIT, CAMARA DE COMERCIO y actualizados sus documentos. ANTECEDENTES. 3.5.4. En los comprobantes relacionados en cuadro adjunto no se solicitó el número de cotizaciones A pesar de la divulgación, a algunas 8. EVALUACIÓN indicadas en el acuerdo No. 07 de 2014 aprobado por el convocatorias solamente se presenta un PRESUPUESTO Consejo Directivo, el cual reglamento los trámites, proponente por las dificultades de la garantías y constancias exigidas para la contratación en localidad. cuantía inferior a los 20 SMMLV. Desactualización en lo formatos. Y AJUSTARA EL NECESARIOS DE LA 1/07/2015 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES MANUAL Afectación sobrela validez las Inansistencia de algunos estamentos integrantes del decisiones tomadas en el Consejo Hacer firmar las actas mencionadas en la Auditoria Consejo Directivo a las reuniones. Directivo. DE 01 de 30 septiembre septiembre de 2015 2015 Durante el año 2014 se presentó periodo de Ley de 01 de 30 Incumplimiento con las metas de Garantias hasta el 25 de junio de 2014. Los giros tanto Organizar el Plan de Compras de tal manera que se septiembre noviembre gestión institucional del MEN como de la SED llegaron con 3 o 4 meses de prevea situaciones como las mencionadas de 2015 2015 retraso. de Rectoría - Consejo de Directivo CERRADO 01 de 30 Son procedimientos que se realizan pero no se deja Dejar evidencia física de la relación de retenciones septiembre noviembre evidencia física efectuadas junto con los comprobante de pago. de 2015 2015 de Rectoría - Auxiliar de Financiero CERRADO A pesar de la insistencia y la cuidadosa revisión se 01 de 30 sin pasan algunos detalles en los procesos documentales Verificar la totalidad de documentos exigidos a cada septiembre noviembre por la cantidad de convocatorias que desarrolla la proveedor antes de la firma de un contrato. de 2015 2015 institución. de Rectoría - Auxiliar de Financiero CERRADO No tener opciones para seleccionar el A pesar de la divulgación, a algunas convocatorias Ampliar los medios de socilización de las convocatorias 01 de 30 mejor proponente entre varias solamente se presenta un proponente por las instituccionales. Exigir Certificado de consulta CUBS en septiembre noviembre propuestas. dificultades de la localidad. los casos en que sea necesario. de 2015 2015 de Rectoría - Auxiliar de Financiero CERRADO Hallazgo Administrativo Se realizan contrataciones soportes apropiados. 11 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 4.7. La depreciación de planta y equipo se realiza elemento por elemento, pero existe una diferencia sin conciliar por $57'571.114, la cual es urgente que la 9. EVALUACION institución analice y depure a fin de asegurar que la CONTABILIDAD Y información revelada en la contabilidad corresponda a la TESORERIA registrada en la Base de Datos de Control de inventarios de FSE que maneja la Dirección de Dotaciones Escolares. Dificultades con el levantamiento físico de Dificultades con el levantamiento físico de inventarios 01 de inventarios. Desactualización al momento de Desactualización en el manejo de por las dimensiones de la institución que cuenta con 4 Mantener actualizado el programa de inventarios 30 de diciembre Contador septiembre realizar el empalme entre Almacen y inventarios. sedes. Desactualización al momento de realizar el manejado por Almacen de 2015 Almacenista de 2015 Contabilidad empalme entre Almacen y Contabilidad 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA No se han sistematizado los procesos de 10. EVALUACIÓN 5.1.2. No se evidenció el seguimiento por parte de la No se evidencia supervisión evaluación realizados alrededor de este CONTRACTUAL supervisión del contrato de Tienda Escolar. contrato de Tienda Escolar contrato 01 de 30 del No se han sistematizado los procesos de evaluación Sistematizar encuestas de Servicio implementadas por septiembre noviembre realizados alrededor de este contrato los diferentes estamentos del colegio. de 2015 2015 de Rectoría - Consejo de Directivo CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 5.4. No se evidenció la publicación en lugar visible y No se publican este tipo de informes en las Desconocimiento de los procesos Ampliar los espacios de publicación de estos informes 01 de 30 11. EVALUACIÓN No se publican este tipo de informes en las sedes público de los informes de gestión, resultados sedes pequeñas, lo que se entendería como financieros por parte de la comunidad en las tres sedes pequeñas, ya que en la sede principal septiembre noviembre CONTRACTUAL pequeñas, lo que se entendería como no socialización. financieros y contables. no socialización. educativa. si existe una gran cartelera utilizada con este propósito de 2015 2015 de Rectoría - Consejo de Directivo CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA Sólo se cuenta con dos funcionarios Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos administrativos que asumen los procesos de Buscar la ampliación del número de funcionarios 01 de 30 Desactualización en los manejos del que asumen los procesos de Almacen de la institución Almacen de la institución que es considerada administrativos que acompañan este estamento, a septiembre noviembre kárdex que es considerada una de las más grandes de la una de las más grandes de la localidad por través de nivel central. Optimizar el manejo del kárdex. de 2015 2015 localidad por contar con 4 sedes. contar con 4 sedes. de Rectoría de Almacenista - CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA Sólo se cuenta con dos funcionarios Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos administrativos que asumen los procesos de Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de Almacen e inventario de la institución, que es institucionales la institución, que es considerada una de las más considerada una de las más grandes de la grandes de la localidad por contar con 4 sedes. localidad por contar con 4 sedes. Buscar la ampliación del número de funcionarios 01 de 30 administrativos que acompañan este estamento, a septiembre noviembre través de Nivel Central. Optimizar el manejo del de 2015 2015 programa de inventarios. de Rectoría de Almacenista - 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA Sólo se cuenta con dos funcionarios Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos 14. EVALUACIÓN 6.3. Se evidenció que la institución cuenta con el administrativos que asumen los procesos de Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de INVENTARIO Y programa AS FINANCIERO para el manejo de Almacen e inventario de la institución, que es institucionales la institución, que es considerada una de las más ALMACEN inventarios, pero se encuentra subutilizado. considerada una de las más grandes de la grandes de la localidad por contar con 4 sedes. localidad por contar con 4 sedes. Buscar la ampliación del número de funcionarios 01 de 30 administrativos que acompañan este estamento, a septiembre noviembre través de Nivel Central. Optimizar el manejo del de 2015 2015 programa de inventarios. de Rectoría de Almacenista - 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 6.4. Se encontraron elementos en espera de darlos de baja sin relacionar o ser recogidos por la SED, los cuales 15. EVALUACIÓN ocupan espacios que necesita la institución, por lo tanto INVENTARIO Y es importante que el Comité de Sostenibilidad Contable ALMACEN se reuna para relacionar todos los elementos que se van a dar de baja a fin de que sean aprobados por el Consejo Directivo. Terminado el proceso de actualización de Inventarios, 01 de 30 convocar el Comité de Sostenibiidad contable para septiembre noviembre proceder a dar de baja aquellos elementos que cumplan de 2015 2015 con las condiciones para el proceso. de Rectoría de Almacenista - 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA Sólo se cuenta con dos funcionarios 6.5. Las situaciones encontradas en los inventarios Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos 16. EVALUACIÓN administrativos que asumen los procesos de Buscar la ampliación del número de funcionarios 01 de 30 físicos de consumibles y elementos de planta física Desactualización en los manejos del que asumen los procesos de Almacen e inventarios de INVENTARIO Y Almacen e inventario de la institución, que es administrativos que acompañan este estamento, a septiembre noviembre denota debilidades y fallas en el registo y kárdex la institución, que es considerada una de las más ALMACEN considerada una de las más grandes de la través de Nivel Central. Optimizar el manejo del kárdex. de 2015 2015 almacenamiento de cada uno de los artículos. grandes de la localidad por contar con 4 sedes. localidad por contar con 4 sedes. de Rectoría de Almacenista - 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 6.6. Se recomienda adelantar lo más rápido posible las asignaciones correspondientes a las áreas 17. EVALUACIÓN correspondientes, para solucionar el problema de INVENTARIO Y hacinamiento en que se encuentran estos elementos, ALMACEN igualmente es de suma importancia actualizar los inventarios individuales. de Rectoría de Almacenista - 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 18. Desconocimiento de la normativa orientada CUMPLIMIENTO 7.1. Para la fecha de la visita el colegio no tiene Desorganización del desde Nivel Central alrededor de las Tablas DIRECTIVA 003 DE implementada la tabla de retención documental. Gestión Institucional de Retención. 2013 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 19. CUMPLIMIENTO DIRECTIVA 003 DE 2013 7.2. Las carpetas que reposan en Secretaría de Rectoría y Pagaduría no se encuentran foliadas. Es de suma importancia que la institución implemente una tabla de Desconocimiento de la normativa orientada seguimiento y control para las Peticiones, Quejas, Incumplimiento en los procedimientos desde Nivel Central alrededor de la Tabla de Reclamos y Sugerencias, que den cuenta de los de respuesta a las PQRS. seguimiento y control para las PQRS. responsables a quienes se les asignan estas PQRS, el término en que dan respuesta a la misma y el trámite adelantado a la gestión. Desconocimiento de la normativa orientada desde Nivel Central alrededor deTabla de seguimiento y control para las PQRS. No destinación de recursos del presupuesto para la adquisición de los materiales necesarios para la organización del Archivo institucional. Implementar una Tabla de Seguimiento y Control de las Rectoría - Consejo 01 de PQRS. Validar en el Proyecto Presupuestal 2016 30 de marzo de Directivo septiembre recursos orientados a la organización de la Gestión 2016 Funcionarios de 2015 Documental. Administrativos CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 20. CUMPLIMIENTO DIRECTIVA 003 DE 2013 7.3. En cuanto a la perdida de elementos y documentos los funcionarios administrativos y el personal docente deben fortalecer la salvaguarda y cuidado de los bienes a su cargo en aras de prevenir posibles pérdidas. Solicitar capacitación y acompañamiento por parte de las Oficinas de Dotaciones e Inventarios SED para los Desconocimiento y omisión en el cumplimiento de la 01 de diferentes estamentos institucionales sobre el tema. 30 de marzo de Rectoría - Consejo normativa relacionada con la salvaguarda y cuidado de septiembre Validar en el Proyecto presupuestal 2016 recursos 2016 Directivo los bienes institucionales. de 2015 orientados a mejorar el manejo y cuidado tanto de los documentos como de los bienes institucionales. CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 7.4. Se evidenció mediante las entrevistas realizadas al 21. equipo administrativo de planta de la institución, que los CUMPLIMIENTO cargos de las funciones cuentan con manual de DIRECTIVA 003 DE funciones pero no son los que se encuentran en el 2013 aplicativo de Isolucion. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIERRA MORENA 22. EVALUACION 9.1. Dentro del mapa de riesgos no se evidencian las Dificultades con la asesoría brindada desde Desconocimiento de los Dificultades con la asesoría brindada desde Nivel Solicitar acompañamiento por parte de la Oficina de 01 de 30 MAPA DE acciones de mitigación , ni se describen cuales son las Nivel Central sobre Mapa de Riesgos. procedimientos implementados a Central sobre Mapa de Riesgos. Problemas con la Planeación sobre el tema. Seguimiento permanente al septiembre noviembre RIESGOS herramientas para ejercer el control. Problemas con la Plataforma de acceso 2014. través del Mapa de Riesgos. Plataforma de acceso 2014. Mapa de Riesgos de 2015 2015 6.1. Se observó que el inventario se encontraba 12. EVALUACIÓN actualizado a junio 20 de 2015 por lo tanto se INVENTARIO Y presentaron diferencias, las cuales corresponden a ALMACEN elementos entregados, los cuales no han sido descargados del kárdex. 6.2. La institucción no cuenta con inventario por dependencias, sólo existen listados generales por sedes, 13. EVALUACIÓN los cuales no se encuentran actualizados, por lo tanto es INVENTARIO Y urgente que la entidad empiece a clasificar todos los ALMACEN elementos de acuerdo a la dependencia en la cual se ubican y asi mismo determinar un responsable de su custodia. EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Sólo se cuenta con dos funcionarios Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos administrativos que asumen los procesos de Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de Almacen e inventario de la institución, que es institucionales la institución, que es considerada una de las más considerada una de las más grandes de la grandes de la localidad por contar con 4 sedes. localidad por contar con 4 sedes. COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO Sólo se cuenta con dos funcionarios Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos administrativos que asumen los procesos de Realizar entrega de inventario por dependencias para 01 de 30 Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de Almacen e inventario de la institución, que es validar con ello las responsabilidades alrededor de los septiembre noviembre institucionales la institución, que es considerada una de las más considerada una de las más grandes de la materiales y elementos en beneficio de la institución. de 2015 2015 grandes de la localidad por contar con 4 sedes. localidad por contar con 4 sedes. Desconocimiento y omisión en el cumplimiento de la normativa relacionada con Detrimento patrimonial. la salvaguarda y cuidado de los bienes institucionales. Desconocimiento y omisión en el cumplimiento de la normativa relacionada con las funciones de los funcionarios Administrativos. Archivo de Desconocimiento de la normativa orientada desde Nivel Central alrededor de las Tablas de Retención. Falta de un funcionario Administrativo que se encargue de 01 de Rectoría Solicitar capacitación y acompañamiento por parte de la 30 de marzo de implementar los procedimientos correspondientes. No septiembre Funcionarios Oficina de Archivo SED. 2016 destinación de recursos del presupuesto para la de 2015 Administrativos adquisición de los materiales necesarios para la organización del Archivo institucional. Sobrecarga laboral en los funcionarios Desconocimiento y omisión en el cumplimiento de la Actualización a los funcionarios Administrativos de las 01 de 30 Administrativos. Entorpecimiento en normativa relacionada con las funciones de los funciones correspondientes a su área de trabajo con septiembre noviembre los procedimientos desarrollados a funcionarios Administrativos. base en la información presente en ISOLUCION. de 2015 2015 nivel administrativo. de Rectoría de Funcionarios Administrativos. - ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO - de RectoríaEquipo de de Gestión. CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 1.5. Revisadas las actas de reunion del consejo directivo, no se encontro soporte documental que permita evidenciar que l Institucion educativa conformo el comité de mantenimiento escolar, incumpliendo las directrices fijas en el articulo 8 de la resaolucion 3612 de 2010 para la conformacion de las instancias de participacion y representacion del sector educativo en el nivel institucional, local y distrital de bogota. Igualmente no se conformo de acuerdo a las indicaciones establecidas en el manual de uso, conservacion y mantenimiento de los coelgios de la SED, que indica en su artivulo 12 que el comite de mantenimiento escolar lo componen 5 miembros: el rector que lo precidira, un ADMINISTRATIVA docente, un representamte estudiantil un padre de familia y el gestor territorial edl area de plantas fisicas de la SED; ademas no se encontro soporte documental que permita establecer que se realizaron reuniones ordinarias o extraordinarias de dicho comite, en cumplimeineto del ya mencionado articulo 12 del Manual de uso, Conservacion y mantenimeitno de los colegios de la SED. La organizacion del comite de mantenimeinto es importante pues este tiene como funcion efectuar la evaluacion diagnostica del estado en que se encuentran las instalaciones y dotaciones de l lantel, para defirnir prioridades en las labores de mantenimiento del palntel educativo. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO COLEGIO 1.GOBIERNO FLORIDABLANCA ESCOLAR IED 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 2,6 Revisado el rubro de gastos de inversion se verifico que la ejecucion presupuestal fue de 80,60% relativamente aceptable, susceptible de ser mejorada, maxime cuando corresponde a los proyectos que se COLEGIO 2, PROCESO desarrollan en el co legio encaminados al PEI, al Plan FLORIDABLANCA PRESUPUESTAL Y ADMINISTRATIVA Operativo y en beneficio de los estudiantes. En los IED TESORERIA proyectos que se establecen a continuacion la ejecucion fue baja. Proyecto No 5 Educacion Sexual la ejecucion fue 0%, es decir no se ejecutaron recursos por valor de 2,000,000, ejecucion muy baja que debe ser mejorada. CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO COLEGIO 6. ALMACEN FLORIDABLANCA INVENTARIOS IED 6,1 En entrevista realizada al señor rector encagado, se evidencio que la auxiliar administartiva con funciones financieras, Genny Cardenas Rodriguez, desempeña la labor de almacenista del colegio, aunque en varias opotunidades se ha solicitado a la SED la asigancion de un servidor publico con funciones de almacenista; la E pagadora dada las funciones propia de su cargo ADMINISTRATIVA colabora con el almacen tratando de cumplir a cabalidad los requerimientos de este proceso. No obstante se reviso esta base de datos y se encontro que el kardex esta desactualizado, incumpliendo las directrices establecidas por la resolucuion 001 de 2001, manual de procerdimientos administativos y contables para el manejo y control de los bienes del Distrito Capital. COLEGIO 6. ALMACEN FLORIDABLANCA INVENTARIOS IED 6,5 Se realizo revision del inventario individual por dependencias, en presencia de la pagadora y contadora del colegio encontrando las siguientes situaciones: Laboractorio de quimica se encontro en un cuarto cerrado contiguo al laboratorio, reacctivos vencidos guardados de una manera que no corresponde alas caracatersiticas especificas de cuidado de estos materiales. En conversacion conla profesora de Quimica Margarita Castilla estos reactivos ofrecen peligro cuando se encuantran apilados; aunque el coelgio en reiteradas oportunidades ha solicitado a la SED el retiro de estos materiales, esta gestion no ha sido posible. Se E incumplen los lineamientos establecidos en la Ley 1258 ADMINISTRATIVA de 2008 por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental relacionadas con el manejo de residuos peligrosos entendidos estos como residuo peligroso: es aquel residuo o desecho que por sus caracteristicas corrosiva, reactivas, explosivas, toxicas, inflamables, infeccioas o radioactivas, puede causar riesgos, daños o efectos no deseados, directos e indirectos, al a salud humana y al ambiente. Asi mismo, se considerara residuo peligroso los empaques, envases y embalajes que estuvieron en contacto con ellos. Residuo nuclear: Residuo peligrosos que contiene elementos quimicos radioactivos. Se recoemendo seguir insistiendo ene l retiro de estos elementos a la SED. 2015 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 13 14 15 16 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN 1,5 El acta sera presentada en el proximo comite de Conformar el comite de mantenimiento escolar y asi dar Agosto mantenimeinto para su aprobacion y firma. cumplimiento a la norma. 2015 AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Se hara un seguiento desde la pagaduria, rectoria y la desde el consejo Directivo para que los encargados de JULIO los proyectos fortalezcan la inversion de los recursos 2015 que tienen de cada rubro. Los encargados del proyecto nbo ejecucion de los recursos a tiempo. COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO relaizaron de DICIEMBRE DE RECTOR 2015 DE DICIEMBRE DE RECTOR 2015 PAGADURIA El colegio ha hecho la gestión solitando en varias oportunidades a la SED que le asignen este funcionario y no ha sido posible que lo envíen. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN En el colegio NO HAY funcionario Almacenista. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Se elaborara oficio a la Dra Yolanda Cuellas de la direccion de servicios administrativos con el fin de que El colegio nuevamente radicara la solicitud para el retiro AGOSTO se gestione la visita por parte de la Secretaria Distrital urgente de estos elementos, y así cumplir con lo DE 2015 de Ambiente como se ha venido realizando en otros normado. colegios, para poder avanzar con este proceso. 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO EFECTO AGOSTO 2015 DE / ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO PRIORIOZAR ACCIONES DE MANTENIMIENTO DE LA INSTITUCION. Se evidencio la conformación del comité de mantenimiento y acta de CERRADO reunión de fecha 1 de abril de 2016. Según acta de visita del 11/07/2016 NINGUNA Se evidencio que la ejecución presupuestal al cierre de la vige3ncia 2015 en el rubro de gastos de inversión tuvo una ejecución del 96% y el proyecto de CERRADO educación sexual se ejecuto el 100% de los recursos asignados durante la vigencia. Según acta de visita del 11/07/2016 NINGUNA ACTA DEL 00/06/16 La Institución cuenta en la actualidad con el Auxiliar administrtivo con funciones de almacenista, se evidencia el respectivo kardex actualizado, cuenta con los soportes de ingresos y salidas de almacén, manejo de CERRADO kardex de consumo controlado, la información nque reposa en la contabilidad de la Institución por valor de $418,928,209 concuerda con el valor registrado por la Dirección de Dotaciones Escolares. Segun acta de visita del 11/07/2016 NINGUNA . Se evidencio con fecha 18 de abril de 2016, oficio del procedimeitno para retiro de las sustancias CERRADO quimicas que se encontraban en la Institución Educativa. Según acta de visita del 11/07/2016 11 AÑO AUDITO RIA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 8,1 En el desarrollo de la auditoria se observo que la institucion educativa viene socializando las normas archivisticas, pero para la fecha de la visita, el colegio no cuenta con las tablas de retencion documental; los archivos de la pagaduria se encuentran debidamente COLEGIO 8. DIRECTIVA 003 organizados en carpetas foliadas y organizadas FLORIDABLANCA ADMINISTRATIVA DE 2003 cronologicamente pero no se han impkememtador las IED TRD. Igualmente en el almacen lso archivos se encuentran organizados en carpetas pero no estan foliados. se recomeinda que el colegio refuerce las capacitaciones en el sistema de gestion documental cone l apoyo de la SED. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO MARSELLA IED CAUSA 13 EFECTO AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA La SED ha realizado varias capacitaciones a los administrativos, donde les ha dicho que están elaborando un modelo estandar de tablas de retención documental para los colegios, y que cuando la terminen la socializaran y se pondra en marcha unificados. 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO El colegio continúa con la labor de tener los archivos organizados en carpetas cronológicamente, y cuando lleguen las directrices de la SED se procederá a elaborar las TRD. No se realizo seguimiento al Contrato de tienda Escolar, No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento bajo la Julio 22 del Noviembre TIENDA ESCOLAR incumpliendo lo estipulado en el art. 4 numeral 3 de la con el seguimiento de 1999 y 234 del 2010 que ordena la norma responsabilidad del Consejo Directivo 2015 2015 Res.219/99. COLEGIO MARSELLA IED No se especifica bien en el reglamento interno REGLAMENTO En el articulo 11 no es claro que el Consejo Directivo del Consejo Directivo que esta integrado por 8 INTERNO DEL podra deliberar, tomar decisiones validas y expedir miembros y las decisiones se tomaran con la CONSEJO acuerdos con la mayoria de los miembros presentes. aprobacion como minimo de 5 de sus DIRCTIVO miembros. COLEGIO MARSELLA IED ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO EN EL Las actas del CD no tenian el formato establecido por la FORMATO SED y faltaban algunas firmas en las mismas por parte ESTABLECIDFO del CD. POR LA SED. SGCIF.005 Y FALTA DE FIRMAS Incumplimiento en las directrices establecidas por el Sistema de Gestion Documental establecidas en la Ley 294 de 2000 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO MARSELLA IED Los archivos en la institucion se llevaban de DIRECTIVA 003 DE El colegio no cuenta con tablas de retencion documental acuerdo a las normas tradicionales, pero no Documentos archivados de acuerdo a Falta implementar la tabla de retencion documental 2013 para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013. actualizadas de acuerdo a la Directiva 003 de otras normas. 2013. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO MARSELLA IED No se realizo seguimiento al Contrato de tienda Escolar, No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento bajo la Julio 22 del Noviembre TIENDA ESCOLAR incumpliendo lo estipulado en el art. 4 numeral 3 de la con el seguimiento de 1999 y 234 del 2010 que ordena la norma responsabilidad del Consejo Directivo 2015 2015 Res.219/99. CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA Se evidencia que el colegio manejaba un formato diferente al establecido por la SED y las firmas se tomaban una vez ledia el acta, pero no siempre estaban todos los miembros del CD presentes. Manejo de las actas en formato diferente aunque con Implementar el formato establecido por la SED según el los mismos elementos establecidos por las normas. No Junio 17 de Noviembre aplicativo de ISOLUCION y lo establecido por el se exigia la puntualidad y asitencia obligatoria de los 2015 de 2015 Sistema de Gestion Documental. miembros del Consejo Directivo. Solicitar capacitacion a la SED sobre la Dirctiva 003 de Agosto 2013 e implementar el TRD en tdodas las dependencias 2015 del colegio. de Diciembre 2015 COLEGIO MARSELLA IED No se especifica bien en el reglamento interno REGLAMENTO En el articulo 11 no es claro que el Consejo Directivo del Consejo Directivo que esta integrado por 8 INTERNO DEL podra deliberar, tomar decisiones validas y expedir miembros y las decisiones se tomaran con la CONSEJO acuerdos con la mayoria de los miembros presentes. aprobacion como minimo de 5 de sus DIRCTIVO miembros. El reglamento del Consejo Directivo para la vigencia 2015 ya fue aprobado por el Consejo Dirctivo y de No corresponde a lo establecido en el En el reglamento interno del Consejo Directivo de 2014, acuerdo a la Guia Financiera de Apoyo a la Gestion de articulo 11 de la Guia Financiera de no era claro el numero de integrantes pero si se Abril de 2015 Abril de 2015 los FSE, explicando el numero de miembros para que Apoyo de Gestion. hablaba de la mitad mas uno. haya quorum, se tomen decisiones y se aprueban los acuerdos del CD del colegio. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO MARSELLA IED ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO EN EL Las actas del CD no tenian el formato establecido por la FORMATO SED y faltaban algunas firmas en las mismas por parte ESTABLECIDFO del CD. POR LA SED. SGCIF.005 Y FALTA DE FIRMAS Incumplimiento en las directrices establecidas por el Sistema de Gestion Documental establecidas en la Ley 294 de 2000 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO MARSELLA IED Los archivos en la institucion se llevaban de DIRECTIVA 003 DE El colegio no cuenta con tablas de retencion documental acuerdo a las normas tradicionales, pero no Documentos archivados de acuerdo a Falta implementar la tabla de retencion documental 2013 para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013. actualizadas de acuerdo a la Directiva 003 de otras normas. 2013. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MARCO GOBIERNO ANTONIO ESCOLAR CARREÑO SILVA Se evidencia que el colegio manejaba un formato diferente al establecido por la SED y las firmas se tomaban una vez ledia el acta, pero no siempre estaban todos los miembros del CD presentes. 2.3. En las de Consejo Directivo vigencia 2014, no se pudo evidenciar el registro de empalme e instalación de C.D. entrante; situación que es vital en la gestión que debe desarrollar el C.D., toda vez que a patir de dicha No se evidenció el acta de empalme del información puede definir planes y estrategias Consejo Directivo saliente y entrante para la encaminadas a desarrollar una gestión adtiva eficiente. vigencia fiscal 2014 De igual es guía fundamental para viabilizar la continuación de proyectos exitosos de los cuales se requerirá su continuidad. Manejo de las actas en formato diferente aunque con Implementar el formato establecido por la SED según el los mismos elementos establecidos por las normas. No Junio 17 de Noviembre aplicativo de ISOLUCION y lo establecido por el se exigia la puntualidad y asitencia obligatoria de los 2015 de 2015 Sistema de Gestion Documental. miembros del Consejo Directivo. Carencia o deficiencia de información A la luz del Decreto 4791 de 2008 y Guía de Apoyo de del nuevo Consejo Directivo sobre la la SED, no se menciona o nó esta normado que deba situación en que recibe el estado del existir empalme de los C.D. entrante y saliente. F.S.E. Solicitar capacitacion a la SED sobre la Dirctiva 003 de Agosto 2013 e implementar el TRD en tdodas las dependencias 2015 del colegio. de Diciembre 2015 Para el año fiscal 2016, se realizará el acto formal de empalme de los C.D. entrante y saliente, el cual se 02/02/2016 respaldará mediante acta que elabora dicho cuerpo colegial del colegio. 31/03/2016 Se eligieron los del Rectora y Consejo integrantes del Directivo comité y se convoco a primera reunion ESTADO Se evidencio que el archivo que reposa en la pagaduria se encuentra debidamente empastado organizado y foliado hasta la vigencia 2015,la documetnación referente a la vigencia 2016 se encuentra organizada debidamente en CERRADO carpetas, la información que reposa en secretaria de rectoria y secretaria academica se encuentra debidamente organizada en el archivador biblioteca rodante.Segun acta de visita del 11/07/2016 NINGUNA El reglamento del Consejo Directivo para la vigencia 2015 ya fue aprobado por el Consejo Dirctivo y de No corresponde a lo establecido en el En el reglamento interno del Consejo Directivo de 2014, acuerdo a la Guia Financiera de Apoyo a la Gestion de articulo 11 de la Guia Financiera de no era claro el numero de integrantes pero si se Abril de 2015 Abril de 2015 los FSE, explicando el numero de miembros para que Apoyo de Gestion. hablaba de la mitad mas uno. haya quorum, se tomen decisiones y se aprueban los acuerdos del CD del colegio. 2015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Programar reuniones bimestrales y se hara el respectivo seguimiento. El Acuerdo de Reglamento Interno del Consejo Directivo del colegio para el año 2015, ya Rectora y Consejo fue aprobado y Directivo firmado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo No. 03 del 20 de abril de 2015. ABIERTO ABIERTO Rectora Implementacion del formato en diferentes reuniones Reunion mensuales del Gobierno Escolar Rectora Socializacion de la Directiva 003 de 2013 a los funcionarios administrativos de la institucion. Compra de carpetas para facilitar el trabajo de archivo. Implementacion de las TRD con los archivos a partir de juklio de 2015. ABIERTO Se eligieron los del Rectora y Consejo integrantes del Directivo comité y se convoco a primera reunion Programar reuniones bimestrales y se hara el respectivo seguimiento. ABIERTO 30 de El Acuerdo de Reglamento Interno del Consejo Directivo del colegio para el año 2015, ya Rectora y Consejo fue aprobado y Directivo firmado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo No. 03 del 20 de abril de 2015. 30 de ABIERTO Rectora Implementacion del formato en diferentes reuniones Reunion mensuales del Gobierno Escolar Rectora Socializacion de la Directiva 003 de 2013 a los funcionarios administrativos de la institucion. Instalación del Rector Ordenador Consejo Directivo del Gasto Año fiscal y académico 2015 ABIERTO Compra de carpetas para facilitar el trabajo de archivo. Implementacion de las TRD con los archivos a partir de juklio de 2015. ABIERTO ABIERTO Revisadas las actas del Consejo Directivo se observó empalme del Consejo Directivo saliente y CERRADO entrante. CERRADO EN ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 13 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO INSTITUCION EDUCATIVA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MARCO PRESUPUESTAL ANTONIO CARREÑO SILVA Los soportes o informes auxiliares de impuestos que generan los libros de pagaduría, a través del aplicativo "ESPARTA PRESUPUESTAL" se encuentran anexos a 3.9.1. Se observó que existe en la institución carpeta con No se observó que el pago de los impuestos Falta de respaldo o anexos de Continuar con los procesos de generar los libros los comprobantes de egreso y no en la carpeta base de las declaraciones y los recibos de pago, sin el libro de tuviesen los auxiliares de los proveedores a información tributaria o auxiliares para auxiliares que respalden las obligaciones tributarias del 01/01/2014 impuestos que se lleva separada en la pagaduría del las retenciones efectuadas en el periodo. quienes se les efectuó descuentos tributarios. el respaldo en el pago de impuestos. colegio. colegio. Se aclara que si se están imprimiendo y anexando los libros auxiliares que respaldan el pago de las declaraciones tributarias a cargo del colegio. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MARCO CONTRATACION ANTONIO CARREÑO SILVA El manual de contratación para el año fiscal 2014, fue estudiado, actualizado y aprobado por el Consejo Directivo. Se encuentra en 5.1. Se observó que el Manual de Contratación inferior a proceso la adopción para el año fiscal 2015, los 20 SMMLV no se encuentra actualizado. el cual ya fue leído y estudiado por el actual Consejo Directivo, quedando pendiente su adopción a través de acuerdo. Poseer un mecanismo legal para realizar los procesos contractuales de conformidad con las normas legales vigentes. El Consejo Directivo y cuerpo adtivo siempre ha estado muy atento a poseer sus Manuales y Reglamentos actualizados y en concordancia con la ley, dada la Adoptar a través de acuerdo el Manual de Contratación 03/08/2015 importancia de ellos para el buen funcionamiento de los aprobado en el año fiscal 2014. procesos contractuales que se lleven a cabo a través del F.S.E. 31/10/2015 COLEGIO MARCO CONTRATACION ANTONIO CARREÑO SILVA 5.3. No se evidenció soportes que den cuenta de la evaluación anual del servicio de tienda escolar, según lo normado en el numeral 6 del art. 6 de la Resolución 219 de 1999, situación que no permite evaluar las falencias o fortalezas, igualmente no se conformó el grupo de supervisión de dicho contrato, incumpliendo con lo normado en el art. 10 de la Resolución 234 de 2010, ni el pago semanal como reza el contrato en la cláusula tercera, dando incumplimiento a lo pactado. Múltiples actividades de carácter académico y adtivo no permitieron realizar el proceso de evaluación del servicio de tienda escolar. Dificulta para conformar el Comité de Supervisión del contrato, por múltiples actividades de los posibles miembros que lo integrarían. Hechos personales que no permitieron al contratista dar cumplimiento estricto del pago semanal de canon de arrendamiento. No poseer un mejor conocimiento de la calidad del servicio de la Tienda Escolar a través de la opinión de la Comunidad Educativa y mejor control sobre Pros y Contras en la ejecución del contrato con base en actas del Comité de Supervisión. Afectación del Flujo de Caja al no poseer los recursos actualizados, por concepto del pago del canon semana. Múltiples actividades de carácter académico y adtivo no permitieron realizar el proceso de evaluación del servicio de tienda escolar. Dificulta para conformar el Comité de Supervisión del contrato, por múltiples actividades de los posibles miembros que lo integrarían. Hechos personales que no permitieron al contratista dar cumplimiento estricto del pago semanal de canon de arrendamiento. 04/12/2015 6.6. Con base en la revisión aleatoria realizada a dependencias de las diferentes sedes, se observó que algunas de ellas presentan desactualización en el inventario individual, ya sea por bienes en mal estado u E obsoletos, bienes por incluir o mobiliario represado en el auditorio de la Sede C de áreas como orientación, coordinación y biblioteca de la sede, porque estas ultimas dependencias fueron suprimidas para ampliar los salones y la construcción de dos nuevas aulas. Falta de espacios para reubicar mobiliario existente en la Sede C, dada la necesidad de adecuar nuevas aulas para la prestación y cobertura del servicio educativo. Multiplicidad de labores que han dificultado reiniciar el proceso de actualización de algunos inventarios individuales. Poseer algunos inventarios individuales pendientes de actualizar y entregar nuevamente a los diferentes responsables de ellos. Poseer áreas con represamiento de mobiliario que debe estar en servicio. Falta de espacios para reubicar mobiliario existente en la Sede C, dada la necesidad de adecuar nuevas aulas Actualizar inventarios individuales de algunas de sus para la prestación y cobertura del servicio educativo. sedes. Verificar o adecuar espacios para reubicar 03/08/2015 Multiplicidad de labores que han dificultado reiniciar el mobiliario que se encuentra almacenado. proceso de actualización de algunos inventarios individuales. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO Efectuar evaluación al contrato de Tienda Escolar por el año académico y fiscal 2015. Conformar el Comité de 03/08/2015 Supervisión del contrato. Efectuar control al pago periódico del canon de arrendamiento. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO MARCO ALMACEN ANTONIO INVENTARIOS CARREÑO SILVA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 7.2. Se observó que existe debilidades en el COLEGIO cumplimiento estricto del manual de funciones, tal como CUMPLIMIENTO MARCO se evidenció en el ítem 6.6., se sugiere que en las Actividades pendientes de DORECTIVA 003 ANTONIO reuniones periódicas que adelanta la institución se revise algunos procesos específicos. DE 2013 CARREÑO SILVA el cumplimiento de las funciones para evitar acciones y/o omisiones. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2.2 Se observó que las actas del Consejo Directivo no se encuentran todas en físico ya que al solicitarlas solo se evidencian 6 actas y la última acta es del 11 de septiembre de 2014, esto denota falta de compromiso del Rector y del Consejo Directivo puesto que las actas COLEGIO EL 2. GOBIERNO son el respaldo de las actividades y decisiones tomadas LIBERTADOR ESCOLAR al interior de la Institución, asi mismo de acuerdo al decreto, el Consejo se debe reunir por lo menos una vez al mes, por lo tanto es importante que con la respuesta al informe preliminar se alleguen copias de todas las actas con sus respectivas firmas. En la carpeta de Actas del Consejo Directivo no se encontraban las actas de fecha octubre 30 y noviembre 26 de 2014, ya que estas reposaban en el archivo de rectoría y en esos días la Institución tuvo cambio de Rector y estas se encontraban en la ofcicina de Rectoría. Este hallazgo no genera mayores consecuencias ya que la documentación en este momento reposa en los archivos de secretaría de rectoría. Las actas de fecha octubre 30 y noviembre 26 de 2014 se encontraron en los archivos del rector saliente, que como evidenciaron las funcionarias de control intreno Se anexan las actas a la carpeta de archivo del Consejo 03/09/2015 en el momento de la visita en rectoría la información se Directivo. encontraba en cajas para hacer entrega al rector entrante. ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2.7 Revisadas las actas de reunión del Consejo Directivo se evidenció que este órgano colegial no adoptó la Resolución 2280 de 2008, Comité de Mantenimiento Escolar, en su Artículo Cuarto "Establece que es respónsabilidad del Rector y del Consejo Directivo divulgar, implementar y ejecutar los Planes de Mantenimiento Escolar aprobado por el Comité de Mantenimiento de cada colegio". Artículo 12. Del Comité E 2. GOBIERNO de Mantenimiento Escolar: "Es el encargado de ESCOLAR promover y realizar la gestión de mantenimiento periódico dentro del plantel y lo componen cinco miembros: El rector quien lo presidirá, un docente, un representante estudiantil, un padre de familia y el Gestor Territorial del Área de Construcciones y Remodelaciones de Instituciones Educativas de la SED, quienes ejercerán funciones durante el período de un año, calendario escolar". No se cuenta con actas de reunión, ni conformación del Comité de Mantenimiento Escolar, sin embargo el rector realizó visitas periódicas a las sedes del Colegio en compañía de los coordinadores y/o un padre de familia del Consejo Directivo, identificando las acciones a ejecutar. No se siguió el estricto cumplimiento al Manual de uso, conservación y mantenimiento de colegios, expedido por la SED. Se hizo seguimiento por parte de los coordinadores y rector, en algunos casos participó un padre de familia. No se elaboraron actas de estas visitas. Aunque no se cuenta con el Comité de Mantenimiento Escolar, la Institución para realizar las actividades de mantenimiento preventivo y predictivo de las tres sedes Para este último período de la vigencia 2015, se siempre se hizo teniendo en cuenta las necesaidades constituirá el Comité de Mantenimiento Escolar dando 03/09/2015 reportadas por los coordinadores y se socializó en cumplimiento a la normatividad vigente. reuniones de Consejo Directivo y según el tipo de de obra se pedia aprobación de este. COLEGIO LIBERTADOR culminar Constantes actividades para realizar por funcionarios del colegio y que deben cumplirse en tiempos precisos que ordena la SED, lo cual impide en algunos casos Incurrir en incumplimiento de atender otras procesos al interior de la institución de en actividades o procesos por no manera oportuna, con el agravante de falta de espacios observancia de las funciones del para ubicar diversos bienes y puesta en marcha de personal del colegio. algunas dependencias u oficinas necesarias en el colegio, además de la escases de recursos económicos para atender todas las necesidades del colegio. Dinamizar con todo el personal del colegio, las funciones a su cargo en cada área especifica, teniendo 03/08/2015 las reuniones periódicas que se realizan para tal efecto en beneficio de la comunidad educativa. 30/06/2015 Generación de libros auxiliares que respaldan las declaraciones tributarias presentadas y pagadas por el colegio. Pagaduría Manual de Contratación aprobado en el año fiscal 2015 y estudio Consejo Directivo del mismo en reunión de C.D. para el año fiscal 2015 Observancia de lo normado en la Resolución 219 de 1999, Resolución 234 de 2014, clausulas económicas Consejo Directivo contenidas en el Rectoría contrato de tienda Pagaduría. escolar y llamado de atención al contratista para el cumplimiento oportuno del pago canon de arrendamiento. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Revisada la carpeta de impuestos esta se encuentra por cada uno con su respectiva declaración, impresión CERRADO de la cuenta de impuestos y su recibo de pago. CERRADO EN ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016 Revisado los acuerdo de la vigencia 2015, los acuerdos se observó la actualización del manual de CERRADO contratación. CERRADO EN ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016 Revisada la carpeta de contrato de tienda escolar se observa seguimiento y evaluación al CERRADO contrato. CERRADO EN ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016 30/06/2015 Inventarios actualizados de acuerdo a lo Consejo Directivo normado por la Rectoría SED. Procesos de Pagaduría.Bajas de Bienes. Almacén Proceso de control de entradas y salidas de almacén. Revisados los inventarios por dependencias se observò que estos se actualizaron, en los cuales no se CERRADO encontraron sobrantes ni faltantes. CERRADO EN ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016 04/12/2015 Rectoría Continuar con los procesos periódicos de reuniones tanto al personal adtivo como académico, entorno al conocimiento de las funciones a cargo de las diversas áreas. Revisado el cumplimiento de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento, se retira el CERRADO hallazgo. CERRADO EN ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016 03/09/2015 VICTOR MANUEL PEREZ HERNANDEZ RECTOR SALIENTE La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. 30/09/2015 RICHARD MALDONADO VILLAMIZAR RECTOR ENTRANTE La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. - 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO LIBERTADOR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO LIBERTADOR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO LIBERTADOR COLEGIO LIBERTADOR ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2.9 Teniendo en cuenta que no se encuentran todas las actas del Consejo Directivo en la vigencia 2014, no se E 2. GOBIERNO pudo verificar las funciones que consagra el Artículo 5 ESCOLAR del Decreto 4791 de 2008, donde el Consejo Directivo aprobó todas las modificaciones presupuestales del 2014. 3.12.1 Se evidencio en los comprobantes de egreso que se realizaron las correspondientes retenciones de los impuestos de RETEFUENTE, RETECREE, RETEICA Y CONTRIBUCIONES ESPECIALES, asi mismo el correcto diligenciamiento de los formularios respectivos y la cancelación dentro de los plazos establecidos; se cruzaron los valores presentados en las declaraciones E 3. EVALUACIÓN con las retencions efectuadas por la institución en cada PRESUPUESTAL uno de los períodos del año 2014, los valores retenidos por estos conceptos estan acordes con los pagos efectuados ya que no se evidencia diferencia por cancelar a la DIAN y Secretaría de Hacienda, lo anterior en concordancia con lo estipulado en el Estatuto Tributario. Existe en la Institución carpeta con las declaraciones y los recibos de pago, sin el libro auxiliar de las retenciones efectuadas en el período. 5.3.1 En la vigencia 2013 se suscribió el contrato para la vigencia 2013 con el señor Alcides Augusto Torres,… "por un valor de $40.000 diarios… se estima anualmente 175 días a $40.000 para un total de Siete millones de pesos ($7.000.000) mda. Legal. El valor del arrendamiento se calculará mensualmente en la oficina de pagaduría con la aprobación del Rector...Igualmente se observó la firma del otro sí al contrato de arrendamniento de fecha 14 de agosto "modificanco la claúsula segunda del contrato en relación al valor del contrato, el cual por aprobación del Consejo Directivo será de Treinta mil pesos ($30.000) mda. legal. a partir del (01) de agosto del año dos mil trece (2013) y la claúsula quinta de Duración del Contrato que se estipula hasta el treinta (30) de noviembre del año dos mil trece (2013)". Revisado los ingresos por concepto de tienda E 5. PROCESO escolar de esta vigencia se evidenció lo CONTRACTUAL siguiente:17/4/2013 Arriendo de enero a marzo $1.020.000 9/8/13 Arriendo de enero a marzo 2.100.000 total arriendos recibidos 3.120.000. En el cuadro anterior se establece un incumplimiento en la claúsula "TERCERA, FORMA DE PAGO. El contratista se compromete a consignar en efectivo y mensualmente el valor del arriendo a la Institución Educativa dentro de los primeros cinco (05) días hábiles del mes siguiente al que se presta el servicio y el recibo de consignación entragarlo a la Auxiliar Financiera con copia al Rector quien llevará un record al respecto..." en el pago del arriendo del contrato de tienda escolar por la suma de ($2.400.000), igualmente se observaron tres comunicados por parte del rector y la auxiliar financiera informándole al arrendatario del valor adeudado, aunque el contrato tenía su respectiva póliza esta no se pudo 5.3.2 En la vigencia 2014 se evidenció la suscripción del contrato de arrendamiento No.002 de Tienda Escolar, a los trece días del mes de diciembre de 2013, con duración de nueve (09) meses y un canón de arrendamiento fijo de cuatrocientos mil pesos ($400,000) para un valor total del contrato de arrendamiento anual de tres millones seiscientos mil pesos ($3.600.000); revisado el pago canón de arrendamiento se observó que se dio cabal cumplimiento a lo estipulado en la claúsula tercera FORMA DE PAGO, ya que el E 5. PROCESO arrendatario canceló de forma anticipada. No se CONTRACTUAL evidenció soportes que den cuenta de la evaluación anual del servicio según lo normado en le numeral 6 del Art.6, de la Resolución 219 de 1999, situación que no permite evaluar las falencias o fortalezas, igualmente no se conformó el grupo de supervisión de dicho contrato el cual permitiría evaluar el servicio que presta la tienda escolar a la comunidad educativa, incumpliendo con lo normado en el artículo 10 de la Resolución 234 de 2010, ni el pago semanal como reza el contrato en la claúsula tercera, dando incumplimiento a lo pactado, afcetando el flujo de caja de la Institución. 12 13 14 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA En la carpeta de Actas del Consejo Directivo no se encontraban las actas de fecha octubre 30 y noviembre 26 de 2014, ya que estas reposaban en el archivo de rectoría y en esos días la Institución tuvo cambio de Rector y estas se encontraban en la ofcicina de Rectoría. Sin embargo existen los Acuerdos que modifican el presupuesto 2014 debidamente firmados por los integrantes del Consejo Directivo y reposan en el archivo de la oficina de Pagaduría. Este hallazgo no genera mayores consecuencias ya que la documentación en este momento reposa en los archivos de secretaría de rectoría y en la oficina de pagaduría. En la oficina de Pagaduría reposa el Acuerdo No.06 de Mayo 26 de 2014 "Por medio del cual se expide el reglamento para el funcionamiento interno del Consejo Directivo del Colegio El Libertador IED" y todos los Se anexan las actas a la carpeta de archivo del Consejo 03/09/2015 Acuerdos de adición, reducción y traslados Directivo. presupuestales los cuales fueron aprobados por el Consejo Directivo ya que se encuentran firmados por ellos. El archivo del auxiliar de impuestos reposa El Libro auxiliar de Impuestos no El archivo del auxiliar de impuestos reposa junto a los Se acepta la observacion presentada y a partir de la junto a los informes mensuales que se reposa como soporte del informes mensuales que se presentan de acuerdo a visita se deja el soporte de descuentos junto al 03/09/2015 presentan de acuerdo a acta de entrega. correspondiente pago acta de entrega. correspondiente pago El arrendatario de la tienda escolar de la vigencia 2013 no cumplió e hizo caso omiso a los compromisos de pago del canón de Afectación de flujo de caja y arrendamiento, como lo estipulaba el contrato disminución en ingresos operacionales y adicionalmente no atendio a los oficios de cobro por parte de Rectoría. Al contratista se le solicito en varias ocasiones el correspondiente pago y la Institucion no dejó sacar todos los bienes que el señor tenia para prestar el Se acepta la observacion y para el contrato de la servicio hasta tanto no se puesiera al dia, El contratista vigencia 2014 y 2015, la Institucion estuvo diligente en 03-sep se le cito verbalmente en varias ocasiones informando el proceso de cobro de los correspondientes canon que no tenia recursos para cancelar y no volvio hacer presencia en la institucion dejando como parte de pago el correspondiente refrigerador. Aunque se cumplieron los protocolos de selección objetiva y transparente de la mejor propuesta y se realizó seguimiento y evaluación a través de comunicaciones verbales con la comunidad educativa, esta tarea puntual no la efectuó el Consejo Directivo. Aunque este proceso no lo realizó directamente el Se realizarán visitas periódicas a la tienda escolar de la Consejo Directivo si hubo permanente seguimiento de vigencia 2015 para la evaluación y seguimiento de lo 10/09/2015 este contrato por diferentes estamentos de la estupilado en el contrato de arrendamiento y quedará comunidad educativa. consignado en acta de Consejo Directivo. No se evidenció un impacto significativo, sin embargo se tuvieron en cuenta los comentarios de la comunidad educativa, los cuales el señor Rector hizo extensivos al señor arrendatario de la tienda escolar y se subsanaron. 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO CAUSA 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO VICTOR MANUEL PEREZ HERNANDEZ RECTOR SALIENTE La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. 03/09/2015 CONTADOR DE LA INSTITUCIÓN La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. 12/12/2009 RECTOR, AUXILIAR FINANCIERO CONTADOR DISCIPLINARIO 31/12/2015 RICHARD MALDONADO VILLAMIZAR RECTOR ENTRANTE 03/09/2015 Y - ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 CONTRATISTA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COLEGIO LIBERTADOR 5.4 Contrato Orquesta para el Día de la Familia. En el desarrollo de la auditoría se evidenció la suscripción del contrato No.42 suscrito con el señor Oscar Fernando Osuna Rodríguez, con el objeto orquesta para el día de la familia por valor de ($3.000.000) a cargao del rubro Actividades Científicas, por lo anterior se observa incumplimiento con lo establecido en el Art. 6 del Decreto 2209 de 1998 Austeridad en el gasto que establece: "Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del tesoro público" e igualmente se evidencio el incumplomiento a lo establecido en el E 5. PROCESO literal b del Art. 10 de la Resolución 4047 de 2011 que CONTRACTUAL establece "Financiar gastos suntuarios". Adicionalmente revisada la guía financiera para apoyo para los Fondos de servicios educativos establece dentro de losgastos de funcionamiento en lo referente a Actividades Científicas..." ... pero deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Maxime cuando algunas instituciones cuentan con orquestas estudiantiles. La Institucion no cuenta con una orquesta, los equipos de sonido no tenian la capacidad necesaria para cubrir la actividad para las 3.000 personas(estudiantes, padres de familia,docentes), ni tiene una tarima o espacio apropiado para estos eventos: por consiguiente se contrato el servicio de alquiler de orquesta que incluia el sonido y la tarima para la celebracion del dia de la familia de las tres sedes de ambas jornadas. El desarrollo de la actividad cumplió con los principios de transparencia y austeridad del gasto toda vez que se hizo para toda la Institucion y su costo incluia, alquiler de tarimas, sonido y orquesta para una comunidad Educativa de mas 3,000 personas, por lo anterior no consideramos que haya incumplimiento con lo establecido en el Art. 6 del Decreto 2209 de 1998 Austeridad en el gasto. toda vez que no se realizo Cumplimiento con las normas dadas para el manejo de 04-sep ningun tipo de recepción, fiesta, agasajo o FSE conmemoración, a su vez la actividad genero un alto impacto a la comunidad educativa y connoto un alto sentido pedagógico, integrando las familias en torno a las muestras artisticas, culturales y deportivas que la institucion desarrolla con el proyecto E.P.A. (Escuela de Puertas Abiertas) los dias sábados con los estudiantes de las tres sedes de la institucion educativa. COLEGIO LIBERTADOR 5.6 Contratos de Mantenimiento. Se evidenció que para el rubro de Mantenimiento Entidad en la vigencia 2014 una asignación presupuestal de $89.000.000 a la cual se le realizó una adición por la suma de $12.224.922 y una reducción de -$10.161.110 para un presupuesto definitivo $91.063.812 con una ejecución del 93%, en la documentación analizada de los contratos de mantenimiento se observó que la Institución realizó los siguientes contratos de mantenimiento preventivo. En el desarrollo de la auditoría se realizó recorrido por la institución educativa donde se observó la adecuación de E 5. PROCESO la nueva sala de profesores de la sede A, la nivelación e CONTRACTUAL instalación del piso de la sala de sistemas 5 de informática, el colegio cuenta con un cuarto frío para los refrigerios, la pinturas de las oficinas se encuentra en buen estado, en general las instalaciones del colegio se encuentran en buen estado. Sin embargo en el recorrido de las instalaciones en la entrada de parqueadero y en la parte de atrás de las aulas de sistemas 4 y 5 hay un arrume de escombros, según manifestación del almacenista corresponden a la remodelación de la biblioteca, obstaculizando el espacio libre, mostrando presuntas debilidades en el mantenimiento del colegio. Los escombros que evidencian las fotografías del informe preliminar de auditoría, corresponden a contratos de obra de mantenimiento que están en ejecución en la vigencia 2015, no corresponden a escombros Se está ocupando un espacio que esta de vigencias anteriores (2014). En la destinado para zona de parqueo. Institución se encuentran dos espacios con escombros de las obras que se están ejecutando en las sedes A y C en el presente año 2015. Los escombros se reunen en la sede A y se realiza el trámite ante la empresa de aseo de Bogotá, quien es la encargada de realizar la recolección de estos Está pendiente la visita del aforador y la programación escombros, pero el proceso es demorado ya que a la de fecha para la recolección de escombros por parte de 06/08/2015 fecha contamos con el pin #800000-16019 para que la empresa de aseo de Bogotá. realicen la visita del aforador y evalue el material y programen la fecha de recolección. COLEGIO LIBERTADOR 6.INVENTARIOS 6.1 El colegio realiza el manejo de los inventarios en una base de datos Excel el cual no se encuentra al día, igualmente la institución no cuenta con un inventario detallado de consumibles por lo que no se puede determinar que hay un uso razonable de estos insumos, inventario individual, incumpliendo con lo normado en la Resolución 001 de 2001 "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos", en el control de los inventarios y facilidad en la ubicación de los mismos. El archivo de inventarios se encuentra en una base de datos de excell y falta actualizarlo No hay control de los inventarios La almacenista ha estado haciendo depuración de con la información de los meses de julio y impidiendo la ubicación de los inventarios en cada una de las dependencias de las tres Actualización de la base de datos de inventarios. agosto de 2015. En los comprobante de mismos. sedes de la Institución. salidas de almacén no se encuentra detallada la destinación. 6.INVENTARIOS 6.2 Revisada la información de almacén se evidenció que la almacenista no tiene elaborados todos los formatos de ingresos y salidas de almacén de los bienes adquiridos por el colegio a través del Fondo de Servicios Educativos. Los formatos para entradas y salidas de almacén se encuentran debidamente elaborados, firmados y con copia de la factura Este hallazgo no genera mayores El aplicativo de almacén presentó errores en los o documento equivalente. En el momento de Se actualizó el aplicativo por parte del proveedor y se consecuencias porque solo falta un consecutivos de las entradas y salidas de almacén al 26/08/2015 la auditoría se estaba en el proceso de estan haciendo las correcciones pertinentes consecutivo de los formatos. efectuar la impresión. verificación de los consecutivos porque teniamos un error en el aplicativo de inventarios. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO LIBERTADOR E 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO LIBERTADOR E COLEGIO LIBERTADOR E E 6.INVENTARIOS 6.INVENTARIOS 6.3 Revisada la información de almacén se evidenció que en la vigencia 2014 se realizaron bajas de elementos devolutivos y controlados por parte de la institución y procedimiento aprobado por el Consejo Directivo, sin embargo en el recorrido de la institución se evidenciaron una gran cantidad de pupitres en mal estado, en el garage de la institución que se encuentran en la interperie. 6.5 Se realizó el inventario aleatorio de las siguientes dependencias de las diferentes sedes los cuales no se encuentran valorizados, sin placa y sin serie, en los cuales no se especificó fecha de entrega del inventario: Sala 5 de informática, Gimnasio, laboratorio de ciencias, sala de sistemas de la sede B, Aula grado transición sede B. Por lo anterior es necesario que se establezcan las medidas correctivas en aras de actualizar los inventarios individuales por dependencias, como quiera que en las visitas realizadas a las diferente dependencias se evidenció que los mismos se encontraban desactualizados. 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 04/09/2015 VICTOR MANUEL PEREZ HERNANDEZ RECTOR SALIENTE DISCIPLINARIO 30/10/2015 LUZ LINDA ROZO BELTRAN ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. 30/10/2015 LUZ LINDA ROZO BELTRAN ALMACENISTA Abierto 30/10/2015 LUZ LINDA ROZO BELTRAN ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. Esta recolección de elementos se esta realizando para Se destino un espacio en el parqueadero de la poder efectuar el proceso de bajas ante la SED que Terminar con la recolección de elementos y ajustarnos institución para depositar los elementos que El Colegio no cuenta con otro espacio según el cronograma establecido por la oficina de al cronograma de la oficina de Dotaciones Escolares de 26/08/2015 se van a dar de baja de las tres sedes para este destino Dotaciones Escolares, será recibido en el depósito de la la SED. correspondientes a la vigencia 2015 calera el día 23 de 0ctubre de 2015. 23/10/2015 LUZ LINDA ROZO BELTRAN ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 19 de febrero de 2016. Algunos elementos revisados no cuentan con su placa de identificación debido a la manipulación de los elementos. Falta La no identificación de los elementos valorizar los inventarios individuales el cual dificulta el control de los mismos. está en proceso de depuración. En los formatos de inventario individual si se detella la fecha en la parte superior del formato. 30/10/2015 LUZ LINDA ROZO BELTRAN ALMACENISTA Abierto Por el continuo uso de los elementos y la manipulación de los mismos, las placas se han ido cayendo. Los Plaquetizar nuevamente, valorizar y actualizar inventarios individuales se encuentran en el proceso de inventarios individuales. valorización y depuiración y están firmados por el responsable de cada uno de ellos. 24/08/2015 los 24/08/2015 ABIERTO Abierto Abierto 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 7.2 En lo referente al manual de las funciones, si bien todos los funcionarios manifestaron que conocían las funciones inherentes a su cargo, las cuales se encuentran publicadas en la agenda anual de docentes, 7. CUMPLIMIENTO en el desarrollo de la auditoría se pudo evidenciar que Aunque cada funcionario de la institución Falta de reforzamiento y aclaración de las funciones E Por omisión de algunas funciones se Durante las reuniones periódicas, reforzar sobre las DIRECTIVA 003 DE existe debilidades en el cumplimiento estricto de las conoce sus funciones, se requiere el que le corresponden a cada uno de los integrantes de la 03/09/2015 puede inducir a una falta disciplinaria funciones de cada integrante de la institución. 2013 mismas, tal como se observó en los ítem 6 del presente reforzamiento de estas, para su cumplimiento. institución. informe, se sugiere que en las reuniones periódicas que adelanta la institución se revise el cumplimiento de las funciones para evitar acciones y/o omisiones que puede repercutir en faltas disciplinarias. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 31/12/2015 RICHARD MALDONADO VILLAMIZAR RECTOR ENTRANTE Para las vigencias anteriores se habia adoptado el reglamento para el manejo de tesorería. Se desconocia Cada vez que se elabore el proyecto de presupuesto, se 20/11/2015 que se debe adoptar dicho reglamento para cada adoptara el reglamento para el manejo de tesorería. vigencia presupuestal. 20/11/2015 Rectora Responsable manejo presupuesto A.A.F.F. 2.10 Se observó que en la vigencia 2014 no se Conformar el comité de Prespuestos Participativos , ya constituyó el Comité de Prespuestos Participativos No se conformo el comité de presupuestos No hubo actas de conformación y Al no estar conformado el comité no se levantaron se le informó al gestor de la localidad, se harán las 01/10/2015 incumpliendo la Resolución 3612 de 27 de Diciembre de participativos para la vigencia 2014 prueba documental actas de formalización a estas reuniones reuniones oportunamente de las cuales se elaborarán 2010 actas 20/11/2015 Rectora 12/10/2015 Rectora No se desarrollo el dedibo seguimiento Para la presente vigencia se debe ejecutar los recursos Baja ejecución en el gasto de los proyectos de en aras de identificar y garantizar la Las solicitudes presentadas por los docentes n ose en las actividades programadas en el plan de compras 01/09/2015 inversión. ejecución de los proyectos de ajustan al desarrollo del proyecto como tal. aprobado. inversión 12/12/2015 Rectora y jefes de Ejecutar los área que tengan recursos de acuerdo proyectos de al plan de compras inversión aprobado. aprobados CERRADO La DIAN esta actualizando esta SE han adelantado las gestiones pertinentes incosistencia y tarde un mes en subir ante la DIAN para que se revisen estas y normalizar la pagina, para que se inconsistencias y asi quede actualizado el vean reflejados estos pagos de forma estado de cuenta. oportuna. Se acudio a la DIAN con los formularios objeto de SE han adelantado las gestiones pertinentes ante la inconsistencia y allí informaron que se debe estar DIAN para que se revisen estas inconsistencias y asi 30/07/2015 consultando constantemente porque la información aun quede actualizado el estado de cuenta. no ha sido actualizad por parte de ellos. 30/10/2015 Realizar los tramites Rector saliente y necesarios para A.A.F.F. normalizar esta situación. CERRADO 5.1 Se evidencio que la Insitución no tiene actualizado el Se actualizara y se socializara el manual de contración Manual de contratación incumpliendo lo establecido en la El manual de contratación existe pero con Se hace necesario la actualización del Se desconocia la norma en la cual se señala que este para que el proceso contractual sea eficaz y de ntro de 02/11/2015 s circulares No. 16 del 22 de abril de 2014 y 30 de 25 de vigencia 2010 manual de contratación. dedbe ser actualizado de forma anualizada. la norma actual. julio de 2014 y lo reglado en elñ Decreto 1510 de 2013. 20/11/2015 Rectora Actualizar el manual de contratación y validarlo con los miembros del Consejo Directivo CERRADO CERRADO ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO LIBERTADOR 2015 VANESSA CASTILLA 2.5 No se evidencio la adopción del reglamento para el manejo de la tesorería en los Fondos de Servicios Educativos, incumpliendo con el Art. 5° del Decreto COLEGIO LA ADOPCION DE 4791 de 2008 lo que constituye una debilidad, toda vez No se adopto el reglamento para el manejo de ESTANCIA SAN MANUAL DE que este determina la forma de realización de los tesorería en los Fondos de Servicios No existe documento de prueba ISIDRO CONTRATACION Y recaudos y de los pagos, asi como el seguimiento y Educativos. LABRADOR TESORERIA. control permanenete al flujo de caja y demás lineamientos para el normal desarrollo de las actividades de esta dependencia. 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO LA ESTANCIA SAN PRESUPUESTOS ISIDRO PARTICIPATIVOS LABRADOR 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO LA COMITÉ DE 2. 11 No se evidencio la conformación del Comité de Se conformo el comité de Sostenibilidad ESTANCIA SAN SOSTENIBILIDAD Sostenibilidad contable. Incumpliendo el Art. 6 de la contable pero no se dejo evidenciado No existe documento de prueba ISIDRO CONTABLE Resolución 3612 de 27 de Diciembre de 2010. mediante acta. LABRADOR 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO LA PROCESO ESTANCIA SAN PRESUPUESTALISIDRO INVERSIÓN LABRADOR 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO LA ESTANCIA SAN PROCESO ISIDRO CONTRACTUAL LABRADOR 2015 VANESSA CASTILLA 5.4 No se evidencio comité evaluador de la Tienda COLEGIO LA PROCESO Escolar toda vez que el mismo debe ejercer control y En el contrato suscrito entre las partes se ESTANCIA SAN CONTRACTUALseguimiento a la ejecución del contrato y evaluar de nombro un veedor del contrato y no un comité ISIDRO TIENDA ESCOLAR forma anual el servicio según lo normado en el numeral evaluador. LABRADOR 3 y 4 del Art. 6° de la Resolución 219 de 1999 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO LA PROCESO ESTANCIA SAN CONTRACTUALISIDRO MANTENIMIENTO LABRADOR 2015 VANESSA CASTILLA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 3.5. Revisado el Rubro de Proyectos de Inversión se observa que solo se ejecutó el 59% del presupuesto definitivo, lo que indica que aunque los recursos fueron asignados para estas actividades no existió planificación en la ejecución del recurso. 4.7 Se realizo análisis al comportamiento tributario durante la vigencia 2014 se verifico la presentación y pago del impuesto de retención en la fuente. Se realizo consulta de estado en la cuenta de la pagina de la DIAN COLEGIO LA y se evidencio que presentaba deuda vencida por ESTANCIA SAN COMPORTAMIENT $7,604,000 discriminada de la siguiente manera: Año ISIDRO O TRIBUTARIO 2009 periodo 8 $3.807.000 año 2014 periodo 12 LABRADOR $2.279.000 año 2015 periodos 3 y 4 obligación $535.000 y $983.000 respectivamente. realizar consulta ante la DIAN ya que se evidencian formularios con presentación y pago. El comité se creo para subir saldos contables e Se conformara el comité de Sostenibilidad contable inventarios al programa SI CAPITAL en el año 2010 no 12/1015 para la actual vigencia y para las vigencias posteriores. se encontraron actas de conformación del mismo. - Abierto Se adoptara el reglamento para el y manejo de la del tesorería en los del Fondos de Servicios Educativos, para la vigencia 2016 y posteriores. Se convocara a la comunidad educativa en general para la conformación de dicho comité. Citar al señor Contador, pagador y almacenista para conformar dicho comité Abierto CERRADO CERRADO CERRADO No se realiza el correspondiente Se considero que con la inclusión en el contrato de un Se establecera para los futuros contratos que se seguimiento y evaluación a los supervisor y veedor del mismo se estaba dando suscriban por este concepto un comité evaluador de los 19/01/2016 servicios prestados por el cumplimiento a la norma. servicios prestados. Este se constituira mediante acta. arrendatario. 19/01/2016 Rectora Se establecera para los futuros contratos que se suscriban por este concepto un comité evaluador de los servicios prestados. Este se constituira mediante acta. Dichos canales de aguas lluvias fueron Posibles inundaciones del colegio utilizados por el docente del proyecto Estos espacios fueron utilizados por el docente sin Ya se adelantaron las labores de limplieza y remoción puesto que los desagües se 22/09/2015 ambiental. Quien por desconocimiento ninguna autorización por parte de esta rectoría. de los materiales que mantenian este canal obstruido. encuentran obstruidos. adelanto alli sus cultivos de lombricultura. 22/09/2015 Rectora Se realizo la limpieza y levantamiento de materiales que obstruian el canal mencionado. CERRADO 6.2.1 e) Laboratorio de Física: NO se pudo realizar COLEGIO LA inventario fisico porque los responsables utilizan el MANEJO DE ESTANCIA SAN espacio de bodega, se observan articulos personales, No se dialogo con los docentees encargados Que se confundan y/o se presneten No se dialogo con los docentees encargados sobre le Se instruira a los docentes mediante una campaña de INVENTARIOS Y 15/10/2015 ISIDRO colgando de las cajas, paquetes de bolsas negras y sobre le uso de este espacio. posibles perdidas. uso de este espacio. aseo y de concientización de uso de los espacios. ALMACEN LABRADOR demas elementos que obstruyen el paso y la posibilidad de utilizar los elementos que allí se encuentran 15/10/2015 Rectora Se instruira a los docentes mediante una campaña de aseo y de concientización de uso de los espacios. CERRADO Rector, JAIRO del ORLANDO RODRIGUEZ RAVELO se elige integrantes programar reuniones de comité y se mensuales y hacer convoca primera seguimiento mensual reunion CERRADO Integrantes Consejo DirectivoRector Jairo Orlando Ridriiguez Ravelo se incluye en orden del dia y verificar programar y rendir que la funcion se informes mensuales cumpla y se registre con sus anexos CERRADO 5.6 Se evidencio que para el rubro de mantenimientoy reparaciones se presento una ejecución del 96% En la visita se observo que los canales de aguas lluvias se encuentran obstruidas por la basura como es la hojarasca, botellas, bandejas de icopor, bolsas plásticas. 1,6. No se realizo seguiemiento al contrato de tienda COLEGIO EVALUACION DEL escolar, según lo establecido en la resolicion 219 de AGUSTIN NIETO GOBIERNO 1999, numeral 2 y 3, y el articulo 10 de la resolucion 234 CABALLERO ESCOLAR de 2010. Se establece hallazgo administrtivo. 1.8. EL Rector y la Auxiliar financiero no se presentaron al CD la ejucion mensual de ejecucion mensual de FSE, COLEGIO EVALUACION DEL al igual que los estados contables conmtemplado en lo AGUSTIN NIETO GOBIERNO normado en el numeral 4 del articulo 6 del dercreto 4791 CABALLERO ESCOLAR de 2008 literal (f). Verificar la existencia de los estados contable por parte del Rector. Se estabklece hallazgo administrativo. No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento con el seguimiento de 1999 y 234 del 2010 que ordena la norma Abril 2015 del Noviembre 2015 Por omision involintario del secretario del CD, Incluir en el Orden del día de todas las reuniones no se reportan los informes mensuales de la Reporte negativo de un hecho mensuales del CD, Presentacion de Informe de la No se evidencian los informes de la ejecucion de Diciembre ejecucion de ingresos y gastos de FSE al cimplido conforme al dercreto 4791 jecucion de ingresos y gastos del FSE. El abril del 2015 Ingresos y gastos del FSE según actas del CD. 2015 igual que los estados contables presentado de 2008 literal (f). monmento de firmar las actas del CD verificar anexos por el contador. de informes presentados. del 11 12 13 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 1.11 No se evidencio cumplimiento por parte del Rector COLEGIO EVALUACION DEL en la conformacion del gurpo de supervision de la tienda No se evidencia conformacion control para la No se cumple con la Resolucion No se evidencia eleccion del comité de supervision de crear comité y evidenciando elecciones y elaborar las AGUSTIN NIETO GOBIERNO Abril de 2015 Mayo de 2015 escolar incumpliendo lo establecido en el articulo 10 del supervision en tienda escolar 234/2010 tienda escolar actas respectivas CABALLERO ESCOLAR la Res. 234/10, se establece hallazgo administrativo. se eleigio Rector Jairo integrantes y se reunion cada dos Orlando Rodriguez convoca primera meses con el comité Ravelo reunion 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2,2 Se revisaron los acuerdos que modifican o adicionan el presupuesto contra las tarjetas de ejecucion COLEGIO EVALUACION DEL presupuestal, no se evidenciaron diferencias y la AGUSTIN NIETO PROCESO informacion congruente. Faltan las actas de apropbacion CABALLERO PRESUPUESTAL por parte del CD de los acuerdos No. 004, 005, 012, 015, 017 de 2014. se establece hallazgo administrativo. Integrantes Consejo DirectivoRector Jairo Orlando Ridriiguez Ravelo Se levanta acta especial con acuerdos y fechas. se incluye en orden del dia y verificar que la funcion se cumpla y se registre con sus anexos Incluitr en lo sucesivo en actas los acuerdos y sus anexos que afecten el presupuesto CERRADO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA Diciembre de 2015 exiger a los Pagadora Amparo contratistas el pago castro Santos de seguridad social CERRADO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA Aclaracion hallazgo verificacion de la SED CERRADO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 4.4 La carpeta donde reposan los documentos soportes COLEGIO EVALUACION AL del contrato del Contador se encuentra desordenada, sin AGUSTIN NIETO PROCESO archivar cronologicamente y sin foliar. Iincumpliendo las CABALLERO CONTRACTUAL directrices establecidas por la ley general de archivo, por la cual se configura un hallazgo administrativo Por error involintario de la Pagadora, la carpeta se encuentra con los documentos por error involuntario por parte del área de pagaduría, No se cumple con la Ley general de Archivar documentos cronologicamente y foliar carperta mayo pertinentes y guardados. Se reconece que no se procedió a realizar esta accion de acuerdo a la Arrchivo de documentos soportes del contrato del Contador 2015 falta foliar documentos soportes del contrato ley General de Archivo del Contador . mayo de 2015 Se archiva cronologicamente la carpeta de Pagadora. Amparo documentos Castro Santos soportes del contrato del Contador y se folian. foliar cronologicamente, conforme a la Ley General de Archivo CERRADO CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 4.5 El contarto de arrendamiento No. 001 de 2014 de la Tienda Escolar se firmó el 29 de enero de 2014, con las formalidades que indica el Manual de Contratcion del COLEGIO EVALUACION AL Colegio y con los documentos que exige la Ley que debe AGUSTIN NIETO PROCESO aportar el Contratista, sin embargo la carpeta donde CABALLERO CONTRACTUAL reposan los documentos soportes del Contrato se encuentra desordenada, sin foliar. No cumple con las Directrices generales de establecida por la Ley General de Archivo. Por error involintario de la Pagadora, la carpeta se encuentra con los documentos Por parte del área de pagaduría, por error involuntario Archivar documentos cronologicamente y foliar carperta No se cumple con la Ley General de mayo pertinentes y guardados. Se reconece que no se procedió a realizar esta accion de acuerdo a la de documentos soportes del contrato de Tienda Arrchivo 2015 falta foliar documentos soportes del contrato ley General de Archivo Escolarr de Tienda Escolar . mayo de 2015 Se archiva cronologicamente la carpeta de Pagadora. Amparo documentos Castro Santos soportes del contrato del Contador y se folian. foliar cronologicamente, conforme a la Ley General de Archivo CERRADO Tramitar ante la SED le nombramiento del Almacenista, o en su efecto por prestacion de servicio la existe vinculacion del personal especializado para que actualice el sistema o aplicativo que permita controlar los inventarios y tener el Kardex actualizado. Tramitar ante la SED le nombramiento del Almacenista, o en su efecto por prestacion de servicio la vinculacion del personal especializado para que actualice el sistema o aplicativo que permita controlar los inventarios y tener el Kardex actualizado. CERRADO Elaborar los inventarios por dependencias de acuerdo a los formatos exigidos por dotaciones Escolares y aplicando la resolicion No. 001 del 2001 CERRADO Elaborar los comprobantes de egreso de acuerdo a la Resolucion No. 002 del 2001 CERRADO 2015 2015 2015 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2.6 El Colegio imcumple la obligacion de exiger el pago d ela seguridda social e incumple lo establecido en el COLEGIO EVALUACION DEL articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 que establece que el AGUSTIN NIETO PROCESO proponente y el contratista para presentar su cuenta de CABALLERO PRESUPUESTAL cobro deben acreditar que se encuentra al día con el pago de aportes Parafisicales relativos a la seguridad social. 4.2 Se suscribeieron los contratos de prestacion de servicios profesionales No. 002/22/01/ de 2014 003/14/07/2014. Con el Contador Carlos Adrian Chavarro con CC 79704787. Con el objeto de llevar la COLEGIO EVALUACION AL contabilidad y presentar los estados financieros de la AGUSTIN NIETO PROCESO Institucion. No se encontro acta de inicio incumpliendo CABALLERO CONTRACTUAL en la clausa Quinta: del contrato que dice: Plazo de ejecucion: el plazo de ejecucion del presente contrato será de cinco meses a partir del acta de inicio del contratista y el supervisor del contarto configurandose un hallazgo administrativo. CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO Por omision involintario del secretario del No se evidencia en acta del Consejo Convocar al Consejo Directivo y adelantar ajuste de Consejo Directivo, no se reportan en actas los No se incluyeron los acuerdos No. 004, 005, 012, 015, Directivo la legalizacion de acuerdos acuerdos o levantar un acta que evidencie la junio de 2015 junio de 2015 acuerdos No. 004, 005, 012, 015, 017 de 017 de 2014. en actas del Consejo Directivo. que afecten el presupuesto legalizacion dichos acuerdos. 2014. Falta seguridad contratistas Social en Exigir a todos los Revision minuciosa de documentacion requerida por la contratistas Abril del 2015 norma. el pago de seguridad social algunos en algunos contratistas no se No se cumple con el articulo 23 ley 1150 de 2011 evidencia el pago de seguridad social Es probable que por omisión o error involuntario en la auditoria no se haya revisado este archivo, actividad que si se cumplió según consta en acta de iniciacion Se cumplió con esta actividad orden No. 002 de fecha de 22 de enero de 2014 (se anexa copia). La cual corresponde al periodo comprendido de enero- mayo 2014. RECTORJAIRO Esta actividad SI SE REALIZÓ EN LA según consta en firmada 22 firmada 22 de ORLANDO acta de iniciacion orden No. 002 de fecha de 22 de de enero de enero de 2014 RODRIGUEZ enero de 2014. 2014 RAVELO Como ya se indicó, esta actividad SI SE REALIZÓ. CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 5,1 Se realizo la verificacion de los inventarios y en acta que se levanto con el Sr. Edgar Augusto Rodriguez el día COLEGIO 4. EVALUACIÓN 11 de Marzo se pudo establecer que el Colegio no cuenta AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y con un sistema o aplicativo que le permita controlar los CABALLERO ALMACÉN inventarios y no tiene un Kardex actualizado. se configura un hallazgo administrativo segun Resolucion No. 001/01 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA Dotaciones Escolares no cuenta con formatos de entradas y salidas de almacen,la 5,2 Al realizar inventarios por dependencias se institucion diseño unos formatos que se COLEGIO EVALUACIÓN evidencio que no se utilizan los formatos de entrada y ajustan a la resolucion No. 001 del 2001. NO se cumple con la Resolucion No. No se tiene actualizado AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y salida establecidos por la Direccion de Dotaciones Existen por parte de Dotaciones Escolares 001 del 2001 dependencias CABALLERO ALMACÉN Escolares de Secretariade Educacion, unos formatos para llevar el inventario fisico de la Institucion y en la actualidad se estan utilizando. CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 5,3 Se evidencia que los elementos relacionados en las ordenes de alta No. 001 de febrero 5 de 2014, 003 de febrero 17 de 2014 y 004 de marzo 14 de 2014 no tienen comprobante de entrada a almacen, tampoco tienen cimprobante de egreso de almacen que permira COLEGIO EVALUACIÓN establecer a quien se entregaron los elementos y AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y adicionalmente no existen entradas de almacen en los CABALLERO ALMACÉN meses de enero a 19 de junio de 2014 pues solo se encontraron a partir del 20 de junio de 2014 comprobante de egrso No. 12 de fecha 17 de febrero de 2014 con el proveedor Suministros A & Angelica Maria Feliciano por valor de $ 3.807.473 de de Motivado por la falta del nombramiento oficial Tramitar ante la SED le nombramiento del Almacenista, por parte de la SED del Almacenista, el el Colegio al NO tener el funcionario o en su efecto por prestacion de servicio la vinculacion falta de personal con capacitacion que asuma de Colegio no cuenta con un sistema o aplicativo de Almacenista, se propicia este del personal especializado para que actualice el 01/05/2015 manera eficiemte las funciones de almacenista. que le permita controlar los inventarios y tener hallazgo. sistema o aplicativo que permita controlar los el Kardex actualizado. inventarios y tener el Kardex actualizado. Las órdenes de Alta son los mismos ingresos al Almacén, por lo tanto si existen los Ingresos a dicha dependencia. En cuanto a las salidas de elementos de Almacén se están legalizando por la falta del Funcionario con funciones de Almacenista, a la fecha se cuenta con un funcionario temporal quien colabora con el control de los Inventarios únicamente. el inventario por por NO se cumple con la Resolucion No. 001 del 2001 por falta de nombramiento de una persona Falta legalizar los comprobante de egreso de almacen capacitada para desempeñar este cargo DIC2015 10 DE No funcionario del Elaborar los inventarios por dependencias de acuerdo a los formatos exigidos por dotaciones Escolares y 20/06/2014 aplicando la resolicion No. 001 del 2001 20/07/2014 Edgar Rodiguez Elaborar los inventarios por dependencias de acuerdo a los formatos exigidos por dotaciones Escolares y aplicando la resolicion No. 001 del 2001 Elaborar los comprobantes de salida de almacen de 20/06/2015 acuerdo a la Resolucion No. 002 del 2001 20/07/2015 Edgar Rodiguez Elaborar los comprobantes de egreso de acuerdo a la Resolucion No. 002 del 2001 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 5,4 Se evidencia a su vez que los bienes adquiridos por COLEGIO EVALUACIÓN el colegio a travez del fondo de servcicios Educativos no AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y se encuentran plaquetizados. Se configura un hallazgo CABALLERO ALMACÉN administrativo. 7.1. Se evidencia que el colegio no cumple con lo establecido en la Directiva 003 de 2013 expedida por la Alcaldia de Bogota, según la cual se hace necesario que COLEGIO CUMPLIMIENTO el Consejo Directivo del colegio expida el manual de AGUSTIN NIETO DE LA DIRECTIVA procedimientos del area de almacen con el fin de CABALLERO 003 DE 2013 asegurar que se disponga de los medios de conservación y seguridad indispensables para salvaguarda de los bienes que forman parte del Plantel. Hay hallazgo administro administrativo. ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA NO se cumple con la Resolucion No. NO se cumple con la Resolucion No. 001 del 001 del 2001 ya que no se cuenta con Falta plaquetizar los inventarios pertenecientes al FSD 2001 ya que no se cuenta con el almacenista el almacenista 15 16 TIEMPO Plaquetizar los inventarios pertenecientes a los FSD 16/06/2015 Se agendará reunion de Consejo Directivo del colegio para que se expida el manual de procedimientos del Aunque La SED DISPONE DE ESTOS Dificultades para la salvaguarda de los Se ha omitido este requisito, sin que se hubiese area de almacen con el fin de asegurar que se disponga Julio MANUALES, no se siguen con rigurosidad y bienes y elementos asignados para la percatado alguien de esta necesidad. de los medios de conservación y seguridad 2015 no se ha dispuesto su adopción. prestación del servicio. indispensables para salvaguarda de los bienes que forman parte del Plantel. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 7.2 No se evidencia que en el colegio cuente con manuales que indiquen los procedinmientos nesesarios COLEGIO CUMPLIMIENTO para el manejo y cuidado de los documentos que AGUSTIN NIETO DE LA DIRECTIVA no se cumple con la Ley General de ArchivoI garanticen no solo su oportuno tramite sino tambien su CABALLERO 003 DE 2014 efectiva conservacion. Se establece hallazgo administrativo 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 7.3. Respecto a las tablas de retencion documental aun no se encuentran implementadas en el Colegio por lo Adelantar la labor tablas de retencion documental. COLEGIO CUMPLIMIENTO tanto se hace necesario que se adelante la labor y se Solicitar acompañamiento a la oficina de archivo de la las tablas de retencion documental aun no se incumplimiento a la Ley General de Se ha omitido este requisito, sin que se hubiese junio AGUSTIN NIETO DE LA DIRECTIVA solicite acompañamiento a oficina de archivo de la SED SED con el fin de tener un eficiente manejo documental encuentran implementadas en el Colegio Archivo, Ley 554/2000 percatado alguien de esta necesidad. 2015 CABALLERO 003 DE 2015 con el fin de tener un eficiente manejo documental y dar y así dar cumplimiento a la Ley General de Archivo, cumplimiento a la Ley General de Archivo, Ley Ley 554/2000 554/2000. se establece hallazgo administrativo 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO COLEGIO CARLO 1.GOBIERNO FEDERICI ESCOLAR 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 3.8 Al revisar las actas del Consejo directivo no se evidencia que la Contadora haya presentado los COLEGIO CARLO 3, PROCESO informes contables al Consejo Directivo como lo ADMINISTRATIVA FEDERICI CONTABLE establece el Decreto 4391 de 2008. Es importante mantener informado a las autoridades del colegio sobre los estados contables del colegio. CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 4.1 Se verifico que el colegio cuenta con su Manual de Contratacion debidamente aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo No. 08 de julio 10 de 2014, en cumplimiento de lo establecido en el paragrafo segundo del articulo 17. Regimen de Contratacion, del Decreto 4791 de 2008 que establece que la celebracion de contratos a que haya lugar con recursos de los Fondos de servicios Educativos cuando la cuantia es inferior a los (20 ) S.M.LM.V. debe realizarse con sujecion al reglamento de contratacion expedido por el Consejo Directivo con el fin de garantizar que el colegio realice la contratacion de la institucion de acuerdo a los principios de transparencia, economia, publicidad y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcion administrativa. Folio 39 al 43. No obstante al revisar el Manual de Contratacion, se observo que COLEGIO CARLO 4. PROCESO este no se encuentra actualizado con las directrices ADMINISTRATIVA FEDERICI CONTRACTUAL establecidas en la Circulares No. 16 del 22 de abril de 2014 y No. 30 del 25 de julio de 2014 armonizados con el Decreto 1510 de 17 de Julio de 2013, por el cual se reglamenta al Sistema de Compras y Contratacion Publica, por lo tanto se establece un hallazgo administrativo y se recomienda incluir las acciones correctivas correspondientes en el plan de mejoramiento que suscriba la institucion educativa. 4.4 Se reviso en contrato de arrendamiento de la Tienda Escolar con la arrendataria Maria Leonor Forero, con el objetode alquilar un espacio dentro de las instalaciones del colegio para uso exclusivo de prestacion del servicio de Tienda Escolar, durante el año lectivo 2014 con un canon mensual fijo de $ 1.100.000 con un plazo de nueve (9) meses del cual se pudo observar que se relizaron los pagos en las fechas establecidads y la 2015 1.7 Al revisar las actas de reunion del Consejo Directivo, no se observo que en la vigencia 2014, este organo haya realizado seguimiento al contrato de Tienda Esscolar según lo estipulado en la Resolucion 219 de 1999 ADMINISTRATIVA numwerales 2 y 3. es de suma importancia que se adelante un adecuado seguimiento y que al final del contrato se realice la evaluacion final. Solicitar acompañamiento a la oficina de archivo de la Incumplimiento de la Ley General de Se ha omitido este requisito, sin que se hubiese junio SED con el fin de tener un eficiente manejo documental Archivo. percatado alguien de esta necesidad. 2015 y así dar cumplimiento a la Ley General de Archivo, AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Conformar este Comité evaluador desde el comienzo Se conformara el comité evaluador de la tienda escolar Octubre del contrato para que rinda informes periodicos al en la proxima reunión d Consejo Directivo. 2015 Consejo Directivo. 1,7 El rector manifiesta que en la proxima reunión de Continuar invitando a la contadora para rinda el informe Octubre Consejo Directivo, la profesional contadora será contable, tal como lo dice la norma. 2015 invitada para que rinda el informa contable a este ente. El Manual de Actos y Contratos se actualizará con las Elaborar el manual de contratacion desde el comienzo directrices y normatividad vigente y se pasará en la Octubre de cada vigenci, con toda la normatividad vigente, para proxima reunión dl Consejo Directivo para ser aprobado 2015 que el Consejo Directivo lo apruebe. por este ente. del del del 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Plaquetizar los Plaquetizar los inventarios inventarios pertenecientes a los pertenecientes a los FSD FSD 31/07/2015 Edgar Rodiguez Julio del 2015 Integrantes del Consejo Directivo. EXPEDICIÓN RECTOR Jairo MANUAL. Orlando Rodriguez Ravelo. junio de 2015 Con la asesoria de la SED expedir manuales que indiquen los procedimientos Rector Jairo nesesarios para el Orlando Rodriguez manejo y cuidado de Ravelo los documentos que garanticen no solo su oportuno tramite sino tambien su efectiva conservacion. junio de 2015 ESTADO CERRADO Expedir el Manual de procedimientos del area de almacen CERRADO Expedir manuales que indiquen los procedimientos nesesarios para el manejo y cuidado de los documentos CERRADO RECTOR Jairo ELABORAR tablas ELABORAR tablas de Orlando Rodriguez de retencion retencion documental Ravelo documental CERRADO DE de DICIEMBRE DE RECTOR 2015 Los arrendatarios se capacitan permanentemente ( manipulacion de Conformacion del alimentos ) Comité evaluador . Certificacion Secretaria de salud (hospital de Fontibon) de DICIEMBRE DE RECTOR 2015 Se evidencia mediante acta de reunión del Consejo Directivo de La contabilidad del fecha 18 de noviembre de 2015, y Fondo se encuentra Rendir el informe al acta de reunión del Consejo al dia e impresa, CERRADO Consejo Directivo. Directivo del 8 de marzo de 2016 la reposa en laoficina presentación de los Estados de pagaduria. Contables de la Institución. Según acta de visita del 13/07/2016 de Marzo de 2016 Rector El manual de contratacion se elabora y se aprueba anualmente, por parte del Consejo Directivo . 4.7 El colegio mediante oficio da a conoce r la situacion a la Sed, ya que el arreglo del area del snack es competencia de los contratistas de compensar. Actualizar con las ultimas directricez y normas el manual de contratacion el colegio. 4.7 Compensar es el responsable del arrreglo de la humedad. Revisadas las actas del Consejo Directivo no se evidencia el ABIERTO seguimiento a la tienda escolar. Según acta de visita del 13/07/2016 Se evidencio mediante Acuerdo No.4 de Abril 21 de 2016 por el cual se adopta el Manual de Contratación CERRADO del Fondo de Servicio Educativo del Colegio Carlo Federici I.E.D. Según acta de visita del 13/07/2016 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA COLEGIO CARLO 6. ALMACEN FEDERICI INVENTARIOS 6.4 Verificacion aleatoria de inventario individual por dependencias: - Laboratorio de Fisica: En revision con la almacenista del colegio, se encontro lo estipulado en laplanilla de inventario individual. Mapoteca: se encontro lo estipulado en la planilla de nventario individual. -Rectoria:Se encontro lo estipulado en la planilla de inventario individual. -Enfermeria: se encontro lo estipulado en la planilla de inventario individual. -Coordiancion: Seencontro lo relacionado en la planilla de inventario individual. - Laboratorio de quimica: Al revisar el inventario del laboratorio de quimica se encontraron en un varios reactivos vencidos encerrados en un cuarto ; al entrevistar a la profesora de E quimica de la jornada tarde, ella manifesto que el ADMINISTRATIVA laboratorio de quimica es un aula de clase, no son instalaciones apropiadas para laboratorio y que esos reactivos presentan unos olores muy fuertes que le han causado inconvenientes con su salud. Que en general no se ha realizado control sobre el tema de los reactivos y que hay varios que no tienen marquilla para establecer fechas de vencimiento. Se anexa fotografia del sistio donde se encuentran los reactivos. Se incumplen los lineamientos establecidos en la ley 1252 de 2008 por la cual se dictan normas prohibidas en manera ambiental relacionadas con el manejo de residuos peligrosos. Se establece un hallazgo administrativo y se recomienda incluirlo en el plan de mejoramiento. COLEGIO CARLO 6. ALMACEN FEDERICI INVENTARIOS 6.4 Verificacion aleatoria de inventario individual por dependencias: - Laboratorio de Fisica: En revision con la almacenista del colegio, se encontro lo estipulado en laplanilla de inventario individual. Mapoteca: se encontro lo estipulado en la planilla de inventario individual. Rectoria:se encontro lo estiulado enla planilla de inventario individual. Enfermeria: se encontro lo estipulado en la planilla de inventario individual. Coordinacion: se encontro lo relacionado en la planilla de inventario individual. laborartorio quimica: Al revisar el inventario del laboratorio de quimica se encontraron en un varios reactivos vencidos encerrados en un cuarto; al entrevistar a la profesora de quimica de la jornada tarde, E ella manifesto que el laboratorio de quimica es un aula ADMINISTRATIVA de clase, no son instalaciones apropiadas para laboratorio y que esos reactivos presentan uns olores muy fuertes que le han causado inconvenientes con su salud. Que en general no se ha realizado control sobre el tema de reactivos y que hay varios que no tienen marquilla para establecer fechas de vencimiento. Se anexa fotografia del sitio en donde se encuentran los reactivos. se incumplen los lineamientos establecidos en la ley 1252 de 2008 por la cual se dictan normas prohibidas en materia ambiental relacionadas con el majnejo de residuos peligrosos. Se establece un hallazgo administrativo y se recomienda incluirlo en el plan de mejoramiento. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO COLEGIO CARLO 7. MAPA FEDERICI RIESGOS CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/JAIME CAMPO 8.1 En el desarrollo de la auditoria se observo que la institucion educativa viene socializando las normas archivisticas, ha realizado talleres con el fin de organizar sus archivos documentales, pero para la fecha de la visita, el colegio no ha implementado las Tablas de retencion Documental. 8.3 Se verifico con la Secretaria de rectoria que para el manejo de la correspondencia se lleva una planilla de la correspondencia recibida por la institucion, ademas se COLEGIO CARLO 8. DIRECTIVA 003 lleva una base de datos en donde se registra la ADMINISTRATIVA FEDERICI DE 2013 informacion de las planillas; esto para la correspondencia que se recibe, el inconveniente surge en que el colegio no realizaseguimiento a las respuestas que se emiten pues estas salen por la secretaria academica y no se reporta a la secretaria de rectoria la fecha de salida ni el contenido. Se incumple de est manera lo estipulado en la Directiva 003 de 2013 numeral 1.2 que indica que establece las directrices para prevenir acciones frente a la perdida de documentos. Se establece un hallazgo administrativo. 2015 7.1 Realizado el seguimiento al mapa de riesgos se evidencio en entrevista con la responsable, Señora Maria Eugenia Forero que ella ha estado en comunicación con la asesora de la localidad Fontibon para recibir DE orientacion . Que el mapa de riesgos se subio pero ADMINISTRATIVA cambiaron la metodologia, el colegio esta pendiente de la aprobacion de los riesgos para realizar seguimiento. En ese orden de ideas se establece un hallazgo administrativo y se recomienda incluirlo en el plan de mejoramiento. 13 14 15 16 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN La SED ha realizado varias capacitaciones a los administrativos, donde les ha dicho que están elaborando un modelo estandar de tablas de retención documental para los colegios, y que cuando la terminen la socializaran y se pondra en marcha unificados. El colegio continúa con la labor de tener los archivos organizados en carpetas cronológicamente, y cuando lleguen las directrices de la SED se procederá a elaborar las TRD. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Se elaborara oficio a la Dra Yolanda Cuellas de la direccion de servicios administrativos con el fin de que El colegio radicara la solicitud para el retiro urgente de Octubre se gestione la visita por parte de la Secretaria Distrital estos elementos, y así cumplir con lo normado. 2015 de Ambiente como se ha venido realizando en otros colegios, para poder avanzar con este proceso. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN Se elaborará oficio a la oficina encarga en la SED para que nos indiquen de la aprobación de los riesgos y El colegio radicará oficio urgente para saber cuando se Octubre cuando se puede empezar a realizar el seguimiento de puede empezar a hacer el seguimiento de estos riesgos. 2015 estos. AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN La SED ha realizado varias capacitaciones a los administrativos, donde les ha dicho que están elaborando un modelo estandar de tablas de retención documental para los colegios, y que cuando la terminen la socializaran y se pondra en marcha unificados. El colegio continúa con la labor de tener los archivos organizados en carpetas cronológicamente, y cuando Octubre lleguen las directrices de la SED se procederá a aplicar 2015 las TRD. 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO EFECTO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES El proceso para el retiro de los , reactivos vencidos y sin marquilla. ESTADO Se evidencia oficio de fecha 15 de febrero de 2016 solicitando retiro de las sustancias quimicas de la Institución, sin emabargo estas ABIERTO sustancias no han sido retiradas de la Institución. Según acta de visita realizada el 13/07/2016 de DICIEMBRE DE RECTOR 2015 Ninguna ACTA 13/07/2016 Se evidencia oficio de fecha 15 de febrero de El proceso para el 2016 solicitando retiro de las retiro de los reactivos sustancias quimicas de la ABIERTO vencidos y sin Institución, sin emabargo estas marquilla. sustancias no han sido retiradas de la Institución. Según acta de visita realizada el 13/07/2016 de DICIEMBRE DE RECTOR 2015 Comunición permanente con la Asesora de la localidad de Fontibón para recibir las directrices sobre este tema. Aprobacion de los riesgos para poderlos socializar y poner en practica en el colegio . de Diiciembre 2015 de Depurar el archivo muerto y el vigente mantenerlo organizado cronologicamente. Esperar las directricez de la SED, para aplicar de , la manera adecuada las TRD. Se evidencia el seguimiento al mapa de riesgos de la Institución identificados (4) riesgos su respectivo análisis, valoración del CERRADO riesgo, autoevaluación del riesgo y seguimiento efectuados por la coordinación de la Institución. Según acta de visita del 13/07/2016 Se evidencia que el archivo de la Institución se lleva de manera adecuada cuenta con carpetas diferenciadas por año, Gobierno Escolar, carpeta de Quejas y Reclamos, correspondencia recibida y enviada, correspondencia Cadel, correspondencia Secretaria de Educación la cual cuenta con los CERRADO respectivos soportes.Se evidencia que la correspondencia se canaliza a traves de la secrertaria de la Institución, cuenta con sello donde se encuentra número de radicado hora recibido, número de folios y firma de recibido. Según acta de visita del 13/07/2016 11 12 13 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO MARSELLA IED No se realizo seguimiento al Contrato de tienda Escolar, No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento bajo la Julio 22 del Noviembre TIENDA ESCOLAR incumpliendo lo estipulado en el art. 4 numeral 3 de la con el seguimiento de 1999 y 234 del 2010 que ordena la norma responsabilidad del Consejo Directivo 2015 2015 Res.219/99. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO COLEGIO MARSELLA IED No se especifica bien en el reglamento interno REGLAMENTO En el articulo 11 no es claro que el Consejo Directivo del Consejo Directivo que esta integrado por 8 INTERNO DEL podra deliberar, tomar decisiones validas y expedir miembros y las decisiones se tomaran con la CONSEJO acuerdos con la mayoria de los miembros presentes. aprobacion como minimo de 5 de sus DIRCTIVO miembros. El reglamento del Consejo Directivo para la vigencia 2015 ya fue aprobado por el Consejo Dirctivo y de No corresponde a lo establecido en el En el reglamento interno del Consejo Directivo de 2014, acuerdo a la Guia Financiera de Apoyo a la Gestion de articulo 11 de la Guia Financiera de no era claro el numero de integrantes pero si se Abril de 2015 Abril de 2015 los FSE, explicando el numero de miembros para que Apoyo de Gestion. hablaba de la mitad mas uno. haya quorum, se tomen decisiones y se aprueban los acuerdos del CD del colegio. COLEGIO MARSELLA IED ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO EN EL Las actas del CD no tenian el formato establecido por la FORMATO SED y faltaban algunas firmas en las mismas por parte ESTABLECIDFO del CD. POR LA SED. SGCIF.005 Y FALTA DE FIRMAS Incumplimiento en las directrices establecidas por el Sistema de Gestion Documental establecidas en la Ley 294 de 2000 COLEGIO MARSELLA IED Los archivos en la institucion se llevaban de DIRECTIVA 003 DE El colegio no cuenta con tablas de retencion documental acuerdo a las normas tradicionales, pero no Documentos archivados de acuerdo a Falta implementar la tabla de retencion documental 2013 para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013. actualizadas de acuerdo a la Directiva 003 de otras normas. 2013. COLEGIO RICAURTE COLEGIO RICAURTE Se evidencia que el colegio manejaba un formato diferente al establecido por la SED y las firmas se tomaban una vez ledia el acta, pero no siempre estaban todos los miembros del CD presentes. Manejo de las actas en formato diferente aunque con Implementar el formato establecido por la SED según el los mismos elementos establecidos por las normas. No Junio 17 de Noviembre aplicativo de ISOLUCION y lo establecido por el se exigia la puntualidad y asitencia obligatoria de los 2015 de 2015 Sistema de Gestion Documental. miembros del Consejo Directivo. Solicitar capacitacion a la SED sobre la Dirctiva 003 de Agosto 2013 e implementar el TRD en tdodas las dependencias 2015 del colegio. Programar reuniones bimestrales y se hara el respectivo seguimiento. ABIERTO El Acuerdo de Reglamento Interno del Consejo Directivo del colegio para el año 2015, ya Rectora y Consejo fue aprobado y Directivo firmado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo No. 03 del 20 de abril de 2015. 30 de ABIERTO Rectora Implementacion del formato en diferentes reuniones Reunion mensuales del Gobierno Escolar Rectora Socializacion de la Directiva 003 de 2013 a los funcionarios administrativos de la institucion. ABIERTO Compra de carpetas para facilitar el trabajo de archivo. Implementacion de las TRD con los archivos a partir de juklio de 2015. ABIERTO GOBIERNO ESCOLAR 12/31/15 CONSEJO DIRECTIVORECTOR. Revisión y aplicación del Artículo 12 del Manual de uso y mantenimiento de colegios. GOBIERNO ESCOLAR Al revisar las actas de reunión del Consejo Directivo, no se observó que en la vigencia 2014, este órgano haya realizado seguimiento al contrato de Tienda Escolar según lo estipulado en la Resolución 219 de 1999 Incumplimiento de la Resolución 219 de 1999, numerales 2 y 3. Es de suma importancia que se numerales 2 y 3. adelante un adecuado seguimiento y que al final del contrato se realice la evaluación final. Se establece un hallazgo administrativo. La no conformación del comité obedeció a que ya existía un órgano de control, por parte del Hospital Constituir el Comité de Supervisión de Tienda Escolar, 09/01/15 Centro Oriente, denominado Comité dando cumplimiento con la Resolución 219 de Tienda Saludable, con participación de un padre de familia y un docente. 12/31/15 CONSEJO DIRECTIVORECTOR. Designación de dos padres de familia y un docente del Consejo Directivo, para el comité. ACTA 17/06/2016 CERRADO 12/31/15 RECTOR Rendir informe a padres con apoyo de pagaduría y contaduría. ACTA 17/06/2016 CERRADO 12/31/15 CONSEJO DIRECTIVORECTOR. Finiquitar el documento del manual de convivencia para su publicación. ACTA 17/06/2016 CERRADO 12/31/15 AUXILIAR FINANCIERO Presentar al Consejo Directivo los Informes presupuestales y publicarlos en cartelera Institucional ABIERTO CONTADORA Presentar al Consejo Directivo los Estados Financieros, y publicarlos en cartelera Institucional ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO RICAURTE GOBIERNO ESCOLAR 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO RICAURTE PROCESO PRESUPUESTAL Analizando la ejecución de gastos del colegio, para la Desafortunadamente no se logró vigencia 2014, se verificó que no se elaboraron las Incumplimiento del principio de la planeación concretar el documento del Manual de Contratar la ejecución de los recursos previstos, de agendas, aunque se contaba con los recursos quedando 09/01/15 presupuestal. Convivencia y por eso los recursos se conformidad con las normas legales vigentes. un saldo por ejecutar de $9.174.825; es importante reservaron para el año 2015. aplicar el principio de la planeación presupuestal. 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA COLEGIO RICAURTE de Diciembre 2015 ESTADO Si bien no se constituyó como tal el Se evidencio que para la vigencia 2014 no se constituyó Comité, se atiende oportunamente las el Comité de Mantenimiento Escolar, incumpliendo lo necesidades de mantenimiento, establecido en el artículo 12 del Manual de Uso, Incumplimiento artículo 12 del Manual de apoyados en los requerimientos de las Convocar a los órganos incluidos en el Manual de Uso, conservación y Mantenimiento de los colegios de la Uso, Conservación y Mantenimiento de los distintas áreas a través de la bitácora Conservación y Mantenimiento de Colegios, para que 09/01/15 secretaría de Educación, como encargado de promover y Colegios de la Secretaría de Educación. establecida internamente para tal fin, se visualice el Comité ajustado a la norma. realizar la gestión de mantenimiento periódico dentro del con lo cual la participación es mucho plantel. Se establece un hallazgo administrativo. más amplia y ajustada a las necesidades reales de la comunidad. Se consideró que resultaba más confiable y directa la presentación del Aunque la Institución Educativa presentó la Rendición de informe de ejecución presupuestal por Cuentas a la comunidad, lo realizó mediante un escrito y que llegara a todos y cada documento elaborado por el Rector del Colegio y no en Incumplimiento de lo establelcido en el uno de los padres de familia, en la Presentar el informe de manera verbal y escrita audiencia pública a la que asisten tanto la Pagadora numeral 3 del artículo 19 del Decreto 4791 de primera asamblea general de padres igualmente en la asamblea general de padres de familia 09/01/15 como la Contador y el equipo de gestión administrativa, 2008. de familia, a través del impreso que o en la asamblea de delegados. incumpliendo lo establecido en el numeral 3 del artículo conoce la comunidad y que se 19 del Decreto 4791 de 2008. denomina CARTA DEL RECTOR PARA MADRES Y PADRES DE ESTUDIANTES. COLEGIO RICAURTE Se eligieron los del Rectora y Consejo integrantes del Directivo comité y se convoco a primera reunion 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES PROCESO PRESUPUESTAL PROCESO CONTABLE Por las fechas programadas para reunión del Consejo Directivo y que la Se verificó que la auxiliar administrativa no presentó los Auxiliar Financiera tenía a cargo dos informes financieros mensualmente al Consejo Directivo, Incumplimiento del numeral 5 del artículo 6 (2) Colegios, no se encontraba en la incumpliendo el numeral 5 del artículo 6 del Decreto del Decreto 4791 del 2008. Institución y para no cambiar la 4791 del 2008. Se establece un hallazgo administrativo. programación previamente establecida el Ordenador del Gasto presentaba los informes. Al revisar las actas del Consejo Directivo, no se evidencia que la Contadora haya presentado los Aunque la información Contable se informes contables al Consejo Directivo, como lo encuentra al día en el area de establece el Decreto 4391 de 2008. Es importante Incumplimiento del Decreto 4391 de 2008. Pagaduría, no se presentó de forma mantener informadas a las autoridades del Colegio sobre Oficial al Consejo Directivo. los estados contables del colegio. Se establece un hallazgo administrativo. En Resolución de septiembre del presente año, la SED dejo a la Auxiliar Financiera únicamente en este 09/01/15 Colegio, por lo que continuará presentando los informes directamente la funcionaria. Presentar oportunamente la Información Contable a los miembros del Consejo Directivo, con el fin de socializar 09/01/15 la informacion 12/31/15 ABIERTO 11 12 13 14 15 16 CONTRATISTA 2015 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA Presentación por parte del Ordernador de Gasto del " EVALUACION AL No se descrimino en las actas del Consejo FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE No registro de la información en las PROCESO DE Directivo los informes financieros Se generaliza la información, no se toma en detalle PROGRAMACION Y EJECUCION PRESUPUESTAL " actas TESORERIA -4,7 presentados cada tres (3) meses al Consejo Directivo. 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA EVALUACION AL PROCESO DE CONTRATACION 5,1, 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA Se han elaborado conjuntamente entre PROCESO DE No existe acta de cierre entre almacen y contabilidad Se evidencio en el momento de la pagaduria, almacen y contabilidad y se No se evidiencio por el titulo del acta, se tomo la Individualizar por dependencia y cambio del nombre ALMACEN E incumpliendo el memorando DF-5400-001 del 18 de solicitud del auditor que era la mima oct-15 denomina acta de reunion colegio A lemania palabara reunión y no cierre del acta INVENTARIOS 6,4 febrero de 2014. acta de cierre contable Solidaria dic-15 Contadora almacenista 2015 COLEGIO JAIME CAMPO ALEMANIA SOLIDARIA PROCESO DE No fue posible cotejar la informacion de kardex. Se ALMACEN E solicita pedir apoyo tecnico a la oficina de servicios Infome del kardex detallado INVENTARIOS 6,7 administrativos de la SED dic-15 Almacenista 2015 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO RICAURTE ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS ALMACEN INVENTARIOS CAUSA Se verificó que no hay entradas de almacén para la vigencia 2014, debido a que no hay el personal suficiente para actualizar la información y no se puede dejar la E Rectoría sin secretaria, pues la gestión de esta área Incumplimiento en las entradas de almacén. implica responsabilidades que no se pueden dejar de cumplir. Aún así, la funcionaria colaboradora verifica cuidadosamente los elementos que entran al almacén. Se establece hallazgo administrativo. EFECTO Revisado el proceso de contratacion no se publica en cartelera los contrato elaborados por la institucion, se No permanencia en la cartelera cumnple con el numeral 3 del articulo 19 del decreto 4791. EVALUACION DEL COLEGIO SANTA 1.4. Actas de reunión del consejo directivo GOBIERNO LIBRADA elaboradas en el formato "SGC-IF-005 Isolución ESCOLAR no No existe la evidencia de convocatoria expeficia para rendición de cuentas No se conforme el comité 2015 2015 5.3. Incumplimiento con libro de depreciacion de elemento por elemento, Establecer procedimientos EVALUACION AL COLEGIO SANTA escritos de los Procesos Contables por todo JAIME CAMPO PROCESO DE Se hacia de otra forma LIBRADA concepto,interrelacionados con: Pagaduria, Almacen e CONTRATACION Inventarios. Conciliaciones mensuales sobre cierres financieros, Almacen y caja menor 2015 JAIME CAMPO TIEMPO 12/31/15 RECTOR-SED 23 de 23 Conformacion del comité por parte del Consejo Drectivo septiembre septiembre de 2015 2015 Primera la No se realizo la rendicion de cuentas a la comunidad Realizar convocatoria expecifica para la rendición de semana la educativa pero no se dejo por parte de los padres de cuentas dejando la evidencia mediante firma de los febrero familia diferentes estamentos de la comunidad educativa 2016 La comunidad educativa no se informa de los contratos realizados Falta de seguiridad de la cartelera mensualmente El proceso es muy dispendioso No se habia requerido el informe consolidado Se detallara en las actas del Consejo Directivo los oct-15 informes del area financiera . Colocar seguiridad a la cartelrea y dejar evidencia de la oct-15 publicación de los contratos Requerimiento a los ingenieros del Sistema Financiero y Administrativo de SICAPITAL, para el mejoramiento de oct-15 este informe Utilizar el formato "SGC-IF-005" Acta de reunión 12/08/2015 AL Se realizaba en conjunto con los demas Se precentaba junto con el informe de ejecución Presentar al Consejo Directivo el flujo de caja Mensual y 4.7. No presentar el flujo de caja Trimestral al Consejo Podria generar Dudas por parte de los DE informes sin dejar evidencia espesifica en el presupuestal sin dejar en el acta su precentación en registrar su precentación en el acta en forma 08/09/2015 Directivo entes de control acta de consejo directivo forma separada independiente ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Asignar tiempos a la funcionaria administrativa, para garantizar la sistematización del almacén. de de Consejo Directivo ACTA 17/06/2016 ESTADO CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Elaboracion y Resolución de institución con la acción correctiva aprobacion del conformación de plasmada en el plan de CERRADO acuerdo de eleccion comité evaludor mejoramiento, por lo anterior se de comité tienda escolar cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. Primera Rendicion de Rector ordenador semana de cuentas del de del Gasto febrero de 2016 2015 Se cubrieron las necesidades de la Se redistribuira los gastos no ejecutados en otras Mejorar el porcentaje de ejecucción presupuestal año comunidad educativa por la necesidades solicitadas nuevas presentadas por la oct-15 2015 contratacion de precios bajos. comunidad educativa, Se hacian las actas del consejo directivo pero Diligenciar las actas del consejo en un formato distinto al que se tenia que diredtivo en un formato distinto al que Por que se estaba utilizando el formato institucional hacer se deben elavorar EVALUACION COLEGIO SANTA JAIME CAMPO PROCESO LIBRADA TESORERIA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Desde septiembre de 2013 no se cuenta con funcionario para atender el Almacén y por eso las actividades de esta dependencia han sido atendidas Iniciar el registro de entradas utilizando el software 09/01/15 con la ayuda de la secretaria de disponible para almacén. rectoría, adoptando medidas alternas, comopor ejemplo llevando registros en cuaderno. Falta acto administrativo donde el Consejo EVALUACION DEL No hubo seguimiento y control por parte del Consejo Directivo asigna los miembros del comité de GOBIERNO No hay control Directivo a la ejecucion del Contrato de la Tienda Escolar supervision para el servicio de la tienda ESCOLAR -1,12 escolar Falta soporte que de cuenta de la citacion a la EVALUACION DEL No se expidio convocatoria especifica para la comunidad educativa para dar cumplimiento al articulo GOBIERNO rendicion de cuentas se realizo en forma 19 del decreto 4791 del 2008 "RENDICION DE ESCOLAR -1,13 general CUENTAS Y PUBLICIDAD" Se redujo tres proyectos de inversion los El porcentaje presupuestal ejecutado de los gastos fue EVALUACION AL cuales fueron traladados a otros proyectos en del 56%, la ejecucion presupuestal en los proyectos de PROCESO benefico de los estudiantes, el manual de inversion fue regular, incumpliento en lo normado en el PRESUPUESTALconvivencia no se ha entregado por la nueva articulo 87 de la Ley 115 de 1994 ( no se entregó el 2,3 normatividad ley 1620 del 2013 y decrero manual de convivencia ). reglamentario 1965 del 2013 . EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA de primera semana de año ABIERTO febrero de 2016 ABIERTO dic-15 Cumplir al 10% el Contratar y ejecutar el Rector ordenador plan de compras de plan de compras de ABIERTO del Gasto 2015 2015 ABIERTO dic-15 Socialización de los Rector ordenador informes al Consejo Infomes del Gasto Directivo (flujo de caja) dic-15 31/12/2015 31/12/2015 Auxiliar financiero La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Publicación de los institución con la acción correctiva contratos en la Relacion de contratos plasmada en el plan de CERRADO cartelera mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. Actas de cierre y contable almanacén Actas y contabilidad Solicitud requerimiento del Informe consolidado La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 28 de octubre de 2015. ABIERTO ABIERTO Auxiliar Rectoria Realizacion de Actas 7-8 -9…. en el formato "SGC-IF- NINGUNA 005" Acta de reunión. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. Rectora Acta 7 de Agosto 12 de 2015 Numeral 3 correspondiente al flujo de caja a Julio de 2015. -- Acta 8 del 8 de septiembre NINGUNA de 2015 Numeral 3 literal c, correspondiente al flujo de caja de agosto de 2015 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. Se podria precentar Confución por no Entregar a la Rectora mensualmente el libro Auxiliar, de la depreciación se hacia en forma detallada en excel y tener elemento por elemento elemento por elemento depreciado dentro de los 06/10/2015 contabilizada en forma general depreciado primeros diez días de cada mes 31/12/2015 Contadora Entregar mensualmente el libro de depreciación NINGUNA elemento por elemento a la Rectora En caso de un daño o perdida de un EVALUACION AL Incumplimiento resolución 001 de 2001 de la El inventario por dependencia se encontraba en el COLEGIO SANTA bien no se puede determinar la Utilización del formato aprobado por la DDE para los PROCESO DE 6.3. No existen soportes de inventarios por dependencia SH y adoptada mediante resolución 8257 de formato del colegio y se esta actualizando en el formato 01/10/2015 LIBRADA responsabilidad directa de quie traslados de bienes, entregados a los funcionarios INVENTARIOS 2001 por la SED de Isolución custodia ese bien 31/12/2015 Almacen Actualización formato de La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 11 de julio de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 2015 El inventario del colegio se encuentra inflado por datos de elementos EVALUACION AL la subdirección de recursos fisicos de la SED no COLEGIO SANTA 6.4. Diferencia de $66.424.791 entre la contabilidad y el No debe haber diferencia entre la contabilidad duplicados y triplicados en el Se cotejo con la direccion de dotaciones escolares el JAIME CAMPO PROCESO DE actualizado los ajustes correspondientes al inventario 28/09/2015 LIBRADA aplicativo de la SED con relación a Inventarios y el aplicativo de la SED sobre los inventarios aplicativo del área de dotaciones de la inventario del FSE relizando los ajustes pertinentes INVENTARIOS de FSE solicitados y enviados mensualmente SED y esto conlleva que no este ajustado a la realidad 2015 EVALUACION AL COLEGIO SANTA JAIME CAMPO PROCESO DE 6.5 Falta de Kardex LIBRADA INVENTARIOS 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA Se debe reflejar mediante acta los procesos 2.13 Comité de No se evidencio la conformación de comité de llevados desde el almacen, biblioteca y Sostenibilidad sostenibilidad Contable de la Institución, atendiendo art, pagaduria, a través del Comité de Contable 6 de la Resolucíón 3612 del 27 de Diciembre de 2010. Sosotenibilidad Contable. 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA Se entrego copia de actas de Comité de Mantenimiento 1.2 Firmas en En entrega de documentos a la auditora, no se reflejan Inicialmente se evidencia que falta el registro No se evidencia registro de firmas en a la Auditora de Control Interno sin firmas por parte de Se verificará que reposen en el archivo de secretaría de Octubre actas de comité de las firmas en las actas de comité de mantenimiento, que de firmas en las actas de comité de las actas de las reuniones de comité la Secretaria de Rectoría, sin embargo las actas rectoria, carpeta del comité de mantenimiento con actas 01/2015 mantenimiento soporten lo aprobado en las reuniones. mantenimiento. de mantenimiento. firmadas estaban en poder de la rectora de la epoca debidamente firmadas . quien las envio a través del correo de la auditora. 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO POLICARPA SALVARRIETA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ Desactulización del programa AS inventarios No se conocen existencias reales en el Desactualización de un ejecutable del programa que posee el colegio almacen Cada año se da cumplimiento a lo establecido 2.10 Soportes No se evidencio documentación que permitiera en el Art. 19 Dec. 4791 respecto a rendicion No se encontró soporte en la Audiencia establecer la celebración de la audiencia pública de de cuentas, la cual se presentó ante la dependencia de rectoria, sobre este Rendición de rendición de cuentas del año 2014. comunidad educativa durante el mes de proceso. Cuentas Febrero de 2014. El impacto que genera dicho hallazgo Durante el proceso de elaboración de 2.12 Comité de No se evidencio la conformación de comité institucional es que el proceso de elaboración del Presupuestos, no se evidencia a través de Presupuestos de presupuestos participativos atendiendo la Resoluciín Proyecto de Presupuesto se debe comité debidamente conformado los procesos Participativos 3612 del 27 de Diciembre de 2010. plasmar con el comité de para proyección de presupuesto. presupuestos. Se cumplió con lo normado en el Art. 19 DEC. 4791, sin embargo según la observación de este informe lo que se sugiere es dejar copia de los soportes en rectoria, ya que estos se encontraban en Pagaduría pero no se solicitaron allí. Se realiza el Prespuesto y es analizado de acuerdo a lineamientos establecidos por la SED, con participación de docentes para implementar proyectos de inversión y posteriormente en varias sesiones se aprueba por el Consejo Directivo. Los procesos de control de inventarios, tanto en Se genera este hallazgo, por falta de biblioteca como almacen se realizan conjuntamente con soporte actas de procediientos que se el área contable al igual que los cierres mensuales, sin manejan desde Almacen, Biblioteca y embargo se deben plasmar procesos a tráves de Pagaduría. conformación de comité de sostenibilidad contable. Los proyectos de inversion para la vigencia 2014, Importancia de inversión en un 100% en tienen una fuente de financiación a tráves de los 3.6 Ejecución Se observo que la Ejecución de Proyectos de Inversión Impulsar el proposito de interes ejecución de proyectos de inversion para recursos que gira la SED, sin embargo el Colegio dejó Proyectos de fue del 52% ejecución suseptiblemente baja para pedagogico que de enfoque a los fomentar la formación pedagogica de los de recibir más del 50% de ingresos de Distrito, recursos Inversión fortalecimiento de los proyectos. proyectos de inversión. estudiantes. que serian destinados a fortalecer los proyectos de inversion. Procedimientos establecidos para 4.12. Actas de Las actas de arqueo de chequera no estan firmadas por El arqueo se realiza en los días martes y jueves que Evidenciar proceso de arqueo de chequera en garantizar el control permanente de arqueo de chequera la rectora, atendiendo lo estipulado en la Resolucion corresponde horario a la pagadora en el Colegio, se el cual participen contador y rector. los titulos en custodia del pagador de firmadas por Rector 2352 de 2013. realiza acta de arqueo una vez al mes. la institución. 5.3 evaluador Escolar No se evidenció comité evaluador de la Tienda Escolar Comité toda vez que el mismo debe ejercer control y Tienda seguimiento a la ejecución del contrato y evaluar de forma anual el servicio. No se ha conformado un comité de evaluación de la Tienda Escolar, por cuanto la comunidad educativa en conjunto es veedor y presenta las observaciones pertinentes. No se evidencian mediantes actas de comité evaluador los aspectos a corregir en la prestación del servicio de Tienda Escolar. Durante la ejecución de contrato la comunidad educativa en conjunto informan aspectos a corregir que tengan que ver con la Tienda Escolar, a fin de año se inicia el proceso de adjudicación con la participación de consejo directivo, teniento en cuenta la observaciones planteadas por la comunidad educativa. Es importante aclarar que esta situación no es En el Salón de Siglo XXI se evidenció deposito de bolsas En estas áreas no deben permanecer Puede esta situación generar riesgos recurrente, sin embargo que asignarán tareas 6.3 Residuos de basura, canecas y otros elementos ubicados encima elementos ya que deben estar lo espacios por contaminación y generadores de especificas de aseo a las personas de servicios en Sala Siglo XXI del regulador de corriente y ups. despejados de basuras. bacterias. generales y control por parte de lo docentes responsables de la sala de sistemas. Existe mapa de riesgos del Colegio, sin embargo no se No se encontró documentación concerniente a la No se pueden evaluar los aspectos de gestión COLEGIO Establecer oportunamente las politicas ha actualizado conforme a los establecido por la 9. Mapa de eleboración y seguimiento del Mapa de Riesgos para la frente a eventos negativos internos y externos POLICARPA de administración del riesgo en Secretaria de Educación, con implementación de Riesgos vigencia 2014, ni clasificaciópn de la Matriz LOFA dentro para emprender acciones de control SALVARRIETA conjunto para la Institución Educativa. procesos claros como acciones de control para las dos del contexto estratégico. necesarios. sedes. Se presentaron las rendiciones de cuenta por parte del No se visibiliza la gestión adelantada contador, la auxiliar financiera y el rector en reuniones 2.1. No se evidenció que los órganos del Gobierno por la IE y el impacto del trabjo con asistencia de docentes, padres de familia y COLEGIO SIMON GOBIERNO Escolar elegidos para la vigencia 2014 presentaran sus institucional, además de garantizar los No se encontraron actas estudiantes de los respectivos consejos pero, no se BOLIVAR ESCOLAR informes de rendición de cuentas al finalizar cada principios de moralidad, imparcialidad dejó la evidencia. El rector rinde cuentas en reunión de semestre a sus representados. y transparencia en el manejo de los todos los docentes, lo cual está en un archivo guardado recursos del FSE en Word. 2.7. No se evidenció cumplimiento por parte del rector en Falta de supervisión del contrato de COLEGIO SIMON GOBIERNO No se encontró acta de conformación del El rector propuso al Consejo Directivo que ejerciera la conformación del grupo de supervisión de la tienda tienda escolar para garantizar su BOLIVAR ESCOLAR grupo de supervisión de la tienda escolar esta función y se aprobó escolar . cumplimiento No se evidencian las actividades COLEGIO SIMON GOBIERNO 2.9. Se observó que las actas no están foliadas ni No se foliaron ni numeraron las actas y se Se adjuntaron la mayoría de los soportes pero, faltó desarrolladas y aprobadas por el BOLIVAR ESCOLAR numeradas y no se adjuntan todos los soportes dejaron de adjuntar soportes adjuntar algunos. Consejo Directivo. Actualizar el programa As inventarios con el provedor 01/09/2015 del mismo 28/09/2015 Almacen 30/09/2015 Almacen ESTADO Certificación levantamiento de inventarios firmado por Rectora, contadora y almacenista del NINGUNA colegio, adicionalmente oficio No S-2015134619 de dotaciones escolares La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. Impresion del NINGUNA Kardex de Almacen La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 10 de febrero de 2016. Cada año al realizar reunión de audiencia Pública en el 01 mes de Febrero se dejan soportes en la dependencia de Octubre rectoría sobre este proceso. 2015 de 1 de Marzo de de Rectoria 2016 CERRADO Se conformará el Comité de Presupuestos mediante 01 acta, como apoyo a procesos que se explican en el Octubre numeral 14 de este Plan de Mejoramiento. 2015 de Noviembre de de 2015 30 Rector y Auxiliar Financiero. CERRADO Se realizaran las reuniónes correspondientes de comité de sostenibilidad contable que involucre las áreas de Octubre almacén, biblioteca, pagaduria, rectoría y contador con de 2015 el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la Resolución, 3612 de 27 de Diciembr de 2010. 01 Marzo 2016 Rectoría, Almacenista, Bibliotecario, Auxiliar Financiero y Contador. CERRADO INMEDIATO Rectoría CERRADO INMEDIATO Rectoria CERRADO No es falta de planeación de la institución, dependemos de los recursos que gira la Administración Distrital, que Octubre cada año han disminuido para el Colegio Policarpa de 2015 Salavarrieta. 01 01 de Se continuará realizando arqueos en dias establecidos y Octubre elaborar las actas para confrontar arqueos con rectora y de 2015 contadora de manera mensual. 01 Marzo 2016 01 de Rector, Contador, Auxiliar Financiera. Se dara cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 219 de 1999, respecto a establecer un comité especifico Octubre que evalue el servicio de la Tienda Escolar de la de 2015 institución en la Sede A y B. 01 Marzo 2016 01 de Los materiales se retiraron inmediatamente realizando controles en el manejo de las basuras y residuos, los Octubre cuales se deben eliminar adecuadamente coordinando de 2015 acciones pedagogicas de menejo adecuado de residuos. 01 Marzo 2016 01 de Desde las coordinaciones de cada sede se control de actualizacion de procesos en la mapa de riesgos, con el control de permanentes a fin de garantizar la gestión de correspondiente. 01 Marzo 2016 01 de lelvara el Matriz de Octubre acciones de 2015 seguridad Se presentarán los informes de rendición de cuentas al Enero finalizar cada semestre a los miembros de la comunidad 2016 por parte del Gobierno Escolar Se conformará el grupo de supervisión de la tienda Febero escolar de acuerdo a lo regulado por la resolución 234 2016 de 2010 de de Julio de 2016 CERRADO Rectoria, personal de servicios generales. CERRADO Rectoria Coordinaciones Sedes A y B CERRADO ABIERTO Febrero de 2016 RECTOR ABIERTO de SECRETARIA RECTORÍA FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON GOBIERNO BOLIVAR ESCOLAR Se incumple con lo estipulado en el El Comité no se constituyó pues en años anteriores no Se constituirá el Comité de Mantenimiento como lo 2.10. No se observó que en la vigencia 2014 se No existe acta de constitución del Comité de Manual de Uso, Conservación y se contó con el Gestor Territorial de la SED y el Septiembre establece el Manual de Uso, Conservaión y constituyera el Comité de Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento de los colegios de la Consejo Directivo aprobó el Plan de Mantenimiento y lo de 2015 Mantenimiento de los colegios de la SED SED incluyó en el Plan de Compras de la Vigencia 2014 Febrero de 2016 RECTOR 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON GOBIERNO BOLIVAR ESCOLAR 2.11. Se observaron tres actas del Consejo Directivo de Falta de firma de la mayoría de los miembros Podría afectar validez 2014 firmadas sólo por el Rector del Consejo Directivo en tres actas decisiones tomadas Febrero de 2016 de y RECTOR Se numerarán y foliarán las actas y documentos Diciembre de Diciembre soportes al finalizar el año acádemico 2015 2015 las Se dejaron de firmar por ajustes aprobados y faltó más Se firmarán las actas del Consejo Directivo por todos Agosto compromiso para pasar a firmarlas posteriormente los miembros asistentes tan pronto se aprueben 2015 CERRADO Rectoria 2015 de 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES SECRETARIA RECTORÍA DE CERRADO Se constituyó Comité de Mantenimiento, se reunió, revisó plan e hizo ajustes. DE CERRADO CERRADO 11 12 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR PRESUPUESTAL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR PRESUPUESTAL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR PRESUPUESTAL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR PRESUPUESTAL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR PRESUPUESTAL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR PRESUPUESTAL 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 4.7. Contabilidad y almacén no cumplen con el instructivo contenido en la circular DFf-530-001-2008 y COLEGIO SIMON CONTABILIDAD Y existe diferencia sin conciliar entre la información BOLIVAR TESORERÍA contable y el la base de datos de control de inventarios de FSE que maneja la Dirección de Dotaciones Escolares 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON CONTABILIDAD Y 4.8 Se evidenció que el colegio no cuenta con sello de No se tiene el sello BOLIVAR TESORERÍA páguese al primer beneficiario ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 14 13 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA No se garantiza el desarrollo 3.4. Se observó que la ejecución presupuestal fue del Ejecución Presupuestal Baja en Proyectos de económico, social y cultural de la 70% con respecto al presupuesto definitivo y la ejecución Inversión comunidad del colegio, acorde con el del rubro de proyectos de inversión fue sólo del 25% PEI 16 15 En el 2014 por ser año electoral la ley de garantías afectó el giro de los recursos por parte de la SED y la Se ejecutará al máximo el presupuesto de proyectos de ejecución del presupuesto por parte del colegio. Los Octubre inversión sometido a los giros de transferencia de la gastos de inversión tienen como fuente mayoritaria las 2015 SED transferencias de SED y estas fueron tardías y se recortaron en más de $10 millones, afectando ésta. El mantenimiento es permanente en ambas sedes pero, 3.5. Se observa regular estado de mantenimiento de las No se constituyó Comité de Mantenimiento por la antigüedad y el deterioro constante es No se verifica el cumplimiento del Plan instalaciones a pesar de una inversión del 100% del para que verificara el cumplimiento del plan insuficiente el presupuesto para garantizar un mejor de Mantenimiento del 2014 presupuesto del rubro de mantenimiento de mantenimiento estdo de las instalaciones. La Sed no ha incluido al colegio en su remodelación. 3.5.1. No se adjunta relación de retenciones en El contador realiza la relación de retenciones No se adjunta relación al comprobante comprobantes de pago de Retefuente, Reteica y y reporta el pago a realizar de pago Contribuciones Especiales Se han adjuntado Cámaras con vigencia dentro del 3.5.2. Falta soporte de Rut, Rit, Cámara de Comercio y Incumplimiento a lo normado en la Faltan algunos documentos de los año, no se conoce norma que exija tres meses; hay Antecedentes en el 45.37% de los comprobantes de guía de apoyo presupuestal y contratistas procesos de reintegro de dineros por errores en egreso contractual para los FSE consignaciones hechas al colegio. No se tiene en cuenta que planillas son del momento de 3.5.3 Se observa que en el 29.62% de los comprobantes Incumplimiento de lo definido en el la prestación del servicio y no de la fecha de pago; de egreso se evidencia falta de soportes de Seguridad inciso 1 del artículo 50 de la ley 789 tampoco se tiene en cuenta que la planilla de la Faltan algunos soportes de seguridad social Social y/o certificación de pago expedida por revisor de 2002 y del artículo 41 de la ley 80 persona jurídica vale igual o más que la certificación fiscal para personas jurídicas de 1993 del revisor fiscal y demuestra el cumplimiento de la cotización 3.5.5. En algunos contratos no se solicitó el número de Faltó solicitar otra(s) cotización(es) en Incumplimiento a lo normado en el cotizaciones definidas en el Acuerdo del Consejo algunos contratos Acuerdo de Contratación Directivo sobre Contratación Se constituye el Comité de Mantenimiento para que Septiembre revise, modifique y vigile la ejecución del respectivo de 2015 presupuesto. Febrero de 2016 RECTOR CERRADO Se adjuntarán las relaciones de retenciones a los Octubre comprobantes de pago de reteica, retefuente y 2015 Contribución Especial. Abril de 2016 AUXILIAR FINANCIERA CERRADO Abril de 2016 AUXILIAR FINANCIERA CERRADO Abril de 2016 AUXILIAR FINANCIERA se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 13/07/2016 Abril de 2016 AUXILIAR FINANCIERA CERRADO Abril de 2016 ALMACENISTA RECTOR Abril de 2016 AUXILIAR FINANCIERA de Se exigirán todos los soportes en el proceso de Octubre contratación actualizados 2015 de Se adjuntarán las planillas de pago de seguridad social Octubre y las certificaciones cuando corresponda 2015 de Se solicitarán las cotizaciones definidas por el Acuerdo Octubre de contratación para cuantía inferior a 20 SMMLV 2015 aprobado por el Consejo Directivo Se adquirirá el sello de páguese al primer benmeficiario Octubre para ser colocado a todos los cheques girados 2015 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR CONTRACTUAL 5.1.1. Se evidencia diferencia entre el valor del contrato y lo cancelado por el arrendatario d la tienda escolar, no se evidencia que se hiciera efectiva poliza de cumplimiento ni cláusula penal, tampoco la supervisión del contrato. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON PROCESO BOLIVAR CONTRACTUAL 5.5. Se evidenció que en los soportes que se adjuntan a No se adjunta fotosa contratos de Deterioro de las instalaciones por falta Se realiza permanente mantenimiento pero, antigüedad Se adjuntarán las fotos de antes y después de las obras los contrato de mantenimiento no hay registro fotográfico Octubre mantenimiento. Estado del colegiocon fallas de intervención con peligro de de las instalaciones y grave estado de la misma no a los soportes de contratación. Se continuarán obras de del antes y después de las obras. Falta de 2015 en diversos sitios agrandar los daños permite vislumbrar las intervenciones hechas. mantenimiento necesarias mantenimiento en las instalaciones. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ MANEJO DE 6.1. Se observó que el inventario de consumibles tenía COLEGIO SIMON No descarga de ALMACÉN E algunas diferencias por elementos entregados sin BOLIVAR entregados del kárdes INVENTARIOS descargar del Kárdex. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ MANEJO DE COLEGIO SIMON 6.2. La institución no cuenta con inventarios por El auditor no vio los listados de inventario por No se comprobó que ALMACÉN E BOLIVAR dependencias dependencia inventario por dependencias INVENTARIOS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ Hubo problemas en la contratación de la actualización MANEJO DE COLEGIO SIMON 6.3. El programa INVESTA no se volvió a utilizar por No se hizo entrega formal del cargo en cuanto Desactualización en el manejo del del programa INVESTA y por eso la almacenista Se continuará utilizando el programa INVESTA para el Agosto ALMACÉN E BOLIVAR falta de clave de entrada al manejo del programa INVESTA inventario en el programa saliente no dejó los documentos en los formatos manejo de inventarios 2015 INVENTARIOS respectivos y no se pudo continuar utilizándolo 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ MANEJO DE COLEGIO SIMON 6.4. Se encontraron elementos en espera de dar de baja ALMACÉN E No se han dado de baja varios elementos BOLIVAR sin relacionar o ser recogidos por la SED INVENTARIOS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ MANEJO DE 6.5. Situaciones encontradas en inventarios físicos Incumplimiento a lo normado con la COLEGIO SIMON Fallas en el registro y almacenamiento de ALMACÉN E denotandebilidades y fallas en el registro y resolución 001 de 2001 de la BOLIVAR cada uno de los elementos INVENTARIOS almacenamiento de cada uno de las artículos Secretaría de Hacienda del Distrito elementos Algunas diferencias con el inventario físico de ESTADO CERRADO El contrato se realizó por 8 meses y medio pero, equivocadamente se calculó por 10 meses, el Falta de seguimiento al cumplimiento del contratista pagó lo contratado, no se hizo modificación Se nombrará equipo supervisor del contrato , se hará el Incumplimiento del contrato por parte Febrero contrato y de constitución del equipo de al contrato al no haberno percatado del error; no se respectivo seguimiento y se aplicarán las polizas y del contratista de tienda escolar 2016 supervisión de éste nombró grupo supervisor pero, consejo directivo ejerció cláusulas sancionatorias. la función e hizo seguimiento al cumplimiento del horario de venta. algunos de Diciembre 2015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES RECTOR Dificultades de manejo de los procesos por Incumplimiento en el informe contable Contabilidad cumple con la información pero, se han Se cumplirá con la entrega de Matriz Chip a tiempo y se parte de almacenistas entrante y saliente. Octubre de la matriz chip y en conciliación presentado dificultades en la entrega de los informes a realizará Conciliación entre información contable y base Dificultades en conciliación contable e 2015 contable y de inventarios la SED de datos del FSE de control de inventarios de la SED inventarios No se coloca a los cheques que gira el colegio a los proveedores 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Se descargarán todos los elementos entregados del Octubre kárdex 2015 hubiera Los inventarios por dependencias se encontraban en Se entregarán almacén, con algunas firmas faltantes. dependencias nuevamente los inventarios por Enero 2016 En el 2014 el Consejo Directivo aprobó las bajas Se entrega nuevamente relación de bajas para ser Ocupan espacios que necesita la Octubre relacionadas pero, almacenista entrante informó que aprobada por Consejo Directivo para que sean institución 2015 faltaban otros elementos recogidas por la SED Se cumplirá con lo normado en materia de registro y Octubre almacenamiento de elementos 2015 Se entregaron las entradas y salidas de almacén de lavigencia de 2014 firmadas por el Rector y la No permite determinar si todos los almacenista entrante desde el momento que asumió. Se llevarán las entradas y salidas de almacén con las elementos comprados entraron a la Faltó la firma de la almacenista saliente quien se buscó respectivas firmas institución. y no se hizo presente en el colegio. No se habían podido imprimir por falta de actualización del programa INVESTA Se solicitará capacitación y acompañamiento por la Incumplimiento de lo normado en la Oficina de Archivo de la SED a administrativos, ley 594 de 2000 docentes y directivos en el manejo documental del colegio y de archivo muerto de la institución 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ MANEJO DE COLEGIO SIMON 6.6. No se encontraron en físico las entradas y salidas No existencia de entradas y salidas de ALMACÉN E BOLIVAR de almacén durante la vigencia de 2014 almacén INVENTARIOS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ No se ha implementado tabla de retención CUMPLIMIENTO COLEGIO SIMON 7.1. No se tiene implementada la tabla de retención de documental que permite orientar la DIRECTIVA 003 DE BOLIVAR documental organización y manejo del archivo de la 2013 gestión institucional 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.2. El colegio no tiene aplicativo de manejo de CUMPLIMIENTO No se garantiza el seguimiento y COLEGIO SIMON correspondencia y esta se registra en forma manual, no No se cumple con las normas de manejo de DIRECTIVA 003 DE control de correspondencia ni los BOLIVAR se encuentran las carpetas foliadas, no se usa número correspondencia y documentación 2013 responsables de esta. de radicación Se implementará la tabla de seguimiento y control que de cuenta de los responsables a quienes se les asigna Noviembre la correspondencia el término en que den respuesta a de 2015 la misma y el trámite adelantado a la gestión 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ CUMPLIMIENTO COLEGIO SIMON 7.4. Se evidenció que los cargos de los funcionarios Se realizó a través de entrevistas al equipo Se debe verificar su cumplimiento y DIRECTIVA 003 DE BOLIVAR cuentan con manual de funciones y procedimientos administrativo de planta de la institución socializarlo periódicamente 2013 Se actualizarán los manuales y se socializarán de de de de de de de de ABIERTO CERRADO Abril de 2016 ABIERTO Abril de 2016 ABIERTO Abril de 2016 ALMACENISTA Abril de 2016 ALMACENISTA Febrero de 2016 ALMACENISTA de Diciembre 2015 de Y de Abril de 2016 Octubre 2015 de Octubre 2015 de Diciembre 2015 se realizó cumplimiento mejoramiento, 13/07/2016 se realizó cumplimiento mejoramiento, 13/07/2016 verificación de de la acción de CERRADO según acta de fecha verificación de de la acción de CERRADO según acta de fecha CERRADO ALMACENISTA CERRADO ALMACENISTA se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 13/07/2016 se realizó verificación de cumplimiento de la acción de CERRADO mejoramiento, según acta de fecha 13/07/2016 Abril de 2016 de Mayo de 2016 Diciembre de Mayo de 2016 2015 CERRADO SECRETARIAS, ALMACENISTA Y AUXILIAR FINANCIERA ABIERTO RECTOR ABIERTO 11 12 14 13 15 16 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ EVALUACIÓN COLEGIO SIMON AMBIENTAL BOLIVAR DECRETOS 1743/94 Y 684/10 8.1. Se observó el cumplimiento de la institución en la Se revisó sólo el documento de PRAE de la No se percibió la implantación del Cada jornada lleva su archivo de PRAE. Falta integrarlo implantación del proyecto ambiental PRAE únicamente Se integrará documento PRAE en toda la institución Mañana PRAE en ambas jornadas en un solo documento para la jornada de la mañana 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ EVALUACIÓN COLEGIO SIMON AMBIENTAL BOLIVAR DECRETOS 1743/94 Y 684/10 8.2. Se evidenció que la institución hasta ahora está Cuenta con recipientes para el depósito de los empezando a implementar el proyecto ambiental del distintos residuos y se está empezando a Falta énfasis en el proyecto Distrito de basura cero clasificar los residuos 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO SIMON MAPA BOLIVAR RIESGOS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN GOBIERNO ESCOLAR 2.7 No se evidencio " y presentar los informes de Se omitio la entrega del informe de ejecución Incumplimiento con lo estipulado en el Los informes de ejecución publicados mensualmente Presentar los informes de ejecución cada tres meses al ejecución por lo menos cada tres meses al consejo Junio al Consejo Directivo. Art. 6 Literal B del decreto 4791/08 eran conocidos por el Consejo Directivo. Consejo Directivo. directivo" 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN GOBIERNO ESCOLAR 2.9 Se observo que no se encuentran foliadas y no se Se omitio foliar las actas y anexar soportes. adjuntan todos los soportes. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN PRESUPUESTAL 3.4 Gestión presupuestal correspondiente al 76% 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN CONTRACTUAL Se asumio de manera directa desde el Equipo 5.1.2 No se evidencio el seguimiento por parte de la de Gestión esta labor por considerarlo supervisión del contrato de la tienda escolar fundamental en la buena marcha institucional. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN CONTRACTUAL 5.4.Publicar mensualmente en las dependencias de la Aparentemente las normas no dan el tiempo Se ha realizado de manera oportuna la publicación Solamente se dejaba visibles durante Dejar durante todo el mes publicado los infomes respectiva institución, en lugar visible y publico los minimo ni maximo que deben permanecer mensual de los resultados financieros y contables Junio los 10 primeros dias de cada mes. financieros y contables en un lugar visible y publico informes de gestión, resultados financieros y contables publicados los informes dejandolos durante los 10 primeros dias de cada mes. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN ALMACEN INVENTARIOS E 6.1 Diferencias entre inventario fisico y el inventario No se registra a diario las entradas y salidas Diferencia entre el inventario fisico y el Se omitio actualizar el inventario fisico con el sistema consumo consumo de elementos de consumo consumo sistema. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN ALMACEN INVENTARIOS E 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN SAN ALMACEN INVENTARIOS 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Octubre 2015 de 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Abril de 2016 RECTOR ABIERTO Mayo de 2016 COMITÉ DE PRAE ABIERTO Abril de 2016 COMITÉ RIESGOS ABIERTO Diciembre Auxiliar Financiero Diciembre Secretaria Academica Diciembre Revisión Rector y Auxiliar presupuesto Financiero ejecutado. Diciembre Rector Diciembre Auxiliar Financiero Realizar a diario las correspondientes entradas y salidas Junio de almacen de los productos consumo consumo. Diciembre Almacenista Llevar control sobre los traslados que efectuan los docentes entre dependencias. Solicitar al proyecto Junio INCITAR los respectivos comprobantes de egreso para ingresarlos al inventario del colegio. Diciembre Almacenista Los contratos de mantenimiento se hacen a Los contratos de mantenimiento se realizan a todo todo costo por eso no requieren ingreso a E 6.3 No se le hace entrada a almacen a los materiales No fueron ingresados estos materiales costo, por lo tanto no se le hace entrada al almacen Verificación de lo cotizado por el contratista con lo almacen los elementos utilizados por el Junio que hacen parte de los contratos de mantenimiento al inventario del colegio. dado que estos son directamente suministrados por el ejecutado, para constatar su cumplimiento. contratista, solo la verificación de la obra contratista. proyectada y ejecutada. Diciembre Verificación de las Verificación de las Almacenista obras ejecutadas obras ejecutadas con Auxiliar Financiero con lo proyectado lo proyectado CERRADO COLEGIO AGUSTIN La Secretaria de Educación habia realizado en años SAN DIRECTIVA 003 DE 7.1. No hay implementacion de la tabla de retención No ha habido capacitación actual en tablas de No se ha realizado la implementación Solicitar a la SED capacitación a los funcionarios en anteriores una capacitación donde habian advertido que Junio 2013 documental retención documental. en la institución. tablas de retención documental se iban a modificar las tablas de retención documental Diciembre En el mes de Junio los administrativos Rector, fueron citados a una administrativos, jornada de directivo docentes capacitacion de 4 y docentes. horas en gestión documental. Solicitar una capacitación para los demas funcionarios de la institución. Participar de las actividades de capacitación que cite la SED. CERRADO FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN La forma manual como se ha registrado la Se va a realizar la foliación de las carpetas de rectoria y SAN DIRECTIVA 003 DE 7.2 No hay un aplicativo de manejo de correspondencia Se lleva un libro de registro El manejo de entrada y salida de correspondencia de correspondencia no ha presentado pagaduria. Llevar control de los responsables y tiempos Junio 2013 y se registra de manera manual. debidamente diligenciado y ordenado manera manual se ha realizado de manera ordenada. inconvenientes y el tramite adelantado de la gestión. Diciembre Foliación de carpetas Diseño del formato Secretaria y y actualización del de recepción de Auxiliar financiero formato de manejo de correspondencia. correspondencia CERRADO 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN Los elementos a cargo de los funcionarios y 7.3 En cuanto a la perdida de elementos los funcionarios SAN DIRECTIVA 003 DE personal docente son para uso de la administrativos y el personal deben fortalecer la Perdida de elementos de la institución. 2013 comunidad, por lo tanto se requiere su salvaguarda y cuidado de los bienes a su cargo cuidado y salvaguarda que evite la perdida. A los docentes y personal administrativo se les entrega Comunicación con los funcionarios administrativos y por inventario los elementos de la institución para su docentes recalcando acerca de la responsabilidad de los Junio uso. Por lo tanto se les hace responsable de su bienes que estan bajo su cuidado y protección. cuidado. Diciembre Rector Almacenista 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO AGUSTIN La comunicación que se ha mantenido con el nivel central se ha basado en la solicitud para 9.1 No se evidenciaron actas de reunión, ni SAN ADMINISTRACION que sean unificado los aplicativos que tienen conformación de un comité que trabaje el tema mapa de DE RIEGOS que ver con las instituciones. Se ha estado a riesgos la espera de una respuesta, sin que hasta el momento se haya obtenido. La ausencia del mapa de riesgos impide que se realicen acciones de control sobre los eventos negativos que se puedan presentar en la institución. El mapa de riesgos forma parte de uno de tantos aplicativos que tiene la SED de manera no integrada con otros aplicativos. Se ha solicitado en repetidas Conformar un comité que trabaje mapa de riesgos ocasiones su unificación que permita hacer funcional su manejo. Diciembre Rector - Comité 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 2.7 Teniendo en cuenta que todos los estudiantes CONFORMACIÒN reciben el refrigerio escolar suministrado por COLEGIO MARIA No se encuentra conformado el comité de supervisiòn y E INSTALACIÒN la SED la venta en la Tienda Escolar es CANO seguiomiento de la tienda escolar. COMITÉ TIENDA minima no se vio la necesidad de ESCOLAR conformarlo. El riesgo de venta de productos con escaso valor nutritivo que no beneficia el desarrollo y crecimiento de los estudiantes. Teniendo en cuenta que todos los estudiantes reciben Se conformará e instalara el comité de supervisión de la el refrigerio escolar suministrado por la SED la venta en tienda escolar para que realice el seguimiento periódico 13/10/2015 la Tienda Escolar es mínima no se vio la necesidad de de la misma. conformarlo. 11/04/2016 COMITÉ DE SUPERVISIÒN TIENDA ESCOLAR Y REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCIÒN. DE 9.1 No se evidenciaron actas de reunión ni de No se encontraron actas de reunión conformación del Comité de riesgos que trabaje el tema tuvo una 6,2 Actualizar inventarios por dependencia. El presupuesto ejecutado 2014 es el 113.34% ejecución del presupuesto proyectado, por lo tanto hay una impresición en el manejo de las cifras presentadas. No se revisó ni entrevistó a docentes y directivos para la evidencia. Desde hace dos años se han hecho Se hará más evidente el proyecto de basura cero en el Noviembre talleres con estudiantes y se maneja el reciclaje con la colegio de 2015 empresa de aseo contratada por la SED. No permite a la institución en su conjunto identifica, evaluar y gestionar Existe el Comité pero, no se tienen actas de las Se consolidará el Comité de riesgos y se dejarán las Octubre aquellos eventos negativos, tanto reuniones actas de las reuniones 2015 internos como externos y emprender las acciones de control necesarias de Foliar las actas de reunión del Consejo Directivo y con No habia suficiente información con respecto a esa anexar todos los soportes que sean presentados en la Junio labor. reunión. Los giros del Ministerio de Educacion Nacional y SED Al adicionar los excedentes financieros Ejecutar lo presupuestado haciendo previsión razonable no se hacen oportunamente por eso se ha determinado de la vigencia anterior, que se para que la demora en la asignacion de recursos al dejar una un excedente financiero que permita cumplir Junio establecio como medida preventiva iniciar el año no perjudiquen la buena marcha con los compromisos economicos que genera el pareciera que la ejecución es menor. institucional. funcionamiento de la entidad. La supervisión del contrato se ha estado realizando Positivo porque se ha garantizado un directamente desde rectoria, orientación escolar, todos Nombrar el grupo de supervisión para que realice esta Junio excelente servicio. los docentes, estudiantes del plantel y el hospital rafael labor. uribe uribe. Presentación faltantes de las actas Los docentes manejan por area los elementos que le No se han efectuados los traslados son afines y entre ellos hacen traslados sin informar de correspondientes de una dependencia a otra y No esta actualizado el inventario por un dependencia a otra. Los elementos que se han no se han incluido algunos elementos que se dependencias. recibido por proyectos INCITAR no se han incluido en el han adquirido ultimamente. inventario por falta de egreso por parte de la SED Junio DE Preparación de los informes y presentación del Consejo Directivo en las fechas estipuladas. Foliar las actas del Consejo Directivo y anexar soportes. Presentación informe Septiembre diciembre del de y Reuniones de Agosto a Diciembre CERRADO del Ejecución del presupuesto de Agosto a Diciembre. CERRADO Reunión de inicio del grupo de Reuniones periodicas supervisión de la de seguimiento tienda escolar Publicación de Publicación de informes financieros y informes mensual contables durante todo el mes. Actualización del kardex en el sistema Mantener al día el para tener al día inventario fisico con sistema con lo el kardex del sistema. fisico. Solicitar a INCITAR los comprobantes de Verificación por egreso faltantes. dependencia del Actualización del inventario. inventario de todas las dependencias de la institución. - CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO Comunicación con los docentes sobre la responsabilidad con los elementos de la institución asignados para su uso. Dar a conocer los procedimientos por hurto, para que los funcionarios conozcan acerca de sus implicaciones. CERRADO Revisión del mapa de riesgos subido al aplicativo de ISOLUCION en este año. Organización de comité que trabaje el tema de mapa de riesgos. CERRADO Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 11 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO MARIA 2.9 FOLIACIÒN No se encuentran foliadas actas de Consejo Directivo. CANO ACTAS RECTORIA 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ Porque se desconocía quien era el No se encuentra actas de seguimiento de mantenimiento COLEGIO MARIA 2.10 COMITÉ DE funcionario encargado y también porque nos El proceso legal del plan e invitación Gestor Territorial del área de plantas físicas CANO MANTENIMIENTO encontramos en sedes arrendadas y el mantenimiento queda incompleto. de la localidad. mantenimiento es mínimo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ La ejecución baja se presentó de acuerdo a 3.4 EJECUCIÓN las condiciones actuales en las que se COLEGIO MARIA Bajo nivel de ejecución presupuestal de los proyectos de No se ejecuta PROYECTOS DE encuentra la institución (sedes arrendadas), CANO inversión. presupuestado. INVERSIÓN sin espacios deportivos, ni espacios para almacenamiento de materiales. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.1 RELACIÓN COLEGIO MARIA No se encontraron relación de retenciones vigencias Se desconocía que se debe anexar tal No se cuenta con la información Se encuentran los pagos realizados; pero no la relación Se empezó a implementar a partir de la visita de Control DE RETENCIONES 13/10/2015 CANO 2014. relación. detallada. ya que se desconocia que se debía tener. Interno. EFECTUADAS 11/04/2016 Contadora y Rector Ordenador del Gasto 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.2 SOPORTES COLEGIO MARIA ANTECEDENTES No se encontró antecedentes Personería y Judiciales. CANO COMPROBANTES DE EGRESO Teniendo en cuenta el Manual de Contratación, la Ley 734 de 2002 y la Ley 19 Requisitos incompletos. de 2012; no se deben solicitar. 13/10/2015 11/04/2016 Auxiliar Financiera y Rector Ordenador del Gasto 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 3.5.3 RELACIÓN DE COLEGIO MARIA COMPROBANTES Comprobantes con documentos faltantes CANO DE EGRESO CON FALTANTES Incumplimiento a la normatividad. Si se encuentra los soportes pertinentes a este proceso evaluado, se hizó la respectiva respuesta del informe la preliminar donde se indica que se encuentran en el Solicitud de todos los documentos requeridos para los al 13/10/2015 archivo pero el Sr Auditor decidió dejarlos dentro del procesos de Contratación, como hasta la fecha. plan de mejoramiento, lo cual se seguirá implementando. 11/04/2016 Auxiliar Financiera y Rector Ordenador del Gasto Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 4.7 DIFERENCIA El inventario fue entregado desde el 14 de agosto a CONTABILIDAD Y La Direcciónd e Dotaciones escolares no ha COLEGIO MARIA Dotaciones escolares no ha conciliado los inventarios Diferencias en Contabilidad e Dotaciones Escolares en donde se indica las Asistir personalmente a Dotaciones Escolares, con el fin DIRECCIÓN DE terminado la actualización del inventario 13/10/2015 CANO entregados por el Colegio Inventarios por Dotaciones escolares diferencias encontradas sin embargo para el mes de de solicitar la conciliacion definitiva de los saldos DOTACIONES entregado por el FSE noviembre entregaran el informe definitivo ESCOLARES 11/04/2016 Dotaciones Escolares Contadora / Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.2 SEGUIMIENTO No existen actas de seguimiento y observaciones por COLEGIO MARIA COMITÉ parte del Comité de Supervisión Tienda Escolar ya que Porque no existía el grupo de supervisión. CANO SUPERVISIÓN no estaba conformado. TIENDA ESCOLAR El riesgo de venta de productos con escaso valor nutritivo que no beneficia el desarrollo y crecimiento de los estudiantes y se puede presentar malos hábitos de salubridad. Teniendo en cuenta que todos los estudiantes reciben el refrigerio escolar suministrado por la SED la venta en Se realizará periódicamente el respectivo seguimiento a la Tienda Escolar es mínima, no se vio la necesidad de 13/10/2015 la tienda escolar. conformar el equipo de supervisión de tienda escolar por tal razón no hay seguimiento a este proceso. 11/04/2016 COMITÉ DE SUPERVISIÒN TIENDA ESCOLAR Y REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCIÒN. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 5.7 REGISTRO Dentro de los comprobantes de mantenimiento se Dentro del reglamento del Consejo Directivo COLEGIO MARIA FOTOGRÁFICO encuentran las planillas de trabajos recibidos a no se requiere, en razón a que no se conoce CANO CONTRATOS DE satisfacción; pero no se cuenta con registro fotográfico. norma que exija dicho soporte. MANTENIMIENTO Aunque no existe registro fotográfico, No se cuenta con dicho registro, teniendo en cuenta la plena ejecución de los trabajos se A partir de la fecha se realizará el registro fotográfico del que no se requiere dentro del reglamento del Consejo 13/10/2015 evidencia mediante la planilla de antes y el después de las obras de mantenimiento. Directivo y no se conoce la norma que lo exija. recibido a satisfacción. 11/04/2016 ALMACENISTA, REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCION. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO MARIA 6.1 INVENTARIOS Se encuentran diferencias de elementos consumibles CANO DE CONSUMIBLES Desactualizado el kárdex Información desactualizada En el momento de la visita se encontró una diferencias; ya que el inventario de consumibles se envia a la Registro oportuno de elementos en el kardex, una vez Direccion de Dotaciones, mensualmente, es de resaltar se termine la capacitaciòn contable del progtama AZ 13/10/2015 que la salida de estos elementos se encontraba al FINANCIERO. momento de realizar la verificación. 11/04/2016 ALMACEN, REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCION 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 6.2 INVENTARIOS COLEGIO MARIA Se encuentra POR CANO dependencias DEPENDENCIAS Información incompleta de la custodia Teniendo en cuenta que la Institución cuenta con dos Realizar el inventario por dependencias del año en curso No se determina la responsabilidad de sedes, es un poco dificil esta tarea tenerla al día, pero de las dos sedxes.Clasificar continuamente los 13/10/2015 la custodia a partir de la fecha me comprometo a recibir e inventarios por dependencias implementar la observaciones dadas. 11/04/2016 ALMACEN, REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCION 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ Se adquirió el programa AZ- FINANCIERO para la actualizacion y registro de los inventarios, el cual no se Se encontró la adquisición de un programa de Registro de los inventarios. Actualizacion de la base de COLEGIO MARIA 6.3 PROGRAMA El programa se encuentra en etapa de No hay inventario sistematizado en ha cancelado debido a que nos encontramos en la inventarios el cual está en etapa de implementacion, datos correspondiente a la Dependencia. 13/10/2015 CANO AZ- FINANCIERO capacitacion dicho programa etapa de capacitación, implementacion. Una vez capacitación y actualizaciòn Funcionamiento del 100% del programa. termine se dará el visto bueno para su cancelacion con Pagaduria. 11/04/2016 ALMACEN, REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCION Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 6.4 ELEMENTOS COLEGIO MARIA PARA DAR DE Elementos en espera para dar de baja CANO BAJA Este procedimiento no se habia realizado en espera de que nos entreguen la sede nueva, para realizar un solo Realizar oportunamente la baja de elementos. Mantener 13/10/2015 procedimiento, pero se tendrá en cuenta las y registrar los respectivos soportes de este proceso. observaciones dadas por la Ofic. De control interno. 11/04/2016 Almacén, Comité de Sostenibilidad y Consejo Directivo Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ 7.2 Se presenta desorganización en el archivo y Se implementara un sello manual para el manejo y El Colegio no cuenta con el aplicativo de COLEGIO MARIA CUMPLIMIENTO No se encuentra aplicado la directiva 003 de 2013 al falta de espacio para adecuar un lugar Incumplimiento a la Directiva 003 de control de la correspondencia. correspondencia en espera de su implementación por 13/10/2015 CANO DIRECTIVA 003 DE archivo y documentación del Colegio. especifico al archivo ya que nos encontramos 2013. Adquisición de los elementos para la organización del parte de la SED. 2013. en sedes arrendadas. archivo institucional. 11/04/2016 SECRETARIA, ALMACEN, PAGADURIA Y REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCIÒN. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 FEDERICO MOLINA ORTIZ Se continuará con está implementación y las normatividad Se está implementando dentro de la Institución a través capacitaciones pertinentes para el cumplimiento de este 13/10/2015 del proyecto PRAE a partir del año 2015. Decreto. 11/04/2016 Equipo PRAE Y Rector Ordenador del Gasto Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. 2015 VANESSA CASTILLA SE TRABAJÓ CON EL PRESENTAR ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO PARA 2.5 NO SE ADOPTÓ EL REGLAMENTO PARA EL SE TRABAJÓ CON EL REGLAMENTO 007 SE TRABAJÓ CON EL REGLAMENTO 007 DE MAYO REGLAMENTO 007 DE MAYO 31 DE APROBACION DEL REGLAMENTO PARA EL MANEJO 01/05/2015 MANEJO DE TESORERIA DE MAYO 31 DE 2013 31 DE 2013 2013 DE LA TESORERIA. 30/06/2015 AUXILIAR FINANCIERA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 8.2 IMPLEMENTACIÓ COLEGIO MARIA N DECRETO 684 CANO DE 2010 MEDIO AMBIENTE COLEGIO 2. GOBIERNO ARBORIZADORA ESCOLAR BAJA desactualizado el inventario por EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Por desconocimiento de la norma Manipulación de la información. No existe tabla documental aprobada por la SED y el Archivo general Distrital, por lo tanto no se tienen Nos comprometemos a realizar el foliado de los 13/10/2015 directrices claras del como se debe organizar el archivo diferentes tipos de actas pertinentes a la dependencia. referente al caso. 11/04/2016 Aumento de elementos fuera de servicio el 100% de Deposito innecesario de elementos a la lo ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Porque se desconocía quien era el funcionario Se envió invitación a la dirección de Plantas Físicas de encargado y también porque nos encontramos en la SED según radicado Nª E-2015-147850 y se realizara 13/10/2015 sedes arrendadas y el mantenimiento es mínimo. cronograma y el seguimiento pertinente a esta gestión. 11/04/2016 SECRETARIA RECTORIA REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCION. ALMACENISTA, COMITÉ DE MANTENIMIENTO Y REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCIÒN. Porque nos encontramos en sedes arrendadas, sin los En espera de que la Dirección de Plantas Físicas realice espacios necesarios para la implementación de algunos la entrega del Megacolegio, para así realizar la 13/10/2015 proyectos propuestos por docentes y estudiantes. ejecución presupuestal al 100%. Depende ente externo a la Ordenador del dependencia gasto y Dirección (Dirección de de Plantas Físicas. Plantas Físicas) Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. No se solicitaban teniendo en cuenta la normatividad. No se encuentra completa documentación correspondiente Comprobante de Egreso. El señor auditor evidenció que ya se comenzó a Falta de concientización y aplicación de las Incumplimiento implementar el proyecto ambiental del Distrito de basura buenas prácticas ambientales. vigente. cero. de COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO CAUSA Se empezarán la implementación a partir de la fecha. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. Se realizó verificación del cumplimiento de la acción de mejoramiento, según acta de fecha CERRADO 11 de julio de 2016, y se cierra el hallazgo. SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 11 12 14 13 16 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 31/12/2015 ORDENADOR DEL GASTO SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 01/05/2015 31/12/2015 SECRETARÍA SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO VANESSA CASTILLA EL GESTOR TERRITORIAL REALIZA LAS VISITAS AL 2.10 LAS ACTAS DEL COMITÉ DE MANTENIMIENTO COLEGIO Y ESTABA PENDIENTE DE LAS OBRAS A COLEGIO PROGRAMAR LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE 2. GOBIERNO NO SE ENCUENTRAN FIRMADAS POR EL GESTOR POCA DISPONIBILIDAD DE TIEMPO POR ACTAS SIN FIRMAS DEL GESTOR REALIZAR PERO POR LA CANTIDAD DE COLEGIOS ARBORIZADORA MANTENIMIENTO, LOGRANDO LA ASISTENCIA DEL 01/05/2015 ESCOLAR TERRITORIAL Y POCA PARTICIPACION EN LAS PARTE DEL GESTOR TERRITORIAL TERRITORIAL ASIGNADOS A ESTE, POCAS VECES SE LOGRA BAJA GESTOR TERRITORIAL REUNIONES REUNIR AL COMITÉ DE MANTENIMIENTO CON TODOS LOS INTEGRANTES. 31/12/2015 ORDENADOR DEL GASTO SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA EL RECTOR Y EL CONTADOR EN REUNIONES RINDIERON INFORMES A COLEGIO 2. GOBIERNO 2.12 NO SE REALIZÓ RENDICION DE CUENTAS CADA UNO DE LOS ESTAMENTOS DE LA ARBORIZADORA ESCOLAR VIGENCIA 2014 COMUNIDAD EDUCATIVA LA EJECUCIÓN BAJA PRESUPUESTAL Y SE PUBLICÓ EN CARTELERA INSTITUCIONAL 01/05/2015 31/08/2015 AUXILIAR FINANCIERA CONTADOR. SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO 3. ARBORIZADORA PRESUPUESTAL BAJA 3.51 EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE LOS RECURSOS INVERSION MUY BAJA, NO GUARDA COHERENCIA OPORTUNAMENTE CON LO ESTIPULADO EN EL PLAN DE COMPRAS. FOMENTAR EN LAS REUNIONES DE CONSEJO ACADEMICO Y DIRECTIVO LA PLANEACION Y 01/05/2015 EJECUCION DE LOS RE3CURSOS DE LOS PROYECTOS. 31/12/2015 DOCENTES CONSEJO ACADEMICO. SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO COLEGIO 3. ARBORIZADORA PRESUPUESTAL BAJA A LOS PROVEEDORES PERSONA NATURAL NO SE SOLICITÓ LA CAMARA DE COMERCIO PORQUE NO ESTAN 3.63 FALTAN SOPORTES (RUT,RIT Y CAMARA CCIO) OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA AL 10.86% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN AÑO 2014. ADJUNTOS EN DICHOS COMPROBANTES PERO SON PROVEEDORES Y ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS ANTERIORES. A LOS PROVEEDORES PERSONA NATURAL NO SE SOLICITÓ LA CAMARA DE COMERCIO PORQUE NO ESTAN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN ADJUNTOS EN DICHOS COMPROBANTES PERO SON PROVEEDORES Y ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS ANTERIORES. A LOS PROVEEDORES PERSONA NATURAL NO SE SOLICITÓ LA CAMARA DE COMERCIO PORQUE NO ESTAN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN ADJUNTOS EN DICHOS COMPROBANTES PERO SON PROVEEDORES Y ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS ANTERIORES. A LOS PROVEEDORES PERSONA NATURAL NO SE SOLICITÓ LA CAMARA DE COMERCIO PORQUE NO ESTAN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN ADJUNTOS EN 01/05/2015 DICHOS COMPROBANTES PERO SON PROVEEDORES Y ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS ANTERIORES. 31/12/2015 AUXILIAR FINANCIERA SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO 3. ARBORIZADORA PRESUPUESTAL BAJA LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE ENCUENTRAN ANEXOS EN PAGOS 3.64 FALTA PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y/O ANTERIORES Y EL PAGO DE SEGURIDAD CERTIFICADO EXPEDIDA POR REVISOR FISCAL AL SOCIAL DEL SEÑOR RIGOBERTO SEGURA 14.5% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO. CUMPLE CON ESTE REQUISITO YA QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A LOS COMPROBANTES DE EGRESO . LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE ENCUENTRAN ANEXOS EN PAGOS ANTERIORES Y EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL SEÑOR RIGOBERTO SEGURA CUMPLE CON ESTE REQUISITO YA QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A LOS COMPROBANTES DE EGRESO . LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE ENCUENTRAN ANEXOS EN PAGOS ANTERIORES Y EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL SEÑOR RIGOBERTO SEGURA CUMPLE CON ESTE REQUISITO YA QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A LOS COMPROBANTES DE EGRESO . LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE ENCUENTRAN ANEXOS EN PAGOS ANTERIORES Y EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL SEÑOR 01/05/2015 RIGOBERTO SEGURA CUMPLE CON ESTE REQUISITO YA QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A LOS COMPROBANTES DE EGRESO . 31/12/2015 AUXILIAR FINANCIERA SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO 4. CONTABILIDAD 4.4 RETENCION EN LA FUENTE - PERIODO 12 DEL SOLICITAR A LA DIAN REPORTE PARA SOLICITAR A LA DIAN REPORTE SOLICITAR A LA DIAN ARBORIZADORA Y TESORERIA AÑO 2010 CON EXCEDENTE ESTABLECER EXCEDENTE PARA ESTABLECER EXCEDENTE ESTABLECER EXCEDENTE BAJA 01/05/2015 30/08/2015 ORDENADOR DEL GASTO AUXILIAR FINANCIERA. SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA ELABORAR Y APROBAR EL MANUAL DE COLEGIO 5.1 NO ESTA ACTUALIZADO EL MANUAL DE SE APROBÓ POR PARTE DEL CONSEJO 5. PROCESO SE TRABAJÓ CON EL MANUAL SE TRABAJÓ CON EL MANUAL APROBADO PARA CONTRATACION PARA COMPRAS INFERIORES A 20 ARBORIZADORA CONTRATACION PARA COMPRAS INFERIORES A 20 DIRECTIVO EL 08 DE SEPTIEMBRE DE 01/05/2015 CONTRACTUAL APROBADO PARA EL AÑO 2013. EL AÑO 2013. SMMLV DENTRO DE LOS TERMINOS BAJA SMMLV 2014. ESTABLECIDOS. 31/05/2015 AUXILIAR FINANCIERA SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA 5.2 .1 PUBLICACION DE LA CONVOCATORIA PARA COLEGIO TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIÓ , NO SE 5. PROCESO ARBORIZADORA EXPIDIÓ PAZ Y SALVO, NI EVALUACION DE LA CONTRACTUAL BAJA GESTION REALIZADA EN EL TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO. DEJAR EVIDENCIAS DE LA PUBLICACION DEL PROCESO, DEJAR COPIA EN PAGADURIA DE LA 01/05/2015 EVALUACION DE LA GESTION REALIZADA DURANTE LA EJECUCION DEL CONTRATO. 31/12/2015 ORDENADOR DEL GASTO AUXILIAR FINANCIERA. SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO 6 ALMACEN ARBORIZADORA INVENTARIOS BAJA SE LE LLAMA LA ATENCION A LA DOCENTE Y ELLA RESPONDE QUE EN EL MOMENTO NO TENIA LAS SE LES DA A CONOCER LA DIRECTRIZ 003 DE 2013 01/05/2015 LLAVES DEL LOCKER DONDE SE ENCONTRABAN Y FIRMA DE COMPROMISO. DICHOS ELEMENTOS. 30/09/2015 ALMACENISTA SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA NO SE HA IMPLEMENTADO EN EL COLEGIO 7 CUMPLIMIENTO NO SE HA IMPLEMENTADO EN EL COLEGIO EL 7.2 EL COLEGIO NO CUENTA CON UN APLICATIVO COLEGIO EL APLICATIVO DE MANEJO DE INCUMPLIMIENTO A LA DIRECTIVA IMPLEMENTAR EN EL COLEGIO EL APLICATIVO DE ARBORIZADORA DIRECTIVA 003 DE APLICATIVO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA 01/05/2015 DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA. CORRESPONDENCIA POR 003 DE 2013. MANEJO DE CORRESPONDENCIA NTERNA. BAJA 2013 POR DESCONOMCIMIENTO DE LA DIRECTIVA DESCONOMCIMIENTO DE LA DIRECTIVA 31/12/2015 ORDEADOR DEL GASTO SECRETARIA. SEGIMIENTO ACTA 28/10/15 CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO PATIO EVALUACION BONITO II PRESUPUESTAL 27/11/2015 Consejo Directivo Ordenadora del gasto y Auxiliar Financiero SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO 27/11/2015 Auxiliar Financiero SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO 01/08/2015 27/11/2015 Auxiliar Financiero SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO Atención a directrices del nivel central Inconsistencias y riesgo de errores en Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para respecto a la entrada e funcionamiento del el registro y control de los inventarios seguridad de la información ni facilita un adecuado adquicisión e implementación. Capacitación del 01/08/2015 Sicapital por falta de herramientas tecnologicas registro y control funcionario 27/11/2015 Consejo Directivo Ordenadora del gasto SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO CONTRATISTA 2015 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO LAS OBSERVACIONES Y REQUERIMIENTOS LAS REALIZABA EL COLEGIO 2. GOBIERNO 2.8 NO SE REALIZÓ UN ADECUADO CONTROL Y RECTOR AL CONTRATISTA DE MANERA ARBORIZADORA ESCOLAR SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR VERBAL (HORARIOS DE ATENCION, BAJA CALIDAD, FECHA VENCIMIENTO DE LOS PRODUCTOS Y OTROS) COLEGIO 2. GOBIERNO 2.9 LAS ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO NO SE FALTA DE ASESORIA Y ARBORIZADORA ESCOLAR ENCUENTRAN FOLIADAS ACOMPAÑAMIENTO A LA SECRETARIA BAJA E NO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA LAS OBSERVACIONES Y REQUERIMIENTOS LAS NO QUEDARON EVIDENCIAS DEL REALIZABA EL RECTOR AL CONTRATISTA DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCION MANERA VERBAL (HORARIOS DE ATENCION, DEL CONTRATO DE LA TIENDA CALIDAD, FECHA VENCIMIENTO DE LOS ESCOLAR. PRODUCTOS Y OTROS) REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR MEDIANTE EL DILIGENCIAMIENTO DE UNA PLANILLA DONDE SE 01/05/2015 INFORME LOSM PAGOS Y LA CALIDAD DEL SERVICIO. ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO FALTA DE ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO A LA BRINDAR EL ACOMPAÑAMIENTO SIN FOLIACION SECRETARIA REALIZACION DE DICHA TAREA EL RECTOR Y EL CONTADOR EN REUNIONES RINDIERON INFORMES A CADA UNO DE LOS ESTAMENTOS DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y SE PUBLICÓ EN CARTELERA INSTITUCIONAL EL RECTOR EN REUNIONES RINDIÓ INFORMES A CADA UNO DE LOS ESTAMENTOS DE LA SE RENDIRÁN INFORMES COMUNIDAD EDUCATIVA LA EJECUCIÓN TERMINOS ESTABLECIDOS PRESUPUESTAL Y SE PUBLICÓ EN CARTELERA INSTITUCIONAL LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SE CUMPLIERON , PERO NO SE DEJÓ EVIDENCIA DE LA PUBLICACION COMO LA PROCESO SIN FOTO, SE EXPIDIÓ PAZ Y SALVO Y LA PUBLICACION. EVALUACION DE LA GESTION REALIZADA SE SOCIALIZÓ EN CONSEJO DIRECTIVO. EVIDIENCIA PARA SOLICITAR A LA DIAN ESTABLECER EXCEDENTE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SE CUMPLIERON , PERO NO SE DEJÓ EVIDENCIA DE DE LA PUBLICACION COMO LA FOTO, SE EXPIDIÓ PAZ Y SALVO Y LA EVALUACION DE LA GESTION REALIZADA SE SOCIALIZÓ EN CONSEJO DIRECTIVO. LABORATORIO SIN LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL USO DE LOS ESTUDIANTES EN EL PROCESO DE APRENDIZAJE. No se cumplen los 3.6 Se observo que la ejecución presupuestal en el rubro Falta de seguimiento por parte de los propuestos en los Proyectos de Inversión fue del 84% responsables de los proyectos presentados REPORTE TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO BAJA EJECUCION DEL LLEGAN PRESUPUESTO RUBRO INVERSION LOS RECURSOS NO LLEGAN OPORTUINAMENTE VIGENCIA 2014, AFECTANDO EL PLAN DE COMPRAS LA DOCENTE RESPONSABLE DEL 6.4 EN EL LABORATORIO DE ASTRONOMIA FALTAN LABORATORIO MANEJA LAS LLAVES , LOS SGTES ELEMENTOS ( BINOCULARES Y POR TAL RAZON NO SE ENCONTRABAN CAMARA FOTOGRAFICA) LOS ELEMENTOS EN EL LUGAR INDICADO AL MOMENTO DE LA AUDITORIA. EVALUACION DE 4.1.2. Se observa que el 4.05% de los comprobantes de COLEGIO PATIO CONTABILIDAD Y egreso que equivalen a 6 de 148 comprobantes, no BONITO II TESORERIA presentan soportes de RIT. 4.11 Se observaron los respectivos recibos de caja EVALUACION DE menor sin numerar y sin relacionar en el libro de caja COLEGIO PATIO CONTABILIDAD Y menor, los regisros de excel no se encuentran BONITO II TESORERIA actuaiizados, a la fecha se encontro un faltante de $73.100 EVALUACION COLEGIO PATIO MANEJO DE 6.2. No se cuenta con programa para el manejo y BONITO II ALMACEN E registro de los inventarios INVENTARIOS 15 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA DENTRO PARA DE REPORTE LA LOS PARA objetivos No se evidencia interes de parte de los líderes de los Crear estrategias de seguimiento para la ejecución de proyectos 01/08/2015 proyectos para la ejecución de los mismos los proyectos de manera oportuna Los contratistas no suministraron en el Incumplimiento de la norma momento los documentos exigidos Falta de seguimiento a la documentación exigida Previo a los procesos contractuales verificar que los 01/08/2015 contratisas cumplan con la documentación requerida La funcionaria responsable no registro los documentos en su oportunidad para un Incumplimiento de la norma efectivo control de la Caja Menor Dado que la funcionaria acababa de recibir el reembolso del fondo no tenia actualizado los registros y Seguimiento y realización de arqueos de caja menor no elaboro el recibo provisional del dinero entregado para unas compras - Y 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 2015 2015 2015 2015 2015 VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS EVALUACION 6.3. Se evidenciaron inconsistencias entre lo registrado COLEGIO PATIO MANEJO DE en los inventarios de las dependencias y los inventarios BONITO II ALMACEN E fisicos. INVENTARIOS EVALUACION COLEGIO PATIO MANEJO DE 6.4. No se encuentran las salidas de almacén BONITO II ALMACEN E INVENTARIOS EVALUACION 6.5. Se realiza la entrega de inventario de consumoCOLEGIO PATIO MANEJO DE consumo sin cumplimiento de formatos y normas BONITO II ALMACEN E establecidas INVENTARIOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO Falta de revisión periódica y actualización de Inconsistencias en el los registros por parte del funcionario de inventarios individuales almacén EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COLEGIO ADAMS ESTADO SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO Falta de revisión periodica y actualizacion de los registros por parte del funcionario de Incumplimiento de la Norma almacén Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para segurida de la información ni facilita un adecuado adquicisión e implementación. Seguimiento 01/08/2015 registro y control permanente al proceso. 27/11/2015 Almacenista SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO Falta de revisión periodica y actualizacion de los registros por parte del funcionario de Incumplimiento de la Norma almacén Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para segurida de la información ni facilita un adecuado adquicisión e implementación. Seguimiento 01/08/2015 registro y control permanente al proceso. 27/11/2015 Almacenista SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO 27/11/2015 Responsable del Proyecto Medio Ambiente: docentes del área de ciencias naturales. SEGUIMIENTO ACTA 27 OCTUBRE 2015 CERRADO 31/03/2016 Este hallazgo ya fue EDILBERTO corregido por cuanto MUÑETONES en el año 2015 se CIFUENTES - radicaron las actas NINGUNA RECTOR el 31/03/2015 y se ORDENADOR DEL continuaran GASTO radicando oportunamente 27/11/2015 EDILBERTO MUÑETONES A LA FECHA SE CIFUENTES - HAN REALIZADO RECTOR DOS (2) DE ORDENADOR DEL REUNIONES DEL GASTO Y COMITÉ CONTADOR QUEDA PENDIENTE UNA REUNION Y ACTA DONDE SE EFECTUARA EL SANEAMIENTO DE LOS INVENTARIOS CON PROCEDENCIA F.S.E. CERRADO 30/03/2016 SE HAN RECIBIDO CAPACITACIONES EDILBERTO SOBRE EL MUÑETONES MANEJO CIFUENTES - FINANCIERO DE RECTOR LOS F.S.E. POR ORDENADOR DEL PARTE DE LOS GASTO Y FUNCIONARIOS AUXILIAR ADMINISTRATIVOS FINANCIERO RESPONSABLES DE SU MANEJO DEL COLEGIO CON EL APOYO DEL CONTADOR DEL F.S.E. ESTAN ESTUDIANDO ESTE TIPO DE MANUALES Y REGLAMENTOS PARA SER APROBADOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO. CERRADO 31/05/2016 SE ENCUENTRA LEGALMENTE ESTABLECIDO EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS EDILBERTO PARTICIPATIVOS MUÑETONES DEL COLEGIO Y CIFUENTES SE HA EXPLICADO RECTOR SU ORDENADOR DEL FUNCIONAMIENTO GASTO EN LAS REUNIONES DEL CONSEJO DE PADRES DE FAMILIA CONVOCAR LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS CON EL FIN DE DESARROLLAR SU FUNCION YREGISTRAR SUS DECISIONES EN LA ACTAS CORRESPONDIENT ES CERRADO EDILBERTO LA ULTIMA MUÑETONES REUNIÓN DEL CIFUENTES - CONSEJO INDEFINIDAME RECTOR DIRECTIVO SE NTE ORDENADOR DEL REGISTRO EN EL GASTO Y FORMATO SECRETARIA DE ESTABLECIDO RECTORIA POR LA SED CONTINUAR ELABORANDO LAS ACTAS DE LAS REUNIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO EN EL FORMATO CORRESPONDIENT E CERRADO COLEGIO ADAMS COLEGIO ADAMS 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Almacenista de No contar oportunamente con las evidencias documentales donde se informe a la administración central y Se radicaron las actas en el dile en fecha demás entes de control los integrantes posterior a la establecida legalmente, por de los órganos del gobierno escolar y dificultad en la recolección de las actas de organismos asesores. Este hallazgo nombramiento en la oficina de rectoría. ya fue corregido por cuanto en el año 2015 se radicaron las actas el 31/03/2015. No se evidencio en el momento de la visita los Fortalecer y complementar el Proyecto de Medio programas institucionales de reciclaje y medio 01/08/2015 Ambiente ambiente TOM GOBIERNO ESCOLAR 2.3 Se evidenció en acta de fecha 21 de marzo de 2014, la elección de gobierno escolar quedando conformado el consejo académico, concejo de padres, comité de convivencia, comité ambiental escolar, comité institucional de presupuestos participativos, vigencias ambientales, sin embargo se observó que la institución solamente hasta el 9 de junio de 2014 radicó en el DILE dichas actas. Se acepta la observación por cuanto no se radicaron las actas de Gobierno Escolar en fecha oportuna, por la demora en la recolección que deben realizar los responsables de cada estamento de la Comunidad Educativa. Radicar las actas respectivas de nombramiento de los órganos y demás organismos asesores del Gobierno Escolar en el DILE en la fecha oportuna, exigiendo las 19/11/2015 actas respectivas de nombramiento a los responsables de los diferentes estamentos de la comunidad educativa. TOM GOBIERNO ESCOLAR Se venían desarrollando los procesos de depuración Se acepta la observación: por cuanto no se El proceso de depuración contable, no 2.11 No se evidencio la creación del comité de contable, por parte de los miembros responsables de había elaborado el acta de creación de cumplía con el requisito de control sostenibilidad técnico del sistema contable. contabilidad y tesorería sin las actas respectivas del sostenibilidad en el año del 2014 establecido por la ley para esa fecha. comité NOMBRADO EL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD LEGALMENTE, APARTIR DEL AÑO 2015, ESTE SE 19/11/2015 REUNIRA Y SE REGISTRARA SU FUNCIONAMIENTO CON LAS RESPECTIVAS ACTAS. TOM GOBIERNO ESCOLAR 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 27/11/2015 8.2. Se evidencio que la Institución no esta Falta de seguimiento al Proyecto de Medio comprometida con el Proyecto Ambiental del Distrtio de Incumplimiento de la norma Ambiente Basura Cero. COLEGIO ADAMS 16 TIEMPO Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para seguridad de la información ni facilita un adecuado adquicisión e implementación. Seguimiento 01/08/2015 registro y control permanente al proceso. regisro COLEGIO PATIO EVALUACION BONITO II AMBIENTAL COLEGIO ADAMS 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN POR 2.12 NO SE EVIDENCIO LA ADOPCION DEL CUANTO NO SE CONTABA CON EL REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERÍA ACUERDO DE CREACIÓN DEL CONTROL Y RECAUDO DE INGRESOS DEL FONDO REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE DE SERVICIOS EDUCATIVOS. TESORERIA, CONTROL Y RECAUDO DE INGRESOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS NO SE PODIA VERIFICAR EL PROCESO Y CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS QUE APLICAN PARA LE MANEJO DE LA TESORERIA; SIN EMBARGO SE CUMPLIA CON LAS NORMAS LEGALES DE SU MANEJO . NO CONTAR CON EVIDENCIAS DE LAS REUNION DESARROLLADOS NO POSEER LAS CORRESPONDIENTES CON EL COMITÉ DE ACTAS DE REUNIÓN DEL COMITÉ PRESUPUESTO PARTICIPATIVOS, INTERINSTITUCIONAL DE PARA OBTENER DE EL PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS SUGERENCIAS EN MATERIA PRESUPUESTAL CON EL APOYO DEL CONTADOR DEL F.S.E. ESTAN ESTUDIANDO ESTE TIPO DE MANUALES Y REGLAMENTOS PARA SER APROBADOS POR EL NO SE HABIA ADOPTADO EL REGLAMENTO DE CONSEJO DIRECTIVO. ADOPTAR EL REGLAMENTO TESORERIA DE MANERA FORMAL POR PARTE DEL 19/11/2015 PARA EL MANEJO DE TESORERÍA CONTROL Y CONSEJO DIRECTIVO RECAUDO DE INGRESOS DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS AL INICIAR EL AÑO LECTIVO 2016 A LA FECHA NO SE HABIAN ELABORADO LAS ACTAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS POR INASISTENCIA A LAS REUNIONES CONVOCADAS POR EL RECTOR EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO SE DEJARA POR ESCRITO LA APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL 19/11/2015 FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO Y LA ELABORACION ACTAS DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS. TOM GOBIERNO ESCOLAR 2.14 SE EVIDENCIÓ LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS, SIN EMBARGO NO SE EVIDENCIAN LAS ACTAS DE REUNIÓN. TOM GOBIERNO ESCOLAR SE ELABORABAN LAS ACTAS EN UN 2.15 SE EVIDENCIÓ QUE LAS ACTAS NO CUMPLEN SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, NO SE TENIA EN LIBRO ESTABLECIDO PARA TAL FIN Y POR NO CUMPLIR CON LA CON EL FORMATO ESTABLECIDO PARA SU CUENTA EL FORMATO OFICIAL DE ACTAS Y SE A PARTIR DE LA FECHA, SE ASUME EL FORMATO LO TANTO NO SE HABIA ADOPTADO EL ELABORACIÓN DE LAS ACTAS EN 31/10/2015 DILIGENCIAMIENTO SGC-IF-005 ACTA DE REUNIÓN UTILIZABA EL MODELO CONTIDIANO ELABORADO DE ACTA DE REUNION ESTABLECIDO POR LA SED MODELO DE ACTAS OFICIALES DE LA EL FORMATO OFICIAL DEL APLICATIVO ISOLUCION. EN EL LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO ADMINISTRACIÓN PUBLICA CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO ADAMS COLEGIO ADAMS COLEGIO ADAMS COLEGIO ADAMS COLEGIO ADAMS COLEGIO ADAMS ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 13 CAUSA EFECTO TOM EVALUACIÓN PRESUPUESTAL NO POSEER DE MANERA PRECISA Y OPORTUNA LOS RECURSOS 3.6 LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL EN EL RUBRO PROVENIENTES DE LA S.E.D. A TRAVES DE PROYECTOS DE INVERSIÓN FUE DEL 72%. UNA DE LOS GIROS DE GRATUIDAD ESCOLAR EJECIÓN BAJA SUSCEPTIBLE DE MEJORAR. PARA PODER CUMPLIR CON MAYOR PORCENTUALIDAD LA EJECUCION PRESUPUESTAL. TOM EVALUACIÓN PRESUPUESTAL 4.1 DENTRO DE LA REVISIÓN EFECTUADA AL 100% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO SE OBSERVA QUE EL 50% QUE EQUIVALEN A 84 DE 168 COMPROBANTES, NO PRESENTAN SOPORTES DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS, JUDICIALES, RUT, RIT Y/O CAMARA DE COMERCIO. DADO LA MORA EN LOS GIROS DE RECURSOS DE GRATUIDAD ESCOLAR AÑO 2014-2015, Y EN VISTA QUE LOS DOS (2) GIROS SE EFECTUARON EN DICIEMBRE 2014 Y ENERO 2015, NO SE PUDO CUMPLIR CON MAYOR CUBRIMIENTO LA EJECUCION PPTAL. NO OBSTANTE LO ANTERIOR, EL GRADO DE EJECUCION DE LOS PROYECOS DE INVERSION EN UN 72%, ES BASTANTE SIGINIFICATIVO,. NO DAR CORRECTA APLICABILIDAD A LA GUIA DE APOYO DE LA S.E.D. Y DOCUMENTOS FALTANTES EN LOS DESCONOCIMIENTO SOBRE TODA LA CONTRATOS Y COMPROBANTES DOCUMENTACION LEGAL QUE DEBE DE EGRESO GENERADOS. EXIGIRSELE A LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL COLEGIO. NO DAR CORRECTA APLICABILIDAD A LA GUIA DE APOYO DE LA S.E.D. Y DESCONOCIMIENTO SOBRE EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL EXIGIENDO LA DOCUMENTACION PERTINENTE A LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL COLEGIO. TOM EVALUACIÓN PRESUPUESTAL 4.2 VERIFICADOS LOS COMPROBANTES DE EGRESO AL 100% SE OBSERVÓ QUE EL 43.25%, EQUIVALENTE A 43 DE 168 CE, NO CUENTAN CON SOPORTES DE PAGO DE SEGURIDD SOCIAL Y/O CERTIFICACIÓN DE PAGO, EXPEDIDA POR EL REVISOR FISCAL PARA PERSONAS JURÍDICAS. TOM EVALUACIÓN PRESUPUESTAL NO OBSERVANCIA DE MEDIDAS DE CONTROL EN CUANTO A 4.10 REVISADA LA INFORMACIÓN DE TESORERÍA, NO SE EVIDENCIO DOCUMENTOS DONDE DOCUMENTOS Y VALORES QUE SE EVIDENCIÓ QUE LA INSTITUCIÓN NO REALIZÓ ESTEN LOS ARQUEOS DE CAJA FUERTE PUEDA CONTENER LA CAJA ARQUEOS DE CAJA FUERTE. REALIZADOS. FUERTE UBICADA EN LA PAGADURIA DEL COLEGIO TOM CAJA MENOR TOM PROCESO CONTRACTUAL 4.13 SE HIZO ARQUEO DE CAJA MENOR, SE OBSERVÓ QUE HAY SOBRANTE DE $32,010, LOS DINEROS DE LA CAJA MENOR ESTÁN GUARDADOS EN UN LIBRO Y NO SE CUSTODIAN DE MANERA ADECUADA. NO DEPOSITAR LOS DINEROS EN COFRE QUE OFREZCA GARANTIAS SEGURIDAD Y HABER RECIBIDO SOPORTE DEL EGRESO ANTES ENTREGAR EL DINERO UN DE EL DE INEXISTENCIA DE DOCUMENTACION QUE MUESTRE LA EVALUACION REALIZADA AL 5.1.2 NO SE EVIDENCIÓ CONTROL, SEGUIMIENTO NI SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR EVALUACIÓN FINAL DEL SERVICIO DE TIENDA (ARRENDAMIENTO DE ESPACIOS), ESCOLAR, POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO. AUNQUE SE REALIZO LA EVALUACION VERBAL EN EL CONSEJO DIRECTIVO QUE NO QUEDO REGISTRADO LA NO VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS APORTES SOCIALES DE SEGURIDAD QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROVEEDORES 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 LOS PROYECTOS DE INVERSON SE VIENEN EJECUTANDO DE ACUERDO AL GIRO DE LAS EJECUTAR LOS RECURSOS AL MAXIMO A LA TRANSFERENCIAS EDUCATIVAS Y EN ALGUNOS MEDIDA QUE SE TENGAN LOS GIROS DE 18/11/2014 CASOS LOS RESPONSABLES DEL PROYECTO NO GRATUIDAD. CULMINAN SU INVERSIÓN DOCUMENTOS FALTANTES EN LOS CONTRATOS Y COMPROBANTES DE EGRESO GENERADOS EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL. SIN EMBARGO SE LOGRAN SOPORTAR ALGUNOS DE ESTOS DOCUMENTOS. DOCUMENTOS FALTANTES EN LOS CONTRATOS Y COMPROBANTES DE EGRESO GENERADOS EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL. SIN EMBARGO SE LOGRAN SOPORTAR DE ESTOS DOCUMENTOS, LOS COMPROBANTES DE EGRESO No. 61-86-86-8694-96-98-109-118-119-126-128-128-130-137-151 OBSERVACION DE REQUISITOS CONTRACTUALES A LOS PROVEEDORES DEL COLEGIO. ANEXAMOS PERIODICA DOCUMENTOS FALTANTES DE LOS MENTE COMPROBANTES DE EGRESO No. 3-15-16-163-22-2344-22-36-73-33-61-35-30-111-80-151 CONTINUAR EXIGIENDO LA DOCUMENTACIÓN PERTINENTE QUE SOPORTE LOS APORTES DE PERIODICA SEGURIDAD SOCIAL A LOS PROVEEDORES, QUE MENTE DEBAN CUMPLIR ESTE REQUISITO NO SE TENIA EN CUENTA LA NORMATIVIDAD SOBRE EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA CAJA FUERTE, POR CUANTO NO SE REALIZARAN EN LO SUCESIVO LOS ARQUEOS PERIODICA SE DEPOSITAN DINEROS EN EFECTIVO SOLO PERIODICOS DE CAJA FUERTE. MENTE CHEQUERAS Y SE CONSIDERABA QUE ESTE CONTROL SE LLEVAN LOS RESPECTIVOS GIROS CARENCIA DE PREVISION Y CONTROL INTERNO ENTORNO AL SE ACEPTA LA OBSERVACION POR CUANTO SE ADQUIRIR COFRE PARA LA SALVAGUARDA DE LOS CUIDADO DE LOS DINEROS COMETIO UN DESCUIDO EN EL REGISTRO DE LOS DINEROS DE CAJA MENOR Y REGISTRAR LOS 20/10/2015 EXISTENTES EN EL FONDO FIJO EGRESOS DE LA CAJA MENOR SOPORTES DE MANERA INMEDIATA Y OPORTUNA DE CAJA MENOR NO SE ESTABLECE PLAN DE MEJORAMIENTO DE ACUERDO A LOS ACIERTOS Y FALENCIAS QUE PRESENTEN LOS ESTUDIASNTES Y MAS MIEMBROS DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO NO SE ELABORARON LAS ENCUESTAS PARA EFECTUAR LA EVALUACION AL SERVICIO DE EVALUAR EL SERVICIO DE LA TIENDA, NI SE TIENDA ESCOLAR POR EL AÑO ACADEMICO Y 31-Oct-15 PIDIERON LOS INFORMES ESCRITOS FISCAL 2015 PERTINENTES DE EVALUACIÓN DEL SERVICIO 27/11/2015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES DADO LA MORA EN LOS GIROS DE RECURSOS DE GRATUIDAD ESCOLAR AÑO 2014-2015, Y ENVISTA QUE LOS DOS (2) GIROS SE EFECTUARON EN DICIEMBRE 2014 Y EDILBERTO ENERO 2015, NO MUÑETONES SE PUDO CIFUENTES - COMPLIR CON NINGUNA RECTOR MAYOR ORDENADOR DEL CUBRIMIENTO LA GASTO EJECUCION PPTAL. NO OBSTANTE LO ANTERIOR, EL GRADO DE EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE INVERSION EN UN 72%, ES BASTANTE SIGINIFICATIVO, ESTADO CERRADO PERIODICAME PAGADURIA NTE OBSERVACION DE REQUISITOS CONTRACTUALES A LOS PROVEDDORES DEL COLEGIO. EXIGIR PERMANENTEMENT E EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES A LOS PROVEEDORES CERRADO PAGADURIA PERIODICAME CONSEJO NTE DIRECTIVO DURANTE LA VIGENCIA FISCAL 2015, SE HAN VENIDO SOLICITANDO LOS - DOCUMENTOS EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL A LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL COLEGIO. CONTINUAR PIDIENDO LA DOCUMENTACIÓN PERTINENTE CERRADO PERIODICAME AUXILIAR NTE FINANCIERO SE REALIZA EL ARQUEO POR PARTE DE PAGADURIA PERO NO SE HA REGISTRADO EN ACTAS REALIZACION ARQUEO DE CAJA FUERTE CON LOS REGISTROS RESPECTIVOS DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES CERRADO EVALUACION DE LAS MEDIDAS DE CONTROL RESPONSABLE INTERNO PARA EL PERMANENTE DE LA CAJA MANEJO DE LA MENOR CAJA MENOR Y AJUSTE CONTABLE DE SU FUNCIONAMIENTO ADQUIRIR COFRE PARA LA SALVAGUARDA DE LOS DINEROS DE CAJA MENOR, ASI COMO DE LOS RECIBOS Y DOCUMENTOS SOPORTES. CERRADO A MANERA DE OBSERVACIÓN Y DIRECTA Y A TRAVES DE DEL DIALOGO CON LOS MIEMBROS DE LA - COMUNIDAD EDUCATIVA, SE HA CONCLUIDO EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO DE LA TIENDA ESCOLAR EFECTUAR LA EVALUACION AL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR POR EL AÑO ACADEMICO Y FISCAL 2015 CERRADO 30-Nov-15 CONSEJO DIRECTIVO RECTORIA 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 CONTRATISTA 2015 VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COLEGIO ADAMS TOM PROCESO CONTRACTUAL NO SE TUVO EN CUENTA EL ARTICULO DE LA RESOLUCIÓN SOBRE EL 5.1.3 NO SE EVIDENCIÓ LA CONSTITUCIÓN DE UN FUNCIONAMIENTO DE LA TIENDA GRUPO DE SUPERVISIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR. ESCOLAR QUE ESTABLECE LA CREACIÓN DEL COMITÉ DE SUPERVISION DE LA TIENDA LA NO APLICABILIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL FUNCIONAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR , SEGÚN RECOMENDACIONES DEL COMITÉ DE SUPERVISIÓN COLEGIO ADAMS 7.1 LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO MANEJA APLICATIVO DE CORRESPONDENCIA, EL MISMO SE REALIZA DE LA SIGUIENTE MANERA: SE RECIBE LA CUMPLIMIENTO CORRESPONDIENCIA, SE PASA A RECTORÍA, EL NO EXISTE EN EL COLEGIO UN SISTEMA TOM DIRECTIVA 003 DE RECTOR DA RESPUESTA O EN SU DEFECTO O REGISTRO FORMAL PARA EL CONTROL 2013 ASIGNA LA PERSONA QUE DEBE REALIZAR EL DE LA CORRESPONDENCIA. TRÁMITE DE RESPUIESTA, NO SE REALIZA EL CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA. NO LOGRAR EVIDENCIAR QUE TIPO DE CORRESPONDENCIA LLEGA AL COLEGIO, QUIEN ASUME LA RESPUESTA DE SOLICITUDES Y LOS TIEMPOS DADOS PARA RESPONDER A LO SOLICITADO. NI HACER SEGUIMIENTO A LOS TRAMITES DADOS A LOS DOCUMENTOS RADICADOS Y ENVIADOS CREAR EL COMITÉ DE SUPERVISION DEL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR Y PROPENDER POR DAR APLICABILIDAD A LA RESOLUCION 234 DE 18-Nov-15 2014 (COMITÉ DE SUPERVSION DE TIENDAS ESCOLARES) EL COLEGIO NO CUENTA CON UN SISTEMA DE REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA SISTEMATIZADO Y ACTUALIZADO Y ESTA SE LLEVA DE MANERA EMPIRICA SIN CONTROL APROPIADO PARA UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA EL COLEGIO TOMARA LOS CORRECTIVOS A QUE HAYA LUGAR. ACLARANDO QUE LA INSTITUCION NO HA RECIBIDO ASESORIA NI APOYO POR PARTE DE LA S.E.D. EN TORNO A ELLO. ADQUIRIR UN 30-Nov-15 SISTEMA DE CONTROL SOBRE LA CORRESPONDENCIA, O LA IMPLEMENTACION DE UN MECANISMO POR PARTE DEL COLEGIO PARA SU DEBIDO CONTROL. COLEGIO GOBIERNO CUNDINAMARCA ESCOLAR 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO GOBIERNO CUNDINAMARCA ESCOLAR Al momento de solicitud de carpeta de mantenimiento no fue suministrada por la funcionaria encargada ya que posiblemeta no 1.4 No se evidencia conformacion del Comité de No fue posible evidenciar la existencia se archivo en forma adecuada, encontrandose Omision de solicitud por motivos involuntarios y Mantenimiento según lo establecido el articulo 12 de el de Acta de conformacion de Comité luego cuando ya se habia registrado el carpeta mal archivada. Manual de Uso, Conservacion y Mantenimiento, de Mantenimiento. hallazgo, se anexa copia de dicha acta faltando la firma del gestor teritorial que no se hizo presente. ANEXO 2 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO CUNDINAMARCA 2.7 2015 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 16 La funcionaria comenta que a pesar de que cada acta la del Consejo Directivo esta debidamente firmada por los de integrantes de cada fecha, omitio por error de presicion la fecha en el momento de llamado a lista, situacion que no se puede volver a presentar. 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO A pesar de llevar un control de asistencia el cual se confirma mediante anexos, en la asistencia de los Miembros de Consejo Directivo se omitio la fecha de cada reunnion y como asi lo nombran se puede presentar a divagaciones, se solicita a la funcionaria encargada de las actas que a partir de la proxima 02/09/2015 reunion de Consejo Directivo que efectuara en fecha 8 de Septiembre de 2015 debe aparecer en el llamado a asistencia la fecha que cursa en ese momento, permitiendo de esta manera mayor claridad a las actas de asistencia y recordandole a la funcionaria no volverse a presentar esta omision. ANEXO 1 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO CONSEJO DIRECTIVO RECTORIA ANALISIS DE LA FORMA EN QUE SE DEBE CREAR EL COMITÉ DE SUPERVISION DEL - CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR Y APLICAR LO NORMADO EN LA RESOLUCION 234 DE 2014 CREAR EL COMITÉ DE SUPERVISION DEL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR Y APLICAR LO NORMADO EN LA RESOLUCION 234 DE 2014 CERRADO 30-Apr-16 CONSEJO DIRECTIVO RECTORIA SECRETARIA EL COLEGIO LLEVA REGISTRO EN UN CUADERNO ENUMERADO CON FECHA DE - RADICACIÓN DE - LOS DERECHOS DE PETICIÓN Y DOCUMENTOS QUE REQUIEREN RESPUESTA O SOLUCIÓN ADQUIRIR UN SISTEMA DE CONTROL SOBRE LA CORRESPONDENCI A, Y LA ADOPCIÓN DE UN MECANISMO POR PARTE DEL COLEGIO PARA SU DEBIDO CONTROL. CERRADO 02/09/2015 Area Administrativa, Secretaria Administrativa Implementacion de formato establecido en ISOLUCION, remision al archivo y actualizacion de fechas según las actas del Consejo Directivo realizadas, implementacion de formato establecido en ISOLUCION, remision al archivo y actualizacion de fechas según las actas del Consejo Directivo realizadas. CERRADO TIEMPO NO SE REALIZO LA EVALUACION PERTIENENTE DE MANERA FORMAL POR DECONOCIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y OBLIGACIONES QUE ESTABLECEN LA LEY PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR A pesar de llevar un control de asistencia el cual se confirma mediante anexos, en la asistencia de los Miembros de Consejo Directivo se omitio la fecha de cada reunion y como asi lo nombran se puede presentar a divagaciones, se solicita a la funcionaria 1.1 Las listas de asistencia anexas a las actas de No es posible verificar encargada de las actas que a partir de la Reunion de Consejo Directivo no se encontraban correspondencia entre listado proxima reunion de Consejo Directivo que fechadas ni en los formatos establecidos asistencia y actas efectuara en fecha 8 de Septiembre de 2015 debe aparecer en el llamado a asistencia la fecha que cursa en ese momento, permitiendo de esta manera mayor claridad a las actas de asistencia y recordandole a la funcionaria no volverse a presentar esta omision. CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 31-Mar-16 CERRADO en el iten 2.7 no existe ningun hallazgo, al continuar la lectura del acta el hallazgo se encuentra en le iem 2.8 Estos recursos pertenecen a un excedente de PROCESO las transferencias de la Secretaria de COLEGIO 2.8 No se han ejecutado los recursos de Escuela Ciudad PRESUPUESTAL Y Educacion Distrital por este concepto y que CUNDINAMARCA Escuela de otras vigencias TESORERIA llevan tres años sin recibir una directriz para su ejecucion CERRADO Consultando el area de presupuestal de La SED se determina que este rubro debe ser aplicado al Proyecto Paseando Ando, Proyecto bandera del rubo Escuela Ciudad Escuela, por intermedio del acta proxima del Consejo Diretivo en reunion del 8 de septiembre se Estos recursos han permanecido en el Estos recursos pertenecen a un excedente de las aprobara y proveera a los niños que este Consejo presupuesto y estado de tesoreria transferencias de la Secretaria de Educacion Distrital Determine con el fin de apoyar una salida pedagogica 08/09/2015 duante tres años sin llevar a cabo su por este concepto y que llevan tres años sin recibir una enmarcada en el Proyecto de Paseando Ando. Se hara ejecucion directriz para su ejecucion llegar a La SED Coordinacion de Control Interno, el acta de aprobacion de inversion de dicho rubro. La Institucion a trabes del Consejo Directivo acordara la ejecucioin de estos recursos, sin afectar su destinacion espesifica inicial cual es su utilizacion en el transporte de los estudiantes para salidas pegagogicas. 02/09/2015 La actividad depende de la aprobacion del Rectoria,Consejo Consejo Directivo a Directivo y que grupo de la Pagadurìa poblacion estudiantil, se apoya esta salida. 1, Aprobacion del Consejo Directivo de la salida pedagogica y la destinacion del rubro al Proyecto Paseando Ando como destinacion espeifica. 2, Programar y llevar a cabo la salida pedagogica con los estudiantes al cual va dirigido. 3, Hacer llegar a la Coordinacion de Control Interno de La SED el acta aprobacion, destinacion y luego programacion y realizacion de la salida pedagogica. CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 2015 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 12 13 14 17 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 08/09/2015 Comunicarle el hallazgo al Señor Contador de la Institucion y firmar con el Auxiliar Financiero la asistencia a la reunion del Consejo Rectoria, Contador Directivo del 8 de y pagaduria septeimbre y en proximas fechas, que se le invite estar en disposicion de efectuar dichos informes, se evidencia con acta de compromiso. ANEXO 3 Que el Contador se presente el 8 de Septiembre a la reunion de Consejo Directivo a presentar el informe del año 2015. CERRADO continuo A traves del Consejo Directivo se llevara a cabo las Actividad de Rectoria, Consejo modificaciopnes al Rectoria, Consejo Directivo y manual de Directivo y Auxiliar Pagaduria contratacion de Financiero acuerdo con las circulares 16+ y 30 de 20014 CERRADO En la condicion de estudiantes se omite y se olvida la A pesar de no existir una adecuado accion que deben realizar respecto a la interventoeia de sequimiento,como lo expresamos en Apartir de la fecha se haran los controles para el la tienda escolar, proceso que se tendra en cuanta y se 08/09/2015 elpunto anterior, existe un adecuado siguimiento y control del manejo de Tienda Escolar corregira en forma inmediata tan pronto el Consejo funcionamieno de la tienda escolar Directivo fomente dicha accion. 30/11/2015 Consejo Directivo,Rectoria y pagaduria reunion de Consejo Directivo y programacion de actividad de seguimiento. CERRADO COLEGIO ALMACEN CUNDINAMARCA INVENTARIOS se dificulto por parte del operador de dicho sofware la apliacacion del sofware en otro equipo ya que la entidad dueña sel sofare incumplio en dichas visitas. Se insiste nuevamente y se logra la intervencion del operador el cual instala y deja funcionando nuevente el programa en mayo de 2015, dandose inicio a la consignacion de todas las 5.1 La informacion del almacen esta desactualizada cuentras de salida y entrada de almacen y asi E debido a que el aplicativo AS FINANCIERO se daño en mismo el kardex, sin embargo se esta Mayo de 2014 llevando a cabo en el sofware AS FIANCIERO todo el registro de entrada y salida actuaizada asi mismo el kardex, se someten a alimentar la base de datos del tiempo que no se pudo utilizar hasta finales del mes de octubre del año en curso, dejando de esta manera todas las bases alimentadas e iniciando nuevamente el proceso de inventarios en dicho programa. a pesar de tener los inventarios definidos con sus respectivos responsables y con absouta claridad, el daño en la parte de la informacion electronica retraso enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la claridad en los procesos de inventario y en los procesos de almacen. a pesar de tener los inventarios definidos con sus respectivos responsables y con absouta claridad, el daño en la parte de la informacion electronica retraso enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la claridad en los procesos de inventario y en los procesos de almacen. el area evaluada se compromete a alimentar las bases de datos al 28 de octubre de 2015 y mantener 27/08/2015 actualizado aprtir de la fecha todo el sistema de entrada y salida y asi mismo el kaedex de la institucion. 28/10/2015 Actualizacion de las Funcionaria area bases de datos para Actualizacion almacen-Pagaduria el sofware AS sofware FINANCIERO COLEGIO ALMACEN CUNDINAMARCA INVENTARIOS se dificulto por parte del operador de dicho sofware la apliacacion del sofware en otro equipo ya que la entidad dueña sel sofare incumplio en dichas visitas. Se insiste nuevamente y se logra la intervencion del operador el cual instala y deja funcionando nuevente el programa en mayo de 2015, dandose inicio a la consignacion de todas las 5.2 Se verifica que no hay Kardex, incumpliendo las cuentras de salida y entrada de almacen y asi E directrices establecidas en la Resolucion 001 de 2001, mismo el kardex, sin embargo se esta Manual de Procesos Administrativos y Contables para el llevando a cabo en el sofware AS FIANCIERO Manejo y Control de los Bienes en el Distrito Capital. todo el registro de entrada y salida actuaizada asi mismo el kardex, se someten a alimentar la base de datos del tiempo que no se pudo utilizar hasta finales del mes de octubre del año en curso, dejando de esta manera todas las bases alimentadas e iniciando nuevamente el proceso de inventarios en dicho programa. a pesar de tener los inventarios definidos con sus respectivos responsables y con absouta claridad, el daño en la parte de la informacion electronica retraso enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la claridad en los procesos de inventario y en los procesos de almacen. a pesar de tener los inventarios definidos con sus respectivos responsables y con absouta claridad, el daño en la parte de la informacion electronica retraso enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la claridad en los procesos de inventario y en los procesos de almacen EN BUENA PARTE DEL AÑO 2014 el area evaluada se compromete a alimentar las bases de datos al 28 de octubre de 2015 y mantener 27/08/2015 actualizado aprtir de la fecha todo el sistema de entrada y salida y asi mismo el kaedex de la institucion. 28/10/2015 Actualizacion de las Funcionaria area bases de datos para Actualizacion almacen-Pagaduria el sofware AS sofware FINANCIERO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS COLEGIO PROCESO CUNDINAMARCA CONTABLE CAUSA 3.7 En las actas del consejo Directivo de la vigencia 2014 no se evidencio que el Contador presente los Omision por error administrativo solicitarle al informes contables al Consejo Directivo como lo Contador dicho informe al Consejo Directivo. establece el literal del numeral 2.6 de guia Financiera de los Fondos de Servicios Educativos EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA A pesar que se venia presentando año a año dicho Que el Consejo Directivo conozca el informe, presuntamente se omitio por error y tambien procedimiento contable y el trámite por enfermedad del Señor Contador quien estuvo tanto físico como virtual que de los incapacitado tiempos continuos y no se invito a dicho estados financieros del Colegio informe. COLEGIO PROCESO CUNDINAMARCA CONTRACTUAL 4.1 Al revisar el Manual de Contratacion se observo que este no se encuentra actualizado con las directrices establecidas en las Circulares No. 16 del 22 de Abril de 2014 y No. 30 del 25 de Julio de 2014 armonizados con el Decreto No. 1510 del 17 de Julio de 2013. El Manual aprobado de la Contratacion, a pesar de no contener lo expresado, en las Circulares 16 y 30 de 2014, por su extemporanidad en su expedicion frente al proceso de El Manual fue aprobado por el Consejo El Manual fue aprobado por el Consejo Directivo antes aprobacion del citado Manual, cumple Directivo antes de entrar en vigencia las de entrar en vigencia las normas citadas en la presente con todos los requisitos de normas citadas en la presente observacion. observacion transpariencia, economia igualdad y dermas condiciones exigidas por la ley 80 de 1993 y demas leyes modificatorias de este y su s Decretos reglamentarios COLEGIO PROCESO CUNDINAMARCA CONTRACTUAL 4.2 Se establece un hallazgo administrativo en la vigilancia de la gestion de la tienda escolar por parte del comité que hace las veces del interventor del dicho contrato, a pesar de estar conformado por el Personero Estudiantil y el Contrador de la Institucion y un docente, solo se registro con acta la gestion adelantada por el Personero del Colegio. Actas que reposan en el archivo de Pagaduria y en la carpeta de Personeria estudiantil, el cual se anexan. a pesar Existe un adecuado funcionamiento de la tienda escolar en cuanto a varidad del producto, precios, y atencion, se omitio la continuidad de la interventoria por un tiempo, pero que se retoma en forma inmediata y se programa esta accion a partir del 8 de sep del año en curso cuando se nuevamente programada por el Consejo Directivo. 15 16 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO INSTITUCION EDUCATIVA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO A partir del proxima reunion del Consejo Directivo se le comunicara al Contador para la rendicion de los estados financieros, esta reunion se realizara el dia 8 de 08/09/2015 Septiembre a las 8:00 am y se tendra como prueba el acta del Consejo Directivo y la ejecucion de dicho informe. inmediato del del CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS COLEGIO ALMACEN CUNDINAMARCA INVENTARIOS se dificulto por parte del operador de dicho sofware la apliacacion del sofware en otro equipo ya que la entidad dueña sel sofare incumplio en dichas visitas. Se insiste nuevamente y se logra la intervencion del operador el cual instala y deja funcionando nuevente el programa en mayo de 2015, dandose inicio a la consignacion de todas las 5.3 Se verifica que no hay entradas de almacen propias cuentras de salida y entrada de almacen y asi E del proceso de almacen, no se puede consultar la mismo el kardex, sin embargo se esta informacion, llevando a cabo en el sofware AS FIANCIERO todo el registro de entrada y salida actuaizada asi mismo el kardex, se someten a alimentar la base de datos del tiempo que no se pudo utilizar hasta finales del mes de octubre del año en curso, dejando de esta manera todas las bases alimentadas e iniciando nuevamente el proceso de inventarios en dicho programa. COLEGIO ALMACEN CUNDINAMARCA INVENTARIOS Si se lleva un formato casi similar al de dotaciones escolares, solo le falta los logos de La SED y Bogot Humana, sin embargp se ordena y establece el formato dado por dtaciones escolares el cual se anexa y a partir dela fecha se esta actualizando todo el inventario con este formato, inmediatamente se implementa el formato de traslado de lelemtos de dependencia conforme a los establecido con dotaciones escolares para tener mayor claridad del movimiento de inventarios. COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO a pesar de tener los inventarios definidos con sus respectivos responsables y con absouta claridad, el daño en la parte de la informacion electronica retraso enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la claridad en los procesos de inventario y en los procesos de almacen. a pesar de tener los inventarios definidos con sus respectivos responsables y con absouta claridad, el daño en la parte de la informacion electronica retraso enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la claridad en los procesos de inventario y en los procesos de almacen EN BUENA PARTE DEL AÑO 2014 el area evaluada se compromete a alimentar las bases de datos al 28 de octubre de 2015 y mantener actualizado aprtir de la fecha todo el sistema de 27/08/2015 entrada y salida y asi mismo el kaedex de la institucion. ANEXO 1 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO ALMACEN CUNDINAMARCA INVENTARIOS 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA el personal administrativo del Colegio Cundinamarcano ha tomado la capacitacion y 7.1 EL Colegio no cuenta con las Tablas de Retencion COLEGIO DIRECTIVA 003 DE solicitmos ala SED establecer una documental, los archivos no se encuantran foliados ni CUNDINAMARCA 2013 programacion con el fin de que cada organizados cronologicamente. funcionario se actualice en las sistema de gestion documental 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO 3.3 SE OBSERVÒ UNA DIFERENCIA EN EL RUBRO INTEGRADO 3. EVALUACION PROBLEMAS DEL MANTENIMEINTO DE LA ENTIDAD Y LA JOSE MARIA PRESUPUESTAL SICAPITAL TARJETA DE INTERESES Y COMISIONES CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO 3.4 REGISTRO DE INGRESOS, INCORRECTA INTEGRADO 3. EVALUACION PROBLEMAS NUMERACIÒN DE ACTAS DE LEGAIZACION, ACTAS JOSE MARIA PRESUPUESTAL SICAPITAL CON EL MISMO NUMERO. CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 3. EVALUACION 3.9 EXCEDENTES FINANCIEROS JOSE MARIA PRESUPUESTAL CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 3. EVALUACION 3.11.1 COMPROBANTES JOSE MARIA PRESUPUESTAL REQUISITOS CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 3. EVALUACION 3,11,2 OMISION DEL COMPROBANTE DE PAGO DE FALTA DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE INCUMPLIMIENTO DE JOSE MARIA PRESUPUESTAL TRES CONTRATISTAS NORMAS FUNCIONES Y LAS NORMAS CORDOBA no tenenmos el formato de solicitud, pero si esta la informacion registrada tal como lo encontro la funcionaria, a partir de esta fecha 5.7 Se encuentra que el procedimiento para solicitud de E se consolido un formato de almcacen necesidades no es el adecuado al al no estar foliados ni actualizado, clarificado y en el se consignara organizados en un formato establecido. a partir de la fech todas las solicitodes de ,aterial que los docentes, estudiantes y co,munidasd educativa soliciten. DE EN EL EN EL 28/10/2015 en comunicación con la directora de dot esco nos facilito en forma personal los formatos actualizados de dciicha dependencia, el cual fueron trasladaos a su manera al col cundinamarca y plasmar en ellos los movimientos de inventario que se solicitan y en forma inmediata se aplican y se actualizan los anteriores. no actualizar la informacion que permita consolidad todas las solicitudes de elementos necesarios para el buen desarrollo de la actividad no se tenia en cuenta un formato actualizado,pero en apartir de la fecha toda solicitud se registra bajo el academica, altener el formato este momento se lleva el formato de dotaciones 27/08/2015 formato actualizado, se entendera que escolares. inmediatamente mejora la presentacion y da mas claridad a las solicitudes 27/08/2015 el archivo en las diferentes dependencias se encuentra Falta conocimiento de las normas del Sistema de tomar las capacitaciones correspondientes y actualizace debidamente archivado, hacindo falta Gestion Documental sobre las normas del sistema de Gestion documental, aplicar las normas actuales de Gestion Documental EL APLICATIVO DE SI CAPITAL NO REGITRABA LOS VERIFICAR LOS DATOS DE LAS APLICATIVO LA INFORMACION INCONGRUENTE AVALORES DE ADICIONES PRESUPUESTALES DEL PRESUPUESTALES CONCUERDEN Y NO VERAZ GATOS EJECUCIÒN PRESYUPUESTAL APLICATIVO LA INFORMACION INCONGRUENTE INCONVENIENTE CON EL APLICATIVO SICAPITAL Y NO VERAZ FALTA DE PLANEACION Y CONTROL EGRESO, la funcionaria pudo constatar que si hay formatos con si tenemos claridad de los inventarios los inventarios por dependencias e individuales y en las dependencia y loa inventarios hemos solicitado a dotacones escolares los formatos individuales , solo es actualizar el de actalizacion, los cuales ya llegaron al colegio y se formato anexan a este informe 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 5.4 No se maneja formato establecidopor la Direccion de Dotaciones Escolares de la SED respecto a inventarios individuales por dependencia, la informacion esta desactualizada y no hay registro de traslados entre dependencias. 16 15 EFECTO 2015 E 14 13 CAUSA SE DEJAN RECURSOS PARA SUPLIR NECESIDADES AL COMIENZO DEL AÑO, YA QUE LOS GIROS POR TRANSFERENCIA LLEGAN EN INCUMPLIMIENTO DE METAS ABRIL EL CONSEJO DIRECTIVO, PROYECTA EDUCATIVOS INSTITUCIONALES DEJAR ECEDENTES FINANCIEROS PARA EL AÑO, SIGUIENTE EJECUTAR UN PROYECTO DE COMPRAS DE TELEVISORES PARA AUAS CLASE Y PUPITRES. FALTA FALTA DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE INCUMPLIMIENTO DE NORMAS FUNCIONES Y LAS NORMAS TARJETAS CON LA 1-oct.-2015 APARTIR DE LA FECHA SE ABRIRÀ UNA CARPETA DE INGRESOS QUE SE LLEVARAN EN ORDEN 1-oct.-2015 NUMERICO Y CRONOLOGICO PARA VERIFICAR QUE NO SE REPITA LA NUMERACION PLANEAR Y EJECUTAR DE ACUERDO A LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES YB AL PEI EJERCER CONTROL Y SEGUIMIENTO TRIMESTRAL 1-oct.-2015 A LA EJECUCIÒN DE LOS PROYECTOS DE INVSERSIÒN A PARTIR DE LA FECHA SE EXIGIRAN TODOS LOS LAS FALTA VERIFICAR Y CONTROL A LOS CONTRATOS DOCUMENTOS ANTES DEL PAGO, CON EL FIN DE 1-oct.-2015 CUMPLIR CON EL LLENO DE LOS REQUISITOS. LAS A PARTIR DE LA FECHA SE EXIGIRAN TODOS LOS FALTA VERIFICAR Y CONTROL A LOS CONTRATOS DOCUMENTOS ANTES DEL PAGO, DE LA 1-oct.-2015 SEGURIDAD SOCIAL 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Actualizacion de las Funcionaria area bases de datos para Actualizacion almacen-Pagaduria el sofware AS sofware FINANCIERO del ESTADO CERRADO remitir la informacion desde el año 2008 y actualizarla en el sofware AS FINANCIRO, recibir la funcinaria area de parte de la SED verificacion de de almcaen y los formatos actualizacion de los pagaduria y actualizados y formatos rectoria disponer de todas las habilidades para ubicar el sofware actualizado al 28 de octubre del año 2015, ANEXO 4 y 5 CERRADO Funcionaria de almacen CERRADO area implementacion del actualizacion de toda formato, ANEXO 6 la informacion, capacitar y solicitar funcionarios de las a los funcionarios areas Rectoria, actualizacion según Pagaduria y la norma los archivo Almacen, del colegio dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1-oct.-2015 AUXILIAR ADMINISTRATIVO verificacion de la aplicación y actualizacion del sistema de archivo del colegio. CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. 11 12 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 3. EVALUACION 3,11,3 CARPETA CON DECLARACIONES RECIBIDOS OMISION CUMPLIMIENTO JOSE MARIA PRESUPUESTAL DE PAGO Y LIBRO AUXILIAR FUNCIONES CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 3. EVALUACION 3,12 EJECUCIÒN DEL 56% DE LOS PROYECTOS DE FALTA DE PLANEACION Y CONTROL JOSE MARIA PRESUPUESTAL INVERSIÒN CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 4, EVALUACION 4,6 CONCILIACIONES BANCARIAS JOSE MARIA DEL GASTO UNICAMENTE POR EL CONTADOR CORDOBA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 14 13 AÑO AUDITO RIA CAUSA EFECTO DE LAS DIFICULTADES INFORMACION COLEGIO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA EN CONTABLE 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 LA LAS DECLARACIONES Y RECIBOS DE PAGO SE A PARTIR D ELA FECHA SE TENDRÀ UNA CARPETA DEL ARCHIVAN CON LOSCOMPROBVANTES DE 1-oct.-2015 DE IMPUETOS CON TODS LOS SOPORTES EGRESO PLANEAR Y EJECUTAR DE ACUERDO A LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES Y AL PEI INCUMPLIMIENTO DE LAS METAS FALTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJERCER CONTROL Y SEGUIMIENTO TRIMESTRAL 1-oct.-2015 EDUCATIVAS INSTITUCIONALES EJECUCIÒN DE LOS PROYECTOS DE INVERSION A LA EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE INVERSION 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Abierto La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. Abierto DARLE CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÒN 2352 Y A 1-oct.-2015 LA GUIA FINANCIERA ITEM 4,8 dic-15 AUXILIAR ADMINISTRATIVO COLEGIO INTEGRADO 5. JOSE MARIA CONTRATACION CORDOBA AUNQUE SE REALIZO LA EVALUCION NO FALTA SEGUIMIENTO AL SE REALIZARA LA EVALUACION PERMANETE Y DEJAR EVIDENCIAS DE LA EVALAUCION DEL 5,3 TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIO SOPORTE SE EVIDENCIO EN ACTAS DEL CONSEJO CONTRATO DE LA TIENDA ANUAL AL CONTRATO PERO NO SE DEJO SERVICIO DE LA TIENDA ESCOLAR EN LAS ACTAS 1-oct.-2015 DE LA EVALUCAION ANUAL DE LA TIENDA ESCOLAR DIRECTIVO ESCOLAR EVIDENCIAS EN LAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO dic-15 RECTOR- ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 6, INVENTARIOS JOSE MARIA CORDOBA 6,1 ALMACEN NO HAY KARDEZ DE ALMACEN Febrero de 2016 AUX. ADMINISTRATIVO ALMACEN E INVENTARIOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO INTEGRADO 6, INVENTARIOS JOSE MARIA CORDOBA 6,5 INVENTARIOS DESACTUALIZADOS 1-oct.-2015 1-mar.-2016 AUX. ADMINISTRATIVO ALMACEN E INVENTARIOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA LOS FUNCIONARIOS ADINISTRATIVOS CONOCEN COLEGIO 7. CUMPLIMIENTO 7,2 MANUAL DE FUNCIONES OMISION E EL MANUAL DE FUNCIONES, PERO HAY INTEGRADO FALTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AL DIFICULTADES EN LOS PROCESOS ENGREGAR A LOS FUNCIONARIOS DIRECTIVA 003 DE INCUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DEL PERSONAL SITUACIONES CON EL PALICATIVO DE SICAPITAL 1-oct.-2015 JOSE MARIA CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVOS ADMINISTRATIVOS EL MANUAL DE FUNCIONES 2013 ADMINISTRATIVO QUE NO PERMITEN CUMPLIR A CABALIDAD CON CORDOBA LA SFUNCIONES 1-mar.-2016 RECTOR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 2. GOBIERNO 2,1 ACTAS CONSEJO DICECTIVO BARBARA ESCOLAR 30/03/2015 CONSEJO DIRECTIVO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 2. GOBIERNO 2,3 ACTAS CONSEJO DICRETIVO BARBARA ESCOLAR POR DESCONOCIMIENTO DE ESTA NORMA Y POR CUESTONES DE TIEMPO PUESTO QUE EL SE PROGRAMARA FECHA PARA REALIZAR EL CONSEJO ANTERIOR ESTABA CONFORMADO POR EMPALME DEL CONSEJO DIRECTIVO SALIENTE 10/10/2015 PERSONAS QUE EN LA NUEVA VIGENCIA TIENE CON EL ENTRANTE OCUPACIONES QUE LES IMPIDIO DEDICARLE TIEMPO A LO DEL COLEGIO 30/03/2015 RECTORIA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 2. GOBIERNO 2,7 ACTAS CONSEJO DICRETIVO BARBARA ESCOLAR SE REALIZO OFERTA PARA LA TIENDA ESCOLAR DEJAR EVIDENCIAS ESCRITAS Y FOTOGRAFICAS COLOCANDO EL AVISO DE PUBLICACION PARA LA DE PUBLICACION DE OFERTA PARA LA TIENDA 01/10/2015 OFERTA DE LA TIENDA ESCOLAR EN LA PUERTA ESCOLAR PRINCIPAL SE PRESENTO SOLO UNA OFERENTE 30/03/2015 RECTORIA FINANCIERO SE REALIZARA - PUBLICACION DE OFERTA DEJANDO EVIDENCIAS REALIZAR EL PROCESO DE DISCIPLINARIO OFERTA PARA LA VIGENCIA 2016 PRESENTAR INFORME FINANCIERO DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO AL - CONSEJO DIRECTIVO Y PUBLICAR LOS ESTADOS FINANCIEROS EN LAS TRES SEDES EN CARTELERAS La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la REALIZAR institución con la acción correctiva PUBLICACION CON plasmada en el plan de CERRADO EVIDENCIAS mejoramiento, por lo anterior se FOTOGRAFICAS cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. POR ELABORADAS INCUMPLIMIENTO LA RESOLUCION 2352 Y INFORMACIÒN INOPORTUNA Y NO OMISION AL CUMPLIMEINTO DE LAS NORMAS LA GUIA FINANCIERA VERAZ 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO DIFICULTADES EN EL APLCIACTIVO DE SI FALTA DE CAPITAL ELEMENTOS CONTROL DE DIFICULTADES EN EL APLICATIVO DE SICAPITAL NO PERMITE LLEVAR EL KARDEZ( SE ACLARA QUE ORGANIZAR Y REGISTRAR EL KARDEX DE FORMA EL PROGRAMA SI TIENE UN KARDEZ, PRO NO ES 1-oct.-2015 MANUAL COHERENTE CON LAS NECESIDADES DEL COLEGIO.) SE ESTA REALIZANDO EL PROCESO DE DEPENDENCIAS SE ESTA REALIZANDO EL PROCESO DE DIFICULTAD EN EL CONTROL Y DEPURACION DE LOS INVENTARIOS TANTO DEL ACTUALIZACION DEL INVENTARIO DEL COLEGIO DEPURACION DE INVENTARIOS USO DE LOS ELEMNTOS COLEGIO COMO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION EL ACTA NO 4 DE FECHA 30 DE ABRIL NO FUE ELABORADO EN EL FORMATO ESTABLECIDO PARA SU DILIGENCIAMIENTO. FALTA ACTA DEL CONSEJO NO 2 DE FECHA 26 DE FEBRERO DE 2014 EL NO REALIZAR EL ACTA EN EL FORMATO DE ISOLUCION HACE POR DESCONOCIMIENTO NO SE ELABORO EL ELABORAR TODAS LAS ACTAS EN FORMATO 01/10/2015 QUE NO HAYA UN ORDEN EN LA ACTA EN FORMATO ISOLUCUION ISOLUCION INFORMACION EL NO REALIZAR EL EMPALME DEJA SIN INFORMACION NO SE REALIZO EL EMPALME CON EL NECESARIA LA DEFINICION DE CONSEJO DIRECTIVO SALIENTE NI SE PLANES Y ESTRATEGIAS REALIZO EL INFORME DE GESTION ENCAMINADAS A DESARROLLAR UNA GESTION ADMINISTRATIVA EFICIENTE NO SE EVIDENCIO APROBACION POR EL NO REALIZAR LA PUBLICACION PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL DEL PROCESO LLAMADO A PROCESO LLAMADO A OFERTA DE OFERTAS HACE QUE SE VEA SIN ADJUDICACION DE LA TIENDA ESCOLAR TRANSPARENCIA EL PROCESO VIGENCIA 2014 CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO ABIERTO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 2. GOBIERNO 2,9 ACTAS CONSEJO DICRETIVO BARBARA ESCOLAR NO SE EVIDENCIO QUE EL RECTOR, CONTADOR Y AUXILIAR FINANCIERA HUBIERAN PRESENTADO INFORME PRESUPUESTAL Y CONTABLE AL CONSEJO DIRECTIVO CAMBIAR DE SITIO LA PUBLICACION DE LOS EL NO EVIDENCIAR LOS INFORMES ESTADOS FINANCIEROS Y LOS CONTRATOS DE EJECUCION PRESUPUESTAL ERROR INVOLUNTARIO POR PARTE DE RECTOR, EFECTUADOS A LA FECHA CON PREVIA ACTA DE 01/10/2015 HACE QUE LA INFORMACION NO CONTADOR Y AUXILIAR FINNACIERO FIJACION Y RETIRO FIRMADA POR LOS SE CLARA NI VERAZ DELEGADOS DEL CONSEJO DIRECTIVO 30/03/2015 RECTORIA FINANCIERO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 3. PROCESO 3.4 INGRESOS BARBARA PRESUPUESTAL SE EVIDENCIO QUE LOS INGRESOS QUE PERCIBIO EL COLEGIO EN LA VIGENCIA 2014 POR LOS DIFERENTES CONCEPTOS NO SE ENCUENTRAN EN ORDEN CRONOLOGICO EL NO INGRESAR EN FORMA CORRECTA LA INFORMACION SE REALIZO PERO NO SE HIZO EL CONTROL MES A MES SE HARA EL SEGUIMIENTO A LOS GENERA QUE NO SEA NECESARIO Y LA REVISION ADECUADA PARA EL INGRESOS Y SE LLEVARA EN FORMA ADECUADA 01/10/2015 PERMANENTE VERAZ Y INGRESO DE LOS DIFERENTES CONCEPTOS. LOS REGISTROS OPORTUNA LA INFORMACION 30/03/2015 FINANCIERA REVISAR Y ORGANIZAR LA INFORMACION DISCIPLINARIO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 3. PROCESO 3.5.1 ADICIONES PRESUPUESTALES BARBARA PRESUPUESTAL NO SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION NO TODOS LOS MESES DEBEN HAYA REALIZADO ADICIONES HABER ADICIONES AL PRESUPUESTALES EN LOS MESES DE PRESUPUESTO NECESARIAMENTE NOVIEMBRE Y DICIEMBRE FINANCIERA REVISAR INFORMCION La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. ESTAS ADICIONES SE REALIZAN CUANDO HAY EXCEDENTES FINNACIEROS, OTRAS REVISAR Y MIRAR SI HAY ALGUNA DEFICIENCIA EN 01/10/2015 TRANFERENCIAS O LLEGAN RECURSOS PROPIOS ESTE PROCESO POR MA S DE LO QUE PROYECTAMOS 30/03/2015 ABIERTO 11 12 13 14 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 3. PROCESO 3.8.1 CONSECUTIVO DE EGRESOS BARBARA PRESUPUESTAL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA EL 45% DE LOS COMPROBANTES NO SE SE DEBE CONTAR CON TODOS COLEGIO SANTA 3. PROCESO 3.8.2 FALTA EL LLENO DE LOS REQUISITOS PARA OMISIONES INVOLUNTARIAS CONTO CON EL LLENO DE LOS LOS DOCUMENTOS NECESARIOS BARBARA PRESUPUESTAL EL PAGO INCOMPLETA LA INFORMACION REQUISITOS PARA LA CONTRATACION 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 4. TRIBUTARIO BARBARA 4.2 FALTAN DOS EGRESOS NO SE ENCUENTRAN SOPORTES 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 4. TRIBUTARIO BARBARA 4.3.1 SOPORTES DE PAGO DE IMPUESTOS FALTAN SOPORTES , IMPRESIÓN CUENTA SE REALIZO EN FORMA NO SE CANCELO A TIEMPO AUXILIAR EXTEMPORANEA LOS PAGOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 4. TRIBUTARIO BARBARA 4.3.2 NO TIENE SOPORTE DE PAGOS FALTAN SOPORTES DE PAGO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 5. BARBARA CONTRATACION 5.1 FALTA CONTABLES 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 5. BARBARA CONTRATACION 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO 16 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO SE VERIFICO EL CONSECUTIVO DE LOS DEBE HABER UN CONSECUTIVO SE IMPRIMIRA EL COMPROBANTE ANULADO DE EL EGRESO NO 16 FUE ANULADO COMO SE INGRESOS EVIDECIANDOSE QUE HACE DE LOS COMPROBANTES DE IGUAL FORMA SE REVISARA QUE ESTE SIEMPRE 01/10/2015 EVIDENCIA EN EL ESPARTA FALTA EL EGRESO NUMERO 16 EGRESO LOS CONSECUTIVOS 30/03/2015 FINANCIERA SIEMPRE SE DEBEN CONTAR CON TODOS LOS DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA 01/10/2015 CONTRATACION 30/03/2015 FINANCIERA TENER PRECAUCION Y ADJUNTAR LOS SOPORTES 01/10/2015 CORRESPONDIENTES 30/03/2015 FINANCIERA CANCELAR A TIEMPO LOS IMPUESTOS 01/10/2015 30/03/2015 FINANCIERA 01/10/2015 30/03/2015 FINANCIERA 01/10/2015 30/03/2015 5.2 NO SE EVIDENCIO COMITÉ TECNICO AL NO EXISTIR ESTE COMITÉ HACE QUE NO SE ESTABLEZCA LA NO SE EVIDENCIO COMITÉ TECNICO DE ESTA EN CONFORMACIONN EL COMITÉ DE EXISTENCIA REAL DE LOS BIENES , REALIZAR EL SANEAMIENTO CONTABLE SEGÚN LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA SOSTENIBILIDAD CONTABLE PARA REALIZAR EL 01/10/2015 DERECHOS Y OBLIGACIONES QUE LEY 716 DE 2001 CONTABLE Y DE INVENTARIOS SANEAMIENTO CONTABLE AFECTEN EL PATRIMONIO PUBLICO 30/03/2015 COLEGIO SANTA 5. BARBARA CONTRATACION 5.3 ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS NO SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION DIERA CUMP'LIMIENTO AL MEMORANDO FINANCIERO NO DF -5400 RESPECTO A LOS ESTADOS CONTABLES SE ADOPTARA EL MEMORANDO FINNACIERO NO 01/10/2015 DF -5400 02 DE ENERO DE 2014 30/03/2015 RECTORIACONTADOR ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 5. BARBARA CONTRATACION NO SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION 5.4 PUBLICAR LA CONTRATACION EN UN LUGAR DIERA CUMPLIMIENTO AL MEMORANDO VISIBLE. FINANCIERO Y DE PUBLICARLO MENSUALMENTE EN UN LUGAR VISIBLE AL NO DAR CUMPLIMIENTO A ESTA NORMA NO DEJAN CONSTANCIA POR DESCONOCIMIENTO NO SE HA ADOPTADO EL SE ADOPTARA EL MEMORANDO FINNACIERO NO 01/10/2015 LA REALIDAD ECONOMICA MANUAL FINANCIERO DF -5400 02 DE ENERO DE 2014 FINANCIERA DEL FSE 30/03/2015 RECTORIACONTADOR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 6. BARBARA CONTRATACION 6.1 MANUAL DE CONTRATACION EL NO TENER EL MANUAL DE CONTRATACION ACTUALIZADO NO SE ACTUALIZO EL MANUAL DE CONTRATACION NO SE ENCUENTRA EL MANUAL DE SE ACTUALIZARA EL MANUAL DE CONTRATACION HACE QUE NO GUARDE ARMONIA EN LOS TIEMPOS DEFINIDOS PARA DICHO 01/10/2015 CONTRATACION ACTUALIZADO Y SE PROCEDERA A DAR CUMPLIMIENTO CON LOS PRINCIPIOS DE LA PROCESO CONTRTACION ESTATAL 30/03/2015 FINANCIERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 6. BARBARA CONTRATACION 6.1.1 INCUMPLIMIENTO CONTRATO DE CONTADOR SE PRESENTAN ALGUNAS ALGUNAS FUNCIONES DESEMPEÑADAS POR EL ALGUNOS PROCESOS DEL CONTADOR DAR CUMPLIMIENTO Y HACER SEGUIMIENTO AL DEFICIENCIAS EN EL PROCESO CONTADOR NO SE LES PRESTA LA ATENCION 01/10/2015 NO SE CUMPLEN ADECUADAMENTE CONTRATO DEL CONTADOR PARA EL AÑO 2015 CONTABLE NECESARIA. 30/03/2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 6. BARBARA CONTRATACION 6.1.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 6. BARBARA CONTRATACION 6.1.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO SANTA 6. BARBARA CONTRATACION 6.1.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO LA APERTURA DELOS LIBROS EN FISICO 2 LOS SOPORTES SIEMPRE DEBEN ESTAR ADJUNTOS A LOS POR ERROR NO ESTAN ADJUNTOS COMPROBANTES EL NO TENER LOS SOPORTES DE PAGO HACE QUE LA INFORMACION POR ERROR NO ESTAN ADJUNTOS QUEDE INCOMPLETA NO SE OBSERVARON LAS ACTAS DE APERTURA DE LOS LIBROS OFICIALES DE LOS AÑOS 2013 Y 2014 AL NO DAR CUMPLIMIENTO A ESTA NORMA NO DEJAN CONSTANCIA SE DESCONOCIA LA NORMA LA REALIDAD ECONOMICA FINANCIERA DEL FSE DEJABAN ADJUNTAR ADJUNTO Y TENER SIEMPRE SOPORTES EL NO CANCELAR EL PAGO DE SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DEL ARRIENDO EN LAS FECHAS SE REALIZARON LOS PAGOS TARDIAMENTE EN EL CANON DE ARRENDAMIENTO DE LA SE PROCEDERA A VERIFICAR SI HUBO RECESO PACTADAS HACE QUE EL 2013 FALTO UN SOLO PAGO . EN EL 2014 HACEN 01/10/2015 TIENDA ESCOLAR NO SE REALIZARON EN ESCOLAR COMPROMISO SE CANCELE MAS FALTA 4 PAGOS LAS FECHAS PACTADAS ADELANTE SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DEL CANON DE ARRENDAMIENTO DE LA 01/10/2015 TIENDA ESCOLAR NO SE REALIZARON EN LAS FECHAS PACTADAS SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DEL CANON DE ARRENDAMIENTO DE LA REALIZAR MANTENIMIENTO 01/10/2015 TIENDA ESCOLAR NO SE REALIZARON EN LAS FECHAS PACTADAS 30/03/2015 COMIITE FINANCIERA 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la SE IMPRIMIRA SE IMPRIMIRA institución con la acción correctiva COMPROBANTE COMPROBANTE DE plasmada en el plan de DE EGRESO EGRESO ANULADO mejoramiento, por lo anterior se ANULADO cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. REVISAR CADA REVISAR CADA UNO UNO DE LOS DE LOS COMPROBANTES COMPROBANTES Y Y REVISAR QUE LE REVISAR QUE LE DISCIPLINARIO FALTA A CADA FALTA A CADA UNO UNO DE ELLOS Y DE ELLOS Y COMPLETAR LA COMPLETAR LA INFORMACION INFORMACION La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la ADJUNTAR institución con la acción correctiva SOPORTES plasmada en el plan de PENDIENTES mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. AL DIA EN IMPUESTOS A LA DISCIPLINARIO FECHA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva SE ADJUNTARA plasmada en el plan de SOPORTES mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. SE REVISARA Y La Oficina de Control Interno verificó ADOPTARA EL el cumplimiento por parte de la MEMORANDO institución con la acción correctiva FINANCIERO PARA plasmada en el plan de TRABAJAR Y mejoramiento, por lo anterior se ENTREGAR cierra el hallazgo mediante acta de RESULTADOS visita del 17 de febrero de 2016. SOBRE EL SE REVISARA Y La Oficina de Control Interno verificó ADOPTARA EL el cumplimiento por parte de la EL 01 DE MEMORANDO institución con la acción correctiva OCTUBRE SE FINANCIERO PARA plasmada en el plan de HARA COMITÉ DE TRABAJAR Y mejoramiento, por lo anterior se SOSTENIBILIDAD ENTREGAR cierra el hallazgo mediante acta de RESULTADOS visita del 17 de febrero de 2016. SOBRE EL La Oficina de Control Interno verificó HASTA LA FECHA el cumplimiento por parte de la PROGRAMADA SE SE FORMALIZARA institución con la acción correctiva PRESENTARA EL EL MANUAL DE plasmada en el plan de MANUAL DE CONTRATACION mejoramiento, por lo anterior se CONTRATACION cierra el hallazgo mediante acta de ACTUALIZADO visita del 12 de julio de 2016. DAR CUMPLIMIENTO Y HACER SEGUIMIENTO AL DISCIPLINARIO CONTRATO DEL CONTADOR PARA EL AÑO 2015 - CONFORMAR COMITÉ SUPERVISION CONTRATO EL DE DISCIPLINARIO DE ESTADO CERRADO ABIERTO CERRADO ABIERTO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO ABIERTO ABIERTO 30/03/2015 DISCIPLINARIO ABIERTO 30/03/2015 DISCIPLINARIO ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 2015 2015 2015 VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS COLEGIO SANTA 7. INVENTARIOS BARBARA COLEGIO SANTA 7. INVENTARIOS BARBARA 7.1. INVENTARIOS 12 14 13 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA SE FIRMA ACTA DE RECIBIDO, NO EXISTE LA ENTRADA NI SALIDA DE MIENTRAS SE ELABORABA EL NO HAY UN PROGRAMA PARA INVENTARIOS ALMACEN COMPROBANTE DE INGRESO DE ALMACEN. REALIZAR EL COMPROBANTE DE INGRESO Y ENTREGARLO A PAGADURIA Y REALIZAR LA 01/10/2015 RESPECTIVA SALIDA A ALMACEN 30/03/2015 ALMACEN SE REALIZARA COMPROBANTES DE INGRESO Y SALIDA DE ALMACEN EN EXCEL MIENTRAS SE COMPRA EL PROGRAMA EN LA VIGENCIA 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. SE REUNIRA EL ACTUAL CONTADOR Y ALMACENISTA SE VA A CRUZAR PARA CON LA SED PARA CONFRONTAR EL VERIFICAR EL INVENTARIO DE DESCUADRE FSE DEL ALMACEN Y EL APLICATIVO DE LA SED La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. COLEGIO SANTA 7. INVENTARIOS BARBARA 7.5 INVENTARIOS 30/03/2015 ALMACEN COLEGIO SANTA 8. DIRECTIVA 003 BARBARA 8.1 DIRECTIVA 003 A LA FECHA DE LA VISITA EL COLEGIO NO NO SE CUMPLE CON TIENE IMPLEMENTADO LA TABLA DE PARAMENTRO DE ARCHIVO RETENCION DOCUMENTAL 30/03/2015 TODAS LAS DEPENDENCIAS Actas de Consejo Directivo aprobadas No se evidencio en las actas suministradas del año 2014 que el consejo directivo convocara dentro de las cuatro primeras semanas del calendario academico la conformacion del consejo de estudiantes el cual estara integrado por un vocero de cada uno de los grados ofrecidos por el establecimiento o establecimientos que comparten un mismo Consejo Directivo incumpliendo lo normado en el articulo 29 del decreto 1860 de 1994. LOS SE REUNIRA EL ACTUAL CONTADOR 01/10/2015 NO SE MANEJA LA TABLA DE RETENCION SOLICITAR CAPACOTACION Y ACOMPAÑAMIENTO DOCUMENTAL YA QUE NO SE HA IMPLEMENTADO POR PARTE DE LA SED PARA IMPLEMENTAR LA 01/10/2015 LA NORMA DIRECTIVA Evidenciar en las Actas de Consejo Directivo la convocatoria dentro de las cuatro primeras semanas del Actas de Consejo Directivo aprobadas calendario escolar para la conformacion del Consejo de Estudiantes. 30/03/2015 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES SE REALIZO EL INVENTARIO POR DEPÉNDENCIAS, ENCONTRANDO SE IDENTIFICARA LA UBICACIÓN DE CADA ELEMENTOS EN UBICACIÓN DIFERENTE NO SE LOGRAN CON FACILIDAD LA SE ENCUENTRA POR DEPENDENCIA PERO NO ELEMENTO POR DEPENDENCIAS Y EL 01/10/2015 SIENDO NECESARIO SU REUBICACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS ELEMENTOS ACTUALIZADO FUNCIONARIO RESPONSABLE DE CADA UNA ACTUALIZACION EN EL INVENTARIO INDIVIDUAL. COLEGIO SIMON 2,12 RODRIGUEZ LOS NO TENER LA CERTEZA DE CUAL EN EL COLEGIOO ES EL SALDO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO SE EVIDENCIO SALDOS COLEGIO SIMON 2,6 RODRIGUEZ EN 16 TIEMPO 7.4 INVENTARIOS COLEGIO SIMON 2,2 RODRIGUEZ DIFERENCIA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO CONTADOR SE ACTUALIZARA EL INVENTARIO POR DEPENDENCIAS Y EN CADA UNO DE LAS SEDES DE LA INSTITUCION ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 12 de julio de 2016. Evidenciar en las Actas de Consejo Directivo la convocatoria dentro de las cuatro primeras semanas del NOVIEMBRE JUNIO DE 2016 RECTORIA calendario escolar para la conformacion del Consejo de DE 2015 Estudiantes. CERRADO Actas por realizar Se observa un acta del 24 de Julio de 2014 donde se evidencia la visita de la gestora territorial Johana Diaz, sin embargo no se evidencian actas de las reuniones trimestrales ni la conformacion del comité de mantenimiento el cual esta compuesto por cinco miembros el rector quien lo presidira, un docente, un representante estudiantil, un padre de familia y el Gestor Territorial del Area de Plantas Fisicas de la SED, quienes Se realizaran las reuniones del Comité ejerceran funciones durante el periodo de un de Mantenimiento y se levantara el Actas por realizar año, calendario escolar, las reuniones acta correspondiente. ordinarias del Comite, se deben realizar trimestralmente incumpliendo lo normado en los Articulos 12 y 13 del Manual de Uso, Conservacion y mantenimiento de los Colegios de la Secretaria de Educacion, lo anterior constituye un hallazgo de caracter administrativo que debera ser incluido en el plan de mejoramiento. (ver carpeta de evidencias folios del 58 al 60). Se realizaran las reuniones del Comité de ENERO Mantenimiento y se levantara el acta correspondiente. 2016 RECTORIA CERRADO Actas del Comité No se Evidencio la conformacion del Comité institucional de presupuestos participativos incumpliendo la resolucion 3612 del 27 de Constituir el Comité de Presupuestos diciembre de 2010, lo anterior constituye un Actas del Comité Participativos para el año 2016 Hallazgo de Carácter Administrativo que debera quedar incluido en el plan de mejoramiento del colegio. Constituir el Comité de Presupuestos Participativos para NOVIEMBRE DICIEMBRE DE RECTORIA el año 2016 DE 2016 2016 CERRADO DE 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 VANESSA CASTILLA INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS COLEGIO SIMON 3,6 RODRIGUEZ Ejecucion Presupuestal 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO SIMON 4,10 RODRIGUEZ Arqueos de caja fuerte 2015 VANESSA CASTILLA COLEGIO SIMON 6,4 RODRIGUEZ Inventarios Individualizados VANESSA CASTILLA No se evidencio conformación de Comité de Mantenimiento el cual deberá estar conformado por cinco miembros el rector quien lo presidirá, un docente, un representante estudiantil, un padre de familia y el Gestor Territorial del Área de Plantas Físicas de la SED, quienes ejercerán funciones durante el período de un COLEGIO SAN 2, GOBIERNO año, calendario escolar, las reuniones ordinarias del BERNARDINO ESCOLAR Comité, se deben realizar trimestralmente incumpliendo lo normado en los Artículos 12 y 13 del Manual de Uso, Conservación y mantenimiento de los Colegios de la Secretaria de Educación, lo anterior constituye un hallazgo de carácter administrativo que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento. 2015 12 14 13 CAUSA EFECTO Se observo que la ejecucion presupuestal en el Rubro de Proyectos de Inversion fue del 17.71%. Una ejecucion baja que tiene que ser mejorada como quiera que el proposito del presupuesto de proyectos de inversion es fortalecer los proyectos que son presentados por los docentes y tiene un impacto positivo en la formacion pedagogica de los estudiantes, es importante resaltar la importancia de una ejecucion optima de los proyectos de inversion, acorde con el PEI del colegio "Arte y comunicacion para el desarrollo de la creatividad la cultura y las expresiones artisticas".Es de suma importancia que a la luz de una correcta planeacion y ejecucion se invierta el 100% de los recursos asignados para la vigencia, en aras de identificar si dentro de los rubros de gasto de funcionamiento quedan remanentes, estos se puedan mediante adicion trasladar a proyectos de inversion que fomenten el desarrollo economico, social y cultural de la institucion educativa. Por lo anterior se hace necesario que este hallazgo quede incluido en el plan de mejoramiento del colegio. Para el 2015 se hizo una mejor planeacion presupuestal con una ejecucion del 75,93%. Para el 2016 se Ejecucion Presupuestal hara una mejor planeacion en los proyectos de inversion. Se ejecutan en la medida en que giren los recursos. Revisada la informacion de tesoreria se evidencio que la institucion no realizo arqueos de la caja fuerte incumpliendo lo normado en la Resolucion 2352 del 2013 item 3.5 "se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y ordenador del gasto", item 4.2 "El auxiliar administrativo con funciones financieras verificara diariamente, el contenido de las chequeras, contando uno a uno los cheques, llevando el respectivo control, cada vez que se realice arqueo de cheques debe suscribirse acta firmada por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras" Se realizo inventario Fisico a las siguientes dependencias: Sede A: a) Laboratorio de Quimica y Fisica: se evidencio que los elementos relacionados en el inventario corresponden a los fisicos instalados, algunos que no se encontraron estan en la relacion de bajas. b) Salon de Musica: se evidencio que los elementos relacionados en el inventario corresponden a los fisicos instalados en la dependencia se realiza al 100%. c) Aula de Informatica 1: se evidencio que los elementos relacionados en el inventario corresponden a los fisicos instalados. Sede B: Revisados los inventarios se observo que no estan elaborados por dependencias se encuentran globalizados en cabeza del coordinador como responsable. Sede C: a) Aula Informatica Grado 5: se evidencio que los elementos relacionados en el inventario corresponden a los fisicos instalados en la dependencia. b) Inventario Convivencia y Ciudadania: Se verifican los elementos relacionados observando que 4 Binoculares, 1 grabadora, 1 video camara, estan sin estrenar. c) Los demas elementos se encuentran en inventario globalizado. Teniendo en cuenta que los elementos de las sedes B y C se encuentran globalizados en cabeza del coordinador, se debe contar con un inventario individual por dependencias de acuerdo a la estructura organizacional de la institucion educativa dando cumplimiento a la Resolucion 8287 de 2001 de la SED la cual adopto la Resolucion EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Para el 2015 se hizo una mejor planeacion presupuestal con una ejecucion del 75,93%. Para el 2016 se hara una mejor planeacion en los proyectos de inversion. Se ejecutan en la medida en que giren los recursos. El Colegio efectua el arqueo mensualmente con la denominacion "arqueo de chequera". A partir de mayo de 2015, se siguio efectuado los arqueos mensuales denominados Arqueos de caja fuerte "Arqueo de caja fuerte" en cual contiene adicionalmente el arqueo de chequera como se deja constancia en los documentos. MAYO 2015 DE Se elaboraran los inventarios individualizados para las sedes B y C por dependencias. La Rectoria Inventarios Individualizados efectuara el mecanismo de control para que los responsables firmen a tiempo. ENERO 2016 DE El proceso legal del plan mantenimiento queda incompleto de se realizara la invitacion al gestor local para que asista y se realizar cronograma y el seguimiento pertinente a 01/11/2015 esta gestiön. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO RECTORIA, RESPNSABLES DE LOS PROYECTOS CERRADO RECTOR CONTADOR PAGADOR Y CERRADO ALMACENISTA Y JUNIO DE 2016 RESPONSABLE DE CADA AREA CERRADO 30/04/2016 CERRADO CONTINUO Rector 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2015 VANESSA CASTILLA 2015 VANESSA CASTILLA 2015 2015 2015 2015 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS No se Evidencio la aprobación del Flujo de Caja Mensualizado para la vigencia 2014, del Plan de General de Compras para la vigencia fiscal 2014, del plan general de mantenimiento para a la vigencia 2014, COLEGIO SAN 2, GOBIERNO del plan de contratación para la vigencia fiscal 2014, BERNARDINO ESCOLAR incumplimiento lo normado en la ley 715 de 2001 y Decreto 4791 de 2008, lo anterior constituye un Hallazgo de carácter administrativo que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento 2.1 No se Evidencio la conformación del comité institucional de presupuestos participativos incumpliendo COLEGIO SAN 2, GOBIERNO la resolución 3612 del 27 de Diciembre de 2010, lo BERNARDINO ESCOLAR anterior constituye un Hallazgo de Carácter Administrativo que deberá quedar incluido en el plan de mejoramiento del colegio. 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Para la vigencia 2016, una vez sea aprobado el presupuesto de socializara y aprobaralos acuerdo de a pesar de que el plan de compras se ha subido al no se presento la docuemntacion completa en soportes incompletos obligatorios que plan de compras, plan de mantenimiento y plan de portal secop, y el plan de mantenimiento se ha 01/11/2015 el momento de aprobacion del presupuesto forman parte del presupuesto contratacion con el fin de dar cumplimientoa la socializado, no cuentan con los soportes pertinentes. normatividad vigente, y culminar dicho procesosubiendo el plan al portal SECOP 31/01/2013 Rector, Consejo Directivo, Almacenista. CERRADO patra la aprobacion del presupuesto 2016, se citara al los docentes presentaron sus proyectos y socializaron No se conto con los soportes incumplimiento d e lo establecido en la comité de presupuestos participativoscon el fin de que en consejo directivo ampliado, sin embargo no se 01/11/2015 correspondientes a las reuniones realizadas, norma conozca los proyectos y el presupuesto proyectado y realizo comité de conformidad como lo indica la norma asesore al consejo directivo en su aprobacion definitiva. 13/11/2015 Rector, Consejo Directivo. CERRADO VANESSA CASTILLA 2.1 Se evidenció que las actas cumplen con el formato establecido para su diligenciamiento SGC-IF.005 Acta de Reunión del aplicativo ISOLUCION, las mismas se encuentran sin ser archivadas de manera adecuada, el archivo d elas actas de esta forma COLEGIO SAN 2, GOBIERNO reposan en cajas y no son de fácil consulta, Lo anterior desconocimiento de las normas relativas al puede generar que estas se pierdan, y BERNARDINO ESCOLAR genera una debilidad institucional ya que se no presenta archivo. por consiguiente no sea posible avalar control adecuado en el manejo de la documentación, acuerdos alli consignados. archivo y conservación. Lo anterior constituye un Hallazgo de tipo Administrativo que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento. se organizara el archivo en las carpetas y cajas de acuerdo a la normatividad y se fijara un espacio para el 01/11/2015 archivo de tal forma que sean de facil consulta 30/04/2016 Rector, Secretaria de Rectoria. CERRADO VANESSA CASTILLA Se Observó que la ejecución presupuestal en el Rubro de Proyectos de Inversión fue del 79%. Una ejecución buena susceptible de mejorar como quiera que el propósito del presupuesto de proyectos de inversión es fortalecer los proyectos que son presentados por los docentes y tiene un impacto positivo en la formación pedagógica de los estudiantes, es importante resaltar la importancia de una ejecución optima de los proyectos de inversión, acorde con el PEI del colegio “ CONSTRUCCION DEL CONOCIEMIENTO Y EL COLEGIO SAN 3, EVALUACION DESARROLLO DE COMPETENCIAS PARA LA VIDA Y BERNARDINO PRESUPUESTAL EL AMOR” Es de suma importancia que a la luz de una correcta planeación y ejecución se invierta el 100% de los recursos asignados para la vigencia, en aras de identificar si dentro de los rubros de gastos de funcionamiento quedan remanentes, estos se puedan mediante adición trasladar a proyectos de inversión que fomenten el desarrollo económico, social y cultural de la institución educativa. Por lo anterior se hace necesario que este hallazgo quede incluido en el plan de mejoramiento del colegio. se velara para que la ejecucion de inversion supere el indicador y en la medida de lo posible se ejecute al 100%, siempre y cuando alcance el impacto en la comunidad estudiantil, en razon a que este año el 01/01/2015 ministerio realizo la transferencia a en aabril y por parte de la sed no se ha recibo la transferencia total y algunos proyectos cuentan con esa fuente de financión. 30/04/2016 Rector CERRADO VANESSA CASTILLA Revisada la información de tesorería se evidencio que la institución no realizo arqueos de la caja fuerte incumpliendo lo normado en la Resolución 2352 del 2013 Ítem 3.5 “se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y 4, EVALUACION ordenador del gasto”, Ítem 4,2 “ El auxiliar administrativo Es vulnerable de que la no revsion de No se siguio los protocoloes establecidos y COLEGIO SAN Desconocimiento de las normas relativas a la CONTABILIDAD Y con funciones financieras verificara diariamente, el estos ocacione perdidas d elos titulos especialmente las medidas de seguridad para la caja semanalmente se consignara mediante actas BERNARDINO seguridad TESORERIA contenido de las chequeras, contando uno a uno los valores. fuerte cheques, llevando el respectivo control, cada vez que se realice arqueo de cheques debe suscribirse acta firmada por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras”, lo anterior genera un hallazgo administrativo que deberá incluido en el plan de mejoramiento. 04/12/2015 Auxiliar Financiera CERRADO VANESSA CASTILLA 5.3 No se evidencio Comité evaluador de la Tienda Escolar toda vez que el mismo debe ejercer control y seguimiento a la ejecución del contrato y evaluar de COLEGIO SAN 5, PROCESO forma anual el servicio según lo normado en el numeral BERNARDINO CONTRACTUAL 3 y 4 del Art. 4 y numeral 6 del Art.6, de la Resolución 219 de 1999, lo anterior constituye un Hallazgo de Administrativo que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento. Realizar las evaluaciones correspondientes las cuales quedaran consigandas medainte acta y seran 01/11/2015 presentadas al consejo directivo antes de evaluar tioenda escolar para la vigencia 2016. 30/111/2015 Rector Comité evaluador de tienda escolar CERRADO VANESSA CASTILLA En cuanto al manejo y registro de los inventarios no se cuenta con ningún aplicativo para el manejo de los inventarios, no se manejan Kardes, se maneja en Excel el formato de entradas y salidas de almacén Entradas de Almacén: No se encuentran archivadas en orden cronológico, ni de manera consecutiva, algunas no 6, EVALUACION presentan numero consecutivo Salidas de Almacén: se COLEGIO SAN MANEJO DE No se ha adquirido Sotware en razon a las imprime el formato y se hace firmar por el responsable, No hay un control sobre los elementos BERNARDINO ALMACEN E restricccion al respecto por parte de la SED no están archivadas de manera cronológica, ni INVENTARIOS consecutiva, incumpliendo con lo normado en la Resolución 001 de 2001 “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos”. Lo anterior genera Un hallazgo de Tipo administrativo que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento. Se solicitara al Consejo directivo apropiar algunos recursos de esta vigencia para la adquisision de un Sofware de Invenatrios que nos permita el control 01/11/2015 adecaudo, en caunto al archivo se llevara de acuerdo a la normatividad vigente. 30/04/2016 Rector, Almacenista, Consejo Directivo, Contadora. CERRADO Para la vigencia anteriorhubo ley de garantias electorales lo que causo traumatismo en la ejecucion adicionalmente, los recursos son asignados a finales de abril lo que hace imposible que proyectos que se requiern ejecutar a inicio de la vigencia. Para el año 2014, lo solicitado mediante los proyectos de inversion fue asignado de acuerdo a la fecha en que se requierean ralizarlos, sin embargo, s evivio el proceso de ley de garantias electorales, que si bien no es impedimiento para contratar es bastatnte inoficicoso Menor impacto de la comunidad adlantar un proceso ene l portal de contratacion por educativa en el desarrollo de los solicitudes muy bajas. adicionalmente algunos proyectos de inversion. proyectos se requieren realizar a inicios de la vigenciay estamops contando con los recursos finalizando el mes de abril, por lo que no es viable ejecutar los recursos sin finalidad pedagogica y solo por cumplir una alta ejecucion. Riesgo de ventas de productos con escaso valor nutritivo qu eno beneficia el desarrollo y crecimineto de los estudiantes y se pueden presentar malos habitos de salubridad Teniendo en cuenta que se hace unos años, ingresamos al sistema SICAPITAL, nos informaron que era posible adquirir un sotware dw inventarios, que nos permitiera un control como corresponde; por lo que se implemento realizar control mediante documnetos generados en formato excell sin embargo, hay conciencia de que no se archivan como corresponde. 01/11/2015 11 AÑO AUDITO RIA 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 VANESSA CASTILLA Se evidencio que los inventario individuales se encuentran firmados por el responsable, sin embargo algunos formatos no cuentan con todos los datos y requisitos de identificación del bien, incumpliendo lo normado en la Resolución 01 de 2001 .- Secretaria de El Formato establecido fue generado por la señora 6, EVALUACION Hacienda del Distrito Capital- Adoptado por la Almacenista en su afan de realizar un levantamiento Con el fin de realizar un levantamiento se COLEGIO SAN MANEJO DE Secretaria de Educación del Distrito Capital con No hay un Control debido sobre los de inventario, con el fin de establecer dependencias Realizar los inventarios en los formatos establecidos e adopto un formato con datos basicos con el 01/11/2015 BERNARDINO ALMACEN E Resolución 8287 25 DE Octubre de 2001,capítulo 4,1,9 elementos responsables y eleemntos, sin embargo no se solicito iniciar el proceso de verificacion y recoleccion de firmas. fin de determinar responsables y existencias. INVENTARIOS "La persona responsable de la dependencia o área asesosria al respecto para llevarlo de acuerdo a la creará mecanismos de control que permitan custodiar y normatividad. preservar los bienes recibidos. Resolución 001 de 2001 “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos”. 30/04/2016 Rector Almacenista contadora. 2015 VANESSA CASTILLA La Institución Educativa no maneja aplicativo de correspondencia, el mismo se realiza de la siguiente 7, CUMPLIMIENTO manera: Se recibe la correspondencia se pasa a COLEGIO SAN DIRECTIVA 003 DE Rectoría, el Rector da respuesta o en su defecto asigna Se ptresenta desorganizacion en el archivo. BERNARDINO 2013 la persona que debe realizar el trámite de respuesta, no se maneja libro de Salida y entrada de Correspondencia, Lo anterior genera Un hallazgo de Tipo Administrativo Incumplimiento de la directiva 003 de No se realizo por desconocimineto del proceso a se implementara una bitacora o libro de archivo con el 01/11/2015 2013 emplear sello para manejo y control de correspondecia. 30/04/2016 Rector, Secretaria de Rectoria. CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA 7, CUMPLIMIENTO 7,3 clasificar los documnetos por asusntos o temas, COLEGIO SAN DIRECTIVA 003 DE organizarlos de manera cronologica y archivarlos en se presenta desorganización en el archivo. BERNARDINO 2013 carpetas por cada asunto. hay desorganizacion en razon al desconocimiento de la Incumplimiento de la directiva 003 de Adquisicion de elementos para organización del archivo normatividad vigente y a que no hay espacio ondicado 01/11/2015 2013. individual. para el archivo institucional. 30/04/2015 Rector, Secretaria de Rectoria. CERRADO Elaboracion del mapa de riesgos, ni clasificacion de la 01/11/2015 Matriz LOFA 30/04/2015 Rector. CERRADO 2015 VANESSA CASTILLA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO RAFAEL URIBE URIBE 2015 COLEGIO JAIME CAMPO RAFAEL URIBE URIBE 2015 COLEGIO JAIME CAMPO RAFAEL URIBE URIBE 2015 2015 COLEGIO SAN BERNARDINO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CONTRATISTA 2015 No se evidencio documentación concerniente a la elaboración del Mapa de Riesgos, ni clasificación de la Matriz LOFA dentro del contexto estratégico. Toda vez que las políticas de Administración del Riesgo en su 9, MAPA DE conjunto le permiten a la Institución Educativa identificar, RIESGOS evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, y emprender las acciones de control necesarias, se constituye un hallazgo administrativo que deberá quedar incluido en el plan de mejoramiento de la institución 1. EVALUACION DEL GOBIERNO ESCOLAR No se encontro el acta donde el consejo directivo aprobo 1.1. Acta de el presupuesto año 2013-para el 2014 elaboración del Presupuesto 1.9. No Adopcion del Manual del Manual de No se adoptó el Manual de mantenimiento escolar de Mantenimiento acuerdo a normatividad Escolar según Resolución 2280 de 2008 1.12 Falta de seguimiento y control por parte del consejo Falta de seguimiento al contrato de tienda escolar Directivo en la ejecución del contrato de Tienda Escolar 1.13 Rendición de COLEGIO cuentas y JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Publicidad por URIBE parte del Rector 2.3 COLEGIO EVALUACION JAIME CAMPO RAFAEL URIBE EJECUCION DE URIBE GASTOS 100% CAUSA Falta de organización en el archivo EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA No se pudo verificar que la institución si realizo el proceso de aprobación de No se encontró el archivo acuerdo a la normatividad COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO Ordenar documentación y conocer forma organización 01 noviembre mayo del Archivo. Gestionar con Secretaría Educación 15 de 2015 2016 asignacion de Secretaria. el comité de Mantenimiento es el mismo Consejo directivo a quienes le pasan las peticiones de No se puede hacer seguimiento a los Crear el comité de Mantenimiento distinto a los No se tenia conocimiento que debia crearse Mantenimiento y ellos junto con el rector evaluan si se 01 noviembre mayo trabajos realizados de Mantenimiento miembros del Consejo Directivo y dar cumplimiento a la un comité de Mantenimiento puede dar trámite a la solicitud o no. Se realiza una 15 de 2015 2016 en la institución resolucion 2280 de 2008 planilla de mantenimiento en la cual firman quien solicita y quien recibe el trabajo falta del comité evaluador No se evidencio presentación por parte del Rector en la Falta de documento soporte reunión No se puede verificar si el arrendatario si se hace seguimiento y verbalmente se hace Dejar por escrito las recomendaciones respecto al 01 noviembre mayo de la Tienda escolar cumple con las recomendaciones manejo de la tienda escolar 15 de 2015 2016 clausulas del contrato Ausencia de información Responsabilidad del Rector sobre La Rendicón de cuentas la presento el contador debido Soportar mediante documento la evidencia que la 01 noviembre mayo a que la reunión ya estaba programada y el rector tuvo Rendición de Cuentas debe ser entregada por el Rector 15 de 2015 2016 un problema de salud y no pudo asistir En vista que el Colegio estaba en turno para La institución estaba en proceso de No se ejecutaron los recursos en su totalidad asignados No se adquirieron elementos ni se remodelación por parte de la Secretaria de Educación Ejecutar todos los recursos asignados acorde con el 01 noviembre mayo demolición por tanto se considero que no para la vigencia del 2014 realizaron mejoras a la infraestructura el Rector considero no viable la ejecución de parte de Plan aprobado 15 de 2015 2016 seria oportuno la adquisicion los recursos 2015 2.4 EVALUACION COLEGIO DEL PROCESO No elaboracion de planillas en recorridos de transporte y JAIME CAMPO RAFAEL URIBE No se evidencio la carpeta PRESUPUESTAL comunicación , facturas a nombre personal URIBE (Caja Menor) Se lleva planilla con el registro de los movimientos, solo No se pudo verificar los recorridos con Utilización de formatos establecidos y solicitar que las que no corresponde al formato establecido las facturas 01 noviembre mayo recursos de caja menor y las facturas facturas se encuentren a nombre de la institución se hacen firmar por quien recibe los dineros según sea 15 de 2015 2016 estan a nombre personal educativa el caso 2015 3.3 No adopción por part del Consejo Directivo el COLEGIO Modelo Estandar de Falta de acta firmada por el consejo directivo donde se JAIME CAMPO RAFAEL URIBE No elaboración de actas Procedimiento para evidencie la adopcion del sistema contabilida d pública URIBE la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública Si se maneja el Modelo Estandar de Procedimiento para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad no adopción del manual mediante acta Pública y se entrega informe queda registrado en acta Elaborar acta y archivarla en los libros contables de Consejo Directivo pero no se elabora por aparte el acta con exclusividad 2015 3.4 No existen soportes sobre La Certificación de los COLEGIO Estados contables Falta de certificacion de los Estados Contables por parte No elaboración de actas donde se certifiquen No existen evidencias de información respecto a los Certificar los Estados y hacerlos firmar del Rector 01 noviembre mayo JAIME CAMPO RAFAEL URIBE No adopción del memorando 5400-02 de acuerdo al del Rector Ordenador los estados contables estados Contables Ordenador del -Gasto 15 de 2015 2016 URIBE memorando 540002 del 16 de enero de 2014 01 noviembre mayo 15 de 2015 2016 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES , , ESTADO CERRADO Consejo Directivo INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Consejo Directivo INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Consejo Directivo INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO 30 de 30 de 30 de 30 de Rector - Ordenador del Gasto 30 de Rector Finaniera 30 de Secretaria Academica 30 de 30 de Auxiliar INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO ABIERTO INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Rector _ Contador INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Contador INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 4.5 No Adopción COLEGIO del Manual de JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Tesoreria expedio URIBE por la Secretaría de Educación 4,6 No presentación del COLEGIO flujo de cada como JAIME CAMPO RAFAEL URIBE instrumento de URIBE programación y ejecución presupuestal 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Falta de acta firmada por el consejo directivo donde se No elaboración de actas evidencie la adopcion del manual de tesoreria No adopción de acuerdo a lo normada Si se maneja el Manual de tesoreria pero no se adoptó Elaborar acta de adopción manual de tesoreria por la Secretaria de Educación mediante acta. 01 noviembre mayo 15 de 2015 2016 Falta de actas donde se evidencia la presentación No elaboración de actas mensualizada del flujo de caja Si se presenta el flujo mensualmente y queda No cumplir con lo normado en la Elaborar acta y anexarla al informe entregado mes a 01 noviembre mayo registrado en acta pero no se elabora acta exclusiva resolución 2352 de2013 mes 15 de 2015 2016 para este fin. falta de actasdonde se evidencie este procesos Si se elaboran las actas de chequera se lleva un cuaderno y se anotan losnumeros de cheques girados, no cumplir con lo normadoene l Elaborar acta mensual y anexarla a las cuentas giradas 01 noviembre mayo los anulados y los cheques en blanco, El rector manual de tesoreria y registrar la firma del Sr Rector y del auxiliar financiero 15 de 2015 2016 actualmente maneja una carpeta mediante foto del cheque 2015 COLEGIO 4.8 Arqueos JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Chequera URIBE 2015 5.2 Falta de supervisión por COLEGIO No cumplir con lo normado en el parte del Consejo Falta de evidencias escritas del cumplimiento del No existencia de soportes que verifique este JAIME CAMPO RAFAEL URIBE contrato de arrendamiento espacios Si se hizo seguimiento pero en forma verbal. Directivo del contrato de tienda escolar proceso URIBE destinados a la Tienda escolar contrato del -tienda escolar 2015 COLEGIO 5,3 Contrato de No elaboracion de actas donde se evidencie este JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Prestación de Falta de soportes escritos proceso URIBE Servicios Contador 2015 5. 5 PROCESOS CONTRACTUALES COLEGIO ( comprobantes de JAIME CAMPO RAFAEL URIBE egreso con los No se presenta el soporte en forma física URIBE soportes de pago de Seguridad social) Para nuevas compras o contrataciones al mismo Los documentos soportes se solicitan una vez en el Aparente incumplimiento de requisitos proveedor dentro del mes, referir cuáles soportes No se cree necesario solicitar en varias mes. Bajo el principio de economía en tramites, si se 01 noviembre mayo por cuanto no se puede verificar reposan en los archivos de la Institución o solicitar por oportunidades el mismo documento realizan una o dos adquisiciones en el mes al mismo 15 de 2015 2016 fisicamente cada comprobante los documentos soportes o proveedor, ya no se le solicitan de nuevo. fotocopiar para adjuntarlos. 2015 COLEGIO 5.6 Utilización de JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Recursos decreto No utilización del rubro adecuado URIBE 4791 del 2011 De acuerdo a lo plasmado en el presupuesto los gastos enunciados en el documento se registraron así porque En lo posible utilizar los rubros de acuerdo a lo Afectación del presupuesto de gastos en Aparente ejecución de los recursos en 01 noviembre mayo para el colegio : el acompañamiento musical de grados plasmado en el documento aceptando las directrices de forma no adecuada forma equivocada 15 de 2015 2016 es una actividad cultural y los escudosson para los Control interno graduandos por ello se tomo de Derechos de grado 2015 6. 4 No se puede cuantificar de manera COLEGIO EVALUACION AL Falta de la utilización del formato establecido individualizada los bienes a cargo de JAIME CAMPO RAFAEL URIBE PROCESO DE No encontrarse al día en los inventarios por dependencia Desconocimiento del formato a utilizar por la SED los servidores públicos de la URIBE ALMACEN E Institución INVENTARIOS 2015 6,5 Verificación de bienes reportados COLEGIO por la Oficina de JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Dotaciones diferencias en bienes reportados URIBE escolares los bienes reportados por la insittución falta de claridad en cuanto los inventarios de no se puede cuantificar los inventarios si existen soportes pero no se encuentran cuantificados Organizar la información respecto a los inventarios bienes que posee la insittución 2015 COLEGIO 8.1 No aplicación JAIME CAMPO RAFAEL URIBE de la directiva 003 No adopcion de la directiva 003 de 2013 URIBE de 2013 Posible deterioro de los documentos 2015 8.2 Adquisición de COLEGIO Carpetas de JAIME CAMPO RAFAEL URIBE No adquisición de carpetas de archivo acuerdo a la ley URIBE 594 de 2000 Si se adquieren carpetas y la mayoria de documentos No salvaguarda en forma adecuada de los Falta de organización de archivo de Archivar la documentación e implementar el uso de las 01 noviembre mayo ya se archivan según la normatividad, falta documentos institucionales y públicos acuerdo a lo normado carpetas de acuerdo a la normatividad vigente 15 de 2015 2016 implementación en algunas dependencias 2015 No se puede evidenciar el manejo y las COLEGIO No entrega de carpeta donde se plasman las peticiones 10. Peticiones, acciones de las directivas en cuanto a las JAIME CAMPO RAFAEL URIBE quejas y reclamos por parte de usuarios, del sistema Falta de organización de archivo quejas y reclamos peticiones quejas reclamos o sugerencias URIBE eduactivo solicitadas de No elaboración de actas 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Realizar todas las solicitudes y sugerencias respecto a 01 noviembre mayo este contrato por escrito y archivarlo en la carpeta de 15 de 2015 2016 arrendamiento tienda escolar No queda registrado mediante acta Si se elaboran los cierres pero no se elabora acta de Elaborar actas y archivarlas en carpetas de almacén . 01 noviembre mayo que se realicen los cierres financieros , estos procesos Caja menor y pagaduria 15 de 2015 2016 cierres de caja menor y de almacén Acceder a lineamientos y formato e la Secretaría 01 noviembre mayo distrital de Educación SED, para llevar inventarios 15 de 2015 2016 01 noviembre mayo 15 de 2015 2016 Se empastan los comprobantes de egreso por Es posible que no se puedan seguridad para que no se transpapele ningun No empastar los comprobantes de egreso y numerar los 01 noviembre mayo visualizar y manipular los documentos documento, se registra un indice númerico lo cual folios , archivar mensualemente utilizando las carpetas 15 de 2015 2016 facilmente facilita la busqueda rapida de la información que se según normatividad necesite. Si existe la carpeta de peticiones, quejas, y sugerencias pero no se identifica con este nombre sino como Cambiar de nombre a la carpeta para identificarla 01 noviembre mayo derechos de petición por esos no se encontró la carpeta rapidamente 15 de 2015 2016 en su momento 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 30 de Cpnsejo Directivo Auxiliar Financiera INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO 30 de Rector - Ordenador del Gasto INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO 30 de Auxiliar Financiera INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO 30 de Consejo Directivo INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Auxiliar Financiera INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Auxiliar Financiera INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO almacensta INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO almacensta INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO Rector-Auxiliar FinancieraAlmacenistaSecretariia Academica INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO 30 Contador- Auxiliar de FinancieraAlmacenista-Caja Menor 30 de 30 de 30 de 30 de 30 de 30 de 30 de Rector Rector INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 INFORME FINAL CON FECHA ABIERTO NOVIEMBRE DE 2016 ABIERTO ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS DE DE DE DE 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 GOBIERNO ESCOLAR 1,11 VERIFICADAS LAS ACTAS DE REUNIÓN DE CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIÓ SOLO PRESENTACIÓN POR PARTE DEL RECTOR DE LOS ESTADOS CONTABLES EN EL MES DE MAYO DE 2014, IGUALMENTE SE OBSERVÓ QUE EL CONSEJO DIRECTIVO VERIFICÓ LA EXISTENCIA Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES SOLO DEL MES DE MAYO DE 2014, OBSERVANDOSE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA, LO QUE GENERA INCUMPLIMIENTO CON LO REGLADO EN EL NUMERAL 4 DEL ARTICULO 5 DEL DECRETO REGLAMENTARIO 47914 DE 2008. QUE ESTABLECE, "VERIFICAR LA EXISTENCIA Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES POR PARTE DEL DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA EN ERROR EN EL PROCEDIMIENTO RECTOR O DIRECTOR RURAL, ELABORADOS DE ELABORACION DE ACTAS ACUERDO CON LAS NORMAS CONTABLES VIGENTES EXPEDIDAS POR EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN, CON LA PERIODICIDAD SEÑALADA POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL", LO QUE CONLLEVA A QUE NO EXISTIERA UN CONTROL ADECUADO Y SEGUIMIENTO EFECTIVO A LOS ESTADOS CONTABLES DE LA INSTITUCIÓN ( VER FOLIOS DEL 54 AL 58, CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENETES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. EFECTIVAMENTE FUERON PRESENTADOS LOS INFORMES CONTABLES AL CONSEJO DIRECTIVO, NO OBSTANTE NO QUEDO REGISTRO EN LAS ACTAS. PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO INFORME TRIMESTRALMENTE COMO LO ESTABLECE LA 42370 NORMA Y VERIFICAR QUE QUDE PLASMADO EN LAS ACTAS GOBIERNO ESCOLAR 1,12. REVISADAS LAS ACTAS DE REUNIÓN DE CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIÓ QUE NO HUBO SEGUIMIENTO Y CONTROL POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR, ASI COMO TAMPOCO EVALUACIÓN FINAL AL SERVICIO, OBSERVANDOSE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA, LO QUE GENERA INCUMPLIMIENTO CON LO REGLADO EN EL NUMERAL 3 Y 4 DEL ART 4 Y DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA AL NUMERAL 6 DEL ART 6, DE LA RESOLUCIÓN 219 DE ERROR EN PROCEDIMIENTO DEJAR EVIDENCIADO TAL HECHO 1999, SITUACIÓN QUE NO SE PERMITE EVALUAR LAS FALENCIAS O FORTALEZAS QUE HA DEBIDO SER ESTUDIADA POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO. (VER FOLIOS 19 AL 87 CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENETES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO SE REALIZO SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR POR PARTE DE LOS CONSEJEROS PERO NO SE DEJO EVIDENCIA EN ACTAS CREAR EL COMITÉ DE TIENDA ESCOLAR DE ACUERDO A LA RESOLUCION 219 DE 1,999 Y QUE 42370 SE REUNA EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN LA MISMA PROCESO PRESUPUESTAL 2,3 REVISADA LA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL SE EVIDENCIÓ QUE EL PRESUPUESTO DEFINITIVO DE GASTOS FUE DE $ 187.861.367, OBSERVÁNDOSE UNA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL REGULAR DEL 72% , DE ESTOS RECURSOS FUERON ASIGNADOS AL RUBRO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO LA SUMA DE $ 163,561,118, OBSERVÁNDOSE UNA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL 75%, A LOS INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PROYECTOS DE INVERSIÓN SE LE ASIGNARON RECURSOS POR VALOR DE $ 24,300,249, DE ESTOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN SE EJECUTÓ PRESUPUESTALMENTE EL 50% SE EVIDENCIÓ QUE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL EN LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN FUE BAJA, EN LA VIGENCIA 2015 DEBE SER MEJORADO LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DURANTE EL AÑO NO HUBO CONTINUIDAD DE ORDENACION DEL GASTO, DEBIDO A QUE LA RECTORA EN PROPIEDAD SE ENCONTRABA DEL INCAPACITADA Y SÓLO SE HICIERON NOMBRAMIENTOS EN ENCARGO POR PERIODOS MUY CORTOS LO QUE NO PERMITIÓ REALIZAR UNA EJECUCION DEL PRESUPUESTO AL 100% PLANIFICAR DE UNA MANERA EFICIENTE EL PRESUPUESTO PARA AUMENTAR LA EJECUCION Y 42370 HACER SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN POR EL CONSEJO DIRECTIVO PROCESO CONTABLE 3,3 REVISADA LA INFORMACIÓN CONTABLE NO SE EVIDENCIÓ ADOPCIÓN POR PARTE DE LA INSTITUCIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTO PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA, INCUMPLIENDO CON LO NORMADO EN EL ARTÍCULO 1 DE LA RESOLUCIÓN 119 DEL 27 DE ABRIL DE 2006, CON LA FINALIDAD DE PREPARAR LOS INFORMES DE GESTIÓN, IGUALMENTE SE GARANTICE LA PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN RAZONABLE, OPORTUNA, REAL Y CONFIABLE EN DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA BENEFICIO DE LA INSTITUCIÓN Y DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA, SE EVIDENCIÓ ACTAS DE DOS REUNIONES DEL COMITÉ, SE RECOMIENDA QUE EL COMITÉ SE REÚNA MINIMO CADA TRES MESES. ( VER FOLIOS 308 AL 311, CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO BAJA EJECUCION PRESUPUESTO ERROR EN EL PROCEDIMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO ADOPTAR MEDIANTE RESOLUCION RECTORAL EL MODELO ESTANDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA NO SE REALIZO POR DESCONOCIMIENTO DE LA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE 42370 NORMA CONTABILIDAD PUBLICA, Y REALIZAR REUNIONES MINIMO CADA TRES MESES 42490 RECTOR EN LAS ULTIMAS REUNIONES DE CONSEJO DIRECTIVO DEL AÑO 2015 EN LAS QUE SE HA PRESENTADO LA INFORMACION CONTABLE Y PRESUPUESTAL SE HA DEJADO EVIDENCIADO EN LAS ACTAS 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 42490 RECTOR COMITÉ TIENDA ESCOLAR La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 42704 RECTORORDENADOR DEL GASTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 42399 RECTOR MEDIANTE RESOLUCION NO DE FECHA SE ADPTO EL MODELO ESTANDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PUBLICA, La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS DE DE PROCESO CONTABLE 12 CAUSA 13 EFECTO 3,5 REVISADA LA INFORMACIÓN CONTABLE SE EVIDENCIÓ QUE LA INSTITUCIÓN NO DIO CUMPLIMIENTO CON LA OBLIGACIÓN DE PUBLICAR MENSUALMENTE, EN UN LUGAR VISIBLE, PÚBLICO Y DE FÁCIL ACCESO DE LA INSTITUCIÓN, LA INFORMACIÓN CONTABLE, INCUMPLIENDO CON LO REGLADO EN EL ARTICULO 36 DE LA LEY 734 DE 2002, QUE ESTABLECE: PARA< EFECTOS DEL ERROR DE PROCEDIMIENTO AL D NO CONTROL SOCIAL DE QUE TRATA LA LEY 489 DE ERROR EN PROCEDIMIENTO DEJAR EVIDENCIADO LA PUBLICACION 1998, NUMERAL 1 DEL ARTICULO 19 DEL DECRETO 4791 DE 2008, Y MEMORANDO FINANCIERO NO DF5400-02 DEL 16 DE ENERO DE 2014. POR LO ANTERIOR , SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 4,6 REVISADO EL PROCESO DE TESORERIA SE EVIDENCIO LA PRESENTACIÓN DEL FLUJO DE CAJA INICIAL MENSUALIZADO POR PARTE DEL RECTOR AL CONSEJO DIRECTIVO. (VER FOLIOS XX AL XX CARPETA DE EVIDENCIAS), INCUMPLIENDO CON LO NORMADO EN LA RESOLUCIÓN 2352 DE 2013, ÍTEMS 3. “PROGRAMACION PRESUPUESTAL". ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS, INSTRUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN, ESTUDIO Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL COLEGIO. NUMERAL 3,5 FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACION Y EJECUCION PRESUPUESTAL, " ESTABLECE QUE AL CIERRE DE CADA MES SE DEBE REEMPLAZAR EL FLUJO DE CAJA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA ERROR EN PROCEDIMIENTO PROGRAMADO PARA EL MES POR EL FLUJO DE CAJA DE LOS PAGOS EJECUTADOS Y LOS INGRESOS RECIBIDOS ES DECIR, LOS GIROS EFECTIVAMENTE REALIZADOS Y LOS INGRESOS EFECTIVAMENTE RECIBIDOS, UNA VEZ AJUSTADO EL FLUJO DE CAJA DEBE PRESENTARSE MINIMO CADA TRES (3) MESES POR PARTE DEL RECTOR AL CONSEJO DIRECTIVO PARA SU SEGUIMIENTO", NO SE EVIDENCIÓ EN LAS ACTAS DE REUNIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO LA PRESENTACIÓN POR PARTE DEL ORDENADOR DEL GASTO DE ESTA OBLIGACIÓN. POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 5,2 REVISADO EL PROCESO CONTRACTUAL DE LA VIGENCIA 2014, SE EVIDENCIÓ LO SIGUIENTE: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 001 DE 2014 PARA LA ADJUDICACIÓN DEL ESPACIO DE LA TIENDA ESCOLAR, CON LA SEÑORA NEXY VIANED MORENO PULIDO POR VALOR DE $ 6,300,000,00, CONTRATO FIRMADO POR LA RECTORA-ORDENADORA DEL GASTO Y LA CONTRATISTA, REVISADAS COPIAS DE LAS CONSIGNACIONES SE EVIDENCIÓ INGRESOS POR VALOR DE $ 5,600,000, IGUALMENTE SE EVIDENCIÓ EN LA VIGENCIA 2015, INGRESOS POR VALOR DE $ 700,000, CONSIGNACIÓN POR INGRESOS QUE COMPLETA EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO. CLAUSULA SEGUNDA. VALOR DEL CONTRATO: EL VALOR DEL PRESENTE CONTRATO ES LA SUMA DE PROCESO DE DE SEIS MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA CONTRATACION ($6, 300.000,00) SUMA PAGADERA EN CUOTAS MENSUALES FIJAS ADELANTADAS. CLAUSULA TERCERA- FORMA DE OAGO: EL CANON DE ARRENDAMIENTO DEBERÁ SER CANCELADA MES ANTICIPADO, (PRIMEROS CINCO DÍAS HÁBILES DE CADA MES), CONSIGNADOS EN EFECTIVOS EN LA CUENTA DE AHORROS NO 115-060493 DEL BANCO BBVA. OFICINA DE KENNEDY-TIMIZA A NOMBRE DEL COLEGIO FRANCISCO DE MIRANDA IED, Y ENTREGAR ORIGINAL DE LAS CONSIGNACIONES A LA OFICINA DE PAGADURIA DE LA INSTITUCION ( VER FOLIOS 402 AL 413, CARPETA DE EVIDENCIAS) POR OTRA PARTE SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION NO CONFORMO EL GRUPO DE SUPERVISION PARA EL SERVICIO DE LA TIENDA ESCOLAR, OBSERVANDOSE DESCONOCIMIENTO ERROR EN PROCEDIMIENTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 TIEMPO LOS INFORMES CONTABLES SE VIENEN PUBLICANDO EN CARTELA DEL FONDO DE DEJAR EVIDENCIA MEDIANTE EDICTO DE FIJACION SERVICIOS EDUCATIVOS DEL COLEGIO PERO NO Y DESFIJACION DE LA PUBLICACION DE LA 42370 SE VIENE DEJANDO CONSTANCIA DE FIJACION Y INFORMACION CONTABLE DESFIJACION DE LOS INFORMES DISCRIMINAR EN LAS ACTAS DE CONSEJO POR DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA NO SE DIRECTIVO LA PRESENTACION DE TODOS LOS 42370 REALIZO MENSUALMENTE EL PROCEDIMIENTO COMPONENETES DE LA INFORMACION CONTABLE Y PRSUPUESTAL INCLUYENDO EL FLIJO DE CAJA SE REALIZARA MAYOR SEGUIMIENTO A LAS NO SE REALIZO EL SEGUIMIENTO A LOS PAGOS CONSIGNACIONES DE LA TIENDA ESCOLAR PARA 1 DE TIENDA ESCOLAR QUE SE CUMPLA CON LO PACTADO EN EL CONTRATO 42460 42460 42460 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES CONTADORA, CONSEJO DIRECTIVO AUXILIAR FINANCIERA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. Y ESTADO RECTOR EN LAS REUNIONES DE CONSEJO DIRECTIVO DE 2015 EN LAS CUALES SE HA PRESENTADO LA INFORMACION FINANCIERA SE INCLUYE EL FLUJO DE CAJA Y QUEDA PLASMADO EN EL ACTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. AUXILIAR FINANCIERO PARA EL AÑO 2015 SE REALIZO SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS DE PAGO PACTADOS EN EL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 5,3 REVISADO EL PROCESO CONTRACTUAL DE LA VIGENCIA DE 2014, SE EVIDENCIO LO SIGUIENTE: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES NO 4 DEL 24 DE ENERO DE 2014 POR VALOR DE $ 4,800,000,00, CON PROFESIONAL HERNAN VICENTE BUITRAGO CAMARGO, ESTE SE ENCUENTRA DEBIDAMENTE FIRMADO POR LA ORDENADORA DEL GASTO Y EL CONTADOR. DEL ANTERIOR CONTRATO SE EVIDENCIO QUE EL CONTADOR NO CUMPLIO CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES. LITERAL C. ESTABLECER PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DDE LOS PROCESOS CONTABLES POR TODO CONCEPTO DE INGRESOS, DE EGRESOS, DE ALMACEN, DE INVENTARIOS, DE RESPONSABILIDADES FISCALES, DE IMPUESTOS Y PROCESO DE DE DE AJUSTES CONTABLES INTERRELACIONADOS CONTRATACION CON LAS DIFERENTES AREAS COMO PAGADURIA, ALMACEN E INVENTARIOS. LITERAL I. PRESENTAR TRIMESTRALMENTE AL CONSEJO DIRECTIVO, LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA SU SEGUIMIENTO. LITERAL S. CUMPLIR DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DADOS POR LA SED. CON LA ACTIVIDAD DE CONCILIAR MENSUALMENTE LOS CIERRES FINANCIEROS, CIERRE DE ALMACEN Y DE CAJA MENOR, Y DEJAR DOCUMENTADA MEDIANTE ACTA DE GESTION. SE VERIFICO QUE PARA LOS CORRESPONDIENTES PAGOS CUENTAS CON ELDEBIDO SOPORTE DEL RECIBO A SATISFACCION, SIN EMBARGO SE OBSERVÓ QUE NO SE REALIZÓ UN ADECUADO SEGUIMIENTO A LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES, LO QUE GENERA OMISION EN 5,5 LA INSTITUCION REALIZO MEDIANTE OFICIO DEL 10 DE ABRIL DE 2014 GESTION ANTE LA DIRECCION LOCAL DE EDUCACION DE LA LOCALIDAD DE KENNEDY PARA QUE SE UBICARA UN ESPACIO PARA LA CEREMONIA DE GRADUACION DE LOS ALUMNOS DE 11, SE OBSERVA RESPUESTA POR PARTE DE LA DIRECCION LOCAL MEDIANTE OFICIO CON FECHA 18 DE NOVIEMBRE DE 2014, Y RECIBIDA POR LA INSTITUCION EL 11 DE DICIEMBRE DE 2014, NEGANDO LA POSIBILIDAD DE ENCONTRAR UN PROCESO DE DE COLEGIO DE LA LOCALIDAD QUE DISPONGA DE UN CONTRATACION AUDITORIO CON LAS CAPACIDADES SOLICITADAS, REVISADO EL PROCESO CONTRACTUAL SE EVIDENCIO COMPROBANTE DE EGRESO NO 36 DEL 9 DE JULIO DE 2014, SEPARACION DEL AUDITORIO PARA LA CEREMONIA DE GRADOS. (VER FOLIOS 432 Y 433, CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR, SE SOLICTA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 12 13 CAUSA FALTA DE SEGUIMIENTO A OBLIGACIONES CONTRACTUALES CONTADOR LA NO RESPUESTA OPORTUNA PARTE DE LA DIRECCION LOCAL 6,3 REVISADA LA INFORMACION DE ALMACEN SE EVIDENCIO QUE EXISTEN SOPORTES DE INVENTARIOS POR DEPENDENCIA COMO LO ESTABLECE LA DIRECCION DE DOTACIONES ESCOLARES, SE CUMPLE CON LO NORMADO EN LA RESOLUCION 001 DE 2001, EXPEDIDA POR LA SECRETARIA DE HACIENDA Y ADOPTADA POR LA SECRETARIA DE EDUCACION MEDIANTE RESOLUCION 8257 DE 2001, REVISADO INVENTARIO ALEATORIO, SE DEBE ACTUALIZAR LOS INVENTARIOS DE LAS SIGUIENTES DEPENDENCIAS: INFORMATICA 2, CRI DE INGLES, SECRETARIA DE RECTORIA Y AULA 303, IGUALMENTE SE EVIDENCIO QUE LOS BIENES ENTREGADOS POR LA PROCESO DE INSTITUCION A SUS FUNCIONARIOS DEBEN DE ALMACEN E REALIZARSE A TRAVEZ DEL FORMATO DE TE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA INVENTARIOS TRASLADO APROBADO, IGUALMENTE SE OBSERVA QUE SE ENTREGAN LOS BIENES A TRAVES DE UN FORMATO DENOMINADO MENSAJES INTERNOS, NO SE UTILIZA UN FORMATO POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS PARA SOLICITAR LOS BIENES Y ESTAS SOLICITUDES DEBEN SER AUTORIZADAS POR EL ORDENADOR DEL GASTO, LOS FUNCIONARIOS SOLICITAN LOS BIENES A TRAVES DE UNA HOJA ELABORADA A MANO. ( VER FOLIOS 467 AL 495, CARPETA DE EVIDENCIAS) POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENETES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EFECTO LAS DEL ERRORES EN PROCEDIMIENTO POR 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA FALTA DE CUMPLIMIENTO EN EL AREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO ESTE PROCESO SE VIENE REALIZANDO DURANTE 42370 EL AÑO 2015 ERROR EN PROCEDIMIENTO DEBIDO AL SILENCIO POSITIVO DE LA DIRECION SE GESTIONARA EN FORMA OPORTUNA ANTE LA LOCAL, SE HIZO NECESARIO REALIZAR LA DIRECCION LOCAL DE EDUCACION LA SOLICITUD 42370 CONTRATACION DEL AUDITORIO PARA GRADO DE AUDITORIO PARA GRADOS BACHILLERES 2014 ERROR EN PROCEDIMIENTO SE UTILIZARAN LOS FORMATOS REGLADOS POR FALTA DE CAPACITACION EN LOS DOCUMENTOS LA SED Y SE HARAN FIRMAR POR QUIENES 42370 QUE SE DOLIGENCIAN EN EL ALMACEN TENGAN LA OBLIGACION DE HACERLO 42460 CONTADOR EN EL AÑO 2015 SE VIENE DESARROLLANDO LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE ACUERDO A LA NORMA 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 42460 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. 42460 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. ALMACENISTA 11 AÑO AUDITO RIA 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA 2015 COLEGIO JAIME CAMPO FRANCISCO MIRANDA 2014 COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO 6,4 DE ACUERDO A INFORMACION SUMINISTRADA POR LA DIRECCION DE DOTACIONES ESCOLARES DE LA SECRETARIA DE EDUCACION SOBRE LOS INVENTARIOS REPORTADOS POR EL COLEGIO A ESTA DIRECCION A TRAVES DE FORMATOS DE INGRESOS Y BAJAS Y LO REPORTADO POR EL CONTADOR, SE EVIDENCIA QUE SE PRESENTA UNA DIFERENCIA DE ($1,176,000), REPORTE CON CORTE A 31 DE JULIO DE 2015 Y LO REGISTRADO POR LA PROCESO DE FALTA DE SEGUIMIENTO CON LA DIRECCION DE DOTACIONES ESCOLARES EN EL INCONSISTENCIA DE ALMACEN E OFICINA DE DOTACIONES ESCOLARES DE APLICATIVO, DIFERENCIA QUE DEBE SER INFORMACION INVENTARIOS LA SECRETARIA CORREGIDA POR LA INSTITUCION. POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORMACIÓN DE INVENTARIOS CON CORTE A 31 DE AGOSTO DE 2015 CONTABILIDAD $ 150,407,805 APLICATIVO sed $ 151,583,805 DIFERENCIA $ 1,176,000 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA EN LA 6,5 REVISADA LA INFORMACIÓN DE ALMACEN SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION CUENTA CON UN KARDEX DE LOS ELEMENTOS DEPOSITADOS EN BODEGA DE ESTA INFORMACION SE COTEJO ALEATORIAMENTE ALGUNOS ELEMENTOS ENCONTRANDOSE QUE LOS ELEMENTOS CRAZADOS SE ENCUENTRAN REALÑACIONADOS EN EL KARDEX, SE DEBE ACTUALIZAR LA SIGUIENTE INFORMACION: SELLOS DE CAUCHOS POR 150, FISICAMENTE SE ENCONTRARON (3), EN EL PROCESO DE KARDEX ESTAM REGISTRADOS (2), CAJAS PO 10 FALTA DE TIEMPO PARA ACTUALIZAR EL DE ALMACEN E ERROR EN EL PROCEDIMIENTO MICRO-PUNTA NEGRO, FISICAMNETE SE KARDEX INVENTARIOS ENCONTRARON (30), EN EL KARDEX ESTAN REGISTRADOS (40), MARCODORES NEGROS, FISISCAMENTE SE ENCONTRARON (230), EN EL KARDEX ESTAN REGISTRADOS (180). (VER FOLIOS 496 AL 507 CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENETES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 7,1 DENTRO DEL MARCO DE LA AUDITORIA FUE SOLICITADO SOPORTE DEL MAPA DE RIESGO PARA SU EVALUACIÓN, LA INSTITUCIÓN NO ELABORÓ DICHO MAPA EN LA VIGENCIA 2014. POR LO MAPA DE DE ANTERIOR SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA ERROR EN EL PROCEDIMIENTO RIESGOS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO . 8.2 DE CONFORMIDAD CON LA DIRECTIVA 003 DE 2013, SE PUDO EVIDENCIAR QUE EXISTE UNA ADECUADA SALVAGUARDA DE LOS BIENES Y UNA CORRECTA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS, SE OBSERVÓ QUE EL COLEGIO HA ADQUIRIDO CARPETAS DE ACUERDO A LO NORMADO EN LA LEY 594 DE 2000 SOBRE ARCHIVO DOCUMENTAL. SE HACE NECESARIO FOLIAR LA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, DE TESORERIA, DE CONTRATACIÓN, DE ALMACEN, LA CUMPLIMIENTO DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE AL DESCONOCIMIENTO DE LA DIRECTIVA 003 INCUMPLIMIENTO DE DE DE LA DIRECTIVA GOBIERNO ESCOLAR (CONSEJO DIRECTIVO), UNA DE 2013 DIRECTIVA 003 DE 2013 003 DE 2013 VEZ LOS FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCIÓN RECIBAN CAPACITACIÓN EN ARCHIVO SE DEBE IMPLEMENTAR UNA TABLA DE ARCHIVO DOCUMENTAL DONDE SE TENGA RADICADO EL HISTORIAL DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LA INSTITUCIÓN, POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 SE SOLICITARA CITA CON LA SEÑORA NOHORA NO SE HA REALIZADO EL SEGUIMIENTO CON LA VILLAREAL CON EL FIN DE HACER EL RSPECTIVO OFICINA DE DOTACIONES ESCOLARES DE LA 42370 CRIUCE PARA DETECTAR LA DIFERENCIA Y SECRETARIA DE EDUCACION SUBSANARLA NO SOLAMENTE SE TIENE LA FUNCION DE ALMACEN SINO TAMBIEN DE SECRETARIA SE ADELANTARA EL KARDEX Y SE LLEVARA LOS 42370 ACADEMICA POR LO QUE NO SE CUENTA CON EL REGISTROS EN FORMA OPORTUNA TIEMPO SUFICIENTE PARA REALIZAR ESTA LABOR LA 17 TIEMPO 42460 42460 NO SE PREPARO POR DESCONOCIMIENTO DE LA ELABORAR Y REALIZAR SEGUIMIENTOS 42370 NORMA OPORTUNOS AL MAPA DE RIESGOS 42400 DESCONOCIMIENTO IMPLEMENTACIONDE DOCUMENTAL 42185 DE LA DIRECTIVA E SOLICITAR A LA OFICINA DE ARCHIVO DE LA SED PROCESO DE ARCHIVO CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS EN EL 42370 MANEJO DEL ARCHIVO 1.4. Verificadas las actas de reunión del Consejo Directivo no se evidencia la presentación por parte del 1. EVALUACION rector de los estados contables, lo cual genera En las reuniones de consejo directivo casi Muy rara vez se presentaron los DEL GOBIERNO El contador anterior no asistía mucho al colegio incumplimiento por parte del Consejo Directivo de lo nunca participo el contador informes contables ESCOLAR: normado en el numeral 4 del artículo 5 del Decreto reglamentario 4791 de 2008. Presentar los informes financieros en cada reunión de 10/04/2014 consejo directivo y contratación nuevo contador 05/12/2014 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. ALMACENISTA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. RECTOR DURANTE EL AÑO 2015 SE CREO Y REALIZARON LOS RESPECTIVOS SEGUIMIENTOS AL MAPA DE RIESGOS La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la PLAN DE institución con la acción correctiva MEJORAMIENTO plasmada en el plan de CERRADO DICIEMBRE 14 DE mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita del 29 de julio de 2016. PLAN DE MEJORAMIENTO ABIERTO DICIEMBRE 14 DE 2015 Oficina Pagaduría rectoría Se ha presentado los informes en la de reunión de marzo de y 2014 quedando en acta su aprobación y se ha contratado nuevo contador ESTADO Continuar presentando los informes financieros en cada consejo directivo realizado ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA 2014 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO COLEGIO SOTAVENTO 1.5. Verificadas las actas de reunión del Consejo Directivo no se evidencia la presentación por parte del rector de los informes mensuales de ejecución de los La ejecución mensual de los recursos se Presenta la imagen de que no se No se tuvo en cuenta que en las actas iniciales del año recursos del Fondo de servicios Educativos, lo cual Presentar los informes de ejecución presupuestal en presentaba sin regularidad por enfermedad hubieran presentado informes de si figura su presentación sin cifras y con una carpeta 10/04/2014 genera incumplimiento por parte del Consejo Directivo al cada reunión de consejo directivo del pagador ejecución presupuestal anexa con los informes presentados no verificar la presentación de dichos informes de acuerdo al numeral 5 del artículo 6 del Decreto 4791 de 2008. COLEGIO SOTAVENTO 1.6. Se evidenció mediante acuerdo No. 14 del 29 de noviembre de 2012, la aprobación del flujo de caja inicial por parte del Consejo Directivo, revisadas las actas del Consejo Directivo se evidencia la falta de presentación por parte del rector del flujo de caja con sus ajustes correspondientes mínimo cada tres (3) meses, lo cual Solo se preparaba el flujo de caja al iniciar el No se realizó el seguimiento continuo No se tuvo en cuenta su continua actualización genera incumplimiento de lo normado en el numeral 2 periodo presupuestal al de caja del artículo 5 del Decreto 4791 de 2008, tener en cuenta que el flujo de caja no se aprueba, lo que debe realizar el Consejo Directivo es adoptar el manual de tesorería expedido por la entidad territorial, el cual determinará la forma de realizar los recaudos y los pagos. Presentar trimestralmente el flujo de caja al consejo 10/04/2014 directivo 2014 JAIME CAMPO 2014 COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 2.1. Verificadas las modificaciones al presupuesto 2. EVALUACION aprobado se evidencia que respecto varios rubros El programa presupuestal del colegio falló y se interpreta que no se hubieran Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al Mantener el programa AL PROCESO debieron efectuarse las respectivas adiciones, las cuales no permitió imprimir los documentos hecho adiciones en el año programa presupuestal para tenerlo funcional correctamente PRESUPUESTAL: no se realizaron. COLEGIO SOTAVENTO 2.2. Verificadas las modificaciones al presupuesto aprobado se evidenció que respecto al rubro de otras transferencias SED se proyectó ingresos por valor de $10.995.000, según tarjetas presupuestales de ingresos El programa presupuestal del colegio falló y se interpreta que no se hubieran Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al Mantener el programa se recibieron recursos por valor de $9.504.606, no se no permitió imprimir los documentos hecho adiciones en el año programa presupuestal para tenerlo funcional correctamente evidenció que se hiciera el respectivo Acuerdo de reducción por valor de $1.490.394. razón por la cual se incluye el hallazgo en el plan de mejoramiento. COLEGIO SOTAVENTO 2.3. Verificada la información de cierre de la vigencia 2012, se evidenció falta de elaboración de los formatos correspondientes, en estos formatos se deben reflejar: constitución de las reservas presupuestales, excedentes financieros, acreedores varios, cuentas por pagar en Por tener atrasado el programa presupuestal hubo fallas en el cierre presupuestal poder del tesorero y reconocimientos, (entre las no se diligenciaron los formatos funciones del auxiliar financiero está la de constituir las reservas presupuestales y excedentes financieros, se incumple con lo normado en la gula de apoyo presupuestal para los fondos de servicios educativos). COLEGIO SOTAVENTO 2.4. Verificadas las actas de reunión del Consejo Directivo se evidenció que tres (3) Acuerdos de adición no fueron presentados para aprobación del Consejo Directivo, se incumple con lo normado en el numeral 3 Por tener atrasado el programa presupuestal Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al No se presentaron oportunamente los Mantener el programa presupuestal funcionando del artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, (entre las no se diligenciaron los acuerdos programa presupuestal para tenerlo funcional y realizar 10/04/2014 acuerdos al consejo directivo correctamente para diligenciar los formatos funciones que debe desempeñar el auxiliar financiero oportunamente los acuerdos oportunamente está la de preparar las adiciones, traslados y reducciones). Razón por la cual se incluye el hallazgo en el plan de mejoramiento. COLEGIO SOTAVENTO 3.1.1. Tienda Escolar: Revisado el contrato de la tienda escolar el mismo se encuentra debidamente suscrito por las partes. Se evidenció que en el proceso de adjudicación frente al procedimiento del llamado a oferta que no se cumplió con lo establecido en el artículo 2 de la Resolución 219 de 1999. En lo referente al pago del canon de arrendamiento, por el rubro de tienda escolar se proyectó ingresos por valor de $2.000.000, según tarjetas presupuestales de ingresos se recibieron recursos por valor de. $819.000, evidenciándose una 3.1. EVALUACION Por enfermedad delo pagador estaban pendientes las diferencia de $1.181.000, se observa por parte del No se había hecho cruce de cuentas con la No se hicieron las consignaciones a Liquidar a tiempo los pagos para que se realicen la AL PROCESO DE liquidaciones mensuales de los pagos que se habían 10/04/2014 supervisor del contrato, incumplimiento por lo reglado en contratista tiempo consignaciones oportunamente CONTRATACIÓN: consignado el artículo 4 de la Resolución 219 de 1999, toda vez que no se ejerció un correcto seguimiento y control al contrato de tienda escolar, que de no soportarse los ingresos por parte del auxiliar financiero podría generar un presunto detrimento patrimonial por lo cual se trasladará a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, a la Contraloría de Bogotá y a la Fiscalía para en caso de encontrar merito, inicien las investigaciones pertinentes. Razón por la cual se incluye el hallazgo en el plan de mejoramiento. 2014 2014 2014 2014 JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO presupuestal presupuestal funcionando funcionando 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 10/04/2014 10/04/2014 Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al Mantener el programa presupuestal funcionando programa presupuestal para tenerlo funcional y 10/04/2014 correctamente para diligenciar los formatos completar los formatos 05/12/2014 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Ninguna Implementar la presentación del flujo de caja al consejo directivo cada tres meses La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Se actualizó el programa y se corrigieron las fallas se imprimieron los documentos y fueron firmados por el Consejo Directivo Continuar vigilando que si el programa presenta fallas le hagan los arreglos respectivos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Oficina Pagaduría Se actualizó el programa y se corrigieron las fallas de se imprimieron los documentos y fueron firmados por el Consejo Directivo Continuar vigilando que si el programa presenta fallas le hagan los arreglos respectivos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Oficina Pagaduría Se actualizó el programa y se corrigieron las fallas de se imprimieron los formatos y fueron firmados por el rector y pagador Continuar vigilando que si el programa presenta fallas le hagan los arreglos respectivos y diligenciar oportunamente los formatos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Oficina Pagaduría Se actualizó el programa y se corrigieron las fallas Implementar de se imprimieron los procesos acuerdos y fueron mejoramiento firmados por el Consejo Directivo Oficina Pagaduría Ya se realizaron las ACTA 23/02/2016 La Oficina de consignaciones Control Interno verificó el pendientes y a partir cumplimiento por parte de la de la visita de Continuar cada mes de institución con la acción correctiva control interno se con el seguimiento CERRADO plasmada en el plan de esta llevando un respectivo mejoramiento, por lo anterior se cuaderno de control cierra el hallazgo mediante acta de y ya se hicieron las visita del 23 de octubre de 2015. consignaciones Se ha presentado de los informes en la y reunión de marzo de 2014 quedando en acta su aprobación Oficina Pagaduría de 05/12/2014 Oficina Pagaduría de 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 ESTADO Continuar presentando los informes de ejecución de recursos en cada consejo directivo realizado Oficina Pagaduría rectoría 05/12/2014 05/12/2014 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva de plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 14 13 CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 COLEGIO SOTAVENTO 3.1.2. Contrato del Contador. Revisado el contrato por prestación de servicios profesionales del contador por valor de $4.657.500 se evidenció que respecto de las siguientes obligaciones contractuales no se ejerció una adecuada supervisión: Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de El contador siempre manifestó estar ocupado Elaborar una lista de chequeo para verificar No quedaron los estados financieros El contador presentaba los documentos contable pero ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de para asistir a las reuniones de consejo mensualmente y así poder efectuar los pagos 10/04/2014 sustentados ante el consejo directivo no los explicaba al Consejo directivo responsabilidades fiscales, de impuestos, de ajustes, directivo correspondientes contables interrelacionado con las diferentes áreas como pagaduría, almacén e inventados. Revisado y preguntado al auxiliar financiero respecto a esta obligación y al mismo contador se evidenció que no existe producto alguno de esta obligación. COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 3.1.3. Aportes a la Seguridad Social. Verificados los comprobantes de egreso se evidenció que algunos de No se exigía el pago de seguridad social para No se tenía como requisito habilitante en el Manual de Exigir la presentación del pago a la seguridad Social Hay documentos pendientes de anexar 10/04/2014 estos no están soportados con las copia de los pagos a la elaboración de los contratos Contratación del Colegio para la elaboración de cualquier contrato la seguridad social. JAIME CAMPO JAIME CAMPO COLEGIO SOTAVENTO 3.1.4. Plan General de Compras. Revisado el Acuerdo No. 15 del 29 de noviembre de 2012 referente al plan general de compras aprobado por el Consejo Directivo por valor de $33.200.164, este plan no se encuentra No se encuentra desagregado en su totalidad El plan de desagregado incumpliendo con la Resolución No. 2352 el plan de compras parcialmente de 2013 por la cual se adopta la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá. COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 3.1.5. Plan General de Mantenimiento. Revisado el Acuerdo No. 16 del 29 de noviembre de 2012 referente al plan general de mantenimiento por valor de $27.500.000 aprobado por el Consejo Directivo, este plan está elaborado por grandes rubros, se deben desagregar los rubros de mantenimiento de la entidad, mantenimiento de mobiliario y equipos por actividades, incumpliendo con la Resolución No. 2352 de 2013 por la cual se adopta la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá. COLEGIO SOTAVENTO 3.1.6. Plan de Contratación. Revisado el Acuerdo No. 17 del 29 de noviembre de 2012 referente al plan de contratación por valor de $81.063.000 aprobado por el Consejo Directivo, este plan está elaborado por el valor total de la contratación, se evidencia que el plan de contratación no se elaboró desagregada mente con sus conceptos, fechas, valores unitarios y totales, tipo de contratación a realizar, incumpliendo con la Resolución No. 2352 de 2013 por la cual se adopta la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá. JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO compras se realizó Los docentes no pasaron oportunamente el plan de Exigirle al responsable de cada proyecto de inversión la 10/04/2014 compras de cada proyecto de inversión entrega oportuna de la información se realizó sobre el histórico sin tener en cuenta la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá faltó desagregarlo el plan de mantenimiento de acuerdo con la No se tuvo en cuenta la guía de apoyo presupuestal Tener en cuenta la guía de apoyo presupuestal para los guía de apoyo presupuestal para los para los Fondos de Servicios Educativos establecida Fondos de Servicios Educativos establecida por la 10/04/2014 Fondos de Servicios Educativos por la Secretaría de Educación de Bogotá Secretaría de Educación de Bogotá establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá se realizó sobre el histórico sin tener en cuenta la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá faltó desagregarlo el plan de mantenimiento de acuerdo con la No se tuvo en cuenta la guía de apoyo presupuestal Tener en cuenta la guía de apoyo presupuestal para los guía de apoyo presupuestal para los para los Fondos de Servicios Educativos establecida Fondos de Servicios Educativos establecida por la 10/04/2014 Fondos de Servicios Educativos por la Secretaría de Educación de Bogotá Secretaría de Educación de Bogotá establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá COLEGIO SOTAVENTO 3.2.1 al 3.2.16 Revisado el 100% de los comprobantes de egresos se evidenció en algunos de este incumplimiento de lo normado en la Ley 80 de 1993 Ley 3.2. EVALUACION Se buscaba que el colegio alcanzara el objetivo de la general de contratación, Ley 1150 de 2007 y Acuerdo No se pidieron oportunamente los soportes Faltan soportes en los comprobantes Cada vez que se necesite un giro, no realizarlo hasta DE LA EJECUCIÓN prestación del servicio educativo y se olvidó estar 10/04/2014 No. 5 del 05 de marzo de 2013 sobre los trámites y correspondientes de egreso que su documentación esté completa DE GASTOS: pendiente de los demás soportes garantías para realizar la contratación, evidenciados en los comprobantes de egreso relacionados en los numerales COLEGIO SOTAVENTO 3.2.17. Se ha evidenciado que no se ha cumplido con la Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos y convenios celebrados Publicar en una cartelera exclusiva del Fondo de durante el período transcurrido de la vigencia, en la que No se dio la debida publicidad a los contratos La comunidad educativa no conoce la Se daba el informe mensual al Consejo Directivo pero Servicios Educativos en un lugar visible a toda la por lo menos se indique el nombre del contratista, 10/04/2014 celebrados por el colegio situación de los recursos del colegio no se publicaban en ningún lugar del colegio comunidad educativa toda la información de cada objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato, se contrato incumple con lo normado en el artículo 19 del Decreto 4791 de 2008, razón por la cual se solicita incluir el hallazgo en .el plan de mejoramiento. COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 4.3. Respecto a la obligación de Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar 4. EVALUACION visible y público, los informes de gestión, resultados, No se dio la debida AL PROCESO financieros y contables. Se evidenció el no cumplimiento información contable CONTABLE: de esta obligación, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. publicidad a la 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Publicar en una cartelera exclusiva del Fondo de La comunidad educativa no conoce la Se presentaban lo estados contables pero no se Servicios Educativos en un lugar visible a toda la gestión de la parte administrativa del 10/04/2014 publicaban comunidad educativa toda la información contable de la colegio institución mes a mes 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Oficina Pagaduría No se le renovó el contrato al contador de la vigencia 2013 y aun no se le han cancelado los de honorarios de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2013. Para el 2014 se contrató otro contador. Hacer seguimiento a los procesos que debe llevar el área contable de la Institución Oficina Pagaduría A partir de la visita de Control Interno se esta exigiendo la planilla de aportes a de la seguridad social de todos los proveedores y contratistas de la Institución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Seguir exigiendo la institución con la acción correctiva planilla de aportes a plasmada en el plan de CERRADO la seguridad social mejoramiento, por lo anterior se para todo contrato cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Almacén inventarios Se le solicitó a los docentes por medio del Consejo e Directivo la entrega de la información requerida para desagregar el plan de compras Seguir exigiendo a los docentes que pasen oportunamente los proyectos por áreas y transversalmente. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Oficina Pagaduría Se consiguió la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá Implementar procesos de mejoramiento a partir de la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de abril de 2014. Oficina Pagaduría Se consiguió la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá Implementar procesos de mejoramiento a partir de la guía de apoyo presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de febrero de 2014. Oficina Pagaduría Oficina Pagaduría Contador de Ninguna Implementar procesos mejoramiento ACTA 23/02/2016 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva CERRADO plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva de plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Ya se instaló la cartelera del Fondo de servicios educativos y se están publicando la de información sobre los contratos celebrados y la información financiera de interés general La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Mantener actualizada institución con la acción correctiva la información plasmada en el plan de CERRADO financiera publicada mejoramiento, por lo anterior se en cartelera cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. Ya se instaló la cartelera del Fondo de servicios educativos y se están publicando la información contable como estados de resultados y balances mensuales La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Mantener actualizada institución con la acción correctiva la información plasmada en el plan de CERRADO contable publicada en mejoramiento, por lo anterior se cartelera cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de abril de 2014. 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO JAIME CAMPO JAIME CAMPO COLEGIO SOTAVENTO COLEGIO SOTAVENTO ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 4.4. En la revisión de los comprobantes de egreso se evidenció falta de soportes de las Liquidaciones de las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el colegio de acuerdo a la El contador diligenciaba la declaración de normatividad vigente, se evidencia incumplimiento por no se puede verificar fácilmente la El contador realizaba la liquidación de los impuestos y cada uno de los impuestos pero no le Exigir siempre los soportes de la retenciones efectuadas 10/04/2014 parte del contador al no realizar las liquidaciones de base de liquidación de los impuestos entregaba los formularios diligenciados anexaba la respectiva declaración impuestos correspondientes, se evidencia la falta de estos soportes correspondientes a los impuestos por retención en la fuente, retención de IVA, ICA, contribución especial. 4.5. Revisado los registros contable correspondiente en el mes de abril se evidenció error en la Contabilización El contador diligenciaba el registro de los no se pueden verificar los ingresos por El contador realizaba el registro de los ingresos por Exigir siempre el registro de los ingresos por tienda de ingresos por tienda escolar, razón por la cual se ingresos por tienda tienda tienda incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. 4.6. Se evidenció indebida afectación de la cuentas contables, registro por constancias y certificaciones, El contador diligenciaba el registro de los no se pueden verificar los ingresos por El contador realizaba el registro de los ingresos por Exigir siempre el registro razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de ingresos por certificados y constancias certificados y constancias certificados y constancias certificados y constancias mejoramiento. 5.4. Revisada la información del almacén se evidencia que el formato de la entrada no es el adecuado, no tiene registrados los códigos de catálogo, no existen columnas 5. EVALAUCION de referencia, placa, dependencia e impuesto al valor AL PROCESO DE Se lleva un formato de entrada a almacén La información agregado (IVA), cuando en la factura aparezca el cobro ALMACÉN E sencillo incompleta del (IVA) este debe ser contabilizado con el bien INVENTARIOS: adquirido y no se debe registrar por separado como se refleja en las facturas del proveedor, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. registrada de los ingresos 10/04/2014 por 10/04/2014 El formato que se lleva permite valorizar los elementos Cambiar el formato de entradas a almacén agregando está que ingresan al almacén tengan o no el impuesto de las columnas que hacen falta para ingresar la 10/04/2014 IVA información solicitada 2014 COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 6.1. Revisado el proceso de tesorería se evidenció que el flujo de caja anual programado no cruza con los giros realizados, lo cual genera un incumplimiento en lo 6. EVALUACIÓN reglado en el numeral 2 del artículo 5 decreto 4791 de el flujo de caja anual programado no se pudo No se realizó la continua actualización AL PROCESO DE No se tuvo en cuenta su continua actualización 2008, además el flujo fue elaborado por rubros seguir por fallas en el programa presupuestal del flujo de caja anual TESORERÍA: principales omitiendo el detalle por rubros, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. Presentar trimestralmente el flujo de caja al consejo 10/04/2014 directivo 2014 COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 6.2. Revisado el proceso en la tesorería se evidenció que el libro de bancos de las cuentas de ahorro y corriente el libro de bancos de las cuentas de ahorro y No se realizó la continua actualización no se encuentran elaborados por el auxiliar financiero, corriente no se pudo seguir por fallas en el de el libro de bancos de las cuentas No se tuvo en cuenta su continua actualización razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de programa presupuestal de ahorro y corriente mejoramiento. Registrar continuamente el libro de bancos de las 10/04/2014 cuentas de ahorro y corriente 2014 2014 COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 6.3. No se encuentran impresas las conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorro de los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, incumpliendo con unas de sus obligaciones, ver página 17 de la guía de apoyo presupuesta! para los fondos de servicios educativos, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. 6.4. No se encuentran las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente de los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, incumpliendo con unas de sus obligaciones, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. El contador siempre entregó impresas las Siempre había retraso en tener conciliaciones bancarias de la cuenta de impresas las conciliaciones bancarias ahorro tiempo después de cerrado el ejercicio de la cuenta de ahorro contable 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO El contador argumentaba tener plazo de máximo cuatro meses para tener impresas las conciliaciones bancarias Mantener impresas al día las conciliaciones bancarias 10/04/2014 de la cuenta de ahorro tiempo después de cerrado el de la cuenta de ahorro ejercicio contable El contador siempre entregó impresas las Siempre había retraso en tener El contador argumentaba tener plazo de máximo cuatro conciliaciones bancarias de la cuenta Mantener impresas al día las conciliaciones bancarias impresas las conciliaciones bancarias meses para tener impresas las conciliaciones bancarias 10/04/2014 corriente tiempo después de cerrado el de la cuenta corriente de la cuenta corriente de la cuenta corriente ejercicio contable 05/12/2014 05/12/2014 05/12/2014 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Contador No se le renovó el contrato al contador de la vigencia 2013 y aun no se le han cancelado los honorarios de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2013. Para el 2014 se contrató otro contador. Hacer seguimiento a los procesos que debe llevar el área contable de la Institución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 21 de octubre de 2015. Contador No se le renovó el contrato al contador de la vigencia 2013 y aun no se le han cancelado los honorarios de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2013. Para el 2014 se contrató otro contador. Hacer seguimiento a los procesos que debe llevar el área contable de la Institución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 21 de octubre de 2015. Contador No se le renovó el contrato al contador de la vigencia 2013 y aun no se le han cancelado los honorarios de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2013. Para el 2014 se contrató otro contador. Hacer seguimiento a los procesos que debe llevar el área contable de la Institución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de abril de 2014. 05/12/2014 Almacén inventarios Se adoptó un nuevo formato de entrada a almacén donde se Seguir diligenciando e incluye toda la el nuevo formato de información entrada a almacén requerida en la visita de control interno 05/12/2014 Oficina Pagaduría Continuar vigilando Se actualizó el que si el programa de programa y se esta presenta fallas le implementando su hagan los arreglos actualización respectivos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de febrero de 2016. 05/12/2014 Oficina Pagaduría Continuar vigilando Se actualizó el que si el programa de programa y se esta presenta fallas le implementando su hagan los arreglos actualización respectivos La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de mayo de 2015. Oficina Pagaduría No se le renovó el contrato al contador de la vigencia 2013 y aun no se le han cancelado los de honorarios de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2013. Para el 2014 se contrató otro contador. Hacer seguimiento a los procesos que debe llevar el área contable de la Institución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de febrero de 2016. Oficina Pagaduría No se le renovó el contrato al contador de la vigencia 2013 y aun no se le han cancelado los de honorarios de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2013. Para el 2014 se contrató otro contador. Hacer seguimiento a los procesos que debe llevar el área contable de la Institución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de febrero de 2016. 05/12/2014 05/12/2014 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 6.5. Se evidencia en los extractos bancarios de la cuenta de ahorro y corriente el cobro por parte del banco popular del impuesto denominado 4 por mil. De acuerdo al manual de procedimientos administrativos y contables aplicables a los Fondos de servicios Educativos, 4.1.6. Gravamen a los movimientos financieros -4.1.6.6. Las Tesorerías de los entes públicos están exentas de tributo, solicitar ante la Tesorería Distrital, certificación No se ha solicitado la exención del 4 x mil ante la entidad financiera para que exoneren al colegio de este impuesto, en la página No. 110 de los procedimientos administrativos y contables existe un modelo para solicitar ante la Tesorero Distrital dicha exención, una vez realizada la gestión solicitar al banco popular el reintegro de los descuentos efectuados por este gravamen, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO JAIME CAMPO COLEGIO SOTAVENTO 12 CAUSA 14 13 EFECTO 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Se esta incurriendo en un gasto sobre el manejo del 16 mapa de 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO Ya se solicitó al Banco las Certificaciones bancarias de las cuentas de la institución y se elaboro el documento 10/04/2014 para radicarlo en la Secretaria de Hacienda Distrital Faltó tener en cuenta la exención del 4 x mil 7.1. Revisado la página de Isolución de la Secretaría de Educación de Bogotá se observó que no se encuentra 7. EVALUACIÓN información sobre mapa de riesgos del colegio desinformación sobre el mapa de riesgos del No se ha implementado el mapa de Falta capacitación AL MAPA DE Sotavento. Por lo anterior se solicita sea actualizado y colegio riesgos del colegio riesgos del colegio RIESGOS: subido en el aplicativo ISOLUCIÓN, razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. 8.1. Para la fecha de la visita y de acuerdo a lo evidenciado en el archivo documental de los soportes evaluados, el colegio no cuenta con tabla de retención 8. EVALUACIÓN documental que le permita relacionar todos sus pro falta de tiempo se ha descuidado el GESTIÓN documentos. Los documentos que se encuentran Se genera desorden documental manejo del archivo documental DOCUMENTAL: foliados son las actas de reunión del Consejo Directivo y la información de almacén vigencia 2013. , razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento. COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Implementar el manejo del mapa de riesgos del colegio 10/04/2014 05/12/2014 Oficina Pagaduría de 05/12/2014 Oficina Pagaduría de 2014 COLEGIO JAIME CAMPO SOTAVENTO 2014 COLEGIO JOSE 1EVALUACIÓN JAIME CAMPO FELIX DEL GOBIERNO Puntos 1.1-1.2-1.3-1.4-1.5-1.6-1.7 y 1.8 RESTREPO ESCOLAR Los puntos 1.1-1.2-1.3-1.4-1.5-1.6-1.7 y 1.8 corresponden a hallazgos anteriores a la Falta de legalización Actual Rectora, sin embargo estos puntos documentación expedida serán tenidos en cuenta para el Plan de Consejo Directivo. Mejoramiento. 2014 COLEGIO JOSE COMITÉ JAIME CAMPO FELIX COMPRAS RESTREPO El Comité de compras está conformado Falta de legalización en el proceso de El comité de compras se conformó el 29 de Abril de Legalizar el Comité de compras del año 2013. desde el 29 de Abril de 2014, compras. 2014. 14/07/2014 2014 COLEGIO JOSE REGLAMENTO DE JAIME CAMPO FELIX 1.11 CONTRATACIÓN RESTREPO Se utilizó el Reglamento de 2012, por El Reglamento de Contratación vigencia cuanto el de 2013 no fue posible ser No hubo consenso en el Consejo Directo sobre las 2014se aprobó por el Consejo Directivo según aprobado por el Consejo Directivo, a cuantías que cada nível debía manejar para la El Reglamento para 2014 ya está aprobado. Acta No. 09 del 22 de Mayo de 2014. pesar de que se presentó varias veces aprobación de los contratos. a este estamento para su aprobación. Inmediata. 2014 COLEGIO JOSE EVALUACIÓN DEL JAIME CAMPO FELIX PROCESO 2.1 RESTREPO PRESUPUESTAL. Validar permanentemente las modificaciones Aunque las reducciones presupuestales no se No se presentaros las reducciones al Consejo Quedaron sin legalizar las reducciones presupuestales a fin de mantener la ecuación protocolizaron, si se tuvieron en cuenta para la 14/07/2014 Directivo. por parte del Consejo Directivo. presupuestal, especialmente legalizar las reducciones evaluación finaqncieray la toma de decisiones. del año 2014. 13/01/2015 Rectoría, Pagaduría 2014 COLEGIO JOSE JAIME CAMPO FELIX TIENDA ESCOLAR 3,1 RESTREPO No se envió el soporte que pueda dar cuenta Falta legalizar del retiro de los elementos. elementos. los Se retiraron los elementos que se hallaban fuera del se anexa registro fotografico que acredite el retiro de los 14/07/2014 espacio de la tienda escolar. elementos. 14/08/2014 Almacén 2014 COLEGIO JOSE EVALUACIÓN DE JAIME CAMPO FELIX LA GESTIÓN DE 3.2.1 RESTREPO GASTOS Se solicitan los documentos al momento de la Los dumentos quedan con fecha Se tendrá en cuenta esta observación, para contar con Implementar una lista de chequeo de documentación, la legalización de la cuenta de cobro o factura y posterior a la de suscripción del la totalidad de documentos al momento de la firma del 14/07/2014 cual se anexa a cada contrato. no en la fecha del suscripción del contrato. contrato. contrato. 21/07/2014 Pagaduría 2014 FALTA DE COLEGIO JOSE SOPORTES DE JAIME CAMPO FELIX APORTES A LA 3.2.2. RESTREPO SEGURIDAD SOCIAL Los contratos quedan sin la No se solicitaron los soportes de pago a la Se gestionó mediante cartas a los proveedores, allegar Implementar una lista de chequeo de documentación, la legalización de los aportes a la 14/07/2014 seguridad social. los soportes de pagos a la seguridad social. cual se anexa a cada contrato. seguridad social. 21/07/2014 Pagaduría DE 1,9 el retiro en por de Por problemas de salud y solo contar con dos días para implementar el archivo documental de los soportes 10/04/2014 este colegio no había tiempo de organizarlo todo. evaluados, y la tabla de retención documental. 05/12/2014 Oficina Pagaduría Presentación y legalización del Plan de Compras, Legalización de instalación y posesión del Consejo la Corresponden a hallazgos anteriores a mi legada a la Directivo y de su reglamento Interno, Convocatoria para el Institución, sin embargo, estos puntos será tenidos en elección de Personero y Contrañlor y elección de los 14/07/2014 cuenta para el plan de mejoramiento. miembros del Consejo Directivo, presentación de los Estados Contables al Consejo Directivo, conformar el Comité de Mantenimiento. Ya se solicitó al Banco las Certificaciones bancarias de las cuantas de la de institución y se elaboro el documento para radicarlo en la Secretaria de Hacienda Distrital 14/10/2014 Rectoría 14/10/2014 Rectoría/ Pagaduría. Rectoría, Pagaduría 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Con la respuesta de la Secretaría de Hacienda, solicitar al banco el respectivo reembolso ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de abril de 2014. Ninguna La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Implementar el institución con la acción correctiva manejo del mapa de plasmada en el plan de CERRADO riesgos del colegio mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 23 de febrero de 2016. Ninguna implementar el archivo documental de los soportes evaluados, y la tabla de retención documental. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 20 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Los compromisos de plasmada en el plan de las acciones de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se mejoramiento. cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015, y acta del 30 de octubre de 2015 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Ya está conformado institución con la acción correctiva el Comité de NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO Compras mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. El Reglamento de La Oficina de Control Interno verificó Contratación, el cumplimiento por parte de la vigencia 2014, se institución con la acción correctiva aprobó por el NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO Consejo Directivo, mejoramiento, por lo anterior se segùn Acta 09 del cierra el hallazgo mediante acta de 22 de Mayo de visita del 13 de mayo de 2015. 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Allegar el documento institución con la acción correctiva Se retiraron los que certifique el retiro plasmada en el plan de CERRADO elementos. de los elementos. mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó Solicitar la totalidad el cumplimiento por parte de la de documentos al institución con la acción correctiva momento de la plasmada en el plan de CERRADO suscripción del mejoramiento, por lo anterior se contrato. cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. Solicitar los La Oficina de Control Interno verificó documentos de pago el cumplimiento por parte de la de aportes a la institución con la acción correctiva seguridad social al plasmada en el plan de CERRADO momento de la mejoramiento, por lo anterior se suscripción del cierra el hallazgo mediante acta de contrato. visita del 13 de mayo de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Se solicita al momento de la suscripción del contrato, las pólizas de seguros, revisión tecnomecánica y NINGUNA Resolución del Ministerio de Transporte, de3 acuerdo con lal ista de chequeo. 2014 SOPORTES COLEGIO JOSE PRESTACION JAIME CAMPO FELIX 3.2.4 SERVICIO DE RESTREPO TRANSPORTE Los contratos quedan sin los sooportes de las polizas de seguro, la Se adelantó la gestión con las empresas que prestaron No se solicitaron los soportes de polizas y la Implementar una lista de chequeo de documentación, la revisión tecnomecánica y la el servicio de transporte y se anexaron todos los 14/07/2014 Resolución del Ministerio de Transporte cual se anexa a cada contrato. Resolución del Ministerio de documentos. Transporte. 2014 UTILIZACIÓN DE RECURSOS PARA COLEGIO JOSE EL PAGO DE JAIME CAMPO FELIX 3.2.5 INTERNET Y RESTREPO TELEVICIÓN SATELITAL. Se dio cumplimiento de manera inmediata al Incumplimiento de lo normado en el Se pagaron los recibos hasta el mes de abril de 2013 y Se utilizaron recursos para el pago de Internet memorando relacionado, con la teléfonia e internet, a numeral 7 artículo 11 del Decreto a partir de esta fecha se cancelaron ante las y Televición Satelital. partir de abril de 2013, no se presenta recibos de ningún 4791 de 2008. respectivas empresas estos servicios. servicio NINGUNA 2014 COLEGIO JOSE IMPRESOS EN JAIME CAMPO FELIX LAS ACTIVIDADES 3.2.6 RESTREPO DEL DISTRITO Las hojas de matrícula y las tarjetas de registro de Las hojas de matrícula, por causas de fuerza Se evidencia incumplimiento en lo matrícula, por sder elementos que se necesitaban con En el año 2014, se esta llevando a cabo el trámite como mayor y urgencia, no se elaboraron a travésa normado en el artículo 1o del Decreto suma uregencia se mandaron elaborar con proveedores corresponde, a través de la Imprenta Distrital. de la Imprenta Distrital. 058 de 2008. externos. En el año 2014, se esta llevando a cabo el trámite como NINGUNA corresponde, a través de la Imprenta Distrital. 2014 COLEGIO JOSE CAPACITACIÓN JAIME CAMPO FELIX DOCENTES RESTREPO El concepto no fue Capacitación a Docentes, sino Los recurso del fondo de servicios El concepto no fue Capacitación a Docentes, Formación en Plan de Prevención y Atención de educativos son para los estudiantes y sino Formación en Plan de Prevención y Emergencias, debido a que la Resolución 7550 de 2004 Dar cumplimiento a la normativadad de gratuidad. no apara realizar capacitación a Atención de Emergencias. y Resolución 3459 de 1995, reglamentan el plan de docentes. Prevención de Emergencias. 3,2,7 14/07/2014 En cuanto a las certificaciiones y notas a los estados financiero, sí se están elaborando , pero Las certificaciones a los estados contables se desafortunadamente al momento de la visita se están elaborando desde el año 2012. Sin encontraban archivadas con otros documentos. A la Elaborar las certificaciones de los Estados Contables y Las certificaciones están diligenciadas embargo falta la firma del Rector en estas, a fecha reposan con la contabilidad del año 2013. A partir que estas lleven la firma del Contador y del Rector / 14/07/2014 sin la firma del Rector. pesar de las gestiones adelantadas para del año 2014 y de acuerdo con instrucciones del área Ordenador del Gasto. obtener su firma. financiera de la SED, se están elaborando mensualmente las notas y certificaciones a los estados financieros. 2014 COLEGIO JOSE CERTIFICACIÓN A JAIME CAMPO FELIX LOS ESTADOS 4.1 RESTREPO CONTABLES 2014 REGISTRO COLEGIO JOSE CONTABLE DEL JAIME CAMPO FELIX COMPROBANTE 4.5 RESTREPO DE EGRESO No. 3047 En el mes de Mayo de 2014 se reversó esta operación No se había anulado el comprobante de Siendo un comprobante anulado Adjuntar comprobante de contabilidad, que soporte la con el fin de corregir la inconsistencia presentada. Se Inmediata egreso No. 3047por valor de $ 4'095.527 seguía vigente en la Contabilidad. anulación del comprobante de egreso No. 3047 adjunta Comprobante de Contabilidad. 2014 COLEGIO JOSE CUENTA JAIME CAMPO FELIX PROPIEDAD RESTREPO LANTA Y EQUIPO La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, se encuentra en proceso de cnciliación y depuración, entre el Colegio Falta la conciliación de inventarios entre el Las cifras de inventarios entre Efectuar la conciliación de inventarios entre el Colegio y y el a´rea de Dotaciones Escolares de la SED, una vez Colegio y el área de Dotaciones Escolares de Contabilidad y Almacén no son el área de Dotaciones Escolares de la SED, y luego 14/07/2014 se obtengan las cifras definitivas se procederá al ajuste la SED. consistentes. efectuar el ajuste en los Estados Financieros. de los Estados Financieros, con el fin de corregir la inconsistencia presentada. 2014 ACTAS DE COLEGIO JOSE CIERRE JAIME CAMPO FELIX 4.7 CONTABLE Y DE RESTREPO ALMACÉN 2014 4.6 COMITÉ DE COLEGIO JOSE SOSTENIBILIDAD JAIME CAMPO FELIX 4.9 DE SANEAMIENTO RESTREPO CONTABLE Las actas de cierre contable y de almacén se elaboró No se están elaborando las actas de cierre Están quedando los cierres sin las una vez como se puede verificar en nuestros archivo, y Elaborar las actas de cierre contable y de almacen Inmediata. contable y de almacén mensuales. actas respectivas. de la cual adjuntamos copia, sin embargo a partir de la mensualmente. fecha la seguiremos elaborado mensualmente. El Comité de Sostenibilidad de Saneamiento Contable, estaba conformado, pero no se actualizó con la integración de la nueva Rectora. Quedó sin actualizar el Comité de Sostenibilidad de Saneamiento contable, con el nombre de la nueva Rectora. El Comité de Sostenibilidad de saneamiento Contable ya estaba creado con Resolución Rectoral No. 001 de Abril 11 de 2012 y se reglamentó según Acta No. 02 de Abril 25 de 2012. Se conformó el Comité de Sostenibilidad de Saneamiento Contable con el nombre de la nueva Rectora,mediante Resolución Rectoral y se levantó la Inmediata correspondiente Acta del Comité donde se aprueba la citada resolución. Se adjuntan Resolución Rectoral y Acta del Comité 21/07/2014 Pagaduría 21/07/2014 Pagaduría 14/08/2014 Contador Rectoría Utilizar los recursos del Fondo de Servicios Educativos NINGUNA del Colegio, solo para la capacitación de los estudiantes. y Contador 04/12/2014 Elaborar las certificaciones de los Estados Contables y que estas lleven la firma del Contador y del Rector / Ordenador del Gasto. En el mes de Mayo de 2014 se reversó esta operación con el fin de corregir la inconsistencia NINGUNA presentada. Se adjunta Comprobante de Contabilidad. ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. Almacenista, Contador, SED. Efectuar la conciliación de inventarios entre el Colegio y el área de Dotaciones Escolares ABIERTO de la SED, y luego efectuar el ajuste en los Estados Financieros. Contador, Pagador, Almacenista. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Elaborar las actas de institución con la acción correctiva cierre contable y de plasmada en el plan de CERRADO almacen mejoramiento, por lo anterior se mensualmente. cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. Se conformó el Comité de Sostenibilidad de Saneamiento Contable con el nombre de la nueva Rectora,mediante Rector, Pagador, Resolución Rectoral NINGUNA Contador y se levantó la correspondiente Acta del Comité donde se aprueba la citada resolución. Se adjuntan Resolución Rectoral y Acta del Comité ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. 11 12 13 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 ESTADOS DE COLEGIO JOSE CUENTA DE LA JAIME CAMPO FELIX DIAN Y 4.10 RESTREPO TESORERÍA DISTRITAL Contar con información actualizada de Se gestionó ante la DIAN y la TESORERIA los compromisos del Colegio en Se gestionó ante la DIAN y la TESORERIA DISTRITAL, Gestionar ante la DIAN y la TESORERIA DISTRITAL, la DISTRITAL, la expedición de los estados e cuanto al pago de la retención en la la expedición de los estados e cuenta delpago de los expedición de los estados e cuenta delpago de los Inmediata cuenta delpago de los impuestos nacionales y fuente con la DIAN y la TESORERÍA impuestos nacionales y distritales. impuestos nacionales y distritales. distritales. DISTRITAL. 2014 COLEGIO JOSE KÁRDEX JAIME CAMPO FELIX ELEMENTOS RESTREPO En los ingresos de elemntos al Almacén, no La Almacenista elaborará el ingreso de los elementos La Almacenista elaborará el ingreso de los elemntos por Los ingresos de elemntos al Almacén se están utilizando los códigos del catalogo por grupos deinventarios, utiñizando la codificación grupos deinventarios, utiñizando la codificación 14/07/2014 están quedando sin codificación expedido por la SED para tal fin. establecida por la SED. establecida por la SED. 2014 COLEGIO JOSE TARJETAS DE JAIME CAMPO FELIX KÁRDEX DEL AÑO 5.5 RESTREPO 2013 Las tarjetas de kárdex del año 2013 se No se cuenta con información de Las tarjetas del año 2013 se borraron por la Para la vigencia 2014, las tarjetas de kárdex se borraron al actualizar el programa de Inmediata kárdex de elementos para el año 2013. actualización del programa de inventarios. encuentran actualizadas y conciliadas. inventarios. Almacenista Para la vigencia 2014, las tarjetas de kárdex se encuentran actualizadas y conciliadas. 2014 ELABORACIÓN DEL FORMATO COLEGIO JOSE UNICO DE JAIME CAMPO FELIX 5.6 INGRESOS Y RESTREPO BAJAS DE INVENTARIOS El formato unico de ingresos y bajas se elaboraba por la Almacenista y el Contador, a Debe ser elaborado por la Almacenista partir del mes de Junio/2014, será elaborado y revisado por el Contador. por la Alamacenista y Revisado por el Contador. Almacenista, Contador El formato unico de ingresos y bajas, del mes de junio/2014, fue elaborado por la Almacenista y Revisado por el Contador COLEGIO JOSE INVENTARIOS JAIME CAMPO FELIX LABORATORIOS RESTREPO DE QUIMICA Existen dos DVDS, uno de estos se encuentra en otra dependencia, motivo por el cual se solicita realizar el traslado correspondiente. Existe en el laboratorio un torso humano Los inventarios del laboratorio de inservible, motivo por el cual se deb retirar del Quimica no se encuentran conciliados Se trasladó el DVD a la dependencia correspondiente. lugar y proceder a incluirlo en los bienes que con la existencia física. están en proceso de baja.Dentro del inventario del laboratorio de Quimica existen 10 ballanzas, una vez realizado el conteo fisico se evidenció nueve balanzas. Almacenista La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Se trasladó el DVD a institución con la acción correctiva la dependencia plasmada en el plan de CERRADO correspondiente. mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. 2014 COLEGIO JOSE INVENTARIOS JAIME CAMPO FELIX SALA DE 5.7 RESTREPO INFORMATICA 3 Existe un acces point, que se encuentra en ayudas especiales.Existe una mesa de computador que se encuentra en ayudas especiales.Existe un scanner que se encuentra en almacén para darlo de baja. Revisados los inventarios de ayudas especiales, existen dos monitores, existenm dos CPUcasa uno por valor de $ 1,500.000.. Los inventarios de la sala de Inforática El Access point se encuentra en el Almacén, para darlo El Access point se encuentra en el Almacén, para darlo Elementos que deben darse de baja y que 3, no están actualizados y falta de baja de los inventarios, Este elemento ya fue de baja de los inventarios, Este elemento ya fue Inmediata todavía se encuentran en el inventario de conciliarlos con el inventario fisico. excluido de los registros de inventarios. excluido de los registros de inventarios. ayudas especiales.En la oficina de Pagaduría se encuentra una fotocopiadora que no pertenece a la oficina y que se debe dar de baja.Existen dos computadores en la oficina de Pagaduría, uno de estos se va a cambiar por el nuevo, se recmienda al pagador relizar el proceso de cambioy solo se evidencie un computador, Almacenista El Access point se encuentra en el Almacén, para darlo de baja de los inventarios, Este elemento ya fue excluido de los registros de inventarios. 2014 COLEGIO JOSE TESORERÍA JAIME CAMPO FELIX FLUJO RESTREPO EFECTIVO El flujo de efectivo es ajustado automáticamente por el programa El flujo de efectivo es austado automáticamente por el presupuestal AS-FINANCIERO, sin embargo No se está presentando el flujo de No se está presentando el flujo de efectivo ajustado al programa presupuestal AS-FINANCIERO, sin embargo 14/07/2014 al parecer la aplicación presenta falencias que efectivo ajustado al ciento por ciento. ciento por ciento. al parecer la aplicaciónpresenta falencias que no no permiten su presentación real al ciento por permiten su presentación real al ciento por ciento. ciento. 04/12/2014 Pagaduría, Contador NINGUNA 2014 GIRO DE COLEGIO JOSE CHEQUES CON JAIME CAMPO FELIX RESTRICCIÓN DE 6.3 RESTREPO PAGO AL PRIMER BENEFICIARIO Los cheques se están girando sin el sello Los cheques se están girando sin Todos los cheques girados se restringirán con el sello Los cheques se están girando sin restricciones, que 'PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER restricciones, que permitan seguridad de 'PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER 14/07/2014 permitan seguridad en el cobro de los mismos. BENEFICIARIO'. en el cobro de los mismos. BENEFICIARIO' 14/08/2014 Pagador NINGUNA 2014 COBRO COLEGIO JOSE IMPUESTO JAIME CAMPO FELIX 4X1000EN RESTREPO CUENTA AHORROS Se efectuará el trámite correspondiente ante la TESORERÍA DISTRIAL, para solicitar la exoneraciónde El Banco Popular está descontando en la Se está cobrando un gravamen, del Se está cobrando un gravamen, del cual las entidades este gravamen al Colegio. Una vez obtengamos el cuenta de ahorros del Colegio, el impuesto del cual las entidades públicas están 14/07/2014 públicas están exentas. certificado de la citada exención, se solicitará al Banco 4x1000. exentas. Popular la devolución e los valores descontados por este concepto. 14/10/2014 Pagador NINGUNA 2014 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS DE 5.3 5.7 DE 6.1 DEL LA 6.4 DE CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO 14/10/2014 El formato unico de ingresos y bajas se elaboraba por A partir del mes de Junio/2014, el formato unico de la Almacenista y el Contador, a partir del mes de ingresos y bajas, será elaborado por la Almacenista y Inmediata Junio/2014, será elaborado por la Alamacenista y Revisado por el Contador. Revisado por el Contador. Se trasladó el DVD a la dependencia correspondiente. Inmediata ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Se gestionó ante la DIAN y la TESORERIA DISTRITAL, la expedición de los Pagador, Contador NINGUNA estados e cuenta delpago de los impuestos nacionales y distritales. La Almacenista elaborará el ingreso de los elementos por grupos deinventarios, Almaceista utiñizando la codificación establecida por la SED. ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA A la fecha de la visita de Control Interno, se encontraba Se evidencio que el Colegio no cuenta con un Esta en proceso de elaboración el en proceso de formulación el Mapa de Riesgos, el cual Mpapa de riesgos Mapa de Riesgos finalizo la incorporación al sistema de la SED, el 14 de mayo de 2014. 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO A la fecha de la visita de Control Interno, se encontraba en proceso de formulación el Mapa de Riesgos, el cual inmediata finalizo la incorporación al sistema de la SED, el 14 de mayo de 2014. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES A la fecha de la visita de Control Interno, se encontraba en proceso de formulación el Mapa NINGUNA de Riesgos, el cual finalizo la incorporación al sistema de la SED, el 14 de mayo de 2014. Se foliarán los documentos soportes de las áreas Pagaduría, NINGUNA Almacén y lo relacionado con el Consejo Directivo. ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. 2014 COLEGIO JOSE EVALUACIÓN JAIME CAMPO FELIX MAPA RESTREPO RIESGOS 2014 COLEGIO JOSE CUMPLIMIENTO JAIME CAMPO FELIX DE LA DIRECTIVA 8.2 RESTREPO 003 DE 2013 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION DE 3.2.4. NO SE ENTREGO LA AGENDA Y/O MANUAL DE LA EJECUCION DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA CONVIVENCIA EN LA VIGENCIA 2013 GASTOS No es confiable el proceso Se estaba adecuando el nuevo manual de convivencia EJECUTAR LOS RECURSOS EN LA VIGENCIA 01/08/2014 a las normas establecidas en la ley 1620 de 2013 CORRESPONDIENTE 31/12/2014 Rectoria NINGUNA 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION PROCESO CONTABLE AL 4.1. FALTA LA CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADA POR EL RECTOR- INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA ORDENADOR DEL GASTO Y LA CONTADORA No es confiable el proceso Se acepta observación y se solicitó a la Contadora ELABORAR LA allegar la certificación de los estados financieros FINANCIEROS 14/07/2014 31/12/2014 CONTADORA NINGUNA 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION PROCESO ALMACEN AL 5.1. SE OBSERVO LA FALTA DE FIRMA POR PARTE DE DE LOS DOCENTES DEL AREA DE INFORMATICA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA LOS INVENTARIOS POR DEPENDENCIAS No es confiable el proceso FIRMAR POR PARTE DE LOS DOCENTES Se acepta observación para incluir en plan de RESPONSABLES EL INVENTARIOS DEL AREA DE 14/07/2014 mejoramiento. INFORMATICA 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION PROCESO ALMACEN 5.4. LOS FORMATOS DE INGRESOS DE BIENES NO AL REGISTRA LOS CODIGOS DE CATALOGOS DE LA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA RESOLUCION 2039 DE 2008 EXPEDIDA POR LA SECRETARIA DE HACIENDA No es confiable el proceso AJUSTAR EL FORMATO DE INGRESO DE BIENES Se acepta observación para incluir en plan de INCLUYENDO EL REGISTRO DE LOS CODIGOS DEL 14/07/2014 mejoramiento. CATALOGO CORRESPONDIENTE 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION PROCESO ALMACEN AL 5.6. NO SON ENTREGADOS A LA CONTADORA LA DE RELACION DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARA EL CIERRE MENSUAL No es confiable el proceso ENTREGAR MENSUALMENTE LA RELACION DE Se acepta observación para incluir en plan de INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN EN EL CIERRE 25/07/2014 mejoramiento. CONTABLE PARA SU REGISTRO 31/12/2014 ALMACEN CONTADORA 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION PROCESO ALMACEN 5.7. PREPARAR UN BALANCE MENSUAL CON LOS AL SALDOS DE INVENTARIOS AL CIERRE DE CADA MES DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARA EFECTOS DE OCNCILIACION CON SALDOS CONTABLES No es confiable el proceso ELABORAR UN BALANCE CON LOS SALDOS DE Se acepta observación para incluir en plan de INVENTARIOS MENSUALMENTE Y ENTREGARLO A 25/07/2014 mejoramiento. LA CONTADORA 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EVALUACION PROCESO ALMACEN No es confiable el proceso Se acepta observación para incluir en plan de ACTUALIZAR EL KARDEX mejoramiento. 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA RECTOR La Oficina de Control Interno verificó incluir la el cumplimiento por parte de la comunicación a la institución con la acción correctiva DEL dentro de los plasmada en el plan de CERRADO estudios previos del mejoramiento, por lo anterior se contrato cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2015. 2014 MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS AL DE 7.1 12 CAUSA AL DE 5.8. EL KARDEX NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADO CONTRATACION Rectoría Falta foliar la información Presupuestal, de Se encuentran sin foliar los Se foliarán los documentos soportes de las áreas Se foliarán los documentos soportes de las áreas tesorería, de contratación y la carpeta donde documentos presupuestales,almacen Pagaduría, Almacén y lo relacionado con el Consejo Pagaduría, Almacén y lo relacionado con el Consejo inmediata se encuentran archivadas las entradas y y otros Directivo. Directivo. salidas de almacén INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA 5.14. Revisado el 53% de los comprobantes de egreso, se evidenció incumplimiento de lo normado en la Resolución 2352 de 2013 sobre lineamientos en el alquiler de un sitio para la ceremonia de grado, Los colegios que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias, coordinarán con el respectivo Director No se archivó la solicitud de información Local de Educación, el lugar de la ceremonia de sobre disponibilidad de salón junto al contrato graduación, el cual no puede generar costo alguno pero respectivo si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido. El Director Local de Educación organizará con los rectores de los colegios que cuenten con estos espacios el cronograma de eventos. CERTIFICACION DE ESTADOS 25/07/2014 No se permite evidenciar la falta de disponibilidad de un salón adecuado La solicitud se archivó en el archivo de correspondecia Se procederá a incluir la comunicación junto a los 14/07/2014 para el número de graduandos, dentro ordinaria de rectoría estudios previos del contrato de la clocalidad Almacenista Pagador 14/09/2014 Y NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 13 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2015. CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS MANUEL JAIME CAMPO CEPEDA VARGAS EDUARDO JAIME CAMPO UMAÑA LUNA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA ALMACEN INVENTARIOS 6.1. Revisado la información de almacén se evidenció que el formato donde se relacionan los bienes por dependencias no es el adecuado, se evidenció la elaboración de este formato, pero con las siguientes falencias: faltan firmas en algunos de estos formatos por parte de los responsables y de la almacenista, muchos bienes no se encuentran valorizados, la columna de la Se presento ausencia de un almacenista E procedencia se encuentra sin diligenciar, falta código de capacitado para efectuar este proceso durante catálogo de la Resolución 2039 de 2008, cuenta la vigencia auditada contable, se incumple con lo normado en la resolución 001 de 2001 expedida por la Secretaría de Hacienda distrital sobre manejo y custodia de bienes en las entidades distritales, se recomienda utilizar el formato adecuado para relacionar los bienes por dependencias, se solicita incluir el hallazgo en el plan de mejoramiento. ALMACEN INVENTARIOS 6.3. Revisada la información de almacén, se evidenció lo siguiente: el formato utilizado para las salidas de almacén no era elaborad por la almacenista, no es el Se presento ausencia de un almacenista E mismo modelo que utiliza la Secretaría de Educación , el capacitado para efectuar este proceso durante formato utilizado por el colegio lo arroja el aplicativo AS la vigencia auditada financiero, no tiene registrado la cuenta contable, código de catálogo, por lo tanto se debe incluir el hallazgo en el plan de mejoramiento. ALMACEN INVENTARIOS 6.4. Revisada la información de almacén, se evidenció que no existe el kardex, se incumple con lo normado en la Resolución No. 00 de 2001 expedida por la Secretaría Se presento ausencia de un almacenista E de Hacienda Distrital sobre el manejo de bienes y capacitado para efectuar este proceso durante servicios en las entidades oficiales y adoptada por la la vigencia auditada Secretaría de Educción mediante Resolución 8287 de 2001, por lo tanto se debe incluir en el plan de mejoramiento. ALMACEN INVENTARIOS 6.5. Revisada la información de almacén, se evidenció la elaboración y entrega del formato de ingresos y bajas del movimiento mensual de bienes adquiridos por el colegio a través del Fondo de Servicio Educativo, movimientos mensuales que debe reportar a la Dirección de Dotaciones Escolares de la Secretaría de Educación, se evidencian las firmas del ordenador del gasto y contador, Se presento ausencia de un almacenista E este formato es elaborado por el contador, se capacitado para efectuar este proceso durante recomienda que el funcionario encargado del manejo de la vigencia auditada los bienes elabore este formato, una vez elaborado se haga entrega al contador con la finalidad de cotejar los valores reportados por la almacenista y los valores registrados en contabilidad. (ver folios 309, carpeta de evidencias). Razón por la cual se solicita incluir el hallazgo en el plan de mejoramiento. MANUAL FUNCIONES PROCESO PAGADURIA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA Se evidenciaron fallas en los documentos que no permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada almacén Se evidenciaron fallas en los documentos que no permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada almacén Se evidenciaron fallas en los documentos que no permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada almacén Se evidenciaron fallas en los documentos que no permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada almacén 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se 14/07/2014 puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se 14/07/2014 puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se 14/07/2014 puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se 14/07/2014 puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén 8.2. De conformidad con la Directiva 003 de 2001 se puede evidenciar que existe una efectiva salvaguarda de los bienes y una correcta conservación de los documentos públicos, sin embargo se hace necesario Existe la posibilidad de que no se Los documentos se encuentran en proceso de archivo DE foliar la información presupuestal, de tesorería, de Se avanza en el proceso de archivo y foliado pueda establecer el número de Foliar los documentos archivados de acuerdo con las de acuerdo con las nuevas normas y una vez finalizado 14/07/2014 contratación, la carpeta de actas de reuniones del de documentos documentos archivados o que se normas de gestión documental se procederá a foliarlos Consejo Directivo, además se debe llevar una tabla de presenta ausencia de alguno archivo documental donde se tenga radicado el historial de los soportes documentales, por lo tanto se solicita incluir el hallazgo en el plan de mejoramiento. RUBRO MANTENIMIENTO ENTIDAD 2012 A pesar de hacerse el análisis de las diferentes ofertas de los contratistas, en las cesiones del Consejo Directivo, se debe verificar que todos los documentos reposen organizadamente en los diferentes archivos. En el momento de requerir los documentos de las diferentes ofertas, al no estar organizados, da la sensacion de no seguir las orientaciones de la guia de apoyo presupuestal expedida por la SED: cuando siempre se cumplió con los lineamientos expresados en la guia. Por error humano involuntario todos los documentos no fueron organizados en los diferentes archivos. * Solicitar el concepto de viabilidad de la intervencion a la direccion de construcciones escolares. * Adoptar medida para promover y controlar la afiliacion y el pago de aportes en el sistema general de seguridad social en salud. 17 Para todos los casos, la Institución se compromete a solicitar el concepto de viabilidad de la intervención a la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos de acuerdo a la resolución 2280 del 26 de junio de 2008, por la cual se adopta el Manual de Mantenimiento de Plantas Físicas de la 10/04/13 Secretaría de Educación Distrital. De igual manera la Institucion cumplirá con lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. 19 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ALMACENISTA Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de octubre de 2015. ALMACENISTA Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de octubre de 2015. ALMACENISTA Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de octubre de 2015. 14/09/2014 ALMACENISTA Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento de un almacenista capacitado con el fin de que se puedan atender adecuadamente los documentos y procesos de almacén La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de octubre de 2015. 14/09/2014 RESPONSABLE POR DEPENDENCIA Foliar los documentos archivados de acuerdo con las normas de gestión documental La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de octubre de 2015. * verificar que todos los documentos reposen organizadamente en los diferentes archivos. * Solicitar el concepto de viabilidad de la intervencion a la direccion de construcciones escolares. * Adoptar medida para promover y controlar la afiliacion y el pago de aportes en el sistema general de seguridad social en salud. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de octubre de 2014. TIEMPO 14/09/2014 14/09/2014 14/09/2014 12/31/14 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. En cada sesión del Consejo Directivo se realizó un informe detallado de Tesorería, donde se explicó la relación de los Cheques girados, la relación de contratos, los trabajos de mantenimiento realizados con sus recibidos a satisfacción, en atención a recomendaciones de la secretaria Salud Pública y la Entidad encargada de la Interventoría de refrigerios Universidad Nacional entre otras. ESTADO 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS EDUARDO UMAÑA LUNA RUBRO COMPRA DE EQUIPO EDUARDO JAIME CAMPO UMAÑA LUNA JAIME CAMPO EDUARDO UMAÑA LUNA EDUARDO JAIME CAMPO UMAÑA LUNA JAIME CAMPO EDUARDO UMAÑA LUNA 2014 EDUARDO JAIME CAMPO UMAÑA LUNA 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO Comité GUILLERMO Mantenimiento LEÓN VALENCIA 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ 12 14 13 CAUSA EFECTO A pesar de hacerse el análisis de las diferentes ofertas de los contratistas, en las cesiones del Consejo Directivo, se debe verificar que todos los documentos reposen organizadamente en los diferentes archivos. EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA En el momento de requerir los documentos de las diferentes ofertas, al no estar organizados, da la sensacion de no seguir las orientaciones de la guia de apoyo presupuestal expedida por la SED: cuando siempre se cumplió con los lineamientos expresados en la guia. 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO En las reuniones de Consejo Directivo siempre se estudió y analizó los temas para la contratación, para La Institución se compromete a exigir y revisar todas y luego aprobar la propuesta que cumpliera con las cada una de las garantías contractuales para la 10/04/13 condiciones de calidad, Transparencia, garantía y adquisición de bienes y prestacion de servicios desde luego mejor precio, una de las exigencias del Consejo Directivo. MATERIAL DIDÁCTICO Error presupuestal en Error involuntario en la designacion del rubro. incrementacion de un rubro TRANSPORTE Y COMUNICACIÒN Con el fin de dar cumplimiento a las exigencias inmediatas de la SED, DILE, Incumplimiento de la guia de apoyo Alcaldia Local entre otras entidades, obrando presupuestal expedida por la SED con transparencia se utilizo en costos de desplazamiento de diferentes funcionarios. OTROS RUBROS PRESUPUESTALES La institucion ha dado uso adecuado a los instrumentos musicales con la creacion de un grupo que ha participado en varias actividades artisticas. cienficas y culturales que han incluido a la comunidad educativa, desde el momento de su compra. Lamentablemente varios miembros de este grupo ya no estan en el Colegio. Se enfatiza que todos los proyectos de Inversion se les dio la viabilidad desde el inicio del año escolar. La compra de Instrumentos musicales pertenece a la Al no contar con todos los miembros Inversión en el proyecto tiempo libre (grupo musical); del grupo musical, por razones de estos proyectos fueron liderados y asesorados por la fuerza mayor no se pudo dar Secretaria de Educación con la funcionaria Liliana continuidad al proyecto. Gonzalez (Dile Engativa); ya que la Institución siempre ha hecho parte del Comité de Presupuestos Participativos de la SED. Se aclara que en todos los Consejos Directivos se contó con la presencia de la Contadora,.Segun el contrato, se procedio a dar la explicación de los informes en términos Contables con el fin de hacer la claridad necesaria a la Comunidad Educativa. Por error humano involuntario, en atencion a que se producen los desembolsos de tranferencias de forma tardia, se elabora el contrato para dicha fecha. En la realización del Consejo Directivo efectuado mensualmente siempre se contó con la presencia de todos los miembros del Consejo. Por tratarse de la rendición de cuentas mensual establecida y con el fin de optimizar el tiempo se amplió la invitación a los miembros del Comité de Mantenimiento, Directivos Docentes, Personal Administrativo en caso necesario al Los desembolsos de tranferencias de Consejo Académico en pleno y desde luego siempre forma tardia genera represamiento de estuvo presente Personero Estudiantil, Contralor cumpliento de tareas Estudiantil, Cabildante Estudiantil y según el caso el Comité de medio Ambiente Estudiantil (PRAE), como consta en el la planilla de asistencia. Se aclara que en todos los Consejos se contó con la presencia de la Contadora, en donde daba la explicación de los informes en términos Contables con el fin de hacer la claridad necesaria a la Comunidad Educativa. HONORARIOS la 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Error involuntario de la designacion del rubro. La Institución se compromete a ceñirse a los estipulado en la Guía de Apoyo Presupuestal y contractual de la 10/04/13 Secretaria de Educación, en cuanto a revisión del rubro a afectar. La Institución se compromete a la creación de la caja Con el fin de dar cumplimiento a las exigencias menor que regula la ejecución de gastos eventuales inmediatas de la SED, DILE, Alcaldia Local entre otras como es el caso de transporte para adelantar diligencias 10/04/13 entidades, obrando con transparencia se utilizo en de carácter administrativo relacionado con la gestión del costos de desplazamiento de diferentes funcionarios. colegio. La gestión administrativa tiene por objeto cubrir las necesidades Institucionales al 100%, optimizando los recursos de forma eficiente, eficaz y tranparente; por tal 10/04/13 motivo se contrató a los mejores precios y en almacenes de Cadena y especializados. La Institución se compromete a exigir y revisar todas y cada una de las garantías contractuales para la prestacion de servicios. A partir de la fecha la Institucion 10/04/13 proyectara que con excedentes financieros se contrate los servicios de Contador. La Institución decide como medida de control, colocar a cada cheque antes de ser girado el sello restrictivo Es necesario adoptar medidas del sistema de Control “PAGUESE A PRIMER BENEFICIARIO” según la guía páguese Ausencia de garantia de seguridad de Interno , en especial en relación con adoptar de apoyo presupuestal y contractual de la SED, con el 10/04/13 la transacción comercial procedimientos para evitar que las situaciones fin de garantizar la seguridad de la transacción evidenciadas se vuelvan a presentar. comercial. De igual manera se toma la determinación de dejar fotocopia de cada cheque girado como soporte adicional a la cuenta. 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 12/31/14 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. En cada sesión del Consejo Directivo se realizó un informe detallado de Tesorería, donde se explicó la relación - de los Cheques girados, la relación de contratos, con sus recibidos a satisfacción de acuerdo a la necesidad del proyecto. verificar que los contratistas cumplan con el objeto social para el cual se han contratado La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de octubre de 2014. 12/31/14 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. La Institución se ha ceñido a lo estipulado en la Guía de Apoyo - Presupuestal y contractual de la Secretaria de Educación aun con errores humanos involuntarios. La Institución se compromete a ceñirse a los estipulado en la Guía de Apoyo Presupuestal y contractual de la Secretaria de Educación. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de octubre de 2014. 12/31/14 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. Para la proyeccion del presupuesto 2014, se tendra en cuenta la creacion de la Caja menor La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Creacion de la Caja institución con la acción correctiva Menor que regula la plasmada en el plan de CERRADO ejecucion de gastos mejoramiento, por lo anterior se eventuales cierra el hallazgo mediante acta de visita del 03 de noviembre de 2014. 12/31/14 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. Optimizar los recursos de forma eficiente, eficaz y tranparente; por tal motivo se contrató a los mejores precios y en almacenes de Cadena y especializados. Cubrir las necesidades Institucionales al 100%, optimizando los recursos de forma eficiente, eficaz y tranparente La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de octubre de 2014. 12/31/14 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. Se aclara que en todos los Consejos Directivos se contó con la presencia de la Contadora,.Segun el contrato, se - procedio a dar la explicación de los informes en términos Contables con el fin de hacer la claridad necesaria a la Comunidad Educativa. Con excedentes financieros se contratara los servicios de Contador. La Institucion proyectara el uso de los excedentes financieros para tal fin. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de octubre de 2014. 12/31/13 CONSEJO DIRECTIVORECTOR AUXILIAR FINANCIEROCONTADOR. Implementación y sostenibilidad de los diferentes elementos que conforman el sistema de Control Interno. Se NINGUNA procedera a corregir la omision de procedimiento de colocacion del respectivo sello. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 24 de octubre de 2014. CHEQUES 2012 y 2013 Falta de sello restrictivo de únicamente al primer beneficiario”, 1.3 El Comité de Mantenimiento no está constituido Incumplimiento del Art. 12 del Manual Debido a la falta de legalización del Comité de No se legalizó formalmente el Comité de de uso,conservación y Mantenimiento Mantenimiento, los trabajos fueron informados al Constitución y legalización del Comité de Mantenimiento Abril de 2014 Junio de 2014 Mantenimiento de la Planta Física Consejo Directivo en su momento Rector CERRADO COLEGIO Analisis GUILLERMO Comprobantes LEÓN VALENCIA Egresos de 2.2 Gran parte de la contratación de la vigencia 2013 se Se procedío de acuerdo con el Reglamento de Falta a los principios de objetividad y Se Modificará el Reglamento de Contratación teniendo Se procedío de acuerdo con el Reglamento de de realizó sin tener en cuenta el mínimo de cotizaciones y Contratación aprobado por el Consejo transparencia de acuerdo con las en cuenta los principios de selección objetiva, economía Abril de 2014 Junio de 2014 Contratación aprobado por el Consejo Directivo sin estudios de precio de mercado Directivo normas y transpararencia Ley 80/13 y 1150 de 2007 Rector CERRADO 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO Analisis GUILLERMO Comprobantes LEÓN VALENCIA Egresos 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO Analisis GUILLERMO Comprobantes LEÓN VALENCIA Egresos 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO Analisis GUILLERMO Comprobantes LEÓN VALENCIA Egresos de 2.3 Comprobante Egreso No. 103 Diciembre 2013 de Ernesto Gutiérrez Melo, la resolución de facturación de Error involuntario por falta de revisión la DIAN se encuentra vencida Por ahorro de papel solo se archivó los de 2.4 Falta de soportes de antecedentes, Cámara de documentos anexos en el primer comprobante de Comercio y pólizas de seguros de accidentes en los de Egreso cuando correspondia al mismo transportes proveedor de 2.5 Comprobantes de Egresos sin pago de seguridad Carencia de conocimiento sobre la exigencia de social y/o certificación expedida por Revisor Fiscal del pago ARL al señor contador de Falta de legalidad de la factura que soporta el pago Connota incumplimiento de la Guía de Apoyo presupuestal y contractual de la SED Riesgo de no reconocimiento accidente de trabajo de La única factura que no cumple con su legalidad es la No. 560 del Señor Ernesto Gutiérrez Melo por el volumen de trabajo en el cierre de año. Todos los comprobantes de Egresos conservan sus documentos soportes a excepción de aquellos proveedores que registran dos pagos en el mes o periodo corto Los pagos de seguridad social reposan con los comprobantes de Egresos a excepción del pago ARL el Señor Contador Se solicitará al proveedor la Resolución de la DIAN Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduria para soportar la legalidad de dicha factura CERRADO Se anexará con cada Comprobante de Egreso todos los Junio soportes, independiente la fecha de pago. 2014 Agosto de 2014 Pagaduría CERRADO Se solicitará el Pago de ARL al Contador para todos sus Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduría pagos del contrato a partir de la vigencia 2014 CERRADO de 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO Analisis GUILLERMO Comprobantes LEÓN VALENCIA Egresos FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA 2014 2014 2014 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS Análisis Ingresos FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA 2014 FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA FEDERICO MOLINA ORTIZ FEDERICO MOLINA ORTIZ COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA COLEGIO GUILLERMO Mapa de Riesgos LEÓN VALENCIA 2014 JAIME CAMPO 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESOS RESUPUESTAL 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO de 2.7 Los comprobantes de Ingresos no guarda relación de Los registros de realizan con el soporte del No refleja los ingresos reales en el Los ingresos son registrados en el libro de presupuesto Se solicitará movimiento bancario y se realizará el Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduría causalidad con el movimiento en el extracto bancario extracto bancario mes con el extracto bancario registro dentro del mes causado CERRADO 4,1 Falta de documentos soportes e Incumplimiento en No recibir los ingresos en las fechas el pago del canón de arrendamiento en las fechas Omisión en el control de las fechas de pago estipuladas afecta el flujo de caja establecidas en el contrato 4.2 No se evidencia convocatoria del proceso de Omisión en el proceso de la publicación selección del contador y aclaración sobre documentos a Falta transparencia en el proceso llamado a oferta y documentos a anexar presentar con el pago Los documentos soportes de la Convocatoria reposan Mensualmente se llevará el control del recuado de en la Oficina de Pagaduría. Con respecto al pago del Abril de 2014 Agosto de 2014 acuerdo con lo estipulado en el contrato canón se tomarán las medidas correctivas Se adoptará el proceso de selección del contratista por Se adopto por el Consejo Directo continuidad con la llamado a oferta y se estipulará en el contrato la Abril de 2014 Enero de 2015 misma persona por su labor e idonidad en el trabajo documentación requerida. Rectoria, Pagaduría CERRADO Rectoria, Pagaduría CERRADO Rectoria, Pagaduría, No se realizaron los arqueos por falta de No se realizaron los arqueos por falta de coordinación Se adoptará el proceso de arqueos de caja menor Caja Menor 5.2 No se evidenció Actas de arqueos de caja menor Falta control en el manejo Abril de 2014 Agosto de 2014 Administrativo coordinación en los responsables entre las áreas periodicamente Responsable Caja Menor Se solicitará las facturas o documentos equivalentes Administrativo 5.3 Soporte no equivalente, falta firma del responsable Falta de más control en el manejo de Por situaciones de carácter de urgencia no se lleva Mayo de Diciembre de Caja Menor Falta de exigencia en algunos documentos legalmente y se firmarán los recibos por los Responsable de caja menor y beneficiario, falta cuentas de cobro caja menor algunos procedimientos debidos 2014 2014 responsables Caja Menor No tener el dato real de la existencia Solicitar los ajustes del programa de inventarios, Evaluación manejo de elementos en el almacen e 6. se evidenció diferencias de existencias en algunos Falta ajuste en el programa de manejo de Durante el manejo del programa ESPARTA, se ha capacitación para el responsable del manejo de de almacén e incumplimiento de la Resolución 001 abr-14 dic-14 Almacén elementos inventarios ESPARTA presentado algunas debilidades y fallas. almacen y controlar las existencias de los bienes y inventarios de 2001 emanada por la Secretaría de elementos del almacén Haciendo del Distrito Evaluación manejo 6. No se encontró en el listado general de inventarios El valor de los elementos es menor de medio Falta de control en el manejo de los El valor de los elementos es menor de medio salario Consultar y aplicar la Resolución 001 de 2001 emanada de almacén e abr-14 ago-14 Almacén dos Hornos Microondas salario mínimo. bienes mínimo. por la Secretaría de Haciendo del Distrito inventarios 2014 2014 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA CERRADO Contrato Contador COLEGIO GUILLERMO LEÓN VALENCIA 2014 14 13 EFECTO En el As Financiero se encuentra registrados el pago de Los comprobantes de Egresos sobre pagos de Impuestos en el libro de bancos, Ordenes de Pago y Se tendrá mayor cuidado para que en la Planilla de 2.6 Comprobantes de Egresos no incluídos en el de impuestos tienen registro unicamente de No aplica por no requerir imputación de Planilla de Egresos, no está incluído dentro los rubros Egresos se registre el nombre del Banco al que se le Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduría Aplicativo As Financiero tesorería dentro del Aplicativo As Financiero y presupuestal presupuestales debido que carece de imputación gira el cheque. no hay afectación presupuestal presupuestal Tienda Escolar FEDERICO MOLINA ORTIZ 2014 12 CAUSA 7. Carece de información del Mapa de Riesgo en el No se ha subido al aplicativo el Mapa de Posible apertura Aplicativo ISOLUCION Riesgo. administrativa. 2.1. EN LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES NO SE ELABORARON NI APROBARON LAS INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA REDUCCIONES PRESUPUESTALES de acción Falta de coordinación del equipo de gestión Actualizar el cargue de información al aplicativo y abr-14 realizar seguimiento al Mapa de Riesgo. No es confiable el proceso : Las modificaciones presupuestales que trata el Decreto 4791 en su Artículo 5 numeral 3 señala: “Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como PREPARAR Y APROBAR MEDIANTE ACUERDO LAS 14/07/2014 los traslados presupuestales que afecten el mismo”. REDUCCIONES PRESUPUESTALES Por tal motivo se considera que se está cumpliendo con la normatividad vigente. ago-14 31/12/2014 Rector Coordinación AUXILIAR FINANCIERO CERRADO de de CERRADO CERRADO CERRADO y CERRADO NINGUNA No es confiable el proceso Se acepta lo señalado en el Artículo 10 de la Resolución 234 y se incluirá en el plan de mejoramiento. En lo referente al numeral sexto del artículo sexto de la Resolución 219 de 1999 anexamos evidencia de la evaluación anual por parte del Consejo Directivo. Folios 9 al 13 CREAR UN GRUPO CONFORMADO POR UN PADRES DE FAMILIA, PERSONERO Y DOCENTE 14/07/2014 PARA LA SUPERVISION DEL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR 31/07/2014 Rectoria NINGUNA 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION DE 3.1. SUPERVISION PRESTACION DEL SERVICIO DE LA INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA TIENDA ESCOLAR CONTRATACION 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION DE 3.2.1. FALTA DE SOPORTE DE PAGO A LA LA EJECUCION DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA SEGURIDAD SOCIAL POR PARTE DEL CONTRATISTA GASTOS No es confiable el proceso El CE No. 43 no se anexo pago de aportes a la seguridad social dado que su duración no es superior a ADJUNTAR LOS DOCUMENTOS tres meses y se trataba de una compra de material CORRESPONDIENTES A LOS PAGOS QUE SE 14/07/2014 didáctico. Del CE 86 se envía copia del pago de aporte REALICEN a la seguridad social. 31/12/2014 AUXILIAR FINANCIERO NINGUNA 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION DE 3.2.4. NO SE ENTREGO LA AGENDA Y/O MANUAL DE LA EJECUCION DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA CONVIVENCIA EN LA VIGENCIA 2013 GASTOS No es confiable el proceso Se estaba adecuando el nuevo manual de convivencia EJECUTAR LOS RECURSOS EN LA VIGENCIA 01/08/2014 a las normas establecidas en la ley 1620 de 2013 CORRESPONDIENTE 31/12/2014 Rectoria NINGUNA 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESO CONTABLE AL 4.1. FALTA LA CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADA POR EL RECTOR- INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA ORDENADOR DEL GASTO Y LA CONTADORA No es confiable el proceso Se acepta observación y se solicitó a la Contadora ELABORAR LA allegar la certificación de los estados financieros FINANCIEROS 14/07/2014 31/12/2014 CONTADORA NINGUNA 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESO ALMACEN AL 5.1. SE OBSERVO LA FALTA DE FIRMA POR PARTE DE DE LOS DOCENTES DEL AREA DE INFORMATICA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA LOS INVENTARIOS POR DEPENDENCIAS No es confiable el proceso FIRMAR POR PARTE DE LOS DOCENTES Se acepta observación para incluir en plan de RESPONSABLES EL INVENTARIOS DEL AREA DE 14/07/2014 mejoramiento. INFORMATICA 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESO ALMACEN 5.4. LOS FORMATOS DE INGRESOS DE BIENES NO AL REGISTRA LOS CODIGOS DE CATALOGOS DE LA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA RESOLUCION 2039 DE 2008 EXPEDIDA POR LA SECRETARIA DE HACIENDA No es confiable el proceso AJUSTAR EL FORMATO DE INGRESO DE BIENES Se acepta observación para incluir en plan de INCLUYENDO EL REGISTRO DE LOS CODIGOS DEL 14/07/2014 mejoramiento. CATALOGO CORRESPONDIENTE 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA CERTIFICACION DE ESTADOS La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 22 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 14 13 CAUSA 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA AL 5.6. NO SON ENTREGADOS A LA CONTADORA LA DE RELACION DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARA EL CIERRE MENSUAL No es confiable el proceso ENTREGAR MENSUALMENTE LA RELACION DE Se acepta observación para incluir en plan de INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN EN EL CIERRE 25/07/2014 mejoramiento. CONTABLE PARA SU REGISTRO 31/12/2014 ALMACEN CONTADORA 5.7. PREPARAR UN BALANCE MENSUAL CON LOS AL SALDOS DE INVENTARIOS AL CIERRE DE CADA MES DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARA EFECTOS DE OCNCILIACION CON SALDOS CONTABLES No es confiable el proceso ELABORAR UN BALANCE CON LOS SALDOS DE Se acepta observación para incluir en plan de INVENTARIOS MENSUALMENTE Y ENTREGARLO A 25/07/2014 mejoramiento. LA CONTADORA 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA No es confiable el proceso Se acepta observación para incluir en plan de ACTUALIZAR EL KARDEX mejoramiento. 25/07/2014 31/12/2014 ALMACENISTA NINGUNA 31/03/2015 RECTOR NINGUNA 10/03/2015 31/03/2015 SECRETARIA NINGUNA EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE RECOGERAN DIRECTIVO SE RECOGERAN LAS FIRMAS DE COMO MINIMO CINCO (5) FIRMAS EN CADA ACTA TODOS LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO PARA 23/01/2015 DE CONSEJO DIRECTIVO, PARA QUE QUEDE QUE QUEDE APROBADAS LAS DECISIONES QUE SE APROBADAS LAS DESICIOES ALLI TOMADAS. TOMEN EN DICHAS REUNIONES. 27/11/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO NINGUNA 10/03/2015 31/03/2015 CONTADOR NINGUNA 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESO ALMACEN 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESO ALMACEN 2014 JAIME CAMPO PROSPERO PINZON EVALUACION PROCESO ALMACEN 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION GOBIERNO ESCOLAR 1.4. NO SE APROBO EL REGLAMENTO INTERNO DE NO SE EVIDENCIA CONSEJO DIRECTIVO REGLAMENTO ESCRITO DEL INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO SE ACORDABA DE MANERA INFORMAR EN LA PRESENTAR Y APROBAR REGLAMENTO INTERNO 10/03/2015 INSTALACION DEL CONSEJO DE CONSEJO DIRECTIVO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION GOBIERNO ESCOLAR 1.5. NO SE ELABORAN LAS ACTAS EN EL FORMATO DESCONOCIMIENTO DEL FORMATO ESTABLECIDO INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION GOBIERNO ESCOLAR 1.7 FALTA DE LAS FIRMAS REQUERIDAS EN LAS ACTAS PARA LA APROBACION Y TOMA DE DECISIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION PROCESO CONTABLE AL 2014 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION PROCESO TESORERIA AL DE 4.1. NO SE ADOPTO EL MANUAL DE TESORERIA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION PROCESO TESORERIA AL 4.3. NO SE EVIDENCIO LA PRESENTACION DEL DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA FLUJO DE CAJA EJECUTADO MES A MES INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION PROCESO TESORERIA AL 4.5. LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PRESENTAN DESCONCIMIENTO DE INCONSISTENCIAS Y NO SE ELABORO EL LIBRO DE PROCEDIMIENTOS BANCOS CUENTA CORRIENTE LOS INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION PROCESO TESORERIA AL 4.6. SE ESTAN APLICANDO DESCUENTOS DEL FALTA DE SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD INCUMPLIMIENTO DE GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS HECHA A LA SECRETARIA DE HACIENDA NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION PROCESO TESORERIA AL 4.10. NO SE ELABORO EL FORMATO DE DESCONCIMIENTO DE RECORRIDO POR TRANSPORTES EJECUTADOS PROCEDIMIENTOS POR CAJA MENOR AL DE 5.8. EL KARDEX NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADO INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA NO SE DEJO 3.6 NO SE EVIDENCIA LA PRESENTACION DE NOTAS PRESENTACIN A LOS ESTADOS FINANCIEROS FINANCIEROS DESCONOCIMIENTO DEL FORMATO ESTABLECIDO EVIDENCIA DE LA INCUMPLIMIENTO OBLIGACIONE PRECISAR EN EL ACTA DE REUNION DE ESTADOS SCONTRACTUALES PRESENTCION DE ESTADOS FINANCIEROS DE DE ELABORAR LAS ESTABLECIDO ACTAS LA ELABORAR LAS NOTAS FINANCIEROS 2013 EN A EL LOS FORMATO ESTADOS Y NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA ADOPTAR EL MANUAL DE TESORERIA 10/03/2015 30/04/2015 RECTOR CONSEJO DIRECTIVO Y DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA ELABORAR Y PRESENTAR EL FLUJO DE CAJA 10/03/2015 EJECUTADO MES A MES 31/12/2015 AUX. FINANCIERO NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA ELABORAR EL LIBRO DE BANCOS DE LAS CUENTAS BANCARIAS Y REALIZAR MES A MES LAS 10/03/2015 RESPECTIVAS CONCILIACIONES BANCARIAS 31/12/2015 AUXILIAR FINANCIERO NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA SOLICITAR NUEVAMENTE A LA SECRETARIA DE HACIENDA LA CERTIFICACION PARA 10/03/2015 EXONERACION DE ESTE GRAVAMEN 30/04/2015 AUXILIAR FINANCIERO NINGUNA LOS INCUMPLIMIENTO MANUAL DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ELABORAR EL FORMATO DE RECORRIDO DEL RUBRO DE TRANSPROTE QUE SE EJECUTA POR 10/03/2015 CAJA MENOR 30/11/2015 AUX. FINANCIERO Y RESPONSABLE CAJA MENOR NINGUNA NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 18 y 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de octubre de 2014. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO 11 12 CONTRATISTA 2015 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA 5.1 INCUMPLIMIENTO POR PARTE DEL CONSEJO EVALUACION AL DIRECTIVO EN LO NORMADO EN EL NUMERAL 2 PROCESO DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA DEL ARTICULO 2 DE LA RESOLUCION 219 DE 1999 CONTRATACION AL NO APROBAR EL LLAMADO A OFERTAS 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL NO SE DEJARON LAS SUFICIENTES 5.2 INCUMPLIMIENTO DE ALGUNOS COMPROMISOS PROCESO DE EVIDENCIAS DEL CUMPLIMIENTO DE LO PACTADOS EN EL CONTRATO DE CONTADOR CONTRATACION PACTADO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL 5.3 NO SE ELABORA NI SE PUBLICA LA RELACION NO SE DEJO EVIDENCIA DE PROCESO DE MENSUAL DE CONTRATOS PUBLICACION DE LOS CONTRATOS CONTRATACION 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL 5.5. FALTA SOPORTE DE PAGO A LA SEGURIDAD PROCESO DE FALTA DE EVIDENCIA DOCUMENTAL SOCIAL CONTRATACION 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL 5.6. NO ESTAN SOPORTADOS LOS PAGOS CON LOS NO SE GENERO EL DOCUMENTO FISICO INCUMPLIMIENTO PROCESO DE CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES PARA EVIDENCIA DEL SOPORTE NORMADO CONTRATACION DISCIPLINARIOS 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL 5.7. NO SE ANEXAN SOPORTES PROCESO DE CORRESPONDIENTES A LOS PROVEEDORES DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA CONTRATACION TRANSPORTE ESCOLAR 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA 2014 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 14 13 AÑO AUDITO RIA CAUSA EFECTO INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 16 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA DAR CUMPLIMIENTO A LO NORMADO EN LA RESOLUCION 219 DE 1999 LLAMADO A OFERTAS 10/03/2015 PARA CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR FALTA DE REVISION DE LAS OBLIGACIONES REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS 10/03/2015 CONTRACTUALES PACTADOS EN EL CONTRATO DE CONTADOR LA RELACION DE Y 31/12/2015 RECTOR AUXILIAR FINANCIERO 31/12/2015 RECTOR CONTADOR Y 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES NINGUNA LA INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 10/03/2015 31/12/2015 AUX. FINANCIERO NINGUNA INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO DIFICULTAD PARA QUE LOS CONTRATISTAS SOLICITAR LOS PAGOS DE APORTES A LA 10/03/2015 ALLEGUEN ESTOS DOCUMENTOS SEGURIDAD SOCIAL DE LOS GIROS REALIZADOS 31/12/2015 AUX. FINANCIERO NINGUNA DE LO INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO EVALUACION AL 5.8. LA INSTITUCION NO DA CUMPLIMIENTO A LO PROCESO DE NORMADO EN EL NUMERAL 6 DEL ARTICULO 10 DEL DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA CONTRATACION DECRETO 4807 DE 2011 INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA 5.9. LA INSTITUCION NO DA CUMPLIMIENTO A LO EVALUACION AL NORMADO EN LA RESOLUCION 2352 DE 2013 AL NO PROCESO DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA EFECTUARSE UNA ADECUADA UTILIZACION DEL CONTRATACION RUBRO PRESUPUESTAL INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL 5.10. SE EVIDENCIA PROCEDIMIENTO INDEBIDA EN PROCESO DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA L AFECTACION DE LOS RECURSOS CONTRATACION INCUMPLIMIENTO NORMADO DE LO 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL 5.11. HACEN FALTA COMO SOPORTE DEL LOS PROCESO DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA PAGOS LAS ENTRADAS DE ALMACEN CONTRATACION INCUMPLIMIENTO NORMADO DE 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA EVALUACION AL PROCESO DE 6.6. NO EXISTE KARDEX DE ELEMENTOS EN FALTA DE HERRAMIENTAS ALMACEN E BODEGA FACILITEN LOS REGISTROS INVENTARIOS 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA 7.1. FALTA SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS 003 DE 2013 DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA ELABORAR Y PUBLICAR CONTRATOS MES A MES 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA SOLICITAR LOS CERTIFICADOS ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS 10/03/2015 31/12/2015 AUX. FINANCIERO NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA SOLICITAR LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE EN LA CONTRATACION DEL 10/03/2015 TRANSPORTE ESCOLAR 31/12/2015 RECTOR Y AUX. FINANCIERO NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA NO EJECUTAR CON RECURSOS CAPACITACION A DOCENTES 10/03/2015 31/12/2015 RECTOR Y AUX. FINANCIERO NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA TENER EN CUENTA LO NORMADO EN LA DEBIDA 10/03/2015 AFECTACION DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES 31/12/2015 RECTOR Y AUX. FINANCIERO NINGUNA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA TENER EN CUENTA LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA UNA DEBIDA AFECTACION 10/03/2015 DE LOS RECURSOS 31/12/2015 RECTOR Y AUX. FINANCIERO NINGUNA GENERAR COPIA ADICINAL DE LAS ENTRADAS A LO EL SR. ALMACENISTA SOLO GENERA UNA COPIA ALMACEN Y ENTREGARLAS PARA ANEXAR A LOS 10/03/2015 DEL DOCUMENTO PARA SU ARCHIVO PAGOS CORRESPONDIENTES 31/12/2015 ALMACENISTA Y AUX. FINANCIERO NINGUNA QUE INCUMPLIMIENTO MANUAL DE FALTA DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE ELABORAR EL KARDEX DE LOS ELEMENTOS EN 10/03/2015 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FACILITEN EL REGISTRO DE INFORMACION BODEGA 31/12/2015 ALMACENISTA NINGUNA LAS MULTIPLES ACTIVIDADES ACADEMICAS NO PERMITEN GENERAR DESCONOCIMIENTO DEL MAPA DE NO SE PLANEARON ESPACIOS PARA SOCIALIZAR REALIZAR SEGUIMIENTO PERIODICO AL MAPA DE 10/03/2015 ESPACIOS PARA SOCIALIZAR ESTOS RIESGOS ESTE DOCUMENTO DE MANERA PERIODICA RIESGOS ASUNTO 31/12/2015 RECTOR NINGUNA DEL DE FSE La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 7 de julio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 7 de julio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 7 de julio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 11 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 21 de octubre de 2015. ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 ALFONSO JAIME CAMPO REYES ECHANDIA 2014 JAIME CAMPO 2014 2014 INSTITUCION EDUCATIVA DARIO ECHANDIA DARIO JAIME CAMPO ECHANDIA JAIME CAMPO 14 13 EFECTO CUMPLIMIENTO 8.1. SE DEBE FOLIAR LA DOCUMENTACION DE LA FALTA DE CPACITACION SOBR ARCHIVO INCUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA INFORMACION Y ELABORAR TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL NORMADO 003 DE 2013 DOCUMENTAL DE 1. EVALUCION 1.7. No presentación por parte de la Rectora de los No presentación de los Estados Contables al DEL GOBIERNO Incumplimiento de la norma Estados Contables al Consejo Directivo. Consejo Directivo ESCOLAR No se sometio a aprobacion del Consejo 1.8. No aprobación por parte del Consejo Directivo del Directivo del Comité de Mantenimiento de Incumplimiento de la norma Comité de Mantenimiento escolar Gobierno escolar elegido democraticamente. 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA DARIO ECHANDIA 3.4. No publicación de los Estados Financieros No se certificaron los Estados Contables Incumplimiento del memorando No se publicaron los Informes de gestión, Incumplimiento de la norma resultados, financieros y contables DESCONOCIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO FOLIAR LA INFORMACION DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y ELABORAR TABLA DE 10/03/2015 RETENCION DOCUMENTAL Por ser un tema muy técnico, solamente se presentaba Presentar los Estados Financieros al Consejo Directivo el informe de la ejecuciòn presupuestal 31/12/2015 Octubre 2014 Abril 2015 la primera reunion se realizo el 05 para la vigencia 2013 no se conformo comité de presentar al Consejo Directivo el Comité de de Junio de mantenimiento Escolar, pero para el año 2014 ya se Abril 2015 Mantenimiento Escolar y llevar sus respectivas actas 2014 y el 17 encuentra conformado, con sus respectivas actas. de Julio de 2014, se anexa copia Los Estados Contables se certifican con la firma del Certificar los Estados contables mediante Contador, con su firma se dá fe pública certificación firmada por el Rector y Contador Se publican los informes de ejecución presupuestal, los Publicar los Estados Contables cuales son más entendidos por la comunidad educativa una Diciembre 2014 Abril 2015 Octubre 2014 Abril 2015 AUX. FINANCIEROALMACENISTASECRETARIA Rector y Contador Ninguna 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la se han realizado dos institución con la acción correctiva Rector y Consejo la presentacion al reuniones en la plasmada en el plan de CERRADO Directivo. Consejo Directivo. presente vigencia. mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. Ejecucion del presupuesto en su totalidad en la medida de la entrega de la planta fisica de la Sede A, y que Dotaciones escolares informe sobre la dotacion que dara al Colegio. Rector, Docentes , Administrativos y CD responsables de los Proyectos, y del reporte de necesidades. se han atendido algunas de las necesidades y se han realizado algunas adecuaciones como en salas de Informatica, Laboratorios. Rector y Contador Se certificaron los Estados Financieros Continuar con de Diciembre y se cumplimiento están certificando memorando los de este año mensualmente Contador Ninguna Se adoptó el Manual de Tesoreria de acuerdo a la guia de Rector y Auxiliar apoyo Financiera y Financiero fue aprobado por el Consejo Directivo en Agosto de 2014. Seguir adoptando el manual de tesoreria de acuerdo a las especificaciones de la SED año 2015, y que sea aprobado por el Consejo Directivo. 4.3. No presentación trimestral del Flujo de Caja al Para la Vigencia 2013 se presento al Consejo Incumplimiento de la norma Consejo Directivo Directivo el Flujo de caja Inicial. En Agosto de 2014 se presento al Consejo Directivo el Se presento al Consejo Directivo el flujo de caja Inicial y Flujo de Caja para su seguimiento, a medida que se se realizaron la modificaciones con cada acuerdo de Octubre 2014 Abril 2015 presenten cambios en el flujo se relizaran los ajustes modificación al presupuesto de la vigencia necesarios y se informará al Consejo Directivo En Agosto de 2014 se presento ante el Rector y Auxiliar Consejo Directivo el Financiero Flujo de Caja para su respectivo seguimiento. presentar el comportamiento que ha tenido el flujo de caja en el mes de Noviembre de 2014 al Consejo Directivo. Como todos los años se realiza la convocatoria de la Tienda Escolar, no era necesario realizar una evalución Realizar la Evaluación de la Tienda Esciolar y al siguiente año por lo que podían ganar otros proponentes. Realizar los Rector y Consejo procemientos para Evaluar Directivo. la evaluación de la Escolar Tienda Escolar DARIO ECHANDIA 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA 5. EVALUCION AL 5.2. El Consejo Directivo no cumplió con la función de PROCESO DE Desconocimiento de la Norma evaluar anualmente la tienda escolar CONTRATACION DARIO ECHANDIA 5.3. Incumplimiento del Contrato de Prestación de 5. EVALUCION AL No se entregaron los procedimientos Servicios Profesionales (Contadora) en el numeral 3 PROCESO DE contables ni se publicaron los Estados Incumplimiento de la Norma Procedimientos escritos de los procesos contables y CONTRATACION Contables publicación mensual de los Estados Financieros. Incumplimiento de la norma Diciembre 2014 Abril 2015 Se realizaron los procedimientos pero por olvido no se Entregar los procedimientos de los procesos contables entregaron en el colegio, y en la publicación ya se Octubre 2014 Abril 2015 por todo concepto y publicar los Estados Contables explicó en el numeral 3.4. Contador Se elaboraron los procedimientos para el proceso contable pro todo concepto y se publicaron los Estados Financieros La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la el institución con la acción correctiva del plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Publicar institución con la acción correctiva mensualmente los plasmada en el plan de CERRADO Estados Contables mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. En el manual de Control Interno adoptado por el Adoptar el Manual de Tesorería por parte del Consejo Consejo Directivo incluye todo lo relacionado con el Octubre 2014 Abril 2015 Directivo Manual de Tesoreria JAIME CAMPO ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 7 de julio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Presentación de los institución con la acción correctiva Estados contables al plasmada en el plan de CERRADO Consejo Directivo mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. Se presenta a Consejo Directivo el acuerdo No. 07 del 26 de Abril de 2013 por el cual se adopta y aprueba el manual de control interno para el fondo de servicios educativos, dentro 4. EVALUACION de los cuales se especifica el manuel de 4.1. La Institución no adoptó el Manual de Tesoreria por AL PROCESO DE tesoreria para dicha vigencia, para el año Incumplimiento de la norma parte del Consejo Directivo TESORERIA 2014 se aprobo el manual de Tesoreria en el mes de Agosto de 2014 de acuerdo a la guia financiera de apoyo para la gestion de los fondos de servicios educativos, emitida por la SED en Nov 2013. 2014 JAIME CAMPO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 3. EVALUACION DEL PROCESO 3.1. Falta de certificación de los Estados Contables. CONTABLE DARIO ECHANDIA 2014 LO 16 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA DARIO ECHANDIA JAIME CAMPO JAIME CAMPO 12 CAUSA para la vigencia 2013 se reservo un porcentaje de los 2. EVALUCION 2.3. Bajo porcentaje de ejecución en en la gestión del No se ejecuto en su totalidad el presupuesto recursos para ejecutarlos de acuerdo a las necesidades ejecutar presupuesto de acuerdo a las necesidades que DEL PROCESO Construccion de la 2 etapa del Colegio Octubre 2014 Abril 2015 gasto y en los proyectos de inversión. por encontrarse el Colegio en Construcción. que presente la nueva planta fisica, como requiera la nueva planta fisica de la sede A. PRESUPUESTAL adecuaciones. 2014 2014 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS la La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Tienda plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. Continuar con la elaboracion de los procedimientos del proceso contable y la publicación de los Estados contables La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 JAIME CAMPO JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA DARIO ECHANDIA DARIO ECHANDIA DARIO JAIME CAMPO ECHANDIA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 16 15 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES Realizar el llamado a oferta para la vigencia 2015 para contratar la sistematizacion de la institucion La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. si se realizo la solicitud a la imprenta pero nos informan que la imprenta no cuenta con los equipos necesarios Incumplimiento de la resolución 074 para los procesos solicitados por la institucion, por ello Solicitar a la imprenta la elaboración de los impresos Octubre 2014 Abril 2015 de 2008 se informo al consejo Directivo donde se aprobo la del colegio convocatoria para la eleccion de la compra de las agendas escolares 2013 el 26 de Abril de 2013 En el transcurso del año 2014 en dos oportunidades se solicito a la imprenta la elaboracion de las Agendas, Siendo RectorAuxiliar negativa la Financiero respuesta por lo que el colegio realizo varias cotizaciones para la compra de las Agendas Escolares. para la vigencia 2014 se envio a la imprenta solicitudes de elaboracion de agendas en Enero y en Junio de 2014 donde nos informaron que por el alto volumen de trabajo que se presenta en la linea editorial no esta en condiciones de elaborar dichas agendas. para el año 2015 realizar la misma gestion ante la imprenta. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. por ser compras no se anexo por parte del Desconocimiento de la norma para la se realizo la solicitud de los documentos pertinentes a solicitar el pago a la Seguridad Social del Proveedor no proveedor el soporte de afiliacion a la solicitud de la seguridad social para Octubre 2014 Abril 2015 la compra solo por servicios si no por compras. Seguridad Social. las compras Auxiliar Financiero se estan solicitando a todos los proveedores por compras y por servicios el pago a la seguridad Social. 5. EVALUCION AL 5.5. No se solicito a la Imprenta Distrital la elaboración PROCESO DE La solicitud se realizo el 02 de Abril de 2013 de las agendas CONTRATACION Incumplimiento del reglamento cumplimiento del reglamento aprobado por el Consejo Se realizo procedimiento cumpliendo las directrices Directivo para contratos de servicios menores a 20 dadas en el manual de contratación, aprobado por el Octubre 2014 Abril 2015 SMVL y el estatuto de contratación para contratos Consejo Directivo 2013 mayores a 20 SMVL Auxiliar Financiero 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA 6. EVALUACION 6.1. Los formatos de ingreso y salida de almacen no son por desconocimiento de los formatos Siempre se han trabajado con los formatos AL PROCESO DE falta de informacion por parte de la dreccion los establecidos por la Dirección de Dotaciones de la sed, sin embargo se diseñaron a institucionales y no no hay objecion por parte de la Hacer la respectiva solicitud de los formatos. ALMACEN E de dotaciones Escolares y no están firmados por la Rectora nivel institucional. direccion de Dotaciones Escolares. INVENTARIOS Octubre 2014 Abril 2015 almacenista se han diligenciado todos los ingresos y si han sido firmados por ambas partes (almacen y rectoria), vigencia 2014. 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA 6. EVALUACION Se hace entrega del inventario individual pero no se 6.2. Inconsistencias en la verificación del inventario AL PROCESO DE la persona encargada del inventario No ha sificiente coherencia entre el reportan a tiempo los cambios que se realizan en los Mantener actuallizado el inventario teniendo en cuenta fìsico de algunas dependencias y falta de firma de la Octubre 2014 Abril 2015 ALMACEN E individual, no informa los cambio que realiza. inventario fisico y el individual. elementos de inventario por diversas causas, los cambios que se realicen Rectora en los Inventarios Individuales INVENTARIOS institucionales almacenista verificacion de los inventarios individuales y actualizarlos, según las novedades que se presenten 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA 6. EVALUACION AL PROCESO DE 6.3. No existencia del kardex ALMACEN E INVENTARIOS el kardex si existe Octubre 2014 Abril 2015 almacenista verificacion actualizacion imprimir 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA 7. EVALUACION AL MAPA DE 7.1. El colegio no cuenta con mapa de riesgos RIESGOS La institucion si cuenta con mapa de riesgo, manejado en ISOLUCION de la Secretaria de el mapa de riesgo es manejado por un Se ha tramitado y se ha hecho seguimiento de acuerdo Solicitar a la dependencia Educacion, donde se ha diligenciado, pero no Directivo Docente y un docente. a las fechas estipuladas por la SED documento mapa de riesgos. se tiene en fisico, por lo que no ha permitido la impresión. Octubre 2014 Abril 2015 Solicitud Rectoria,Pagaduria informacion y Coordinacion impresión 2014 JAIME CAMPO DARIO ECHANDIA 8.2. Foliar la información de almacén, y actas de 8. CUMPLIMIENTO Falta de espacios adecuados debido a la reuniones del Consejo Directivo y sus soportes y llevar DE LA DIRECTIVA construccion no ha permitido la organización No se tiene el archivo organizado tabla documental donde se tenga radicado el historial de 003 DE 2013 documental correspondiente los soportes documentales 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONSEJO DIRECTIVO ESTADO El contrato de sistematizacion de la vigencia 2014, cumple con las exigencias descritas en el manual de contratación aprobado por el Consejo Directivo, se encuentran las cotizaciones solicitadas para la respectiva contratacion 5. EVALUCION AL 5.4. No se llevo a cabo el llamado a ofertas para el PROCESO DE No se solicitaron las tres cotizaciones proceso de Sistematización de Boletines. CONTRATACION 5. EVALUCION AL PROCESO DE 5.8. Falta de soporte de pago de la Seguridad Social CONTRATACION 14 13 EFECTO esta sistematizado mas no en fisico 1,5 No se evidencio correctamente el fomato de actas Se manejaba un libro de actas, diferente al Falta de control de establecidos por SED para reuniones de consejo formato emitido por la SED en el aplicativo de socializacion del misma. Directivo ISOLUCION actas se realizo en bosquejo del formato de kardex en el imprimir para llevarlo en fisico sistema y se lleva las entradas y salidas de almacen encargada copia del En la medida que se tenga el espacio adecuado para Tan pronto se entrega la obra que se adelanta se Noviembre almacen con su respectiva dotacion se organizara el adecuara el espacio y la dotacion y se realizara la 30 de 2014 archivo correspondiente. organización de almacen. Abril 2015 Rectoria Almacenista 1 DE y No se realizaron las actas por falta de conocimiento Se implementara el formato para las respectivas 1 DE FEBRERO AGOSTO DE RECTOR del formato reuniones del colegio DE 2015 2014 y Solicitar todos los documentos para las compras anexando seguridad social a partir de la vigencia 2015 para servicos los proveedores siempre anexan seguridad social. cambiar los formatos por los exigidos y hacer firmar los egresos vo.bo por la persona representante legal de la inst. volver a verificar dichos inventarios individuales y actualizarlos a la fecha y e Ninguna de Actualizar el mapa de de Riesgos Actualmente se hace recopilacion Ninguna Documental Implementacion Formato Isolucion a reuniones de indole administrativo, NINGUNA directivo, pedagogico, convivencial y academico La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 22 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 7 de julio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 19 de octubre de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 7 de julio de 2016. CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de agosto de 2015. 11 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA 1,8 No se evidencio soporte de la instalacion del mismo COMITÉ DE La no evidencia en un acto Se realizaron las reuniones mensuales del comité pero 1 DE tal como lo establece la Resolucion 2280 de 2008 sobre el directivo docente encaragado de realizar la se realizara el soporte de instalacion del comité, tan 1 DE FEBRERO MANTENIMIENTO administrativo de los integrantes del directivo docente no motivo la realizacion del acta de AGOSTO DE RECTOR el Manual de Uso y conservacion y Mantenimiento de los instalacion no hizo la gestion pronto se encuentre en directivo responsable del mismo DE 2015 ESCOLAR comité de mantenimiento instalacion 2014 Establecimientos Educativos. 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA TESORERIA 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONTRATACION (CONTRATO DE 5,2,1 No se evidencio procedimientos procesos PRESTACION DE contables de las operaciones financieras y patrimoniales SERVICIOS del colegio. PROFESIONALES (Contador) 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONTRATACION (CONTRATO DE Inclumplimiento de la Resoiucion Rectoral en Falta de seguimiento en los procesos PRESTACION DE 5,2,2 No se evidencio actas y convocar el comité de El comité esta secionando según lo establecido las reuniones ordinarias de comité de de almacen, pagaduria , contratacion Reuniones por parte del comité SERVICIOS Sostenibilidad Contable cada dos meses mediante la Resolucion sostenibilidad contable y contabilidad PROFESIONALES (Contador) 1 DE 1 DE FEBRERO RECTORAGOSTO DE DE 2015 CONTADOR 2014 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONTRATACION (CONTRATO DE 5,2,3 Conciliar mensualmente los cierres financieros y No se efectuaron las actas de cierre PRESTACION DE Incumplimiento del Memorando financiero DFse efectuaran las actas correspondientes por el los cierres de almacen y documentada dicha actividad que soportan el cierre de la Elaboracion actas de cierre SERVICIOS 5400-001 del 18 de febrero de 2013 memorando estableciod por la SED mediante acta informacion financiera y contable PROFESIONALES (Contador) 1 DE 1 DE FEBRERO RECTORAGOSTO DE DE 2015 CONTADOR 2014 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONTRATACION 5,5 Se evidencio utilizacion indebida de rubro Incumplimiento en lo establecido en la 1 DE Falta de aplicación de la Guia de Apoyo El auxiliar financiero verificara lo normatizado y El auxiliar financiero se compromete a dar cumplimiento 1 DE FEBRERO incumpliendo en la Resolucion 2352 de 2007" GUIA DE GUIA APOYO PRESUPUESTAL Y AGOSTO DE PAGADURIA Presupuestal en la ejecucion Gasto por rubro establecido en la GUIA PRESUPUESTAL con la destinacion de los rubros presupuestales DE 2015 APOYO PRESUPUESTAL " CONTRACTUAL DE LA SED 2014 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONTRATACION existen dos sedes distanciadas por tal motivo 5,7 Incumplimiento decreto 4791 de 2008 sobre pago de se hace necesario el contador con telefonia servicio de telefonia movil movil independiente, puesto que los padres de familia y estudiantes manejan telefonia celular 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA GESTION DOCUMENTAL 8,2 Se debe foliar la informacion presupuestal, Tesoreria, almacen,contratacion actas de reuniones de consejo directivo y sus soportes y llevar una tabla de archivo Documental. 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA GOBIERNO ESCOLAR 1,5 No se evidencio correctamente el fomato de actas Se manejaba un libro de actas, diferente al Falta de control de establecidos por SED para reuniones de consejo formato emitido por la SED en el aplicativo de socializacion del misma. Directivo ISOLUCION 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA GOBIERNO ESCOLAR Falta de los miembros de consejo 1,6 No se evidencio que las actas tuvieran el minimo de Falta de compromiso de los miembros de consejo las proximas reuniones de consejo directivo No se establecio el cumplimiento de la norma directivo firmen las actas y sean 5 firmas como lo establece la Resolucion 2352 del 2013 directivo a no firmar las actas de reuniones realizaran las respectivas actas por los asisitentes avaladas las decisiones tomadas CONTRATACION según reuniones realizadas por el consejo academico y CONSEJO 5,3 Contrato de prestacion de servicio por la adquisicion el rector e ingeniero de la SED, se toma la decision de ACADEMICONo utilizacion de la plataforma de la secretaria la plataforma de la SED no genera volver a utilizar la plataforma de la Secretaria de 15 de enero 31 de julio de para uso permanente del sistema de control academica cambiar la plataforma de sistematizacion de notas y se RECTOR Y de educacion en control de notas acdemicas algunos informes academicos. Educacion de 2015 2015 via internet, denominado SYS COLEGIOS empieza a realizar la respectiva contratacion con SYS INGENIERO SED COLEGIOS PLATAFORMA GOBIERNO ESCOLAR 1,6 No se evidencio que las actas tuvieran el minimo de 5 firmas como lo establece la Resolucion 2352 del 2013 CONTRATACION La contadora del colegio no presento ante el 5,2 No se evidencio procedimientos procesos contables consejo Directivo el procedimiento contable de las operaciones financieras y patrimoniales del de las operaciones financieras y el rector no colegio. superviso el contrato INSTITUCION EDUCATIVA 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 4,3 No se evidencio la presentacion al Consejo Directivo Porque genera incertidumbre la no Los informes de flujo de caja trimestrales fueron el FLUJO DE CAJA mensualizado cada tres meses por No se evidencio en actas de consejo directivo socializacion del flujo de caja de lo publicados en cartelera de Rectoria con pleno socializar oportunamente los flujos de caja parte del Rector al Consejo Directivo para su la socializacion del Flujo de caja ejecutadoi trimestralmente ante el conocimiento por parte del directivo docente seguimiento consejo Directivo y la comunidad La contadora del colegio no presento ante el consejo Directivo el procedimiento contable de las operaciones financieras y el rector no superviso el contrato TIEMPO 1 DE 1 DE FEBRERO RECTORAGOSTO DE DE 2015 PAGADURIA 2014 No se socializo ante el consejo directivo el manual de procedimientos El area contable aplica lo normatizado en el PGCP y el 1 DE contables y operaciones financieras , Elaborar y socializar el manual de procedimientos 1 DE FEBRERO RECTORmanual de procedimientos contables establecidos por AGOSTO DE lo que dificulta la claridad en las contables DE 2015 CONTADOR la Secretaria de Hacienda 2014 partiudas contables en la presentacion de los estados financieros Se genera un mayor gasto, que en se requeria de carácter urgente el servicio de telefonia 1 DE termino de relacion beneficio/costo 1 FEBRERO DE movil sede a y telefonia fija y movil en la sede b ya que se realiza cancelacion del servicio en diciembre de 2014 AGOSTO DE RECTOR resulta ser una inversion que impacta 2014 no se contaba con este servicio en ninguna 2014 de manera positiva a la comunidad No hay conocimiento amplio referente a la manera como se debe foliar la informacion y desorganizacion en el archivo de las Falta de personal especializado en el area de Gestion Foliacion de documentos areas administrativas documentacion en las diferentes diferentes dependencias documental por parte de la Secretaria de Educacion dependencias actas y 1 DE RECTOR1 DE AGOSTO AGOSTO DE ALMACENDE 2014 2014 PAGADURIA Implementacion Formato Isolucion a reuniones de Se implementara el formato para las respectivas 15 de enero 31 de julio de indole administrativo, directivo, pedagogico, RECTOR reuniones del colegio de 2015 2015 convivencial y academico RECTOR se 15 de enero 31 de julio de CONSEJO de 2015 2015 DIRECTIVO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la hasta la fecha no se realizar el registro de institución con la acción correctiva realizo ningun tipo instalacion del comité plasmada en el plan de de mejoramiento de mantenimiento mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó durante el 2014 se el cumplimiento por parte de la entrego y socializo institución con la acción correctiva el informe del Flujo NINGUNA plasmada en el plan de de caja ante consejo mejoramiento, por lo anterior se Directivo cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó Elaboracion y el cumplimiento por parte de la socilaizacion institución con la acción correctiva manual de NINGUNA plasmada en el plan de procedimientos mejoramiento, por lo anterior se contables cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Actas de reunion de institución con la acción correctiva comité de NINGUNA plasmada en el plan de sostenibilidad mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de agosto de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva Elaboracion actas NINGUNA plasmada en el plan de de cierre mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de agosto de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Cumplimiento de la institución con la acción correctiva GUIA APOYO NINGUNA plasmada en el plan de PRESUPUESTAL mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva cancelacion del NINGUNA plasmada en el plan de servicio mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la En la fecha esta institución con la acción correctiva Implementar Tabla de foliando la plasmada en el plan de retenciones documentacion mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Y institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. NINGUNA No se socializo ante el consejo directivo el manual de procedimientos El area contable aplica lo normatizado en el PGCP y el contables y operaciones financieras , Elaborar y socializar el manual de procedimientos 15 de enero 31 de julio de RECTORmanual de procedimientos contables establecidos por lo que dificulta la claridad en las contables de 2015 2015 CONTADOR la Secretaria de Hacienda partiudas contables en la presentacion de los estados financieros ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO CONTRATACION según reuniones realizadas por el consejo academico y CONSEJO 5,3 Contrato de prestacion de servicio por la adquisicion el rector e ingeniero de la SED, se toma la decision de ACADEMICONo utilizacion de la plataforma de la secretaria la plataforma de la SED no genera volver a utilizar la plataforma de la Secretaria de 15 de enero 31 de julio de para uso permanente del sistema de control academica cambiar la plataforma de sistematizacion de notas y se RECTOR Y de educacion en control de notas acdemicas algunos informes academicos. Educacion de 2015 2015 via internet, denominado SYS COLEGIOS empieza a realizar la respectiva contratacion con SYS INGENIERO SED COLEGIOS PLATAFORMA NINGUNA GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA CONTRATACION 5,7 Revisado el 100% de los comprobantes de egreso se incumplimiento de la circular 002 del 2012 prestacion del servicio por parte de la empresa de ETB RECTORevidencio pago por valor de $621,427,76 por consumo Falta de lines telefonicas sede B por la No utilizacion del servicio de telfonia movil y fijo por la 15 de enero 31 de julio de expedida por la oficina de servicios para asumir una necesidad de telefonia movil y fija para AUXILIAR de telefonia movil atravez de las facturas de telefonia fija SED ETB y solicitar las respectivas lineas a la SED de 2015 2015 administrativos de la SED la sede B. FINANCIERA con la empresa de telefonos de bogota ETB. NINGUNA GABRIEL JAIME CAMPO BETANCOURT MEJIA GESTION DOCUMENTAL 8,2 Se debe foliar la informacion presupuestal, Tesoreria, almacen,contratacion actas de reuniones de consejo directivo y sus soportes y llevar una tabla de archivo Documental. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de mayo de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2015. 27/11/2015 A PARTIR DE LA FECHA SE ESTA ELABORANDO EL GILMA GARCIA ACTA DE REUNION TORRES - EL MISMO DIA Y RECTORA SE HACE FIRMAR NINGUNA ORDENADORA POR TODOS LOS DEL GASTO ASISTENTES A LA REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. 27/11/2015 EN LAS ACTAS DE REUNION DE DE CONSEJO GILMA GARCIA DIRECTIVO SE TORRES DEJARA POR RECTORA N/A ESCRITO QUE SE ORDENADORA SOCIALIZA Y DEL GASTO APRUEBA EL PLAN DE COMPRAS DEL COLEGIO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2016. 27/11/2015 EN LAS ACTAS DE REUNION DE DE CONSEJO DIRECTIVO SE GILMA GARCIA DEJARA POR TORRES - ESCRITO LA RECTORA INSTALACION Y NINGUNA ORDENADORA POSESION DEL DEL GASTO CONSEJO DIRECTIVO Y DEMAS DECISIONES ALLI TOMADAS. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. 27/11/2015 EN LAS ACTAS DE REUNION DE DE CONSEJO DIRECTIVO SE GILMA GARCIA DEJARA POR TORRES ESCRITO LA RECTORA NINGUNA APROBACION DEL ORDENADORA REGLAMENTO DEL GASTO INTERNO DEL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. 27/11/2015 EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO SE RECOGERAN LAS GILMA GARCIA FIRMAS DE TODOS TORRES - LOS RECTORA INTEGRANTES NINGUNA ORDENADORA DEL CONSEJO DEL GASTO PARA QUE QUEDE APROBADAS LAS DECISIONES QUE SE TOMEN EN DICHAS REUNIONES. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA SAN JOSE CASTILLA SAN JOSE CASTILLA SAN JOSE CASTILLA SAN JOSE CASTILLA DE GOBIERNO ESCOLAR DE GOBIERNO ESCOLAR DE GOBIERNO ESCOLAR DE GOBIERNO ESCOLAR DE GOBIERNO ESCOLAR 1.1. FALTA DE FIRMAS EN LAS ACTAS LA REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO POR LOS ASISTENTES A LA MISMA. 1.2. SOCIALIZACION DEL PLAN DE COMPRAS POR PARTE DEL ALMACENISTA AL CONSEJO DIRECTIVO 1.4. NO SE EVIDENCIO INSTALACION Y POSESION DEL NUEVO CONSEJO DIRECTIVO, IGUALMENTE SE OBSERVO QUE NO SE CONFORMARON LOS DIFERENTES COMITES INSTITUCIONAL DEL COLEGIO. 1.6 NO APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO 1.7 FALTA DE LAS FIRMAS REQUERIDAS EN LAS ACTAS PARA LA APROBACION Y TOMA DE DECISIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO No hay conocimiento amplio referente a la manera como se debe foliar la informacion y desorganizacion en el archivo de las Falta de personal especializado en el area de Gestion Foliacion de documentos areas administrativas documentacion en las diferentes diferentes dependencias documental por parte de la Secretaria de Educacion dependencias RECTOR15 de enero 31 de julio de ALMACENde 2015 2015 PAGADURIA A PARTIR DE LA FECHA SE ESTA ELABORANDO EL SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE CONTINUARA ACTA DE REUNION EL MISMO DIA Y SE HACE 23/01/2015 RECOGIENDO LAS FIRMAS DE LOS ASISTENTES. FIRMAR POR TODOS LOS ASISTENTES A LA REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE CONTINUARA HACIENDO LA SOCILIAZACION DEL PLAN DE COMPRAS AL CONSEJO DIRECTIVO, DEJANDO EN EL ACTA QUE QUEDA SOCIALIZADO Y APROBADO. SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE DEBE DEJAR POR ESCRITO EN EL ACTA DE REUNION LA INSTALACION Y POSESION DEL CONSEJO DIRECTIVO, ADEMAS DE TODAS LAS DEDCISIONES ALLI TOMADAS POR EL CONSEJO DIRECTIVO. EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO SE DEJARA EVIDENCIA DE QUE SE 23/01/2015 SOCIALIZA Y APRUEBA EL PLAN DE COMPRAS DEL COLEGIO. EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO SE DEJARA POR ESCRITO LA 20/03/2015 INSTALACION Y POSESION DEL CONSEJO DIRECTIVO Y DEMAS DECISIONES ALLI TOMADAS. SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE DEJA POR EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO ESCRITO EN EL ACTA DE REUNION LA DIRECTIVO SE DEJARA POR ESCRITO LA 23/01/2015 APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO. FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO. EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE RECOGERAN DIRECTIVO SE RECOGERAN LAS FIRMAS DE COMO MINIMO CINCO (5) FIRMAS EN CADA ACTA TODOS LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO PARA 23/01/2015 DE CONSEJO DIRECTIVO, PARA QUE QUEDE QUE QUEDE APROBADAS LAS DECISIONES QUE SE APROBADAS LAS DESICIOES ALLI TOMADAS. TOMEN EN DICHAS REUNIONES. 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS DE GOBIERNO ESCOLAR DE PROCESO PRESUPUESTAL DE PROCESO PRESUPUESTAL DE PROCESO CONTABLE DE PROCESO CONTABLE CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 1.11 NO SE TIENE CONFORMADO Y APROBADO EL COMITÉ DE MANTENIMIENTO DEL COLEGIO. NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, TENIENDO EN CUENTA QUE EL COMITÉ ESTA CONFORMADO, PERO NO ESTABA LEGALIZADO CORRECTAMENTE CON LAS FIRMAS, A PARTIR DE LA FECHA SE DEJO POR ESCRITO Y EN ACTA DICHA CONFORMACION Y APROBACION DEL COMITÉ. A PARTIR DEL AÑO 2015, SE INICIO EL MEJORAMIENTO DANDO GILMA GARCIA CUMPLIMIENTO A TORRES LO NORMADO, RECTORA NINGUNA REALIZANDO SU ORDENADORA RESPECTUVA DEL GASTO INSTALACION Y DEJANDO UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2016. 2.2 NO SE ENCUENTRA PUBLICADO EN LUGAR VISIBLE LA EJECUCION MENSUAL DE LOS RECURSOS. A PARTIR DEL AÑO 2015, SE SEGUIRA PUBLICANDO ELCY BAUTISTA - MENSUALMENTE SE ACEPTA LA OBSERVACION, LA EJECUCION A PARTIR DEL AÑO 2015, SE SEGUIRA PUBLICANDO AUXILIAR LAS EJECUCIONES MENSUAL SE PUBLICA EN LUGAR VISIBLE EN LA MENSUALMENTE LAS EJECUCIONES Y ESTADOS MENSUALM MENSUALMEN ADMINISTRATIVA Y ESTADOS NINGUNA PAGADURIA, EN LAS CARTELERAS DE ENTRADA FINANCIEROS, EN LAS CARTELERAS DE TODAS ENTE TE CON FUNCIONES FINANCIEROS, EN DEL COLEGIO. LAS SEDES DEL COLEGIO. FINANCIERAS. LAS CARTELERAS DE TODAS LAS SEDES DEL COLEGIO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. 2.4 BAJO PORCENTAJE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO EN LOS DIFERENTES RUBROS. NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, TENIENDO ENCUENTA QUE LOS PROYECTOS DE INVERSON SE VIENEN EJECUTANDO Y QUE LA SEDE REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS PRINCIPAL QUE ALBERGA LA MAYOR CANTIDAD PROYECTOS PROCURANDO ATENDER LOS DE ESTUDIANTES AÚN SIGUE RECIBIENDO REQUERIMIENTOS APROBADOS DOTACIONES DE LA SED POR ENTREGA DE PLANTA FISICA NUEVA. GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO Y ELCY BAUTISTA AUXILIAR ADMINISTRATIVA CON FUNCIONES FINANCIERAS. 3.1 LOS ESTADOS CONTABLES DE LA INSTITUCION DEBEN ESTAR DEBIDAMENTE CERTIFICADOS. SE ACEPTA LA OBSERVACION Y SE CERTIFICARAN A PARTIR DEL AÑO 2015, SE CERTIFICAN LOS LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL COLEGIO POR ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DE LA 31/01/2015 PARTE PARTE DE LA ORDENADORA DEL GASTO Y ORDENADORA DEL GASTO Y LA CONTADORA LA CONTADORA. GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO 3.2 NO SE ENCONTRARON LAS APERTURA DE LIBROS CONTABLES NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, A PARTIR DE LA A PARTIR DEL AÑO 2015, SE ELABORARA EL ACTA VIGENCIA 2015 SE ELABORARA EL ACTA DE DE AUTORIZACION DE FOLIOS DE ACUERDO A LA 01/01/2015 AUTORIZACION DE FOLIOS DE ACUERDO A LA NECESIDAD DEL COLEGIO. NECESIDAD DEL COLEGIOS. ACTAS DE A PARTIR DEL AÑO 2015, SE INICIO EL MEJORAMIENTO DANDO CUMPLIMIENTO A LO NORMADO, REALIZANDO SU RESPECTIVA 18/11/2014 INSTALACION Y DEJANDO UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 27/11/2015 31/12/2015 31/12/2015 SE RECEPCIONARON LOS PROYECTOS DE LAS DIFERENTES NINGUNA AREAS PARA LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO 2015 A PARTIR DEL AÑO 2015, SE CERTIFICAN LOS ESTADOS FINANCIEROS POR NINGUNA PARTE DE LA ORDENADORA DEL GASTO Y LA CONTADORA A PARTIR DEL AÑO 2015, SE GILMA GARCIA ELABORARA EL TORRES - ACTA DE RECTORA AUTORIZACION DE NINGUNA ORDENADORA FOLIOS DE DEL GASTO ACUERDO A LA NECESIDAD DEL COLEGIO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. 12/31/15 A PARTIR DEL AÑO 2015, SE SEGUIRA PUBLICANDO MENSUALMENTE ELCY BAUTISTA - LOS INFORMES DE AUXILIAR GESTION DE ADMINISTRATIVA RESULTADOS, NINGUNA CON FUNCIONES FINANCIEROS Y FINANCIERAS. CONTABLESEN LAS CARTELERAS DE TODAS LAS SEDES DEL COLEGIO. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. A PARTIR DEL AÑO 2015, SE CONSTITUIRA EL COMITÉ TECNICO NINGUNA DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. 2014 SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA DE PROCESO CONTABLE 3.4. NO SE ENCUENTRA PUBLICADO EN LUGAR VISIBLE LOS ESTADOS CONTABLES DE LA INSTITUCION EDUCATIVA. SE ACEPTA LA OBSERVACION, LOS INFORMES DE GESTION DE RESULTADOS, FINANCIEROS Y CONTABLES SE PUBLICA EN LUGAR VISIBLE EN LA PAGADURIA, EN LAS CARTELERAS DE ENTRADA DEL COLEGIO. 2014 SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA DE PROCESO CONTABLE 3.5 SE EVIDENCIO QUE NO SE CONSTITUYO EL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE CONFORMARA A PARTIR DEL AÑO 2015, SE CONSTITUIRA EL EL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD 20/03/2015 COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. CONTABLE. 30/11/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO 2014 JAIME CAMPO DE PROCESO TESORERIA DE 4,1 LA OFICINA DONDE FUNCIONA LA TESORERIA NO PRESENTA SEGURIDAD ADECUADA A PARTIR DEL AÑO 2015 A PARTIR DEL 2015 SE SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SOLICITARA VISITA DE COMITÉ DE 01/06/2015 MEDIDAS DE SEGURIDAD MANTENIMIENTO PARA REALIZAR ACCIONES SIN INCURRIR EN AFECTACIONES A LA OBRA 30/08/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO SE CONVOCARÁ A REUNION DE ABIERTO COMITÉ DE PROCESO TESORERIA 4.2 SE EVIDENCIO QUE LA OFICINA DE TESORERIA FUNCIONA EN LA SEDE C, MIENTRAS QUE LA OFICINA DE LA RECTORA-ORDENDORA DEL GASTO DE FUNCIONA EN LA SEDE A, MOTIVO POR EL CUAL SE PRESENTA INCONVENIENTE DE COMUNICACIÓN OPORTUNA ENTRE LA ORDENADORA Y LA FINANCIERA EN LA EJECUCION DE LOS RECURSOS A PARTIR DEL 2015 SE SOLICITARA VISITA DE SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS COMITÉ DE MANTENIMIENTO PARA REALIZAR 01/06/2015 MEDIDAS CORRECTIVAS ACCIONES SIN INCURRIR EN AFECTACIONES A LA OBRA 30/08/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO ACTA 16/02/2016 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la SE CONVOCARÁ A institución con la acción correctiva REUNION DE CERRADO plasmada en el plan de COMITÉ mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de febreoo de 2016. 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA SAN JOSE CASTILLA A PARTIR DEL AÑO 2015, SE SEGUIRA PUBLICANDO MENSUALMENTE LOS INFORMES DE GESTION DE 01/03/2015 RESULTADOS, FINANCIEROS Y CONTABLESEN LAS CARTELERAS DE TODAS LAS SEDES DEL COLEGIO. ABIERTO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA DE PROCESO TESORERIA DE 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO TESORERIA DE 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO TESORERIA 2014 JAIME CAMPO 2014 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 16 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 TIEMPO 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 4,4 SE EVIDENCIO QUE NO SE ELABORA POR PARTE DE LA AUXILIAR FINANCIERA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, A PARTIR DE LA VIGENCIA DEL 2015 SE IMPRIMIRAN A PARTIR A PARTIR DEL 2015 DE LA FECHA Y SE ARCHIVARAN CON LOS SOPORTES DE INGRESO, 31/01/2015 30/12/2015 ELCY BAUTISTA AUXILIAR ADMINISTRATIVA CON FUNCIONES FINANCIERAS. 4.7 SE OBSERVO INCUMPLIMIETNO CON LO REGLADO EN EL NUMERAL 2 DEL ARTICULO 6 DECRETO 4791 DE 2008 SE A CEPTA LA OBSERVACIÓN, APARTIR DE LA VIGENCIA DEL 2015 SE IMPRIMIRA EL FJUJO DE A PARTIR D EL 2015 CAJA Y SE ABRIRA UN FOLDER 31/01/2015 31/12/2015 ELCY BAUTISTA AUXILIAR ADMINISTRATIVA CON FUNCIONES FINANCIERAS. 4,11 NO SE EVIDENCIA FORMATO DONSE DE DERELACIONEN LOS RECORRIDOS EFECTUADOS RELACIONADOS EN LA EJECUCION DE LA CAJA MENOR SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, APARTIR DEL 2015 SE ELEBARARA EL FORMATO DE RECORRIDO A PARTIR DEL 2015 COMO SOPORTE DEL RUBRO E TRANSPORTE DE CAJA MENOR 31/01/2015 05/12/2015 ELCY BAUTISTA AUXILIAR ADMINISTRATIVA CON FUNCIONES FINANCIERAS. SAN JOSE CASTILLA 5,2 SE EVIDENCIO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO NO DE PROCESO DE CUMPLIO CON LA FUNCION DE EVALUAR CONTRATACION ANUALMENTE EL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN,YA QUE ANUALMENTE SE EVALUA, PERO SE DEJARA A PARTIR D EL 2015 CONSTANCIA EN LAS ACTAS D E L CONCEJO DIRECTIVO COMO MEDIDA CORRECTIVA 30/03/2015 30/11/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA 5,3 SE EVIDENCIO INCUMPLIMIENTO EN LA DE PROCESO DE CLAUSULA SEGUNDA DEL CONTRATO DEL CONTRATACION CONTADOR SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN Y SE RELIZARA A PARTIR DEL 2015 LAS MEDIDAS CORRECTIVAS GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO DE 5,5 SE EVIDENCIO QUE NO SE ELABORA Y PUBLICA CONTRATACION LA RELACION MENSUAL DE CONTRATOS SE A CEPTA LA OBSERVACIÓN, YA QUE SE PUBLICA LA INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN A PARTIR DEL 2015 SE DEJARA UNA CARTELERA MENSUALM MENSUALMEN PRESUPUESTAL SI NO QUE FACILMENTE LO EXCLUSIVA PARA LOS INFORMES FINANCIEROS ENTE TE CAMBIAN POR OTRA PUBLICACIÓN YA QUE NO HAY ESPACIO SUFIECIENTE PARA ELLO. ELCY BAUTISTA AUXILIAR ADMINISTRATIVA CON FUNCIONES FINANCIERAS. 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO DE 5,7 SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION NO CONTRATACION CONFORMO EL COMITÉ EVALUADOR DE OFERTAS NO SE ACEPTA, YA QUE EN EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DICE EN EL ARTICULO 14 DEL CAPITULO II," QUELA RECTORA LO CONVOCARA lOS PROCESOS CONTRACTUALES SE REALIZARAN 31/01/2015 CUNDO LO CONCIDERE PERTINENTE Y LA APLICANDO EL MANUAL DE CONTRATACIÓN SESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL BIEN LO REQUIERA" 05/12/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA PROCESO EJECUCION GASTOS 5,8 SE EVIDENCIO FALTA DE SOPORTE DEL PAGO A DE LA SEGURIDAD SOCIAL PENSION PERSONA NATURAL EN ALGUNOS GIROS SE ACEPTA LA O BSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SE SOLICITO AL PROVEEEDOR PAGO DE PENSIÓN 31/01/2015 MEDIDAS CORRECTIVAS 31/12/2015 ELCY BAUTISTA AUXILIAR ADMINISTRATIVA CON FUNCIONES FINANCIERAS. PROCESO EJECUCION GASTOS DE 5,9 SE EVIDENCIO INCUMPLIMIETNO DE LO NORMADO SOBRE EL ALQUILER DE UN ESPACIO PARA LA CELEBRACION DE LOS DERECHOS DE GRADO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SE SOLICITARA EL PERMISO AL CADEL PARA 31/01/2015 MEDIDAS CORRECTIVAS PROCEDER AL ALQUILER DEL TEATRO 31/11/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO DE PROCESO ALMACEN DE 6,1 OFICINA DEL ALMACEN NO ES LA ADECUADA NI SEGURA SE SOLICITARA VISITA DE COMITÉ DE NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN MANTENIMIENTO PARA REALIZAR ACCIONES SIN 30/06/2015 LAS MEDIDAS CORRECTIVAS INCURRIR EN AFECTACIONES A LA OBRA 31/12/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO 6,2 SE EVIDENCIO QUE ALGUNAS ENTRADAS DE DE ALMACEN CARECEN DE SOPORTES Y LA DOCUMENTACIÓN NO ES LA DE INSOLUCIÓN SED 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO ALMACEN 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO ALMACEN DE 2014 JAIME CAMPO SAN JOSE CASTILLA DE PROCESO ALMACEN DE SE ACEPTA,SE CORRECTIVAS TOMARAN LAS MEDIDAS SE REALIZARÁ ACOPIO DE FACTURAS SOPORTES EN LAS ENTRADAS DE ALMACEN Y 31/02/2015 42369 ALBERTO DUARTE R. 6,3 SE EVIDENCIO MANEJO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS NO SE ESTA CUMPLIENDO CONLO NORMADO RESOLUCIÓN 001 DEL 2001 SE CLASIFICARÁ LOS BUIENES ADQUIRIDOS POR SE ACEPT LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS F.S.E. SEGÚN LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCION 42035 MEDIDAS CORRECTIVAS 001 DE 2001 42368 ALBERTO DUARTE R. 6,4 SE EVIDENCIO QUE EL INVENTARIO ESTA GLOBALIZADO,NO SE ENCONTRO FIRMADOPOR EL ALMACENISTA NI ASIGNADO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN,SE TOMARANLAS M SE INDIVIDUALIZARA EDIDAS CORRECTIVAS ACUERDO A LA NORMA 42368 ALBERTO DUARTE R. LOS INVENTARIOS DE 42035 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la SE FIRMARA institución con la acción correctiva RESOLUCION plasmada en el plan de RECTORAL DE mejoramiento, por lo anterior se CONSTITUCION cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva NINGUNA plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva SE ENVIARA OFICIO plasmada en el plan de DE SOLICITUD mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. SE CONVOCARÁ A REUNION DE ABIERTO COMITÉ REVISION DE LAS ORDENES DE COMPRA Y FOTOCOPIADO DE NINGUNA LA DOCUMENTACION REQUERIDA CLASIFICAR Y DIFERENCIAR LOS BIENES ADQUIRIDOS POR NINGUNA FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SE REALIZARÁ INVENTARIO INDIVIDUAL CON NINGUNA LAS FIRMAS RESPECTIVAS ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO ABIERTO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de febrero de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA 2014 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA SAN JOSE CASTILLA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS DE PROCESO ALMACEN DE DE MAPA DE RIESGO 2014 SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA DE DIRECTIVA 2013 2014 SAN JOSE JAIME CAMPO CASTILLA DE 12 CAUSA 14 13 EFECTO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 6,5 SE EVIDENCIO QUE NO EXISTE KARDEX 42368 ALBERTO DUARTE R. 7,1 SE EVIDENCIA FALTA DE SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES A SEGUIR EN LAS MEJORAS SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN SE MEDIDAS CORRECTIVAS 30/12/2015 GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN SE MEDIDAS CORRECTIVAS 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES 2014 VEINTIUN JAIME CAMPO ANGELES 2014 JAIME CAMPO 2014 TOMARAN RECTORIA 31/01/2015 EN CADA DEPENDENCIA SE REALIZARA LA ADECUADA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y 31/01/2015 APLICABILIDAD DE LA DIRECTIVA 003 DEL 2013 SE TOMARAN LAS MEDIDAS CORRECTIVAS EN APLICABILIDAD DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y CUANTO APLICABILIDAD EN LOS PROCESOS MEJORAR LA COMUNICACIÓN RECTORIA Y 31/01/2015 CONTRACTUALES FINANCIERA 9,1 Y 9,2 PROCESO CONTRACTUAL APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DE 1.4 NO APROBACION EN ACTA DE FEBRERO 2013 FUNCIONAMIENT O DEL C. DIRECTIVO TOMARAN GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO ELCY BAUTISTA AUXILIAR FINANCIERA GILMA GARCIA TORRES RECTORA ORDENADORA DEL GASTO ELCY BAUTISTA AUXILIAR FINANCIERA VERIFICAR VIGENCIA DE NINGUNA REGLAMENTOS Y DIFUSION BRINDAR DIRECCION DE ASISTENCIA, CONSTRUCCIONE ASESORIA Y NINGUNA S SEGUIMIENTO, POR EL ASESOR. 17-ene-14 18-ene-14 AUXILIAR FINANCIERA ene-14 dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA Y CREAR EL COMITÉ Y PROGRAMAR REUNIONES ene-14 dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA REALIZACION DE Y LAS REUNIONES NINGUNA DEL COMITE LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA EL MANUAL SE ADOPTÓ PARA LA VIGENCIA 2014 ene-14 dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA Y APLICACIÓN CONTROL Y LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA EN 2014 SE LE PRESENTA AL C. DIRECTIVO ene-14 BIMENSUALMENTE. dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA Y APLICACIÓN CONTROL Y LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA EN 2014 TODOS LOS CHEQUES SE GIRAN CON LA ene-14 RESTRICCION dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA Y APLICACIÓN CONTROL Y APROBACION DE FORMALIDADES Y 1.9 SE APROBÓ PERO NO SE DEJO EXPLICITO QUE GARANTIAS PARA ERROR EN EL ACTA ERA PARA 2013 LA CONTRATACION VALIDACION DE ACTOS EL ACUERDO EN 2012 SEÑALA QUE ES PARA 2013 LAS FORMALIDADES DEBEN REGISTRADAS EN EL AÑO RESPECTIVO ESTADOS CONTABLES CERTIFICADOS 3.1 EL ORDENADOR DEL GASTO Y EL CONTADOR OMISION POR EL NO CERTIFICARON ORDENADOR DEL GASTO VALIDACION DE ACTOS CAMBIOS EN EL CARGO DE RECTORIA EL ORDENADOR DEL GASTO CERTIFICAN MENSUALMENTE. VEINTIUN ANGELES COMITÉ TECNICO DE 3.5 EL COMITÉ NO SE REUNIÓ EN 2013 SOSTENIBILIDAD OMISION CONTROL LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES MANUAL TESORERIA OMISION VALIDACION DE ACTOS 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES PRESENTACION DEL FLUJO DE CAJA AL 4.3 NO SE HIZO CON LA PERIODICIDAD REQUERIDA OMISION CONSEJO DIRECTIVO. FALTA DE SEGUIMIENTO 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES RESTRICCION DE 4.8 NO SE LES COLOCABA LA RESTRICCION DE NEGOCIABILIDAD OMISION "PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO" DE CHEQUES RIESGOS FINANCIEROS AUNQUE NO ASISTIERA QUEDAR Y EL RECTOR La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 16 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2016. 24-oct-14 SE SESIONÓ FUNCIONARIO ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 12 de julio de 2016. EL EN EL AÑO 2014 HUBO DESIGNACION DE UN 03-oct-14 PROFESIONAL, QUIEN ASISTIÓ. FALTA DE CONCEPTOS TECNICOS Y NINGUNA RECTORIA COMITÉ DE 1.8 ASISTENCIA DEL GESTOR DE LA DIRECCION DE MANTENIMIENTO NO FUE NOMBRADO POR LA SED CONSTRUCCIONES ESCOLAR CONTROL 30/12/2015 SE REALIZARÁ EL NINGUNA KARDEX 23-oct-14 LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA 4.1 NO SE ADOPTÓ EN 2013 30/12/2015 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES EN EL AÑO 2014 SE APROBARON EN SESION 02-oct-14 ORDINARIA. VALIDACION DE ACTOS DE OMISION 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SE IMPLEMENTARÁ UN KARDEZ QUE CUMPLA CON 42035 MEDIDAS CORRECTIVAS LOS REQUISITOS DE LEY 8,2 SE EVIDENCIA LA NO FOLIACION DE LOS 003 DOCUMENTOS EN LA PARTE FINANCIERA, ALMACEN, RECTORIA, ACTAS Y DE MAS DOCUMENTACIÓN. QUEJA 16 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA SE VERIFICARON LOS ACUERDOS NINGUNA DE 2014 SEGUIMIENTO PERMANENTE NINGUNA NINGUNA NINGUNA NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 2014 VEINTIUN JAIME CAMPO ANGELES 2014 JAIME CAMPO INSTITUCION EDUCATIVA VEINTIUN ANGELES 12 ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS TIENDA ESCOLAR 5.1 EVALUACION Y CREACION DE COMITÉ NO SE DEJÓ EXPLICITO EN ACTAS CUMPLIMIENTO DE NORMAS EL CONSEJO DIRECTIVO EVALUÓ PERO QUEDÓ REGISTRADO EN PUNTO ESPECIAL. NO EN 2014 SE DEJARÁ CONSTANCIA DE LA 28-ene-15 EVALUACIÓN Y FIJARÁ REGLAMENTO DEL COMITÉ 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES EVALUACION Y REGISTRO. COMISIÓN PARA NINGUNA FIJAR REGLAMENTO. ene-14 dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA Y APLICACIÓN CONTROL Y DE EN 2014 ES CONDICIÓN INDISPENSABLE PARA 41640 CONTRATACIÓN dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA Y APLICACIÓN CONTROL Y DE EN 2014 ES CONDICIÓN INDISPENSABLE PARA ene-14 CONTRATACIÓN dic-14 AUXILIAR FINANCIERA RECTORIA RETRASO DE LA ALMACENISTA MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE COMPROBANTES DE INGRESO CON BASE EN LAS oct-14 ORDENES DE COMPRA. dic-15 ALMACENISTA REGISTRO INMEDIATO NINGUNA RETRASO DE LA ALMACENISTA MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE COMPROBANTES DE INGRESO CON BASE EN LAS oct-14 ORDENES DE COMPRA. dic-15 ALMACENISTA REGISTRO INMEDIATO NINGUNA USO PERMANENTE DEL FORMATO Y REGISTRO EN oct-14 LA BASE DE DATOS dic-15 ALMACENISTA ACTUALIZACION, VALIDACION Y NINGUNA SEGUIMIENTO AL USO. dic-15 ACTUALIZACION, ALMACENISTA Y VALIDACION Y AUXILIAR NINGUNA SEGUIMIENTO AL ADMINISTRATIVO USO. oct-14 dic-15 ACTUALIZACION, ALMACENISTA Y VALIDACION Y AUXILIAR NINGUNA SEGUIMIENTO AL ADMINISTRATIVO USO. DE 6.6 PARA EL MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS NO SE ESTABA UTILIZANDO UN KARDEX DESACTUALIZACION DE NO HUBO EMPALME EFICAZ EN EL CAMBIO DE VERIFICAR EL INVENTARIO Y REGISTRARLO EN oct-14 DEBE MANENERSE REGISTROS EN KARDEX FISICO O SOFTWARE SIMILAR INVENTARIOS Y MOVIMIENTOS PERSONA RESPONSABLE DEL ALMACEN KARDEX MANUAL dic-15 ACTUALIZACION, ALMACENISTA Y VALIDACION Y AUXILIAR PENDIENTE SEGUIMIENTO AL ADMINISTRATIVO USO. dic-15 DIRECTIVOS CAPACITACION, DOCENTES Y APLICACIÓN Y NINGUNA PERSONAL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO CONTRATO DE PRESTACION DE 5.2 EN EL CONTRATO NO SE REGISTRAN LAS SERVICIOS OMISION OBLIGACIONES DEL CONTADOR. PROFESIONALES CONTADOR PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL LA LA 5.6 SOPORTE DE PAGO DE PERSONAS NATURALES. JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES SISTEMA CONTROL ALMACEN DE DE 5.7 REGISTRO DE COMPROBANTES DE INGRESO 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES SISTEMA CONTROL ALMACEN DE DE 6.1 REGISTRO DE COMPROBANTES DE INGRESO 2014 VEINTIUN JAIME CAMPO ANGELES FORMATO DE SOLICITUD DE ELEMENTOS DE 6.2 USO DEL FORMATO DE SALIDA DE ALMACEN ALMACEN Y BIENES DEVOLUTIVOS 2014 VEINTIUN JAIME CAMPO ANGELES IDENTIFICACION DE LOS BIENES 5.6 SOPORTE DE PAGO DE PERSONAS NATURALES. 6.4 IDENTIFICACION DEL PLAQUETA DE SED Y FSE 6.5 IDENTIFICACION DEL PLAQUETA DE SED Y FSE BIEN BIEN POCA CLARIDAD OBLIGACIONES NO SE ENCONTRARON COMPROBANTES NO SE ENCONTRARON COMPROBANTES DE SUS LOS POSIBLE INCUMPLIMIENTO DE LOS CONSECUCIÓN PAGOS PAGO Y NO SE HICIERON OPORTUNAMENTE LOS INFORMACION INCONCLUSA REGISTROS RIESGO ADMINISTRATIVO Y SE ENTREGABAN ELEMENTOS REGISTRARLOS EN EL FORMATO MEDIANTE FALTABAN BIENES POR MEDIANTE PLAQUETA JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES IDENTIFICACION DE LOS BIENES MEDIANTE FALTABAN BIENES POR MEDIANTE PLAQUETA 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES UTILIZACION KARDEX 2014 JAIME CAMPO VEINTIUN ANGELES IMPLEMENTACIO 7.1 USO DEL APLICATIVO DE MAPA DE RIESGOS EN N DE MAPA DE FALTA DE SEGUIMIENTO ISOLUCION RIESGOS SIN IDENTIFICAR IDENTIFICAR EN 2014 EL OBLIGACIONES. LAS FUNCIONES SE CONSIDERARON TÁCITAS. LOS POSIBLE INCUMPLIMIENTO DE LOS CONSECUCIÓN PAGOS PAGO NO SE HICIERON OPORTUNAMENTE LOS INFORMACION INCONCLUSA REGISTROS RIESGO ADMINISTRATIVO 2014 GOBIERNO ESCOLAR EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA RECTORIA 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA 16 15 EFECTO 28-ene-15 PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL 2014 14 13 CAUSA DE DE LOS LOS COMPROBANTES COMPROBANTES FALTA DE CONTROL E INFORMACION DE NECESIDADES OMISION DE LA ALMACENISTA REALES CONTRATO DESACTUALIZACION DE FALTA DE DILIGENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA AL INGRESAR A INVENTARIOS Y SE FACILITABA LA MARCACION SIMULTANEAMENTE PERDIDA O ROBO DESACTUALIZACION DE FALTA DE DILIGENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA AL INGRESAR A INVENTARIOS Y SE FACILITABA LA MARCACION SIMULTANEAMENTE PERDIDA O ROBO INCLUYE ALMACEN ALMACEN ESTAS PLAQUETIZAR PLAQUETIZAR oct-14 PREVENIR Y CORREGIR LA PERSONAS RESPONSABLES DE LOS MISMOS NO FIJACION DE RESPONSABILIDADES Y REUNIONES POSIBILIDAD DE LOS 15 RIESGOS oct-14 TUVIERON EMPALME CON LOS ANTERIORES PERIODICAS OBJETO DE CONTROL 1,8 - SE EVIDENCIO LA NO PRESENTACION POR PARTE DEL RECTOR DE LOS ESTADOS NO SE REGISTRA EN ACTAS DEL CONTABLES, SE EVIDENCIA INCUMPLIMIENTO POR CONSEJO DIRECTIVO EL SEGUIMIENTO A INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LO NORMADO LOS ESTADOS CONTABLES AL NO VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LOS ESTADOS CONTABLES LOS ESTADOS CONTABLES SI SE PRESENTAN AL CONSEJO DIRECTIVO, SIN EMBARGO LA SECRETARIA DEL MISMO NO LE DIO LA IMPORTANCIA QUE REQUIERE PARA DEJARLO EN EL ACTA CAPACITAR A LA SECRETARIA DE CONSEJO DIRECTIVO CON EL FIN QUE REGISTRE EN EL ACTA LA PRESENTACION Y VERIFICACION POR 27/02/14 PARTE DEL MISMO DE LA EXISTENCIA DE LOS ESTADOS CONTABLES 27/02/14 SECRETARIA CONSEJO DIRECTIVO Y APLICACIÓN CONTROL Y NINGUNA ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 23 de octubre de 2015. NINGUNA NINGUNA REGISTRO EN ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO DE FECHA 27/01/2015 VERIFICACION NINGUNA POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LOS ESTADOS CONTABLES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita acta del 8 de julio de 2016 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016, y acta del 8 de julio de 2016 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016, y acta del 8 de julio de 2016 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 24 de febrero de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA 2014 2014 2014 2014 2014 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA JAIME CAMPO VILLA RICA JAIME CAMPO VILLA RICA JAIME CAMPO VILLA RICA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 1,9 - NO SE EVIDENCIO LA APROBACION DEL COMITÉ DE MANTENIMIENTO POR PARTE DEL NO SE DEJA EVIDENCIA DE CONSEJO DIRECTIVO Y NO SE EVIDENCIA REUNIONES DEL COMITÉ SOPORTES QUE DEN CUENTA DE LAS REUNIONES MANTENIMIENTO EFECTUADAS POR DICHO COMITE GOBIERNO ESCOLAR LA INCERTIDUMBRE CON EL GIRO DE LAS 2,3 - NO SE DIO EJECUCIÓN AL 100% DE LOS TRANSFRENCIAS SED HACE QUE LA RECURSOS DURANTE LA VIGENCIA 2013-NO HUBO INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PLANEACION DE LA EJECUCION EJECUCIION DE LOS PROYECTOS DE INVERSION PRESUPUESTAL SE VEA AFECTADA PROCESO CONTABLE 3,4- LA INSTITUCION NO DIO CUMPLIMIENTO A LA OBLIGACION DE PUBLICAR MENSUALMENTE EN UN LUGAR VISIBLE Y PUBLICO LOS INFORMES DE GESTION, RESULTADOS, FINANCIEROS Y CONTABLES. PROCESO CONTABLE JAIME CAMPO VILLA RICA PROCESO TESORERIA LA CARTELERA DESTINADA PARA TAL FIN NO ES SEGURA Y FACILMENTE NO SE PUDO EVIDENCIAR DESPRENDER LA INFORMACION CUMPLIMIENTO DE LA NORMA PUBLICADA 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 LOS RECURSO DE GRATUIDAD SED NO SON GIRADOS DE MANERA OPORTUNA.LA PLANIFICACION DEL PRESUPUESTO SE VE AFECTADA POR LOS CAMBIO DE NORMATIVIDAD COMO EN EL CASO DE LA ELABORACION DE LA AGENDA Y EL MANUAL DE CONVIVENCIA, FALTA DE SEGUIMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO A LOS DOCENTES QUE PRESENTAN PROYECTOS DE INVRSIOIN Y NO EJECUTAN EL MISMO. MEJORAR EL PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL Y SEGUIMIENTO POR PARTE DEL CNSEJO DIRECTIVO A LA EJECUCION POR PARTE 02/02/15 DE LOS DOCENTES DE LOS PROYECTOS DE INVERSION EVIDENCIAR MEDIANTE EDICTO DE FIJACION DE LA INFORMACION QUE SE HA PUBLICADO CARECE EL LOS INFORMES DE GESTION, RESULTADOS, DE EVIDENCIA AL NO DEJAR EDICTO DE FIJACION 15/02/14 FINANCIEROS Y CONTABLES Y ESTABLECER UNA Y DESFIJACION CARTELERA CON MEDIDAS DE SEGURIDAD 3,5 - NO SE CONSTITUYO EL COMITÉ TECNICO DE NO SE FORMALIZARON MEDIANTE ACTAS NO SE PROGRAMARON NO SE EVIDENCIARON CON ACTAS LAS INSTALACION COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD SOSTENIBILIDAD CONTABLE NI SE REALIZARON LAS ACCIONES QUE SE ADELANTARON REUNIONES FORMALES DE REUNIONES DONDE SE TRATARON LOS TEMAS DE CONTABLE Y ELABORACION DE ACTAS 27/05/14 REUNIONES PERIODICAS DE BAJA DE ELEMENTOS COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CORRESPONDIENTES DE 4,5 - AL CIERRE DE CADA MES SE DEBE REEMPLAZAR EL FLUJO DE CAJA PROGRAMADO POR EL FLUJO DE CAJA DE LOS PAGOS EJECUTADOS Y LOS INGRESOS RECIBIDOS EFECTIVAMENTE, AL IGUAL QUE PRESENTARLO TRIMESTRALMETE AL CONSEJO DIRECTIVO PARA SU SEGUIMIENTO NO SE ACTUALIZO EL FLUJO DE CAJA NO SE FORMALIZA EN EL ACTA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA CONSEJO DIRECTIVO LA PRESENTACION DEL MISMO TRIMESTRALMENTE 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO EL CONSEJO DIRECTIVO NO APRUEBA LA CONFORMACION DEL COMITÉ DE PROGRAMAR REUNIONES CUANDO SEA MANTENIMIENTO, Y EFECTIVAMENTE A PARTIR DE NECESARIO DEL COMITÉ DE MANTENIMIENTO Y 27/05/14 MAYO DE 2014 SE CONSTITUYO EL COMITÉ DE DEJAR EVIDENCIAS MEDIANTE ACTA MANTENIMIENTO Y SE VIENE REUNIENDO CON EL GESTOR DE LA LOCALIDAD LAS DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA PROCESO PRESUPUESTAL JAIME CAMPO VILLA RICA 14 13 EFECTO NO SE DEJO EVIDENCIA DE LA ACTUALIZACION Y ACTUALIZACION MENSUAL DEL FLUJO DE CAJA PRESENTACION DE FLUJO DE CAJA AL CONSEJO 02/01/15 EJECUTADO DIRECTIVO PARA SU SEGUIMIENTO RECTOR La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. 02/09/15 RECTOR EJECUCION DE PROYECTOS Y SOLICITAR A LA NINGUNA SED EL GIRO OPORTUNO DE LOS RECURSOS La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. 31/12/2014 AUXILIAR FINANCIERO CONTADORA PUBLICACION DE NINGUNA INFORMACION La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. 30/11/2014 Y 27/05/14 RECTOR CONSTITUCION DEL COMITÉ DE MANTENIMIENTO Y REUNIONES CUANDO SE NINGUNA ESTIMA CONVENIENTE EVIDENCIADO EN ACTAS DEL COMITÉ 02/01/15 AUXILIAR FINANCIERO ACTUALIZACION DEL FLUJO DE NINGUNA CAJA EJECUTADO RECTOR APLICACIÓN ENCUESTA PARA EVALUACION SERVICIO DE TIENDA ECOLAR Y ELABORACION DE INFORME PARA PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO PARA SU SEGUIMIENTO Y EVALUACION. CONFORMAR COMITÉ SEGÚN RESOLUCION 234 DE 2010 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la ENCUESTA PARA institución con la acción correctiva EVALUACION Y plasmada en el plan de CERRADO CONFORMACION mejoramiento, por lo anterior se COMITÉ cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. DEJAR EDICTO DE FIJACION Y DESFIJACIION DE LA PUBLICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS NINGUNA JAIME CAMPO VILLA RICA NO SE EVIDENCIO EN LAS ACTAS DE CONSEJO LA EVALUACION DEL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR NI SE CONFORMO INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y EVALAUCION DEL SERVICIO NO SE CONFORMO EL COMITÉ DE SUPERVISION CONFORMAR EL COMITÉ DE SUPERVISION DEL DE LA TIENDA ESCOLAR DE FORMA SERVICIO TIENDA ESCOLAR Y DEJAR 24/02/14 DOCUMENTADA NI SE DEJARON EN ACTA LAS EVIDENCIADA MEDINTE ACTA TAL GESTION REUNIONES EFECTUADAS 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA 5,3 -CONTRATO DE SREVICIOS PROFESIONALES CONTADORA: INCUMPLIMIENTO LITERAL C Y J PROCESO DE CLAUSULA SEGUNDA DEL CONTRATO CONTRATACION ESTABLECER PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y PUBLICAR EN LUGAR VISIBLE LOS ESTADOS CONTABLES NO SE EVIDENCIO POR ESCRITO LOS PROCEDIMIENTOS DE LOS PROCESOS CONTABLES NI LA PUBLICACION EN INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO LUGAR VISIBLE D ELOS ESTADOS CONTABLES NO SE HAN ELABORADO LOS PROCEDIMIENTOS DEJAR POR ESCRITO LOS PROCEDIMIENTOS DE DE PROCESOS CONTABLES, FALTA PROCESOS CONTABLES Y HACER SEGUIMIETNO A 30/11/14 DESEGUIMIENTO A LA PUBLICACION DE LOS LA PUBLICACION DE LOS ESTADOS CONTABLES ESTADOS FINANCIEROS 30/11/14 CONTADORA ENTREGA DE PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DE LOS PROCESOS CONTABLES 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA 5,7 SE EVIDENCIO LA FALTA DE SOPORTE DE PAGO NO SE SOLICITO EL DOCUMENTO DE PROCESO DE A LA SEGURIDAD SOCIAL DE LAS PERSONAS PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL POR LA INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA CONTRATACION NATURALES Y JURIDICAS CUANTIA DE LA ORDEN DE TRABAJO NO SE SOLICITO EL RESPECTIVO SOPORTE DE SOLICITAR SOPORTE DE PAGO A LA SEGURIDAD 01/06/14 PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL SOCIAL 01/06/14 AUXILIAR FINANCIERO SOLICITUD PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL JAIME CAMPO VILLA RICA 5,8 - NO EXISTE SOLICITUD DE ESPACIO PARA LA PROCESO DE CEREMONIA DE GRADOS A LA DILE. SUMINISTRO DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA CONTRATACION DE PLACAS DE RECONOCIMIENTO SE DEBE EJECUTAR POR EL PROYECTO DE VALORES SOLICITUD POR ESCRITO ANTE LA DILE DEL NO SE CONOCIA QUE SE TENIA QUE REALIZAR EL ESPACIO PARA LA CEREMONIA DE GRADUACION Y PROCESO ANTE LA DIRECCION LOCL, DE OTRA PROGRAMACION DE LA COMPRA DE 13/01/15 PARTE SE UTILIZO EQUIVOCADAMENTE EL RUBRO RECONOCIMIENTO GRADUANDO EN UN POR DESCONOCIMENTO DE LA NOR,MA PROYECTO DE VALORES 30/06/15 RECTOR SOLICITUD ESPACIO PARA CEREMONIA DE GRADUACION VIGENCIA 2015 Y ELABORACION PROYECTO DE VALORES JAIME CAMPO VILLA RICA 6,1 - LOS FORMATOS UTILIZADOS PARA INGRESOS PROCESO DE Y SALIDAS DE ALMACEN NO SON LOS FORMATOS UTILIZADOS NO CUMPLEN ALMACEN E INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA ESTABLECIDOS POR LA DIRECCION DE CON LO NORMADO INVENTARIOS DOTACIONES ESCOLARES DE LA SED 28/02/15 RECTOR ALMACENISTA 2014 2014 INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA DESCONOCIMIENTO OFICIALES DE LOS FORMATOS UTILIZAR LOS FORMATOS ISOLUCION 13/02/15 ESTADO EVIDENCIAR REUNIONES REALIZADAS NINGUNA DURANTE EL AÑO 2014 5,2 SE EVIDENCIO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO NO CUMPLIO CON LA FUNCION DE EVALUAR PROCESO DE ANUALMENTE EL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR. CONTRATACION NO SE OBSERVO LA CONFORMACION DEL COMITÉ DE LA TIENDA ESCOLAR PARA VIGILAR LA GESTION Y SERVICIO DE LA TIENDA ESCOLAR 2014 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES 24/02/14 Y DE LA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la APROBACION institución con la acción correctiva PROYECTO DE plasmada en el plan de CERRADO VALORES VIGENCIA mejoramiento, por lo anterior se 2015 cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. IMPLETACION DE LOS FORMATOS NINGUNA DE INSOLUCION La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 14 13 CAUSA 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA EL APLICATIVO UTILIZADO NO HA PODIDO SER ACTUALIZADO DADO QUE NO SE HA PODIDO ACTUALIZAR EL APLICATIVO DE REGISTRO Y 13/01/15 CONTACTAR A LA PERSONA QUE LO ELABORO Y CONTROL DE ALMACEN SUMINISTRO EN EL AÑO 2008 30/06/15 RECTOR ALMACENISTA NO SE EVIDENCIO EL KARDEX DAÑO DEL DISCO DURO Y PERDIDA DE LA LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION INFORMACION 13/12/15 13/12/15 RECTOR ALMACENISTA LAS ACTIVIDADES ACADEMICAS, MULTIPLES ACTIVIDADES QUE IMPLICAN ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS NO DAN DE 7,1 SE EVIDENCIO FALTA DE SEGUIMIENTO AL REUNIONES CON EL PERSONAL INCUMPLIMIENTO DE LAS SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO AL MAPA DE ESPACIOS PARA HACE SEGUIMIENTO A ESTAS 13/01/15 MAPA DE RIESGOS DOCENTE Y ADMINISTRATIVO SIN ACCIONES DEL MAPA DE RIESGOS RIESGOS INSTITUCIONAL HERRAMIENTAS Y DEJAR LAS EVIDENCIAS DE DESATENDER LOS ESTUDIANTES SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTES 30/06/15 RECTOR 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA 6,2 NO COINCIDE EL CODIGOS EN EL ACTA DE PROCESO DE ENTREGA DE BIENES CON EL UTILIZADO EN DESCONOCIMEINTO ALMACEN E CATOLOGO OFICIAL DE BIENES, Y ACTUALIZAR EL NUEVOS INVENTARIOS INVENTARIO POR DEPENDENCIA 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA PROCESO DE 6,3 -POR FALLA DEL DISCO DURO NO EXISTE ALMACEN E DAÑO DEFINITIVO DEL DISCO DURO KARDEX INVENTARIOS 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA MAPA RIESGOS CATOLOGOS 2014 JAIME CAMPO VILLA RICA CUMPLIMIENTO 8,2 LOS DOCUMENTOS NO SE ENCUENTRAN DESCONOCIMIENTO DIRECTIVA 003 DE INCUMPLIMIENTO DE DIRECTIVA 003 DE FOLIADOS Y NO EXISTE TABLAS DE RETENCION 2013 DIRECTIVA 003 DE 2013 2013 DOCUMENTAL 2014 VANESSA CASTILLA COLEGIO CODEMA IED 2014 VANESSA CASTILLA 2014 LA DESCONOCIMIENTO IMPLEMENTACIONDE DOCUMENTAL COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO EFECTO DE LA DIRECTIVA E SOLICITAR A LA OFICINA DE ARCHIVO DE LA SED PROCESO DE ARCHIVO CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS EN EL 02/02/15 MANEJO DEL ARCHIVO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la COMPRA DE institución con la acción correctiva Y APLICATIVO PARA NINGUNA plasmada en el plan de CERRADO LA DEPENDENCIA mejoramiento, por lo anterior se DE ALMACEN cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la REALIZAR institución con la acción correctiva NINGUNA SEGUIMIETNO AL plasmada en el plan de CERRADO MAPA DE RIESGOS mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 15 de junio de 2015. COMPRA DEL APLICATIVO PARA Y LA DEPENDENCIA ADQUISION DE ALMACEN Y APLICATIVO ACTUALIZACION DE CODIGOS ENVIAR UN OFICIO CON EL FIN DE SOLICITAR LA CAPACITACION SOBRE EL MANEJO DEL ARCHIVO Y LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 3 de noviembre de 2015. 02/07/15 RECTOR Se evidencia que el acta de consejo directivo CD- 109 omisión de este procedimiento por parte del incumplimiento del manual de El procedimiento que se lleva en la elaboración de las 2.1. GOBIERNO del 28 de noviembre de 2013 donde participaron de esta una vez leida el acta verificara que se firmen por los encargado de hacer las actas y verificar que funciones del consejo directivo y del actas y la lectura de las respectivas han generado que 15/01/2016 ESCOLAR sesion cinco integrantes del consejo directivo solo la asisitentes. la firmen los asistentes. decreto 4791 se presente este tipo de inconsistencia. firmaron tres. 30/03/2016 Rector / Secretario encargado de hacer las actas del Consejo Directivo CERRADO COLEGIO CODEMA IED no se garantizo el ejercicio pleno del derecho a la participacion de los omisión de este procedimiento e 2.9 GOBIERNO No se conformo el comité institucional de presupuestos miembros de la comunidad educativa incumplimiento de la resolucion 181 de 2009 ESCOLAR participativos. en la gestion , planeacion y y la resolucion 280 del 16 de febrero de 2010 estrategias de participacin en los procesos presupuestales. 30/03/2016 Rector/ area sociales CERRADO VANESSA CASTILLA COLEGIO CODEMA IED 4.10. CONTABILIDAD Y No se realizo arqueo del contenido de la caja fuerte TESORERIA 21/01/2016 21/01/2016 auxiliar /Rector 2014 VANESSA CASTILLA COLEGIO CODEMA IED No se observo la constitucion del grupo de supervisión 5.1.2. PROCESO del contrato de tienda escolar ni evaluación final del CONTRACTUAL incumplimiento de la resolución 219 y 234 servicio por parte del Consejo Directivo de acuerdo a la TIENDA ESCOLAR resolución 234 del 05 de febreo de 2010 no se evidencia evaluación por falta de conformación del comité de supervisión, sin embargo en algunas No se evidiencia seguimiento a la constituir el comité de supervisión de tienda escolar sesiones del consejo directivo se trato y se avaluo la prestación del servicio de la tienda como lo establece la resolucion 2092 del 19 de 01/02/2016 prestación del servico y se concluyeron escolar. noviembre de 2015. recomendaciones que fueron notificadas a los prestadores del servicio. 30/03/2016 Rector 2014 VANESSA CASTILLA COLEGIO CODEMA IED 6.3 SALIDAS ALMACEN imcuplimiento y desconocimiento de la la funcionaria encargada del almcen fue asignada en resolución 001 de 2001 manual y posible perdida de documentacion que este cargo sin la suficiente capacitación en manejo de procedimientos administrativos y contables solicitar capacitacion y acompañamiento a la SED para soportan los movimientos de los almacen e inventarios considerando que la Secretaria 15/01/2016 para el manejo y control de los bienes la encargada del manejo del almacen. bienes en almacen. de Educación no asigno el funcionario con el perfil publicos por parte de la encargada del requerio. manejo del almacen. 30/03/2016 Rector almacenista Las salidas del almacen se encuentran firmadas por el DE responsable del elemento, sin embargo se evidencia que estan en desorden y sin consecutivo y expuestas a la perdida. Se omitio involuntariamente por parte del rector contemplar la conformacion de las instancias de participacion y representacion a nivel institucional como es comité institucional de presupuestos participativos. convocar a la comunidad educativa para conformar el comité como instancias de participacion institucional de 20/01/2016 acorde a las fechas y procedimientos citados en la resolución 175 del 2010 Se desconoce la normatividad del arqueo del contenido desconocimiento de la norma por parte del imcumplimiento del procedimiento de de la caja fuerte. El relaizar arqueos periodicamente auxiliar financiero. custodia de la chequera y las colillas. unico contenido de la caja fuerte de pagaduria es la chequera de la cual se evidencia arqueos peridicos. 2014 VANESSA CASTILLA COLEGIO CODEMA IED No se tenia claro la procedencia de estos falta de información precisa para la incorporación y 6.5. INVENTARIO Los computadores del aula de informatica de primaria no falta de identifiación de los bienes e equipos si debía incluirse como inventarios determinar la procedencia y la plaquetizacion de estos plaquetizar los equipos con el consecutivo del FSE. FISICO se encuentran plaquetizados. inconsistencia de la información. SED o FSE donación MEN equipos. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 2. GOBIERNO 2.1 Actas Consejo Directivo no elaboradas en el formato 1, FALTA DE UN ARCHIVO ADECUADO ESCOLAR estabelcido SGI 005 Acta de Reuniòn NINGUNO DESCONOCIMIENTO A PARTIR DE LA PRIMERA REUNIÒN DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL MES DE ENERO 2016, SE ENERO ELABORARAN EN EL FORMATO ESTABLECIDO POR DE 2016 LA SED 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 2.4 SE REALIZÒ LA RENDICIÒN DE CUENTAS EN FORMA VIRTUAL EN LA PAGINA WEB DE LA INSTITUCIÒN, INCUMPLIENDO CON LO 2. GOBIERNO ESTABLECIDO EN EL DECRETO 4791 DE 2008, DESCONOCIMIENTO ESCOLAR REGLAMENTARIO DE LA LEY 80 DE 1993 QUE ESTABLECE "ARTICULO 19 RENDICIEON DE CUENTAS Y PUBLICIDAD…." NINGUNO DESCONOCIMIENTO REALIZAR LA RENDICIÒN DE CUENTAS A LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL COLEGIO ALDEMAR FEBRERO ROJAS PLAZAS CUMPLIENDO Y ACATANDO TODO DEL 2016 LO ESTABLECIDO EN EL DECRETO 4791 DE 2008, REGLAMENTARIO DE LA LEY 80 DE 1993. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 2,5 "…. ES NECESARIO QUE EL COMITÉ DE MANTENIMIETO ELABORE LAS ACTAS 2. GOBIERNO INDEPENDIENTEMENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR CON EL FIN DE EVIDENCIAR LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO EFCTUADAS POR LA ENTIDAD Y SE ELABORE EL INFORME EVALUATIVO ANUAL. TENER CADA INDEPENDIENTE NO LO VEIAMOS NECESARIO ELABORAR LAS ACTAS DEL COMITÉ DE MANTENIMEITNO DE ACUERDO AL FORMATO MARZO DEL abr-16 ESTABLECIDO Y DE FORMA INDEPENDIENTE DEL 2016 CONSEJO DIRECTIVO TEMA 15/01/2016 21/01/2016 NINGUNA DE de financiero RECTOR FEBRERO DEL AUXILIAR 2016 FINANCIERA RECTOR CERRADO CERRADO / CERRADO SE COLOCO PLACA A LOS COMPUTADORES DE LA SALA DE NINGUNA INFORMATICA DE PRIMARIA ( 15/01/2016) Almacenista . 15 ENERO 15 DE RECTOR 2016 SECRETARIA ACTA ARQUEO CONTENIDO CAJA FUERTE ( SE NINGUNA REALIZO EL DIA 12/01/2016) Y Y NINGUNA REALIZAR LA RENDICIÒN DE CUENTAS DE LA VIGENCIA 2015 EN FEBRERO DEL 2016 ELABORAR LAS ACTAS DEL COMITÉ DE MANTENIMEITNO CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. 11 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 3.9 EN LOS PROYECTOS DE INVERSIÒN SE OBSERVÒ UNA ASIGNACIÒN PRESUPUESTAL Asignar los recursos a los proyectos de INICIAL DE $34,000,000 QUE LUEGO DE 3. PRESUPUESTO inversiòn de acuerdo a las necesidades TRASLADOS, ADICIONES Y MODIFICACIONES propuestas de cada uno de ellos QUEDO EN UNPRESUPUESTO DEFINITIVO DE $16,622,860 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 5.3 CONTRATACION 5.3 EN LA REVISION DE LA DOCUMENTACION CONTABLE SE OBSERVÒ QUE HUBO INCUMPLIMIENTO EN LA CLAUSULA TERCERA DESCONOCIMIENTO FORMA DE PAGO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOALR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 6.1 INVENTARIOS 6,1 LA EVALUACION DE MANEJO DEL ALMACEN DE ELEMNTOS DE CONSUMO CONTROLADO NO SE PUDO REALIZAR TODA VEZ QUE EL COLEGIO NO DESCONOCIMIENTO DEL ATRAZO CUENTA CON EL RESPECTIVO KARDEX EL CUAL ES NECESARIO PARA CONFRONTAR TODOS LOS SALDOS EXISTENCTES A LA FECHA DE LA VISITA EL ALMACENISTA CON EL APOYO DEL AUXILIAR FINANCIERO SUBIRA EL KARDEX DE LA HACER SEGUIMEITNO A LAS FUNCIONES DEL ENERO DEL ENERO INFORMACIÒN D ETODOS LOS ELEMENTSO DE ALMACENSITA 2016 2016 CONSUMO CONTROLADO HASTA DEJARLOS AL DIA PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2015 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 6.3 INVENTARIOS 6.3 RESPETO A LAS ENTRADAS DE ALMACEN DE LAS COMPRAS EFECTUADAS POR LA INSTITUCIÒN EN LA VIGENCIA 2014 SE EVIDENCIA QUE ESTAS NO DESCONOCIMEINTO SE ELABORARON …. MOTIVO POR EL CUAL LOS FINANCIERO INVENTARIOS DEL COLEGIO ESTAN DESACTUALIZADOS EL ALMACENISTA PONDRA AL DIA EL INGRESO Y EL ALMACENISTA RECIBIO ASESORIA INMEDIATA EGERSO DEL ALMACEN CUMPLIENDO CON LOS ENERO DEL ENERO SOBRE EL MANEJO DE LA PLATAFORMA QUIE SE PROTOCOLOS PARA LO CUAL CONTARA CON EL 2016 2016 LLEVA EN EL COLEGIO APOYO DEL AUXILIAR FIANCNIERO Y EL CONTADOR 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 6,4 DE ACUERDO CON LA INFORMACIÒN SOBRE INVENTARIOS DEL COLEGIO SUMINISTRADA POR LA DIRECCIÒN DE DOTACIONES ESCOLARES Y EL 6.4 INVENTARIOS REPORTE DEL CONTADOR CON CORTE A 30 DE JUNIO DE 2015 EXISTE UNA DIFERENCIA DE $59,617,029 LA CONTABILIDAD DEL COLEGIO REPORTA UN MAYOR VALOR CON RESPECTO A LA INFORMACIÒN DEL APLICATIVO DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÒN 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 7. INVENTARIOS 7.5 INVENTARIOS SE REALIZO EL INVENTARIO POR DEPÉNDENCIAS, ENCONTRANDO SE IDENTIFICARA LA UBICACIÓN DE CADA ELEMENTOS EN UBICACIÓN DIFERENTE NO SE LOGRAN CON FACILIDAD LA SE ENCUENTRA POR DEPENDENCIA PERO NO ELEMENTO POR DEPENDENCIAS Y EL 01/10/2015 SIENDO NECESARIO SU REUBICACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS ELEMENTOS ACTUALIZADO FUNCIONARIO RESPONSABLE DE CADA UNA ACTUALIZACION EN EL INVENTARIO INDIVIDUAL. 30/03/2015 ALMACEN 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS 8. DIRECTIVA 003 8.1 DIRECTIVA 003 A LA FECHA DE LA VISITA EL COLEGIO NO NO SE CUMPLE CON TIENE IMPLEMENTADO LA TABLA DE PARAMENTRO DE ARCHIVO RETENCION DOCUMENTAL 30/03/2015 TODAS LAS DEPENDENCIAS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BRASILIA CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA TIEMPO MOTIVAR E INFORMAR A LOS DOCENTES PARA QUE EJECUTEN REALIZAR MAS SEGUIIMIENTO A LOS PROYECTOS HACER SEGUIMEITNO A LA EJECUCIÒN TODO EL ENERO DEL JUNIO LOS RECURSOS ASIGNADOS A DE INVERSIÒN AÑO 2016 2016 CADA PROYECTODE INVERSIÒN HACER SEGUIMIENTO MENSUAL A EL CONTRO LOS PAGOS APLICATIVO DEL COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AUXILIAR EL COLEGIO SOLICITARA A LA OFICINA DE DOTACIONES ESCOLARES COPIA DE LOS INVENTARIOS QUE TIENE EN SU PROPIS BASE DE DATOS. LOS CON RESPECTO AL COMPORTAMIENTO TRIBUTARIO , SE CONSTATO QUE SE REALIZARON LAS RETENCIONES COMO SON RETENCION EN LA FUENTE A TITULO DE RENTA, RETENCION DEL IMPUESTO A LAS VENTAS,CONTRIBUCION ESPECIAL,Y RENECION DE ICA, CONFORME A LOS PORCENTAJES ESTABLECIDOS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO, EN LOS PLAZOS Y PERIODON INDICADOS OPORTUNAMENTE EN LA VIGENCIA AUDITADA, CRUZANDO LOS VALORES 1, LA FALTA DE LA CARPETA NO 4. PROCESO DE PRESENTADOS EN LAS DECLARACIONES DE PERMITE UNA EVALUACION 1, FALTA DE UN ARCHIVO ADECUADO EVALUACION RETENCION EN LA FUENTE DE LA VIGENCIA 2014, RAPIDA Y EDECUADA 2, PAGO EXTEMPORANEO CONTABLE IGUALMENTE SE CONSTATO QUE LA INSTITUCION 2, EL PAGO EXTEMPORANEO NO CUENTA CON LA RESPECTIVA CARPETA DE GENERA SANCIONES Ç IMPUESTOS INDEPENDIENTES AL CONSECUTIVO DE LOS COMPRABANTES DE EGRESO, INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO. EN EL ESTADO DE CUENTA DE LA INSTITUCIO EDUCATIVA SE ENCUENTRA CON CINCO DECLARACIONES CON DEUDA VENCIDA Y DOS CON EXCENTES QUE SE PRESNTASRON OPORTUNAMENTE PERO SU PAGO SE REALIZO FUERA DE LA FECHA ESTIPULADA EN EL CALENDARIO TRIBUTASRIO SE LLEVA PERO NO EN EXIGIR AL ARRENDATARIO DEL ESPACIO DE LA UN TIENDA ESCOLAR EL CUMPLIMEITNO EN EL PAGO ENERO DEL JUNIO OPORTUNO DE CAUDRO A LA CLAUSULA DEL 2016 2016 CONTRATO EL ALMACENISTA CONFRONTARA LA COPIA DEL INVENTARIO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION Y LA DEL COLEGIO PARA DETECTAR LAS DIFERENCIAS EL ALMACENISTA CONFRONTARA LA COPIA DEL INVENTARIO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION Y ENERO DEL JUNIO LA DEL COLEGIO PARA DETECTAR LAS 2016 2016 DIFERENCIAS NO SE MANEJA LA TABLA DE RETENCION SOLICITAR CAPACOTACION Y ACOMPAÑAMIENTO DOCUMENTAL YA QUE NO SE HA IMPLEMENTADO POR PARTE DE LA SED PARA IMPLEMENTAR LA 01/10/2015 LA NORMA DIRECTIVA DEL DEL DEL DEL DEL RECTOR AUXILIAR FINANCIERO Y RECTOR AUXILIAR FINANCIERO Y ALMACENISTA ALMACENISTA ALMACENISTA 1) QUE ESTE CONFORMADA LA CARPETA DE IMPUESTOS INDEPENDIENTES AL CONSECUTIVO DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO. 2) COCLUIR EL PROCESO SOLICITADO EN LA DIAN SOBRE EL REPROCESO DE LAS DECLARACIONES 1, FALTA DE UN ARCHIVO ADECUADO DE LAS PRESENTADAS EN SEPTIEMBRE 13 DE 2015 DECLARACIONES NOVIEMBRE JUNIO 30 DE AUXILIAR DENTRO DE LOS PLAZOS DE LA AMNISTIA 2, NO SE CANCELO DENTRO DE LOS TERMINOS 10 DE 2015 2016 FINANCIERA TRIBUTARIA Y LA CONSECUCION DE LAS COPIAS LEGALES SOLICITADAS A LA DIAN PARA SER REMITIDAS A LA OFICINA DE CONTROL INERNO 3)QUE LAS DECLACIONES SE PRESNTEN Y PAGEN DENTRO DE LOS PLAZOS DEL CALENDARIO TRIBUTARIO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la HACER institución con la acción correctiva SEGUIMEITNO A LA plasmada en el plan de EJECUCIÒN TODO mejoramiento, por lo anterior se EL AÑO cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó SE CONTROLA Y el cumplimiento por parte de la EXIGIRA institución con la acción correctiva MENSUALMENTE EL plasmada en el plan de CUMPLIMEINTO DEL mejoramiento, por lo anterior se PAGO OPORTUNO cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó EL RECTOR HARA el cumplimiento por parte de la SEGUIMEITNO Y institución con la acción correctiva EXIGIRA LA plasmada en el plan de ACTUALIZACIÒN mejoramiento, por lo anterior se DEL KARDEX cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la REALIZAR LAS institución con la acción correctiva ENTRADAS Y plasmada en el plan de SALIDAS DE mejoramiento, por lo anterior se ALMACEN cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la CONFRONTAR LOS institución con la acción correctiva INVENTARIOS DEL plasmada en el plan de COLEGIO CON LOS mejoramiento, por lo anterior se DE DOTACIONES cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. SE ACTUALIZARA EL INVENTARIO POR DEPENDENCIAS Y Abierto EN CADA UNO DE LAS SEDES DE LA INSTITUCION La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 17 de mayo de 2016. 1) SE CONFORMO LA CARPETA DE IMPUESTOS INDEPENDIENTES AL CONSECUTIVO DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO. 2)SE SOLICITO A LA DIAN EL REPROCESO DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS PRESE Y LA EMISION DE LAS NINGUNA COPIAS SOLICITADAS A LA DIAN PARA SER REMITIDAS A LA OFICINA DE CONTROL INERNO 3)SE ESTAN PRESENTANDO Y PAGANDO DENTRO DE LOS PLAZOS DEL CALENDARIO TRIBUTARIO LAS DECLARACIONES DE RETEFUENTE ESTADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO CERRADO Abierto CERRADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA 12 13 14 15 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS COLEGIO BRASILIA NO SE EVIDENCIO SEGUIMIENTO Y CONTROL ASI COMO TAMPOCO EVALUACION FINAL DEL SERVICIO AL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR, ADICIONALMENTE SE OBSERVO INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO DURANTE LOS PRIMEROS 5 DIAS HABUILES DE CADA MES , TENIENDO EN CUENTA EL NUMERO DE DIAS LABORADOS EN EL MES RESPECTIVO, COMO REZA EN EL CONTRATO EN LA CLAUSULA TERCERA, PARAGRAFO SEGUNDO, 1, FALTA DE SUPERVISION AL CONTRATO 1, SE AFECTA EL FLUJO DE CAJA 5 PROCESO DANDO INCUMPLIMIENTO A LO PACTADO, 2,FALTA DE ACCION DE COBRO 2, SE INCUMPLE EL ART. 6 DE LA CONTRACTUAL AFECTANDO FLUJO DE CAJA DE LA INSTITUCION , OPORTUNA RESOLUCION 219 DE 1999 OBSERVANDOSE QUE HUBO NEGLIGENCIA EL EL CUMPLIMIENTO DE ESTA FUNCION, LO QUE GENERA INCUMPLIMIENTO EN LO NORMADO EN EL NUMERAL ART. 6 DE LA RESOLUCION 219 DE 1999 SITUACION QUE NIO PERMITE EVALUAR LAS FALENCIAS. POR LO ANTERIOR SE CONSTITUYE UN HALLAZGO ADMINISTRATIVO QUE DEBERA QUEDAR INCLUIDO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO COLEGIO BRASILIA IGUALMENTE NO SE CONFOMO EL GRUPO DE SUPERVISION DEL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR, LO QUE EVIDENCIA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD, LO QUE GENERA INCUMPLIMIENTO EN EL ARTICULO 10 DE LA RESOLUCION 234 DE 2010, QUE TRAE COMO 1, NO OPERO EL GRUPO DE 5 PROCESO CONSECUENCIA QUE NO HAYA UN ADECUADO 1, SE INCUMP EL ARTICULO 10 DE 1, NO SE SUPERVISO POR QUE NO OPERO EN SUPERVISION DEL CONTRATO DE LA CONTRACTUAL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS CONDICIONES LA RESOLUCION 234 DE 2010 COMITÉ DE EVALUACION DE LA TIENDA ESCOLAR TIENDA ESCOLAR HUGIENICAS SANITARIAS Y A LA OFERTA ALIMENTTICIA , LO ANTERIOR PRESUME UNA CONA CONDUCTA DE ALCANCE ADMINISTRATIVO Y GENERA HALLAZGO QUE DEBERA QUEDAR INCLUIDO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL COLEGIO. COLEGIO BRASILIA CAUSA EL COLEGIO NO CUENTA CON EL APLICATIVO ESPECIAL DE RADICACION DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CON EL FIN DE REALIZAR UN PROCESO DE SEGUIMIENTO 7, CUMPLIMIENTO AL TRAMITE ADELANTADO A LA DIRECTIVA 003 DE DESCONOCIMIENTO CORRESPONDENCIA EN ARAS DE VERIFICAR QUE 2013 LA RESPECTIVA RESPUESTA HAYA SIDO OPORTUNA Y CONCISA. POR LO ANTERIOR SE SOLICITA INCLUIR EL HALLAZGO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 3.11.1 PRESUPUESTAL 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 3.12 PRESUPUESTAL 3.12 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 1, NO SE SUPERVISO POR QUE NO OPERO EN COMITÉ DE EVALUACION DE LA TIENDA ESCOLAR 2, NO SE VELO POR EL COBRO OPORTUNO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO NO SE PUEDE REALIZAR ADECUADAMENTE UN PROCESO DE SEGUIMIENTO AL TRAMITE ADELANTADO A LA EL CONTRO CORRESPONDENCIA EN ARAS DE APLICATIVO VERIFICAR QUE LA RESPECTIVA RESPUESTA HAYA SIDO OPORTUNA Y CONCISA SE LLEVA PERO NO EN En las Declaraciones de los periodos de febrero y No se presentó ninguna sanción ante noviembre aunque no se ajustaban a las retenciones la Dian porque las declaraciones práticadas. En los meses de marzo y diciembre se hizo fueron presentadas en los meses la correción como se evidencia en las Declaraciones de siguientes. Marzo y Diciembre estos meses En proyectos de inversión no se dio optima del 100%. No se pueden tener una ejecución óptima por cuanto los recursos no son asignados dentro del calendario académico. 1391731 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 1) DICIEMBRE 1 DE 2015 2) FEBRERO 1 DE 2015 1) DICIEMBRE 10 DE 2015 AUXILIAR 2) TODO EL FINANCIERA AÑO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES 1) SE EFECTUO LA EVALUACION FINAL DEL SERVICIO AL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR AÑO 2015 2) VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DEL PAGO DURANTE LOS NINGUNA PRIMEROS 5 DIAS HABILES DE CADA MES , TENIENDO EN CUENTA EL NUMERO DE DIAS LABORADOS EN EL MES RESPECTIVO, COMO REZA EN EL CONTRATO ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. SE ESTA CUMPLIENDO CON LA RESOLUCION 2092 DE NOVIEMBRE 19 CUMPLIR CON LA RESOLUCION 2092 DE DE 2015 CAPITULO NOVIEMBRE 19 DE 2015 CAPITULO IV - COMITÉ DE RECTORA Y IV - COMITÉ DE TIENDA ESCOLAR- PARA LA CONFORMACION DEL FEBRERO 1 MARZO 31 DE COMITÉ DE TIENDA ESCOLARCOMITÉ ASI: LA RECTORA, UN DOCENTE DE 2016 2016 TIENDA ESCOLAR PÀRA LA (SECRETARIO TECNICO), 2 ACUDIENTES Y EL CONFORMACION PRESONERO. DEL COMITÉ QUE ESTA PENDIENTE HASTA EL NOMBRAMIENTO DEL PERSONERO LA CONFORMACION DEL COMITÉ ESTA PENDIENTE HASTA EL NOMBRAMIENTO DEL PERSONERO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. SE ESTA CONOCIENDO EL APLICATIVO ESPECIAL DE RADICACION DE REGISTRO DE CORRESPONDENC IA INTERNA Y EXTERNA CON EL FIN DE REALIZAR UN PROCESO DE SEGUIMIENTO AL TRAMITE ADELANTADO A LA CORRESPONDENC IA EN ARAS DE VERIFICAR QUE LA RESPECTIVA RESPUESTA HAYA SIDO OPORTUNA Y COCISA. INSTALAR EL APLICATIVO ESPECIAL DE RADICACION DE REGISTRO DE CORRESPONDENCI A La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. NINGUNA La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. CONTAR CON EL APLICATIVO ESPECIAL DE RADICACION DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CON EL UN FIN DE REALIZAR UN PROCESO DE SEGUIMIENTO FEBRERO 1 MARZO 31 DE RECTORA AL TRAMITE ADELANTADO A LA DE 2016 2016 CORRESPONDENCIA EN ARAS DE VERIFICAR QUE LA RESPECTIVA RESPUESTA HAYA SIDO OPORTUNA Y COCISA. Revisado el impuesto de retenciones en la Las declaraciones presentadas en los meses de fuente de los meses de febrero y noviembre febrero y noviembre no se liquidaron de acuerdo a las de la vigencia 2014 no concidia con las retenciones efectuadas. retenciones practicadas una ejecución 1) QUE SE EFECTUE ANUALMENTE LA EVALUACION FINAL DEL SERVICIO AL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR. 2) VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DEL PAGO DURANTE LOS PRIMEROS 5 DIAS HABILES DE CADA MES , TENIENDO EN CUENTA EL NUMERO DE DIAS LABORADOS EN EL MES RESPECTIVO, COMO REZA EN EL CONTRATO 16 TIEMPO Se verificó si existia alguna sanción ante la Dian, la cual no se presentó porque el impuesto fue reportado en el 30-oct.-2015 ene-16 mes siguiente a los sucesos. Hacer Seguimiento y cumplir con las fechas de cierre Los Recursos para la ejecución óptima del 100% no fue posible, toda vez que los recursos con que se Una vez reciidos los recursos realizar una ejecución 30-oct.-2015 nov-15 cuenta fueron proyectado y dependian de los giros que mas óptima se reciben del nivel Cental. Se verificó y en la declaración de los mes de marzo y Diciembre se declararon las omisiones Contador- Pagador realizadas, igualmente ante la DIAN no existe ninguna sanción según estado de cuenta emitido Se proyectó para la vigencia año 2016 la ejecución de la mayoria de los proyectos con recursos del MEN, Rector- Pagador por ser el primer giro que se recibe. Se solicitará a los responsables de los proyectos más desarroolo para la ejecución La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Realizar una institución con la acción correctiva ejecución óptimna de plasmada en el plan de CERRADO acuerdo a los mejoramiento, por lo anterior se recursos r ecibidos cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. 11 12 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 4.3 EVALUACION Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Incumplimniento del CONTABLE Inventarios Resolución 119 /2006 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 5.2 PROCESO incumplimiento clausula tercera del contrato contador CONTRACTUAL 14 13 CAUSA EFECTO artículo 1° de la faltó reuniones norma liquidar y revisar oportunamente reenciones de impuestos 15 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA de COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO acuerdo a la El comité si fue creado ene l año 2007, falta realizar Volver a crear el Comité si es procedente y realizar 30-nov.-2015 ene-16 reuniones más fecuentes reuniones trimestrales las No se presentó ninguna sanción ya Los impuestos que los errores fueron subsanados. oportunamente. se Presentán y Se tendrá encuenta la Observación para la liquidación liquidan y presentación de los impuestos obligación del 30-nov.-2015 30-ene.-2016 contratista 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Rector-contador a partir del año 2016 se realizará reuniones mensuales del comité Tener la respuesta del Asesor del la Localidad si es necesario nuevamente crear el comité. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. Pagador- Rector Tener presente para el contrato del Se manifestó al Contador del año contador la 2016 el cumplimiento necesidad de tener de las obligaciones más atención. pactadas en el contrato La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita del 16 de junio de 2016. RECTORIAGRUPO SUPERVISOR para el año 2015 se raelizó la encuesta de evaluación del servicio .Para inció del año 2016 se creará el Grupo supervisor, del cumplimiento de la resolución 2092 La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la creación para el año institución con la acción correctiva 2016 Grupo plasmada en el plan de CERRADO supervisor de la mejoramiento, por lo anterior se tienda escolar cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 5.3 PROCESO Tienda Escolar CONTACTUAL No se evidencia Evaluación Anual de la No se hizo un seguimiento más Tienda Escolar, ni conformación del grupo Se téndran encuenta las observaciones hechas detallado. supervisor 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 6.3 MANEJO DE ALMACEN E No se evidenció la presencia de inventarios individuales INVENTARIO 6.3 No existe responsabilidad de parte de El l plan de contingencia del colegio motivo los funcionarios que tienen elementos Debido al Plan de Contingencia no fue posible realizar Se realiza el levantamiento de inventarios individuales y 1/07/201 de la reestructuración a cargo porque no hay inventariops dichos inventarios individuales por dependencias individuales 15-mar.-2015 ALMACEN 2015 ELVIDIA CASTILLO MOSQUERA COLEGIO BENJAMIN HERRERA 7,2 CUMPLIMIENTO Incumplimiento directiva 003 de 2013 DIRECTIVA 003 DE 2013 Existen debilidades en el cumplimiento de a por desconocimiento se puede existir Se Tendrá en cuenta las observaciones hechas en la Dar extricto cumplimiento de la norma norma incumplimiento de las funciones visita 30/01/2016 29/02/2016 FUNCIONARIOS 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,1 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO 1,1 No se entregaron actas de gobiernos escolar ESCOLAR; ACTAS No se realizó la entrega de la ordenación del No se puede verificar la participación La rectora saliente no hizo entrega de la documentación Llevar las actas de acuerdo a la norma gasto del consejo directivo en las decisiones por lo tanto se tuvo que buscar en cajas 22-feb 31-dic Rectora y Consejo Directivo ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,2 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO Impide constatar que la reuinion sea ESCOLAR; FALTA 1,2 Se revisaron las actas de reunión del Consejo No se dilegenciaban las actas el día de la del Consejo Directivo, para la toma de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas DE ANEXOS EN Directivo para la vigencia 2013 y 2014 faltando asunto, renión o se realizaban renuniones sin el 22/02/2016 decisiones puede ser que no hubo encargada del área establecidas ACTAS DE firmas, asistentes, anexos, y listados quorum quorum CONSEJO DIRECTIVO 31/12/2016 Rectora y Consejo Directivo ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,3 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO Afecta la toma de decisiones 1,3 Para la vigencia de 2013 solo aparecem 2 actas ESCOLAR; ACTAS No aparecen actas mensuales de reunión con relacionadascon las orientaciones No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas debídamente diligenciadas y para el 2014 de 7 actas 22/02/2016 DE CONSEJO Consejo Directivo académicas y administrativas del encargada del área establecidas revisadas tres están debídamente diligenciadas DIRECTIVO esteblecimiento educativo INCOMPLETAS 31/12/2016 Rectora y Consejo Directivo ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,4 EVALUACIÓN se incumple lo establecido en el DEL GOBIERNO parágrafo 2 del artículo 6 del Decreto ESCOLAR; 1,4 No se documentó la elección de los miembros del No es clara la conformación del Consejo 1860 de 1994 el consejo directivo No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas DOCUMENTACIÓN 22/02/2016 consejo Directivo Directivo debe quedar integrado dentro de los encargada del área establecidas ELECCIÓN 60 días calendario siguientes a la CONSEJO iniciación de clases DIRECTIVO 31/12/2016 Rectora y Consejo Directivo ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,5 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO ESCOLAR; DE BILIDADES EN EL DILEGENCIAMIEN TO DE ACTAS No se cumplió con el objetivo del control interno asegurar la oportuna y confiabilidad de la infrmación de sus registros generando incertidumbre de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas sobre la información y las decisiones 22/02/2016 encargada del área establecidas del Gobierno Escolar No se realizó empalme entre el Consejo Directivo saliente con los miembros del Consejo Directivo entrante 31/12/2016 Rectora funcionario encargado tomar actas ABIERTO 1,6No se encontraron actas de reunión del Comité de Se creo el comité de mantenimiento y se No se cumplió con el fin por el cual se No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas 22/02/2016 mantenimiento adoptó pero no se llevó ninguna reunión conformó el Comité de mantenimiento encargada del área establecidas 31/12/2016 Rectora ABIERTO El riesgo que no se estén cumpliendo Al revisar las actas del Consejo Directivo no se observa Es importante un adecuado seguimiento a la con las obligaciones adquiridas en el No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas que en la vigaencia de 2014 este órgano haya realizado 22/02/2016 tienda escolar contrato arrendamiento de Tienda encargada del área establecidas seguimiento al contrato de Tienda Escolar escolar 31/12/2016 Rectora y comité de Tienda Escolar ABIERTO 2015 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,6 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO ESCOLAR; FALTA DE ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO 1,7 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO ESCOLAR; SEGUIMIENTO A LA TIENDA ESCOLAR 1,5 En las actas de reunión del Consejo Directivo no se puede establecer el asunto, no se adjuntan los anexos Las actas presentan correspndientes ni están debídamente firmados; no diligenciamiento llevan un órden consecutivo debilidades crear el Grupo supervisor y seguir con la realización de 30-nov.-2015 29-feb.-2016 la encuesta de servicio anual La Oficina de Control Interno verificó Se realizó el cumplimiento por parte de la levantamiento de institución con la acción correctiva inventarios por Completar el total de plasmada en el plan de CERRADO áreas e individuales los inventarios mejoramiento, por lo anterior se y se firmaron por los cierra el hallazgo mediante acta de responsables visita del 15 de junio de 2016. La Oficina de Control Interno verificó reunión de acuerdo el cumplimiento por parte de la Indicación a los lo sugerido en la institución con la acción correctiva funcionarios de visita para plasmada en el plan de CERRADO cumplimiento de la conocimiento dela mejoramiento, por lo anterior se norma norma cierra el hallazgo mediante acta de visita del 15 de junio de 2016. y de 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 12 14 13 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS Se incumple con la verificación de la existencia y presentación de los No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas 22/02/2016 estados contables pro parte del rector encargada del área establecidas o director rural 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ABIERTO Genera insertidumbre sobre información contenida en el acta CAUSA EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 1,10 EVALUACIÓN DEL GOBIERNO ESCOLAR; PRESENTACIÓN MENSUAL AL No se presentaron al Consejo Directivo la ejecución En las actas no refleja la información CONSEJO mensual de ingresos y gastos DIRECTIVO DE LA EJECUCIÓN MENSUAL DE IGRESOS Y GASTOS DEL FSE 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,1, EVALUACIÓN PROCESO Se realizó la entrega de la pagaduría pero el acta no se PRESUPUESTAL; No se encuentra firmada el acta de entrega encuentra firmada ACTA DE ENTREGA 22/02/2016 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,2, EVALUACIÓN PROCESO En la vigencia 2014; no se adquirió aplicativo financiero, Se violan derechos de autor pues en PRESUPUESTAL; Se encuentran formatos tomados del AS No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se adquirió aplicativo Esparta y se está llevando bajo más sin embargo se utilizan formatos de AS los formato utilizados son del dueño 22/02/2016 FORMATOS PARA FINANCIERO sin tener el aplicativo instalado encargada del área estos documentos FINANCIERO del aplicativo, DOCUMENTOS DE PAGADURÍA 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,3, EVALUACIÓN PROCESO En la revisión de acuerdos del año 2013 no se PRESUPUESTAL; No existe aprobación del presupuesto vigencia 2014 encuentra el correspondiente a la aprobación APROBACIÓN DE mediante acuerdo o en su defecto resolución rectorial del presupuesto vigencia 2014 PRESUPUESTO VIGENCIA 2014 Se incumple con con el númeral 3,2 preparación de proyecto de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas presupuesto de la Guía financiera de 22/02/2016 encargada del área establecidas aoyo para la adecuada Gestión de los FSE 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, Rectora, y Consejo Directivo ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,4 EVALUACIÓN PROCESO PRESUPUESTAL; PLAN DE No se encontraron anexos No. 2; 5 y No. 7 mensionados No se anexaron a los acuerdos el plan de COMPRAS en los acuerdos de aprobación de plan de compras , compras, plan de mantenimiento ni plan VIGENCIA 2014, plan de mantenimiento y plan General de contratación General de Contratación PLAN DE MANTENIMIENTO Y PLAN GENERAL DE COMPRAS Impide tener una relación detallada de los bienes y servicios que el colegio No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas requiera , de las necesidades de 22/02/2016 encargada del área establecidas mantenimiento y de la contratación para ejecutar la gestión 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 31/12/2016 Rectora ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN No se encuentran soportes completos en Se incumple con el procedimiento No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 comprobantes de egreso para contratación encargada del área establecidas 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, almacenista y contador ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN Al contratar sin pago de seguridad No anexaron a algunos contratos la plantilla social se corre el riesgo de que ocurra No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 de seguridad social un accidente de trabajo y no está encargada del área establecidas cubierto el contratista para su atención 31/12/2016 Rectora, Contador y Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ABIERTO 31/12/2016 Rectora, Contador , Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras; Auxiliar administrativo con funciones de almacén ABIERTO 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén, Rectora ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,6 EVALUACIÓN PROCESO PRESUPUESTAL; Se encuentra consignación por valor de 85,765,889,68 CONSIGNACIÓN de fallo a favor por demanda civil, existe cuenta de cobro CUENTA DE y factura sin respaldo presupuestal COBRO HONORARIOS ABOGADO En contratos de lo comprobantes de egreso falta de firmas, planilla de pago de aprotes a seguridad social, 2,8 EVALUACIÓN póliza vencida, falta de RUT, cotizaciones exigidas según PROCESO el monto, entradas de almacén elaboradas por el PRESUPUESTAL; pagador y sin firma del almacenista, carta de solicitud a ANÁLISIS la imprenta para elaboración de agendas, soporte de COMPROBANTES entrega de agendas, falta entrada de almacén, el objeto DE EGRESO contractual es diferente a la cuenta de cobro; falta de cuadro comparativo, 2,9 EVALUACIÓN PROCESO PRESUPUESTAL; En la revisión de contratación se evidenciaron la falta de EXIGENCIA PAGO plantilla de pago de seguridad social SEGURIDAD SOCIAL EN CONTRATACIÓN 2,10 EVALUACIÓN PROCESO PRESUPUESTAL; COHERENCIA EN SERIAL EN FACTURA CON EL ELEMENTO EXISTENTE la El acta se encuentra firmada por lo cual se anexa copia Se enexa acta firmada contratos sin respaldo presupuestal La rectora de la administración anterior por lo cual no se puede realizar pago, contrató honorarios profesionales de abogado adicionalmente en los colegios no es Se hizo la contratación sin respaldos presupuestales sin respaldo presupuestal permitido contratar honorarios profesionales diferentes al contador En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 establecidas la factura es el documento que En la compra de un duplicador Risso con referencia RZ acredita la propiedad y características 220 la referencia estipulada en la factrura de compra no No coincide el serial de la factura con el serial No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas del producto constituyendose como 22/02/2016 corresponde a la referencia del equipo que se encuentra del Duplicador encargada del área establecidas documento escencial a lahora de en el colegio exigir garantía 2,11 EVALUACIÓN PROCESO Entradas de almacén sin firma del almacenista PRESUPUESTAL; ENTRADAS DE ALMACÉN Se incumple los numerales 3 y 3,1 de la resolución 01 de 2001, Manual de manejo de bienes que especifica que ingreso material y real de los bienes al Las entradas de almacén fueron elaboradas almacén y bodega se considera por el pagador y no fueron firmadas por el prefeccionado cuando el almacenista almacenista recibe los bienes y firma el comprobante de entrada , debe ser realizado por el funcionario responsable del Almacén la rectora Concepción nunca autorizó que un OPS ó provisional tuviera a cargo el almacén y el señor Javier En adelante se actuará de acuerdo con las normas Soriano estaba encargado únicamente del papel 22/02/2016 establecidas membreteado y la rectora tenía en su poder el manejo del almacén con el pagador 11 12 13 14 15 16 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS CAUSA 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,12 EVALUACIÓN PROCESO PRESUPUESTAL; Contratos de transporte con pólizas vencidas CONTRATO DE TRANSPORTE SIN PÓLIZA Se incumple con la reglamenteación se contrató sin verificar fecha de vencimiento No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas para el transporte público especial 22/02/2016 de póliza encargada del área establecidas generando riesgos con los pasajeros 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2,13 EVALUACIÓN PROCESO No se recibieron libros de notas de los años 2013 2014 PRESUPUESTAL; NO SE RECIBIÓ LO CONTRATADO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA 2,14 EVALUACIÓN PROCESO PRESUPUESTAL; DEBILIDADES EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN 3,6 EVALUACIÓN AL PROCESO CONTABLE; PRESENTACIÓN AL CONSEJO DIERECTIVO INFORMES CONTABLES EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO 19 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO 31/12/2016 Rectora, Contador y Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ABIERTO De acuerdo con el contrato de servicio de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizó un pago sin haber recibido En adelante se actuará de acuerdo con las normas impresión de libros de notas no se recibieron encargada del área; pero se preguntó al proveedor 22/02/2016 el servicio establecidas y se realizó el pago quien devolvió el dinero 31/12/2016 Rectora, Contador , Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras; Auxiliar administrativo con funciones de almacén ABIERTO Se encontraron comprobantes de egreso sin soportes No solicitaron la documentación completa Incumplimiento con el manual de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 completos para la contratación contratación encargada del área establecidas 31/12/2016 Rectora, Contador , Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras; ABIERTO Es importante mantener informada a Se evidenció que el contador no presentó los informes El contador no presentó informes al Consejo No se convocó al contador para reuniones con el En adelante se actuará de acuerdo con las normas las uatoridades del colegio sobre los 22/02/2016 contables al Consejo Directivo Directivo Consejo Directivo establecidas estados contables del colegio 31/12/2016 Contador ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 3,7 EVALUACIÓN AL PROCESO La no presentación de saldos En la conciliación del mes de agosto de 2014 el saldo es Hay una diferencia que dice ajuste de CONTABLE; bancarios exactos en la información diferente en libros ejercicios anteriores, igualmente CONCILIACIONES contable BANCARIAS Efectivamente en la conciliación aparece como ajuste porque ese mes no le fue entregado el extracto, esta En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 situación se corrigió en el mes siguiente y no se volvió establecidas a presentar este inconveniente 31/12/2016 Contador y Auxiliar Administrativo con Funciones financieras ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 4,3 TESORERÍA ; DILEGENCIAMIEN no se puede corroborar lo girado; por No se encuentran diligenciadas las colillas de las No eran diligenciadas por el Auxiliar No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas TO DE COLILLAS lo tanto no es fácil identificar en caso 22/02/2016 chequeras Administrativo con funciones financieras encargada del área establecidas DE LAS de una consulta CHEQUERAS 31/12/2016 Contador y Auxiliar Administrativo con Funciones financieras ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 5,1 EVALUACIÓN PROCESO CONTRACTUAL Es un proyecto del contador sin firmas ni soporte en acta No fue firmadado el Manual de Contratación El proceso de no tiene validez por falta No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 MANUAL DE de Consejo Directivo de aprobación para el año 2014 de firmas encargada del área establecidas CONTRATACIÓN AÑO 2014 31/12/2016 Rectora, Auxiliar administrativo con funciones financieras y Consejo Directivo ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 5,2 EVALUACIÓN PROCESO CONTRACTUAL, Debilidades en el proceso de contratación OBLIGACIONES DEL CONTADOR El contador efectuó lista de chequeo mensual a los No se realizó revisión en forma periódica los Se presentan falta de documentación soportes de acuerdo a la documentación legal exigida, En adelante se actuará de acuerdo con las normas documentos por parte del contador como lo y no se lleva un control adecuado de en consecuencia se efectuó un control adecuado a los 22/02/2016 establecidas estipula el contrato la contratación soportes contables, si hay falta de documentación no corresponde al proceso contable 31/12/2016 Contador y Auxiliar Administrativo con Funciones financieras ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 5,3 EVALUACIÓN No se tiene el control sobre el PROCESO funcionamiento adecuado de la tienda Se creó el comité de Tienda escolar pero no No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas CONTRACTUAL No se encontró seguimiento al contrato de tienda escolar escolar de acuerdo con los 22/02/2016 se llevaron reuniones encargada del área establecidas CONTRATO reglamentes en cuanto a precios y TIENDA ESCOLAR productos ofrecidos a los alumnos 31/12/2016 Rectora y Auxiliar con funciones Financieras ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN Pueden ocurrir actos de los cuales la 5,4 EVALUACIÓN aseguradora de empresa de transporte PROCESO Falta de planilla de pagos de aportes a seguridad social, no responderá; por lo tanto está CONTRACTUAL No se constató en el momento de la No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas en servicio de transporte póliza de responsabilidad exponiendo a la Secretaría de 22/02/2016 DEBILIDADES EN contratación la vigencia de la póliza encargada del área establecidas vencida Educación Distrital a riesgo de verse ETAPA inmerson en demndas que afecten los CONTRACTUAL recursos públicos del Distrito 31/12/2016 Contador y Auxiliar Administrativo con Funciones financieras ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN No se firmó el manual de contratación ni se 5,5 EVALUACIÓN desagregó el manual de compras, faltando PROCESO no existe normatividad sobre la contratación ya que no documentos de contrato, presentandose los No se cumple con los principios de CONTRACTUAL No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas se tiene plan de compras desagegado ni manual de siguiente: contratos con una cotización, con igualdad, moralidad, imparcialidad 22/02/2016 INCUMPLIMIENTO encargada del área establecidas contratación aprobado objeto contractual diferente a la cuenta de entre otros EN cobro, sin documentos del proveedor, no hay NORMATIVIDAD cuadro comparativo 31/12/2016 Rectora, Auxiliar administrativo con funciones financieras y Consejo Directivo ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 5,6 EVALUACIÓN La rectora de la administración anterior PROCESO El almacenista no firmó órdenes de entrada, por otro manejaba el almacén por lo tanto tanto las CONTRACTUAL lado no se realizó la supervisión de los contratos entradas de almacén como las salidas están FUNCIONES DEL firmadas por ella ALMACENISTA El almacenista no puede dar cuenta de la custodia de los elementos que se La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 contratan, exponiendo los recursos del de elementos de almacén, los tenía la rectora establecidas ciudadano 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 6.1 EVALUACIÓN MANEJO DE El almacenista no puede dar cuenta ALMACÉN E el colegio no cuenta con kardex; no se levantó inventario La persona que manejaba el almacén era la de la custodia de los elementos que se La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 INVENTARIOS; para el año 2014 rectora señora Concepción Bermúdez contratan, exponiendo los recursos del de elementos de almacén, los tenía la rectora establecidas MANEJO DEL ciudadano ALMACÉN 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén ABIERTO 2015 2015 2015 2015 2015 11 12 13 14 15 16 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO 19 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 6,3 EVALUACIÓN MANEJO DE No se puede constatar si ALMACÉN E No se encontró soporte documental de entrega de ktis a No hicieron firmar recibido de los docentes el La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas efectivamente se hizo entrega de 22/02/2016 INVENTARIOS; docentes para vigencia 2014 recibido de los kits de elementos de almacén, los tenía la rectora establecidas elementos a los docentes ENTREGA DE KIT A DOCENTES 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 6,4 EVALUACIÓN MANEJO DE ALMACÉN E No se encontraron salidas y entradas de elementos Las entradas de almacén fueron elaboradas No hay transparencia en el recibido de La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas INVENTARIOS; elaborados por el funcionario encargado de almacén por el pagador y no fueron firmadas por el 22/02/2016 los elementos adquiridos por FSE de elementos de almacén, los tenía la rectora establecidas ENTRADAS Y para la vigencia 2014 almacenista SALIDAS DE ALMACÉN 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén ABIERTO 2015 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA COLEGIO RESTREPO MILLAN 6,5 EVALUACIÓN MANEJO DE ALMACÉN E La rectora Concepción Bermúdez no permitió No se puede llevar un control de los La rectora Concepción Bermúdez no permitió hacer Falta inventario individual de los laboratorios de química En adelante se actuará de acuerdo con las normas INVENTARIOS; hacer inventario individual de los laboratorios elementos que se encuentran en los inventario individual de los laboratorios de química y 22/02/2016 y de física establecidas FALTA DE de química y física laboratorios física PLANILLA DE INVENTARIO 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 7 MAPA RIESGOS 2014 La profesora Marina Gómez ha venido reportando Al faltar seguimiento en los riesgos es riesgos relacionados con procesos académicos y En adelante se actuará de acuerdo con las normas posible que los indicadores no se 22/02/2016 algunos de convivencia ya que la personal encargada establecidas puedan cumplir era el señor Nicolás Vargas 31/12/2016 Rectora, coordinadores personal Administrativo ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 8,1 CUMPLIMIENTO IRREGULARIDADES TANTO EN LAS ENTRADAS La persona que manejaba el almacén era la No hay transparencia en el recibido de La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 DIRECTIVA 003 DE COMO EN EL CONTROL DE ELEMENTOS rectora señora Concepción Bermúdez los elementos adquiridos por FSE de elementos de almacén, los tenía la rectora establecidas 2013 31/12/2016 Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 8,2 TABLAS DE No se encuentran implementadas tablas de retención RETENCIÓN no existen tablas de retención documental documental DOCUMENTAL solicitar acompañamiento a la oficina de archivo de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona lSED, con el fin de tener un eficiente manejo 22/02/2016 encargada del área documental y dar cumpliento a la Ley general de archivo Ley 594 de 2000 31/12/2016 TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL COLEGIO ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 8,3 FUNCIONES DE La mayoría de procedimientos eran desarrollados por el No contaban con todos los funcionarios del Extralimitación en funciones o que No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 FUNCIONARIOS pagador colegio para asignar procedimientos algunas de ellas no se cumplan encargada del área establecidas DEL COLEGIO 31/12/2016 Rectora ABIERTO COLEGIO RESTREPO MILLAN 9, PLANES No se encontraron evidencias relacionadas con plan no se cuenta con plan ambiental AMBIENTALES ambiental 31/12/2016 Rectora ABIERTO 04/05/2016 Solicitud de ubicación de los Secretaria de radicados de esa Organizar la carpeta. Rectoria y rector. informacion de los dos ultimos años. 04/05/2016 Se evidencia mediante Resolución Dentro del gonierno Rectoral No.03 del 18 de marzo de escolar se considera 2016, por el cual se crea el Comité Conformar el Comité Auxiliar Financiero la eleccion de los Técnico de Sostenibilidad Contable y realizar reuniones CERRADO , Contador y rector. integrantes del del Sistema Contable del Colegio periodicas. Comité tecnico del Campestre Monteverde y actas de sistema contable reunión de marzo 18 de 2016. Según acta de visita del 07/07/2016 2015 2015 2015 2015 2015 2016 CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA CLAUDIA ISABEL PERILLA DAZA/ VANESSA CASTILLA VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Gobierno año 2014 DE AÑO No se realizó seguimiento al mapa de riesgos No se observo radicado de la informacion en el DILE de la localidad de chapinerodel acta de elccion del contralor Escolar con fecha 21 de febrero 2014, acta de elccion de personero de la misma fecha de conformidad con lo normado en el Art, 28 Dec. 1860 de 1994 y el Acuerdo 401de 2009 del Concejo de Bogotá Art 7. CAUSA EFECTO Este proceso no se llevó a cabo El archivo no se lleve correctamente EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO TIEMPO No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas 22/02/2016 encargada del área establecidas Revisada la documentacion no se encontro copia de ese radicado. Es necesario aclarar que durante el año 2014 y principios de 2015 la parte administrativa estuvo en reconstrucción por caida del techo e inundación del area. Este tipo de información siempre se envia A la fecha no se ha presentado oportunamente. Sin embargo no fue posible encontrar A partir de la fecha de la promulgación de este plan de ninguna, sin embargo podria no la copia del radicado informando a la DILE los mejoramiento se organiza una carpeta con informacion 22/02/2016 estarse garantizando generar la resultados de las elecciones de Contralor y Personero exclusiva de gobierno escolar. oportunidad de información. del año 2014. 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Comité Tecnico sel En el año 2014 no se constituyo formalmente Podria no estarse garantizando una Sistema Contable No se evidencio acta de conformación del comité tecnico En su momento se considero que podria ser suficiente Constituirlo anualmente en los terminos de la resolucion este comité, sin embargo en años anteriores información razonable y oportuna en 22/02/2016 del Colegio año del sistema contable. con la rendición de cuentas a la comunidad educativa. 119 de 2006 y la guia financiera de apoyo a los FSE. si se venia constituyendo. la institucion educativa. 2014 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Comité Institucional de Presupuestos No se evidencio conformacion del comité institucional de Desconocimiento del mismo, forma Participativos año presupuestos participativos. eleccion y las funciones a desarrollar. 2014 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE se podrian estar violando los Audiencia Publica No se evidencio documentación de la celebración de la se convoco mediante circular pero la principios de moralidad, imparcialidad, de Rendición de audiencia pública de la rendición de cuentas del año documentación de la realización de la misma publicidad y transparencia en el cuentas año 2014. 2014. no ha sido posible ubicarla hasta el momento. manejo de los recursos del FSE. el concejo directivo podria no tener el de suficiente apoyo para la ejecucion y Desconocimiento del mismo, forma de eleccion y las Conformacion del Comité. aprobacion de los proyectos de funciones a desarrollar. inversión y de destinacion especifica. 22/02/2016 04/05/2016 Es necesario aclarar que durante el año 2014 y principios de 2015 la parte administrativa estuvo en Realizar la audiencia publica de rendición de cuentas 22/02/2016 reconstrucción por caida del techo e inundación del conforme al Art 19 Decreto 4791 de 2008 literal 4. area. 15/03/2016 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES y ESTADO Se observa que mediante oficio con numero de radicado No.E-201652643 del 14 de marzo de 2016, la Institución Educativa suministro a la CERRADO DILE copias del acta del Contralor y Personero Estudiantil. Según visita realizada a la Institución 07/07/2016 Se evidencio la conformación del comité de Presupuestos Lectura e Conformación del Participativos información que fue Auxiliar financiero y interpretación de las comité y reuniones radicada ante la DILE mediante CERRADO rector. resoluciones 181 de periodicas. radicado No.E-2016-52643 del 14 2009 y 280 de 2010. de marzo de 2016.Según visita realizada el 07/07/2016 No se evidencia soporte que de Preparacion cuenta de la rendición de cuentas a Auxiliar Financiero oportuna del informe Realización de la la comunidad educativa. Según acta ABIERTO y Rector. de rendicion de audiencia. de visita del 07/07/2016. por lo cuentas año 2015 anterior continua Abierto 11 AÑO AUDITO RIA CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS 12 CAUSA 13 EFECTO 14 EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Ejecución presupuestal 2014. 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Caja Fuerte 2014. 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Tienda Escolar año No se evidencio la constitucion del grupo de supervisión se desconoce la causa 2014. de la tienda escolar ni de la evaluacion final del mismo. 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE el docente responsable manifesto que el reponia la inventario por se evidencio en el inentario que de sala de sistemas que no se dejo evidencia de la perdida porque el no se realizo el tramite de acuerdo a tablet perdida y debido a las amenazas en su contra fue realizar el tramite de reposicion de la tablet. dependencia 2014 hace falta una tablet, no se dejo evidencia de la perdida. docente responsable reponia la tablet. los procedimientos establecidos trasladado de emergencia. 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Normatividad archivistica en el año 2013 se derrumbo el techo de la sede administrativa, con el respectivo no se han impartido instrucciones concretas relativas a deterioro de archivos y documentos. En el las normas archivisticas, en particular lo que hace año 2014 las dependencias funcionaron relacion a la tabla de retención documental. desde espacios improvisados y solamente hasta principios de 2015 se pudo iniciar nuevamente en el area reconstruida. 2016 VANESSA CASTILLA COLEGIO CAMPESTRE MONTEVERDE Manejo PQR Aunque si se atienden y da curso a las PQR, En un momento dado podria no no se realiza control y seguimiento a la respuesta de las Aunque si se atienden y da curso a las PQR, no se no se hace un seguimiento formal a las tenerse información a la mano del hacer segumiento y control a las PQR. PQR. hace un seguimiento formal a las mismas. mismas. tramite dado a las PQR. 2015 2015 SAN JAIME CAMPO NORTE JAIME CAMPO SAN NORTE año No se presento ejecución de pryecto # 3 Medio ambiente. se dio prioridad a otros proyectos. año No se realizo arqueo del contenido de la caja fuerte. 16 se podria afectar la formacion el proyecto no se ejecuto debido a que se le dio Ejecutar el presupuesto según la aprobacion de la 22/02/2016 pedagogica de los estudiantes. prioridad a otros proyectos. ejecucion del mismo hecha en concejo directivo. en la caja fuerta solo se conservan colillas de solo realiza arqueo de la chequera ya que la pdria no garantizarse la custodia de chequeras y chequera activa de la cuenta por lo tanto Realizar un arqueo 2 veces al mes de la caja fuerte caja fuerte no cuenta con nada mas. chequeras y titulos valores. solo se realiza arqueo de la chequera activa. podria no garantizarce la calidad de la prestacion del servicio de tienda se desconoce la causa escolar. 2.5 Se observó que el Consejo Directivo reconoció la importancia que tienen los proyectos de inversión al aprobar recursos a nueve (9) proyectos, pero a la vez demerita esta acción al aprobar reducción y traslados de recursos a algunos de ellos, se evidenció que no se EVALUACION AL ejecutaron los recursos asignados a los Proyectos Nº 5, JOSE PROCESO Aprovechamiento del Tiempo Libre, Proyecto Nº 9 PRESUPUESTAL Fomento de la Cultura y Proyecto Nº 11 Otros Proyectos, igualmente se evidencia que en la vigencia 2013 y 2014 no fue entregada la agenda y/o Manual de Convivencia. Por lo anterior se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en el Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento por parte de Control Interno 22/08/2016 22/02/2016 22/08/2016 Constitucion del comité de supervisión de tienda escolar 22/02/2016 04/05/2016 ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO Se observa una ejecución presupuestal de 50% a junio 15 de 2016, faltan por ejecutar recursos debido a incapacidad presentada el por el señor Rector y de otra parte ABIERTO solo se han recibido recursos del Ministerio de Educación. Por lo anterior continua Abierto según acta de visita del 07/07/2016. Se evidencian arqueos de caja Solicitud de los Auxiliar Financiero realizar los arqueos 2 fuertte de fecha 14 de junio de respectivos arqueos CERRADO y Rector. veces al mes. 2016.Segun acta de visita del al auxiliar financiero 07/07/25016 Diseño de Se evidencia conformación del evaluación y se le Conformar el comité comité, pero no las seciones de dio curso a la Concejo Directivo y y realizar la reunión de la tienda escolar, por lo ejecución de los ABIERTO Rector. evaluación anterior continua abierto el requerimiento del perminente. hallazgo.Según acta de visita del hospital de 07/07/2016 Chapinero. Se evidencio la correspondiente reposición del elemento, Realizar los documentación referente a la ya se realizo la procedimientos solicitud de reposición de tablet ante almacenista reposición de la establecidos por la la Dirección de Dotaciones CERRADO tablet ante la SED. sed para estas Escolares mediante radicado No. Esituaciones. 2016-31849 del 16 de febrero de 2016.Segun acta de visita realizada el 07/07/2016 Aprobacion del presupuesto y Auxiliar Financiero solicitud a los Ejecutar y Rector. docentes de la presupuesto. manera de ejecutar los proyectos. 22/02/2016 22/08/2016 dificultades en la ubicación de archivos toda vez que la proteccion, no se contaba con el espacio adecuado para la organizar el archivo institucional de acuerdo a la contro a la circulación y uso de 22/02/2016 organización de todo el archivo. normatividad archivistica. documentos es necesario para la institución. 22/08/2016 Secretaria de rectoria, Secretario Academico, Auxiliar financiero, Almacenista y Rector. se iniciaron gestion para concretar la capacitación en organizar el archivo. normatividad archivistica. Se evidencia que esta en proceso el archivo de la documentación. Por lo ABIERTO anterior continua abierto. Según acta de visita del 07/07/2016. 22/08/2016 Secretaria Rectoria. Diseño de formatos para seguimiento y , control de PQR. No se ha solicitado capacitación en cuanto al manejo de archivo de la Institución, falta intrucción por parte de la SED en el maenjo de las ABIERTO TRD.Por lo anterior el hallazgo continua.Según acta de visita del 07/07/2016 22/02/2016 1.12 Revisadas las actas del Consejo Directivo se evidenció que no hubo seguimiento y control por parte del Consejo Directivo a la ejecución del contrato de tienda escolar, incumpliendo con lo normado en el numeral 3 y 4 del artículo 4 y numeral 6 del artículo de EVALUACION DEL El Consejo Directivo si realizo seguimiento y Para las proximas contrataciones tenerlo en cuenta. Se 09 JOSE la resolución 219 de 1999, situación que permitiría Dificultades para tener herramientas En futuras vigencia se tendra en cuenta. Se entregara GOBIERNO control a la tienda escolar, por olvido no estan haciendo ajustes al manual a la luz del Ley 1620 Octubre evaluar las falencias o fortalezas que han debido ser para la nueva convocatoria. en la vigencia 2016 se entregara en fisico. ESCOLAR quedo registrada en las Actas. y sus Decretos reglamentarios. 2015 evaluadas por parte del Consejo Directivo. Igualmente se observó que la institución no conformó el Comité Evaluador para el servicio de la tienda escolar, incumpliendo con lo normado en el artículo 10 de resolución 234 de 2010 Durante la vigencia 2014, el colegio fue beneficiado por el contrato 111 de 2013, con la Corporación de Profesionales Forjadores, cuyo objeto “era ejecutar las actividades necesarias para apoyar los procesos y actividades extraescolares de las instituciones de educación distrital de la Localidad de Engativá con docentes, instructores, talleristas, talleres y transporte dentro y fuera de la ciudad de Bogotá conforme a las necesidades planteadas”, razón por la cual no fue necesario la ejecución del rubro de algunos proyectos de inversión. Durante la vigencia 2014, el colegio fue beneficiado por el contrato 111 de 2013, con la Corporación de Profesionales Forjadores, cuyo objeto “era ejecutar las actividades necesarias para apoyar los procesos y actividades extraescolares de las instituciones de educación distrital de la Localidad de Engativá con docentes, instructores, talleristas, talleres y transporte dentro y fuera de la ciudad de Bogotá conforme a las necesidades planteadas”, razón por la cual no fue necesario la ejecución del rubro de algunos proyectos de inversión. El Manual de Convivencia tenía vigencia hasta que se editara o publicara un nuevo manual. 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO TIEMPO No cumplimiento del 100% al plan de compras. Dificultados por falta de apropiacion de las personas que no manejan el internet ya que este se encuentra publicado en la pagina del colegio. Durante la vigencia 2014, el colegio fue beneficiado por el contrato 111 de 2013, con la Corporación de Profesionales Forjadores, cuyo objeto “era ejecutar las actividades necesarias para apoyar los procesos y actividades extraescolares de las instituciones de educación distrital de la Localidad de Engativá con docentes, instructores, talleristas, talleres y transporte dentro y fuera de la ciudad de Bogotá conforme a las necesidades planteadas”, razón por la cual no fue necesario la ejecución del rubro de algunos proyectos de inversión. Durante la vigencia 09 Para futuras vigencias procurar ejecutar el presupuesto 2014, el colegio fue beneficiado por el contrato 111 de Octubre al 100% 2013, con la Corporación de Profesionales Forjadores, 2015 cuyo objeto “era ejecutar las actividades necesarias para apoyar los procesos y actividades extraescolares de las instituciones de educación distrital de la Localidad de Engativá con docentes, instructores, talleristas, talleres y transporte dentro y fuera de la ciudad de Bogotá conforme a las necesidades planteadas”, razón por la cual no fue necesario la ejecución del rubro de algunos proyectos de inversión. El Manual de Convivencia tenía vigencia hasta que se editara o publicara un nuevo manual. de MARLEN MARTINEZ DE de 08 de Abril de MUÑOZ de 2016 COORDINADORE S PAGADURIA de 08 de Abril de Responsables de 2016 Proyectos Realizacion de Evaluacion y seguimiento por parte del Consejo Directivo. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Consignar lo mas institución con la acción correctiva relevante como plasmada en el plan de CERRADO conclusiones en cada mejoramiento, por lo anterior se una de las Actas. cierra el hallazgo mediante acta de visita 26 de mayo de 2016. La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la Desarrollo proyectos Ejecucion de institución con la acción correctiva de aprobados para la presupuesto asignado plasmada en el plan de CERRADO vigencia 2015 a proyectos mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 26 de mayo de 2016. 11 AÑO AUDITO RIA 2015 2015 2015 2015 2015 2015 2015 CONTRATISTA 2015 INSTITUCION EDUCATIVA SAN JAIME CAMPO NORTE SAN JAIME CAMPO NORTE JAIME CAMPO SAN NORTE JOSE JOSE JOSE ASPECTOS INDICIO DE HALLAZGO EVALUADOS EVALUACION PROCESO CONTABLE EVALUACION PROCESO TESORERIA 3.5 Revisada la información contable se evidenció que la institucion no dio cumplimiento con la obligacion de publicar en un lugar visible, publico y de facil acceso de AL la institucion, la informacion contable, incumpliendo con lo reglado en el articulo 36 de la Ley 734 de 2002, que establece: para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998, numeral 1ª del articulo 19 del Decreto 4791 de 2008, y Memorando financiero Nº. DF-5400-02 del 16 de enero de 2014. 4.6 Revisado el proceso de tesorería se evidenció la presentación del flujo de caja inicial mensualizado por parte de la rectora al Consejo Directivo, cumpliendo con lo normado en la Resolución Nº 2352 de 2013, ítem 3 “Programación Presupuestal”. Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y AL procedimientos para la elaboración, presentación, DE estudio y aprobación de presupuesto del colegio. Numeral 3.5 FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACION Y EJECUCION PRESUPUESTAL,“ establece que al cierre de cada mes se debe reemplazar el flujo de caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y de los ingresos recibidos” 4.8 Revisado el proceso de tesoreria se evidencio que el funcionario responsable no elaboro arqueos de chequera, incumpliendo con lo normado en el Manual de tesoreria. 3.15. Caja fuerte. Se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y la ordenadora del gasto. 12 CAUSA 14 13 EFECTO EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA 15 COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 TIEMPO 19 17 18 RESPONSABLE DEL ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO DESARROLLADAS DEL COMPROMISO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO OCI PENDIENTES ESTADO La Oficina de Control Interno verificó el cumplimiento por parte de la institución con la acción correctiva plasmada en el plan de CERRADO mejoramiento, por lo anterior se cierra el hallazgo mediante acta de visita 26 de mayo de 2016. La publicación de la información contable y Falta de conocimiento de toda la 09 presupuestal se publica en la cartelera Los Estados financieros son publicados en la cartelera Se tendrá en cuenta la sugerencia de ubicarlos en una comunidad debido a que la retiran de Octubre ubicada en el hall principal de la institución, de la institucion pero la misma comunidad los retira. cartelera con seguridad. las carteleras 2015 cerca a sala de profesores de 08 de Abril de CONSEJO de 2016 DIRECTIVO